Contenido

Creacin de Fichas del PGSI................................................................................................................. 2

Ingreso a la aplicacin ..................................................................................................................... 2
Creacin de Fichas ........................................................................................................................... 3
Registro de Informacin Inicial..................................................... Error! Bookmark not defined.
Registro de Objetivos ................................................................... Error! Bookmark not defined.
Registro de Productos (resultados esperados) ......................................................................... 23
Registro de Etapas y Actividades ............................................................................................... 25
Registro de Cobertura Geogrfica (Veredas) ............................................................................ 28
Cargue de Informacin de Soporte ........................................................................................... 29
Finalizacin ................................................................................... Error! Bookmark not defined.
 Creacin de Programas de Inversin Social
Para la creacin de un programa de Inversin Social siga los siguientes pasos:

Ingreso en la aplicacin

1. Ingrese a travs de la ruta http://equion.creapps.co/. All se le solicitar que escriba un usuario y

una contrasea

a. Usuario: admin@equionapp.co (este es un usuario provisional que cambiaremos por su

usuario NT una vez el proyecto se entregue).
b. Password: 3qu10n (Las vocales son 3,1,0-cero) respectivamente

Si las credenciales son correctas, podr ingresar al sistema.

Presentacin de Programas, Proyectos y/o Apoyos al CIS.

Creacin y presentacin.

2. Habiendo ingresado al sistema, ubique el mdulo de Inversin Social en el men de la izquierda,

d clic en este y de las opciones que aparecen seleccione Formulacin y Aprobacin.

3. En esta seccin se realizan los procesos de presentacin de Programas, Proyectos y/o Apoyos
Estratgicos al Comit de Inversin Social, as como la evaluacin de los mismos.

Nota: Los datos mostrados en adelante en este manual son usados solamente para fines de
prueba. Al tener el recibido de la aplicacin se eliminarn y ser necesario cargar los datos
reales.

4. D clic en el botn ubicado en la parte superior.

5. Aparecer una ventana que contiene un formulario en el que se deber registrar la informacin
necesaria para la presentacin del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.
 a) Descripcin del Formulario.

En este formulario, el responsable que presenta el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico,

debe llenar los distintos campos en blanco con la informacin solicitada. El ingreso de
informacin en algunos de los aspectos no es obligatorio. En el campo de observaciones el
responsable que presenta la solicitud puede incluir cualquier comentario adicional que considere
pertinente.
En cada aspecto del formulario encontrar comentarios descriptivos de la informacin que se
solicita.

El formulario cuenta con flechas de desplazamiento laterales que permiten recorrerlo para
visualizar e ingresar la informacin necesaria.

a. Registro de la Informacin Inicial

b) Informacin solicitada.

Nombre: Texto corto donde se indica el nombre del Programa, Proyecto o Apoyo
Estratgico.

Lnea de Inversin: La lnea de inversin social con la cual tiene relacin el Programa,
Proyecto o Apoyo Estratgico. Se elige de una lista desplegable incluida en el formulario

Asuntos de inters para la comunidad: Aqu se describe de manera breve las necesidades,
intereses y/o expectativas reales y actuales de la comunidad en las zonas de influencia de
Equin.

Tipo de solicitud: Debe seleccionar de una lista desplegable el tipo de solicitud que se va a
presentar: Apoyo estratgico, Proyecto de inversin social, Programa de inversin social o
Mejoramiento de programa o proyecto existente.

Actual o nuevo: Debe seleccionar de una lista desplegable si el Programa, Proyecto o Apoyo
Estratgico se encuentra actualmente en ejecucin o si se refiere a una nueva iniciativa.

Diagnstico Socio-Econmico: Si aplica, debe realizar una descripcin breve de los

principales resultados del diagnstico socio-econmico de las zonas de influencia de la
operacin.
 Plan de Desarrollo Comunitario: Si aplica, debe describir brevemente los principales
aspectos del plan de desarrollo comunitario asociado surgido del diagnstico socio-
econmico previo.

Justificacin: Debe ingresar una justificacin breve en la que se describa la situacin social
identificada que llev a la definicin del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

Objetivo general: Escriba el objetivo general de Programa, proyecto o Apoyo Estratgico.

Poblacin objetivo: Aqu se debe indicar la poblacin, ya sean personas, familias o cualquier
otro tipo, que se beneficiar con el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

En este punto se encontrar el botn Agregar que le permitir agregar el respectivo tipo de
poblacin y la cantidad.

Al dar clic en este botn se abrir una ventana en la cual se podr agregar la poblacin
objetivo. All se debe elegir el tipo de poblacin (1), ingresar una cantidad (2), seleccionar un
campo (3) y la o las veredas que se cubrirn (4). Opcionalmente podr especificar que la
poblacin har referencia solamente al campo, sin especificar las veredas, para lo cual
deber seleccionar la casilla indicada (5). De no encontrar el tipo de poblacin buscado,
podr crearlo mediante el botn Crear (6) que se encuentra en la misma ventana.

6
1 2

3 4
5

Si selecciona la opcin crear, una nueva ventana aparecer en la que deber ingresar el tipo
de poblacin deseado y dar clic en el botn Registrar. Luego de ello, este nuevo tipo de
poblacin objetivo aparecer en la lista desplegable para ser seleccionado.
 Descripcin: Aqu se debe describir de manera breve en que consiste el Programa, Proyecto
o Apoyo Estratgico.

Resultados esperados: Aqu se deben mencionar los principales resultados que se esperan
lograr con la ejecucin del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

Valor del proyecto: En este espacio se indica el valor estimado en pesos colombianos de la
inversin requerida para el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

AIU: Si aplica, en este espacio se deben indicar los valores de Administracin, Imprevistos y
Utilidades que cobra el ejecutor.

IVA: Si aplica, en este espacio se deben indicar los valores de IVA tanto para Administracin
como para Imprevistos que cobra el ejecutor. En el caso de los operadores sociales de los
programas bandera cada uno cobra de manera diferente el IVA.

Ejecutor: Aqu podr indicar el operador (o posibles operadores) del Programa, Proyecto o
Apoyo Estratgico. Para ello encontrar una lista desplegable en la que podr elegir uno o
varios de los operadores existentes en el sistema.

Nota: Los datos mostrados son solamente para fines de prueba. Al tener el recibido de la
aplicacin se eliminarn y ser necesario cargar los datos reales.

Tiempo de ejecucin: Aqu se debe indicar la cantidad estimada en meses que durar la
ejecucin del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.
 Cofinanciador: Si aplica, aqu debe indicar el nombre completo y objeto social del
cofinanciador del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

Figura contractual: Debe seleccionar de la lista desplegable la figura contractual definida

para la ejecucin del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico (Contrato, Convenio, Solicitud
de servicio de cooperacin).

Tipo de compra: Debe seleccionar de la lista desplegable el tipo de compra definido para el
pago al ejecutor (Check request, Compra rpida, Solped).

CECO o AFE: Aqu se debe indicar el CECO o AFE definido para cargar el Programa, Proyecto o
Apoyo Estratgico. Encontrar una lista desplegable de seleccin mltiple donde podr elegir
los AFE o CECO existentes.

Vigencia: En este campo se indica, por medio de una lista desplegable, el ao en el que se
ejecutar el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico.

Para todos los tipos de solicitud, exceptuando los apoyos estratgicos, aparecer una pestaa
extra en la parte superior derecha de la ventana (1) en la que se ingresar los criterios de
evaluacin del Programa o Proyecto de Inversin Social.

1
Temporalidad y estrategia de salida: Aqu debe indicar el tiempo en el que se pretende
ejecutar el Proyecto o Programa presentado y al plan con el que debe contar cada uno para
el cierre definido del mismo.

Autosostenibilidad: Aqu debe indicar la capacidad que tiene el Proyecto o Programa, de

continuar su ejecucin y/o generar impactos y/o resultados sin necesidad del apoyo de
Equin.

Inclusividad: Aqu se indica la oportunidad que el Proyecto o Programa presentado ofrece a

miembros de la comunidad con pocos recursos y otras condiciones de vulnerabilidad
(personas en condicin de discapacidad, mujeres cabeza de hogar, entre otros similares)
para ser beneficiados por ste.

Generacin de valor compartido: Se refiere a la posibilidad que ofrece el Proyecto o

Programa presentado de aumentar la competitividad de Equin, al tiempo que mejoran las
condiciones sociales, ambientales y/o econmicas de las comunidades donde opera.

Generacin de valores: Se refiere a la posibilidad que ofrece el Proyecto o Programa

presentado de generar o fortalecer valores humanos y/o comunitarios en los miembros de
las comunidades donde opera.
 Impacto positivo en la reputacin: Se refiere a la probabilidad que tiene el Proyecto o
Programa presentado, de mejorar o mantener la reputacin de Equin entre sus diferentes
grupos de inters.

Probabilidad de xito: Se refiere a la posibilidad que tiene el proyecto o programa

presentado de lograr los objetivos deseados y ser exitoso. El riesgo de fracaso debe ser el
mnimo posible.

6. Una vez completada la informacin, debe hacer clic en el botn Crear borrador, ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana.

a) Validacin de la informacin.

Al hacer clic en el botn de Crear borrador, el sistema validar que toda la informacin necesaria
para la presentacin haya sido ingresada. Si no es as, advertir mediante un mensaje en la parte
inferior derecha del navegador cual informacin no ha sido suministrada y lo ubicar en el
campo respectivo. El borrador no podr ser creado hasta que esta informacin sea suministrada.

b) Mensajes de confirmacin.

Si el sistema valida que la informacin necesaria ha sido ingresada, proceder a crear el

borrador.

Si el borrador se crea correctamente, un mensaje de confirmacin aparecer

indicndolo en la parte inferior derecha de la pantalla.

Si el borrador no se crea correctamente, un mensaje de error aparecer indicndolo

en la parte inferior derecha de la pantalla.
 c) Listado de borradores.

Una vez creado, el borrador aparecer en el listado. En el listado podemos ver el cdigo, la fecha
de presentacin, el nombre, el lineamiento, la duracin y el estado de cada uno de los
borradores de Programa, Proyecto o Apoyos Estratgicos creados. Adems muestra un botn de
acciones a realizar sobre cada uno de ellos.

d) Estado y Acciones.

En este punto el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico tiene el estado Creado y las acciones
correspondientes a este son:

Actualizar: Se utiliza para modificar la informacin del Programa, Proyecto o Apoyo

Estratgico creado. Al seleccionar esta opcin, la ventana vista durante la creacin
aparecer con la informacin que se cre previamente. Una vez hechos los cambios
deseados, d clic en el botn Actualizar borrador.
 Ver detalle: Se utiliza para ver la informacin en detalle del Programa, Proyecto o
Apoyo Estratgico creado. Al seleccionar esta opcin, una ventana aparecer con la
informacin que fue guardada. Esta opcin adems permite generar el detalle en un
archivo PDF si desea imprimirlo (1).

Presentar al Comit: Esta opcin se utiliza para presentar al Comit de Inversin

Social el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico que se ha creado para que sea
calificado. Una ventana le pedir confirmacin para esta accin.

7. Busque en las acciones del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico creado, la opcin de
Presentar al comit y acepte la confirmacin si est seguro de tener la informacin correcta.

a) Estado.

En este punto el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico tiene el estado Presentado.

b) Acciones.

Las acciones correspondientes a este estado varan dependiendo del usuario que ingrese en el
sistema.
 2
1

El usuario que crea y presenta el Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico tendr

solo la opcin de Ver detalle. Tal como fue descrito en el punto 6-d, una ventana con
informacin detallada aparece cuando se selecciona esta opcin. Pero adems, all
podr observar en una pestaa llamada Evaluacin, las calificaciones dadas por los
miembros del Comit de Inversin Social que tienen esta funcin.

Los usuarios con los roles de Gerente de Asuntos Externos, Gerentes de Relaciones
Externas y Gerente de Estrategia e Inversin Social, adems tendrn la opcin de
Evaluar (2).

Evaluacin.

8. Para evaluar cada Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico creado, los usuarios pertenecientes al
Comit de Inversin Social (Gerente de Asuntos Externos, Gerentes de Relaciones Externas,
Gerente de Estrategia e Inversin Social) debern dar clic en la opcin Evaluar del botn
Acciones. Una ventana con un formulario aparecer.

2 1

4
 a) Descripcin del formulario.

En la ventana de este formulario se encuentran dos pestaas. La pestaa de Evaluacin (1), en la

que se realiza la evaluacin del cumplimiento de cada criterio establecido para el Programa,
Proyecto o Apoyo Estratgico presentado; y la pestaa Informacin bsica (2), en la que se
muestra la informacin detallada del mismo.

b) Evaluar.

Para calificar, en la pestaa Evaluacin y para cada uno de los criterios existentes debe
seleccionar un valor de la lista desplegable correspondiente. All encontrar tambin el espacio
para realizar una justificacin de la calificacin dada si lo desea.

Si lo desea, puede realizar un comentario adicional general de la evaluacin en el espacio

correspondiente (3).

Para cargar o enviar la calificacin hecha, d clic en el botn Cargar evaluacin (4).

c) Validacin y mensajes de confirmacin.

Para cargar la evaluacin, el sistema validar que se haya asignado una calificacin a cada
criterio. De no ser as, se le avisar mediante un mensaje de advertencia que aparecer en la
parte inferior derecha del navegador. Si todo est correcto, el sistema guardar la calificacin.
Un mensaje de confirmacin le informar esto. De presentarse algn inconveniente en el
proceso, un mensaje de error se lo advertir.

d) Acciones.

Luego de realizar la evaluacin, los usuarios tienen la posibilidad de editarla si lo consideran

necesario.
 Consolidacin.

9. Una vez todos los responsables hayan realizado la evaluacin, quien present tendr la opcin
de Consolidar evaluacin en el botn de Acciones.

Al dar clic en esta opcin, una ventana aparecer solicitando la confirmacin de la accin.

Si una vez consolidadas todas las calificaciones, el total de estas est en el rango de 0 a 1.9
puntos, aparecer una ventana sealando que la propuesta ha sido Rechazada.

Si el rango est entre 2 y 3.4 puntos, aparecer una ventana sealando que la propuesta ha sido
Postergada.
 Si el rango est entre 3.5 y 5 puntos, aparecer una ventana en la que se deber elegir un
responsable de ejecucin (se pueden elegir mximo 2) y uno de seguimiento. Luego de esto, la
propuesta puede ser Aprobada dando un clic en el botn Aprobar.

a) Estado y Acciones.

Despus de consolidar la evaluacin, si la propuesta es rechazada, el estado de esta ser

Calificado rechazado; si es postergada, el estado ser Calificado postergado; si las calificaciones
estn en el rango de aprobado, el estado ser Calificado aprobado.

Luego de aprobar la propuesta, el estado de esta ser Consolidado aprobado. La nica accin
disponible para la propuesta ser Ver detalle, en la cual podr ver su informacin detallada, ver
las calificaciones dadas por los miembros del comit y podr generar un archivo PDF con la
informacin consolidada.

Formalizacin y Ejecucin de Programas, Proyectos y/o Apoyos Estratgicos.

10. Cuando la propuesta est en estado Consolidado aprobado, ubique el mdulo de Inversin
Social en el men de la izquierda, d clic en este y de las opciones que aparecen seleccione
Formalizacin y Ejecucin.
11. En esta seccin se harn los procesos de registro y gestin de los Programas, Proyectos y/o
Apoyos Estratgicos que fueron aprobados.

12. Busque en el listado la propuesta que fue aprobada.

a) Estado y acciones.

En este punto, el estado del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico aprobado ser Borrador
programa aprobado y las acciones que tendr en el botn respectivo sern:

Actualizar: Permite actualizar y agregar informacin a la propuesta que fue

aprobada.
Solicitar propuesta: Se utiliza para solicitar propuesta a uno o varios operadores.
Ver detalle: Permite ver la informacin detallada de la propuesta.

13. Para actualizar o agregar informacin selecciona la opcin Actualizar en el botn Acciones.
Aparecer una ventana con una serie de pestaas que permitirn ingresar informacin en
diferentes aspectos.
 a. Registro de la Informacin bsica.

Aqu puede modificar la informacin existente o dejar la que se ingres originalmente.

Plan: dado que el software permite la creacin de Programas de Inversin y el Programas del
Plan de Gestin Social es necesario mantener seleccionada la opcin Plan de Inversin
Social.

Cdigo: Este ser el identificador corto del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico
aprobado. No puede ser modificado.

Nombre: Texto corto y descriptivo que permita identificar fcilmente el Programa, Proyecto
o Apoyo Estratgico aprobado.

Naturaleza: La naturaleza aqu siempre ser Inversin Social. No puede ser modificado.

Lineamiento: la lnea de inversin con la cual tiene relacin la propuesta.

Duracin: la duracin en meses del Programa, Proyecto o Apoyo Estratgico aprobado.

Alcance: Describa brevemente cual es el alcance de esta Programa, Proyecto o Apoyo

Estratgico aprobado, de tal manera que este campo permita deducir fcilmente que
poblacin se beneficia y que actividades generales tendr.

Descripcin: Utilice este campo para detallar actividades, productos esperados y cualquier
otra informacin que considere necesaria.
 b. Registro de Objetivos.

La Herramienta mostrar aqu el objetivo general ingresado en la anterior etapa, la de

presentacin de la propuesta. Dado que es necesario un objetivo general, este no podr ser
eliminado. Podr modificarlo si lo desea y agregar objetivos especficos.

Para agregar objetivos especficos, d clic en y documente la informacin solicitada

en la ventana que aparecer.

2 3

Ingrese la descripcin del objetivo (1). El tipo de objetivo estar predefinido como especfico
(2).

Para agregar de clic en el botn respectivo (3).

Repita el procedimiento la cantidad de veces necesaria hasta documentar completamente

todos los objetivos

En este primer paso la columna indicador aparece con el smbolo lo que nos indica que aun no
tiene Indicador asociado, lo cual por facilidad se agregar despus y una vez se documente la
informacin bsica de la Ficha

Si lo desea puede Actualizar o Remover un objetivo para esto de Clic en el botn de cada fila
c. Registro de Productos Esperados

d. Registro de Etapas y Actividades

e. Registro de Veredas (Zona de influencia del programa)

f. Cargue de Informacin de Soporte

Registro de Productos (resultados esperados)
Esta opcin nos permite registrar aquellos resultados (sean tangibles o intangibles) que este programa
espera obtener y que luego sern objeto de desarrollo en las actividades y de reporte en los indicadores

Para adicionar un nuevo Producto de clic en y obtendr un formulario para

describirlo

Es importante que se asigne un nombre corto y se ingrese una descripcin ms amplia del resultado
esperado. (realice este proceso hasta documentar todos los productos esperados)

Un ejemplo de la documentacin de los resultados esperados de una ficha puede verse en el siguiente
grfico
Registro de Etapas y Actividades
Las etapas y actividades son un elemento fundamental en la documentacin del programa, ya que nos
permitir establecer los periodos en los cuales se van a desarrollar las diferentes acciones y reportar los
indicadores de gestin y efecto.

La herramienta nos permite documentar:

Etapas. Espacios de tiempo en el cual se desarrollan una o varias actividades, sirviendo como
contenedor para agrupar actividades con un mismo fin.
o Si no se tienen identificadas etapas, es necesario registrar una etapa (ej. Ejecucin de la
Ficha)

Actividades. Corresponde especficamente a una accin puntual a desarrollar

Para agregar una etapa de Clic en

Para crear es necesario documentar
o Nombre
o Peso. Indicando a cuanto equivale respecto a todo el programa. Si se tiene una nica
etapa se debe asignar el 100%
o Descripcin
 Para agregar una etapa de Clic en
Para crear la etapa es necesario documentar
o Nombre: Texto corto
o Peso. Indicando a cuanto equivale respecto a todo el programa. Si se tiene una nica
etapa se debe asignar el 100%
o Descripcin: Texto Largo
Luego de creada la etapa procedemos a documentar las actividades. Para lo cual debemos dar
clic en el botn

En esta opcin podremos crear la Actividades y asociarlas a un producto. La seleccin del

producto no es obligatoria y permite tener actividades que no generen producto, pero que por
ejemplo si tengan indicadores (ej. Tareas de verificacin, cierre, seguimiento, etc.)
 En este caso documentamos las tres actividades de la siguiente forma
Registro de Cobertura Geogrfica (Veredas)
El registro de las veredas nos permite seleccionar aquellas veredas y campos en los cuales la ficha tendr
sus acciones.

En este punto solo es necesario seleccionar las veredas segn el Campo o seleccionar todas si
corresponde.
Cargue de Informacin de Soporte

Esta opcin nos permite cargar soportes propios de la Ficha.

Est diseado para que sirva de referenciador de la informacin cargada en el LiveLink por lo cual debe

ingresar la Url del Documento/Carpeta y dar clic en