IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

NATALIA SALAMANCA

Presentado a:
Roco Orduz Amaya

FORMACIN VIRTUAL SENA

SANTIAGO DE CALI, DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA
JUNIO 07 DE 2017
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si

se habla de que iniciando el ao 2003 al 2006 quizs; se puede deducir que la mayora de
Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentacin y el archivo, era cualquier empleado muchas veces
lo imponan como un castigo por decir as, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe lo ha dicho, lgicamente el mtodo que usaban estos empleados no era para nada el mejor
puesto que no se regan por alguna norma o procedimiento y lo hacan como ellos crean
aparentemente ser el mejor mtodo haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la bsqueda de archivos, o por buscar algn
documento y esto podra causar conflictos internos.

Actualmente, podra decirse, que desde inicios del ao 2010 o antes el gobierno colombiano
ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.
En toda organizacin ya sea pblica o privada para la Organizacin de su archivo deben
legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organizacin del
archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en una empresa o

Institucin, el individuo debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el archivo. Toda
empresa tiende a transformarse en una coleccin de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.

Ahora, segn el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice que la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administracin, la
investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y tecnolgico, pero,
realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir,
falta alguno o sobra alguno mirando el anlisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder
contra algn acto para hacerlo ms simple.
Continuando los archivos son estratgicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,
crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organizacin que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante dira yo, son las nuevas tecnologas en el archivo:
Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin como medios para
agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de la archivstica los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,

Son fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o jurdicas, organismos
e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la informacin contenida en los
documentos est al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologas tambin es necesario indispensable mencionar la

comunicacin rpida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.

El Correo Electrnico: El correo electrnico ofrece la posibilidad de intercambiar informacin

de manera rpida y eficaz, pues permite el envo de todo tipo de documentos. Es utilizado en
los archivos como medio de comunicacin: Entre el archivero y los usuarios internos para
solicitud de documentacin, coordinacin entre el archivo central y los archivos de gestin,
comunicacin de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para peticin de
informacin. Entre el archivero y los proveedores.
Internet: La ltima revolucin para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y comunicacin de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de informacin ms actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente. Es enormemente til para el trabajo del archivero,
pero tambin como medio de difusin del archivo. Es el instrumento ms rpido y gil para
encontrar informacin concreta sobre un archivo. As mismo sirven de apoyo para un servicio
ms a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades
reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que
sean estratgicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para
sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estn en buenas condiciones y en
un lugar seguro ya que vindolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones
legales en un futuro. Esta transformacin de un mayor valor empresarial comienza con un
socio de eficacia probada que comprenda los desafos de su compaa.