PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa,
es decir que las actividades de produccin, distribucin, financiamiento, administracin, entre
otras son regidas por el control interno.

El control interno comprende el plan de organizacin y el

conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una
entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de su informacin financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la
observacin de las polticas prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.

La funcin del control interno es aplicable a todas las reas

de operacin de los negocios, de su efectividad depende
que la administracin obtenga la informacin necesaria para seleccionar de las alternativas,
las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

Objetivos del control interno:

1. La obtencin de la informacin financiera

oportuna, confiable y suficiente como herramienta

til para la gestin y el control.

2. Promover la obtencin de la informacin tcnica

y otro tipo de informacin no financiera para

utilizarla como elemento til para la gestin y el control.

3. Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los recursos

financieros, materiales, tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la

entidad.

4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y

misin.
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5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el

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marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

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Las caractersticas de un sistema slido y adecuado de control interno son las

Un plan de organizacin Un sistema de

determina una divisin autorizaciones y
conveniente de las procedimientos asecuado
responsabilidades que suministre un control
funcionales. contable razonable.

Prcticas slidas que deben Personal idneo y calificado

seguirse en el desempeo en relacin con las
de las obligaciones y responsabilidades asignadas
funciones de cada unidad a cada rgano de la
de la organizacin. empresa o institucin.

siguientes:
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La responsabilidad en la realizacin de cada deber, tiene que ser

limitada para cada persona. La calidad del control ser ineficiente,
sino existe la debida responsabilidad. No se debe realizar transaccin
alguna, sin la aprobacin de una persona especficamente autorizada
para ello.

Es por ello, que se deben establecer por escrito las responsabilidades

de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados.

Adems, permite fijar con claridad las funciones por las cuales
adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en
particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta,
el campo de accin de cada empleado o servidor pblico;
definindole adems, el nivel de autoridad
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correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de

su competencia.

Por ejemplo: La responsabilidad de realizar los pagos recaer en una sola persona, quien
tenga conocimiento de ella.

Debe existir una adecuada segregacin de

funciones y deberes, de modo que una
sola persona no controle todo el proceso
de una operacin.

Las funciones de iniciacin, autorizacin,

contabilizacin de transacciones y
custodia de recursos deben separarse
dentro del plan de organizacin de la
entidad.

Adems, este principio evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor pblico, ejecute
todas las etapas de una operacin dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar
la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y
financieras, segn sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y
actos de corrupcin. La separacin de funciones sustenta incluso la organizacin fsica de la
empresa, ya que las actividades afines se concentran y se asignan a una unidad administrativa,
llmese Gerencia, Direccin, Departamento, Seccin, etc. que en el futuro ser la nica
responsable de ejecutar esas operaciones asignadas, controlar e informar de sus resultados.

Por ejemplo: La persona responsable de recepcionar los fondos, no deber tener autoridad
para registrar ingresos.
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Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta cuando son
varias las personas que realizan una transaccin.

Por ejemplo: El pago de haberes, debe existir una separacin de funciones entre el que
controla la tarjeta de tiempo, prepara la planilla, revisa gira el cheque y efecta el pago.

Deberan utilizar pruebas de exactitud, con el objeto de

garantizar la correccin de la operacin de que se trata, as
como de su consiguiente registracin.

Consiste en la verificacin peridica y sorpresiva de las

operaciones; deben aplicarse para asegurar la correccin en
las operaciones.

La aplicacin de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estn

incorporadas a los sistemas integrados o no, permite que los errores cometidos por otros
funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y
evitarlos.

Existen muchos ejemplos de pruebas de exactitud que el auditor debe estar en condiciones
de evaluar, para verificar si las mismas son beneficiosas para el proceso o si contribuyen a
complicar el mismo; un ejemplo de ellas es que el sistema arroje la suma de un lote de
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transacciones ingresadas, que los valores ingresados cuadren con un documento de

autorizacin o solicitud de proceso, dependiendo, por supuesto, de cmo est estructurado
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el control.

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Por ejemplo: Deber compararse el total cobrado diario, con el total depositado en el banco.

La aplicacin de este principio permite que cada puesto

de trabajo disponga del personal idneo, seleccionado
bajo criterios tcnicos que se relacionen con su
especializacin, el perfil del puesto y su respectiva jerarqua,
as como dentro del marco legal correspondiente.

Las unidades administrativas encargadas de esta actividad,

debern coordinar con las unidades solicitantes, para que el
proceso de seleccin sea el ms adecuado a los intereses de
la organizacin, ya que de esto depende la eficiencia que
tengan las operaciones.

Es por ello, que se debe seleccionar y capacitar

adecuadamente a los empleados hbiles, ya que si estn capacitados producirn un trabajo
ms eficiente, eficaz y de economa e sus labores.

Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeado por una persona que posea ttulo
profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

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Tener el control sobre la rotacin del personal es primordial

para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, para
poder tener dicho control es indispensable vincular los
intereses de los trabajadores con los objetivos de la empresa
para as producir beneficios mutuos que garanticen la
satisfaccin del empleado y la empresa, sin subordinar unos
de otros.

En cuanto al sistema de Control interno se tomar las

siguientes medidas:

Se deber establecer una poltica de rotacin a los

empleados que manejan y custodian recursos financieros y
materiales.

Por ejemplo algunas empresas optan por cambiar cada cierto

tiempo de tesoreros o cajeros, ya que, muchas veces es un
puesto de confianza, se tiene que dar una adecuada seleccin
para que dicho colaborador se identifique con los objetivos de
la empresa, y no cometa actos indebidos valindose del puesto
que maneja, es por ello que resulta un poco difcil encontrar
un colaborador que se acoja a todas las exigencias y cualidades
del puesto. Adems nos permitir erradicar la idea de que hay colaboradores indispensables

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Deber exigirse vacaciones anuales para puestos de confianza.

Precisamente por ser puestos de confianza es que necesitamos

que los colaboradores que ocupen dichos puestos sean
doblemente eficientes y eficaces, de ellos depende la gestin de
la empresa y por ende, es necesario que anualmente tomen
vacaciones para que durante su trabajo estn totalmente
concentrados, relajados y sin presiones, ello har que su
desempeo sea mucho mayor.

Permite descubrir errores y fraudes.

Si se da una rotacin del personal cada cierto tiempo, esto

nos permite hacer una evaluacin de cmo el colaborador
abandona el puesto y porqu, con dicha evaluacin podemos
detectar errores o fraudes que se hayan estado cometiendo y con
ello minimizamos los riesgos que trae consigo mantener
colaboradores que no ayuden a salvaguardar los activos
financieros y materiales de la empresa.

Los colaboradores que manejan recursos financieros, valores

o materiales, debern estar afianzados, a fin
de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una
prdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por
ejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores,
el bodeguero, etc.

Una fianza es una garanta judicial que busca asegurar el

cumplimiento de una obligacin, en este caso la fianza servira de fondo o garanta para
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compensar una posible prdida de efectivo o cualquier otro activo financiero por parte del
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colaborador de la empresa, estos lineamientos deben estar establecidos por escrito tanto en
el MOF,ROF como en el cuadro de asignacin de personal de la empresa as como tambin
dentro del Reglamento interno de trabajo.

Existen empresas que establecen que el colaborador responsable del efectivo

establezca una garanta propia para cubrir una posible prdida de efectivo,
as como tambin existe el caso de algunas empresas como es el caso de las
entidades financieras que tienen un fondo de reserva, denominado riesgo
de caja, que forma parte del sueldo del colaborador cada mes, sin embargo,
si se da el caso de perder efectivo por parte del cajero o tesorero, ese fondo
se utiliza para reponer dicha diferencia, este riesgo de caja lo determina la
empresa, y si la prdida es mayor a la suma total de riesgo de caja, la
diferencia la asume el colaborador.

Medidas:
Fianzas. El personal que maneja las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar
posibles desfalcos por malos manejos.
Firmas mancomunadas. Los cheques debern expedirse siempre con dos firmas,
definiendo -as se sugiere- una que invariablemente deber ir.

Las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones

debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos.

Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su trabajo, por
cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o
malinterpretarse.

Por ejemplo en el sector financiero , las entidades financieras se comunican mediante cartas
de instruccin cuando designan realizar ciertas actividades
entre las reas, por ejemplo , el rea de recursos humanos
y gestin de personal del Banco de Crdito enva una carta
de instruccin sea fsica o electrnica a la gerencia de cada
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agencia cada vez que designa la fijacin de un colaborador

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en alguna agencia, en dicha carta se especifica los datos

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completos del colaborador, el puesto que va a ocupar y las labores que deber realizar, entre
otras indicaciones que dicha rea crea conveniente, otro ejemplo tambin sera cuando el
rea de funcionarios pequea empresa enva una carta de instruccin al rea de operaciones
del mismo Banco indicando que cierto cliente va a realizar un pago determinado, por
ejemplo un leasing, en dicha carta o correo de instruccin se indica qu tipo de pago es, cual
es el nmero de leasing, las ventanas contables a utilizar por el promotor que realizara la
operacin y el monto a cobrar, todo ello detalladamente, como vemos son varios datos a
considerar que si se dan de manera verbal, probablemente habra un mayor margen de error
en ese tipo de operaciones.

Las cuentas de orden son uno de los instrumentos que utiliza la

Contabilidad para clasificar los elementos u operaciones que realiza
una empresa y que no modifican su estructura financiera. Se utilizan
generalmente para registrar un movimiento de valores cuando este
no afecte a los estados financieros de la entidad.

Es decir, las cuentas de orden se utilizan para reflejar los derechos y

obligaciones contingentes y actan como memorias, reflejando
hechos o circunstancias que no tienen incidencia directa en el balance, pero es conveniente
reflejar por sus posibles efectos futuros.

Entre las operaciones ms habituales incluidas dentro de las cuentas de orden se encuentran
los avales, la depreciacin fiscal, los valores recibidos en guarda, el otorgamiento de fianzas
o garantas, las obligaciones por descuento de documentos y, en general, cualquier otra clase
de contrato que, aunque no afecta a la estructura financiera y contable de la empresa, es
conveniente reflejar por el motivo que sea.

Al igual que el resto de cuentas, las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida
doble, se deben abrir siempre en grupos de dos, siendo la una correlativa de la otra y
debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.
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Deber utilizarse en todos los casos

aplicables

El uso de las cuentas de control sirve

como prueba de exactitud entre los
saldos de las cuentas ayudando a
evaluarlos

Este principio hace referencia al buen uso de la tecnologa en el

control interno, por ejemplo utilizar archivos de respaldo para
algunos informes importantes que brinden seguridad en la
labor de la empresa, adems utilizar dispositivos que faciliten
el trabajo a los colaboradores.

Por ejemplo en las entidades financieras en las reas de

operaciones se implementan focos de luz ultravioleta como
mquinas recontadoras para los colaboradores de ventanilla, lo
cual les permite realizar eficientemente su trabajo, adems
adicionalmente al sistema en el que se realizan las transacciones financieras, se complementa
con ms aplicativos como la conexin con RENIEC para poder identificar a los clientes en
caso de ser necesario, un registro de firmas en una base de datos que nos permite observar
que los cheques que van a cobrar los diversos clientes son fidedignos, etc.
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Otro ejemplo seria que en algunas empresas para el

registro contable se utiliza actualmente sistemas
sofisticados que permiten ingresar los datos de las
transacciones de las empresas, por la cual se puede
llevar un mejor control de dichas operaciones, etc.

En las empresas industriales por ejemplo, el uso de

maquinaria ms sofisticada permite a los colaboradores
poder llevar a cabo su labor de manera ms segura, y
como observamos en los tres casos descritos, utilizando
dicha tecnologa se est minimizando los riesgos que exponen a la empresa, el cual es el
objetivo principal del control interno.

Este principio hace referencia que deber utilizarse el sistema de contabilidad por partida
doble sin embargo este sistema no constituye por s mismo un sustituto para el control interno
sino ms bien ayuda a este.

EL SISTEMA DE PARTIDA DOBLE

Mtodo o sistema de registro de las operaciones ms usadas en la contabilidad. Este

se asemeja a una balanza, ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en
equilibrio.

Aqu tienen que ver dos conceptos:

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EL DEBE es debitar, cargar o adeudar.

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EL HABER es acreditar, abonar.

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Al examinar cualquier operacin mercantil y recordar el manejo de las cuentas se descubrir

que en cada una de ellas se manejan por lo menos dos cuentas: una que se debita y otra que
se acredita. Cada operacin se registra dos veces: una en el debe y la otra en el haber.

Se debe de reducir al mnimo el mantenimiento de varias cuentas bancarias

debiendo contarse con una cuenta corriente para operaciones generales y no con
varias cuentas con fines especficos.

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Todo dinero recibido en efectivo o mediante cheques, rdenes de pago, etc. Se deber
depositar intacto en la cuenta bancaria respectiva, a ms tardar
dentro de las 24 horas de recibido. Esta medida disminuye el
riesgo de fraude. Ya que en base a fechas de transaccin y
depsitos se verificara el cruce de informacin y control de las
transacciones.

Por ejemplo si a la empresa x se dedica a la comercializacin de

arroz, y al termino del da a vendido S/ 10 000, esta empresa
mediante el principio de control de depsitos intactos e
inmediatos deber depositarlo en menos de 24 horas, y el importe deber estar integro,
completo.

Deber utilizarse formularios pre numerados para toda

documentacin importante como: cheques, recibos,
rdenes de compra, etc.; manteniendo controles fsicos
sobre el uso de tales formularios y copias legibles en
orden numrico.

Su objetivo es, mantener registros de operaciones

especficas para evitar el uso de Formularios en forma
indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de
las operaciones.
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Se debe evitar el uso del dinero en efectivo utilizando ste solo para compras menores
mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica. Los importes mayores se pagaran con
cheques.

Por ejemplo en la empresa x hacen compras a un proveedor por 30 000 para esta
operacin se tiene que extender un cheque, puesto que sobrepasa el lmite.

Entendido como la capacidad de todos los

funcionarios para evaluar y controlar su
trabajo, detectar desviaciones y efectuar
correctivos en el ejercicio y cumplimiento
de sus funciones, as como para mejorar sus
tareas y responsabilidades. As mismo, se
refiere al deber de los funcionarios de
procurar el cumplimiento de los objetivos
trazados por la direccin, siempre sujetos a
los lmites por ella establecidos.
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Ejemplo: En la empresa Los Gorriones S.A dedicada al transporte de carga pesada (azcar,
arroz, harina de pescado, etc) , se ha encontrado a uno de los choferes transportando
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mercadera ajena a la empresa y cargando combustible como gasto por el transporte de sacos

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de arroz que no pertenecen a los clientes de la empresa, este acto de corrupcin fue llevado
a investigacin y se detect que tanto la entrada como salida de mercadera, se llevaba con
irregularidades, pues la entrada a almacn no era solo del transporte solicitado por el cliente,
si no que tambin hacan uso del espacio sobrante en el carguero del triler para transportar
mercadera ajena y mantenerlo en almacn como si fuera de la empresa; este acto fue
sancionado y se tomaron medidas legales debido a que ponan en riesgo la reputacin de la
empresa y los actos ilegales de corrupcin se estaba dando entre varias reas de la empresa.

Entendido como la capacidad de la empresa para aplicar mtodos, normas y procedimientos que
permitan el desarrollo, implementacin y mejoramiento del Sistema del Control Interno, dentro del
marco de las disposiciones legales que le son aplicables.

Ejemplo: La empresa "El Nuevo Horizonte" cada cierto tiempo hace rotacin de personal
capacitando a los empleados en otras labores de la administracin; erradicando la idea de
que hay empleados indispensables y descubriendo errores y fraudes, cuando se hayan
cometido.
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Es la capacidad de la empresa para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera

efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.

Ejemplo: La empresa DETALLITOS DE CORAZON se base para generar el compromiso en

fortalecer la identidad corporativa y transmitrsela a los empleados a travs de campaas de
comunicacin organizacional. Lo importante es lograr que se pongan la camiseta, que
confen en la compaa y que estn orgullosos de trabajar para ella. As obtienen mejores
resultados en sus servicios ofrecidos.

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