ANEXOS:

MATRIZ DE RESPONSABILDIADES RACI

CRONOGRAMA
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nacin

Jorge Palacios Preciado

Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestin Documental
Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Bogot, DC., Diciembre de 2014

 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIN

Grupo de Archivo y
Gestin Documental. Creacin versin 1 del
1.0 19/09/2014
documento
Marcela Camacho
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
MATRIZ DE RESPONSBILIDADES - RACI

SUBDIRECCIN DE SUBDIRECCIN DE
OFICINA
Responsable Grupo de Archivo y Gestin SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TECNOLGIAS DE LA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA ASISTENCIA TCNICA Y
ASESORA SECRETARIA GENERAL
Documental PATRIMONIO INFORMACIN, ARCHIVSTICA NACIONAL DE ARCHIVOS PROYECTOS
JURIDICA
Y DOCUMENTO ELECTRNICO ARCHIVSTICOS

GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO

SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA TCNICA Y

GRUPO DE ORGANIZACIN, DESCRIPCIN
GRUPO DE EVALUACIN DOCUMENTAL Y

SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL

SUBDIRECCIN DE TECNOLGIAS DE LA

GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y

GRUPO DE PROYECTOS ARCHIVSTICOS

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

GRUPO DE INVESTIGACIN Y FONDOS

GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

GRUPO DE GESTIN CONTRACTUAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

RESTAURACIN DEL PATRIMONIO

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

GRUPO DE ARCHIVOS TNICOS Y

GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA

GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN

INFORMACIN, ARCHIVSTICA Y
OFICINA DE CONTROL INTERNO

GRUPO DE RECURSOS FSICOS

DOCUMENTALES HISTRICOS
GRUPO DE GESTIN HUMANA

GRUPO DE CONSERVACIN Y

PROYECTOS ARCHIVSTICOS
OFICINA ASESORA JURIDICA

DOCUMENTO ELECTRNICO

ARCHIVOS ELECTRNICOS
SECRETARIA GENERAL
No. Eje Ncleo Actividad Producto Perfil Planta Contrato

DERECHOS HUMANOS
DIRECCIN GENERAL

GRUPO DE SISTEMAS

Y REPROGRAFA
DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

DE ARCHIVOS
PATRIMONIO

DEL SNA
Elaboracin Programa
1 Estratgico de Gestin Documental - Documento Coordinador C I C R
PGD
2 Estratgico Actualizacin PGD Documento Coordinador C I C R
Administracin
Elaboracin Plan
3 Estratgico Institucional de Archivos Documento Coordinador C I C R C
- PINAR
4 Estratgico Actualizacin PINAR Documento Coordinador C I C R

Caracterizacin
Caracterizacin de Profesional
5 Estratgico segn 1 R
usuarios especializado B
procedimiento
Documento de
oportunidad: Creacin Profesional
6 Estratgico Documento C R
oficina de atencin al especializado B
ciudadano
Documento de
evaluacin: Diversificar Profesional
7 Estratgico Documento C R
Atencin al canales de atencin al especializado B
ciudadano ciudadano
Documento de
evaluacin: Seguridad
8 Estratgico Documento 1 C I R
Accesibilidad espacios industrial
fsicos
Documento de
evaluacin:
Ingeniero de
9 Estratgico Accesibilidad y Documento 1 I R C
sistemas B
usabilidad contenidos
Web

Profesional
10 Estratgico Caracterizacin proceso Documento 1 C R
archivista A
Actualizacin
procedimientos de
Documentos Profesional
11 Estratgico gestin documental, C A R
(10) archivista A
reglamentos, guas,
manuales, folletos
Seguimiento a
autoevaluacin del
Sistema proceso y control de
Integrado de calidad del proceso Cronograma de
Gestin (polticas de gestin auditoria GD
documental y canales (2) Profesional D
12 Servicio A R C
de atencin, Encuesta de (cambio)
procedimientos, satisfaccin de
instrumentos de gestin usuarios (2)
documental, aplicacin
de TRD fsico y
electrnico)
13 Estratgico Esquema de metadatos Profesional D 1 R C

Grupo de
AMCV 3 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
MATRIZ DE RESPONSBILIDADES - RACI

SUBDIRECCIN DE SUBDIRECCIN DE
OFICINA
Responsable Grupo de Archivo y Gestin SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TECNOLGIAS DE LA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA ASISTENCIA TCNICA Y
ASESORA SECRETARIA GENERAL
Documental PATRIMONIO INFORMACIN, ARCHIVSTICA NACIONAL DE ARCHIVOS PROYECTOS
JURIDICA
Y DOCUMENTO ELECTRNICO ARCHIVSTICOS

GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO

SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA TCNICA Y

GRUPO DE ORGANIZACIN, DESCRIPCIN
GRUPO DE EVALUACIN DOCUMENTAL Y

SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL

SUBDIRECCIN DE TECNOLGIAS DE LA

GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y

GRUPO DE PROYECTOS ARCHIVSTICOS

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

GRUPO DE INVESTIGACIN Y FONDOS

GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

GRUPO DE GESTIN CONTRACTUAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

RESTAURACIN DEL PATRIMONIO

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

GRUPO DE ARCHIVOS TNICOS Y

GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA

GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN

INFORMACIN, ARCHIVSTICA Y
OFICINA DE CONTROL INTERNO

GRUPO DE RECURSOS FSICOS

DOCUMENTALES HISTRICOS
GRUPO DE GESTIN HUMANA

GRUPO DE CONSERVACIN Y

PROYECTOS ARCHIVSTICOS
OFICINA ASESORA JURIDICA

DOCUMENTO ELECTRNICO

ARCHIVOS ELECTRNICOS
SECRETARIA GENERAL
No. Eje Ncleo Actividad Producto Perfil Planta Contrato

DERECHOS HUMANOS
DIRECCIN GENERAL

GRUPO DE SISTEMAS

Y REPROGRAFA
DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

DE ARCHIVOS
PATRIMONIO

DEL SNA
PMI (7 Profesional
14 Estratgico Planeacin I C A R
Formatos) archivista A
Normalizacin de
Cantidad del
15 Servicio formatos y formularios Profesional D 1 C R
SIG
SIG
Diseo de formularios Segn
16 Servicio Profesional D I C A C
electrnicos programacin
Programa
Proyecto Lenguaje PMI (7 Profesional
17 Estratgico especifico (PE1) 1 I R
controlado: Formatos) bibliotecologo E
Normalizacin
documentos 1) Documento
P11. Profesional
18 Estratgico normalizacin de Documento (1) I R
archivista
asuntos
2) Documento Banco Profesional
19 Estratgico Documento (1) I R
terminolgico bibliotecologo E
Proyecto Visualizacin PMI (7 Ingeniero de
20 Estratgico I C R
de informacin Formatos) sistemas B

Programa
especifico (PE2) PMI (7
21 Estratgico Planeacin Profesional D I C R
Documentos Formatos)
especiales

Programa PMI (7 P11. Profesional

22 Estratgico Planeacin 1 I C R
especifico (PE4) Formatos) archivista
Reprografa
23 Servicio Implementacin N.A. R

Proyecto Diseo
procedimientos
electrnicos (Planeacin
PMI (7 Profesional
24 Estratgico ). : Actualizacin PMI I A R
Formatos) archivista A
Apoyo al diseo de
flujos de procedimientos
electrnicos

Empresa.
Implementacin:
Proyecto
Contrato diseo
25 Servicio Contrato inversin 1 I R C
procedimientos
renovacin
electrnicos
tecnolgia
Proyecto interno:
PMI (7 Ingeniero de
26 Estratgico integracin SGDE con I A R C C
Formatos) sistemas
SGDEA (Planeacin)
Programa
especifico (PE5) Proyecto integracin
27 Estratgico Documento SGDE con SGDEA N.A. R A
Electrnico (Implementacin)
Proyecto interno:
PMI (7
28 Estratgico interoperabilidad DEAs Coordinador I A R C C
Formatos)
(Planeacin)
Proyecto
29 Estratgico interoperabilidad DEAs N.A. I R A C
(Implementacin)
Proyecto interno:
preservacin de
PMI (7
30 Estratgico informacin en el Profesional D I A R C C
Formatos)
entorno electrnico
(Planeacin)
Proyecto preservacin
de informacin en el
31 Estratgico N.A. I A R C C
entorno electrnico
(Implementacin)

Grupo de
AMCV 4 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
MATRIZ DE RESPONSBILIDADES - RACI

SUBDIRECCIN DE SUBDIRECCIN DE
OFICINA
Responsable Grupo de Archivo y Gestin SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TECNOLGIAS DE LA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA ASISTENCIA TCNICA Y
ASESORA SECRETARIA GENERAL
Documental PATRIMONIO INFORMACIN, ARCHIVSTICA NACIONAL DE ARCHIVOS PROYECTOS
JURIDICA
Y DOCUMENTO ELECTRNICO ARCHIVSTICOS

GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO

SUBDIRECCIN DE ASISTENCIA TCNICA Y

GRUPO DE ORGANIZACIN, DESCRIPCIN
GRUPO DE EVALUACIN DOCUMENTAL Y

SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL

SUBDIRECCIN DE TECNOLGIAS DE LA

GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y

GRUPO DE PROYECTOS ARCHIVSTICOS

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

GRUPO DE INVESTIGACIN Y FONDOS

GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

GRUPO DE GESTIN CONTRACTUAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

RESTAURACIN DEL PATRIMONIO

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

GRUPO DE ARCHIVOS TNICOS Y

GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL

GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA

GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN

INFORMACIN, ARCHIVSTICA Y
OFICINA DE CONTROL INTERNO

GRUPO DE RECURSOS FSICOS

DOCUMENTALES HISTRICOS
GRUPO DE GESTIN HUMANA

GRUPO DE CONSERVACIN Y

PROYECTOS ARCHIVSTICOS
OFICINA ASESORA JURIDICA

DOCUMENTO ELECTRNICO

ARCHIVOS ELECTRNICOS
SECRETARIA GENERAL
No. Eje Ncleo Actividad Producto Perfil Planta Contrato

DERECHOS HUMANOS
DIRECCIN GENERAL

GRUPO DE SISTEMAS

Y REPROGRAFA
DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

DE ARCHIVOS
PATRIMONIO

DEL SNA
Programa PMI (7
32 Estratgico Planeacin Coordinador I A R C
especifico (PE6) Formatos)
Documentos
33 Servicio vitales Implementacin N.A. Pendiente I A R C

Programa PMI (7
43 Estratgico Planeacin Coordinador I A C R
especifico (PE7) Formatos)
44 Servicio Capacitacin Implementacin N.A. Pendiente I A C R

PMI (7 P11. Profesional

45 Estratgico Programa Planeacin I C A R
Formatos) archivista
especifico (PE8)
Auditoria y control
46 Servicio Implementacin N.A. Pendiente I C A R

Programas PMI (7 P11. Profesional

47 Estratgico Planeacin I A C R
especificos: Formatos) archivista
(PE9) Gestin del
cambio; y (PE10)
Gestin del
48 Servicio Implementacin N.A. Pendiente I A C R
conocimiento

Desarrollo del PMI (7

49 Estratgico Planeacin Restaurador 1 I C R
Sistema Formatos)
Integrado de
Conservacin
50 Servicio Implementacin N.A. I C R
SIC

CONVENCIONES MATRIZ DE
RESPONSABILIDADES
Responsable R
Administrador (supervisor) A
Consultar C
Informar I

Grupo de
AMCV 5 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
CRONOGRAMA

Cronograma
Mediano Plazo Largo Plazo
Corto Plazo
(Implementacin, difusin, (Seguimiento y
(Creacin)
mantenimiento) mejora)
No. Eje Ncleo Actividad Producto 2014 2015 2016 2017 2018 2019 y siguientes

Elaboracin Programa de
1 Estratgico Documento X
Administracin

Gestin Documental - PGD

2 Estratgico Actualizacin PGD Documento X X X X X
Elaboracin Plan Institucional
3 Estratgico Documento X
de Archivos - PINAR
4 Estratgico Actualizacin PINAR Documento X X X X X

Caracterizacin
5 Estratgico Caracterizacin de usuarios segn X X X X X
procedimiento
Documento de oportunidad:
6 Estratgico Creacin oficina de atencin Documento X
Atencin al ciudadano

al ciudadano

Documento de evaluacin:
7 Estratgico Diversificar canales de Documento X
atencin al ciudadano

Documento de evaluacin:
8 Estratgico Documento X
Accesibilidad espacios fsicos

Documento de evaluacin:
9 Estratgico Accesibilidad y usabilidad Documento X
contenidos Web

Grupo de
6 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
CRONOGRAMA

Cronograma
Mediano Plazo Largo Plazo
Corto Plazo
(Implementacin, difusin, (Seguimiento y
(Creacin)
mantenimiento) mejora)
No. Eje Ncleo Actividad Producto 2014 2015 2016 2017 2018 2019 y siguientes
10 Estratgico Caracterizacin proceso Documento X
Actualizacin procedimientos
de gestin documental,
11 Estratgico Documentos (10) X
reglamentos, guas,
Sistema Integrado de Gestin

manuales, folletos

Seguimiento a
autoevaluacin del proceso y
control de calidad del proceso Cronograma de
(polticas de gestin auditoria GD (2)
12 Servicio documental y canales de Encuesta de X X X X X X
atencin, procedimientos, satisfaccin de
instrumentos de gestin usuarios (2)
documental, aplicacin de
TRD fsico y electrnico)

13 Estratgico Esquema de metadatos

Programa especifico (PE1) Normalizacin

14 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

Normalizacin de formatos y
15 Servicio Cantidad del SIG X X X X X
formularios SIG
Diseo de formularios Segn
16 Servicio X X X X X
documentos

electrnicos programacin
Proyecto Lenguaje
17 Estratgico PMI (7 Formatos) X
controlado:
1) Documento normalizacin
18 Estratgico Documento (1) X
de asuntos
2) Documento Banco
19 Estratgico Documento (1) X
terminolgico
Proyecto Visualizacin de
20 Estratgico PMI (7 Formatos) X
informacin
Programa especifico
(PE2) Documentos
especiales

21 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

Grupo de
7 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
CRONOGRAMA

Cronograma
Mediano Plazo Largo Plazo
Corto Plazo
(Implementacin, difusin, (Seguimiento y
(Creacin)
mantenimiento) mejora)
No. Eje Ncleo Actividad Producto 2014 2015 2016 2017 2018 2019 y siguientes
Programa especifico
(PE4) Reprografa

22 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

23 Servicio Implementacin N.A. X X X X

Proyecto Diseo
procedimientos electrnicos
(Planeacin ). : Actualizacin
24 Estratgico PMI (7 Formatos) X
PMI
Apoyo al diseo de flujos de
procedimientos electrnicos
Programa especifico (PE5) Documento Electrnico

Implementacin: Contrato
25 Servicio diseo procedimientos Contrato X X X X X X
electrnicos
Proyecto interno: integracin
26 Estratgico SGDE con SGDEA PMI (7 Formatos) X
(Planeacin)
Proyecto integracin SGDE
27 Estratgico con SGDEA N.A. X X X X X
(Implementacin)
Proyecto interno:
28 Estratgico interoperabilidad DEAs PMI (7 Formatos) X
(Planeacin)
Proyecto interoperabilidad
29 Estratgico N.A. X X X X X
DEAs (Implementacin)
Proyecto interno:
preservacin de informacin
30 Estratgico PMI (7 Formatos) X
en el entorno electrnico
(Planeacin)
Proyecto preservacin de
31 Estratgico informacin en el entorno N.A. X X X X
electrnico (Implementacin)

Grupo de
8 Archivo y Gestin Documental
 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD
CRONOGRAMA

Cronograma
Mediano Plazo Largo Plazo
Corto Plazo
(Implementacin, difusin, (Seguimiento y
(Creacin) mantenimiento) mejora)
No. Eje Ncleo Actividad Producto 2014 2015 2016 2017 2018 2019 y siguientes
Programa especifico
(PE6) Documentos

32 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

vitales

33 Servicio Implementacin N.A. X X X X

Programa especifico
(PE7) Capacitacin

43 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

44 Servicio Implementacin N.A. X X X X

(PE8) Auditoria y control
Programa especifico

45 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

46 Servicio Implementacin N.A. X X X X

(PE9) Gestin del cambio; y
Programas especificos:

(PE10) Gestin del

47 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

conocimiento

48 Servicio Implementacin N.A. X X X X

Desarrollo del Sistema

Conservacin SIC

49 Estratgico Planeacin PMI (7 Formatos) X

Integrado de

50 Servicio Implementacin N.A. X X X X

Grupo de
9 Archivo y Gestin Documental