Manual Usuario Primarias PDF

SECRETARA DE EDUCACIN EN EL ESTADO DE DURANGO SISTEMA DE ADMINISTRACIN ESCOLAR
GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARA DE EDUCACIN
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA

ESCUELAS DE EDUCACIN PRIMARIA
MANUAL DEL USUARIO

VERSION 2015-01-11
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS MANUAL DEL USUARIO VERSIN 2015-01-11 PGINA 1
NDICE GENERAL
CAPTULO PGINA
1. INTRODUCCIN 7
1.1 Antecedentes 7
1.2 El sistema de control escolar 8
2. OPERACIN DEL SISTEMA 11

2.1 Objetos, botones y teclas especiales 11
2.2 Ventanas y formularios de uso comn y frecuente 13
2.2.1 Ventana de impresin 13
2.2.2 Ventana de respaldo 13
3. ENTRADA AL SISTEMA 14
3.1 Control de acceso 14
3.2 Men principal 15
4. ADMINISTRACIN DEL
DEL SISTEMA 17
4.1 Datos del ciclo escolar 17
4.2 Datos para inscripcin y reinscripcin 18
4.3 Grupos acadmicos 18
4.4 Planes de estudio 19
4.5 Catlogo de personal 19
4.6 Configurar informes (CREL, IAE, LISTAS, CREDENCIALES ETC) 20
4.7 Exportar informacin a EXCEL 21
4.8 Catlogo de usuarios 21
4.9 Catlogo de opciones 22
4.10 Comandos SQL 23
4.11 Mantenimiento y respaldos del sistema 23
4.12 Borrar toda la informacin de la escuela actual 24
4.13 Cargar informacin de una escuela 24
4.14 Borrar la informacin de las otras escuelas (menos la actual) 24
4.15 Recuperar un sistema de una escuela 25
4.16 Solucin de problemas en el sistema 26
5. PROCESO DE PREINSCRIPCIN 27
5.1 Borrar datos de preinscripciones anteriores 27
5.2 Datos para inscripcin y reinscripcin 28
5.3 Registro de solicitudes de preinscripcin 28
5.4 Formato de preinscripcin 29
5.5 Reporte de alumnos preinscritos 29
5.6 Reporte alfabtico de alumnos preinscritos 29

5.7 Exportar informacin de preinscripciones a EXCEL 30
5.8 Generar archivo de preinscripciones para envo 30
6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO 31

6.1 Inscripciones a primer grado 32
6.2 Imprimir formato de inscripciones 32
6.3 Registrar altas, bajas y cambios de datos de alumnos 33
6.4 Generar nmero de lista 34
6.5 Imprimir lista de asistencia por grupo 34
6.6 Credenciales de alumnos 35
6.7 Estadsticas de inicio de ciclo (forma 911.3) 35
6.8 Generar archivo de solicitud de inscripcin 35
7. PROCESOS BIMESTRALES 36
7.1 Registrar calificaciones, comprensin lectora, apoyos y herramientas 37
7.2 Generar sistema de captura para maestros 38
7.3 Procesar desde sistema de captura para maestros 39
7.4 Registrar lengua indgena de los alumnos de educacin indgena 40
7.5 Revisar captura completa de calificaciones del bimestre 40
7.6 Revisar captura completa de comprensin lectora 41
7.7 Imprimir los reportes de evaluacin 42
7.8 Reporte de alumnos con asignaturas reprobadas 43
7.9 Alumnos con mejores promedios 43
7.10 Mejores alumnos por grado 44
7.11 Estadsticas por grupo y asignatura 44
7.12 Estadsticas por grado y asignatura 44
7.13 Estadsticas de aprobacin y promedio 45
7.14 Reporte de alumnos dados de baja 45
7.15 Generar archivo con calificaciones del bimestre 46
8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR 47

8.1 Altas de alumnos (nuevos alumnos) 49
8.2 Cambios de datos alumnos 49
8.3 Bajas de alumnos 50
8.4 Impresin de reportes diversos por grupo Informes por grupo Acadmico 51
8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso 51
8.4.2 Credenciales sin logotipo 51
8.4.3 Credenciales para padres 51
8.4.4 Calificaciones competencias lectoras 52
8.4.5 Directorio de alumnos 52
8.4.6 Relacin de alumnos 52
8.4.7 Lista de asistencia de grupo 52
8.4.8 Calificaciones por grupo 52

8.4.9 Reporte de promedios de primaria 53
8.4.10 Reportes de evaluacin provisionales 53
8.4.11 Anexo reportes de evaluacin provisionales 53
8.4.12 Constancias para preinscribir a secundaria 53
8.4.13 Constancias buena conducta 54
8.4.14 Listas para reuniones por periodo 54
8.4.15 Lista de asistencia para reuniones 54
8.4.16 Etiquetas para correspondencia 54
8.4.17 Etiquetas para archivo histrico 55
8.4.18 Listado con folios 55
8.4.19 Alumnos por municipio 55
8.4.20 Estadsticas acreditacin inicio ciclo 55
8.5 Impresin de constancias por alumno 56
8.5.1 De estudio 56
8.5.2 Periodo Vacacional 56
8.5.3 Buena conducta 57
8.5.4 Ingreso a primaria 57
8.5.5 De traslado 57
8.5.6 Para pasaporte 57
8.5.7 Carta compromiso 58
8.5.8 Credencial 58
8.5.9 Credencial con logo 58
8.5.10 Credencial para padres 58
8.5.11 Formato de inscripcin 58
8.5.12 Etiquetas por correspondencia 59
8.5.13 Etiquetas para archivo histrico 59
8.5.14 Memorndum de alta 59
8.5.15 Memorndum de baja 59
8.5.16 Informe de evaluacin 60
8.5.17 Anexo al reporte de evaluacin 60
8.6 Alumnos dados de baja 61
8.7 Alumnos de alta 61
8.8 Alumnos becados 62
8.9 Consultas especiales 63
8.10 Exportar informacin a Excel 64
8.11 Cambiar alumnos de grupo 64
8.12 Reporte para revisin CURP 64
8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto segn fecha de Nacimiento 65
8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos 65
8.15 Registrar datos de padres de familia 65
8.16 Consulta de historia de alumnos 66
8.17 Tomar fotografas 66
8.18 Reporte de alumnos sin fotografa 67
8.19 Borrar fotografa sin alumnos 67
8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedaggica 67
8.21 Archivos de fotografas para ficha psicopedaggica 68
9. PROCESOS PARA RECEPCIN Y ENVO DE INFORMACIN 69

9.1 Registrar informacin de inicio de ciclo (solicitudes de inscripcin)
de una escuela 70
9.1.1 Borrar todas las solicitudes de preinscripcin de todas las escuelas 70
9.1.2 Recibir en zona escolar archivo de preinscripciones 71
9.1.3 Envirar archivo de preinscripciones de la zona 71
9.1.4 Recibir en sector escolar archivo de preinscripciones 72
9.1.5 Enviar archivo de preinscripciones del sector 72
9.2 Recepcin y envo de solicitudes de inscripcin 73
9.2.1 Recibir archivo de solicitud de inscripcin en la zona escolar 73
9.2.2 Enviar archivo de solicitud de inscripcin de la zona escolar 74
9.2.3 Recibir archivo de solicitud de inscripcin en el sector escolar 74
9.2.4 Enviar archivo de solicitud de inscripcin del sector 75
9.3 Recibir y enviar calificaciones bimestrales 76
9.3.1 Recibir calificaciones bimestrales en la zona escolar 76
9.3.2 Enviar calificaciones bimestrales de la zona escolar 76
9.3.3 Recibir calificaciones bimestrales en el sector escolar 77
9.3.4 Enviar calificaciones bimestrales del sector 78
9.4 Generar archivo con informacin de inicio de ciclo del sector escolar 79
9.4.1 Recibir archivo con fotografas de los alumnos de una escuela 79
9.4.2 Enviar archivo con fotografas de alumnos 80
9.4.3 Recibir archivo con fotografas de alumnos en la zona escolar 80
9.4.4 Enviar archivo con fotografas de alumnos del sector 81
10. REPORTES Y ESTADSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR 82

10.1 Reporte de alumnos inscritos en ms de una escuela 83
10.2 Reporte de alumnos por sector, zona escolar y escuela 83
10.3 Reporte de alumnos sin tutor o con domicilio incompleto 83
10.4 Reporte de alumnos dados de baja 84
10.5 Reporte de alumnos pendientes de autorizar (todas las escuelas) 84
10.6 Reporte de alumnos con grado incorrecto segn fecha de nacimiento 84
10.7 Reporte para revisin de CURP 85
10.8 Reporte de promedios corregidos (sexto grado) 85
10.9 Reporte de maestros de grupo del sector o zona 85
10.10 Revisar captura completa de comprensin lectora 85
10.11 Concentrado de alumnos de sexto sin fotografa por sector y zona 86
10.12 Estadsticas general de alumnos por nivel, escuela y grado 86
10.13 Estadsticas totales por nivel 86
10.14 Estadsticas por nivel, sector, zona y escuela (seleccin) 86
10.15 Estadsticas por nivel, sector, zona y escuela 87
10.16 Estadstica totales por nivel, sector y zona escolar 87
10.17 Estadsticas 911 87
10.18 Estadstica general de alumnos (inscripcin, bajas, existencia) por escuela 87

10.19 Exportar informacin a EXCEL 88
10.20 Concentrado de preinscripciones 88
11. PROCESOS DE FIN DE CICLO 89

11.1 Actualizacin de folios de boleta y certificados de archivo 90
11.2 Reporte para revisin de promedios histricos 90
11.3 Revisar que la captura de calificaciones est completa 90
11.4 Reporte de promedios finales por grupo 91
11.5 Estadsticas de fin de ciclo escolar 91
12. DATOS TCNICOS DEL SISTEMA 92
1. INTRODUCCIN
1.1 ANTECEDENTES
La SECRETARA DE EDUCACIN EN EL ESTADO DE DURANGO tiene entre otras muchas
funciones, las siguientes:
La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificacin

escolar, en las escuelas de educacin bsica tanto oficiales como
particulares.
Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, incluyendo los

indicadores de informacin que lo alimentan.
Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las

actividades de control escolar, que permitan simplificar y controlar la captura
de datos, as como emitir los reportes y formatos necesarios para una
eficiente y correcta administracin.
Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades bsicas que permiten realizar la
funcin sustantiva de la Secretara de Educacin:
Proporcionar Educacin de Calidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla
Las Escuelas han utilizado durante muchos aos, diversos formatos y medios para registrar
y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones, la asistencia a clases y para
informar a los alumnos, a los padres de familia y a diferentes reas de la Secretara de
Educacin, de los resultados obtenidos, utilizando para el efecto una gran cantidad de
personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos
programados en los tiempos establecidos.
La administracin de las escuelas y las reas administrativas de la Secretara de

Educacin requiere de un constante proceso de modernizacin, mediante el uso de
Reingeniera de Procesos y de las Tecnologas de la Informacin.
1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

Con el propsito de apoyar e impulsar la modernizacin administrativa de la SECRETARA
DE EDUCACIN EN EL ESTADO DE DURANGO, se desarroll un sistema de cmputo llamado
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA ESCUELAS DE EDUCACIN PRIMARIA, el cual
permite que las escuelas de Educacin Primaria realicen de una manera ms eficiente la
administracin del Control Escolar, con ms calidad y mediante un uso ptimo de los
recursos humanos y tecnolgicos.
Al modernizar la administracin escolar en las Escuelas, se moderniza y simplifica tambin,

el control y la supervisin que las zonas y sectores escolares, as como diversas reas de la
Secretara de Educacin realizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en
medios electrnicos o por medio de Internet, se obtiene informacin real y actual con una
gran precisin y calidad, en menor tiempo y sobre todo, sin necesidad de recapturar datos.
Una vez que las reas cuentan con la informacin de las escuelas, la pueden procesar,
consultar, concentrar, analizar y explotar, mediante el uso de programas de cmputo
especficamente desarrollados o mediante programas de uso generalizado (Excel, Word,
etc.), dndole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren en la
Secretara De Educacin para planear, programar y cumplir los proyectos y programas de
trabajo, as como realizar la evaluacin de los resultados.
El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR hace uso de las modernas tecnologas de la informacin

con el fin de simplificar el proceso de los datos:
- En las escuelas
- En las zonas y sectores escolares
- En las reas de acreditacin
- En las reas educativas
- En todas las reas administrativas de la Secretara de Educacin que utilizan la
informacin que se genera en las escuelas.
o En el sistema de CALIFICACIONES, cada maestro puede registrar las inasistencias,

las calificaciones, los apoyos y las recomendaciones necesarias para favorecer el
avance de los alumnos, con sta captura se carga automticamente al SISTEMA DE
CONTROL ESCOLAR para la emisin de los reportes de evaluacin correspondientes
a los diferentes bimestres. Con este sistema de distribuye el trabajo de captura, se
agilizan los procesos, se evitan errores de transcripcin y se mejora la calidad de la
informacin.
o En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos
de los alumnos adems de generar los productos que requiere, tanto para su
operacin cotidiana como para entregar en medios electrnicos y en reportes a las
diferentes reas que las requieren en la Secretara de Educacin.
o Las zonas y sectores escolares utilizan el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para
recibir la informacin de las escuelas, consultan informacin, generan reportes
concentrados, validan informacin y generan reportes y archivos para entregar a los
niveles educativos y/o reas de control escolar.
o El SISTEMA DE PRIMARIAS, opera en las reas de acreditacin de la Secretara y en
las oficinas regionales de administracin escolar. En este sistema se recibe, se
valida, se revisa, se concentra, se procesa y se explota la informacin de control
escolar de todas las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar,
generando todos los productos y formatos oficiales que se requieren.
La operacin del SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR permite que, con menos trabajo fsico del
personal, las tareas de administracin escolar se realicen con mayor eficiencia, mejor
calidad y en menos tiempo tanto en las escuelas como en las reas administrativas y
educativas de la propia Secretara de Educacin.
El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela, zona y sector

escolar de educacin primaria, apoyando la operacin del control escolar, simplificando y
apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.
o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la informacin

que la escuela necesita para uso interno y externo durante todo el ciclo escolar.
o Genera la informacin correspondiente a inscripciones, preinscripciones y

evaluacin bimestral para envo mediante medios electrnicos (memoria USB,
correo electrnico e internet) y en reportes de acuerdo a lo siguiente:
Las escuelas generan y envan archivos a la zona escolar correspondiente

Las zonas escolares reciben los archivos de sus escuelas y generan otro
archivo con todas las escuelas de la zona y la envan a su sector escolar
El sector escolar recibe los archivos de sus zonas, genera un nuevo archivo
con todas sus escuelas y lo enva a las reas de acreditacin y nivel
educativo correspondiente.
El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el
ciclo escolar:
PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro de solicitudes, impresin de

constancias, envo de informacin, etc.
PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripcin, generacin de

estadsticas, asignacin de nmeros de lista, impresin de listas de asistencia, etc.
PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresin de

constancias, credenciales con fotografa, listas de alumnos, altas y bajas de
alumnos, reportes de apoyo, etc.
PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, inasistencias, evaluacin de

herramientas fundamentales para el aprendizaje, los apoyos y recomendaciones
por asignatura as como las observaciones y recomendaciones generales,
impresin de reportes de evaluacin, informes de aprovechamiento de alumnos,
informes estadsticos, etc.
El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR mejora considerablemente varios procesos, entre otros:
- Las preinscripciones, ya que se preinscribe directamente en el sistema de manera

simple, solamente se registra la matricula que aparece en la constancia de
estudios que le fue entregada en su escuela preescolar de procedencia, emitiendo
directamente la solicitud de preinscripcin. El envo, la validacin y la autorizacin
de las solicitudes se realizan directamente en sistemas y medios electrnicos.
- Las inscripciones.- la informacin registrada en las preinscripciones se utiliza para

realizar ms rpidamente el proceso de inscripcin.
- La revisin de documentos.- Desde que el alumnos ingresa a preescolar se revisan

sus documentos (acta de nacimiento, curp, etc.), en los niveles de primaria y
secundaria no se requiere volver a entregar y revisar documentacin de los
alumnos que han sido autorizados en preescolar o en primaria, ahorrando una
gran cantidad de tiempo y evitando solicitar nuevamente documentacin ya
revisada.
- Los procesos de evaluacin.- el sistema permite generar un sistema para cada
maestro, para que registre bimestralmente sus evaluaciones y se carguen de
manera simple en el sistema de control escolar, sin necesidad de calcular
manualmente promedios. Despus de esto de imprimen los reporte de evaluacin
para entrega a los padres de familia.
- Fotografas.- el sistema permite tomar y/o registrar fotografas de los alumnos
para su impresin en los diferentes reportes que la requieren, incluyendo el
certificado de sexto grado, credenciales y constancias.
- Automatiza la elaboracin de constancias y diversos reportes que anteriormente
se realizaba manualmente o en mquinas de escribir.
- La informacin registrada es reutilizada en el siguiente nivel educativo,
simplificado desde la preinscripcin para ingreso a secundaria, ya que no es
necesario volver a capturar todos los datos de los alumnos
- Se cuenta con informacin histrica de los alumnos actuales y egresados
- Genera informacin estadstica y detallada que diversas reas de la SECRETARA
requieren para su operacin.
- La certificacin.- con la informacin registrada durante el ciclo escolar, al fin del
ciclo se imprimen los documentos oficiales que acreditan y certifican los grados de
estudio de los alumnos.
Los reportes de evaluacin, las formas IAE y CREL, han sido autorizados por la DIRECCIN
GENERAL DE ACREDITACIN Y REVALIDACIN (DGAyR) de la SECRETARA DE
EDUCACIN PBLICA FEDERAL, para que el Sistema de Control Escolar los genere e
imprima directamente en papel comn, considerndose formatos oficiales, sin necesidad de
utilizar las antiguas formas preimpresas.
El sistema central llamado SISTEMA DE ADMNISTRACIN PARA ESCUELAS PRIMARIAS

que opera en la SEED, concentra la informacin y genera los archivos necesarios para que
la informacin sea incorporada al SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN EDUCATIVA
(SIGED) de la SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA FEDERAL.
2. OPERACIN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR
2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

Para facilitar la navegacin a travs del sistema, le mencionamos en forma genrica para
qu sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene el sistema, as
como las teclas especiales que se utilizan en l.
El sistema opera a travs de formularios (llamados tambin formas, pantallas o ventanas),

los cuales pueden contener diferentes objetos, como son:
ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para

para identificar el contenido del objeto que presentar y/o aceptar informacin.
est a la derecha o debajo de l.
REA DE MENSAJES.- Contiene BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre

instrucciones acerca de lo que se debe alguno se realizar la operacin indicada en l.
o puede hacer, dependiendo del objeto Por ejemplo:
que en ese momento tenga el foco El botn <ALTAS> o <NUEVO> presenta
(donde est ubicado el cursor), un formulario que permite capturar un
tambin se usa para mensajes de error nuevo registro (alumno, grupo, etc.).
El botn <REGRESAR> hace que el
CUADRICULAS.- Se utilizan para sistema regrese al formulario anterior.
presentar varios diferentes registros de El botn <MENU> hace que el sistema
informacin (Ej. Alumnos, grupos), las regrese al men principal.
cuadrculas contienen renglones, El botn <SALIR> permite salir totalmente
columnas y encabezados. del sistema en forma inmediata.
Encabezados: Indican el contenido de El botn <BORRAR> borra el registro que
la columna. Si es de color rojo, al darle est presente en el formulario.
clic la informacin se ordenar de El botn <MODIFICAR> posiciona el cursor
manera ascendente de acuerdo al en el primer campo modificable,
contenido de la columna. permitiendo modificar los datos.
Renglones: generalmente, al hacer clic
sobre un rengln, se presentar otro
formulario conteniendo informacin
detallada del registro (Ej. Alumnos,
grupos, etc.).
CAJAS DE EDICIN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos
variables en su longitud, la informacin puede estar separada por renglones o prrafos (para
terminar un rengln se oprime la tecla <ENTER> en la parte del texto en que se desea terminar el rengln
actual e iniciar uno nuevo). Para salir de una caja de edicin se deber utilizar la tecla <TAB>.
Las CAJAS DE EDICIN pueden estar vacas o contener hasta aproximadamente 65000
caracteres. En este sistema se utilizan para registrar los avances y recomendaciones que se
imprimen en los reportes de evaluacin.
GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIN).- Conjunto de botones que se presentan

en cada men del sistema, se utilizan para accesar a las diferentes opciones del sistema, al
hacer clic sobre un botn se realizar la accin descrita en l, puede ser que realice algn
proceso, que presente un formulario o genere un reporte.
TECLAS ESPECIALES.
Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al
terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto).
Teclas <SHIFT>+<TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en
el rea de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <FLECHA
ARRIBA>.
Tecla <ENTER>.- Tiene la misma funcin que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de
edicin, en las cuales se agregara un nuevo rengln. De preferencia utilice la
tecla <TAB>.
Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificacin y
regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el rea de mensajes).
Teclas <FLECHA IZQUIERDA>, <FLECHA DERECHA>.- Al estar capturando datos
en un campo de texto o caja de edicin desplaza el cursor hacia la izquierda o
derecha.
Tecla <FLECHA ARRIBA>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las
cajas de edicin, en las cuales se desplaza el cursor hacia el rengln anterior.
Tecla <FLECHA ABAJO>.- Casi siempre tiene la misma funcin que la tecla <TAB>,
pasa al siguiente campo.
Tecla <REPG>o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula,
regresar varios registros hacia atrs (en caso de que existan).
Tecla <AVPG>o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula,
avanzar varios registros hacia adelante (en caso de que existan).
Tecla <CTRL>+ C.- Copia el texto seleccionado.
Tecla <CTRL>+ X.- Corta el texto seleccionado.
Tecla <CTRL>+ V.- Pega el texto copiado o cortado anteriormente.
Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.
2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMN Y FRECUENTE

Dentro de la operacin del Sistema llamaremos FORMULARIOS a todas las pantallas que
se muestran en tamao completo y que contienen en su interior campos con informacin
relativa a la base de datos del Sistema u opciones de operacin del propio Sistema,
asimismo llamaremos VENTANAS a las pantallas pequeas que se muestran dentro de un
formulario.
2.2.1 Ventana de impresin.- Se presenta al seleccionar una opcin o proceso que genere
algn reporte para imprimir, consta de cinco opciones:
- VISTA PRELIMINAR: Permite visualizar previamente el reporte.
- IMPRESIN DIRECTA: Sin visualizacin previa, enva el reporte directo a la
impresora predeterminada, se puede seleccionar el nmero de copias del reporte
que desea imprimir.
- SELECCIN DE IMPRESORA: Esta opcin permite seleccionar la impresora en la
cual deseamos imprimir nuestro reporte, seleccionar las pginas y el nmero de
copias a imprimir.
- CONFIGURACIN DE IMPRESORA: La opcin de configuracin permite seleccionar
las caractersticas de la impresora que se utilizar en la impresin de reportes.
2.2.2 Ventana de respaldo.- Esta ventana se presenta al generar archivos que deben
enviarse a alguna rea de la Secretara de Educacin (Nivel Educativo, Zona
Escolar, Sector Escolar, Oficina Regional, Departamento de Acreditacin, etc.) o
cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema. Generalmente los
archivos se generan y almacenan en el disco duro de la computadora, si requiere
enviarlo a otra rea deber respaldarlo en memoria USB, por lo cual deber
seleccionar SI en la siguiente ventana (en esta ventana aparece la ruta y el
nombre del archivo generado).
Despus de oprimir SI aparecer la

siguiente ventana, donde se seleccionar la
unidad de almacenamiento en que se
guardar la copia del archivo.
Notas:
- En caso de aparecer un mensaje de error cuando se buscan las
unidades, darle clic en continuar (contine)
- La unidad C: corresponde al disco duro interno de la
computadora
- La unidad D: generalmente en la unidad de CD o DVD
- Las unidades USB pueden iniciar en la letra E: o F: dependiendo
de los dispositivos que la PC tenga instalados.
3. ENTRADA AL SISTEMA
3.1 CONTROL DE ACCESO

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de
usuario, password y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran
seguridad el acceso al sistema, a los mens y a cada una de las opciones de manera
individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a
cada usuario.
Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de
acceso en el escritorio de su PC, enseguida aparecer el formulario de ESCUELAS
REGISTRADAS EN EL SISTEMA, donde se seleccionar la escuela donde desea iniciar
sesin:
Al presionar clic en el rengln de los datos de la escuela deseada, aparecer el formulario

de acceso al sistema:
Puede hace clic en el botn INFORMACIN DEL SISTEMA para ver datos del sistema y
para solicitar apoyo en caso necesario.
En este formulario deber introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contrasea)

de acceso.
Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD vlidos, se presentara el formulario

MENU PRINCIPAL, desde el cual se accesan los diferentes submens y opciones del
sistema.
<
S
<SUBMENS> opciones del sistema
El botn cambiar de escuela permite iniciar sesin en una escuela diferente.
3.2 Men principal

El MENU PRINCIPAL se divide en siete SUBMENUS, los cuales sern identificados en este
manual con los smbolos <nombre del submen> y se accesa haciendo clic en la pestaa
del submen correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie de
opciones, las cuales identificaremos como sigue >opcin del sistema y se accesar
mediante un clic en el botn, recuadro o texto correspondiente a dicha opcin; el manual
est orientado a procesos, se divide en captulos correspondientes a diferentes etapas del
sistema(procesos), en los cuales se explica la operacin de cada uno de ellos:
Mens del sistema Captulos del manual

____________________________ Tema capitulo
Mens de opciones para la escuela Introduccin (1)
<PRE-INSCRIPCION> Operacin del sistema (2)
<ALUMNOS> Entrada al sistema (3)
<BIMESTRES> Administracin del sistema (4)
Proceso de preinscripcin (5)
<PROCESOS DE FIN DE CICLO>
Procesos de inicio de ciclo (6)
<ADMINISTRACIN>
Procesos bimestrales (7)
Mens de opciones para la zona o Procesos cotidianos durante el ciclo escolar (8)
sector escolar Procesos para recepcin y envo de informaci(9)
<RECEPCIN Y ENVIO> Reportes y estadsticas por zona o sector (10)
<REPORTES Y ESTADISTICAS> Procesos de fin de ciclo escolar (11)
Cada uno de los SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales sern analizadas
ms adelante de acuerdo a los PROCESOS en que estn involucrados, cabe mencionar que
para ingresar a cada submen y a cada opcin del sistema, se validan los derechos de
acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al
sistema los submens se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por
lo cual es probable que no pueda accesar a algn submen por estar desactivado.
En caso de las opciones correspondientes a cada submen, stas son validadas en el

momento que se seleccionan, por lo cual durante la operacin del sistema podr encontrar
un mensaje como el siguiente:
El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opcin porque el administrador no le

asign derechos en esa opcin por ejemplo: SEC_MODALU.
4. ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

El Sistema de Control Escolar requiere de una adecuada configuracin y administracin para
su correcto funcionamiento y operacin. En el men de <ADMINISTRACIN> se encuentran
las opciones que permiten registrar la informacin bsica de la escuela, de los grupos
acadmicos, de los maestros, el control de los usuarios que tienen derechos de acceso al
Sistema, as como configurar de reportes.
En este mdulo se encuentran tambin opciones para realizar el mantenimiento y respaldos

necesarios a las bases de datos del Sistema.
4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR

En esta opcin se registra la informacin general de la escuela, clave de centro de trabajo,
nombre del director, ciclo escolar actual, telfono, etc., as como datos que se requieren
para la correcta impresin de los formatos oficiales. Es importante mantener actualizada la
informacin, ya que es utilizada en diversos reportes y durante la operacin del sistema.
Nota: Se recomienda que a esta opcin solamente tenga acceso el administrador del
Sistema, ya que los cambios realizados afectan los resultados y operacin de sistema.
<ADMINISTRACIN>datos del ciclo escolar
>modificar
>capturar datos de la escuela
4.2 DATOS PARA INSCRIPCIN Y REINSCRIPCIN

En esta seccin se registra el mensaje que aparecer en las solicitudes de inscripcin.
<ADMINISTRACIN>datos para inscripcin y reinscripcin
- modificar mensaje
>regresar
4.3 GRUPOS ACADMICOS

En esta opcin se deben registrar las altas, bajas y los cambios de los grupos acadmicos
que se tienen en la escuela.
Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuario encargado, el cual es
el nico que puede registrar movimientos de alumnos en este grupo, incluyendo el registro
en los bimestres.
<ADMINISTRACIN>grupos acadmicos
Los datos que se requieren son:

- Grupo; se forma con grado + seccin + turno, por ejemplo 2AM = segundo A
Matutino.
- Plan de estudio, clave del plan de acuerdo al catlogo de planes de estudios
ej.: 2011 o 2011IND (2011 indgena).
- Encargado, la clave del usuario encargado del grupo
- RFC del maestro responsable del grupo, lo puede seleccionar de la lista de
maestros (use la tecla <F3> para ir a la lista), los maestros deben estar
registrados previamente en el CATALOGO DE EMPLEADOS
Dentro del catlogo de grupos acadmicos puede emitir:

- Reporte de grupos
- Reporte de maestros por grupo
Al seleccionar un grupo puede imprimir diversos reportes:

- Lista de asistencia del grupo
- Reporte de calificaciones
- Reporte de alumnos del grupo
4.4 PLANES DE ESTUDIO

Los planes de estudio contienen las asignaturas correspondientes a cada grado, cuando se
creen nuevos planes de estudios se le enviar una actualizacin. Los planes de estudios con
sufijo IND son para educacin indgena.
<ADMINISTRACIN>planes de estudio
Puede emitir un reporte de los planes de estudio registrados, incluyendo sus asignaturas.
4.5 CATALOGO DE PERSONAL

Con el fin de poder registrar el maestro responsable de cada grupo, en esta opcin se
deben registrar los datos de los maestros.
ADMINISTRACIN>catlogo de personal
Los datos a registrar son:

- Nmero, se asigna a cada maestro, no necesariamente consecutivo, puede
asignarle de uno en uno o de 10 en 10, etc.
- Primer apellido (antes llamado paterno)
- Segundo apellido (antes llamado materno)
- Nombre
- Sexo
- RFC del maestro
- Curp del maestro
4.6 CONFIGURAR INFORMES (CREL, IAE, LISTAS, CREDENCIALES, ETC.)

En las escuelas utilizan diferentes modelos de impresoras, por lo cual algunos reportes
pudieran imprimirse con desfasamientos en los campos o mrgenes.
<ADMINISTRACIN>configurar informes (Crel, Iae, listas, credenciales, etc.)
Esta opcin permite que en cada escuela puedan realizarse los ajustes necesarios en
algunos de los reportes del Sistema, para que la informacin a imprimir coincida
perfectamente en los formatos prediseados de reportes de evaluacin, certificados y otros
formatos, adems de que otros reportes puedan tener los mrgenes necesarios para una
adecuada presentacin.
Antes de imprimir en un formato preimpreso oficial, deber realizarse una prueba en una
hoja de papel bond, cotejarla a contraluz con el formato preimpreso oficial, en caso de no
coincidir algn dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los ajustes necesarios.
Nota: en algunos reportes los campos estn agrupados, para desagrupar y mover los campos individualmente
hacer clic en algn campo del grupo y clic en formato>desagrupar, en caso de dudas solicite apoyo.
Para configurar un reporte hacer lo siguiente:

- seleccionar el reporte deseado en el formulario,
- seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en algn
lugar y dejndolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar el botn; esto
har que se seleccione todo lo que quede dentro del cuadro),
- con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda o derecha,
hasta que se localice en la posicin requerida (se recomienda que con una regla mida cuanto se
necesita mover, en la parte inferior hay una especie de barra que le indica la posicin actual),
- para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le har una
pregunta que si quiere guardar los cambios: Do you want to save changes to
report designer.
Yes = grabar cambios y salir,
No = no grabar cambios y salir,
Cancel = no grabar cambios y seguir modificando
Si pulsa ESC (tecla escape) se cancela la configuracin y no se guardan
los cambios
(descart changes) yes = descartar los cambios y salir.
En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estn muy alterados, puede
recuperar el formato original ms reciente que le fue enviado, utilizando el botn que dice
RECUPERAR FORMATO ORIGINAL que se encuentra al lado derecho de cada reporte.
4.7 EXPORTAR INFORMACIN A Excel

Considerando la importancia de utilizar datos en otras aplicaciones, el Sistema cuenta con
la opcin de generar un archivo con datos de los alumnos en formato Excel o DBF, que
permite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar un grupo, un grado
o todos los grados, enseguida clic en datos generales y exportar a Excel o DBF. Al
seleccionar un grupo o un grado puede exportar calificaciones de los bimestres.
<ADMINISTRACIN>exportar informacin a Excel
>seleccionar grupo, grado o todos los grados
>seleccione la informacin para exportar
>seleccionar exportar XLS o exportar a DBF
4.8 CATALOGO DE USUARIOS

Un usuario es una persona que tiene derecho de ingresar al Sistema con una clave
especfica denominada CLAVE DE USUARIO, una vez dentro puede usar las diferentes
opciones del Sistema de acuerdo a los derechos de acceso que se hayan asignado. En esta
opcin se registran, se modifican o se borran los usuarios del sistema, adems de asignarle
los derechos de acceso a las diferentes opciones y mens del sistema.
Se recomienda que los usuarios utilicen un password (contrasea de seguridad) que solo
ellos conozcan, para evitar que otras personas la utilicen en forma inadecuada.
Para registrar nuevo usuario:
<ADMINISTRACIN>catlogo de usuarios
>nuevo usuario
>grabar el usuario
Para modificar derechos de acceso:

<ADMINISTRACIN>catlogo de usuarios
>seleccionar usuario
>modificar los derechos de acceso
>clic en la columna acceso o botones dar acceso a
todo o quitar todos derechos para asignar o quitar acceso
>grabar los derechos
Nota: El usuario puede cambiar su password (contrasea) tantas veces sea necesario, solo
debe de seleccionar en botn MODIFICAR PASSWORD en la parte inferior central del
men principal, debe de teclear el password actual y si es el correcto debe de ingresar el
nuevo password dos veces para cotejarlo, despus se deber grabar, al ingresar de nuevo
al sistema deber utilizar la nueva contrasea (password).
4.9 CATALOGO DE OPCIONES

El sistema cuenta con un catlogo que permite controlar el acceso a las opciones al Sistema
que tienen acceso restringido, en este mdulo se registran dichas opciones.
Nota: Generalmente todas las opciones estn incluidas en el catlogo que se

distribuye con el Sistema, por lo que es poco probable que exista la necesidad de
agregar o modificar.
Para registrar una nueva opcin:

<ADMINISTRACIN>catlogo de opciones
>nueva opcin
>grabar
Para modificar o borrar una opcin:

<ADMINISTRACIN>catlogo de opciones
>seleccionar opcin
>modificar o borrar opcin
4.10 COMANDOS SQL

Esta opcin es de uso restringido para uso exclusivo del personal responsable del
desarrollo del Sistema, en caso de ser necesario resolver algn problema se le darn
instrucciones va telefnica.
4.11 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA

Para proteger la informacin que se genera en el Sistema es importante realizar procesos
de respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estos procesos deben de
realizarse sin que otros usuarios estn dentro del Sistema.
<ADMINISTRACIN>mantenimiento y respaldos del sistema
>reindexar o pack o respaldar base de datos
Respaldar: Uno de los procesos ms importantes para proteger y preservar la informacin

almacenada en el Sistema, es el respaldo de informacin. Para tal propsito existe dentro
de este formulario un botn respaldar base de datos, el cual crear un respaldo de la
base de datos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro del equipo donde
se realiza el proceso de respaldo, el archivo comprimido quedar en la carpeta:
c:\respaldos_escolar_primaria
El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo pero es recomendable que, en los das que
se realice mucho trabajo de captura o modificacin de datos, se realice un respaldo extra, para
mayor seguridad en su informacin, ya que, de un respaldo se puede recuperar la informacin en
caso necesario.
Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema le preguntar si desea

copiarlo a algn dispositivo(memoria USB), se recomienda realizar una copia a una
memoria USB con el fin de que podamos recuperar su informacin en caso de que su
computadora se dae o cambie de dueo.
Reindexar: Este proceso es tambin muy importante, debido a que cuando ocurre un fallo
en la energa elctrica se pueden perder los ndices de los archivos y el sistema despus de
esto proporciona informacin incorrecta o presentar errores, se debe realizar despus de un
fallo de energa elctrica y tambin se recomienda realizarlo diariamente al iniciar la sesin
(se tarda solamente unos segundos).
Pack: Este proceso realiza la funcin de compactar las bases de datos, ya que cuando se
borran registros dentro del Sistema, estos solamente son marcados (borrados en forma
lgica), una vez que se realiza el proceso PACK, los registros marcados son eliminados
fsicamente de la base de datos del Sistema.
Nota: si le presenta algn mensaje de error al reindexar o hacer pack, solicitar

apoyo va telefnica.
4.12 BORRAR TODA LA INFORMACIN DE LA ESCUELA ACTUAL

En esta opcin podr borrar toda la informacin de la escuela en la que inici sesin, antes
de borrar se realiza automticamente un respaldo de la base de datos. Es til cuando se
tiene informacin de una escuela que no corresponde a la zona o sector.
<ADMINISTRACIN>borrar toda la informacin de la escuela actual
>continuar
4.13 CARGAR INFORMACIN DE UNA ESCUELA

Si cuenta con un respaldo de la base de datos por ejemplo:
ESCOLAR_05_11_2014_(11_25).ZIP (la fecha y hora indican cuando se realiz el
respaldo), se puede cargar al sistema la informacin del respaldo, en caso de que ya este
registrada dicha escuela se reemplazar la informacin existente con la del respaldo.
En caso necesario solicite asesora va telefnica
<ADMINISTRACIN>cargar informacin de una escuela
>seleccionar el archivo del respaldo
>seleccionar la escuela que desea cargar
4.14 BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la actual)

Se borrar toda la informacin de las escuelas registradas excepto la escuela en la que
inici sesin. Es til cuando se recupera el sistema desde una zona o sector.
<ADMINISTRACIN>borrar la informacin de las otras escuelas (menos de la
actual)
> continuar
4.15 RECUPERAR UN SISTEMA DE UNA ESCUELA

En caso de que alguna escuela pierda su sistema por robo de equipo, virus o por cualquier
otro motivo, existen varias opciones para recuperarlo:
- Desde el sistema de la zona o sector escolar

A. Desde el equipo de la zona o sector, copiar la carpeta c:\escolar_primaria
a una memoria USB y pegarla en el disco C: del equipo en que se desea
instalar
B. En el equipo de la escuela crear el acceso directo: entrar a la carpeta
c:\escolar_primaria, buscar el programa (aplicacin) escolar.exe, hacer clic
derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio(crear acceso directo)
C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en su
escuela
D. Borrar las otras escuelas: <ADMINISTRACIN>Borrar la informacin
de las otras escuelas (menos de la actual)
- Desde un respaldo del sistema.- Si usted tiene un respaldo reciente de la base de

datos en su memoria USB o en la carpeta de respaldos
c:\respaldos_escolar_primaria; el archivo de respaldo se debe llamar
ESCOLAR_DD_MM_AAAA_(HH_MM).ZIP donde dd=da, mm=mes,
aaaa=ao, hh=hora, mm=minutos (la fecha y hora indican cuando se realiz el
respaldo)
A. Copiar una carpeta escolar_primaria de otra escuela a una memoria USB
y ponerlo en el disco c: del equipo de la escuela
B. Crear el acceso directo: entrar a la carpeta c:\escolar_primaria, buscar el
programa (aplicacin) escolar.exe (tiene imagen de zorro), hacer clic
derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio(crear acceso directo)
C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en la
escuela que est en el sistema
D. Cargar la informacin desde un respaldo.- seguir los pasos indicados en la
seccin 4.13.
E. Entrar de nuevo al sistema en su escuela
F. BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la
actual).- seguir los pasos indicados en la seccin 4.14.
- Solicitar apoyo con personal que desarrolla el sistema, los datos estn en el botn
(informacin de sistema).
- Acudir al rea de acreditacin correspondiente para que le recuperen el sistema.
4.16 SOLUCIN DE PROBLEMAS EN EL SISTEMA.

Debido a fallas de energa elctrica o que el equipo sea apagado sin antes haberse salido
del sistema, pueden presentarse problemas con los ndices del sistema, para solucionar
esto se deber realizar lo siguiente:
<ADMINISTRACION>mantenimiento y respaldos
>reindexar
Los respaldos de la base de datos generados en el Sistema permiten que se pueda

recuperar la informacin tal y como estaba en la fecha y hora especfica en que se
realizaron los respaldos, en caso de ser necesario recuperar la informacin de un respaldo,
solicitar ayuda al rea responsable del desarrollo del sistema.
El sistema de control escolar requiere constantes adecuaciones y mejoras durante toda su

vida til, para efecto de satisfacer las nuevas necesidades de informacin y cumplir con las
reglas que imponen los diferentes usuarios de la informacin, por lo cual usted podr enviar
su reportes de errores, comentarios, sugerencias de modificacin, de creacin de reportes,
etc.
En caso de haber problemas graves en el Sistema, pngase en contacto con el rea

encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesorarn para encontrar una solucin
en la cual puede estar incluido la recuperacin de datos de algn respaldo y/o correcciones
a los programas del sistema.
5. PROCESO DE PREINSCRIPCIN
En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es de suma
importancia para apoyar y simplificar el proceso, la informacin de las preinscripciones
permite realizar la planeacin y programacin de los recursos materiales y humanos,
materiales y de infraestructura requeridos para el siguiente ciclo escolar. Es recomendable
realizar los pasos que a continuacin se describen, en el orden siguiente (puede omitir los
reportes y exportar a Excel s no los requiere):
1. Borrar datos de preinscripciones anteriores
2. Actualizar datos generales para preinscripcin e inscripcin
3. Registro de solicitudes de preinscripcin
4. Formato de preinscripcin
5. Reporte de alumnos preinscritos por nmero de solicitud
6. Reporte de alumnos preinscritos alfabtico
7. Exportar informacin de preinscripcin a Excel
8. Generar archivo de preinscripciones para envo
5.1 BORRAR SOLICITUDES DE NUEVO INGRESO (Todas)

Cuando ya se realiz un proceso de preinscripcin previamente (del ciclo anterior) o existe
informacin de preinscripciones que ya no sirven, se queda informacin almacenada en la
base de datos, por lo tanto se deber borrar dicha informacin antes de iniciar un nuevo
proceso de preinscripcin.
<PRE-INSCRIPCIONES>borrar solicitudes de nuevo ingreso (todas)
5.2 DATOS PARA INSCRIPCIN Y REINSCRIPCIN

En este formulario registran los compromisos que se imprimen en los formatos de inscripcin
de alumnos.
<PRE-INSCRIPCIONES>datos para inscripcin e reinscripcin
5.3 REGISTRO DE SOLICITUDES

En esta opcin se registran las solicitudes de preinscripcin, se requieren los datos
personales tales como nombre, fecha de nacimiento, curp, sexo, domicilio, etc. al presionar
grabar le dar opcin de imprimir la solicitud, tambin puede buscar algn alumno para
modificar algn dato y/o reimprimir de nuevo la solicitud.
Para registrar las nuevas solicitudes:

<PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes>nueva solicitud (para modificar o
borrar, clic sobre una solicitud)
- registrar de datos del solicitante
>grabar
>imprimir solicitud
Notas:
- El folio de la solicitud es un numero de control consecutivo
- S el solicitante trae su constancia de la escuela preescolar, en el campo
MATRICULA deber registra la matricula que aparece en la constancia, para que
aparezcan los datos del alumno automticamente.
- Los datos registrados en la preinscripcin se utilizan durante la inscripcin
5.4 FORMATO DE PREINSCRIPCIN

Una vez que ha sido dada de alta una nueva solicitud de preinscripcin, se puede imprimir
el formato de preinscripcin en forma directa como se indica a continuacin:
<PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes
>seleccionar la solicitud
>imprimir
5.5 REPORTE POR NMERO DE SOLICITUD DE ALUMNOS PREINSCRITOS

Para revisar los alumnos preinscritos puede imprimir un reporte conteniendo los datos
bsicos de los solicitantes, este reporte esta ordenado por nmero de folio de solicitud.
<PRE-INSCRIPCIONES>reporte de alumnos preinscritos (por nmero de solicitud)
- imprimir
5.6 REPORTE ALFABETICO DE ALUMNOS

PREINSCRITOS
Para revisar los alumnos preinscritos puede imprimir un reporte conteniendo los datos
bsicos de los solicitantes, este reporte esta ordenado alfabticamente.
<PRE-INSCRIPCIONES>reporte de alumnos preinscritos (alfabtico)
- imprimir
5.7 EXPORTAR INFORMACIN DE PREINSCRIPCIONES A EXCEL

Al seleccionar esta opcin se exporta toda la informacin de preinscripciones a formato
EXCEL, para que usted pueda generar reportes, graficas o darle el formato que requiera,
los cambios al archivo generado en Excel no afectan al sistema.
5.8 GENERAR ARCHIVO DE PREINSCRIPCIONES PARA ENVIO

Este proceso se debe realizar al terminar la preinscripcin, para enviarlo a la zona o sector
escolar, preferentemente se recomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es ms
confiable.
<PRE-INSCRIPCIONES>generar archivo de preinscripciones
>copiar
>imprimir oficio
Al terminar de general el archivo podr imprimir un oficio de envo de preinscripcin.
6 PROCESOS DE INICIO DE CICLO

Al iniciar un ciclo escolar se realizan diversos procesos como son: inscripcin de alumnos,
impresin de listas de asistencia, etc., los cuales se describen a continuacin:
1) Inscripciones a primer grado
2) Impresin del formato de inscripcin
3) Realizar Altas, bajas y cambios de datos de alumnos
4) Generar nmeros de lista
5) Imprimir listas de asistencia por grupo
6) Imprimir credenciales de alumnos
7) Estadsticas de inicio de ciclo (forma 911)
8) Generar archivo de solicitud de inscripcin
6.1 INSCRIPCIONES A PRIMER GRADO

En agosto se realiza el proceso de inscripcin de nuevos alumnos, en esta opcin se
inscriben los alumnos que se preinscribieron y se presentan a realizar su inscripcin.
<PRE-INSCRIPCION>inscripciones a primer grado
>seleccionar alumno a inscribir
>inscribir
- revisar y corregir datos
>grabar
>imprimir comprobante de inscripcin
6.2 FORMATO DE INSCRIPCIN

Al terminar de inscribir a un alumno (seccin 6.1), podr imprimir el formato de inscripcin.
Tambin podr imprimirlo cuando seleccione un solicitante con situacin de INSCRITO.
<PRE-INSCRIPCIN>inscripciones a primer grado
>seleccionar alumno
>imprimir
6.3 REGISTRAR ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DAT0S DE ALUMNOS

En esta opcin se registran los movimientos de alumnos durante todo el ciclo escolar.
Para:
- Registrar alumnos de nuevo ingreso a primer grado que no se preinscribieron o
- Registrar alumnos que vienen de otra escuela a segundo, tercero, cuarto, quinto y
sexto grado o
- Modificar datos de los alumnos ya registrados o
- Registrar la baja de un alumno
- Borrar los alumnos que estuvieron en el ciclo anterior y que no regresaron
Para registrar nuevos alumnos:

<ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos
>clic en altas
>capturar informacin del alumno
>grabar
Para modificar datos de un alumno:

> seleccionar un alumno para modificar
>capturar informacin del alumno
>grabar
Para dar de baja un alumno:

> seleccionar un alumno para dar de baja
>capturar fecha de baja y motivo
>procesar baja
>imprimir memorndum de baja
6.4 GENERAR NUMEROS DE LISTA

Despus de los proceso de inscripcin y reinscripcin, los alumnos no tienen nmero de
lista correcto en el grupo, por lo que hay que ordenar y asignar nmeros de lista.
En el siguiente formulario podr ver los grupos acadmicos que tenga registrados como
usuario responsable (esto se vio en manejo de grupos), al dar un clic sobre el grupo, en la
parte central aparecen en orden alfabtico los alumnos del grupo, al dar clic sobre el botn
generar nmeros de lista, automticamente se asignarn nmeros de lista de acuerdo al
orden alfabtico.
Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivas a los maestros, ya no se vuelvan a generar
estos nmeros de lista, para que los nmeros de la lista de asistencia coincidan con los del formulario de
captura de calificaciones, en estos casos el sistema le asigna el siguiente nmero de lista vaco.
<ALUMNOS>generar nmero de lista

>seleccionar grupo acadmico
>generar nmero de lista
6.5 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO

Se obtiene un listado de alumnos para llevar el control de asistencia y registro de
calificaciones.
<ALUMNOS>informes por grupo acadmico
>lista de asistencia de grupo
6.6 CREDENCIALES DE ALUMNOS

El sistema permite imprimir las credenciales de los alumnos por grupo (se imprimen 4 por
hoja), esta puede ser con o sin logotipo en la parte posterior.
El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del Gobierno del

Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro), deber crear su logotipo en
formato JPG y copiarlo en el directorio (C:\escolar_primaria) con el nombre escuela.JPG.
>seleccionar credenciales credenciales logo reverso
6.7 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911.3)

Imprime datos para llenar el formato 911.3.
<ALUMNOS>forma 911.3
6.8 GENERAR ARCHIVO DE SOLICITUD DE INSCRIPICIN

La informacin de inicio de ciclo deber entregarse a la zona o sector escolar para su envo
al rea de acreditacin correspondiente para su revisin. Se genera un archivo en el disco
duro y le da opcin para guardarlo en un medio electrnico, le recomendamos utilizar una
memoria USB, al terminar se genera un recibo para entrega.
<ALUMNOS>generar archivo de solicitud de inscripcin
7 PROCESOS BIMESTRALES
Las Escuelas del nivel de primaria registran en cinco momentos durante el ciclo escolar
(llamados bimestres), las evaluaciones obtenidas en las asignaturas, las observaciones y/o
recomendaciones sobre la evaluacin de las herramientas fundamentales para el
aprendizaje, las inasistencias, as como los apoyos y las observaciones generales necesarias
para favorecer el avance en su formacin. Esta informacin es utilizada a su vez en la
emisin de reportes estadsticos que sirven para la toma oportuna e informada de
decisiones.
En este captulo se explican los procesos y actividades que deben realizarse.
Registrar calificaciones, comprensin lectora, apoyos y herramientas

Generar sistema de captura para maestros
Procesar desde sistema de captura para maestros
Registrar lengua indgena de los alumnos de educacin indgena
Revisar captura completa de calificaciones del bimestre
Revisar captura completa de comprensin lectora
Imprimir reportes de evaluacin
Reporte de alumnos con asignaturas reprobadas
Reporte de alumnos con mejores promedios
Reporte de mejores alumnos por grado
Estadsticas por grupo y asignatura
Estadsticas por grado y asignatura
Estadsticas de aprobacin y promedios
Reporte de alumnos dados de baja
Generar archivo con calificaciones del bimestre
Existen dos maneras de realizar el proceso de captura en los bimestres:

- Registrar las evaluaciones directamente en el sistema de control escolar
(seccin 7.1)
- Generar un sistema de captura para que cada maestro registre la informacin

correspondiente de sus grupos y despus procesarlo en el sistema (secciones
7.2 y 7.3)
7.1 REGISTRAR CALIFICACIONES, COMPRENSIN LECTORA, APOYOS Y

HERRAMIENTAS
En esta opcin se registran las evaluaciones por asignatura, las inasistencias, las
observaciones y recomendaciones sobre la evaluacin de las herramientas fundamentales
para el aprendizaje, as como los apoyos y las observaciones generales correspondientes al
bimestre, de cada alumno por grupo.
<BIMESTRES>registro de calificaciones, comprensin lectora, apoyos y
herramientas
>seleccionar el bimestre
>seleccionar el grupo a registrar
- registrar calificaciones e inasistencias de cada alumno
>Clic en las columnas apo, obs, lec, esc o mat para
registrar los apoyos, recomendaciones y herramientas
Nota: Al bimestre de registrar apoyos y

recomendaciones aparece un contador de lneas
registradas, al exceder la cantidad de lneas que
caben en el reporte, aparecer una ventana
emergente de aviso, lo cual no es limitativo, es
para indicarle que de ste alumno ser necesario
imprimir el anexo al reporte de evaluacin.
Nota: Si realiz cambios en apoyos u observaciones y

oprime en salir, regresar o men se presentar una
ventana emergente, para confirmar si desea grabar los
cambios o no.
7.2 GENERAR SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS

Con el fin de distribuir el trabajo de captura de las evaluaciones, los apoyos y
observaciones, las herramientas fundamentales para el aprendizaje y las inasistencias de
los alumnos de cada grupo, el sistema de control escolar puede generar un sistema de
captura para cada maestro, en cual se puede copiar en la memoria USB para que en
cualquier equipo de cmputo (laptop, pc de escritorio, notebook, etc.), el maestro pueda
registrar las evaluaciones de sus alumnos.
<BIMESTRES>generar sistema de captura para maestros
>seleccionar el bimestre que desea generar
>seleccionar el grupo o grupos que atiende el maestro (clic en la
columna seleccionar para que aparezca S)
>generar sistema
>SI para copiar en la memoria USB
>seleccionar la unidad para copiar el archivo
Nota: el sistema generado por cada maestro siempre se llamar CALIFICACIONES, por lo
que al copiarla en la memoria USB del maestro, se borrara la carpeta anterior que estuviera
en la memoria USB.
NOTA: Ver el manual INSTRUCTIVO_GENERAR_Y_OPERAR_SISTEMA_MAESTROS_PRIMARIA.doc, en el

cual se presentan las instrucciones detalladas para que el maestro pueda operar el sistema
de captura para maestros (lo puede descargar de www.educaciondurango.org.mx).
7.3 PROCESAR DESDE SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS

Si est utilizando el sistema de captura de maestros, deber vaciar en el sistema la
informacin que cada maestro registr de sus alumnos. Este proceso se realiza al momento
de que el maestro entrega el archivo con la captura generado en el sistema de captura
para maestros, como se indica en el manual correspondiente.
<BIMESTRES>registro de calificaciones, comprensin lectora, apoyos y
herramientas
>seleccionar el bimestre deseado
>seleccionar el grupo a registrar
>clic en procesar desde sistema de captura
>buscar en la USB el archivo que nos entrega el maestro, (deber
llamarse como se indica en la ventana)
>clic en OK
>grabar
NOTA: Al seleccionar el archivo observar la fecha de

modificacin para asegurarse que sea reciente(en caso de
no aparecer la columna fecha de modificacin, hacer clic
en el botn de vista y seleccionar vista detalles).
Las calificaciones, las inasistencias, los campos de apoyos y recomendaciones aparecern

en cada alumno, si desea grabar dar clic en GRABAR, si no graba no se registrarn los
datos (calificaciones, inasistencias, apoyos, recomendaciones y herramientas), en la
ventana aparecen los datos de alumnos aceptados y rechazados, en caso de que falte algn
alumno se deber registrar manualmente los datos y luego grabar.
Hacer clic en el botn GRABAR, en caso necesario el sistema le preguntar si desea grabar,
si no acepta grabar no se guardaran lo cambios registrados.
7.4 REGISTRAR LENGUA INDGENA DE LOS ALUMNOS DE EDUCACIN

INDIGENA.
En las escuelas de educacin indgena, es necesario registrar la lengua indgena que habla
cada alumno, con el fin de que en los reportes de evaluacin aparezca la lengua, como lo
indican las normas de control escolar. La informacin relacionada con la lengua indgena es
importante ya que es utilizado por las autoridades educativas para la toma de decisiones
durante los procesos de planeacin educativa.
Existen dos maneras de registrar la lengua indgena:
- De manera individual en cada alumno:

<BIMESTRES>registrar lengua indgena de los alumnos
>clic en la columna de lengua indgena de cada alumno para que
cambie la lengua indgena entre los siguientes valores: HUICHOL, MEXICANO
(NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA (con cada clic cambia a la siguiente lengua).
- De manera general a todos los alumnos de la escuela (cuando la mayora o todos

hablan la misma lengua):
<BIMESTRES>registrar lengua indgena de los alumnos
>clic en el botn correspondiente a la lengua indgena (ubicado en
la parte inferior del formulario) para asignar a todos los alumnos de la escuela la
lengua: HUICHOL, MEXICANERO (NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA.
Importante: Si ha seleccionado una lengua indgena para todos los alumnos, y desea
realizar un cambio a algunos de ellos, puede hacerlo siguiendo los pasos que se indicaron
en el mtodo anterior para cambios de manera individual.
7.5 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE CALIFICACIONES DEL BIMESTRE.

Esta opcin permite al usuario conocer a que alumnos le faltan calificaciones, y puede
imprimir el reporte concentrado por escuela y el listado general de los alumnos.
<BIMESTRES>revisar captura completa de calificaciones del bimestre
>seleccionar bimestre
>concentrado por escuela o listado general
En caso de faltar calificaciones aparece una ventana con los datos de los alumnos, tambin
puede imprimir reportes concentrado o detallado de los faltantes.
7.6 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE COMPRENSIN LECTORA

Despus de registrar la informacin correspondiente a cada bimestre y revisar que todos los
alumnos tengan registrados los resultados de la evaluacin de comprensin lectora.
<BIMESTRES>revisar captura completa de comprensin lectora
>seleccionar bimestre deseado
>concentrado por escuela y/o listado general
En caso de faltar captura de comprensin lectora en algn alumno, aparecer una ventana
con los datos de dichos alumnos, donde podr imprimir reportes.
7.7 IMPRIMIR LOS REPORTES DE EVALUACIN

Despus de registrar la informacin correspondiente a cada bimestre y revisar la captura
completa de calificaciones y comprensin lectora, es necesario imprimir los reportes de
evaluacin para entregar a los padres de familia de cada alumno. Este proceso se realiza
por cada grupo, tambin puede imprimir de manera individual por alumno en
<ALUMNOS>altas, bajas y cambios de datos de alumnos, -seleccionar alumno, >men constancias.
Nota: Los formatos de reporte de evaluacin tienen espacios limitados para mostrar los
apoyos y las recomendaciones, cuando la informacin registrada no pueda ser impresa
completa en alguno de estos campos, aparecer el espacio en blanco y un mensaje que
dice: CONSULTAR ANEXO CON APOYOS Y OBSERVACIONES, en estos casos se deber
imprimir el anexo al reporte de evaluacin, en el cual se mostrar completa la informacin
registrada (al imprimir por grupo se imprimirn solamente los anexos de los alumnos a los
cuales les aparece la leyenda).
>seleccionar grupo
>reportes de evaluacin o anexo al reporte de evaluacin
Reporte de evaluacin ->
< Anexo al reporte de evaluacin
7.8 REPORTE DE ALUMNOS CON ASIGNATURAS REPROBADAS.

Con la finalidad de dar seguimiento a los alumnos con asignaturas reprobados, se presenta
un reporte de calificaciones por periodo, por grupo(s) y grado(s) de los alumnos que
adeudan materias.
<BIMESTRES>alumnos con asignaturas reprobadas
>seleccionar periodo
>seleccionar grupo o grado o todos
7.9 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS.

Siguiendo con el anlisis de aprovechamiento escolar, se presenta un reporte de alumnos
con mejor promedio, el cual muestra informacin que se puede filtrar por nmero de
mejores alumnos o promedio mnimo y por promedio de un periodo especfico por
promedio general a la fecha, adems de poder seleccionar toda la escuela, un solo grado o
uno o varios grupos.
<BIMESTRES>alumnos con mejores promedios
>por nmero de alumnos de un solo periodo/ por nmero de
alumnos de los periodos capturados
>por promedio mnimo de un solo periodo/por promedio mnimo de
los periodos capturados
>seleccionar grupo o grado o todos
>imprimir
7.10 MEJORES ALUMNOS POR GRADO.

Al trmino de la captura de calificaciones de cada periodo escolar, se puede obtener un
reporte de los alumnos con mejor aprovechamiento por grado, la informacin presenta por
periodo, grado y materia.
<BIMESTRES>mejores alumnos por grado
>nmero de mejores alumnos por grado
>seleccionar grado deseado o todos
7.11 ESTADISTICAS POR GRUPO Y ASIGNATURA.

En este reporte se obtiene informacin estadstica concentrada de un bimestre, por grupo y
materia, nmero de alumnos reprobados, inasistencias y promedios.
<BIMESTRES>estadsticas por grupo y asignatura
>imprimir
7.12 ESTADISTICAS POR GRADO Y ASIGNATURA.

Para obtener concentrados estadsticos que permitan evaluar el aprovechamiento escolar se
emite el reporte que contiene informacin de un bimestre, por grado y asignatura, nmero
de alumnos reprobados, inasistencias y promedios.
<BIMESTRES>estadsticas por grado y asignatura
>imprimir
7.13 ESTADSTICAS DE APROBACIN Y PROMEDIO.

<BIMESTRES>estadsticas de aprobacin y promedio
>imprimir
Cuando la captura est completa se genera el reporte.
En caso de faltar calificaciones aparece ventana con datos de los alumnos en donde puede
imprimir reportes concentrado o detallado.
7.14 REPORTE DE ALUMNOS DADOS DE BAJA

En esta opcin puede imprimir un reporte de los alumnos que tienen situacin de baja,
aparecen los alumnos que causaron bajas hasta la fecha solicitada. Generalmente se le
solicita al entregar la informacin bimestral.
7.15 GENERAR ARCHIVO CON CALIFICACIONES DEL BIMESTRE

Cada bimestre se debe entregar un archivo que contiene los resultados de las evaluaciones,
el archivo se genera cuando la captura est terminada, en caso contrario se presentar un
formulario con los alumnos faltantes. Al terminar se imprime oficio para envo.
8 PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR

En el transcurso del ciclo escolar se realizan diversas actividades de registro de
informacin o de imprimir algunos reportes de acuerdo a las solicitudes y/o
necesidades que surgen. A continuacin se describen dichas actividades.
8.1 Altas de alumnos (nuevos alumnos)

8.2 Cambios de datos de alumnos
8.3 Bajas de alumnos
8.4 Impresin de reportes diversos por grupo
8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso
8.4.2 Credenciales sin logotipo
8.4.3 Credenciales para padres
8.4.4 Directorio de alumnos
8.4.5 Relacin de alumnos
8.4.6 Lista de asistencia de grupo
8.4.7 Niveles de desempeo por grupo
8.4.8 Reportes de evaluacin
8.4.9 Anexo al reporte de evaluacin
8.4.10 Constancias para preinscribir a primaria
8.4.11 Constancias buena conducta
8.4.12 Lista para reuniones por periodo
8.4.13 Lista de asistencia para reuniones
8.4.14 Etiquetas para correspondencia
8.4.15 Etiquetas para archivo histrico
8.4.16 Listado con folios
8.4.17 Alumnos por municipio
8.4.18 Estadsticas acreditacin inicio ciclo
8.5 Impresin de constancias por alumno

8.5.1 Constancia de estudios
8.5.2 Constancia para periodo vacacional
8.5.3 Constancia de buena conducta
8.5.4 Constancia para ingreso a primaria (para preinscribir)
8.5.5 Constancia de traslado
8.5.6 Constancia para pasaporte
8.5.7 Carta compromiso
8.5.8 Credencial
8.5.9 Credencial con logotipo
8.5.10 Credencial para padres
8.5.11 Formato de inscripcin
8.5.12 Etiqueta para correspondencia
8.5.13 Etiqueta para archivo histrico
8.5.14 Memorndum de alta
8.5.15 Memorndum de baja
8.5.16 Reporte de evaluacin
8.5.17 anexo al reporte de evaluacin
8.6 Alumnos dados de baja

8.7 Alumnos dados de alta
8.8 Alumnos becados
8.9 Consultas especiales

8.8.1 Alumnos registrados como alta
8.8.2 Alumnos sin CURP
8.8.3 Alumnos ordenados por fecha de nacimiento
8.8.4 Alumnos extranjeros
8.8.5 Alumnos con discapacidad
8.8.6 Alumnos becados
8.8.7 Alumnos indgenas
8.8.8 Alumnos con Necesidades Educativas especiales o USAER
8.10 Exportar informacin a EXCEL
8.11 Cambiar alumnos de grupo
8.12 Reporte para revisin de CURP
8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto segn fecha de nacimiento
8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos
8.15 Registrar datos de padres de familia
8.16 Consulta de historia de alumnos
8.17 Tomar fotografas
8.18 Reporte de alumnos sin fotografa
8.19 Borrar fotografas sin alumno
8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedaggica
8.21 Archivos de fotografa para ficha
8.1 ALTAS DE ALUMNOS

Durante el ciclo escolar ingresan nuevos alumnos, algunos de ellos provienen de otra
escuela y otros son nuevos ingresos, en esta opcin puede registrarlos.
>nuevo alumno
- registrar datos del alumno
>grabar
Cuando el alumno viene de otra escuela, puede registrar en el campo folio de

boleta (reporte de evaluacin), para que los datos del alumno y las evaluaciones
aparezcan automticamente.
Al registrar los datos de nombre, sexo y fecha de nacimiento, el sistema busca al
alumno en las bases de datos, en caso de localizarlo se presentan automticamente
todos sus datos, incluso es probable que se recuperen sus datos de evaluacin de su
escuela anterior.
Se deber registrar todos los datos posibles de manera correcta, ya que son
necesarios en algn momento del ciclo escolar.
8.2 CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS

Se utiliza cuando sea necesario modificar algn dato de sus alumnos.
>seleccionar alumno
>modificar
- realizar los cambios necesarios
>grabar
8.3 BAJAS DE ALUMNOS

Utilice esta opcin para registrar los alumnos que causan baja de la escuela.
>seleccionar alumno
>baja del alumno
- registrar fecha y motivo de baja
>procesar baja
Notas
- En caso de que el alumno regrese posteriormente a la escuela, podr
reactivarlo en el botn reactivar alumno que se activa cuando el alumno est
dado de baja.
- Los alumnos que estuvieron en la escuela no debern borrarse, deben
procesarse como bajas.
- Los alumnos del ciclo anterior que no regresaron, debern borrarse
- Los alumnos que se inscriben pero hasta al momento de entregar estadstica no
acudieron a clases debern borrarse.
8.4 IMPRESIN DE REPORTES DIVERSOS POR GRUPO INFORMES POR GRUPO

ACADMICO
En este men se presentan diversos reportes que se pueden imprimir al seleccionar uno de
los grupos. Cada reporte corresponder al grupo seleccionado, con excepcin de alumnos
por municipio y estadsticas acreditacin inicio de ciclo, los cuales corresponden a todos
los alumnos de todos los grupos.
>seleccionar grupo
>clic en reporte que desea visualizar y/o imprimir
>imprimir
8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso

Se imprimen las credenciales de los alumnos del
grupo seleccionado. En este formato aparece un
logotipo en el reverso de la credencial, puede
cambiarlo por el de su escuela como se menciona
anteriormente en la seccin 6.6.
8.4.2 Credenciales sin logotipo

Se imprimen las credenciales de los alumnos del
grupo seleccionado (leer seccin 6.6).
8.4.3 Credenciales para padres

Algunas escuelas entregan credenciales para que los
padres recojan a sus hijos. Puede imprimir las
credenciales para los padres de los alumnos del
grupo seleccionado, en caso de que el alumno tenga
hermanos en la escuela parecern los nombres y
fotografas (en caso de que estn registradas las
fotografas).
8.4.4 Calificaciones competencias lectoras

Arroja informacin importante para conocer la habilidad de
comprensin lectora de cada alumno
8.4.5 Directorio de alumnos

Contiene datos generales de los alumnos del grupo.
8.4.6 Relacin de alumnos

Contiene datos bsicos de los alumnos del grupo.
8.4.7 Lista de asistencia de grupo

Formato de lista de asistencia.
8.4.8 Calificaciones por grupo

Da a conocer las calificaciones por grupo.
8.4.9 Reporte de promedios de primaria

Contiene datos el promedio general por grado de cada
alumno, se utiliza para revisar los promedios de los grados
primero a quinto para corregir antes de emitir el certificado
de primaria.
8.4.10 Reportes de evaluacin provisionales

Se imprimen los reportes de evaluacin de los alumnos del
grupo (ver seccin 7.4)
8.4.11 Anexo reportes de evaluacin provisionales

Se imprimen los anexos de los reportes de evaluacin de los
alumnos del grupo (ver seccin 7.4)
8.4.12 Constancias para preinscribir a secundaria

En el mes de enero se imprimen las constancias para los
alumnos de sexto grado para que se preinscriban a
secundaria.
8.4.13 Constancias buena conducta

Se imprimen las constancias de conducta, la conducta por
default es BUENA, en caso necesario puede cambiarla a
cada alumno en:
<alumnos> alta, baja y cambio de datos de alumnos
- seleccionar alumno
>modificar
8.4.14 Lista para reuniones por periodo

Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de
padres de familia, en este reporte se incluyen cinco
columnas para los diferentes bimestres.
8.4.15 Lista de asistencia para reuniones

Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de
padres de familia, sirven para una reunin

Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos.

Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos.
8.4.18 Listado con folios

Reporte de folios de reportes de evaluacin
8.4.19 Alumnos por municipio

Reporte de alumnos ordenados por municipio
8.4.20 Estadsticas acreditacin inicio ciclo

Contiene informacin estadstica de inicio de ciclo escolar por
grupo
8.5 IMPRESIN DE CONSTANCIAS POR ALUMNO

Puede imprimir diversas constancias de un alumno.
>seleccionar alumno
>men constancias
>clic en la constancia o reporte que desea visualizar y/o imprimir
8.5.1 De estudio
8.5.2 Periodo vacacional
8.5.3 Buena
conducta
8.5.4 Ingreso a primaria (para preinscribir)
8.5.5 De traslado
8.5.6 Para pasaporte
8.5.7 Carta compromiso
8.5.8 Credencial
8.5.9 Credencial con logo
8.5.10 Credencial para padres
8.5.11 Formato de inscripcin
8.5.14 Memorndum de alta
8.5.15 Memorndum de baja
8.5.16 Reporte de evaluacin
8.5.17 Anexo al reporte de evaluacin
8.6 ALUMNOS DADOS DE BAJA

Cuando requiere consultar los alumnos dados de baja y sus motivos, puede hacerlo
mediante esta opcin. De igual forma puede cambiar la fecha en que causo baja el alumno
y el motivo de la misma.
<ALUMNOS>alumnos dados de baja
>informe de alumnos de baja
- modificar fecha y motivos de baja
>imprimir informe de alumnos dados de baja
8.7 ALUMNOS DADOS DE ALTA

Permite ver y/o imprimir el informe de los alumnos dados de alta. En esta opcin puede
cambiar la fecha de alta.
<ALUMNOS>alumnos dados de alta
>informe de alumnos de alta
- modificar la fecha de la alta
>imprimir (si lo requiere)
8.8 ALUMNOS BECADOS

En esta opcin se pueden registrar los alumnos que tienen beca.
Para registrar un alumno becado:
<ALUMNOS>alumnos becados
>nueva beca
>seleccionar el alumno
>registrar tipo de beca
>grabar
Para registrar modificar un tipo de beca o quitar la beca (baja):

>seleccionar el alumno becado
>clic en modificar o baja
>registrar tipo de beca o sin beca
>grabar
Para registrar imprimir reportes de alumnos becados:

>clic en reporte de becas fiducar o reporte de Becas dif o en
reporte de becas segn el tipo de beca que desea en el reporte
>imprimir
8.9 CONSULTAS ESPECIALES

Esta opcin permite consultar datos especficos de los alumnos y exportar a Excel los
datos de la consulta.
<ALUMNOS>consultas especiales
>seleccionar la consulta que desea generar
Para exportar a Excel la informacin de la consulta:
>exportar a Excel
- escribir nombre que desea poner al archivo generado
>continuar
Nota: el archivo se genera en la carpeta c:\consultas con el nombre solicitado
8.10 EXPORTAR INFORMACIN A EXCEL

Permite exportar informacin de los alumnos en formato Excel o DBF.
<ALUMNOS>exportar informacin a EXCEL
>seleccionar grupo
>seleccionar grado
- clic en datos generales
- clic en exportar XLS o exportar DBF
8.11 CAMBIAR ALUMNOS DE GRUPO

En esta opcin puede cambiar fcilmente alumnos de un grupo a otro, la otra manera es
cambiando datos de cada alumno.
<ALUMNOS>cambiar alumnos de grupo
>seleccionar el alumnos
- registrar el nuevo grupo
8.12 REPORTE PARA REVISIN DE CURP

Se imprime reporte de alumnos sin CURP o CURP posiblemente incorrecta.
<ALUMNOS>reporte para revisin de CURP
8.13 REPORTE DE ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGN FECHA DE

NACIMIENTO
Se debe imprimir para revisar y corregir fechas o grupos.
<ALUMNOS>alumno con grado incorrecto segn fecha de nacimiento
>imprimir
8.14 REGISTRAR PESO, ESTATURA Y TALLA DE ALUMNOS

Cuando desee modificar alguno de estos datos importantes de los alumnos, generar el
reporte o archivo con estos datos, puede hacer uso de esta opcin.
<ALUMNOS>registrar peso, estatura y talla de alumnos
- modificar los datos necesarios
>archivo con datos de peso, talla y estatura
8.15 REGISTRAR DATOS DE PADRES DE FAMILIA

Esta informacin es importante, y por lo tanto es necesario contar con los datos especficos
de los padres para fines estadsticos. Podr agregar datos como nivel de estudios, nombre,
fecha de nacimiento etc., en esta opcin puede generar el archivo en EXCEL y si es
necesario puede imprimir el reporte de padres de familia para revisar.
<ALUMNOS>registrar datos de padres de familia
>seleccionar alumno
- ingresar o modificar datos de padres
>imprimir reporte de padres de familia
>exportar archivo EXCEL con datos de padres de familia
8.16 CONSULTA DE HISTORIA DE ALUMNOS

En esta opcin puede encontrar informacin de los alumnos que han cursado algn grado
en la escuela, incluso se puede imprimir una constancia.
<ALUMNOS>consulta de historia de alumnos
>seleccionar alumno
>constancia
8.17 TOMAR FOTOGRAFAS

Las fotografas se usan tanto en las credenciales como en las constancias. A travs de esta
opcin puede tomar las fotografas de cada alumno o cargar alguna fotografa que se haya
tomado con cmara digital en formato JPG (deber estar ajustada a tamao 400x400
pixeles).
<ALUMNOS>tomar fotografas
Inicialmente se muestran solo los alumnos de tercer grado, si desea ver todos los grados
>clic en ver todos los grados
>seleccionar alumno
>clic en tomar fotografa o copiar fotografa de un archivo JPG
Notas importantes:
- Para manejar las fotografas es necesario tener instalado un software llamado
EZTWAIN, lo puede descargar desde www.educaciondurango.org.mx ->utileras
- Si desea corregir fotografas puede descargar el software PHOTOSCAPE desde
www.educaciondurango.org.mx ->utileras, tambin puede descargar el manual.
8.18 REPORTE DE ALUMNOS SIN FOTOGRAFA

Para visualizar o imprimir el reporte de todos los alumnos de los que no se tenga registrada
su fotografa.
<ALUMNOS>reporte de alumnos sin fotografa
>imprimir
8.19 BORRAR FOTOGRAFAS SIN ALUMNO

Cuando desee borrar las fotografas de nios que ya no estn registradas en el sistema (por
ejemplo los que egresaron en el ciclo anterior), puede hacerlo a travs de esta opcin.
<ALUMNOS>borrar fotografas sin alumno
>borrar las fotografas
Nota: Puede ver las fotografas seleccionando el alumno, en caso de que no desee borrar
alguna fotografa puede hacer:
>clic en el alumno y despus en no borrar esta fotografa para
marcar las fotografas que desea conservar (no borrar)
8.20 ARCHIVO PARA SISTEMA DE FICHA PSICOPEDAGGICA

Puede generar un archivo con los datos generales de alumnos para cargarlo en el sistema
de ficha psicopedaggica, ver instructivo y sistema en:
www.educaciondurango.org.mx, >descargas para sistema de ficha psicopedaggica
<ALUMNOS>archivo para sistema de ficha psicopedaggica
>seleccionar unidad donde desea guardar el archivo
8.21 ARCHIVOS DE FOTOGRAFAS PARA FICHA PSICOPEDAGGICA

El sistema de ficha psicopedaggica contempla la impresin de la ficha con fotografa, en
esta opcin puede generar un archivo con las fotografas de los alumnos para cargarlas en
dicho sistema
9 PROCESO DE RECEPCIN Y ENVIO DE INFORMACIN

En este men se presentan las opciones para recibir y enviar informacin en las zonas y
sectores escolares.
9.1 RECEPCIN Y ENVO DE PREINSCRIPCIONES
9.1.1 Borrar todas las solicitudes de preinscripcin de todas las escuelas.

Antes de empezar a recibir las solicitudes de preinscripcin de un ciclo escolar, se debern
borrar todas las solicitudes del ciclo anterior, para garantizar que no quede informacin
anterior.
<RECEPCIN Y ENVIO>borrar todas la solicitudes de preinscripcin de todas las
escuelas
>Continuar para realizar respaldo
>Seleccionar SI continuar respaldo
Si desea copiar el respaldo:

>SI para copiar
>Seleccionar la unidad para copiar
9.1.2 Recibir en zona escolar archivo de preinscripciones

En esta opcin la zona escolar recibir los archivos que las escuelas le envan con
informacin de preinscripciones (clavecct_preinscripcion.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo de
preinscripciones(cct_preinscripciones.zip)
- seleccionar el archivo que enva la escuela
>procesar carga
El proceso le presentar cifras de control, para comprobar los datos para comparar con el
oficio de entrega que trae la escuela, en caso de no coincidir las cifras es posible
CANCELAR la carga para evitar informacin incorrecta.
En la parte superior de la ventana se menciona el nombre del archivo a recibir.

1
Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la
fecha activar vista detalles.
4 2 3
9.1.3 Enviar archivo de preinscripciones de la zona

Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opcin la zona
escolar generar el archivo que deber enviar al sector escolar para concentrar
(zona999_ini.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos de la zona escolar] archivo de preinscripciones de
la zona
>Seleccionar unidad para copiar el archivo
El proceso le preguntar si desea copiar el archivo, deber seleccionar SI para copiar a

su memoria USB y entregar al sector escolar o rea de acreditacin correspondiente.
9.1.4 Recibir en sector escolar archivo de preinscripciones

informacin de preinscripciones (clavecct_preinscripciones.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo de preinscripciones
(zonaxxx_preinscripciones.zip)
>seleccionar archivo a cargar
>procesar carga
El proceso le presentar cifras de control para verificar la cantidad de registros recibidos.
9.1.5 Enviar archivo de preinscripciones del sector

Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opcin el
sector escolar generar el archivo que deber enviar al departamento de acreditacin u
oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_preinscripciones.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos del sector escolar] archivo de preinscripciones del
sector
>seleccionar unidad para copiar archivo
Se presentan cifras el total de preinscripciones a enviar, el

cual deber verificarse.
9.2 RECEPCION Y ENVIO DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIN
9.2.1 Recibir archivo de solicitud de inscripcin en la zona escolar

informacin de inicio de ciclo (clavecct_ini.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo de solicitud de
inscripcin (cct_inscripcin.zip)
>procesar carga
El proceso le presentar cifras de control, para comprobar los datos podr comparar con el
oficio de entrega que trae la escuela, en caso de no coincidir las cifras es posible
CANCELAR la carga para evitar cargar informacin incorrecta.
Al terminar de cargar la informacin podr imprimir un recibo (si la escuela trae oficio no se
necesario imprimir el recibo ya que son los mismos datos).
En la parte superior de la ventana se menciona el nombre del archivo a recibir.
Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la

fecha activar vista detalles.
9.2.2 Enviar archivo de solicitud de inscripcin de la zona escolar

(zona999_ini.zip).
El proceso le preguntar si desea copiar el archivo, deber seleccionar SI para copiar a su
memoria USB y entregar al sector escolar o rea de acreditacin correspondiente.
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos de la zona escolar] archivo de solicitud de
inscripcin de la zona
>seleccionar unidad para copiar archivo
>imprimir oficio
9.2.3 Recibir archivo de solicitud de inscripcin en el sector escolar

En esta opcin el sector escolar recibir los archivos que las zonas le envan con
informacin de inicio de ciclo.
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo de solicitud de
inscripcin (zonaxxx_inscripcin.zip)
>seleccionar archivo con informacin de la zona
- checar cifras de control con el oficio de entrega
>cargar las escuelas
>imprimir recibo (s lo requiere)
El proceso le presentar cifras de control, para comprobar los datos podr generar
estadsticas dentro del mismo men (estadsticas 911, estadsticas por escuela, etc.)
9.2.4 Enviar archivo de solicitud de inscripcin del sector

oficina regional correspondiente para concentrar (sectorxx_inscripcin.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos del sector escolar] archivo de inscripcin del
sector
>Seleccionar SI para copiar archivo
>Seleccionar la unidad para copiar
>imprimir oficio
El proceso le preguntar si desea copiar el archivo, deber seleccionar SI para copiar a su
memoria USB para entregar al sector escolar correspondiente.
9.3 RECIBIR Y ENVIAR CALIFICACIONES BIMESTRALES
9.3.1 Recibir calificaciones bimestrales en la zona escolar

informacin de evaluaciones bimestrales (clavecct_bimestrex.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] calificaciones bimestrales
(cct_bimestrex.zip)
- verificar cifras de control
9.3.2 Enviar calificaciones bimestrales de la zona escolar

(zona999_bimestrex.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos de la zona escolar] calificaciones bimestrales de la
zona
>seleccionar el bimestre a enviar
- seleccionar unidad para copiar archivo
>imprimir oficio
9.3.3 Recibir calificaciones bimestrales en el sector escolar

En esta opcin el sector escolar recibir los archivos que las zonas le envan con
informacin de un bimestre.
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] calificaciones bimestrales
(zonaxxx_bimestrex.zip)
- seleccionar el archivo que enva la zona escolar
- verificar cifras de control
9.3.4 Enviar calificaciones bimestrales del sector

oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_bimestrex.zip).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos del sector escolar] calificaciones bimestrales del
sector
>Seleccionar el bimestre a generar
- verificar las cifras de control
>seleccionar la unidad para copiar archivo
>imprimir oficio
9.4 RECIBIR Y ENVIAR FOTOGRAFIAS DE ALUMNOS DE SEXTO GRADO

Los certificados de estudios se imprimir con la fotografa de los alumnos, por lo cual se
deber enviar un archivo que contenga las fotografas de los alumnos de sexto grado, con
las medidas y caractersticas solicitadas (400x400 pixeles).
9.4.1 Recibir archivo con fotografas de los alumnos de una escuela

En esta opcin la zona escolar recibe las fotografas de los alumnos de las escuelas.
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo con fotografas de
alumnos (cct_fotografas sexto.zip)
>Seleccionar el archivo con fotografas de la escuela
>Revisar que las fotografas estn correctas
>De ser necesario seleccionar las fotografas incorrectas
y clic en borrar esta fotografa para lo grabarla
>Clic en grabar todas las fotografas o en grabar solo
fotografas nuevas
- Solo se grabaran las fotografas que tengan las dimensiones solicitadas

- Para verificar las fotografas deber seleccionar en la columna fotografa para que
aparezca la imagen, checar que la cara este dentro del marco, el tamao, que no
est cortada en la parte superior de la cabeza, que tenga espacio para el sello en la
parte inferior y que cumpla con las recomendaciones indicadas en el instructivo para
tomar fotografas.
- Si alguna fotografa no cumple con las caractersticas requeridas, se deber borrar
seleccionndola y haciendo clic en el botn borrar esta fotografa para que no se
grabe.
- S ya ha grabado anteriormente las fotografas correctas, puede cargar solo las
nuevas (las que no estn registradas en el sistema y aparecen marcadas en la
columna NUEVA) haciendo clic en el botn grabar solo fotografas nuevas.
- S hace clic en el botn grabar todas las fotografas, se reemplazaran las que ya
estaban grabadas con las nuevas.
9.4.2 Enviar archivo con fotografas de alumnos

Una vez que se han recibido todos los archivos con fotografas de los alumnos de las
escuelas, se genera un archivo que contiene todas las fotografas de la zona escolar para
enviar al sector (o directamente al rea de acreditacin).
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos de la zona escolar] archivo con fotografa de
alumnos
>revisar cantidad de fotografas y clic en aceptar para
continuar
>clic en si para copiar el archivo
>seleccionar la unidad para guardar el archivo
9.4.3 Recibir archivo con fotografas de alumnos en la zona escolar

En esta opcin, el sector escolar recibe los archivos con fotografas de las zonas escolares.
<RECEPCIN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo con fotografas de
alumnos (zonaxxx_fotografas sexto.zip)
>Seleccionar el archivo con fotografas de la zona escolar
>Revisar que las fotografas estn correctas
>De ser necesario seleccionar las fotografas incorrectas
y clic en borrar esta fotografa para lo grabarla
>Clic en grabar todas las fotografas o en grabar solo
fotografas nuevas
Nota: Ver indicaciones en la seccin 9.4.1, para detalles de la carga de fotografas
9.4.4 Enviar archivo con fotografas de alumnos del sector

Una vez que se han recibido todos los archivos con fotografas de los alumnos de las zonas
escolar (o de las escuelas), se genera un archivo que contiene todas las fotografas del
sector escolar para enviar al rea de acreditacin correspondiente.
<RECEPCIN Y ENVIO>[envos del sector escolar] archivo con fotografas de
alumnos
>revisar cantidad de fotografas y clic en aceptar para
continuar
>clic en si para copiar el archivo
>seleccionar la unidad para guardar el archivo
10 REPORTES Y ESTADSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR

En este men se presentan las opciones para imprimir diversos reportes concentrados del
sector o zona escolar.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>
10.4 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MS DE UNA ESCUELA

Este reporte tiene el objetivo de depurar la informacin de los alumnos inscritos ms de
una vez en la zona o sector escolar, para revisar en cual escuela se encuentran registrados
verdaderamente cada alumno.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos inscritos en ms de una
escuela
10.2 REPORTE DE ALUMNOS POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELA

Reporte detallado por grupo de los alumnos de acuerdo a las opciones seleccionadas.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos por sector, zona escolar y
escuela
10.3 REPORTE DE ALUMNOS SIN TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO (POR

ZONA)
Contiene cifras de las escuelas con alumnos que no tienen registrado tutor o con domicilio
incompleto.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos sin tutor o con domicilio
incompleto (por zona)
10.5 REPORTE DE ALUMNOS DADOS DE BAJA

<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos dados de baja
10.6 REPORTE DE ALUMNOS PENDIENTES DE AUTORIZAR

<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos pendientes de autorizar
10.6 REPORTE DE ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGN FECHA DE

NACIMIENTO
<REPORTES Y ESTADISTICAS>alumnos con grado incorrecto segn fecha de
nacimiento
10.7 REPORTE PARA REVISIN DE CURP

Emite un reporte de los alumnos que no tienen CURP.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte para revisin de curp
10.8 REPORTE DE PROMEDIOS CORREGIDOS (SEXTO GRADO)

Se imprime reporte de alumnos de sexto grado que fueron corregidos sus promedios de
primero a quinto grado.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de promedios corregidos (sexto grado)
Actualmente no est en uso, en cuanto se requiera se darn indicaciones.
10.9 REPORTE DE MAESTROS DE GRUPO DEL SECTOR O ZONA.

<REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de maestros de grupo del sector o zona
10.10 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE COMPRENSIN LECTORA.

<REPORTES Y ESTADISTICAS>revisar captura completa de comprensin lectora
10.11 CONCENTRADO DE ALUMNOS DE SEXTO SIN FOTOGRAFA POR SECTOR Y

ZONA.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>concentrado de alumnos de sexto sin fotografa por
sector y zona
10.12 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS POR NIVEL, ESCUELA Y GRADO

<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadstica general de alumnos por nivel, escuela y
grado
10.13 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL

<REPORTES Y ESTADISTICAS>alumnos totales por nivel
10.14 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA (seleccin)

<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadsticas por nivel, sector, zona y escuela
(seleccin)
10.15 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA

<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadsticas por nivel, sector, zona y escuela
10.16 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL, SECTOR Y ZONA ESCOLAR

<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadsticas totales por nivel, sector y zona escolar
10.17 ESTADISTICAS 911

Se presentan de manera concentrada las estadsticas de
todo el sector o zona escolar instalada.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadsticas 911
10.18 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS (inscripcin, bajas, existencia) POR

ESCUELA
Contiene informacin detallada por cada escuela.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>estadstica general
de alumnos (inscripcin, bajas existencia)
10.19 EXPORTAR INFORMACIN A EXCEL

Exporta informacin de toda la zona o sector.
<REPORTES Y ESTADISTICAS>exportar informacin a Excel
(Ver instrucciones en seccin 4.7)
10.20 CONCENTRADO DE PREINSCRIPCIONES

<REPORTES Y ESTADISTICAS>concentrado de preinscripciones
11 PROCESOS DE FIN DE CICLO
Al trmino de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseados para evitar
cualquier omisin en cuanto al registro de calificaciones se refiere, los reportes que se
emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretara de Educacin y al final existen
procesos de cierre y promocin, los cuales tambin transfieren informacin al histrico de
cada alumno, creando as la memoria acadmica de cada escuela. Es recomendable realizar
los pasos que a continuacin se describen, en forma secuencial:
NOTA IMPORTANTE: Debido a cambios de procedimiento, algunas opciones
actualmente no estn en uso, permanecen desactivadas ya que en algn momento
podran ocuparse.
11.1 ACTUALIZACIN DE FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO

Actualmente no se utiliza.
11.2 REPORTE PARA REVISIN DE PROMEDIOS HISTRICOS.

En este reporte se muestran los promedios de primero a quinto grado de los alumnos que
actualmente estn en sexto grado, con el objeto de verificar con los padres de familia que
estn correctos y en su caso corregir lo errneos o faltantes previa entrega de las boletas
correspondientes.
<PROCESO DE FIN DE CICLO>reporte para revisin de promedios histricos
11.3 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES EST COMPLETA.

En esta opcin se revisa que todas las calificaciones en los cinco bimestres de todos los
alumnos estn completas.
<PROCESO DE FIN DE CICLO>revisar que captura de calificaciones este
completa(los 5 bimestres)
>imprimir reportes
En caso de faltan calificaciones, se muestran los alumnos y opciones para imprimir reportes
concentrado y detallado.
11.4 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO

Reporte que se imprime cuando la captura de los cinco bimestres est terminada, para
verificar calificaciones y promedio final. Se recomienda revisarlo antes de enviar el archivo
de fin de ciclo escolar.
<PROCESO DE FIN DE CICLO>reporte de promedios finales por grupo
>imprimir reporte
11.5 ESTADSTICAS DE FIN DE CICLO ESCOLAR

Una vez que estn todas las calificaciones capturadas, en esta opcin puede imprimir
diversas estadsticas
<PROCESO DE FIN DE CICLO>estadsticas de fin de ciclo escolar
>generar informacin
>imprimir reportes estadsticos
12 DATOS TCNICOS DEL SISTEMA
El sistema est contenido en una carpeta llamada escolar_primaria y algunas subcarpetas

como fotografias, temporal, etc.
Para una correcta operacin del sistema, la carpeta escolar_primaria debe estas ubicada
en el disco C: del equipo.
Antes de que inicie el ciclo escolar, se libera un instalador del sistema, el cual incluye los
alumnos promovidos del ciclo anterior y los alumnos preinscritos de cada escuela. El
instalador tiene opciones para instalar un sector escolar, una zona escolar o una escuela.
Peridicamente se liberan nuevas versiones del sistema, se distribuyen mediante la pgina

de internet educaciondurango.org.mx o mediante medios electrnicos. Las actualizaciones
estn diseadas para descargar ciertos archivos directamente en la carpeta
C:\escolar_primaria por lo que se debe mantener el nombre y la ubicacin de la carpeta
para que las actualizaciones se realicen correctamente.
Dentro de la carpeta escolar_primaria se encuentran las bases de datos, archivos auxiliares

y el programa principal llamado escolar.exe (aplicacin), generalmente en el escritorio del
equipo se encuentra un acceso directo que permite ingresar al sistema sin necesidad de
entrar a la carpeta, en caso de perder el acceso directo puede crearlo ingresando a la
carpeta c:\escolar_primaria, seleccionar el programa escolar.exe con un clic, despus
hacer clic derecho sobre el archivo seleccionado (escolar.exe); clic en enviar a y luego
clic en escritorio(crear acceso directo).
En caso necesario puede copiar la carpeta escolar_primaria en una memoria usb para
trabajar en la memoria usb, en cuyo caso deber entrar dicha carpeta en la memoria y
hacer doble clic sobre el programa escolar.exe para entrar al sistema. En este caso deber
considerar lo siguiente:
- Es ms riesgoso trabajar en la memoria usb, ya que est ms expuesta a los virus,
utilcelo solo en casos totalmente necesarios
- Los cambios realizados en el sistema en la memoria usb solo existen en dicha
memoria, por lo que en caso de que desee que se reflejen en su sistema que est en
su equipo (en el disco c:) deber reemplazar dicha carpeta modificada en su disco c:
Los respaldos que se realizan automticamente cada semana y durante algn proceso,
solamente contienen las bases de datos, no contienen las fotografas de los alumnos ni los
dems archivos y programas necesarios para trabajar en el sistema. Se recomienda que
peridicamente copie su carpeta escolar_primaria en el mismo disco c: o memoria usb o
algn otro medio para garantizar un respaldo completo, sobre todo de sus fotografas, a la
copia de deber cambiarle el nombre (por ejemplo: escolar_primaria_20150318).
En caso de algn problema solicite apoyo o asesora va telefnica lo ms pronto posible,

antes de que se agrave el problema.
Los envos de informacin de inicio de ciclo y bimestralmente, que se realizan de la escuela

a la zona escolar, de la zona al sector escolar y del sector a las reas de acreditacin
permiten reconstruir su sistema en caso necesario.
Los archivos que intercambian informacin peridicamente estn empacados en formato

.zip y protegidos por contrasea para evitar mal uso por terceras personas.
Las bases de datos auxiliares que contiene el sistema son para uso oficial solamente dentro
del sistema.
_________________________________________________________________________
Para cualquier duda, sugerencia, recomendacin y/o comentario sobre el Sistema se puede
comunicar a:
Oficina de Coordinacin de Enlace con Organismos Pblicos Descentralizados y

Desconcentrados
Blvd. Domingo Arrieta No. 1700

Frac. Domingo Arrieta C.P. 34138
Durango, Dgo.
Tel.- (01 618) 1-37-62-49 oficina.

Cel. 618 1-12-20-21
Correo Electrnico: jorgevaldezguerrero@yahoo.com.mx
Mtro. Jorge Valdez Guerrero

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SECRETARA DE EDUCACIN EN EL ESTADO DE DURANGO SISTEMA DE ADMINISTRACIN ESCOLAR

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA

MANUAL DEL USUARIO

2. OPERACIN DEL SISTEMA 11

5.6 Reporte alfabtico de alumnos preinscritos 29

6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO 31

8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR 47

8.4.8 Calificaciones por grupo 52

8.21 Archivos de fotografas para ficha psicopedaggica 68

9. PROCESOS PARA RECEPCIN Y ENVO DE INFORMACIN 69

10. REPORTES Y ESTADSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR 82

10.18 Estadstica general de alumnos (inscripcin, bajas, existencia) por escuela 87

11. PROCESOS DE FIN DE CICLO 89

12. DATOS TCNICOS DEL SISTEMA 92

La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificacin

Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, incluyendo los

Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las

La administracin de las escuelas y las reas administrativas de la Secretara de

1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

Al modernizar la administracin escolar en las Escuelas, se moderniza y simplifica tambin,

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR hace uso de las modernas tecnologas de la informacin

o En el sistema de CALIFICACIONES, cada maestro puede registrar las inasistencias,

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela, zona y sector

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la informacin

o Genera la informacin correspondiente a inscripciones, preinscripciones y

Las escuelas generan y envan archivos a la zona escolar correspondiente

PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro de solicitudes, impresin de

PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripcin, generacin de

PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresin de

PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, inasistencias, evaluacin de

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR mejora considerablemente varios procesos, entre otros:

- Las preinscripciones, ya que se preinscribe directamente en el sistema de manera

- Las inscripciones.- la informacin registrada en las preinscripciones se utiliza para

- La revisin de documentos.- Desde que el alumnos ingresa a preescolar se revisan

El sistema central llamado SISTEMA DE ADMNISTRACIN PARA ESCUELAS PRIMARIAS

2. OPERACIN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

El sistema opera a travs de formularios (llamados tambin formas, pantallas o ventanas),

ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para

REA DE MENSAJES.- Contiene BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre

GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIN).- Conjunto de botones que se presentan

2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMN Y FRECUENTE

Despus de oprimir SI aparecer la

3.1 CONTROL DE ACCESO

Al presionar clic en el rengln de los datos de la escuela deseada, aparecer el formulario

En este formulario deber introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contrasea)

Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD vlidos, se presentara el formulario

3.2 Men principal

Mens del sistema Captulos del manual

En caso de las opciones correspondientes a cada submen, stas son validadas en el

El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opcin porque el administrador no le

4. ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

En este mdulo se encuentran tambin opciones para realizar el mantenimiento y respaldos

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR

4.2 DATOS PARA INSCRIPCIN Y REINSCRIPCIN

4.3 GRUPOS ACADMICOS

Los datos que se requieren son:

Dentro del catlogo de grupos acadmicos puede emitir:

Al seleccionar un grupo puede imprimir diversos reportes:

4.4 PLANES DE ESTUDIO

4.5 CATALOGO DE PERSONAL

Los datos a registrar son: