La escritura y el archivo: hermanos de nacimiento

Desde que la humanidad dio los primeros pasos hacia la invencin de la escritura,
el manejo de la informacin cambio radicalmente; siguiendo esta idea, la historia
archivstica es posible situarla en el mismo punto del origen que la escritura. Es
muy probable que el nivel de vida actual sin inventos, decrecera
considerablemente, pues han sido los inventos pequeos los que han
revolucionado la manera en que la humanidad percibe al mundo, haciendo su
habitar por la tierra ms fcil con un poco de ingenio.

Debido a esto, cosas tan sencillas como la invencin de la rueda, el fuego, la

agricultura, la electricidad y an ms la escritura sin duda uno de los inventos
ms trascendentales de la historia de la humanidad, ya que, con la escritura se
hizo posible la comunicacin a distancia, tanto en el espacio como en el tiempo,
herramienta adems que hizo ms fcil la transmisin de conocimiento y por ende
la expansin del mismo. Ahora bien, la escritura surgi en muchas culturas
diferentes y en numerosos lugares de todo el mundo antiguo. No fue la creacin
de un slo pueblo. Sin embargo, se atribuye a los sumerios de la antigua
Mesopotamia (actualmente Irak) hace 6000 aos entre el 4000 a.C y el 3500 a.C.
la invencin de la escritura.

Esta escritura que desarrollaron los sumerios es conocida como cuneiforme pues
utilizaban tablas de arcillas y una cua (bsicamente un pedazo de madera con
forma curva y en punta) para realizar sus escritos. Un dato curioso es que: debido
a la dificultad de dibujar curvas sobre tablas de arcilla la mayora de las primeras
palabras escritas tienen una forma recta y los escritos de estas tablas son
imgenes sencillas o pictogramas que representan un objeto o una idea.

La invencin de la escritura fue revolucionario para la comunicacin humana, que

el conocimiento o historias de entretenimiento ya no dependieran ms de la
memoria de alguien y estas podan perdurar en el tiempo sin cambios pues sola
suceder que con la tradicin oral la informacin y la mayora de las historias
sufran cambios considerables.
Los primeros cdigos de escritura aparecieron entre el V y IV a.C. en Egipto, en
sus templos; en Roma y Grecia principalmente para realizar testamentos en
madera o mrmol y finalmente Mesopotamia con la escritura cuneiforme sobre
arcilla. Parece que la escritura naci con fines prcticos: llevar las cuentas,
registrar el nmero de objetos que se encontraban bajo el poder de cierto seor,
entre otros fines administrativos. En Mesopotamia la escritura, permiti mantener
registros de las transacciones comerciales o dejar constancia de procedimientos.
Tambin hay textos que sirvieron de "cartillas" para la educacin de los escribas
en el futuro.

Eventualmente en entre el siglo X||-X|V se bosquejo el inicio de la gestin

documental con el archivo exclusivo de la corona o de la realeza del mismo modo
los primeros pinos de la seguridad archivstica que se impona al archivo real,
pues la informacin era principalmente de tipo financiero. Asimismo, en el siglo
XV- XV| Carlos | monarca de Espaa fue pionero archivstico, para despus en el
siglo X|X con la revolucin francesa los documentos toman relevancia pues con
estos los estatus y leyes perduraran en el tiempo y con la gestin documental de
los mismos mejorara la eficiencia y estaran protegidos de cambios,
falsificaciones, y dems. Siguiendo con lo anterior, el concepto de archivo fue
construido como el conjunto de documentos los cuales tambin pueden ser
definidos como testimonio para trmites. Cuyas caractersticas son: La informacin
almacenada es imborrable mientras se cumplan con los parmetros de seguridad,
un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos y
posee gran capacidad de almacenamiento.

La clasificacin de los archivos est distribuida de la siguiente manera: segn su

naturaleza, su ciclo de vida, su uso y su organizacin. La primera categora esta
disea desde la naturaleza de los documentos que este contenga: El archivo
pblico es todo documento que pertenece a entidades del estado; el archivo
privado es aquel que pertenece a personas naturales o jurdicas; mientras que el
archivo privado de inters pblico consiste en archivos histricos o polticos de
valor cultural o investigativo que pueden ser consultados por la comunidad
interesada. De igual importancia, estn los archivos segn su ciclo de vida y se
divide en tres subcategoras: archivo de gestin, central e histrico.
Respectivamente las diferencias radican en la frecuencia de consulta en el
promedio a cada subcategora. El archivo de gestin tiene alta consulta y rota por
la mayora de reas administrativas de la entidad, en el archivo central se
encuentra archivos que aunque siguen en vigencia, pero, no se consultan con la
misma frecuencia y se transfieren continuamente a diferentes dependencias; el
archivo histrico por su parte es un tipo de archivo central pero en conservacin
permanente.

Del mismo modo las clases de archivo segn su uso son tres: activo, semiactivo,
inactivo. El archivo activo es el que sigue en proceso de tramitacin, puede ser de
la fecha actual o de aos anteriores como historias laborales o resoluciones. Los
archivos semiactivos son aquellos de consulta menor y vara su periodo de
conservacin. Por otro lado, el inactivo tiene durabilidad perpetua y puede ser de
tipo legal, fiscal, comercial o histrico

Por ltimo, en las clases de archivo se encuentra: segn su organizacin es la

siguiente archivo centralizado consiste en que una dependencia controla toda la
documentacin; el archivo descentralizado como su nombre lo indica es contrario
al anterior cada dependencia puede emplearlo y por ende es independiente a todo
proceso archivstico pues est en todas las dependencia de la organizacin; el
archivo descentralizado con control descentralizado consiste en que cada
dependencia lleva la documentacin y el jefe del rea es el responsable por los
documentos y el archivo descentralizado con control centralizado es aquel que se
controla desde el archivo central, pero, se maneja descentralizado de acuerdo a
las necesidades de cada dependencia.

Por ltimo, la categorizacin de los archivos se aplica a los archivos que se

clasifiquen segn el orden territorial en que se les administra, condicionados por
ley como lo especfica el Archivos General de la Nacin en el Artculo 7 de la ley
General de Archivos de Colombia. Se distribuyen como Archivo General de la
Nacin, se maneja de acuerdo a la pertinencia publica de cada una de las
entidades se encuentra Archivo general del departamento, municipio y distrito. De
Territorialidad se encuentra regido por el Artculo 8 de la Ley General de Archivos
en Colombia se clasifican como: archivos de entidades de orden nacional,
departamental, distrital, metropolitano, municipal, local, archivos de las nuevas
estadidades territoriales que se creen por ley, archivo de los territorios indgenas
que se crearn cuando la ley los desarrolle. Y de la Organizacin el Estado, segn
el artculo 9 de la Ley General de Archivos en Colombia, se clasifican en: archivos
de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, archivos de los organismos de control,
archivos de los organismos autnomos.

Para concluir, Cul es el uso actual de la gestin documental? o por qu s

importante? El Sistema de Gestin Documental permite la recuperacin de los
documentos, no obstante, si estos estn en formato digital o fsicos y ayuda a su
posterior conservacin. Del mismo modo, facilita la distribucin al digitalizarlos
pues se tiene acceso a las mltiples plataformas para compartir informacin y
guardarla. Asimismo, se puede digitalizar el tiempo de vida de documentos que se
desechan rpido como un recibo de modo que pueda disponerse del mismo sin
ningn riesgo y haya pocos documentos que sean importantes y estn siempre
accesibles, de modo que se ahorre tiempo al encontrar la documentacin rpido y
se eviten re-procesos donde se gaste tiempo y energa de los colaboradores,
dinero en papel, impresiones, carpetas, entre otros gastos necesarios, por lo tanto,
la gestin documental puede verse como una estrategia corporativa para ayudar a
la gestin administrativa a ser ms eficiente.