MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

DIRECCION DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

SUBPROCESO PLANIFICACION
SISTEMA COMUN DE INFORMACION

MANUAL DEL MANEJO, ARCHIVO DE LAS

HISTORIAS CLINICAS

Octubre 2007

1
 AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD
PUBLICA
Dr Guillermo Wagner Cevallos
Dr. Javier Carrillo Ubidia
Dr. Jos Avils Meja
Dra. Marcia Brito Montero
PARTICIPANTES
Dra. Marcia Brito
Dra. Judith Cazares G.
Dmg. Renata Jara Novillo
Sr. Eduardo Bueno
Sr. Edwin Palacios
Sr. Juan Cobo
Eco. Aurelio Balarezo
C.P.A. Elena Parra
Dr. Miguel Peafiel
Eco. Francisco Calle
Srta. Mercedes Aguirre
Sr. Edgar Pesantez
Sr. Jos Recalde S.
Ing. Oswaldo Coba
Eco. Piedad Hinojosa
Lcda. Narcisa Gmez
Sr..Salomn Campos
Sra. Irlanda Villacs
Lcda.Lidia de Alvaro
Sra. Norma Garca
Srta. Lourdes Alczar
Dra. Myriam Meja F.
Ministro de Salud Pblica
Subsecretario General de Salud
Director General de Salud
Directora de Aseguramiento de la Calidad
Directora de Aseguramiento de la Calidad
Coordinadora de Planificacin
Lder Sistema Comn de Informacin (E)
Sistema Comn de Informacin
Sistema Comn de Informacin
Sistema Comn de Informacin
Lder Estadstica Azuay
Direccin Provincial de Salud Azuay
Hospital Vicente Corral Moscoso
Hospital Gualaceo
Lder Estadstica Chimborazo
Lder Estadstica Caar
Lder Estadstica Guayas
Hospital Guayaquil
Lder Estadstica Imbabura
Lder Estadstica Morona Santiago
Lder Estadstica Pastaza
Lder Estadstica Pichincha
Lder Hospital Eugenio Espejo
Lder Hospital Baca Ortz
Lder Hospital Pablo Arturo Surez
Lder Estadstica Tungurahua
2
 MANUAL DEL MANEJO, ARCHIVO DE LAS HISTORIAS
CLNICAS

CAPITULO I
CONSERVACION DE LA HISTORIA CLNICA

CONCEPTOS BSICOS

HISTORIA CLNICA UNICA

Es un documento mdico legal que consigna la exposicin detallada y ordenada de todos los datos
relativos a un paciente o usuario, incluye la informacin del individuo y sus familiares, de los
antecedentes, estado actual y evolucin, adems de los procedimientos y de los tratamientos
recibidos.

HISTORIA CLNICA ACTIVA

Se considera a la historia clnica que tiene un periodo de vigencia hasta cinco aos desde la ltima
atencin registrada.

HISTORIA CLNICA INACTIVA

Se considera a la historia clnica que no tiene ningn registro de atencin por ms de cinco aos y
por tanto debe ser trasladada al archivo pasivo.

ARCHIVO CLNICO

Es el lugar donde se guardan las Historias Clnicas, de manera ordenada y accesible. Debe ser
centralizado y est dividido en archivo activo y archivo pasivo, tomando en cuenta la ltima
atencin al paciente.

CONSERVACION
Es un archivo permanente donde se mantienen las historias clnicas en forma organizada y segura
a fin de que estn disponibles y accesibles, clasificadas por su periodo de utilizacin de acuerdo a
la complejidad de la unidad operativa. El ordenamiento de las Historias Clnicas se realizar de
acuerdo a las normas vigentes..

ETAPAS DE CONSERVACION
Existen dos etapas de conservacin de la Historia Clnica: periodo de uso activo, pasivo.

TABLA DE CONSERVACION

Contiene el tiempo de conservacin del archivo por etapa y tipologa de la unidad de salud.

3
ARCHIVO ACTIVO
Es un archivo permanente donde se conservan las historias clnicas en forma ordenada y accesible
que se mantiene en un lapso de tiempo de conservacin que permita el uso y consulta frecuente.

ARCHIVO PASIVO

Es un archivo permanente ordenado donde se conservan las historias clnicas de pacientes que no
han acudido al establecimiento de salud durante un periodo determinado.

METODOS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA NICA

Existen cuatro mtodos de conservacin: integral, selectiva o parcial, por resumen, por medios
electrnicos (microfilmacin, automatizacin, scanner).

CONSERVACION INTEGRAL (en su forma original) conservar

Mtodo por el cual las historias clnicas permanecen en el archivo central de los establecimientos
de salud en forma integral independientemente de que este activa o inactiva.

CONSERVACION SELECTIVA O PARCIAL

Mtodo mediante el cual el Comit de Historia Clnica resuelve mantener vigentes ciertos
formularios de la historia clnica, primarios o secundarios, bajo determinados criterios pueden ser
tiles en algn momento.

Los formularios primarios constituyen los formularios de admisin y alta, epicrisis, informe
anatomo patolgico, perinatal, crecimiento y desarrollo, protocolo operatorio y otro que el Comit
juzgue necesario segn el caso o la especialidad.

Los formularios secundarios son los formularios de resultados de exmenes de servicios

auxiliares de diagnstico y otros que el Comit de Historia Clnica considere conservar.

Los hospitales, que hacen investigacin y docencia pueden conservar ciertas historias clnicas
completas o parciales en casos especiales cuando son de inters mdico cientfico o legal y por
solicitud expreso para ese fin. Se considera casos especiales dadas las implicaciones patolgicas,
los siguientes:

- Los casos de vigilancia epidemiolgica, tumores malignos,

- Enfermedades neurolgicas como las epilepsias, esclerosis etc.
- Historias de pacientes de obstetricia
- Y otras definidas por el establecimiento como casos especiales.

CONSERVACIN POR RESUMEN

Mtodo por el cual se mantiene solamente la epicrisis o un resumen de la Historia y se elimina el

resto de documentos.

4
CONSERVACIN POR MEDIOS ELECTRNICOS O MAGNETICOS

Mtodo por el cual se mantienen respaldos electrnicos de la Historia Clnica mediante

Microfilmacin, Computarizacin y Scanner a travs de la reproduccin de los documentos ya sea
por medio de fotografas que suelen archivarse en rollo-casette o microfichas (tarjetas), disketts,
discos, formas requieren de procedimientos comunes con algunas diferencias que a la vez les
aportan caractersticas similares.

Al igual que los anteriores, este mtodo pretende solucionar el problema de alta densidad de los
archivos, para disponibilid de espacio, ser un medio de recuperacin de la informacin parcial o
total y una forma de almacenaje.

Se podrn utilizar los diferentes mtodos simultneamente dependiendo del criterio tcnico del
Comit de Historia Clnica.

NORMAS PARA LA CONSERVACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. La vida til de la historia clnica ser de 10 o 15 aos, para el archivo activo 5 aos y para
el archivo pasivo 5 o 10 aos, de acuerdo a la siguiente tabla:

TABLA DE CONSERVACION DE LA HISTORIA CLINICA PARA UNIDADES DE

SALUD POR TIPO DE UNIDAD OPERATIVA Y CON FINES DE INVESTIGACION Y
DOCENCIA
ARCHIVO ARCHIVO
TIPO DE HOSPITAL ACTIVO AOS DE PASIVO AOS DE TOTAL
CONSERVACION CONSERVACION

Hospital de Especialidades 5 10 15

Hospital de Especialidad 5 10 15

Hospital General 5 10 15

Hospital General Docente 5 10 15

Hospital Bsico 5 5 10

Centro de Salud 5 5 10

Subcentro de Salud 5 5 10

2. Los archivos referidos a defunciones ocurridas en el establecimiento de salud, debern

conservarse por el periodo de 10 aos a partir de la fecha de fallecimiento del paciente. Un
ao en el archivo activo y ubicar en el pasivo

3. Todas las historias clnicas reposaran en un solo lugar denominado Archivo Central de
Historias Clnicas, clasificado en un archivo activo y pasivo, de manera ordenada y
accesible, tomando en cuenta la ltima atencin al paciente.

4. Las historias clnicas se utilizaran y saldrn del Archivo Central, nicamente para los
siguientes casos: atencin en consulta externa, hospitalizacin y emergencia.

Para trmites legales se entregar un resumen de la Historia Clnica, previa autorizacin

escrita de la autoridad competente.

5
 Por ningn motivo, las historias clnicas saldrn de los servicios de atencin ni de la unidad
operativa

5. A todo paciente que requiere atencin de salud, el personal de Estadstica proceder a la

apertura la historia Clnica nica, en su primera visita a la unidad operativa, asignndole un
nmero el mismo que se mantendr permanentemente. La informacin se registrara en
una carpeta individual, claramente numerada y rotulada con los apellidos y nombres del
paciente. En las unidades de salud de menor complejidad que no cuenten con personal de
estadstica la apertura y manejo de las historias lo realizar el personal disponible.

6. Se mantendr el ndice de pacientes para la identificacin numrica de la historia clnica y

datos de filiacin del paciente de los archivos activo y pasivo, se mantendr el ndice de
pacientes.

7. Todos los formularios y documentos adicionales de las atenciones realizadas por el

personal de salud a un paciente se registrarn en conjunto y ordenarn cronolgicamente,
en forma permanente.

8. Toda informacin sobre las atenciones realizadas al paciente mediante la consulta de

fomento y morbilidad, deben ser registradas por el profesional en la historia Clnica de
manera clara, sin abreviaturas y con su respectiva firma.

9. Todos los resultados de los servicios de apoyo de diagnstico y teraputico se archivarn

en la historia Clnica de cada paciente, utilizando los formularios correspondientes.

10. La informacin consignada en la historia clnica es propiedad del establecimiento de salud

y la administracin de la informacin es responsabilidad del departamento de Estadstica y
Registros Mdicos, la cual deber estar protegida de la observacin de personas no
autorizadas.

11. Todo el personal de salud y administrativo que tenga acceso a la informacin de la historia
clnica, est obligado a guardar la confidencialidad de la informacin.

12. Para la atencin de salud o consulta solicitada por el paciente mediante turno, el
estadstico, o el personal responsable, sacar del archivo la historia clnica, clasificar de
acuerdo al servicio y elaborar el registro de control correspondiente.

13. El personal de Estadstica proporcionar las historias clnicas con todos los formularios,
bsicos, solicitadas por los diferentes servicios del establecimiento para la atencin tanto
en consulta externa como en hospitalizacin y emergencia, dependiendo del nivel de
complejidad de la unidad.

14. El personal de Estadstica proceder a ordenar, verificar la integridad de la historia clnica

como identificacin de los formularios, firma de responsabilidad del profesional que brind
la atencin antes de ser archivados.

15. Todos los formularios de la historia clnica que se incluyen posteriormente a su apertura
debern estar correctamente identificados y llenados por el personal profesional de
acuerdo al servicio prestado tanto en consulta externa como en hospitalizacin.

16. Para estudios de investigacin y docencia las historias clnicas sern revisadas dentro del
rea de Estadstica.

6
17. El personal de Estadstica entregar las historias clnicas al personal de enfermera
(enfermeras o auxiliar de enfermera o personal disponible) quienes son los responsables
de la recepcin, manejo y devolucin a Estadstica luego de la consulta.

18. Inmediatamente de concluida la consulta, el personal descrito en el numeral 18 entregar

las historias clnicas a Estadstica previo el registro de entrega y recepcin verificando la
integridad de las mismas.

19. Las historias clnicas estarn a disposicin para usuarios internos y externos, para
investigacin y docencia, para el efecto el rea de estadstica dispondr de una mesa
especfica de trabajo y su respectivo reglamento de control.

20. Los establecimientos de Salud, dispondrn de un espacio fsico adecuado y en condiciones

que garanticen la conservacin en forma ptima del archivo activo y pasivo.

21. Para garantizar la conservacin, el archivo contendr caractersticas adecuadas que

permita la ventilacin, iluminacin, limpieza y el trnsito suficiente para la circulacin del
personal responsable de la conservacin y custodia cumpliendo las normas de
bioseguridad.

22. Las dimensiones del archivo para unidades de salud con internacin y sin internacin se
establecer considerando los siguientes factores segn el caso: poblacin, nmero de
camas, nivel de complejidad de la unidad de salud y tipo de archivo.

23. Las dimensiones de los archivos activo y pasivo mantendrn las siguientes dimensiones:

ESPACIO ARCHIVO ESPACIO ARCHIVO

TIPO DE HOSPITAL ACTIVO PASIVO
Hospital de
Especialidades 15m de fondo por 10 de 15m de fondo por 10 de
ancho= 150 m ancho= 150 m
Hospital de Especialidad
15m de fondo por 10 de 15m de fondo por 10 de
ancho= 150 m ancho= 150 m

Hospital General 8m de fondo por 10 de 8m de fondo por 10 de

ancho= 80 m ancho= 80 m
Hospital General Docente
8m de fondo por 10 de 8m de fondo por 10 de
ancho= 80 m ancho= 80 m

Hospital Bsico 4m de fondo por 10 de 4m de fondo por 10 de

ancho= 40 m ancho= 40 m

Centro de Salud Urbano 4m de fondo por 10 de 4m de fondo por 10 de

ancho= 40 m ancho= 40 m

Centro de Salud 4m de fondo por 10 de 4m de fondo por 10 de

Rural ancho= 40 m ancho= 40 m

Subcentro de Salud 4m de fondo por 10 de 4m de fondo por 10 de

ancho= 40 m ancho= 40 m

7
24. El equipamiento de los archivos deben contener:
- Estanteras especiales metlicas con las siguientes dimensiones:
25cm. de profundidad y 28 cm. de alto entre bandeja y bandeja, con altura total de
1m.85cm., dejando desde el suelo al ltimo estante 17 cm. y 2m12cm de ancho.

- Un escritorio con su respectiva silla.

8
 CAPITULO II

DEPURACION DE LA HISTORIA CLNICA

CONCEPTOS BSICOS

DEPURACION
Es el proceso de separacin fsica permanente de los formularios y otros documentos que contiene
la historia clnica segn el tiempo y estado de actividad o pasividad.

DEPURACION DEL ARCHIVO ACTIVO

Es el proceso de separacin fsica permanente de los formularios y otros documentos de la historia
clnica, dependiendo de la ltima atencin y consulta del paciente.

NORMAS PARA LA DEPURACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. Los formularios de las historias clnicas referidos a exmenes complementarios de
diagnstico deben eliminarse cada 6 meses, quedarn los formularios primarios de segn
el nivel de complejidad de las unidades operativas, de acuerdo al siguiente cuadro:

FORMULARIOS DE LA HISTORIA CLINICA QUE SE CONSERVAN, DEPURAN POR NIVEL

DE COMPLEJIDAD

FORMULARIO Hospital de Hospital de Hospital Hospital Hospital Centro Centro Subcentro

Especialidades Especialidad General General Bsico de de de Salud
Docente Salud Salud
Urbano Rural
001 Admisin y Alta -
P P P P P P P P
002 Consulta Externa
P P P P P P P P

003 Anamnesis
P P P P P

004 Examen Fsico

P P P P P
005 Notas de
P P P P P P P P
Evolucin y
prescripciones
mdicas
(Consulta
Externa)

9
005 Notas de
P P P P P P P P
Evolucin y
prescripciones
mdicas
(Hospitalizacin)
006 Epicrisis y/o
P P P P P P P P
transferencias

007 Solicitud e
P P P P P P P P
Informe de
Interconsulta
008 Servicio de
P P P P P P P P
Emergencia

009 Solicitud de
E E E E E E E E
Laboratorio

010A Hematolgico
E E E E E E E E
010B Bacteriolgico
E E E E E E E E

010C Qumica
E E E E E E E E
Sangunea

010D Materias Fecales

E E E E E E E E

010E Orina
E E E E E E E E

010F Otros Exmenes

E E E E E E E E

011 Hoja para pegar

E E E E E E E E
exmenes

012 Solicitud e informe

E E E E E E E E
radiolgico

013 Solicitud e informe

P P P P P P P P
Antomo
Patolgico
014 Recin nacido
P P P P P P P P
patolgico

015 Atencin del parto

10
016 Atencin del
P P P P P P P P
recin nacido
normal
017 Protocolo de
P P P P P
operacin

018 Registro de
P P P P P
anestesia

019 Formato de
P P P P P
recuperacin

020 Signos vitales y

E E E E E E E E
otros

021 Notas de
E E E E E E E E
enfermera

022 Administracin de
E E E E E E E E
medicamentos

024 Autorizaciones y
P P P P P P P P
exoneraciones

025 Evolucin
nutricional

027 Control escolar

028 Atencin infantil

P P P P P P P P
preescolar

028- Atencin infantil

P P P P P P P P
A preescolar y
escolar
028- Atencin infantil
P P P P P P P P
B Preescolar y
escolar
028- Atencin infantil y
C preescolar

028- Atencin escolar

D (Curvas mujer)

028- Atencin escolar

E (Curvas hombre)

11
028-1 Atencin escolar y
P P P P P P P P
adolescente

028-2 Atencin escolar y

P P P P P P P P
adolescente mujer

028-3 Atencin escolar y

P P P P P P P P
adolescente
hombre
029 Fisiatra

030 Fisiatra

031 Atencin del Se unifican en

la 51
embarazo

032 Ginecologa y Se unifican en

la 52
regulacin de
fecundidad
032- Transferencia
E E E E E E E E
A ginecolgica

033 Odontologa
P P P P P P P P

037 Oftalmologa
P P P P P P P P

038 Servicio Social

P P P P P P P

039 Lactancia

040 Neumologa
P P P P P P P P
041 Citologa

042 Registro
P P P P P P P P
crecimiento
uterino*
042- Semanas de
A amenorrea

051 Atencin Perinatal

P P P P P P P P

052 Atencin de Salud

P P P P P P P P
Reproductiva

01 Atencin del
P P P P P P P P
AIEPI nio/nia de 1
semana a 2
meses

12
02 Atencin del
P P P P P P P P
AIEPI nio/nia de 2
meses a 4 aos

SIGLAS: P = PERMANENTE
E = ELIMINAR
= NO SE REGISTRA
= FORMULARIOS QUE YA SE HAN ELIMINADO

* =SOLO SE UTILIZA EL REVERSO

2. La Hoja 011 para pegar exmenes, se eliminan a excepcin de las que contengan
exmenes de Tuberculosis, Tumores Malignos, Histopatolgicos y VIH-SIDA.
3. El proceso de depuracin se realizar en todas las historias clnicas del archivo activo, a
partir de la vigencia de esta norma las historias clnicas del archivo pasivo que se activen
debern depurarse automticamente.
4. Cualquier otro formato que no corresponda a la historia clnica, se considerar adicional y
no puede reemplazar a los formularios de la historia clnica por tanto deben eliminarse.

13
CAPITULO III

ELIMINACION DE LA HISTORIA CLNICA

CONCEPTOS BSICOS

ELIMINACION

Es la separacin fsica de la historia clnica nica en forma definitiva del archivo pasivo, luego de
haber cumplido su tiempo legal de vida til.

NORMAS PARA LA ELIMINACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. En cumplimiento a lo estipulado por la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la

Informacin y su Reglamento publicada en Registro Oficial No.34 Suplemento 337 del 18
de mayo del 2004, el Consejo Nacional de Archivos otorga a las instituciones pblicas la
potestad para normar la eliminacin de la informacin, preservando el grado de
confidencialidad que la historia clnica contiene en el caso de los establecimientos que
prestan servicios de salud.

2. Toda historia clnica que ha cumplido su periodo de permanencia en el archivo pasivo ser
eliminada.

3. La historia clnica ser eliminada mediante los mtodos de: reciclaje por trituracin,
donacin para fines de investigacin, docencia y conservacin histrica, y mtodo mixto.

4. Para proceder a eliminar las historias clnicas, en sesin especial el Comit de Historia
Clnica, presidida por el Director de la Unidad Operativa e integrada por el Estadstico,
Administrador, Bodeguero y Financiero quienes mediante acta decidirn el mtodo de
eliminacin que adoptar la unidad operativa.

5. Los recursos que se generen de la eliminacin de las historias clnicas sern invertidos en
el mejoramiento del rea de estadstica de la unidad, contemplando las normas de manejo
financiero.

6. Para eliminar por el mtodo de reciclaje por trituracin, la unidad considerara el mecanismo
a aplicarse, proceso que se realizar con vigilancia del responsable de estadstica.

7. Para donacin, fines de investigacin, docencia y conservacin histrica, las autoridades

consideradas en el numeral 4 establecern un Acta, en el que se detallar lo siguiente: las
condiciones en las cuales sern donadas las historias clnicas, mecanismos para conservar
la confidencialidad y conservacin posterior.

8. Para el mtodo mixto se seleccionar las historias clnicas que se conservarn y aquellas
que se eliminarn.

14
CAPITULO III

SISTEMAS DE ARCHIVOS AUTOMATIZADOS

CONCEPTOS BSICOS

TARJETERO INDICE AUTOMATIZADO

Es una estructura de archivo que permite ubicar al paciente como nuevo o antiguo en el
establecimiento de salud, a travs de una herramienta tecnolgica que tiene por objetivo la
localizacin rpida de la informacin bsica del paciente, evitar la duplicidad de informacin y
ofrecer un servicio gil y eficiente.

NORMAS PARA EL INDICE DE PACIENTES EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS

1. El Ministerio de Salud Pblica deber implementar en sus unidades operativas acorde con
el avance tecnolgico el ndice de pacientes automatizado el cual permite mejorar y
optimizar el tiempo de espera y flujo de atencin de pacientes.

2. A partir de la fecha de implementacin, todas las referencias de historias clnicas nuevas

se ingresan directamente al programa del Tarjetero ndice Automatizado.

3. Del Tarjetero ndice manual existente se procede al traspaso sistemtico al sistema

automatizado.

Una vez digitalizada toda la informacin, el tarjetero manual pasar al archivo pasivo

4. El responsable de la correcta aplicacin de esta norma es el lder de estadstica, quien a su

vez designa a los admisionistas y a quin administra la estructura de informacin, en el
caso de instituciones de menor complejidad los responsables del proceso de estadstica
asumen toda la estructura descrita.

5. Los admisionistas se encargan de la atencin personalizada al usuario y de solicitar la

informacin requerida en torno a la norma presentada en el numeral 6, adicionalmente
debe verificar la validez de los datos, su veracidad y e integridad.

6. El administrador debe autorizar el manejo de la informacin en torno al ingreso, consulta y

modificacin de la misma. La eliminacin de registros y la verificacin de su correcta
ejecucin es de total responsabilidad del administrador.

7. El Administrador adicionalmente debe generar los reportes peridicos necesarios en

funcin de la operatividad propia de cada institucin.

8. Los datos del Tarjetero ndice son los siguientes:

Apellido paterno: Registrar el apellido paterno del paciente

Apellido materno Registrar el apellido materno del paciente
Nombres: Registrar los nombres del paciente.
Nombre del padre: Registrar el nombre del padre del paciente

15
 Nombre de la madre:
Fecha de Nacimiento:
Sexo:
Registrar el nombre de la madre del paciente
Registrar la fecha de nacimiento del
paciente en el formato: ao con cuatro
dgitos, mes y da con dos dgitos.
Registrar el sexo del paciente a travs de su
descripcin con las letras M para masculino
y F para femenino.

No. De Cdula de Registrar los diez dgitos de cdula de

CIUDADANIA del paciente.
CIUDADANIA:
Procedencia: Registrar el lugar de procedencia del
paciente

Estado: Anotar el estado de actividad del registro en

funcin de la ltima fecha de atencin, de
forma que se lo pueda categorizar en activa
o pasiva o eliminada.

Datos Primarios.- Nmero de Historia Clnica, Apellidos, Nombres, Nombre de los

padres, sexo, estado.

Datos Secundarios.- No. de Cdula de CIUDADANIA, Procedencia, Fecha de

Nacimiento.

En caso fortuito, se registrarn los datos de la siguiente manera:

Apellidos: Nombres desconocidos ND
Nombres: En recin nacido RN En otros casos N

9. El Administrador, en forma obligatoria y peridica, debe sacar respaldos magnticos e

impresos de la informacin ingresada a travs de los mtodos siguientes:

a. Guardar cada semana una copia de la base de datos del sistema en otra carpeta
del disco duro del mismo equipo y a la que se le denominar Respaldos Tarjetero
Indice.

b. Generar diariamente respaldos a travs de las opciones que presenta el sistema

como son los de generacin de archivos de hoja electrnica (Excell).

c. Guardar mensualmente la base de datos del sistema en otro dispositivo de

almacenamiento como son: CDs, disquetes u en otro disco duro.

10. El Administrador diariamente debe realizar la auditoria de la informacin ingresada y

eliminar aquella que presente inconsistencias.

11. Cuando el ingreso de informacin se suspende por cualquier contingencia como

suspensin de energa elctrica, daos en el equipo y otros, se debe registrar los datos de
los usuarios en forma manual, restablecido el programa se debe actualizar inmediatamente
el programa del Tarjetero ndice Automatizado.
16
12. En caso de que se exista incumplimiento o negligencia en la aplicacin de estas normas
los funcionarios se sometern a lo estipulado en las leyes vigentes correspondientes.

13. Flujo del proceso:

a. El proceso se inicia en la Seccin Admisin a donde llega el usuario y solicita la

atencin, para lo cual se requiere obtener los datos de identificacin del mismo.

b. A continuacin se debe verificar en el tarjetero ndice la existencia del usuario,

caso contrario se procede a crear un nuevo registro.

c. Al momento de consultar la informacin descrita se procede a:

i. Verificar de que los datos estn correctos y completos.
ii. Verificar la existencia de homnimos.
iii. Verificar que no exista duplicidad de registros.

d. Luego de haber realizado las verificaciones necesarias, s existen inconsistencias

se procede a realizar la modificacin del registro tanto en la tarjeta ndice como en
todos los formularios de la H.C.U

e. De encontrar homnimos se procede a verificar otros datos como nombre de los

padres, fecha de nacimiento, cdula de CIUDADANIA, etc, para comprobar que
son dos usuarios diferentes.

f. En el caso de duplicidad de registros se debe mantener el primer registro, y los

duplicados se eliminan en base al informe emitido por el funcionario responsable.

g. Una vez de que se haya aprobado el informe de eliminacin se procede a

reasignar los nmeros de historia clnicas duplicadas o que tengan errores en el
contexto de la informacin registrada.

h. Finalmente se debe generar un reporte diario de los registros ingresados en el da.

17