AUDITORIA DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

DESCRIPCIN
Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contradas
por las compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la actividad de la
empresa.
Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de
bienes y servicios que no tienen la consideracin de proveedores.

OBJETIVOS PARTICULARES DE AUDITORIA

Los objetivos del auditor al examinar las Compras y Cuentas por Pagar, son tener
la seguridad razonable de:

(a) Determinar lo adecuado de los controles internos para el procesamiento y pago

de las facturas de los vendedores.

(b) Comprobar que la cantidad que se presenta en el balance general est de

acuerdo con los registros principales y auxiliares de control.

(c) Comprobar si todas las obligaciones que existen a la fecha del balance general
han sido registradas.

(d) Todas las operaciones de compras y obligaciones por pagar han sido
debidamente autorizadas y constituyen obligaciones de la empresa
(e) Los intereses, descuentos y otros conceptos relacionados con las compras y
cuentas por pagar han sido identificados, clasificados, cumplidos y revelados.
(f) Que exista una correlacin entre el pedido, la mercanca recibida y el importe
facturado.
(g) Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en ste rea, son
eficaces.
AI fijar los objetivos para el examen de Cuentas por Pagar el auditor deber tener
en consideracin que el pasivo corriente comprende por lo general Obligaciones
por

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 bienes y servicios adquiridos y otros gastos DEVENGADOS. Comprende
depsitos recibidos, pagos anticipados, pagars, prstamos bancarios o de
empresas vinculadas, a corto plazo y la parte corriente de la deuda a largo plazo.
Es una condicin esencial para que una obligacin sea considerada como pasivo
corriente, que requiera el uso de activos tambin corrientes o que d origen a otro
pasivo corriente para su cancelacin.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS A LAS COMPRAS Y CUENTAS

POR PAGAR

Los principios de contabilidad especficos para las cuentas por pagar son:
1) Todos los pasivos conocidos deben ser contabilizados sin consideracin al
hecho de si pueden ser exactamente calculados o no.

2) Si el valor de los pasivos no puede ser estimado aproximadamente, la

naturaleza de los hechos debe demostrarse claramente en el mismo balance
general junto a los pasivos o por medio de una nota a los estados financieros.

3) Los pasivos corrientes deben incluir todas aquellas partidas que sean
canceladas dentro de un ao o dentro del ciclo normal de operaciones del negocio
de que se trate, debiendo utilizarse el mismo criterio utilizado para clasificar los
activos corrientes.
4) Debe demostrarse claramente por separado los pagars u otros pasivos a
Bancos, letras por pagar a terceros, cuentas por pagar, las que pueden incluir los
sueldos o jornales impagos, provisiones para impuestos a las utilidades y otros
impuestos, cuentas o letras por pagar a funcionarios y cuentas o letras par pagar a
compaas afiliadas.

5) Los pasivos a largo plazo deben ser descritos claramente demostrando las
fechas de vencimiento y los intereses que devengan

6) La naturaleza y montos de los pasivos que estn amparados por prenda u otra
garanta sobre activos, debe demostrarse.

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 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
Los objetivos de un slido sistema de control interno de Compras y Cuentas por
pagar son:

(1) Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente.

Asimismo, que los crditos a proveedores corresponden a bienes y/o servicios
recibidos.

(2) Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la
empresa al respecto.

(3) Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las
cuentas correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponden.

(4) Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor.

CONTROL CONTABLE DE LAS COMPRAS Y DE LAS CUENTAS POR PAGAR

El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control interno de

compras y cuentas por pagar est directamente relacionado con el trabajo que se
realiza en el rea caja-egresos. En la evaluacin de este subsistema el auditor
confronta selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan
las cuentas por pagar u otros documentos relacionados con la finalidad de
comprobar la existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el
egreso.
De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar
que los controles y procedimientos del cliente proporcionan una seguridad
razonable de que las compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos
correspondientes representan obligaciones vlidas por concepto de bienes o
servicios recibidos. En tal sentido, algunas transacciones seleccionadas para su
verificacin detallada en la evaluacin de compras y cuentas por pagar sern las
mismas que se comprobaron en la evaluacin del subsistema caja- egresos.
Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-
cuentas por pagar tambin proporciona seguridad en otras reas de la auditoria,

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 incluyendo determinados aspectos del rea existencias- costo de ventas, caja
egresos y otras cuentas del activo. En el caso de la adquisicin de servicios, se
necesita una constancia de que los servicios hayan sido prestados, para sustentar
el pago. En algunos casos, la aprobacin de la factura por parte de un funcionario
responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros casos, pueden
existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos publicita-rios,
etc. El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles
establecidos para el procesamiento de las transacciones de compras y cuentas
por pagar, como condicin previa a cualquier decisin que deba tener respecto a
las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo.

Entre las pruebas de control contables que le permitan al auditor debe aplicar
pruebas que le permitan una seguridad razonable sobre:

a) Segregacin de funciones: requisicin, orden de compra, recepcin, registro y

cancelacin.

b) Deben existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las

mercaderas y/o insumos se obtienen los precios ms ventajosos.

c) Las rdenes de compra deben ser consideradas como documento bsico para
sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.

d) Todas las notas de dbito a proveedores deben ser emitidas correcta y

oportunamente.

e) Deben existir procedimientos para controlar la recepcin de los bienes y

servicios.

f) Comprobar si los procedimientos seguidos en relacin con cuentas par pagar

proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean
correctas y que corresponden a los bienes y servicios recibidos.

g) Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de

que las cuentas para pagar y los cargos correspondientes estn debidamente
contabilizados.

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 h) Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben
ser distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos compras
y la recepcin de bienes o servicios.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
APLICABLE A LAS COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el

alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos
del auditor. De igual manera, el alcance de las pruebas depender del resultado
de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como del
grado de confianza que el auditor deposita en el mismo. Entre estas pruebas
tenemos:

Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y
gastos en el libro mayor con la finalidad de establecer la existencia de
partidas infrecuentes, las cuales. de ser el caso, deben ser investigadas.

Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las rdenes de compra,
guas de remisin y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen
para su revisin con los libros de primera entrada.

Confrontar las rdenes de compra con los pedidos de almacn
(requisiciones de compra). Verificar la razonabilidad de las cantidades y
precios y el factor de uso o consumo para los fines del negocio. Revisar las
cotizaciones recibidas.

Comparar tas facturas de proveedores con las rdenes de compra, guas
de remisin y partes de ingreso al almacn.

Comprobar lo adecuado de los clculos aritmticos en las facturas.

Examinar los reclamos de proveedores. crditos, bonificaciones y
devoluciones: comprobar que exista la autorizacin y documentacin
necesaria y examinar los importes correspondientes: revisar los informes de
embarques y conocimientos de embarque correspondiente a devoluciones.

Comprobar lo adecuado de la asignacin contable de las transacciones de
compra.

Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el diario. el registro de
compras y otros registros relacionados.

Comprobar el traslado al libro mayor de las transacciones anotadas en
registro de compras. Cruzar las compras de existencias con los registros de
inventarios perpetuos.

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 Revisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas,
facturas, gua de remisin de proveedores y reportes de ingresos al
almacn para determinar la existencia de partidas antiguas o poco usuales;
y de ser el caso. investigarlas.

PRUEBAS SUSTANTIVAS O DE VALIDACION DE COMPRAS Y CUENTAS POR

PAGAR
Las pruebas de validacin de las cuentas por pagar y del pasivo en general se
inclinan a proporcionar la seguridad de que no existen pasivos importantes no
reconocidos o no registrados.

Rara vez surgen dudas respecto de la posible sobreestimacin de las cuentas por
pagar, porque el saldo se compone de partidas que se han revisado y reconocido
antes de registrarse; los pasivos acumulados se sobreestiman o subestiman si la
determinacin definitiva del pasivo difiere de la estimacin sobre la cual se basa la
acumulacin. El mayor riesgo al considerar el procedimiento de compras, con
buen o mal control interno, es que pueden pasar inadvertidos o no al ser
registrados algunos pasivos. El auditor debe tener bien definida la interrelacin
que existe entre las cuentas por pagar y las existencias, en relacin con el intento
por parte de la empresa de exagerar los activos corrientes y atenuar los pasivos a
corto plazo. Ejemplo: si en das anteriores al cierre del ejercicio se recibieron
insumos o mercaderas y la correspondiente factura del proveedor no aparece
anotada en el registro de compras, el activo corriente se habr incrementado por
el costo de los bienes recibidos sin el apropiado aumento en las cuentas por
pagar. Consecuentemente, las utilidades del ejercicio estarn sobreestimadas (o
las prdidas subestimadas) por el mismo importe. De otro lado, si la factura se ha
contabilizado al cierre del ejercicio pero la mercadera o los insumos an no se
haban recibido, y consecuentemente no se incluyeron en el inventario, el activo
corriente y la utilidad del ejercicio se encuentran subestimados. El corte de
compras es el procedimiento indicado para detectar estas distorsiones en la
informacin financiera. Otro objetivo importante de las pruebas de validacin de
cuentas por pagar es obtener evidencia de que el cliente cuenta con
procedimientos de responsabilidad adecuados para llevar cuenta y razn de los
pasivos.

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 PROCEDIMIENTOS MINIMOS DE AUDITORIA APLICABLES A COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR
Un programa de auditoria que comprende procedimientos mnimos para el
examen de compras y cuentas por pagar sera:
Estudiar y evaluar el efecto que los procedimientos de control contable
interno producen en el alcance del trabajo para las cuentas por pagar.

Aplicar procedimientos de revisin analtica:

El auditor puede realizar las comparaciones siguientes al llevar a cabo la revisin

analtica de este rubro; comparando:
1. los saldos del presente ao con el presupuesto de este ao y con la cifra real
del anterior.

2. La Razn entre cuentas por pagar y compras. De este ao y del anterior.

3. Las cuentas por pagar vencidas con el total de cuentas por pagar de este ao y
del anterior.

4. Los saldos que corresponden a empresas vinculadas del presente ao y del

anterior.

Enviar solicitudes de confirmacin a proveedores seleccionados; enviar

segunda solicitud a los proveedores que no respondieron a la primera.

Revisar los pagos posteriores al cierre del ejercicio contable, as como las
facturas no pagadas para determinar si alguno de ellos representa
obligaciones no registradas.

AI estudiar y evaluar el control interno establecido por la empresa para las

compras y cuentas por pagar, el auditor deber tener en consideracin la
posibilidad de que existan pasivos importantes no registrados. Estas posibilidades
se evalan en parte por los resultados de las pruebas de cumplimiento (pruebas
de transacciones) de Compras-Cuentas por pagar, y en parte a travs de pruebas
de doble propsito aplicadas a los procedimientos de registro del pasivo
acumulado (remuneraciones por pagar, intereses por pagar. impuestos por pagar,

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 etc.) y a los saldos de las cuentas. El alcance de los procedimientos a aplicar
depende de la magnitud de las posibilidades de ocurrencia. Un ejemplo sera
cuando el sistema de control interno implementado por el cliente considera que la
factura del proveedor se compara con la gua de remisin y con el parte de ingreso
al almacn. La aplicacin efectiva de este procedimiento disminuir las
probabilidades de que no se tome en cuenta alguna mercadera o insumo recibido
y de que alguna factura quede sin registrar.

CONTROLES QUE DISMINUYEN PASIVOS NO CONTABILIZADOS

A continuacin se describen otros ejemplos de controles que disminuyen la

probabilidad de que existan pasivos no contabilizados:
La revisin e investigacin, realizadas por la
empresa cliente, de las rdenes de compra pre numeradas por imprenta y de las
guas de remisin no acompaadas por las facturas del proveedor al finalizar el
mes.

La conciliacin, hecha por el cliente, de los estados de cuenta mensuales

recibidos de los proveedores con las cuentas por pagar registradas.
La conciliacin mensual de las cuentas por pagar detalladas con la cuenta
de control del mayor general.

Es importante tener en consideracin que el procedimiento de confirmacin de

cuentas, por pagar es un procedimiento de uso generalizado por la profesin
contable en nuestro continente.
Para comprender el mtodo de seleccin de las cuentas por pagar sobre las
cuales se solicitar confirmacin, hay que tener presente la diferencia de enfoque
en la auditoria del activo y del pasivo, as:

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 Para probar la integridad y la existencia de las cuentas por pagar, el auditor, por
regla general, enva solicitudes de confirmacin a los proveedores principales de
la empresa cliente, sin importar el saldo de su cuenta al cierre del ejercicio
contable. El objetivo del auditor es obtener confirmaciones de las cuentas que
puedan tener saldos significativos en cuentas por pagar y no necesariamente de
aquellas que tienen saldos significativos registrados. Es este el motivo que induce
al auditor a solicitar confirmaciones de proveedores que no tienen saldo a la fecha
de la auditoria.

El auditor prepara una cdula-resumen para el control de de las confirmaciones

con el doble objetivo:

1. registrar la cantidad confirmada por el proveedor; y

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 2. conciliar la cantidad confirmada con el saldo que aparece en el anlisis de
cuentas preparado por la empresa y con el saldo del libro mayor.

Todas las diferencias que resulten entre los registros contables del cliente y las
confirmaciones obtenidas deben ser conciliadas. Es importante resaltar que la
solicitud de confirmacin de las CUENTAS POR COBRAR contiene el saldo del
cliente; mientras que la solicitud de confirmacin de las CUENTAS POR PAGAR
contiene el requerimiento al proveedor para que indique el saldo que le adeuda la
empresa auditada. Con la confirmacin de cuentas por cobrar, el auditor trata de
verificar el saldo registrado; con la confirmacin de cuentas por pagar, trata de
conocer todas las cantidades que se adeudan a proveedores, estn o no,
registradas. Es importante tambin buscar evidencias de cuentas por pagar
revisando cuidadosamente lo siguiente: Archivo de facturas por pagar a la fecha
de la bsqueda, Archivo de facturas o comprobantes pagados, registro de
compras del mes siguiente, registro de pagos de caja durante el mes siguiente y
rdenes de compra pendientes (pueden aparecer facturas que en su momento
pudieron haber sido pasivos retirados y que fueron pagados con posterioridad al
perodo de revisin)

PROGRAMA DE TRABAJO

El programa de trabajo para esta rea debe contener bsicamente los siguientes
puntos:

1. Aspectos generales:

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 a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en el
rea.

b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad

de los procedimientos de auditora aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y
comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad.
2. Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de compras,
utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se
revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas, para verificar la
segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn
algunas facturas de compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario
fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta.

PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES

Se pueden resumir de la siguiente forma:

Valoracin de las cuentas a pagar.
Deudas en moneda extranjera.
Deudas recogidas en efectos a pagar.

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