GESTIN DE FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominacin del Programa de Formacin: Tecnlogo En Gestin Administrativa

Cdigo del Programa de Formacin: 122115
Nombre del Proyecto: Fortalecimiento De Los Procesos De La Gestion Administrativa Mediante
Una Empresa Simulada
Fase del Proyecto: III EJECUCIN
Actividad de Proyecto: Aplicar Las Normas De Organizacin Y Proteccin Documental De Acuerdo
Con Las Polticas Nacionales.
Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la
organizacin

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la organizacin y la legislacin

vigente.
Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de
sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de los documentos,
las normas internas y la legislacin vigente.
Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacin de los
documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.
Duracin de la Gua: 75

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz en la gua, , entonces, El proceso de gestin documental al interior de toda

organizacin es hoy una estrategia de informacin y comunicacin, sistemtico comprende, Produccin
de Documentos, Recepcin de Documentos, Trmite, Distribucin, Consulta, Retencin, Recuperacin
De La Informacin, Disposicin Final.

Por ello es importante reconocer que una de las funciones del Asistente administrativo, dentro de la
organizacin, frente a la documentacin que se recibe, despacha, radica y los medios tecnolgicos de una
organizacin teniendo en cuenta su poltica institucional y la normatividad vigente existente, as mismo, es
saber cmo y a dnde se debe despachar cada uno de estos documentos.

GFPI-F-019 V3
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Actividades de Reflexin inicial.

Ubiqumonos por un momento en nuestra casa. All se reciben varios documentos en un mes como:
facturas por pagar de agua, luz, gas, telfono, cartas, requerimientos, invitaciones, cobros de impuestos,
facturas de compras, entre otros. Todos estos documentos deben tener un trato especial, un destino y un
trmite final. En quince minutos vamos a recordar:

cul es ese trmite que damos all a estos documentos?

los conservamos? Cmo?
Qu se hace finalmente con ellos?
Si ha ocurrido en algn momento que se haya extraviado alguno de esos documentos y que ha
ocurrido en este caso?
Socialicemos con nuestros compaeros.

Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Por medio de sta gua se realizara este cuestionario:

1. Unidad de correspondencia
2. Funciones de la unidad de correspondencia
3. Recepcin de documentos definicin.
3.1 Marco normativo del proceso
Constitucin Poltica
Artculo15. Prrafo3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995. RECUPERADO. (LEGISLATIVO, 1995)
Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos,
ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
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3.2 Actividades
4. Distribucin de documentos definicin
4.1 marco normativo del proceso
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 5. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales
4.2 Actividades.
5. tramite de documentos
5.1 marco normativo del proceso
Constitucin Poltica. Artculo 23.
Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin.
Decreto 2150 de 1995.
Artculos 6, 16, 17, 22.
Artculo 25.
Decreto 1222 de 1999
Artculo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos.
5.2. Actividades
5.3. Recepcin de solicitud o trmite
5.4. Repuesta
6. comunicaciones oficiales
7. mensaje de datos.
8. documento original.
9. documento pblico.
10. registro de comunicaciones oficiales.
11. clasificacin de las comunicaciones.
12. comunicacin oficiales o pblicas
13. comunicaciones oficiales externas
14. comunicaciones ordinarias.
15. comunicaciones confidenciales.
16 comunicaciones urgentes certificadas
17 correo electrnico
18. comunicacin o documento dispositivo o impositivo
19. comunicacin o documento testimonial o probatorio
20. correspondencia personal o privada
21. elaboracin de planilla de reciba enviada interna
21. distribucin de correspondencia
22. Gestin documental
23. Investigue sobre el software que puede implementarse en una empresa para la radicacin
24. Presente un ensayo sobre la importancia de software en radicacin
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Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).

Elabore el manual de gestin documental de su empresa, en donde debe indicar los siguientes aspectos:
a. Objetivo
b. Alcance
c. Poltica de operacin
d. Normatividad
e. Desarrollo de los procesos (ingreso, radicacin, clasificacin, distribucin y salida de documentos y/o
comunicaciones tanto internas como externas).

As mismo elaborar los formatos para el recibo, distribucin y despacho de la correspondencia,

personalizados con la identidad de sus empresas.

Aprpiese de los conceptos de la gua, y aquellas palabras que no entiende a lo largo de la norma de
competencia y elabore un diccionario archivstico, tambin incluyendo los siguientes conceptos:
Gestin documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento electrnico
de archivo, Soportes documentales, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia.

Actividades de transferencia del conocimiento.

Para continuar con su proceso de aprendizaje, con la finalidad de desarrollar comprensiblemente los
conocimientos a adquirir que le permitirn afianzar da tras da su proceso como asistente administrativo
en formacin.

Por tal motivo le invitamos a participar de las siguientes actividades:

Actividad 1: Realizar una simulacin de radicacin de correspondencia de reciba, enviad interna,

dependiendo del manual de correspondencia vigente de la empresa (Acuerdo 060 del 2000). Para ello es
importante que presten total atencin a las explicaciones que se den al respecto.

La actividad de simulacin se realizar en tres sesiones de 5 aprendices en donde harn primero la

representacin identificando las unidades administrativas entregadas por el instructor, segundo identificar
y clasificar los documentos que se generen en cada una de ellas; tercero, su posterior despacho y
preservacin de los diferentes tipos de documentos.
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Con el anterior ejercicio tendr la posibilidad de analizar un caso sobre despacho de documentos en
donde nos ubicaremos ms en el da a da como asistentes administrativos y en el conocimiento y
desempeo de funciones dentro de una unidad administrativa.

Para un buen desarrollo de esta actividad deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Que los juegos y simulaciones en que se participar sean adecuados con los contenidos del curso.
Que los roles de los participantes sean claramente definidos y se promueva su rotacin.
De tu actitud, responsabilidad y pertinencia dependen los conocimientos que adquieras para tu
formacin profesional integral.

Para continuar con el proceso de afianzamiento de los conocimientos, usted aprendiz, debe realizar de
manera individual la actividad 2: All tendrn la posibilidad de realizar el registro, en una planilla de
correspondencia reciba, enviad interna para evidencia que fue entregada la correspondencia con su
firma de recibido enviado e interna la persona responsable.

Para finalizar y terminar de comprender la recepcin, cuidado y despacho de documentos realizaremos la

actividad 3, en donde mediante un ensayo usted se ubicar en el contexto de la formacin que est
recibiendo y dar paso al conocimiento que complementar su formacin como futuro Asistente
Administrativo.
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MATERIALES DE FORMACIN

Materiales de Formacin Devolutivos:

Ambiente requerido: ambiente de formacin

Computador
Video Bead
Tablero acrlico
Conexin a internet

Materiales de Formacin Consumibles:

Marcadores borrables
Borrador para tablero
Lapiceros
Hojas de papel.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIN

Tome como referencia las tcnicas e instrumentos de evaluacin citados en la gua de Desarrollo
Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

Evidencias de Conocimiento :
Cuestionario de recibo y despacho
de los documentos, y operar los
recursos tecnolgicos requeridos.
Aplica de manera rigurosa el
manual de gestin documental,
las normas de gestin de la
Calidad y la legislacin vigente
para el ingreso de los
documentos.
Tcnica de evaluacin:
formulacin de preguntas
Instrumento de evaluacin:
Cuestionario

Manual de gestin documental de Clasifica de manera cuidadosa

la empresa real.
Simulacin de recibo y clasificacin
de documentos para su debido
despacho.
la documentacin recibida.
Tcnica de evaluacin:
- radica de manera rigurosa los observacin directa
documentos para la
organizacin, internos y Instrumento de evaluacin: Lista
externos, Aplicando el software, de chequeo
las normas y la legislacin
vigente.

- Analiza e interpreta de Tcnica de evaluacin:

Evidencias de Desempeo
Radicacin de comunicaciones
Recibida- enviada - interna.
manera coherente la
informacin contenida en los
documentos
Recibidos, para el respectivo
registro.
Observacin directa
Instrumento de evaluacin: Lista
de chequeo

Utiliza de manera responsable

Evidencias de Producto:
Cuestionario resuelto
Manual terminado
Correspondencia radicada
los formatos, planillas y
software para el registro y
Control de los documentos Tcnica de evaluacin:
recibidos, teniendo en cuenta Valoracin de producto
las normas de gestin de la
Calidad y la tecnologa Instrumento de evaluacin: Lista
de verificacin
disponible.
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1. GLOSARIO DE TERMINOS

Radicacin. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar el trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos
trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.

Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona,
entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s), nmero de
radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita),
entre otros.

Despacho de documentos: Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el
proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad, agilidad y eficiencia en la toma de
decisiones de la entidad.

Distribucin o reparto: ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las
oficinas que deben atenderlas o registrarlas.

Gestin Documental: conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y
economa.

Manual administrativo: documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que
permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemtica informacin de una organizacin

Verificacin: Se refiere a la revisin de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas
establecidas para la elaboracin y tramite.

Traslado: Consiste en llevar la documentacin a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias,
anexos y sobres

Procedimiento: conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin
indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

Recepcin: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos
conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.
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5. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

LEGISLATIVO. (1995). DECRETO 2150 DE 1995. BOGOTA: NORMATIVIDAD.

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

https://es.slideshare.net/ciarteagaa/actividad-practica-ads

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Aceneth Medina Instructora Formacin 01 junio 2017

Monsalve Regular/Regional
Cesar/Centro
Agroempresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar nicamente si realiza ajustes a la gua)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razn del Cambio

Autor (es)