Mejora de la informacin documentada,

norma NTC ISO 9001

Mejora de la
INFORMACIN
DOCUMENTADA
NORMA NTC ISO 9001
CONTROL DE ACTUALIZACIN
CAMBIOS DE VERSIN

FECHA DE DIVULGACIN
Introduccin
EMISIN DE MEJORAS

INTRODUCCIN
Dentro de la mejora continua del Sistema de Gestin de la
Calidad de una organizacin, es indispensable realizar de
forma recurrente una evaluacin de la informacin
documentada, esto con el fin de garantizar que dichos
documentos cumplan con los requisitos exigidos por las
diferentes partes interesadas y que sean coherentes con la
realidad cambiante de la compaa.

En caso que dichos documentos necesiten correcciones o

modificaciones, es necesario adelantar una serie de
actividades tales como registrar los cambios realizados,
actualizar la versin del documento, asignar nueva fecha de
emisin y divulgar las mejoras realizadas.

Es as como en este documento se plasma la informacin ms

relevante para llevar a cabo la mejora de la documentacin
del Sistema de Gestin de la Calidad con base en lo requerido
por la Norma NTC ISO 9001.

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN.............................................................................................. 1

1. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................... 5

2. ACTUALIZACIN DE VERSIN.................................................................... 5

3. FECHA DE EMISIN..................................................................................... 6

4. DIVULGACIN DE MEJORAS....................................................................... 6

GLOSARIO........................................................................................................ 7

BIBLIOGRAFA................................................................................................ 8

CONTROL DE DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS...................................... 9

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MAPA DE CONTENIDOS

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DESARROLLO DE CONTENIDOS

Para mejorar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad es necesario realizar

una evaluacin continua, con el fin de verificar que los documentos del Sistema cumplan a
cabalidad con todos los requisitos. Una vez se detecta que la documentacin no es
conforme o no cumple con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 y los dems suscritos
por la organizacin, es necesario subsanar el hallazgo y adecuar la informacin
documentada. La solucin inmediata ante la no conformidad de la documentacin es
realizar una correccin, esto implica modificar y/o actualizar el documento de tal forma que
satisfaga las exigencias de las partes interesadas.

En este punto es importante aclarar que una correccin no asegura que la documentacin
sea adecuada y conforme de manera permanente, ya que como se mencion en el mdulo
anterior, la planificacin es un proceso continuo, el cual debe ajustarse a las necesidades y
expectativas cambiantes de las partes interesadas.

Cada vez que se realiza una mejora a la informacin documentada, es decir una correccin
o modificacin de la misma, se debe realizar una serie de actividades que para asegurar la
trazabilidad del documento y que permitan controlar dichas modificaciones. Estas
actividades pueden resumirse de la siguiente manera:

Registrar los cambios realizados (control de cambios).

Actualizar la versin del documento que fue corregido o modificado.
Asignar nueva fecha de emisin al documento corregido o modificado.
Divulgar las mejoras y la nueva versin del documento.

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1. CONTROL DE CAMBIOS

Todos los cambios, ajustes, o correcciones realizados a los documentos por no encontrarse
conformes con los requisitos de las partes interesadas, deben registrarse.

Comnmente esta actividad es registrada en un apartado al final del documento, donde se

escriben cules han sido los cambios realizados frente a la versin anterior. Otras prcticas
quizs ms sencillas y que evitan aadir ms peso al documento, sugieren llevar el control
en un documento aparte, el cual recoja todos los cambios en la informacin documentada
del sistema.

No obstante, independientemente de la forma en la cual se efecte

el control, es indispensable que se identifiquen y registren los
cambios realizados a la documentacin. Igualmente, es importante
que se identifique y registre el autor de las modificaciones y quien
aprob dichos ajustes, esto con el fin de garantizar la trazabilidad
de los cambios.

2. ACTUALIZACIN DE VERSIN

Toda mejora realizada a la documentacin implica un cambio en la

versin del documento. Sin embargo, una revisin que no genera
una actualizacin, no conlleva un cambio de versin.

Teniendo en mente lo anterior, es importante anotar que la nica

forma de conocer que un documento es obsoleto es indicarlo de
algn modo en el mismo. La forma ms sencilla es incorporando
un nmero de versin. Por ejemplo, si se sabe que un documento
ha cambiado tras su revisin a la versin 4, podremos desechar los
de la versin 3.
Todo documento obsoleto (o versin antigua) debe retirarse de su
punto de uso y ser custodiado por el responsable del sistema de
gestin para evitar su uso no intencionado.

A su vez, todo cambio de versin debe quedar registrado en el

documento que se actualiza y en el control de cambios que la
organizacin disponga.

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3. FECHA DE EMISIN

De la mano con la actualizacin de la versin de los documentos, es necesario modificar la

fecha de emisin de los mismos. Esto equivale al da, mes y ao en el cual se incluye la
nueva versin del documento al Sistema de Gestin de la Calidad.

4. DIVULGACIN DE MEJORAS

Una vez realizada la mejora documental, los documentos vigentes deben estar a disposicin
de las personas responsables de su uso. Por lo tanto, toda mejora documental debe ser
divulgada y distribuida a los procesos, cargos y partes interesadas. Esto se hace con el fin
de dar a conocer los cambios y evitar el uso de versiones anteriores u obsoletas, las cuales
no se encuentren adecuadas a las necesidades de la Norma NTC ISO 9001 y dems
exigencias de las partes interesadas.

Los medios de divulgacin y distribucin generalmente son: carpetas de uso compartido,

correo electrnico, cartelera informativa, intranet o a travs de software de gestin o control
de documentos.

Independientemente del medio a travs del cual se realice la divulgacin de las mejoras
documentales, es importante dejar evidencia de dicha actividad. De esta forma la compaa
puede asegurar y demostrar que las nuevas versiones de los documentos fueron
socializadas con las diferentes partes involucradas.

Para tener un mejor control de estas actividades, se

recomienda incorporar al Sistema de Gestin un listado con
todos los documentos, en la cual se indique la ltima versin
de cada uno, quienes son las personas que deben poseer
copia del mismo (copias controladas) y dnde se almacena
cada una de ellas.

Esta lista servir para conocer las versiones actuales de los

documentos y quines poseen copia de las mismas. De igual
manera, permite, en caso de editar una nueva versin, ir al
punto donde se encuentran las copias, retirarlas y reponer
con la ltima versin.

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GLOSARIO

Control de cambios: Actividades para controlar los resultados de un proceso

despus de la aprobacin formal de los mismos.

Correccin: Accin para eliminar una no conformidad detectada. Una

correccin puede realizarse con anterioridad, simultneamente o despus de
una accin correctiva y puede consistir, por ejemplo, en una actualizacin, un
cambio o un re-proceso.

Copia controlada: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad

para comunicar sus cambios y actualizaciones.

Distribucin: Es el proceso por el cual un documento aprobado se entrega a los

interesados en su aplicacin.

Documento obsoleto: Aquel que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Mejora: Actividad recurrente o puntual para mejorar el desempeo.

Verificacin: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos especificados.

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BIBLIOGRAFA

Calidad ISO 9001. (09 de septiembre de 2016). ISO 9001 Calidad. Sistemas de Gestin
segn ISO 9000. Consultado el 4 de marzo de 2017, de http://iso9001calidad.com

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. (2015).

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9000. Sistemas de Gestin de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario. Bogot: ICONTEC.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. (2015).

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001. Sistemas de Gestin de la Calidad - Requisitos.
Bogot: ICONTEC.

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CONTROL DEL DOCUMENTO

Caractersticas y funcin de la informacin

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