Estudo de Caso

DRESS & GO
Como o RH da Dress & Go se tornou referncia em organizao
com o Convenia
 Sumrio

Sobre a Dress & Go

Desafios enfrentados

Como os desafios foram superados

Resumo dos resultados obtidos

 Sobre a Dress & Go

Fundada em 2012 pelas empresrias Brbara Diniz Almeida e Mariana Penazzo,

a Dress & Go uma empresa de aluguel online de vestidos para festas que se
intitula o seu closet inteligente.

A semente do negcio surgiu em maio daquele ano, quando Mariana estava na

casa de Barbara experimentando vestidos de luxo para um casamento, e as
duas pensaram em alug-los. Entretanto, a ideia foi logo descartada por
acharem que o modelo de aluguel no teria uma recepo positiva do pblico
que iria ao evento.

No dia seguinte, Mariana entrou em alguns sites ingleses de roupas chiques

para comprar um vestido (aproveitando que seus pais estavam viajando para
Londres) e se deparou com a opo de alugar uma pea da estilista Karen
Miller. Foi ento que elas tiveram uma ideia que mudaria o rumo de suas vidas:
no final das contas, um negcio de aluguel de vestidos de estilistas famosos no
Brasil poderia funcionar, tendo em vista que o modelo j estava sendo aplicado
no exterior.

Usando a experincia acumulada na faculdade de Administrao de Empresas

-- que ambas cursaram juntas -- e em suas carreiras no mundo corporativo,
Brbara e Mariana elaboraram um plano de negcio, frequentaram palestras de
empreendedorismo e puseram a mo na massa para concretizar o projeto. Elas
abriram um ateli em outubro de 2012 para atender a demanda enquanto o site
estava em desenvolvimento. O portal entrou no ar no comeo de 2013.
 As scias Brbara Diniz Almeida (esquerda) e Mariana Penazzo (direita)

Hoje, a Dress & Go conta com mais de 60 funcionrios e aluga uma mdia de
45 peas por dia.
 Desafios enfrentados

O departamento de Recursos Humanos da Dress & Go, desde o incio da

empresa at os dias atuais, composto por somente um profissional interno, e
conta com uma empresa terceirizada para complementar as atividades e
executar as atribuies contbeis -- como o fechamento da folha de
pagamento.

Devido configurao da rea, sempre houve a necessidade intrnseca de que

esse profissional tivesse
eficincia e organizao mximas para executar
todas as tarefas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. E lidar com o
volume tpico de burocracia envolvido na rea no tarefa simples mesmo em
empresas nas quais o RH tem uma equipe guarnecida com mais pessoas.

Antes de ter como prioridade aprimorar a organizao de informaes, o RH da

Dress & Go organizava os diversos dados sobre colaboradores em planilhas de
Excele os enviava por e-mail para sua empresa parceira -- que, por sua vez,
realizava os controles necessrios, como o clculo de frias e a gesto dos
benefcios corporativos.

Por mais organizado que esse processo possa ser em qualquer empresa, o RH
que no se apoia em tecnologia fica sujeito a alguns desafios. No caso da
Dress & Go, os dois maiores eram:
1) Tempo gasto com as rotinas de Departamento Pessoal

comum que as rotinas burocrticas de Departamento Pessoal tomem conta

da agenda dos profissionais, de modo que haja pouco espao e energia para
que eles se dediquem s atividades estratgicas da rea, como recrutamento e
seleo, treinamentos e plano de carreira.

Cerca de 30% do ms no RH de empresas brasileiras, por exemplo, dedicado

exclusivamente para a montagem da folha de pagamento.

2) Risco de incorrer em gastos desnecessrios por eventuais erros manuais

nos controles feitos em planilhas de Excel.

Como a rea de Recursos Humanos lida com procedimentos contbeis e

tributrios, eventuais erros manuais podem acarretar gastos desnecessrios
com multas e processos judiciais movidos por funcionrios.

Se uma empresa comete algum equvoco no controle de frias de seus

colaboradores, por exemplo, e como consequncia no d as frias s quais
um colaborador tem direito dentro de seu perodo concessivo, essa empresa
obrigada a pagar frias em dobro ao profissional.
Coerente com sua mentalidade de crescimento e inovao, a Dress & Go tomou
a deciso de utilizar tecnologia para mitigar os passivos aos quais o setor de
Recursos Humanos poderia incorrer lidando manualmente com a burocracia.

Foi o primeiro passo da empresa para se tornar referncia em gesto

organizada de RH.
 Como os desafios foram superados

Conforme enfatizado no captulo anterior, sempre houve uma preocupao por

parte da Dress & Go em ter um RH eficiente, seguro e organizado. Com o
crescimento do nmero de funcionrios, os controles outrora realizados por
planilhas deixaram de ser suficientes para manter a organizao de alto nvel
desejada pela empresa.

Foi nesse momento que a Dress & Go adotou o Convenia como

sistema de
gesto e controle de Departamento Pessoal.

A partir do momento em que o RH da Dress & Go passou a utilizar o Convenia

para organizar as informaes de seus mais de 60 colaboradores, as rotinas da
rea se tornaram mais rpidas, fceis e seguras
.

Seguem alguns tpicos que se tornaram foras do RH da Dress & Go:

1) Admisso e Desligamento

Quando um colaborador admitido na Dress & Go, o RH pode optar por

preencher as informaes pessoais dele ou solicitar que ele mesmo as
preencha (ambos os procedimentos dentro do Convenia).

No segundo caso, o colaborador recebe por e-mail um acesso ferramenta

para preencher suas informaes pessoais, como nome completo, endereo,
nmero de documentos, dados bancrios e dependentes vinculados aos
benefcios corporativos.

Depois desse preenchimento, o RH anexa cpias de documentos obrigatrios

em qualquer processo de contratao, como RG e CPF e as informaes dele
ficam guardadas no diretrio de colaboradores dentro da ferramenta, prontas
para serem visualizadas ou editadas quando for necessrio.

De acordo com Samantha, gestora de Recursos Humanos e Finanas da Dress

& Go, essas funcionalidades fizeram com que a admisso de colaboradores
ficasse mais eficiente.
_____________________________

O Convenia me ajudou muito: sempre que eu

preciso de alguma informao, entro na
ferramenta e obtenho tudo rapidinho. No
preciso mais ficar procurando em um monte de
pastas e planilhas.

Samantha Freitas, gestora de Recursos Humanos e Finanas

_____________________________

As mesmas melhorias foram sentidas no processo de desligamento de

funcionrios, que realizados de forma anloga.
2) Acesso s informaes

Como salientado no captulo anterior, o departamento de Recursos Humanos

da Dress & Go utilizava exclusivamente planilhas de Excel para compilar as
informaes de seus colaboradores e para enviar os dados necessrios ao
parceiro que realiza a Contabilidade.

Uma vez que a empresa passou a usar o Convenia, no apenas o envio das
informaes de funcionrios para a empresa parceira se tornou mais eficiente,
como a prpria conferncia dos dados ficou mais rpida.

_____________________________

Hoje em dia se algum pede alguma informao

de funcionrio, como o RG ou CPF, eu obtenho o
que preciso em 2 segundos pelo Convenia.

Samantha Freitas, gestora de Recursos Humanos e Finanas

_____________________________

O que antes poderia tomar muito tempo do RH, agora feito em segundos, sem
qualquer chance de erro manual.

3) Comunicao entre RH e colaboradores

O Convenia no utilizado apenas pelo RH da Dress & Go: os funcionrios

tambm usam. Eles tm acesso rea do funcionrio, um mdulo da
ferramenta no qual eles conseguem visualizar todas as informaes pessoais
que foram preenchidas em seu processo de admisso e executar algumas
aes como solicitar frias e visualizar o histrico de holerites.

De acordo com Samantha, o feedback

dos colaboradores sobre a ferramenta
foi muito positivo: eles reportam satisfao com o uso do Convenia,
especialmente no que tange possibilidade de solicitarem frias pela
ferramenta e de se comunicarem com a rea de Recursos Humanos por
intermdio da funcionalidade Fale com o RH.

_____________________________

Os funcionrios da empresa tambm ficaram

felizes de usar o Convenia. Parece que o sistema
os aproximou ainda mais do RH.

Samantha Freitas, gestora de Recursos Humanos e Finanas

_____________________________

4) Recrutamento e Seleo

Um dos efeitos colaterais mais positivos pelos quais o departamento passou

foi o alvio de tempo na rotina. Com as atividades de Departamento Pessoal
automatizadas na ferramenta, Samantha agora tem mais tempo para se
dedicar a assuntos estratgicos como recrutamento e seleo de candidatos.

Isso representa um ganho relevante para a empresa, tendo em vista que o RH

estratgico aquele que de fato gera resultados (em vez de se limitar a conter
passivos) para a empresa.
Resumo dos resultados obtidos
Primeiro endereo virtual brasileiro que aluga vestidos de festas assinados por
grandes estilistas. Um closet inteligente feito para quem busca praticidade,
novidades no mundo da moda e, principalmente, adepta ao compartilhamento
como forma sustentvel e inovadora.

Seja para no repetir o figurino, para arrasar numa festa sem gastar muito, ou
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