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Autores :
Cossi, Roberto Cangellar - Hexacta do Brasil
Av. Dr. Cardoso de Melo, 1470 cj.808 - 04548-004 So Paulo SP Brasil
rcossi@hexacta.com.br
Ferreira, Antonio Geraldo Gomes PMP - EDS do Brasil Ltda
Av. Goias, 3353 09550-051 - So Caetano do Sul SP Brasil
geraldo.ferreira@eds.com
Sumrio
Summary
This work intends to help project managers who need to lead projects involving a
methodology base on the PMBoK and Six Sigma. In this context, we present the
potential synergy among the two methodologies and the path to coordinate their joint
employment. Initially the Six Sigma methodology is shortly introduced, in particular
the DFSS variation (Design for Six Sigma). The complementary aspects are presented
beginning with PMBoK processes and adding DFSS elements. We also analyze the
divergences among the methodologies, demonstrating the way to bring them together
based on the analysis of the basic concepts that drive each of them. The benefits reached
apply both to companies, which adopt PMBoK concepts and add Six Sigma and to
companies that follow the opposite direction. We present a short case as an example of
such combination.
Este artigo pretende colocar em discusso o potencial sinrgico existente entre duas
metodologias e a forma de coordenao de sua aplicao conjunta. Embora tenham foco
e propsitos diferentes, existem vrios pontos de contato importantes entre elas, o que
leva a um grande potencial de complementaridade. Os benefcios desta combinao
valem tanto para empresas que adotam o PMBoK e incorporem o Six Sigma como
para empresas que sigam o caminho oposto, isto , tenham implantado o Six Sigma e
planejem incorporar as disciplinas do PMBoK .
Control Measure
Improve Analyze
MODELO DMAIC
O objetivo bsico das trs primeiras fases do modelo DMAIC (Design, Mesure e
Analyze) a compreenso mais completa e profunda possvel do problema apresentado,
dos processos que o influenciam, e principalmente das necessidades ou requerimentos
dos usurios antes do incio de qualquer implementao de soluo. Muito embora, o
Seis Sigma lance mo de um arsenal de ferramentas de anlises quantitativas e
qualitativas, o diferencial mais notvel em relao a outras metodologias e abordagens
justamente a valorizao deste trabalho inicial de compreenso/definio do problema
com o foco principal no cliente.
Alm dos projetos de melhoria, uma outra vertente o DFSS Design for Six Sigma.
As diferenas em relao s fases do DMAIC esto no Measure, quando o principal
objetivo obter a voz do cliente e traduzi-la em requerimentos, no Improve, que se
torna o desenvolvimento do projeto, e no Control, que se traduz em uma fase de
verificao. As fases neste caso so descritas pelo mnemnico DMADV. Na realidade,
como grande parte dos projetos se destina a criar algo novo, mesmo que seja um
aperfeioamento de um produto ou servio, esta a vertente onde as duas metodologias
apresentam maior convergncia. A figura abaixo ilustra a metodologia DFSS.
MODELO DFSS
Definio
Medio
Anlise
Verificao
Um ltimo aspecto a ressaltar que, como uma metodologia que busca a melhoria da
qualidade do resultado de processos, o Six Sigma pode tambm ser utilizado como uma
forma de aumentar o desempenho do prprio macro processo de realizao de projetos.
Esta sem dvida uma aplicao importante, que pode ser utilizada, por exemplo, para
auxiliar e conduzir o esforo de progresso de nveis dentro do CMM, no entanto, este
artigo ir se focar na explorao da complementaridade entre as duas metodologias. De
qualquer forma, importante entender e ter em mente a diferena de conceito entre
estas duas possibilidades de aplicao do Six Sigma na realizao de projetos.
A. Gerenciamento de Escopo
Cabe lembrar inicialmente que quando o PMBoK fala em escopo, esto includos na
definio do termo tanto as caractersticas do produto ou servio que resultam de um
projeto, quanto as atividades previstas para a obteno deste resultado. O DFSS deixa
bastante claro que quando o escopo definido inicialmente, as caractersticas do
produto final ainda esto especificadas apenas em alto nvel. Por exemplo, pode-se
saber que o objetivo produzir um motor mais econmico e menos poluente, mas ainda
no se sabe exatamente o que o cliente, ou o segmento de clientes a ser eleito como
prioritrio ir entender como econmico e menos poluente.
Muitas das ferramentas previstas pelo PMBoK podem ser utilizadas para o Controle
de Qualidade, em especial fluxogramas, Diagrama de Pareto e Diagrama de Causa e
Efeito (espinha de peixe), bem como os diagramas de controle, onde o conceito do
sigma fica mais evidente.
Para analisar possveis divergncias entre as duas metodologias, vamos inverter agora o
ponto de vista, ou seja, vamos considerar que uma empresa que j executa o Seis Sigma
deseje incorporar a metodologia recomendada pelo PMI.
Como em qualquer tipo de projeto, os que seguem o DFSS no esto isentos de reviso
de seu planejamento. Isso quer dizer que, se as demandas dos clientes (que podem
inclusive clientes internos) forem substancialmente diferentes do que se esperava, todo
o planejamento, e at a definio de conceito do projeto tem que ser revista. Existe
mesmo a possibilidade de que se conclua pela inviabilidade aps essa reviso. Por que
ento no seguir simplesmente o fluxo sugerido pelo PMBoK , cuja ordem de
atividades reduziria essa chance de alteraes mais profundas?
Para responder essa questo, temos que voltar ao conceito do Seis Sigma, no tanto
quanto qualidade, mas quanto sua orientao ao cliente. Essa orientao de tal
forma acentuada, que a fase de Medio assume um trabalho relativamente extenso, e
sua durao incompatvel com as tarefas que se supe executar antes do planejamento,
da a inverso da ordem. Se tempo no fosse um problema, poderamos dizer que a
metodologia defendida pelo PMI mais coerente e lgica neste aspecto.
V. Exemplo de Aplicao
Esta empresa, seguindo sua estatgia, recentemente havia realizado uma terceirizao de
toda a sua infra-estrutura de Tecnologia de Informao e de desenvolvimento na rea.
Fase de Fase de
Requerimentos Requerimentos Desenho Desenho
da Infra-estrutura - do Servio - DFSS DFSS
Next Generation Next Generation
Desenvolvimento Desenvolvimento
do Sistem do Sistem
Requerimentos
do Sistema -
Next Generation Desenvolvimento Fase de
do Projeto de Testes
Servio
Levantamento e
Avaliao
Fase de
Anlise -
Desenvolvimento do DFSS
Projeto Bsico
Fase de
Desenho
DFSS
Infra-estrutura Sistema - SW
Preparao do
Servio
Servio
Fase de Processo
Anlise - Interno de
DFSS Desenvolvimento do
Projeto Bsico
De fato, como se viu mais tarde, a configurao das estaes foi bastante problemtica
(e a este propsito, a estabilidade acabou se revelando um dos CTQs mais importantes),
mas o atraso introduzido no lanamento por este fator foi mnimo, j que as devidas
precaues haviam sido tomadas. Quanto ao sistema de faturamento, a deciso final
recaiu sobre um sistema mais simples e de menor custo do que havia sido imaginado a
princpio, j que os requerimentos do cliente final quanto aos servios prestados no
demandavam a complexidade de faturamento prevista inicialmente. Finalmente, o
servio entrou em operao com os indicadores de processo sob controle conforme os
CTQs levantados.
Se por um lado a incorporao da metodologia Seis Sigma quela definida pelo PMBoK
no requer de um PMP conhecimentos extremamente detalhados sobre Seis Sigma,
tem como premissa um bom entendimento dos conceitos envolvidos. Uma vez
entendidos esses conceitos e suas implicaes, a juno das metodologias quase
imediata, sendo que os pontos mais crticos so o incio do processo de planejamento e
o processo de fechamento. Nesses pontos em particular, o ideal trabalhar em conjunto
com especialistas em Seis Sigma (green belts, no mnimo) para o detalhamento das
atividades, sendo que a partir de ento o gerenciamento pode ser realizado seguindo os
princpios definidos pelo PMBoK .
VII. Bibliografia
Peter S. Pande, Robert P. Neuman and Roland R. Cavanagh, The Six Sigma Way Team
Fieldbook : An Implementation Guide for Process Improvement Teams - McGraw-Hill
2002;
Pyzdek, Thomas Pyzdek, The Six Sigma Handbook : A Complete Guide for Greenbelts,
Blackbelts & Managers at all Levels - McGraw-Hill 2001;