1

Propuesta para mejorar ventas en paquetes

publicitarios

Juan Carlos Hernndez Rincn

Cdigo estudiantil: 1612010974

Institucin Universitaria Politcnico Gran colombiano

Herramientas para la gerencia eficaz de proyectos
Pitalito-Huila
Junio 2017.
 2

Especializacin en Gestin Empresarial

Presentado a: Jair Alexis Galvis Prez

Institucin Universitaria Politcnico Gran colombiano

Herramientas para la gerencia eficaz de proyectos
Pitalito-Huila
Junio 2017
 3

Tabla de contenido

Contextualizacin de la empresa y el proyecto .....4

Datos......................................................................................................................6

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................7

Propsito y Justificacin del Proyecto.......................................................................7

Descripcin del Proyecto y Entregables....................................................................7

Requerimientos del producto.................................................................................8

Requerimientos del proyecto.................................................................................8

Objetivos....................................................................................................................8

Premisas y Restricciones..........................................................................................9

Riesgos iniciales de alto nivel.......9

Cronograma de hitos principales10

Presupuesto estimado..10

Lista de Interesados (stakeholders)11

Requisitos de aprobacin del proyecto..11

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad..11

Gerente de Proyecto.12

Niveles de autoridad.12

Personal y recursos preasignados.13

Plan integrado de cambios..14

Plan de gestin del alcance.16

Plan de gestin del tiempo..18

Conclusiones..19

Bibliografa.21
 4

Contextualizacin de la empresa y el proyecto

La empresa para la investigacin se llama Multiservicios Pitalito LV SAS se
encuentra en Pitalito Huila, tiene como objetivo tener en todo en un solo sitio. En
esta plataforma se puede encontrar servicios profesionales especializados en
cada una de las reas, as como personas independientes con diferentes oficios,
servicios a domicilio de restaurantes como de otros comercios, venta y compra de
productos, pago de servicios pblicos entre otros.

Los servicios ofrecidos por multiservicio Pitalito son los siguientes, servicio en
diseo de pgina web, y los siguientes paquetes publicitarios:
PLAN PLATA $/evento de acuerdo con el requerimiento.
PLAN ORO $25.000/MES
Ubicacin por categora y subcategora, descripcin de la empresa y servicios,
datos de contacto (direccin, telfonos, e-mail), enlace directo al anuncio y 1 foto.
PLAN PLATINO
$200.000/MES
Ubicacin por categora y subcategora, descripcin de la empresa, servicios y
logo, datos de contacto, (direccin, telfonos, e-mail) direccin web si existe,
comentarios, testimonios integracin con redes sociales, enlace directo al anuncio,
galera de fotos 50, eventos por ao: (1).
PLAN ESMERALDA
$400.000/MES
Ubicacin por categora y subcategora, descripcin de la empresa, servicios y
logo direccin web si existe, comentarios y testimonios, integracin con redes
sociales, mapa con ubicacin (Google)enlace directo al anuncio, galera de fotos:
100, cupones de descuento por ao: ilimitados, videos:1, eventos por ao:
ilimitados, registro de reservas online, horario de atencin, integracin tienda
online, bsqueda de cliente por mercadotecnia.
PLAN DIAMANTE
$700.000/MES
ubicacin por categora y subcategora, descripcin de la empresa, servicios y
logo, datos de contacto (direccin, telfonos, web, e-mail)comentarios y
testimonios, integracin con redes sociales, mapa con ubicacin (Google) enlace
directo al anuncio, galera de fotos: 200, cupones de descuento por ao: ilimitados,
videos: 2eventos por ao: ilimitados, registro de reservas online, horario de
atencin, bsqueda de cliente por mercadotecnia, promociones por correo
electrnicos con al a base de datos, notiventas periodstica a convenir, integracin
tienda online + diseo de pgina web + dominio + hosting por un ao.
Con este amplio portafolio de servicio Multiservicios Pitalito propone generar
rentabilidad y bienestar social al servicio de comerciantes, pequeos, medianos y
grandes empresarios.

reas de la empresa Multiservicios Pitalito LV SAS

reas Gerencia
Gerente
Auxiliar Administrativo
reas Direccin de Diseo y Desarrollo Web
Director
 5

Diseador Web
Programador
Diseador Grfico
camargrafo
reas Finanzas y Contabilidad
Contador publico
Auxiliar contable
rea de Mercadotecnia
Administrador de Mercadotecnia
Vendedores
 6

Acta de Constitucin del Proyecto

Propuesta para mejorar
ventas en paquetes
publicitarios
Fecha: [12/06/2017]
7
Informacin del Proyecto

Datos

Empresa / Organizacin Multiservicios Pitalito LV SAS

Proyecto Propuesta para mejorar ventas en paquetes
publicitarios
Fecha de preparacin 12/06/2017
Cliente Multiservicios Pitalito LV SAS
Patrocinador principal Lida Andrea Valderrama Ortiz
Gerente de Proyecto Juan Carlos Hernndez Rincn

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)
Lida Andrea Patrocinador
Valderrama Ortiz principal Administracin Representante legal

Propsito y Justificacin del Proyecto

- El principal requerimiento de los asociados de la empresa seleccionada es

identificar la estrategia que permita identificar como mejorar las ventas en
Multiservicios Pitalito LV SAS de Pitalito Huila.

Descripcin del Proyecto y Entregables

- Propuesta de estudio para mejorar ventas en paquetes publicitarios

.
- Informe de resultados del estudio de ventas en paquetes publicitarios
Requerimientos del producto

- Identificar producto de mayor venta para la empresa.

- Realizar publicidad web, radial y de televisin con descuentos en
nuestros productos con registros de cliente.

Requerimientos del proyecto

- Desarrollar plan de mercadeo

- Capacitar vendedores

- Aprobar recursos financieros

Objetivos
Concepto Objetivos Criterio de xito
1. Alcance Efectuar con la Aprobacin de todos los entregables
elaboracin de los por parte del cliente.
siguientes
entregables:
- Propuesta de
estudio de plan
de mercadeo.
- Informe de
resultados del
estudio de
satisfaccin de
clientes en la
entrega de
productos.
 - Cumplir el Concluir el proyecto en 7 semanas
Cronograma
proyecto en el dos das, del 12 de junio al 31 de
(Tiempo)
2. plazo solicitado. Julio de 2017.
3. Costo - Cumplir con el No exceder el presupuesto del
presupuesto proyecto.
estimado del
proyecto de
$12.000.000.
Calidad - Medir los Ejecucin de ventas propuestas para
4.
indicadores de alcanzar ganancias para la empresa.
calidad.

Premisas y Restricciones
- Los resultados de la investigacin permiten detectar de forma objetiva las
principales debilidades de las ventas.
- Incremento de ventas, mediante la identificacin de las oportunidades de
mejora.
- No se dar ms plazo del pactado para la ejecucin del proyecto.

Riesgos iniciales de alto nivel

.
- Que no se obtenga la venta requerida para la sostenibilidad total de la
empresa.
- Que se incremente el presupuesto del proyecto en el rea de publicidad y
preparacin del personal de ventas.
- Que los informes no sean aprobados por el cliente, retrasndose el pago del
servicio.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope

Desarrollar plan de mercadeo 12 de junio de 2017
Capacitar vendedores 18 de junio de 2017
Aprobar recursos financieros 25 de junio de 2017
Estimar los recursos financieros para realizar 8 de Julio de 2017
publicidad web, radial y de televisin con
descuentos en nuestros productos.
Vender productos del portafolio de la empresa 20 de Julio de 2017
por equipo de ventas
Realizar estudio de satisfaccin de clientes 26 de Julio de 2017
Evaluar plan de mercadeo 29 de Julio de 2017
Verificar el tiempo de entrega de nuestros 12 de agosto de 2017
productos
Evaluar nuestro sistema de costos 06 de septiembre de 2017
Preparar informe 20 de septiembre de 2017
Evaluar informe 28 de septiembre de 2017
Fin del proyecto 30 de septiembre de 2017

Presupuesto estimado
Doce Millones de Pesos (12.000.000) incluyen gastos de publicidad, personal,
dotacin, gastos de desplazamiento, alojamiento, manutencin, papelera y alquiler
de equipos de recoleccin de datos. Se estima unas Las reservas para
contingencias del 10% y unas reservas de gestin del 8%
Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)
Multiservicios Pitalito
LV SAS Cliente Administracin administrador
Lida Andrea Patrocinador reas Gerencia
Valderrama principal Representante legal
Desarrolladores
Mauricio Quiroga Programador Web Director
Administrador de rea de
Rafael Anacona Mercadotecnia Mercadotecnia administrador
Proveedor del
Pitalito Noticias S.A.S servicio Publicidad administrador
Proveedor del
webcamdesign servicio Publicidad administrador
Proveedor del
paginasamarillas.com servicio Publicidad administrador

Requisitos de aprobacin del proyecto

, Multiservicios Pitalito LV SAS debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

- Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta
- Presentar informes con indicadores para la aprobacin del proyecto
- Garantizar el pago de valor total del proyecto

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

- Gerente de Proyecto
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
Divisin (Vicepresidencia)
- Gerente de Juan Carlos Gerencia Gerente de Proyecto
Hernndez
Proyecto
Rincn

Niveles de autoridad
 rea de autoridad Descripcin del nivel de autoridad

- reas Gerencia decisiones - Gerencia

de personal
- Gestin de presupuesto y de
sus variaciones
- Decisiones tcnicas
- Resolucin de conflictos
-Finanzas y Contabilidad
- Equipo de implementacin
Mercadotecnia y Direccin de Diseo y
Desarrollo Web
- Gerencias

- Ruta de escalamiento y - Finanzas y Contabilidad / Gerencia

limitaciones de autoridad -

Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)
- Patrocinador Lida Andrea Administracin Representante
Valderrama legal
- Gerente de Juan Carlos Gerencia Gerente de
Hernndez
Proyecto Proyecto
Rincn

Firma del Gerente de Proyectos Firma del Patrocinador

Juan Carlos Hernndez Rincn Lida Andrea Valderrama Ortiz

Nombre del Gerente de Proyectos Nombre del Patrocinador

Personal y recursos preasignados

 Recurso Departamento / Rama ejecutiva
Divisin (Vicepresidencia)
Juan Carlos Hernndez Rincn reas Gerencia Gerente
Jeovany Bonilla Montiel Auxiliar
reas Gerencia Administrativo
reas Direccin de
Diseo y Desarrollo
Mauricio Quiroga Web Director
reas Direccin de
Diseo y Desarrollo
Adolfo Nez Web Diseador Web
reas Direccin de
Diseo y Desarrollo
Mauricio Aguilera Web Programador
reas Direccin de
Diseo y Desarrollo
Lucia Toledo Web Diseador Grfico
reas Direccin de
Diseo y Desarrollo
Ral Moncayo Web Camargrafo
reas Finanzas y
Contabilidad
Jorge Caldern Claros Contador
reas Finanzas y
Jenifer Tatiana Ruiz Contabilidad Auxiliar contable
Administrador de
Mercadotecnia
Rafael Anacona Administrador
Equipo de venta (3 personas) Ventas Vendedores

Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

Lida Andrea Valderrama Ortiz 12-06-12

 PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS

Al ejecutar el control integrado de cambios es el proceso cuyo objetivo es la

exploracin de todos los intereses de cambio y consentimiento de las mismas.
Este juicio acta desde el inicio al fin del proyecto, de este modo se garantizar
que el plan para la gestin del proyecto, el alcance y todos los entregables se
mantengan actualizados a travs de una gestin rigurosa y continua de los
cambios, ya sea rechazndolos o aprobndolos.
As se afirmar que slo los cambios idneos se incorporen a las lneas base
examinadas de precio, tiempo e importancia del proyecto.

Para ello es importante los procesos de gestin de las solicitudes de cambio

involucrado en el proyecto el cual siempre debe registrarse por escrito e
ingresarse al sistema de gestin de cambios en el formato relacionado a
continuacin:

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE

1. Descripcin del proyecto

El proyecto Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios nace de la
necesidad de mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS dedicada a
publicidad web y desarrollo de portales en espacio virtual, esta tecnologa virtual que se
utilizaran estn basadas en la plataforma web de multiservicios, donde se realizar
mercadotecnia por el servicio de correo electrnico que nos permite llegar a cada una
de las empresas registrada en base de datos adquirido en cmara de comercio de
Pitalito. Esta informacin reside en el hosting y dominio de la pgina lo que nos
permite salvaguardar la informacin como la de los clientes y usuarios.

2. Entregables

Acta de Constitucin
Enunciado del alcance
Plan de gestin del alcance
EDT
Plan de roles y responsabilidades
Cronograma
Plan de tiempo
Plan de costos
Plan de riesgos
Plan de gestin de cambios
Informes de rendimiento

3. Criterios de aceptacin

Ventas de paquetes publicitarios suficientes desarrollado en un plazo de 3 meses.

G Configuracin del Sistema
Entrenadores de usuarios del Sistema capacitados.
Personal del rea de mercadotecnia capacitado con mayor resultados en ventas.
Material de entrenamiento
Gua de administracin y operaciones.

4. Exclusiones
Renovacin de pgina web.

5. Supuestos
Se cuenta con la infraestructura necesaria para la implementacin.
Se tiene un alto porcentaje de usuarios del servicio.
El proveedor de servicio web est preparado para la nueva tecnologa.

6. Restricciones
Seguridad de seguridad en sitio web.
EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

NOMBRE DE
 NOMBRE DEL PROYECTO
Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios
CDIGO DEL PAQUETE DE
TRABAJO (PDT): SEGN EL WBS
2.0
OBJETIVO DEL PAQUETE DE
TRABAJO:
PARA QUE SE ELABORA EL PDT.
DESCRIPCIN DEL PAQUETE DE
TRABAJO:
QU CONTIENE, EN QU CONSISTE,
CMO ES, DIMENSIONES, COTAS, ETC
DESCRIPCIN DEL TRABAJO A
REALIZAR (ACTIVIDADES):
CMO SE VA A ELABORAR EL PDT.
ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES:
QUINES INTERVIENEN, Y QUE ROL
DESEMPEAN EN LA ELABORACIN.
FECHAS PROGRAMADAS:
CUNDO SE VA A ELABORAR EL PDT.
CRITERIOS DE ACEPTACIN:
QUIN, Y CMO SE DAR POR VALIDO
NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO (PDT):
SEGN EL WBS
Propuesta para mejorar ventas en paquetes
publicitarios
Mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS de Pitalito
Huila
Documento que detalla: la realizacin de las actividades
necesarias para identificar la estrategia que permita identificar
como mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS de
Pitalito Huila.
.
Actividades a realizar:
- Habilitar los servicios On-Line.
- Inscribir todos los Dominios STMP de las empresas.
- Documentar las actividades Realizadas.
- Documentar Informe de resultado de actividades.
Responsable: Juan Carlos Hernndez Rincn
Rol: Gerente
Inicio: 12/06/17
Fin: 31/06/17
Stakeholder que acepta: Lida Andrea Valderrama Ortiz
Y Requisitos que deben cumplirse: El equipo del proyecto
ACEPTADO EL PDT. debe recibir una copia en versin digital de las
Actividades realizadas as como el informe resultante.
Forma en que se aceptar: Reunin del equipo de
proyecto
SUPUESTOS: SITUACIONES QUE SE
TOMAN COMO VERDADERAS , REALES, O
CIERTAS, PARA EFECTOS DE LA
PLANIFICACIN DEL PDT.
RECURSOS ASIGNADOS Y
COSTOS: QU RECURSOS SE
NECESITAN PARA ELABORAR EL PDT, DE
QUE TIPO, EN QUE CANTIDADES, Y CON
DEPENDENCIAS: QU PRECEDENTE
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT.
Se utilizar el Documento de Diseo brindado por
el Gerente de Proyectos.
Personal: Consultor de Infraestructura 1
Equipos o Mquinas: 1 Laptop, 1 Servidor
Antes del pdt: 4.0
Despus del pdt: 3.0

PLAN DE GESTIN DEL TIEMPO

Componente Descripcin

Grupo Multiservicios Pitalito LV SAS

Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios
Ttulo del Proyecto

Gerente del
Juan Carlos Hernndez Rincn
Proyecto
Descripcin de
cmo ser
1.Definir el cronograma 2.Publicar el cronograma 3.Monitorear
gestionado el
el cronograma 4. Actualizar el cronograma
cronograma del
proyecto
Los cambios al cronograma se realizan mediante acuerdos,
Identificacin y
cambiando el inicio y fin de las actividades, reemplazando
clasificacin de los
recursos por actividades de tal manera que algunas actividades
cambios al
puedan ser terminadas antes de lo planificado y moviendo las
cronograma del
actividades hasta que el proyecto tenga un nuevo cronograma
proyecto
que alcance as las fechas de inicio y fin.
El personal autorizado para realizar los cambios pertinentes es
el Director de Diseo y Desarrollo Web Mauricio Quiroga por
motivos de sobrecarga laboral debido a las ventas de paquetes
publicitarios que contienen la creacin de pginas web El
Procedimiento de
tiempos estimado para ello es diario de acuerdo a las ventas
control de cambios
establecidas El cual deber informar al gerente Juan Carlos
al cronograma
Hernndez Rincn quien deber concertar con y stakeholders
Lida Andrea Valderrama Ortiz para realizar los ajustes
pertinentes.

Responsables de
aprobar los cambios Comit de Control de Cambios- Gerente- Juan Carlos
al cronograma Hernndez Rincn y stakeholders Lida Andrea Valderrama Ortiz
Definicin de
cambios que
pueden ser Ajustes de costos a paquetes publicitarios del 20%
aprobados sin
revisiones
Integracin del
control de cambios
Se realiza el cambios del cronograma aprobado por los
del cronograma con
encargados integrado con el sistema previamente aprobado.
el control integrado
de cambios
Documentacin requerida, Plantilla de solicitud de cambio al
Requerimientos
cronograma formato establecido por gerencia.
para solicitud de
Sistemas de seguimiento
cambios al
Procedimientos de resolucin de disputas
cronograma
Niveles requeridos de aprobacin
proyecto

PROCESO

actividad Descripcin Predecesora inmediata

A Desarrollar plan de mercadeo ---------------------------------
B Capacitar vendedores A
C Aprobar recursos financieros A
D Estimar los recursos A-C
financieros para realizar
publicidad web, radial y de
televisin con descuentos en
nuestros productos.
E Vender productos del portafolio A-B-D
de la empresa por equipo de
ventas
F Realizar estudio de E
satisfaccin de clientes
G Evaluar plan de mercadeo D-E
H Verificar el tiempo de entrega F
de nuestros productos
I Evaluar nuestro sistema de G
costos
J Preparar informe F-G-H-I

Diagramacin con flechas proceso (ADM)

A
D G I
B E F HB J
PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
1. Roles y responsabilidades
Rol
Gerente
Director de Diseo y Desarrollo Web
Director Finanzas y Contabilidad
Director de Mercadotecnia
Responsabilidades
Disear, planificar, coordinar el
plan de Medios y plan de
mercadeo para lograr incrementar
el valor Multiservicios Pitalito LV
SAS de Pitalito travs de un slido
posicionamiento en el mercado
El director del Diseo y Desarrollo
Web coordina y comunica la
implementacin tctica del da a
da del proyecto del sitio web,
actuando dentro de los lmites de
las solicitudes y las metas
propuestas en el plan de
mercadeos para aumentar la
ventas del proyecto, determina
presupuesto de ventas en los
paquetes publicitarios, calendario
de desarrollo y los objetivos de
calidad establecidos en las etapas
de planificacin.
Revisar que se cumplan con los
principios de Administrativos y
contables en el desarrollo de
costos de Multiservicios Pitalito.
Mantener y cumplir los
lineamientos del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Velar por la aplicacin de la norma
y el cumplimiento de las normas de
la organizacin.
Cumplir con los proyectos
programados realizando las tareas
requeridas para el cumplimientos
de metas del proyecto.
Disear e implementar el Plan de
Marketing de Multiservicios.
Definir las estrategias de marketing
para la oferta de productos o
servicios de los paquetes
 publicitarios.

Planificar, elaborar y gestionar el

presupuesto para la dotacin y
capacitaciones de los vendedores,
bajo unos estndares de eficiencia
y optimizacin de recursos.

Analizar las acciones del

departamento y evaluar y controlar
los resultados de ventas.

Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

2. Poltica de Calidad del Proyecto

Aspectos generales y directrices de la organizacin: Tener en un solo sitio

todos los prestadores de servicio de la regin.

Enfoque para la planificacin de la calidad del proyecto: Prestar todos los

servicios y oficios todo en un solo lugar basado en un directorio regional,
prstamo un servicio donde la plataforma web es el mecanismo de solucin
a diferentes necesidades particulares y nosotros como empresa obtenemos
utilidades por tener todos los prestadores de servicios, y ganancias por los
paquetes publicitarios.

Enfoque para el aseguramiento de la calidad del proyecto:

Cumplir con parmetros establecidos, cada rol realiza los trabajos
proyectados y presupuestados.

Enfoque para el control de la calidad del proyecto: El control se realiza de

forma jerrquica
Mediante los roles de funciones donde el gerente realiza seguimiento y
verificacin de cumplimiento.

3. Lnea Base de Calidad (factores y mtricas)

Lnea Base de Calidad (mtricas)

Objetivo de Mtrica (s) Definici Resultado Frecuenci Responsa

Calidad n de la esperado a de ble del
mtrica medicin cumplimie
(mtodo nto de la
de mtrica
 medicin)
Prestar un Indicadores Verificaci Increment Numero Gerente
excelente n de os de especfico
servicio en indicador clientes s de
publicidad es potenciale clientes
resultado s
s
Tener el Indicadores Portal Increment Numero Director
mejor portal ms o de especfico de Diseo
web de la visitado visitas a s de y
regin nuestra visitas al Desarrollo
pagina portal Web
web
Publicidad Indicadores Cliente Increment Clientes Director
mercadotecni satisfech o de antes y de
a digital o clientes despus Mercadot
para ecnia
nuestros
usuarios

4.Plan de aseguramiento y control

Factores de xito para la calidad (de acuerdo con la priorizacin de requisitos del
proyecto)

Actividades
Entregabl de Frecuenc Responsabl
Requisito
e aseguramien ia e
to y control
Aseguramient Director de
Cumplimien
Informe o: diario Mercadotecn
to o no
diario de ia
cumplimient
avance Control:
o Revisin Gerente
Aseguramient Director
Cumplimien
o: diario Finanzas y
Informe to o no
Contabilidad
de costos cumplimient
Control: Gerente
o Revisin
Informe Cumplimien Aseguramient diario Director de
diario de to o no o: Diseo y
avance de cumplimient Desarrollo
desarrollo o Web
 de
paquetes Control:
Revisin Gerente
publicitari
os

5. Plan de mejora (generacin de valor a los procesos)

a. Enfoque para la mejora

Realizar reuniones peridicas para verificacin de resultados y aplicar la

mejoras correspondientes sin escatimar recursos y personal.

b. Temas foco para la mejora

Calidad
Atencin al cliente.
Mejora de la plataforma web
Edicin

c. Procesos clave para la mejora (describa al menos 1 para el proyecto)

Descripcin del proceso

1. Contar con el soporte de hosting y dominio suficiente para no tener
problemas de la plataforma ya que soporta todos los servicios de la regin.
Inicio del proceso Finalizacin del proceso
12_junio de 2017 30 de septiembre de 2017
Dueo del proceso Otros stakeholders relacionados
Lida Andrea Valderrama
Mtricas relacionadas

Procedimiento para la toma de acciones correctivas | preventivas en el

proyecto

Paso Responsable
1 Diagnosticar Dependencia que identifique
la falencia
2 Evaluar Gerencia
3 Tomar decisin de mejora Gerencia- Dueo del proceso
4 Asignar responsable Gerencia- Dueo del proceso
5 Evaluar los resultados Gerencia- Dueo del proceso
 Pgina 1 de 3

CONTROL DE VERSIONES
Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

Director
Finanzas
y Juan Carlos
Contabilid Lida Andrea Hernndez 06-09-
1 ad Valderrama Rincn 2017 COSTOS

PLAN DE GESTIN DE COSTOS

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Propuesta para mejorar ventas en
paquetes publicitarios
PPMVEPP

TIPOS DE ESTIMACIN DEL PROYECTO:

TIPO DE NIVEL DE
ESTIMACIN MODO DE FORMULACIN PRECISIN
Es importante porque se estima como y
cuanto se requiere para la realizacin de la
PRESUPUESTO propuesta -15%

UNIDADES DE MEDIDA:.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA

Salarios establecidos segn el perfil para cumplimiento

Humano De la propuesta.

Compra de equipo necesarios para cumplir con los

Equipos objetivos del proyecto
 Presupuesto del Reserva de
Proyecto Gestin

Doce Millones Lnea Base Cuentas de Reserva para

de Pesos de Costos Control Contingencias
(12.000.000)
incluyen gastos Reserva para
de publicidad, Estimaciones de Contingencias
personal, Costos de los de
dotacin, gastos Paquetes de las
de Trabajo Actividades
desplazamiento, Estimacin de
alojamiento, Costos
manutencin, de las
papelera y Actividades
alquiler de
equipos de
Las reservas Reservas
recoleccin de Doce Millones para de
datos. Se de Pesos contingencias gestin
estima unas (12.000.000) del 10% y del 8%

Componente del Presupuesto del Proyecto

Estimacin de costos
Lnea base de costos

PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

3. Roles y responsabilidades
 Rol
Gerente
Director de Diseo y Desarrollo Web
Director Finanzas y Contabilidad
Director de Mercadotecnia
Responsabilidades
Disear, planificar, coordinar el
plan de Medios y plan de
mercadeo para lograr incrementar
el valor Multiservicios Pitalito LV
SAS de Pitalito travs de un slido
posicionamiento en el mercado
El director del Diseo y Desarrollo
Web coordina y comunica la
implementacin tctica del da a
da del proyecto del sitio web,
actuando dentro de los lmites de
las solicitudes y las metas
propuestas en el plan de
mercadeos para aumentar la
ventas del proyecto, determina
presupuesto de ventas en los
paquetes publicitarios, calendario
de desarrollo y los objetivos de
calidad establecidos en las etapas
de planificacin.
Revisar que se cumplan con los
principios de Administrativos y
contables en el desarrollo de
costos de Multiservicios Pitalito.
Mantener y cumplir los
lineamientos del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Velar por la aplicacin de la norma
y el cumplimiento de las normas de
la organizacin.
Cumplir con los proyectos
programados realizando las tareas
requeridas para el cumplimientos
de metas del proyecto.
Disear e implementar el Plan de
Marketing de Multiservicios.
Definir las estrategias de marketing
para la oferta de productos o
servicios de los paquetes
publicitarios.
Planificar, elaborar y gestionar el
presupuesto para la dotacin y
capacitaciones de los vendedores,
 bajo unos estndares de eficiencia
y optimizacin de recursos.

Analizar las acciones del

departamento y evaluar y controlar
los resultados de ventas.

Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

4. Poltica de Calidad del Proyecto

Aspectos generales y directrices de la organizacin: Tener en un solo sitio

todos los prestadores de servicio de la regin.

Enfoque para la planificacin de la calidad del proyecto: Prestar todos los

servicios y oficios todo en un solo lugar basado en un directorio regional,
prstamo un servicio donde la plataforma web es el mecanismo de solucin
a diferentes necesidades particulares y nosotros como empresa obtenemos
utilidades por tener todos los prestadores de servicios, y ganancias por los
paquetes publicitarios.

Enfoque para el aseguramiento de la calidad del proyecto:

Cumplir con parmetros establecidos, cada rol realiza los trabajos
proyectados y presupuestados.

Enfoque para el control de la calidad del proyecto: El control se realiza de

forma jerrquica
Mediante los roles de funciones donde el gerente realiza seguimiento y
verificacin de cumplimiento.

3. Lnea Base de Calidad (factores y mtricas)

Lnea Base de Calidad (mtricas)

Definici
Responsa
n de la
Frecuenci ble del
Objetivo de mtrica Resultado
Mtrica (s) a de cumplimie
Calidad (mtodo esperado
medicin nto de la
de
mtrica
medicin)
Prestar un Indicadores Verificaci Increment Numero Gerente
excelente n de os de especfico
servicio en indicador clientes s de
 publicidad es potenciale clientes
resultado s
s
Tener el Indicadores Portal Increment Numero Director
mejor portal ms o de especfico de Diseo
web de la visitado visitas a s de y
regin nuestra visitas al Desarrollo
pagina portal Web
web
Publicidad Indicadores Cliente Increment Clientes Director
mercadotecni satisfech o de antes y de
a digital o clientes despus Mercadot
para ecnia
nuestros
usuarios

4.Plan de aseguramiento y control

Factores de xito para la calidad (de acuerdo con la priorizacin de requisitos del
proyecto)

Actividades de
Entregable Requisito aseguramiento Frecuencia Responsable
y control
Aseguramiento: Director de
Informe Cumplimiento diario
Mercadotecnia
diario de o no
Control:
avance cumplimiento Revisin Gerente
Director
Aseguramiento:
Cumplimiento diario Finanzas y
Informe de
o no Contabilidad
costos
cumplimiento Control: Gerente
Revisin
Informe Director de
diario de Aseguramiento: Diseo y
diario
avance de Cumplimiento Desarrollo
desarrollo o no Web
de cumplimiento
Control:
paquetes Revisin Gerente
publicitarios

6. Plan de mejora (generacin de valor a los procesos)

d. Enfoque para la mejora

 Realizar reuniones peridicas para verificacin de resultados y aplicar la
mejoras correspondientes sin escatimar recursos y personal.

e. Temas foco para la mejora

Calidad
Atencin al cliente.
Mejora de la plataforma web
Edicin

f. Procesos clave para la mejora (describa al menos 1 para el proyecto)

Descripcin del proceso

1. Contar con el soporte de hosting y dominio suficiente para no tener
problemas de la plataforma ya que soporta todos los servicios de la regin.
Inicio del proceso Finalizacin del proceso
12_junio de 2017 30 de septiembre de 2017
Dueo del proceso Otros stakeholders relacionados
Lida Andrea Valderrama
Mtricas relacionadas

Procedimiento para la toma de acciones correctivas | preventivas en el

proyecto

Paso Responsable
1 Diagnosticar Dependencia que identifique
la falencia
2 Evaluar Gerencia
3 Tomar decisin de mejora Gerencia- Dueo del proceso
4 Asignar responsable Gerencia- Dueo del proceso
5 Evaluar los resultados Gerencia- Dueo del proceso

PLAN DE GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1. Roles y responsabilidades (incluye para cada integrante del equipo de proyecto: Rol,
Nombre, Autoridad, Responsabilidad, Competencias/Habilidades requeridas)
2. Organigrama
3. Perfil y Matriz RACI (incluye: (a) Perfil requerido para cada integrante del equipo a
partir de estudios y experiencia, (b) Matriz RACI para cada integrante del equipo en
relacin con los entregables del proyecto y actividades principales a ejecutar en el mismo)
4. Plan para la gestin del personal (incluye: (a) Adquisicin del personal, (b)
Calendario de recursos, (c) Plan de liberacin del personal, (d) Necesidades de
capacitacin, (e) Reconocimientos y recompensas)
PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1. Requisitos de comunicacin de los stakeholders (relacionados con las necesidades

de comunicacin identificadas para los stakeholders)
2. Roles en las comunicaciones del proyecto (tener en cuenta hacer visible quin ser
el responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial)
3. Proceso de escalamiento (incluye identificacin de plazos y cadena de mando para el
escalamiento de incidentes que no puedan resolverse en un nivel inferior)
4. Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto
(incluye: rol, persona de contacto, datos de contacto)
5. Mtodo y tecnologa de la comunicacin a utilizar (tener en cuenta que los mtodos
y tecnologas seleccionados, se deben reflejar tambin en la matriz de comunicaciones
para cada stakeholder)
6. Matriz de comunicaciones (incluye: stakeholder, informacin requerida, propsito,
frecuencia, mtodo, responsable de envo)

5. PLAN DE GESTIN DE LOS RIESGOS

1. Equipo de trabajo (presentar el equipo de trabajo y las responsabilidades que tendr

cada integrante en relacin con la gestin de los riesgos)
2. Proceso de identificacin de riesgos (incluye: (a) Actividad a realizar en relacin con
los riesgos, (b) Responsable de la actividad, (c) Descripcin de la actividad, (d)
Periodicidad o frecuencia con que se ejecuta la actividad)
3. Valoracin cualitativa y cuantitativa de riesgos (incluye: (a) Escala de probabilidad,
(b) Escala de impacto, (c) Matriz de probabilidad por impacto)
4. Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos (incluye: (a) Cmo se llevar a
cabo la documentacin y monitoreo de riesgos, (b) Cmo se realizar el seguimiento a la
gestin de los riesgos identificando estados de accin a tener en cuenta y estado de los
riesgos, (c) Plan de respuesta a los riesgos)
5. Matriz de riesgos aplicada al proyecto (incluye la estructuracin y diligenciamiento de
la primera versin de la matriz de riesgos del proyecto, sobre la cual se har el monitoreo,
seguimiento y control a los mismos cuando el proyecto se encuentre en ejecucin)

6. PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

1. Necesidad de adquisiciones externas (describir si son requeridas adquisiciones

externas y en un par de prrafos cules asesores, personal experto, compras, entre
otros)
2. Identificacin de adquisiciones (presentar en una tabla qu se requiere adquirir,
descripcin de la adquisicin, especificaciones de la adquisicin, precio/costo de la
adquisicin, para qu se utilizar la adquisicin)
3. Tipos de contrato a utilizar (describir los tipos de contrato que sern utilizados en las
adquisiciones previstas, de acuerdo con las modalidades presentadas por el PMI)
4. Proceso de efectuar las adquisiciones (describir el proceso que se llevar a cabo
para la seleccin de proveedores, de acuerdo con el tipo de adquisicin a obtener,
incluyendo los criterios de seleccin estilo lista de chequeo y las fechas en las cuales se
espera contar con la adquisicin efectuada)
5. Proceso de control de las adquisiciones (describir cmo se monitorear y controlar
la ejecucin de los contratos, incluye mtricas a tener en cuenta, frecuencia del
seguimiento y productos que se obtienen del control)
7. PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

1. Registro de interesados (incluye individuos, grupos u organizaciones que pueden

afectar, verse afectados o percibirse a s mismos como afectados por una decisin,
actividad o resultado del proyecto, as como el tipo de interesado (interno-
externo/partidario-neutral-reticente), sus intereses y etapa del proyecto en la cual se
espera mayor influencia)
2. Gestin de los interesados (incluye la presentacin de la matriz de impacto e
influencia a ser utilizada en el proyecto, as como una matriz de gestin de cada
interesado que contenga (a) Interesado, (b) Tipo de interesado, (c) Nivel de inters, (d)
Nivel de influencia, (e) Acciones posibles de parte del interesado tanto de impacto positivo
como de impacto negativo, (f) Estrategias para la gestin del interesado, (g) Qu tipo de
informacin y con qu frecuencia se enviar esta al interesado para mantenerlo informado
sobre la ejecucin del proyecto)

CONCLUSIONES

Una vez estudiado el material de trabajo y en el desarrollo del proyecto ESTUDIO

PROPUESTA PARA MEJORAR VENTAS EN PAQUETES PUBLICITARIOS se
concluye el desarrollo de las fases de inicio y planificacin establecidas
ASIGNATURA HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE
PROYECTOS, la cual incluye la descripcin de las siguientes reas del
conocimiento:

- Punto 1 (Contextualizacin de la empresa y el proyecto)

- Punto 2 (Acta de Constitucin del Proyecto)
- Punto 3 (Plan integrado de cambios)
- Punto 4 (Plan de Gestin del Alcance)
- Punto 5 (Plan de Gestin del Tiempo

Una vez escogida la empresa, se identific los principales intereses de los

asociados, investigacin a partir de la cual se expusieron oportunidades de mejora
el rea de ventas como lnea base para la construccin del proyecto, quedando
sealado en el acta de constitucin.

En cuidado a lo anterior se puede concluir la importancia del estudio del desarrollo

de proyectos, ya que permite recolectar la informacin necesaria para iniciar,
planificar, ejecutar, supervisar, y controlar un proyecto de venta.

BIBLIOGRAFA

Project Management Institute. (2013). Guia de los Fundamentos para la Direccion de

Proyectos Quinta Edicion.