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RESUMO
INTRODUO
Na medida em que gerenciar projetos passa cada vez mais a fazer parte do cotidiano
das organizaes, a necessidade da centralizao e do controle das informaes relativas ao
portflio de projetos gerenciados se torna igualmente necessria. O conceito de Escritrio de
Projetos (EP) ou Project Management Office (PMO) surgiu a partir desta necessidade. Apesar
de no existir uma frmula nica para sua implementao e funcionamento, o Escritrio de
Projetos vem ganhando mais e mais adeptos em diversas empresas em todo mundo.
Este fenmeno se tornou to popular que muito da literatura recente sobre o assunto,
considera o EP como a resposta para vrios dos problemas que afligem as organizaes no
que diz respeito entrega de seus projetos.
A proliferao de Escritrios de Projeto vem acontecendo ao longo dos anos desde o
surgimento da gerncia de projetos como disciplina. Particularmente nos ltimos treze anos,
seu crescimento tem sido exponencial. No entanto, vrias questes passaram a surgir na
mesma razo em que o conceito difundido. Dentre elas:
Estas e outras perguntas surgem inevitavelmente quando uma empresa decide partir
para a iniciativa de montar seu EP. Particularmente no Brasil, onde o conceito ainda recente,
sequer existem ainda informaes suficientes de como esto sendo desenvolvidas estas
estruturas no Pas. Existe uma grande falta de informao em relao prpria definio de
EP em si, e tambm qual a melhor forma de atuao em funo do tipo de organizao.
O ESCRITRIO DE PROJETOS
Uma das formas mais utilizadas para aumentar a maturidade em gerncia de projetos
nos tempos atuais tem sido a formalizao da implantao de Escritrios de Projeto nas
organizaes.
No necessariamente estamos falando somente de um grupo de pessoas que oferece
suporte administrativo a projetos para montagem de cronogramas e oramentos (muito
comum em projetos de engenharia civil e grandes contrataes), mas tambm influindo
diretamente na estratgia da empresa, atravs do monitoramento e controle do portflio de
projetos (RAD, 2002). Esta tendncia deve continuar, na medida em que projetos passam a
ser um modo de vida, e mais organizaes migram em direo a esta filosofia.
Estamos observando uma grande revoluo nas prticas de gerncia de projetos nas
ltimas dcadas. A disciplina foi crescendo e ganhando corpo na medida em que a
necessidade e as exigncias do mercado demandavam. Parte-se de um estado quase que
emprico e catico de gesto de projetos para um momento de progresso visvel em direo ao
profissionalismo e ao uso de mtodos e tcnicas de gerenciamento cada vez mais apuradas.
A literatura aponta tambm para uma grande diversidade de modelos e posies onde
o Escritrio pode ser alocado dentro da empresa, dependendo de seu nvel de maturidade, de
sua estrutura organizacional, seu tamanho e tipo de negcio. possvel apontar o EP como
um elo entre a alta administrao e os demais nveis tticos e operacionais da empresa, onde
na verdade so empreendidos os projetos.
Quanto implementao do EP, a maioria dos autores parece concordar que de uma
forma geral ela deve acontecer de maneira progressiva, mas ao mesmo tempo ser considerada
e ser conduzida como um projeto para a organizao. Como pela prpria definio todo
projeto nico, no existe tambm um formato nico de EP. Curiosamente, as atribuies do
Escritrio podem ser atualizadas na medida em que se verifique que o nvel de maturidade da
empresa tambm esteja crescendo.
Mas o prprio EP parece ser tambm uma das partes fundamentais na engrenagem
deste aumento de maturidade. Isso faz com que o desenvolvimento do EP se torne algo
recursivo dentro do processo de melhoria contnua da organizao para atingir um estgio
mais alto de maturidade, independente do modelo adotado.
Para tanto, foram elencadas listas de distribuio e instituies que estariam de alguma
forma ligadas ao tema, e/ou que os pesquisadores tivessem amplo acesso seja atravs de sua
formao profissional na rea de consultoria em gerncia de projetos ou por sua atuao
acadmica.
Foi enviado um e-mail explicativo para cada uma destas listas, pedindo a participao
na pesquisa (na verdade trs e-mails em pocas diferentes: na convocao, um ms depois
como lembrana e um dia antes do encerramento do prazo de resposta) e foram dados dois
meses para obteno das respostas. Foi tambm tomado o devido cuidado de contactar o
representante e/ou presidente de cada instituio ou grupo, de forma a pedir autorizao
prvia para a realizao da pesquisa. As listas utilizadas podem ser observadas a seguir:
Foi totalizada uma amostra total de 2.567 pessoas, incluindo todas as listas acima, e
tambm demais profissionais como consultores de mercado e professores na rea de gerncia
de projetos que atuam em todo o Brasil e que so de alguma forma pertencentes ao crculo
profissional dos pesquisadores.
a) Perfil das empresas com EP instalado: aqui foi tirado um extrato de todas as
respostas relativas ao perfil, visando os objetivos finais da pesquisa, que eram
de conhecer especificamente as caractersticas dos Escritrios de Projeto
atuantes no Brasil.
Outro ponto a ser mencionado que empresas preocupadas com certificaes do tipo
ISO9000, tambm so a maioria das que possuem EP implementado. No foi possvel fazer
uma correlao direta, mas uma possvel deduo seria de que as organizaes que trabalham
orientadas qualidade e com controle rgido de seus processos, tambm tendem a ter sua
montagem de Escritrios facilitada.
Uma das principais questes associadas ao perfil dos Escritrios de Projetos no Brasil
era quanto a sua estrutura e tempo de implementao. A concluso a que se chega que a
maioria esmagadora das empresas aposta em uma estrutura interna para conduo do EP. Isso
aponta para um certo conservadorismo, uma vez que apenas uma empresa pesquisada trabalha
com EP do tipo virtual.
Os estudos realizados tambm nos fazem acreditar que os Escritrios de Projeto esto
se proliferando nas organizaes Brasileiras acoplados em diretorias ou gerncias especficas.
Quanto ao patrocnio da iniciativa, a concluso de que o incentivo para a
implantao do EP no s tem vindo da alta administrao, como tambm de que o grau de
envolvimento do corpo executivo grande. E quando isso acontece, at a resistncia para
implementao diminui. O sucesso no garantido, mas o projeto de montagem do EP fica
facilitado, conforme sugerem tambm os autores pesquisados.
Quanto ao perfil dos funcionrios alocados no EP, a pesquisa aponta para uma
valorizao do profissional com experincia prvia e prtica em gerncia de projetos. Baseado
neste resultado e tambm na quantidade de funcionrios alocados integralmente no EP (acima
de dez), possvel concluir que as empresas que esto trabalhando com Escritrios esto de
fato investindo na iniciativa e valorizando a carreira de gerente de projetos.
Apesar deste avano, observa-se que a maioria dos responsveis por Escritrios possui
o cargo de gerente e tem salrio fixo. Isso nos leva a concluir que existe ainda um vasto
campo a ser avanado tanto em termos de posio do Escritrio na empresa, que poderia
almejar uma viso mais prxima da presidncia conforme mencionado por diversos autores,
quanto da forma de remunerao que poderia ser incentivada segundo a performance do
portflio de projetos.
Esta ltima observao tambm pode ser verificada atravs da questo que trata da
quantidade de projetos controlados pelo EP. Em muitas organizaes, no so todos os
projetos que so administrados.
Dependendo do tamanho ou da complexidade do projeto ele passaria ou no para a
lista dos projetos acompanhados pelo Escritrio. Este fato tambm nos leva a concluir que a
estrutura de gerncia de projetos como um todo no se encontra disseminada para toda a
empresa, mas sim para um departamento ou setor especfico. Na viso dos pesquisadores, isto
s colabora para o aumento do nvel de conflitos entre o EP e demais rea da empresa.
Outro dos principais objetivos era entender melhor como medir o sucesso dos
Escritrios de Projetos. A concluso a que se chega que as empresas esto medindo o
sucesso de suas implementaes das mais diversas formas, focando em abordagens tanto
quantitativas, quanto qualitativas. Porm, ainda cedo para averiguar seu sucesso absoluto
em termos de implementao. Conforme a tendncia apontada pela pesquisa, possvel
concluir que existe um paradoxo entre otimismo e ceticismo quanto ao sucesso do Escritrio.
Principalmente no que concerne aos profissionais com mais tempo de gerncia de projetos e
que mais aplicam as prticas sugeridas pelo PMI. Segundo estes, o sucesso do EP ainda
relativo e ser preciso mais tempo para uma resposta definitiva.
Alguns dos resultados mais conclusivos da pesquisa sobre o EP so relativos aos seus
medidores de sucesso. Apesar de resguardados em relao a sua opinio do sucesso como um
todo, a grande maioria dos respondentes foi unnime em declarar que aps a implementao
do Escritrio a lucratividade de projetos melhorou, a quantidade de projetos terminados no
prazo aumentou e os oramentos previstos formam mantidos.
preciso observar tambm que boa parte dos respondentes nem sequer tinha a noo
exata destes medidores antes do Escritrio. Isso sugere um nvel de maturidade muito baixo,
devidamente tratado na pesquisa, e consideravelmente alto na opinio dos pesquisadores, dada
a importncia das medies envolvidas. Na verdade, esta questo paradoxal, uma vez que
uma das razes para implantao do prprio EP justamente a falta de medidores confiveis
em relao ao sucesso do portflio de projetos da organizao.
CONCLUSES
E vrias respostas podem ser obtidas atravs dos resultados da pesquisa realizada. Em
primeiro lugar, at onde se pode concluir, a grande maioria das empresas ainda no tm
claramente desenvolvido o conceito de Escritrio de Projetos. Trata-se de um tema novo
ainda no Brasil. Novo, porm emergente, j que todos os respondentes j tinham ouvido falar
do conceito, atravs das mais diversas fontes.
curioso observarmos que mesmo sem possuir uma estrutura formal do tipo EP
instalada, estas pessoas se dispuseram a responder a pesquisa. Conversando com algumas
delas, at mesmo depois de obter os resultados, possvel chegar concluso de que o tema
de extremo interesse do ponto de vista prtico e acadmico. Sendo ainda mais ousado,
possvel apontar uma certa urea, ou no mnimo uma curiosidade acentuada a respeito do
assunto.
possvel dizer atravs dos resultados da pesquisa, que de fato a implementao
alavanca mudanas positivas na organizao de um modo geral. Os processos, padres e
mtodos de gerncia de projetos adotados apresentam melhoria como um todo aps a
implantao do EP. Mesmo mudanas positivas no nvel tcnico dos gerentes de projeto
podem ser observadas.
Ou seja, de uma maneira geral possvel concluir que houve um aumento na taxa de
sucesso de projetos aps a implantao do EP. Esta concluso vai de encontro pesquisa da
Dra. Da1 mencionada anteriormente e que aponta para um resultado equivalente em linhas
gerais. Sendo assim, possvel concluir um aumento de maturidade em gerncia de projetos
aps a implantao do EP, que leva a uma conseqente melhora nos resultados da empresa
atravs da conduo de seus projetos.
1
Pesquisa de doutorado ainda no publicada, entitulada: The Role Of Project Management Office in Achieving
Project Success. Xiaoyi Dai. George Washington University. 2001. Acesso atravs de e-mail.
possvel observar que, de uma maneira geral, a atuao do Escritrio de Projetos no
Brasil est acontecendo de maneira crescente, porm gradual. Existe uma desinformao
muito grande em relao ao assunto, mas um interesse igualmente proporcional em conhecer
mais sobre o tema. Baseado no nmero de Escritrios existentes hoje no Brasil tambm
possvel supor uma tendncia de crescimento no nmero de implementaes de Escritrios
nos prximos anos.
Segundo a viso dos pesquisadores e de acordo com os dados sugeridos pela pesquisa,
a atuao do Escritrio de Projetos ainda acontece de maneira muito reativa em relao aos
projetos, programas e portflio da empresa. Muito mais do ponto de vista de controle do que
de administrao propriamente dita.
Em outras palavras, aquela abordagem mais estratgica e pr-ativa sugerida por alguns
autores ainda no se verifica na prtica, devendo levar ainda um tempo para que isso
acontea. Esta deve ser a evoluo natural, uma vez que comprovadamente as empresas
brasileiras comeam a obter resultados atravs do Escritrio. Assim como na evoluo dos
processos ligados qualidade, tambm se espera uma evoluo das funes do Escritrio ao
longo do tempo, com maior nfase particularmente no suporte as atividades estratgicas.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BARCAUI, Andr. Project Management Office: A Better Life for the Organization (and
for the Project Managers too !). Project Management Institute Annual Seminars &
Symposium, Nashville, EUA. Novembro, 2000.
FRAME, Davidson & BLOCK, Thomas. The Project Office. New York: Crisp Publications
Inc., 1998.
IBBS, William & REGINATO, Justin. Quantifying the Value of Project Management.
Newton Square: Project Management Institute, 2002.
KENDALL, Gerald; ROLLINS, Steven. Advanced Project Portfolio Management and the
PMO: multiplying ROI at warp speed. Boca Raton: J.Ross Publising Inc., 2003.
4%
4%
4% 18%
4% 10%
16%
41%
43%
Engenharia Telecomunicaes
Tecnologia da Informao Energia
Finanas Governo
Pesquisa Servios
Manufatura Educao
Outros Qumica
Consultoria Siderurgia
Seguro
Tipo de empresa
6%
29%
65%
41%
27%
20%
de 10 a 50 de 51 a 100
de 101 a 500 mais de 500
24%
49%
27%
66%
Projetos internos (para ajustes de processos e melhorias pontuais)
Projetos externos (para manuteno e aumento de mercado)
Projetos de pesquisa e desenvolvimento
No existe uma maioria predominante
Conhecimento do PMI e as prticas
contidas no PMBOK
42%
13%
45%
48%
45%
41%
3%
17%
3%
3% 17% 9%
3%
26%
44%
72%
4%
50%
16%
Patrocinador da iniciativa
4%
13%
44%
39%
54%
20%
13% 17%
13%
Apoio de consultoria externa e projeto piloto.
Apoio de consultoria externa, mas sem projeto piloto.
Sem apoio de consultoria externa, mas com projeto piloto.
Sem apoio de consultoria externa e nem de projeto piloto.
Desconheo.
3%
5% 9%
2%
38%
No entendimento da funo/papel do Escritrio.
Falta de comunicao eficiente.
Falta de apoio executivo.
Falta de apoio dos gerentes de projeto.
Falta de profissionais com competncia para cargo.
Cultura resistente da empresa.
Outros.
Nmero de funcionrios alocados
integralmente no Escritrio de Projetos
4%
13%
35%
23%
25%
0 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Mais de 10
18%
57%
7% 9%
9%
22%
53%
82% 4%
Salrio fixo
Salrio Varivel em funo da performance de projetos
Salrio Varivel em funo de outros fatores
Outro
6%
22% 20%
20%
28%
Projetos com problemas ou com insatisfao de cliente
Projetos de longo prazo
Projetos de valor elevado
Projetos complexos ou de inovao
Outros
Funes oferecidas pelo Escritrio de
Projetos
2% 4% 1% 8%
4% 3% 8%
4%
3% 6%
4% 4%
6% 5%
4% 4%
4% 5%
4% 3% 6% 5%
9%
64%
19%
7% 1%
Microsoft Project
Primavera
Sistema proprietrio desenvolvido na prpria empresa
Sistema desenvolvido por consultoria externa
Outros
35%
52%
10%
14%
28%
Alocao de Recursos
Go / No Go de propostas e contratos
Uso da metodologia e processos de gerenciamento
Falta de autoridade do Escritrio
Carga de Trabalho
Outros
MTRICAS DO EP
6%
10%
7%
14% 3%
8%
15%
41% 38%
Sucesso absoluto
Sucesso relativo
Ainda est se acertando
Fracasso total
cedo ainda para avaliar o sucesso da implementao
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo lucratividade de projetos
29%
49%
2%
20%
24%
62%
4%
53%
27%
43%
39%
:
Mudanas ocorridas aps implementao
do Escritrio, segundo grau de satisfao
de clientes
21%
2%
60% 17%
51%
4%
16%
:
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo grau de satisfao da alta
diretoria da empresa
22%
2%
6%
70%
:
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo grau de monitoramento
do progresso dos projetos
6%
88% 6%
70%
15%
2%
31%
54%
24%
2%
35%
66%
18%
52%
29%
18% 18%
24%
Patrocnio executivo
Infra-estrutura, facilidades, hardware e software dedicados
Papeis e responsabilidades bem definidas
Alinhamento com objetivos corporativos
Competncia da equipe alocada
Outros