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PARA REALIZAR UN
DIAGNSTICO
FINALIDAD:
1. Para qu sirve la empresa/la organizacin?
La empresa satisface las necesidades de educacin por parte de estudiantes tanto de
nivel escolar, preuniversitario y universitario, en donde la asociacin de Ciencias
Puras Gauss prepara a los alumnos en diversos cursos, a su vez la empresa busca la
comodidad de sus alumnos al ofrecer horarios de acuerdo a su disponibilidad.
2. Qu beneficio ofrece a los clientes?
La Asociacin de Ciencias Puras Gauss brinda servicios de enseanza, tales como:
preparacin preuniversitaria, realizacin de clases particulares y realizacin de
trabajos acadmicos.
3. Qu valores son importantes para los gerentes y los dueos?
Los valores que son importantes en la empresa son:
La Responsabilidad: Un deber u obligacin de realizar satisfactoriamente o
completar una tarea (asignado por alguien, o creados por la propia promesa
propia o circunstancias) que hay que cumplir, y que tiene una pena consiguiente
al fracaso.
Trabajo: Impulso corporal e intelectual que realizamos y dirigimos a la
ejecucin de un fin til.
Respeto: Es uno de los valores morales ms importantes del ser humano, pues es
fundamental para lograr una armoniosa interaccin social. Una de las premisas
ms importantes sobre el respeto es que para ser respetado es necesario saber o
aprender a respetar, a comprender al otro, a valorar sus intereses y necesidades.
Cooperacin: consiste en el trabajo en comn llevado a cabo por parte de un
grupo de personas o entidades mayores hacia un objetivo compartido. El trabajo
cooperativo no compite, sino que suma fuerzas hacia el objetivo.
HISTORIA:
4. Por qu fue fundada?
La idea de crear la Asociacin de Ciencias Puras Gauss surgi hace unos 6 aos por
un grupo de jvenes universitarios que ante la necesidad de un ingreso extra para
sus estudios y notar como muchos de sus compaeros en distintas escuelas
profesionales buscaban ayuda para diversos cursos como matemtica, fsica y
qumica; es as como Silvio Henry Nina Ortiz, Liz Callo Hayna y Alfredo Miranda
deciden el 4 de Mayo de 2010 constituir formalmente la Asociacin de Ciencias
Puras Gauss.
5. Quin la fund y por qu motivo?
La Asociacin de Ciencias Puras Gauss fue fundada por Silvio Henry Nina Ortiz,
Liz Callo Hayna y Alfredo Miranda el 4 de Mayo de 2010.
6. Cmo se ha desarrollado desde entonces?
Durante el primer ao ellos dictan clases en un pequeo ambiente de una sola
habitacin con algunas mesas y sillas, dada la gran demanda, mayor a la esperada,
es que se decide aceptar el apoyo de otros compaeros para incrementar la
capacidad y brindar mayor diversidad de cursos. De esta forma se habilito aulas
para crear grupos y comenzar a realizar mayor publicidad.
Actualmente despus de 6 aos cuenta con el reconocimiento del pblico, posee un
local implementado con 4 aulas, 15 profesores ofertando clases de cursos no solo
bsicos sino adicionalmente de carrera del rea Ingeniera y preparacin Pre-
universitaria.
OBJETIVOS:
7. Quin define los objetivos y para quin?
Los objetivos son definidos por la Junta de Socios, y estos deben ser establecidos
para toda la organizacin.
8. Hay objetivos a corto y largo plazo con respecto a los productos, al mercado,
a la poltica de personal, etc.?
Actualmente la empresa no presenta objetivos claramente definidos, pero mediante la
entrevista llevada a cabo con el administrador y socio de la Asociacin de Ciencias
Puras Gauss, lo que la empresa busca es:
Incrementar la actual cuota de mercado.
Incrementar el margen de utilidad.
Crear un centro de investigacin de ciencias puras y aplicadas en un plazo de
5 aos.
9. Estn fijados por escrito los objetivos?
No, debido a que no estn claramente definidos.
10. Se estn logrando los objetivos?
No, porque los objetivos anteriormente mencionados carecen de un plazo para ser
alcanzados y de ser mesurables, asimismo, los dems trabajadores de la
organizacin desconocen de aquello que la empresa busca lograr.
11. Son necesarias todas las funciones y actividades de la empresa para alcanzar
los objetivos? Qu funciones faltan?
Si sin necesarias todas las funciones que actualmente se desarrollan, sin embargo
estas deberan realizarse son mayor eficacia.
12. Hay congruencia de objetivos?
Si hay congruencia de objetivos.
ESTRATEGIA:
13. Qu visin tiene para la empresa, por qu debera ser conocida la empresa
dentro de 3 aos? Cul es su sueo de la empresa?
La empresa desea ser reconocida como el mejor centro de estudios e investigacin
en la regin Arequipa.
UBICACIN:
14. Qu forma legal tiene la empresa?
La Asociacin de Ciencias Puras Gauss est constituida como una asociacin sin
fines de lucro segn la ley General de Sociedades de actual vigencia en el pas y
teniendo en cuenta el reglamento del Decreto Legislativo N 719, artculo 75
15. En qu rea (regional/nacional) est presente su empresa y ofrece sus
productos y servicios?
La empresa actualmente est presente en la Provincia de Arequipa, distrito de
Arequipa. Siendo su domicilio legal avenida Independencia 472.
16. Qu influencia tiene la familia, el estado u otras organizaciones
(empresariales) sobre su empresa?
Para el caso de la Asociacin de Ciencias Puras Gauss, no se encuentra bajo ningn
tipo de influencia actualmente.
b) Administrador:
Funciones:
Dirige las actividades de la empresa.
Aprueba rdenes de compra de materiales.
Aprueba el ingreso de nuevo personal.
Establece las caractersticas de los servicios tales como: precio, utilizacin de
infraestructura, etc.
Toma de decisin para la apertura de grupos de estudio.
Aprueba las rdenes de pago a trabajadores y arrendador (alquiler del local)
c) Secretaria:
Funciones:
Recepciona las rdenes de servicio.
Se encarga de contactar al docente para elaborar el presupuesto y coordinar los
horarios.
Se encarga de llenar las boletas.
Maneja la caja chica.
Se encarga de llenar el registro virtual, en donde se detalla: el monto, el cliente y
el profesor.
Se encarga de elaborar las rdenes de pago a los profesores.
Se encarga de la apertura y cierre diario del local.
Se encarga de la limpieza diaria del local.
22. Puede pensar en otra forma de estructurar el trabajo?
Se podra mejorar la estructura actual de trabajo.
ESTRUCTURA:
23. Cmo est estructurada la empresa?
La empresa posee la siguiente estructura orgnica informal:
Junta de Socios
Contador
Administrador
Secretaria
Profesores
PODER DE DECISIN:
25. Cmo est coordinada jerrquicamente la empresa?
Considerando cada puesto de trabajo tenemos que:
a) Junta de Socios:
Personal bajo su responsabilidad:
La junta de socios tiene bajo su responsabilidad principalmente al administrador
as como todos los trabajadores de la empresa.
Cargo al que rinde cuentas:
Ninguno
b) Administrador:
Personal bajo su responsabilidad:
El administrador tiene bajo su responsabilidad al siguiente personal: secretaria y
profesores.
Cargo al que rinde cuentas:
El administrador rinde cuentas a la Junta de Socios de forma anual.
c) Secretaria:
Personal bajo su responsabilidad:
La secretaria no cuenta con personal bajo su responsabilidad.
Sin embargo coordina con los profesores y el administrador.
Cargo al que rinde cuentas:
La secretaria rinde cuentas al administrador.
d) Profesores:
Personal bajo su responsabilidad:
Los profesores no tienen ningn personal bajo su cargo.
Cargo al que rinde cuentas:
Actualmente los profesores rinden cuentas a la secretaria de turno.
Sin embargo en casos especiales como faltas graves se rinden cuentas al
administrador.
26. Quin toma decisiones en la empresa?
Respecto a decisiones que afecten a toda la empresa, como la forma de prestacin
del servicio los nicos que pueden tomar decisiones son la Junta de Socios y el
Administrador.
En cuanto a decisiones cotidianas que se pudieran presentar durante la prestacin
del servicio como el cambio de docente, ser la secretaria la responsable de dichas
decisiones.
27. Quin decide qu (inversiones, procesos de trabajo, programa y cantidad de
produccin)?
Quin decide? Observaciones
Inversiones En cuanto a inversiones, los En forma conjunta el
nicos que pueden tomar administrador puede apoyar
decisiones son la Junta de en la toma de decisiones.
socios.
Procesos de trabajo El administrador es el
encargado de tomar
decisiones en cuanto a los
procesos de trabajo.
Programa El administrador es el nico
encargado de tomar
decisiones respecto al
programa que se ejecuta
dentro de la empresa.
Cantidad de produccin. El administrador es el A su vez los profesores y la
encargado de tomar este secretaria tambin apoyan
tipo de decisiones, como en la toma de decisiones,
por ejemplo la apertura de para garantizar el correcto
nuevos grupos de estudio. funcionamiento diario de la
empresa.
DOCUMENTACIN:
29. Existen reglas establecidas sobre los procedimientos?
Si existen reglas establecidas sobre los procedimientos, aunque estos estn definidos
implcitamente.
30. Estn definidas por escrito?
No, debido a que estn definidos implcitamente.
31. Los documentos estn actualizados?
Los procedimientos para prestar el servicio sigue siendo el mismo desde que fue
fundada la empresa. Es decir no se han realizado actualizaciones para dichos
procedimientos.
32. El procedimiento empleado se ajusta realmente a las normas?
Actualmente no existen normas para este tipo de empresas, por lo que no se podra
afirmar o negar si el procedimiento se ajusta a alguna normatividad para la
prestacin de este tipo de servicios.
INFORMACIN:
33. Hay informaciones que se busca regularmente (p.ej. sobre el mercado, la
competencia, las ventas)?
La empresa no realiza ningn tipo de investigacin de mercado, por lo que se puede
afirmar que la empresa no suele buscar ningn tipo de informacin ya sea sobre el
mercado, la competencia, etc.
34. Dnde se consiguen estas informaciones?
Simplemente no se consiguen.
35. Cmo funciona la comunicacin interna?
Es horizontal y verbal.
36. Quin posee determinadas informaciones, y quin las transmite a quin?
La informacin la posee el administrador, ste se encarga de transmitir dicha
informacin a la junta de socios. Asimismo, la informacin sobre ventas es
transmitida al administrador por la secretara.
37. Hay reuniones regulares en la empresa?
No hay reuniones programadas, solo se dan de acuerdo a necesidad.
38. Quin participa?
El administrador, profesores y secretarias.
39. Qu informaciones recibe el pblico (los clientes, la competencia, el estado)
sobre la empresa?
El pblico recibe informacin acerca de la prestacin del servicio. En cuanto a la
competencia y el estado, estos no reciben ningn tipo de informacin.
COORDINACIN:
40. Cmo cooperan los profesionales/empleados de la empresa en la prctica?
41. Dnde (no) pueden comunicar, colaborar, decidir conjuntamente?
Para el caso de los profesores, estn en constante comunicacin y coordinacin con
la secretara, ara poder ofrecer los servicios requeridos por el cliente.
COMUNICACIN:
44. La direccin/el gerente informa del logro de los objetivos propuestos
(comparacin entre metas y logros), del rendimiento de las unidades de
trabajo?
No, actualmente no cuenta con objetivos claramente definidos.
49. De qu no se habla?
PERSONAL:
50. Qu ventajas econmicas, sociales y culturales conlleva trabajar para la
empresa?
Existen ventajas econmicas, que permiten a los trabajadores poder solventar sus
propios gastos o necesidades.
POLTICA DE PERSONAL:
54. Cmo promueve la empresa a sus empleados?
La estructura funcional de la empresa no brinda la suficiente oportunidad de
promocin o ascenso de empleados.
RECONOCIMIENTO, RECOMPENSA:
62. Cmo se incentiva y motiva al personal?
Se realizan reconocimientos pblicos, por el buen trabajo realizado.
CALIFICACIN:
67. Las tareas exigen personal calificado?
Si, debido a que la empresa se dedica a brindar servicios de enseanza, como
servicio principal.
68. El personal tiene la calificacin formal y tcnica necesaria para cumplir las
tareas que le corresponde?
Si
INFRAESTRUCTURA:
71. Cmo el personal evala las condiciones de sus puestos de trabajo? Calidad y
cantidad de las posibilidades de espacio y de los puestos de trabajo del
personal, estado del edificio, instalaciones sociales para el personal, conexin
con los medios de transporte pblico, conexiones con las redes pblicas de
agua, electricidad y de comunicacin.
Poltica de precios
Poltica de pagos
Aprobar rdenes de compra de materiales.
Aprobar el ingreso de nuevo personal
Aprobar las rdenes de pago a trabajadores y arrendador
ESTILO DIRECTIVO:
78. Cmo se toman decisiones?Adopcin, ejecucin y control de las decisiones.
Directrices para la delegacin.
PROFESORES:
Realiza decisiones de tipo operativo, para garantizar el correcto
funcionamiento diario
Clases y Trabajos particulares
Cursos que acepta dictar, segn su conocimiento; independientemente de los
otros profesores
Trabajos que acepta resolver segn su disponibilidad de tiempo y temas que
considere domina
Horario de clases particulares en coordinacin directa con el alumno, o
grupo de alumnos, segn la disponibilidad de su tiempo y la preferencia del
alumno(s)
Costeo de Trabajos que acepta resolver y posterior negociacin
Clases de Grupo Preuniversitarios
Curso o cursos que dictara, segn su conocimiento y disponibilidad de
tiempo.
SECRETARIA:
Realiza decisiones de tipo operativo, para garantizar el correcto
funcionamiento diario
Primera Seleccin de temas que pueden ser dictados.
Seleccin inicial del profesor ms adecuado para el trabajo, segn el grado
de cercana al momento de la solicitud, la disponibilidad de tiempo y cursos
que conoce de cada profesor.
Realizar costeo de no poder hacerlo el profesor.
Decisin de buscar reemplazos de ser necesario
Decisiones de reprogramar horas con los clientes
Decidir y realizar devoluciones por imposibilidad de realizacin
ADMINISTRADOR:
Normalmente realiza la toma de decisiones de tipo gerencial.
Polticas generales de pagos a profesores y secretaria; es decir; pago por
hora dictada, pago de los trabajos realizados
Polticas de precios al cliente, precio por hora individual, precio por hora
grupal, precio por grupo, pensin a reforzamiento preuniversitario, etc.
Polticas de aperturas de grupos y sus caractersticas, tales como, horas,
temas y profesores que dictaran
Autorizacin de adelantos solicitados por los profesores
Si, la gerencia participa de forma activa en las actividades operativas, ya que existe
una duplicidad de cargo, del administrador que es a la vez profesor.
INSTRUMENTOS DE GESTIN:
83. Se conocen y utilizan instrumentos de gestin?
Se conocen instrumentos de gestin, de forma bsica, por parte del
administrador. Pero estos no se utilizan en la administracin
FINANZAS:
88. Cmo se financia la empresa?
La empresa se financia con capital propio.
El dficit son cubiertos por los ingresos, ocasionando retrasos en el pago de
salarios.
RELACIONES:
92. Qu competidores tiene la empresa?
Competencia Directa:
Competencia Indirecta:
Academia Fleming
Academia Bryce
Academia Freud
Etc.
Profesores independientes: Todos aquellos ofrecen sus servicios de clases
particulares y resolucin de trabajos.
RETROALIMENTACIN:
97. Qu imagen da la empresa hacia afuera?
La imagen que proyecta es de una empresa especializada y que proporciona
servicios de ptima calidad a sus clientes
ORIENTACIN AL CLIENTE:
102. Qu bienes y servicios produce la empresa? Nivel de calidad de los
productos (qu calidad y a qu precio)
AutoCAD
Contabilidad
Cursos preuniversitarios
Dibujo tcnico
Estadstica
Excel
Fsico Qumica
Fsica preuniversitaria y universitaria
Investigacin de Operaciones
Lgica
Matemtica financiera
Matemtica primaria secundaria preuniversitario
Matemtica universitaria (calculo en general)
Qumica
Razonamiento matemtico
Razonamiento Verbal
a) Preparacin preuniversitaria.
b) Dictado de clases.
Clases particulares:
Clases grupales:
Para este caso ya sea curso bsico o de carrera, solo se adicionara 5 soles por
persona. Ejemplo:
Si son 4 personas en total sera: 15 + 5 x 3 = S/. 30.00
La Asociacin Gauss tiene una actitud ms bien reactiva en cuanto a cursos dictados de
manera libre, se implementa segn la necesidad que el cliente manifiesta, incrementar
cursos a la oferta.
Sin embargo tambien hay una actitud previsora en el caso de preparacin
preuniversitaria pues este se planifica y ajusta segun la informacin obtenida del medio:
Fechas de exmenes
Cambio en el prospecto