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Contbil
O TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) um dos componentes da linha Windows de gesto integrada
empresarial TOTVS. Esses aplicativos trabalham de forma integrada, compartilhando entre si operaes
importantes com uma interface semelhante entre eles, alem de amigvel para o usurio.
Esse um dos Aplicativos que integram a Linha RM e que abrange todas as funes da automao
oferecidas atravs desta linha de software administrativo.
Objetivos
As caractersticas funcionais do TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) possui recursos flexveis e que
permitem uma racionalizao das informaes cadastradas e otimizao dos dados necessrios aos
controles contbeis e gerenciais, atravs de suas divises funcionais internas.
O sistema recebe os lanamentos contbeis de todos os aplicativos atravs de lotes e desta maneira os
usurios da contabilidade podem confer-los e, quando desejado, realizar a integrao dos mesmos ao
lote 0 da contabilidade.
O conceito de lote 0 da contabilidade significa que somente os lanamentos que esto no lote 0
influenciam nos saldos das contas que so apresentados nos relatrios internos do sistema.
As informaes geradas pelo TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) permitem, aos usurios da contabilidade,
obter informaes contbeis e gerenciais para tomada de decises dentro e fora das empresas.
Encerramento do
Entidades Principais Relatrios
Escriturao Contbil
Exerccio Oramento
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Dentro de uma viso abrangente, as contas fazem parte de um sistema contbil cujos objetivos, do ponto
de vista da Estrutura de uma Entidade Contbil, tanto podem ser internos quanto externos, o que o torna
de grande complexidade.
O primeiro passo para que as contas tenham como atender a maioria desses objetivos, a de organiz-las
em um Plano de Contas (tambm conhecido como Quadro de Contas ou Estrutura de Contas).
O elenco de contas e o grau de pormenores num plano de contas depende do volume e da natureza dos
negcios de uma empresa. Entretanto, na estruturao do plano de contas devem ser considerados os
interesses dos usurios (gerentes, proprietrios da empresa, governo, bancos, etc).
Tendo em vista a estrutura desenvolvida pela lei societria brasileira, um Plano de contas analtico poderia
ter a seguinte estrutura de 1 nivel:
l Cdigo 1 - Ativo
l Cdigo 2 - Passivo
A partir dessa codificao inicial (que pode variar de acordo com a entidade. Por exemplo, se a Entidade
no for do tipo industrial, pode-se mudar o cdigo 5 para Despesas e o Cdigo 6 para Outros Resultados),
citamos como exemplo o cdigo de uma conta patrimonial:
Exemplo:
Conta 6111.0003:
l Cdigo 6 - Despesas e Outros Resultados
l Cdigo 61 - Despesas Administrativas
l Cdigo 611 - Despesas de Pessoal
l Cdigo 6111 - Salrios e remuneraes
l Cdigo Extenso 0003 - Horas extras
O Plano de contas com um nico ttulo para cada conta ou um nico ttulo de conta para determinada
operao evita que diversas pessoas ligadas ao setor contbil (lanadores) registrem um mesmo fato
contbil ou uma mesma operao com nomenclaturas diferentes. Desta forma, com a padronizao dos
registros contbeis, mesmo que haja rotao de profissionais contbeis, no ocorrer perigo de falta de
uniformidade das nomenclaturas.
Antes de se iniciar o cadastro de um plano de contas preciso definir suas parametrizaes, pois sem ela
no ser possvel o cadastro do plano de contas. Os parmetros do plano de contas podem ser acessados
atravs do menu Ambiente/Parmetros/TOTVS Gesto Contbil/Processo 01.01 - Plano de Contas / Etapa
1 - Parmetros Gerais do Plano de Contas Contbil.
Nesta etapa so definidas as opes relacionadas com o plano de contas e sua utilizao na incluso de
lanamentos contbeis. Dentre as opes apresentadas a principal Acessa contas globais.
Habilitando esta opo, ser possvel definir opcionalmente, contas contbeis ou gerenciais que devero
estar disponveis para todas as coligadas. Com a opo desmarcada, as contas somente podero ser
acessadas exclusivamente nas coligadas nas quais foram criadas.
Esta opo deve ser habilitada apenas para coligadas que possuam mscaras iguais. Do contrrio poder
haver inconsistncias nos relatrios.
Fique O sistema no deixar ativar o parmetro Acessa Contas Globais se existir uma conta global com o mesmo cdigo
atento
contbil ou reduzido de contas da coligada.
O plano de contas contbil enumerado ou codificado de forma racional, o que facilita a contabilizao
atravs de processos eletrnicos. Com a estruturao do plano de contas pode-se falar em escriturao
ou registros contbeis como manda nossa legislao.
No TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) para estruturar um plano de contas necessrio definir a mscara
contbil dos grupos. Para informar a mscara contbil deve-se acessar o menu Opes / Parmetros /
RM Saldus Ambiente/Parmetros/TOTVS Gesto Contbil//Processo 01.01 - Plano de Contas / Etapa 2 -
Parmetros do Plano de Contas Contbil.
So apresentados 9 grupos contbeis (0 a 9), esta configurao consiste da definio do nmero de dgitos
e nveis que cada grupo de contas contm. Somente no primeiro nvel das mscaras no permitido mais
de um caractere. Conforme j citado, cada empresa definir a mscara contbil dos grupos de acordo com
sua necessidade.
Dentro do processo de preenchimento das mscaras existe a opo No utiliza mscaras nas contas, esta
opo utilizada apenas para empresas que so reguladas pela ANS (Agncia Nacional de Sade). O plano
de contas contbil destas empresas no utiliza nveis na mscara e por este motivo foi implementada no
sistema esta opo. As empresas que j fizeram a converso do plano de contas contbil, conforme plano
da ANS, j possuem esta opo marcada e desabilitada.
Portanto, segue o mesmo conceito do plano de contas contbil, cada empresa de acordo com sua
atividade e seu tamanho deve ter seu prprio Plano de Contas gerencial, caso deseje ratear suas despesas
ou custos.
Alm disso, o custo de manter uma contabilidade completa (livros dirio, razo, inventrio, conciliaes, etc.)
no justificvel para atender somente o fisco. Informaes relevantes podem estar sendo desperdiadas
quando a contabilidade encarada como um mero cumprimento da burocracia governamental.
Os gestores de empresas precisam aproveitar as informaes geradas pela escriturao contbil, pois
obviamente este ser um fator de competitividade com seus concorrentes: a tomada de decises com
base em fatos reais e dentro de uma tcnica comprovadamente eficaz o uso da contabilidade.
No TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) para estruturar um plano de contas gerencial da mesma maneira
que o plano de contas contbil necessrio definir a mscara contbil dos grupos. Para informar a mscara
contbil deve-se acessar o menuAmbiente/Parmetros/TOTVS Gesto Contbil/Processo 01.01 - Plano de
Contas / Etapa 3 - Parmetros do Plano de Contas Gerencial.
Procedimento
1. Para o cadastro da tabela de plano de contas gerencial, acesse o menu Cadastros / Plano de
contas Gerencial.
2. Na viso de filtros clique no boto Novo, selecione o campo Cdigo, e o operador IS NOT
NULL.
3. Clique em Adicionar e aps no boto Salvar
4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no boto Executar
5. Clique no boto novo para incluso da conta gerencial;
6. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
Caso tenha sido criado um campo complementar para conta gerencial ao incluir uma nova conta gerencial
apresentada uma pasta chamada campos complementares,
Campos Complementares
Os campos complementares tm por finalidade definir informaes que, por default, no so encontrados
no aplicativo. possvel criar campos complementares para lanamentos, contas contbeis, contas
gerenciais e centro de custos. Os campos complementares podem ser do tipo Inteiro, Data, Texto,
Real ou Alfanumrico. Pode-se fazer uma validao do valor informado para o campo complementar,
utilizando tabela dinmica, ou seja, o valor digitado deve estar cadastrado na tabela dinmica informada
na criao do campo complementar. As tabelas dinmicas so cadastradas atravs do menu Cadastros /
Tabelas Dinmicas.
Procedimento
1. Para o cadastro de campos complementares, acesse o menu Cadastros / Campos
complementares.
2. Selecione Lanamentos/Contas contbeis/Contas gerenciais/ou centros de custos. (no caso
de dvida consulte o Help).
1. Para o cadastro da tabela de plano de contas contbil, acesse o menu Cadastros / Plano de
contas contbil.
2. Na viso de filtros clique no boto Novo, selecione o campo Cdigo, e o operador IS NOT
NULL.
3. Clique em Adicionar e aps no boto Salvar
4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no boto Executar
5. Clique no boto novo para incluso da conta contbil;
6. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
A distribuio gerencial pode ser predefinida informando-se o rateio diretamente na conta contbil, ou
pode-se definir a distribuio no momento da digitao do lanamento/partida contbil. Caso o rateio
no seja fixo, a pasta Distribuio Gerencial ficar em branco e a distribuio ser definida no momento
da digitao do lanamento. Caso o rateio para essa conta seja fixo, definir na pasta Distribuio Gerencial
o percentual a ser rateado para cada conta gerencial.
O campo Rateio de uma conta s poder ser marcado no momento da incluso da conta contbil. Caso
seja necessrio habilitar essa opo aps a incluso da conta contbil, dever ser utilizado o processo
ALTERAO DO CAMPO TEM DISTRIBUIO GERENCIAL disponvel na viso do plano de contas
contbil.
Caso a conta contbil tenha sido includa com a opo de rateio marcada e o usurio deseja futuramente
desmarcar esta opo, o mesmo dever executar este processo para que a conta deixe de ter distribuio
gerencial.
Lembrando que toda a movimentao da conta contbil afetada quando este processo executado, ou
seja, onde a conta contbil existir, a mesma sofrer a alterao conforme opo escolhida no processo.
Alterao da Mscara
Aps o cadastramento das Mscaras Contbeis e Gerenciais, e caso j tenha cadastrado alguma conta no
grupo que deseja alterar(grupo 1, grupo 2, grupo 3,...) o sistema permitir apenas o aumento de dgitos
e/ou nveis das mscaras.
Exemplo:
Mscara Antiga = #.#.#.#.### Conta: 1.1.1.1.001
Mscara Nova = #.#.##.#.##### Conta: 1.1.01.1.00001
Esta alterao somente ser possvel se a conta no estiver sendo utilizada em Lanamentos/Partidas
Contbeis ou em outros processos.
Para isto, informe o cdigo atual da conta e o novo cdigo, em seguida acione o boto Incluir para que a
conta seja includa na relao de contas a serem alteradas.
Inclua todas as contas que desejar na relao de contas a serem alteradas e, finalmente, mande executar
o processo.
l Deixar de ter Distribuio Gerencial - Se a conta selecionada j estiver sendo utilizada nos Lanamentos/
Partidas Contbeis, todo o Rateio Gerencial relacionado a esta Conta ser eliminado.
l Passar a ter Distribuio Gerencial - Se a conta selecionada j estiver sendo utilizada nos Lanamentos/
Partidas Contbeis, o percentual do Rateio Gerencial informado para a conta, ser aplicado nestes
Lanamentos/Partidas Contbeis.
Para realizar este processo, informe as Contas que deseja inativar/ativar e informe tambm o motivo da
inativao, aps execute o processo.
Ateno:
Se desejado poder ser enviado um email para os usurios desejados informando sobre a inativao da
conta.
Para realizar este processo, marque as Contas que deseja copiar, selecione este processo e informe para
quais Coligadas deseja realizar a cpia.
2 Passivo
2.1 Passivo Circulante
2.1.1 Fornecedores
2.1.1.1 Fornecedores Nacionais
2.1.1.1.001 Drogaria ABC LTDA.
2.1.1.1.002 RMW LTDA.
2.1.1.1.003 JWK S/A.
2.2 Patrimnio Lquido
2.2.1 Apurao de Resultados
3 Despesas
3.1 Despesas Administrativas
3.1.1 Despesas Administrativas Operacionais
3.1.1.1 Despesas com Mo-de-Obra Indireta
3.1.1.1.001 Salrios
Observao:
Para a conta 3.1.1.1.001 habilitar o campo Rateio
Definir que ela possuir distribuio gerencial, mas no informar o rateio gerencial para a mesma.
Observao:
Para a conta 3.1.1.2.001 habilitar o campo Rateio
Definir que ela possuir distribuio gerencial e informar o seguinte rateio gerencial:
25% Conta Gerencial 1.01 Financeiro;
25% Conta Gerencial 1.02 Contabilidade;
25% Conta Gerencial 1.03 Vendas;
25% Conta Gerencial 1.04 Compras.
Observao:
Para a conta 3.1.1.3.001 habilitar o campo Rateio
Definir que ela possuir distribuio gerencial, mas no informar o rateio gerencial para a mesma.
4 Receitas
4.1 Receitas Operacionais
4.1.1 Receitas Operacionais de Vendas
4.1.1.1 Receitas Operacionais de Vendas de Sistemas
4.1.1.1.001 Vendas Sistemas Linha Windows
Observao:
Para a conta 4.1.1.1.001 habilitar o campo Rateio
Definir que ela possuir distribuio gerencial, mas no informar o rateio gerencial para a mesma.
Observao:
Para a conta 4.1.1.2.001 habilitar o campo Rateio
Definir que ela possuir distribuio gerencial, mas no informar o rateio gerencial para a mesma
Antes de iniciar o cadastro de um histrico padro, dever ser definido todos os parmetros relativos
manuteno de histricos padres em ambiente / Parmetros / TOTVS Gesto Contbil.
Procedimento
1. Para o cadastro da tabela de histricos padres, acesse o menu Cadastros / Histricos
Padres.
2. Na viso de filtros clique no boto Novo, selecione o campo Cdigo e o operador IS NOT
NULL.
3. Clique em Adicionar e aps no boto Salvar.
4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no boto Executar .
5. Clique no boto novo para incluso de um histrico padro.
6. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
Exerccios
Anotaes
Antes de iniciar o cadastro dos centros de custos, dever ser definido todos os parmetros relativos a este
cadastro em Ambiente / Parmetros / TOTVS Gestao Contbil.
muito importante o preenchimento correto da mscara do centro de custo, ela definida na implantao
do sistema e s poder ser alterada caso no existam centros de custos cadastrados na coligada. Portanto,
a estrutura da mscara ser definida de acordo com a necessidade de cada empresa.
Exerccios
Procedimento
1. Para o cadastro da tabela de centros de custo, acesse o menu Cadastros / Centros de custos.
2. Na viso de filtros clique no boto Novo, selecione o campo Cdigoe o operador IS NOT
NULL.
3. Clique em Adicionar e aps no boto Salvar.
4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no boto Executar .
5. Clique no boto novo para incluso de um centro de custo.
6. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida de algum campo, consulte
o Help).
Se o campo Permite lanamentos no estiver marcado o centro de custo no permitir que sejam includos lanamentos/
partidas contbeis para o mesmo, caso o usurio deseje que estes centros de custos no sejam apresentados na incluso
do lanamento/partida contbil deve-se desmarcar nos parmetros a opo Exibir centro de custo que no permite
Fique lanamento que se encontra em Ambiente /Parmetros / TOTVS Gesto Contbil Processo 01.02 Lanamentos / Etapa
atento 8 Manuteno dos lanamentos Contbeis
Exerccios
01 Produo
01.1 Manuteno
01.1.1 Linha Windows
01.1.1.1 RM Labore
01.1.1.2 RM Saldus
01.1.1.3 RM Fluxus
01.2 Desenvolvimento
01.2.1 Linha Windows
01.2.1.1 RM Labore
01.2.1.2 RM Saldus
01.2.1.3 RM Fluxus
Observao:
Nos nveis sintticos de centros de custos o parmetro Permite lanamento deve estar
desmarcado.
Anotaes
Encerramento do
Entidades Principais Relatrios
Escriturao Contbil
Exerccio Oramento
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Parmetros Gerais
Este processo o primeiro a ser feito, pois ele consiste em definir todas as opes com as quais a empresa
pretende trabalhar ao operar o sistema. Ele deve ser muito bem definido para o perfeito funcionamento
do sistema.
Aps definidas as parametrizaes recomendado que apenas um determinado grupo de usurios tenha
acesso aos parmetros, pois assim ser possvel fazer garantir a correta parametrizao do sistema para
obter o resultado desejado.
Procedimento
Para acessar os parmetros deve-se entrar no menu Amibente/Parmetros/TOTVS Gesto
Contbil.
Encerramento do
Entidades Principais Relatrios
Escriturao Contbil
Exerccio Oramento
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Escriturao Contbil
No meio empresarial brasileiro,escriturao o nome que a legislao escolheu para expressar o ato
de se efetuarem os lanamentos em contas geralmente para fins contbil - posteriormente compilados
em livros e fichas. Assim, alm de escriturao contbil, tambm so comuns as expresses escriturao
mercantil ou comercial e escriturao tributria ou fiscal.
Funcionamento
O mtodo de escriturao mais desenvolvido o chamado mtodo das partidas dobradas e por isso
deve ser utilizado pelos contabilistas. Existem outros, como o de partidas simples, que normalmente so
satisfatrios para os outros tipos de escriturao.
A regra das partidas dobradas assusta pela simplicidade.Para cada lanamento dbitodeve corresponder
um crdito e vice-versa. Essa descoberta da simetria a partir dos chamados fatos contbeis contribui
para que muitos autores classifiquem o mtodo das partidas dobradas como a arte da escriturao.
Sua premissa de que a condio financeira e os resultados das operaes de uma empresa ouorganizao
so melhores representadas por diversas variveis, chamadas contas, em que cada uma reflete um aspecto
em particular do negcio como um valor monetrio.
Cada transao financeira registrada na forma de entradas em pelo menos duas contas, nas quais o
total de dbitos deve ser igual ao total de crditos. A idia do mtodo desenvolveu-se quando se criou a
conta Capital. A primeira transao financeira da entidade, qual seja a colocao de dinheiro nas contas
da mesma pelos scios, se escritura assim:
Por essa simples notao algbrica (CAIXA=CAPITAL), registra-se toda a gama de informaes financeiras
envolvidas na operao. Sabe-se o dinheiro que a entidade poder investir em seus negcios, sem que se
esquea da obrigao assumida: encerrar as atividades, ou determinado scio deixar o empreendimento,
a quantia que ele entregou dever ser formalmente devolvida pela Entidade para as contas do mesmo.
Considerando-se que um fator primordial de controle do mtodo das partidas dobradas o destaque
sempre da contra-partida na escriturao dos lanamentos contbeis, a 4 frmula deve ter uso restrito,
s sendo indicada quando no houver possibilidade de se obscurecer essa informao, ou seja, para
cada lanamento em uma determinada conta, deve-se indicar com clareza e preciso a contra-partida ou
contra-conta correspondente.
Dbito Crdito
A contabilidade deve ser considerada sempre uma ferramenta imprescindvel gesto de qualquer
entidade, cabendo ao administrador, scios ou representantes implementarem a escriturao contbil
atravs de contabilista devidamente habilitado.
Antes de iniciar o cadastro dos lanamentos contbeis dever ser definido todos os parmetros que esto
relacionados com a incluso de lanamentos/partidas contbeis. A definio dos parmetros deve ser
feita acessando o menu Ambiente /Parmetros / TOTVS Gesto Contbil Processo 01.02 Lanamentos
/ Etapa 6 - Perodo contbil , Etapa 7 Moeda Corrente da Contabilidade, Etapa 8 Manuteno dos
lanamentos contbeis, Etapa 9 Manuteno dos lanamentos contbeis, Etapa 10 Manuteno dos
lotes Contbeis
Na etapa 6 Perodo Contbil citada acima so apresentadas as datas relacionadas com o exerccio
contbil da empresa.
Estas datas so muito importantes para o sistema, pois sero permitidas as incluses de lanamentos/
partidas contbeis que somente possurem a data do lanamento dentro da data inicial e final do perodo
contbil e que ainda possurem a data posterior a data de fechamento informada nos parmetros. Uma
vez definida a data inicial do sistema a mesma no mais poder ser alterada.
Os aplicativos que integram com o TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus) consistem a data do perodo
contbil e a data de fechamento informada nos parmetros. No cadastro de cada usurio tambm deve
ser informado o perodo contbil permitido para o mesmo incluir lanamentos.
Exemplo:
Vamos supor que a contabilidade j est fechada at 31/12/2011, ou seja, a data de fechamento
31/12/2011. Porm o controle de estoque da empresa j est fechado at 29/02/2012. Ento a empresa
insere a data de bloqueio para o mdulo de Gesto de Compras/Estoque e Faturamento (RM Nucleus) em
29/02/2012 para todas as filiais. Assim o sistema no permitir que nenhuma contabilizao seja feita com
data igual ou anterior 29/02/2012.
Se trata de mais uma maneira de bloquear entrada de lanamentos/partidas em perodos que j possuem
movimentao contbil fechada.
Desta forma, todas as partidas do lanamento (Dbitos e Crditos) so agrupadas sob um nico
identificador.
Capa do Lanamento
A capa do Lanamento armazenar os seguintes campos:
l ID, identificador do lanamento que ser gerado automaticamente pelo sistema;
l DESCRIO, texto que resume a operao contbil;
l DATA, data do lanamento.
Partida
As Partidas representam os Dbitos e os Crditos do Lanamento, podendo ento em uma mesma Partida
ser lanado o Dbito e tambm Crdito ou ento, incluir Partidas separadas para o Dbito e para o Crdito,
lembrando que, independente da forma de incluso das Partidas, o valor de Dbito deve sempre ser igual
ao valor de Crdito.
Campos da Partida
Os dados referentes a cada Partida que compe o Lanamento devero ser preenchidos.
Exemplo:
Filial, Nmero do Documento, Conta Contbil, Valor, Histrico.
A seguir, vamos explicar vamos explicar com mais detalhes este cadastro.
Incluso
Alguns campos da tela de partida so de preenchimento obrigatrio e estaro em negrito. Como por
exemplo, Filial, Conta Dbito ou Conta Crdito e Valor
Contas Contbeis
Como vimos anteriormente as partidas podem conter apenas Conta Dbito, apenas Conta Crdito ou
possuir as duas informaes.
O campo Contrapartida, utilizado apenas na emisso de alguns relatrios, considerado apenas como
um campo informativo.
Observao:
Na Edio de partidas alguns campos ficaro desabilitados, ou seja, suas informaes no podero ser
alteradas. Isto se deve a vrios motivos.
Exemplo:
Um Lanamento/Partida originada do RM Nucleus no pode ter o valor alterado.
Para entender melhor as regras que envolvem a Incluso e Edio dos Lanamentos/Partidas Contbeis,
consulte o HELP do sistema
Partidas
Campos Complementares
Atravs do cadastro de Campos Complementares, possvel criar campos que podero ser utilizados
nas Partidas dos Lanamentos Contbeis. Menu: Cadastro / Campos Complementares / Lanamentos.
Os campos criados ficaro disponveis na janela Campos Complementares das Partidas.
Existe ainda a opo de associar um Campo Complementar as Contas Contbeis, assim, s ficar disponvel
na Partida os Campos Complementares que foram associados a conta contbil que est sendo utilizada
na Partida em questo. Esta opo deve ser habilitada atravs nos parmetros do sistema.
Informaes
Nesta pasta sero apresentadas informaes sobre cada partida, tais como, Data e Hora de Incluso, Data
e Hora de Alterao, Data e Hora de Integrao e seus respectivos usurios.
Ser informada tambm a Origem da Partida.
Isto ocorre quando a Conta Contbil utilizada nos lanamentos/partidas, possui o campo Rateio
Gerencial habilitado. Neste caso, deve-se obrigatoriamente informar o Rateio Gerencial nestes
lanamentos/partidas.
A distribuio gerencial poder ser predefinida diretamente na conta contbil, na pasta Distribuio
Gerencial, caso contrrio, deve-se definir a distribuio no momento da incluso do lanamento/partida.
Outra possibilidade na utilizao do parmetro Usa 2 Valor, no definir uma Moeda padro para o
clculo do segundo valor e habilitar a opo: Usa Mltiplas Moedas.
Neste caso, a Moeda ou ndice pode ser informada nas contas contbeis, com a opo de informar uma
conta para cada situao: Compra ou Venda. O sistema ir verificar a Natureza da Conta Contbil
(Credora ou Devedora) e a Natureza da Partida (Crdito ou Dbito), para definir qual cotao ser
utilizada no clculo do segundo valor.
Exemplo:
se a Conta Contbil est sendo utilizada no campo Conta de Dbito na Partida do Lanamento e sua
Natureza Devedora o sistema ir utilizar a Cotao da Moeda informada no campo Moeda Compra
no Cadastro da Conta Contbil.
Ou seja, se a operao contbil aumentar o saldo da conta, ser considerado uma operao de compra,
caso a operao contbil reduza o saldo da Conta (Crdito em Conta Devedora) ser considerado uma
operao de venda.
Ateno:
Ao utilizar esta opo Usa mltiplas Moedas, s ser permitido informar uma Conta Contbil (ou dbito
ou crdito), nas Partidas dos Lanamentos Contbeis. Caso a coligada j possua Lanamentos/partidas com
um dbito e crdito na mesma partida a opo Usa mltiplas Moedas no habilitada nos parmetros.
O sistema trabalha com dois tipos de lotes de lanamentos: um chamado Lote Zero e outro Lote N.
O Lote Zero o lote oficial da contabilidade e de onde o sistema retira todas as informaes necessrias
para elaborao e emisso de relatrios, controle e consulta de saldos, apurao de resultados, rotinas
legais, enfim, do lote zero onde o sistema retira todas as informaes necessrias para o controle da
escriturao contbil.
Lote N so lotes de lanamentos que tem por finalidade facilitar o controle sobre lanamentos que ainda
no fazem parte dos dados oficiais da contabilidade. Os lanamentos/partidas contbeis originados de
outros mdulos, so includos nos lotes de lanamentos especficos para cada mdulo.
Manuteno de Lotes
Cada Lote de lanamentos ser identificado por um cdigo que dever ser nico para cada Lote. Dever
ser tambm definido um intervalo de datas permitidas para a incluso dos lanamentos no Lote, assim
como um valor total para os lanamentos do Lote. A este conjunto de dados e informaes chamamos
de Capa de Lote.
Cada um dos lotes visualizados na janela principal poder ser aberto para que seus lanamentos sejam
visualizados, excludos ou alterados, dando um duplo clique sobre a linha do lote.
Procedimento
1. Para a incluso de um lote, acesse o menu Lanamentos / Manuteno de Lotes.
2. Sero apresentados todos os lotes (caso o parmetro Visualizar lotes sem lanamentos de
outros sistemas esteja desmarcado, sero apresentados somente lotes com lanamentos.)
3. Clique no boto novo.
4. Sero apresentados os campos para preenchimento da capa do lote. No caso de dvida
consulte o Help.
5. Aps salvar a capa do lote, para a incluso de lanamentos dentro do lote criado, d um duplo
clique com o mouse no lote .
6. Crie um novo filtro se desejado ou clique no boto Todos.
7. Clique no boto novo.
8. Sero apresentados os campos para incluso do lanamento contbil. No caso de dvida
consulte o Help.
Ateno:
A pasta de campos complementares ser apresentada caso existam campos complementares cadastrados
para lanamentos. A partida contbil pode apresentar o campo Departamento. Departamento uma
tabela global do sistema e pode ser utilizada no lanamento contbil.
Bloquear Lote
Este processo permite que um lote seja bloqueado por determinado motivo.
Exemplo:
Vamos supor que o responsvel pela contabilidade deseja conferir os lotes originados do financeiro,
ento o mesmo realiza o bloqueio destes lotes para efetuar a conferncia. Com o bloqueio, os lotes no
podero ser integrados.
O processos est disponvel na viso de lotes no menu Processos/Bloquear Lote
Desbloquear Lote
Este processo permite que um lote que esteja bloqueado por determinado usurio seja desbloqueado.
Exemplo:
No exemplo acima, aps o usurio conferir os lanamentos/partidas dos lotes originados do financeiro, o
mesmo poder desbloquear os lotes utilizando este processo.
Ateno:
Os lotes podem ser desbloqueados pelo usurio que bloqueou o mesmo, ou por um usurio supervisor.
As contabilizaes sero registradas atravs de lote, posteriormente, dever ser feita a integrao do
lote aos demais lanamentos.
Lanamentos:
Venda a vista de Sistemas na Filial: Matriz
Data: 03/01/XXXX
Documento: 003735
Dbito: 1.1.1.1.002 - Banco Ita S/A
Crdito: 4.1.1.1.001 - Venda de Sistemas Linha Windows
Valor de R$ 60.000,00
Histrico: 02
Rateio Crdito:
40% para a conta gerencial 2.001 Venda de Sistemas RM Saldus
60% para a conta gerencial 2.002 Venda de Sistemas RM Fluxus
Venda a vista de Sistemas na Filial: Matriz
Data: 18/01/XXXX
Documento: 003736
3. Aps a Integrao, criar um filtro para consultar os lanamentos deste lote e alterar o lanamento
cujo nmero de documento 003735, valor de 60.000,00 que passar para 65.000,00.
Manuteno de Lanamentos
Os lanamentos tambm podem ser includos diretamente no lote 0, porm, uma vez que o sistema
trabalha de forma integrada aos demais mdulos, este processo deve ser tratado como exceo,
priorizando sempre a contabilizao nos mdulos de origem.
Bem como, a Alterao e Excluso de lanamentos integrados ao lote 0, deve ser feita com cautela,
visto que esses dados j podem ter sido apresentados em algum demonstrativo oficial ou em alguma
obrigao legal, como por exemplo, o SPED Contbil.
Exemplo:
Vamos supor que o usurio necessita realizar a alterao do cdigo de centro de custos de vrias partidas
ao mesmo tempo. Ento aps selecionar as partidas na viso de Lanamentos o mesmo deve executar o
processo de Alterao de Partidas em Grupo.
Procedimento
1. Para a incluso de lanamentos, diretamente no lote 0, acesse o menu Escriturao Contbil/
Lanamento.
2. Selecione/crie e execute o filtro.
3. Clique no boto novo.
4. Sero apresentados os campos para incluso do lanamento contbil e suas partidas. (em
caso de dvidas consulte o help)
Exerccios
Filial: Matriz
Data: 31/12/XXXX
Histrico: Composio do Saldo Anterior
Anotaes
Encerramento do
Oramento
Entidades Principais Relatrios
Escriturao Contbil
Exerccio
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Lanamentos Peridicos
Esta ferramenta utilizada para efetuar lanamentos/partidas que ocorrem com certa freqncia e que
possuem caractersticas semelhantes.
Exemplo:
Todos os meses a empresa Treinamento LTDA gera no sistema, lanamentos/partidas referentes a despesas
com aluguel de galpes para estoque. Para que isso seja realizado mais facilmente, ser necessria criar
uma estrutura de lanamentos peridicos com o respectivo histrico, referente a estes lanamentos
mensais, onde sero variveis a data e valor dos lanamentos.
Procedimento
1. Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Escriturao Contbil/Lanamentos Peridicos.
2. Crie ou selecione um filtro j existente e execute o mesmo.
3. Clique no boto Incluir.
3. Ser apresentada a tela para informao do cdigo, descrio e tipo de data da estrutura.
Aps informar estes dados deve-se acessar a pasta Variveis da Estrutura, clicar no boto
Incluir e definir as variveis que sofrero alteraes a cada lanamento. No exemplo acima,
seriam variveis: a data e o valor dos lanamentos. Como o tipo de data definido na pasta de
identificao, neste exemplo a nica varivel seria o Valor da Partida.
4. Em seguida, deve-se acessar a pasta Identificao, clicar no boto Incluir e definir o molde
para as partidas. Os campos de variveis devem ter a caixa de checkbox ao lado do campo
marcada e informada a varivel correspondente. No nosso exemplo, no campo Valor, deve-se
marcar o checkbox ao lado do campo e selecionar a varivel que foi cadastrada.
Antes de gerar o lanamento peridico ser necessrio criar um lote que receber estes
lanamentos/partidas. A menos que o usurio escolha efetuar o lanamento/partida diretamente no lote
zero.
Procedimento
1. Para utilizar esta processo na viso de Lanamentos Peridicos acesse o menu Processos/
Gerao de Lanamentos Peridicos.
2. Ser apresentada a tela onde deve-se informar o cdigo da estrutura e o lote onde sero
gerados os lanamentos. Caso o tipo de data definido tenha sido o tipo Varivel de data, a
mesma dever ser informada no momento da gerao.
3. Em seguida deve ser informado o valor de cada varivel e confirmar o processo.
Ateno:
A partir da verso 11.50 o processo de Agendamento de Lanamentos passar a ser efetuado pelo
processo de Lanamentos Peridicos.
A diferena de um Lanamento Peridico agendado que o mesmo j precisa estar todo pronto, ou seja,
nenhum campo ir variar, o lanamento/partida j estar pronto para ser gerado.
Ao criar um Lanamento Peridico agendado na pastaIdentificaodeve possuir o tipo de data=Compor
Data. O Lanamento/Partida ser gerado no dia/ms/ano informado.
Para que o Lanamento/Peridico seja gerado preciso que o ambiente esteja em modo 3 camadas. Caso
sua empresa deseje trabalhar com agendamentos e no possui este ambiente, favor entrar em contato
com o suporte tcnico para orientaes.
Exerccios
1. Criar o seguinte molde para realizar os lanamentos peridicos referente a Despesas com Aluguel
de Imvel, considerando que sero variveis a data e o valor.
Renumerao de Documentos
Este processo permite que os nmeros de documentos existentes nas partidas contbeis sejam
renumerados, ou seja, que os nmeros sejam alterados conforme opo escolhida ao utilizar a
renumerao.
Procedimento
Para utilizar este processo deve-se acessar o menu Escriturao/Renumerao de Documentos
(em caso de dvidas consulte o help).
Uma vez renumerados no h como voltar aos nmeros originais, exceto por restaurao de backup do
banco de dados.
Exerccios
Em seguida acesse a partida para verificar se o campo documento foi alterado conforme desejado.
Assim, possvel que ocorra (de forma consciente ou no) uma diferena entre o Total de Dbitos e o Total
de Crditos nas Partidas do Lanamento.
Quando isso ocorre, o sistema automaticamente registra em uma tabela, os dados desta Diferena entre
Dbitos e Crditos, armazenando: o ID (Identificador do Lanamento), o Usurio que gerou a diferena
e o Valor da Diferena.
Alm disso, o Lanamento fica bloqueado para o usurio que gerou a diferena at que a mesma seja
acertada.
As Diferenas entre Dbitos e Crditos dos Lanamentos Contbeis, podem interferir em alguns
processos do sistema, como por exemplo: no permitir a Integrao de Lotes com Lanamentos que
possua diferena, influenciar na totalizao de alguns relatrios, criar inconsistncias na gerao das
obrigaes acessrias, entre outras.
Sendo assim, existem duas formas de identificar facilmente as possveis diferenas na base de dados:
Procedimento
Para utilizar este processo deve-se acessar o menu Escriturao Contbil/Reclculo de Diferenas
entre Dbitos e Crditos. (em caso de dvidas consulte o help).
Consistncia de lanamentos
Este processo permite que sejam identificadas possveis inconsistncias na base de dados como, por
exemplo, rateios em contas que no exigem rateios ou rateios sem lanamento etc.
Procedimento
Para utilizao deste processo deve-se acessar o menu Escriturao Contbil/Consistncia de
Lanamento.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Escriturao Contbil/Zerar Saldo anterior Gerencial/C.
Custo(em caso de dvidas consulte o help).
Liberao de Perodo
A liberao de perodo exclui todos os lanamentos at a data informada pelo usurio. Este processo deve
ser utilizado com muito cuidado, pois irreversvel. A liberao de perodo poder ser feita ao final de
cada exerccio contbil, ou de acordo com a necessidade da empresa.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Lanamentos / Liberao de Perodo (no caso de
dvidas consulte o help).
Na pasta Lan. No quitados, caso desejado, deve-se marcar a opo Gravar lanamentos No Quitados
e informar as contas contbeis e gerenciais que se deseja gravar os lanamentos no fechados (no
quitados). Os lanamentos no quitados so gravados na tabela CQUITAR. Esta opo de gravar os
lanamentos no quitados funciona da seguinte maneira:
Exemplo:
Vamos supor que a empresa se encontra com o ano de 2011 e 2012 na base de dados. Ento aps encerrar
a contabilidade do ano de 2011 e emitir todos os relatrios necessrios, a empresa decide Liberar o perodo
Antes de efetuar a liberao necessrio emitir todos os relatrios obrigatrios e verificar a existncia de
um backup atualizado da base de dados. Leia as informaes da tela antes de Liberar o perodo.
A data do novo perodo contbil ser automaticamente atualizada nos parmetros do TOTVS Gesto
Contbil. Sugerimos que a liberao de perodo seja feita em um horrio fora do expediente, pois caso
ocorra algum erro ou problema o backup antes da liberao poder ser voltado e os demais setores da
empresa no sero afetados.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Lanamentos / Reclculo de Segundo Valor (em caso
de dvidas consulte o help).
Primeiro deve-se cadastrar a moeda que ser utilizada para o reclculo com a data correspondente ao
perodo selecionado ou a data do lanamento/partida.
Exerccios
1. A empresa Treinamento LTDA controlou todos os seus lanamentos, em segundo valor, empregando
o dlar. Esta tabela sofreu vrias alteraes devido atualizao da moeda, preencha a tabela de
Dlar com os novos valores e execute o Reclculo para que o segundo valor seja calculado conforme
novos valores. Aps verifique alguns lanamentos para confirmar se o segundo valor foi calculado
corretamente.
Exemplo:
Em 31/01/2000 o saldo da conta 1.1.1.1.001 de:
1 Valor - R$ 100.000,00 (D)
2 Valor - US$ 50.000 (D)
Ajustando os saldos desta conta e utilizando um ndice de US$ 1.95, informado nesta data, teremos:
R$ 100.000,00 / 1.95 = US$51.282.
Este ajuste gera uma diferena de US$ 1.282 que ser debitado da conta 1.1.1.1.001 e creditado numa
Conta de Ganho e Perda.
Desta forma o saldo da Conta 1.1.1.1.001 na data 31/01/2000 ser
R$ 100.000,00 no 1 Valor
US$ 51.282 no 2 Valor.
Este ajuste poder ser feito por Filial e por Centro de Custo.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Lanamentos / Acerto de ganho/perda de 2 Valor (em
caso de dvidas consulte o help).
No campo Tabela de ndices informe o ndice que voc quer utilizar no clculo do ajuste. Este ndice
pode ser o utilizado normalmente, como tambm pode ser qualquer outro ndice da sua base de dados
desde que esteja com os valores cadastrados corretamente. Caso no exista valor informado no ltimo
dia do ms informado o sistema utilizar para clculo o ltimo valor encontrado na base de dados.
Por isto muito importante que voc verifique, antes de realizar este ajuste, se sua tabela de ndices est
completa. O sistema calcular o saldo do 1 e do 2 Valor das contas contbeis quebrando por Filial e
Centro de Custo at a data informada.
Caso o campo Filial a operar fique em branco ser feito o ajuste para todas as filiais. O usurio deve
escolher se o ajuste ser feito por grupos contbeis de contas ou por faixas, as duas opes no podem
ser marcadas simultaneamente.
Exerccios
1. Crie uma conta para apurao de ganho ou perda/2 valor, a mesma deve ser informada no campo
Conta destino
2. Informe o grupo de origem = 1
3. Informe a data do acerto em 31/12/xxxx
4. Informe um histrico de destino (cadastre um novo histrico para este processo)
5. Informe a tabela de ndices = Dolar
Aps confirmar o processo, acesse a manuteno de lanamentos para verificao das partidas que
foram criadas.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Cadastros/Contbil/Consultar de Saldo Contbil (em
caso de dvidas consulte o help).
O saldo da conta contbil pode ser consultado no lote 0 ou em lote N, e ainda caso desejado pode
ser informado um filtro de lanamentos. Estes filtros podem ser definidos atravs dos campos Lote e
Lanamento Inicial, Lanamento Final. Nos campos de lanamento inicial e final, quando desejado,
devero ser informados o nmero de referncia das partidas contbeis.
Procedimento
Para utilizar este processo acesse o menu Cadastros/Gerencial/Consultar Saldo Gerencial.
A ferramenta de consulta de saldo da conta gerencial possui as mesmas notas importantes citadas acima
referentes consulta de saldo da conta contbil.
O funcionamento deste processo alterar a distribuio gerencial(rateio) das partidas contbeis conforme
forma de distriubio gerencial que for escolhida, ou seja, esta rotina alterar o rateio as partidas contbeis
e portando deve-se executar a mesma com muito cuidado, pois o processo irreversvel.
Procedimento
1. Para utilizar este processo acesse o menu Gerencial/Alterao da Distribuio Gerencial/
Execuo.
2. Ser apresentada a tela para que sejam informados os filtros desejados.
3. Aps informar os filtros e clicar em Avanar so apresentadas vrias formas de distribuio
gerenciais e o usurio deve selecionar apenas uma para que a alterao seja feita.
Ateno:
Algumas formas de distribuio permitem que sejam informadas estruturas que foram criadas
anteriormente. As estruturas so cadastras acessando o menu Gerencial/Alterao da Distribuio
Gerencial/Estrutura.
1. Os lanamentos Gerenciais feitos na Conta Contbil 3.1.1.1.001 Despesa com Salrios, devero
ter seus rateios alterados da seguinte forma:
32% para a Conta Gerencial 1.001,
28% para a Conta Gerencial 1.002,
18% para a Conta Gerencial 1.003,
22% para a Conta Gerencial 1.004.
Mapa de Rateio
Atravs do Mapa de Rateio possvel cadastrar regras ou critrios de rateio, que podero ser aplicadas aos
Lanamentos conforme apurao gerencial da empresa. Este processo muito til quando no momento
de registro da operao contbil, no se tem o percentual exato do rateio, ou que, s ser definido ao final
de um perodo.
Neste processo os Lanamentos de origens sero mantidos, sendo gerado um Lanamento de partida
inversa para zerar(estornar) os valores de origem e em seguida gerado um novo Lanamento com a
mesma partida do Lanamento origem, porm, considerando o critrio de rateio adotado no mapa de
rateio.
Procedimento
Atravs do menu Escriturao Contbil / Rateio Gerencial, ser possvel:
Incluir o Mapas de Rateios (critrios de cada mapa),
Executar os Mapas Cadastrados,
Consultar o Histrico de Execuo dos Mapa.
Executo do Mapa
Atravs do menu Execuo, possvel disparar o processo que executa o Mapa de Rateio.
Neste momento deve-se definir: o perodo (Ms/Ano), Lote que ser gerado o lanamento, qual Mapa de
Rateio e se for o caso, quais os critrios do Mapa sero executados
Histrico
Aps Executar o Mapa de Rateio, ser possvel atravs do menu Histrico:
l Consultar o Histricos de Execuo do Rateio
l Ou ainda, Desfazer a Contabilizao do Rateio Gerencial, este processo ir excluir todos os
lanamentos gerados pelo rateio, mesmo que estejam no lote ZERO.
Exemplo:
De acordo com a tela apresentada acima, vamos apresentar os passos para a criao do Mapa de Rateio.
Na tela acima consideramos que j existe o seguinte Lanamento/Partida no lote zero.
Portanto o nome da conta gerencial A Ratear, isto significa que no momento da incluso deste
Lanamento/Partida no mdulo de origem no sabia como seria rateado o valor da energia eltrica, ento
todo o valor foi rateado para esta conta gerencial.
Procedimento
1. Acesse o processo de Mapa de Rateio e clique no boto Incluir.
2. Informe uma descrio para o Mapa que ser criado.
3. Em Itens de Rateio clique no boto Incluir.
4. Informe um cdigo no campo Sequencial.
5. Na aba Origem clique no boto Incluir.
6. Informe os filtros desejados, de acordo com estes filtros o sistema ir fazer a varredura dos
Lanamentos/Partidas. Em nosso exemplo vamos informar a conta contbil Energia Eltrica e a
conta gerencial A Ratear.
7. Na aba Destino clique no boto Incluir e informe as contas gerenciais que recebero o
rateio. Em nosso exemplo so 3 contas gerenciais;
Conta Produo 50%
Conta Comercial - 30%
Conta Adm 20%
Aps realizar finalizar o cadastro do Mapa deve-se executar o mapa, antes da execuo deve-se criar um
lote, pois os lanamentos/partidas sero geradas no mesmo possibilitando que seja feita a conferncia
antes da integrao ao lote zero.
Importante:
A grande diferena entre o processo Mapa de Rateio e a Alterao de Distribuio Gerencial que no
Mapa os registros contbeis de origem so mantidos, ou seja, o responsvel da contabilidade consegue
saber como foi includa a distribuio gerencial e para onde foi rateada, para algumas empresas este
registro histrico muito importante em seu controle interno.
Para elucidar este recurso vamos demonstrar os passos em que ocorrem os processos de solicitao,
cancelamento e execuo de tarefa de excluso da contabilidade.
Acesse o menu Utilitrios / Permisses para adicionar ou remover os usurios com acesso a esta tarefa.
Para solicitar a tarefa de excluso no RM Nucleus o usurio deve selecionar o movimento desejado e clicar
em Movimentos/Solicitar excluso de toda operao contbil.
Lembrando que a solicitao s poder ser feita aps a gerao do estorno da contabilizao.
Gerenciando as Tarefas
Ciente da solicitao, o usurio do Mdulo Contbil, atravs do menu Utilitrios | Gerenciador poder
acessar a nova tarefa, visualizar os dados solicitados e aps analisar o pedido, decidir qual processo ser
realizado:
Finalizando Processo
Assim que o usurio do Mdulo Contbil realizar um dos 2 processos (Executar ou Cancelar a tarefa)
disparo um e-mail para o usurio do Mdulo de Gesto de Estoque, Compras e Faturamento que solicitou
a tarefa.
Com objetivo de auxiliar a Conciliao Contbil, este recurso permite visualizar de forma grfica a origem
dos Lanamentos Contbeis com facilidade e confiabilidade. Facilita ainda visualizar Lanamentos
agrupados e a sua composio.
A partir do menu Anexo, disponvel na Viso de Lanamentos em Lote, podemos ter dois tipos de
visualizao:
l Visualizao a partir das partidas de Lanamentos Contbeis
l Visualizao a partir da origem dos Lanamentos Contbeis
Podemos observar que a Partida de Dbito do movimento 1601, foi agrupada partida de Dbito do
movimento 1602, compondo assim o total da partida 948.
Outro recurso disponvel a edio dos registros a partir desta viso, basta clicar duas vezes sobre o cone
da partida ou do movimento para visualizar o respectivo cadastro (Cadastro do Lanamento Contbil ou
Cadastro do Movimento).
O bloqueio definido por mdulo de origem, filial, e data de bloqueio dos Lanamentos Contbeis. Assim,
no ser possvel incluir ou alterar Lanamentos Contbeis com data at a data do bloqueio.
Procedimento
Para acessar a data de Bloqueio acesse o menu Ambiente/Parmetros/TOTVS Gesto Contbil
Etapa 01.04 Fechamento Etapa 2 Bloqueio de Contabilidade.
Outra opo agrupar somente as Partidas comuns no mesmo Lanamento Contbil, eliminando, algumas
partidas de cada Lanamento.
importante destacar que: para que ocorra o Agrupamento de Lanamentos, os campos entre as Partidas
Agrupadas devem ser comuns, mesma Data, Filial, Centro de Custo, Contas, Histrico Padro. Com exceo
apenas do campo Valor, sendo que, existe ainda uma opo na rotina de desconsiderar tambm os
campos: Complemento do Histrico Padro e Contrapartida.
Obervao:
A legislao vigente permite que as empresas trabalhem com a escriturao resumida, porm nestes
casos exige-se que seja enviado um relatrio auxiliar, o SPED Contbil por exemplo solicita que no caso de
empresas que trabalhem com escriturao resumida seja enviado o arquivo do Dirio Geral e tambm o
arquivo com o Dirio Auxiliar ou Razo Auxiliar.
Ateno:
Foi criado o parmetro do sistema Aplicar regra de validao de lanamentos no Agrupamento de
Lanamentos. Este parmetro ser aplicado na execuo de Agrupamento de Lanamentos e s ficar
disponvel se o parmetro Usa regra de validao de lanamentos estiver habilitado. Habilitando-se este
novo parmetro, no momento da execuo do Agrupamento de Lanamentos, alm das regras inerentes
a este processo, o sistema far tambm a validao das regras de incluso de lanamentos (amarraes
e frmulas) e s far o agrupamento dos lanamentos que estiverem satisfazendo s amarraes e
frmulas existentes. Com este parmetro desmarcado, as amarraes e frmulas existentes no sero
validadas pelo processo de Agrupamento de Lanamentos. Vale ressaltar que, dependendo do volume
de informaes da base de dados, executar o processo de Agrupamento de Lanamentos com este novo
parmetro habilitado, pode comprometer a performance do processo
Procedimento
Para acessar o processo de Agrupamento de Lanamentos deve-se acessar a viso de Manuteno
de Lotes selecionar o menu Processos/Agrupamento de Lanamentos.
Procedimento
1. Para a excluso de lanamentos no quitados acesse o menu Lanamentos/Excluso de
lanamentos no quitados.
2. Selecione, crie e execute o filtro.
3. Ser apresentada a tela para excluso dos lanamentos, ento deve-se selecionar o lanamento
desejado e clicar no boto Excluir. Em caso de dvidas consulte o help.
Este procedimento do sistema trata-se de uma operao crtica que deve ser feita com critrio. Se for feita
uma excluso indevida, no haver como recuperar ou recadastrar o dado.
Procedimento
1. Para o cadastro da amarrao de lanamentos, acesse o menu Cadastros / Amarrao de
Lanamentos.
2. Selecione/crie e execute o filtro.
3. Clique no boto novo;
4. Sero apresentados os campos e filtros para cadastro da amarrao conforme desejado. Em
caso de dvida consulte o help.
Para que as amarraes criadas faam as devidas consistncias necessrio que o campo Regra Ativa
esteja marcado e o parmetro Usa regra de incluso de lanamentos esteja ativado nos parmetros do
TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus).
A filial atualmente vinculada ao departamento, portanto caso seja feita uma amarrao para determinada
filial deve-se levar em considerao tambm o departamento, caso o usurio no trabalhe com
departamento a melhor opo ser realizar uma regra de incluso de lanamentos utilizando frmulas.
Ateno:
O sistema tambm possui o recurso de barrar incluses de Lanamentos/Partidas utilizando frmulas de
regra de Lanamentos.
Exemplo:
Vamos supor que a empresa deseja barrar a incluso de contas do grupo 3 quando estiverem dbito
com centro de custo vazio, ento pode ser criada uma frmula com a seguinte sintaxe:
Na cadastro da frmula a opo Formula de Seleo devem estar marcada, alm do parmetro Usa
Regra de Incluso de Lanamentos.
Para acessar o cadastro de frmulas deve-se selecionar o mdulo de Servios Globais e acessar o menu
Administrao/Frmulas , na viso do cadastro de frmulas deve-se selecionar na parte superior o sistema
desejado, aps deve-se incluir a frmula conforme desejado
Exerccios
1. Criar uma amarrao de lanamento no permitindo que sejam feitos lanamentos para o centro
de custo 01.1.1.1, referente a conta contbil 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais para dbito.
Data: 10/01/XXXX
Documento: 000032
Centro de custo: 01.1.1.1
Dbito: 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais
Crdito: 1.1.1.1.002 - Banco Ita S/A
Valor de R$ 896,00
Histrico: 03
Rateio a Dbito:
50% para a Conta Gerencial 1.002
50% para a Conta Gerencial 1.003
Procedimento
1. Para o cadastro do plano de contas paralelo, acesse o menu Cadastros / Plano de Contas
Paralelo.
2. Selecione, crie e execute o filtro.
3. Clique no boto incluir, informe a descrio e uma mscara para o tipo do plano de contas
paralelo. O campo cdigo gerado automaticamente pelo sistema
4. Aps salvar o tipo do plano de contas, clique no boto Anexos e selecione Contas Paralelas.
5. Ser apresentada uma janela para definio do relacionamento das contas do plano paralelo
ao plano de contas contbeis, crie novamente um filtro e execute-o.
6. Clique no boto Incluir e defina um cdigo, descrio, natureza da conta (podendo ser
credora ou devedora) e o nvel (sinttico ou analtico)
7. Na pasta Contas Relacionadas informe todas as contas que comporo a conta paralela.
O sistema possui o recurso de importao do plano de contas referencial da RECEITA FEDERAL (plano
referencial da RECEITA FEDERAL para associao s contas contbeis que sero enviadas para o SPED
CONTBIL). Os procedimentos para importao do plano sero citados no processo Importao por
texto . Na viso de plano de contas paralelo existe o processo que permite copiar associaes j feitas
em um plano referencial para um novo plano. Assim, quando por exemplo a RECEITA FEDERAL realizar
alguma atualizao em seu plano o usurio tem a opo de no perder as associaes j feitas.
Procedimento
1. Para acesso ao plano de contas paralelo, acesse o menu Cadastros / Plano de Contas Paralelo.
2. Selecione, crie e execute o filtro para apresentar o plano de contas da RECEITA FEDERAL
utilizado atualmente.
3. Na viso de plano de contas paralelo clique no menu Processos / Cpia de Associaes das
Alm do processo descrito acima, na viso de plano de contas paralelo existe tambm o processo chamado
Validao de Associao para o Plano Paralelo Para o SPED Contbil, este recurso verifica e apresenta
quais so as contas do plano de contas contbil que possuem o campo Natureza para emisso do SPED
preenchido que no se encontram associadas ao plano referencial da RECEITA.
Os lanamentos sero feitos sempre nas contas do plano de contas Contbil. O usurio ter acesso ao plano de contas
paralelo somente atravs de relatrios, que devero ser criados no menu Relatrios / Gerador, utilizando as contas do
Fique plano de contas paralelo. Ser possvel cadastrar quantos planos de contas paralelo forem necessrios.
atento
Exportao de lanamentos
Este utilitrio tem por finalidade principal permitir que lanamentos selecionados possam ser exportados
para um arquivo-texto que ser gerado automaticamente. Este arquivo-texto poder ser utilizado
posteriormente atravs da Importao por texto.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.
Procedimento
1. Para utilizar este utilitrio acesse o menu Utilitrios / Exportaes do RM Saldus/
Lanamentos.
2. Ser apresentada a tela onde se deve informar os campos desejados para exportao dos
lanamentos. Em caso de dvida consulte o help.
Caso deseje exportar os lanamentos com o objetivo de futura importao no prprio TOTVS Gesto
Contbil (RM Saldus), deve-se, na exportao dos lanamentos, no marcar nenhuma opo disponvel
nos check box e no momento da importao clicar no boto Pado. Quando no marcamos nenhuma
opo na exportao os lanamentos so exportados com o layout no padro TOTVS Gesto Contbil.
Exerccios
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.
Exerccios
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe
Todos os dados, via arquivo texto que podem ser importados no sistema, possuem um layout de
importao, o mesmo deve ser verificado no help do sistema, o arquivo texto deve estar conforme layout
para que seja importado com sucesso no sistema.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe
Procedimento
1. Para utilizar este utilitrio acesse o menu Utilitrios /Converses/Importao por texto.
2. Na pasta Arquivos deve-se informar o caminho onde se encontra o arquivo no campo
correspondente aos dados que se deseja importar. Na pasta Parmetros, dever ser definido
o tamanho dos campos conforme layout da tabela que ser importada (em caso de dvidas
consulte o help).
Foi disponibilizado o plano de contas referencial da RECEITA FEDERAL para o SPED Contbil. Este plano
pode ser importado atravs do processo de Importao por texto. Para realizar a importao deve-se
seguir os procedimento abaixo:
Procedimento
1. Na aba Arquivos Informe o caminho onde est salvo o arquivo do plano de contas referencial
da RECEITA FEDERAL.
2. Na aba Parmetros informar no campo tamanho do cdigo da conta, o valor 40
3. Na aba Plano de Contas Paralelo preencher o cdigo, a descrio e a mscara
#.##.##.##.##.##.##
4. Clique no boto Importar para que a importao seja feita.
Na aba Arquivos no deve haver nenhuma informao contendo caminhos de outros arquivos de
importao com exceo do arquivo do plano de contas paralelo. O arquivo do plano de contas referencial
da RECEITA FEDERAL em txt utilizado atualmente disponibilizado pelo suporte tcnico do TOTVS Gesto
Contbil (RM Saldus) .
1. Realize a importao dos lanamentos do lote 0 para um novo lote de cdigo 500.
Procedimento
1. Aps realizar o roteiro para integrao com o Lalur, para acessar o roteiro v a opo Roteiros
de operao disponvel no help, acesse o menu Utilitrios /Integrao com o Sistema Lalur
Automtico.
2. Ser apresentada a tela para informao dos campos a serem exportados, Dentro da opo
Gerar deve-se escolher qual arquivo ser gerado para o LALUR.
3. Aps informar os dados deve-se clicar no boto Gerar, ento ser gerado um arquivo texto
conforme escolhido dentro do diretrio do TOTVS Gesto Contbil.
A partir da verso 11.50 este processo fica disponvel conforme perfil do usurio, anteriormente o processo
era disponibilizado apenas para usurios supervisores
Procedimento
Para acessar este processo deve-se selecionar o menu Utilitrios/Alterao do Perodo para
Manuteno de Lanamentos Contbeis.
Preferncia de Usurios
As preferncias de usurios so opes que podem ser definidas para cada usurio conforme necessidade
dos mesmos.
Procedimento
Para acessar as preferncias de usurio acesse o menu Utilitrios/Preferncias.
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Encerramento do Exerccio
Objetivo da apurao do resultado do exerccio
As receitas e despesas de uma empresa representam, respectivamente, acrscimo e diminuio de seu
patrimnio lquido. Essas receitas e despesas so controladas em contas especficas que, em geral, so de
grande volume e chamadas contas de resultado. Ao final de cada exerccio necessrio que essas contas
sejam encerradas para que:
Procedimento
1. O sistema realiza o processo de transferncia, a partir de uma estrutura predefinida (molde).
Menu: Escriturao Contbil / Transferncia Grupos Contbeis
2. Estrutura
No cadastro da Estrutura vamos definir: o Cdigo, uma Descrio e o Tipo de Operao desta
estrutura:
Exerccios
1. Realize a transferncia dos grupos de despesas e receitas do ano para a conta Apurao de resultado
do exerccio. Aps verifique se foi apresentado lucro ou prejuzo atravs do balancete contbil.
Anotaes
Escriturao Ferramentas e
Contbil Entidades Principais Utilitrios
Rotinas Legais
Oramento Contbil
Oramento o plano financeiro estratgico de uma administrao para determinado exerccio. Um
oramento, em contabilidade e finanas, a expresso das receitas e despesas de um indivduo, organizao
ou governo relativamente a um perodo de execuo (ou exerccio) determinado, geralmente anual, mas
que tambm pode ser mensal, trimestral, plurianual, etc.
O oramento contbil criado no sistema para que seja possvel ter um controle gerencial atravs de
relatrios que apresentem os valores orados e realizados das contas contbeis e gerenciais. O oramento
contbil possui 5 operaes que so elas:
Manuteno de Oramento
Esta operao tem por finalidade permitir a definio da parte oramentria, informando os valores a
serem orados nas contas contbeis e gerenciais. Posteriormente, atravs de relatrios, ser possvel fazer
comparaes entre o valor orado e o realizado. Os valores podero ser informados ms a ms, inclusive
com valores diferenciados.
Procedimento
1. Para a manuteno de oramento, acesse o menu Oramento /Manuteno de oramento.
2. Selecione, crie e execute o filtro.
Caso os valores sejam iguais para todos os meses o valor total poder ser informado no campo Total Orado. Aps a
digitao do valor, marque a opo Distribuir total orado e clique no boto Salvar. O sistema far a distribuio do
valor entre os meses do oramento.
Fique
Para o oramento das contas de natureza credora os valores devero ser informados com sinal NEGATIVO, devido
atento
natureza credora ter o seu sinal definido, por padro, como negativo;
Exerccios
Cadastre o oramento das contas de despesas e receitas a partir do ms de Janeiro do ano atual. Para
cada conta contbil dever ser relacionada uma conta gerencial, informando o valor orado. Utilize
o recurso Distribuir total orado.
Observao:
No esquea do sinal negativo para as contas de receita.
Procedimento
1. Para a cpia de oramentos, acesse o menu Oramento /Cpia de Oramentos.
2. Ser apresentado um assistente para cpias de oramentos, clique em Avanar.
3. Em seguida, sero apresentadas as opes para cpia de oramentos da maneira desejada.
Em caso de dvida consulte o help.
4. Clique em avanar e informe a filial, departamento e centro de custo desejado, aps clique no
boto Concluir para que a rotina seja executada.
Alterao de Oramento
Esse processo permite alterar oramentos j existentes no sistema. Devero ser informadas as datas iniciais
e finais do perodo que ser utilizado como base para a alterao, seja ele realizado ou por percentual.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe
Procedimento
1. Para a alterao de oramentos, acesse o menu Oramento /Alterao de Oramentos.
2. Ser apresentado um assistente para alterao de oramentos, clique em Avanar.
3. Em seguida sero apresentadas as opes para cpia de oramentos da maneira desejada. Em
caso de dvida consulte o help.
4. Aps informar os dados, clique no boto Avanar e, em seguida, no boto Concluir.
A opo Corrige 2 Valor deve ser marcado se for necessrio criar oramento com correo do 2 valor.
Quando marcada a opo Por percentual Dever ser informado o sinal da operao (+ e -), sendo +
para aumentar o oramento e - para diminuir o oramento.
Exerccios
Zerar oramento
Ao final do perodo contbil, ou a qualquer momento, ser possvel zerar ou excluir o oramento para
o ano desejado. Este processo remove ou zera as informaes cadastradas na janela Manuteno de
Oramento, podendo ser parcial ou correspondente a todos os meses do perodo.
Ateno:
Este processo ainda no foi migrado, ento o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe
Procedimento
1. Para a alterao de oramentos, acesse o menu Oramento /Zerar Oramento.
2. Aps sero apresentados as opes para zerar ou excluir o oramento desejado. Em caso de
dvidas consulte o help.
3. Aps escolhida a opo desejada clique no boto OK.
Procedimento
1. Para a alterao de oramentos, acesse o menu Oramento /Gerao de Oramentos
automticos.
2. Em seguida, sero apresentadas as opes para gerao dos oramentos, em caso de dvidas
sobre algum campo consulte o help.
3. Aps informar os dados necessrios clique no boto OK.
O usurio poder selecionar Filial/Departamento, Conta Contbil, Conta Gerencial e Centro de Custo.
Aps a seleo iniciado o processo de gerao de oramentos: o sistema far a combinao de cada
conta contbil com cada filial/departamento, conta gerencial e centro de custo selecionado. Para cada
combinao ser gerado um oramento, desde que tenha movimento em pelo menos um dos meses
do perodo informado. Para as combinaes selecionadas que durante o perodo informado no tiveram
movimento em nenhum ms, o oramento no ser gerado.
Estes oramentos j sero criados com o primeiro e o segundo valor, baseados no movimento mensal de
cada conta com suas combinaes no perodo informado.
Exerccios
1. Realize a gerao automtica de oramento para a conta contbil 3.1.1.1.001 para o ano de 2010
Anotaes
Encerramento do
Exerccio Oramento Relatrios
Rotinas Legais
Emisso de Relatrios
A Contabilidade, atravs de seus relatrios, permite ao usurio identificar a estrutura patrimonial de
qualquer empresa por obter inmeras informaes importantes e necessrias. Os relatrios, emitido
pela empresa, permitem ao pblico avaliar a situao em que ela se encontra, verificando a qualidade da
gesto que os usurios utilizam na mesma. Os relatrios associado ao aconselhamento do negcio pelo
usurio uma necessidade bsica de qualquer empresa, tal como as grandes organizaes que permitem
ao gestor tomar decises, acompanhar a rentabilidade, comparar com o seu setor de atividade e controlar
os seus objetivos. Assim, tm-se a informao necessria para crescerem e serem rentveis.
No atual cenrio deve se estabelecer um modo de gerar informaes que satisfaam as necessidades dos
diversos usurios, conscientes de que estes necessitam de segurana e confiabilidade nas informaes
contbeis. A mais resumida e organizada demonstrao de dados apurados pela contabilidade o
Relatrio Contbil que expe aos usurios da contabilidade os principais fatos registrados por aquele setor,
em determinado perodo. So distintos em obrigatrios e no obrigatrios os relatrios so conhecidos
tambm como informes contbeis.
Procedimento
1. Para emitir o relatrio de plano de contas acesse o menu Relatrios /Plano de contas;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida de algum campo, consulte
o Help)
3. Aps preenchimento dos campos, clique no boto ok e escolha o destino onde ser gerado
o relatrio
Exerccios
1. Visualize uma listagem do plano de contas contbil e outro do plano de contas gerencial, com
todos os dados possveis para uma conferncia completa.
Relattio Dirio
Este um dos relatrios obrigatrios (Livro Dirio), exigidos pela legislao contbil em vigor. Assim como
os demais relatrios, a visualizao ou impresso do Dirio bastante simples e prtica. Este relatrio
apresenta a movimentao contbil diria no perodo solicitado.
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Dirio.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. A data inicial e final desejada, informada no dirio, deve estar dentro do perodo contbil.
4. Aps preenchimento dos campos clique no boto ok e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Relatrios Balancete
Neste relatrio ser possvel acompanhar a movimentao contbil e gerencial das contas. Trata-se,
tambm, de um relatrio oficial exigido por Lei. Nele podemos emitir vrios tipos de balancetes, entre
eles o balancete oramentrio e tambm o balancete Patrimonial (balano).
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Balancetes;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Caso o usurio deseje emitir o balano patrimonial, o usurio deve marcar o tipo de balancete
Patrimonial
Exerccios
Relatrio Razo
Este um relatrio oficial, que poder ser total ou parcial por contas, onde ser impresso todos os
lanamentos referentes a cada conta contbil.
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Razo;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
1. A empresa Treinamento LTDA. Precisa emitir o razo do ms janeiro/XXXX de algumas contas, para
poder fazer a conciliao bancria. As contas so:
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Razo Gerencial Contbil;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
1. Para manter o controle das despesas, dever ser emitido o seguinte relatrio: a conta contbil ser:
3.1.1.1.001 salrios e as contas gerenciais:
1.001 Financeiro
1.002 Contabilidade
1.003 Vendas
1.004 Compras
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Razo Contbil Gerencial;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Conciliao de lanamentos;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Quando a opo Imprime documentos fechados est desmarcada sero impressos somente os
lanamentos que possuem diferena de dbitos x crditos por documento.
Exemplo:
Se o lanamento de referncia 5564 possuir um dbito na conta 1.1.1.1.003 no valor de 100,00 com o
documento 00035 no dia 15/01/2009, caso no exista nenhum crdito neste valor, para este documento,
neste dia, este lanamento ser apresentado como documento no fechado.
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios/Lanamentos Duplicados;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help.
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Listagem de Lanamentos.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Exemplo:
Conta Natureza da conta Saldo da conta
1.1.1.1.001 Caixa Matriz Devedora 1.500,00 Devedor
1.1.1.1.002 Caixa RJ Devedora (2.650,00) Credor
Neste caso somente a conta 1.1.1.1.002 ser impressa, pois seu saldo divergente de sua natureza.
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Consistncia de Saldos.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
1. Efetuar o pagamento do Fornecedor abaixo:
Data: 10/01/XXXX
Documento: 000032
Dbito: 2.1.1.1.002 - RMW LTDA.
Crdito: 1.1.1.1.002 - Banco Ita
Valor de R$ 159.000,00
Histrico: 03
2. Emitir uma listagem de consistncia de saldos, referente ao ms de janeiro/XXXX para saber quais
os saldos esto divergentes.
Existe na aba Grupos em Propriedades do item a opo Gerar SPED Contbil para indicar se um grupo, conta ou grupo
calculado ser enviado para o SPED Contbil. Desta maneira, pode-se montar a estrutura do relatrio e marcar somente
os grupos/contas que desejam fazer parte do relatrio a ser enviado para o SPED. Atravs deste recurso podem-se criar
estruturas personalizadas para serem utilizadas como DRE e/ou como Balano Patrimonial na gerao do arquivo digital
para o SPED Contbil. As estruturas criadas para este fim podem ser gravadas em banco ou serem salvas em arquivos com
Fique extenso .trv
atento
Na aba Grupos existe tambm a pasta Visualizao do SPED. Nesta aba somente os grupos/contas marcados para Gerar
SPED Contbil sero visualizados, permitindo assim se ter uma viso real da estrutura hierrquica das contas que sero
enviadas para a gerao do SPED Contbil.
Procedimento
1. Defina o nome do grupo para listar as contas de receitas, na caixa Propriedades do Item /
Grupo. Aps definio do nome do grupo no campo Descrio clique no boto Incluir
2. Defina as contas de receita que se deseja avaliar, caixa Propriedades do Item / Contas. Aps
definio da conta no campo Cdigo Contbil clique no boto Incluir
3. Defina agora o nome do grupo para listar as contas de despesas, caixa Propriedades do Item
/ Grupo. Aps definio do nome do grupo no campo Descrio clique no boto Incluir
4. Selecione as contas de despesas que se deseja avaliar, caixa Propriedades do Item / Conta.
Aps definio da conta no campo Cdigo Contbil clique no boto Incluir. (marcar o campo
Operador Subtrair, para inverter o sinal das contas).
5. Defina agora o nome do grupo para demonstrar o resultado do exerccio, caixa Propriedades
do Item / Grupo. Aps definio do nome do grupo no campo Descrio clique no boto
Incluir
6. Na pasta Grupo Calculado: sero listados os grupos que foram criados, escolha o grupo
desejado e preencha o percentual desejado para este grupo. Conforme Roteiro acima informe
por exemplo o grupo Despesas com percentual de 100% e clique no boto Incluir. Faa o
mesmo para insero do grupo Receitas. Desta maneira o grupo calculado que foi criado no
item 5 ir armazenar o saldo das Receitas menos as Despesas.
Exerccios
1. Criar a estrutura e gerar a DRE - Demonstrao do Resultado do perodo que foi apurado (perodo
que foi feita a transferncia de grupos contbeis).
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Retrospectiva de Saldos.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Retrospectiva Contbil/Gerencial.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Acompanhamento Oramentrio.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Este relatrio destinado somente ao acompanhamento oramentrio das Contas com Distribuio
Gerencial. As contas que possurem valores orados, mas no possurem Distribuio Gerencial, no sero
visualizadas neste relatrio. Sempre que este relatrio for solicitado ser verificada, antes, a consistncia
dos valores a dbito e a crdito nos lanamentos contbeis.
Caso existam diferenas entre esses valores, ser apresentada uma mensagem advertindo dessa
inconsistncia, informando ainda que a veracidade do relatrio esteja comprometida.
Verifique ainda, na pasta Campos do balancete, as opes que devero fazer parte do balancete
oramentrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Lanamentos No quitados.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Procedimento
1. Para emitir o relatrio acesse o menu Relatrios /Listagem de diferenas.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Exerccios
Anotaes
Escriturao Ferramentas e
Contbil Entidades Principais
Utilitrios
Rotinas Legais
Rotinas Legais
Dentro do processo de rotinas legais so apresentados todos os relatrios exigidos pela legislao fiscal
vigente no pas e os cadastros necessrios para gerao do arquivo do SPED Contbil conforme portaria
777 que institui a escriturao contbil digital.
Estes relatrios (arquivos) tambm podem ser solicitados a qualquer momento pelos rgos responsveis,
mediante fiscalizao s empresas.
Procedimento
1. Para emitir estes relatrios acesse o menu Relatrios /Rotinas Legais/Instruo Normativa 68,
ou Instruo Normativa 86 ou Instruo Normativa 89;
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Selecione o destino dos arquivos
4. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio
Aps gerao de qualquer destes relatrios no diretrio informado sero gerados 5 arquivos:
TALELA01.001.txt Este arquivo corresponde tabela de plano de contas.
TABELA02.001.txt Este arquivo corresponde tabela de centro de custo.
ANEXOI01.001.txt Este arquivo corresponde aos lanamentos do perodo que foi gerado o relatrio.
ANEXOI02.001.txt Este arquivo corresponde aos saldos mensais das contas no perodo que foi gerado
o relatrio.
Aps a gerao dos arquivos citados acima, os mesmos devem ser renomeados para extenso txt
para futura importao no programa SINCO da Receita Federal. Na importao, os arquivos de Centros
de Custos e Lanamentos possuem alguns campos com tamanho diferente do layout da Receita, ento
deve-se verificar no arquivo leiame.txt o tamanho dos campos e alterar o valor antes da importao no
programa SINCO.
Exerccios
1. Emitir o relatrio IN86 para todo o perodo, aps verificar os arquivos gerados no caminho
informado.
Procedimento
1. Para emitir este relatrio, acesse o menu Relatrios /Rotinas Legais/MANAD 1.0.0.2.
2. Preencha as informaes das pastas disponveis (no caso de dvida consulte o Help).
3. Aps preenchimento dos campos clique no boto OK e escolha o destino do relatrio.
Na gerao deste relatrio muito importante o preenchimento da classificao das contas contbeis na
pasta Classificao das contas. Nesta pasta devem ser informados os grupos sintticos correspondentes
a ativo, passivo, patrimnio lquido, despesas, receitas e custos.
Outro ponto importante o preenchimento da pasta Resultado do Exerccio, nesta pasta deve ser
informada a data de apurao de resultado e somente as contas de resultado do plano de contas, deve-
se informar a primeira conta sinttica de resultado at a ltima conta de resultado o SPED Contbil faz
parte do processo de rotinas legais.
SPED Contbil
Conceito ECD Escriturao Contbil Digital
A Escriturao Contbil Digital (ECD) visa substituio da emisso de livros contbeis (Dirio e Razo)
em papel pela digital. Livros abrangidos:
l Dirio;
l Razo;
l Balancetes Dirios e Balanos;
l Dirio com Escriturao Resumida;
l Dirio Auxiliar;
l Razo Auxiliar.
Devido s peculiaridades das diversas legislaes que tratam do projeto SPED, o arquivo da escriturao
contbil digital poder ser tratado pelos sinnimos:
Periodicidade
Anual: at ltimo dia til de junho do ano seguinte ao ano calendrio a que se refere escriturao.
Mensal: nos casos de extino, ciso parcial, ciso total, fuso ou incorporao a ECD dever ser entregue
at o ltimo dia til do ms subsequente ao do evento.
A seguir, segue informaes para cadastro dos dados necessrios ao SPED e gerao do arquivo. Para
gerao da ECD ser necessrio classificar todas as contas contbeis utilizadas pela empresa quanto a
Natureza da Conta para Emisso do SPED, onde:
l 01 Contas de ativo;
l 02 Contas de passivo;
l 03 Patrimnio lquido;
l 04 Contas de resultado;
l 05 Contas de compensao;
l 09 Outras;
l 00 No informado.
O Ato Declaratrio Cofis n 36 de 18/12/2007, Anexo II define as naturezas das contas/grupo de contas
que a empresa deve utilizar.
O responsvel pela manuteno no Plano de Contas deve classificar todas as contas contbeis quanto a
esta natureza
Se a empresa est sujeita a regulamentao de alguma instituio governamental, para a ECD ser
necessrio vincular as contas contbeis do seu plano de contas com as contas do plano referencial
utilizado pela Instituio Responsvel.
O Ato Declaratrio Cofis n 36 de 18/12/2007, Anexo II define o Banco Central do Brasil e a Secretaria da
Receita Federal como as entidades responsveis pela manuteno do plano de contas referencial.
A vinculao do Plano de Contas Contbil da Empresa com o Plano Contbil Referencial da Instituio
regulamentadora ser atravs do Plano de Contas Paralelo do TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus)
A vinculao do Plano de Contas Contbil da Empresa com o Plano Contbil Referencial da Instituio
regulamentadora ser atravs do Plano de Contas Paralelo do TOTVS Gesto Contbil (RM Saldus).
Para vincular as contas contbeis com o Plano Referencial deve-se acessar o menu Cadastro/Plano de
As Empresas sujeitas regulamentao do Banco Central do Brasil devero utilizar o Plano Contbil das
Instituies Financeiras (Cosif ), j as sujeitas regulamentao da Superintendncia de Seguros Privados
Susep esto dispensadas de utilizar o Plano Contbil Referencial.
No RM Corpore a tabela de Classificao de Municpio j vem preenchida com algumas classificaes (IBGE,
Receita Federal e SEFAZ estaduais). Acesse RM Saldus/Cadastro/Classificao Municpio para validao.
Os municpios por sua vez, tambm j esto associados tabela de Classificao do IBGE. Acesse: ftp://
geoftp.ibge.gov.br/Organizacao/Divisao_Territorial/2006/DTB_2006.zip para consultar tabela e RM
Saldus/Cadastros/Municpio/Anexos/Codificao Municpio para validao.
A tabela de Classificao de Pases, BACEN, deve ser cadastrada na base de dados do RM CORPORE. Acesse
RM Saldus/Cadastro/Classificao Pases. Os pases onde os Participantes esto domiciliados devem ser
cadastrados e associados tabela de classificao BACEN, informando os respectivos cdigos conforme
tabela publicada pelo Banco Central.
Acesse: http://www.bcb.gov.br/?TXCAMBIO
Procedimento
1. Para cadastro e emisso do SPED acesse o menu Obrigaes Acessrias.
2. Dentro deste tpico existem vrios cadastros que devem ser preenchidos antes da gerao
do SPED.
3. Para verificar o primeiro cadastro referente ao SPED acesse Obrigaes Acessrias/Cadastros/
Instituies Responsveis pela Administrao do Cadastro.
4. Crie um filtro para apresentar todos os registros, selecione e execute o mesmo.
5. Em seguida sero apresentados todos os registros.
O Ato Declaratrio Cofis no. 36 de 18/12/2007, Anexo II define algumas Instituies Responsveis pela
Administrao do Cadastro, todas as instituies definidas na legislao esto presentes neste cadastro.
6. Aps verificar as instituies citadas acima acesse Obrigaes Acessrias/ Cadastros/ Outras
inscries cadastrais.
necessrio identificar as instituies que legalmente tero direito a consultar a ECD transmitida ao SPED
Devem ser includas as inscries cadastrais do empresrio ou sociedade empresria que, legalmente,
tenham direito de acesso ao livro contbil digital, exceto as informadas no registro 0000.
Portanto neste cadastro a empresa deve informar os cadastros que possuir em outro estado.
Exemplo:
Se a empresa possui a matriz em Belo Horizonte e possui uma filial com inscrio estadual em So Paulo,
dever ser informado neste cadastro o cdigo cadastral da empresa na Secretaria da Fazenda do Estado
de So Paulo.
Caso a empresa no possua inscries cadastrais em outro estado deve-se informar o registro 00 Sem
inscries cadastral em outras entidades
9. Aps definir as inscries cadastrais acesse Rotinas legais / Sped contbil/ Tipo de
relacionamentos de participantes.
10. Crie um filtro para apresentar todos os registros, selecione e execute o filtro.
Neste tpico sero apresentados, conforme O Ato Declaratrio Cofis n. 36 de 18/12/2007 - Anexo II,
todos os Tipos de Relacionamentos possveis do Participante para com a Empresa. A mesma poder ser
modificada pelo usurio em casos de alteraes legais.
Para cadastro do participante o usurio dever selecionar um cliente/fornecedor ou uma filial, cadastrar
o tipo de relacionamento e o perodo do relacionamento em questo.
Um nico Participante pode ter vrios tipos de relacionamentos com a empresa, desde que em perodos
distintos
14. Aps cadastrar os participantes toda operao contbil que envolver os participantes a
empresa dever informar os mesmos nos lanamentos/partidas contbeis, para isto deve-se
acessar Rotinas Legais/SPED Contbil/Atualizar participantes nos lanamentos contbeis.
15. Aps definir os participantes acesse Rotinas legais / Sped contbil / Qualificao de
assinantes.
16. Crie um filtro para apresentar todos os registros.
Para a ECD necessrio informar o Signatrio (profissional responsvel pelas informaes contidas na
ECD perante o fisco) Neste tpico so apresentadas todas as qualificaes conforme legislao do SPED.
A mesma poder ser alterada pelo usurio em casos de alteraes legais.
Para os lanamentos includos diretamente no TOTVS Gesto Contbil o usurio dever informar o
Participante no momento da incluso do lanamento contbil
17. O ltimo passo antes da gerao do arquivo para o SPED cadastrar a escriturao contbil,
para isto acesse Rotinas legais/SPED Contbil/Escriturao contbil.
18. Crie, selecione e execute o filtro
19. Clique no boto Novo (caso tenha dvidas o consulte o help)
A Empresa dever gerar a Escriturao Contbil conforme determinao do fisco, podendo gerar mais
de um dos livros acima, porm cada tipo de livro dever ser escriturado e enviado separadamente para o
SPED, ou seja, em arquivos distintos.
Caso a empresa trabalhe com escriturao contbil resumida, a mesma dever gerar um arquivo contendo
a escriturao resumida e outro arquivo contendo escriturao razo auxiliar. No sistema existe o recurso
para que seja parametrizado a razo auxiliar que o cliente j possui, portanto antes de gerar a escriturao
razo auxiliar necessrio que a empresa j possua um relatrio ou um arquivo com os dados auxiliares
que acompanharo a escriturao resumida.
Razo auxiliar
O razo auxiliar um relatrio no qual as informaes podem variar de cliente para cliente, sendo assim,
no h um padro fixo. Baseado nesta realidade foi avaliada a possibilidade de criar um processo onde
o usurio complementar a parametrizao do layout do razo auxiliar conforme o padro dos registros
i500, i510, i550, i555 a partir de um relatrio definido no RM Gerador.
Para realizar a parametrizao do razo auxiliar o usurio deve-se acessar Rotinas legais/Sped contbil/
parametrizado do relatrio razo auxiliar (em caso de dvidas consulte o help)
20. Aps o cadastro da escriturao contbil o arquivo do SPED j pode ser gerado, acesse
Rotinas legais/Sped Contbil/Gerar ( em caso de dvida consulte o help).
Aps concluso do processo de gerao da ECD o sistema salvar um arquivo no diretrio informado nos
parmetros do sistema com a nomenclatura: LIVRO_ECDXY onde:
Exemplo:
LIVRO_ECD1G
Exerccios
1. Realizar os cadastros necessrios para o SPED Contbil e gere o arquivo para a escriturao contbil
do ano XXXX.
Anotaes
Em termos prticos, no Programa Gerador do FCont devem ser informados os lanamentos que:
l Efetuados na escriturao comercial, no devam ser considerados para fins de apurao do resultado
com base na legislao vigente em 31.12.2007. Ou seja, os lanamentos que existem na escriturao
comercial, mas que devem ser expurgados para remover os reflexos das alteraes introduzidas
pela Lei n 11.638, de 28 de dezembro de 2007, e pelos arts. 37 e 38 da Lei n 11.941, de 2009, que
modifiquem o critrio de reconhecimento de receitas, custos e despesas computadas na escriturao
contbil, para apurao do lucro lquido do exerccio definido no art. 191 da Lei n 6.404, de 15 de
dezembro de 1976;
l No efetuados na escriturao comercial, mas que devam ser includos para fins de apurao do
resultado com base na legislao vigente em 31.12.2007.
Procedimento
Roteiro de Gerao do SPED FCONT no TOTVS Gesto Contbil.
1. Verifique se todos os lanamentos/partidas contbeis do ano que deseja-se enviar j esto
devidamente cadastrado no sistema, e se o resultado do perodo j foi feito (lucro ou prejuzo).
NoTOTVS Gesto Contbil o resultado do perodo (Lucro ou Prejuzo) feito atravs do menu
Lanamentos/Transferncia de grupos contbeis. Portanto para gerar o FCONT esta rotina j
deve ter sido feita. Lembrando que deve-se utilizar um histrico de fechamento para cada ano
de encerramento.
2. Acesse o plano de contas contbil no menu Cadastro/Plano de Contas Contbil e preencha o
campo Natureza da conta para emisso do SPED das contas contbeis.
3. Vincule as contas contbeis ao plano referencial da RECEITA FEDERAL, esta associao feita
pelo menu Cadastro/Plano de Contas Paralelo, deve-se selecionar o plano de contas da RECEITA
FEDERAL e clicar na opo anexos, realizar um filtro para apresentar todas as contas referenciais,
aps editar a conta referencial e realizar a associao com a conta contbil e se desejado com o
centro de custo.
4. Cadastre na base de dados um Campo Complementar de Lanamento com o nome de
SPEDFCONT (Alfanumrico com tamanho = 10).
5. Identifique os lanamentos j existentes na base de dados e que devero ser expurgados para
remover os reflexos das alteraes introduzidas pela Lei n 11.638/07 (Lanamentos Normais).
6. Realize um filtro destes lanamentos e clique no cone Multi Seleo de Lanamentos
disponvel na viso de lanamentos. Marque os lanamentos desejados pressionando a tecla
CTRL ou clique no cone Marcar Todos .
7. Classifique os lanamentos selecionados como Normal (lanamentos que no FCONT sero
Se desejar no poluir a base de dados com lanamentos que tero somente efeito Fiscal, estes podero ser includos
diretamente no PVA, mas caso queira deixar registrado na base estes lanamentos, sugerimos utilizar um Histrico de
Fechamento unicamente para este fim, para que seja possvel a emisso dos relatrios e apuraes desconsiderando
Fique
atento estes lanamentos.
Ateno:
Os lanamentos classificados como Fiscais devem possuir um histrico de fechamento, pois assim ser
possvel desconsider-los na emisso dos relatrios contbeis, caso contrrio os mesmos afetaro os
saldos dos relatrios, e como so lanamentos/partidas fiscais no devem influenciar no saldo contbil.
Foi disponibilizado um Como Fazer sobre o leiaute do FCONT 2011 para orientar os clientes, o documento
est disponvel em http://totvsconnect.blogspot.com/2011/10/como-fazer-fcont-ano-calendario-2010.
html .
Anotaes
1. Filial So Paulo
Cdigo Nome Fantasia Nome C.N.P. J Estado
3 Filial So Paulo Filial So Paulo 05.784.485/0003-37 SP
Cdigo Descrio
XXX CENTROS DE DESPESAS
XXX Financeiro
XXX Contabilidade
XXX Compras
XXX Vendas
XXX RH
XXX Patrimnio
XXX Almoxarifado
XXX CENTROS DE CUSTOS
Casas
Moeda Smbolo Extenso Cotao Hoje
Decimais
Euro EUR 5 Euro / Cents XXX
Peso Argentino ARS 5 Peso Argentino XXX
Cdigo /
Feriado Data Horrio Tipo Feriado
Descrio
XXXXXXX
Calendrio Confraternizao Universal 01/01/XX 24:00 Nacional
2.0XX
Cdigo Descrio
1 Pagamento conforme NF N. ###### data @@/@@/@@@@ do Fornecedor ####.
2 Recebimento conforme NF N. ######.
3 Pagamentos diversos.
4 Composio Saldo Anterior.
5 Apurao do Resultado do Exerccio (habilitar campo histrico de fechamento).
25% - Compras
Contas de
3.1.1.2 DESPESA COM ALUGUIS
Resultado
Despesa com Aluguel de Contas de
3.1.1.2.001
Imveis Resultado
Instituio
Cdigo Descrio Mscara
Responsvel
Plano de Contas Secretaria da Receita
XXXX #.##.##.##.##.##.##
Referencial SPED - SRF Federal
Contas Paralelas
Associao do Plano
Cdigo Descrio Natureza
Contbil
1 ATIVO Devedora
1.01 CIRCULANTE Devedora
1.01.01 DISPONIBILIDADES Devedora
Vincular as contas
1.01.01.01.00 Caixa Devedora
caixas.
1.01.01.02.00 Bancos Devedora Vincular os bancos.
2 PASSIVO Credora
2.01 CIRCULANTE Credora
2.01.01 OBRIGAES DE CURTO
Credora
PRAZO
2.01.01.01.00 Vincular os
Fornecedores Credora
fornecedores.
3 RESULTADO DO PERIODO Devedora
Ano: XXXX
Conta Contbil: Salrios
Filial: Matriz
Departamento: Financeiro
Centro de Custo: Financeiro
Conta Gerencial: Financeiro
Valor Total: R$ 15.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
Ano: XXXX
Conta Contbil: Salrios
Filial: Matriz
Departamento: Contabilidade
Centro de Custo: Contabilidade
Conta Gerencial: Contabilidade
Valor Total: R$ 18.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
Ano: XXXX
Conta Contbil: Salrios
Filial: Matriz
Departamento: Vendas
Centro de Custo: Vendas
Conta Gerencial: Vendas
Valor Total: R$ 21.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
Ano: XXXX
Conta Contbil: Salrios
Filial: Matriz
Departamento: Compras
Centro de Custo: Compras
Conta Gerencial: Compras
Valor Total: R$ 12.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
Ano: XXXX
Conta Contbil: Despesas com aluguel de imveis
Filial: Matriz
Departamento: Financeiro
Centro de Custo: Financeiro
Conta Gerencial: Financeiro
Valor Total: R$ 6.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
Ano: XXXX
Conta Contbil: Despesas com aluguel de imveis
Filial: Matriz
Departamento: Contabilidade
Centro de Custo: Contabilidade
Conta Gerencial: Contabilidade
Valor Total: R$ 6.000,00
Distribuir Total Orado: Habilitar este campo.
12. Registrar o saldo anterior das contas contbeis (implantao saldo do perodo anterior):
Observar as orientaes abaixo:
l Empresa: Matriz Belo Horizonte.
l Data: 31/12/20XX (ano anterior ao corrente).
l Histrico: Composio do Saldo Anterior.
l Aps efetuados os lanamentos contbeis, emitir o relatrio de listagem de lanamentos para
conferncia.
l Depois de digitados os lanamentos do lote ser necessrio verificar o valor dos dbitos e crditos,
atravs da verificao de dbitos e crditos;
l Depois de digitados os lanamentos do lote sero necessrios verificar o valor dos dbitos e crditos,
atravs da verificao de dbitos e crditos;
l Emitir relatrio Listagem de Lanamentos para conferencia;
l Integrar o lote criado ao lote zero;
l Aps ter inserido lanamentos efetuar a gerao do oramento automtico, fazendo conferencia
com Relatrio de Balancete Oramentrio.
Estrutura
Cdigo: XX
Descrio: Despesas Energia Eltrica.
Variveis
Cdigo: XX
Varivel: Valor
Tipo: Valor
Cdigo: XX
Varivel: Histrico Padro.
Tipo: Histrico Padro.
Estrutura
Cdigo: XX
Descrio: Despesas Internet.
Variveis
Cdigo: XX
Varivel: Valor
Tipo: Valor
Cdigo: XX
Varivel: Histrico Padro.
Tipo: Histrico Padro.
Moldes
Cdigo: XX
Cdigo Filial: Matriz
Data: XX / XX/ 20XX
Conta a Dbito: Selecionar a conta contbil.
Conta a Crdito: Selecionar a conta contbil.
Contrapartida:
Valor: R$ 400,00
Histrico: Pagamento internet referente ms XX / 20XX.
Complemento:
Data: 10 / 01 / 20XX
Documento: 000032
Dbito: Despesas Gerais
Crdito: Banco Ita S/A
Valor: R$ 896,00
Histrico: Pagamento despesas gerais nesta data.
Rateio a Dbito: 50% - Financeiro, 50% - Contabilidade
Gerencial
Marketing
Comercial
Presidncia
28. Criar um lote n 900 com o nome Despesas com Viagens e crie estrutura de lanamentos automticos
com as seguintes informaes:
Cdigo 12 e descrio Despesas com Viagens
Variveis: data, filial, e valor
Debito: 3.1.1.1.100
Crdito: 1.1.1.2.001
Histrico: Despesas com viagens
Gerar os seguintes lanamentos automticos
Data: 06/XX/XXXX / matriz / valor R$ 2000,00
29. Fazer o rateio para as seguintes contas Gerenciais: Financeiro 50% e Compras 50%
32. Criar filtro no lote 0 para visualizar apenas os lanamentos do lote 900
Nmero de Registro:
RM1150110412