La Descripción Archivística en Los Tiempos Posmodernos. Conceptos, Principios y Normas PDF

LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN
LOS TIEMPOS POSMODERNOS

DUNIA LLANES PADRN
LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN LOS

TIEMPOS POSMODERNOS:
CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y NORMAS
Marlia/Oicina Universitria
So Paulo/Cultura Acadmica
2016
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS
Diretor:
Dr. Jos Carlos Miguel
Vice-Diretor:
Dr. Marcelo Tavella Navega
Conselho Editorial
Maringela Spotti Lopes Fujita (Presidente)
Adrin Oscar Dongo Montoya
Ana Maria Portich
Clia Maria Giacheti
Cludia Regina Mosca Giroto
Giovanni Antonio Pinto Alves
Marcelo Fernandes de Oliveira
Maria Rosangela de Oliveira
Neusa Maria Dal Ri
Rosane Michelli de Castro
Parecerista
Clarissa Schmidt
(Docente do Departamento de Cincia da Informao da Universidade Federal Fluminense)
Ficha catalogrca
Servio de Biblioteca e Documentao Unesp - campus de Marlia
Llanes Padrn, Dunia.

L791d La descripcin archivstica en los tiempos posmo-
dernos : conceptos, principios y normas / Dunia Llanes
Padrn. Marlia : Oicina Universitria ; So Paulo :
Cultura Acadmica, 2016.
156 p.
ISBN 978-85-7983-777-7 (digital)
ISBN 978-85-7983-776-0 (impresso)
1. Arquivologia. 2. Catalogao - Documentos arquivsticos.

3. Catalogao descritiva. 4. Conceitos. 5. Normas. I. Ttulo.
CDD 025.3414
Editora aliada:
Cultura Acadmica selo editorial da Editora Unesp

A mis buenos amigos de ayer, de hoy
y de siempre porque desde hace varios aos
son, ellos, quienes me acompaan a sobrevivir,
bienaventuradamente, en tierras distantes.
SUMRIO
ndice de Abreviaturas .......................................................................... 9

Presentacin ......................................................................................... 11
Introduccin ........................................................................................ 13
1 Evolucin histrica de la descripcin archivstica ............................... 17
2 Descripcin archivstica: conceptos ................................................... 22

2.1 El concepto de descripcin y el paradigma custodial ....................... 22
2.2 El concepto de descripcin y el paradigma pos-custodial ................ 25
2.3 El concepto de descripcin: metadatos y evidencia documental ...... 31
3 Fundamentos tericos de la descripcin archivstica........................... 35

3.1 Declaracin de Principios: CIA y CUSTARD ................................ 36
3.2 Descripcin Multinivel ................................................................... 39
3.3 Modelos conceptuales..................................................................... 42
4 Entidades de descripcin archivstica ................................................. 46

4.1Subtipos de entidades archivsticas................................................... 48
4.1.1 Entidad documento de archivo. Subtipos ................................... 51
4.1.2 Entidad productor. Subtipos ....................................................... 53
4.1.3 Entidad funcin. Subtipos .......................................................... 58
5 La descripcin y el proceso de normalizacin..................................... 59

5.1 Contexto de desarrollo de la normalizacin internacional ............... 60
5.2 Las normas internacionales de descripcin archivstica.................... 62
5.3 Estructuras de datos para la descripcin de entidades archivsticas .. 67
6 La nueva generacin de normas nacionales y regionales de descripcin 70

6.1 La normalizacin de la descripcin en Reino Unido: MAD3 ......... 76
6.2 La normalizacin de la descripcin en EE.UU: DACS ................... 82
6.3 La normalizacin de la descripcin en Canad: RAD2 ................... 88
6.4 La normalizacin de la descripcin en Portugal: ODA.................... 93
7
6.5 La normalizacin de la descripcin en Espaa: NEDA-I, MDM,
NODAC, NOGADA y ARANOR ...................................................... 98
6.6 La normalizacin de la descripcin en Brasil: NOBRADE ............. 118
6.7 La normalizacin de la descripcin en Uruguay: NUDA ................ 122
7 Las normas para la creacin de puntos de acceso en archivos:

RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA y MDM ............................ 125
7.1 Reglas para la Construccin de Nombres de Personas,
Lugares e Instituciones. Reino Unido ................................................... 126
7.2 Norma para la Elaboracin de Puntos de Acceso Normalizados de
Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
Descripcin Archivstica de los Archivos Estatales de Espaa ................ 128
7.3 Otras normas: DACS, RAD2, ODA y MDM ............................... 130
8 Las normas de codiicacin en archivos: EAD y EAC ........................ 135
9 ATOM: Software libre para la aplicacin de la descripcin

archivstica ........................................................................................... 141
10 Consideraciones inales.................................................................... 144
Referencias .......................................................................................... 147
8
NDICE DE ABREVIATURAS
AACR2 Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edition.

APPM Archives, Personal Papers and Manuscripts
ARANOR Norma Aragonesa para la Descripcin de Autoridades de
Archivos
ATOM Access to Memory
BCA Bureau of Canadian Archivists
CIA Consejo Internacional de Archivos
CNEDA Comisin de Normas Espaolas de Descripcin
Archivstica
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
CTNDA Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio
Arquivstica
CUSTARD Canad-US.Task Force on Archival Description
DACS Describing Archives: A Content Standard
DGARQ Direco-Geral de Arquivos
DTD Document Type Deinition
EAD Encoded Archival Description
EAC-CPF Encoded Archival Context- Corporate Bodies, Persons and
Families
EDARA Estructura de Datos de Archivos Aragoneses
EGAD Grupo de Expertos en Descripcin Archivstica
GEDAA Grupo de Trabajo para la Deinicin de Estructura de
Datos para la Descripcin Archivstica de Aragn.
HTML Hypertext Markup Language
ICA-ATOM International Council of Archives - Access to Memory
IGAD Irish Guidelines for Archival Description
INTERPARES International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families
ISAAR (CPF)2 International Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families. 2a Edition.
9
Dunia Llan Pa n
ISAD(G) International Standard Archival Description (General)

ISBD International Standard Bibliographic Description
ISDF International Standard for Describing Functions
ISDIAH International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings
MAD2 Manual of Archival Description. 2a Edition.
MAD3 Manual of Archival Description. 3a Edition.
MARC Machine Readable Cataloguing
MDM Manual de Descripcin Multinivel
NEDA Norma Espaola de Descripcin Archivstica
NEPAN Norma para la Elaboracin de Puntos de Acceso
Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas,
Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripcin
Archivstica de los Archivos Estatales
NOBRADE Norma Brasilea de Descripcin Archivstica
NODAC Norma de Descripcin Archivstica de Catalua
NOGADA Norma Gallega de Descripcin Archivstica
ODA Orientaes para a Descrio Arquivstica
RAD Rules of Archival Description
RAD2 Rules of Archival Description. 2a Edition.
RCPPCN Rules for the Construction of Personal, Place and
Corporate Names
SAA Society of American Archivists
SGML Standard Generalized Markup Language
USMARC AMC United States Machinal Readable Cataloguing for Archives
and Manuscripts Control
XML Extensible Markup Language
10
PRESENTACIN
Nem sempre temos s mos um livro que interprete o conjunto

de atualizaes que ocorrem em uma determinada rea de modo didtico e
sistemtico para que possamos nos orientar sobre o que est sendo utilizado
e sabermos como utilizar bem como a importncia de utilizar.
Neste livro, sobre descrio arquivstica, observa-se a preocupao
da autora em mostrar as atualizaes presentes na normalizao internacional
de descrio e seus desdobramentos nas normalizaes de vrios pases, Gr
Bretanha, EE.UU, Canad, Portugal, Espanha, Brasil e Uruguai, assim como
sobre as normas para criao de pontos de acesso, mediante construo de
registros de autoridade, em arquivos por nomes pessoais, de instituies e
geogricos da Gr Bretanha e dos Arquivos Estatais da Espanha.
A descrio arquivstica e suas normalizaes entram deinitivamente
na era digital para propiciar o acesso informao e, principalmente, o
compartilhamento da informao. O grande passo para isso a padronizao
da descrio arquivstica mediante normalizaes internacionais, conforme
demonstrado pela autora quando discorre sobre as normalizaes. Esse
processo , como explica a autora, impulsionado de um lado pelas novas
tecnologias de informao e comunicao (TICs) e por outro lado pela
grande diversidade de usurios que precisam ter acesso informao e
compartilh-la. Dentro dessa diversidade de usurios esto os proissionais
e os sistemas de arquivos que necessitam compartilhar informaes cujas
descries estejam disponveis. Essa continuidade de descrio arquivistica
proporciona uma intensa interoperabilidade entre sistemas de modo tal
que o processamento da informao se torna mais otimizado em relao ao
tratamento e recuperao dando organicidade gesto documental.
A oportunidade que se abre mediante esse livro fantstica e
importante tendo em vista o desenvolvimento de pesquisa de ps-doutorado
levado cabo pela Professora Doutora Dunia Llanes Padrn da Universidad
11
Dunia Llan Pa n
de La Havana, Cuba sob minha superviso no Programa de Ps-Graduao

em Cincia da Informao da UNESP - Campus de Marlia.
A Professora Doutora Dunia Llanes Padrn tem vnculo
empregatcio com a Universidad de La Havana, Cuba, onde ministra
Descrio Arquivstica, entre outras disciplinas de graduao, alm de
orientao de trabalhos de pesquisa. Sua formao de Ps-Graduao,
Especializao, Mestrado e Doutorado, foi realizada na Universidad de
Salamanca, Espanha, sob orientao da Professora Doutora Maria Manuela
Moro Cabero e Jos Luiz Bonal Zazo.
Sua pesquisa de ps-doutorado Metodologia para la creacin de
normas de descripcin archivstica, em andamento no perodo de 2014-
2016, tem como objetivo propor uma metodologia para a elaborao de
normas de descrio arquivstica. O texto deste livro traz a compilao
dos resultados sobre os diferentes processos normativos desenvolvidos no
campo da descrio arquivstica nos ltimos anos aps a publicao da
ISAD (G) e ISAAR (CPF) pelo Conselho Internacional de Arquivos em
resposta demanda de uso da automatizao de arquivos.
A elaborao das normas pelos diferentes pases demonstra um
esforo em mbito nacional de deinio de procedimentos especicos
tendo em vista a realidade de cada pas. A pesquisa de psdoutorado da
Professora Doutora Dunia, desenvolve-se no Brasil considerando-se que
foi a primeira proposta normativa de um pas latinoamericano e que tem
importncia reletida tanto na formao quanto atuao dos proissionais
de arquivos ainda pouco expressiva em um pas de dimenses continentais,
mas que tem uma Lei Federal de Acesso Informao bastante expressiva
de modo a garantir o direito informao.
O conjunto de conhecimentos sobre as normativas nacionais
e a relexo crtica que a comparao oferece como espelhamento das
diferentes realidades nacionais o avano que a pesquisa propicia aos alunos,
pesquisadores e proissionais interessados na gesto documental em arquivos.
Profa. Dra. Maringela Spotti Lopes Fujita
12
INTRODUCCIN
En las ltimas dcadas del pasado siglo ocurrieron varios sucesos

de carcter econmico, tecnolgico y social que tuvieron una inluencia
directa en la Archivstica. Las teoras y fundamentaciones conservadoras de
esta ciencia no podan dar respuesta a los nuevos eventos. En la Archivstica
se comienza, entonces, un proceso de reinvencin y re-conceptualizacin con
el propsito de atender a las nuevas dinmicas sociales. Es en este momento
cuando surge un discurso crtico sobre las prcticas empricas, reglas y
procedimientos que regan la realidad de los archivos desde el siglo XIX.
Varios autores, revolucionados por estos acontecimientos,
comienzan a pensar en la idea de una evolucin paradigmtica de la
Archivstica, apoyndose en la nocin de paradigma cientico propuesto
por el profesor estadounidense homas Kuhn.1 Tomando como base la
ideologa de la evolucin cientica, los estudiosos de este tema apuntan
que para inales del siglo XX ocurri un cambio de paradigma en la
Archivstica, transitando del Paradigma Custodial (1898-1980) al
Paradigma Posmoderno (1980 - Actualidad).
Siguiendo esta ilosofa de pensamiento, se puede pensar, que la
Archivstica est caminando por un nuevo paradigma cientico conocido
como Posmoderno o Pos-custodial. La Archivstica Posmoderna dirige
sus discusiones y reformulaciones a temas como el documento de archivo,
el principio de procedencia, la evidencia, el ciclo de vida, el modelo de
custodia y los procesos. Los investigadores analizan los cambios en las
percepciones y las concepciones de estos conceptos de cara a las nuevas
realidades archivsticas.
1
homas Samuel Kuhn fue un fsico, historiador y ilsofo de la ciencia estadounidense, conocido por su
contribucin al cambio de orientacin de la ilosofa y la sociologa cientica en la dcada de 1960. Kuhn es
uno de los ilsofos de la ciencia ms importantes del siglo XX. En 1962, public he Structure of Scientiic
Revolutions (La estructura de las revoluciones cienticas), obra en la que expuso la evolucin de las ciencias
naturales bsicas de un modo que se diferenciaba de forma sustancial de la visin ms generalizada entonces.
13
Dunia Llan Pa n
Los debates tericos surgidos desde los aos 80 y hasta nuestros das
exponen que la naturaleza del documento de archivo se caracteriza, ahora,
por sus cambios contextuales, por su naturaleza mutable y su diplomtica; se
redescubre la procedencia enfocndose, hoy, en la evidencia y apartndose de
lo fsico; se establece el modelo del record continuum, el enfoque de la pos-
custodia de los documentos y se hace mayor nfasis en el acceso.
Los procesos archivsticos, en los tiempos posmodernos, tambin han
sufrido modiicaciones; se han repesando sus fundamentos y sus aplicaciones
prcticas. La clasiicacin se centra, ahora, en el principio funcional y la
valoracin adopta la teora de la macro-valoracin funcional. La descripcin
no es ajena a estos cambios e, igualmente, comienza a re-inventarse; los
profesionales se centran en sus principios tericos, en la normalizacin de la
prctica y la creacin de sistemas descriptivos en ambientes web.
Desde los tiempos del paradigma custodial, la descripcin ha
desempeado un papel preponderante, pues, siempre, ha constituido el
eslabn principal entre el usuario y los documentos. Su funcin ha sido
promover y facilitar el uso de los fondos o, como establece el Consejo
Internacional de Archivos (CIA), El propsito de la descripcin archivstica
es identiicar y explicar el contexto y el contenido del material archivstico
a in de promover su accesibilidad. (CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS, 1992, p. 8).
El impacto de las tecnologas en la Archivstica inluy en su
evolucin paradigmtica y, consecuentemente, transform las formas
de producir, gestionar y acceder a la informacin. Las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones cambiaron el modo en que los archiveros
deben presentar y facilitar el acceso a la informacin archivstica. Esto
ha trado consigo un cambio en las estrategias a seguir en el proceso de
descripcin. Los usuarios de los tiempos posmodernos no han cambiado sus
necesidades informativas pero s las formas de bsqueda de la informacin.
Estos nuevos contextos exigen un nivel ms elevado de conceptualizacin,
normalizacin y tecnologa en los procesos.
En los tiempos actuales, marcados por la tecnologa, el usuario
virtual no tiene inters en visitar ediicios histricos y acariciar documentos
en papel; ahora tiene expectativas nuevas y quiere trabajar con sistemas
14
La descripcin archivstica en los tiempos posmodernos
electrnicos de bsqueda que le den acceso a fondos de archivos de

cualquier lugar del mundo.
Estos nuevos contextos han conllevado a los organismos
archivsticos nacionales e internacionales, a desarrollar nuevas formulaciones
tericas, nuevas normas de descripcin y nuevos software que se adapten a
las exigencias de los usuarios y a las nuevas tendencias posmodernas.
En los ltimos aos los profesionales de los archivos han dedicado
un gran esfuerzo a la normalizacin de la descripcin archivstica, obteniendo
grandes beneicios. El Consejo Internacional de Archivos ha publicado cuatro
estndares que describen documentos, autoridades, funciones y entidades de
custodia. De igual modo, en diferentes pases se han desarrollado normas
nacionales y regionales que, pese a sus diferencias, facilitan la accesibilidad y
la interoperabilidad entre las instituciones de informacin.
La creacin, aplicacin y uso de estndares en el proceso
descriptivo permite a los usuarios identiicar la documentacin que
cubre sus necesidades informativas y facilita la integracin de los archivos
en las nuevas dinmicas de la sociedad, caracterizada por la presencia
incondicional de las tecnologas. La regulacin del proceso de descripcin,
como bien se expone en ISAD(G), tambin hace posible la agrupacin de
las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema uniicado
de informacin.
La realidad actual de la descripcin archivstica diiere de modo
signiicativo respecto a la dcada del 80 del pasado siglo. La reformulacin
del concepto de descripcin, la elaboracin de modelos conceptuales y la
publicacin de varias normativas ha llevado a una reconsideracin de los
propsitos de la descripcin, motivado esto, fundamentalmente, por la
existencia de distintos formatos y tipos de entidades y, sobre todo, por las
perspectivas creadas para el intercambio de datos en entornos electrnicos.
Esta obra tiene como propsito mostrar el comportamiento del
proceso de descripcin en tiempos en los que la Archivstica, para muchos,
est en los inicios de un nuevo paradigma cientico. A travs de sus captulos
se expone la evolucin del concepto de descripcin, desde su origen en el
custodial hasta el pos-custodial y sus vinculaciones con los conceptos de
evidencia, metadatos y documento electrnico. Se analizan los principales
15
Dunia Llan Pa n
principios tericos de la descripcin, desde los enunciados simples hasta

los modelos conceptuales pensados para descripciones unidimensionales y
pluridimensionales.
En los captulos de este libro, tambin, se presentan y describen
las normas de descripcin archivstica que se han publicado despus de
ISAD(G). Reino Unido, EE.UU., Canad, Portugal, Espaa, Brasil y
Uruguay son los pases que han desarrollado normas de estructuras de
datos, contenidos, presentacin y codiicacin para regular el proceso
de descripcin. En un perodo de 20 aos, aproximadamente, se han
elaborado un conjunto de estndares que sirven de base para la aplicacin
de la descripcin en sistemas de archivos de cualquier pas pues aportan
ideas importantes y novedosas sobre la normalizacin de este proceso.
Por ltimo, se exponen los lenguajes de codiicacin utilizados en
la descripcin para facilitar la recuperacin, el intercambio de informacin
y la navegacin por arquitecturas de informacin en ambientes
digitales. Adems, se presenta un software libre diseado por el Consejo
Internacional de Archivos para la descripcin de las entidades archivsticas
y la conservacin de la memoria mundial.
Este libro pretende recorrer los caminos complexos de la
descripcin a partir de sus fundamentos tericos, su normalizacin y su
aplicacin prctica. El proceso de descripcin est en constante renovacin
como sucede con la Archivstica, por tanto, esta obra no da por presentados
todos los cambios que pueden acontecer en la descripcin en pocas del
paradigma pos-custodial. Muchas son las investigaciones que an estn
por surgir relacionadas con este proceso archivstico.
La Descripcin Archivstica en los Tiempos Posmodernos: Conceptos,
Principios y Normas pretende ser una obra didctica para los archiveros,
estudiantes y profesores que estn vinculados con esta rea del conocimiento.
El proceso de descripcin es y ser siempre el puente mgico que une a la
sociedad con la informacin tanto en los perodos custodiales de la ciencia
como en los tiempos de paradigmas posmodernos.
16
1 EVOLUCIN HISTRICA DE LA
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
A ntes de adentrarnos en el estudio de la descripcin como un

proceso archivstico, es importante conocer el signiicado de este trmino.
Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola (1992),
el trmino descripcin proviene del latn descriptio - onis y es la accin y el
efecto de describir, originario de las voz latina describire siendo una de sus
acepciones la de representar a personas o cosas por medio del lenguaje,
reiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias.
Por lo tanto, si unimos ambos trminos (descripcin y
archivstica), haremos referencia a un proceso consistente en la
representacin de los archivos o, de forma ms precisa, la representacin
del contenido de los archivos, es decir de los documentos y sus relaciones
con otras entidades archivsticas.
Resulta imposible estudiar este proceso sin antes comprender en
qu consiste la descripcin archivstica y su evolucin histrica. Para conocer
la trayectoria de la descripcin desde sus inicios hasta la actualidad y los
cambios que se han producido en el concepto se presenta, a continuacin,
un anlisis de este tema.
La operacin de describir no es un hecho reciente en el quehacer
de los archivos, ni surge como consecuencia de las tecnologas, ni del
desarrollo de normas descriptivas. La descripcin ms antigua de la que
se tiene conocimiento data del ao 1500 a.c. (DUFF, 2008, p. 51). Desde
esta poca ya existan registros que se utilizaban como sustitutos de los
documentos originales; estos listados constituyen los primeros vestigios de
descripcin documental.
El desarrollo de las prcticas descriptivas est directamente
vinculado a la historia de los archivos. Tal y como expresan Linares y
Mena (2014) civilizaciones preclsicas y clsicas como la mesopotmica,
la egipcia, la griega o la romana contaban con archivos como medios para
17
Dunia Llan Pa n
ejecutar y controlar las actividades de la vida econmica, poltica, religiosa

y administrativa de la sociedad (p. 93-94).
Estas culturas fueron las primeras que crearon repertorios de
documentos. Los registros eran conservados para uso administrativo, para
salvaguardar los derechos de sus productores y para preservar el contenido
de los archivos en caso de desastre, guerra o incendios. Como puede verse,
esta forma bsica de descripcin no tena como propsito orientar a los
usuarios en su bsqueda ni facilitar la localizacin de los documentos
y mucho menos controlar los fondos documentales. En la antigedad
la inalidad de la descripcin era, principalmente, brindar apoyo a las
administraciones (DURANTI, 1993, p. 48).
La Edad Media trajo para los archivos un cierto estancamiento
producido, principalmente, por la imposicin del procedimiento oral
y la prueba testimonial sobre el valor probatorio del documento escrito
(CRUZ, 1993, p. 110-111). Un factor que caracteriz el Medioevo fue
el surgimiento y el incremento de los escribas en los monasterios. Ellos
fueron los responsables de copiar todo el contenido de los documentos
para su posterior consulta. En esos tiempos, en los que la archivstica sufre
un retroceso con respecto a la Antigedad, la descripcin era totalmente
desconocida y fue asociada a la accin de copiar.
En la poca moderna el uso de los archivos por las grandes
monarquas, especialmente las europeas, tuvo un marcado carcter jurdico
y administrativo, como sucedi en pocas anteriores. En este contexto, la
descripcin documental constitua una garanta de la conservacin de la
evidencia de las funciones ejecutadas. Durante este perodo la descripcin
se llevaba a cabo con el objeto de conservar el signiicado de las acciones
registradas en los documentos y se materializaba en instrumentos de
diversos tipos, tales como ndices, inventarios y herramientas de referencia.
Un ejemplo relacionado con la elaboracin de inventarios, en
la poca moderna, lo constituy, sin lugar a dudas, la Instruccin para
el Gobierno del Archivo de Simancas de 1588, irmada por Felipe II de
Espaa. Estas ordenanzas son conocidas como el primer reglamento de
archivos. En su punto nmero siete estableca la necesidad de elaborar
18
inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban

y su localizacin.2
A inales del siglo XVIII y hasta gran parte del siglo XX, los archivos
se volcaron al servicio de la investigacin histrica. Con ello, se abren las
puertas de los acervos a los ciudadanos. Esta apertura despierta un inters en
los archiveros por buscar nuevas estrategias para organizar los documentos
y garantizar el acceso. Es en este momento cuando la descripcin y la
clasiicacin se convierten en dos operaciones integradas e intelectualmente
comienzan a determinar la organizacin fsica del material de archivo.
Durante esta poca, marcada por la corriente intelectual de
la Ilustracin, los archiveros crearon mtodos de organizacin que
establecieron el orden en que los documentos deban estar representados
en los instrumentos de bsqueda. Este modelo estuvo pensado para los
estudios histricos que prosperaban en un perodo caracterizado por los
movimientos intelectuales. La forma de clasiicacin ms usada fue la
temtica aunque en algunos casos se utiliz la ordenacin cronolgica.
Como resultado de este tipo de ordenacin los fondos fueron desmembrados
y los documentos perdieron el origen de su formacin. Estos eran descritos
unidad documental por unidad documental y las descripciones servan
como sustitutas de los propios documentos (DURANTI, 1993, p. 50).
En la Edad Contempornea la archivstica adquiere mayor carcter
cientico a partir de la delimitacin de sus principios tericos: Respeto a
los Fondos, Respeto a la Procedencia y el Respeto a la Clasiicacin de
Documentos. Con el surgimiento de estos enunciados y el fracaso de la
clasiicacin por materias los archiveros vieron la necesidad de separar las
tareas de clasiicacin, ordenacin y descripcin.
La descripcin, entonces, pas a ser un proceso del tratamiento
archivstico independiente de la organizacin. Se precisaba conocer todos
los elementos vinculados con la creacin de los documentos y esto slo
se poda obtener a travs de la descripcin, que desde ese momento,
2
Asi mismo mandamos que se forme otro libro de inventarios que el dicho secretario Diego de Ayala tiene
hechos y hiziere de aqu adelante las facultades de todo gnero de escripturas que al presente ay en el dicho
archiuo con muy particular y breue relacin de lo que cada uno contiene y con el numero y caxon donde la
tal escriptura se hallara; y que este se intitule Libro de Inventarios. Y las personas que adelante succedieren
en el dicho cargo de archiueroan de tener particular cuidado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo.
(RODRGUEZ, 1989, p. 105).
19
Dunia Llan Pa n
comenzaba a ocuparse, adems, de las caractersticas del documento, de

sus productores y del contexto de creacin.
A partir de aqu, la descripcin pierde su funcin de custodia
y se orienta a facilitar la recuperacin de los documentos y el acceso a
la informacin. Este nuevo propsito se vio cumplimentado con la
compilacin de todo tipo de instrumentos de bsqueda y de recuperacin.
La igura que a continuacin se muestra resume la trayectoria de
la descripcin a lo largo de la historia.
Figura 1. Evolucin histrica de la descripcin archivstica

Fuente: elaborada por la autora.
Resumiendo, en sus inicios, los instrumentos de descripcin

(listados y repertorios) sirvieron de evidencia de la existencia de los archivos
y respondan completamente a los intereses de las administraciones pblicas.
En el Medioevo la descripcin estuvo vinculada con la accin de transcribir
documentos y su desarrollo fue escaso. Posteriormente, los archivos abren
sus puertas a la sociedad; los archiveros comienzan a buscar soluciones
para garantizar la organizacin de los documentos y se unen en una misma
operacin la clasiicacin y la descripcin. Finalmente, la Archivstica
20
toma un lugar en las ciencias y la descripcin se adapta a sus principios y

fundamentos tericos, convirtindose en una actividad independiente con la
funcin de facilitar la recuperacin y el acceso a los documentos.
Si analizamos la evolucin de la descripcin aplicando el mtodo
paradigmtico propuesto por homas Kuhn, podemos entender cul
ha sido el comportamiento de este proceso en los diferentes estadios
paradigmticos de la archivstica. A continuacin se muestra esta idea
gricamente:
Figura 2. Representacin grica de la descripcin segn los paradigmas

archivsticos
De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripcin

archivstica, a lo largo de la historia, ha pasado por varias etapas y ha
tenido funciones diferentes. Esta fase del tratamiento archivstico siempre
ha respondido a los intereses de la sociedad en general. La descripcin,
segn Duranti, desde su surgimiento como prctica archivstica ha estado
vinculada a tres actividades: conservar el signiicado, mantener el control y
proporcionar acceso (DURANTI, 1993, p. 52).
21
Dunia Llan Pa n
En la trayectoria histrica de la descripcin archivstica se ha dado

un proceso cclico. Esta actividad surgi con la funcin de mantener la
evidencia y el signiicado pero con el tiempo fue perdiendo esta inalidad.
Sin embargo, en la actualidad, los continuos avances tecnolgicos hacen
que la descripcin retome nuevamente la funcin con que originariamente
fue creada: mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos. La
nueva visin del archivo como espacio de gestin administrativa o espacio
de gestin cientico-cultural justiica estas acciones. Es decir, estas formas
de entender la descripcin son el relejo directo de los modos de entender el
archivo y la Archivstica como ciencia interdisciplinar en los nuevos tiempos.
Con el surgimiento de la Archivstica como espacio de
conocimiento y disciplina cientica, varios tericos comienzan a investigar
y redactan las primeras deiniciones de descripcin como proceso
archivstico. Para comprender mejor la descripcin en la actualidad, sus
funciones y los principios que la rigen, es imprescindible hacer un estudio
de las principales deiniciones que se han dado a lo largo del tiempo, sus
caractersticas y sus corrientes paradigmticas.
2 DESCRIPCIN ARCHIVSTICA: CONCEPTOS

A pesar de la importancia que tiene la descripcin para los
archivos y la archivstica, durante mucho tiempo esta actividad se realiz
sin tener concebidos sus fundamentos tericos. An en la actualidad
muchos profesionales de la informacin asocian la descripcin con listados
de referencia, inventarios, guas, ndices y catlogos desconociendo los
principios que rigen la realizacin del proceso descriptivo. Por otra parte,
el vocablo descripcin es, muchas veces, conocido, solamente, como la
operacin que facilita el acceso a los documentos. Por ello, es preciso
analizar los aspectos esenciales que han deinido el concepto de descripcin
archivstica, desde su surgimiento hasta la actualidad.
2.1 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL

Los primeros conceptos del proceso comienzan a surgir en la dcada
del 60 del siglo pasado. En 1961, heodore Schellenberg, consideraba la
22
descripcin como El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero

con la inalidad de elaborar instrumentos de investigacin que faciliten el
acceso a los fondos documentales en cualquiera de sus niveles (desde el
fondo hasta la unidad documental simple). (SCHELLENBERG, 1961
apud BONAL ZAZO, 2000, p. 156).
El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records
Managers, caliica la descripcin como El proceso de establecer el control
intelectual sobre los fondos mediante la preparacin de instrumentos de
descripcin. (1974 apud GILLILAND; MCKEMMISH, 2005, p. 11).
Por su parte, el Diccionario de terminologa archivstica del
Consejo Internacional de Archivos (CIA) la deini en los aos 80 como
La elaboracin de instrumentos de bsqueda que faciliten el control y
la consulta de los fondos y colecciones. (WALNE, 1984, p. 59). Los
instrumentos de bsqueda o de referencia incluyen las guas, los inventarios,
los catlogos y los ndices, entre otros.3
A su vez, Antonia Heredia explica que [...] descripcin es el
proceso de anlisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identiicacin
y localizacin y la recuperacin de su informacin para la gestin o la
investigacin. (HEREDIA, 1989, p. 302). La autora aporta varias ideas
3
En el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el Ministerio de Cultura de Espaa se deinen
estos instrumentos como:
Guas: Instrumento de referencia que describe, globalmente, fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las caractersticas fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la documentacin. Adems, recoge la informacin sobre el
archivo, su historia y formacin, horarios y servicios a los usuarios.
Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organizacin y que, por motivos de localizacin, se encuentran fraccionadas en unidades de instalacin. El
inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introduccin histrica explicativa de la evolucin del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasiicacin del fondo descrito. Los asientos del
inventario recogen la signatura de la unidad de instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende.
Debe completarse con los ndices correspondientes.
Catlogo: Instrumento de referencia en el que, con la inalidad de informar sobre una materia u objeto especico,
se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razn de una ainidad temtica, cronolgica,
paleogrica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
ndices: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y de
conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripcin.
Tomado de: ESPAA. Ministerio de Cultura de Espaa. Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
Subdireccin General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminologa archivstica. Madrid, 1993.
Disponible en: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html#_l>.
Acceso en: 16 dic. 2014.
23
Dunia Llan Pa n
que son vitales para el anlisis del concepto: [] se deben analizar los
tipos documentales (diplomticos y jurdicos), su contenido, el lugar,
fecha de redaccin, caracteres externos y los datos para su localizacin.
(HEREDIA, 1989, p. 300).
En Espaa, el Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio
de Cultura (1993) estableci que la descripcin era La fase del tratamiento
archivstico destinado a la elaboracin de los instrumentos de consulta
para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales
y colecciones de los archivos. Donde, segn el mismo diccionario, Los
instrumentos de consulta describen unidades documentales con el in de
establecer un control fsico, administrativo y/o intelectual de los mismos
para permitir su localizacin y recuperacin. (ESPAA, 1993, p. 39). En
esta deinicin no se hace mencin al trmino instrumento de descripcin
sin embargo se dice al respecto que Es un instrumento de referencia dentro
de la fase de descripcin y que incluye a las guas, inventarios, catlogos e
ndices. (ESPAA, 1993, p. 40).
Todas las deiniciones citadas contribuyen a perilar el concepto
de descripcin imperante durante la poca de la archivstica caracterizada
por el paradigma custodial (patrimonialista, histrico-tecnicista). En este
concepto se encuentran presentes tres elementos:
1. La actividad realizada
2. La inalidad perseguida
3. El resultado obtenido
Como se puede apreciar en los conceptos citados, desde
Schellenberg hasta Heredia, constatando la visin de prestigiosas
instituciones como el Consejo Internacional de Archivos y la Society of
American Archivists y por diccionarios de archivstica, el concepto se ha
ido perilando, especialmente, en lo concerniente a la representacin
de los documentos. En un principio la actividad no se precisaba en las
conceptualizaciones pero el anlisis documental cobr ms fuerza y
los autores comenzaron a presentar, en sus propuestas de deinicin, la
representacin de los caracteres internos y externos de los documentos.
La inalidad de la descripcin en todos los pases estuvo orientada
en una misma direccin. Los autores coincidieron en la importancia que
24
tena el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar

un acceso ms abierto a los documentos y para ello era necesario tener
un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y
recuperar la informacin. La descripcin deba cumplir con una de las
funciones bsicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos.
Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos
documentales existentes.
Con respecto a los resultados, un punto comn entre estas
deiniciones es la tendencia a identiicar la descripcin con el instrumento
resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados
de diversas formas (instrumentos de investigacin, de bsqueda, de
referencia o de consulta) pero siempre mantenan la misma funcin:
facilitar el control de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los
usuarios. Varios de los manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban
con detalle los tipos de instrumentos de descripcin que existan as como
su correspondencia con los niveles de informacin.
Cada nivel de descripcin (fondo, serie, unidad documental, etc.)
ofrece un nivel especico de informacin. El anlisis de esto trajo como
consecuencia la consideracin de que cada una de estos niveles deba ser
objeto de una descripcin. Por lo que para cada nivel de descripcin se
deine un tipo especico de instrumento de descripcin. As que los fondos
podan ser descritos a travs de las guas, las series documentales a travs de
los inventarios y las unidades documentales a travs de catlogos.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede airmar que en
las primeras deiniciones publicadas, la descripcin se ocupaba de capturar
la informacin contenida en los documentos para con ello elaborar
herramientas de descripcin, es decir, la representacin de informacin en
un formato determinado.
2.2 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL

Las ltimas dcadas del siglo XX (80-90) marcaron el inicio de una
nueva etapa en la historia de la Archivstica conocida, por muchos, como la
era de la posmodernidad o la era del pos-custodial. La profesin comenz
a adaptar sus principios a los nuevos entornos polticos, econmicos,
25
Dunia Llan Pa n
tecnolgicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expres

que [] en este mundo posmodernista la archivstica ha sufrido un
cambio de paradigma, desaiando a todos los archiveros a replantearse su
forma de pensar y de realizar su trabajo. (COOK, 2001, p. 3).
La dcada de los 90 marca el inicio de una nueva etapa en el
proceso de descripcin. El Consejo Internacional de Archivos comienza
desarrollar normas de estructuras de datos internacionales que cumplieran
con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder a las
entidades archivsticas de forma homognea. El inicio de las actividades de
normalizacin trajo consigo una reconsideracin de los fundamentos de la
descripcin y de las deiniciones que comienzan a surgir.
No obstante, desde la segunda mitad de la dcada de los 80 ya es
posible advertir un cambio en el concepto de descripcin. Diversos autores
y organismos vinculados a distintos proyectos de creacin de normas de
descripcin presentan deiniciones que ponen ms nfasis en la actividad
(la representacin de los fondos de los archivos) que en el resultado inal
(los instrumentos de descripcin, bsqueda, consulta, investigacin).
La siguiente igura muestra, representativamente, la funcin de la
descripcin en los archivos durante el perodo marcado por el paradigma
custodial.
Figura 3. Descripcin archivstica y paradigma custodial

Fuente: elaborado por la autora.
26
Resulta de inters mostrar, tambin, gricamente como se

presenta la nueva concepcin de la descripcin con el cambio de mtodo
paradigmtico en la archivstica por estas fechas. La igura siguiente
ejempliica la concepcin del concepto enfocado a la actividad y no a los
instrumentos.
Figura 4. Descripcin archivstica y paradigma pos-custodial

La evolucin tecnolgica conseguida en las ltimas dcadas

del Siglo XX permiti disociar el concepto de descripcin del concepto
de instrumento de bsqueda. La descripcin consiste en elaborar
una representacin (actividad) que puede tener diferentes formas de
manifestacin (instrumentos de consulta); a partir de una base de datos
descriptiva es posible obtener diferentes formatos de salida (varias formas
de visualizacin en pantalla o distintos tipos de impresos).
El Bureau Canadien des Archivistes fue uno de los primeros
organismos que comenz a redeinir este concepto en esta poca. En 1986
deini la descripcin como La representacin ms exacta y ms concisa
posible de cualquier unidad archivstica, elaborada siempre bajo el principio
de origen y procedencia. (BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTES,
1986 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 159).
27
Dunia Llan Pa n
Otra deinicin donde se advirti este cambio fue la

propuesta por Michael Cook y Margaret Procter en la segunda
edicin del Manual of Archival Description en 1989, donde se
consideraba que la descripcin no es ms que la representacin de
los documentos utilizando descriptores y estas representaciones, en la
prctica, se materializan en los sistemas o instrumentos de bsquedas4
(COOK; PROCTER, 1989a, p. 6).
A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con
la normalizacin el Consejo Internacional de Archivos (CIA), responsable
de la normalizacin internacional del proceso de descripcin, delimit la
deinicin de descripcin como:
La creacin de una representacin exacta de una unidad de
descripcin y de las partes que la componen, en caso de haberlas,
por el procedimiento de captacin, cotejo, anlisis y organizacin de
cualquier informacin que sirva para identiicar la documentacin y
explicar el contexto que la produjo. (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 1995, p. 13).
As qued establecido el concepto en la primera edicin de la

Norma Internacional de Descripcin Archivstica.
El CIA, en la segunda edicin de ISAD(G), establece que
descripcin es:
La elaboracin de una representacin de la unidad de descripcin y,
en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin,
anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para
identiicar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino
tambin sirve para describir los resultados de este proceso. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
Como puede observarse, las deiniciones propuestas por el CIA, en

las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre s. La segunda
4
El concepto en idioma original es: In Information heory, these descriptive substitutes are known collectively
as the Representation ile or iles. In real life, representation iles in an archival repository are components of a
complex inding aid system, in which the individual inding aids take the form of catalogues, lists, inventories,
calendars or guides.
28
edicin enfatiza en la importancia que tiene brindar informacin acerca del

medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su productor.
Adems, como nota aclaratoria, especiica que se pueden obtener varios
instrumentos de consulta como resultado de la actividad. En la primera
edicin no se hace mencin alguna a estos instrumentos sin embargo en esta
edicin se crey oportuno hacer referencia a ellos como uno de los posibles
resultados del proceso pero sin agregarle mayor connotacin.
El CIA, apoyado en los conceptos anteriores, hace una propuesta
de mayor alcance y explcita de descripcin archivstica. ISAD(G) se
centra ms en la actividad y deja claro que lo importante es representar
la informacin contenida en todas las unidades de descripcin; es decir,
no la limita slo a unidades documentales o tems como se releja en
manuales anteriores. Este nuevo enfoque de la descripcin, basada en la
representacin de contenidos con el in de obtener diversas salidas, hace
posible una ampliacin del objeto de la descripcin.
La descripcin va ms all del control y acceso a los fondos
archivsticos no niega su importancia pero presta ms atencin a la accin
de explicar el documento y su contexto de produccin para entender
su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones
debe aparecer informacin sobre el responsable de la produccin de los
documentos.
Sin lugar a dudas, la disociacin entre el concepto de descripcin
y el concepto de instrumentos de bsqueda, en la propuesta del CIA, es el
elemento que marca la diferencia con deiniciones anteriores. La descripcin
en los archivos no se debe realizar con la inalidad de crear un determinado
instrumento de bsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado
a representar la informacin de forma coherente para establecer un sistema
general de informacin archivstica que permita representar la informacin
en varios formatos (varios instrumentos de descripcin) e integrar datos de
varios archivos para facilitar su intercambio y su gestin.
La disociacin entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G)
no es ms que la aplicacin prctica de la Declaracin de Principios del
CIA que establece que:
29
Dunia Llan Pa n
[] estos principios se deben articular para construir una estructura

de aplicabilidad general y un sistema de descripcin archivstica que
no dependan de los instrumentos de bsqueda o de los sistemas de un
depsito dado, ya sea un sistema manual o automatizado. (CONSEJO
Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran inluencia

en los manuales y estndares que se han publicado posteriormente. Los
autores parten de los fundamentos tericos expuestos en ISAD(G) para
deinir su concepto. A continuacin se muestran algunos de ellos.
EnLapractiquearchivistiquefranaise(1993)seplanteaqueLadescripcin
archivstica es una representacin exacta y concisa de las unidades de descripcin
y se debe realizar respetando, siempre, el principio de origen y procedencia.5
(FAVIER, 1993, p. 141).
El Standards for archival description: a handbook, de 1994, deina
la descripcin como El proceso de capturar, recoger, analizar y organizar
cualquier informacin que sirva para identiicar, gestionar, localizar e interpretar
los fondos de instituciones archivsticas y explicar los contextos y sistemas de
documentos de los que se seleccionaron esos fondos. (IRONS, 1994).
En las Rules for archival description, en su segunda edicin, se
expona que La descripcin archivstica era un registro de forma normalizada
de informacin que recoga la estructura, funcin y contenido de los
documentos. (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 22).
En las obras citadas se puede observar la inluencia del proceso
internacional. En todas se delimita la descripcin archivstica como
aquel proceso que permite acceder a los documentos a travs de sus
representaciones y que debe explicar la informacin relacionada con la
procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripcin.
Los autores coinciden en que la actividad fundamental de la
descripcin es representar, a travs de informacin normalizada, las
unidades de descripcin con el objeto de gestionar los documentos y su
contexto. En ninguno de los casos se deine el resultado de la descripcin,
5
El concepto original es: La description archivistique a pour object de donner de toute unit archivistique
a dcrire la reprsentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance.
30
lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripcin

archivstica e instrumentos de descripcin no son, necesariamente,
conceptos relacionados entre s.
2.3 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN: METADATOS Y EVIDENCIA DOCUMENTAL

La normalizacin internacional no fue el nico aspecto que
inluy en la reconsideracin del concepto de descripcin. La repercusin
del documento electrnico en los archivos fue otro elemento clave en la
nueva dimensin de la descripcin.
El surgimiento de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, en los aos 60, trajo consigo, segn Bearman, la llamada
revolucin de la informacin electrnica; sin embargo, los archiveros
comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la dcada de los 90
cuando se inician las relexiones sobre la delimitacin y el tratamiento de
los documentos archivsticos en entornos electrnicos.
Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba la archivstica, condujo
a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a defender
la idea de una gestin de documentos electrnicos basada en la teora del
dato sobre el dato. Segn David Wallace:
[] los metadatos podan capturar y conservar el contexto del
documento, conservar los sistemas y la estructura del documento,
generar y retener informacin descriptiva relevante, incorporar datos
de evaluacin y disposicin, gestionar documentos a lo largo de su
vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas
de inventario/localizacin para fuentes de informacin organizativas.
(WALLACE, 1993, p. 88).
Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la

gestin documental por la importancia que tenan en el uso y la gestin de
los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
Otro concepto que tuvo gran impacto en el tratamiento del
documento archivstico en sistemas electrnicos fue el de evidencia
documental. Los archiveros tenan que prestar atencin a los datos pero
tambin a este concepto que resurga. Guilliland al respecto expresa que:
31
Dunia Llan Pa n
[] un documento de archivo, sea electrnico o no, est siempre

asociado con una accin o evento, con un agente, producto o
subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un conjunto de
metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la accin o el
evento. (GUILLILAND, 2005, p. 224).
El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte

impacto en la gestin de documentos archivsticos en entornos electrnicos.
Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que sean coniables y
autnticos y que puedan ser considerados evidencia de las funciones.
Ahora bien qu inluencia han tenido los documentos electrnicos,
los metadatos y la evidencia documental en el proceso de descripcin? Sin
lugar a dudas, estos nuevos conceptos han modiicado la dimensin de la
descripcin. En los ltimos aos se han desarrollado diversas polmicas
relacionadas con el tema, los archiveros buscan un entendimiento entre
descripcin, asignacin de metadatos y mantenimiento de la evidencia en
los entornos electrnicos.
Varios son los autores que se han dedicado a investigar y publicar
sobre esta nueva realidad. Con respecto al tema, Luciana Duranti deiende
la idea de una descripcin que mantenga la autenticidad y la veracidad de
los documentos. Para ella la descripcin archivstica implica:
[] la identiicacin de los documentos, la asignacin de un lugar
intelectual y fsico en el todo de los documentos autnticos; esto
signiica la localizacin y descripcin en su contexto, congelando y
perpetuando sus interrelaciones, asegurando as que cualquier posible
falsiicacin sea fcil de identiicar. (DURANTI, 1996, p. 247).
Siguiendo esta misma lnea, McKemmish y Parer (1998) exponen

que la descripcin se concibe:
[] como parte de una compleja serie de procesos de gestin de
documentos que implican la atribucin de metadatos autorizados
desde el momento de la creacin de los documentos [] informacin
normalizada acerca de la identidad, autenticidad, contenido, estructura,
contexto y requisitos esenciales de gestin de los documentos. (p. 24-25).
32
Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en

los aos 90 ha sido David Bearman quien considera la descripcin como Una
herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en entornos
organizativos automatizados [] la descripcin no puede sustentar la evidencia
de las acciones si esta tiene lugar mucho despus de que estas acciones hayan
sucedido. (BEARMAN, 1996 apud DELGADO, 2007, p. 113-114).
Siguiendo esta idea, Chris Hurley argumenta que la descripcin []
debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento con el
objeto de que ste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creacin y
en conjuncin con otros sistemas el autor rechaza [] una descripcin post
hoc porque esto diiculta la captura del contexto de creacin del documento.
(HURLEY, 1998 apud DELGADO, 2007, p. 123-125).
Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores abogan
por una descripcin enfocada a la asignacin de metadatos desde las primeras
edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando an mantiene
su valor administrativo garantiza que la informacin recogida sobre su contexto
sea ms exacta y veraz. La descripcin ya no est sujeta, como se consider
durante algn tiempo, a la representacin de la informacin contenida en los
documentos de valor permanente conservada en archivos histricos.
La descripcin archivstica en la actualidad tiene como inalidad
mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para
ello se recomienda realizar la descripcin desde el mismo momento en
que se crean los documentos slo as podr constituir evidencia de los
actos y las transacciones que se ejecutan. La descripcin debe facilitar la
representacin, el almacenamiento y la gestin as como el intercambio de
informacin con valor probatorio.
Hay que tener presente que la descripcin en los entornos
electrnicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En
este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir
el contexto de creacin ms que el contenido en s del documento. No
se puede olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la
actualidad, los profesionales de la informacin es la preservacin de los
documentos en los entornos digitales. El Proyecto InterPARES, al respecto,
expresa [] no es posible conservar documentos electrnicos, slo la
33
Dunia Llan Pa n
capacidad para reproducirlos.6 De ah la importancia de una descripcin

dirigida a mantener la evidencia documental a travs de los metadatos.
Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestin de
metadatos sustituira a la descripcin archivstica. Como bien expresa
Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros
siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripcin
archivstica en un subproceso de la asignacin de metadatos.
Los archiveros tienen ante s dos tendencias bien deinidas
en lo que respecta a la descripcin. La primera est relacionada con
el documento electrnico y junto a l los conceptos de metadatos y
evidencia que han cambiado las concepciones tericas y prcticas de la
descripcin. Actualmente no tenemos que esperar a que el documento
llegue a los archivos histricos para describirlos; es decir, se deben describir
los documentos desde su propia formacin en los archivos de gestin.
La asignacin de metadatos es un proceso continuo que comienza en la
gestin y puede llegar a su in en los archivos permanentes.
La segunda tendencia corresponde a la descripcin de los
documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que
se preguntan qu hacer con los documentos de valor secundario a los
que nunca se asign un metadato?; la respuesta parece sencilla, deben ser
descritos utilizando las normas internacionales y nacionales de descripcin
archivstica. Otra pregunta est invadiendo el pensamiento de los
archiveros, quines dan origen y estructura a los metadatos de descripcin
archivstica? Es posible responder: los metadatos de descripcin se obtienen
a partir de las estructuras de datos de las normas.
La igura siguiente muestra la evolucin del concepto de
descripcin archivstica desde su surgimiento hasta la actualidad y sus
diferentes propsitos.
6
InterPARES es el proyecto que desarrolla proyectos y metodologas para la conservacin permanente de
documentos de archivos generados o manejados de forma electrnica y, sobre la base de esto, desarrollar
modelos de polticas, estrategias y estndares capaces de asegurar esa conservacin a corto, medio y largo plazo.
Para ms informacin respecto a este proyecto ver: he International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 25 feb. 2015.
34
Figura 5. Evolucin conceptual del proceso de descripcin

Resumiendo, en la evolucin conceptual del proceso descriptivo se

puede apreciar un antes y un despus marcado por el proceso de normalizacin
internacional y los nuevos paradigmas de la archivstica. Los archiveros de esta
nueva era de la informacin y el conocimiento deben estar preparados para
realizar descripciones archivsticas que contribuyan a cumplir dos de las funciones
permanentes de los archivos: la conservacin y el acceso a los documentos.
3 FUNDAMENTOS TERICOS DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

El cambio paradigmtico acontecido en la Archivstica se
fundamenta, principalmente, en el fortalecimiento de su cuerpo terico. La
Archivstica dej atrs los tiempos de la tecnicidad y la historicidad; pocas
donde se realizaban procesos tcnicos sin tener consolidados sus fundamentos
conceptuales. Con el inicio de la posmodernidad, los procesos archivsticos
han consolidado sus preceptos tericos, desde la clasiicacin pasando por la
35
Dunia Llan Pa n
valoracin y terminando en la difusin. La descripcin, en particular, tiene

muy bien deinidos, en esta nueva era, sus fundamentos tericos.
3.1 DECLARACIN DE PRINCIPIOS: CIA Y CUSTARD

Sin lugar a dudas, los primeros pasos hacia la consolidacin de
los principios tericos de la descripcin archivstica los dio el organismo
internacional responsable por los archivos y el fortalecimiento de la
disciplina como una ciencia. En 1992, el Consejo Internacional de Archivos,
a travs de la Comisin Ad Hoc sobre normas de descripcin, da a conocer
la primera versin revisada de la Declaracin de Principios de Descripcin
Archivstica (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
Esta declaracin recoge los planteamientos tericos por lo que se debe
regir la descripcin y su normalizacin en los tiempos contemporneos.
La declaracin del CIA constituye el primer documento oicial publicado
sobre este tema en el mundo archivstico.
En esta declaracin se establece, claramente, cules son los
propsitos de la descripcin archivstica: creacin de descripciones
uniformes, pertinentes y explcitas, facilitar la recuperacin y el intercambio
de informacin sobre materiales de archivos, posibilitar el intercambio
de registros de autoridad y posibilitar la integracin de las descripciones
realizadas por distintos archivos o instituciones en un sistema integrado de
informacin (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
Estos objetivos an se mantienen vigentes para la descripcin archivstica.
La dcada del 90 marca el inicio de la normalizacin en el campo
de la descripcin, por tanto, varios pases inician procesos normativos.
Los archiveros de EE.UU y Canad comienzan a trabajar en un proyecto
comn conocido como CUSTARD (Canada-US Task Force on Archival
Description) que tena como objetivo publicar una norma norteamericana
de descripcin. Como consecuencia de este trabajo surgi la Declaracin
de Principios del Proyecto CUSTARD. Esta declaracin, en buena medida,
parte de la declaracin establecida por el CIA y es considerado, tambin,
un documento signiicativo para el estudio de este tema.
La declaracin del CIA y la de CUSTARD recogen los principios
fundamentales de la descripcin archivstica y han inluido, positivamente,
36
en los nuevos proyectos normativos que se han desarrollado. Para conocer

los fundamentos tericos de este proceso no se puede dejar de estudiar
y analizar las enmiendas recogidas en estas dos declaraciones. Por ello,
a continuacin se presenta una igura que muestra los planteamientos
tericos de ambos documentos.
Figura 6. Declaracin de Principios del CIA y CUSTARD7

Fuente: Elaborado por la autora.
7
Las fuentes utilizadas para la elaboracin de esta tabla fueron:
BARBADILLO, J. Apuntes sobre ISAD(G) y la descripcin archivstica normalizada. Las Palmas de Gran
Canaria: Anroart, 2007.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaracin de Principios sobre la Descripcin Archivstica.
Ottawa: Secretaria de la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992.
SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Statement of Principles for the CUSTARD. Chicago: Society
of American Archivists, 2001. Disponible en: <http://www.archivists.org/news/custardproject.asp>. Acceso en:
15 oct. 2014.
37
Dunia Llan Pa n
Hay varias cuestiones citadas en estas declaraciones que conviene

analizar con detenimiento. En estos principios sobre la descripcin se hace
nfasis en el respeto a los principios fundamentales de la Archivstica: El
Principio de Procedencia y Respecto al Orden Natural. No es posible
una descripcin archivstica que no tome en cuenta la procedencia, la
contextualizacin de los documentos y su evidencia as como la relacin
directa entre documentos y funciones. La descripcin pos-custodial tiene
que contemplar informacin contextual y funcional de los documentos
producidos en los nuevos contextos administrativos.
Estos documentos, tambin, recogen la interrelacin que
existe entre dos procesos de la archivstica: clasiicacin (identiicacin y
ordenacin) y descripcin. Si bien es cierto que la descripcin en un proceso
que puede comenzar en la gnesis del documento es preciso especiicar
que no es posible asignar metadatos de descripcin si antes no inaliz un
proceso administrativo y, por tanto, organiz la unidad de descripcin.
En las declaraciones se expone que la descripcin se aplica a
todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte,
a colecciones y documentos sueltos. Es importante destacar que la
descripcin, tanto en la teora como en la prctica, debe estar concebida
para describir cualquier documento, sea cual sea su soporte, formato,
extensin o tamao. Adems debe dar respuesta tanto a conjuntos
orgnicos-funcionales de documentos como a colecciones, documentos
sueltos o componentes documentales. La descripcin debe ser abierta y
permitir la representacin de cualquier unidad de descripcin producida o
conservada en ambientes hbridos, donde convivan documentos en papel
y documentos electrnicos.
Los nuevos principios, asimismo, establecen la importancia
de describir a los agentes que han producido, gestionado o almacenado
documentos. En los sistemas actuales de descripcin archivstica es, casi,
obligatorio que se describan los productores y sus relaciones con los
documentos y las funciones. Los productores pueden ser personas fsicas,
jurdicas o familias y pueden desempear diversos papeles con respecto
a los documentos (autores, productores, coleccionistas y gestores).La
descripcin debe responder a las relaciones existentes entre documentos y
productores y, para ello, debe representarlos convenientemente.
38
Otro aspecto que marca la descripcin en el pos-custodial, es sin

lugar a dudas, el principio de descripcin multinivel y las relaciones entre
los niveles de organizacin. No se puede hablar de descripcin o de su
normalizacin sin antes analizar en qu consiste la descripcin por niveles.
Por su importancia, se presenta en un epgrafe independiente.
3.2 DESCRIPCIN MULTINIVEL

La regla de descripcin por niveles es un nuevo principio deinido por
el Consejo Internacional de Archivos en la dcada del 90. El punto de partida
de ISAD(G) es el respeto a los fondos archivsticos, a partir de esta idea es que
surge un modelo conceptual pensado y enfocado, slo, a los documentos.
La norma internacional deine este nuevo modelo descriptivo como:
[] la descripcin de un fondo como un todo y su representacin en
una descripcin, utilizando los elementos apropiados [] la descripcin
de las partes que integran un fondo y su descripcin por separado,
utilizando los elementos adecuados [] la suma total de todas estas
descripciones, jerrquicamente unidas entre s, representan el fondo y
las partes descritas. Esto es a lo que se denomina descripcin multinivel.
(CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
Para aplicar este mtodo, fue necesario deinir, previamente, los

niveles de organizacin de un fondo archivstico, pues slo as se podan
establecer los niveles jerrquicos entre las descripciones. Un nivel de
descripcin, segn el CIA es El lugar que ocupa la unidad de descripcin
dentro de la jerarqua de un fondo. (CONSEJO INTERNACIONAL
A continuacin se expone el modelo de niveles de organizacin
propuesto en la norma internacional y los vnculos jerrquicos que se
forman.
39
Dunia Llan Pa n
FONDO
Subfondo
Serie Serie Serie
Subserie Subserie
Unidad Unidad Unidad Unidad

Documental Documental Documental Documental
Compuesta Compuesta Compuesta Compuesta
Unidad Unidad
Documental Documental
Simple Simple
Figura 7. Modelos de organizacin de un fondo segn ISAD(G)

Fuente: ISAD(G), 2000, p. 51.
Este modelo jerrquico no incluye todas las combinaciones

posibles de niveles; los niveles presentados pueden incluir los niveles
intermedios que se considere necesario (CONSEJO INTERNACIONAL
La descripcin multinivel se utiliza para describir el fondo y todas
sus partes. Sin la descripcin del nivel superior (fondo) no se puede presentar
el resto de descripciones. Es decir, no se debe describir una serie si antes no se
describieron los niveles superiores (fondo y subfondo) aunque slo se utilice
para estas descripciones un mnimo de elementos descriptivos.
Para establecer las jerarquas y las relaciones entre el fondo y sus
partes y, por tanto, realizar una descripcin multinivel es necesario cumplir
las cuatro reglas fundamentales que deinen esta tcnica descriptiva. El
mapa conceptual de la igura siguiente especica y resume estas reglas.
Esta nueva forma de descripcin basada en la jerarqua de niveles
de organizacin constituye una de las propuestas que comenz a mudar
40
el proceso descriptivo en el perodo pos-custodial. En la actualidad la

descripcin debe representar todos los niveles de organizacin y vincularlos
jerrquicamente entre s, partiendo de lo general a lo especico. Adems
debe proporcionar informacin del nivel que se est describiendo y con
ello evitar la repeticin de datos sealados en niveles superiores.
Este modelaje conceptual de jerarqua en la descripcin es lo que
hace posible que en un sistema uniicado de descripcin archivstica se pueda
entrelazar y vincular la informacin de una unidad documental simple, con su
serie o el fondo que le dio origen. El principio de descripcin multinivel facilit
el camino para que, hoy, a travs de un clic sobre un hipervnculo se consiga
navegar por las descripciones de un fondo y las partes que lo componen.
Figura 8. Descripcin Multinivel

41
Dunia Llan Pa n
3.3 MODELOS CONCEPTUALES

El modelo conceptual de descripcin multinivel est pensado,
nicamente, para la representacin y las interrelaciones del fondo, dejando
fuera otros elementos importantes que intervienen en la produccin,
gestin y conservacin de los documentos.
Por tanto, se deba continuar repensando los principios de la
descripcin y plantear modelos conceptuales ms completos, orientados a
una descripcin que incluyera otras entidades descriptivas. Los anteriores
principios representaban una descripcin unidimensional, slo orientada
a los documentos, entonces, se haca obligatorio exponer principios
adecuados a descripciones pluridimensionales.
La descripcin archivstica en tiempos del paradigma pos-custodial
debe consolidar sus bases tericas a partir de modelos conceptuales. Pero,
qu es un modelo conceptual? Un modelo conceptual es una tcnica
formal para la representacin entre los principales conceptos y relaciones
en un mbito dado del conocimiento. (GUEGUEN et al., 2013, p. 9).
Segn la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica
(CNEDA), un modelo conceptual de descripcin archivstica es La
representacin de la realidad a un alto nivel de abstraccin en el que quedan
descritos los tipos de entidad archivsticos, sus relaciones y atributos.
(COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA, 2012, p. 19). A su vez, una entidad, segn esta comisin,
es Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar a
existir. (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA, 2012, p. 18). Las entidades archivsticas sern abordadas
de forma independiente en el prximo epgrafe.
Resumiendo, un modelo conceptual de descripcin archivstica
es un modelado de datos donde deben especiicarse los tipos de entidades
a describir, las relaciones entre las entidades y sus atributos. Los modelos
conceptuales de descripcin archivstica se basan en el modelo entidad-
relacin (E-R) surgido a partir del desarrollo de las tecnologas de bases
de datos y creado por Peter P. Chen en 1976. Los archiveros, a partir de
este modelo creado para ambientes tecnolgicos, han desarrollado algunas
iniciativas de modelado de datos para la descripcin archivstica.
42
El modelo con ms trayectoria y que ms ha sido trabajado es el

Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, que cuenta con
varias versiones, las ms actualizadas, hasta la inalizacin de este libro,
la versin 2.0 (2008) y la versin 2.2 (2015) (AGRkMS). Otro modelo,
ampliamente difundido es la Technical Speciications for the Electronic
Recordkeeping Metadata Standard, version 1.0 (2008) publicado por los
Archivos de Nueva Zelanda. Ambos estndares estn basadas en revisiones
del modelo australiano Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies en su version 1.0 (2000). Las referencias bibliogricas de estos
modelos pueden ser consultadas en la bibliografa de este libro.
La AGRkMS abarca un modelo pluridimensional de la descripcin
archivstica, distinguindose del enfoque unidimensional utilizado hasta
el momento. El modelo identiica cinco entidades: documento, agente,
funciones, mandato y relacin. La entidad relacin desempea el papel
de interrelacionar las otras cuatro entidades para formar una descripcin
completa (GUEGUEN et al., 2013, p. 11).
Otro modelo conceptual para la descripcin fue elaborado en
Espaa, por la CNEDA. Esta comisin propuso como uno de sus objetivos
principales la elaboracin de un modelo en el que se identiicaran los
distintos tipos de entidad, sus relaciones y atributos y los requisitos de
datos bsicos para las descripciones de documentos de archivo, agentes
y funciones. En Octubre del 2007, la comisin comenz a trabajar en el
desarrollo de este complejo modelo conceptual y en el ao 2012 publican
la versin inal titulada: Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica
y Requisitos de Datos Bsicos de las Descripciones de Documentos de
Archivo, Agentes y Funciones.
El modelo espaol de descripcin archivstica est desarrollado
con la tcnica de modelado de datos E-R y se identiican los siguientes
tipos de entidad: documentos de archivo, agente, funcin y sus divisiones,
norma, concepto, objeto o acontecimiento, lugar. Se identiican, adems,
las relaciones entre entidades de estos tipos, as como los atributos de tres
tipos de entidad (documentos de archivo, agente; funcin y sus divisiones)
y de dichas relaciones (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, 2012, p. 19).
43
Dunia Llan Pa n
En Finlandia, los Archivos Nacionales (Arkistolaitos) nombraron

un grupo de trabajo para desarrollar un modelo conceptual de descripcin.
Este grupo public, en Enero del 2013, la versin borrador del Finnish
Conceptual Model for Archival Description. El modelo inlands aboga por
la separacin y la interrelacin de las entidades centrales de descripcin.
Reconoce las entidades: funcin, agente, recursos de informacin, el ciclo de
vida, mandato, lugar, tiempo y asunto. El ciclo de vida se describe asociado
a la gestin de documentos en ambientes empresariales (GUEGUEN et
al., 2013, p. 12).
Por su parte, el CIA, en el 2012, form el Grupo de Expertos
en Descripcin Archivstica (EGAD) sucesor del Comit de Buenas
Prcticas y Normas responsable, hasta ese momento, de la normalizacin.
Este grupo tiene dentro de sus objetivos desarrollar un modelo conceptual
internacional para la descripcin archivstica que garantice la integracin
e interrelacin de las cuatro normas de descripcin en sistemas uniicados
de informacin archivstica. El EGAD tiene una agenda de cuatro aos
para inalizar el proyecto (2012-2016). Este grupo analizar los modelos
conceptuales desarrollados en Australia, Espaa y Finlandia y, adems,
tendr en cuenta los modelos existentes de bibliotecas y museos.
El modelo debe abordar, en primer lugar, los principios y
necesidades de la comunidad archivstica. En particular, el modelo se
basar en el principio duradero de procedencia. El modelo se centrar
en la separacin y la interrelacin de los principales componentes de
la descripcin archivstica para proporcionar una base al desarrollo de
sistemas de descripcin de archivos (GUEGUEN et al., 2013, p. 13).
Para ejempliicar el tema de modelos conceptuales y facilitar su
comprensin, a continuacin se exponen algunos ejemplos de entidades
archivsticas y las relaciones que se establecen entre ellas. Estos diagramas
se realizaron a partir de los tipos de relaciones identiicados y deinidos por
la CNEDA en el Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica, en la
Parte 2 de Relaciones.
Una de las posibles relaciones entre entidades archivsticas es la
formada entre el documento de archivo y el productor. Los documentos de
44
archivos son creados, producidos, gestionados, por productores y, estos, a

su vez, crean, producen y gestionan documentos.
Figura 9. Relacin documento / productor

Otro tipo de relacin es la deinida entre productor y funciones/

subdivisiones. El productor realiza funciones y, estas, a su vez, son realizadas
por el productor.
Figura 10. Relacin productor/ funciones

45
Dunia Llan Pa n
Por ltimo, la relacin documento de archivo y funciones/

subdivisiones. Los documentos testimonian funciones y, estas, a su vez, se
testimonian en documentos.
Figura 11. Relacin documentos / funciones

Estos son algunas de las entidades y los tipos de relaciones
que se pueden establecer en un modelo conceptual. El propsito de los
modelos conceptuales archivsticos es relejar todas las entidades que estn
involucradas en el proceso descriptivo, orientado a una representacin
pluridimensional de los objetos de los que se extrae informacin. Los
modelos conceptuales, en la llamada poca posmoderna, deben facilitar
la creacin de sistemas eicientes que garanticen el acceso integrado de la
informacin no slo entre archivos sino tambin entre bibliotecas, museos
y otras instituciones de informacin.
4 ENTIDADES DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

La deinicin de las entidades archivsticas es un factor clave para el
desarrollo eiciente del proceso descriptivo. Las entidades son el eje central
de este proceso, de ah, la importancia de identiicarlas correctamente.
Segn el Modelo Conceptual de la CNEDA, las entidades archivsticas
constituyen:
46
Clases de objetos de la realidad archivstica, percibidas como categoras

claramente diferenciadas, las cuales pueden estar relejadas en los
sistemas de descripcin archivstica de distinta manera, pudiendo,
incluso, estar representadas en ellos por descripciones independientes,
aunque interrelacionadas. (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS
DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, 2012, p. 23).
Las entidades son aquellos objetos o cosas de los que se recoge

informacin en los sistemas de descripcin archivstica, es decir, son el
foco de las representaciones descriptivas y de la normalizacin del proceso.
Los tres modelos conceptuales de descripcin archivstica que se
han desarrollado deinen las siguientes entidades archivsticas:
Documento de Productor Funciones

Archivo
Lugar Tiempo Norma
Relacin Ciclo de Recursos de

Vida Informacin
Concepto,
Objeto,
Asunto
Acontecimiento
Figura 12. Tipos de entidades en los modelos de Australia, Espaa y Finlandia8

8
En los modelos conceptuales analizados se deinen cada una de estas entidades archivsticas. A continuacin
se citan estos conceptos:
Documento de archivo: se reiere al objeto tangible de la gestin documental, el cual constituye, en general,
el centro de atencin de la Archivstica (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA, 2012, p. 18).
Agente o productor: se aplica a los actores responsables o involucrados en la creacin, produccin,
gestin documental, etc. de los documentos de archivo (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE
Funciones y subdivisiones: se reiere a las funciones, actividades/procesos y acciones realizadas por los agentes,
que quedan testimoniadas en los documentos de archivo (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE
Norma: se aplica a las disposiciones que regulan la existencia de los agentes, las funciones que stos realizan o los
documentos de archivo (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA,
2012, p. 19).
47
Dunia Llan Pa n
El CIA an no ha desarrollado un modelo conceptual internacional

pero s public cuatro normas internacionales. Estos estndares incluyen
las estructuras de datos para describir las siguientes entidades:
Documentos Productor Funciones Instituciones

de Archivo de custodia
Figura 13. Tipos de entidades del conjunto normativo del CIA

De forma general, estos son las entidades archivsticas con las que
trabaja la descripcin. En todos los modelos analizados y en las normas
del CIA hay coincidencia en slo tres entidades: documento de archivo,
productor y funciones. Los sistemas uniicados de informacin archivstica
deben incluir, siempre, informacin sobre los documentos y sus productores
y, opcionalmente, de entidades de otro tipo. Los sistemas actuales tienden
a ser ms completos e incluir la mayora de las entidades aqu propuestas.
4.1SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVSTICAS

Los documentos de archivo, los agentes y las funciones son
las nicas entidades que presentan subtipos. Un subtipo de entidad es,
segn el modelo conceptual de la CNEDA (2012): Una categora de un
subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los
Concepto, objeto, acontecimiento, asunto: se reiere a las ideas o nociones abstractas, cosas materiales, eventos,
asuntos o sucesos de que tratan los documentos de archivo (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE
Lugar: se aplica a los espacios determinados (de que tratan los documentos de archivo, en los que se otorgan los
documentos de archivo (COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA,
2012, p. 19).
Tiempo: se reiere a lapsus de tiempo determinados (en los que se ubican los documentos de archivo)
(NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 17).
Relacin: Correspondencia, asociacin o vinculacin de cualquier tipo entre entidades (COMISIN DE
NORMAS ESPAOLAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, 2012, p. 20).
Recursos de Informacin: comprende los recursos analgicos, digitales y otros materiales textuales, sonoros,
gricos y en otros formatos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Gestin del ciclo de vida: se describe como la gestin de la informacin en las diferentes etapas del ciclo de vida
de los documentos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Instituciones que custodian recursos archivsticos: Institucin responsable de la conservacin de los documentos,
se basa en su posesin fsica y no siempre implica la propiedad jurdica ni el derecho a controlar el acceso a los
documentos (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007b, p. 11).
48
mismos atributos y relaciones. Tambin denominado subclase de tipo de

entidad. (p. 21).
En el grico de la prxima igura se muestra la propuesta que
hace la CNEDA para los subtipos de estas tres entidades. Los subtipos de
entidades no son deinidos de igual forma en todos los pases, este aspecto
puede variar de acuerdo a los contextos y las tradiciones de cada comunidad
archivstica. Por ejemplo, los subtipos de entidades del documento de
archivo propuestos para Espaa no coinciden con las de EE.UU, Brasil y
otros pases. El CIA ha deinido subtipos de entidades a nivel internacional
que deben ser respetadas pero, a la vez, pueden incluirse otras de acuerdo a
las necesidades de cada regin. Se toma como ejemplo en este libro el caso
espaol porque es el modelo conceptual ms completo en este sentido y
ms semejante a la realidad archivstica latinoamericana.
49
Dunia Llan Pa n
Documentos de Productor Funciones y sus

Archivo Divisiones
Grupo de Institucin Funcin

Fondos
Fondos Familia Divisin de

Funcin
Divisin de Persona Actividad/

Fondo Proceso
Serie
Accin
Subserie
Fraccin de serie
Unidad
Documental
Coleccin
Divisin de
Coleccin
Componente
Documental
Figura 14. Subtipos de entidad en el modelo conceptual de CNEDA

Fuente: Modelo Conceptual de CNEDA, 2012, p. 25.
Por la importancia de estas entidades y subtipos de entidades

en el proceso de descripcin y en la formacin de sistema integrados de
50
informacin archivstica, es conveniente explicar cada uno de ellos por

separados para tener un mayor conocimiento sobre este tema.
4.1.1 ENTIDAD DOCUMENTO DE ARCHIVO. SUBTIPOS

El documento de archivo es una entidad clave en el proceso
descriptivo. Muchas han sido las deiniciones que se han publicado sobre
esta entidad. El documento es el centro de la atencin de los archivos y la
archivstica. Segn ISAD(G) un documento de archivo es Informacin
registrada en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida
y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio
de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. (CONSEJO
En el caso de la descripcin, el documento de archivo constituye
una entidad archivstica de la cual se recoge informacin. El documento,
como se dijo anteriormente, presenta varios subtipos de entidades9. En
la igura siguiente, se exponen los subtipos ms conocidos as como una
explicacin y ejempliicacin de cada uno de ellos.
Los subtipos de entidades ejempliicados son un resumen de los
niveles de descripcin propuestos por el CIA y las comunidades archivsticas
de: Espaa, Reino Unido, Portugal, EE.UU, Canad, Finlandia, Brasil
y Uruguay. Los subtipos pueden variar en cada pas pues las tradiciones
archivsticas no son exactamente iguales.
En el mapa conceptual mostrado en la prxima igura se ejempliica
los subtipos de entidades propuestas en las normativas publicadas por
los pases mencionados. En ISAD(G) se proponen seis niveles bsicos
(fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad
documental simple), pero la comunidades archivsticas de otros pases han
creado nuevos niveles como es el caso de: archivo, colecciones o unidades
de localizacin. Asimismo, se ha establecido una gran variedad de niveles
intermedios que se ven, claramente, relejados en los niveles serie y fondo.
9
Los subtipos de la entidad documento de archivo, tambin son conocidos como niveles de descripcin en
ISAD(G) o agrupaciones documentales segn la CNEDA y la prctica archivstica espaola.
51
DUNIA LLAN PA N
Figura 15. Subtipos de la entidad documento de archivo

52
4.1.2 ENTIDAD PRODUCTOR. SUBTIPOS

El productor es, junto al documento, uno de los conceptos
principales vinculados a la descripcin archivstica. En todos los sistemas
integrados de descripcin es, casi, obligatorio que se describan los productores
de los documentos. El CIA, para la descripcin de los productores, elabor
la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos
Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR(CPF)) a modo de
gua para la redaccin de registros de autoridades de archivos, ms adelante
esta norma ser presentada.
En, ISAAR(CPF) (2004) los productores son Cualquier entidad
(institucin, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado
documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional. (p.
12). El productor desempea diversos papeles con respecto a los documentos
de archivo, puede ser: autor, productor, coleccionistas o gestor.
Los productores desempean un papel determinante en la
bsqueda y recuperacin de la informacin contenida en los documentos
pues constituyen puntos de acceso y por tanto ayudan en la identiicacin
y localizacin de las descripciones archivsticas. Los productores son el
punto de acceso principal de la unidad de descripcin. A continuacin,
se muestra en un mapa conceptual donde se exponen algunas de las ideas
propuestas:
53
Dunia Llan Pa n
Figura 16. Modelo conceptual productor archivstico

La entidad productor presenta tres subtipos de entidades bien

deinidas: institucin, familia y personas fsicas. Estas sub-entidades son
las responsables de cumplir las funciones y actividades que generan la
documentacin. A continuacin se muestra un mapa conceptual dnde se
analizan y ejempliican cada uno de ellos.
54
Figura 17. Subtipos de la entidad productor

Estos subtipos de entidades (instituciones, familias y personas)

presentan un alcance especico; es decir, cada una de ellas incluye
determinadas categoras que responden a funciones concretas. A
continuacin se muestran tres mapas conceptuales donde se expone el
alcance de estas entidades seguido de algunos ejemplos que ayudan a
comprender los tres subtipos.
55
DUNIA LLAN PA N
Figura 18. Subtipo - institucin - alcance

56
Figura 19. Subtipo - familia alcance

Figura 20. Subtipo - persona alcance

57
Dunia Llan Pa n
4.1.3 ENTIDAD FUNCIN. SUBTIPOS

La funcin es otra de las entidades fundamentales de los sistemas
integrados de descripcin archivstica y, adems, es de las entidades que presenta
varios subtipos. El CIA, para la descripcin de las funciones y sus subdivisiones,
elabor la Norma Internacional para la Descripcin de Funciones (ISDF).
Esta norma sirve de modelo para la descripcin de funciones de instituciones
vinculadas a la produccin y conservacin de los documentos.
Las funciones son Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad
o tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica o mandato.
Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas
como sub-funciones, procesos, actividades, tareas o acciones. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007a, p. 10).
Figura 21. Descripcin de funciones. Finalidad

Fuente: ISDF, 2007, p. 7.
Las funciones presentan varias subdivisiones que constituyen

los subtipos de esta entidad; las ms utilizadas son: subfuncin o divisin
de funcin, proceso, actividad, accin u otro trmino relacionado. Estos
subtipos de funciones son realizados, tambin, por los productores
y manifestados en los documentos. A continuacin se explican estas
divisiones a travs de un mapa conceptual.
58
Figura 22. Subtipos - entidad funcin

Fuente: ISDF y Modelo Conceptual CNEDA.
Las funciones y sus subtipos forman parte de los sistemas actuales

de descripcin. En los tiempos actuales donde la archivstica afronta el
paradigma posmoderno y los archivos se convierten en receptores de las
teoras y practicas pos-custodiales, la descripcin debe representar todas
las entidades archivsticas y relacionarlas a travs de esquemas de datos
y contenidos normalizados. En los prximos epgrafes analizaremos los
procesos de normalizacin que se han desarrollado y que, sin lugar a
dudas, son el mayor exponente de los nuevos paradigmas en la descripcin
archivstica.
5 LA DESCRIPCIN Y EL PROCESO DE NORMALIZACIN

Antes de analizar los procesos de normalizacin que se han
desarrollado en diferentes pases, es preciso conocer los aspectos sociales,
econmicos y polticos que hicieron posible, en la dcada de los 90, el
inicio de un proceso internacional de normalizacin de la descripcin en
los archivos.
59
Dunia Llan Pa n
5.1 CONTEXTO DE DESARROLLO DE LA NORMALIZACIN INTERNACIONAL

Durante mucho aos los profesionales del rea no aceptaban la
idea de normalizar los procesos archivsticos, mucho menos la descripcin.
Los archiveros defendan ciertas premisas relacionadas con las caractersticas
del documento de archivo, el peril de los usuarios o la forma tradicional
de trabajo en los archivos que diicultaban el inicio de cualquier proceso
normativo. Todo ello unido a la diversidad de planteamientos tericos
existentes: corrientes custodiales y corrientes pos-custodiales.
El inicio de la posmodernidad en la Archivstica hizo posible, como
ya se coment, una renovacin en las concepciones de los archiveros. La
consolidacin del cuerpo terico de la archivstica, el desarrollo econmico
y social impulsado en los aos 80, la expansin de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones, el fenmeno de la globalizacin de la
informacin, la existencia de nuevos soportes y formatos de informacin
y la diversiicacin de los periles de los usuarios fueron, sin lugar a dudas,
los aspectos determinantes para poner in a viejas discusiones relacionadas
con la normalizacin de los procesos archivsticos.
Las tecnologas caracterizan a la sociedad actual y a todos los
campos del conocimiento, incluyendo la archivstica. Sin duda, el desarrollo
de la informtica constituye el elemento principal que fundamenta la
transformacin de los mtodos y formas de trabajo en los archivos.
La incorporacin de nuevos usuarios a los archivos tambin
ayud a promover los cambios en el mundo archivstico. Las caractersticas
de las comunidades de usuarios han variado as como su comportamiento
ante el uso de la informacin. Segn Javier Tarraubella la implantacin
de las tecnologas de la informacin, tanto en la produccin documental
como en su circulacin, supone la aparicin de un nuevo concepto de
usuario que no acceder personalmente a los archivos para consultar la
documentacin, sino que lo har desde su casa o desde su lugar de trabajo,
conectndose con su ordenador a las redes telemticas de informacin para
acceder a los instrumentos descriptivos de los archivos o directamente a sus
fondos documentales y obtener, consultar o reproducir los documentos o
la informacin que le interese (TARRAUBELLA, 1998, p. 201). Ante esta
60
situacin los archivos se han visto obligados a disear nuevas estrategias de

acceso y difusin de la informacin.
Figura 23. Contexto de desarrollo de la normalizacin internacional

En este contexto, en el que se ven inmersos los archivos, es en el que

se debe entender el proceso internacional de normalizacin de la descripcin
archivstica. Los profesionales se percataron de que slo podan responder
eicazmente a los nuevos retos de la sociedad si tenan correctamente descritos
los documentos y el resto de entidades archivsticas. Para ello, segn Esteban
Navarro y Gay Molns [] era necesario contar con unos principios y
unas reglas universalmente aceptadas que indicaran cmo describir, qu
datos identiicativos se deban extraer y cmo estos se deban presentar y
organizar.(ESTEBAN NAVARRO; GAY MOLNS, 1998, p. 9).
Una vez repensados los principios de la descripcin haba que
plantearse un cambio en las formas prcticas de realizar este proceso. Era
el momento comenzar a un movimiento normativo en la archivstica. La
regulacin de la descripcin constitua el camino ms eicaz para obtener
mejores resultados en la representacin de las entidades archivsticas y su
intercambio en los ambientes digitales.
61
Dunia Llan Pa n
5.2 LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

Los primeros trabajos desarrollados por el CIA relacionados
con la normalizacin de la descripcin archivstica se remontan a los
aos 70, dcada en la que se realizaron varios glosarios y diccionarios que
contribuyeron a delimitar el alcance y la tipologa de diversos instrumentos
de descripcin. No obstante, es en la dcada de los 80 cuando se produce la
aparicin de los primeros textos normativos. En esta poca, destacaron por
su repercusin tres estndares: Archives, Personal Papers and Manuscripts
(APPM), elaborado en EE.UU. por Stephen Hensen en 1983 con una
segunda edicin en 1989; las Rules of Archival Description (RAD) de Canad,
publicadas entre 1989 y 1992 y el Manual of Archival Description (MAD),
de Reino Unido, publicado en 1986 por Michael Cook con una segunda
versin en 1989 contando con la co-autora de Margaret Procter. Los tres
estndares anglosajones presentaban una gran inluencia de las normas de
catalogacin de bibliotecas, aunque respetaron las prcticas descriptivas
nacionales existentes. Estas normas sentaron las bases para la elaboracin
de las futuras normas internacionales de descripcin archivstica.
El desarrollo terico de la archivstica en la dcada del 90, la
inluencia de las tecnologa en los archivos as como las experiencias de
aplicacin de estas normas nacionales llevaron a la comunidad archivstica
internacional al convencimiento de que era posible, en ese momento,
redactar textos normativos que regularan la prctica de la descripcin en
los archivos y, al mismo tiempo, promovieron el entendimiento para poner
en marcha el proceso de normalizacin internacional. Hasta la fecha, la
descripcin era sinnimo de instrumento de referencia o bsqueda (guas,
catlogos, inventarios, ndices) y el centro de atencin eran los documentos
y no las interrelaciones entre las diferentes entidades archivsticas. Estos
instrumentos no se realizaban de forma homognea, cada sistema de
archivo diseaba los instrumentos de descripcin con estructuras de datos
adecuadas a sus realidades.
A inales de la dcada del 80 y principios de los 90 del Siglo XX,
el Consejo Internacional de Archivos comenz a realizar un movimiento
internacional de normalizacin que inalizara con la publicacin de las
normas internacionales. El CIA contaba con la autoridad necesaria a nivel
mundial para llevar a cabo un proyecto de esta envergadura. No obstante,
62
precisaba del apoyo de la comunidad archivstica internacional para que

el proyecto tuviera una aceptacin completa. Bonal Zazo sobre este tema
expres: [] conscientes de esta realidad, el CIA promovi el desarrollo
de un proceso institucional y universal, auspiciado y respaldado por los
organismos archivsticos internacionales, a la vez que participativo y
representativo. (BONAL ZAZO, 2000, p. 117).
Varios son los libros, artculos y documentos que abordan y
explican el proceso de elaboracin de los estndares internacionales. A
continuacin se presenta una tabla que, de forma resumida, pretende mostrar
las actividades ms importantes realizadas por el Consejo Internacional
de Archivos para realizar un proceso internacional de normalizacin que
culmina con la publicacin de varias normas.
Tabla 1. Actividades realizadas por el CIA en el proceso de normalizacin
internacional
EL CIA Y EL PROCESO INTERNACIONAL DE NORMALIZACIN
Fecha (Lugar) Actividades

Reunin de expertos sobre normas de descripcin. Se analizaron las principales
experiencias tericas y prcticas que existan en el mundo en materia de
1988, Canad
descripcin para poder conocer el estado de la cuestin y, de esa forma,
comenzar el proceso de normalizacin.
Reunin celebrada, en Paris, bajo el patrocinio de la UNESCO. Este encuentro
1989, Francia tuvo como objetivo planiicar las actividades que se deban desarrollar para
elaborar las normas internacionales.
Reunin celebrada para constituir una comisin especializada para la
1990, Polonia formacin de las normas y el cumplimiento de los acuerdos de las reuniones. Se
constituy, de esta forma, la Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin.
Primera reunin plenaria de la Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin.
1990, Alemania Se aprueba la primera versin de la Declaracin de Principios de Descripcin
Archivstica.
Se aprueba la versin inal de la Declaracin de Principios de Descripcin
1992, Espaa Archivstica. Se presenta el primer borrador de las reglas generales para la
descripcin de documentos.
XII Congreso Internacional de Archivos en Montreal. Debate sobre cuestiones
1992, Canad tericas de la descripcin archivstica. Se presentaron opiniones orales acerca
de la declaracin de principios y el borrador de la norma.
Tercera sesin plenaria de la Comisin Ad Hoc, siguiendo las recomendaciones
1992, Suecia y comentarios del congreso de Montreal, se aprueba la primera versin
deinitiva de la norma ISAD(G).
63
Dunia Llan Pa n
La Comisin Ad Hoc comienza a trabajar en la creacin de una norma

1993-1995
internacional para la creacin de registros de autoridades.
Se celebra la cuarta sesin plenaria de la Comisin Ad Hoc, se recomienda la
1994, Suecia disolucin de la comisin y la creacin de un rgano permanente responsable
de la revisin y mantenimiento de las normas.
1996 La Comisin Ad Hoc publica la primera versin de la norma ISAAR(CPF).
XIII Congreso Internacional de Archivos en Pekn se disuelve la Comisin Ad
1996, China
Hoc y se crea el Comit sobre Normas Descriptivas.
Reunin del Comit de Normalizacin, se elabor un proyecto inicial sobre la
1998, Suecia
segunda versin de la normaISAD(G).
XIV Congreso Internacional de Archivos en Sevilla se presenta la segunda
2000, Espaa
versin de la norma ISAD(G).
El Comit sobre Normas Descriptivas comienza la revisin de la primera
versin de la norma ISAAR(CPF). Durante este perodo se mantiene un
2000
constante intercambio de ideas con la comunidad archivstica internacional
para saber comentarios y proposiciones.
Reunin Plenaria del Comit sobre Normas Descriptivas. Anlisis de la
primera versin de ISAAR(CPF). Se tuvieron en cuenta los comentarios
2001, Blgica
presentados por la comunidad y se tomaron una serie de decisiones sobre las
modiicaciones que se deberan realizar a la norma.
2002, Espaa y Reuniones plenarias donde se discuti y aprob el primer borrador de la
Brasil revisin de la norma ISAAR(CPF).
El borrador del estndar de autoridades fue publicado en la pgina web del
CIA/CDS en enero de 2003. Desde este momento se solicit a la comunidad
2003
archivstica internacional la presentacin de comentarios a la propuesta de la
norma revisada.
XV Congreso Internacional de Archivos en Viena se presenta la publicacin
2004, Austria
deinitiva de la segunda versin de ISAAR(CPF).
Se constituye el Comit de Normas Profesionales y Buenas Prcticas del CIA,
2004 en los prximos aos sera el responsable del mantenimiento y revisin de las
normas internacionales
Reunin de la Seccin provisional de Normas Profesionales y Buenas
Prcticas. Se crean dos grupos de trabajo con el objetivo de crear una norma
2005, Suiza internacional para la descripcin de funciones en los sistemas de informacin
archivstica y una norma internacional relativa a las Instituciones
Archivsticas que tienen la custodia de los documentos.
Uno de los grupos de trabajo termin un primer borrador de la norma de
2006, Francia funciones que fue discutido, modiicado y ampliado en la reunin que se
celebr en Paris.
Otro grupo de trabajo termin un primer borrador de la norma sobre las
2006, Italia instituciones de custodia que fue discutido, modiicado y ampliado en la
reunin que se celebr en Miln y, posteriormente, en Madrid.
64
Reunin plenaria del Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, se

2007, Alemania debaten los comentarios recibidos de la comunidad archivstica sobre la norma
de funciones e instituciones de custodia. Primeros borradores oiciales.
XVI Congreso Internacional de Archivos en Kuala Lumpur, se presenta la
2008, Malasia
primera versin de la norma ISDF y la primera versin de la norma ISIAH.
Se constituye el Grupo de Expertos en Descripcin Archivstica del CIA con
2012 la misin de promover y facilitar el intercambio internacional de informacin
sobre recursos archivsticos.
El Grupo de Expertos en Descripcin Archivstica tiene como principal
propsito, en estos cuatro aos, desarrollar un modelo conceptual de datos
2012-2016
que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas
descriptivas del CIA en sistemas de informacin archivstica completos.
Resumiendo, todas estas actividades dieron lugar a la publicacin

del actual conjunto normativo del CIA.
Figura 24. Normas internacionales de descripcin archivstica

Estas normas, en su conjunto, regularizan las estructuras de datos

que deben ser utilizadas para describir los documentos, los productores, las
funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo a nivel
65
Dunia Llan Pa n
internacional. Estos estndares no son considerados de contenidos, ni de

presentacin ni de codiicacin; el CIA tiene por objetivo normalizar las
estructuras de datos, para de esta forma, contar a nivel internacional con
estructuras homogneas utilizadas en cualquier sistema de archivos.
El CIA se bas, para la creacin de los estndares, en las relaciones
que se establecen entre productor, funciones, documentos e instituciones
de custodia. A partir de esta interpretacin de la realidad archivstica
cre estructuras de datos adaptadas a cada una de las entidades. Estas
interrelaciones fueron deinidas en la norma ISDF. A continuacin se
expone las relaciones y su vinculacin con las normas.
Figura 25. Representacin de relaciones entre productores, funciones,

documentos y normas
Fuente: ISDF, 2007, p. 31.
Actualmente, el CIA, a travs del Grupo de Expertos en

Descripcin Archivstica, se encuentra trabajando en un proyecto que tiene
una duracin prevista de cuatro aos. Este grupo tiene como objetivo crear
un compendio normativo que articule las cuatro normas. Este compendio
debe contar con un captulo introductorio comn, un slo glosario, un
slo captulo de relaciones y debe proporcionar una misma estructura
66
a los elementos, as como homogeneizar los nombres de los elementos

descriptivos que ya estn desarrollados.
Otro tema importante en el que est trabajando este grupo es en
el desarrollo de un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros
integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas
de informacin archivstica completos. Est prevista la inalizacin de este
trabajo en el ao 2016.
5.3 ESTRUCTURAS DE DATOS PARA LA DESCRIPCIN DE ENTIDADES ARCHIVSTICAS

Como se ha expuesto anteriormente, el Consejo Internacional de
Archivos ha establecido una estructura de datos para regular la descripcin de
las cuatro entidades archivstica. Es decir, propuso un conjunto de elementos
de descripcin que deben incluirse en las representaciones de estas entidades
y en los sistemas de descripcin archivsticos. A continuacin se presentan las
estructuras de datos para documentos, productores, funciones e instituciones
de custodia.
Tabla 2. Estructura de datos para la descripcin de documentos. ISAD(G)
ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS
(ISAD(G))
1. rea de Identiicacin 4. rea de Condiciones de Acceso y Uso
1.1 Cdigo de referencia

4.1 Condiciones de acceso
1.2 Ttulo
4.2 Condiciones de reproduccin
1.3 Fechas
4.3 Lengua/escritura de los documentos
1.4 Nivel de descripcin
4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamao y
4.5 Instrumentos de descripcin
dimensiones)
2. rea de Contexto 5. rea de Documentacin Asociada
2.1 Nombre del productor 5.1 Existencia y localizacin de originales

2.2 Historia institucional/ Resea biogrica 5.2 Existencia y localizacin de copias
2.3 Historia archivstica 5.3 Unidades de descripcin relacionadas
2.4 Formas de ingreso 5.4 Nota de publicaciones
3. rea de Contenido y Estructura 6. rea de Notas
3.1 Alcance y contenido

3.2 Valoracin, seleccin y eliminacin
6.1 Notas
3.3 Nuevos ingresos
3.4 Organizacin
67
Dunia Llan Pa n
7. rea de Control de la Descripcin
7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o normas
7.3 Fecha de la descripcin
Tabla 3. Estructura de datos para la descripcin de productores. ISAAR(CPF)

ESTRUCTURA DE DATOS PARA CREACIN DE REGISTROS DE AUTORIDAD
(ISAAR(CPF))
1. rea de Identiicacin 3. rea de Relaciones
1.1 Tipo de entidad. 3.1 Nombre(s) / Identiicadores de las

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre. instituciones, personas o familias relacionadas.
1.3 Formas normalizadas del nombre segn otras reglas. 3.2 Naturaleza de la relacin.
1.4 Otras formas del nombre. 3.3 Descripcin de la relacin.
1.5 Identiicadores para instituciones. 3.4 Fechas de la relacin.
2. rea de Descripcin 4. rea de Control
4.1 Identiicador del registro de autoridad.

2.1 Fechas de existencia.
4.2 Identiicadores de la institucin.
2.2 Historia.
4.3 Reglas y/o convenciones.
2.3 Lugares.
4.4 Estado de elaboracin.
2.4 Estatus jurdico.
4.5 Nivel de detalle.
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades.
4.6 Fecha de revisin, creacin o eliminacin.
2.6 Atribucione(s) / fuente(s) legale(s)
4.7 Lengua(s) y escritura(s).
2.7 Estructura(s) interna(s) /Genealoga
4.8 Fuentes.
2.8 Contexto general
4.9 Notas de mantenimiento.
Captulo de Relacin de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos.
5.1 Identiicadores y ttulo de los recursos relacionados

5.2 Tipos de recursos relacionados (fondo, coleccin, monografa, articulo)
5.3 Naturaleza de las relaciones (productor, autor)
5.4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones
68
Tabla 4. Estructura de datos para la descripcin de funciones. ISDF

ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIN DE FUNCIONES
(ISDF)
1. rea De Identiicacin 3. rea de Relaciones
3.1 Forma autorizada del nombre /Identiicadores

1.1 Tipo
de la funcin relacionada
1.2 Forma autorizada del nombre
3.2 Tipo
1.3 Formas paralelas del nombre
3.3 Categora de la relacin
1.4 Otras formas del nombre
3.4 Descripcin de la relacin
1.5 Identiicadores para instituciones
3.5 Fechas de la relacin
2. rea de Descripcin 4. rea de Control
4.1 Identiicador de la descripcin de la funcin

4.2 Identiicador(es) de la institucin
4.3 Reglas y/o convenciones
2.1 Fechas
4.4 Estado de elaboracin
2.2 Descripcin
4.5 Nivel de detalle
2.3 Historia
4.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
2.4 Legislacin
4.7 Lengua(s) y escritura(s)
4.8 Fuentes
4.9 Notas de mantenimiento
Captulo de Vinculacin de las Funciones con Documentos de Archivo y otros Recursos
5.1 Identiicador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.

5.2 Naturaleza de la relacin
Tabla 5. Estructura de datos para la descripcin de instituciones que

custodian recursos archivsticos. ISIAH
ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIN DE INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN
RECURSOS ARCHIVSTICOS
(ISIAH)
1. rea de Identiicacin 4. rea de Servicios
1.1 Identiicador
1.2 Forma autorizada del nombre 4.1 Servicios de ayuda a la investigacin
1.3 Formas paralelas del nombre 4.2 Servicios de reproduccin
1.4 Otras formas del nombre 4.3 Facilidades para el pblico
1.5 Tipo
2. rea de Contacto 5. rea de Control
69
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5.1 Identiicador de la descripcin

5.2 Identiicador de la institucin
5.3 Reglas y/o convenciones
2.1 Direccin
5.4 Estado de elaboracin
2.2 Telfono, Fax, mail
5.5 Nivel de detalle
2.3 Direccin de internet
5.6 Fechas de creacin, revisin o eliminacin
2.4 Personal responsable
5.7 Lengua(s) y escritura(s)
5.8 Fuentes
5.9 Notas de mantenimiento
Captulo de Vinculacin de las Instituciones con

3. rea de Descripcin
Documentos de Archivo y sus Productores
3.1 Contexto cultural y geogrico

3.2 Historia
3.3 Estructura administrativa
3.4 Poltica de ingreso
6.1 Ttulos e identiicadores de los recursos
3.5 Ediicio
archivsticos relacionados
3.6 Fondos custodiados
6.2 Descripcin de la relacin
3.7 Instrumentos de descripcin y publicaciones
3.8 Horario de Apertura
3.9 Condiciones y requisitos para el acceso
3.10 Acceso para discapacitados
3.11 Modo de acceso y transporte
El CIA propuso los elementos de descripcin con los que se

deben describir y representar cada una de estas entidades. Los Sistemas
Nacionales de Archivos deben respetar estar estructuras de datos pues slo
as se podrn integrar descripciones procedentes de diferentes sistemas de
archivos y, realmente, se podr establecer una cooperacin archivstica
internacional. No obstante, las nuevas normas nacionales que se publiquen
pueden incluir, adems de estos elementos descriptivos, otros elementos
adecuados a sus realidades especicas.
6 LA NUEVA GENERACIN DE NORMAS NACIONALES Y REGIONALES DE DESCRIPCIN

El CIA, con la publicacin de su conjunto normativo, tuvo como
propsito establecer una estructura de datos uniforme de descripcin
y no una estructura de contenidos a nivel internacional. Por tanto, es
responsabilidad de cada pas elaborar sus propias normas de descripcin que
regulen los contenidos de acuerdo a sus realidades archivsticas. Al respeto,
en ISAD(G), se expone la siguiente idea: [] estas normas constituye una
gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas por lo que
70
[] deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes

o como base para el desarrollo de otras normas nacionales. (CONSEJO
Esta declaracin tuvo una gran inluencia en el desarrollo de
normas nacionales y regionales de datos, contenidos, presentacin y
codiicacin para describir documentos, productores y para la elaboracin
de puntos de acceso que facilitaran la creacin de los registros de autoridades
en archivos. Reino Unido, EE.UU., Canad, Portugal, Espaa, Irlanda,
Brasil y Uruguay son los pases que han desarrollado, hasta la fecha, normas
para regular el proceso de descripcin. En estos pases, en un perodo
de 15 aos, se elaboraron un conjunto de estndares que aportan ideas
importantes y novedosas sobre la normalizacin de esta actividad.
Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
Names (RCPPCN), el Manual of Archival Description (MAD3), Describing
Archives: A Content Standards (DACS), las Rules for Archival Description
(RAD2), las Orientaes para a Descrio Arquivstica (ODA), la Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE), el Manual de Descripcin
Multinivel (MDM), la Norma Espaola de Descripcin Archivstica -
Borrador (NEDA-I), la Norma de Descripcin Archivstica de Catalua
(NODAC), la Norma Gallega de Descripcin Archivstica (NOGADA),
la Norma Aragonesa para la Descripcin de Autoridades (ARANOR), la
Norma para la Elaboracin de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres
de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
Descripcin Archivstica de los Archivos Estatales (NEPAN), la Norma
Irlandesa de Descripcin (IGAD) y la Norma Uruguaya de Descripcin
Archivstica (NUDA) son, slo, algunos ejemplos de estas normas.
A continuacin se presenta una igura que muestra, un resumen,
de los estndares publicados en estos pases:
71
Dunia Llan Pa n
Figura 26. Normas publicadas en Reino Unido, EE.UU, Canad, Portugal,

Brasil, Espaa, Irlanda, y Uruguay
Estos proyectos normativos publicados buscan alcanzar modelos

que se ajusten a las tradiciones archivsticas y que sistematicen los
procedimientos e instrumentos de descripcin existentes de cada pas. Todo
esto hace que, aunque partan de un texto comn (normas internacionales)
existan diferencias entre las distintas normas publicadas.
A travs de la mayora de estas normas se pueden describir los
documentos de archivos, no sucediendo lo mismo con el productor,
documentos especiales o la normalizacin de puntos de acceso normalizados.
La siguiente tabla ejempliica las entidades archivsticas que describen estas
normas nacionales y regionales.
72
Tabla 6. Entidades que describen las normas de descripcin

ENTIDADES QUE DESCRIBEN LOS ESTNDARES
Productores/ Documentos en Puntos de

Documentos
Registro de Autoridad Soportes Especiales Acceso
MAD3 X - X -
DACS X X - -
RAD2 X - X X
ODA X X - X
NOBRADE X - - -
NEDAI X - - -
MDM X X X X
NODAC X - - -
NOGADA X - - -
ARANOR - X - -
IGAD X - - -
NUDA X - - -
NEPAN - - - X
RCPPCN - - - X
Tal y como se puede ver en la tabla anterior, en la generalidad de

las normas se ha desarrollado las estructuras de datos y contenidos para
describir documentos. DACS, ODA, MDM y ARANOR son las nicas
normativas que permiten, tambin, la descripcin de los productores y
proporcionan las pautas para la creacin de los registros de autoridades.
DACS (1ra ed.), RAD2, ODA y MDM proponen reglas para la creacin
de puntos de acceso normalizados (nombres de instituciones, personas,
familias y lugares geogricos y materias). Reino Unido y Espaa cuentan
con una normativa independiente para la creacin y normalizacin
de los puntos de acceso. Por su parte, NOBRADE contiene un rea
de informacin descriptiva con reglas especicas para crear puntos de
acceso. MAD3, RAD2 y el MDM, tambin, desarrollan estructuras para
la descripcin de materiales en soportes especiales (fotografas, planos,
documentos cartogricos, sonoros, pelculas, objetos, documentos
ilatlicos y electrnicos, entre otros).
Como se observa, todas las normas logran integrar sus estructuras
con ISAD(G), no sucediendo as con ISAAR(CPF) o con ISDF o ISIAH
73
Dunia Llan Pa n
. La comunidad de archiveros sigue trabajando para obtener normativas

que logren integrar los contenidos de los documentos, sus productores, los
puntos de acceso importantes en la creacin de los registros de autoridad.
Adems, esta comunidad es consciente de la necesidad de obtener normas
que faciliten la codiicacin de la informacin en ambientes electrnicos,
por tanto deben ser normas compatibles con los formatos de codiicacin.
Estos estndares, atendiendo a su tipologa, se pueden clasiicar
segn su funcin: en normas de entrada de datos y normas de salida de
datos. El archivero espaol Abelardo Santamara Gallo establece que las
normas de entrada de datos se clasiican en normas de estructura de datos
y contendido y las normas de salida de datos: se clasiican en normas de
presentacin y codiicacin10 (SANTAMARA GALLO, 2006, p. 12-13).
Atendiendo a esta clasiicacin segn su funcin, se presenta la
siguiente tabla donde se muestra la tipologa normativa a la que pertenece
la nueva generacin estndares nacionales y regionales publicados.
10
Siguiendo a Abelardo Santamara Gallo (2006), desde el punto de vista de la funcin que cumplen las normas
de descripcin archivsticas con respecto a los sistemas archivsticos, se pueden identiicar los siguientes tipos
de normas:
Normas de estructura de datos: regulan qu contenedores de informacin estn disponibles en las representaciones
de las entidades archivsticas, es decir: elementos y subelementos; nombre; ndice de frecuencia (nico o
repetible, obligatorio, opcional o condicionado).
Normas de contenido de datos: regulan, para cada uno de los componentes estructurales ijados cmo introducir
la informacin, es decir: la informacin que puede incluirse y la que no; las fuentes de informacin; reglas
generales y especicas sobre su uso, tipos de datos a consignar, formalizacin de datos, etc.
Normas de presentacin de datos: regulan cmo se debe presentar en pantalla o en salida impresa (por ejemplo
en instrumentos de descripcin impresos) la informacin introducida, es decir: el orden de presentacin de la
informacin consignada en los distintos elementos y subelementos; su agrupacin o no en reas; la visualizacin
de etiquetas con el nombre del elemento o subelemento; el uso de signos de puntuacin empleados como
separadores; la forma de presentacin de las relaciones; el tipo y estilo de letra, etc.
Normas de codiicacin de datos para su intercambio/comunicacin: regulan cmo debe codiicarse la informacin
almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semntico, a travs de diferentes sistemas de
metadatos (EAD, EAC, MARC 21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro
sistema de informacin.
74
Tabla 7. Clasiicacin de las norma segn su funcin

TIPOLOGA DE NORMA SEGN FUNCIN
Estructura Contenido Presentacin Codificacin

MAD3 X X X X
DACS X X - X
RAD2 X X X -
ODA X X X -
NOBRADE X X - -
NEDAI X X X -
MDM X X X -
NODAC X X - -
NOGADA X X - -
ARANOR X X - -
IGAD X X - -
NUDA X X X -
NEPAN X X - -
RCPPCN X X - -
Todos los proyectos normativos se ajustan a dos de estas categoras

(normas de estructura y contenido de datos). Varias de los estndares
regulan la salida de datos en pantalla o en instrumentos impresos; a
travs de modelos detallados o reglas especicas (organizacin, redaccin,
ortografa) normalizan la formalizacin y la presentacin de la informacin
en los instrumentos de descripcin. MAD3 y DACS son los nicos
estndares que regulan cmo debe codiicarse la informacin almacenada
en entornos digitales y para ello proponen las normas de codiicacin
que deben ser utilizadas (Encoded Archival Descripction (EAD) y Encoded
Archival Context (EAC)).
Estas normas internacionales y nacionales no son publicaciones
estticas, constantemente tienen que estar en revisin y actualizacin. Por
tanto, las comisiones o grupos responsables por su mantenimiento deben
seguir trabajando para completar este conjunto normativo y facilitar, con
ello, el trabajo de los profesionales de la informacin. La integracin de
las entidades de descripcin en sistemas uniicados y normalizados de
descripcin archivstica es, inalmente, lo que facilita la accesibilidad
75
Dunia Llan Pa n
y la usabilidad de la informacin desde cualquier espacio del mundo

globalizado de la informacin.
En los siguientes sub-epgrafes analizaremos cada una de estas
normas . Para elaborar una caracterizacin ms concisa de estas normativas,
11
sern analizados, en cada una de los estndares, los siguientes elementos:

principios tericos, entidades de descripcin, subtipos de entidades,
elementos obligatorios, tipologa de norma y estructura organizativa.
Se presentarn, primero, las normas de estructuras de datos y
contenidos que normalicen la descripcin de documentos y productores.
Posteriormente, se explicarn las normas que regulen la creacin de puntos
de acceso en los contextos archivsticos y, por ltimo, se analizarn los
estndares de codiicacin publicados para esta rea de conocimiento.
6.1 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN REINO UNIDO: MAD3

Uno de los pasos ms signiicativos de Reino Unido en el campo
de la descripcin archivstica fue la publicacin de las dos ediciones del
Manual of Archival Description (MAD y MAD2) entre los aos 1986 y
1990. Segn Michael Cook, Reino Unido fue el pas representante de
la tradicin archivstica europea frente a la americana en el mbito de la
descripcin antes del surgimiento de ISAD(G). Muchos autores consideran
que MAD2 fue una de las normas nacionales que ms aport al proceso
internacional de descripcin.
Durante la dcada de 1990 la segunda edicin de MAD
permaneci vigente. A partir de las publicaciones de las normas del CIA,
los profesores Margaret Procter y Michael Cook, ambos de la Universidad
de Liverpool, comenzaron una revisin exhaustiva del manual para realizar
algunas correcciones y publicar una tercera versin adaptada a las exigencias
internacionales.
La tercera edicin del Manual of Archival Description se concluy
en el 2000 y tuvo gran aceptacin dentro de la comunidad de archiveros
ingleses. Esta obra sirve de libro de texto en las instituciones docentes que
La norma de Irlanda no ser analizada en este texto porque ms que una norma constituye un resumen de la
11
norma internacional ISAD(G).
76
tienen dentro de su enseanza la archivstica. MAD3 es utilizada, tambin,

para la elaboracin de los instrumentos de descripcin en los archivos. El
manual se rige por la premisa siguiente No se pueden establecer normas
rgidas para describir en los archivos pero s se pueden sealar las cuestiones
centrales de la prctica comn. (COOK; PROCTER, 2000, p. xii ).
MAD3 propone tres principios fundamentales basados en los
establecidos en su edicin anterior y en la propuesta de fundamentos
elaborada por el CIA, en 1992. El manual establece la organizacin de
los fondos archivsticos como principio elemental de la descripcin. Cook
y Procter partiendo del anlisis de concepciones de autores como Hilary
Jenkinson y la declaracin del CIA, argumentan la importancia que tiene la
organizacin fsica e intelectual para el control y la descripcin de los fondos.
Dejan claro que la descripcin es un proceso posterior a la organizacin
de los documentos archivsticos: he arrangement of archives es an essential
preliminary to their description. (COOK; PROCTER, 2000, p. 6).
MAD3 mantiene como principio bsico la descripcin
multinivel, tambin presente en ISAD(G). El manual ingls expone
que las descripciones archivsticas se pueden realizar en dos niveles a los
que denomina nivel superior higher level12 y nivel inferior lower level
, estos niveles deben estar relacionados entre s. Especiica que, generalmente,
el nivel superior incluye los niveles de fondo, subfondo y series y el inferior
documento compuesto o documento simple aunque esta clasiicacin es
relativa y depender del alcance de los instrumentos de descripcin.13
MAD3 deiende las descripciones relacionadas jerrquicamente y
propone este mtodo como nica alternativa para la descripcin. El manual
destaca la importancia de la descripcin a mltiples niveles y prescribe
que cada descripcin debe tener al menos dos niveles. Este procedimiento
es una aplicacin prctica del principio de origen y procedencia en la
descripcin archivstica, en la medida que vinculemos un nivel inferior
con su nivel superior estaremos utilizando y respetando este postulado.
Como ltimo principio, MAD3 retoma de la anterior edicin el
aspecto de la profundidad en las descripciones, ausente en la declaracin
12
Estos dos trminos reemplazan a los trminos macro y micro utilizados en MAD2
13
Si el instrumento de descripcin solo describe subfondos o series entonces estas actan como niveles inferiores
en relacin con los niveles grupo de fondos o fondos.
77
Dunia Llan Pa n
del CIA. En el manual no se determinan los elementos propios por niveles

de descripcin pero si se aborda el tema tericamente. Este aspecto hace
referencia a la representacin de los documentos, a la recuperacin de la
informacin y al carcter imparcial y objetivo de las descripciones (COOK;
PROCTER, 2000, p. 27-30). Los autores, con el uso de este principio,
enfatizan en que las descripciones deben constituir representaciones exactas
de los documentos.
Con respecto a los niveles de descripcin, estos fueron abordados
por Cook y Procter desde la segunda edicin del manual. En MAD2 se
profundiz en el estudio terico de los niveles y se establecieron dos tipos
de niveles: los facticios y los reales. Los primeros se corresponden con los
niveles de gestin e incluyen los niveles archivo y grupo de fondos. Por
su parte, los niveles reales facilitan la organizacin interna de los fondos
documentales e incluyen el fondo, subfondo, las series, el documento
compuesto y el documento simple (COOK; PROCTER, 1989b, p.
9). En la tercera edicin del manual, los autores proponen los mismos
niveles de descripcin aunque hacen algunas variaciones con respecto a
la terminologa. Con el cambio de algunos trminos (clases por series), los
autores buscaban alcanzar una mayor compatibilidad con la normativa
internacional.
MAD3 expone que se pueden utilizar todos los elementos de su
estructura para describir la entidad documento y sus sub-entidades pero
establece con carcter obligatorio, slo, los elementos contemplados en el
rea de identiicacin excluyendo de la propuesta el nombre del productor
incluido en ISAD(G).
El manual ingls propone una estructura de datos para describir,
slo, la entidad documento y sus sub-entidades; presenta, adems, los
elementos especicos que deben utilizarse para describir tipos de documentos
en formatos especiales (fotos, ilmes, planos). Este manual es considerado una
norma de contenido pues facilita reglas para asignar la informacin correcta
en cada elemento descriptivo. Todos los elementos vienen acompaados de
pautas generales y de ejemplos que ilustran su aplicabilidad.
El manual indica dos formatos para presentar la informacin de las
descripciones. El primer modelo se corresponde con el modo de prrafo y
78
los datos se presentarn de forma narrativa y uniforme. El segundo modelo

se reiere al formato en modo lista, en el cual los datos sern presentados
en columnas.
Niveles
0 Nombre del Archivo
2 rea de Identificacin
rea de Historia Administrativa

2
y Custodia
(Texto Libre)
rea de Contenido y Estructura

(Texto Libre)
Nombre del Archivero

Fecha
Figura 27. Formato de presentacin en modo prrafo. MAD3

Fuente: MAD3, 2000, p. 111.
Las descripciones representadas en modo prrafo se utilizan

cuando el texto a incluir en los campos es largo y su redaccin es libre. Este
modo es ms adecuado para los niveles de fondo, subfondo y serie, pues
en ellos se describen datos de caracteres textuales y extensos, tales como
la historia institucional, la resea biogrica, la historia archivstica y el
contenido.
79
Dunia Llan Pa n
Niveles
3 Cdigo de ref.
Ttulo de Serie Fechas
Serie.
4 Cdigo de ref. Otras Ttulo Fechas

Unidad Doc. Referencias Columna de Texto
Figura 28. Formato de presentacin en modo lista. MAD3

Fuente: MAD3, 2000, p. 113.
El formato de presentacin en modo lista se utiliza cuando el texto

a incluir en los campos es corto y preciso. Este modo se recomienda para
los niveles de series y documento simple porque generalmente se describen
datos breves como cdigo, ttulo, fechas, caractersticas fsicas, entre otros.
Aunque MAD3 recomienda el uso de un tipo de formato de
presentacin para determinados niveles de descripcin, tambin aclara
que es posible usar los dos modos en todos los niveles de descripcin. Por
ejemplo, la informacin sobre las series documentales puede ser presentada
en modo lista e idntico proceder con los dems niveles.
El manual ingls es, tambin, una norma de codiicacin. En esta
nueva versin demuestra la compatibilidad de los elementos descriptivos
con Encoded Archival Description.
Es vlido resaltar, como elemento diferenciador de este manual,
la propuesta de estructuras de descripcin propias para documentos
con caractersticas especiales. A partir de los elementos propuestos por
ISAD(G), los autores proponen estructuras de datos y contenidos para
describir fotografa, planos, pelculas, documentos electrnicos entre
otros. El manual puede ser utilizado, en aquellos pases, donde no se hayan
desarrollado, an, estructuras archivsticas para describir documentos en
formatos especiales.
80
MAD3 presenta coincidencias con la normativa internacional,

en cuanto a principios tericos, elementos obligatorios, estructura y
contenido. No obstante, este manual incluye algunos aspectos que no estn
vigentes en otras normas. Se trata de elementos como los niveles reales, el
sector de informacin para la gestin o los formatos de presentacin de las
descripciones. La estructura organizativa no es, exactamente, igual que la
norma internacional, no obstante, los autores incluyeron la mayora de los
elementos propuestos por el CIA.
Tabla 8. Caracterizacin del Manual of Archival Description
MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION
Principios Subtipos de Elementos Tipologa de Estructura

Entidades
Tericos Entidades Obligatorios Norma Organizativa
La descripcin tiene
lugar despus de que rea de
se haya completado identificacin
la organizacin.
Estructura
Los niveles de
rea de
organizacin
historia
determinan Documento institucional y
los niveles de
archivstica
descripcin. Propone estructura
La descripcin de descripciones para Archivo
Cdigo de
archivstica se basa formatos especiales: Grupo de rea de
Referencia
en los principios Fondos contenido y
Ttulo
de la descripcin Ttulos de propiedad Fondo estructura
Fechas
multinivel. Cartas Sub -fondo Contenido
Nivel de
Fotografas Series
Descripcin rea de acceso,
Profundidad en la Planos Documento
Extensin de publicacin y
descripcin Documentos compuesto
la unidad de referencia.
cartogricos y de Documento
descripcin
arquitectura Simple
Cada descripcin,
sonoros
independientemente
Pelculas
del nivel, se rea de control
Documentoselectrnicos Presentacin
compone de un administracin
conjunto ordenado
de elementos.
Localizacin rea de control

selectiva y extraccin de procesos
Codiicacin
de la informacin
descriptiva rea de
conservacin
81
Dunia Llan Pa n
6.2 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN EE.UU: DACS

Estados Unidos de Amrica es considerado uno de los pioneros
en las prcticas de normalizacin de la descripcin archivstica. Desde
1983 ya contaba con la publicacin de una norma de contenido: Archives,
Personal Papers and Manuscripts (APPM) y una norma de formato para el
intercambio de informacin archivstica: United States Machinal Readable
Cataloging for Archives and Manuscripts Control (USMARC AMC).
Con la publicacin de las normas del CIA, en la dcada de los
90, los archiveros de EE.UU comenzaron a dar los primeros pasos para
la formacin de nuevas normas de estructuras, contenidos y formatos,
que estuvieran en consonancia con los estndares internacionales. Es en
este momento cuando se inician los trabajos en el conocido proyecto
CUSTARD.
En 1996, un grupo formado por archiveros americanos y
canadienses, representantes de la Society of American Archivists (SAA) y
del Bureau of Canadian Archivists (BCA), decidieron trabajar en conjunto
para desarrollar una norma norteamericana de descripcin archivstica.
Este proyecto es conocido por el nombre de CUSTARD: Canad-US.Task
Force on Archival Description. Durante cinco aos, los archiveros, de ambos
pases, trabajaron en conjunto y lograron obtener los primeros borradores
de lo que sera la norma norteamericana de descripcin archivstica.
Tambin, se precisaron los principios del proyecto y como consecuencia
surgi la Declaracin de Principios del Proyecto CUSTARD.
Finalmente, el proyecto tom un curso distinto por diferencias
tericas incompatibles entre los miembros estadounidenses y canadienses
del comit. Todo parece indicar que el Bureau of Canadian Archivists no
acept la perspectiva fuertemente custodial del proyecto CUSTARD,
porque rompa con su tradicin de archivos totales y, por lo tanto, se
apartaban del proyecto. Los estadounidenses, por su parte, apuntaron que
no concordaban en incluir reglas para la descripcin de documentos en
formatos especiales pues ya contaban con las AACR2. Ante esta situacin,
ambos pases decidieron publicar por separado su propia norma nacional
de descripcin archivstica.
82
Despus de la ruptura del proyecto norteamericano de descripcin,

los archiveros estadounidenses completaron la revisin inal del borrador
de CUSTARD y dieron por terminada la norma. La Society of American
Archivists public, oicialmente, Describing Archives: A Content Standard
(DASC), en el 2004, y la aprob como norma nacional de contenido y
sustituta de APPM. En el ao 2013, la SAA publica una segunda edicin
revisada de DACS.
DACS establece ocho principios que constituyen la base terica
y prctica para la descripcin de las entidades archivsticas. Los principios
presentados constituyen una extensin de la declaracin del proyecto
CUSTARD, explicados en este libro anteriormente. Los archiveros
estadounidenses, de acuerdo con la mayora de las reglas propuestas por
en CUSTARD, adoptan los principios e introducen slo algunos cambios.
Los aspectos que marcan la diferencia entre estas propuestas es la inclusin,
en DACS, del carcter exclusivo de los documentos y la exclusin, en esta
norma, de la descripcin de colecciones y documentos sueltos.
DACS ofrece estructuras de datos y contenidos para describir dos
entidades archivsticas: documentos y productores. La primera edicin de la
norma contaba, adems, con una tercera parte dedicada a la normalizacin
de puntos de acceso relacionados con los productores de documentos, en
la edicin del 2013, se consider mejor prescindir de esta parte.
Segn los archiveros norteamericanos, las descripciones pueden
estar orientadas a representar todos los subtipos de entidades de descripcin
y relacionarlos jerrquicamente o describirlos por separado sin establecer
conexiones entre ellos, para el caso del documento. Para la entidad
documento y sus sub-entidades, la norma propone dos formas para la
elaboracin de descripciones archivsticas: las descripciones independientes
y las descripciones multinivel.
El primer mtodo, descripciones independientes (Single-Level
Descriptions) consiste en describir cada uno de los niveles de descripcin
(fondo, serie, documento compuesto, documento simple) por separado,
sin crear relaciones entre ellos. De este modo se pueden representar todos
los subtipos de entidades pero sin establecer jerarqua alguna.
83
Dunia Llan Pa n
El segundo mtodo propuesto es el Multilevel Descriptions,

conocido en el mundo hispanohablante como descripcin multinivel.
La norma recomienda para las descripciones multinivel utilizar los
mismos elementos de las descripciones independientes pero utilizando un
elemento adicional que permite establecer las relaciones jerrquicas entre
las descripciones.
Tanto para las descripciones independientes como las multinivel,
DACS establece tres tipos de representaciones: mnimas, ptimas y con
valor aadido. Las diferencias entre stas radican en la cantidad y los
elementos descriptivos que se utilizan. El estndar propone los elementos
a utilizar en cada una de ellas, pero deja abierta la posibilidad de aadir
algn dato que el archivero considere necesario. En el texto se establecen
los elementos a usar en cada uno tipos de representaciones (mnimas,
ptimas y con valor aadido).
Las iguras siguientes ejempliican los elementos usados en el
nivel mnimo de los dos tipos de niveles de descripciones para docu-
mentos (independiente y multinivel).
Single-Level Minimum
(Descripciones independientes, nivel mnimo)
Reference Code Element
Name and Location of Repository Element
Title
Date
Extent
Name of Creator
Scope and Content
Conditions Governing Access
Language and scripts of the material
Figura 29. Elementos del Single-Level Minimum

Fuente: DACS, 2013, p. 7.
84
MultiLevel Minimum
(Descripciones multinivel, nivel mnimo)
La descripcin del nivel superior (Fonds) debe incluir los siguientes elementos:
Reference Code Element
Name and Location of Repository Element
Title
Date
Extent
Name of Creator
Scope and Content Conditions Governing Access
Language and scripts of the material
Identiicar la relacin o el parentesco que existe con la unidad de descripcin superior. Aclarar la
posicin de la unidad de descripcin dentro de la jerarqua de niveles establecidos por la norma.
Los niveles de descripcin subsiguientes incluyen:

Todos los elementos usados en el nivel superior pero solo debe incluirse la informacin que
sea propia de este nivel, es decir la informacin pertinente. No repetir informacin del nivel
superior.
Notas:
Name of Creador En este caso el nombre del creador puede ser diferente al del nivel superior y en
muchas ocasiones este nombre es usado como parte del ttulo del elemento.
Scope and Content Es necesario representar con precisin el contexto y el contenido de la unidad de
descripcin que se est describiendo.
Identiicar la relacin o el parentesco que existe con la unidad de descripcin superior. Aclarar la
posicin de la unidad de descripcin dentro de la jerarqua de niveles establecidos por la norma.
Figura 30. Elementos del Multilevel Minimum
Fuente: DACS, 2013, p. 10.
La diferencia entre el mtodo Single-Level Descriptions y el Multilevel

Descriptions radica en la relacin jerrquica que existe entre los niveles de
descripcin. Para ello, se adiciona un punto que identiica el parentesco
existente con la unidad de descripcin superior. DACS brinda la posibilidad
de describir cada uno de los niveles establecidos por separado y sin conexin;
o describirlos siguiendo las reglas de descripcin multinivel. Esta norma
respeta la regla de descripcin multinivel pero no la presenta como la nica
opcin para la descripcin archivstica. Este estndar no limita la descripcin
a un solo tipo, sino que estudia y propone todas las posibilidades reales que
puedan ser de inters para los diferentes tipos de archivos.
DACS para describir la entidad productor, propone el uso de
descripciones mnimas y con valor aadido, para el productor no propone
el nivel ptimo como sucede con el documento. Para las descripciones
mnimas recomienda el uso de los siguientes elementos: forma autorizada
del nombre, tipo de entidad, fechas de existencia e identiicador del registro
85
Dunia Llan Pa n
de autoridad. Para el uso de descripciones con valor aadido propone el uso

todos los elementos del nivel mnimo ms los elementos que el archivero
considere pertinente incluir.
Esta forma de presentar la descripcin en niveles de detalle
(mnimo, ptimo y con valor aadido) es una caracterstica presente en la
descripcin estadounidense y canadiense. Es un aspecto a tener en cuenta,
pues si se relexiona sobre este tema da para comprender rpidamente que
en la prctica diaria de los archivos no se cuenta con los recursos suicientes
(econmicos y humanos) para realizar descripciones con los niveles de
profundidad presentados en las nuevas pautas normativas.
DACS no contempla el uso de elementos obligatorios para las
descripciones de los documentos y los productores. No obstante, en la
norma se deinen un conjunto de elementos que siempre deben estar
presentes en los tipos de descripciones para documentos (mnima, ptima
y con valor aadido) y para productores (mnima y con valor aadido).
Estos elementos son los siguientes:
Entidad Documento
Cdigo de Referencia
Ubicacin en el Depsito
Ttulo
Fecha (s)
Extensin de la unidad de descripcin
Nombre del Productor
Alcance y Contenido
Condiciones de Acceso
Lengua y escritura de la documentacin
Entidad Productor
Forma autorizada del nombre
Tipo de entidad
Fechas de existencia
Identiicador del registro de autoridad
86
DACS es una norma de estructura de datos y contenidos. A

travs de los elementos determina cul es la informacin que desea detallar
en las descripciones. Todos los elementos vienen acompaados de reglas
generales y especicas que explican su aplicacin prctica as como las
fuentes de informacin que se deben consultar, seguidos de ejemplos y
algunos comentarios. El estndar estadounidense no constituye una norma
de presentacin de datos pues no presenta reglas vinculadas con la forma
de mostrar la informacin en los instrumentos de descripcin.
En relacin con las estructuras de formatos de datos, DACS,
para codiicar la informacin en ambientes electrnicos, en la primera
edicin del 2004, utiliza las normas Enconded Archival Descripctin (EAD),
Encoded Archival Context (EAC) y MARC (Machine Readable Cataloging).
Sin embargo, en la segunda edicin, publicada en el 2013, slo establece
compatibilidad con EAD y EAC dejando excluido el marcado con el estndar
bibliotecario. Sus elementos de descripcin son compatibles con el conjunto
de etiquetas propuestas en los estndares de codiicacin archivsticos.
DACS es una norma que integra todos los principios de la
descripcin y se adapta a las nuevas exigencias de la gestin documental,
dejando atrs la inluencia bibliogrica. Este estndar es bastante
completo pues describe tanto al documento como a su productor, y
adapta las estructuras de datos a los formatos electrnicos de intercambio.
DACS, aunque presenta un conjunto de coincidencias con, ISAD(G) e
ISAAR(CPF) en cuanto a principios tericos, niveles de descripcin,
terminologa y elementos; tambin contiene una serie de aportaciones
que la distinguen de sus normas antecesoras y de ISAD(G). El estndar
estadounidense introduce innovaciones en aspectos relacionados con los
niveles de detalle en las descripciones, la tipologa de norma, los elementos
obligatorios, la estructura y los contenidos.
87
Dunia Llan Pa n
Tabla 9. Caracterizacin de Describing Archives: A Content Standard
DESCRIBING ARCHIVES: A CONTENT STANDARD

Subtipos de Elementos Tipologa de Estructura
Principios Tericos Entidades
Entidades Obligatorios Norma Organizativa
El principio de respeto a los Documentos
fondos es la base de la Niveles de descripcin
organizacin y de la rea de Identificacin
descripcin (Origen y rea de contenido y
Procedencia). estructura
La descripcin tiene lugar rea de condiciones de
despus de que se haya acceso y uso
No proponen Estructura
completado la organizacin. rea de adquisicin y
elementos
Grupo de fondos valoracin
obligatorios.
rea de materiales
Los niveles de organizacin Fondo Sin embargo, relacionados
determinan los niveles de
Serie presentan la rea de notas
descripcin.
descripcin usando rea de control de la
Documento Documento tres tipos de niveles: descripcin
Los productores de Compuesto mnimas, ptimas y Productores
materiales archivsticos, Documento Simple con valor aadido. Registro de autoridad
tanto como los materiales en archivstica.
Colecciones Cada uno de los
s mismos, tambin deben rea de formas del
niveles tiene un grupo
ser descritos. nombre.
de elementos fijos que
La descripcin archivstica rea de descripcin de
no pueden faltar.
se basa en los principios de personas, familias e
la descripcin multinivel. instituciones
La descripcin se aplica a rea de relaciones entre
Contenido
todos los materiales de personas, familias e
archivo con independencia instituciones.
de su forma o soporte. rea de control de la
Los principios de la descripcin.
descripcin archivstica se rea de relaciones con
aplican igualmente a los otros recursos.
documentos creados por
organizaciones, por
individuos o familias.
Los documentos de archivos
poseen caractersticas nicas.
La descripcin archivstica
debe ser pensada y realizada
de acuerdo a las exigencias y
Institucin
requerimientos de su uso.
Las descripciones de todos Productor Persona
los materiales archivsticos
Familia
deberan estar integradas y
responder a las mismas Codificacin
reglas de descripcin.
Cada descripcin,
independientemente del
nivel, se compone de un
conjunto ordenado de
elementos.
Localizacin selectiva y
extraccin de la informacin
descriptiva.
6.3 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN CANAD: RAD2

La segunda edicin de las Rules for Archival Description (RAD2)
es la norma utilizada para la descripcin de los documentos archivsticos
en Canad. La publicacin de la primera versin de la norma, en la dcada
88
del 90, no responda, totalmente, a los nuevos intereses de la comunidad

archivstica. Por tanto, los especialistas responsables del proyecto
descriptivo, siguieron trabajando en la norma para adaptarla a los nuevos
contextos y a las necesidades especicas de las instituciones canadienses.
La primera edicin de las reglas (RAD) presentaba una fuerte
inluencia del campo bibliotecolgico ya que se basaba en las International
Standard Bibliographic Description (ISBD) y las Anglo American
Cataloguing Rules. 2a Edicin (AACR2). La nueva edicin de las reglas
toma como referencia a ISAD(G) y aunque retoma elementos de las reglas
de catalogacin trata de ajustarse ms a los principios archivsticos.
Las RAD2, publicadas en el ao 2008, son el resultado del anlisis
y estudio de la primera edicin de las reglas canadienses (RAD), del primer
borrador de CUSTARD y de las AACR2. Su extensa revisin repercuti
en una mayor lexibilidad de la normativa pues se adaptaba mejor a la
diversidad de prcticas descriptivas existentes en los archivos. El xito de
RAD2 se observa en la aceptacin y el consenso que ha tenido dentro de la
comunidad de archiveros canadienses.
Las RAD2 plantean varios principios que constituyen la base
terica para la descripcin de los documentos. Los archiveros canadienses,
igual que los estadounidenses, para elaborar sus fundamentos tericos se
basaron en la Declaracin de Principios del Proyecto CUSTARD y, por
tanto, mantuvieron los elementos bsicos de esta declaracin. RAD2
propone la descripcin de colecciones o documentos sueltos, presupuesto
terico ausente en DACS y motivo de diferencia entre los profesionales de
Norteamrica. La prctica descriptiva canadiense requiere tener en cuenta
las descripciones de todos los documentos especiales.
En este texto normativo se explica que la descripcin no es,
obligatoriamente, un proceso que se realiza despus que haya terminado,
totalmente, la organizacin aspecto que marca la diferencia con la
declaracin de principios de CUSTARD y con MAD3. En RAD2 se
considera que la descripcin se debe realizar desde la produccin del
documento en las administraciones y, por ello, adapta las reglas a esta
nueva tendencia de la archivstica posmodernista.
89
Dunia Llan Pa n
Las reglas canadienses proponen una estructura de datos y

contenidos para describir la entidad documento y diferentes tipos de
documentos en formatos especiales. Adems, dedican una parte a la
eleccin de puntos de accesos y a la formacin normalizada de los nombres
de personas, familias, instituciones y lugares geogricos.
RAD2 aborda los niveles de detalle en las descripciones y, para
ello, expone dos niveles en las descripciones. El primer nivel de detalle est
formado por los elementos mnimos que se necesitan para identiicar y
describir un subtipo de entidad determinado. Por su parte, el segundo nivel
descriptivo recoge todos los elementos de la norma y otros elementos que
la institucin decida aadir a la descripcin. A continuacin se exponen
los elementos propuestos en el primer nivel de detalle.
Primer nivel de detalle para descripcin de fondos, colecciones y series:

Ttulo propio.___Detalles especicos del tipo de material.___
Fechas de creacin.___Extensin de la unidad de descripcin.___Historia
Administrativa/Resea biogrica.___Historia archivstica.__Alcance y
contenido.___Notas
Primer nivel de detalle para descripcin de documentos compuestos:

Ttulo propio.___ Detalles especicos del tipo de material.___
Fechas de creacin.___Extensin de la unidad de descripcin.___ Alcance
y contenido.___Notas.
Primer nivel de detalle para descripcin de documentos simples:

Ttulo propio.___Mencin de Edicin.___ Detalles especicos
del tipo de material.___ Fechas de creacin, donde no sea aplicable usar
Fecha de Publicacin, Distribucin, etc.___ Extensin de la unidad de
descripcin.___ Alcance y contenido.___Notas.___Nmero normalizado
(BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 43-44).
RAD2 no especiica dentro de sus reglas el uso de elementos
obligatorios para las descripciones archivsticas. No obstante, deine los
elementos a utilizar en el primer nivel de informacin. De ellos, hay 6
elementos que se repiten en todos las subentidades, por tanto pueden
considerarse, casi, obligatorios.
90
Ttulo propio
Detalles especicos del material
Fechas de creacin
Extensin de la unidad de descripcin
Alcance y contenido
Notas
Las reglas canadienses son una norma de estructura de datos.
Estas reglas especiican los elementos a utilizar para describir tipos
documentales: textuales, gricos, cartogricos, sonoros, electrnicos,
ilatlicos, pelculas y objetos. Tambin, ofrecen una estructurada que
facilita la eleccin de puntos de acceso normalizados. Es asimismo,
considerada una norma de contenido pues establece cmo seleccionar y
formar descripciones adecuadas. En cada uno de elementos se especiican
las fuentes de informacin que se deben consultar para cumplimentar los
campos. RAD2, tambin, es una norma de presentacin pues establecen
un grupo de regulaciones para organizar y presentar la informacin en los
instrumentos de descripcin.
Las reglas canadienses presentan una estructura que contiene
elementos propios de descripciones bibliogricas y archivsticas. Los
archiveros, en su afn de realizar reglas generales para todos los tipos
documentales, han unido las ventajas de catalogacin en bibliotecas y la
descripcin en archivos. Las reglas incluyen todas las reas de las AACR2 y
adicionan un rea nueva con los elementos propuestos en ISAD(G) para la
descripcin de documentos archivsticos (rea de descripcin archivstica).
Si establecemos una comparacin entre RAD2 e ISAD(G) podemos
decir que la norma canadiense no sigue la misma estructura, ni la forma de
organizacin que propone la norma internacional, pero s toma en cuenta
varios de los elementos que sta propone para la descripcin archivstica.
La aportacin de las RAD2 radica en la idea de mezclar elementos
descriptivos de las normas bibliotecarias y archivsticas para representar
los documentos. Los archiveros canadienses, basndose en ISAD(G) y
AACR2, elaboran un texto normativo que permite describir cualquier tipo
documental que pueda existir en un archivo.
91
Dunia Llan Pa n
Tabla 10: Caracterizacin de las Rules For Archival Description

RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION (RAD2)

Parte I. Descripcin:
Reglas Generales
para la Descripcin
Descripcin de
Fondos Multimedia
Documentos
No proponen
Textuales
elementos
Materiales Gricos
obligatorios.
Material
Fondo Sin embargo,
Cartogrico
El principio de respeto Series presentan la
Dibujos de
a los fondos es la base Documento descripcin usando
arquitectura y
de la organizacin y de Simple tres tipos de niveles: Estructura
tcnicos
la descripcin (Origen Documento mnimas, ptimas y
Pelculas
y Procedencia) Compuesto con valor aadido.
Documentos
Colecciones Cada uno de los
Sonoros
niveles tiene un grupo
Documentos
de elementos ijos que
Electrnicos
no pueden faltar.
Microformas
Objetos
Documento: Documentos
Propone estructura de Filatlicos
descripcin para formatos Documentos
especiales: Sueltos
Documentos gricos
Los productores Documentos cartogricos
de materiales Dibujos de arquitectura
archivsticos, tanto y tcnicos
como los materiales Pelculas
en s mismos, tambin Documentos sonoros
deben ser descritos. Documentos electrnicos
La descripcin se Microformas
aplica a todos los Objetos
materiales de archivo Documentos ilatlicos Parte II.
con independencia de Documentos sueltos Encabezamientos y
su forma o soporte. Referencias:
Los principios de la Contenido
Eleccin de los
descripcin archivstica
puntos de acceso
se aplican igualmente a
Nombres de
los documentos creados
Personas
por organizaciones, por
Nombres de
individuos o familias
entidades
Las normas de Nombres de lugares
descripcin pueden geogricos
utilizarse para Referencias
describir colecciones y
documentos sueltos
La descripcin Presentacin
archivstica debe ser
pensada y realizada de
acuerdo a las exigencias
y requerimientos de
su uso
92
Las descripcin de
todos los materiales
archivsticos deberan
estar integradas y
responder a las mismas
reglas de descripcin
Cada descripcin,
independientemente
del nivel, se compone
de un conjunto
ordenado de
elementos.
Localizacin selectiva
y extraccin de
la informacin
descriptiva
6.4 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN PORTUGAL: ODA

Las Orientaes para la Descrio Arquivstica (ODA) son el
estndar utilizado en Portugal para la descripcin en los archivos. El
surgimiento de las normas internacionales ISAD(G) e ISAAR(CPF)
promovi el inters en la comunidad archivstica portuguesa por desarrollar
un instrumento de trabajo que estuviera en consonancia con estas normas.
Esta situacin, unida al desarrollo archivstico alcanzado en esta poca en
el pas luso, abri las puertas al entendimiento entre los archiveros y la idea
de la normalizacin descriptiva, comenzndose a comprender la necesidad
de describir las entidades archivsticas utilizando parmetros normativos.
Esta norma se apoya, bsicamente, en las ediciones de las
normativas internacionales. Los archiveros portugueses parten de sus
preceptos generales y los adaptan a sus tradiciones archivsticas. En este
pas, antes de comenzar los trabajos sistemticos, se realiz una revisin de
otros proyectos nacionales inalizados, lo que trae consigo que la norma
ODA presente algunas similitudes con MAD3, DACS, RAD2 y el MDM.
ODA, como su nombre indica, son orientaciones generales y, como
tales, no inluyen sobre la documentacin con caractersticas especicas, es
decir con formatos especiales. Estas apuestan por la delimitacin del contenido
informativo de los elementos de informacin teniendo en cuenta los diferentes
niveles as como su presentacin (RUNA; PENTEADO, 2008, p. 71).
ODA asume los principios fundamentales establecidos por el
CIA. No obstante, realiza un estudio de las declaraciones de CUSTARD
93
Dunia Llan Pa n
y de RAD2 y, a partir de estas, redacta unos fundamentos que coinciden,

en su totalidad, con las propuestas tericas publicadas anteriormente. El
estndar recoge los principios elementales de la descripcin: el respeto al
principio de origen y procedencia; la teora de la clasiicacin; las reglas
multinivel como nica forma para el desarrollo de las representaciones
documentales; la descripcin de todos los documentos sea quien sea su
creador y la descripcin de los productores. Los archiveros portugueses
comparten la misma idea que los canadienses en relacin a la realizacin
del proceso de descripcin desde la formacin de los documentos, es decir,
desde sus primeras edades.
A travs de estas orientaciones se pueden describir las entidades
documento y productor. Adems, se presentan un conjunto de elementos
que determinan la creacin de puntos de accesos vinculados con los
nombres de instituciones, personas, familias y lugares geogricos.
ODA plantea que todos los elementos contemplados en su
estructura pueden utilizarse en cualquier nivel de descripcin, segn el
grado de profundidad de la descripcin. Ahora bien, la norma recomienda
el uso obligatorio de algunos elementos tanto para documentos como para
productores (ver siguiente tabla).
Para el caso de la entidad documento, los elementos obligatorios
coinciden con la propuesta por ISAD(G). La diferencia entre los dos
estndares radica en el elemento nombre del productor. El estndar
internacional lo recomienda para todos los niveles y ODA, en cambio, slo
para el fondo. La norma portuguesa, para el nivel fondo, declara el carcter
obligatorio de los siguientes elementos:
Nombre del productor
Historia custodial y archivstica
Forma de adquisicin
Alcance y contenido
Sistema de organizacin
Instrumentos de descripcin
Nota del archivero
Reglas o Normas
Fecha de la descripcin
94
La obligatoriedad del uso de estos elementos para el fondo no

est encaminada a facilitar el intercambio de descripciones en entornos
digitales, sino a deinir los elementos descriptivos que deben estar incluidos
en la descripcin de este nivel especicamente. En este aspecto se puede
observar la inluencia de las reglas canadienses.
Un elemento innovador de ODA est vinculado a las categoras
de obligatoriedad de los elementos segn los niveles. Las orientaciones
proponen elementos obligatorios (O), elementos obligatorios aplicables
(OA) y elementos opcionales (OP). Los elementos obligatorios deben
utilizarse siempre, los OA se deben indicar siempre que se tenga la
informacin y los OP se utilizan segn el criterio del archivero.
En el caso de la entidad productor, la norma portuguesa
recomienda el uso obligatorio de los mismos elementos recomendados
por ISAAR(CPF). En la descripcin de los productores, las orientaciones
establecen, tambin, las tres categoras: elementos obligatorios (O),
elementos obligatorios aplicables (OA) y elementos opcionales (OP).
La norma portuguesa, para los productores, establece que los
registros de autoridades pueden tener tres niveles de detalle (mnimo,
medio y mximo), y para cada uno de ellos establece los elementos (O, OA,
OP) que deben utilizarse. Tambin en este aspecto se observa la inluencia
de las normas norteamericanas.
ODA es una norma estructura de datos, integrada por un
conjunto de elementos que facilitan las representaciones de los documentos
archivsticos y sus productores, as como la confeccin de listados de formas
autorizadas de nombres. ODA es, tambin, una norma de contenido pues
contiene las reglas que determinan cmo se completa la informacin en los
registros. Los elementos estn acompaados de reglas generales, especicas
y de las fuentes de informacin a consultar, seguido de ejemplos prcticos
aplicados a las reglas. Se utilizan adems los comentarios que amplan el
contenido del elemento.
Las orientaciones constituyen, adems, una norma de presentacin
de datos pues para todos los elementos proponen reglas relacionadas con
la presentacin de la informacin: usos de signos de puntuacin, tipos y
estilos de letras, reglas de redaccin, entre otros aspectos de presentacin.
95
Dunia Llan Pa n
Este estndar no se limita a presentar una estructura de datos para conformar

un registro sino que establece el contenido, la forma y el valor de los campos.
Los archiveros portugueses elaboraron un estndar nacional basado
en las normas internacionales y las aplicaciones nacionales existentes. Las
orientaciones facilitan la integracin de las descripciones y reconoce la
importancia de describir tanto el documento como su productor y el control
de los puntos de acceso. El anlisis de ODA ha demostrado la existencia de
varias coincidencias con las normas internacionales en relacin a fundamentos
tericos, estructura de datos, contenidos y niveles de descripcin.
Los cambios introducidos para la adaptacin del estndar a la
realidad archivstica portuguesa determinaron el xito y la aceptacin de la
normativa entre la comunidad de archiveros de Portugal y en otros pases.
La presentacin de una norma de contenido y presentacin, la deinicin
de niveles de descripcin, el establecimiento de elementos de carcter
opcional u obligatorio, as como la integracin de las descripciones de
varias entidades fueron aspectos que hicieron posible que ODA tuviera
una identidad propia.
Tabla 11. Caracterizacin de Orientaes para la Descrio Arquivstica
ORIENTAES PARA LA DESCRIO ARQUIVSTICA (ODA)

La descripcin Parte I. Docu-

archivstica se basa Grupo de Fondos mentos:
en el Principio Documento:
Fondo rea de identii-
de Origen y Cdigo de
Subfondos cacin
Procedencia. Referencia
Seccin rea de contexto
Ttulo
Subseccin rea de contenido y
La descripcin Fechas
Serie estructura
archivstica es Nivel de
Documento Subserie Estructura rea das condiciones
un relejo de la Descripcin
Unidad de de acceso e utili-
organizacin. Extensin de
Instalacin zacin
la unidad de
La organizacin Documento Simple rea de documenta-
descripcin
de la descripcin Documento cin asociada
Productor (para
se estructura en Compuesto rea de notas
algunos niveles)
niveles jerrquicos, Coleccin rea de control da
relacionados entre s descripcin
96
Los niveles de
organizacin
determinan
los niveles de
descripcin.
La descripcin
archivstica se basa
en los principios
de la descripcin
multinivel.
La descripcin se
aplica a todos los
materiales de archivo
con independencia
de su forma o
soporte.
La descripcin se Parte II. Productor:

aplica a todas las
fases de la vida rea de
del documento de identiicacin
archivo, variando rea de descripcin
solo los elementos rea de relaciones
de informacin. rea de control
Los principios
de la descripcin
archivstica se
aplican igualmente
a los documentos
creados por
organizaciones, Institucin
por individuos o Productor Persona Presentacin
familias. Familia
La descripcin
de autoridades
archivsticas deber
ser mantenida
separadamente de
la descripcin de
documentos.
La descripcin
de autoridades
archivsticas y la de
documentos aunque
son mantenidas
separadamente se
complementan y
relacionan.
Parte III. Puntos de
La descripcin Acceso:
de autoridades
archivsticas se apoya Nombre de personas
y se basa en el uso Nombre de familias
de puntos de accesos Nombre de
normalizados. instituciones
Nombres geogricos
La descripcin
de documentos
de archivos y de
autoridades tiene
que apoyarse en la
creacin y uso de
puntos de acceso
normalizados.
97
Dunia Llan Pa n
Los puntos de
acceso normaliza-
dos garantizan las
relaciones entre
las descripciones
de documentos y
productores.
Los puntos de acceso

normalizados garan-
tizan las relaciones
con otros recursos de
informacin adems
de los documentos y
los productores.
6.5 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN ESPAA: NEDA-I, MDM,

NODAC, NOGADA Y ARANOR
Espaa es uno de los pases europeos con mayor tradicin
archivstica, sin embargo, no cuenta, an, con una norma nacional de
descripcin. En este pas el inters por la normalizacin aumenta a inales
de la dcada de los 80, vinculado al desarrollo de las nuevas tecnologas de
la informacin y al proceso de normalizacin internacional desarrollado
por el CIA. En los aos 90, las instituciones y asociaciones archivsticas
comienzan a trabajar en la regulacin de la estructura y contenido de datos
de la descripcin pero, por lo general, constituyeron esfuerzos vinculados a
sistemas concretos de descripcin o a procedimientos en algunos archivos.
En este pas, desde el 2000 hasta la actualidad, se han venido
desarrollando varios proyectos normativos tanto de carcter nacional como
regional. De esta forma, el Sistema de Archivos Estatales cuenta con dos
normativas: NEDA-I (primer borrador de la norma nacional) y la Norma
para la Elaboracin de los Puntos de Acceso (NEPAN). Adems, algunas
comunidades autnomas como Castilla y Len, Catalua, Galicia y Aragn
han elaborado sus propios estndares para la descripcin de entidades
archivsticas.
El esfuerzo espaol por normalizar a nivel nacional la descripcin
archivstica se inicia, en el ao 2001, con la creacin del Grupo de Trabajo
de la Administracin Central y Administraciones Autnomas (GTACAA)
para la elaboracin de la norma nacional de descripcin. Este grupo estuvo
integrado por representantes de la Subdireccin General de los Archivos
Estatales (SGAE) y de archivos de distintas Comunidades Autnomas. Esta
98
comisin comenz a trabajar en la regulacin del contenido de los datos de

los seis elementos obligatorios de ISAD(G). En el 2003, por desacuerdos
entre los miembros de la GTACAA, se suspendieron las actividades de
normalizacin a nivel nacional. Posteriormente, en el ao 2005, este grupo
inaliza el trabajo comenzado y publica un borrador de la versin primera
de la Norma Espaola de Descripcin Archivstica (NEDA-I); este
borrador slo desarrolla los seis elementos obligatorios para la descripcin
de documentos.
Este primer borrador de la norma no resolva el tema de la
normalizacin pues su estructura era incompleta y no describa todas las
entidades. En el ao 2006, la Subdireccin General de los Archivos Estatales
reactiva el esfuerzo conjunto para normalizar la descripcin archivstica en
Espaa. En Mayo del 2007 se crea la Comisin de Normas Espaolas
de Descripcin Archivstica (CNEDA). Los integrantes de esta nueva
comisin se responsabilizaron por retomar los trabajos de normalizacin y
elaborar la norma nacional de descripcin.
La CNEDA comenz a desarrollar un proyecto normativo
ambicioso. Este proyecto incluye la elaboracin de una norma de estructura
y contenido de datos para la representacin de documentos, agentes,
funciones y sus subdivisiones, conceptos, lugares y normas, adems de las
recomendaciones para la presentacin y la codiicacin de datos para dichas
descripciones. Todo ello sobre la base terica de un modelo conceptual con
la caracterizacin de las entidades y sus relaciones.
Esta Comisin se propuso, desde el inicio de los trabajos
normativos, la elaboracin de este modelo conceptual de descripcin
archivstica en el que quedaran identiicados los distintos tipos de entidad,
sus relaciones y atributos y facilitar unos requisitos de datos bsicos para
las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. En
Diciembre del 2008, obtuvieron el primer borrador y en el ao 2012
publicaron la versin deinitiva del modelo, titulado: Modelo conceptual
de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones
de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad
Parte 2: Relaciones.
99
Dunia Llan Pa n
La CNEDA se encuentra trabajando, en la actualidad,

intensamente en el desarrollo de las otras partes de la Norma Espaola
para la Descripcin Archivstica. Espaa es uno de los pocos pases que ha
desarrollado una base conceptual slida a partir de la cual se elaborarn
los contenidos para la descripcin de las diferentes entidades archivsticas.
En el pas ibrico, junto al proceso de formacin de esta
norma nacional, se comenz el desarrollo de un estndar nacional para
la elaboracin de puntos de acceso normalizados de los nombres de
instituciones, personas, familias, lugares y materias. Despus de algunos
aos de trabajo, en el 2010, se public la primera versin de la Norma
para la Elaboracin de los Puntos de Acceso (NEPAN). Se debe resaltar
que, desde el primer momento que se abord la redaccin de la norma
de puntos de acceso, se ha pretendido converger con los trabajos que est
desarrollando la CNEDA.
En relacin al desarrollo de los seis elementos obligatorios en
la publicacin del borrador de NEDA-I, podemos decir que aunque no
desarroll sus preceptos tericos, s expuso en el elemento correspondiente
al nivel de descripcin los conceptos principales relacionados con este tema.
El proyecto espaol, al igual que ISAD(G), propone aplicar este elemento
bajo el principio del respeto de las reglas de descripcin multinivel,
estableciendo, siempre, las relaciones existentes entre los diferentes niveles
utilizados en las descripciones.
NEDA-I propone los niveles de descripcin fundamentales de
ISAD(G) pero contempla la posibilidad de utilizar otros niveles intermedios.
Este borrador introduce varios niveles de descripcin que estn ausentes en la
normativa internacional y en algunas de las normas analizadas en este libro; las
subdivisiones de fondo, la serie facticia, la fraccin de serie y los elementos de
descripcin asociados son ejemplos de ello. La norma plantea que:
La primera divisin de fondo es equivalente semnticamente al nivel
subfondo de ISAD(G), esta equivalencia semntica se materializa
en que comparten deiniciones idnticas. Las divisiones de fondo se
aplican de una manera natural en el fondo que se describe y no es
necesario mantener una posicin jerrquica determinada. (GRUPO
DE TRABAJO DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL Y
ADMINISTRACIONES AUTNOMAS, 2005, p. 7-11).
100
La norma espaola expone que existen dos tipos de descripciones:

la macrodescripcin y la microdescripcin14. Por ejemplo los grupos de fondo,
el fondo, las subdivisiones de fondo y las colecciones se corresponden con
los niveles superiores de descripcin (macrodescripcin) y el resto con
los niveles inferiores (microdescripcin). Estos conceptos de macro
y microdescripcin se asocian a los conceptos de nivel superior y nivel
inferior propuestos por Cook y Procter en MAD2 y retomados en MAD3.
NEDA-I es una norma de estructura de datos aunque no
contempla una estructura de campos completa para las descripciones
de los documentos. NEDA-I regula, para cada uno de sus elementos la
informacin que puede incluirse; las fuentes de informacin, las reglas
generales y especicas sobre su uso, los tipos de datos a consignar y su
formalizacin, por tanto es una norma de contenido. En este borrador se
aborda, tambin, la regulacin de la presentacin de datos en pantalla o en
salida impresa.
La primera versin de NEDA-I, de NEPAN y del Modelo
Conceptual son ejemplos de los trabajos que se estn desarrollando a nivel
nacional para obtener estndares descriptivos adaptados al nuevo contexto
social y tecnolgico, capaces de integrar las descripciones de todas las
entidades archivsticas.
14
El Manual de Descripcin Multinivel de Castilla y Len en su segunda edicin revisada, deine la
macrodescripcin como aquella que se reiere a los niveles intelectuales. Puede hacerse en relacin directa
con los niveles fsicos, pero no necesariamente. Comprende tanto las operaciones de identiicacin como las
de clasiicacin del fondo y sus partes. Por su parte, deine la microdescripcin como aquella que se reiere
necesariamente a los niveles fsicos. Sera propiamente la organizacin de la documentacin en s. Segn el
sistema multinivel, toda microdescripcin debe estar asociada a una macrodescripcin (al menos a la descripcin
de fondo) (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2006, p. 24).
101
Dunia Llan Pa n
Tabla 12. Caracterizacin de la Norma Espaola de Descripcin

Archivstica. Borrador
NORMA ESPAOLA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (NEDA-I BORRADOR)
Principios Elementos Tipologa Estructura

Entidades Subtipos de Entidades
Tericos Obligatorios de Norma Organizativa
Grupo de Fondos
En NEDA-I slo se
Fondo Estructura desarrollan los seis
1ra, 2da, 3ra Divisin de Cdigo de
elementos obliga-
NEDA-I slo Fondo Referencia
torios propuestos
desarrolla la Serie Ttulo
por ISADG). Estos
regulacin de los Serie Facticia Fechas
elementos descriptivos
seis elementos Subserie Nivel de
pertenecen al rea
obligatorios de Fraccin de Serie/ Descripcin
Documento Contenido de identificacin y al
ISAD(G), no Fraccin de Subserie Volumen y
rea de contexto de la
propone los fun- Unidad Documental extensin de
norma internacional.
damentos tericos Compuesta la unidad de
En el caso especico
que sustentan este Unidad Documental descripcin
del rea contextual el
primer borrador. Simple Nombre del
nico elemento que se
Colecciones productor
Presentacin regula es el nombre del
Componente Docu-
productor
mental
En la Comunidad Autnoma de Castilla y len, tambin, se

ha desarrollado un proyecto normativo pero con carcter regional. El
Manual de Descripcin Multinivel: Propuesta de adaptacin de las normas
nacionales de descripcin archivstica (MDM) constituye la herramienta de
trabajo utilizada en los archivos de esta regin espaola para la descripcin
de las entidades archivsticas.
Para lograr el desarrollo de este estndar se nombr como
responsable de la ejecucin y redaccin del texto a tres profesionales del
rea de la archivstica.15 Los autores de este texto plantearon que elaborar
una norma para Castilla y Len era un proyecto muy pretencioso para
un grupo tan reducido de profesionales; por ello, decidieron redactar un
manual de descripcin que sirviera como punto de encuentro y discusin,
abierto a todos los archiveros que estuvieran interesados en colaborar.
El primer borrador del MDM fue presentado en el marco del
Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla (Espaa) en el
ao 2000. El xito de la primera edicin del manual fue tal que en el
15
Este grupo de trabajo estuvo formado por Juan Jos Generelo Lenaspa, Carlos Traves de Diego y Jos Luis
Bonal Zazo.
102
2001 se efectu una segunda impresin del estndar y una segunda edicin
revisada en el ao 2006.
Como bien expresan sus autores, este trabajo fue slo el comienzo
en la actividad de normalizacin, pues a partir de ah se deban formar
grupos de trabajo para la revisin y ampliacin del manual as como para
la redaccin de la Parte Especial: convenciones16. Dichas convenciones
tienen como inalidad recoger las pautas sobre aquella documentacin que
no se puede describir totalmente con la norma general.
A partir de esta idea, el Archivo General de Castilla y Len cre
un grupo de trabajo para trabajar en las diferentes convenciones. Este
grupo ha desarrollado una labor signiicativa y cuentan, ya, con varias
convenciones publicadas, dentro de las que se encuentran:
Convencin para la aplicacin de las normas de descripcin archivstica
a la documentacin de Fe Pblica, 2005.
a los Fondos Fotogricos, 2006.
al Cdigo de Referencia, 2006.
a la Documentacin Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia y
de Instruccin, 2011.
a la Documentacin Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y
Provinciales, 2011.
a los Proyectos de Arquitectura, Obras Pblicas y Restauracin, 2011.
a los Mapas, Planos y Dibujos (en preparacin).
Estas convenciones adaptan las reglas generales de descripcin
a las caractersticas propias de estas tipologas documentales. Por tanto,
16
Las convenciones son Normas o prcticas admitidas tcitamente que responden a costumbres o precedentes.
Se pueden entender adems como el ajuste y concierto entre dos o ms personas o entidades. (GRUPO DE
TRABAJO SOBRE CONVENCIONES DE CASTILLA Y LEN, 2008, p. 134).
103
Dunia Llan Pa n
la redaccin y formacin de descripciones de documentos en formatos

especiales se hace de forma sistematizada y factible.
La presentacin de una estructura de datos y contenidos adaptados
a las reglas internacionales para describir documentos y productores y la
creacin de puntos de acceso normalizados son, en su conjunto, los aspectos
que determinaron el xito del MDM y su aceptacin en la comunidad
archivstica regional, nacional e internacional.
El MDM desarrolla un conjunto de preceptos que constituyen
la base conceptual de esta normativa. El manual respeta los principios
fundamentales expuestos por el CIA para la descripcin archivstica: el
principio de origen y procedencia, la descripcin multinivel, la jerarqua
de niveles y la organizacin, la descripcin de productores y de todo
tipo de documentos as como la concepcin del fondo como unidad de
descripcin ms amplia.
Los autores del manual no consideran que la descripcin sea
una actividad posterior a la organizacin. Para estos profesionales [] el
proceso descriptivo puede realizarse en cualquier estadio del ciclo vital del
material archivstico y est sujeto a revisiones y/o correcciones a la luz de
un posterior conocimiento de su contenido o del contexto de creacin.
(BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO,
2000, p. 18).
El manual no profundiza en la seleccin de informacin para
cada nivel de descripcin, sobre este tema expresa que los 26 elementos
descriptivos propuestos se pueden combinar para constituir la descripcin
de una unidad archivstica (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA;
TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 18).
El MDM plantea la descripcin multinivel como alternativa para
la descripcin archivstica del fondo y sus partes. Sus autores expresan que
sin la descripcin del fondo, aunque sea slo con sus elementos mnimos,
no se debe presentar la descripcin de sus partes.
Los autores explican que se han utilizado para nombrar los
niveles denominaciones que se corresponden con las tradicionales usados
en la archivstica espaola, sin que esto haya tenido mayor transcendencia.
Exponen, adems, que el responsable de descripcin de los sistemas de
104
archivos ser el encargado de profundizar en las subdivisiones de los

niveles. Este manual establece dos categoras de niveles: los intelectuales
y los fsicos17. De acuerdo a estas dos deiniciones plantea, tambin, dos
tipos de descripciones: la macrodescripcin que se reiere a los niveles
intelectuales y la microdescripcin que se reiere a los niveles fsicos. Los
niveles fsicos se relacionan con los intelectuales mediante la asignacin de
los primeros a las categoras que forman los segundos (BONAL ZAZO;
GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 24).
El manual de Castilla y Len es uno de los textos que ms
profundiza en los aspectos tericos - prcticos de la descripcin multinivel
y la jerarqua y los tipos de niveles.
El MDM considera como niveles mnimos obligatorios de cada
nivel de descripcin los mismos que propone ISAD(G).
La normativa castellana leonesa es considerada de estructura
de datos pues regula los elementos y subelementos que deben incluir las
representaciones de las entidades archivsticas. El manual es, tambin, una
norma de contenido por lo que expone y regula el contenido informativo de
los elementos descriptivos. Todos los elementos estn compuestos por reglas
generales y especicas de acuerdo al nivel de descripcin, contiene referencias
a las fuentes de informacin as como muestra ejemplos ilustrativos. El
manual se puede considerar una norma de presentacin. Para cada elemento
sistematiza aspectos relacionados con la formalizacin de la presentacin de
la informacin (organizacin, redaccin, abreviaturas, ortografa).
El MDM consigue adaptar las normas internacionales a la
realidad archivstica de la Comunidad Autnoma de Castilla y Len. Este
manual ha servido de referencia para la elaboracin de otros proyectos
normativos que se realizaron con posterioridad a su publicacin. Adems,
no slo es utilizado por los archiveros de esta comunidad sino por otros
profesionales tanto de los archivos espaoles como de otros pases, en
17
Los niveles intelectuales van desde el fondo hasta la subserie. Forman la estructura archivstica que se organiza
segn el principio de procedencia. Su uso, generalmente, va ligado a la identiicacin del organismo productor,
sus divisiones y funciones. Se localizan en los depsitos a travs de todo el conjunto de niveles fsicos que lo
componen (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 23).
Los niveles fsicos van desde la unidad de localizacin hasta el documento simple. Se corresponden con unidades
tangibles fsicamente, que se pueden localizar en los depsitos de los archivos y que, en su conjunto, componen
los niveles intelectuales (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 24).
105
Dunia Llan Pa n
especial de Latinoamrica. El MDM se puede incluir dentro de en un

proceso dinmico de normalizacin pues constituye un manual abierto
a modiicaciones o aadidos. Esto se producir en la medida que la
comunidad archivstica est dispuesta a mejorar, completar o incluir
nuevas convenciones. El conjunto de convenciones publicadas, a partir
del ao 2005, son un ejemplo del proceso continuo de desarrollo de la
normalizacin de la descripcin archivstica en Castilla y Len.
Tabla 13. Caracterizacin del Manual de Descripcin Multinivel
MANUAL DE DESCRIPCIN MULTINIVEL (MDM)
La descripcin Parte I: Documentos
archivstica se basa en el Documento:
Principio de Origen y
rea de mencin de
Procedencia.
Cdigo de identidad
La descripcin
referencia
archivstica tiene lugar rea de contexto
despus que se haya Ttulo
completado la rea de contenido y
Fondo Fechas Estructura estructura
organizacin
La organizacin de la Subfondo Nivel de rea de condiciones
descripcin se estructura Descripcin de acceso y
en niveles jerrquicos, Seccin utilizacin
relacionados entre s. Volumen y
Subseccin extensin de la
Los niveles de rea de materiales
organizacin determinan Series unidad de relacionados
los niveles de descripcin. Documento descripcin
Subseries rea de notas
La descripcin
archivstica se basa en los Unidad de rea de control de la
principios de la localizacin descripcin
descripcin multinivel. Nombre del
La descripcin se aplica a Documento productor
todos los materiales de compuesto
archivo con Documento simple
independencia de su
forma o soporte.
La descripcin se aplica a
todas las fases de la vida Productor: Contenido
del documento de
Parte I: Productores
archivo, variando solo los
Tipo de Entidad
elementos de rea de control de
informacin. Forma autorizada autoridad
Los principios de la del nombre
descripcin archivstica se rea de informacin
aplican igualmente a los Fechas
rea de notas
documentos creados por Identificador del
organizaciones, por registro de
individuos o familias. autoridad
La descripcin
archivstica incluye la
descripcin de los
productores.
La unidad de descripcin
ms amplia es el fondo
La descripcin de los
Institucin Parte III: Eleccin de
fondos se representa
Productor Persona Puntos de Acceso
como un todo y este se
Familia
describe antes de sus
partes
Presenta-cin Personas y familias
Cada descripcin,
independientemente del Entidades
nivel, se compone de un
conjunto ordenado de Nombres geogrficos
elementos.
Localizacin selectiva y
extraccin de la
informacin descriptiva
Relaciones entre distintas
unidades de descripcin
(dependencia y herencia)
106
Catalua es otra de las comunidades autnomas espaolas

que public su propia estndar descriptivo. El desarrollo de las normas
internacionales y el discurso del CIA indicando la elaboracin de manuales
o reglas especicas en cada pas apoyndose en las pautas internacionales,
promovi en los archivos catalanes un movimiento normativo con el in de
crear un estndar descriptivo especico para esta Comunidad Autnoma.
En el 2001, el Servicio de Archivos de la Generalitat de Catalua
y la Asociacin de Archiveros Catalanes concretaron la propuesta de crear
un grupo de trabajo responsable de dirigir y hacer efectiva la elaboracin
de una norma de descripcin archivstica para Catalua.
Despus de un arduo trabajo, en mayo de 2005, durante las X
Jornadas de Archivstica de Catalua se present y distribuy la versin
provisional de la norma. Este borrador fue publicado en diferentes sitios de
internet para recibir sugerencias de los archiveros catalanes. Durante varios
meses el comit revis el texto de la norma y las sugerencias enviadas.
La Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC)
fue publicada, oicialmente, en julio de 2007. El objetivo principal
perseguido por los promotores de NODAC es conseguir que se aplique
en todos los centros archivsticos de Catalua, independientemente de los
recursos humanos y tecnolgicos de los que dispongan, por ello, se debe
aplicar tanto en entornos manuales como automatizados (DIRECCIN
GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 3).
NODAC aboga por una descripcin que respete el principio
de procedencia y orden natural, la organizacin de los fondos, las reglas
multinivel, la descripcin de todos los tipos documentales y de los productores.
Las coincidencias entre los principios de NODAC y los principios de
CUSTARD son casi completas. Los archiveros catalanes dedicaron un
epgrafe para abordar detalladamente los fundamentos tericos.
NODAC no considera que la descripcin sea necesariamente
una fase posterior a la organizacin, principio que marca la diferencia con
CUSTARD. En este aspecto la norma catalana retoma la idea planteada
por RAD2 y otros proyectos normativos y expone que: [] la descripcin
se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo,
las diferencias estarn dadas en los elementos recomendables u opcionales
107
Dunia Llan Pa n
utilizados en cada fase o en la profundidad de la informacin que se

consigne en ellos. (DIRECCIN GENERAL DEL PATRIMONIO
CULTURAL, 2007, p. 18). Esta posicin pone de maniiesto que este
estndar se adapta a las nuevas tendencias de la archivstica contempornea
y considera la descripcin un proceso que se inicia en las fases primarias de
la gestin documental.
NODAC se fundamenta en el planteamiento metodolgico
de la tcnica de descripcin multinivel. Este principio constituye el
punto central de la normativa y a partir de ello se plantean los niveles de
descripcin. Los archiveros catalanes establecen una estructura estndar de
niveles y los deinen conceptualmente para evitar la confusin entre ellos
(DIRECCIN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007,
p. 22-23).
NODAC, a partir de ISAD(G), hace una propuesta de niveles
de descripcin, aunque existen algunas diferencias entre ambos proyectos,
determinadas por la suma de los niveles: grupo de series y unidades de
instalacin. Esta norma deine el grupo de series como: Un grupo de
documentos formado por la agrupacin de dos o ms series, interrelacionadas
por sus funciones y derivadas del proceso de organizacin o reorganizacin
del fondo documental. (DIRECCIN GENERAL DEL PATRIMONIO
CULTURAL, 2007, p. 27). El uso de este nivel es optativo, no es
imprescindible, una vez que se realice la descripcin a nivel de fondo.
Otra diferencia con la normativa internacional es la adopcin del
nivel unidad de instalacin que se corresponde con la instalacin fsica
de los documentos y que no es ms que Un conjunto de documentos
agrupados o conservados en una misma unidad fsica (contenedor o libro).
(DIRECCIN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p.
31). Este nivel de descripcin es utilizado, tambin, por las normas de
Portugal, Brasil y Espaa. Este nivel es utilizado para facilitar la gestin
documental de series homogneas y extensas y responde a una descripcin
supericial y rpida.
NODAC establece que de los 26 elementos propuestos para la
descripcin, slo algunos se consideran indispensables y esenciales para
una descripcin archivstica y para el intercambio de informacin. La
108
incorporacin de una cantidad de elementos superior a los considerados

obligatorios va a depender del criterio del archivero, de la unidad de
descripcin y de los recursos humanos disponibles (DIRECCIN
GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 33).
NODAC plantea el uso obligatorio de cinco elementos (ver tabla
siguiente), estos elementos coinciden con los recomendados por ISAD(G)
con la excepcin del nombre del productor. La norma catalana establece
el uso obligatorio del nombre del productor slo para los niveles fondo y
subfondo, a diferencia de la normativa internacional, que exige su usanza
en todos los niveles. Adems de los cinco elementos propuestos para todos
los niveles, recomienda el uso obligatorio de otros para los niveles de fondo
y subfondo:
Fondo
Historia de los productores
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Condiciones de acceso
Nota del archivero (autora y fechas)
Reglas y normas (fuentes)
Subfondo
Historia de los productores
Forma de ingreso
Nota del archivero (autora y fechas)
Reglas y normas (fuentes)
109
Dunia Llan Pa n
Cabe destacar que la obligatoriedad del uso de estos elementos,

en este caso, no est relacionada con el intercambio electrnico sino con
los niveles de detalles en las descripciones de estos subtipos de entidad.
NODAC propone, como otras normativas, distintas categoras
de uso de los elementos descriptivos: elementos obligatorios (OB),
recomendables (RE) y opcionales (OP). Los OB deben registrarse siempre,
los RE cuando las circunstancias o la informacin de la que se disponga lo
permitan y los OP que se utilizarn a criterio del archivero.
El estndar de Catalua regula la estructura y los contenidos
para describir nicamente la entidad documento, mediante una serie
de datos, reglas generales y especicas por niveles de descripcin y tipos
documentales. No se limita slo a presentar una estructura sino que expone
aspectos necesarios para completar correctamente el contenido de los
campos. Todos los elementos vienen acompaados de fuentes principales,
secundarias y de ejemplos ilustrativos.
Un anlisis conciso de la norma permite constatar que los
archiveros catalanes, tomando como base, principalmente, a ISAD(G),
RAD2 y ODA, elaboran una norma de contenidos para la descripcin de
la entidad documento y materiales especiales, respetando los principios
tericos fundamentales que inciden en la descripcin archivstica.
NODAC aunque mantiene coincidencias con otras normas en cuanto
a principios, estructura, terminologa o niveles de descripcin, tambin
presenta un conjunto de innovaciones en los contenidos, los niveles y
los elementos obligatorios, todo ello hace posible su integracin con la
realidad archivstica catalana.
En Catalua se deben seguir trabajando para obtener una norma
ms completa que integre los contenidos de los documentos con sus
productores y las funciones, adems de profundizar en la codiicacin y
presentacin de los datos.
110
Tabla 14. Caracterizacin de la Norma de Descripcin Archivstica de

Catalua
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE CATALUA (NODAC)
La descripcin
archivstica se basa en Fondo Cdigo de Documentos
el respeto al fondo. Subfondo referencia rea de
Principio de Grupo de Series Nivel de identificacin
procedencia y respeto Serie descripcin rea de contexto
al orden original. Unidad de Ttulo rea de contenido y
Instalacin Fechas estructura
La descripcin refleja Documento Volumen y soporte Estructura rea de condiciones
la clasificacin. Compuesto de acceso y uso
Documento El elemento nombre rea de documenta-
Simple del productor slo cin relacionada
La descripcin
es obligatorio para rea de notas
archivstica se basa en
los niveles de fondo rea de control de
la descripcin a
y subfondo. la descripcin
diferentes niveles
Documento
La descripcin
archivstica es aplicable
a los distintos tipos de
fondos y de
documentos que se
conservan en los
archivos.
Contenido
La descripcin
archivstica incluye
tambin la descripcin
de los productores y
otras menciones de
responsabili-dad.
Galicia es otra de las comunidades espaolas que ha desarrollado

un proceso normativo regional. La normalizacin de la descripcin en la
comunidad gallega es un proceso que surge en el marco del proyecto nacional
espaol de normalizacin. Como se explic anteriormente, el Ministerio
de Cultura, en el ao 2001, cre el grupo de trabajo para la elaboracin
de la norma nacional formado por profesionales de todas las comunidades
autnomas. La Junta decidi nombrar a la directora del Archivo Histrico
Provincial de Lugo como representante de esta comunidad en el proceso
nacional de normalizacin.
En el ao 2003, cuando los trabajos de la comisin nacional
fueron suspendidos, por los motivos antes expuestos, la junta de la
comunidad decidi constituir el Grupo de Trabalho de Arquiveiros de
Galicia. Este grupo tena como objetivo elaborar un estndar de estructura
111
Dunia Llan Pa n
y contenido que especiicara los elementos de la descripcin y desarrollara

la informacin que deba recogerse en cada elemento.
Despus de varias secciones y reuniones de trabajo, en el ao 2008,
se publica la Norma Gallega de Descripcin Archivstica (NOGADA).
Este proyecto normativo facilita la aplicacin de la norma internacional
en los archivos gallegos e integr a sus archiveros en los movimientos
internacionales y nacionales de normalizacin.
El estndar de Galicia slo desarrolla la regulacin de los 26
elementos de ISAD(G). En su texto no se exponen los fundamentos tericos
en los que se basan para desarrollar las descripciones de los documentos. El
alcance de esta norma es moderado y sus principales limitaciones radican
en la ausencia de directrices y principios tericos as como de estructuras
de datos para describir otros tipos de entidades archivsticas.
El grupo de archiveros de Galicia, basndose en la normativa
internacional, ha realizado su propia propuesta de niveles de descripcin.
En este texto se aprecian algunas diferencias con ISAD(G) determinadas
por la eliminacin del nivel subfondo y la suma de otros niveles como
seccin y fraccin de serie. NOGADA plantea que cada archivo puede
utilizar tantos niveles como estime necesario, siempre y cuando se
establezca su relacin con los niveles sealados en la norma (GRUPO DE
ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 25).
Este proyecto normativo, al igual que otros estndares, ha utilizado
la distincin conceptual entre niveles intelectuales (fondo, seccin y serie),
relacionados con la macrodescripcin, y niveles fsicos (documento simple
y documento compuesto), vinculados con la microdescripcin.
NOGADA considera como elementos mnimos obligatorios
para todos los niveles de descripcin los que propone ISAD(G) y aade,
tambin, el elemento historia institucional/biogrica como obligatorio
pero slo para el nivel fondo.
La norma gallega, adems, establece el uso de elementos
recomendables (RE) y opcionales (OP) de acuerdo a los niveles que se
describan. Segn este criterio, se usan los siguientes elementos por niveles:
Elementos recomendables
112
Alcance y contenido (fondo, seccin, serie y sus divisiones)

Valoracin, seleccin y eliminacin (serie y sus divisiones)
Organizacin (fondo)
Condiciones de acceso (fondo, seccin, serie y sus divisiones)
Lengua/escritura (documento compuesto y simple)
Instrumentos de descripcin (fondo, seccin, serie y sus divisiones)
Elementos opcionales
Historia archivstica (seccin y sus divisiones)
Forma de ingreso (seccin y sus divisiones)
Son opcionales todos los elementos restantes en cualquier nivel de
descripcin (GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 116).
La norma gallega es segn su tipologa de estructura y de
contenido. En el texto se regula a travs de las fuentes de informacin, las
reglas generales y especicas y sus correspondientes ejemplos los contenidos
de cada elemento descriptivo. La normativa de Galicia no es considerada
una norma de presentacin ni de codiicacin pues no regula las salidas de
datos en los instrumentos y tampoco su codiicacin para el intercambio
electrnico. No obstante, los archiveros han incluido una tabla en sus
apndices donde se muestra la equivalencia de sus elementos con otros
formatos internacionales de codiicacin archivsticos y bibliogricos.
Los archiveros gallegos, enmarcados en el contexto de desarrollo
de normas internacionales y nacionales de descripcin, han elaborado un
proyecto normativo sencillo pero que responde a la demanda concreta
de los archivos de la regin. La comunidad de archiveros de Galicia es
consciente de la importancia de seguir desarrollando la NODAC e incluir
directrices sobre estructura y contenido, presentacin y codiicacin para
otros tipos de entidades archivstica (productores, funciones e instituciones
y puntos de acceso).
113
Dunia Llan Pa n
Tabla 15. Caracterizacin de la Norma de Descripcin Archivstica de Galicia
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE GALICIA (NOGADA)

Principios Subtipos de Elementos Tipologa de Estructura
Entidades
Tericos Entidades Obligatorios Norma Organizativa
Documento:
rea de
Fondo Cdigo de referencia
identificacin
Seccin Nivel de descripcin rea de contexto
rea de contenido y
Serie Ttulo Estructura estructura
Subserie Fechas rea de condiciones
de acceso y uso
No se exponen Fraccin de serie Volumen y soporte rea de documenta-
fundamen-tos Documento cin relacionada
tericos en los que Nombre del productor
Compuesto rea de notas
se basan para Historia rea de control de la
Documento Documento
desarrollar las institucional/biogrfica descripcin
descripcio- Simple
(nivel fondo)
nes de las unidades
archivsticas
Contenido
En la Comunidad Autnoma de Aragn, tambin, se han

desarrollado proyectos normativos de descripcin como consecuencia del
proceso de normalizacin nacional e internacional. En Julio de 2001, en
el marco de las iniciativas profesionales para promover la normalizacin,
se constituye el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragn (GTAA) con
la inalidad de crear una norma para la descripcin de los productores
archivsticos, basada en ISAAR(CPF).
Despus de algunos aos de trabajo, este grupo, en el ao 2008,
publica la primera versin de la Norma Aragonesa para la Descripcin
de Autoridades de Archivos (ARANOR). En esta primera edicin se
desarrollaron, slo, los elementos obligatorios que propone la norma
internacional y otros elementos vinculados a estos (Tipo de entidad, Forma
autorizada del nombre, Formas paralelas de nombre, Formas normalizadas
del nombre segn otras reglas, Otras formas del nombre, Identiicadores
para instituciones, Fechas de existencia, Identiicador del registro de
autoridad y Nota de mantenimiento).
114
Los integrantes del GTAA, motivados por la aceptacin de la

primera versin, continuaron trabajando con el objetivo de completar la
norma. En Abril del 2014, se publica la segunda edicin de ARANOR
que incluye la estructura de datos completa de ISAAR(CPF). Este
grupo confeccion una normativa a travs de la cual se pueden redactar
y formalizar registros de autoridades archivsticos que cumplen con los
requisitos formales requeridos en los nuevos tiempos por los que transita
la archivstica.
Para la formacin de este estndar se tuvieron en cuenta las
normativas desarrolladas en Espaa (NEDA-I, NODAC y NOGADA);
estos proyectos se orientan a ISAD(G) y a la descripcin de documentos
pero se tuvo en cuenta como se resolva, en ellos, la forma de nombrar al
productor de los documentos archivsticos (GRUPO DE TRABAJO DE
AUTORIDADES DE ARAGN, 2014, p. 17). Adems, tomaron como
base la Norma para la Elaboracin de los Puntos de Acceso del Sistema de
Descripcin Archivstica de los Archivos Estatales (NEPAN) y el Modelo
Conceptual de Descripcin Archivstica realizado por la CNEDA.
En este texto no se exponen los fundamentos tericos en los
que se basaron para desarrollar las descripciones de los productores. No
obstante, se puede observar por la profundidad y el nivel de detalle de
normalizacin del registro de autoridad que se respetaron los preceptos
tericos internacionales de la descripcin y la archivstica en general.
En relacin al uso de elementos obligatorios, adems de los cuatro
elementos de ISAAR(CPF), la norma aragonesa propone el uso de otros
elementos con carcter obligatorio:
Formas paralelas del nombre (Obligatorio/Opcional) slo para la sub-
entidad institucin,
Nombre(s)/Identiicadores de las instituciones, personas o familias
relacionadas (Obligatorio si se complementa el rea),
Naturaleza de la relacin (Obligatorio si se complementa el rea),
Descripcin de la relacin (Obligatorio si se complementa el rea),
Fechas de la relacin (Obligatorio se complementa el rea) (GRUPO
DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGN, 2014, p. 39-40).
115
Dunia Llan Pa n
Adems, en la norma se establece, tambin, la categora de

opcional para el resto de los elementos.
ARANOR es considerada una norma de estructura de datos, de
contenidos y de presentacin. En el estndar se trabajan en profundidad
todos los elementos de informacin que conforman su estructura; se
enuncian reglas generales, variantes de las reglas, reglas especicas y fuentes
de informacin para dar solucin a los problemas de descripcin que se
pueden presentar para formar el registro de autoridad. Adems, se normaliza
la formalizacin de los elementos a travs de signos de puntuacin, orden
de los elementos, lenguaje entre otros aspectos.
La norma aragonesa sigue la misma estructura organizativa
del estndar internacional, cuenta con cuatro reas de descripcin y
26 elementos de informacin. Los elementos de informacin siguen la
siguiente estructura:
Consignacin
Fuentes de informacin
Reglas generales
Variantes de la regla
Reglas especicas para cada tipo de entidad
Eleccin del nombre
Componentes del elemento
Formalizacin de los subelementos
Esta norma es un documento de referencia para la elaboracin
de registros de autoridad en los archivos aragoneses y, por extensin, para
cualquier persona o institucin con la funcin de confeccionar registros
de autoridad de archivos en Espaa u otro pas. Sin lugar a dudas, este
proyecto aportar bastante a la versin inal de la Norma Espaola de
Descripcin Archivstica.
No se puede dejar de mencionar otro proyecto normativo
elaborado en esta comunidad autnoma. El Grupo de Estructura de Datos
de los Archivos Aragoneses (GEDAA) elabor un estndar para codiicar
la informacin archivstica de los documentos (textuales, electrnicos,
116
materiales especiales). Este proyecto es conocido como EDARA: Estructura

de Datos de los Archivos de Aragn, publicado en el 2010. Esta norma
se desarroll basndose en el formato de codiicacin MARC21 y en
ISAD(G).
El objetivo de GEDAA fue deinir un formato de intercambio
que garantizara la integracin de las descripciones de los archivos de
Aragn en un sistema compartido de informacin, independiente de las
plataformas informticas y las aplicaciones que las generan (GRUPO DE
ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS ARCHIVOS ARAGONESES,
2010, p. 6).
Sin lugar a dudas, en Aragn, los archiveros y profesionales del
rea se ha comprometido con la labor de normalizacin de la descripcin,
la calidad de las dos normas publicadas, hasta la fecha, as lo demuestra.
Tabla 16. Caracterizacin de la Norma de Descripcin de Autoridades
Archivsticas de Aragn
NORMA ARAGONESA PARA LA DESCRIPCIN DE AUTORIDADES DE ARCHIVOS (ARANOR)
Institucin
Tipo de entidad Productor:
Forma autorizada rea de

del nombre identificacin
Estructura
Fechas de rea de descripcin
existencia
rea de relaciones
Identificador del
rea de control
No se exponen los registro de
fundamentos tericos en los autoridad
que se basan para desarrollar Productor
los registros de autoridades
Persona
archivsticas.
Contenido
Familia
Presentacin
117
Dunia Llan Pa n
6.6 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN BRASIL: NOBRADE

Brasil fue el primer pas de Latinoamrica en publicar una norma
de descripcin para archivos. La divulgacin y aceptacin de ISAD(G)
e ISAAR(CPF), dentro de la comunidad archivstica brasilea, fue uno
de los factores que impuls el desarrollo de los primeros trabajos para
conformar una norma nacional. En el ao 2001, el Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) decidi crear la Cmara Tcnica de Normalizao da
Descrio Arquivstica (CTNDA) con la inalidad de elaborar una norma
de descripcin que regulara el proceso descriptivo en los archivos y los
centros de custodia de documentos.
La preparacin y redaccin del estndar fue responsabilidad
total de la CTNDA. Este comit estuvo compuesto por especialistas de
diferentes instituciones brasileas. Los Archivos Pblicos del Estado y otras
instituciones nombraron a miembros representantes para que participaran
en el proyecto y funcionaran como agentes de divulgacin del trabajo. Este
comit contaba con profesionales responsables de la coordinacin general,
la consolidacin del texto, la edicin y la revisin.
Despus de concluida la norma y antes de su publicacin, el
CTNDA decidi que se pasara a una fase de discusin pblica. Para ello el
Archivo Nacional con la colaboracin de varias instituciones, en su mayora
archivos de los estados, patrocinaron una serie de talleres para divulgar la
norma y recoger sugerencias de la comunidad profesional.
La Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE) fue
publicada, oicialmente, en el 2007; despus de impresa, se distribuy,
gratuitamente, a un gran nmero de instituciones archivsticas, bibliotecas,
museos y universidades. El CTNDA continu preparando cursos, talleres
y comunicaciones con el in de garantizar su mxima difusin y aplicacin.
El estndar brasileo fue presentado en diversos congresos internacionales
para mostrar a otros pases las experiencias de su realizacin.
NOBRADE es compatible con ISAD(G) y su objetivo es facilitar
el acceso y el intercambio de informacin a nivel nacional e internacional.
La CTNDA recomienda utilizarla para la descripcin de documentos con
valor permanente, aunque puede ser factible su uso para la descripcin
de documentos con valor primario. Esta norma fue diseada para ser
118
usada en sistemas automatizados; no obstante, se recomienda su uso en los

sistemas manuales pues as se facilita la transferencia de datos a los sistemas
electrnicos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 11).
La norma circunscribe el mbito de la descripcin a una etapa
especica del ciclo de vida de los documentos, tendencia seguida, tambin,
en otros pases.
El proyecto brasileo expone tres fundamentos tericos y en
ellos se basa para conformar sus reglas. Este estndar no cuenta, como
sucede en otras normas, con un epgrafe terico para profundizar y analizar
los principios elementales de la archivstica y su aplicacin a la prctica
descriptiva. El concepto de descripcin multinivel es uno de los principios
en los que se fundamenta el estndar brasileo. Se recomienda el uso
exclusivo de este tipo de descripciones, excluyndose de la propuesta las
descripciones independientes sin jerarquas y conexiones.
Con respecto a los tipos de sub-entidades formulados, se puede
decir que NOBRADE presenta algunas similitudes con otros proyectos
descriptivos. En primer lugar, se incluyen los niveles generales e intermedios
de ISAD(G), respetando las recomendaciones del CIA. En segundo lugar,
se aprecian semejanzas con las normas de Espaa y Portugal en relacin al
nivel seccin y subseccin y, por ltimo, est presente el modelo propuesto
por Cook y Procter en el manual ingls referente a los cdigos numricos
para identiicar los niveles de descripcin.
La norma presenta algunas peculiaridades en lo concerniente a
los niveles. La primera est relacionada con la introduccin del nivel acervo
que en la misma norma se deine como La totalidad de documentos de
una entidad de custodia. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
2006, p. 15), es decir, todo el contenido documental de un archivo
o institucin, seguido de un nivel intermedio del acervo: acervo de la
subunidad de custodia.
Otra de las particularidades es el uso de un mismo nivel de
descripcin para dos agrupaciones documentales diferentes. Por ejemplo,
el nivel uno se corresponde con el fondo y las colecciones y el nivel 4 con
dossier (unidad de instalacin) y procesos (documento compuesto). Los
119
Dunia Llan Pa n
niveles coleccin y unidades de instalacin estn comprendidos en otras

normas, pero contemplados como niveles independientes.
La existencia y la cantidad de niveles de descripcin son muy
variables y pueden llegar a ser tantos como las instituciones consideren
necesario. El establecimiento de los niveles de descripcin depender de la
propia estructura de los fondos documentales y de cada sistema de archivo.
NOBRADE contiene 28 elementos para la descripcin de la
entidad documento, de los cules siete son de uso obligatorio. Seis elementos
se corresponden con los recomendados por ISAD(G) para el intercambio
de informacin. El elemento condiciones de acceso es una propuesta nueva
de este proyecto y slo se considera obligatorio para los niveles de: acervo,
fondo y coleccin. Segn Antonia Heredia, [] declarar este elemento
obligatorio para estos niveles no es la mejor opcin pues el acceso afecta
mayormente a las series, casi nunca el acceso se restringe a la totalidad
de documentos de un archivo o un fondo. (HEREDIA, 2007, p. 4). La
norma catalana, tambin, recomienda este elemento como obligatorio
para el nivel fondo.
NOBRADE es una norma de estructura de datos y contenidos.
A partir de su estructura se pueden describir, solamente, documentos
archivsticos. Este estndar incluye reglas generales y especicas,
comentarios, procedimientos y ejemplos ilustrativos que facilitan la
representacin del contenido de esta entidad. La norma brasilea no
regula la forma de presentacin de los datos en pantalla o en instrumentos
impresos. Por tanto, no se considera una norma de presentacin y
formalizacin. En relacin a la codiicacin de sus elementos en ambientes
electrnicos, este estndar no hace propuestas especicas al respecto sin
embargo aconseja el uso de EAD para estos ines.
La estructura de NOBRADE es muy similar a ISAD(G), contiene
las siete reas de la normativa internacional con sus correspondiente
elementos. La diferencia radica en que se adiciona un rea relacionada con
la normalizacin de los puntos de acceso (rea de puntos de acceso y
descripcin de materias). Est nueva rea descriptiva resulta uno de los
aspectos ms novedosos de este proyecto. Algunos autores consideran que
el elemento punto de acceso e indizacin de materias pudo incluirse en el
120
rea de contenido y estructura, o tal vez, hubiera sido recomendable crear

una parte, en la norma, dedicada slo a los puntos de acceso y las formas
normalizadas como se ha hecho en otros pases.
A partir del estudio de NOBRADE se constata que los archiveros
brasileos han conformado una norma basada en ISAD(G). NOBRADE
presenta algunas innovaciones relacionadas con los contenidos de los
elementos, los niveles de descripcin, los elementos obligatorios y la
estructura. Brasil ha hecho un gran esfuerzo por normalizar la descripcin
archivstica pero an debe seguir trabajando por adaptar ms la norma a la
realidad nacional e internacional.
El CONARQ pudiera reconsiderar la idea de continuar trabajando
en la normalizacin de la descripcin archivstica en Brasil y as elaborar
una versin ms completa de NOBRADE que incluya la estructura de
datos y contenidos para describir autoridades, funciones, instituciones de
custodia y puntos de acceso, adems de regular la forma y la codiicacin
de sus elementos.
Tabla 17. Caracterizacin de la Norma Brasilea de Descripcin Archivstica
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE BRASIL (NOBRADE)

Documento:
El principio de
Acervo Cdigo de
respeto a los fondos rea de
Referencia
es la base de la Acervo de la identificacin
organizacin y de la subunidad de Ttulo
descripcin (Origen Estructura rea de contexto
custodia
y Procedencia). Fechas
rea de contenido y
Fondo/Coleccin
Nivel de estructura
La descripcin Seccin Descripcin
archivstica se basa en rea de condiciones
los principios de la Subseccin Volumen y de acceso y uso
descripcin extensin de la
Serie rea de
multinivel. Documento unidad de
documentacin
Subserie descripcin
relacionada
La descripcin se
Dossier/ Nombre de los
aplica a todos los rea de notas
productores
materiales de archivo Proceso
con independencia rea de control de la
Condiciones de
de su forma o Item Documental descripcin
acceso
soporte. Contenido
rea de puntos de
El elemento
acceso y descripcin
condiciones de acceso
de materias
slo es obligatorio
para los niveles
acervo, fondo y
coleccin.
121
Dunia Llan Pa n
6.7 LA NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN EN URUGUAY: NUDA

La creacin de una norma de descripcin en Uruguay es un
acontecimiento bien reciente. Este proyecto surge como parte del contexto
internacional de normalizacin que, en los primeros aos de este nuevo
siglo, se ha materializado a travs de la publicacin de varias normas y la
aplicacin prctica, en los archivos, de la normativa internacional.
En los ltimos aos, en el pas suramericano, se ha incrementado
el inters por salvaguardar el patrimonio documental de la nacin. A partir
del 2008 se publican un conjunto de leyes y decretos que estipulan la
organizacin de los archivos y la accesibilidad de la informacin pblica.
En este ao se ratiica, tambin, la ley referente a la creacin del Sistema
Nacional de Archivos, la Ley de Proteccin de Datos Personales y Accin y la
Ley de Derecho de Acceso a la Informacin Pblica (COMISIN INTER-
INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIN DE LA NORMA
URUGUAYA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, 2014, p. 7).
Como consecuencia de esta actividad reformadora y de organizacin
de los archivos, en el ao 2012, con el aval de la Direccin del Archivo
General de la Nacin, se convoc a varios archiveros y profesores que
pertenecan a diversas instituciones del Estado para formar parte del Proyecto
SINDA: Sistema de Normalizacin de Descripcin Archivstica. A partir
de este proyecto, se form la Comisin de Trabajo Interinstitucional (CTI)
que tena como objetivo elaborar una norma de descripcin (COMISIN
INTER-INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIN DE LA NORMA
URUGUAYA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, 2014, p. 5).
Despus de algunos aos de trabajo, en Diciembre del 2014, la
CTI publica la primera versin de la Norma Uruguaya de Descripcin
Archivstica (NUDA). Actualmente, este estndar se encuentra en perodo
de difusin y aplicacin en el sistema de archivos del pas.
Para la elaboracin de NUDA se analizaron y estudiaron las
experiencias desarrolladas en Uruguay en materia de descripcin, el conjunto
normativo del CIA, algunas normas nacionales y, por ltimo, se estudiaron,
tambin, las potencialidades que brinda el software ICA-ATOM del CIA
para la aplicacin prctica de la descripcin. El CTI buscaba desarrollar un
proyecto normativo aplicable en cualquier institucin archivstica del pas.
122
El estndar uruguayo no aborda en profundidad los principios

tericos de la descripcin; tampoco contempla estudios conceptuales pues
slo incluye la descripcin de una entidad archivstica. La norma expone el
principio de descripcin multinivel y lo fundamenta a travs del enunciado
de sus principales caractersticas.
NUDA desarrolla una estructura de datos para describir,
nicamente, los documentos. Los niveles de descripcin propuestos son
los estipulados en ISAD(G), con la diferencia de la sub-entidad coleccin
no incluida en la normativa del CIA.
En cuanto a los elementos obligatorios, el proyecto uruguayo
expone algunas modiicaciones con respecto a los anteriores estndares
presentados en este libro. NUDA contiene ocho elementos con carcter
obligatorio, adems de los seis de ISAD(G), propone como obligatorios el
elemento evaluacin documental (valoracin, seleccin y eliminacin en
ISAD(G)) y el elemento nota del archivero.
Conjuntamente con estos ocho elementos, para el nivel fondo
plantea el uso obligatorio de los siguientes elementos:
Historia institucional/biogrica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Para el nivel sub-fondo, juntamente con los ocho obligatorios
generales, adiciona el elemento alcance y contenido con uso ineludible.
NUDA en los apndices contiene una tabla donde presenta los
elementos y las condiciones de su uso. Adems del concepto obligatorio
(OB), tambin propone el uso recomendable (RE) y opcional (OP) para
cada elemento descriptivo de acuerdo al nivel de descripcin. Este tema,
tambin, fue incluido por otras normas presentadas en este texto.
En relacin a la tipologa de norma se puede decir que es de
estructura de datos, contenidos y presentacin. A travs de sus reglas,
notas (incluyen comentarios, apuntes, especiicaciones) y ejemplos por
elemento se pueden completar la descripcin de la entidad documento
123
Dunia Llan Pa n
y su formas de presentacin en los instrumentos de descripcin. No la

aborda la codiicacin de datos en ambientes digitales
La estructura organizativa de la norma uruguaya es semejante a la
propuesta internacional. Presenta 26 elementos descriptivos, organizados
en 7 reas de informacin. En este aspecto sigui los lineamientos
internacionales, mantuvo la estructura de datos y trabaj sobre los
contenidos de la descripcin.
Este proyecto normativo es un logro alcanzado para el sistema
de archivos de Uruguay y ser de gran utilidad para otros pases
latinoamericanos, en especial, los del MERCOSUR. El proyecto SINDA
debe continuar sus trabajos y crear nuevas comisiones responsables de dar
continuidad a la norma. NUDA debe completarse e incluir la descripcin
de otras entidades archivsticas: productores, funciones y entidades de
custodia, puntos de acceso y por qu no, trabajar el desarrollo de un
modelo conceptual que soporte las bases tericas de la normativa churra.
Tabla 18. Caracterizacin de la Norma Uruguaya de Descripcin
Archivstica
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE URUGUAY (NUDA)

Fondo rea de
identificacin
Subfondo Cdigo de
Referencia rea de contexto
Serie
Estructura
Principio de Ttulo rea de contenido y
Documento
descripcin estructura
compuesto Fechas
multinivel (el fondo
rea de condiciones
es la unidad superior Documento Nivel de
de acceso y uso
de descripcin, simple descripcin
descripciones de lo rea de
general a lo Documento Coleccin Volumen y soporte
documentacin
particular, jerarqua Nombre del asociada
de las descripciones, productor
informacin rea de notas
Contenido
adecuada a cada Evaluacin
rea de control de la
nivel de documental
descripcin
descripcin).
Nota del archivero
Presentacin
124
7 LAS NORMAS PARA LA CREACIN DE PUNTOS DE ACCESO EN ARCHIVOS:

RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA Y MDM
Los puntos de acceso constituyen un elemento fundamental en la
bsqueda y la recuperacin de informacin en los sistemas de descripcin
archivstica. ISAD(G) deine los puntos de acceso como: Nombre, palabra
clave, grupo de palabras o cdigos que se utilizan para buscar, identiicar y
localizar una descripcin archivstica. (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2000, p.14). Por su parte, ISAAR(CPF) deine los puntos
de acceso como: Nombre, trmino, palabra clave, frase o cdigo que se
pueda utilizar para buscar, identiicar y localizar descripciones archivsticas,
incluyendo los registros de autoridad. (CONSEJO INTERNACIONAL
Como se puede observar, la normalizacin internacional de
la descripcin prest atencin al control de los puntos de acceso. Con
el surgimiento de normas para la elaboracin de representaciones de
documentos y registros de autoridades archivsticas se haca imprescindible
contar, tambin, con reglas para normalizar los puntos de acceso vinculados
a nombres de instituciones, personas y familias y, por consiguiente, de
lugares geogricos y materias. La identiicacin y recuperacin de la
informacin archivstica va a depender, en gran medida, de la asignacin
adecuada de puntos de acceso en las descripciones.
La elaboracin de estndares para la regulacin de los puntos de
acceso de las descripciones ha tenido un amplio desarrollo en el mbito
de la Bibliotecologa no sucediendo as en la Archivstica. En el rea
bibliotecolgica existen una variedad de estudios tericos y prcticos
que trabajan la normalizacin de los nombres de instituciones, personas,
familias, lugares geogricos y materias. Las Reglas de Catalogacin
Angloamericanas (AACR), publicadas desde 1969 por bibliotecarios
americanos y britnicos, son un ejemplo del desarrollo de este tema en
las bibliotecas. La segunda edicin de las AACR2 es usada en varios pases
para la formacin y creacin de los puntos de acceso normalizados en los
sistemas de informacin. Esta normativa constituye el principal referente
para el trabajo de este tema en cualquier campo de la Ciencias de la
Informacin.
125
Dunia Llan Pa n
En la Archivstica, la preocupacin por la regulacin de los puntos

de acceso estuvo vinculada al proceso de normalizacin de la descripcin,
como se expres anteriormente. No obstante, no se puede olvidar la
elaboracin, en varios pases, de vocabularios controlados o tesauros para
determinados tipos de archivos que se basaron, principalmente, en las
AACR2. Los archiveros comprendieron que para lograr una descripcin
con la calidad exigida en los nuevos contextos, tambin, era necesario
normalizar los puntos de acceso de las descripciones de documentos,
productores y funciones. Como consecuencia, y tomando como base las
normas bibliotecarias, algunos pases han publicado reglas que rigen la
elaboracin de los puntos de acceso en los archivos.
En 1997, el National Council of Archives de Reino Unido publica
las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names
(RCPPCN); estas reglas constituyen la primera normativa publicada en
el rea sobre el tema. En el 2010, el Ministerio de Cultura de Espaa
publica la Norma para la Elaboracin de Puntos de Acceso Normalizados
de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el
Sistema de Descripcin Archivstica de los Archivos Estatales (NEPAN). Las
Rules for Archival Description de Canad, las Orientaciones de Descripcin
Archivstica de Portugal y el Manual de Descripcin Multinivel de Castilla
y Len incluyen una parte dedicada a la regulacin de los puntos de acceso.
La primera versin de la norma estadounidense (DACS) contaba con un
captulo dedicado a los puntos de acceso, la segunda versin del 2013
ya no presenta esta parte. Los archiveros de EE.UU alegaron que no era
necesario este captulo pues se poda trabajar con las AACR2.
Estas son las normas que existen, hasta el momento, en el contexto
archivstico para la normalizacin de los puntos de acceso. A continuacin
se presenta una breve descripcin de estos proyectos.
7.1 REGLAS PARA LA CONSTRUCCIN DE NOMBRES DE PERSONAS, LUGARES E

INSTITUCIONES. REINO UNIDO
Reino Unido, despus de la publicacin de las normas
internacionales, comenz la redaccin de las Rules for the Construction of
Personal, Place and Corporate Name (RCPPCN). El National Council of
126
Archives fue el responsable de dirigir el proyecto para crear un Fichero de

Autoridades Nacional. Este organismo dio su nombre, su prestigio y el
apoyo inanciero para este trabajo.
En 1993, se nombr un comit que sera el responsable de
preparar y redactar las reglas para la formacin del ichero de autoridades
de nombres de personas, lugares e instituciones. Este comit tendra la
responsabilidad de uniicar las reglas de catalogacin de las instituciones
britnicas y resolver los problemas prcticos de descripcin de estas
instituciones18.
La confeccin de estas reglas demor algunos aos pues fueron
el resultado de un acuerdo nico y general que uni las corrientes de una
amplia gama de instituciones vinculadas a la informacin. Se reunieron
profesionales experimentados en el rea de la descripcin bibliogrica
y archivstica para unir sus conocimientos, analizar los problemas y
alcanzar una solucin comn, til y aplicable a todas las instituciones de
informacin.
En 1996, se difundi el borrador de las reglas y la respuesta
fue instantnea, se recibieron opiniones tanto de instituciones como de
archiveros individuales que ayudaron con sus observaciones a mejorar el
borrador y poder publicar, en 1997, la versin inal y oicial con mejores
resultados y ms consenso.
Las reglas del National Council of Archives se dirigen a apoyar
la creacin consistente de nombres propios en la actividad de indizacin
realizada por los archivos britnicos. El estndar abarca las reglas para la
creacin de los puntos de acceso (nombres de instituciones, personas,
familias y lugares geogricos), (NATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES,
1997, p. 9).
El trabajo realizado por el CIA en la confeccin de ISAD(G)
e ISAAR(CPF) en estos mismos aos proporcion a este proyecto un
contexto ms analtico y ayud a obtener unas reglas ms completas y mejor
18
Este comit estuvo formado por integrantes de las siguientes instituciones: Historical Manuscripts Commission,
Public Record Oice, British Library, National Library of Wales, Public Record Oice of Northern Ireland, Scottish
Record Oice, Victoria and Albert Museum, National Art Library.
127
Dunia Llan Pa n
estructuradas. Las RCPPCN se basan en las AACR2, en ISAAR(CPF) y

son compatibles con el Manual of Archival Description (MAD3).
Names estn formadas por tres captulos:
Reglas para la construccin de nombres de personas
Reglas para la construccin de nombres de lugares
Reglas para la construccin de nombres de instituciones
Las RCPPCN presentan, adems, una introduccin general
donde se expone su propsito y alcance del proyecto, adems da un breve
panorama sobre las fuentes utilizadas para la elaboracin de todas las reglas
que integran sus tres captulos.
Esta normativa britnica pueden considerarse una norma de
contenido. Cada uno de los elementos est integrado por reglas especicas
que determinan la formacin de los puntos de accesos normalizados de
nombres. Todas las reglas estn acompaadas de ejemplos que muestran
su aplicabilidad. Los apndices son un elemento importante del proyecto;
contienen ejemplos de nombres de personas, lugares e instituciones, que
sirven como orientacin a los especialistas responsables de las descripciones.
Adems, disponen de un listado de fuentes de informacin que se pueden
consultar para crear las autoridades.
Names constituyen la normativa que sirve de gua a todas las instituciones de
informacin britnicas para la creacin de puntos de acceso normalizados.
Estas reglas tienen como objeto ayudar a los archiveros a la formacin de
descripciones adecuados que faciliten la bsqueda y la recuperacin de la
informacin en el sistema de archivos britnicos.
7.2 NORMA PARA LA ELABORACIN DE PUNTOS DE ACCESO NORMALIZADOS

DE INSTITUCIONES, PERSONAS, FAMILIAS, LUGARES Y MATERIAS EN EL SISTEMA
DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE LOS ARCHIVOS ESTATALES DE ESPAA
Espaa, junto al proceso de formacin de la norma nacional

(NEDA), desarroll un estndar nacional para la elaboracin de puntos de
128
acceso normalizados de los nombres de instituciones, personas, familias,

lugares y materias.
La Subdireccin General de Archivos del Ministerio de Cultura
fue la institucin responsable de dirigir este proyecto normativo. En el
2008, se cre un grupo de indizacin, con el objetivo de redactar una
norma para la elaboracin de puntos de acceso normalizados para el sistema
de descripcin archivstica de los Archivos Estatales de Espaa.
La elaboracin de este estndar duro dos aos; fue el resultado
de un amplio consenso entre los profesionales de diferentes instituciones
archivsticas y de otras vinculadas a la informacin. Este grupo de trabajo
se apoy en las normas y manuales publicados en Espaa y en otros
pases, tanto del mundo de los archivos como de las bibliotecas (AACR2,
ISAAR(CPF), DACS, RAD2, ODA, EAD, ISO y UNE). NEPAN, fue
publicada en la pgina web del Ministerio de Cultura en agosto de 2010.
Esta norma surge con la inalidad de optimizar la bsqueda y
recuperacin de descripciones de las entidades archivsticas y facilitar, as,
el acceso de los usuarios al patrimonio documental espaol. Con ella, se
normalizan los puntos de acceso del sistema de descripcin archivstica
automatizado de los Archivos Estatales (Portal de Archivos Espaoles
(PARES)), gestionado por el Ministerio de Cultura (ESPAA, 2010, p. 7).
La NEPAN est formada por cinco captulos que regulan la
creacin de formas autorizados para nombres de instituciones, personas,
familias, lugares y materias en el sistema de descripcin archivstica de los
archivos estatales:
Puntos de acceso de instituciones
Puntos de acceso de personas
Puntos de acceso de familias
Puntos de acceso de lugares
Puntos de acceso de materias
La NEPAN presenta una introduccin donde se analizan los
objetivos, la inalidad y el mbito de aplicacin de la norma as como
algunas deiniciones importantes sobre los puntos de acceso, los tipos,
su identiicacin y eleccin. Cada captulo est compuesto por una serie
129
Dunia Llan Pa n
de aspectos: introduccin, deinicin y alcance, fuentes de informacin y

eleccin del nombre y formalizacin. Estos elementos ayudan a formalizar
el contenido del punto de acceso.
Todas las reglas vienen acompaadas de ejemplos concretos que
demuestran su aplicabilidad. La norma se apoya en un glosario, anexos y
un listado de referencias bibliogricas que sirven como fuente de consulta
para los especialistas responsables de la descripcin.
Es importante destacar que esta norma es, totalmente, compatible
con los trabajos de normalizacin que desarrolla la CNEDA, que como
se mencion anteriormente, ha publicado el Modelo Conceptual de
Descripcin Archivstica.
7.3 OTRAS NORMAS: DACS, RAD2, ODA Y MDM

Las normas de descripcin publicadas en EE.UU, Canad,
Portugal y en Espaa (Castilla y Len) contienen una parte dedicada a la
normalizacin de los puntos de acceso. DACS, RAD2, ODA y MDM han
sido presentadas, ya, en este libro, por consiguiente en este epgrafe slo
se expondrn las caractersticas de la parte dedicada a la elaboracin de los
nombres, lugares o materias relacionadas con los documentos archivsticos.
La primera versin de Describing Archives: A Content Standard,
(DACS) publicada en el ao 2004, presentaba una parte dedicada a la
formalizacin de los nombres. En el 2013, la Society of American Archivists
publica una segunda edicin revisada del estndar; en esta ltima versin
se elimin la parte dedicada a la regulacin de los puntos de acceso
pues se recomienda el uso de las AACR2 para estos ines. No obstante,
seguidamente se exponen las caractersticas del captulo tercero de DACS
dedicado al tema.
La parte III Forms of Names de DACS, estaba formada por tres
captulos que contenan las reglas para la creacin de nombres (personas,
familias, instituciones y lugares geogricos):
Formas de nombres de personas y familias
Formas de nombres lugares geogricos
130
Formas de nombres de instituciones

Para la redaccin de esta parte, la SAA se apoy en la estructura
bibliogrica de las reglas angloamericanas. Es vlido destacar que tambin
se apoyaron en ISAAR(CPF).
Para la elaboracin de las formas normalizadas de los nombres,
DACS, propuso varias reglas especicas que abarcan todas las formas
posibles de entradas de nombres. Estas reglas estaban acompaadas de
ejemplos prcticos que ilustraban la utilizacin de la misma.
Esta parte estuvo muy bien conformada pues los profesionales
norteamericanos tienen una profusa experiencia en esta temtica. Por tanto,
se recomienda el uso de esta primera versin de la norma estadounidense
como gua para la confeccin de puntos de acceso normalizados referentes
a la descripcin de entidades archivsticas.
Las Rules for Archival Description (RAD2), contienen un acpite
concerniente al control de puntos de acceso. La segunda parte titulada,
Headings and References, est formada por cinco captulos que trabajan los
puntos de acceso, los encabezamientos y las referencias. A continuacin se
detallan estos captulos:
Eleccin de puntos de acceso: sirve de gua para la eleccin y creacin
de los puntos de acceso. Se establecen las reglas para determinar en los
niveles de descripcin los nombres de personas, familias e instituciones
que constituyen puntos de accesos. Adems propone reglas para la
eleccin de otros puntos de acceso vinculados con la creacin del
documento.
Nombres de personas: contiene todas las reglas necesarias para la
formacin de los nombres de personas y un conjunto de reglas
especiales para la elaboracin de los nombres de familias.
Nombres geogricos: propone las reglas para la formacin de
encabezamientos geogricos.
Nombres de instituciones: contiene las reglas para la formacin de los
nombres de institucin.
131
Dunia Llan Pa n
Referencias: expone la forma de elaborar las referencias cruzadas (ver /

ver adems) de nombres de personas, familias e instituciones.
En las RAD2 se expone quines constituyen los puntos de
accesos principales, las pautas para su elaboracin y ejemplos concretos
vinculados a la prctica archivstica. Las reglas identiican a los creadores de
los documentos como puntos de acceso principales. Adems, profundizan
en la formacin de referencias cruzadas a autoridades responsables de la
produccin pero que han cambiado de nombre en espacios de tiempos
determinados.
Esta parte de RAD2 presenta la misma estructura de las AACR2;
mantiene la mayora de sus reglas aunque adiciona los encabezamientos de
nombres de familias, elemento propio del contexto de produccin de los
documentos archivsticos.
Tabla 19. Comparacin entre las estructuras de AACR2 y RAD2
AACR2 RAD2
Eleccin de los puntos de acceso Eleccin de los puntos de acceso
Encabezamientos de Personas Encabezamientos de Personas
Nombres Geogricos Nombres Geogricos
Encabezamientos de entidades Encabezamientos de entidades
Ttulos Paralelos -
Referencias Referencias
La igura anterior muestra las coincidencias que existen entre las

estructuras establecidas por RAD2 y las AACR2 para la determinacin de
los puntos de acceso. Como se puede observar, las reglas canadienses siguen
una estructura muy parecida a las reglas bibliotecarias, la nica diferencia
est marcada por los ttulos paralelos.
Los archiveros de Canad, tambin, tienen gran experiencia
en el control de autoridades y elaboracin de puntos de acceso y queda
demostrado en la segunda parte de esta normativa. RAD2 es de los
estndares que ms desarrolla este punto, por tanto, se recomienda la
consulta de esta normativa para la elaboracin de este tipo de normas o
para la formacin de control de autoridades y listados de materias.
132
Las Orientaes para la Descrio Arquivstica (ODA), igualmente,

contienen una parte dedicada a los puntos de accesos y su normalizacin.
La tercera parte: Escolha e Construo de Pontos de Acceso Normalizados,
est formada por cuatro captulos, a travs de las cuales se determina cmo
elaborar y controlar los puntos de acceso.
Nombres de instituciones
Nombres de personas
Nombres de familias
Nombres de lugares geogricos
ODA presenta las reglas para la formacin de los encabezamientos
autorizados de nombres de instituciones, personas, familias y nombres
geogricos. La norma no contempla la creacin de encabezamientos relativos
a materias, eventos, ttulos, cargos, tipologas documentales, entre otros.
Para la conformacin de esta parte, los archiveros portugueses
se basaron en normas nacionales e internacionales relacionadas con el
tema (Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names,
Gonomenclature Historique des Lieux Habits, Nomes Geogricos: Normas
para Indixaao, Regras Portuguesas de Catalogao y SIPORBASE: Sistema
de Indixao em Portugus).
Cada una de estos cuatro captulos cuenta con objetivos,
comentarios, reglas generales y especicas, fuentes de informacin,
presentacin de informacin y exclusiones. Las reglas especicas vienen
acompaadas de ejemplos ilustrativos con casos prcticos.
La tercera parte de ODA completa las orientaciones portuguesas,
de esta forma, se puede asegurar que este es uno de los estndares ms
acabados de los publicados hasta la fecha. Las orientaciones se pueden
utilizar para describir documentos, productores y crear puntos de acceso
normalizados. Adems, se puede constatar que trabaja con profundidad
los contenidos de todos los elementos presentados en las tres partes que la
componen.
El Manual de Descripcin Multinivel de Castilla y Len dedic
una parte de su estructura al control de las autoridades. La segunda parte,
Puntos de Acceso y Control de Autoridades, recoge las reglas para la formacin
133
Dunia Llan Pa n
normalizada de los nombres propios de personas, familias, entidades y

lugares geogricos, adems de las pautas para la creacin de los icheros de
autoridades archivsticas.
Los autores de este texto para el desarrollo del segundo acpite
se apoyaron en distintas normativas: ISAAR(CPF), AACR2, APPM,
RDDA, Reglas de Catalogacin de Espaa, Normativa para la Redaccin
de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de Espaa, entre
otras normas relacionadas con este tema.
La segunda parte se divide en dos apartados bien diferenciados:
Eleccin de Puntos de Acceso y Control de Autoridades.
El primer apartado est dedicado a los puntos de acceso y regula
la formacin de los nombres propios de personas, familias, entidades y
lugares geogricos. El MDM no establece pautas para normalizar los
encabezamientos de nombres comunes ni de materias. Este captulo sigue
la siguiente estructura:
Nombres de personas y familias
Nombres de instituciones
Nombres geogricos
Las pautas sobre puntos de acceso recogidas en el manual,
presentan dos caractersticas destacables: cuentan con una estructura y
articulacin propia, diferente al resto de estndares y cuentan, adems, con
numerosas adaptaciones de contenido, realizadas con la inalidad de adecuar
la normativa existente a las necesidades de la descripcin archivstica de la
regin, as como facilitar la interpretacin y la comprensin de las normas.
En sentido general el manual debe servir para elaborar ndices onomsticos
de personas y familias, de instituciones y de nombres geogricos (BONAL
ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 19).
Una particularidad de este manual y ausente en el resto de
normativas es la inclusin de un Registro de Referencia General. Este acpite
est compuesto por tres reas, integradas por un conjunto de elementos
descriptivos, a continuacin se muestran las reas incluidas en este registro.
134
rea de punto de acceso de referencia general: recoge los cdigos que

permiten identiicar de forma unvoca el registro de referencia general
as como los puntos de acceso de referencia general.
rea de nota de informacin: proporciona las instrucciones precisas
sobre el uso del punto de acceso de referencia general.
rea de notas: proporciona datos que facilitan el control de la
descripcin de autoridades.
Los captulos dedicados al control de autoridades aaden a su
contenido recomendaciones sobre puntuacin, ordenacin, aclaraciones
sobre relaciones entre nombres y referencias entre registros de autoridad.
Estos captulos permiten controlar las formas variantes del mismo
nombre, las sinonimias y las homonimias y, tambin, establecer el uso de
un nico nombre como punto de acceso de autoridad (BONAL ZAZO;
GENERELO LANASPA; TRAVES DE DIEGO, 2000, p. 19).
El manual de Castilla y Len con la normalizacin de las
descripciones de los documentos, la creacin de los puntos de acceso y
de los registros de autoridades consigue obtener sistemas de descripciones
uniformes, consistentes e integrales que facilitan la uniicacin de las
descripciones de los documentos con sus productores y la recuperacin de
la informacin archivstica.
8 LAS NORMAS DE CODIFICACIN EN ARCHIVOS: EAD Y EAC

Las normas presentadas en los epgrafes anteriores rigen el
contenido intelectual de las descripciones, disean sus estructuras y se
orientan en el texto y el formato de los instrumentos de descripcin.
Sin embargo, existan un conjunto de cuestiones que estos estndares
no podan resolver: Cmo interrelacionar la informacin de todas las
entidades archivsticas?, Cmo preservar las relaciones jerrquicas que
existen entre niveles de descripcin? Cmo facilitar la navegacin por una
arquitectura de informacin y recuperar la informacin especfica? Adems
de crear normas de datos, contenidos y presentacin, el mundo archivstico
precisaba desarrollar estndares que tradujeran las normas del lenguaje
natural al lenguaje propio de los entornos electrnicos. La computadora
135
DUNIA LLAN PA N
no puede procesar los datos representados en las descripciones, para ello,

es necesario colocarlos en un idioma legible para la mquina, solo as se
pueden identificar y compartir los datos de un registro descriptivo.
Figura 31. Relacin documentos, normas, instrumentos y entornos

electrnicos
Los profesionales necesitaban deinir un lenguaje de marcas para

crear una norma de codiicacin que convirtiera las estructuras de datos de
los actuales estndares a un idioma entendible en el entorno electrnico.
Para ello, se precisaba, antes, deinir en lenguaje de programacin que
facilitara el desarrollo de normas de codiicacin archivstica.
Los especialistas analizaron programas de metalenguajes
descriptivos como el Standard Generalized Markup Language (SGML),
Hypertext Markup Language (HTML) y Extensible Markup Language
(XML). Estos programas son lenguajes de etiquetados y se utilizan para
expresar estructuras de contenido en lugar de apariencia de documentos.
Es decir, usan cdigos de marcaje (etiquetas) que proporcionan nombres
para categorizar las partes de un documento.
Finalmente, se decidi utilizar XML para la creacin de las normas
de codiicacin archivstica. XML une la simplicidad de HTML con la
capacidad expresiva de SGML y disea un lenguaje de marcas optimizado
para la web. Con este programa se logra distinguir el contenido y la
estructura de los documentos de su presentacin en papel o en pantalla y,
entre otras ventajas, crea documentos portables, que pueden intercambiarse
y procesarse con facilidad en sistemas informticos heterogneos.
En las fases tempranas del desarrollo de un proyecto de lenguaje de
codiicacin para archivos se consider usar el Machine Readable Cataloging
136
(MARC) como la base de las normas, puesto que es un estndar de marca

muy conocido en el mundo bibliotecario y muchas instituciones lo usan
para codiicar instrumentos de descripcin; pero se consider que no era
el mejor esquema disponible por varias razones. MARC era inadecuado
porque los registros tenan una longitud mxima de pocos caracteres. La
limitacin en el tamao es un obstculo porque muchos instrumentos de
descripcin de archivos tienen una longitud mayor. Presentaba diicultad
para representar la informacin estructurada jerrquicamente debido a su
limitado hospedaje.
La norma de EE.UU, DACS, en su primera versin, utiliza
para la codiicacin de los elementos de la entidad documento este
formato bibliotecario, hay que tomar en cuenta que MARC ha sido,
tradicionalmente, desarrollado y muy utilizado por los profesionales del
rea en ese pas.
Figura 32. Cdigo de referencia regulado segn MARC21

Fuente: DACS, 2004.
El primer estndar archivstico creado y publicado como estructura

de datos para facilitar la distribucin en Internet de informacin detallada
sobre fondos archivsticos a travs de los instrumento de descripcin fue el
Encoded Archival Description (EAD).
137
Dunia Llan Pa n
EE.UU. fue el creador e impulsor de EAD. Este estndar tuvo

sus primeras formulaciones en un proyecto dirigido por Daniel Pitti en la
biblioteca de la Universidad de California en Berkeley, en 1993. La inalidad
del proyecto era investigar la factibilidad de una norma de codiicacin
no-propietaria para instrumentos de descripcin legible por mquina y
procedente de distintos depsitos culturales (DELGADO, 2005, p. 55).
En un perodo de cinco aos la norma se consolid y se
incorporaron al proyecto instituciones importantes en este mbito como
la Society of American Archivists, la Library of Congress y el Research Libraries
Group. En 1996, aparecieron las primeras versiones: la alfa con el prototipo
del Document Type Deinition (DTD) y tiempo despus la versin beta
junto a otros documentos tcnicos. La DTD deini los elementos y
atributos que seran usados para codiicar los instrumentos de descripcin
y establecer las reglas para usar esos elementos.
En 1998, se public la versin 1.0 de la DTD EAD y el repertorio
de etiquetas. El Document Type Deinition inclua cambios signiicativos y
estaba diseado para funcionar como DTD de SGML y de XML. Adems
era compatible con ISAD(G), requisito imprescindible para los esquemas
de codiicacin con aspiraciones internacionales (SANTAMARIA GALLO,
2003, p. 52).
En el ao 2002, se publica la segunda versin de EAD, actualmente
vigente. Esta nueva edicin se adapta mejor a las necesidades de XML
y proporciona una compatibilidad consistente con la segunda versin de
ISAD(G). Estos acontecimientos han favorecido el aumento del inters
por parte de la comunidad archivstica internacional hacia dicho estndar.
La versin electrnica oicial de EAD y su documentacin para el
usuario (EAD Tag Library) es mantenida y distribuida por el departamento
de Network Development and MARC Standards de la Library of Congress de
EE.UU. El contenido intelectual de la estructura est a cargo de un grupo de
trabajo internacional compuesto por varios miembros de Canad, Francia,
Alemania, Pases Bajos, Reino Unido y Estados Unidos (FOX, 2008, p. 28).
EAD releja la estructura lgica y jerrquica de un instrumento
de descripcin de archivo y es compatible con la norma internacional para
la descripcin de material de archivo ISAD(G). Esta norma posibilita la
138
difusin, acceso y navegabilidad, a travs de la tecnologa de redes, de la

informacin descriptiva de las instituciones archivsticas.
Figura 33. Cdigo de referencia regulado segn EAD

Fuente: DACS, 2004.
El otro estndar de codiicacin del mundo archivstico es el

Encoded Archival ContextCorporate Bodies, Persons And Families (EAC-
CPF). El esfuerzo por desarrollar EAC no es un hecho aislado. Estuvo muy
vinculado con las actividades e iniciativas que desarrollaba la comunidad
internacional de archivos en cuestiones de normalizacin. La norma
ISAAR(CPF) fue el punto de partida para la creacin de EAC, que sera
un complemento de EAD, tal como ISAAR(CPF) lo es de ISAD(G).
EAC es una norma para la gestin electrnica de la informacin
de autoridades archivsticas y su contexto de produccin. ISAAR(CPF) y
EAD fueron elaborados de forma conjunta por miembros que pertenecan
a los dos comits de desarrollo. EAC-CPF se basa en XML y funciona
independientemente del software o del sistema informtico y se vincula de
forma sencilla a otros protocolos basados en XML (FOX, 2008, p. 35-36).
Sus antecedentes se remontan a 1993 cuando a Marion Matters,
Catherina Roe, y Richard Szary les concedieron una beca de investigacin
para el estudio de archivos modernos en la Universidad de Michigan. Este
grupo estudi las exigencias de datos para el control de autoridades en los
archivos y desarrollaron un conjunto de documentos donde deinieron los
elementos de datos necesarios para describir personas y organizaciones.
139
Dunia Llan Pa n
Pero no fue hasta 1998 que se retomaron las discusiones sobre este
tema, en esta poca se organiz una reunin en la Universidad de Yale para
determinar la perspectiva de desarrollo de un estndar internacional para la
codiicacin del contexto archivstico. En la reunin hubo participantes de
varios pases: Australia, Canad, Unin Europea, Suecia, y el Reino Unido,
as como de los Estados Unidos. 19
En el ao 2001, se organizaron y convocaron dos reuniones,
una en la Universidad de Toronto, en marzo, y otra en la Universidad de
Virginia, en junio. Sus esfuerzos inicial es fueron dedicados al desarrollo de
un marco general metodolgico as como una lista detallada de principios
y objetivos para el diseo y desarrollo del estndar. En el ao 2003, ya se
contaba con la versin alfa de la norma. En agosto del 2004 se realizaron los
ltimos cambios y se obtuvo la versin beta del Document Type Deinition
EAC.20 El grupo de trabajo de la EAC se reuni, en mayo del 2008, en
Bolonia y acord introducir varios cambios encaminados a compatibilizar
ms el estndar con la segunda edicin de ISAAR(CPF).
En el ao 2011, EAC fue adoptado, oicialmente, por la Society
of American Archivists. El comit de normalizacin de esta sociedad
estableci un subcomit que tiene como objetivo realizar una revisin
completa del estndar hasta 2015. En el ao 2014, el subcomit public
la versin deinitiva de la biblioteca de etiquetas del esquema EAC-CPF,
esta nueva versin recoge los comentarios de la comunidad internacional
de profesionales.21
19
Sobre esta reunin vase: Encoded Archival Context (EAC). Documents from earlier projects. Disponible en:
<http://www.library.yale.edu/eac/history.htm>. Acceso en: 15 dic. 2014. Se puede encontrar informacin sobre
los participantes, la agenda, los acuerdos y acciones futuras a realizar para el desarrollo del proyecto.
En relacin con este tema vase el modelo Alfa de EAC y EAC Beta DTD en: XML Schema Documentation.
20
Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/eac_doc.html>. Acceso en: 18 dic. 2014 y Encoded Archival

Context: Beta. Disponible en: <http://www.iath.virginia.edu/eac/>. Acceso en: 18 dic. 2014.
21
Encoded Archival Context (EAC). Sitio Oicial. Disponible en: <http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/>.
Acceso en: 15 dic. 2014.
140
Figura 34. Nombre del productor regulado segn EAC

Fuente: DACS, 2004.
9 ATOM: SOFTWARE LIBRE PARA LA APLICACIN DE LA DESCRIPCIN

ARCHIVSTICA
El proceso de normalizacin internacional tena como objeto

facilitar el intercambio y la comunicacin de los instrumentos de descripcin
a nivel internacional y, con ello, facilitar la cooperacin archivstica. Los
modelajes tericos existentes y la publicacin de las normas proporcionaron
la creacin de sistemas de descripcin orientados a facilitar la bsqueda,
la recuperacin y el acceso a cualquier informacin archivstica. Para
implementar estos sistemas, adems de los temas reguladores y tericos,
es preciso contar con el software y la tecnologa adecuada. Despus de
la publicacin del conjunto normativo internacional, el CIA desarroll
un software para la aplicacin de la descripcin archivstica, que en sus
primeras versiones se denominaba: ICA-ATOM (International Council of
Archives - Acces to Memory).
Este programa presenta varias ventajas, dentro de ellas, su
caracterstica de software libre. La versin 1.0 beta de ICA-ATOM fue
presentado en el Congreso Internacional de Archivo celebrado en Kuala
Lumpur en el 2008; a partir de esta versin se trabaj en el perfeccionamiento
del software y, desde entonces, no ha dejado de evolucionar. En el 2013
se present la versin 1.3.1 y en el 2014 se contaba con la versin 1.4,
141
Dunia Llan Pa n
nombrado, desde entonces, oicialmente ATOM; en el 2016, en la pgina

web ya se accede a la versin 2.2.0 de este software. Como se puede
observar, se han desarrollado varias versiones desde su creacin y cada una
de ellas ha incorporado mejoras considerables de aplicacin y uso.
A continuacin se presenta un mapa conceptual que muestra una
caracterizacin general de ICA-ATOM:
Figura 35. Caractersticas generales de ATOM

Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 18 feb. 2015.
Como se mencion, este es un programa basado en tecnologa de

software libre, es decir opera con un cdigo fuente abierto. La interaccin
del usuario con el sistema es a travs de un navegador de internet (irefox,
internet explorer), se accede a pginas en HTML que se soportan en un
servidor Web Apache. Adems el sistema cuenta con un servidor de base
de datos programado en MySQL pero tambin compatible con Postgre,
SQLite, SQLServer y Oracle. La arquitectura presenta un cdigo de
142
software PHP5 que es quien gerencia los pedidos y respuestas entre los
clientes de internet y los contenidos almacenados en la base de datos.22
Figura 36. Arquitectura de Informacin de ATOM

Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 20 feb. 2015.
ATOM puede ser instalado en las instituciones archivsticas

que decidan utilizar este software para la descripcin de sus entidades.
El programa se puede descargar libremente del sitio web, as como sus
actualizaciones. Se recomienda que sea instalado por profesionales del
rea de la informtica; en el sitio aparece una descripcin completa con
indicaciones para realizar esta operacin.23
ATOM presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de
datos convencionales. Establece relaciones entre las descripciones (vincula
registros de autoridad con descripciones de documentos, funciones e
instituciones de custodia). Permite incorporar (importar o enlazar) objetos
ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/doc/

22
What_is_ICA-AtoM%3F>. Acceso en: 17 dic. 2014.

23
Para la instalacin del software consultar la siguiente pgina: ICAATOM: open source archival description
software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/download.html>. Acceso en: 17 dic. 2014.
143
Dunia Llan Pa n
digitales (fotografas o vdeos, entre otros). Las descripciones archivsticas

(todas o parte de ellas) pueden hacerse pblicas en la red, lo que lo convierte en
una buena herramienta de difusin. Permite realizar importaciones (formatos
XML y CSV) y exportaciones (formatos Dublin Core, XML y EAD 2002,
XML). Se puede trabajar sin conexin a Internet (BIARGE, 2012, p. 4).
Tambin presenta algunas debilidades relacionados con algunos
temas: campos demasiado rgidos como el de fechas, uso de diferentes
idiomas en la interfaz y presentacin formal de los datos. No obstante, este
programa es un software libre y por consecuencia los cdigos fuentes son
abiertos pudiendo ser programados y ajustados a las necesidades propias
de cada sistema.
El programa presenta una interfaz para el archivero fcil de usar
y, completamente, compatible con las normas internacionales. A travs
del software se pueden crear descripciones de documentos, de autoridades
archivsticas, de funciones, de instituciones que custodian documentos,
incluir listas de trminos controlados, ingresar registros de ingresos o
transferencias, entre otros aspectos. Los usuarios pueden interactuar con
ATOM a travs de las descripciones de documentos, las autoridades,
instituciones de custodia, funciones, materias, lugares u objetos digitales.
El uso de este software de representacin archivstica trae grandes
ventajas para los archivistas y los usuarios pues es una herramienta que da
acceso a la memoria mundial y facilita la preservacin digital. No obstante, para
la aplicacin prctica de la descripcin se pueden usar programas privativos
siempre que se respeten los preceptos internacionales de normalizacin.
10 CONSIDERACIONES FINALES
En el transcurso de la historia, la descripcin archivstica ha
tenido diversas inalidades. En la Antigedad la descripcin sirvi de
evidencia de la existencia de los archivos y responda a los intereses de las
administraciones pblicas. En el Medioevo esta actividad estuvo vinculada
a la accin de transcribir documentos. En la poca Moderna la descripcin
constitua una garanta de la conservacin de la evidencia de las funciones
ejecutadas. En la Edad Contempornea, la Archivstica toma un lugar en las
ciencias y la descripcin se adapta a sus principios tericos, convirtindose
144
en una actividad independiente con la funcin de facilitar la recuperacin

y el acceso a los documentos.
La descripcin, como se puede apreciar, es un proceso tan antiguo
como los archivos y se ha realizado en todas las pocas de la historia, an
cuando no estaban concebidos sus principios tericos. Los documentos,
los productores y las funciones pueden ser semejantes a los de la Edad
Media pero, en la actualidad, se han modiicado las formas de realizar el
proceso. Ahora, a travs de una base de datos descriptiva y con un solo
clic se accede de forma simultnea y desde mltiples perspectivas (tiempo,
espacio, materia y procedencia) a cualquier tipo de informacin conservada
en el mundo.
El surgimiento de nuevos conceptos como documento
electrnico, metadatos y evidencia documental, sin lugar a dudas, inluyen
en la dimensin de este proceso. Los archiveros buscan un entendimiento
entre descripcin, asignacin de metadatos y mantenimiento de evidencia
en entornos electrnicos. La descripcin en los contextos digitales no es,
exactamente, igual que en los entornos tradicionales; en este medio interesa
mantener la evidencia y por ello cobra ms importancia la representacin
contextual que el contenido en s del material.
La descripcin archivstica, en tiempos posmodernos, se centra
en representar e interrelacionar la informacin de las distintas entidades, es
decir, no se limita slo representar documentos por separado. Este nuevo
enfoque hace posible una ampliacin de su objeto. La descripcin va ms
all del control y el acceso a fondos archivsticos; no niega su importancia,
pero presta ms atencin a la accin de explicar el documento y su contexto
con el in de mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos a
corto, medio y largo plazo a travs de sus representaciones.
La descripcin se presenta, ahora, con una consistencia terica,
basada en principios y modelos conceptuales. Los fundamentos tericos
de la descripcin y los modelos unidimensionales/ pluridimensionales
delimitados por el CIA y las sociedades de archiveros de Australia, Espaa,
Nueva Zelandia y Finlandia deinen las entidades archivsticas a describir, sus
conceptos, las relaciones y los atributos. Todos estos patrones desarrollados
y publicados facilitan la representacin e interrelacin de cualquier objeto
145
Dunia Llan Pa n
(entidad) de la realidad archivstica y determinan la creacin sistematizada

de sistemas integrados de informacin.
El proceso de normalizacin internacional de descripcin
desarrollado por el CIA, en la ltima dcada del siglo pasado, determin
la creacin y publicacin de normas de descripcin archivstica en varios
pases. Reino Unido, Espaa (Aragn, Castilla y Len, Catalua, Galicia),
Portugal, EE.UU, Canad, Brasil y Uruguay son, hasta la fecha, los pases
que cuentan con normativas nacionales para la descripcin archivstica.
A partir de estos procesos internacionales y nacionales desplegados,
el mundo archivstico est lidiando con un conjunto de siglas que facilitan
la realizacin del proceso descriptivo, la recuperacin y el acceso a la
informacin archivstica. La visin reguladora de la descripcin cambi
el mtodo y la forma de realizar esta actividad. En los nuevos tiempos,
la descripcin sigue estructuras homogneas, contenidos regulados y
formatos de presentacin y codiicacin instituidos en los estndares.
La visin paradigmtica del posmodernismo o pos-custodial
en la Archivstica, sin lugar a dudas, impulsaron todos estas mudanzas
en el proceso. La publicacin de normas y modelos tericos enfocados
en relaciones de entidades hizo posible que la informacin archivstica,
tambin, est representada en la dinmica de la web semntica. Asimismo,
determin la integracin e interoperabilidad de los sistemas de descripcin
archivstica con sistemas de informacin de otras instituciones.
Los software de representacin diseados, a partir de las
normativas y los modelos descriptivos, agilizan la difusin, el acceso
y el uso del material archivstico, lo que facilita la creacin de nuevos
conocimientos y la apropiacin de informacin en aras de fomentar una
sociedad ms democratizada informacionalmente.
El proceso de descripcin es en un factor determinante para el
buen funcionamiento de otros procesos informacionales tales como la
gestin de informacin y el conocimiento, la preservacin, la integridad y
la continuidad digital de la memoria mundial; por tanto, todos los esfuerzos
investigativos y de aplicacin prctica sobre el tema en cuestin garantizan
una mayor eiciencia y efectividad en la representacin, la recuperacin y
la autenticidad de la informacin archivstica.
146
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154
SOBRE O LIVRO
Formato 16X23cm
Tipologia Adobe Garamond Pro
Papel Poln soft 85g/m2 (miolo)

Carto Supremo 250g/m2 (capa)
Acabamento Grampeado e colado
Tiragem 300
Catalogao Telma Jaqueline Dias Silveira - CRB- 8/7867
Normalizao Maria Luzinete Euclides
Assessoria Tcnica Maria Rosangela de Oliveira - CRB-8/4073
Capa Edevaldo D. Santos
Diagramao Edevaldo D. Santos
Produo Grica Giancarlo Malheiro Silva
2016
Impresso e acabamento
Grica Campus
Unesp -Marlia - SP
155

La Descripción Archivística en Los Tiempos Posmodernos. Conceptos, Principios y Normas PDF

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LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN

LOS TIEMPOS POSMODERNOS

LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN LOS

Llanes Padrn, Dunia.

1. Arquivologia. 2. Catalogao - Documentos arquivsticos.

Cultura Acadmica selo editorial da Editora Unesp

ndice de Abreviaturas .......................................................................... 9

2 Descripcin archivstica: conceptos ................................................... 22

3 Fundamentos tericos de la descripcin archivstica........................... 35

4 Entidades de descripcin archivstica ................................................. 46

5 La descripcin y el proceso de normalizacin..................................... 59

6 La nueva generacin de normas nacionales y regionales de descripcin 70

7 Las normas para la creacin de puntos de acceso en archivos:

8 Las normas de codiicacin en archivos: EAD y EAC ........................ 135

9 ATOM: Software libre para la aplicacin de la descripcin

10 Consideraciones inales.................................................................... 144

Referencias .......................................................................................... 147

AACR2 Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edition.

ISAD(G) International Standard Archival Description (General)

Nem sempre temos s mos um livro que interprete o conjunto

de La Havana, Cuba sob minha superviso no Programa de Ps-Graduao

En las ltimas dcadas del pasado siglo ocurrieron varios sucesos

electrnicos de bsqueda que le den acceso a fondos de archivos de

principios tericos de la descripcin, desde los enunciados simples hasta

A ntes de adentrarnos en el estudio de la descripcin como un

ejecutar y controlar las actividades de la vida econmica, poltica, religiosa

inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban

comenzaba a ocuparse, adems, de las caractersticas del documento, de

Figura 1. Evolucin histrica de la descripcin archivstica

Resumiendo, en sus inicios, los instrumentos de descripcin

toma un lugar en las ciencias y la descripcin se adapta a sus principios y

Figura 2. Representacin grica de la descripcin segn los paradigmas

De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripcin

En la trayectoria histrica de la descripcin archivstica se ha dado

2 DESCRIPCIN ARCHIVSTICA: CONCEPTOS

2.1 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL

descripcin como El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero

tena el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar

2.2 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL

tecnolgicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expres

Figura 3. Descripcin archivstica y paradigma custodial

Resulta de inters mostrar, tambin, gricamente como se

Figura 4. Descripcin archivstica y paradigma pos-custodial

La evolucin tecnolgica conseguida en las ltimas dcadas

Otra deinicin donde se advirti este cambio fue la

As qued establecido el concepto en la primera edicin de la

Como puede observarse, las deiniciones propuestas por el CIA, en

edicin enfatiza en la importancia que tiene brindar informacin acerca del

[] estos principios se deben articular para construir una estructura

Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran inluencia

lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripcin

2.3 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIN: METADATOS Y EVIDENCIA DOCUMENTAL

Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la

[] un documento de archivo, sea electrnico o no, est siempre

El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte

Siguiendo esta misma lnea, McKemmish y Parer (1998) exponen

Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en

capacidad para reproducirlos.6 De ah la importancia de una descripcin

Figura 5. Evolucin conceptual del proceso de descripcin

Resumiendo, en la evolucin conceptual del proceso descriptivo se

3 FUNDAMENTOS TERICOS DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

valoracin y terminando en la difusin. La descripcin, en particular, tiene

3.1 DECLARACIN DE PRINCIPIOS: CIA Y CUSTARD