BPM Hecho a la derecha:

15 maneras de tener xito donde otros han fallado

Mike Lees

Director Senior de BPM Product Marketing, Software AG

Marzo de 2008

Contenido

Introduccin 3

1. Plan para el Cambio 4

2. Fomentar una cultura de "pensar de manera diferente" 4

3. No haga de BPM una excusa para una reduccin de personal 4

4. Enfoque en su cliente 5

5. Enfoque en sus trabajadores de procesos 5

6. Alinear los roles, las responsabilidades y la remuneracin 5

7. Reconocer y dirigir la poltica de BPM 6

8. Asegurar el Patrocinio Ejecutivo 6

9. Elija el proyecto correcto 6

10. Gestionar las expectativas 7

11. Seleccione una metodologa de proceso 7

12. Implementar un enfoque equilibrado de la tecnologa 7

13. Tome una visin amplia del entrenamiento 8

14. No sienta la necesidad de hacerlo todo usted mismo 8

15. Beneficio de la experiencia 8

Introduccin

Tasas de adopcin del Proceso de Negocio La tecnologa de gestin (BPM) Aumentando

dramticamente, y con ellos, Las historias de expectativas perdidas, desperdiciadas Inversiones
y fracasos directos son tambin en aumento.
Alguna vez has estado tan emocionado por un nuevo Pieza de tecnologa - una computadora,
un telfono O iPod - que ha abierto el Empaquetado y comenz a jugar sin Leyendo las
instrucciones Probablemente tuviste Divertido jugar, pero se tard ms de lo que Tendra que
encontrar la manera correcta de hacer Las cosas funcionan

De hecho, probablemente todava no est usando Algunas tecnologas como debera Y usted
puede haber dado por completo Y amortizado la inversin.

BPM incluye algunas caractersticas interesantes Tentadoras promesas de facilidad de uso, ms

felices, Trabajadores ms productivos y retornos rpidos. Como resultado, es tentador
simplemente arar Adelante y obtener la tecnologa instalada Sin pensar en lo menos
interesante Elementos como la metodologa, nuevos roles Y responsabilidades, entrenamiento
y similares.

Las promesas de BPM son reales, pero la xito est lleno de trampas y Atajos al fracaso. Las
mejores prcticas pueden ayudar Usted los evita. La buena noticia es que BPM ha alcanzado
ahora una etapa de madurez Que garantiza que los clientes que Simplemente emprender el
uso de sus mtodos y Herramientas tienen una riqueza de experiencia para aprender De y
construir sobre. Para tener xito con BPM, Usted tendr que desarrollar su propio mejor
Prcticas y las evolucionan constantemente Permanecer por delante de la competencia. Los
Las "lecciones aprendidas" proporcionan una Buen lugar para empezar.

No automatizar por el bien de l!

"Un hombre que dispara continuamente Mismo en el pie no debe comprar Un arma
automtica! "

- Proverbio chino

A menudo sus procesos estn funcionando bien Y el beneficio de BPM proviene de Mayores
niveles de automatizacin y agilidad. Pero no embarcarse en BPM asumiendo esto Siempre
ser el caso. Si un proceso es Roto, entonces la automatizacin slo Generan errores ms
rpido. Asegrese de que usted Datos pertinentes sobre la eficacia de Procesos antes de
automatizar su ejecucin. Mide primero!

Medir primero, medir a menudo y Medir el ltimo

"Los verdaderos problemas en tu vida son Apto para ser cosas que nunca se cruzaron Su
mente preocupada; El tipo que Ciego a las 4 PM en algunos inactivo Martes."

- Baz Luhrman

La mayora de la gente no lo admite, pero la vasta Mayora de las decisiones empresariales se

En la intuicin y la experiencia. "Nosotros Creo que el proceso funciona as, as que Debe hacer
X? "O" Los pedidos de clientes Retrasado en el pasado principalmente debido a Y, As que ve
arreglar eso! "Esto puede haber funcionado en En el pasado, sino en un cambio rpido y
Entorno empresarial impredecible, intestino Sentir y experimentar no lo cortar. Los El nfasis
tiene que ser en tiempo real, end-toend Seguimiento de las cosas que Importante para su
negocio - Key Performance Indicadores (KPI). T sers Sorprendi cmo las reuniones
productivas del proyecto Cuando empiezas a tener conversaciones Basado en datos relevantes
y procesables!

Sin embargo, la medicin durante el Slo parte de la historia. Si est explorando Donde
comenzar con BPM, Actividad Empresarial La supervisin (BAM) puede proporcionar la
respuesta. Ira a un mdico y recibir un Si no hubiera hecho un anlisis exhaustivo 'Anlisis
de la causa raz' basado en su actual Sntomas Si solo hay una cosa que Debe recordar aqu, es
esto: Inicie su Proyecto BPM mediante la medicin de actuacin. Sin una corriente precisa
Diagnstico su proyecto ser unfocused; Su ROI ser menor, y sus esfuerzos Puede llegar a ser
el objetivo de la mala problema. Si un proveedor le dice a modelo Sus procesos crticos antes
de que pueda Analizarlos y mejorarlos. Cuidado! Eso Probablemente significa que
simplemente tienen un Buena herramienta de modelado.

Medir primero descubre las cosas Usted no saba acerca de su negocio, Puramente porque
hasta que puedas mirar Dentro de las mtricas clave de un proceso ms De sus decisiones se
tomarn en el Salidas del proceso - y eso es slo la mitad historia. Si est cumpliendo el 100
por ciento de Sus pedidos a tiempo, pero para hacer que usted Tienen que acelerar
esasrdenes Cada vez ms gente en la Proceso, entonces probablemente no Logrando sus
objetivos de negocio principales. Tu Los mrgenes sern ms bajos, pero no saber porque.

Por ltimo, para toda la charla de Mejora, BPM todava implica proyectos, Y los proyectos
tienen duraciones fijas. Tu El proyecto BPM debe tener un punto final. Por supuesto, El
proyecto en s puede ser muy corto y La mejora incremental, pero a menos que Puede
completar un ciclo y medir Y celebrar su xito (o evaluar Tu fracaso) al final, entonces estars
en un Estado constante de cambio sin real Sentido del progreso.

1. Plan para el cambio

La planificacin es crtica en cualquier proyecto, pero en BPM, planificacin y gestin de

proyectos Requieren un enfoque mucho ms flexible. Usted debe entender claramente su Los
requisitos al comienzo de cada Incremental, pero en general es Es importante planificar los
requisitos Cambiar con cada ciclo y evolucionar como Implementar y mejorar.

Para reflejar esto, es fundamental asegurar que Las tecnologas que adopta permiten Cambio
en lugar de un estado actual Siendo 'hard-wired' en la solucin. Considerar el papel de las
reglas de negocio Infraestructura de procesos; Considera quin, cmo Y cuando los cambios en
el modelo de procesoPueden hacerse y evaluar las capacidades Alrededor del desarrollo
rpido de la interfaz de usuario / aplicacin.Todas estas capacidades son centrales para una
Infraestructura gil, pero el plan debera Gua de cmo se utilizan. Quiere que el Palas y
palas en manos de los Personas con el conocimiento adecuado, Capaz de iniciar un cambio en
un tiene sentido. Y, como ya se ha sealado, el Descentralizacin de la gestin del cambio
Requiere una gobernanza slida y una Controles. Asegrese de que las polticas estn en vigor
Para determinar quin puede cambiar qu, Cules cambian y cules cambian Requieren
aprobacin y pruebas.

2. Fomentar una cultura de pensamiento Diferentemente'

BPM es diferente. Te va a requerir Pensar de manera diferente tanto en cmo Enfoque de su
implementacin, cmo Fomentar y recompensar oportunidades Mejora y cmo sostiene la
Ventaja mediante la mejora continua Y la innovacin.

El BPM debe permitir que todos piensen Y actuar de manera diferente. Deben comenzar
nuevas ideas A la superficie de toda la organizacin - Especficamente de personas
involucradas Proceso que ven su lugar en el final-toend Operacin y son capaces de visualizar
Cmo se crea el valor y lo que est en el camino critico.

Pero conseguir que los empleados se presenten Con ideas, cambiar sus comportamientos y
Pensar en el mundo de otra manera no es fcil. Slo cuando la gente se sienta incentivada Y el
cambio de iniciacin cmodo Se levantan y se cuentan. Asi que, Incentive a su gente a pensar
de manera diferente Y asegurarse de que la gestin conduce por ejemplo.

3. No hagas de BPM una excusa para un Reduccin de personal

Hacer el ahorro de personal la clave Objetivo de su iniciativa de BPM es un Manera de

garantizar el fracaso al principio. El objetivo es hacer que el personal trabaje ms inteligente,
Ms rpido, ms consistente y con ms Centrarse en la creacin de valor.

No importa cun ambicioso sea su proceso Objetivos de automatizacin, su gente es la clave

Para que los procesos funcionen. Tu gente Son los que finalmente entregan Satisfaccin del
cliente y crear valor en tu negocio. Si mejora el proceso Iniciativas llevan a su gente a la
ingeniera A s mismos oa otros sin empleo, Y reubicarlos. Ms importante, Dejar claro que es
la meta.

Una de las primeras iniciativas de Kaizen de Toyota Supuestamente implicaba la creacin de un

Lugar en el taller donde los trabajadores Se mantendra una vez que hubieran completado Sus
tareas. Estos trabajadores eran bsicamente Anunciando que estaban disponibles Recursos
para otras tareas. Alguien corre peligro Adivinar qu ocurrira si un Trabajador de General
Motors se Dijo que no tena trabajo que hacer? Miedo al trabajo La prdida es una de las
fuerzas clave que frustra Cambios en las organizaciones, por lo que Miedo antes de empezar.

4. Enfoque en su cliente

Es fcil de atascarse en el detalle Del proceso y olvidar el objetivo - valor del cliente. Al final del
da, Uno de los principales objetivos de BPM es ver Su negocio la manera que sus clientes
hacen - Como una serie de procesos interrelacionados que Traducir un pedido a un bien
entregado o Servicio. A sus clientes no les importa cmo Las cosas se hacen; Solo les importa
que ellos Obtener un servicio excepcional y recibir lo que Ellos ordenaron al precio ms bajo
que usted puede Oferta y en el plazo previsto. Cuando se est trabajando en el detalle de
Cmo las rdenes del Web sobre $ 20.000 de Personas con baja calificacin crediticia Siempre
tenga en cuenta los grandes imagen! Es simple - si lo que ests haciendo En ltima instancia,
no crea valor para su Clientes que usted debe cuestionar seriamente Sus motivos.

Algunas cosas a considerar:

Mi solucin de BPM me permite Evitar un nmero significativo de errores En el

procesamiento de pedidos de clientes?
 Estoy usando una actividad empresarial? (BAM) de una manera Que me permite ver
problemas Antes de que mis clientes lo hagan y accin correctiva? Esto requiere
Monitorizacin a nivel de instancia y raz El anlisis de las causas, as como Tienen los KPIs
correctos especificados.

Debo exponer mis mtricas y Capacidades de monitoreo a mis socios Y los clientes? Los
procesos son una clave Parte de su diferenciacin competitiva Y ests orgulloso de la forma en
que se ejecutan, As que utilcelos para ganar nuevos negocios y Desarrollar grandes
asociaciones. Recuerda, Empresas lderes de hoy son Transparente y fcil de hacer negocios
con.

5. Enfoque en sus trabajadores del proceso Invertir en la plomera de BPM es Crtico, pero no
sobre-financie la infraestructura A expensas de los usuarios. BPM Tecnologa incorpora nuevas
capacidades Para crear interfaces de usuario intuitivas que Interacciones de aplicaciones a
tareas particulares Y proteger a los usuarios de la complejidad de Los sistemas subyacentes.
Tratar a los usuarios como Clientes - considere siempre cmo puede Ms productivos y la
Tecnologa ms invisible para que su Las tareas cotidianas se centran en la valor.

6. Alinear los roles, responsabilidades y Remuneracin Va a haber cambio y uno de Las claves
del xito con BPM est haciendo Que la gente est incentivada a hacer eso Cambiar y tener los
conjuntos de habilidades y Herramientas para contribuir al nuevo orden mundial Y tener xito.
Ponga una nueva remuneracin Planifica y capacita a las personas para exitoso.

Tendr que configurar una nueva Estructura organizativa para impulsar Y mantener su
iniciativa de BPM. Funciones que Pueden considerar incluyen:

Jefe de Proceso (Una evolucin del CIO)

Campen del Proceso

Dueo del proceso

Tcnico de Procesos

Analista de procesos

Sea creativo cuando busque adquirir nuevos habilidades. Su actual personal probablemente ya
Tiene las habilidades necesarias para tener xito. No tendrn los ttulos de trabajo adecuados,
pero Tendrn la comprensin correcta de Su negocio, la gente, los procesos y tecnologa. No
tengas miedo de mirar Proveedores y proveedores de servicios para obtener ayuda,
Especialmente en el corto plazo a medida que engranaje arriba. Pero para algunos papeles,
donde El conocimiento del negocio ser requerido, Considerar el personal a ms largo plazo.
Una forma de hacer que estos nuevos equipos funcionen Bien juntos y compartir
conocimientos es Establecer un Centro de Procesos de Excelencia Donde los interesados
planean juntos, Regularmente y realizar tareas de forma colaborativa.