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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE CAJA CHICA

DEFINICIONES :Caja chica.- Es el desembolso de recursos autorizados por la Gerencia


General y/o la Jefatura de Finanzas, en favor de la Asistente de Gerencia, con destino a
gastos menores directos y de emergencia, resultantes del proceso operativo de la
Empresa.

Cuanta.- Es la cantidad de recursos monetarios fijada por el Gerente General, previo


anlisis de la oportunidad del gasto con la Direccin de Gestin y Finanzas, con destino de
recursos para la caja chica arriba mencionados.

Responsable de Caja Chica.- Es el empleado o trabajador de la Empresa habilitado,


(Asistente Administrativa), al que bajo garanta, se le entrega recursos con cargo a
rendicin de cuenta documentada, para su manejo y administracin, mediante un
memorndum de designacin como responsable de caja chica.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa


exclusivamente en el funcionario que los tienen bajo su custodia y el departamento
financiero que debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estn de
acuerdo con los procedimientos aqu establecidos.

NORMAS ESPECFICAS Y PROCEDIMIENTOS

1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra
presentacin de justificativos o comprobantes de pago. El monto mximo de cada gasto
ser de Bs.1.500 para la caja chica.
2. Se prohbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar prstamos, cambiar cheques o
pagar, combustibles, tarjetas de presentacin personal, herramientas, equipo menor,
viticos o cualquier operacin diferente a su propia finalidad. Adems no deben adquirir
artculos que son incluidos en compras de la Empresa.

3. Cuando el funcionario reciba un fondo de caja chica este deber firmar un documento
de constancia al recibir los fondos.

4. Todos los pagos que se hagan debern ser aprobados por el jefe inmediato del
responsable de caja chica.

5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la Gerencia General, el reembolso de los


gastos cuando los mismos, hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni
superior al 80% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la
reposicin.

6. Se deber anotar en cada factura el nmero de la cuenta contable a la cual debe cargar
su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el
vendedor sea una persona jurdica la factura debe estar debidamente membretada,
especificndose en ella todos los datos requeridos.
Las facturas deben estar hechas a nombre de CONSVAR SRL, identificando la fecha en
que se hizo la compra, todos los datos deben ser claros y no se admitirn borrones o
tachaduras.

7. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio
de la Caja Chica con el fin de eludir los trmites de compra establecidos por la Gerencia
General, los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben
contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora.

8. Los comprobantes y justificativos cancelados con fondos de Caja Chica deben contener
la firma de recibido conforme del funcionario que recibi los bienes o servicios.

10. Es obligacin del encargado de la Caja Chica identificar, con el sello de "Pagado con
Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.

11. Es obligacin del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso,
efectuar un arqueo del fondo, para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos ms
el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado.

12. El encargado de caja chica efectuar semanalmente un informe el arqueo, debidamente


firmado y lo guardar como parte del archivo de la caja por mes. El arqueo contendr
necesariamente la aprobacin de quien ejerce las funciones de jefe inmediato.

13. Cuando de un arqueo sorpresivo por parte del Jefe del Departamento de Finanzas, al
encargado de Caja Chica, resultase algn faltante, deber ser repuesto inmediatamente
en presencia del que hace el arqueo, para as completar el monto del fondo fijo. Asimismo,
si hubiese un sobrante, el mismo ser depositado en la caja central del Tesorero en forma
inmediata. El Jefe del Departamento de Finanzas, informar de tales anomalas al Director
de Gestin y Finanzas, y conjuntamente al Gerente General.

14. Cuando un encargado de caja chica, cese en sus funciones o se ausente por largo
tiempo de su trabajo por cualquier motivo, debe solicitar a la Gerencia General, efectuar el
traspaso de los fondos a la persona que l asigne para responsabilizarse de los mismos.
Ese traspaso se har nuevamente al reingresar a sus funciones el titular responsable de la
Caja Chica.

REPOSICION DEL FONDO

El responsable designado para la administracin de la Caja Chica deber presentar


obligatoriamente, el cuadro de resumen de Caja Chica, utilizando el formulario respectivo
al que se adjuntarn todos los vales de Caja Chica, pre-numerados, certificados por el
responsable de la caja y autorizados por el jefe inmediato.

Se acompaaran, los originales de: facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de


compra de bienes o prestacin de servicios, tickets o vales emitidos por mquinas
registradoras u otros que, por su contenido y sistema de emisin, permitan un adecuado
control del gasto.

Al finalizar el ejercicio econmico mensual vigente, el responsable encargado del manejo,


presentarn al Departamento financiero la justificacin del gasto efectuado con el ltimo
fondo asignado dentro de los cinco das posteriores a la finalizacin del ejercicio, y el saldo
no utilizado ser tomado en cuenta para la reposicin al iniciarse el siguiente perodo.

El Informe de caja Chica y los comprobantes de gastos debern ser presentados para su
reembolso antes de transcurridos 60 das desde la fecha de emisin. Los documentos que
incumplan esta disposicin sern rechazados y no se autorizar su respectivo reembolso.

El cheque que se gire para el reembolso de los gastos de caja chica debe ser a nombre
del encargado del fondo de caja chica, para establecer responsabilidades en cuanto a su
buen manejo y custodia
FORMULARIOS.-

Para efectos de justificacin del gasto y reposicin del fondo, se establecen los siguientes
documentos:
a) Formulario resumen de caja chica;
b) Formulario vale de caja chica;
c) Formularios de las casas comerciales o empresas proveedoras de bienes o servicios,
tales como facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o
prestacin de servicios, tickets o vales emitidos por mquinas registradoras u otros
que por su contenido y sistema de emisin permitan un adecuado control del gasto
efectuado.

UTILIZACION DEL FONDO

El Fondo Fijo de Caja Chica servir para pagar las obligaciones derivadas de las
transacciones indicadas anteriormente, tales como:
a) Pago de luz, agua, telfono, expensas comunes;
b) Adquisicin y reparaciones pequeas para las instalaciones de agua, energa elctrica,
telfono, plomera y albailera, en las oficinas y dependencias de la empresa;
c) Adquisicin de repuestos y accesorios para los vehculos, con valor y cantidad, no
susceptibles de adquirir a travs de la cancelacin mediante cheque, de ser el caso,
as como la mano de obra que demande su instalacin o reparacin;
d) Adquisicin de suministros de oficina, materiales de aseo y limpieza de menor cuanta
que, por su naturaleza, no sean susceptibles de mantener en existencia en almacenes;
e) Transporte y movilizacin local de funcionarios debidamente autorizados;
f) Otros similares por su cuanta y objeto.
.
A. PREPARACION DE FORUMULARIOS
1. Informe de Caja Chica
Se preparar este formulario segn las siguientes explicaciones y la referencia numrica
del modelo Que se adjunta como anexo III.
a. A cargo de: Nombre completo del custodio o encargado de la Caja Chica.
b. Fecha: Da y mes del informe.
c. Departamento: Identificacin o nombre del departamento donde opera la Caja Chica.
d. Contabilidad: se anota cada uno de los pagos identificando cada comprobante con un
nmero en orden consecutivo, fecha, nmero de cuenta a la cual debe cargarse el gasto,
detalle de la compra o gasto, nmero de factura, monto en moneda local y en dlares.
e. Despus de sumar el total de los desembolsos correspondientes se incluye el saldo de
la caja chica donde dice "Efectivo en Caja Chica" y al final el total de las dos cantidades,
el cual debe ser igual al monto fijo asignado a cada caja chica.
f. El responsable revisar la caja chica en el departamento de contabilidad debe llevar un
control de los cheques girados y los gastos reportados de cada caja chica donde se
especifiquen reportes registrados y presentados a la Contabilidad para su reembolso.
g. Hecho por: Aqu debe firmar la persona encargada de elaborar el formulario.
h. Revisado por: Firma de la persona designada para revisar los datos presentados en el
formulario, generalmente debe ser firmado por el jefe del departamento o unidad.
i. Aprobado por: Firma de la persona a quin se le ha delegado la responsabilidad de
aprobar la revisin y el reembolso de los gastos.

2. "Arqueo de caja chica"

Se prepara este formulario segn las siguientes explicaciones: (ver anexo IV)

a. Fecha: Da, mes y el ao


b. A las: se indicar la hora exacta en que se prctica el arqueo.

c. A cargo y bajo la responsabilidad de: Nombre del encargado o responsable de la Caja


Chica.

d. Departamento de: Identificacin o nombre del departamento que opera la Caja Chica

e. Fondo fijo asignado: Se anotar el monto fijo con que opera la Caja Chica.

f. Detalle de los valores encontrados: Detalle de los fondos en efectivo.

g. Vales: El Monto de los vales realizados y pendientes de liquidar, los cuales no deben
exceder del monto mximo aprobado, no deben tener ms de 24 horas de haberse
emitido, y deben estar debidamente firmados.

h. Facturas: Se anotar el monto total de las facturas originales que dan respaldo a las
erogaciones de dinero hechas, las cuales en forma individual no deben exceder del
monto mximo autorizado, ni deben contener borrones, tachaduras, alteraciones y las
fechas que indiquen dichos documentos deben ser posteriores a la del ltimo reembolso.

i. Total de valores: Se sumarn los montos consignados en los puntos (f), (g) y (h)
anteriores, siendo este el total de valores y documentos en poder del custodio de la caja
Chica.

j. Diferencia: La diferencia puede ser sobrante o faltante. Si es un sobrante deber


depositarse ste en la caja general de Centro.

Si es un faltante de poca importancia relativa, el custodio del fondo lo cubrir de su


bolsillo.

En Caso de que el faltante sea de consideracin, deber comunicarse de inmediato al


Director Financiero.

h. Observaciones: se anota cualquier situacin anormal o poco recomendable que llame


la atencin sobre el control y manejo de los fondos

i. Arqueo hecho por: Debe indicarse el nombre de la persona que realiz el arqueo, firma
y posicin.

j. Responsable de Caja Chica: En esta lnea debe firmar el encargado del manejo de la
caja chica.

3. "Vale Provisional de Caja Chica" (Ver anexo V ).

4. "Acta por cambio de Llaves" (Ver anexo VI )

Practica
Almacenes El Tigre en fecha 2 de enero de 2006 entrega a su empleado (Cajero) Sr. Pedro
Vaca la suma de Bs 1.000 para que maneje como caja chica y cubra algunos gastos menores.
Para este objeto gira el cheque N 59601 del Banco Nacional de Bolivia por la suma indicada
y a la orden del Sr. Pedro Vaca.
El asiento inicial que se realiza es:
02-01-06 -- 1 --
Caja Chica 1.000.00
Bancos 1.000.00
Banco Nacional de Bolivia
Registro por la apertura de caja chica bajo la
responsabilidad del Sr. Pedro Vaca ch. N59601.

El Sr. Pedro Vaca en fecha 15 de enero de 2006 presenta la siguiente Rendicin de Cuentas:

RENDICION DE CUENTAS - CAJA CHICA


N 01/03
Funcionario: Pedro Vaca
Fondo Fijo Recibido: Bs 1.000.00

Descargos:
Rec.N.015 de 4/01/06 por limpieza de Oficinas Bs 50.00
Rec.N.016 de 6/01/06 por reparacin bicicleta-mensajero Bs 6.00
Rec.N.017 de 9/01/06 por donaciones y limosnas Bs 8.00
Fact.N.4578 de 9/01/06 de Talleres Royal por reparacin de una
mquina de escribir Bs 130.00
Fact.N.045 de 12/01/06 por compra de gasolina para vehculos Bs 90.00
Fact.N.798 de 14/01/06 carpintera Sal, por reparacin de sillas Bs 120.00
Fact.N.185 de 14/01/06 de Garaje Toyota reparacin Vehculos Bs 310.00
Sumas Bs 714.00 Bs 1.000.00
Saldo en mi poder Bs 286.00
Sumas Iguales Bs 1.000.00 Bs 1.000.00

.......................... ..........................
Cajero Aprobado por

En una reparticin de la empresa (puede ser una seccin de Contabilidad) destinada al control
de estos descargos, se efecta la revisin correspondiente, cuidando de que las cifras
indicadas en el resumen coincidan con las consignadas en las facturas y recibos, que sean
veraces, que hayan sido autorizadas por Servicio Nacional de Impuestos Internos, por
consiguiente posean el Nmero de Identificacin Tributaria (N.I.T.) si correspondiera, y que
las erogaciones estn aprobadas por firmas de funcionarios autorizados.

Para el registro de la anterior Rendicin de Cuentas, en cumplimiento a disposiciones legales


debemos analizar los diferentes documentos justificantes de gasto, identificando a aquellos
que generan Crditos Fiscales. En este ejemplo consideramos que slo las facturas tienen el
NIT y permiten el registro de los crditos fiscales que representan el 13% del total facturado.

Posteriormente se proceder al registro contable mediante el siguiente asiento:

RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA


DEL 2 AL 15 DE ENERO DE 2006

FECHA Nro. DETALLE IMPORT CRED GASTO CODIGO DE


FACT. O E I-TO NETO CUENTA
REC. FISC.
4/01/2006 Rec.015 Por limpieza de Oficinas 50.00 50.00 Serv. de limpieza
6/01/2006 Rec.106 Por Reparac.bicicleta-mensajero 6.00 6.00 Mant. Activo fijo
9/01/2006 Rec.107 Por donaciones y limosnas 8.00 8.00 Donaciones y obs.
9/01/2006 Fac.4578 Talleres Royal por reparacin de 130.00 16.90 113.10 Mant. Activo fijo
una mquina de escribir
12/01/2006 Fac.045 Por compra de gasolina para 90.00 11.70 78.30 Combustibles y L.
vehculos
14/01/2006 Fac.798 Carpintera Sal, por reparacin 120.00 15.60 104.40 Mant. Activo fijo
de sillas
14/01/2006 Fac.185 De Garaje Toyota reparacin 310.00 40.30 269.70 Mant. Activo fijo
Vehculos
TOTALES 714.00 84.50 629.50
Total Fondo Fijo 1.000.00
Total Gastos Efectuados 714.00
SALDO A LA FECHA 286.00

.................................... ................................
Sr. Pedro Vaca Vo.Bo.
Responsable Caja Chica

15/01/06 -- 2 --
Gastos de Administracin
Servicio de limpieza 50.00
Mantenimiento de activo fijo 493.20
Donaciones y obsequios 8.00
Combustibles y lubricantes 78.30
Crdito Fiscal 84.50
Bancos
Banco Nacional de Bolivia 714.00
Reg./ Por reposicin de los gastos efectuados segn
rendicin N...

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