Auditora ISO 9001 - Grupo de Prcticas

Orientaciones sobre:
Lista de verificacin
1. Introduccin
Este documento proporciona informacin sobre el propsito y el uso de listas de
verificacin de manera activa apoyar el proceso de auditora.
Mientras que el documento se dirige principalmente a las organizaciones de
auditora externa (incluyendo rganos de registro y certificacin), la informacin
tambin puede igualmente ser utilizados por cualquier organizacin que realiza las
auditoras internas.

2. Necesidad de listas de comprobacin:

Al observar las normas de auditora vigentes, ISO 19011 hace referencia a
"Preparacin de los documentos de trabajo "en la clusula 6.3.4. El siguiente es un
extracto de esta clusula:

"Los miembros del equipo de auditora deben recoger y revisar la informacin

relevante para su auditora y preparar los documentos de trabajo, segn sea
necesario, para referencia y para la generacin de la evidencia de auditora. Dichos
documentos pueden incluir los siguientes:

listas de verificacin;
planes de muestreo de auditora;
formularios para registrar informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de
auditora y los registros de las reuniones.

El uso de listas de control y formularios no debera limitar el alcance de las

actividades de auditora, lo que puede cambiar como resultado de la informacin
recopilada durante la auditora".

NOTA: Orientaciones para la preparacin de los documentos de trabajo se da en la

norma ISO 19011 Clusula B.4.

El uso de listas de verificacin:

Si bien no siempre se requiere en las normas de sistemas de gestin, listas de

verificacin son slo una herramienta disponible en la "caja de herramientas de los
auditores". Muchas organizaciones las utilizan para garantizar que la auditora en
un mnimo abordar los requisitos tal como se define por el alcance de la auditora.
3. Ventajas:
Literatura disponible en el mercado observa lo siguiente con respecto a la utilizacin
de la auditora listas de comprobacin:

1. Las listas de verificacin, si se desarrollan en una auditora especfica y se usan

correctamente, permiten:
a. Promover la planificacin de la auditora.
b. Garantizar un enfoque consistente de auditora.
c. Actuar como un plan de muestreo y el administrador de tiempo.
d. Servir como una ayuda para la memoria.
e. Proporcionar un archivo para las notas recogidas durante el proceso de auditora
(campo de la auditora).

2. Las listas de chequeo o verificacin de auditora deben ser desarrolladas para

proporcionar asistencia al proceso de auditora.
3. Los auditores deben ser entrenados en el uso de una lista en particular y, si es
del caso, entrenar en el cmo utilizarlas para obtener la mxima informacin
mediante el uso de buenas tcnicas de interrogacin.
4. Las listas de verificacin deberan ayudar a un auditor a obtener mejores
resultados durante el proceso de auditora.
5. Las listas de verificacin ayudan a asegurar que una auditora se lleva a cabo de
forma sistemtica y se obtiene de manera integral con la evidencia adecuada.
6. Las listas de comprobacin pueden proporcionar la estructura y continuidad a una
auditora y pueden asegurar que el alcance de la auditora se est siguiendo.
7. Las listas de verificacin puede proporcionar un medio de comunicacin y un lugar
para registrar los datos de uso para referencia futura.
8. Una lista completa proporciona evidencia objetiva de que se realiz la auditora.
9. Una lista de verificacin puede proporcionar un registro que se examin el SGC.
10. Las listas de verificacin se puede utilizar como una base de informacin para
la planificacin de futuras auditoras.
4. Desventajas
Por el contrario, cuando las listas de comprobacin de auditora no estn
disponibles, o mal preparadas, los siguientes o preocupaciones pueden
presentarse:

1. La lista de verificacin puede ser visto como intimidante al auditado.

2. El enfoque de la lista de verificacin puede ser demasiado estrecho en su alcance

para identificar problemas especficos de las reas y/o procesos

3. Las listas de verificacin son una herramienta de ayuda para el auditor, pero habr
restricciones si se utilizan por parte del auditor como nico mecanismo de apoyo.
 4. Las listas de verificacin no debe ser un sustituto de la planificacin de la
auditora.
5. Un auditor sin experiencia puede no ser capaz de comunicar claramente lo que
l / ella est buscando, si dependen demasiado de una lista de control para guiar a
sus preguntas.

6. Listas de comprobacin mal preparadas pueden retrasar una auditora debido a

la duplicacin y la repeticin.

7. Listas de control genrico, que no reflejan la direccin de la organizacin

especfica del sistema, no puede aadir ningn valor y puede interferir con la
auditora.

8. Listas de control enfocadas estrechas minimizan las preguntas de evaluacin /

enfoque nico.

5. Conclusin
Hay ventajas y desventajas en el uso de listas de verificacin. Depende de muchos
factores, incluyendo las necesidades del cliente, el tiempo y restricciones de costos,
auditora y de la experiencia en el sector a auditar.
Los auditores deben evaluar el valor de la lista de verificacin como una ayuda en la
auditora para procesarla y considerar su uso como una herramienta funcional.
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