3.

ELEMENTOS
 Tema 3 documentos fuentes

1. IMPORTANCIA
El documento fuente captura los datos clave de cada transaccin comercial que se
produce.
Incluye los hechos bsicos del movimiento, su fecha, el propsito y su cuanta.
Adems, durante las auditoras los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada
transaccin que se produjo.
La realizacin del documento fuente puede ser propia (es decir, de la empresa que lo
posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo, puede ser una factura que entreg un proveedor a quien se le compr
mercadera o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irn realizando los asientos que
configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crdito para un cliente de devolucin
o la cinta de la caja registradora

DEFINICION
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la
informacin necesaria para el registro contable de una operacin, y tiene la funcin de
comprobar razonablemente la realidad de dicha operacin. Dichos documentos se dividen
en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que
determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que
cumpli con los ordenamientos jurdicos y normativos aplicables. b) Documentos
Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros
contables de la dependencia o entidad.

DOCUMENTOS FUEMTES DE REA DE BIENES O SERVICIOS.

Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucinde
los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin yregistro
de lapropiedadinmueble del Estado, administrados por los organismospblicos.

Documentos Fuentes:

Orden de Compra-Gua de Internamiento.-

Es un documento que se encargade comprar bienes a sus proveedores y
va acompaado de su factura.
Orden de Servicio.-
es un documento fuente que ordena el pago de losservicios.

Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).-

es un documento que seencarga de dar salida del almacn.

Inventario Fsico.-
Se da el nombre de inventario de mercanca a laverificacin o confirmacin de la
existencia de los materialeso
bienes
patrimoniales de
la empresa
. En realidad, el inventario esuna
estadstica fsica
o conteo de los materiales existentes, para confrontarla conla existencia
anotadas en los ficheros de existencias o enel
banco
de
 datos
sobre materiales.

Existencias Valoradas de Almacn.-

son tarjetas que sirven para controlarlos ingresos y salidas de mercadera promediando
su valor.

Control Visible de Almacn.-

son tarjetas que van a controlar las entradas ysalidas de los bienes, las tarjetas se
colocan junto con los bienes.

Documentos Contables:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de Entrada al Almacn
Otros

FUNCIONES
Supervisar e implementar el procedimiento de suministro de bienes, insumos yservicios
requeridos por dichas empresas.

Solicitar y gestionar todas las acciones necesarias para la adquisicin

ycontratacin de servicios, as como los bienes de uso recurrente a la DireccinGeneral
de Proveedura.

Elaborar y actualizar el registro de proveedores de bienes y servicios.

Administrar, Supervisar, controlar y verificar la recepcin de bienes de activofi

jo, as como la salida del almacn de los mismos, con el fin de establecer

AREA DE TESORERIA
mecanismos para identificar los resguardos de dichos bienes, de acuerdo a
lasnormas que establece la Direccin General del Patrimonio Universitario.

Supervisar y controlar los bienes inventariables, los bienes no capitalizables

atravs del registro de altas y bajas y transferencias, de acuerdo a las normas
ydisposiciones emitidas por la Direccin General del Patrimonio Universitario.

Elaborar anualmente un plan de trabajo e informe de labores y presentarlos

ala Secretaria Administrativa.

Colaborar con la Secretara Administrativa en la realizacin del anteproyecto

depresupuesto de las entidades.

Supervisar la aplicacin de las polticas y procedimientos generales

quenormen el funcionamiento del departamento.
Realizar todas aquellas funciones afines a las sealadas que
seanencomendadas por la Secretara Administrativa.

CARACTERSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS:

El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el rea, definiendo

lacantidad y caractersticas de los bienes, servicios obras que se van
aadquirir, las que debern contar obligatoriamente con las
especificacionestcnicas respectivas.

No se deber consignar marcas o similares caractersticas.

El Valor Referencial no podr ser superior a los valores de mercado.

ADQUISICIONES:

Recepcin de Solicitudes Internas de Compra

Cotizacin de mobiliario, equipo, materiales e insumos solicitados

porprocedimiento de compra directa

Mantener comunicacin directa con el usuario para aclaraciones en torno

aespecificaciones y caractersticas tcnicas de los insumos y
materialessolicitados

Elaboracin de cuadros comparativos de las adquisiciones como lo marca

lanormatividad institucional de forma eficiente, buscando determinar
laadquisicin al mejor costo y tiempo de respuesta

Realizar anlisis de costos y disposicin de recursos

Realizar los compromisos de compra

ALMACENES:

Informar al usuario del tiempo de entrega para salida de materiales de almacn

Registrar y controlar los insumos, materiales, mobiliario y equipo que

transitaen el rea de almacn

Establecer el programa de abastecimiento de materiales de uso

recurrente(papelera, artculos de oficina, materiales de limpieza) material
esencial con elque se debe contar para el ptimo y primordial desempeo de las
labores de laentidad

Establecer el programa de abastecimiento de material elemental para el

trabajoque la entidad pueda necesitar

Registrar y controlar la entrega de materiales al usuario solicitante

INVENTARIOS:

Dar seguimiento oportuno a las transferencias internas del mobiliario y

equipodentro de la interaccin de reas.

Registro oportuno ante la Direccin General del mobiliario y equipo para laliberacin del
trmite de pago

Gestin y verificacin de bajas de mobiliario y equipo por desuso o

destruccinpara el envo al Almacn General de Bajas Patrimoniales

Elaboracin y registro de resguardos internos de mobiliario y equipo

asignadoen las distintas reas que conforman esta Dependencia

Establecer el programa de verificacin de mobiliario y equipo de la ENAPmediante

levantamiento de inventario fsico al menos una vez al ao
TEMA 4 : CLASIFICADORES DE INGRESOS Y GASTOS

Gastos
A cualquier empresa industrial, comercial o de prestacin de servicios para fun cionar
normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de
obra, energa elctrica, telfono, etc.

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestacin real del exterior, es decir,
cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. As, incurre en un gasto cuando disfruta
de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro elctrico para mantener
operativas sus instalaciones, etc.

El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago
de stos se produce en la fecha en la que sale dinero de tesorera para remunerarlos. Por
ello, es sumamente importante distinguir los conceptos de gasto y de pago. Se incurre en
un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efecta el pago del mismo en la fecha convenida,
en el instante en que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el
aplazamiento del pago es una prctica bastante extendida en el mundo empresarial.

Por lo tanto, la realizacin de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una
disminucin del patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestacin real, que
generalmente no integra su patrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su tesorera o
contrayendo una obligacin de pago, que integrar el pasivo.

EJEMPLO 2

La empresa del ejemplo anterior paga el recibo de la luz, que asciende a 1.000 u.m.
Tambin acude a una asesora laboral para resolver ciertas cuestiones relativas a sus
empleados; el importe de estos servicios se eleva a 750 u.m., que pagar ms
adelante.

Se pide:

Explicar los efectos de estos hechos en su patrimonio.

El activo de la empresa disminuye por el pago realizado. Por lo tanto:

Activo = 150.000 1.000 = 149.000 u.m.

 El pasivo aumenta por la obligacin de pago contrada con la asesora laboral.
Entonces:

Pasivo = 0 + 750 = 750 u.m.

El patrimonio pasa a ser:

Neto = Activo Pasivo

149.000 750 = 148.250 u.m.

De otra parte, los gastos contribuyen a determinar el resultado empresarial del

ejercicio.

Ingresos
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior. A cambio
de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que har efectivos en las
fechas estipuladas.

Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se

debe a nuevas aportaciones de los socios.

Las aportaciones de los propietarios en ningn caso suponen un ingreso, aunque s un

incremento patrimonial. Los socios las realizan con la finalidad de cubrir prdidas de
ejercicios anteriores o de engrosar los recursos con los que cuenta la empresa con el objeto
de financiar nuevas inversiones o expansionarse.

Es importante distinguir los ingresos de los cobros. As, por ejemplo, si una empresa
dedicada a la compraventa de electrodomsticos vende uno de stos por 1.000 u.m. y
acuerda con el comprador que ste lo har efectivo a partes iguales en el momento de la
venta y 30 das despus, en la fecha de la venta, se produce un ingreso de 1.000 u.m. y un
cobro de 500 u.m. El importe restante no se har efectivo hasta dentro de 30 das, ser en
esa fecha cuando se produzca otro cobro de 500 u.m.

Si es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los cobros, no es
menos relevante distinguir los gastos de las prdidas y los ingresos de los beneficios. Ha
 de quedar claro que prdidas y beneficios se determinan en funcin de los ingresos y gastos
producidos en un perodo de tiempo determinado.

Clasificadores de Ingresos y Gastos

Son instrumentos normativos que permiten la agrupacin o estructuracin de los ingresos y gastos de acuerdo
presentar todo los aspectos posibles de las transacciones gubernamentales, generando informacin que se a
los funcionarios de gobierno, anlisis econmico, organismos internacionales y pblico en general. La
presupuesto tiene por objetivo determinar el origen de los ingresos y los motivos del destino de stos. La clas
como ingresos presupuestarios toda transaccin gubernamental que implica la utilizacin de un medio de f
presupuestarios toda transaccin que implica una aplicacin financiera o un uso de fondos.

La clasificacin econmica del presupuesto tiene por objetivo determinar el origen de los ingresos y los motivos del d
econmica considera como ingresos presupuestarios toda transaccin gubernamental que implica la utilizacin de un m
gastos presupuestarios toda transaccin que implica una aplicacin financiera o un uso de fondos.

Su estructura est constituida de la siguiente manera:

a) Existe un clasificador nico para identificar las partidas del ingreso y los gastos, denominado Tipo de Trans
1. Ingresos Presupuestarios
2. Gastos Presupuestarios
b) Cada Tipo de Transaccin est dividido en tres Niveles: Genrica, Subgenrica y Especfica
c) La estructura est compuesto por 6 campos.
Tipo Transaccin Generica SubGenerica SubGenerica Especfica
1 digito 1 digito 2 digitos 2 digitos 2 digitos
Nivel 1 Nivel 2 NIvel 1

Clasificador de Fuentes de Financiamiento

Segn el numeral 2 del artculo 11 de la Ley N 28411, las fuentes de Financiamiento agrupan los fondos p
los recursos que lo conforman. Las Fuentes de Financiamiento se establecen en la Ley de Equilibrio del Pres

Clasificador Funcional Programtico

La Sptima Disposicin Transitoria de la Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo dispone que m
aprobar el Clasificador Funcional, la misma que se concretiz a travs del Decreto Supremo N 068-2008-
La homogenizacin y sistematizacin de la informacin con fines estadsticos, as como el estudio y anlisis
se distingue el Clasificador Funcional y el Clasificador Programtico. Segn la Sexta Disposicin Fin
modificaciones al Clasificador Funcional Programtico se aprueban mediante Resolucin Directoral por part
Presupuesto Pblico.

a) Clasificador Funcional.- Este clasificador facilita el anlisis de las tendencias del gasto pblico respecto a
Estado. Este clasificador tiene carcter fijo y propsitos comparativos a nivel internacional
b) Clasificador Programtico.- Permite el seguimiento y evaluacin de las polticas y estrategias que define el
de los objetivos y metas de los presupuestos anuales del sector pblico.
Categoras de Gasto

Segn el artculo 3 de la Resolucin Directoral N 003-2009-EF/76.01, se define:

Gasto Corriente
Todos los gastos destinados al mantenimiento u operacin de los Servicios que presta el Estado; estando com
las siguientes partidas: 2.1 Personal y Obligaciones Sociales, 2.2 Pensiones y Otras Prestaciones Socia
2.4.1 Donaciones y Transferencias Corrientes, 2.5.1 Subsidios, 2.5.2.1 Transferencias Corrientes a Inst
2.5.3 Subvenciones a Personas Naturales, 2.5.4 Pago de Impuestos, Derechos Administrativos y Multas Gu
de Sentencias Judiciales, Laudos Arbitrales y Similares.
Gasto de Capital
Todos los gastos destinados al aumento de la produccin o al incremento inmediato o futuro del pat
comprendidas en dicho concepto las siguientes partidas: 2.4.2 Donaciones y Transferencias de Capital, 2.5
a Instituciones sin Fines de Lucro, 2.6 Adquisicin de Activos no Financieros y 2.7 Adquisicin de Activos
Servicio de la Deuda
Todos los gastos destinados al cumplimiento de las obligaciones originadas por la deuda pblica, sea
comprendidas en dicho concepto la partida 2.8 Servicio de la Deuda Pblica.