INDICE

1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ................................... 01

2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS ................................................... 02

2.1. Administracin de Proyectos........................................................... 02
2.2. Seguimiento del Proyecto ............................................................. 04
2.3. Planificacin del Proyecto .............................................................. 05
2.4. Anlisis del Rendimiento del Proyecto. ............................................ 06
2.5. Registro de Datos ....................................................................... 07

3. PRESENTACION ............................................................................... 09

4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER ..................................................... 10

4.1. Introduccin ................................................................................. 10

4.1.1. Elementos Bsicos ................................................................. 10
4.1.2. Pantallas y Grficas de Barras ................................................. 10
4.1.3. Diagramas ............................................................................. 10
4.1.4. Filtros .................................................................................. 10
4.1.5. Tablas y Grficos de Recursos y Costos ..................................... 10
4.1.6. Programa Primavera Draw ................................................... 11
4.1.7. Impresin de Pantallas............................................................. 11

4.2. Creacin de Proyectos ................................................................... 11

4.2.1. Actividades y Relaciones ......................................................... 11
4.2.2. Cdigos de Actividad ............................................................... 11
4.2.3. Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS) ........................ 11
4.2.4. Calendarios ........................................................................... 11
4.2.5. Recursos y Costos .................................................................. 12
4.2.6. Items de Datos Personalizados ................................................. 12
4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos ........................................... 12

4.3. Administracin de Proyectos.......................................................... 12

4.3.1. Metas y Progreso..................................................................... 12
4.3.2. Programacin y restricciones ................................................... 12
4.3.3. Cambio Global ....................................................................... 12
4.3.4. Informes Tabulares y Grficos .................................................. 12
4.3.5. Comandos Utilitarios ............................................................... 12
4.3.6. Exportacin e Importacin ....................................................... 13

5. ELEMENTOS BSICOS........................................................................ 14

5.1. Espacio de Trabajo ........................................................................ 14

5.2. Cuadros de Dilogo........................................................................ 14

5.3. Ventanas Mltiples ........................................................................ 14

1
5.4. Pantallas y Grficas de Barras ....................................................... 14
5.4.1. Elementos Bsicos ................................................................... 15
5.4.2. Tabla de Actividades................................................................ 15
5.4.3. Barras de Actividades............................................................... 15

5.4.4. Uso del Mouse. ...................................................................... 15

5.4.5. Organizacin de Actividades ..................................................... 15
5.4.6. Presentaciones Resumidas ....................................................... 16
5.4.7. Elementos OLE ....................................................................... 16

5.5. Diagramas ..................................................................................... 16

5.5.1. Creacin de Diagramas ........................................................... 16
5.5.2. Aplicacin de Diagramas ........................................................... 16
5.5.3. Tipografa y Colores ................................................................ 17

5.6. Filtros .......................................................................................... 17

5.6.1. Definicin de Filtros ................................................................ 17
5.6.2. Relacin con Diagramas .......................................................... 18

5.7. Tablas y Grficos de Recursos y Costos ......................................... 18

5.7.1. Creacin de Tablas y Grficos ................................................... 18
5.7.2. Personalizacin de Tablas y Grficos ........................................... 19
5.7.3. Seleccin de Recursos y Cuentas de Costos ................................ 19

5.8. Programa Primavera Draw ......................................................... 20

5.9. Impresin de Pantallas .................................................................. 21

5.9.1. Impresin de la Carta Grfica .................................................... 21
5.9.2. Seleccin de Impresora o Graficador .......................................... 22
5.9.3. Opciones de Impresin ............................................................. 22

6. CREACIN DE PROYECTOS ............................................................... 24

6.1. Actividades y Relaciones ............................................................... 24

6.1.1. Creacin de un Proyecto ........................................................... 24
6.1.2. Creacin de Actividades............................................................. 24
6.1.3. Creacin y Modificacin de Relaciones ........................................ 26
6.1.4. Formulario de Actividades ......................................................... 27
6.1.5. Edicin de Actividades .............................................................. 30

6.2. Cdigos de Actividad .................................................................... 31

6.2.1. Definicin de Cdigos de Actividad ............................................ 31
6.2.2. Asignacin de Cdigos de Actividad. .......................................... 32
6.2.3. Subdivisin de Identificadores de Actividad ............................... 33

6.3. Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS)............................ 33

6.3.1. Planificacin y Anlisis de los Componentes del Proyecto .............. 33
6.3.2. Construccin del WBS ............................................................. 34
6.3.3. Asignacin de Cdigos WBS a las Actividades ............................. 41

6.4. Calendarios ................................................................................... 36

6.4.1. Definicin de Calendarios ......................................................... 36
6.4.2. Edicin de Calendarios ............................................................ 38

2
 6.4.3. Definicin de Perodos no Laborables y Excepciones. .................... 39
6.4.4. Impresin de Calendarios ........................................................ 41

6.5. Recursos y Costos ......................................................................... 41

6.5.1. Definicin de Recursos ............................................................ 41
6.5.2. Estimacin de Costos .............................................................. 42

6.5.3. Utilizacin de Curvas de Distribucin ......................................... 43

6.5.4. Asignacin de Recursos y Costos ............................................... 44
6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos ............................................. 46
6.5.6. Actualizacin de Recursos y Costos ............................................ 48
6.5.7. Nivelacin de Recursos ............................................................ 51

6.6. Items de Datos Personalizados ..................................................... 52

6.6.1. Definicin de Items de Datos Personalizados .............................. 52
6.6.2. Edicin de Items de Datos......................................................... 53
6.6.3. Transferencia de los Items de Datos ........................................... 53
6.6.4. Modificacin de la Definicin de los Items de Datos ...................... 53
6.6.5. Impresin del Diccionario de Items de Datos ............................... 53

6.7. Asignacin de Items de Datos Personalizados ............................... 53

6.7.1. Uso de Formulario.................................................................... 53
6.7.2. Uso de la Tabla de Actividades .................................................. 54
6.7.3. Uso del Comando Global Change .............................................. 54
6.7.4. Uso del Comando File, Project, Import ........................................ 54
6.7.5. Creacin Barras Grficas .......................................................... 54
6.7.6. Organizando por Items de Datos ............................................... 54

6.8. Clculo de Valores con Items de Datos ..........................................54

6.8.1. Ejemplo de Cambio Global .......................................................55

6.9. Impresin de Items de Datos ....................................................... 55

6.9.1. Creacin de Informes Personalizados ......................................... 55

6.10. Proyectos Maestros y Subproyectos ............................................ 55

6.10.1. Consideraciones Acerca de Proyectos Mltiples ....................... 55
6.10.2. Entorno Multi-Proyecto ......................................................... 56
6.10.3. Proyectos Maestros y Subproyectos ...................................... 56
6.10.4. Trabajo e Informes de Proyectos ........................................... 56
6.10.5. Administracin de un Subproyecto ......................................... 56
6.10.6. Lineamientos Generales ....................................................... 56
6.10.7. Multiproyectos y Multiusuarios .............................................. 57

6.11. Administracin de Proyectos Mltiples ........................................ 57

6.11.1. Creacin de una Estructura de Proyecto Maestro ...................... 57
6.11.2. Administracin de los Subproyectos ....................................... 57
6.11.3. Nivel de Proyecto Maestro ................................................... 57
6.11.4. Programacin desde el Proyecto Maestro ................................ 57
6.11.5. Administracin de los Proyectos ............................................ 57

6.12. Lineamientos para el Coordinador .............................................. 57

6.12.1. Definicin de Calendarios .................................................... 58
6.12.2. Cdigos de Actividad ........................................................... 58
6.12.3. Estructura Jerrquica WBS ................................................... 59

3
 6.12.4. Definicin de Recursos ......................................................... 59
6.12.5. Opciones de Programacin y Nivelacin ................................. 59
6.12.6. Relaciones Interproyectos .................................................... 60
6.12.7. Definicin de Actividades ...................................................... 60
6.12.8. Programacin del Proyecto Maestro ........................................ 60
6.12.9. Creacin de un Proyecto Meta .............................................. 61

6.13. Lineamientos para los Administradores. ..................................... 61

6.13.1. Definicin de Actividades y Relaciones .................................... 62
6.13.2. Asignacin de Cdigos de Actividad ........................................ 62
6.13.3. Asignacin de Cdigos WBS .................................................. 62
6.13.4. Asignacin de Recursos y Costos ........................................... 62
6.13.5. Programacin del Subproyecto .............................................. 63
6.13.6. Creacin de un Proyecto Meta .............................................. 63

6.14. Nivelacin de Recursos ............................................................... 63

6.14.1. Nivelacin de Proyecto Maestro ............................................. 64
6.14.2. Nivelacin de Subproyectos ................................................. 64
6.14.3. Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelacin......................... 64

6.15. Creacin de Diagramas, Informes y Grficos ................................ 65

6.15.1. Diagramas Compartidos........................................................ 65
6.15.2. Informes y Grficos Compartidos ........................................... 65
6.15.3. Informes de Proyectos ......................................................... 65
6.15.4. Informes de Subproyectos .................................................... 65

6.16. Copia de Proyectos Maestros y Subproyectos. ............................. 66

6.16.1. Copia de un Proyecto Maestro .............................................. 66
6.16.2. Copia de un Subproyecto ...................................................... 66
6.16.3. Copia de un Subproyecto a un Nuevo Proyecto Maestro ............ 66
6.16.4. Divisin de un Proyecto en Subproyectos ................................ 67
6.16.5. Anlisis de Proyectos Maestros .............................................. 67
6.16.6. Conversin de un Subproyecto en un Proyecto Maestro ............. 67
6.16.7. Conversin de un Proyecto Maestro en un Subproyecto ............. 68

7. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS .............................................. 69

7.1. Metas y Progreso ........................................................................ 69

7.1.1. Creacin de una Meta ........................................................... 69
7.1.2. Mantencin de Planes Metas.................................................... 69
7.1.3. Actualizacin de la Programacin............................................. 71
7.1.4. Anlisis del Avance ................................................................ 73

7.2. Programacin y Restricciones ...................................................... 75

7.2.1. Clculo de la Programacin .................................................... 75
7.2.2. Establecimiento de la Lgica de Programacin ........................... 76
7.2.3. Uso de Restricciones Temporales ............................................. 78
7.2.4. Asignacin de Restricciones. ................................................... 80

7.3. Cambio Global. ............................................................................ 81

7.3.1. Introduccin ........................................................................ 81
7.3.2. Seleccin de Actividades ....................................................... 84
7.3.3. Sentencias para Cambios Especficos ....................................... 85

4
7.4. Informes Tabulares y Grficos ..................................................... 85
7.4.1. Aspectos Bsicos ................................................................. 85
7.4.2. Preparacin de Informes ....................................................... 87
7.4.3. Visualizacin de Informes Tabulares y Grficos.......................... 88
7.4.4. Informes Tabulares de Programacin ...................................... 89

7.4.5. Informes Tabulares de Control de Recursos y Costos ................. 91

7.4.6. Informes Tabulares de Productividad, Precios y Uso................... 92

7.4.7. Informes Tabulares de Valor Ganado...................................... 93
7.4.8. Informes Tabulares de Recursos y Costos ............................... 93
7.4.9. Informes Tabulares de Empleo de Recursos y Costos................. 94
7.4.10. Informes Matriciales de Actividades ....................................... 96
7.4.11. Informes Matriciales de Recursos y Costos............................... 101
7.4.12. Informes Personalizados ...................................................... 102
7.4.13. Informes Grficos Temporales................................................ 107
7.4.14. Informes Grficos Lgicos..................................................... 113
7.4.15. Informes Grficos de Recursos y Costos ................................. 114

7.5. Comandos Utilitarios ................................................................... 118

7.5.1. Copia de Proyectos. .............................................................. 118
7.5.2. Modificacin de la Unidad de Planificacin ............................... 118
7.5.3. Modificacin de los Identificadores de Actividad ...................... 118

7.6. Mezcla de Proyectos .................................................................... 119

7.6.1. Calendarios ......................................................................... 120
7.6.2. Diccionarios ....................................................................... 120

7.7. Resumen de Proyectos ................................................................ 120

7.7.1. Proyecto Resumen ............................................................... 121
7.7.2. Proyectos Fuentes ............................................................... 121
7.7.3. Identificadores de Actividad .................................................. 121
7.7.4. Criterio de Resumen ............................................................. 121
7.7.5. Asignacin de un Calendario .................................................. 122
7.7.6. Definicin de Fecha de Control .............................................. 122
7.7.7. Recursos ............................................................................ 122
7.7.8. Costos ................................................................................ 122
7.7.9. Consolidacin de Recursos y Costos......................................... 123
7.7.10. Actualizacin de Proyecto Resumen ....................................... 124
7.7.11. Resumen de Proyectos con Diferentes Unidades de Planificacin . 124
7.7.12. Programacin .................................................................... 124
7.7.13. Impresin ......................................................................... 125

7.8. Respaldo de Proyectos ................................................................ 125

7.8.1. Respaldo y Recuperacin de Proyectos ................................... 125
7.8.2. Notas del Respaldo ............................................................... 125

7.9. Recuperacin de Proyectos ........................................................... 126

7.10. Borrado de Proyectos................................................................... 126

5
7.11. Exportacin e Importacin .......................................................... 126
7.11.1. Exportacin de Datos ........................................................... 127

7.12. Importacin de Datos .................................................................. 131

7.12.1. Cambio de Fechas Programadas............................................ 131
7.12.2. Actualizacin de Datos para Archivos de Importacin ............... 133
7.12.3. Especificaciones de Importacin ........................................... 133
7.12.4. Archivo de Importacin........................................................ 135
7.12.5. Ejecucin de la Importacin ................................................. 136

7.13. Transferencia de Especificaciones de Exportacin e Importacin . 136

6
 1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administracin de proyectos consiste en planificar, programar y controlar la

ejecucin de un proyecto, a objeto de cumplir adecuadamente dentro del plazo y
presupuesto previsto.

En la etapa de planificacin (planning), el administrador debe identificar las actividades o

tareas bsicas del proyecto, estimar su duracin temporal y establecer las relaciones de
precedencia entre las tareas.

De igual forma, es preciso identificar los recursos (mano de obra, maquinaria, materiales)
necesarios para cumplir con las diferentes tareas, definiendo su disponibilidad temporal y los
costos asociados a su utilizacin.

En la etapa de programacin (scheduling), el administrador establece un orden cronolgico

para la ejecucin de las actividades, optimizando el empleo de todos los recursos
asociados (proceso de asignacin de recursos conocido como leveling).

Desde este punto de vista, el recurso tiempo puede ser medido y controlado (llevando
registro de su utilizacin), de modo tal que el proyecto se efecte en el menor tiempo posible
y al menor costo.

La etapa de control (tracking) consiste en efectuar un seguimiento de las actividades

y recursos, realizando las correciones necesarias (re-programaciones) para mantener el
proyecto dentro de los plazos y costos programados.

En el mercado de los programas computacionales existen diversas herramientas para la

administracin automatizada de proyectos. En general, todos estos programas facilitan el
trabajo del administrador de un proyecto proveyendo con informacin amplia y precisa
respecto de las principales variables que se controlan en un proyecto. El programa Primavera
Project Planner es un buen ejemplo de ello.

7
2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2.1. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de trabajos con un inicio y trmino definido y un presupuesto

determinado. Generalmente los proyectos son realizados por personas de
diversas especialidades sin experiencia como equipo de trabajo. Esta restriccin a menudo
dificulta y complica la administracin de proyectos.

A nivel de planificacin -en trminos conceptuales-, administrar un proyecto es el proceso de

pensar y definir detalladamente qu es lo que se quiere realizar, definiendo los pasos a seguir
y determinando los recursos necesarios para efectuar tales pasos. En la prctica, la
administracin de un proyecto consiste es resolver problemas, retrasos, cambios y obstculos
-y a veces oportunidades- que surgen durante el desarrollo del proyecto.

Al planificar un proyecto se determina quin realiza cada trabajo, cuando, donde y con quien.
Una vez creada la planificacin, las acciones posteriores son las que transforman un proyecto
en un trabajo exitoso.

La administracin de un proyecto requiere vigilancia y dedicacin constante: hallar qu es lo

que realmente ocurri, y cunto es lo realmente realizado, qu falta por hacer, y quin es
capaz de realizarlo. Es preciso contar con un plan de contingencia que permita manejar los
inevitables percances que ocurren con la marcha de proyecto.

Existen algunas herramientas y prcticas que ayudan a preparar el trabajo de un proyecto. El

utilizar un programa de administracin de proyectos ayuda a organizar las ideas e identificar
problemas potenciales. El seguir los procedimientos establecidos permite mantener informado
al equipo de trabajo acerca de opciones, alternativas y detalles del trabajo en forma eficiente
y oportuna. Una adecuada presentacin del proyecto hacia posiciones superiores de la
empresa facilita la obtencin del respaldo requerido para continuar adecuadamente.

La etapa de planificacin consiste en pensar acerca de los trabajos a ejecutar y la

documentacin requerida, definir y coordinar las actividades y los grupos de trabajo, preparar
los programas de trabajo, asignar recursos a las diversas actividades y establecer un
presupuesto.

La etapa de control consiste en medir el rendimiento, sugerir las acciones correctivas que
sean necesarias, evaluar opciones y redistribuir trabajos. El administrador informa al equipo
de trabajo acerca de los progresos obtenidos y entrega pautas para mejorar el rendimiento
donde existen debilidades.

La administracin significa comunicarse en la forma ms precisa posible con el equipo de

trabajo, con el cliente y con la administracin superior, informando acerca de qu ha
ocurrido, qu puede ocurrir y qu se har al respecto. Se debe motivar al equipo de trabajo
para lograr mejores resultados. El administrador apoya al equipo de trabajo
presentando informacin precisa y oportuna a la gente apropiada.

Para desarrollar un plan de trabajo y determinar el nivel de detalle y la cantidad de revisiones

que sern necesarias es preciso responder las siguientes interrogantes: cul es la duracin
total del proyecto ?, cul es el nivel de detalle apropiado ?, con qu frecuencia se deber
actualizar el plan ?, quin requiere recibir informacin acerca de los avances ?, qu clase
de informe se entregar ?, qu grficos facilitarn la comunicacin de resultados ?, cunto
tiempo debe asignarse para la administracin del proyecto?

8
Las siguientes acciones ayudan a responder las interrogantes descritas:

a) Lista detallada de actividades

Estimar el tiempo necesario para realizar cada actividad, y cmo se relacionan las
actividades entre ellas. Asignar una persona responsable de cada actividad, la que deber
entregar informacin precisa cuando sea necesario actualizar el plan de trabajo.

b) Diagrama de actividades
Preparar una malla de actividades para mostrar las relaciones entre las actividades. La
creacin de esta malla es un proceso interactivo que debe efectuarse con los integrantes del
equipo de trabajo. Nadie mejor que ellos conoce qu hacer y por qu, y en qu secuencia. A
menudo ser preciso modificar la malla de actividades hasta obtener una secuencia lgica y
fluda de las actividades.

c) Ruta crtica
Identificar las actividades cuya secuencia requiere mayor tiempo de trabajo (ruta crtica).
Evaluar las formas de simplificar el proyecto. Analizar la posibilidad de acortar el proyecto
realizando actividades en paralelo. Considerar si se cuenta con suficientes recursos para
realizar varias tareas en forma simultnea.

d) Asignacin de recursos
Una vez definida la programacin bsica, asignar los recursos necesarios para completar el
plan, asegurando que estarn disponibles cuando sean requeridos. Los recursos (personas,
equipos materiales y capital) son los que hacen posible desarrollar el trabajo.

e) Redistribucin de recursos
Redistribuir recursos o modificar la programacin de actividades para resolver conflictos entre
actividades que comparten recursos. Verificar que la programacin del trabajo no exija
recursos ms all del lmite de disponibilidad normal. Examinar los grficos de uso de
recursos para nivelar su utilizacin e identificar los perodos de alta y baja utilizacin.

f) Tiempo y dinero
Evaluar el compromiso tiempo-dinero del plan de trabajo. Si se dispone de ms dinero o ms
recursos, es posible concluir antes el proyecto? Comparar costos, listas de necesidades y
revisar las suposiciones hechas con el equipo de trabajo para refinar el plan. Obtener el
acuerdo y el compromiso del equipo de trabajo y comenzar el proyecto.

g) Informacin del proyecto

Organizar la informacin del proyecto clasificando las actividades por etapas,
responsabilidad, departamento organizacional y ubicacin. Establecer prioridades. Resumir los
detalles innecesarios. Estructurar la presentacin de la informacin para centrarse en los
elementos clave.

h) Registro de avances
Registrar los avances de cada actividad. Realizar un seguimiento de quin hizo cada cosa y
cunto fue su costo. Esto le permitir mejorar estimaciones futuras. Informar el progreso en
forma regular, cada una o dos semanas. Registrar cunto tarda en efectuarse cada actividad,
cunto trabajo se ha realizado y cunto tiempo se estima ser necesario para concluir la
actividad. Debe tenerse cuidado en contar con datos precisos y confiables.

i) Comparacin con el proyecto original

La mejor forma de seguir el desarrollo de un proyecto es comparar los avances informados
con el plan original. Si el equipo de trabajo est atrasado, identificar el impacto que tendr
sobre la programacin y desarrollar un curso de accin para avanzar ms rpido.

Si no es posible recuperar tiempo, asegurarse que todas las personas conozcan acerca del

9
retraso para que puedan ajustar su propia programacin. Considerar si si algunos retrasos de
actividades iniciales permitirn ahorrar tiempo ms adelante.

j) Comunicaciones
Comunicar lo que se requiere hacer y cundo se necesita hacer a todos los miembros del
equipo. Emplear informes de programacin, cartas grficas y presentaciones temporales de
fcil entendimiento. Mostrar el progreso y destacar las reas con problemas. El nivel de
detalle de cada informe deber ser al apropiado para cada audiencia.

k) Prevencin
Qu cosas imprevistas pueden ocurrir?, qu sucedera si un recurso es ocupado en otro
trabajo?, qu ocurrira si el presupuesto es recortado en un 10%?, los trabajadores sern
capaces de actuar con eficiencia con nuevos diseos o maquinarias? Siempre es necesario
anticiparse a los cambios, manteniendo un plan de contingencia para enfrentar la ocurrencia
de cualquier desastre.

La administracin exitosa de un proyecto no finaliza con la planificacin del proyecto. Para

cumplir con los objetivos propuestos, es necesario efectuar un seguimiento de los eventos
diarios y actualizar la programacin con informacin precisa y oportuna. Controlar un
proyecto significa registrar e informar los avances, comunicar los cambios apenas ocurran,
comparar la programacin actual del proyecto con la original y medir el rendimiento.

Es importante actualizar la programacin del proyecto una vez que ste est en desarrollo.
Una de las razones principales es que las duraciones reales de las actividades generalmente
difieren de lo estimado originalmente. Adems, la secuencia de las actividades puede cambiar
una vez que se inicia el trabajo, o puede ser necesario agregar nuevas actividades y eliminar
otras.

Una buena programacin del proyecto puede servir como herramienta clave para la toma de
decisiones y para predecir si el proyecto ser finalizado dentro del tiempo y presupuesto
previstos.

Al actualizar regularmente un proyecto es posible registar sus avances e idetnficar los

problemas potenciales. Debe sealarse si las actividades han sido completadas o an estn
en desarrollo. Para estas ltimas, debe registrarse la fecha real de comienzo de cada
actividad, su duracin restante y/o el porcentaje completado de la actividad. Para una
actividad finalizada, debe registrarse su fecha real de trmino.

Previo a actualizar un proyecto por primera vez es recomendable contar con un proyecto
meta u objetivo, el cual consiste en un copia del proyecto original. A medida que el proyecto
avanza, el proyecto meta servir como base de comparacin para la informacin relevante
actualizada del proyecto. Esto permitir medir el estado de avance del proyecto y el
rendimiento de los diferentes recursos. Tambin ser posible estimar o predecir los
requerimientos futuros hasta la total realizacin del proyecto.

2.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Una vez que se ha establecido la programacin de actividades, la base de comparacin y el

proyecto est en desarrollo, es necesario controlar qu est sucediendo con los trabajos y
recursos. El administrador deber guiar el desarrollo del proyecto, reconocer problemas,
tomar decisiones, motivar al equipo de trabajo y comunicar la informacin necesaria acerca
del estado actual del proyecto y las acciones requeridas. Pocos proyectos se desarrollan
exactamente de la forma planeada. Cambian los alcances del proyecto, algunas
actividades se retrasan o se realizan fuera de la secuencia establecida y los requerimientos
de recursos pueden modificarse. Durante la vida del proyecto es necesario evaluar

10
constamente las fechas programadas, los recursos utilizados y los costos. Una comunicacin
efectiva es esencial para el xito de un proyecto. Es aconsejable emplear informes y grficos
de fcil lectura para comunicar los avances del proyecto al equipo de trabajo y a la
administracin superior. Debe darse nfasis en las actividades crticas, en recursos o costos
sobrepasados o retrasados e identificar el avance real y futuro.

2.3. PLANIFICACIN DEL PROYECTO

La planificacin de un proyecto se inicia listando todos los elementos requeridos para obtener
un producto final o alcanzar los resultados deseados. Se comienza por los
componentes principales y luego se identifica cada subcomponente. Es posible crear un tercer
nivel para identificar las partes de los subcomponentes. Esta desagregacin contnua hasta
que se haya definido unidades discretas de trabajo llamadas paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo representa una o ms actividades con una duracin -cantidad de

trabajo requerido para su completa realizacin- y presupuesto definido. Este proceso de
desagregacin en componentes jerarquizados se conoce como estructura jerarquizada de
trabajo (WBS). Adems, es posible definir a las personas de la organizacin que sern
responsables de cada componente. De esta forma se obtiene una estructura organizacional
jerarquizada (OBS) similar al concepto de WBS.

La interseccin de las estructuras WBS (Work Breakdown Structure) y OBS (Organizational

Breakdown Structure) corresponde a una cuenta de costos. Los costos son
planificados, contabilizados y controlados a nivel de la cuenta de costos. Cada cuenta de
costos representa una unidad discreta de trabajo y estn a cargo de una persona de la
organizacin. Los nombres asociados a las cuentas de costos debieran identificar los
componentes WBS y OBS asociados a cada actividad.

El paso siguiente es colocar las actividades en una estructura que identifique la secuencia en
que sern realizadas, definiendo las relaciones lgicas entre actividades para indicar si una
actividad puede comenzar en cualquier instante o solo despus que otras actividades hayan
sido completadas. Esta malla de relaciones entre actividades predecesoras y sucesoras
permite identificar la ruta crtica del proyecto.

Establecida la ruta crtica se puede calcular el tiempo total requerido para completar
el proyecto. El proyecto no finalizar hasta que cada actividad crtica sea finalizada.
Las actividades no crticas tambin son importantes, pero su duracin original y sus
relaciones lgicas no afectan la fecha de trmino esperada del proyecto. Estas actividades
pueden tornarse crticas en la medida que el trabajo avanza.

La programacin de las actividades basada en las relaciones lgicas determina el plan original
del proyecto. Tambin es preciso considerar los requerimientos y la disponibilidad de los
recursos a lo largo del proyecto. Algunas actividades programadas deben ser modificadas
debido a las posibles limitaciones en la disponibilidad de recursos.

Los costos del proyecto estn asociados a la asignacin de recursos. Con la programacin de
actividades definida es posible predecir los gastos futuros del proyecto. Esto permite ajustar
la programacin de actividades de modo tal que se pueda cumplir con la programacin de
costos (flujo de caja).

Una vez que se ha alcanzado un acuerdo general respecto de la programacin de actividades,

el presupuesto y la participacin de recursos se puede decir que existe un plan objetivo. A
medida que el proyecto transcurre, es importante comparar los costos reales y el
avance de la programacin con el plan objetivo, de forma tal que es posible efectuar un
seguimiento de los costos y la programacin.

11
Comenzado el proyecto, es posible medir el rendimiento en trminos de la programacin y los
costos. Existe una medida del rendimiento de la programacin denominada valor del trabajo
realizado, que establece una comparacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado.
Para medir el rendimiento de los gastos y su ajuste a lo presupuestado se utiliza
una comparacin entre el presupuesto original y los costos actuales y estimados para
completar el trabajo. Esta medida se denomina esfuerzo planificado. El seguimiento del
rendimiento de la programacin y de los costos es una funcin separada del control de
rendimiento.

2.4. ANLISIS DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO.

Una vez que ha comenzado el proyecto y se han registrado datos reales es posible comparar
el rendimiento del proyecto con la planificacin original.

Los conceptos de medicin del rendimiento de la programacin y costos de un proyecto (BAC,

EAC, BCWS, BCWP y ACWP) corresponden a evaluaciones que es posible obtener por medio
del proyecto objetivo (programacin original y costos presupuestados) y de los datos reales
de avance y progreso de actividades y de costos incurridos del proyecto en curso.

a) BAC (Budgeted At Completion)

Corresponde al presupuesto total original de la actividad.

b) EAC (Estimated At Completion)

Corresponde al costo estimado necesario para finalizar una actividad en desarrollo.

c) BCWS (Budgeted Cost for Work Schedule)

Representa el costo presupuestado del trabajo programado. Se obtiene multiplicando el
presupuesto original por el porcentaje de trabajo que debiera haberse efectuado a la fecha
(trabajo programado). Tambin se le conoce como Esfuerzo Planeado (Planned Effort).
BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) Representa el costo presupuestado del
trabajo efectivamente realizado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el
porcentaje de trabajos por los datos reales y una prediccin de los costos futuros. Esta
diferencia se conoce como variacin, y se calcula segn:

Variacin = BAC EAC

Si EAC es menor que BAC, entonces se espera que el proyecto ocasione menos gastos que los
planificados. Si EAC es mayor que BAC, el proyecto gastar ms de lo presupuestado.

b) Costo real v/s trabajo realizado

La diferencia entre el costo real (ACWP) y el valor del trabajo realizado (BCWP) se
denomina variacin de costo. La variacin de costo se calcula segn:

Variacin de Costo = BCWP - ACWP

Por ejemplo, si se ha gastado $100.- y se ha realizado un trabajo equivalente a $70.-

(basado en el presupuesto original), entonces el proyecto gastar ms de lo presupuestado
(si se mantiene la proporcin de gastos y avances).

c) Fechas reales v/s fechas programadas

Es posible comparar la cantidad de trabajo programado (BCWS) con la cantidad de trabajo
realmente efectuado a la fecha de comparacin (BCWP). La diferencia obtenida se
denomina variacin de programacin. La variacin de programacin se calcula segn:

Variacin de Programacin = BCWP - BCWS

12
Si se ha efectuado una cantidad de trabajo inferior a lo programado (variacin negativa),
entonces probablemente la actividad -que est retrasada- finalizar fuera de lo programado.

2.5. REGISTRO DE DATOS

Es fundamental en un proyecto el tener certeza y seguridad respecto de los datos ingresados

(duraciones originales y restantes de actividades, porcentaje completado de
actividades, unidades de recursos por actividad). En este sentido, todo proyecto requiere de
estimaciones (programacin y presupuesto original) y posee datos reales relativos a
actividades (tiempos y porcentajes), recursos (cantidades, precios y limitaciones) y costos.

a) Estimacin de Tiempo
La duracin original de una actividad programada corresponde a la cantidad de tiempo que se
estima necesario para completar una actividad. Esta estimacin deber ser propuesta por el
responsable de la actividad -de acuerdo a su experiencia y a los recursos disponibles- y
acordada con el administrador del proyecto.

b) Estimacin de Recursos
Los recursos necesarios para completar una actividad programada (en trminos de tipo y
cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad. El administrador
deber tener presente que existe un compromiso entre el tiempo definido como duracin de
una actividad y la cantidad de recursos asignados a la misma. El precio del recurso est
determinado por el mercado (se refiere al costo directo). Deber tenerse presente los lmites
de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

c) Estimacin de Costos
Una vez definida la duracin de una actividad y los recursos asociados a ella, la estimacin de
costos proviene de la aplicacin directa del precio -o costo directo- de cada recurso, la
cantidad de recurso requerido y la cantidad de tiempo en que ser utilizado. Los costos no
operacionales (costo de oportunidad, depreciacin, costos fijos, etc.) pueden ser includos,
aunque resulta aconsejable considerarlos en los costos generales del proyecto.

d) Tiempos reales
Iniciado el proyecto, el control peridico del mismo requiere el ingreso de datos reales
relativos a las actividades (fechas de comienzo y trmino real, porcentaje completado) y
estimaciones (duracin restante).

Para el clculo del porcentaje completado se emplea dos bases de clculo: cantidad de
horas-hombre y ponderacin de factores.

Cantidad de horas-hombre. Consiste en establecer la proporcin de horas-hombre

utilizadas hasta la fecha en la actividad respecto del total de horas-hombre programadas para
la actividad (de acuerdo a la duracin original). Es decir,

Porcentaje Completado = Horas-hombre reales / Horas-hombre programadas

Ponderacin de factores. Consiste en definir dos o ms factores que tienen incidencia en la

realizacin de una actividad. Estos factores pueden ser suministros (disponibilidad fsica de
los elementos o materia prima requeridos para una actividad), fabricacin (construccin de
productos intermedios a partir de la materia prima), montaje (armado de elementos a partir
de productos intermedios) y puesta en marcha (prueba de funcionamiento y finalizacin de la
actividad). El responsable de la actividad deber sealar el cumplimiento de cada uno de los
factores sealados. De esta forma, el porcentaje completado ser calculado segn

13
 Porcentaje Completado = * F1 + * F2 + * F3 + * F4

donde F1, F2, F3, F4 son los factores de la actividad, y , , , son los coeficientes de
ponderacin de cada factor ( + + + = 1).

Los coeficientes de ponderacin se establecen de acuerdo a la importancia de cada factor

respecto de la actividad en cuestin, por acuerdo entre el responsable de la actividad y el
administrador del proyecto. La cantidad de horas-hombre de la actividad puede considerarse
en el coeficiente de ponderacin de cada etapa o factor (suministros, fabricacin, montaje,
puesta en marcha).

e) Recursos y Costos reales

La cantidad de recursos utilizada en cada actividad es controlada por el responsable de cada
actividad. Los costos reales se obtienen de la gestin administrativa y contable del proyecto.

f) Estimacin de nuevos tiempos

La duracin restante se estima en forma similar a la duracin original, teniendo presente el
trabajo ya realizado y el compromiso existente entre el tiempo definido y los recursos
asignados.

g) Estimacin de recursos
Los recursos necesarios para completar una actividad ya iniciada (en trminos de tipo y
cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad de acuerdo al avance
obtenido y los requerimientos reales. Deber tenerse presente los lmites de disponibilidad
(en tiempo y unidades) de cada recurso.

h) Estimacin de precios
Este factor depende del mercado, aunque es posible de manejar de acuerdo al control de
inventarios (materias primas, maquinarias, etc.) programados para el proyecto.

Para el ingreso de los datos estimativos iniciales (duracin original, cantidad, precio y lmites
de disponibilidad de recursos), de los datos reales (porcentaje completado, recursos y costos)
y de los datos estimados para las actividades en curso (duracin restante, cantidad de
recursos) es conveniente utilizar formularios de ingreso de datos que sean llenados
conjuntamente por el responsable de cada actividad y el administrador del proyecto.

14
3. PRESENTACION

Primavera Project Planner for Windows, conocido en forma abreviada como P3, es un
completo programa computacional para la administracin de proyectos basado
fundamentalmente en la tcnica de programacin de actividades conocida como Mtodo de la
Ruta Crtica o CPM (Critical Path Metod).

Sus diferentes prestaciones lo convierten en una de las ms poderosas herramientas de

apoyo para la administracin de proyectos de todo tipo. Est concebido para ayudar a la
planificacin, programacin y control de las actividades que componen un proyecto, y para
facilitar la asignacin y el control de los recursos y costos involucrados en un proyecto.

El presente manual es una traduccin adaptada del manual de referencia del programa
Primavera Project Planner for Windows. Est desarrollado en tres grandes secciones:
Introduccin, Creacin de Proyectos y Administracin de Proyectos.

La Introduccin describe cmo trabajar con la grfica de barras (Bar chart) y su

visualizacin en pantalla, crear y personalizar diagramas (layouts), crear grficas impresas y
utilizar la aplicacin grfica Primavera Draw. Se detallan las herramientas que provee el
programa para personalizar y presentar cada proyecto en un ambiente grfico, aprovechando
la potencialidad de Windows.

La seccin Creacin de Proyectos est compuesta por 7 captulos en los cuales se entrega
informacin relacionada con la definicin y creacin de proyectos, incluyendo el
establecimiento de una estructura de trabajo jerrquica, la definicin de cdigos de actividad
y calendarios, la definicin de un fondo de recursos y un plan de costos, la creacin de tems
de datos personalizados y el trabajo en un entorno de proyectos mltiples.

La seccin Administracin de Proyectos se compone de 6 captulos, y proporciona

informacin acerca de las herramientas de P3 que facilitan la administracin de
proyectos, incluyendo la creacin y mantencin de proyectos objetivo, el clculo y
actualizacin de la programacin de actividades, la nivelacin del uso de recursos,
modificaciones masivas de datos, la creacin y ejecucin de grficos e informes, la
administracin de archivos de proyectos y los procesos de exportacin e importacin de
datos.

El lector notar que a travs de este trabajo se utiliza reiteradamente las palabras o trminos
en idioma ingls, o bien conceptos traducidos pero sealado entre parntesis su equivalente
en ingls. Se ha utilizado este esquema dada la errnea tendencia de traducir algunos
trminos con diferentes palabras en castellano, hecho que crea confusin conceptual al
utilizar como sinnimos trminos que -para la administracin de proyectos- poseen un
significado preciso.

15
4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER

4.1. INTRODUCCIN

4.1.1. Elementos Bsicos

Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utiliza
Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa asume que
el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. P3 puede ser manejado tanto
desde el teclado como a travs de un mouse de 2 botones.

Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos, diagramas,

ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad grfica para
representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se har referencia a
ellas con una descripcin de texto. Para un conocimiento detallado el interesado deber
recurrir al manual de referencia del programa.

4.1.2. Pantallas y Grficas de Barras

La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabular y

una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos de filas
o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y
relaciones de actividades.

El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer
relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades.

4.1.3. Diagramas

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de
actividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y colores que
conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada

diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de
seleccin establecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este
hecho para la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic
Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de
tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo despus
de la fecha de trmino del proyecto.

4.1.4. Filtros

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Los filtros
se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto.

4.1.5. Tablas y Grficos de Recursos y Costos

P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramas para
el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de
uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de
recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos
de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

16
4.1.6. Programa Primavera Draw

Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden ser
incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de
dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y texto. Las
imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) que pueden
ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con las herramientas
del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows (metafile images) o
utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imgenes (archivos
metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin e incorporacin del logo o
isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos.

4.1.7. Impresin de pantallas

Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones de personalizacin

de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la
grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla
impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades, carta grfica, curvas y
tablas de recursos y costos.

4.2. CREACIN DE PROYECTOS

4.2.1. Actividades y Relaciones

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de

tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y
tamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o
bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

4.2.2. Cdigos de Actividad

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la

definicin de un conjunto de cdigos estructurados en un diccionario de cdigos de actividad.
De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir
informes impresos y grficos basados en esta definicin.

4.2.3. Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS)

Corresponde a la jerarqua o subdivisin laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para

llevar a cabo el proyecto. El cdigo WBS representa una estructura en niveles de detalle del
trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y ste a su vez dividido en elementos de
trabajo identificables.

4.2.4. Calendarios

Los calendarios definen los perodos laborales del proyecto, as como la longitud de la semana
laboral (total de das hbiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los
calendarios del proyecto, stos se asignan a las actividades para controlar la programacin de
fechas y modelar situaciones especficas.

17
4.2.5. Recursos y Costos

El control efectivo de un proyecto integra informacin acerca de la programacin, recursos y

costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es
necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a
cada actividad o tarea definida.

4.2.6. Items de Datos Personalizados

Los tems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para
clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada
proyecto.

4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o

bien controlar varios proyectos en forma simultnea.

4.3. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

4.3.1. Metas y Progreso

Una vez que el proyecto est en desarrollo es posible analizar su comportamiento

comparando el progreso real con la programacin original. El crear una proyecto objetivo
(target project) ayuda a decidir cundo es necesario efectuar acciones correctivas y a
identificar las reas con variaciones significativas. Permite adems efectuar un anlisis del
tipo qu ocurre si ...? para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto
objetivo (target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned
value) y determinar los recursos adicionales que sern requeridos para completar el
proyecto.

4.3.3. Cambio global

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la

totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rpida. P3 entrega
flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (bsqueda y reemplazo,
asignacin de recursos, uso de datos aritmticos o modificacin de datos alfanumricos).

4.3.4. Informes Tabulares y Grficos

P3 proporciona informes y grficos que facilitan la comunicacin de informacin resumida o

detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y seleccin
de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y grficos individuales o
en serie. Todo informe o grfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y grficos estn disponibles para la pantalla de la carta
grfica, por lo que este captulo presenta nicamente las opciones especficas para impresin.
Todos los cuadros de dilogo de informes y grficos proporcionan informacin de ayuda
contextual.

4.3.5. Comandos Utilitarios

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar
proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios,

18
mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

4.3.6. Exportacin e Importacin

Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrnicas, bases de datos y
otras aplicaciones grficas. Tambin es posible importar datos para actualizar proyectos. Al
exportar hacia planillas electrnicas es posible realizar clculos adicionales, personalizar la
diagramacin de informes, efectuar cambios globales y crear grficos adicionales. Importando
datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de cdigos,
actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.

19
5. ELEMENTOS BSICOS

Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utiliza
Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa
asume que el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows.

Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos, diagramas,

ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad grfica para
representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se har referencia a
ellas con una descripcin de texto. Para un conocimiento detallado, el interesado deber
recurrir al manual de referencia del programa.

5.1. ESPACIO DE TRABAJO

La pantalla de P3 est dividida en dos secciones: una Tabla de Actividades (Activity table)
ubicada a la izquierda de la pantalla- la cual contiene informacin tabular mostrada en filas
(actividades) y columnas (datos de actividades), y una Carta Grfica (Bar chart) -ubicada a la
derecha de la pantalla- la cual despliega informacin grfica de las actividades (grfica de
barras temporales conocida como Carta Gantt) utilizando barras y una escala de
tiempo graduada.

Ambas zonas de la pantalla pueden ser personalizadas segn las preferencias del usuario,
pudiendo modificar ttulos, tipografa y anchos de columnas, colores de fondo y de texto,
formas de las barras y notas explicativas asociadas a ellas.

Adems, esta pantalla posee barras de ttulo, de men y de herramientas. Contiene los
botones clsicos de Windows para control de ventanas (mover, cerrar, maximizar, minimizar,
etc.). Todos los comandos pueden ser controlados por el mouse o por combinaciones de
teclas o funciones del teclado.

La barra de men contiene los comandos para definir un proyecto, agregar, editar y
programar actividades, nivelar recursos, generar informes y otras funciones.

La barra de herramientas puede ser personalizada para incluir los conos representativos de
los comandos y funciones ms utilizados.

5.2. CUADROS DE DILOGO

La mayora de los comandos del programa despliegan cuadros de dilogo que despliegan
informacin o solicitan el ingreso de datos para ejecutar alguna accin. Estos cuadros poseen
ventanas, botones de opciones selectivas y cuadros para listas tabulares (filas y columnas).

5.3. VENTANAS MLTIPLES

P3 permite abrir hasta 4 proyectos en forma simultnea, cada uno de los cuales utiliza una
ventana propia, las cuales pueden ser arregladas en forma de cascada. Para aprovechar esta
opcin el programa debe ejecutarse en un equipo con al menos 16 MB de memoria principal.

5.4. PANTALLAS Y GRFICAS DE BARRAS

La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabular y

20
una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos de filas
o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y
relaciones de actividades.

El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer
relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades.

5.4.1. Elementos Bsicos

La pantalla que aparece cuando se abre un proyecto se conoce como el diagrama por
defecto (default layout), el cual se denomina Classic Schedule Layout. Este diagrama
despliega informacin bsica de la programacin del proyecto (fechas programadas,
duraciones, porcentaje de trabajo completado, holguras y otros datos de la programacin).
Un diagrama es la combinacin de elementos visuales, incluyendo las
actividades, su organizacin, tamao de barras, colores, diseos, tipografa y otros
atributos. Todos estos elementos pueden ser modificados para personalizar el diagrama
de presentacin de informacin. Para desplazarse a travs de un diagrama se emplea el
mouse (con las funciones clsicas de desplazamiento en ventanas del ambiente
Windows) o el teclado (teclas independientes y combinaciones con teclas de control o de
funciones).

5.4.2. Tabla de Actividades

La tabla de actividades despliega una actividad por fila con sus correspondientes datos en las
columnas de la tabla. Si se incluye demasiados datos por actividad, esta tabla se
har demasiado ancha, en desmedro de visualizacin de la carta grfica. Esta tabla puede ser
formateada mediante el comando Format, Columns que permite al usuario definir los datos
desplegados, el ttulo, ancho, alineacin y tipografa de la columa. P3 despliega cuadros de
dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la tabla de actividades. Es posible dar
formato a las fechas y valores numricos desplegados.

5.4.3. Barras de actividades

La carta grfica -que despliega las barras de las actividades y sus relaciones- puede ser
modificada para incluir diferentes tipos de barras grficas (representativas de
diferentes fechas de programacin para una misma actividad) y texto ilustrativo de
actividades, recursos, anotaciones y otros. Para ello se emplea el comando Format, Bars. P3
despliega cuadros de dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la carta grfica. Es
posible modificar la unidad de tiempo y la densidad de la escala de tiempo graduada. Es
posible limitar la ventana de visualizacin del tiempo estableciendo una fecha de inicio y
trmino (no es aconsejable establecer lmites que corten el despliegue total del proyecto). La
grilla (lneas de fondo horizontales y verticales) puede ser editada.

5.4.4. Uso del mouse.

La carta grfica facilita efectuar cambios en la programacin del proyecto sin necesidad de
utilizar el teclado. Mediante el puntero del mouse y con operaciones de arrastre (drag) y
soltura (drop) es posible actualizar actividades y aplicar restricciones sin necesidad de digitar
informacin.

5.4.5. Organizacin de actividades

Es posible ordenar las actividades para sean desplegadas en el orden deseado en un

diagrama de P3. Las actividades pueden ser ordenadas por diferentes criterios o parmetros.
Si se emplea un parmetro selectivo, se obtiene un tipo de organizacin denominado
actividades agrupadas (grouping). La agrupacin de actividades permite enfocar la atencin

21
en reas especficas del proyecto. El diagrama presenta las actividades agrupadas separadas
por filas que pueden ser rotuladas con un ttulo representativo. Para efectos de impresin, es
posible incorporar saltos de pgina entre las diferentes agrupaciones definidas. En particular,
puede ser interesante agrupar las actividades utilizando los cdigos de la estructura de
trabajo jerrquica.

5.4.6. Presentaciones Resumidas

Las actividades agrupadas pueden presentarse en forma resumida, presentando una visin
general del proyecto sin detalles de cada actividad. Para resumir actividades se emplea el
comando Display, Summarize All. P3 puede resumir los datos datos de la tabla de actividades
y las barras de actividades de la carta grfica. Estas barras pueden ser modificadas en su
presentacin empleando el comando Format, Summary Bars.

5.4.7. Elementos OLE

P3 permite incorporar objetos ligados e incrustados (OLE) para integrar informacin

proveniente de diferentes aplicaciones. Por ejemplo, es posible crear dibujos, grficos, texto
otros objetos por medio de una aplicacin OLE e integrar tales objetos en el diagrama del
proyecto. Para mayores detalles refirase al manual de referencia del programa.

5.5. DIAGRAMAS

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla
de actividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y colores que
conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada

diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de
seleccin establecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este
hecho para la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado
Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5
unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de
tiempo despus de la fecha de trmino del proyecto.

5.5.1. Creacin de Diagramas

Para crear un nuevo diagrama se emplea el comando File, Layout, New. Es posible modificar
los atributos de colores de pantalla, tipografa y filtros asociados a cada diagrama. Para
grabar un diagrama se emplea el comando File, Layout, Save. Los diagramas son
identificados con cdigo LT seguido de 2 dgitos y -adicionalmente- un nombre propio.

5.5.2. Aplicacin de Diagramas

P3 puede abrir un diagrama por vez para cada proyecto, aunque pueden ser compartidos con
otros usuarios. Para aplicar un diagrama especfico se emplea el comando File, Layout, Open.
Un diagrama puede desplegar hasta 16.000 filas. P3 registra el ltimo diagrama activado
para los ltimos 25 proyectos abiertos.

Los diagramas pueden ser intercambiados entre diferentes proyectos mediante la aplicacin
del comando File, Layout, Transfer. Los objetos OLE no se transfieren cuando se
intercambian diagramas. El diagrama puede ser borrado con el comando File, Layout, Delete.

Para actualizar un diagrama aplicando un nuevo filtro se utiliza el comando Format, Run
Filter Now. Esta accin incorpora toda actividad que haya sido agregada o modificada y

22
concuerde con los criterios de seleccin del filtro. El comando Format, Reorganize Now
permite ordenar el despliegue de actividades segn la agrupacin activa y los criterios de
ordenamiento establecidos en el cuadro de dilogo de organizacin de actividades.

5.5.3. Tipografa y Colores

P3 provee un cuadro de dilogo de definicin de tipografa (comando Define, Fonts) que

permite modificar el tipo, estilo y tamao del texto del diagrama. El comando Format, Screen
Colors permite personalizar los colores de la tabla de actividades, ttulos de columnas, escala
de tiempo, texto y fondo de la carta grfica, destacar colores de actividades, recursos,
grficos y lneas de fechas. El diagrama inicial Classic Schedule Layout posee un
esquema de combinacin de colores predefinido que no puede ser modificado. Los
esquemas de combinacin de colores definidos pueden ser grabados y utilizados por
el usuario en diferentes proyectos.

5.6. FILTROS

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Los filtros
se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto.

5.6.1. Definicin de Filtros

Cada diagrama tiene asociado un filtro, el cual es identificado en la barra de estado (ltima
lnea de la pantalla). Cada filtro emplea un conjunto de instrucciones -llamado criterio de
seleccin- que determina cuales actividades aparecern en la pantalla. Para visualizar un filtro
(P3 trae predefinidos alrededor de 20 filtros) se emplea el comando Format, Filter, y luego se
aplica seleccionando el botn OK del cuadro de dilogo de filtros. Cuando se abre un
diagrama, P3 aplica el filtro definido en el cuadro de dilogo opciones de diagramas (se
emplea el comando File, Layout, Options). Es posible crear un nmero ilimitado de filtros
para cada proyecto. Al crear un nuevo filtro o modificar uno existente se puede especificar
hasta 4 niveles de criterios de seleccin, donde cada nivel puede contener 7 criterios. Los
criterios de un mismo nivel y los diferentes niveles pueden enlazarse con el operador lgico
AND (All) o el operador OR (Any). Las actividades son filtradas por los diferentes niveles en
orden sucesivo (del 1 al 4).

Los operadores lgicos permitidos como criterio de seleccin se muestran en la tabla

siguiente:

Columna Descripcin
Select if Identifica el dato empleado para la seleccin
Is Permite restringir el nmero de actividades seleccionadas segn alguno de
los siguientes criterios:
EQ Equal to
NE Not equal to GT Greater than LT Lower than WR Within range
NR Not within range
CN Text string contains
SN Text string does not contains
Low Value Identifica el dato de la actividad para establecer la seleccin. El valor superior
High Value (high value) se utiliza solo con los criterios que determinan rango (WR y NR)

Para borrar o transferir filtros se emplea los botones Delete y Transfer -respectivamente- del
cuadro de dilogo de filtros.

23
5.6.2. Relacin con Diagramas
Cuando se graba un diagrama, P3 registra la identificacin del filtro y los criterios
de seleccin del filtro activo en el archivo de diagramas. Las especificaciones de un filtro son
almacenadas por proyecto y son compartidas por los diferentes diagramas. Todos los usuarios
con acceso al proyecto pueden agregar, modificar, borrar o transferir diagramas.

Si al abrir un diagrama el filtro almacenado en el diagrama no concuerda con el filtro

almacenado en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter has changed. Update from
current?) ofreciendo la opcin de actualizar el diagrama con el filtro activo -almacenado en el
proyecto- (opcin Yes) o con el filtro correspondiente el ltimo filtro usado por el diagrama -
almacenado en el diagrama- (opcin No). Si el filtro propio del diagrama no existe en el
proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter does not currently exists. Create?) ofreciendo la
opcin de crear el filtro (opcin Yes) en el proyecto o solamente ejecutarlo (opcin No). Los
filtros pueden ser aplicados empleando diferentes opciones. Para ello se emplea el comando
File, Layout, Options. El cuadro de dilogo de opciones de diagrama permite aplicar el filtro
reemplazando el conjunto de actividades activas (Replace current set activities) con
las actividades filtradas, agregando las actividades filtradas al conjunto activo (Append to
current set of activities), no aplicar el filtro (Do not run the filter) o consultar por la aplicacin
de un filtro (Ask how filter is to be applied).

Si se escoge la opcin de consulta de aplicacin, cada vez que se activa un diagrama P3

presenta un cuadro de dilogo de aplicacin de filtro que consulta sobre la aplicacin del filtro
(Run the filter) y la forma como ste afecta al conjunto de actividades activas
(reemplazando o agregando).

Mediante el botn Options del cuadro de dilogo de apertura de proyectos es posible

determinar el filtro a aplicar antes de abrir un proyecto.

Los filtros y los diagramas son almacenados junto con el proyecto, luego diferentes usuarios
que compartan un mismo proyecto tendrn acceso a los mismos diagramas y filtros.

5.7. TABLAS Y GRFICOS DE RECURSOS Y COSTOS

P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramas para
el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de
uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de
recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos
de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

5.7.1. Creacin de Tablas y Grficos

Las tablas y grficos de uso de recursos y costos pueden desplegarse direactamente en la

carta grfica. P3 despliega la tabla o el grfico correspondiente sobreponiendo una ventana
en el tercio inferior de la pantalla, bajo las reas de la tabla de actividades y carta grfica.

Estas tablas o grficos pueden ser grabados como parte del diagrama o ser impresos
directamente con el comando File, Print. Las tablas o grficos reflejan el uso de recursos o
costos basado en las fechas ms prximas programadas.

P3 despliega un cuadro de dilogo de tablas y grficos que contiene opciones para seleccionar
recursos y personalizar las curvas y grficos. Este cuadro puede ser desplazado utilizando el
mes. En el eje de las ordenadas (eje Y) aparecen dos escalas graduadas. La escala de la
izquierda se utiliza para los histogramas; la escala de la derecha mide los valores
acumulados. P3 proporciona suficiente espacio en el eje Y para mostrar valores de

24
hasta 2 dgitos t del cuadro de dilogo de tablas y grficos. Aparecer un nuevo cuadro de
dilogo de seleccin de curvas (o tablas) de recursos. El ancho y la altura de la ventana
puede ser modificado con el puntero del mouse. El ancho de esta ventana siempre coincide
con el ancho de la carta grfica.

5.7.2. Personalizacin de Tablas y Grficos

Es posible modificar la presentacin de tablas y grficos mediante la opcin Display del

cuadro de dilogo de tablas y grficos. El nuevo cuadro de dilogo que aparece permite
seleccionar entre recursos y costos, formato de las curvas, cantidad de decimales y
visualizacin de recursos sobreasignados.

El cuadro de dilogo opciones de despliegue de curvas presenta 3 ventanas. La ventana de

despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs).
Esta ltima opcin permite el seguimiento del flujo de caja del proyecto.

La ventana de presentacin (Presentation) permite seleccionar entre histogramas (Histogram)

de rea (Area) o de barra (Bar), destacar las sobreasignaciones con otro color (Emphasize
overload with color) y dibujar los lmites de disponibilidad del recurso (Draw limits). Otra
alternativa es desplegar curvas acumuladas (Cumulative curve).

Es posible definir la unidad de tiempo (Time interval) a usar en el grfico y la forma de

clculo de los valores (cuando la unidad de tiempo escogida para el grfico no concuerda con
la unidad de planificacin del proyecto). Las opciones son totalizar (Total), valor mximo
(Peak) o valor promedio (Average).

La totalizacin corresponde a la suma de los valores en el intervalo de tiempo. El valor

mximo corresponde a los valores ms altos por unidad de planificacin en cada intervalo. El
valor promedio corresponde a la suma de valores del intervalo dividida por el nmero de
unidades de planificacin del intervalo.

Tngase presente que al desplegar curvas de costos, sta representa costos reales (actual
costs) hasta la fecha de control (data date), los valores siguientes corresponden a una
estimacin de costos (costs to complete).

El cuadro de dilogo opciones de despliegue de tablas presenta 2 ventanas. La ventana de

despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs).
Existe un campo para definir la cantidad de decimales (mximo 2 decimales).

La ventana de tiempo (Time interval) posee las mismas opciones de los grficos, agregando
un campo para seleccionar el tipo y tamao de la letra.

5.7.3. Seleccin de Recursos y Cuentas de Costos

Es posible crear curvas o tablas empleando cuentas de costos o una combinacin de recursos
y cuentas de costos (ambos deben estar definidos en el respectivo diccionario del proyecto).
Esto se realiza mediante la opcin Select del cuadro de dilogo de tablas y grficos. El cuadro
de dilogo de seleccin de tablas (o grficos) permite combinar recursos y costos en una
misma curva. La siguiente tabla describe las opciones de cada cuadro de dilogo:

Columna Descripcin
Define la forma como aparacern los recursos/costos. Grupos con
Group #(Profile) nmero diferentes aparecen apilados (stacked) como una barra sobre
otra. Grupos con el mismo nmero se muestran combinados en el
histograma. Puede definirse hasta 24 grupos
Row #(Table) Define una fila de la tabla. P3 combina los datos con igual nmero de

25
 fila. Puede definirse hasta 24 filas
Identifica cada seleccin. El nombre del grupo aparece en la leyenda
Group Name
del grfico y a la izquierda de la tabla
Identifica cada seleccin. Es posible escoger un color desde la paleta
Group Color(Profile) de colores del programa. Al apilar es conveniente escoger colores
diferentes. Los grupos con igual nmero deben usar el mismo color (ya
que son combinados entre s)
Identifica el recurso/cuenta de costos seleccionado desde la lista
Low Value/High Value
de recursos y cuentas de costos de los diccionarios. El valor
Resource/Cost Account
superior (high value) se ingresa solamente cuando se definen rangos
(criterios WR y NR)

Cuando se despliegan histogramas es posible identificar cada grupo (si estn apilados) y el
valor correspondiente (uso de recursos o costos) a cada perodo de tiempo de la grfica
pulsando el puntero del mouse sobre el grfico. P3 desplegar un cuadro de valores de
curvas, sealando el nombre del grupo (Group Name), el color (Color), el valor (Value) -si se
trata de costos- y la unidad (Units) -si se trata de recursos.

La tabla siguiente muestra las combinaciones vlidas para recursos y cuentas de costos:

Seleccin EQ NE GT LT WR NR
Resource Y Y Y Y Y Y
Cost Account Y Y Y Y Y Y
Cost Account Wildcard Y N N N * N
Resource/Cost Account
Y N N N N N
Resource/Cost Account
N N N N N N
WildcardHierarchical Resource
Y Y N N N N

EQ= igual a NE= no igual a GT= mayor que

LT = menor que WR = dentro de rango NR = fuera de rango
Y = seleccn vlida N = seleccin no vlida

(*) Cuando se emplean comodines (wildcard) dentro de un rango (WR) el signo de

interrogacin (?) debe ocupar la misma posicin en las columnas de valor inferior (low value)
y superior (high value).

5.8. PROGRAMA PRIMAVERA DRAW

Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden

ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas
de dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y
texto. Las imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) que pueden
ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con las herramientas
del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows (metafile images) o
utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imgenes (archivos
metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin e incorporacin del logo o
isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos.

26
5.9. IMPRESIN DE PANTALLAS

Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones de personalizacin

de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la
grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla
impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades, carta grfica, curvas y
tablas de recursos y costos.

5.9.1. Impresin de la Carta Grfica

Cuando se imprime la carta grfica, P3 basa la salida impresa en el despliegue de la pantalla

activa. De esta forma, las fechas de comienzo y trmino de la escala de tiempo, la tabla de
actividades y carta grfica, as como las grficas y tablas de recursos corresponden al formato
del diagrama (layout) activo al momento de la impresin. La salida impresa est basada en la
organizacin de actividades dada por criterios de agrupacin, por la estructura de trabajo
jerrquica o por resmenes de actividades. Es posible obtener pantallas impresas con
actividades agrupadas y rotuladas (organize bands), con datos resumidos (summarized data),
con curvas de uso de recursos (resource profile), o con organizacin jerrquica (WBS
outline).

Otras opciones tales como ttulos y mrgenes se obtienen del cuadro de dilogo de opciones
de impresin. Cuando se imprime una pantalla, P3 ignora las divisiones horizontales
(horizontal split bar). Este cuadro de dilogo presenta 3 ventanas para definir el formato de
despliegue de datos (Display), la definicin de pginas (Page settings) y los encabezados de
ttulos (Title block).

La ventana de despliegue de datos permite seleccionar la fecha de comienzo (Start date) y de

trmino (End date) de la salida impresa. Es recomendable definir una ventana de tiempo
que permita cubrir una porcin del proyecto completo cuando se desee enfocar el anlisis en
una parte del proyecto total. Cuando se imprima datos de costos, se recomienda cubrir todo
el proyecto (de lo contrario, las predicciones de costos no sern exactas). Estas fechas
pueden ser definidas como absolutas o relativas. Para actividades que no quedan dentro de la
ventana de tiempo definida P3 no imprime las barras grficas pero s imprime los datos de la
tabla de actividades.

Para imprimir la tabla de actividades se selecciona la opcin Activity table. Si se desea

obtener una salida impresa que contenga solamente las columnas visibles en pantalla de esta
tabla se debe seleccionar la opcin Show visible columns only. La opcin Bars permite
imprimir las barras de actividades. Para imprimir recursos y costos se activa la seleccin
Resource/Cost display.

La ventana de definicin de pginas permite escoger la ubicacin de la escala de tiempo

(Timescale placement) arriba (top) y/o abajo (bottom) de cada pgina impresa. El campo de
pginas horizontales (Maximun number of horizontal pages) permite establecer el nmero de
pginas impresas en sentido horizontal (por problemas de espacio, la escala de tiempo puede
no aparecer). Si este valor se deja en 0, P3 ajusta la impresin en forma automtica.

Es posible definir los mrgenes de impresin superior (Top), inferior (Bottom), izquierdo
(Left) y derecho (Right), as como definir la unidad de medida (Margin units). Esta unidad
puede ser pulgadas (inches), centmetros (centimeters) o puntos de impresin (points). El
rea de impresin vara de acuerdo a la impresora (printer) o graficador (plotter) empleado y
al programa controlador (driver) instalado. Para impresin contnua se debe ingresar 0 en los
mrgenes correspondientes. Las pginas impresas se identifican como filas (nmeros)
y columnas (letras). As, la pgina 2B corresponde a la segunda fila (2) y segunda columna
(B).

27
Es posible imprimir ttulos y escalas de tiempo en todas las pginas (Show timescale/titles on
all pages). Al utilizar una impresin continua, es recomendable desactivar esta opcin para
obtener encabezamientos y ttulos solo en la primera pgina. De igual modo, para impresin
contnua es recomendable no imprimir los bordes interiores de cada pgina (Mask interior
page borders).

La ventana de encabezados de ttulos permite definir hasta 3 lneas de ttulos (Center title) y
1 ttulo de revisin (Revisin title), los cuales sirven de encabezado para las pginas
impresas. El encabezado de ttulo puede ser impreso (Placement) al final (bottom) de la
primera o ltima pgina, o en todas las pginas (all pages). Si no desea imprimirlo debe
escoger la opcin None. El tipo y tamao de letra se define en el campo Font.

Existe la alternativa de imprimir o eliminar el cuadro de revisin (Supress revision box),

imprimir el logo de la empresa (Display logo) e imprimir los archivos fuentes del proyecto
(Display project and file names). El logo a imprimir debe ser un archivo grfico creado con la
extensin .PMT en el programa de dibujo proporcionado por Primavera. Para proyectos con
mltiples revisiones y gran cantidad de informes es aconsejable seleccionar la impresin de
nombres de proyectos y archivos.

Al ejecutar una impresin de pantalla P3 otorga la opcin de mostrar en pantalla (preview) la

salida impresa. Para impresiones con un alto nmero de pginas es conveniente efectuar una
revisin previa. P3 proporciona una lupa o zoom (magnifying glass) para acercar los detalles
de la salida impresa. Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo e imprime la pantalla

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin imprimir la pantalla

Logo ... Permite incorporar un logotipo (archivo .PMT)

Grayscale ... Muestra la salida impresa en tonalidades grises

La opcin Grayscale transforma la pantalla a colores en una pantalla monocromtica con

tonalidad de grises. Para usuarios con impresoras monocromticas, esta opcin ayuda
a visualizar la salida impresa a obtener.

5.9.2. Seleccin de Impresora o Graficador

El comando File, Print Setup permite escoger la impresora o el graficador para la impresin de
informes, grficos y carta grfica. P3 soporta una amplia variedad de impresoras y
graficadores. El cuadro de dilogo de impresin es similar a las ventanas empleadas en
Windows para el control de impresoras. Por defecto P3 utiliza la impresora instalada en el
panel de control de Windows.

P3 soporta la mayora de los graficadores e impresoras laser del mercado. Los graficadores
utilizan un lenguaje grfico como elemento de control. P3 soporta Graphics Machine
Language (GML) para Zeta Graphics, Hewlett-Packard Graphics Language (HP-GL y HP- GL/2)
para Hewlett-Packard, CCP para Calcomp y DM/PL para Houston Instruments. Otros modelos
compatible con lenguaje HP-GL son AST Turbo Laser (se configura como HP7550), Graphtec
MP2000 (configurado como HP7475) y JDL-850 EWS/GL (configurado como HP7550).
Los graficadores Ioline LP3700 y LP3000 se controlan con lenguaje DM/PL.

28
5.9.3. Opciones de Impresin

Al imprimir una pantalla puede ser necesario insertar saltos de pginas (page
breaks), convertir un diagrama en colores para un impresora monocromtica o imprimir
solamente un rango de las pginas de la salida impresa.

P3 divide la pantalla en las pginas requeridas al visualizar un vista previa o al ejecutar la

impresin. Para visualizar la subdivisin en pginas se utiliza el comando Format, Show Page

Breaks. Los saltos de pgina insertados por P3 (soft page breaks) se muestran como lneas
grises slidas. El usuario puede insertar saltos de pgina utilizando el comando Format, Add
Page Break. Estos saltos de pgina (hard page breaks) se muestran con doble lnea achurada.

Al imprimir en una impresora monocromtica, P3 proporciona un mapa para transformar

colores en escalas de grises (se utiliza el botn Grayscale ... del cuadro de dilogo de
opciones de impresin).

Al abrir el cuadro de dilogo de definicin de impresin (con el comando File, Print Setup) el
botn Options ... permite imprimir todo el proyecto o solo una porcin de la carta grfica. Las
opciones disponibles dependern de la impresora seleccionada.

29
6. CREACIN DE PROYECTOS

6.1. ACTIVIDADES Y RELACIONES

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de

tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y
tamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma
individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento
(fragnet).

6.1.1. Creacin de un Proyecto

Para crear un nuevo proyecto se debe escoger:

File, New

En el cuadro de dilogo que aparece se deber ingresar un nombre para el proyecto (hasta 4
caracteres); es opcional el ingreso de un nmero o versin (Number/Version), del ttulo del
proyecto (Project title) y del nombre de la compaa (Company name); todos los dems
datos corresponden a valores por defecto.

La unidad de planificacin (Planning unit) determina la unidad de tiempo que el programa

utiliza para programar (y controlar) el proyecto. Esta unidad de tiempo puede ser horas (h),
das (d), semanas (w) o meses (m). Cuando recin se crea un proyecto, P3 establece como
unidad de planificacin el da, con una semana laboral (workweek) de 5 das (de lunes a
viernes). Esta semana laboral est basada en el calendario 1 (corresponde a una copia del
calendario global y se crea con cada proyecto). Para otras unidades de tiempo (horas,
semanas o meses) el calendario 1 define una semana laboral continua de 7 das.

Para modificar el nmero de das hbiles de la semana laboral y el da de inicio de la semana

se debe utilizar los campos das laborales/semana (Workdays/week) e inicio de la semana
(Week starts on), respectivamente.

El proyecto puede definirse con fecha de comienzo (Project start) o con fecha de trmino
(Project must finish by). La fecha de comienzo (valor por defecto) corresponde a la fecha del
sistema.

Si el nuevo proyecto corresponde a un subproyecto, en la ventana inferior del cuadro de

dilogo deber especificarse este hecho seleccionando el botn Treat this new project as a
subproject. Deber identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta
4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al
menos 1 debe ser alfabtico).

Todo nuevo proyecto se inicia con el diagrama (layout) por defecto, el cual contiene la tabla
de actividades (Activity table) y la grfica de barras (Bar chart), junto con el formulario de
actividades (Activity form). De esta forma, el programa est preparado para ingresar
la definicin de actividades.

6.1.2. Creacin de Actividades

Cuando se ingresa una actividad, P3 siempre despliega el formulario de actividades (Activity

form), siendo necesario especificar la identificacin (ID), un nombre o ttulo y la duracin de
la actividad. Inicialmente P3 establece la duracin original (original duration) de la actividad
en 1 unidad de tiempo.

30
Ntese que para identificar plenamente una actividad el programa solamente requiere de su
cdigo de identificacin (ID), aunque es altamente recomendable utilizar un nombre o ttulo
para identificar de manera ms explcita a cada actividad.

Al crear una actividad, P3 asigna la fecha actual del proyecto (project data date) como la
fecha ms temprana de comienzo FTC (early start date) de la actividad, y calcula la fecha
ms prxima de trmino FPT (early finish date) como la fecha actual ms la duracin de la
tarea (considera solamente los perodos de tiempo laborales, segn el calendario asignado).
Estas fechas son usadas para todos los clculos de programacin de P3.

6.1.2.1. Estimacin de la duracin

Es preciso ingresar una estimacin de la duracin original de la actividad (tiempo
requerido para completar la actividad) expresada en unidades de planificacin. P3
considera este dato como un valor determinstico. El tiempo faltante para completar la
actividad o duracin restante (remaining duration) es igual -en un comienzo- a la duracin
original.

En el caso que se definan recursos que controlan la duracin de una actividad de acuerdo a
su disponibilidad (driving resource), P3 puede calcular la duracin de la actividad (driven
durations) como el cuociente entre la cantidad de recurso presupuestada (budgeted
amount) y la tasa de ocupacin del recurso (rate of use).

6.1.2.2. Definicin del tipo de actividad

P3 permite clasificar las actividades en diferentes tipos, segn su duracin temporal o su
definicin. Estos tipos son

Tipo de la Actividad Descripcin

Actividad con cero duracin que sirve para sealar el inicio de una
Start milestone
secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito

Actividad con cero duracin que sirve para sealar el trmino de una
Finish milestone
secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito

Seala el inicio de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha

Start flag
ms prxima de comienzo (FPC) de l o los predecesores

Seala el trmino de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha

Finish flag
ms tarda de trmino (FTT) de l o los predecesores
Resume las fechas FPC y FTT de un conjunto de actividades. Es de
Hammock utilidad cuando se desea informar acerca de la duracin global de un
grupo de actividades importantes

El cuadro de dilogo del formulario de actividades presenta los siguientes campos

editables

Campo Descripcin
Identificacin de la actividad. Su ingreso es obligatorio Nombre, ttulo o descripcin
ID
de la actividad. Acepta hasta 48 caracteres
Duracin original. Debe ingresarse de acuerdo a la unidad de planificacin
OD
seleccionada
RD Duracin restante. Inicialmente es igual a la duracin original
Porcentaje completado. Corresponde al porcentaje de avance o desarrollo de la
Pct
actividad. Este valor modifica la duracin restante

31
 Cal Establece el calendario asociado a la actividad. Por defecto se utiliza el calendario 1

Type Tipo de actividad. Por defecto se utiliza el tipo actividad o tarea normal (act)

ES/EF Fechas ms prximas de comienzo y trmino, respectivamente. Calculadas por P3

LS/LF Fechas ms tardas de comienzo y trmino, respectivamente. Calculadas por P3

TF/FF Holguras libre y total. Calculadas por P3

Existen otros campos (includos por defecto) que corresponden a la codificacin y/o
estructuracin de actividades.

6.1.2.3. Agrupacin de actividades

Las actividades pueden ser organizadas dentro de grupos basados en el cdigo de
identificacin (ID code), el cdigo de actividad (activity code), el cdigo de estructura
jerrquica (Work Breakdown Structure) y su calendario (calendar ID).

6.1.3. Creacin y Modificacin de Relaciones

Una vez que se han creado todas las actividades, stas deben ser encadenadas entre s con
relaciones lgicas de secuencia que definen una red lgica de actividades (diagrama de red)
por medio del cual P3 determina la programacin o ubicacin temporal de cada actividad.

Para encadenar actividades (relacin lgica de secuencia) empleando el mouse se

debe escoger el comando

Display, Relationships

Alternativamente se puede utilizar los formularios de predecesor y/o sucesor (Predecessor &
Successor forms) para definir las relaciones lgicas entre las actividades. Estos formularios
aparecen abreviados como Pred y Succ en el formulario de actividades. Es posible definir
cuatro tipos de relaciones lgicas, descritas a continuacin

Tipo de la Relacin Descripcin

La actividad sucesora (dependiente) puede comenzar una vez
Finish-to-start (FS)
finalizada la actividad predecesora (independiente)
El inicio de la actividad sucesora (dependiente) depende del inicio
Start-to-start (SS)
de la actividad predecesora (independiente)
El trmino de la actividad sucesora (dependiente) depende del trmino
Finish-to-finish (FF)
de la actividad predecesora (independiente)
La actividad sucesora (dependiente) no puede finalizar hasta
Start-to-finish (SF)
que comience la actividad predecesora (independiente)

Si una actividad sucesora no comienza inmediatamente de finalizada su predecesora,

es posible definir un atraso (lag) o adelanto (lead) expresado en unidades de planificacin.
Este valor puede ser positivo (atraso) o negativo (adelanto). En general, los adelantos (o
atrasos negativos) no corresponden a una situacin normal.

6.1.3.1. Encadenamiento mltiple

Para encadenar simultneamente un grupo de actividades en una secuencia lgica es
posible utilizar los comandos Edit, Select All para seleccionar las actividades (en pantalla
aparecen resaltadas) seguido de Edit, Link. P3 agrega relaciones del tipo FS entre las
actividades, unindolas secuencialmente desde la primera actividad seleccionada hasta la

32
ltima.

6.1.3.2. Modificacin de relaciones

Para modificar el tipo de relacin o especificar un nuevo valor para el atraso se debe apuntar
con el mouse a la lnea que une las actividades a modificar (previamente debe desplegarse
las relaciones lgicas mediante el comando Display, Relationships). Las modificaciones
se introducen en el cuador de dilogo Edit Relationship. Si la actividad apuntada tiene ms
de una relacin, P3 despliega el cuadro de dilogo Confirm Relationship mediante el
cual se puede seleccionar la relacin lgica correspondiente a las actividades a modificar.

6.1.4. Formulario de Actividades

Este formulario contiene informacin detallada acerca de cada actividad (desplegando aqulla
seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Activity form

El formulario despliega informacin acerca de la identificacin de la actividad, descripcin,

fechas prximas y tardas, holguras, duracin original y restante, porcentaje completado,
identificacin del calendario y tipo de actividad. En la ltima fila se muestran los valores de
los distintos cdigos asociados.

6.1.4.1. Edicin de datos

Para cambiar cualquier dato basta con sobre-escribir en el campo correspondiente. En los
campos con datos estructurados, P3 despliega un cono de lista mediante el cual se puede
escoger el nuevo valor (campos Cal, Type, WBS o cdigo de actividad).

6.1.4.2. Formulario detallado

Desde la barra de men es posible desplegar un formulario especfico usando el comando
Display, Activity Detail. De esta forma se puede desplegar cualquiera de los siguientes
formularios: presupuesto (Budget), cdigos (Codes), restricciones temporales
(Constraints), costos (Cost), datos personalizados (Custom Data), fechas relevantes
(Dates), anotaciones y comentarios (Log), actividades predecesoras (Predecessors),
recursos asignados (Resources), actividades sucesoras (Successors), cdigo de estructura
laboral jerrquica (WBS).

A continuacin se describe cada uno de los formularios citados.

a) Formulario de Presupuesto (Budget Summary form)

El cuadro de dilogo de este formulario en la ventana superior entrega informacin de los
recursos asignados a la actividad (nombre del recurso, cuenta contable y categora de costo,
control -driving- de la actividad y curva de distribucin), y diferentes datos respecto de
unidades y costos relativos al recurso seleccionado y al total de recursos asociados a la
actividad en la ventana inferior.

El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:

Columna Descripcin
Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas
Units per {day}
para el recurso seleccionado
Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso
Seala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado
% Complete/Expended
(costo del recurso) para el recurso seleccionado y el total
Budgeted amount Seala la cantidad presupuestada en unidades y costos

33
Scheduled budget Seala el presupuesto original programado
Seala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje
Earned value
completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados
Actual to date Seala las cantidades y gastos reales a la fecha
Seala las cantidades y gastos estimados (predichos)
To complete
necesarios para completar la actividad
Seala las cantidades y gastos totales predichos para la finalizacin
At completion
de la actividad
Seala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo
Variance
predicho (At completion)

b) Formulario de Cdigos de Actividad (Activity Codes form)

El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin
Code Cdigo identificador (hasta 4 caracteres alfanumricos)
Valor o identificador asociado al cdigo (permite el ingreso de 255
Value
registros)
Description Nombre o descripcin del valor

c) Formulario de Restricciones Temporales (Constraints form)

Por defecto, toda actividad es programada lo antes posible (tipo ASAP, As Soon As
Possible). P3 permite cambiar esta caracterstica temporal por medio de diferentes
restricciones. El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Dato Descripcin
Restriccin del tipo antes de (no comenzar antes de, no finalizar
Early constraint
antes de)
Restriccin del tipo despus de (no comenzar despus de, no
Late constraint
finalizar despus de)
Start on Restriccin del tipo comenzar el

Mandatory Restriccin del tipo debe (debe comenzar el, debe finalizar el)

Expected finish Fecha de trmino esperada

Restriccin de holgura cero (libre o total). Una actividad con holgura
Float constraint libre igual a cero es del tipo lo ms tarde posible (ALAP, As Late As
Possible)

d) Formulario de Costos (Cost form)

Este formulario se utiliza para actualizar los datos de recursos y costos. El cuadro de dilogo
de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin
Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad
Driving Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si
existe)

34
Budgeted cost Seala el costo presupuestado para el recurso
Seala el costo real del perodo (desde la ltima fecha de
Actual this period
actualizacin)
Actual to date Seala el costo real a la fecha de actualizacin

Percent expended Seala el porcentaje de recurso (en trminos de costo) utilizado

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado

Seala el costo correspondiente al porcentaje completado
Earned value
multiplicado por el costo presupuestado
Seala el costo estimado (predicho) necesario para completar la
Cost to complete
actividad
At completion Seala el costo total predicho para la finalizacin de la actividad
Seala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost)
Variance
y lo predicho (At completion)

e) Formulario de Items de Datos Personalizados (Custom Data Items form)

Este formulario despliega los valores vigentes para cada tem de dato (nombre del campo y
valor) asociado a la actividad seleccionada. Es posible intercambiar la visualizacin de
los datos de actividades (Activity data) y recursos (Resource data).

f) Formulario de Fechas (Dates form)

Este formulario muestra las fechas de comienzo (start) y trmino (finish) prximas (early) y
tardas (late) actuales (current) y programadas (target). Las fechas se despliegan en
formato estndar (calendario) y como nmero del perodo laboral (workperiod numbers)
o das hbiles. Es posible registrar el avance (progreso) de una actividad actualizando las
fechas correspondientes. El campo Suspend se utiliza para una actividad ya iniciada pero
interrumpida (la fecha de inicio debe ser anterior a la fecha de interrupcin). La reanudacin
de la tarea se ingresa en el campo Resume (la fecha de reinicio debe ser posterior a la fecha
de interrupcin).

g) Formulario de Anotaciones y Comentarios (Log form)

Este formulario acta como una agenda electrnica que permite registrar eventos y/o
comentarios relevantes de una actividad, hasta un total de 99 lneas de texto. Es posible
seleccionar lneas para desplegar en la grfica de barras (bar chart) o en informes impresos.
Para comentarios reservados es posible esconder (mask) selectivamente el contenido de cada
lnea.

h) Formulario de Predecesores (Predecessors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que preceden (en la relacin
lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo (start) y trmino
(finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje
(PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y la holgura total (TF). Es posible
visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el boton de despliegue vertical
(scroll bar).

i) Formulario de Recursos (Resources form)

Este formulario se utiliza para asignar recursos y costos a la actividad seleccionada. El cuadro
de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

35
 Columna Descripcin
Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Driving Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad

Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe)

Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del
Units per {day}
recurso
Budgeted quantity Seala la cantidad presupuestada en unidades

Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado

Seala la cantidad real del perodo (desde la ltima fecha de
Actual this period
actualizacin)
Seala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la
To complete
actividad
At completion Seala la cantidad total predicha para la finalizacin de la actividad
Seala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado
Variance (units)
(Budgeted quantity) y lo predicho (At completion)

j) Formulario de Sucesores (Successors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que suceden (en la
relacin lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo (start) y
trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el
porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y la holgura total (TF).
Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el botn de
despliegue vertical (scroll bar).

k) Formulario de Cdigos WBS (WBS form)

El cuadro de dilogo de este formulario despliega el cdigo de estructura jerrquica asignado
a la actividad. Para cambiar el cdigo se utiliza el botn de despliegue vertical (scroll bar).

6.1.5. Edicin de Actividades

Para editar (cortar, copiar y pegar) las actividades del proyecto se utiliza el comando Edit del
men de comandos y los correspondientes subcomandos. P3 permite seleccionar para edicin
hasta 2000 actividades simultneas (usando el comando Edit, Select All).

Si se copia ms de una actividad P3 copia las relaciones lgicas existentes entre las
actividades seleccionadas. Al pegar actividades, P3 despliega un cuadro de dilogo (Rename
Activities) para cambiar de identificador (activity ID) a las actividades duplicadas. Las
opciones de cambio o renombre son:

Opcin Descripcin
Copia todas las actividades con su identificador propio. Esta opcin
aparece solo cuando se copia hacia otro proyecto (incluyendo
Rename duplicates only
subproyectos). Si existe un identificador repetido, P3 solicita el
ingreso de un nuevo identificador

36
 Asigna un nuevo identificador a cada actividad. P3 muestra el
Rename all
identificador existente y solicita el ingreso del nuevo
Especifica un prefijo o un sufijo para agregar al identificador
Prefix or suffix
existente
Crea un nuevo identificador secuencial (de tipo alfanumrico),
Auto-increment con incremento automtico. P3 solicita un valor base y el
incremento
Crea un nuevo identificador secuencial numrico, con incremento
Arithmetic add
automtico. P3 solicita un valor base y el incremento

Cuando se copia y pega actividades en otro proyecto, P3 mantiene los datos de las
actividades originales, tales como: identificador, ttulo, duraciones, porcentaje
completado, holgura, anotaciones y comentarios, recursos y costos (con su
correspondiente diccionario), restricciones temporales e tem de datos personalizados.
Si se transfiere un grupo de actividades, P3 conserva las relaciones lgicas existentes
entre ellas.

En el caso de copiar y pegar actividades hacia un nuevo proyecto (proyecto anfitrin) con
datos bsicos diferentes (como calendarios y diccionarios), P3 transfiere estos datos con las
siguientes consideraciones:

Opcin Descripcin
Las actividades copiadas y el proyecto anfitrin pueden poseer
diferentes unidades de planificacin. Es recomendable revisar la
duracin de cada actividad y su compatibilidad con la unidad de
Calendar data
planificacin del proyecto anfitrin. En el caso de calendarios
mltiples, P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades
transferidas
P3 agrega todos los recursos contenidos en el diccionario de
Resource and cost data
recursos al proyecto anfitrin
P3 compara las especificaciones de los datos personalizados.
Si las actividades transferidas contienen datos personalizados con
Custom data items nombres de campo, tipo y longitud concordantes con los del
proyecto, P3 copia todos los valores de esos datos
personalizados
P3 mantiene la cadena de caracteres completa (64 caracteres) para
Activity codes cada cdigo de actividad. No obstante, las clasificaciones y ttulos
del diccionario de cdigo de actividades no son transferidos
P3 mantiene los valores WBS de cada actividad. No obstante, la
WBS codes
estructura WBS (niveles y ancho en caracteres) no es transferida

6.2. CDIGOS DE ACTIVIDAD

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la

definicin de un conjunto de cdigos estructurados en un diccionario de cdigos de actividad.
De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir
informes impresos y grficos basados en esta definicin.

6.2.1. Definicin de Cdigos de Actividad

Es posible definir una estructura de cdigos de actividad para clasificar las actividades en
grupos especficos, tales como etapa, departamento, responsable, ubicacin o sub-
contratista. Una vez definida la estructura, se asignan los valores a las actividades.

37
6.2.1.1. Creacin de una estructura
Una estructura de cdigos de actividad (activity-code structure) consiste en una
clasificacin, la cual emplea valores especficos con un ttulo identificador propio, el cual
puede aparecer en diagramas (layouts), informes impresos y grficos. P3 permite crear hasta
20 clasificaciones, cada una de ellas con un nmero ilimitado de valores. Cada valor puede
tener un ttulo descriptivo (opcional). Para ello se debe escoger

Define, Activity Codes

El cuadro de dilogo que aparece (Activity Codes Dictionary) consta de dos secciones:
clasificaciones y valores y ttulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que
permiten caracterizar la estructura creada.

a) Seccin de Clasificaciones

Columna Descripcin
# Nmero de la clasificacin
Nombre de la clasificacin (hasta 4 caracteres alfanumricos). P3
Name
permite crear 20 clasificaciones
Establece el nmero mximo de caracteres (ancho de campo) para la
Length clasificacin. P3 permite utilizar un total de 64 caracteres para las 20
clasificaciones
Description Nombre descriptivo de la clasificacin. Hasta 16 caracteres alfanumricos

b) Seccin de Valores y Ttulos

Columna Descripcin
Nombre que identifica una subdivisin dentro de la clasificacin. Este valor
Code Value permite seleccionar, agrupar y resumir actividades para diagramas,
informes y actualizaciones
Code Title Ttulo descriptivo del nombre. Aparece en diagramas, informes y grficos
Establece el orden de aparicin de los cdigos en diagramas,
informes y grficos. Pueden crearse hasta 255 valores. Si se omite la
Sequence
secuencia, P3 ordena los valores en orden alfanumrico (espacios,
nmeros y letras)

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Transfer ... Copia el diccionario de cdigos de actividades de un proyecto a otro

Aliases ... Permite crear cdigos combinados

Print ... Imprime el diccionario de cdigos de actividades

6.2.1.2. Creacin de Cdigos de Actividad Estandarizados

P3 provee de cdigos de actividad estandarizados, los cuales pueden ser modificados. Para
definir cdigos de actividad (ya sean propios o predefinidos) se utiliza el comando Define,
Standard Activity Codes que permite definir un conjunto de hasta 20 clasificaciones.

6.2.2. Asignacin de Cdigos de Actividad.

Los cdigos de actividad permiten caracterizar individualmente cada actividad. Los valores de
cada clasificacin pueden ser asignados an cuando no hayan sido creados en el respectivo

38
diccionario. Sin embargo, es recomendable definir previamente las clasificaciones y sus
valores antes de efectuar las asignaciones.

El programa entrega varios mtodos para asignar los cdigos de actividad: uso de
los formularios de actividades o cdigos de actividad (Activity form o Activity Codes form,
respectivamente), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change.

6.2.2.1. Uso de formularios

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada
clasificacin directamente en cada campo del formulario (ubicados en la ltima lnea). Es
posible visualizar los valores disponibles para cada clasificacin empleando el botn de
despliegue vertical (scroll bar). Para efectuar la asignacin por medio del formulario de
cdigos (Activity Codes form) se debe utilizar el comando Display, Activity Detail, Codes.

6.2.2.2. Uso de la tabla de actividades

La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de
planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo cdigo de actividad. Para
personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir
las columnas mostradas. Es posible asignar cdigos a un rango de actividades seleccionadas.
Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda - campo de cdigo de
actividad- de la actividad de origen.

6.2.2.3. Uso del comando Global change

Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos de actividad a un gran grupo de
actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo
If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.2.2.4. Modificacin de clasificaciones y valores.

Para insertar nuevas clasificaciones y/o valores se utiliza el cuadro de dilogo,
seleccionando la correspondiente columna.

6.2.3. Subdivisin de Identificadores de Actividad

El identificador de actividad (activity ID) puede ser dividido en secciones, dando a cada una
de ellas un significado. Una buena estructuracin de este identificador permite aumentar la
potencialidad de organizar, seleccionar y resumir actividades. Para ello debe seleccionarse la
opcin identificador de actividad (activity ID) en el cuadro de dilogo diccionario de cdigos
de actividad (Activity Codes Dictionary). Ntese que esta opcin es excluyente con la opcin
cdigos de actividad (Activity codes) y alias (Alias). El identificador de actividad se establece
de igual forma que los cdigos de actividad (vase el punto 2.1.1.), pudiendo contener hasta
10 caracteres alfanumricos. Es posible dividir el identificador en un mximo de 4
clasificaciones. Si el identificador definido es de contenido numrico, P3 ajusta los valores
hacia la derecha en el despliegue (esto tiene relevancia al ordenar y seleccionar por este
identificador).

6.3. CDIGOS DE ESTRUCTURA LABORAL JERRQUICA (WBS)

Corresponde a la jerarqua o subdivisin laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para

llevar a cabo el proyecto. El cdigo WBS representa una estructura en niveles de detalle del
trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y ste a su vez dividido en elementos de
trabajo identificables.

6.3.1. Planificacin y Anlisis de los Componentes del Proyecto

En una primera etapa es recomendable definir un proyecto a partir de sus componentes,

39
empleando los cdigos y ttulos del diccionario WBS. Una metodologa a seguir consiste en
listar los componentes principales del proyecto (o subproyectos). Luego dividir estos
componentes principales en otros ms pequeos (o grupo de actividades). Se debe utilizar un
esquema de codificacin que represente adecuadamente las relaciones existentes entre los
niveles as definidos, separando cada subnivel con un caracter (por ejemplo, un punto). Se
crea una estructura de rbol, donde cada rama es representada por un cdigo. Los niveles
dependientes de una rama contienen el cdigo raz ms el cdigo propio del nivel.

6.3.1.1. Organizacin de actividades con cdigos WBS

Es posible crear vistas (outline) del proyecto basadas en su estructura WBS. Las
actividades con igual cdigo WBS aparecen agrupadas. P3 puede asignar este cdigo en
forma automtica al crear una nueva actividad dentro de una agrupacin. Esta forma de
organizacin facilita el anlisis de la programacin del trabajo y su presupuesto.

6.3.1.2. Impresin de la vista

Para imprimir las vistas desde la carta grfica (Bar chart) se emplea el comando File, Print.
Para visualizar la impresin se utiliza File, Print Preview.

6.3.2. Construccin del WBS

Cuando se crea un proyecto, el diccionario WBS (Dictionary WBS) est predefinido

conteniendo un nivel de 10 caracteres. Para modificar esta estructura estndar se debe
escoger
Define, WBS Dictionary

y luego Structure. El cuadro de dilogo que aparece (Work Breakdown Structure) permite
establecer hasta 20 niveles (level) usando un total (ancho de campo) de 48 caracteres
alfanumricos, aunque cada nivel no puede exceder de 10 caracteres. Adems, debe
especificarse el separador de niveles (un caracter ASCII imprimible). El caracter . (punto) se
utiliza por defecto.

Si se borra un nivel de la estructura, P3 borra todos los cdigos y ttulos del nivel y de los
correspondientes subniveles.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin efectuar cambios

Structure ... Permite modificar la estructura WBS

Copy ... Permite crear estructuras de niveles y subniveles

Transfer ... Copia el diccionario WBS de un proyecto a otro

Print ... Imprime el diccionario WBS

6.3.2.1. Diagramacin del WBS

Para crear los cdigos y ttulos asociados a la estructura WBS se utiliza el cuadro de dilogo
WBS (WBS Dictionary). A medida que se agregan cdigos, P3 automticamente inserta cada
nuevo cdigo en la ubicacin respectiva dentro de la estructura. Es posible ingresar cualquier
caracter alfanumrico como parte del cdigo (con excepcin de un asterisco). No es posible
emplear un espacio como primer caracter del primer nivel.

6.3.2.2. Copia de ramas de WBS

Para crear una estructura general en forma rpida, es posible efectuar copias de niveles y

40
subniveles (ramas). Para ello se selecciona el comando Copy del cuadro de dilogo WBS. En
el subcuadro de dilogo que se abre (Define a Unique WBS Code) se debe confirmar el nuevo
cdigo. Todos los subniveles del nivel de origen se trasladan como subniveles al nivel
copiado.

6.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS

Es posible copiar el diccionario WBS desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se
selecciona el botn Transfer del cuadro de dilogo WBS. La estructura transferida reemplaza
a la existente en el proyecto activo.

6.3.2.4. Impresin del Diccionario WBS

Es posible efectuar una impresin del diccionario WBS (con visualizacin previa,
impresin directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botn Print del cuadro
de dilogo WBS.

6.3.3. Asignacin de Cdigos WBS a las Actividades

El programa entrega varios mtodos para asignar los cdigos WBS a las actividades:
asignacin directa mientras se agregan actividades al cuadro de dilogo de diagramacin
(WBS outline), uso de los formularios de actividades o cdigos WBS (Activity form o WBS
form, respectivamente), uso del comando Copy Cell en la tabla de actividades, traslado de
actividades entre diferentes agrupaciones (segn cdigo WBS) mediante la tcnica drag &
drop, comando Global change.

6.3.3.1. Cuadro de dilogo de diagramacin

P3 puede asignar los cdigos WBS mientras se construye el proyecto. Primero se debe crear
la estructura WBS, cdigos y ttulos y luego desplegar el cuadro de dilogo de diagramacin
empleando el comando Format, Organize. Una vez abierto el cuadro, seleccionar la
opcin Outline. Este cuadro presenta los siguientes datos:

Columna Descripcin
Order by Campo clave para la primera clasificacin
Group Opcin de datos agrupados
Order Tipo de ordenamiento
Skip Page Establece salto de pgina
Title Font Tipografa para el ttulo
Bkgd Color de fondo
Text Color del texto

Las actividades que no estn clasificadas segn un cdigo WBS aparecen agrupadas al final
del diagrama, bajo el ttulo de uncategorized. Si se est creando un nuevo proyecto
-y an no se ingresan actividades- P3 despliega solamente el diagrama general de la
estructura WBS. Al agregar actividades al proyecto ubicndolas dentro del diagrama P3
crea los cdigos WBS respectivos. Para ello se selecciona el nivel WBS de la actividad a
ingresar y se emplea el comando Edit, Add.

6.3.3.2. Uso de formularios

Si las actividades no estn organizadas segn el diagrama WBS, el cdigo WBS se puede
ingresar mediante el formulario de actividades (Activity form). En la ltima lnea del
formulario aparece el campo WBS, en el cual se ingresa la clasificacin de la actividad. Si el
cdigo no existe, P3 lo crea. Para utilizar el formulario WBS (WBS form) se selecciona el
botn WBS del formulario de actividades. Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn
derecho del mouse o mediante la combinacin de teclas CTL+W.

41
6.3.3.3. Copia de los cdigos WBS
Es posible asignar el mismo cdigo WBS a varias actividades. Para ello se usa el
comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de cdigo WBS- de la
actividad de origen.

6.3.3.4. Traslado de actividades

Es posible asignar los cdigos WBS mediante el traslado de actividades de una
agrupacin a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con
posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botn del mouse para arrastrar
(drag) la actividad y dejarla caer (drop) en su nueva ubicacin soltando el botn. P3 asigna
automticamente el nuevo valor del cdigo WBS.

6.3.3.5. Uso del comando Global change

Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos WBS a un gran grupo de
actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo
If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.4. CALENDARIOS

Los calendarios definen los perodos laborales del proyecto, as como la longitud de la semana
laboral (total de das hbiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los
calendarios del proyecto, stos se asignan a las actividades para controlar la programacin de
fechas y modelar situaciones especficas.

6.4.1. Definicin de Calendarios

P3 permite establecer hasta 31 calendarios de proyecto para modelar las diferentes

modalidades de trabajo. Por defecto, P3 provee de un calendario global (global calendar) y un
calendario del proyecto (calendar 1).

El calendario global define los feriados y otros perodos no laborales, los cuales se aplican a
todo el proyecto. Adems entrega informacin relativa a la fechas de inicio y/o trmino del
proyecto.

El calendario 1 (que inicialmente es una copia del calendario global) se utiliza para ser
asignado a las actividades. En un proyecto con unidad de planificacin de das (daily project),
este calendario define una semana laboral de 5 das hbiles corridos, comenzando el da lunes
(modificable). Para proyectos con nivel de precisin de horas, semanas o meses, este
calendario emplea un perodo laboral (worktime) contnuo (24 horas al da, 7 das a la
semana).

Todos los calendarios del proyecto utilizan la unidad de planificacin del proyecto (horas,
das, semanas o meses). Por defecto, P3 utiliza el da como unidad de planificacin.

Para crear y modificar calendarios se debe escoger

Define, Calendars

El cuadro de dilogo que aparece (Project Calendar) despliega el calendario 1, posicionado en

el mes correspondiente a la fecha de inicio del proyecto (project start date).

Los das no laborables (nonworkdays) se despliegan achurados. Los das feriados (definidos
en el calendario global) se indican mediante una letra G (global holiday). Los das
feriados que se repiten ao tras ao (es decir, puede cambiar el da pero no el nmero) se
indican mediante una letra R (repeating holiday).

42
Si el proyecto es programado a nivel de horas, el calendario muestra las 24 horas diarias (de
00:00 a 23:59 horas). Las horas no laborables se despliegan achuradas. Por defecto, el
calendario 1 establece un horario contnuo de trabajo (24 horas diarias).

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo sin efectuar cambios

Add ... Permite crear nuevos calendarios

Delete ... Permite borrar un calendario

Transfer ... Copia el calendario de un proyecto a otro

Holidays ... Permite crear das feriados (no laborables)

Standard ... Permite modificar variables generales

Print ... Imprime el calendario activo

6.4.1.1. Desplazamiento temporal

El cuadro de dilogo del calendario despliega un mes cada vez. Para desplazarse a lo largo del
calendario se emplea el mouse o las teclas de desplazamiento (scroll keys). La tabla siguiente
describe las formas de desplazamiento:

Desplazamiento Mouse Teclado

Da a da / hora a hora Seleccionar da u hora Flechas
Mes a mes Barras de desplazamiento (scrolling) PgUp o PgDn
Ao a ao Ctl+PgUp o Ctl+PgDn

6.4.1.2. Uso del Calendario Global

Este calendario se utiliza para establecer los feriados (holidays) y perodos no laborables
(nonworkperiods) del proyecto, en especial si se planea utilizar ms de un calendario. P3
aplica estos perodos no laborables en todos los calendarios del proyecto. En el cuadro de
dilogo de calendario se debe escoger Global Calendar en el campo calendario (por defecto,
P3 siempre muestra el calendario 1). En el caso de proyectos con unidad de tiempo hora, el
calendario global permite establecer los horarios (dentro del da) no laborables de todo el
proyecto.

Para revisar la definicin del calendario se emplea el botn Standard del cuadro de dilogo. El
subcuadro de dilogo de definicin (Standard Global Information) muestra el da de inicio de
la semana (Week starts on), la unidad de planificacin del proyecto (Planning unit), la fecha
de inicio del calendario (Calendar start), la fecha actual (Data date) y las fechas de inicio
(Start date) y trmino (Finish date) del proyecto. Ntese que la unidad de planificacin del
proyecto no puede ser modificada (se define al crear el proyecto).

Para proyectos diarios y semanales, P3 utiliza el da de inicio de la semana para generar

informes en una escala de tiempo semanal, y determinar cundo ocurre el fin de semana
(weekends). Adems, para proyectos semanales este da determina el comienzo de cada
perodo laboral. En proyectos mensuales el da de inicio de la semana no tiene efecto.

La fecha de inicio del calendario (calendar start field) establece la fecha de inicio de todos los
calendarios del proyecto. Por defecto, P3 utiliza como fecha de inicio del calendario global el
mes anterior a la fecha de inicio del proyecto (project start date) para proyectos a nivel de

43
horas; el ao anterior para proyectos diarios; 4 aos antes para proyectos semanales; y 12
aos antes para proyectos mensuales. Si se modifica este dato, debe cautelarse que la fecha
de inicio del calendario debe ser anterior a la fecha de inicio del proyecto.

El campo opcional fecha de trmino (finish date) del proyecto acta como una restriccin
temporal del tipo No finalizar despus de.

Para proyectos diarios el cuadro de dilogo del calendario (Standard Global Information)
permite establecer una convencin para los das feriados que ocurren en fin de semana. Es
posible mover los feriados de fin de semana para el siguiente da laboral o hbil,
transformndolo en da feriado (no laborable).

6.4.1.3. Definicin de turnos

Es posible definir hasta 6 turnos diarios (shifts) para proyectos con unidad de
planificacin a nivel de horas. Es recomendable establecer turnos cuando existen recursos
limitados. Sin embargo, P3 no utiliza los turnos en los clculos de programacin de
actividades (es decir, las actividades comienzan segn su ubicacin en el proyecto y no -
necesariamente- al comenzar el turno; de igual forma, finalizan segn su duracin y no -
necesariamente- al finalizar el turno). El producto del nmero de turnos por el nmero de
horas por turno no puede exceder de 24 horas.

6.4.2. Edicin de Calendarios

P3 genera el calendario 1 en forma automtica al crear un proyecto. Este calendario puede

ser modificado pero no borrado.

6.4.2.1. Creacin de calendarios

Para crear un nuevo calendario en el proyecto se debe seleccionar el botn Add del cuadro
de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de creacin (Add Calendar) solicita el
ingreso de un identificador del calendario (Calendar ID) y su ttulo (Title).

Es recomendable utilizar identificadores secuenciales e ingresar un ttulo representativo del

calendario. El calendario creado especifica una semana laboral (workweek) de 7 das.

6.4.2.2. Definicin de la semana laboral

Para definir la semana laboral del calendario se emplea el botn Standard del cuadro de
dilogo de calendario.

Para proyectos con unidad de planificacin a nivel de horas debe definirse las horas de inicio y
trmino de cada da de la semana (P3 considera un horario continuado de 00:00 a 23:59
horas cada da).

Los calendarios para proyectos semanales o mensuales utilizan el mismo formato

(semanas y meses con disponibilidad laboral contnua, respectivamente). El definir un da
como no laborable indica que la semana (o el mes, segn la unidad de planificacin) es no
laborable.

En un calendario de proyecto diario se debe seleccionar el botn Standard del cuadro de

dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de definicin (Standard Daily
Information) permite definir los das hbiles (workdays).

En un calendario de proyecto a nivel de horas se debe seleccionar el botn Standard del

cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de definicin (Standard Hourly
Information) permite definir las horas de inicio (starting time) y trmino (ending time) para
cada da. Para definir como no laborable un da completo se debe ingresar la hora 00:00 para

44
ambos campos. P3 permite ingresar horario de inicio y trmino entre dos das (por ejemplo,
comenzar a las 23:00 y finalizar a las 06:59 horas).

6.4.2.3. Asignacin de calendarios a actividades

P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades, a menos que se creen nuevos
calendarios y stos sean expresamente asignados a las actividades. La asignacin de
calendarios debe efectuarse antes de programar el proyecto. La asignacin de calendarios
puede realizarse por medio del formulario de actividades (Activity form), de la tabla de
actividades (Activity table) o copiando calendarios de una actividad a otra(s):

a) Formulario de actividades
Desplegar el formulario apuntando a una actividad con el mouse o empleando el comando
Display, Activity form. En el campo de calendario (Cal) seleccionar el identificador del
calendario a asignar.

b) Tabla de actividades
Agregar el campo identificador de calendarios (Calendar ID) como una columna de la tabla
empleando el comando Format, Columns. Editar el campo de calendario (con la tecla F2) y
seleccionar el identificador del calendario a asignar.

c) Copia de calendarios
En la tabla de actividades seleccionar la celda del campo identificador a copiar.
Seleccionar las actividades receptoras de la copia. Emplear el comando Edit, Copy Cell.

6.4.2.4. Reasignacin de calendarios

Un mtodo rpido para reasignar calendarios en forma masiva consiste en agrupar las
actividades por identificador de calendario (calendar ID), empleando para ello el
comando Format, Organize. Es posible asignar los calendarios mediante el traslado de
actividades de una agrupacin a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag &
drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botn del mouse
para arrastrar (drag) la actividad y dejarla caer (drop) en su nueva ubicacin soltando el
botn. P3 asigna automticamente el nuevo calendario.

Mediante el comando Calculate, Global change es posible asignar calendarios a un gran grupo
de actividades, utilizando sentencias lgicas selectivas del tipo If:Then:Else.

6.4.2.5. Borrado de calendarios

P3 permite borrar los calendarios de un proyecto, con excepcin del calendario global y el
calendario 1. Previo al borrado de un calendario debe cautelarse que no existen
actividades asociadas al calendario. Si se re-programa un proyecto con actividades no
asociadas a un calendario (debido a la eliminacin de ste), P3 asigna el calendario 1 a tales
actividades. Para borrar un calendario en el proyecto se seleccionar el calendario y luego
escoger el botn Delete del cuadro de dilogo de calendario.

6.4.3. Definicin de Perodos no Laborables y Excepciones.

Despus de crear o modificar calendarios y establecer las semanas laborales (workweek), es

posible definir los perodos no laborables (nonworkperiods). Estos perodos corresponden a
los tiempos no trabajados (y por lo tanto no considerados en la programacin del proyecto),
tales como feriados, vacaciones u otras fechas especiales. En los perodos no laborables P3 no
programa actividades ni asigna recursos.

Tambin es posible establecer excepciones (exceptions), que corresponden a tiempos que

regularmente son perodos no laborables pero que -excepcionalmente- deben ser
considerados como hbiles. Por ejemplo, si se ha definido el da domingo como no

45
laborable, P3 puede considerar -excepcionalmente- el domingo 23 como un da laborable.

Lo definido en el calendario global se aplica a todo el proyecto; en cambio, lo definido en cada

calendario es aplicable solamente a aqullas actividades asignadas al respectivo
calendario.

Para definir perodos no laborables se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro

de dilogo de calendario y marcar el perodo de tiempo a definir. Luego, se escoge -
alternativamente- los botones Work (laborable) o Nonwork (no laborable).

Es posible seleccionar un rango o perodo de tiempo arrastrando el mouse desde la fecha

inicial hasta la fecha final del perodo a definir. Para seleccionar una columna de das (por
ejemplo, todos los das jueves del mes) se debe seleccionar con el mouse el nombre del da
(THU por Thuesday, en este caso).

Para especificar una excepcin se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de

dilogo de calendario y marcar el perodo de tiempo (que corresponde a un perodo no
laboral o nonworkday) a definir como excepcin (exception), el cual puede ser un da o un
rango de horas.

Para seleccionar perodos de tiempo no consecutivos se utiliza la tecla <CTL> junto con el
botn izquierdo del mouse.

6.4.3.1. Cuadro de dilogo de feriados

Para revisar los perodos no laborables, feriados y excepciones de un calendario se emplea el
botn Holidays del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo de feriados
(Holidays List) muestra dos secciones en las cuales se listan los perodos no laborables
(nonworkperiods) y las excepciones (exceptions) del calendario seleccionado. Estas secciones
presentan los siguientes datos:

Columna Descripcin
Start Fecha u hora de inicio del perodo no laborable o excepcin
End Fecha u hora de trmino para perodos consecutivos
Repeating Seala si existe repeticin aos tras ao

P3 permite definir perodos no laborables y excepciones directamente en este cuadro de

dilogo. Para agregar un perodo especfico (hora, da, semana, mes) se debe seleccionar el
signo + (suma) en la lnea de edicin. El perodo se escoge con la barra de
desplazamiento (scroll bar). Para eliminar un perodo no laborable o excepcin se utiliza el
signo - (menos), previa seleccin del perodo en cuestin.

6.4.3.2. Proyectos con unidad de tiempo hora

Cuando se ingresa la hora de inicio (start) o trmino (end) de un perodo no laboral o
excepcin, P3 acepta solamente valores enteros (de 00:00 a 23:59). Si se ingresa el valor
11:00 como fin del perodo, P3 entiende este valor como 10:59.

6.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo da

Los perodos no laborables o excepciones se ingresan de acuerdo al formato de fecha definido
(mediante el comando Format, Dates).

6.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes

Al seleccionar el inicio de un perodo no laborable o excepcin (utilizando el formato de fecha
definido para el proyecto), P3 automticamente coloca el inicio del perodo (semana o
mes, segn corresponda), an cuando se haya especificado un da en particular. Esto
se debe a que la unidad de tiempo mnima considerada es una semana o un mes,

46
respectivamente. El trmino del correspondiente perodo (semana omes completo)
aparece directamente.

6.4.4. Impresin de Calendarios

Es posible producir un informe resumido (summary) basado en todos los calendarios del
proyecto o bien un informe detallado (detailed) empleando el calendario activo. Para ello se
debe seleccionar el botn Print del cuadro de dilogo de calendario. El subcuadro de dilogo
de impresin (Print) solicita definir el estilo (Style) del informe (resumido o detallado), rango
de fecha (Span) a cubrir y la tipografa (Font). La impresora a utilizar corresponde a la
seleccionada con el comando File, Print Setup.

6.5. RECURSOS Y COSTOS

El control efectivo de un proyecto integra informacin acerca de la programacin, recursos y

costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es
necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a
cada actividad o tarea definida.

6.5.1. Definicin de recursos

Los recursos necesarios para desarrollar un proyecto pueden ser trabajadores, maquinarias,
materiales o capital. Estos se definen en un diccionario de recursos (Resource Dictionary).
Para ello se debe escoger:
Define, Resources

El cuadro de dilogo del diccionario de recursos consta de tres secciones: recursos, lmites y
precios. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar
cada recurso creado.

a) Seccin de Recursos

Columna Descripcin
Nombre del recurso (hasta 8 caracteres). P3 ordena los recursos en orden
Resource
alfanumrico. Este identificador es obligatorio
Define la unidad de medida del recurso. P3 no utiliza esta unidad de medida
Units
para el clculo de uso del recurso
Establece si el recurso controla y determina la duracin de cada actividad a
Driving
la cual es asignado
Description Nombre descriptivo del recurso. Opcional

b) Seccin de Lmites

Columna Descripcin
Corresponde a la disponibilidad normal del recurso -en trminos
cuantitativos- medida como unidades del recurso por unidad de
Normal
tiempo (de acuerdo a la unidad de planificacin). P3 valida el rango 0 <
normal < 32.600
Max (maximun) Define la disponibilidad mxima del recurso por unidad de tiempo. P3 valida
max > normal
Establece los perodos en los cuales existe la disponibilidad normal y
Through
mxima

Si las columnas normal y max se dejan en blanco, el recurso se entiende como ilimitado. Si

47
se desea nivelar recursos es preciso definir los valores normal y max. La fecha
ingresada en la columna through seala el inicio del perodo de restriccin. Si se deja en
blanco, P3 asume que los lmites de disponibilidad se aplican para el resto del proyecto.

En proyectos con unidad de planificacin a nivel de horas, la disponibilidad de recursos puede

ser establecida por turnos (shifts).

c) Seccin de Precios

Columna Descripcin
Price/Unit Define el precio del recurso por unidad
Through Establece los perodos en los cuales se aplica el precio

La fecha ingresada en la columna through seala el inicio del perodo del precio unitario. P3
permite hasta 6 perodos sucesivos. Si se deja en blanco, P3 asume que el precio unitario se
aplica para el resto del proyecto.

Adems, el cuadro de dilogo del diccionario de recursos contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Transfer ... Copia el diccionario de recursos de un proyecto a otro

Calculate Calcula los costos asociados a las actividades que utilizan el

recurso seleccionado

Close Out Realiza un seguimiento de cantidades y costos por perodos. Al finalizar

un perodo, esta opcin iguala todos los valores a cero

Print ... Imprime la lista de recursos definidos para el proyecto

Es posible definir recurso genrico (hierarchical resource) mediante la utilizacin de un

asterisco (*) en el nombre del recurso. Esta definicin permite agrupar recursos de modo tal
que se intercambien al efectuar una nivelacin. Un recurso genrico puede tener lmites de
disponibilidad por unidad de tiempo. Si un recurso includo en el recurso genrico es ilimitado,
el recurso genrico se entiende como ilimitado.

6.5.2. Estimacin de Costos

Una vez que se asignan los recursos del proyecto, es posible estimar los costos del mismo
(presupuesto). Los costos estn asociados al nivel de desarrollo o avance de cada actividad o
tarea. Para llevar un adecuado control de los costos se puede definir una contabilizacin de
costos (cost accounts). Esta estructura consiste en un cdigo de costo (1 caracter) y nmero
de cuenta (11 caracteres) definida en un diccionario de contabilizacin de costos (Cost
Accounts Dictionary). Para ello se debe escoger:

Define, Cost Accounts

El cuadro de dilogo del diccionario de contabilizacin de costos consta de dos secciones:

categoras y ttulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten
caracterizar la estructura creada.

a) Seccin de Categoras

48
 Columna Descripcin
Cdigo de 1 caracter alfanumrico que describe el tipo de costo (mano de
Code
obra, materiales, maquinarias). Es posible definir hasta 36 categoras.
Category Title Nombre descriptivo de la categora

b) Seccin de Ttulos

Columna Descripcin
Cdigo de hasta 11 caracteres alfanumricos que identifica el nmero de
Account #
la cuenta de la contabilizacin de costos
Account Title Nombre descriptivo de la cuenta contable

Adems, el cuadro de dilogo del diccionario de contabilizacin de costos contiene los

siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin actualizar los cambios

Transfer ... Copia el diccionario de contabilizacin de costos de un proyecto a

otro

Print ... Imprime la lista de cuentas del diccionario de contabilizacin de

costos

6.5.3. Utilizacin de Curvas de Distribucin

La distribucin de recursos y costos se efecta en forma proporcional (distribucin lineal o

uniforme) a lo largo de la actividad. Sin embargo, no siempre los recursos pueden ser
aplicados en forma uniforme o los costos son constantes para cada da del proyecto. Cuando
los recursos/costos no pueden ser aplicados en forma uniforme se utiliza curvas -provistas
por el programa- que caracterizan mejor la distribucin de recursos y costos. Para ello se
debe escoger:

Define, Resource Curves

El cuadro de dilogo de las curvas de distribucin de recursos/costos ( Resource/Cost

Distribution Curves) consta de dos secciones: curvas de recursos y grfica de la
distribucin.

a) Seccin Curvas de Recursos

Columna Descripcin
Cdigo de 1 caracter hexadecimal (0 a F) que identifica el tipo de curva. P3
Designator entrega 10 curvas predefinidas y permite crear hasta 50 nuevas curvas. Es
posible utilizar hasta 16 curvas simultneamente
Title Nombre descriptivo de la curva

b) Seccin Grfica de la Distribucin

Es posible editar las curvas predefinidas o crear otras nuevas mediante la edicin de las
barras porcentuales o cuadros de porcentaje. Ntese que la curva se divide en 11
intervalos.

49
Adems, el cuadro de dilogo de las curvas de distribucin de recursos/costos contiene los
siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin actualizar los cambios

Restore Restablece la curva de distribucin original sin modificaciones

Prorate Recalcula la curva de distribucin editada, ajustando la sumatoria

de las barras porcentuales a 100%

Template Carga una curva de distribucin predefinida

Display Despliega las curvas de distribucin vigentes (4 por pantalla)

Las curvas de distribucin se asignan en el formulario de recursos (Resources Form) o en la

tabla de actividades (Activity table). Estas curvas slo son aplicables para recursos que no
alteran la duracin de una actividad (nondriving resource). Al aplicar una curva de
distribucin, las unidades del recurso utilizadas por unidad de tiempo se calcula segn:

Units/Timeperiod = Estimate to Complete the Interval / Duration of Interval

El programa utiliza la curva de distribucin para calcular datos reales. De esta forma, para
una actividad con fecha de inicio real (actual start date), la duracin total de la actividad se
calcula segn:

Total Duration = Actual Duration + Remaining Duration

El porcentaje de duracin completado se determina segn:

Percent Duration Completed = (Actual Duration / Total Duration) * 100

Para obtener la cantidad del recurso real utilizada a la fecha (actual-to-date quantity) se
tiene:
Actual to Date = Percent of Cumulative Use * Budget

6.5.4. Asignacin de Recursos y Costos

El programa permite realizar un seguimiento de diferentes temes de costos, tales como costo
presupuestado (budgeted cost), costo para completar la actividad (cost to complete), costo al
completar la actividad (cost at completion), costo real a la fecha (actual cost to date), costo
real del perodo (actual cost this period) y costo presupuestado del trabajo efectuado
(earned value). Para configurar el nivel de detalle de la contabilizacin de costos (nmero de
posiciones decimales) se debe escoger el cuadro de dilogo de clculo de valor ganado
(Earned Value Calculations).

El programa entrega varios mtodos para asignar los recursos y la contabilizacin de costos a
las actividades: uso de formularios (forms), comando de edicin y asignacin de recursos,
comando Global change.

6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms)

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede escoger los formularios de

50
recursos (Resource form), presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost
form).

Al escoger Detail form, Resource, el cuadro de dilogo de recursos despliega los

siguientes datos:

Columna Descripcin
Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Driving Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad

Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe)

Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del
Units per {day}
recurso
Budgeted quantity Seala la cantidad presupuestada en unidades

Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado

Seala la cantidad real del perodo (desde la ltima fecha de
Actual this period
actualizacin)
Seala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la
To complete
actividad
At completion Seala la cantidad total predicha para la finalizacin de la actividad
Seala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado
Variance (units)
(Budgeted quantity) y lo predicho (At completion)

El programa realiza el clculo de las variables To complete y At completion segn:

Quantity to Complete = Units/Timeperiod * Remaining Duration

Quantity at Completion = Actual Quantity to Date + Quantity to Complete

Al escoger Detail form, Cost, el cuadro de dilogo de costos despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin
Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Driving Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de la actividad

Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si existe)

Budgeted cost Seala el costo presupuestado para el recurso

Seala el costo real del perodo (desde la ltima fecha de
Actual this period
actualizacin)
Actual to date Seala el costo real a la fecha de actualizacin

51
Percent expended Seala el porcentaje de recurso (en trminos de costo) utilizado

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades) utilizado

Seala el costo correspondiente al porcentaje completado
Earned value
multiplicado por el costo presupuestado
Seala el costo estimado (predicho) necesario para completar la
Cost to complete
actividad
At completion Seala el costo total predicho para la finalizacin de la actividad
Seala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost)
Variance
y lo predicho (At completion)

Al escoger Detail form, Budget Summary, el cuadro de dilogo de presupuesto entrega

informacin resumida (en dos cuadros) identificando el recurso a asignar y despliega datos de
cantidades y costos asociados al recurso seleccionado (primeras dos columnas) y al total de
los recursos asignados a la actividad (ltimas dos columnas), con la siguiente estructura:

Columna Descripcin
Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas
Units per {day}
para el recurso seleccionado
Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso
% Complete/Expended Seala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y
gastado (costo del recurso) para el recurso seleccionado y el total
Budgeted amount Seala la cantidad presupuestada en unidades y costos

Scheduled budget Seala el presupuesto original programado

Seala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado
Earned value
multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados
Actual to date Seala las cantidades y gastos reales a la fecha
Seala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para
To complete
completar la actividad
Seala las cantidades y gastos totales predichos para la finalizacin
At completion
de la actividad
Seala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo
Variance
predicho (At completion)

6.5.4.2. Uso de la tabla de actividades (Activity table)

Para asignar recursos y costos desde la tabla de actividades se utiliza el comando Edit, Assign
Resource.

6.5.4.3. Uso del comando Global change

Este comando provee un mtodo rpido para asignar recursos a un gran grupo de
actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo
If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos

El programa permite realizar seguimiento y anlisis de recursos y costos por varios mtodos:
en la tabla de actividades (Activity table), desplegando tablas (resource/cost table) o
grficos (resource/cost profile) de uso de recursos y costos por unidad de tiempo,

52
acumulado o valor mximo (peak), en los formularios de presupuesto resumido (Budget
Summary form) o costos (Cost form), informes impresos (Tabular Reports and Graphics)
organizado por actividad -para un anlisis detallado.

El programa calcula en forma automtica (segn ciertas reglas de clculo) los costos
estimados a partir de las cantidades y precio unitarios ingresadas en la tabla de actividades o
el formulario de recursos. De esta forma, P3 utiliza las siguientes frmulas de clculo

Budgeted Cost = Budgeted quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Cost at Completion = Actual Cost + Cost to Complete

Estos clculos pueden ser modificados cambiando las reglas de clculo automtico de costos
(Autocost rules) o bien sobre-escribiendo directamente por medio del ingreso directo de
datos.

El porcentaje gastado (percent expended) refleja la proporcin del costo presupuestado que
ha sido gastado, de la forma

Percent Expended = Actual to Date / Budgeted cost

6.5.5.1. Parmetros de seguimiento

A objeto de seguir adecuadamente el progreso de un proyecto se han definido diversos
parmetros que permiten visualizar el cumplimiento de lo proyectado (el tiempo
programado y el costo presupuestado). La tabla siguiente resume los diferentes
parmetros utilizados:

Parmetro Descripcin
BAC (Budgeted At
Define el presupuesto inicial
Completion)
EAC (Estimated At Define el presupuesto total estimado al completar una actividad
Completion) iniciada
ETC (Estimated To Define el presupuesto estimado necesario para completar una
Completion) actividad iniciada
BCWS (Budgeted Cost
Define el costo presupuestado del trabajo programado. Tambin se
for Work Scheduled)
le conoce como Planned Effort (esfuerzo planificado)
BCWP (Budgeted Cost
Define el costo presupuestado del trabajo efectivamente
for Work Performed)
realizado. Tambin se le conoce como Earned Value (valor ganado)
ACWP (Actual Cost for
Define el costo real del trabajo efectivamente realizado. Tambin se
Work Performed)
le conoce como Actual to Date (real a la fecha)
Define el atraso/adelantamiento del trabajo efectivamente realizado
SV (Schedule Variance)
v/s el trabajo programado
Define los costos incurridos v/s el costo presupuestado para el
CV (Cost Variance)
trabajo efectivamente realizado
Variance Define la variacin final del costo v/s el presupuesto inicial

Se tienen las siguientes frmulas

53
 Schedule Variance = BCWP - BCWS

Cost Variance = BCWP - ACWP

Variance = BAC -EAC

6.5.5.2. Configuracin del clculo de la variable Earned Value

Para configurar la frmula de clculo del costo presupuestado para el trabajo programado y
realizado (BCWS y BCWP, respectivamente) se debe escoger

Calculate, Earned Value

Para seleccionar la opcin Use target se debe haber creado un proyecto objetivo o meta
(target project) con anterioridad.

6.5.6. Actualizacin de Recursos y Costos

El programa provee un conjunto de reglas de clculo de costos (Autocost Rules) que

establecen diferentes frmulas de clculo de los parmetros sealados y son aplicadas cada
vez que se actualizan los datos de una actividad.

Estas reglas pueden ser modificadas en cualquier instante, aunque es recomendable

mantener consistencia en su definicin a lo largo del control de un proyecto. Para visualizar y
modificar las reglas se debe escoger

Calculate, Autocost

P3 proporciona una opcin por defecto (default), lo que permite restablecer las reglas de
clculo mediante el comando File, Project, Calculate, Autocost, Default.

Es posible crear un conjunto de reglas personalizado, el cual se puede guardar mediante un

identificador. A continuacin se describen las reglas de clculo de costos.

6.5.6.1. Regla N 1. Link remaining duration and schedule percent complete

Seleccionar esta regla cuando se desea calcular el porcentaje completado (schedule
percent complete) de una actividad programada al ingresar la duracin restante
(remaining duration); o bien para calcular la duracin restante cuando se ingresa el
porcentaje completado.

Para desligar ambos elementos se debe deseleccionar la opcin (al utilizar curvas de
distribucin es conveniente separar ambos conceptos).

6.5.6.2. Regla N 2. Freeze resource units per time period

Seleccionar esta regla cuando la duracin restante es cambiada, de forma tal que P3 recalcula
la cantidad de recurso necesaria para completar la actividad con una tasa de ocupacin fija,
segn la frmula

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Si la regla es deseleccionada, P3 calcula la tasa de ocupacin del recurso segn

Units per Timeperiod = Quantity to Complete / Remaining Duration

54
6.5.6.3. Regla N 3. Add actual to ETC Subtract actual from EAC
Seleccionar esta regla en modo suma (add) cuando el presupuesto total de una actividad es
modificable, calculado segn

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

Si el presupuesto es fijo, seleccionar en modo resta (subtract), de manera que el

presupuesto se calcula segn

Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual to Date

Units per Timeperiod = Estimate to Complete / Remaining Duration

En este caso, a mayor gasto inicial existe un menor remanente para gasto final. Seleccionar
la opcin Allow negative ETC indica que se acepta un valor negativo en el costo estimado
para completar la actividad (esto significa sobrepasar el presupuesto inicial). Si no se
permite valores negativos, P3 recorta el valor a cero (para resultados negativos).

6.5.6.4. Regla N 4. When quantities change, use current unit prices to

recompute Selecccionar esta regla para calcular los diferentes costos asociados a un
recurso en funcin del precio unitario por la cantidad asignada, segn:

Budgeted Cost = Budgeted Quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Adems, P3 calcula el costo total (estimado) a completar segn

Cost at Completion = Cost to Complete + Actual Cost

Esta regla se aplica slo si la cantidad de recurso para una actividad es cambiada durante la
actualizacin.

6.5.6.5. Regla N 5. Use the update percent complete against budget to

estimate
Al seleccionar esta regla P3 estima los costos reales segn

Actual Quantity = Budgeted Quantity * Percent Complete

Actual Cost = Budgeted Cost * Percent Complete

P3 efecta estos clculos cuando se modifica el presupuesto, el porcentaje completado o el

porcentaje de uso del recurso.

El ingreso de valores reales (actual value) sobre-escribe estos clculos.

6.5.6.6. Regla N 6. Link actual to date and actual this period

Al seleccionar esta regla, cualquier cambio en el valor real a la fecha (actual to date) o en el
valor real del perodo (actual this period), significa actualizar el otro valor, y
viceversa. Si se cambian ambos valores simultneamente, P3 no efecta clculos.

55
6.5.6.7. Regla N 7. Link budget to EAC for non-progressed activities
Seleccionar esta regla para establecer el presupuesto (budget) igual al valor estimado total al
completar la actividad (EAC) slo si la actividad no tiene avance.

Esta regla obliga a recalcular el presupuesto de la actividad (con lo cual cambia el

presupuesto inicial) cada vez que se modifica el valor estimado total al completar la actividad.

Una vez establecido el presupuesto de una actividad es conveniente deseleccionar esta

opcin, de manera que cualquier diferencia entre los parmetros BAC y EAC de como
resultado una variacin.

Ntese que esta regla es unidireccional; es decir, un cambio en el presupuesto no altera el

valor estimado total al completar la actividad.

6.5.6.8. Regla N 8. Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget

Por defecto, P3 calcula la variacin como la diferencia entre el presupuesto inical
(budget) y el valor estimado total al completar la actividad (EAC). Un valor negativo para
este parmetro seala que el presupuesto ha sido excedido.

6.5.6.9. Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de

clculo.
a) Perform these calculations during each schedule computation
Esta opcin establece el clculo automtico al realizar cualquier programacin del proyecto.

b) Apply these rules when moving from one <cell> <resource> to another
Esta opcin permite escoger el clculo de frmulas inmediatamente despus de
cualquier cambio (... moving from one cell to another) o al cambiar la seleccin de un recurso
(... moving from one resource to another). Cuando se actualicen varias variables es
conveniente utilizar esta ltima opcin.

Estas opciones se aplican en las actualizaciones de los formularios de recursos,

presupuesto y costos. Cuando se actualiza por medio de la tabla de actividades, los cambios
siempre se realizan celda por celda.

6.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de clculo de costos

Para actualizar en forma rpida un proyecto basta con ingresar solamente el porcentaje
completado de cada actividad. Si se desea mantener un mayor control sobre la
actualizacin, es posible modificar las siguientes variables: porcentaje completado,
duracin restante, unidades por perodo de tiempo, real a la fecha, estimado para
completar, total estimado al completar. Las siguientes ecuaciones se cumplirn siempre

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

En el caso de existir contradicciones en el clculo de las diferentes frmulas o en el ingreso de

datos, P3 establece los clculos de acuerdo a las siguientes prioridades:

Prioridad Variable
1 Duracin restante
2 Unidades por perodo de tiempo
3 Cantidad real a la fecha
4 Estimado para/al completar

56
En caso de conflicto, la Regla N 4 sobrepasa a la Regla N 5. Por otro lado, todo clculo de
costos puede ser sobre-escrito por medio del ingreso directo de costos.

Al re-programar un proyecto P3 actualiza los recursos y costos mediante el ingreso del

porcentaje completado o de la duracin restante. Para ello debe seleccionarse las reglas N 1
(unin entre porcentaje completado y duracin restante), N 4 (clculo de costos basado en
el cambio de cantidades) y N 5 (estimacin de cantidades y costos reales basado en el
porcentaje completado).

6.5.7. Nivelacin de Recursos

Una vez que se asignan los recursos a las actividades, se puede visualizar directamente en
pantalla el uso de cada recurso (Resource/Cost profile) para determinar los recursos cuyo uso
est sobre el lmite normal o mximo (recurso sobreasignado).

Para redistribuir los recursos a travs de un proyecto se debe escoger

Calculate, Level

La redistribucin o nivelacin de recursos puede retrasar actividades e incluso todo el

proyecto. Cuando la variable tiempo es importante, la nivelacin puede realizarse con
restriccin de tiempo (time constrained). Todo proceso de nivelacin genera un informe
explicativo que aanliza las acciones efectuadas. Este proceso entrega alternativas para una
mejor distribucin de los recursos, pero no debe considerrsele como una alternativa ptima.

En el proceso de nivelacin P3 comienza con la primera actividad de la red -que no tiene

predecesoras- y determina si los recursos asignados estn dentro de los lmites normales y
mximo para las fechas ms prximas de comienzo y trmino. Este proceso se denomina
nivelacin hacia adelante (forward level).

En particular, es conveniente establecer un orden ascendente de actividades utilizando como

llave principal las fechas tardas de comienzo ms tempranas y la holgura total como llave
secundaria (este priorizacin puede ser modificada). Puede utilizarse hasta 10 llaves.

6.5.7.1. Suavizamiento de recursos

P3 puede suavizar (smoothing resources) la asignacin de recursos durante el proceso de
nivelacin. Este proceso es altamente efectivo cuando se desea ocupar la
disponibilidad mxima de los recursos en situaciones restrictivas de tiempo ( time-
constrained). En tal situacin, el proceso utiliza las holguras positivas para minimizar los
cambios bruscos en la asignacin de recursos.

En suavizamiento sin restriccin de tiempo (non-time-constrained) P3 suaviza una

actividad slo si tiene holgura positiva. En tal caso, se divide la diferencia de
disponibilidad normal y mxima en 10 partes iguales; si es requerida una cantidad de
recursos mayor al lmite normal, ste se incrementa sucesivamente en dcimos hasta lograr
la nivelacin (con tope igual a la disponibilidad mxima).

Si se escoge la opcin sin suavizamiento (none option), P3 realiza dos procesos de nivelacin
a travs de la red. En el primer paso intenta nivelar dentro del lmite normal, utilizando las
holguras positivas. En un segundo paso se intenta nivelar dentro del lmite mximo. P3
retrasa las actividades que sea necesario para cumplir con los lmites de disponibilidad.

En proyectos con tiempo restringido, P3 duplica los lmites normal y mximo para
asegurar que el proyecto se re-programe dentro del plazo lmite. Si estos nuevos lmites
entregan recursos insuficientes, la actividad es retrasada hasta su fecha ms tarda de

57
trmino (se consume toda la holgura positiva).

6.5.7.2. Fecha de nivelacin

Cuando se emplea nivelacin hacia adelante (es decir, considerando las fechas ms
prximas), se puede especificar una fecha de corte (cutoff date for leveling) para la
nivelacin, con lo cual se aplica el proceso re-distributivo de recursos desde la fecha actual
hasta la fecha de corte.

6.5.7.3. Programacin antes de nivelacin

Una vez efectuado el proceso de nivelacin, las fechas niveladas ( leveled dates)
reemplazan a las fechas de programacin (schedule dates) del proyecto. P3 siempre efecta
una revisin hacia adelante en la programacin. Al seleccionar la opcin Schedule prior
to leveling, P3 adems efecta una revisin hacia atrs.

6.6. ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS

Los tems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para
clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada
proyecto.

6.6.1. Definicin de Items de Datos Personalizados

Es posible definir una estructura de cdigos o tems de datos personalizados para asignarlos a
las actividades y recursos de un proyecto. Los tems de datos asociados a actividades
entregan informacin adicional que facilita el seguimiento de datos tales como fechas de
inicio y trmino planificadas, fechas niveladas (redistribucin de recursos), fechas de
fabricacin y distribucin, nmeros de rdenes de compra o permisos de construccin.

Los tems de datos personalizados asociados a recursos y costos permiten el seguimiento de

datos tales como presupuestos originales y revisados, acuerdos contractuales, nombres de
recursos detallados, rdenes de cambio, ganancias o prdidas, variaciones, ingresos y gastos.
Para crear una estructura de tems de datos personalizados (para actividades o recursos y
costos) se debe escoger

Define, Custom Data Items

El cuadro de dilogo de tems de datos (Custom Data Items Dictionary) permite crear
estructura de datos para actividades (Activity) y para recursos y costos (Resource/Cost). Para
establecer la definicin de la estructura se requieren los siguientes datos:

Columna Descripcin
Name Nombre del tem de dato (hasta 4 caracteres alfanumricos)
Establece el tipo de dato (caracteres, fechas o nmeros). Los tipos vlidos son
Type C (character), N (numeric, sin decimales), P (precision, dos decimales), S
(start date, fecha de inicio) y F (finish date, fecha de trmino)
Establece la longitud mxima (ancho de campo) para los valores. Esta longitud
es variable segn el tipo de dato (hasta 20 caracteres para el tipo C; hasta 10
Length
dgitos para el tipo N; de 4 a 11 dgitos -incluyendo el punto decimal- para tipo
P; y segn formato definido para tipo S o F).
Description Nombre descriptivo del tem de dato. Hasta 16 caracteres alfanumricos

58
P3 permite crear hasta 8 tems de datos, tanto para actividades como para recursos y costos.
Para la definicin del nombre del tem de datos no es posible utilizar abreviatura reservadas
de P3, tales como ACT, DES, ID, OD y RD, ni cdigos de actividad estandarizados o definidos
para el proyecto.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Cancel Cierra el cuadro de dilogo

Transfer ... Copia el diccionario de tems de datos de un proyecto a otro

Print ... Imprime el diccionario de tems de datos

6.6.2. Edicin de Items de Datos

Para definir tems de datos se emplea el comando Define, Custom Data Items. Para insertar
nuevos tems de datos se usa el signo + (suma) en la lnea de edicin. Para eliminar tems de
datos se usa el signo - (resta) en la lnea de edicin.

6.6.3. Transferencia de los Items de Datos

Es posible copiar el diccionario de tems de datos personalizado desde un proyecto hasta el

proyecto activo. Para ello se selecciona el botn Transfer del cuadro de dilogo de tems de
datos. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo. Los valores
transferidos sobreescriben los valores existentes. Las asignaciones de los valores
reemplazados son eliminadas.

6.6.4. Modificacin de la definicin de los Items de Datos

P3 permite modificar la definicin de los tems de datos definidos. No es recomendable

modificar el tipo de datos, ya que P3 borra (solicita confirmacin) todos los valores
asociados al tem de dato modificado. Si se disminuye la longitud en un tem de datos de tipo
C (character), P3 trunca los valores. Para tem de datos de tipo N (numeric) o P (precision),
P3 reemplaza los valores por * (asterisco) si el nuevo ancho de campo es demasiado pequeo
para contenerlos. La longitud de campo de un tem de dato de tipo fecha (S o F) depende del
formato de fechas utilizado en el proyecto (ste puede ser modificado con el comando
Format, Dates).

6.6.5. Impresin del Diccionario de Items de Datos

Es posible efectuar una impresin del diccionario de Items de Datos (con visualizacin previa,
impresin directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botn Print del cuadro
de dilogo de tems de datos.

6.7. ASIGNACIN DE ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS.

Una vez creados los tems de datos el programa entrega varios mtodos para asignar los
valores: uso del formulario de actividades (Activity form), uso de la tabla de actividades
(Activity table), comando Global change, y comando File, Project, Import.

6.7.1. Uso de Formulario

A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada
tem de datos por medio del formulario de tems de datos (Custom Data Items), el cual se
despliega mediante el botn Custom. Tambin se puede utilizar el comando Display, Activity

59
Detail, Custom. El formulario de tems de datos permite seleccionar alternativamente datos
de actividades (Activity data) o de recursos (Resource data). En este ltimo caso, la ventana
superior despliega los recursos definidos en el proyecto.

Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la

combinacin de teclas CTL+U. P3 puede desplegar todos los formularios en una misma
pantalla, sobreponiendo las diferentes ventanas (son de tamao ajustable).

Para asignar los tems de datos a las actividades y recursos se debe seleccionar la respectiva
actividad o recurso, segn corresponda.

6.7.2. Uso de la Tabla de Actividades

La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de
planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo tem de dato a asignar a la
actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que
permite definir las columnas mostradas. Para editar el campo de tem de dato se emplea la
tecla F2.

6.7.3. Uso del Comando Global change

Este comando provee un mtodo rpido para asignar cdigos de tem de dato a un gran
grupo de actividades por medio de la utilizacin de sentencias lgicas selectivas del tipo
If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.7.4. Uso del Comando File, Project, Import

Este comando permite trasladar (importar) tems de datos personalizados entre proyectos.

6.7.5. Creacin Barras Grficas

Una vez asignados los tems de datos a las actividades, es posible crear puntos de inicio y
trmino (endpoints) y barras (bars) grficas para desplegarlas en la grfica de barras (Bar
chart) que provee el programa. Por ejemplo, se puede crear una barra de actividad para
fechas de inicio y trmino planificadas.

6.7.6. Organizando por Items de Datos

Los tems de datos pueden utilizarse para organizar las actividades en la carta grfica (Bar
chart). Este organizacin permite ordenar las actividades en la tabla de actividades (Activity
table). Para ello se emplea el comando Format, Organize. Esta clasificacin no permite
agrupar.

6.8. CLCULO DE VALORES CON ITEMS DE DATOS

Para calcular e ingresar valores a los tems de datos en forma automatizada se usa el
comando Global change. Los cambios globales se definen por medio de sentencias del
tipo If:Then:Else. Puede utilizarse cualquier dato en frmulas para el clculo de valores. Si
una actividad satisface una sentencia condicional (If), P3 realiza los cambios especificados por
la sentencia de condicin verdadera (Then). En caso contrario, P3 realiza los cambios
especificados por la sentencia de condicin falsa (Else).

60
6.8.1. Ejemplo de cambio global

Suponga que se ha creado un tem de dato denominado presupuesto revisado (revised

budget) y se desea incrementar este presupuesto en un 10% para algunos recursos
en particular (para el recurso FLD ENG1, en este ejemplo). Para ello se selecciona la opcin
recurso/costo (Resource/Cost) en el cuadro de dilogo de tems de datos. Para este ejemplo,
los datos son:

Name RVBD

Type P

Length 10

Description Revised Budget

Al utilizar el comando Calculate, Global Change y seleccionar el botn Add aparecer un

cuadro de dilogo de cambio global (GL-11 <project name> Global Change). Los pasos a
seguir son:

a) Ingresar la sentencia condicional IF RES EQ FLD ENG1, donde RES es la

abreviatura para el tem de dato recurso (RESource), EQ es la abreviatura para el
criterio de igualdad (EQual) y FLD ENG1 es el valor del tem de dato;

b) Ingresar la sentencia de condicin verdadera THEN RVBD EQ BC * 1.1, donde

RVBD es el nombre del tem de dato a modificar, EQ es la abreviatura para el criterio
de igualdad (EQual) y BC es el nombre del campo del presupuesto original (budgeted
cost);

c) Seleccionar OK y luego RUN para ejecutar el clculo automtico.

6.9. IMPRESIN DE ITEMS DE DATOS

Es posible imprimir los valores de los tems de datos personalizados en informes y grficos,
as como incluirlos en columnas de la tabla de actividades (Activity table) y en la grfica de
barras (Bar chart). La grfica impresa es esencialmente un informe personalizado debido a
que es posible controlar la posicin y ancho de las columnas, sus ttulos y tipografa.

6.9.1. Creacin de informes personalizados

Se puede crear informes personalizados basados en los tems de datos. P3 permite resumir
los valores de un tem de dato segn su tipo de dato. Para ello se emplea el comando
Reports, Tabular, Report Writer.

6.10. PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o

bien controlar varios proyectos en forma simultnea.

6.10.1. Consideraciones Acerca de Proyectos Mltiples

Un proyecto es una entidad nica que posee una fecha especfica de inicio y trmino, que
debe ser terminada dentro de un presupuesto establecido. Generalmente es realizado por
personas que tienen una limitada experiencia como trabajo de equipo. El administrar un
proyecto puede ser un trabajo difcil; administrar y controlar muchos proyectos al mismo

61
tiempo puede ser an ms difcil. La potencialidad de P3 para manejar proyectos maestros
(master-project) y subproyectos (subproject) simplifica el proceso de administrar mltiples
proyectos.

6.10.2. Entorno Multi-Proyecto

Un ambiente de proyectos mltiples involucra la administracin de ms de un proyecto a la

vez. Estos proyectos pueden estar relacionados entre s o ser completamente independientes.
Algunos proyectos pueden estar unidos debido a que comparten los mismos recursos. An
para proyectos no relacionados el administrador debe ser capaz de resumir las fechas
programadas de todos los proyectos en un solo informe o diagrama.

Un entorno multi-proyecto puede crearse cuando se enfrenta a un proyecto cuya

complejidad lo hace difcil de administrar. El proyecto puede ser dividido en varios
pequeos proyectos (o subproyectos), cada uno de los cuales puede ser administrado por
separado.

6.10.3. Proyectos Maestros y Subproyectos

Para administrar proyectos mltiples en P3 es posible crear un proyecto maestro y

subproyectos. Los subproyectos son porciones de un proyecto maestro mayor, y usualmente
son controlados por diferentes administradores. En la medida que cada administrador agrega
actividades o actualiza un subproyecto, P3 automticamente refleja estos cambios en el
proyecto maestro, eliminando la necesidad de reingresar o copiar datos. A la vez, cualquier
cambio en el proyecto maestro se incorpora en los subproyectos dependientes. De esta
forma, el proyecto maestro entrega un vistazo general de todos los subproyectos. Tambin es
posible agregar relaciones lgicas entre los subproyectos. Los subproyectos pueden ser
proyectos independientes, y ser considerados como subproyectos para simplificar el anlisis
en el caso de existir recursos compartidos.

6.10.4. Trabajo e Informes de Proyectos

El administrador determina el nivel de detalle disponible en el proyecto maestro. El

proyecto maestro contiene todos los datos de recursos y costos definidos en los subproyectos
dependientes. Esto permite crear fcilmente histogramas que muestran la distribucin de
recursos en todos los subproyectos. Si la disponibilidad de recursos es limitada, es posible
efectuar una nivelacin (leveling) de recursos de todo el proyecto, sealando el (los)
subproyecto(s) con mayor prioridad(es).

6.10.5. Administracin de un Subproyecto

Administrar un subproyecto equivale a administrar un proyecto. Los administradores de

subproyectos pueden crear diagramas (layouts), agregar y eliminar actividades, imponer
restricciones temporales, asignar recursos y costos, obtener informes y grficos, registrar
avances y copiar sus proyectos para efectuar anlisis. No obstante, existen algunas
restricciones. Por ejemplo, en un subproyecto no es posible eliminar recursos ya existentes o
modificar sus precios unitarios.

Los administradores de subproyectos pueden programar y nivelar recursos en sus

subproyectos. En tal caso, deben considerarse las relaciones lgicas existentes con otros
subproyectos. Los diagramas (layouts), informes y grficos de un subproyecto incluyen
solamente las actividades propias del subproyecto.

6.10.6. Lineamientos Generales

62
Antes de crear un proyecto maestro y sus subproyectos debe considerarse algunos aspectos
generales.

Primero, el responsable del proyecto maestro y los administradores de los subproyectos

deben estandarizar la programacin del trabajo, las estructuras de codificacin y los recursos
requeridos y sus precios unitarios. A objeto de mantener consistencia, esta informacin debe
ingresarse en el proyecto maestro y ser compartida en los subproyectos. Es importante que
todos los administradores concuerden en estos tpicos antes de iniciarse el proyecto, ya que
algunos de estos datos no pueden ser cambiados a nivel de subproyecto.

6.10.7. Multiproyectos y Multiusuarios

El administrar proyectos mltiples y subproyectos involucra compartir datos. Cuando se

utiliza P3 en una red de computadores, los proyectos pueden ser accesados por los usuarios
autorizados. Puede definirse una lista para designar a quienes tienen acceso tanto al proyecto
maestro como a los subproyectos. El coordinador puede tener acceso al proyecto maestro y a
los subproyectos, an cuando los respectivos administradores estn trabajando en sus
respectivos subproyectos.

6.11. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS MLTIPLES

Al establecer un proyecto maestro compuesto de subproyectos es aconsejable seguir los

siguientes pasos:

6.11.1. Creacin de una estructura de proyecto maestro

El coordinador deber especificar los derechos de acceso al proyecto maestro; los

calendarios y diccionarios a ser utilizados en los subproyectos; las opciones de
programacin y nivelacin del respectivo cuadro de dilogo, incluyendo si se permitir
programar y nivelar desde el proyecto maestro, desde los subproyecto o en ambos casos; el
nmero de cifras decimales a utilizar en la contabilizacin de recursos y costos.

6.11.2. Administracin de los Subproyectos

Cada administrador establecer el nombre del subproyecto y sus identificadores; las

actividades del subproyecto y los datos asociados.

6.11.3. Nivel de Proyecto Maestro

El coordinador establecer las relaciones lgicas entre los diferentes subproyectos. Se

definen los hitos del proyecto maestro.

6.11.4. Programacin desde el Proyecto Maestro

El coordinador realiza la programacin general del proyecto. Adems puede crear proyectos
objetivos o metas para el proyecto maestro y sus subproyectos.

6.11.5. Administracin de los Proyectos

El proyecto maestro y los subproyectos son administrados por el coordinador y los

administradores. El coordinador debe programar (y nivelar si es necesario) peridicamente
desde el proyecto maestro.

6.12. LINEAMIENTOS PARA EL COORDINADOR

63
Como se ha sealado, un proyecto maestro contiene datos de diferentes proyectos, los cuales
pueden estar o no relacionados entre s. Adicionalmente, el proyecto maestro puede contener
datos relacionados con actividades que son exclusivas de l.

Para crear un proyecto maestro se escoge

File, New

El cuadro de dilogo que aparece (Open a Project) despliega todos los proyectos del
directorio activo. Los subproyectos aparecen indentados debajo del respectivo proyecto
maestro.

Para establecer los derechos de acceso al nuevo proyecto se utiliza el comando Access del
cuadro de dilogo. Cada administrador de subproyecto requiere al menos derechos de acceso
de lectura y escritura (Read Write access rights) en el proyecto maestro para poder
incorporar un subproyecto.

Debe establecerse diccionarios y calendarios en el proyecto maestro que sern utilizados en

cada subproyecto, para asegurar as que las estructuras codificadas (cdigos de actividad,
cdigos WBS e tems de datos personalizados), la definicin de recursos, la contabilizacin de
costos y la informacin de calendarios sean consistentes a travs de los diferentes
subproyectos. Los cambios realizados en los diccionarios y calendarios desde el proyecto
maestro se reflejan automticamente en los subproyectos.

6.12.1. Definicin de Calendarios

Se debe utilizar el cuadro de dilogo de calendarios para especificar los feriados y otros
perodos no laborables que sern aplicados a todos los proyectos. Es preciso definir un
calendario de proyecto en el proyecto maestro que establezca la semana laboral a utilizar.
Dado que diferentes subproyectos pueden trabajar con diferentes programaciones, es preciso
definir calendarios mltiples para representar cada caso. Cada administrador de subproyecto
puede escoger el o los calendarios apropiados a sus actividades.

Cada subproyecto puede poseer sus propias fechas de inicio y trmino, as como la fecha de
control (data date). Sin embargo, es recomendable utilizar una misma fecha de control para
todo el proyecto.

6.12.2. Cdigos de Actividad

Es preciso establecer una estructura de cdigo en el proyecto maestro, aplicable en todos los
proyectos. Deben definirse los valores de los cdigos y sus ttulos en el proyecto maestro,
aunque los administradores pueden agregar valores y ttulos en sus propios proyectos. Estos
valores y ttulos estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por
otros subproyectos.

Tambin es posible definir cdigos de identificacin de actividad. Sin embargo, el primer

campo de este cdigo debe estar reservado para la identificacin de subproyectos. Al
agregar un subproyecto, P3 agrega automticamente una clasificacin al diccionario de
cdigos de actividad (Activity Codes Dictionary) y la denomina SUBP (por subproyecto). Cada
subproyecto posee un identificador de dos caracteres que se agrega como un valor de cdigo
bajo la clasificacin SUBP.

Si se elimina el identificador del subproyecto del diccionario de cdigos de actividad, P3

consulta por la eliminacin de los nombres y ttulos asociados al subproyecto (ste deja de
aparecer en el cuadro de dilogo de proyectos). No obstante, P3 mantiene todas las

64
actividades del subproyecto en el proyecto maestro. Para eliminar un subproyecto y todas sus
actividades se utiliza el comando File, Project, Delete.

6.12.3. Estructura Jerrquica WBS

La estructura WBS debe ser establecida en el proyecto maestro y ser aplicada en todos los
subproyectos. Los cdigos y ttulos se definen en el proyecto maestro, aunque los
administradores pueden agregar cdigos y ttulos en su propios proyectos. Estos valores y
ttulos estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por otros
subproyectos. No obstante, los administradores no pueden editar la estructura o transferir el
diccionario WBS desde un subproyecto. Estas acciones slo pueden realizarse desde el
proyecto maestro.

6.12.4. Definicin de Recursos

Uno de los grandes desafos en la administracin de proyectos conjuntos es el control de una

cantidad limitada de recursos compartidos. Es preciso conocer dnde y cundo se asignan los
recursos, para poder identificar aqullos que estn sub o sobre utilizados. Es posible utilizar
el diccionario de recursos del proyecto maestro para definir los recursos que sern empleados
en los proyectos. Se definen sus nombres, lmites de disponibilidad y precios unitarios, as
como cualquier curva de utilizacin de recursos.

Los administradores pueden agregar recursos en sus propios proyectos. Estos recursos
estarn disponibles a nivel del proyecto maestro y podrn ser usados por otros subproyectos.

Es conveniente nivelar el uso de recursos desde el proyecto maestro para evaluar el impacto
de la disponibilidad de cada recurso a travs de los subproyectos. Los administradores
pueden efectuar este anlisis nivelando en el subproyecto. Sin embargo, si los recursos
poseen lmites de disponibilidad establecidos a nivel del proyecto maestro, la nivelacin en un
subproyecto puede entregar resultados errneos. De esta forma, es aconsejable modificar la
disponibilidad de recursos dentro de un subproyecto. El coordinador deber establecer los
procedimientos generales que permitan modificar los lmites de disponibilidad de los
recursos.

6.12.5. Opciones de Programacin y Nivelacin

Estas opciones deben ser establecidas por el coordinador del proyecto. Para ello se utiliza
el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin (Schedule/Level
Calculation Options) desde el proyecto maestro. En particular, las ltimas tres opciones
corresponden a la programacin y nivelacin de proyectos mltiples. Para ello se debe
escoger
Calculate, Schedule, Options

En el cuadro de dilogo que aparece se debe poner atencin en las dos ltimas ventanas,
denominadas Master Project Scheduling y Subproject Scheduling. Estas contienen las
siguientes opciones:

a) Allow scheduling and leveling of the master project. En esta opcin, P3

permite programar y nivelar el proyecto solamente desde el proyecto maestro.

b) Replace subproject data dates when scheduling. Cada subproyecto puede

ser programado con su propia fecha de control (data date). Al analizar datos o
informes obtenidos desde el proyecto maestro, las fechas de programacin
o la duracin de actividades pueden ser errneas si cada subproyecto utiliza su propia
fecha de control. Para evitar esta confusin, es conveniente establecer procedimientos
de control peridicos al inicio del proyecto. Cuando se efecta una

65
 programacin desde el proyecto maestro, P3 incluye todos los subproyectos. Esta
opcin permite que la fecha de control sea la misma para todos los subproyectos. Para
proyectos no relacionados con el proyecto maestro esta opcin no tiene efecto.

c) Base float on end date of. Al programar y nivelar desde el proyecto

maestro, esta opcin permite escoger la forma de calcular las fechas ms tardas (late
dates), sea basado en la fecha de trmino del proyecto maestro o bien en la de cada
subproyecto. Para el clculo de las fechas tardas (las que tienen incidencia en las
holguras del proyecto), P3 utiliza la fecha de trmino impuesta del proyecto (si existe)
para calcular las fechas ms tardas al emplear la opcin de programacin y nivelacin
desde el proyecto maestro; en caso contrario P3 utiliza la fecha ms prxima de
trmino (early finish date) ms tarda del proyecto maestro. Si escoge la opcin de
programacin y nivelacin individual de los subproyectos, P3 calcula las fechas tardas
del subproyecto a partir de la ltima fecha ms prxima de trmino (early finish date)
calculada. Si un subproyecto tiene una fecha de trmino impuesta, P3 utiliza dicha
fecha para calcular las fechas ms tardas.

d) Allow scheduling and leveling of individual subprojects. Esta opcin

permite programar y nivelar cada subproyecto en forma independiente.

e) Recognize external relationships. Si se desea nivelar un subproyecto en

forma independiente, empleando su propia fecha de inicio, de control y de trmino
para efectuar los clculos, esta opcin debe estar desactivada para ignorar
cualquier relacin externa. P3 interpreta las relaciones entre proyectos como extremos
abiertos (open ends). Esta opcin puede ser empleada durante la planificacin inicial
del proyecto, antes que sean determinadas las relaciones externas; o para evaluar
los efectos de los restantes subproyectos sobre un subproyecto en particular, sin
alterar los otros subproyectos.

6.12.6. Relaciones Interproyectos

Cuando un gran proyecto es dividido en subproyectos, los subproyectos resultantes deben ser
lo ms independientes posible. Sin embargo, como conforman un solo gran proyecto, los
subproyectos deben estar relacionados entre s de manera apropiada. Una vez que se han
definido las actividades de los subproyectos, stos se pueden relacionar entre s por medio de
relaciones lgicas en el proyecto maestro.

Los formularios de predecesores y sucesores muestran las relaciones entre las actividades de
un subproyecto con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. En el despliegue de la
grfica de barras (Bar chart) P3 no muestra las lneas de relaciones entre
actividades externas (actividades includas en el proyecto maestro o en algn subproyecto
que no estn presentes en el subproyecto activo). Una buena alternativa de interconectar
subproyectos es utilizar actividades hitos (milestones) para establecer las relaciones lgicas.
Ya que este tipo de actividad tiene una duracin cero, su inclusin no afecta la
programacin de los subproyectos.

6.12.7. Definicin de Actividades

Un proyecto maestro puede contener actividades propias, que no sean parte de un

subproyecto especfico. Dado que las actividades de un subproyecto se identifican con dos
caracteres iniciales, para las actividades de un proyecto maestro deber definirse un cdigo
de identificacin cuyo valor posea dos caracteres iniciales, para mantener consistencia en
esta nomenclatura identificatoria. Esta clasificacin de actividades es especialmente til
cuando se desea agrupar o resumir informacin en diagramas (layouts), informes o grficos.

6.12.8. Programacin del Proyecto Maestro

66
Una vez definidas las relaciones entre los subproyectos, se debe realizar la programacin
general desde el proyecto maestro. P3 programar todo el proyecto y cada subproyecto
relacionado. El programa detecta si existen encadenamientos cclicos (loops) entre los
subproyectos.

Al programar el proyecto maestro, P3 calcula las fechas ms tardas (late dates) de cada
subproyecto basado en la fecha de trmino (end date) del proyecto maestro o de cada
subproyecto, de acuerdo a la opcin seleccionada en el cuadro de dilogo de clculo de
programacin y nivelacin.

La numeracin de los perodos laborales (workperiod numbers) depender del proyecto activo
(proyecto maestro o subproyecto). De esta forma, si la fecha de inicio de un
subproyecto difiere de la fecha de inicio del proyecto maestro, la numeracin de los
perodos laborales para las actividades del subproyecto ser diferente segn el punto de vista
utilizado.

6.12.9. Creacin de un Proyecto Meta

Establecido un plan para todo el proyecto, se debe crear una meta u objetivo (target) para el
proyecto maestro. Los subproyectos tambin pueden tener su meta, aunque los proyectos
meta son considerados como proyectos maestros. Para ello se utiliza el comando File,
Project, Target que permite crear los proyectos meta.

6.13. LINEAMIENTOS PARA LOS ADMINISTRADORES.

Una vez que se ha creado el proyecto maestro, cada administrador deber incorporar el
subproyecto propio. Para ello se debe escoger

File, New

En el cuadro de dilogo que aparece se deber ingresar un nombre para el subproyecto

(hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un nmero o versin (Number/Version), del
ttulo del subproyecto (Project title) y del nombre de la compaa (Company name). Es
posible emplear el mismo nombre en diferentes proyectos maestros.

El subproyecto utilizar el calendario del proyecto maestro, por lo tanto se omitirn los datos
relativos al calendario (la unidad de planificacin, el nmero de das hbiles de la semana
laboral y el da de inicio de la semana). El subproyecto puede tener sus propias fecha de
comienzo (start date) y de trmino (finish date), pero no puede comenzar antes que se inicie
el proyecto maestro.

En la ventana inferior del cuadro de dilogo deber especificarse el subproyecto

seleccionando el botn Treat this new project as a subproject. Deber identificarse el
proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto
(Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabtico).

La identificacin del subproyecto aparecer en las dos primeras posiciones de

la identificacin de las actividades del subproyecto. P3 incorpora la clasificacin de cdigo de
actividad SUBP al diccionario de cdigos de actividad, empleando el identificador y el ttulo del
subproyecto como valor y como ttulo del cdigo, respectivamente.

6.13.1. Definicin de actividades y Relaciones

67
Cada administrador crea su propio subproyecto definiendo actividades, las relaciones
lgicas, estableciendo recursos y costos, asignando cdigos de actividad, etc. Despus que
todos los subproyectos han sido creados, el coordinador los enlaza por medio de la
incorporacin de relaciones lgicas.

Dentro de un subproyecto es posible agregar, eliminar, editar, imprimir, transferir, visualizar

y generar informes de las actividades y sus relaciones lgicas sin afectar las actividades de
otros subproyectos o del proyecto maestro. Cuando se agregan actividades al subproyecto,
las dos primeras posiciones del identificador de actividades contienen la identificacin del
subproyecto, las cuales no pueden ser cambiadas. P3 ajusta el nombre identificador de cada
actividad hacia la izquierda para asegurar que el identificador del subproyecto y el
identificador de la actividad estn contiguos.

Las actividades definidas deben utilizar alguno de los calendarios del proyecto (establecidos
en el proyecto maestro). Estos calendarios pueden ser visualizados e impresos desde el
subproyecto, pero solo pueden ser cambiados desde el proyecto maestro.

Las relaciones lgicas entre las actividades del subproyecto pueden ser editadas en los
respectivos formularios. Es posible adems visualizar las relaciones lgicas con actividades
pertenecientes a otros subproyectos o al proyecto maestro, pero no pueden ser modificadas.

6.13.2. Asignacin de Cdigos de Actividad

Todos los subproyectos comparten la estructura de cdigos de actividad definida en el

proyecto maestro. Se puede visualizar e imprimir las clasificaciones establecidas, pero solo
pueden ser modificadas desde el proyecto maestro. No es posible transferir el diccionario de
cdigos de actividad.

Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente en ste. Es posible

agregar, editar y eliminar valores de cdigos y ttulos en el subproyecto, P3 incorpora estos
cambios en el diccionario de cdigos de actividad y los deja disponibles para los dems
subproyectos.

6.13.3. Asignacin de Cdigos WBS

Todos los subproyectos comparten la estructura de cdigos WBS definida en el proyecto

maestro. Desde el subproyecto no es posible modificar la estructura o transferir el
diccionario WBS.

Para asignar los cdigos WBS a las actividades se puede utilizar los formularios de
actividades o WBS. Los valores asignados en un subproyecto pueden definirse directamente
en ste. Es posible agregar, editar y eliminar valores de cdigos y ttulos en el subproyecto,
P3 incorpora estos cambios en el diccionario de cdigos WBS y los deja disponibles para los
dems subproyectos.

6.13.4. Asignacin de Recursos y Costos

Para asignar los recursos a las actividades del subproyecto se utiliza el formulario de
recursos. Este desplegar el total de recursos disponibles y compartidos por todos los
subproyectos. Es posible agregar un recurso al diccionario de recursos.

Por medio del diccionario de recursos el administrador puede revisar datos tales como lmites
de disponibilidad y precios unitarios del recurso. Para revisar las curvas de
distribucin de recursos y costos se utiliza el comando Define, Resource Curves. Desde el
subproyecto no es posible eliminar recursos, cambiar nombres o editar precios unitarios o

68
transferirlos.

Es posible modificar los lmites de cualquier recurso definido en el diccionario de recursos.

Estos cambios son incorporados en el proyecto maestro y los restantes subproyectos.

El seguimiento de costos en un subproyecto se efecta de igual forma que en un proyecto

simple. Es posible asignar cuentas contables a los recursos. Se utiliza el diccionario de
contabilizacin de costos para agregar o editar cuentas contables y ttulos. Los formularios de
recursos, resumen de presupuesto y finanzas permiten asignar presupuestos y otros datos de
costos.

Todos los subproyectos debieran emplear las mismas reglas de autocostos, aunque P3 acepta
utilizar un conjunto de reglas diferentes para cada subproyecto.

6.13.5. Programacin del Subproyecto

Un subproyecto puede ser programado como tal si el coordinador ha habilitado la opcin

correspondiente (en el cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin). Al
efectuar la programacin debe tenerse presente los efectos de las relaciones lgicas con los
restantes subproyectos o el proyecto maestro. Se utiliza el comando Calculate, Schedule o la
tecla de funcin F9.

Si se desea programar un subproyecto en forma independiente, empleando su propia fecha

de inicio, de control y de trmino impuesta (si existe) deber desactivarse la opcin
Recognize external relationships para ignorar cualquier relacin externa. P3 interpreta las
relaciones entre proyectos como extremos abiertos (open ends).

Una vez que el subproyecto est en desarrollo, es posible revisar la programacin de

actividades al considerar la relacin con otros proyectos (por ejemplo, la fecha de inicio de
una actividad puede depender de la fecha de trmino de una actividad perteneciente a otro
subproyecto). P3 considera estas relaciones externas como restricciones. Cuando se activa la
opcin Recognize external relationships, P3 calcula las fechas tardas de un subproyecto
considerando la fecha de trmino impuesta (imposed finish date) del subproyecto -si existe- o
del proyecto maestro (en este orden). Si no existen fechas de trmino impuestas, P3 calcula
las fechas tardas empleando la ltima fecha ms prxima de trmino calculada por el
subproyecto.

6.13.6. Creacin de un Proyecto Meta

Para crear un proyecto meta del subproyecto se utiliza el comando File, Project, Targets. El
proyecto meta se identifica con un nombre de 4 caracteres. El proyecto as creado no
contiene vnculos con los restantes subproyectos o el proyecto maestro. P3 considera estos
proyectos como proyectos simples.

6.14. NIVELACIN DE RECURSOS

Cuando varios proyectos compiten por los mismos recursos, la disponibilidad de stos puede
ser un problema. De hecho, la mayor causa de retraso de los proyectos se debe a que
demasiados trabajos emplean los mismos recursos. El proyecto maestro entrega datos de
muchos proyectos, de modo que resulta fcil evaluar los recursos empleados en los
subproyectos. P3 permite visualizar grficos de recursos y costos para conocer con exactitud
cundo y dnde son empleados los recursos. Estos grficos permiten comparar las cantidades
de recursos requeridas y las cantidades disponibles para todos los subproyectos. Al examinar
el uso de recursos a nivel del proyecto maestro es posible establecer si un recurso
determinado empleado en diferentes subproyectos excede su disponibilidad total. En estos

69
casos puede ser necesario nivelar los recursos para resolver los conflictos de sobreutilizacin.

El coordinador del proyecto determina quienes pueden nivelar recursos, sea el propio
coordinador, los administradores de subproyectos, o ambos. Esta opcin se selecciona en el
cuadro de dilogo de clculo de programacin y nivelacin.

6.14.1. Nivelacin de Proyecto Maestro

El nivelar recursos desde el proyecto maestro permite evaluar el impacto de la

disponibilidad de recursos en los subproyectos. P3 analiza todos los subproyectos y
considera las relaciones lgicas dentro y a travs de los proyectos.

Es posible establecer prioridades para la nivelacin. En el cuadro de dilogo diccionario de

cdigos de actividad se determina el orden mediante el cual se desea considerar a los
subproyectos. Para ello se asigna un nmero de secuencia para cada valor SUBP del cdigo
de identificacin de actividad. Luego, en el cuadro de dilogo de nivelacin de recursos
(utilizando el comando Calculate, Level) se escoge la identificacin del subproyecto como el
cdigo de priorizacin para la nivelacin.

Si dos actividades de diferentes subproyectos requieren el mismo recurso en forma

simultnea, P3 asigna el recurso a la actividad con mayor prioridad (respetando la secuencia
lgica de la malla de actividades). Realizada la nivelacin de recursos, el programa entrega
un informe de anlisis de la nivelacin, el cual seala las actividades que han sido
retrasadas.

6.14.2. Nivelacin de Subproyectos

Los administradores de subproyectos pueden nivelar los recursos en sus subproyectos solo si
han sido autorizados por el coordinador. Al nivelar recursos en un subproyecto, el
administrador necesita determinar qu lmite de disponibilidad del recurso va a considerar:
los lmites del proyecto maestro (Use master projects limits) o la disponibilidad neta (Use net
availability).

Los lmites del proyecto maestro se consideran para aquellos casos en que los recursos
nivelados se utilizan solamente en el subproyecto activo. En cambio, si el recurso es
compartido por varios subproyectos su lmite de disponibilidad fijado en el proyecto
maestro probablemente incluye los requerimientos de todos los subproyectos. Por tal razn,
tales lmites pueden ser excesivamente amplios, lo cual causar errores de apreciacin en el
subproyecto. De esta forma, en lugar de utilizar los lmites generales del proyecto maestro,
resulta ms adecuado considerar solamente la disponibilidad neta del recurso. Cuando se
selecciona esta opcin, P3 reduce la disponibilidad total del recurso al considerar su
utilizacin en los otros subproyectos, estableciendo la cantidad resultante como el lmite de
disponibilidad neta del recurso a nivelar. Ntese que este mtodo considera la disponibilidad
del recurso para el subproyecto activo en ltimo trmino.

Un mtodo alternativo consiste en cambiar los lmites para reflejar la disponibilidad real de
los recurso a nivelar. Luego, despus del proceso de nivelacin, el administrador puede
retornar los lmites a sus valores originales. Eventuales cambios efectuados en el diccionario
de recursos se aplican a todos los subproyectos, por lo cual es importante registrar
adecuadamente los valores originales si se desea restituirlos.

6.14.3. Uso de Recursos Jerarquizados para Nivelacin

70
Una forma de trabajar con niveles de disponibilidad variables para un mismo recurso en
diferentes subproyectos consiste en utilizar recursos jerarquizados (hierarchical resources).
Un recurso jerarquizado agrupa recursos similares que pueden ser intercambiados para
propsitos de nivelacin e informes. Los lmites de disponibilidad pueden ser establecidos
para los recursos en forma individual o para el recurso jerarquizado.

Los recursos jerarquizados deben definirse en el diccionario de recursos antes de ser

considerados para nivelacin. Si los lmites de un recurso jerarquizado se dejan en blanco, P3
totaliza los lmites individuales de los recursos agrupados. Si un recurso integrante de la
jerarquizacin no tiene lmites (lo cual indica disponibilidad ilimitada), el recurso
jerarquizado tambin tendr disponibilidad ilimitada.

6.15. CREACIN DE DIAGRAMAS, INFORMES Y GRFICOS

Es posible crear diagramas (layouts), informes y grficos, tanto en el proyecto maestro como
a nivel de los subproyectos.

6.15.1. Diagramas Compartidos

Todos los subproyectos comparten los diagramas definidos en el proyecto maestro. Es posible
crear nuevos diagramas. Todo diagrama creado en un subproyecto estar disponible en el
proyecto maestro y en los restantes subproyectos.

Es posible transferir diagramas individuales entre proyectos, utilizando el comando File,

Layout, Transfer.

Los filtros tambin pueden ser compartidos, y cada diagrama siempre despliega las
actividades de acuerdo al filtro asociado. Si se utiliza un diagrama con un filtro asociado a un
subproyecto distinto del activo, el diagrama aparecer vaco. Para escoger o crear un nuevo
filtro para el diagrama activo se utiliza el comando Format, Filter.

6.15.2. Informes y Grficos compartidos

Todos los subproyectos comparten los informes y grficos definidos en el proyecto maestro.
Es posible crear nuevos informes y grficos. Todo informe o grfico creado en un
subproyecto estar disponible en el proyecto maestro y en los restantes subproyectos.

Desde el proyecto maestro o desde los subproyectos es posible transferir las

especificaciones individuales de informes y grficos. Para ello se utiliza el botn Transfer ...
del respectivo cuadro de dilogo.

6.15.3. Informes de Proyectos

Es posible crear e imprimir diagramas desde el proyecto maestro para obtener una visin
general del proyecto. Para visualizar un subproyecto en detalle desde el proyecto maestro
puede utilizarse un filtro para selccionar solamente las actividades del subproyecto de
inters.

P3 usa la fecha de control del proyecto maestro (master-project data date) para el clculo de
grficos creados desde el proyecto maestro. Otros datos que emplean la fecha de control
incluyen duraciones resumidas.

6.15.4. Informes de subproyectos

71
Los diagramas, informes y grficos producidos en un subproyecto muestran solamente las
actividades de ese subproyecto. P3 usa la fecha de control del subproyecto para efectuar
clculos. Un informe de programacin que muestra predecesores y sucesores dentro de un
subproyecto tambin desplegar las relaciones lgicas con el proyecto maestro y los
restantes subproyectos.

6.16. COPIA DE PROYECTOS MAESTROS Y SUBPROYECTOS.

Una vez desarrollada la programacin de un proyecto, normalmente es necesario efectuar

revisiones. Existen diversas formas de efectuar estas revisiones. En especial, puede
ser interesante efectuar anlisis del tipo qu ocurre si ...?, para lo cual se introducen
cambios en las duraciones de las actividades y en sus relaciones lgicas. Para efectos
comparativos, es conveniente tener copia de un proyecto y efectuar los cambios sobre la
copia.

Para duplicar completamente un proyecto maestro (o un subproyecto) se utiliza el comando

File, Project, Copy. Es posible copiar un subproyecto (que es parte de otro proyecto maestro)
o bien dividir un proyecto simple en un proyecto maestro y en subproyectos.

Es posible copiar todas las actividades de un proyecto o bien escoger un filtro para copiar un
grupo especfico de actividades. P3 puede agregar un prefijo (left) o un sufijo (right) a los
identificadores de actividades y cambiar la unidad de planificacin (planning unit) del nuevo
proyecto (cuando se copia un proyecto maestro).

6.16.1. Copia de un Proyecto Maestro

Es posible copiar un proyecto maestro junto con todos sus subproyectos. P3 duplica todos los
datos, incluyendo las especificaciones de diagramas, informes y grficos. Para ello se utiliza el
comando File, Project, Copy. Si los identificadores de actividades son redefinidos por medio
de la asignacin de un prefijo, P3 agrega los nuevos caracteres a los identificadores
ya existentes. En este caso se pierde la vinculacin con los subproyectos.

6.16.2. Copia de un Subproyecto

Para copiar un subproyecto dentro de un proyecto maestro se utiliza el comando File,

Project, Copy. Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo
entre la identificacin del subproyecto y la identificacin de la actividad.

6.16.3. Copia de un Subproyecto a un Nuevo Proyecto Maestro

Es posible copiar un mismo subproyecto en diferentes proyectos maestros. Para ello se utiliza
el comando File, Project, Copy. El proyecto maestro de destino debe existir.

Debe ingresarse un nombre y un identificador de 2 caracteres (uno de ellos debe

ser alfabtico) para el nuevo subproyecto. Estos valores pueden ser iguales al del
subproyecto de origen; sin embargo, dentro del proyecto maestro de destino deben ser
nicos.

Si se asigna un prefijo a los identificadores de actividades, P3 inserta el prefijo entre la

identificacin del subproyecto y la identificacin de la actividad. Esto preserva el cdigo de
identificacin del subproyecto.

P3 copia todos los datos del subproyecto de origen hacia el nuevo subproyecto, incluyendo la

72
ubicacin de recursos; pero no copia las relaciones lgicas de actividades que no forman
parte del nuevo proyecto maestro.

Debido a que se est copiando hacia un proyecto maestro diferente (en realidad, tambin
puede tratarse de un proyecto simple), el subproyecto copiado utilizar los diccionarios y
calendarios del proyecto maestro. Por lo tanto, debe cuidarse que se efecte una correcta
asignacin de estos elementos a las actividades del subproyecto.

En el caso de copiar el subproyecto hacia un proyecto que originalmente no contiene

subproyectos, debe establecerse SUBP (de subproyecto) como clasificacin para el cdigo de
identificacin de actividades, con una longitud igual a 2 caracteres.

6.16.4. Divisin de un Proyecto en Subproyectos

Suponga que ya se ha creado un proyecto y se decide dividir ste en subproyectos que

pueden ser administrados en forma separada. En primer trmino deber decidirse cul sera el
criterio para clasificar las actividades (por cdigo WBS, por departamento, tipo de contrato,
etc.).

Se utilizar un filtro para seleccionar las actividades que incluir el subproyecto. A

continuacin, se crear una estructura de proyecto maestro agregando un nuevo proyecto y
transfiriendo los calendarios y diccionarios del proyecto activo hacia el proyecto recin
creado. Debe asegurarse que en el diccionario de cdigos de actividad el primer cdigo
identificador est en blanco. P3 emplea este campo para definir el cdigo identificador SUBP
con una longitud de 2 caracteres. El comando a utilizar es File, Project, Copy.

P3 copiar las actividades que cumplen con el criterio de seleccin del filtro utilizado. Este
proceso se repite para crear los subproyectos que sean necesarios. Una vez finalizada la
creacin de nuevos subproyectos, es posible establecer relaciones lgicas entre ellos y el
nuevo proyecto maestro.

6.16.5. Anlisis de Proyectos Maestros

El comando Copy tambin permite convertir un proyecto maestro en un subproyecto de otro

proyecto maestro. A este proceso se le denomina anidacin (nesting) de proyectos. Para
efectos de anlisis, en primer trmino se crea una estructura de proyecto maestro, creando o
transfiriendo los diccionarios y calendarios apropiados. El primer cdigo identificador debe
estar en blanco.

Se utiliza el comando File, Project, Copy. Se ingresa un nombre y un identificador de 2

caracteres (1 caracter debe ser alfabtico) para el proyecto maestro que est siendo copiado
como subproyecto. P3 copia todas las actividades del proyecto maestro original hacia el
nuevo subproyecto, empleando como prefijo en los identificadores de actividad el
identificador especificado para el subproyecto.

El anidamiento de proyectos se emplea con propsitos de anlisis y generacin de informes.

No es posible administrar subproyectos anidados por separado. P3 no refleja los cambios
efectuados en un nivel inferior de subproyecto hacia el nivel superior de proyecto maestro.

6.16.6. Conversin de un Subproyecto en un Proyecto Maestro

Es posible convertir un subproyecto en un proyecto maestro (que no debe existir

previamente), y agregar luego a ste nuevos subproyectos, o bien considerarlo como un
proyecto simple. Para ello se utiliza el comando File, Project, Copy. Si se redefinen los
identificadores de actividades asignndoles un prefijo, P3 coloca los caracteres respectivos a
la izquierda de los identificadores existentes. El cdigo de identificacin original del

73
subproyecto pierde su significado.

6.16.7. Conversin de un Proyecto Maestro en un Subproyecto

Con el comando Copy es posible construir subproyectos que comprenden el mismo conjunto
de actividades. Un proyecto simple o maestro puede ser convertido en varios subproyectos,
manteniendo el proyecto original como maestro. Es posible agregar proyectos empleando
fragmentos (fragnets) para simplificar el proceso. Se debe utilizar el comando File, Project,
Copy. El nuevo subproyecto debe poseer un nombre y un identificador de 2 caracteres (1
debe ser alfabtico). Una vez creados los subproyectos, es posible eliminar las actividades
que les dieron origen en el nivel del proyecto maestro. P3 copia las actividades, calendarios y
diccionarios del proyecto maestro de origen.

74
7. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

7.1. METAS Y PROGRESO

Una vez que el proyecto est en desarrollo es posible analizar su comportamiento

comparando el progreso real con la programacin original. El crear una proyecto objetivo
(target project) ayuda a decidir cundo es necesario efectuar acciones correctivas y a
identificar las reas con variaciones significativas. Permite adems efectuar un anlisis del
tipo qu ocurre si ...? para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto
objetivo (target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned
value) y determinar los recursos adicionales que sern requeridos para completar el
proyecto.

El progreso se registra actualizando la programacin de actividades e ingresando los costos

reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por
medio de la importacin de datos desde una base de datos o una planilla electrnica.

7.1.1. Creacin de una Meta

Una vez que se completa el presupuesto inicial y la programacin de un proyecto es

conveniente crear un proyecto objetivo o meta (target), el cual no ser modificado despus
que comience el desarrollo y control del proyecto. No obstante, si eventualmente el progreso
del proyecto aconseja crear nuevas actividades y/o recursos, este proyecto meta puede ser
actualizado. Para crear un proyecto meta se debe escoger

File, Project, Targets

El cuadro de dilogo de metas permite crear hasta 2 proyectos meta (el plan original se
designa como la meta 1). El proyecto meta se crea como un proyecto separado, el cual puede
ser abierto como cualquier proyecto (sin embargo, no es aconsejable modificarlo). Para
eliminar la asignacin de un proyecto meta se utiliza el signo - (resta).

7.1.2. Mantencin de Planes Metas

Mientras el proyecto progresa, puede ser necesario agregar o eliminar actividades, revisar
presupuestos o actualizar otros datos. Para actualizar un proyecto meta se utiliza el comando
Project, Targets, Update.

En el proceso de actualizacin es posible reemplazar los siguientes temes: calendario meta;

temes de datos personalizados; diccionario de cdigo de actividades, valores y ttulos;
actividades eliminadas; diccionario de cdigo WBS, valores y ttulos; diccionario de
recursos.

Tambin es posible actualizar los datos de actividades y recursos, en particular: seleccin de

actividades (todas las actividades, del diagrama -layout- vigente, en desarrollo, completadas
o no iniciadas); reemplazo de datos para actividades agregadas (cdigo de actividades;
valores de cdigo WBS; valores de temes de datos personalizados, ttulos, notas (logs),
restricciones y relaciones de actividades; presupuestos para recursos y costos; otros datos
reales); almacenamiento de fechas reales y de fechas programadas vigentes.

7.1.2.1. Reemplazo de calendarios y diccionarios

Esta opcin se presenta en la ventana superior del cuadro de dilogo de metas, y es posible
seleccionar las siguientes alternativas:

75
 a) Replace target calendar. Copia el calendario del proyecto activo hacia el
proyecto meta. Incluye los datos relativos a fecha de inicio del proyecto, fecha de
trmino impuesta -si existe-, fecha de control, nmero o definicin de das hbiles
en la semana laboral, perodos no laborables y excepciones.

b) Replace custom data tems. Reemplaza la estructura de tems de datos

personalizados del proyecto meta por la estructura definida en el proyecto activo. P3
modifica los valores asignados a todas las actividades. Para actualizar los valores
asignados a las actividades, recursos o costos debe seleccionar la opcin respectiva.

c) Replace code structurevalues and titles dictionar. Actualiza la estructura

de cdigos de actividad. Agrega, elimina o reemplaza los nombres de cdigo, ttulos y
valores.

d) Delete from target any activities no longer in the current schedule.

Elimina las actividades que ya no pertenecen al proyecto activo.

e) Replace WBS structure, values and titles dictionary. Actualiza la

estructura WBS del proyecto meta con la estructura del proyecto activo. Agrega,
elimina o reemplaza los cdigos, ttulos, niveles, ancho de campo y
separadores.

f) Update Resource Dictionary with current prices and availability.

Actualiza precios, lmites mnimo y mximo y fechas de restriccin con las del
proyecto activo. Agrega nuevos recursos del proyecto activo. Los recursos eliminados
del diccionario de recursos del proyecto activo permanecen el proyecto meta.

7.1.2.2. Actualizacin de actividades y recursos

Esta opcin se presenta en la ventana inferior del cuadro de dilogo de metas, y es posible
seleccionar las siguientes alternativas:

a) Selection. Permite seleccionar las actividades que sern actualizadas. Es

posible actualizar todas las actividades (All activities) o solamente las desplegadas en
el diagrama activo (Current layout), segn el filtro utilizado. Esta seleccin puede
limitarse a las actividades en desarrollo (Underway), completadas (Completed) o no
iniciadas (Not started). Las actividades en desarrollo son aqullas con fecha real de
comienzo o porcentaje de desarrollo mayor que 0% y menor que 100%; las
actividades completadas son aqullas con fecha real de trmino o con 100% de
desarrollo; las actividades no iniciadas son aqullas sin fecha real de comienzo o
trmino y con 0% de desarrollo.

b) For activities not in the target add activity and all data items. Agrega las
actividades presentes en el proyecto activo que no estn en el proyecto meta,
incluyendo el ttulo de cada actividad, relaciones lgicas, duraciones, cdigos,
recursos, notas (logs) y otros datos.

c) Activity code values.Actualiza los valores de cdigos de actividad. Esta

opcin permite reflejar cambios efectuados en la asignacin de cdigos en el
proyecto activo. Si se modifica la estructura, los ttulos, se agrega, elimina o
reemplaza los cdigos de actividad o sus valores del diccionario de cdigos de
actividad, esta opcin permite reemplazar la estructura de cdigos, valores y ttulos en
el diccionario.

d) WBS value. Actualiza los valores de cdigo WBS en el proyecto meta. Si se ha

modificado la estructura de cdigos WBS, los ttulos, se agrega, elimina o reemplaza
los cdigos WBS o sus ttulos en el diccionario WBS, esta opcin permite reemplazar la

76
 estructura de cdigos WBS, valores y ttulos en el diccionario del proyecto meta.

e) Custom data item values. Actualiza los valores de tems de datos

personalizados asignados a actividades o recursos y costos del proyecto meta. Si se ha
agregado o eliminado tems de datos personalizados o se ha modificado el tipo o
longitud de los datos, esta opcin permite reflejar los cambios efectuados en el
proyecto meta.

f) Activity title, logs, constraints, relationships. Actualiza los ttulos de las

actividades o las notas y comentarios (logs) asociados. Agrega, elimina o cambia las
restricciones temporales y relaciones lgicas presentes en el proyecto activo. P3
reemplaza una relacin lgica (relationships) solamente si las actividades predecesora
y sucesora estn en el proyecto meta. P3 actualiza el tipo de relacin, el retardo (lags)
y la duracin. P3 elimina las relaciones lgicas no presentes en el proyecto activo.

g) Budgets for resource/cost. Actualiza las cantidades y costos presupuestados

para los recursos existentes. Efecta nuevas asignaciones de recursos de acuerdo a las
asignaciones del proyecto activo. Registra las cantidades y costos presupuestados para
los nuevos recursos. Elimina las asignaciones de recursos que ya no estn
presentes en el proyecto activo. La actualizacin de precios y lmites de
disponibilidad del diccionario de recursos se realiza con la opcin correspondiente.

h) Actuals and other resource and cost data in targe. Actualiza los datos
reales del perodo y a la fecha actual. Actualiza la contabilizacin de costos, los
retrasos y duracin de recursos, porcentaje completado y los valores estimados al
completar la actividad.

i) Actual dates. Copia las fechas reales del proyecto activo. Tambin copia el
porcentaje completado y la duracin restante para actividades con fechas reales.

j) Current schedule dates. Copia las fechas ms prximas y ms tardas de

comienzo y trmino, la duracin original y restante, el porcentaje completado y la
holgura total de cada actividad del proyecto activo. Las fechas reales se actualizan
con la opcin respectiva. Para actividades con fecha real las fechas prximas y
tardas no se modifican. Esta opcin es til cuando se dispone de un segundo proyecto
meta, de modo tal que no se pierda la programacin original del proyecto.

7.1.2.3. Visualizacin de los datos del proyecto meta

P3 permite crear un diagrama (layout) que incluye los datos del proyecto meta (1 2), que
permite comparar la programacin o el presupuesto original con los datos del
proyecto activo. Es posible agregar columnas en la tabla de actividades (Activity table) y
desplegar barras de actividades para representar las fechas originales (targets dates).

Con el proyecto original abierto el proyecto meta se puede visualizar pero no modificar. Para
modificar el proyecto meta puede utilizarse la opcin de actualizacin o bien abrir
directamente el proyecto meta (en este caso se trata como un proyecto simple).

7.1.3. Actualizacin de la Programacin

Con el proyecto en desarrollo, es aconsejable actualizar la programacin y los costos a

intervalos regulares. Puede ser necesario actualizar la programacin de actividades en forma
diaria o semanal, pero registrar el progreso y los costos reales una vez al mes. Los datos
reales pueden ingresarse directamente en P3 o ser importados desde una base de datos o
una planilla de clculo.

77
7.1.3.1. Actualizacin automtica
P3 incluye una herramienta de actualizacin automtica de recursos y costos denominada
Reglas de Autocosto (Autocost) la cual permite una actualizacin rpida y fcil.
Cuando se actualiza la programacin de actividades, P3 calcula automticamente los datos de
recursos y costos de acuerdo a las reglas de autocosto establecidas.

Si una actividad est en desarrollo (no ha sido completada), es necesario registrar la fecha
real de comienzo (actual start date) y el porcentaje completado y/o la duracin restante.
Normalmente estas dos variables estn ligadas: si se ingresa la duracin restante
(remaining duration) para reflejar la cantidad de trabajo requerido para finalizar la
actividad, P3 calcula el correspondiente porcentaje completado (schedule percent
complete). De igual forma, es posible ingresar el porcentaje completado de acuerdo a lo
programado y P3 calcular la duracin restante de la actividad. Ambas variables puede ser
desconectadas modificando la correspondiente regla de autocosto.

Las reglas de autocosto permiten modificar el mtodo de actualizacin (frmulas de clculo)

de los recursos y costos, utilizando para ello el comando Calculate, Autocost.

7.1.3.2. Registro del progreso

El avance de un proyecto se puede registrar en cualquier instante. Es posible utilizar un filtro
para seleccionar solamente las actividades que requieren ser actualizadas. Para la creacin de
filtros se utiliza el comando Format, Filter. P3 revisa la programacin de actividades basado
en las fechas reales, las duraciones restantes actualizadas, los retrasos y todo otro cambio
que se haya registrado.

7.1.3.3. Actualizacin con el Formulario de Actividades

Para desplegar este formulario basta con seleccionar una actividad con un doble click del
mouse. Para ingresar una fecha real (actual date) se debe seleccionar el cuadro de
revisin (checkbox) de ES (early start) para la fecha de comienzo, o el cuadro de revisin EF
(early finish) para la fecha de trmino. Para modificar la fecha se utiliza el calendario
desplegable (presionando sobre el botn de despliegue). Tambin es posible actualizar la
duracin restante (RD) y el porcentaje completado (Pct).

Para actualizar varias actividades es posible desplegar el formulario de actividades

empleando el comando Display, Activity Form, lo cual permite seleccionar una actividad tras
otra sin cerrar el formulario.

7.1.3.4. Actualizacin con la Grfica de Barras

El registro de avance de un proyecto puede ser realizado directamente en la grfica de barras
(Bar chart). Para ingresar una fecha de comienzo real, con el mouse se apunta al comienzo
de la actividad y se presiona la tecla <Shift> (el puntero del mouse cambia de forma). Para
modificar la fecha de comienzo (o trmino) real, se arrastra el puntero del mouse hasta la
fecha deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la
posicin del puntero. Una vez escogida la fecha real (se debe soltar el puntero), P3 solicita la
confirmacin del ingreso de datos y despliega un cuadro de dilogo de progreso que permite
ingresar el progreso de la actividad en una barra de despliegue horizontal (Progress) o en un
recuadro (Percent complete), y la duracin restante en otro recuadro (Remaining duration).
Para cerrar el cuadro de dilogo de progreso incorporando los cambios efectuados se
selecciona el botn OK (el botn Cancel no incorpora los cambios). P3 actualiza la
duracin restante o el porcentaje completado (segn el cambio que se haya ingresado).

Para revisar el avance actual de una actividad, se apunta con el mouse al medio de la barra
de la actividad y se presiona la tecla <Shift>. Al soltar el botn del mouse, P3 desplegar el
cuadro de dilogo de progreso con los datos vigentes.

78
Para actividades con fechas reales, P3 antepone una letra A en la columna de fecha ms
prxima de comienzo (early start) o ms prxima de trmino (early finish) de la tabla de
actividades, segn sea la fecha real ingresada. Ambos datos pueden ser incorporados como
columnas de esta tabla.

Una vez registrado el avance del proyecto, es preciso calcular la programacin de

actividades. Para ello se utiliza el comando Calculate, Schedule o la tecla F9.

7.1.3.5. Interrupcin de actividades

En algunos casos puede ser necesario detener el trabajo de una actividad por un perodo de
tiempo. Esta interrupcin se especifica en el formulario de fechas (Dates form), sealando
las fechas de suspensin (suspend date) y de reanudacin (resume date). Ambos
datos pueden ser incorporados como columnas de la tabla de actividades.

El formulario de fechas se despliega empleando el comando Display, Dates Form,

presionando el botn derecho del mouse o mediante la combinacin CTL+D.

La fecha de suspensin corresponde al trmino del ltimo da (o de la unidad de

planificacin correspondiente) en el cual se trabaja en la actividad. Para registrar una fecha
de suspensin la actividad debe tener una fecha de comienzo real.

P3 calcula la duracin real para todas las actividades con avance empleando la cantidad de
tiempo realmente trabajada. Para ello P3 considera los perodos no laborables y los
calendarios especificados.

Este formulario seala adems el avance de la actividad en relacin al proyecto meta,

desplegando las fechas ms prximas y ms tardas programadas y el nmero de
secuencia del perodo laboral para el proyecto meta (1 y 2).

7.1.4. Anlisis del Avance

Despus de actualizar un proyecto, es posible evaluar rpidamente en pantalla el progreso y

rendimiento del proyecto. Es posible emplear un diagrama (layout) para mostrar las barras
grficas de las actividades actuales y originales, identificando si la actividad se inici o finaliz
en las fechas programadas. En la tabla de actividades se puede incluir el presupuesto
programado, los costos reales a la fecha y el costo presupuestado del trabajo realizado
(earned value) para identificar las actividades que estn fuera de lo programado y/o
presupuestado. Para anlisis ms detallados se puede crear informes matriciales y grficos de
recursos y costos. P3 incluye un informe de valor ganado que permite analizar las
variaciones de programacin y costo.

7.1.4.1. Avance de la fecha de control

Despus de actualizar el progreso del proyecto se emplea el comando Calculate,
Schedule o la tecla F9 para avanzar la fecha de control y calcular la nueva programacin de
las actividades. La fecha de control (data date) se modifica empleando el calendario
desplegable.

7.1.4.2. Comparacin entre la programacin original y la actual

Utilizando la grfica de barras se puede desplegar las barras de actividades para
representar la programacin actual y la programacin original, y visualizar el avance de la
programacin en relacin a la planificacin original. Este tipo de diagrama (layout) permite
ver cualquier variacin entre las fechas actuales y las originales.

El avance de una actividad puede estar representado por el porcentaje completado o por la
duracin restante. Si se emplea el mtodo del porcentaje completado, P3 destaca la

79
correspondiente porcin de la barra de actividad segn la relacin entre el porcentaje
completado y la longitud grfica total de la barra. Si se emplea el mtodo de la duracin
restante, P3 destaca el avance de la actividad desde la fecha real de comienzo hasta el punto
en el cual se ha programado el inicio del trabajo restante.

Las barras de actividades no siempre indican si un trabajo est avanzando segn lo

programado. De igual modo, el comparar los costos reales con el costo presupuestado no
entrega informacin acerca de la tasa de gastos o si la actividad ser finalizada dentro del
presupuesto.

Existen dos indicadores que representan el rendimiento de lo programado y de lo

presupuestado. Estos indicadores son desplegados en el formulario de resumen
presupuestario (Budget Summary form).

El indicador del rendimiento segn presupuesto se denomina Costo Presupuestado para el

Trabajo Programado o BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled) e indica la
cantidad de trabajo que debiera haber sido completada a la fecha de control. P3 calcula el
porcentaje de trabajo que debiera haber sido completado entre la fecha de comienzo ms
temprana del proyecto meta 1 y la fecha actual, luego multiplica este porcentaje por el costo
presupuestado. A este indicador se le conoce tambin como esfuerzo planificado (planned
effort).

La forma de clculo puede ser modificada en el cuadro de dilogo de clculo de valor ganado
(Earned Value Calculations), con las opciones de utilizar el costo presupuestado en el
proyecto actual (Use current budget to ...) o el costo presupuestado en el proyecto original o
meta (Use target budget to ...). Para ello se utiliza el comando Calculate, Earned Value.

El indicador del rendimiento segn lo programado se denomina Costo Presupuestado para el

Trabajo Realizado o BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) o ms simplemente
Valor Ganado e indica el valor del trabajo realizado. P3 calcula este valor multiplicando el
porcentaje completado real por el costo presupuestado (sea en el proyecto actual o en
el proyecto original o meta, segn se defina).

Al comparar el valor ganado (BCWP) con el esfuerzo planificado (BCWS) es posible

determinar si una actividad est dentro de lo programado. Si el indicador BCWP es menor
que BCWS, significa que se ha realizado una cantidad de trabajo inferior a lo originalmente
planificado.

Al comparar el valor ganado (BCWP) con el valor del costo real a la fecha o ACWP (Actual
Cost for Work Performed) es posible analizar si una actividad est dentro de lo
presupuestado. Si el indicador BCWP es menor que ACWP, significa que el trabajo realizado
tiene un costo mayor que lo originalmente presupuestado.

7.1.4.3. Identificacin de reas problema

Es posible analizar las variaciones de la programacin y el presupuesto a un nivel
resumido en la tabla de actividades, incluyendo en esta tabla columnas con los datos del
presupuesto programado, el valor ganado y el costo real a la fecha. Una forma de resumir
estos datos consiste en agrupar las actividades segn el administrador responsable de ellas.
P3 resume las programaciones actual y original para cada administrador. Para especificar el
mtodo a utilizar para calcular el porcentaje completado resumido se utiliza el comando
Calculate, Summarization. Las barras de actividades resumidas con tiempo inactivo se
identifican por un angostamiento (necking) de la grfica de barra.

Para un anlisis ms extenso del rendimiento de lo programado y de lo presupuestado es

posible crear un tem de datos personalizado para la variacin de programacin BCWP- BCWS
(schedule variance) y para la variacin de presupuesto BCWP-ACWP ( cost variance) e

80
incluirlos como columnas en la tabla de actividades.

Mediante el comando Global Change es posible calcular rpidamente los valores de estas
variables, segn las frmulas

Schedule Variance = BCWP - BCWS

Cost Variance = BCWP - ACWP

7.2. PROGRAMACIN Y RESTRICCIONES

Es posible calcular la programacin de actividades cada vez que se agregan o eliminan

actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se
calcula la programacin, puede ser necesario ajustar ciertas fechas especficas debido
a retrasos por problemas climticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse
condiciones o restricciones que reflejen de manera ms precisa los requerimientos del
proyecto.

7.2.1. Clculo de la Programacin

P3 calcula las fechas ms prximas de inicio y trmino de cada actividad, desde el inicio hasta
el fin del proyecto. Luego calcula las fechas ms tardas de inicio y trmino de cada actividad,
comenzando desde el fin del proyecto hasta la primera actividad. Durante esta revisin P3
calcula los valores de las holguras. Para efectuar estos clculos, P3 utiliza la unidad de
planificacin del proyecto y los calendarios que se hayan definido. Para programar un
proyecto se debe escoger

Calculate, Schedule

La fecha de control (data date) representa la fecha de inicio del trabajo restante y debiera
corresponder a la fecha presente. Se utiliza la tecla F8 para ingresar la fecha del sistema
como fecha de control.

7.2.1.1. Listados de Programacin

P3 prepara listados de programacin, junto con estadsticas que resumen la informacin del
proyecto. Si no se desea alguno de estos listados, deber desactivarse la opcin respectiva
en el cuadro de dilogo de programacin. Estas opciones son:

a) List constraints. Muestra las actividades del proyecto con restricciones

temporales. Cada actividad es listada con su identificador de actividad, fecha y tipo de
restriccin.

b) List open ende. Indica cules actividades de la malla de actividades no poseen

relaciones lgicas de predecesor o sucesor. Estas actividades se conocen como
extremos abiertos. Este informe ayuda a entender la lgica de la malla de
actividades, ya que destaca las relaciones lgicas faltantes entre actividades.

c) List activities with out of sequence progress. Muestra las actividades con
avance fuera del orden establecido por la lgica de la malla de actividades.

d) Report Series. Indica el cdigo de la serie de informes a producir durante

la programacin del proyecto. Los informes deben ser previamente agrupados en
una o ms series, utilizando el comando Reports, Tabular, Production que
despliega el cuadro de dilogo de produccin.

81
Los informes o listados producidos en la programacin del proyecto pueden ser impresos
directamente, grabados a un archivo o desplegados en pantalla. Estas opciones se escogen
en el cuadro de dilogo de opciones de informes tabulares.

7.2.1.2. Listados de Estadsticas

Despus de calcular una programacin, P3 crea un listado estadstico que resume
informacin relativa al proyecto. Este listado incluye el nmero total de actividades, la
cantidad de actividades inicadas y finalizadas, la cantidad de relaciones lgicas
establecidas y el porcentaje de avance del proyecto.

Cuando se programa un proyecto maestro, P3 tambin produce listados individuales para

cada subproyecto.

El porcentaje de avance del proyecto se calcula empleando la siguiente ecuacin:

( Duraciones originales - Duraciones restantes) / Duraciones originales * 100

7.2.1.3. Informe de ciclos

Si P3 detecta un encadenamiento cclico (loop) de las actividades durante su
programacin, detiene la programacin y genera un informe de ciclos. Un
encadenamiento cclico es una ruta de actividades encadenadas que retornan a s mismas.

Este informe lista las actividades que forman un ciclo, un nmero de ciclo, los
identificadores y una descripcin de las actividades. El nmero del ciclo es un nmero
secuencial asignado por el programa. P3 no puede calcular la programacin del proyecto
hasta que se eliminen todos los encadenamientos cclicos.

7.2.2. Establecimiento de la lgica de programacin

P3 permite especificar opciones adicionales para la programacin de un proyecto, tales como

el tipo de lgica empleada para el clculo de la programacin o la forma de clculo para las
holguras (empleando fechas de inicio o trmino o el menor valor entre ambos). Es posible
seleccionar opciones de programacin y nivelacin para proyectos maestros y
subproyectos.

Para ello se debe escoger

Calculate, Schedule, Options

El cuadro de dilogo de opciones de programacin y nivelacin est predefinido con las

opciones ms comunes. Estas opciones pueden ser modificadas en cualquier instante.

7.2.2.1. Lgica de la programacin

La forma de clculo de la programacin puede considerar una lgica rgida (retained logic) o
permitir un avance fuera de secuencia (progress override logic). Emplear una u otra opcin
solo tiene efecto cuando existen actividades cuya realizacin se efecta fuera de la secuencia
lgica establecida.

Por defecto P3 emplea una lgica rgida, lo cual significa que una actividad no puede
comenzar hasta que todas las predecesoras hayan sido completadas. Si se desea permitir la
realizacin de actividades fuera de secuencia (por ejemplo, iniciar una actividad an cuando
las predecesoras no hayan sido completadas) se debe permitir el avance fuera de secuencia.
Antes de escoger esta opcin, se debe estar seguro que las actividades fuera de secuencia
pueden desarrollarse sin exigir una relacin lgica con las actividades predecesoras, tal
como se plane originalmente.

82
7.2.2.2. Clculo de retrasos
Cuando en una relacin lgica del tipo comienzo-comienzo (start-to-start) la actividad
predecesora ha comenzado fuera de secuencia, P3 retrasa la actividad sucesora hasta que el
retraso se extingue y se cumplen todas las relaciones lgicas de precedencia. Es posible
seleccionar reducir este retraso empleando la fecha de comienzo real (Actual start) o la fecha
ms prxima de comienzo (Early start).

Por defecto P3 reduce el retraso desde la fecha ms prxima de comienzo de la actividad

predecesora. Esta opcin se emplea cuando el inicio de la actividad sucesora depende de la
cantidad de trabajo efectuado en la actividad predecesora. La opcin de fecha de comienzo
real se emplea cuando se requiere que el inicio de la actividad sucesora dependa del
tiempo transcurrido desde la fecha real de inicio de la actividad predecesora, independiente
de la cantidad de trabajo que se haya efectuado.

7.2.2.3. Duracin de la actividad

El emplear actividades con duracin contnua (Contiguos duration) o interrumpida
(Interruptible activity duration) afecta a aquellas actividades cuyas fechas de trmino estn
restringidas por ciertos tipos de relaciones lgicas o por restricciones de fecha.

Por defecto P3 programa el proyecto empleando actividades con duracin contnua, las cuales
exigen que el trabajo se desarrolle en forma contnua. La programacin con
actividades con duracin interrumpida comprende aquellas actividades en las cuales el
nmero de perodos laborables entre el comienzo y el trmino de la actividad puede ser
mayor que su duracin. La duracin restante permanece igual, pero el trabajo no se realiza
en forma contnua.

Cuando se emplea duracin contnua, las fechas de comienzo y trmino de una actividad son
obligadas por la relacin de trmino o restriccin. Con duracin interrumpida, la fecha de
trmino es obligada por la relacin de trmino o restriccin, pero no as la fecha de comienzo
ya que la actividad puede comenzar ms temprano (segn las restricciones y las actividades
predecesoras).

Esta opcin puede cambiarse en cualquier instante, pero los cambios solo afectan los clculos
futuros. Cuando se programa o nivela en modo interrumpo, P3 nunca interrumpe actividades
con una restriccin de comienzo o trmino obligatorio.

7.2.2.4. Clculo de holguras

P3 calcula la holgura total (total float) a partir de las fechas de comienzo o trmino de una
actividad, o bien con la fecha ms crtica. Esta opcin se emplea solamente para una
programacin interrumpida y para calcular holguras de actividades agrupadas (hammock
activities) en una programacin contnua.

Por defecto P3 calcula la holgura total como la holgura de trmino (Finish float), que
corresponde a la diferencia de das laborables entre las fechas de trmino ms prxima y ms
tarda. Se escoge la opcin holgura de comienzo (Start float) cuando se desea representar la
diferencia de das laborables entre las fechas de comienzo ms prxima y ms tarda de la
actividad. La opcin de fecha ms crtica (Most critical) corresponde a la holgura menor entre
las holgura de trmino y comienzo.

7.2.2.5. Opciones de programacin para proyectos maestros y subproyectos

Esta opcin se emplea cuando se trabaja con el esquema de proyecto maestro y
subproyectos relacionados, y se selecciona desde el proyecto maestro. La programacin de
actividades y nivelacin de recursos puede efectuarse desde el proyecto maestro, desde los
subproyectos o ambos (Allow scheduling and leveling of ...).

Cuando se programa solamente desde el proyecto maestro es posible seleccionar la

83
opcin de reemplazar las fechas de control (data dates) de los subproyectos con la fecha de
control del proyecto maestro (Replace subproject data dates when scheduling). Es
recomendable emplear esta opcin para mantener la consistencia en la administracin de los
subproyectos.

Al programar desde el proyecto maestro, P3 calcula las fechas ms tardas basado en la fecha
de trmino del proyecto maestro. Es posible seleccionar el empleo de las fechas de trmino
de cada subproyecto (Base float on end date of ...).

Cuando se programa desde un subproyecto es posible seleccionar el reconocimiento de

relaciones lgicas externas (Recognize external relationships). Esta opcin considera el efecto
de las relaciones entre los subproyectos y el proyecto maestro. Para ignorar las relaciones
existentes entre los subproyectos durante la programacin se debe desactivar la opcin. En
este caso, P3 programa el subproyecto como un proyecto independiente, empleando su
propia fecha de comienzo, fecha de control y fecha de trmino impuesta (si existe). Las
relaciones entre proyecto se tratan como extremos abiertos.

7.2.3. Uso de Restricciones Temporales

Se emplean restricciones temporales (constraints) cuando ciertas situaciones requieren que

las actividades comiencen o terminen en una fecha y/o tiempo determinado. Las
restricciones temporales pueden restringir o distribuir las holguras en actividades crticas,
controlar actividades independientes, suavizar el uso de recursos, eliminar conflictos en la
asignacin de recursos o cumplir con condiciones externas tales como actividades de trabajo
en exteriores (condiciones climticas), fechas contractuales lmites, retrasos en
financiamiento gubernamental, presencia limitada de recursos externos.

P3 entrega dos tipos de restricciones: restriccin de fechas y restriccin de holguras. La

restriccin de fechas se emplea cuando una fecha en particular controla una actividad o
proyecto. La restriccin de holgura se emplea cuando no se conoce la duracin real de una
actividad, pero se conocen las relaciones o fechas que inciden en su clculo. La restriccin de
holgura controla la holgura de una actividad cambiando sus fechas programadas.

Para asignar una restriccin temporal a una actividad se emplea el formulario de

restricciones (Constraints form), el que se despliega utilizando el comando Display,
Constraint Form. Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o
mediante la combinacin de teclas CTL+N. Tambin es posible efectuar la asignacin de
restriccin directamente en la grfica de barras (Bar chart) empleando el mouse.

7.2.3.1. Restriccin de comienzo prximo

La restriccin de comienzo prximo (early-start constraint) afecta solamente las fechas ms
prximas de una actividad. Esta restriccin se emplea para asegurar que el inicio de una
actividad no ser programado antes de una fecha especfica. Se le conoce como una
restriccin No comenzar antes de.

Esta restriccin afecta la programacin solamente si la fecha de restriccin es posterior a la

fecha de comienzo ms prxima calculada para la actividad. Si la restriccin ocurre en un
perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la restriccin.

7.2.3.2. Restriccin de trmino prximo

La restriccin de trmino prximo (early-finish constraint) funciona exactamente como una
restriccin de comienzo prximo, pero es aplicada a la fecha ms prxima de trmino de la
actividad. Esta restriccin se aplica a aquellas actividades sin predecesores y deben finalizar
antes de la siguiente fase del proyecto. Se puede emplear para reducir la holgura libre (free
float) de la actividad. Se le conoce como una restriccin No finalizar antes de.

84
Esta restriccin afecta la programacin solamente si la fecha de restriccin es posterior a la
fecha de trmino ms prxima calculada para la actividad. Si la restriccin ocurre en un
perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la restriccin.

7.2.3.3. Restriccin de comienzo tardo

La restriccin de comienzo tardo (late-start constraint) puede afectar las fechas tardas de
una actividad si la fecha de restriccin es anterior a la fecha de comienzo ms tardo
calculada para la actividad. Esta restriccin reduce la holgura total en las actividades
sucesoras. Normalmente se aplica por acuerdo entre los participantes de un proyecto para
que una actividad comience antes de una fecha dada. Se le conoce como una restriccin No
comenzar despus de.

Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la fecha hbil inmediatamente

anterior para fijar la restriccin. Si la actividad restringida tiene una fecha real de inicio, la
restriccin se considera como una restriccin de trmino tardo (trmino tardo = inicio real +
duracin original).

7.2.3.4. Restriccin de trmino tardo

La restriccin de trmino tardo (late-finish constraint) afecta solamente las fechas
tardas de una actividad. La fecha de restriccin debe ser anterior a la fecha de trmino ms
tardo calculada para la actividad. Se le conoce como una restriccin No finalizar despus
de.

Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la fecha hbil inmediatamente

anterior para fijar la restriccin.

7.2.3.5. Restriccin de comienzo

La restriccin de comienzo (start-on constraint) es equivalente a la aplicacin simultnea de
las restricciones de comienzo prximo y comienzo tardo. La restriccin de comienzo prximo
incide solo si la fecha impuesta es posterior a la fecha de comienzo ms prxima calculada
para la actividad. La restriccin de comienzo tardo incide solo si la fecha impuesta es anterior
a la fecha de comienzo ms tardo calculada para la actividad.

Si la restriccin ocurre en un perodo no laboral, P3 utiliza la siguiente fecha hbil para fijar la
restriccin comienzo prximo y la fecha hbil inmediatamente anterior para fijar la restriccin
de comienzo tardo.

7.2.3.6. Restriccin de trmino esperado

La restriccin de trmino esperado (expected-finish constraint) se emplea para actualizar la
programacin basado en el trmino esperado de una actividad. Para actividades con esta
restriccin P3 calcula la duracin restante como la diferencia del perodo laboral existente
entre la fecha ms prxima de comienzo calculada y la fecha de trmino esperada.
Debe asegurarse que la fecha de trmino esperada no sea anterior a la fecha de comienzo
ms prximo, o bien que la duracin restante de la actividad no sea establecida en cero.

Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duracin restante como el nmero de das hbiles
existentes a partir de la fecha de control hasta la fecha de trmino esperado. La duracin
original es igual a la diferencia de das laborables entre la fecha real de comienzo y
la fecha de trmino esperado.

El porcentaje completado se calcula segn la siguiente frmula

(Duracin original - Duracin restante) / Duracin original * 100

P3 enlaza la duracin restante y el porcentaje completado si se ha seleccionado la regla de

85
autocosto N 1 (Rule 1: Link remaining duration and scheduled percent complete).

7.2.3.7. Restriccin de comienzo obligado

La restriccin de comienzo obligado (mandatory-start constraint) iguala las fecha ms
prxima y ms tarda de comienzo a una fecha especificada. P3 respeta esta restriccin
durante la programacin. Esta restriccin afecta a todas las fechas ms prximas de las
actividades que estn en la ruta desde la actividad en cuestin y a todas las fechas ms
tardas de las actividades que estn en las rutas que sigue a la actividad.

El empleo de esta restriccin puede violar la lgica de la malla de actividades y provocar que
las fechas de la actividad sean anteriores a las de sus predecesoras. Debe evitarse la
ubicacin de una fecha de comienzo obligado en un perodo no laboral.

7.2.3.8. Restriccin de trmino obligado

La restriccin de trmino obligado (mandatory-finish constraint) iguala las fechas ms
prxima y ms tarda de trmino a una fecha especificada. P3 respeta esta restriccin durante
la programacin. Esta restriccin afecta a todas las fechas ms tardas de las actividades que
estn en la ruta hacia la actividad en cuestin y a todas las fechas ms prximas de las
actividades que estn en la ruta que sigue a la actividad.

El empleo de esta restriccin puede violar la lgica de la malla de actividades y provocar que
una actividad sucesora sea programada antes que sus predecesoras. Debe evitarse la
ubicacin de una fecha de trmino obligado en un perodo no laboral.

7.2.3.9. Restriccin de holgura total

La restriccin de holgura total cero (zero-total-float constraint) se aplica para transformar en
crtica una actividad. P3 establece las fechas tardas iguales a las fechas prximas de la
actividad, lo cual da como resultado una holgura total igual a cero. El cambio de las fechas
tardas afecta tambin las fechas tardas de las actividades precedentes. Esta
restriccin no tiene efecto si la holgura total de la actividad ya es cero o negativa.

7.2.3.10. Restriccin de holgura libre

La restriccin de holgura libre cero (zero-free-float constraint) se conoce tambin como
restriccin Lo ms tarde posible o ALAP (as-late-as-possible) y se aplica para
comenzar una actividad lo ms tarde posible sin retrasar a las actividades sucesoras. P3 ubica
el trmino de la actividad un perodo laboral antes del inicio de la actividad sucesora
(suponiendo una relacin del tipo trmino-comienzo). Esta restriccin se aplica para
actividades que involucran pago o entregas.

7.2.4. Asignacin de Restricciones.

Las restricciones temporales pueden asignarse empleando el formulario de restricciones

(Constraint form) o directamente en la grfica de barras (Bar chart) empleando el mouse.

7.2.4.1. Uso del formulario

Este formulario presenta las opciones de restriccin temporal aplicables a cada actividad
(para aqulla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Constraint form

Un acceso rpido se obtiene pulsando el botn derecho del mouse o mediante la

combinacin de teclas CTL+N. Cuando se establece una restriccin de fecha, se debe
seleccionar comienzo (Start) o trmino (Finish) para establecer el tipo de restriccin. P3

86
aplica la fecha de comienzo o trmino prximo o tardo, segn el tipo de restriccin escogido.
P3 identifica las fechas restringidas anteponiendo un * (asterisco) en la fecha respectiva en
la tabla de actividades. Si se aplica una restriccin de trmino esperado P3 despliega un
asterisco en los datos de duracin original y restante.

Las fechas programadas no reflejan las restricciones impuestas hasta que el proyecto es re-
programado.

7.2.4.2. Uso de la grfica de barras

Por ejemplo, para asignar una restriccin de comienzo prximo, con el mouse se apunta al
comienzo de la actividad y se presiona la tecla <Ctl> (el puntero del mouse cambia de
forma). Para establecer la restriccin de fecha se arrastra el puntero del mouse hasta la fecha
deseada. P3 despliega un recuadro (Datometer) con la fecha correspondiente a la posicin del
puntero. Una vez escogida la fecha de restriccin (se debe soltar el puntero), P3 despliega el
cuadro de dilogo de restricciones. Es posible asignar otra restriccin o confirmar la
ingresada.

Para cerrar el cuadro de dilogo de restriccin incorporando los cambios efectuados se

selecciona el botn OK (el botn Cancel no incorpora los cambios).

Para asignar una fecha de restriccin anterior a la fecha programada para la actividad se
arrastra el mouse hacia la izquierda. Para asignar una fecha de restriccin posterior a la fecha
programada para la actividad se arrastra el mouse hacia la derecha. Si la restriccin aplicada
provoca un conflicto con una restriccin ya existente, P3 permite sobreescribir la restriccin
previa.

7.2.4.3. Limitaciones
Una actividad puede tener como mximo una restriccin de tipo prximo, una restriccin de
tipo tardo, y una restriccin de holgura o duracin. Es posible asignar solo cierto tipo de
restricciones temporales a cada tipo de actividad hito (milestone). Estas actividades aceptan
restricciones de holgura total y de holgura libre. No es posible asignar restricciones a
grupos de actividades (flags).

7.3. CAMBIO GLOBAL.

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la

totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rpida. P3 entrega
flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (bsqueda y reemplazo,
asignacin de recursos, uso de datos aritmticos o modificacin de datos alfanumricos).

7.3.1. Introduccin

Este comando se emplea para editar valores existentes, ingresar nuevos valores y eliminar
actividades completas o ciertos valores. Las funciones que puede ejecutar este comando son
definicin de actividades (asignacin de recursos, ingreso de datos reales, revisin de
duraciones restantes, presupuesto de recursos o cantidades), sustitucin de valores, agregar
o cambiar valores y ttulos para cdigos de actividad, cdigos WBS o tems de datos
personalizados, eliminacin de un conjunto de actividades o valores, asignacin de ttulos de
cdigos, recursos o contabilizacin de costos a otros datos de las actividades.

La aplicacin de este comando altera en forma permanente los datos del proyecto, por lo cual
es recomendable generar un respaldo del proyecto antes de ejecutar el comando.

7.3.1.1. Clave de seguridad

Es posible establecer una palabra clave de seguridad (password protection) para

87
restringir el acceso de usuarios a este comando. El usuario deber ingresar la clave correcta
antes que P3 efecte los cambios establecidos. La clave por defecto es GCHANGE.
Para modificarla se utiliza el comando Options, Change User Password del programa de
administracin (Neset) de Primavera. Tambin es posible emplear File, Change Password
para cambiar la clave dentro de P3 antes de abrir un proyecto.

7.3.1.2. Especificacin del cambio

La especificacin del comando de cambio global contiene sentencias que instruyen a P3 para
modificar datos existentes o ingresar nuevos valores en el proyecto activo. Para crear un
cambio global se debe escoger

Calculate, Global Change

El cuadro de dilogo de listados de cambio global presenta un listado de los comandos ya

especificados, sealando su identificacin (el cdigo GL seguido de un nmero
secuencial de 2 dgitos) y el ttulo dado por el usuario.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Add ... Crea la especificacin de un nuevo comando

Modify ... Modifica la especificacin de un comando

Delete ... Elimina la especificacin de un comando

Run Ejecuta un comando seleccionado

Trial run Efecta una prueba de la aplicacin del comando seleccionado

7.3.1.3. Definicin de Sentencias

P3 despliega el cuadro de dilogo de cambio global cuando se selecciona una comando ya
especificado o se escoge las opciones Add ... o Modify ... desde el cuadro de dilogo de
listados. Por defecto P3 presenta la opcin de cambio (change), la cual permite definir un
comando de cambio global empleando una sentencia lgica del tipo If:Then:Else. P3 analiza
cada actividad empleando una condicin lgica If, realiza los cambios especificados por
la sentencia Then si la condicin lgica es verdadera, o realiza los cambios especificados en la
sentencia Else si la condicin lgica es falsa.

El cuadro de dilogo de cambio global presenta varias ventanas y botones de seleccin. La

ventana superior izquierda tiene las opciones de cambio (Change) y seleccin
(Selection). Esta ltima permite seleccionar las actividades a modificar.

La ventana superior derecha permite seleccionar el tipo de coincidencia exigida para la

aplicacin de ms de una sentencia lgica. P3 permite especificar hasta cuatro sentencias
lgicas, las cuales pueden ser encadenadas usando una lgica de tipo OR o de tipo AND. Si
basta el cumplimiento de alguna de las condiciones (encadenamiento OR) se escoge la opcin
Any (cualquiera); si se exige el cumplimiento de todas las condiciones en forma simultnea
(encadenamiento AND) se escoge la opcin All (todas). La ventana central permite ingresar
el nombre definido para el comando a especificar.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Trial run Efecta una prueba de la aplicacin del comando especificado

88
 Run Ejecuta un comando especificado

Previous Permite visualizar otro comando especificado

Next Permite visualizar otro comando especificado

OK Crea la especificacin de un nuevo comando

Cancel Cierra el cuadro de dilogo se aplicar las modificaciones

Transfer ... Transfiere un comando de cambio global de un proyecto a otro

El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:

Columna Descripcin
Corresponde a un tem de datos presente en el proyecto activo o en el
proyecto meta, o un tem que representa la variacin (diferencia) entre
ambos proyectos. Las categoras de datos vlidas son datos de
Data Item
actividades, restricciones temporales, datos de recursos y costos, datos
meta y variaciones. Al seleccionar una de estas categoras, P3 lista -en
una lista desplegable- los tems de datos disponibles
Representa la relacin lgica existente entre el tem de dato y un valor de
ese tem. Los criterios vlidos son EQ para igualdad (EQual), NE para
desigualdad (Not Equal), GT para mayor que (Greater Than), LT para
menor que (Lower Than), CN para pertenencia (CoNtains) y SN
para no pertenencia (doeS Not contain). Adicionalmente, para
las sentencias Then y Else existe el cdigo AD para suma (ADd) Data
Criteria
Item/Value Seala el valor con el cual P3 compara el tem de dato
definido. Es posible especificar la comparacin de un tem de dato con
otro, con un valor especfico o con un valor calculado por P3 por medio
de un clculo aritmtico o un encadenamiento de caracteres (string
concatenation). Tambin es posible incluir funciones de caracteres,
datos generales y calendarios
Smbolo que representa una operacin matemtica para efectuar una
accin aritmtica o de encadenamiento. Los operadores vlidos son
Operation
* (multiplicar), + (sumar), / (dividir), - (restar) y &
(encadenar)
Seala el tem o valor usado por P3 como segundo operando para realizar
Data Item/Value la operacin arimtica o de encadenamiento. Son vlidos los operandos
especificados en la columna Data Item/Value anterior

Para visualizar las opciones de tems de datos vlidas se emplea el botn derecho del mouse
(ubicando el puntero sobre la columna del dato de inters) o el botn de despliegue vertical
en la barra de edicin. P3 despliega un cuadro de dilogo de valores de tems de datos que
contiene los tems de datos vlidos y una lista de los valores definidos para cada tem.

7.3.1.4. Pasos generales

Para definir un comando en el cuadro de dilogo de cambio global se emplea el siguiente
procedimiento:

a) Seleccionar el campo en el cual se ingresarn datos. Escoger una categora

para la condicin lgica If y para las columnas de datos de las sentencias Then y Else
(P3 despliega los datos vlidos).

b) Continuar con el ingreso de datos en las respectivas columnas hasta

89
 completar la(s) sentencia(s) lgica(s) correspondiente al cambio general
que se desea ejecutar. Escoger Trial run para efectuar una prueba de la aplicacin
del comando o Run para ejecutar los cambios directamente.

7.3.1.5. Uso de las sentencias If y Then

Algunos cambios pueden requerir solamente el empleo de las sentencias If:Then o Then. Por
ejemplo, para cambiar todas las actividades de un proyecto basta con especificar el cambio
en la seccin de la sentencia Then.

Para cambiar una parte de las actividades es posible crear una sentencia If:Then, dejando la
seccin de la sentencia Else en blanco.

7.3.1.6. Condiciones If mltiples

Es posible especificar hasta 4 condiciones lgicas, encadenndolas por medio de los
operadores lgicos OR y AND. Si se exige el cumplimiento de alguna de las condiciones
(encadenamiento OR) se escoge la opcin cualquiera (Any); si se exige el cumplimiento de
todas las condiciones en forma simultnea (encadenamiento AND) se escoge la opcin todas
(All) en la ventana de seleccin.

7.3.1.7. Condiciones Then o Else mltiples

Es posible especificar por separado hasta 4 sentencias del tipo Then y Else. P3 realiza los
cambios establecidos en dichas sentencias de acuerdo al orden definido en ellas. Esto permite
economizar el empleo de comandos de cambio global.

7.3.2. Seleccin de Actividades

Para seleccionar un grupo de actividades antes de aplicar el comando de cambio global se

debe escoger la opcin de seleccin (Selection) de la ventana superior derecha del cuadro de
dilogo de cambio global. Para el grupo seleccionado se puede aplicar un segundo filtro
mediante la condicin lgica If.

Esta opcin permite establecer una combinacin del tipo OR/AND para especificar las
actividades a modificar. Ntese que al escoger la opcin de seleccin, el cuadro de dilogo se
modifica en su ventana inferior.

Ahora es posible especificar hasta 4 niveles de criterios de seleccin utilizando el campo de

nivel (Level), los cuales pueden ser encadenados con las opciones todos (All) o cualquiera
(Any). Estas opciones se indican como Level ... must meet ... of the following criteria.

La ventana inferior permite especificar el criterio de seleccin (if column), el valor inferior
(low value column) y el valor superior (high value colum). Este ltimo se emplea solamente
cuando el criterio exige la pertenencia de un rango.

7.3.2.1. Ejecutando un cambio global

Una vez creado el comando de cambio global, ste puede ser ejecutado seleccionando el
botn Run del cuadro de dilogo de cambio global. P3 agrega este comando al listado de
informes tabulares, con lo cual se puede ejecutar directamente desde el cuadro de dilogo de
produccin utilizando el comando Reports, Tabular, Production.

7.3.2.2. Revisin previa

Antes de ejecutar un comando de cambio global, puede ser conveniente utilizar la opcin de
prueba de la aplicacin del comando (trial-run feature) para visualizar los cambios en pantalla
o imprimir un archivo (tambin puede ser grabado para una impresin posterior) que
contiene los tems de datos que sern modificados junto con los valores antiguos y nuevos.

90
P3 no cambiar los datos del proyecto hasta que se emplee el comando Run.

7.3.2.3. Ejecucin del comando

Al seleccionar la opcin Run, P3 realiza el cambio global especificado y modifica los
correspondientes datos del proyecto. Simultneamente produce un archivo para auditar los
cambios (comparar los valores antiguos con los valores nuevos), el cual puede ser
desplegado en pantalla (view), impreso (print) o grabado (save) como archivo de texto. Este
archivo se denomina P3.OUT (con sucesivas ejecuciones, este archivo es sobreescrito).

Si se ha establecido una palabra clave para el cambio global, P3 la solicita despus que se
selecciona la opcin de ejecucin. De lo contrario, P3 solicita confirmar el cambio.

Es posible ejecutar el comando de cambio global utilizando el comando Tabular,

Production desde el cuadro de dilogo de produccin.

7.3.3. Sentencias para Cambios Especficos

Los cambios globales puede ser tan simples como reemplazar un valor con otro, as como
pueden requerir ecuaciones aritmticas que actualizan datos numricos o funciones de
caracteres que cambian valores de texto. Es posible realizar los siguientes tipos de cambios:
bsqueda y reemplazo, bsqueda de blancos, asignacin de recursos, aritmticos, operatoria
de fechas, modificacin de tems de datos personalizados, combinacin, espaciamiento y
modificacin de textos.

7.4. INFORMES TABULARES Y GRFICOS

Primavera proporciona informes y grficos que facilitan la comunicacin de informacin

resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y
seleccin de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y grficos
individuales o en serie. Todo informe o grfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y grficos estn disponibles para la pantalla de la carta
grfica, por lo que este captulo presenta nicamente las opciones especficas para impresin.
Todos los cuadros de dilogo de informes y grficos proporcionan informacin de ayuda
contextual.

7.4.1. Aspectos Bsicos

Primavera proporciona un conjunto de informes tabulares de programacin, de recursos y

costos, de control de avance, de actividades y personalizados; y de informes grficos
temporales, de lgica y de uso de recursos y costos.

Para crear un nuevo tipo de informe tabular (la informacin se entrega en formato de filas y
columnas) o para aplicar un informe tabular ya definido (los cuales pueden ser modificados)
se debe escoger

Report, Tabular

El cuadro de dilogo de listado de informes despliega una lista de informes tabulares

definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificndolos con su cdigo (ID)
y ttulo (Title).

Es posible crear un nmero ilimitado de especificaciones para cada tipo de informe o grfico.
Tambin es posible copiar las especificaciones de un proyecto a otro. Cada

91
especificacin es identificada por un cdigo de 2 caracteres que representa el tipo de
informe o grfico, seguido de 2 nmeros que representan la secuencia de la especificacin.

Adems, contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Add ... Crea la especificacin de un nuevo informe

Modify ... Modifica la especificacin de un informe

Delete Elimina la especificacin de un informe

Run Aplica un informe seleccionado

Para crear un nuevo tipo informe grfico (la informacin se despliega en forma grfica) o para
aplicar un informe grfico ya definido (los cuales pueden ser modificados) se debe escoger

Report, Graphic

El cuadro de dilogo de listado de grficos despliega una lista de informes grficos

definidos (dependiendo del tipo de informe seleccionado), identificndolos con su cdigo (ID)
y ttulo (Title). La estructura del cuadro de dilogo es similar a la del cuadro de dilogo de
informes tabulares.

7.4.1.1. Cuadros de dilogo

Al seleccionar los botones Add ... (para definir un nuevo informe) o Modify .... (para editar
un informe ya definido), el respectivo cuadro de dilogo de informes tabulares o grficos
contiene una variedad de opciones para definir el contenido y formato del informe,
seleccionar las actividades, recursos y cuentas de costos, definir la escala de tiempo, etc.
Todas estas opciones aparecen en la ventana superior izquierda del cuadro de dilogo. Al
seleccionar alguna de estas opciones, la ventana central del cuadro de dilogo se modifica de
acuerdo a la opcin escogida. Al crear un nuevo informe se despliega el cuadro de dilogo de
creacin de nuevo informe, el cual solicita el ingreso del cdigo de identificacin del informe.

Todo cuadro de dilogo de informes tabulares y grficos contiene los siguientes botones:

Run Produce el informe seleccionado

Transfer ... Copia el informe de un proyecto a otro

Previous Muestra el informe previo

Next Muestra el informe siguiente

OK Cierra el cuadro de dilogo y graba las modificaciones

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones

7.4.1.2. Seleccin de actividades

Todos los cuadros de dilogo de informes tabulares o grficos contienen una opcin Selection
la cual permite seleccionar un grupo especfico de actividades para cada informe. Esta
opcin se utiliza de igual forma que se aplican los filtros que seleccionan las actividades de los
diagramas (layouts).

92
7.4.1.3. Seleccin de recursos y cuentas de costos
Los informes tabulares y grficos de recursos y costos tienen la opcin Res Selection que
permite escoger los recursos y cuentas de costos a ser considerados en cada informe. La
seleccin de recursos y cuentas de costos se realiza de igual forma que en el despliegue de la
carta grfica. Algunos informes requieren consideraciones especiales en la seleccin de
recursos y cuentas de costos.

7.4.1.4. Ordenamiento de actividades

La mayora de los informes tabulares y grficos tienen la opcin de ordenar las
actividades segn un criterio especfico. Esta facilidad se obtiene de la opcin Format;
excepto para informes recursos y costos de tipo matricial y para diagramas lgicos
temporales, donde se obtiene a partir de la opcin Sort. En la columna Sort on se especifica
el tem de datos usado como criterio de ordenamiento (puede aplicarse hasta 20 tems de
datos). La columna Order permite ordenar en forma ascendente (de 0 a 9 y de A a Z, o por
fechas) o descendente. Si se emplea el tem de datos Use last sort se aplica el ltimo
criterio de ordenamiento seleccionado.

Algunos informes tabulares y grficos permiten definir cortes de control como saltos de lnea
(line-skipping), saltos de pgina (page-skipping) y resumen por cdigos de actividad
(summarizing by activity code). En este caso, el cdigo de actividad debe ser ingresado como
primer tem de datos en la columna de ordenamiento (sort column) del cuadro de dilogo.
Los criterios de ordenamiento deben tener el siguiente orden: saltos de lnea, saltos de
pgina y resumen.

7.4.2. Preparacin de Informes

P3 proporciona la opcin de controlar cmo sern preparados los informes tabulares y

grficos en la salida a impresin. Para ello se utiliza el comando File, Print Setup para
seleccionar una impresora o un graficador (plotter).

7.4.2.1. Informes tabulares

El comando Reports, Tabular, Options permite definir las siguientes opciones:

a) Lines per page. Determina el nmero de lneas impresas en cada pgina del
informe.

b) Print sort/select criteria. Imprime los criterios de ordenamiento y seleccin

en una pgina independiente del informe.

c) View on screen. Visualiza el informe en pantalla en un programa denominado

Look.

d) Print inmediately. Imprime el informe en forma directa.

e) Save to a file. Graba el informe en un archivo. P3 solicita el nombre del

archivo (Save to the following file) y la unidad y ruta de almacenamiento (Directory
& Drives). Por defecto P3 graba el informe en un archivo llamado P3.OUT.

f) Ask when processing. En esta opcin P3 solicita la definicin del informe

cada vez que se aplica.

g) Center heading. Aplica un encabezamiento opcional en informes de

programacin y matriciales.

7.4.2.2. Informes grficos

93
El comando Reports, Graphic, Options permite definir las opciones de informes grficos. El
cuadro de dilogo presenta algunas de las opciones correspondientes a los informes
tabulares. Las siguientes opciones son diferentes:

a) Save to a file. Graba el informe en un archivo con formato HP-GL. P3 solicita

el nombre del archivo (Save to the following file) y la unidad y ruta de
almacenamiento (Directory & Drives). Es posible grabar cada hoja del informe (Send
each sheet to a separate file) en un archivo separado. En este caso, P3 utiliza como
extensin del archivo el nmero de la pgina respectiva.

b) Mask interior page borders. Elimina los bordes interiores de cada pgina.

c) Use proportional spacing for text placement. Utiliza caracteres

proporcionales en el texto de barras grficas y diagramas lgicos (las letras y
nmeros ocupan un espacio proporcional a su ancho). Para seleccionar un diseo de
letras se utiliza el comando Font.

d) Display sight lines as. Determina el estilo de las lneas de fondo usadas en
cartas grficas, diagramas lgicos temporales y grficos de recursos y costos. Es
posible seleccionar entre lneas de puntos (dots), lneas segmentadas (broken lines) y
lneas slidas (solid line). Para grficos de recursos y costos, esta opcin se aplica
solo para las lneas secundarias (minor sight lines), ya que las lneas principales
(major sight lines) siempre aparecen como lneas slidas.

7.4.2.3. Produccin de Informes

Es posible aplicar informes en forma individual o varios simultneamente, como
produccin en serie. Para ello se aplica el comando Reports, Tabular (Graphics),
Production, segn se trate de informes tabulares o informes grficos. El cuadro de
dilogo de produccin muestra todos los informes tabulares o grficos definidos en el
proyecto activo.

a) Para aplicar un informe individual se selecciona el informe requerido y presiona

el botn Run individual.

b) Para aplicar una serie de informes se seleccionan los informes requeridos y se

les asigna un mismo cdigo de serie en la columna Series. Luego se presiona el botn
Run series .... El cuadro de dilogo de series de informes permite determinar la(s)
serie(s) a aplicar.

7.4.2.4. Transferencia de informes

El botn Transfer ... del cuadro de dilogo de produccin permite copiar las definiciones de
informes (individuales o en conjunto) de un proyecto a otro o dentro del proyecto activo.

7.4.3. Visualizacin de Informes Tabulares y Grficos

P3 proporciona un programa llamado Look que permite visualizar informes tabulares y

grficos en la pantalla (los informes grficos son creados en formato HP-GL). Este
programa se activa mediante la opcin de visualizacin en pantalla (View on screen) del
cuadro de dilogo de opciones o por medio del comando Reports, Look. El programa Look
tiene una barra de men con comandos de archivo ( File), de visualizacin (View), de
ventana (Window) y de ayuda (Help).

El comando de archivo permite abrir y cerrar archivos de informes, grabar informes,

imprimir informes, visualizar diagramas de informes y cambiar la impresora activa.

94
El comando de visualizacin despliega o enmascara la barra de herramientas y la barra de
estado, cambia la tipografa de informes, efecta acercamientos (zoom) en los grficos y
modifica los colores de los grficos.

El comando de ventana permite acomodar ventanas mltiples o conos de documentos

minimizados y accesar otros archivos si se tiene abierto ms de un informe. El comando de
ayuda proporciona ayuda contextual en lnea.

7.4.4. Informes Tabulares de Programacin

Los informes tabulares de programacin (Schedule Reports) proporcionan una lista tabular de
datos de programacin, desplegando la identificacin de actividades, descripciones,
duraciones, holguras y fechas prximas y tardas. Estos informes pueden ser personalizados
para mostrar informacin adicional en lneas separadas. El cuadro de dilogo de informes
tabulares de programacin posee una ventana superior izquierda que permite seleccionar las
opciones de contenido (Content), formato (Format) o seleccin de actividades (Selection).

La opcin de contenido determina el tipo de datos que aparecer en el informe ( Include the
following data).

a) Para seleccionar el tipo de datos a incluir en el informe, P3 entrega

una lista de tems de datos que pueden ser seleccionados (Content Code). La
identificacin de actividades y calendarios, duracin, porcentaje completado,
descripcin, fechas programadas y holgura total para cada actividad siempre se
incluyen en el informe. Es posible incorporar hasta 8 tems de datos adicionales.

Para dejar espacio entre los datos del informe se puede insertar lneas (Skip Lines),
ingresando para ello un valor entre 1 y 3 (nmero de lneas de espaciado). La
ventana de cdigos de actividad (Activity code line to show these activity codes) puede
incorporar valores de hasta 5 cdigos de actividad -con un mximo de 10 caracteres-
la cual se muestra en la misma lnea de la actividad.

Los tems de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla:

Item de Dato Descripcin

Siempre aparece en los informes de programacin. Para cada
Activity code line actividad se muestran los valores de todas las clasificaciones
especificadas
Indica el nmero de secuencia de los perodos laborables para las
Workperiod
fechas prximas, tardas y reales
Muestra las fechas u holguras restringidas para una actividad.
Constrained date Muestra toda actividad definidad como hitos (start or finish
milestones) o agrupadas (start or finish flags, hammocks)
Proporciona una lnea segmentada para visualizar el
progreso e indicar restricciones. Esta lnea puede ser modificada
Update line
editando el archivo UDL.TXT. El archivo de texto puede contener
hasta 35 lneas de 132 caracteres
Imprime todos los valores de cdigos de actividad asociados a la
All activity codes
actividad
Muestra el costo presupuestado y el valor ganado (earned value) de
cada actividad. Para actividades agrupadas o resumidas el informe
Budgeted cost line
muestra totales y subtotales. La forma de clculo se determina con el
comando Calculate, Earned Value
Resource line Proporciona datos de recursos asignados a cada actividad. Incluye la
descripcin del recurso, unidades por perodo de tiempo, unidad

95
 de medida, cantidad presupuestada y la duracin y retraso de cada
recurso
Log record Imprime cualquier nota o comentario no oculto de la actividad
Imprime una lnea de holgura libre que indica la cantidad de tiempo
Free float line
libre existente entre la actividad y sus sucesoras
Proporciona las fechas programadas, ttulos, porcentaje completado,
Detailed identificacin de calendario, duracin, holgura, retraso y relaciones
predecessor/successor lgicas para cada actividad predecesora o sucesora. Un asterisco
seala si la actividad est controlada (driving relationship)
Describe en forma condensada (2 por lnea) la identificacin de
Predecessor/
la actividad, retraso, relacin lgica, duracin restante y
Successor analysis
holgura para cada actividad predecesora/sucesora
Lista las actividades predecesoras/sucesoras de la actividad (hasta 4
Predecessor/
por lnea). Un asterisco seala si la actividad est controlada (driving
Successor activity
relationship)

Una actividad est controlada (driving relationship) si la lgica de la malla de

actividades provoca que la actividad predecesora controle las fechas prximas
de la actividad sucesora.

La opcin de formato determina los cortes de control (saltos de lnea, saltos de pgina,
resmenes), informes comparativos (Target Comparison), las columnas de datos
(Data to be Displayed) y el ordenamiento de actividades (Sort on & Order).

b) La ventana de corte control permite agrupar actividades incluyendo

saltos de lnea o saltos de pgina por cdigo de actividad o cdigo de identificacin de
actividad (tambin puede emplearse un cdigo combinado o alias). Si se ha
incluido lneas de costo presupuestado, P3 incluye subtotales para cada valor de
cdigo junto con una lnea de totales. Al definir saltos de pgina, P3 imprime el ttulo o
valor del cdigo de actividad al comienzo de cada pgina.

c) La ventana de informes resumidos (Summarize on) permite crear

informes resumidos. Para cada valor de cdigo dentro de una clasificacin, P3 muestra
las fechas ms prxima de comienzo y ms tarda de comienzo menores, y las fechas
ms prxima de trmino y ms tarda de trmino mayores. Es posible resumir por
cdigo combinado.

d) Para actividades no comenzadas, P3 calcula la duracin restante como

el nmero de unidades de tiempo existente entre la fecha ms prxima de comienzo
menor y la fecha ms prxima de trmino mayor. Si la actividad resumida tiene una
fecha de comienzo real, P3 calcula la duracin restante a partir de la fecha ms
prxima de comienzo interna hasta la fecha ms prxima de trmino mayor. P3
mantiene la fecha ms prxima de comienzo para cada actividad, an cuando se haya
ingresado una fecha de comienzo real. A esto se le conoce como fecha interna. Si la
actividad resumida est terminada, P3 calcula la duracin real como la diferencia
existente entre la fecha de comienzo real y la fecha de trmino real.

e) Si las actividades poseen diferentes calendarios, P3 utiliza un

calendario continuo (sin perodos no laborables), a menos que se defina un calendario
especfico mediante el comando Calculate, Summarization. Este comando permite la
base de clculo para el porcentaje completado resumido.

f) Cuando se realiza un informe comparativo, P3 asume que los cdigos

de actividad del proyecto meta son los mismos del proyecto activo. Para asegurar el
cumplimiento de este hecho, utilice el comando File, Project, Target, Update para

96
 actualizar el proyecto meta, de modo que coincidan los cdigos de actividad con los
del proyecto activo.

g) La ventana de columnas de datos (Data to be displayed) permite

seleccionar las fechas programadas que aparecern en el informe. Si la unidad de
planificacin del proyecto es hora, al activar la opcin respectiva (Hours) el informe
muestra las horas respectivas.

h) La ventana de informes comparativos (Target Comparison) permite

definir un informe que muestra el estado actual del proyecto activo y el proyecto o
plan original. Puede seleccionarse el proyecto meta 1 (Target 1) 2 (Target 2). La
base de comparacin puede realizarse con las fechas prximas (Early dates), las
fechas tardas (Late dates) o ambas (Full range). Al seleccionar los proyectos meta,
cambian algunas opciones de la ventana de columnas de datos: las fechas prxima de
comienzo y de trmino del proyecto meta reemplazan a las fechas tardas de comienzo
y de trmino, la variacin reemplaza a la holgura total.

7.4.5. Informes Tabulares de Control de Recursos y Costos

Los informes tabulares de control (Resource Control Reports) pueden detallar o resumir las
cantidades de recursos asignados o los costos incurridos en cada actividad. Estos informes
muestran valores del presupuesto, cantidad o costo reales a la fecha, real del perodo,
estimado para completar, estimado al completar (prediccin) y la variacin entre los valores
presupuestados (budget) y predecidos (forecast).

El cuadro de dilogo de informes tabulares de control posee una ventana superior izquierda
que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato (Format) o
seleccin de actividades (Selection).

La opcin de formato permite organizar el informe (Report organized by) por identificador de
actividad, recurso o cuenta de costos. Un informe organizado por identificador de
actividad lista cada actividad con sus recursos asociados y/o cuentas de costos y cantidades.
Incluye adems informacin de programacin, duracin restante, fechas prximas y tardas y
holgura total. El informe muestra todas las actividades (salvo que se realice una seleccin con
la opcin respectiva) pero solamente aquellos recursos seleccionados.

a) Para crear un informe resumido se activa la opcin correspondiente (Summary

report). Un informe de control resumido organizado por actividad muestra una lnea
de totales por cada actividad. Un informe detallado lista las cantidades para cada
recursos o cuenta de costos de cada actividad. Un informe de control resumido
organizado por recurso contiene una lnea de subtotales por recurso. Un informe
detallado entrega los costos para cada recurso e incluye el identificador de actividad y
la cuenta de costos. Para
informes resumidos organizados por cuenta de costos, al activar la opcin Subtotal
by resource se muestra una lnea adicional de totales para cada recurso asignado a la
cuenta de costos seleccionada.

b) Para informes resumidos organizados por recursos o cuentas de costos, al activar la

opcin Full title on report el informe muestra el ttulo y el recurso o cuenta de costos,
y una lnea que despliega el subtotal por recurso o cuenta de costos. Desactivando
esta opcin, la informacin se condensa en una lnea.

c) Es posible controlar la cantidad de espacio entre el encabezamiento y la primera lnea

del informe, y entre la lnea de totales y la siguiente lnea de datos. La opcin Skip nn
lines after each total line puede definir entre 0 y 3 lneas.

97
 d) La opcin de seleccin de recursos permite escoger los recursos y las cuentas de
costos incluidos en el informe. Esta opcin es aplicable solamente cuando el
informe est organizado por identificador de actividad o recurso. Es posible
seleccionar hasta 40 recursos, pero empleando un solo tipo de criterio cuando se
selecciona ms de un recurso. Para incluir todos los recursos en un informe no se
activa ninguna seleccin.

La seleccin por cuentas de costos se aplica solamente cuando cuando el informe est
organizado por cuentas de costos. En informes detallados, P3 muestra cada cuenta de
costos para todos los recursos y actividades contabilizados en dicha cuenta. Si existen
varios recursos en una misma cuenta de costos, P3 agrupa y subtotaliza su uso o
costo en forma individual. Para incluir todos las cuentas de costos en un informe no se
activa ninguna seleccin. Las selecciones de recursos y cuentas de costos vlidos se
describen en la siguiente tabla:

Organizado por
Seleccin
ACT RES ACC
Resource Y* Y N

Cost Account N N Y

Cost Account Wildcard N N N

Resource/Cost Account N N N

No Selection Y Y Y

Y = seleccin vlida
N = seleccin no vlida

* Si se selecciona recursos cuando el informe est organizado por actividad, ste lista todas
las actividades pero muestra solo los datos de los recursos seleccionados. Para limitar las
actividades se utiliza la opcin Selection.

7.4.6. Informes Tabulares de Productividad, Precios y Uso

Los informes tabulares de productividad, precios y uso (Productivity Reports) indican la

cantidad producida por unidad de recurso utilizado (productividad de mano de obra o
recursos). La medicin de la productividad ayuda a identificar las reas de un proyectos que
requieren mejorar su rendimiento. Es posible comparar las tasas reales con los presupuestos
y predicciones.

Para crear un informe de productividad, se debe asociar recursos y cuentas de

costos (incluyendo categoras) con las actividades. Para un tem de trabajo dado se debe
desarrollar cuentas de costos que agrupen los recursos asociados (mano de obra utilizada y
materiales obtenidos).

Es posible emplear un rango consecutivo de cuentas de costos dentro de un tem de trabajo.

Para recursos de mano de obra es preciso utilizar la misma unidad de medida para una
cuenta de costos. A su vez, se debe identificar la categora de costos (puede utilizarse la letra
L para mano de obra -labor-).

El cuadro de dilogo de informes tabulares de productividad, precios y uso posee una ventana
superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), formato

98
(Format) o seleccin de actividades (Selection).

La opcin de formato permite determinar el mtodo de clculo para la tasa de productividad

(Set productivity as). Es posible medir la tasa de productividad o rendimiento como la razn
entre las unidades de mano de obra y las unidades de recursos materiales obtenidos
(Input/Output), o invertir esta relacin (Output/Input). Las unidades de mano de obra
utilizada (input) corresponden a la suma total correspondiente al rango especificado en las
cuentas de costos. Las unidades de materiales obtenidos (output) corresponden a la suma de
unidades de los recursos especificados.

La opcin de seleccin de recursos permite seleccionar los recursos y cuentas de costos para
los cuales medir la productividad. El criterio de seleccin debe especificar el recurso
utilizado (input) en la columna de valor inferior (Low Value) y asociar una cuenta de costos
en las columnas de valor inferior y superior (High Value). Solo se debe utilizar el criterio de
rango (WR), an cuando los valores de cuentas de costos superior e inferior pueden ser los
mismos. Para obtener datos de las categoras mano de obra (L) y materiales (M) se puede
utilizar un comodn (wildcard). Esto es vlido siempre que se haya definido las categoras de
cuentas de costos sealadas (L por labor y M por material).

7.4.7. Informes Tabulares de Valor Ganado

Los informes tabulares de valor ganado (Earned Value Reports) permiten evaluar el
rendimiento de un proyecto. El rendimiento es medido sobre una base de unidades o costos
acumulados. El informe de valor ganado compara el costo real del trabajo realizado
(ACWP), el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y el costo presupuestado del
trabajo programado (BCWS) para informar variaciones de costos y programacin. Para
utilizar este informe con exactitud, P3 requiere la designacin de un proyecto meta 1 (Target
1).

P3 calcula el valor ganado como el producto del porcentaje completado y el presupuesto. Por
defecto P3 utiliza el porcentaje completado de la actividad; para utilizar el porcentaje
completado del recurso deber ser definido expresamente. Las cantidades presupuestadas
pueden tomarse del proyecto activo o de la programacin original (target schedule). Esta
base de clculo se define mediante el comando Calculate, Earned Value.

7.4.8. Informes Tabulares de Recursos y Costos

Los informes tabulares de recursos y costos (Tabular Resource Reports) permiten efectuar un
seguimiento del uso de recursos durante intervalos de tiempo especficos. P3 utiliza 3
diferentes programaciones con las cuales se puede comparar los requerimientos de recursos
reales y predecidos.

El formato del informe tabular de costos (informe de flujo de caja) es similar al formato del
informe tabular de recursos. Ambos informes comparan la tasa de gastos por perodo,
basado en las fechas programadas ms prximas, ms tardas y objetivos. Considera adems
los valores reales a la fecha, desde la fecha real de comienzo hasta la fecha de control. Los
valores estimados para completar se consideran desde la fecha de control hasta la fecha de
trmino.

Para actividades con comienzo y trmino real usan recursos con duracin y retraso, P3 ignora
la duracin del recurso y calcula el uso real desde el comienzo retrasado del recurso (que es
gual a la fecha real de comienzo de la actividad ms el retraso del recurso) hasta la fecha de
trmino real de la actividad.

Es posible exportar los informes tabulares de recursos y costos hacia archivos Lotus 123,
DBase o ASCII.

99
El cuadro de dilogo de informes tabulares de recursos y costos posee una ventana superior
izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection), seleccin de
actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale).

La opcin de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo y las fechas programadas

consideradas en el informe.

a) Para seleccionar las fechas de comienzo (Start date) y trmino (End date) a
considerar en el informe se define la cada fecha en el campo respectivo.

b) Para definir el intervalo de tiempo se utiliza la opcin Timescale units. Es

posible seleccionar una escala temporal en horas, turnos (para proyectos horarios),
das, semanas, meses o aos. Si se escoge una escala de tiempo en das, es posible
definir el nmero de das por semana (Days shown per week). Este nmero debiera
coincidir con el nmero de das hbiles por semana. Cada informe puede contener un
mximo de 5.800 perodos o intervalos por informe.

c) La valorizacin de recursos o costos (Resource usage can be profiled for each of three
schedule dates) puede definirse para tres tipos de programaciones. La programacin 1
(Schedule 1) contiene las fechas prximas actuales (Current Early), la programacin 2
(Schedule 2) contiene las fechas tardas actuales (Current Late) y la programacin 3
(Schedule 3) incluye las las fechas metas prximas o tardas (target early or late
dates).

d) En la programacin 3 es posible utilizar el promedio actual o el rango completo actual.

El promedio actual (current average) muestra el promedio de los totales de
programaciones prxima y tarda en la tercera columna del informe. El rango
completo actual (current full range) muestra el uso de recursos o costos calculados
como si fueran utilizados desde la fecha prxima de comienzo hasta la fecha tarda de
trmino de las actividades. P3 calcula el rango completo dividiendo el valor real o
estimado para completar de todas las actividades que ocurren durante un perodo
especfico por el nmero de perodos de tiempo calculados. El nmero de perodos
de tiempo calculados corresponde a la diferencia entre las fechas prxima de
comienzo y tarda de trmino.

P3 utiliza las fechas prxima de comienzo y tarda de trmino para calcular el

promedio y el rango completo actual. Si se selecciona alguna de estas opciones,
tambin deber seleccionar las fechas prximas actuales de la programacin 1
y las fechas tardas actuales de la programacin 2.

e) En informes de costos es posible definir un retraso (Payment lag) en el pago completo

de una actividad, el cual se define segn un nmero de unidades de tiempo. La unidad
de tiempo utilizada corresponde a la unidad de planificacin del proyecto. Si no se
define un retraso, P3 distribuye los costos o pagos en forma pareja a lo largo de una
actividad. Para aplicar el pago al finalizar la actividad se debe ingresar un 0 en el
campo de retraso.

f) Es posible exportar este informe directamente hacia archivos de texto (extensin

.PRN), de base de datos (extensin .DBF) o planilla electrnica (extensin .WKS o
.WK1). Se debe sealar el tipo de archivo (File type) y el nombre del archivo (File
name). P3 agrega la extensin apropiada.

7.4.9. Informes Tabulares de Empleo de Recursos y Costos

Los informes tabulares de empleo de recursos y costos (Resource Loading Reports) son

100
listados de uso de recursos o costos incurridos por perodo de tiempo para los recursos y
cuentas de costos seleccionados, e incluyen subtotales y totales.

El cuadro de dilogo de informes tabulares de empleo de recursos y costos posee una

ventana superior izquierda que permite seleccionar las opciones de recursos (Res Selection),
formato (Format), seleccin de actividades (Selection) o escala de tiempo (Timescale). La
opcin de escala de tiempo determina el intervalo de tiempo considerado en el informe.

La opcin de formato permite organizar el informe (Organize by), agrupar datos

(Group/subtotal by) y otras opciones de impresin.

a) El campo de organizacin del informe (Organize by) permite estructurar el informe por
actividad, recurso, cuenta de costos (con 11 12 caracteres) o categora de cuenta de
costos. Si se escoge la organizacin por actividad (Activity ID), las actividades son
listadas en cada fila. Si se escoge la organizacin por recurso (Resource), aparecer el
nombre del recurso seguido de cada actividad que lo utilice. Si el informe se organiza
por recurso, cuenta de costos (Cost Account) o categora de cuenta de costos (Cost
account category), se debe aplicar la seleccin de recursos (Res Selection) para
limitar los recursos o cuentas de costos incluidos en el informe.

b) Es posible agrupar las actividades por cdigo de actividad (incluyendo cdigos

combinados) o cdigo de identificacin de actividades empleando el
campo Group/subtotal by. Las actividades dentro de una clasificacin con igual valor
para el cdigo aparecern agrupadas en el informe. Cada vez que el valor del cdigo
cambia dentro de una clasificacin comienza un nuevo grupo. El ttulo del cdigo de
actividad se imprime directamente para cada grupo de actividades. En informes
organizados por recurso, cuenta de costos o categora de cuenta de costos P3
primero agrupa las actividades segn el criterio de organizacin, y luego establece
subgrupos de acuerdo al cdigo especificado.

c) Los informes pueden definirse con 132 230 columnas por pgina (Page width). Cada
columna de datos puede definirse con un ancho (Column width) de 5 a 15 caracteres.
Para informes de recursos es suficiente utilizar un ancho de 5 caracteres. Para
informes de costos es necesario un ancho mayor.

d) El campo Divide by permite ingresar un factor de escala para cantidades y costos del
informe. Este factor est relacionado con el perodo de tiempo utilizado. Por ejemplo,
para semanas de 5 das, es til considerar un factor de 40 (horas semanales por
persona) para dividir las cantidades del informe. El campo Decimals determina la
cantidad de decimales a considerar en el informe. Esta cantidad puede ser 0, 1 2
decimales.

e) La opcin Display row totals permite mostrar totales para cada fila del informe. La
columna de totales puede situarse a la izquierda (Left) del ttulo o a la derecha (Right)
como ltima columna del informe.

f) Para obtener un informe resumido del uso de recursos o costos se utiliza la opcin
Summary report. Este informe muestra recursos y costos para cada recurso sin
detallar informacin a nivel de actividades. Los informes detallados describen el uso
de recursos para cada actividad en cada perodo de tiempo y muestra subtotales para
cada recurso.

En informes detallados es posible desplegar completamente el ttulo de la actividad, la

descripcin de recursos o el ttulo de la cuenta de costos (hasta 48
caracteres), dependiendo de la organizacin del informe. Para utilizar ttulos de solo
20 caracteres se debe activar la opcin Truncate activity description. Es posible repetir

101
 los ttulos en cada pgina horizontal mediante la opcin Repeat activity title on all
horizontal sheets. Esta alternativa permite analizar las pginas del informe en forma
separada, pero ocupa mayor espacio en desmedro de las columnas de datos que
pueden imprimirse en cada pgina.

g) Los campos de fechas de comienzo y trmino de la opcin de escala de tiempo

permiten controlar la ventana de tiempo (timeframe) utilizada en el informe. La escala
de tiempo determina las unidades de tiempo basada en las fechas de control, de
comienzo y/o trmino. La fecha calendario (Calendar Date) corresponde a una fecha
absoluta. Las fechas de comienzo (Start Date), de control (Data Date) y de trmino
(Finish Date) pueden ser expresadas en forma relativa. Por ejemplo, la figura DD+2W
indica una fecha de 2 semanas (weeks) despus de la fecha de control (data date). La
figura FD-5D indica 5 das (days) antes de la fecha de trmino (finish date).

h) Una vez seleccionadas las fechas de comienzo y trmino, es posible

seleccionar el intervalo de tiempo para la escala temporal mediante el campo
Timescale units. Es posible seleccionar horas o turnos (para proyectos horarios),
das, semanas, meses, trimestres o aos. Para escalas de tiempo con unidad das es
posible definir el nmero de das por semana (Days shown per week). Este nmero
debiera coincidir con el nmero de das hbiles por semana. Es posible utilizar una
escala de tiempo que cubra un ao fiscal mediante la opcin Show fiscal years. En
tal caso deber definirse un mes de comienzo (Start month) del ao fiscal.

El informe puede entregar valores mximos (peak), totales (total) o promedio

(average) por cada intervalo de tiempo, segn se indica:

Item de Dato Descripcin

Peak El mayor valor por unidad de planificacin en cada intervalo de tiempo

Total La suma de valores en cada intervalo de tiempo

La suma total dividida por el nmero de unidades de planificacin del
intervalo de tiempo. P3 distribuye la cantidad real a la fecha desde la
Average fecha real de comienzo hasta la fecha de control, y la cantidad estimada
para completar desde la fecha de control hasta la fecha prxima de
trmino

7.4.10. Informes Matriciales de Actividades

Los informes matriciales de actividades (Activity Matrix Reports) despliegan datos en

formato de columnas y filas, como una hoja de clculo. La matriz contiene los tems de datos
seleccionados para el informe junto con los cdigos definidos para columnas y filas. Estos
informes facilitan la presentacin de datos en un formato conciso.

La informacin incluida en este informe depende de los valores definidos para los cdigos en
el diccionario de cdigos de actividad. Es posible seleccionar un cdigo de actividad para
realizar subagrupaciones en las filas del informe, proporcionando as un nivel de detalle
secundario. El cuadro de dilogo de informes matriciales de actividades posee una ventana
superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato
(Format) o seleccin de actividades (Selection).

La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con las
clasificaciones de cdigos empleadas para agrupar filas y columnas. Esta opcin permite
seleccionar los valores de cdigos para las columnas y sus encabezados en el informe.

102
 a) Es posible escoger hasta 4 tems de datos para incluir en el informe matricial por
medio de la ventana Report on data items. P3 proporciona una extensa lista de tems
de datos seleccionables. Para una mejor visualizacin, los tems de datos aparecen
clasificados.

b) Las opciones Groups rows by y Subgroup rows by permiten seleccionar un cdigo de

actividad como criterio de agrupacin o de subagrupacin de filas. La opcin Group
columns by se emplea para la agrupacin de columnas. Para mayor claridad en la
presentacin de los datos es posible definir la insercin de 1 a 3 lneas en blanco (Skip
lines) entre cada agrupacin de filas.

c) La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe
matricial. Es posible definir hasta 25 columnas, sealando el orden de aparicin. Es
posible insertar (+) y borrar columnas (-). La siguiente tabla describe los campos de
la ventana de encabezamiento:

Campo Descripcin
Describe el contenido y la organizacin del informe. Este
Header encabezamiento aparece en el centro del informe, sobre los ttulos de
las columnas
Definen los ttulos para las filas agrupadas y subagrupadas. P3
Line 1 title/ Line 2 title
corta los ttulos de mayor largo que el ancho de campo
especificado en la opcin de formato
Define el valor de cdigo que aparece en las columnas del informe.
Code value
Es posible insertar una columna en blanco digitando BLNK

La opcin de formato permite personalizar la presentacin del informe. Es posible definir los
anchos de campo y de pgina, el formato de fechas y cifras, y desplegar totales por filas o
columnas. Por defecto P3 despliega 8 columnas por pgina.

a) Para incorporar el mximo de informacin posible por pgina es preciso aprovechar el

ancho de pgina mximo de la impresora. La opcin Page width permite definir 132
caracteres por pgina para impresoras estndar en modo comprimido. A mayor
cantidad de caracteres, es posible obtener mayor cantidad de columnas de datos por
pgina (esta cantidad de caracteres es variable para cada impresora). Es posible
definir el ancho de cada columna (celda) del informe mediante la opcin Field width
of each dat item. En el caso de datos de fecha, el ancho mnimo debe ser de 8
caracteres (el formato de fecha utiliza 7 caracteres -DDMMMYYY- ms 1 caracter para
el indicador de fecha real). Si se utiliza un ancho de columna inferior, P3 trunca el
despliegue del dato. El ancho de columna puede variar entre 1 y 15 caracteres.

b) La ventana Number presentation posee opciones para imprimir totales por columnas
(Display column totals) y por filas (Display row totals), los cuales aparecen bajo cada
columna y despus de cada grupo. Los totales pueden ser ubicados a la izquierda
(Left) o a la derecha (Right) de la columna de datos. Si el informe contiene cifras
basadas en cantidades o costos, el campo Divide quantities/costs by proporciona un
factor escala que permite imprimir cifras ms pequeas. Es posible definir 0, 1 2
lugares decimales para las cantidades o costos (Show nn decimal places).

c) La ventana Date format permite establecer el formato de despliegue de las fechas de

calendarios, perodos laborables, ordinales o de fabricacin incluidas en el informe. La
siguiente tabla describe el formato de cada tipo de fechas:

Formato de Fecha Descripcin

103
Calendar Dates Utiliza el formato DDMMMYY
Muestra el nmero de secuencia del perodo laboral que corresponde
Workperiods a las fechas de programacin prxima, tarda o reales. La secuencia
comienza en 1
Muestra un nmero secuencial para cada unidad de tiempo. Las
Ordinal Dates fechas ordinales incluyen los perodos no laborables y festivos. La
secuencia comienza en 1
Muestra un nmero de secuencia para cada semana consecutiva
Manufacturing Dates -comenzando en enero- e incluyendo el ao. Por ejemplo, la segunda
semana de 1996 se muestra como 96-02

d) Los ttulos de los cdigos de actividad aparecen en las filas del informe, a
continuacin de los valores de cdigos. La ventana Activity codes permite definir la
longitud de los ttulos (Title lenght) en un rango de 0 a 48 caracteres. Si el informe
contiene ms de una pgina horizontal, es posible imprimir los valores de cdigo en
cada pgina activando la opcin Repeat code value on all horizontal pages. Para
informes con datos subagrupados es posible definir una sangra (Indent subgroups
by nn spaces) para facilitar la lectura de los datos. La sangra puede definirse de 0 a
9 caracteres.

7.4.10.1. Resumen de datos

Los informes matriciales de actividades muestran solo un valor por cada celda del
informe. Esta valor resume los datos del total de actividades representadas por la
respectiva celda. Los mtodos de resumen utilizados son:

a) Calendarios. Si el proyecto emplea 1 calendario, las actividades resumidas son

asignadas al mismo calendario. Para proyectos con calendarios mltiples, es posible
definir un calendario para el resumen de datos utilizando el comando Calculate,
Summarization.

b) Restricciones temporales. Si las actividades resumidas tienen igual restriccin

temporal, esta fecha aparece en el informe. Si la restriccin se aplica solo a algunas
actividades o las fechas difieren, se despliega un * (asterisco) en la celda
correspondiente. Las fechas de restriccin incluyen comienzo y trmino prximo
y tardo, comienzo o trmino obligado y trmino esperado. Si todas las
actividades tienen restriccin se muestra una X en la celda.

c) Items de datos personalizados. P3 resume los tems de datos personalizados por

tipo de dato. Para datos de tipo numrico o de precisin (con decimales) P3 entrega
un valor total. Para datos de tipo alfanumrico P3 muestra un valor solo si existe una
actividad seleccionada o si todos los valores son iguales. En caso contrario, despliega
un * (asterisco).

d) Fechas. Para datos de tipo fecha, P3 resume el tem de acuerdo a su estado como
una fecha de comienzo o de trmino. En general, para tems de datos que
reflejan fechas de comienzo, el informe muestra la fecha menor; para fechas de
trmino, se utiliza la fecha mayor. Si se selecciona fechas reales de comienzo, reales
de trmino o reales las columnas muestran la fecha de comienzo real inferior y la
fecha de trmino real superior (estas fechas se dejan en blanco si no hay
actividades comenzadas o terminadas, respectivamente). Para totales, en las
columnas o filas aparecen las fechas menores o mayores, segn el caso.

Para fechas suspendidas y reanudadas, la fecha de suspensin aparece en el informe

solo si la mayor fecha de suspensin es inferior a la fecha de reinicio resumida. En
caso contrario, la celda aparece en blanco. Las fechas de reanudacin

104
 aparecen solamente si la menor fecha de reanudacin es posterior a la fecha de
suspensin resumida. Para informes que muestran fechas de suspensin, en el
informe aparece la mayor fecha de suspensin. Para informes que muestran fechas de
reanudacin, en el informe aparece la menor fecha de de reanudacin.

e) Duraciones. Para actividades no comenzadas, las duraciones original y restante

corresponden la nmero de perodos laborables existente entre la menor fecha
ms prxima de comienzo y la mayor fecha ms tarda de trmino, aplicando el
calendario de la actividad.

Si las actividades resumidas tienen una fecha real de comienzo, P3 calcula la duracin
original desde la fecha real de comienzo hasta la mayor fecha ms prxima
de trmino. La duracin restante es calculada desde la menor fecha interna
ms prxima de comienzo hasta la mayor fecha ms prxima de trmino. P3 realiza
un seguimiento de la fecha ms prxima de comienzo de cada actividad (an cuando
la actividad tenga una fecha de comienzo real), la cual es denominada como fecha
interna.

Si las actividades resumidas se han completado, P3 calcula la duracin original como

la diferencia entre la fecha real de comienzo y la fecha real de trmino. La duracin
restante es cero.

En estos clculos P3 considera los perodos no laborables. Sin embargo, si las

actividades estn asignadas a calendarios diferentes, P3 emplea un calendario
continuo a menos que se defina un calendario especfico (mediante el comando
Calculate, Summarization).

Si el informe se efecta sobre duraciones reales, P3 calcula los datos segn

Earliest Actual Start - Data Date Para actividades sin fecha de

trmino real

Earliest Actual Start - Latest Actual Finish Todas las actividades deben tener
una fecha de trmino real.

f) Holgura. La holgura total de actividades resumidas puede estar basada en las

fecha de comienzo, de trmino o en la ms crtica. Estas opciones se definen en el
cuadro de dilogo de opciones de clculo de programacin y nivelacin. Si se escoge
la opcin de fechas de comienzo (start dates) y todas las actividades estn asignadas
al mismo calendario, P3 calcula la holgura total como la diferencia entre la menor
fecha tarda de comienzo y la menor fecha prxima de comienzo. Para la opcin de
fechas de trmino (finish dates), P3 emplea la mayor fecha ms tarda de trmino y
la mayor fecha ms prxima de comienzo. La opcin de holgura ms crtica (most-
critical float) es la menor holgura total encontrada entre las actividades del grupo
resumido.

Si las actividades no estn asignadas al mismo calendario, la holgura total se define

como la diferencia entre la menor fecha ms tarda de comienzo (o trmino ms
tardo) y la menor fecha ms prxima de trmino (o trmino ms tardo), utilizando
para ello el calendario especificado mediante el comando Calculate, Summarization.

g) Restricciones especiale. P3 resume las actividades agrupadas (hammocks) y las

restricciones de holgura libre cero (zero-free-float constraint) y de holgura total cero
(zero-total-float constraint) contabilizando el nmero de este tipo de restricciones
dentro del grupo resumido.

105
h) Progreso. El avance o progreso de un proyecto de un informe resumido puede
basarse en la duracin de las actividades, el uso de recursos o en los costos incurridos
a la fecha. Para definir el mtodo de clculo de del porcentaje completado se utiliza el
comando Calculate, Summarization. La forma ms simple de clculo emplea la
duracin para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las
actividades con su duracin original.

Para cada grupo de actividades P3 utiliza la siguiente proporcin:

{( Original Duration - Remaining Duration ) / Original Duration } * 100

Las unidades de recursos y los costos entregan una medicin ms precisa del progreso
de actividades resumidas. Si el proyecto tiene un alto empleo de mano de obra, es
mejor utilizar el mtodo del uso de recursos. Para proyectos que incluyen mano de
obra y materiales es ms apropiado el mtodo de costos, ya que P3 no distingue entre
las diferentes unidades de medida de los recursos.

Ambos mtodos calculan el porcentaje completado para cada grupo de actividades

resumido segn:

{ Earned Value / Budget} * 100

P3 calcula el valor ganado (earned value) como el porcentaje del recurso utilizado en
relacin a lo presupuestado. Si no existe un porcentaje completado para el recurso, P3
usa el porcentaje completado programado para la actividad. Es posible calcular el
valor ganado a partir de lo presupuestado tanto en el proyecto activo como en el
proyecto original, la cual se define utilizando el comando Calculate, Earned Value.

P3 calcula el porcentaje completado para el recurso de acuerdo a las

siguientes ecuaciones:

Si Budgeted Cost = 0, entonces

Resource percent complete = Earned Value Quantity (EVQ) / Budget Quantity

Si Budgeted Cost 0, entonces

Resource percent complete = Earned Value Cost (EVC) / Budget Cost

donde EVQ = Budget Quantity * Percent Complete

EVC = Budget Cost * Percent Complete

P3 calcula el porcentaje completado del recurso si al menos una actividad del resumen
tiene este atributo. En caso contrario, el dato se deja en blanco.

i) Cantidades y costos. P3 determina el valor resumido de los tems de datos que

describen cantidades y costos por medio de la suma de valores de varios tems,
incluyendo la cantidad o el costo presupuestado, a la fecha, del perodo, para
completar y al completar, las unidades por perodo de tiempo y las variaciones de
cantidades y costos. P3 tambin suma los tems de datos que contabilizan el nmero
de tems, tales como el nmero de actividades o recursos. El informe puede desplegar
hasta 100 recursos y cuentas de costos combinados asignados por actividad.

j) Casos especiales. Algunos tems de datos no pueden ser resumidos. En tales casos,
si las actividades de una celda tienen diferentes valores para estos datos, el

106
 informe muestra un * (asterisco). El dato aparece solamente si existe una actividad
seleccionada en la celda. Los datos que no pueden ser resumidos son: identificador de
actividad, descripcin de actividad, holgura libre, cdigos de actividad, cdigos WBS,
ttulos WBS.

k) Casos especiales para recursos y costo. Ciertos datos de recursos y costos no

pueden ser resumidos. En tales casos, si las actividades de una celda tienen diferentes
valores para estos datos, el informe muestra un * (asterisco). El valor aparece
solamente si existe un recurso seleccionado o todos los recursos son iguales. Los
datos que no pueden ser resumidos son: cuenta de costos (11 caracteres), cuenta
de costos (12 caracteres), categora de cuenta de costos, conjunto de
actividades controladas (driving flag), curva de distribucin, duracin del recurso,
recurso, recurso agrupado (resource flag), unidad de medida del recurso.

l) Datos originales, comparativos y variacione. Cada tem de datos original

(target data), comparativo (comparison data) o variaciones (variances) puede ser
clasificado como un tem de datos de fecha o de duracin.

7.4.11. Informes matriciales de Recursos y Costos

Los informes matriciales de recursos y costos (Resource Matrix Reports) presentan

informacin de cantidades y/o costos en formato de hoja de clculo. La matriz contiene los
tems de datos seleccionados para el informe, un cdigo de actividad para agrupar filas y una
seleccin de recursos y/o costos para la organizacin de columnas.

La informacin incluida en este informe depende de los valores definidos para los cdigos en
el diccionario de cdigos de actividad y de los recursos y cuentas de costos definidos en los
respectivos diccionarios. Los recursos y cuentas de costos definidos en el proyecto estn
disponibles como opciones para las columnas de los informes matriciales. La mayora de las
opciones disponibles para este tipo de informe se encuentran en los informes matriciales de
actividades.

El cuadro de dilogo de informes matriciales de recursos y costos posee una ventana

superior izquierda que permite seleccionar las opciones de contenido (Content), formato
(Format), ordenamiento (Sort) o seleccin de actividades (Selection).

La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en el informe, junto con los cdigos de
actividad empleados para agrupar filas. Es posible ingresar un cdigo para subagrupar filas.

a) Es posible escoger hasta 4 tems de datos de recursos y/o costos para incluir en las
celdas del informe matricial por medio de la ventana Report on data items. Por
defecto P3 proporciona utiliza la cantidad presupuestada como tem de datos.

b) La ventana Header permite definir los valores a incluir en cada columna del informe
matricial. Es posible definir hasta 25 columnas -sealando el orden de aparicin- e
ingresar ttulos para las filas y columnas del informe. Es posible insertar (+) y borrar
columnas (-).

La siguiente tabla describe los campos de la ventana de encabezamiento:

Campo Descripcin

107
 Describe el tem de datos y los recursos o cuentas de costos
Header seleccionados para el informe. Este encabezamiento aparece en el
centro del informe, sobre los ttulos de las columnas
Definen los ttulos para las filas agrupadas y subagrupadas. La
Line 1 title/ Line 2 title
longitud del ttulo queda determinada por el valor de ancho de campo
especificado en la opcin de formato
Resource/ Cost Define los recursos y las cuentas de costos que aparecen en las
Account columnas del informe

La opcin de formato permite personalizar la presentacin del informe. Es posible

definir los anchos de campo y de pgina, desplegar totales por filas o columnas y
establecer el formato de fechas y cifras. Por defecto P3 despliega 8 columnas por
pgina.

c) La opcin Show detailed activities permite mostrar las actividades en forma detallada.
Es posible escoger el nmero de lneas en blanco (Number of skipped lines) a dejar
entre cada grupo, variable de 0 a 9 lneas.

7.4.12. Informes Personalizados

Primavera entrega una amplia variedad de tipos de informes predefinidos que presentan la
informacin del proyecto en diferentes puntos de vista. Cada uno de esos informes est
diseado para proporcionar informacin relevante del proyecto en una presentacin de fcil
entendimiento.

Para obtener informes que contengan la informacin requerida por el usuario (en trminos de
contenido y presentacin), P3 tiene una opcin de escritura de informes personalizados
(Report Writer Reports) mediante la cual es posible definir los datos y ttulos precisos
requeridos para cada columna. Adicionalmente, P3 proporciona un programa llamado
ReportSmith que permite crear informes a partir de archivos de proyectos.

El cuadro de dilogo de informes personalizados posee una ventana superior izquierda que
permite seleccionar las opciones de aritmtica (Arithmetic), encabezamiento (Heading),
formato (Format), seleccin de actividades (Selection), contenido (Content) o seleccin de
recursos (Resource Selection).

La opcin de contenido define los datos a ser incluidos en las columnas del informe, junto con
la secuencia en que ellas aparecern:

a) La ventana Specifications permite definir hasta 99 columnas -sealando el orden de

aparicin-, controlar el ancho de la columna y definir el contenido y estilo
del encabezamiento de la columna. P3 proporciona una extensa lista de tems
de datos seleccionables. Para una mejor visualizacin, los tems de datos aparecen
clasificados. Los grupos de datos seleccionables se describen en la siguiente tabla:

Grupo Contenido
Muestra el identificador y descripcin de la actividad, fechas de
comienzo y trmino prximas, tardas y reales, duraciones, cdigos
Activity data de actividad y WBS. Para visualizar fechas apiladas se escoge DE
(Early Dates), LD (Late Dates) o AD (Actual Dates). Se usa NACT
(nmero de actividades) para datos resumidos
Constraints Contiene fechas de restricciones temporales. Las restricciones
de duracin u holgura utilizan un 1 (asignado) un 0 (no
asignado). Se usa CON (existencia de restriccin) para imprimir una
X cuando existe una restriccin. De lo contrario, la columna queda en

108
 blanco
Resource/ cost data Muestra los datos de recursos, cuentas de costos, cantidad y
costos presupuestados, variaciones de costos y otros. Se usa NRES
(nmero de recursos) para datos resumidos
Target data Proporciona datos del proyecto meta (target project)
Muestra datos comparativos de programacin entre el proyecto
Comparison data
activo (current schedule) y el proyecto meta (target schedule). Los
datos aparecen apilados uno sobre otro en la misma columna
Muestra las variaciones o diferencias entre la programacin del
Variances proyecto activo (current schedule) y el proyecto meta (target
schedule)
Muestra las fechas de comienzo de proyecto y subproyecto (SD), la
Global data fecha de control (DD) o de trmino del proyecto (FD). Estas opciones
pueden usarse para crear frmulas con la opcin de aritmtica

Una vez seleccionados los datos contenidos en el informe, es posible ajustar el ancho y
la alineacin de la columna, definir el nmero de decimales y personalizar
otras caractersticas de la columna. La tabla siguiente describe los campos usados
para definir el formato de las columnas del informe:

Campo Descripcin
Permite modificar el ttulo de cada lnea. P3 utiliza un ttulo estndar
Line 1/2/3 title
para cada tem de datos
P3 establece el ancho de la columna en un valor suficiente para
Field width desplegar el dato contenido. Es posible modificar el nmero de
caracteres del ancho de campo
Controla el nmero de decimales para los valores numricos del
Decimal
informe
Determina si los datos de la columna estn centrados (centered) o
Align
alineados verticalmente a izquierda (left) o derecha (right)
Controla si un texto descriptivo contina en las lneas siguientes
Wrap
por falta de espacio. Acepta los valores Yes o No
Muestra un total al final de cada columna. Es aplicable a columnas
Total
con datos numricos. Acepta los valores Yes o No

Es posible insertar (+) y borrar columnas (-). Es posible insertar una columna en
blanco digitando BLNK.

b) Es posible crear tems de datos propios utilizando variables temporales. Las

variables temporales (temporary variables) son tems de datos definidos por el
usuario que contienen informacin resultante de un clculo aritmtico producido en
la opcin de aritmtica. Estas variables se identifican con el signo & (ampersand)
seguido de 1 a 3 caracteres. Los datos as obtenidos son impresos en el informe pero
no quedan grabados en la base de datos del proyecto.

Las columnas con variables temporales pueden ser personalizadas de igual forma que
el resto de las columnas. Es posible mostrar totales para variables temporales en
lugar de imprimir un total de todos los valores presentes en la columna. Para ello se
escoge la opcin YES para la totalizacin en la columna y la variable temporal se
identifica con 2 signos & en lugar de uno.

La opcin de formato permite definir el ancho del informe, el formato de fechas, la

agrupacin y el resumen de datos, imprimir subtotales, imprimir notas o comentarios y
ordenar actividades.

109
a) Los campos Skip page on y Skip line on permiten agrupar actividades por cdigo de
actividad, cdigo de identificacin de actividad, cdigos combinados, recursos,
cuentas de costos y categoras de cuentas de costos. Agrupar permite organizar el
informe para enfocarlo a determinadas personas. Para obtener un subtotal para cada
grupo se debe activar la opcin Subtotal. Cada vez que cambia el valor dentro de
una clasificacin, comienza un nuevo grupo de datos en la lnea o en la pgina
siguiente, de acuerdo a lo seleccionado. Cuando se agrupa por recursos, cuenta de
costos o categora de costos, P3 imprime el ttulo y la cuenta o categora de costos, o
el nombre y el ttulo del recurso. Si se agrupa por recursos, P3 incluye cada actividad
que usa el recurso en el respectivo grupo. En el informe se incluye todos los recursos,
a menos que se utilice la opcin de seleccin de recursos.

b) El campo Subtotal on permite agrupar y subtotalizar actividades por cdigo

de identificacin o de actividad, cdigos combinados, recursos, cuentas de
costos o categoras de costos.

c) La ventana Activity Resource/Cost Data permite seleccionar entre un informe

detallado (Detail) o uno resumido (Summarize). Si se escoge un informe detallado, se
obtienen las cantidades y costos para cada recurso, junto con su costo
presupuestado. Un informe resumido produce una totalizacin a nivel de actividad
para cada dato de cantidad o costos del informe. Si se define los recursos o cuentas
de costos como una columna, stos datos aparecen solamente si son aplicables a
todas las actividades presentes en el resumen. De lo contrario, el informe utiliza
un * (asterisco).

Para obtener subtotales para cada actividad en un informe detallado con informacin
de recursos y costos se debe activar la opcin Subtotal each activity. Para los tems de
datos que no pueden ser resumidos se imprime un * (asterisco) la respectiva columna.
Si existe un nico valor para todos los tems en el grupo, P3 imprime ese valor. De lo
contrario, el informe utiliza un * (asterisco).

d) Es posible definir hasta 3 lneas de ttulo para cada columna (Number of lines in the
column title) del informe. Para unir los ttulos en una sola lnea se debe ingresar un
signo \ (back slash) antes del texto de las lneas 2 3 (debe tenerse cuidado con el
ancho de la columna respectiva).

e) La opcin Skip a line after each row permite dejar una lnea en blanco entre cada
lnea, mejorando la presentacin y legibilidad del informe.

f) Mediante los campos Starting LOG record for ... y Ending LOG record for ... es posible
imprimir hasta 99 registros de notas y comentarios. Es necesario reservar una
columna para este tem. Para ello se agrega una columna (en el cuadro de dilogo de
contenido) y se escoge MEM como tem de datos. Es posible definir la
continuidad del texto a imprimir (text wrapping). Se imprime solamente las notas
que no hayan sido definidas como reservadas u ocultas en las respectivas actividades
en el formulario de notas (Log form).

g) El campo Summarize on resume los datos por cdigo de actividad, cdigo

identificador de actividad, cdigos combinados, recursos, cuentas de costos o
categora de costos. Para cada valor de cdigo, recurso o cuenta de costos, P3
resume la informacin del informe segn las columnas que hayan sido seleccionadas.
El resumen se efecta de igual modo que en los informes matriciales.

h) El campo Calendar type permite seleccionar el formato de fechas del informe. Las
fechas a utilizar pueden provenir de calendarios, perodos laborables, ordinales o

110
 fechas de fabricacin.

i) El campo Report width permite controlar el ancho de pgina del informe. Si el ancho
del informe es igual o menor que el ancho seleccionado, P3 imprime todas las
columnas en una pgina horizontal. Si el ancho es mayor que el seleccionado,
las columnas continan en la lnea siguiente. Si se escoge Auto P3 imprime el
informe utilizando el ancho correspondiente a las columnas propias del informe (este
dato se entrega en la opcin de contenido).

La opcin de encabezamiento permite personalizar los ttulos del informe. La ventana

Headings puede contener hasta 6 lneas de texto y otros datos del proyecto tales como su
nombre, nmero o versin, fechas de comienzo, control y trmino. Es posible definir la
ubicacin de estos datos (Header) sealando la fila de posicionamiento (Row) y la
alineacin (Align). La siguiente table describe las opciones para el encabezamiento:

Columna Descripcin
Las 6 primeras lneas definen el encabezamiento del informe. P3
Header incorpora los restantes datos (nombre y verisn del proyecto, etc.) si
stos han sido definidos
Row Seala la ubicacin de la fila en el informe
S eala el tipo de alineacin del encabezamiento. Este puede ser
centrado (centered), a la izquierda (left) o a la derecha (right). Es
Align posible definir la columna de inicio de cada fila ingresando un
nmero de columna. Si se define varias lneas de texto en una misma
fila debe asegurarse que el texto no se sobreponga con otro

La opcin de aritmtica permite definir clculos para obtener datos propios. Estos datos no se
incorporan a la base de datos del proyecto (para ello debe emplearse el comando
Calculate, Global Change). Esta opcin permite definir hasta 20 conjuntos de sentencias
lgicas If:Then:Else (la ventana despliega solamente 4 conjuntos).

La tabla siguiente describe cada columna para la definicin de las sentencias lgicas:

Columna Descripcin
Describe el tem de datos principal en la expresin lgica. P3 muestra
una extensa lista de tems de datos seleccionables. El botn
Item
derecho del mouse permite desplegar las clasificaciones
disponibles
Permite establecer un criterio lgico. Se puede utilizar EQ (igual a),
EN (desigual), GT (mayor que), LT (menor que), CN (texto contenido
Code
en la cadena de caracteres), SN (texto no contenido en la cadena de
caracteres)
Identifica el valor del tem de datos ingresado en la columna Item.
Item/Value El botn derecho del mouse muestra los valores disponibles para le
tem de datos
Realiza el clculo aritmtico empleando alguno de los
Op (operator) siguientes operadores: * (multiplicacin), + (suma, / (divisin), -
(resta), & (encadenamiento de texto)
Identifica el tem de datos o el valor usado por P3 para efectuar el
Item/Value clculo aritmtico o el encadenamiemnto de texto. Las opciones
vlidas corresponden a las de la columna Item/Value anterior

La sentencia If: define la condicin bajo la cual ciertos eventos debern ocurrir. La sentencia
Then: da inicio a la accinque desea ejecutarse. En esta sentencia es posible emplear una

111
variable temporal. La condicin Else: establece la accin que debe realizarse si la condicin de
la sentencia If: no se cumple. A continuacin se sealan algunas reglas generales
aplicables a las sentencias If:Then:Else:

a) Si se define una sentencia If:, deber definirse una sentencia Then:. Las sentencias
If: son opcionales, pero deber definirse al menos una sentencia Then:

b) Es posible crea una sentencia Then: sin necesidad de definir una sentencia If:. P3
aplica la operacin a todas las actividades.

c) No es posible crear una sentencia Else: en forma aislada.

d) Es posible emplear espacios en blanco en las columnas Data Item o Value. El espacio
en blanco se define entre comillas.

e) A la izquierda de una sentencia Else: no puede ingresarse un tem de datos de

actividades si a la derecha de una sentencia If: se ha ingresado un tem de datos de
recursos.

f) El conjunto mximo de sentencias lgicas es 20.

La tabla siguiente describe los clculos vlidos y los resultados obtenidos con los
operadores definidos:

Operador Clculo
Entero + Entero = Entero
Addition
Entero + Fecha = Fecha
Subtraction
Si se restan dos fechas, el resultado es la diferencia Fecha - Fecha = Entero
de perodos laborables. Si no hay calendario definido, Entero - Entero = Entero
se aplica un calendario contnuo de 7 das y 24 Fecha - Entero = Fecha
horas/da
Multiplication/ Division Entero * Entero = Entero

Concatenation
Entero / Entero = Entero
Se emplea el smbolo & como un operador para
Item/Value & Item/Value
encadenar o juntar caracteres o texto en una cadena
de caracteres

A continuacin se sealan algunas reglas generales aplicables al encadenamiento de

caracteres:

a) P3 no elimina los caracteres en blanco. Para ello debe emplearse una funcin especial.

b) P3 no elimina los caracteres en blanco ingresados en cadenas de caracteres. El espacio

en blanco se define entre comillas.

c) P3 no elimina los caracteres en blanco de las variables temporales definidas

como funciones o cadenas de caracteres.

d) P3 nunca elimina los caracteres en blanco iniciales durante el proceso

de encadenamiento. Para ello debe emplearse una funcin especial.

7.4.12.1. Funciones especiales

P3 proporciona algunas funciones especiales que permiten operar con datos de tipo texto
(cadenas de caracteres) o de tipo fecha. La siguiente tabla describe estas funciones:

112
 Funcin Objetivo
RIGHT(item,x) Extrae x caracteres, comenzando por el ltimo caracter

LEFT(item,x) Extrae x caracteres, comenzando por el primer caracter

Elimina los espacios en blanco al final de la cadena de caracteres right
RTRIM(x)
trim
Elimina los espacios en blanco al inicio de la cadena de caracteres left
LTRIM(x)
trim
SUBSTR(item,x,y Extrae y caracteres, comenzando por la posicin x de la cadena de
) caracteres
Entrega el da de la semana correspondiente a la fecha dada,
DAY(date)
abreviado con 3 caracteres MON, TUE, etc.)
DATE() Entrega la fecha actual del sistema
Convierte una fecha en una cadena de caracteres, empleando el formato
STDATE(date)
DDMMMYY
Asigna ttulo a una actividad de acuerdo al valor del item especificado.
Los formatos vlidos son:
TTL(item) TTL (ACC) cuenta de costos de 11 caracteres TTL (ACX) cuenta de costos
de 12 caracteres TTL (CAT)
TTL (RES) TTL (code)

La opcin de seleccin de recursos permite limitar los recursos o cuentas de costos incluidos
en las columnas del informe. Esta opcin permite seleccionar y limitar las actividades en
informes agrupados por recurso, cuenta de costos o categoras de costos.

Para informes organizados por actividad se emplea la opcin de seleccin de actividades. Para
informes organizados por actividad P3 imprime todos los recursos para cada actividad
del informe. En cambio, para informes organizados por recursos (o costos), P3 imprime
solamente aquellas actividades que tienen asignados los recursos considerados en el informe.

7.4.13. Informes Grficos Temporales

P3 proporciona herramientas para producir cartas grficas y diagramas lgicos temporales

similares a los desplegados en pantalla. Los informes grficos temporales ( Timescale
Graphics) permiten personalizar este tipo de presentaciones grficas. Las opciones y
caractersticas no descritas en esta seccin se trabajan igual que en el caso de despliegue
grfico en pantalla. Aunque la mayora de las opciones de los grficos temporales son
similares a las de despliegue de cartas grficas, los correspondientes cuadros de dilogo
pueden diferir entre ambas opciones.

7.4.13.1. Creacin de una tabla de actividades multilnea

La tabla de actividades de la carta grfica desplegada en pantalla muestra solamente una
actividad por fila. Es posible crear una tabla de actividades capaz de mostrar hasta 6 lneas
para visualizar una carta grfica que apila tales actividades. Esta opcin se define en la
ventana Specifications. El nmero de secuencia (Seq #) establece el orden de aparicin de
los datos en las lneas de la tabla de actividad (Tabular Activity Data). Es posible definir la
longitud del identificador y del ttulo de la actividad.

7.4.13.2. Despliegue de datos de recursos y costos

Para ver datos detallados de recursos y costos en la tabla de actividades de la carta grfica es
posible definir los recursos (ventana Resource) y las cuentas de costos (ventana Cost
account). De lo contrario, P3 resume los datos de recursos y costos para todos los recursos
asignados a la actividad. Es posible definir el nmero de decimales (decimals) a considerar en

113
los datos y un factor de escala (Divide by) para facilitar el manejo de cifras altas.

7.4.13.3. Despliegue de lmites de barras grficas

Para cartas grficas es posible personalizar la forma y el color de los lmites (endpoints) de
las barras grficas. En los grficos impresos estos lmites tienen forma definida
(tringulo en el punto inicial y tringulo invertido en el punto final) y pueden imprimirse u
ocultarse (opcin Start/finish triangles de la ventana Bar data en la opcin de
contenido). Los lmites no aparecen en hitos (milestones), conjunto de actividades (flags),
barras resumidas o para barras de programacin original (target schedule).

7.4.13.4. Combinacin de cartas grficas con grficos de recursos y costos

Es posible desplegar un grfico sobre una carta grfica de barras mediante las opciones
Overlay y Squeeze. La opcin de sobreposicin (Overlay resource/cost graphic RC -) permite
colocar un grficos sobre toda el rea de la carta grfica, aprovechando la escala de tiempo
de sta. La opcin de compartir (Squeeze resource/cost graphic RC -) coloca el grfico bajo el
rea de la carta grfica.

Si la carta grfica incluye una tabla de actividades, P3 ajusta el tamao del grfico para dejar
espacio a la ubicacin de valores en el eje Y. P3 siempre omite el cuadro de ttulos y las
lneas de reticulado (sight lines) del grfico, y mantiene las lneas de reticulado de la grfica
de barras. El cuadro de revisin (revision block) de la carta grfica es reemplazado
con la leyenda del grfico. Si en el grfico se muestran barras apiladas, el espacio para la
leyenda puede hacerse insuficiente para describir todos los recursos (para hojas de formato
pequeo la leyenda permite detallar hasta 6 recursos).

La escala de tiempo del grfico utiliza las fechas de inicio y final de la carta grfica. Sin
embargo, los intervalos de tiempo de ambas escalas pueden ser diferentes. Es conveniente
ajustar ambos intervalos empleando la opcin Date. La orientacin del grfico siempre
coincide con la orientacin (impresin vertical u horizontal) definida para la carta
grfica.

7.4.13.5. Lneas de relaciones lgicas

Para diagramas lgicos temporales es posible definir la impresin de lneas de relaciones
lgicas mediante el campo Relationships Draw de opcin de contenido. Es posible
seleccionar para despliegue todas las relaciones lgicas (all), ninguna (No) o solamente las
relaciones controladas (driving relationships). Una relacin controlada ocurre cuando
una actividad controla las fechas programadas prximas de sus sucesoras. Los formularios
de actividades predecesoras y sucesoras indican las relacionadas controladas mediante un *
(asterisco) en la columna del relaciones lgicas (Rel column). P3 dibuja las lneas de
relaciones lgicas de igual forma que en la carta grfica. Si las actividades estn muy
cercanas, las lneas pueden aparecer en un lugar diferente de la barra grfica de actividad.

7.4.13.6. Conectores
Es posible emplear conectores para reemplazar actividades en los diagramas lgicos
temporales. Debido a la escala temporal utilizada, algunas actividades predecesoras o
sucesoras pueden no aparecer en el diagrama. As, algunas actividades aparecern con
relaciones lgicas perdidas. Al seleccionar Connectors to excluded activities de la opcin de
contenido P3 imprime un conector para las actividades excludas del diagrama. Este conector
es un octgono alargado, rotulado con el identificador de actividad y una descricpcin
parcial de sta. Dentro del conector P3 imprime el nmero de la hoja donde se encuentra la
actividad excluda.

7.4.13.7. Escalas de tiempo

Adems de la escala temporal estndar (de calendario), es posible utilizar grficos con escala
temporal con fechas ordinales, semanas de fabricacin o aos fiscales
seleccionndola en el campo Display de la opcin de fecha. Los diferentes formatos se

114
describen en la tabla siguiente:

Formato Descripcin
Muestra das, semanas, meses y aos, dependiendo de la unidad
Calendar dates
de tiempo y el espacio disponible
Muestra un nmero secuencial para cada unidad de tiempo definida
en la carta grfica. El botn derecho del mouse permite seleccionar
Ordinal
una unidad de tiempo (horas, das, semanas, meses o aos) igual
o mayor que la unidad de planificacin del proyecto
Despliega un nmero para cada semana en forma consecutiva,
Manufacturing
comenzando en enero
Es posible definir un ao fiscal para un formato de calendario y
para la escala de tiempo de semanas de fabricacin. Debe
Fiscal Years
activarse la opcin Show fiscal years y seleccionar un mes de
comienzo en el campo Start month

Al definir un grfico temporal, P3 utiliza una escala temporal con formato de calendario por
defecto. La unidad de tiempo de la escala (das, semanas y meses) est determinada por el
espacio horizontal disponible de acuerdo a las fechas de inicio y fin de la escala de tiempo. El
espacio horizontal est determinado por el nmero de hojas horizontales, el tamao de la
tabla de actividades y el tamao de la letra en la escala temporal.

Si hay suficiente espacio disponible, la escala temporal puede mostrar una combinacin de
hasta 3 unidades de tiempo (horas, das, semanas, meses y aos).

Es posible controlar la presentacin de las unidades de la escala temporal modificando las

fechas de inicio y fin, el tamao de la tabla de actividades (para cartas con grficas de
barras) y el nmero de hojas horizontales. Otra alternativa consiste en utilizar el campo
Minimum time interval para definir la unidad mnima a utilizar en la escala temporal. Esta
opcin est en blanco para permitir la mejor combinacin posible de acuerdo al espacio
disponible. Es aconsejable visualizar el grfico a imprimir y luego definir la unidad mnima, si
es necesario. Para ocultar una unidad de tiempo es preciso seleccionar una unidad mayor.

7.4.13.8. Fechas Calendario

Para los diagramas lgicos temporales es posible desplegar las fechas en las barras grficas
activando la opcin Display calendar dates on bars. P3 muestra las fechas de comienzo y
trmino de la actividad usando un formato DDMMM.

Las fechas aparecen sobre o dentro de la barra, dependiendo de los datos mostrados. Si se
muestra el identificador de actividad, la duracin restante o la holgura total (segn se haya
definido en la opcin de contenido) las fechas aparecen dentro de la barra. Si estos datos
estn ocultos, las fechas aparecen sobre la barra. Si la barra de actividad es muy corta o la
relacin lgica es del tipo fin-fin las fechas mostradas pueden presentarse abreviadas o en
ngulo (si el espacio es insuficiente, el mes es truncado para las fechas al interior de la
barra).

Si se muestra el progreso o avance de cada actividad, las fechas al interior de la barra sern
sobrepuestas. Para mostrar las fechas de hitos (milestones), un conjunto de
actividades (flags) o actividades con duracin cero, es preciso ocultar el identificador de
actividad, la duracin restante y la holgura total, de modo que P3 muestre las fechas
respectivas (de otro modo, no cabran dentro del respectivo smbolo).

7.4.13.9. Saltos de pgina

Es posible crear saltos de pgina utilizando el campo Start new page on de la opcin de
formato. P3 comienza una nueva pgina cada vez que cambia el cdigo de actividad
seleccionado, e imprime el ttulo del cdigo al comienzo de cada hoja. La opcin Size permite

115
definir el tamao de letra para el ttulo.

7.4.13.10. Conexin de barras individuales

Al igual que en la carta grfica, es posible resumir las actividades de un grfico de barras. P3
entrega iguales opciones de despliegue para barras individuales o resumidas. En el grfico de
barras es posible conectar las barras de actividades (Connect bars with) con 1 2 lneas,
empleando la opcin de formato.

7.4.13.11. Ubicacin de Barras de Actividad

La carta grfica siempre muestra una actividad por fila. En un diagrama lgico temporal es
posible producir un diagrama ms compacto ubicando actividades relacionadas en forma
contnua en una misma fila. Para ello se utiliza la opcin End-to-end en el campo Placement
de la opcin de formato. Debido a que las actividades aparecen juntas, P3 puede truncar la
descripcin de la actividad. De acuerdo al espacio disponible, P3 puede disminuir el tamao
del identificador de actividad, ubicarlo en ngulo o suprimirlo.

Si se utiliza la ubicacin estndar, P3 aplica el ordenamiento jerrquico de actividades. Las

actividades que no estn situadas en forma contnua aparecen lo ms cerca posible para
ahorrar espacio. P3 ubica una actividad en la misma fila de su predecesor solamente si hay
espacio suficiente considerando la longitud de la barra, el texto y las lneas de relaciones.
Con una ubicacin contnua, P3 ubica las actividades por sus relaciones controladas. Es
posible ubicar las actividades segn un cdigo de actividad. La opcin Skip description if ...
permite suprimir la descripcin si el espacio disponible es insuficiente para imprimir un
nmero mnimo de caracteres (... characters appear). La opcin Break chain if ... permite
separar de la ubicacin contnua cualquier actividad en la cual no se pueda desplegar un
nmero mnimo de caracteres. Es decir, P3 ubica esta actividad en una lnea independiente
para poder imprimir su descripcin.

7.4.13.12. Ubicacin de Actividades

En un diagrama lgico temporal es posible ubicar las actividades en una fila hoja
determinada. La opcin Custom placement permite crear un archivo que contiene una lista de
actividades y su hoja y nmero de lnea asociado. Esta opcin se sobrepone a las
agrupaciones, saltos de pgina y ubicacin contnua de actividades, y ubica una actividad por
fila. Por defecto P3 utiliza el archivo LAYOUT.TSL. Con esta opcin P3 no modifica el texto de
las barras de actividades. Si un ttulo se despliega en 2 lneas, este formato seguir
emplendose an cuando -al reubicar la actividad- exista espacio suficiente para ubicar el
texto en 1 lnea.

7.4.13.13. Ubicacin de Ttulos

Al agrupar actividades por cdigo de actividad, es posible ubicar el ttulo del grupo sobre y
hacia la izquierda del grupo de actividades o en la tabla de actividades. La opcin se define en
el campo Group titles in de la opcin de formato. P3 trunca el ttulo si ste no cabe en la tabla
de actividades.

7.4.13.14. Orientacin de la Impresin

El campo Orientation de la opcin de formato permite seleccionar la orientacin de la
impresin en formato portarretrato (Portrait) o apaisado (Landscape). En la orientacin
portarretrato (la vertical es mayor que la horizontal) se dispone de mayor espacio para las
actividades, pero menor espacio para las barras de actividades y la escala temporal. En la
orientacin apaisada (la horizontal es mayor que la vertical) se dispone de mayor espacio
para las barras de actividades y la escala temporal. Por defecto P3 utiliza esta orientacin.

7.4.13.15. Seleccin de Colores

La opcin de lapicera (Pen option) permite personalizar el color de algunos elementos
grficos. Si se est empleando un graficador (plotter) de varias lapiceras o una impresora a

116
color es posible definir diversos colores (el nmero 1 corresponde a Negro; el nmero 2 es
Rojo; el nmero 3 es Azul). Si se dispone de un graficador de 1 lapicera, P3 solicitar el
cambio de lapicera durante la impresin. Para ocultar un tem (no imprimirlo) se selecciona el
nmero 0.

La ventana Elements de esta opcin despliega los siguientes tems:

a) Critical highlightin. P3 colorea el vrtice interior de una barra de actividad crtica

con el color de la lapicera definida (Pen Number). Es posible colorear la barra
completa (Fill Bar) aplicando la opcin deseada (se despliega con el botn derecho del
mouse).

b) Progress highlighting. Si se muestra el progreso basado en el estado de la

actividad, es posible seleccionar una lapicera para colorear la barra de progreso.
El progreso se puede mostrar coloreando la barra completa o solamente el centro.
Estas opciones se despliegan con el botn derecho del mouse.

c) Bar outlines/Texts on bar. El texto de una barra de actividad incluye el

identificador de actividad y el ttulo para actividades no crticas. Es conveniente
seleccionar un color diferente para las notas y comentarios.

d) Late date bars/Targe bars/Current finish indicator. Las barras de fechas tardas
aparecen como barras sombreadas, donde tanto las barras de fechas prximas como
tardas aparecen en la misma grfica. Ocultando la barra de fechas prximas la barra
de fechas tardas aparecer en un diseo slido. Las barras originales (target bars)
aparecen como un diseo slido bajo la barras de actividades cuando se imprime las
programaciones original y actual. Si se imprime solamente la programacin original
(target schedule), tambin aparece la fecha de trmino de la actividad. El indicador de
trmino actual es sealado por un tringulo invertido.

e) Activity logs/Background/data date/Activity code titles. Es posible definir la

lapicera para las notas de actividades, datos de fondo, la lnea de la fecha de control
y los ttulos de cdigos. Los datos de fondo ( Background) corresponden a la
columna de datos de actividad, el cuadro de ttulo, leyenda, bordes, escala de tiempo,
lnea de fecha de control y lneas de reticulado. Los ttulos de cdigos aparecen
automticamente si se agrupa, resume o salta de pgina por cdigo de actividad.

7.4.13.16. Resaltando por cdigo de actividad

Los grficos temporales permiten resaltar por cdigo de actividad para enfatizar grupos de
actividades especficos. Es posible emplear diferentes colores y patrones para distinguir
las actividades por responsabilidad, fase otro cdigo de actividad previamente
definido. En el campo Highlight activities for code se puede definir un cdigo de actividad
para resaltar. La ventana de la derecha (Code values) permite seleccionar un valor
para el cdigo (Value), el nmero de lapicera (Pen Number) y un patrn grfico (Pattern). Los
respectivos valores de cdigo, su color y diseo se muestran en la leyenda del grfico. Es
posible combinar las actividades resaltadas por medio de la agrupacin o salto de pgina.

7.4.13.17. Tamao de los elementos grficos

La opcin de tamao permite ajustar el tamao del texto usado en los grficos
temporales. Es posible definir un tamao (Point Size) de 3 a 60 puntos. El cuadro de ttulo no
puede exceder de 40 puntos.

7.4.13.18. Separacin de filas

La celda Row Separation de la opcin de tamao permite ajustar el espacio existente entre
filas de actividades. Este espacio afecta el nmero de lneas de relaciones horizontales
que pueden ser ubicadas entre filas de actividades. Este espaciamiento puede definirse entre

117
5 y 200 puntos. Un nmero bajo define la creacin de un diagrama compacto.

7.4.13.19. Salto de filas

El campo Margin at top (# of rows) de la opcin diagramacin permite definir el nmero de
filas a dejar en la parte superior de la hoja para crear un margen. El campo Activity row
separation permite definir la cantidad de filas a dejar entre las barras de actividades. El salto
de filas permite mejorar la presentacin de cartas grficas resumidas o en aquellas
grficas donde las columnas de la tabla de actividades estn repartidas a travs de una lnea.

7.4.13.20. Limitacin de cruces de lneas de bordes

Para diagramas lgicos temporales con mltiples hojas verticales u horizontales existen
muchos cruces de lneas de relaciones con lneas de bordes. Esto es, P3 imprime las lneas
de relaciones hasta el borde de la pgina y la contina a partir del borde de la pgina
siguiente. Es posible definir el nmero mximo de bordes que pueden ser cruzados en
el campo Maximum page borders to cross de la opcin de diagramacin. Si se excede el lmite
impuesto, P3 utiliza conectores para las relaciones lgicas. Si no se desea imponer un lmite,
debe ingresarse un valor de 99.

7.4.13.21. Identificacin del progreso

El progreso puede ser visualizado a partir del porcentaje completado o de la duracin restante
de una actividad. El campo Base progress on de la opcin de diagramacin permite definir la
base de clculo. El progreso de uan actividad se muestra resaltando la barra de la actividad o
desplegando una lnea horizontal doble a travs de la misma. Es posible definir la lapicera
a utilizar para graficar el progreso (tambin puede ser ocultado).

Si se escoge la duracin restante como base de clculo, la barra de progreso se extiende

entre la fecha real de comienzo hasta el punto en el cual est programado continuar el
trabajo de la actividad. Al utilizar el porcentaje completado como base, la longitud de la barra
de progreso es igual a la proporcin del porcentaje completado sobre la longitud total de la
barra (incluyendo los perodos no laborables). Es decir, el comienzo de la duracin restante
no coincide necesariamente con el punto de trmino del porcentaje completado. Este mtodo
se utiliza cunado es importante destacar la cantidad de trabajo realizado por sobre la
duracin restante.

La opcin Visible percent complete permite visualizar el progreso basado en la longitud visible
de la barra de actividades. La opcin Entire percent complete muestra el progreso respecto
de la longitud real de la barra de actividades, an cuando sta no est
completamente visible.

7.4.13.22. Resaltando las relaciones controladas

Cuando las actividades crticas estn basadas en la holgura total, es posible resaltar
solamente las relaciones controladas (driving relationships) entre las actividades crticas,
utilizando la opcin Highlight only driving relationships. La lapicera para el color a utilizar se
define en el respectivo cuadro de opciones. Si no se activa esta opcin, son resaltadas todas
las relaciones lgicas existentes entre actividades crticas.

7.4.13.23. Muestra de la inactividad

Mediante la ventana Necking de la opcin de diagramacin es posible crear
angostamientos (cuellos) en las barras de actividades para los perodos de inactividad de las
actividades resumidas. P3 considera todos los perodos de inactividad (perodos no
laborables, festivos, excepciones, suspensiones y fines de semana) definidos en el
calendario del proyecto. Es posible definir la expansin de la barra de actividad (sin
angostamiento) para festivos (holidays), fines de semana (weekends) o ambos. Si se est
creando una carta grfica con barras resumidas, es preciso definir el calendario a utilizar para
las actividades resumidas mediante el campo For summary bar, use calendar.

118
7.4.13.24. Seleccin de Hojas
Los campos Begin on sheet y End on sheet de la opcin de diagramacin permiten
seleccionar las hojas a imprimir. Las pginas son identificadas por un nmero de fila y una
letra de columna. Al preparar la impresin del grfico, P3 despliega varios mensajes para
sealar el tamao del grfico, y solicita confirmar la continuacin del trabajo (ste puede ser
cancelado para ajustar el nmero total de pginas a imprimir). Con la opcin Confirm
preparation activada el programa realizar la consulta sealada.

7.4.14. Informes Grficos Lgicos

Los informes grficos de lgica (Pure Logic Diagram) muestran la relacin lgica
secuencial entre las actividades de un proyecto sin considerar la escala de tiempo. Este tipo
de diagramas es conocido como malla de actividades. El diagrama comienza con la primera
actividad sin predecesoras y finaliza con la ltima actividad sin sucesoras.

En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un
informe grfico de lgica.

7.4.14.1. Detalle de actividades

En estos informes grficos las actividades son representadas por un rectngulo, el cual
contiene el identificador de la actividad, entre otros datos. Cada rectnguilo de actividad
puede mostrar el ttulo de la actividad, las duraciones original y restante, las fechas prxima
de comienzo y de trmino, las fechas tarda de comienzo y de trmino, la holgura total, el
identificador del calendario y el porcentaje completado. Estos datos pueden ser seleccionados
en la ventana Data to be displayed de la opcin de contenido.

7.4.14.2. Cdigos de actividad

Cada rectngulo de actividad puede mostrar hasta 3 cdigos de actividad los cuales se
seleccionan en la ventana Activity codes to display de la opcin de contenido.

7.4.14.3. Ubicacin del cuadro de ttulo

El cuadro de ttulo puede ser impreso en forma vertical u horizontal, segn se defina en el
campo Title block placement. Los informes grficos lgicos son impresos en forma contnua,
por lo cual el ttulo se ubica solo en una hoja. Es posible definir hasta 3 lneas de ttulo. Es
recomendable activar la opcin Display project and filename para una mejor identificacin del
informe grfico impreso.

7.4.14.4. Agrupacin de actividades

Es posible agrupar actividades mediante el campo Group by de la opcin de formato, lo cual
permite centrar la atencin en actividades especficas, de acuerdo al cdigo escogido.
Las actividades pertenecientes a cada grupo aparecen juntas en forma horizontal (es
posible utilizar cdigos combinados o alias).

El ttulo del cdigo aparece al comienzo de cada grupo cerca del margen izquierdo de la hoja.
Es posible activar la opcin Minimize relationship crossings among groups para optimizar la
ubicacin de los grupos y reducir el nmero de lneas de relaciones que se cruzan entre ellos.
Con esta opcin desactivada, los grupos son ubicados en secuencia alfanumrica por su valor
de cdigo, a menos que se define una secuencia para los cdigos en el cuadro de dilogo de
diccionario de cdigos de actividad. Para imprimir los ttulos de los cdigos en todas las hojas
horizontales siguientes se debe activar la opcin Display code titles on all horizontal pages.

7.4.14.5. Tamao del texto

Es posible definir el tamao de cada elemento mediante la opcin de tamao, ingresando un
valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de ttulo no puede exceder de 40 puntos. Los tems

119
modificables son:

a) Texto. Determina el tamao del texto (text) en los rectngulos de actividades.

b) Cuadro de ttulo. Selecciona el tamao del texto ubicado al centro del cuadro de
ttulo (title block). Es recomendable escoger de 10 a 12 puntos. P3 ajusta el tamao
del cuadro si ste ha sido definido muy pequeo o muy grande para ser impreso
adecuadamente.

c) Ttulos de cdigos. Determina el tamao de los ttulos de cdigos (activity code

titles) que aparecen sobre cada grupo de actividades si se efecta una grupacin por
cdigos de actividad.

d) Tipos de relaciones lgicas. Determina el tamao de la informacin respecto del

tipo de relacin (relationship type) y el retraso (lag), la que es desplegada cerca
las lneas de relaciones del diagrama.

7.4.14.6. Distancia entre Actividades

Los campos de separacin horizontal (Horizontal activity separation) y separacin
vertical (Vertical activity separation) de la opcin de tamao permiten definir la distancia (en
puntos) entre las actividades. La distancia real estar determinada por el tamao de la hoja
escogido en el cuadro de dilogo de impresin, el tamao del texto y el nmero de tems de
datos seleccionado para incluir en el rectngulo de la actividad. Para llenar la pgina con el
mayor nmero de actividades posible -de acuerdo al tamao de la pgina empleada- se debe
ingresar el valor 999 en el campo de separacin vertical.

7.4.15. Informes Grficos de Recursos y Costos

Los informes grficos de recursos y costos (Resource/Cost Graphics) son similares a los
grficos de recursos y costos que pueden presentarse en pantalla para las cartas grficas. Sin
embargo, existen algunas opciones que estn disponibles para los informes grficos
solamente. Por ejemplo, estos informes grficos pueden desplegar un valor de uso o de costo
sobre las barras de un histograma, reflejar porcentajes sobre una programacin particular y
desplegar diferentes curvas en una misma hoja.

En las secciones siguientes se indican las diversas opciones usadas para personalizar un
informe grfico recursos y costos.

7.4.15.1. Programaciones Diferentes

Con la ventana Schedule de la opcin de contenido es posible establecer una comparacin
entre el proyecto actual (Current) y 1 2 proyectos originales (Target 1 y Target 2). Este
mtodo de comparacin permite visualizar los avances del proyecto desde su comienzo
(registrado en Target 1) y desde la ltima actualizacin (registrado en Target 2).

7.4.15.2. Fechas programadas prximas y tardas

Los informes grficos de recursos y costos pueden emplear las fechas programadas
prximas (Early), las fechas tardas (Late) o ambas (Both). Al emplear histogramas de barra
con un solo conjunto de fechas, P3 dibuja una barra por perodo de tiempo. Si se usan ambas
fechas, P3 dibujar 2 barras por perodo de tiempo. De igual modo, si ha escogido la opcin
de graficar curvas, P3 podr dibujar 1 2 curvas, segn lo seleccionado para las
fechas de programacin. Es posible definir los colores, patrones y/o tipos de lneas para
distinguir entre ambos tipos de fechas.

7.4.15.3. Curvas acumulativas

Para curvas acumulativas es posible mostrar el porcentaje de los recursos utilizados o
gastados -en base a los valores actuales u originales- en lugar de graficar una cantidad en

120
cifras o un gasto en unidades monetarias. La ventana Cumulative de la opcin de
contenido permite mostrar el porcentaje -en el eje Y- (Display % on Y axis) basado en la
seleccin ingresada en el campo Base % on (stas pueden ser las fechas prximas
actuales, fechas tardas actuales o fechas originales). Si el porcentaje est basado en una
fecha tarda, deber escogerse la opcin de despliegue de fechas tardas.

La opcin Display labels permite mostrar u ocultar las etiquetas de las curvas
acumulativas. P3 utiliza las etiquetas EARLY y LATE para identificar las curvas de fechas
prxima y tarda, respectivamente. Para definir una etiqueta para las curvas
correspondientes a las fechas originales (target curves) se debe utilizar la opcin de lapicera
(tambin es posible modificar las etiquetas predefinidas).

7.4.15.4. Valores en las barras del histograma

Es posible desplegar el valor del uso de recursos o costos sobre las barras del histograma
activando la opcin Display data values en la ventana de contenido. Estos valores
aparecen arriba de la barra para cada perodo de tiempo. Es preciso especificar la
cantidad de decimales en el campo Decimal places (puede escogerse 0, 1 2).

7.4.15.5. Rotulacin de la escala temporal

La forma de definicin de la escala temporal es igual que en las cartas grficas.
Adicionalmente, el campo Title each de la opcin de fechas permite seleccionar la unidad de
tiempo empleada para rotular el eje X. El intervalo de tiempo escogido para rotular afectar
la presentacin de la escala de tiempo. Si se escoge un intervalo muy pequeo, la fecha para
cada unidad de tiempo puede hacerse ilegible.

7.4.15.6. Lneas de reticulado

Las lneas de reticulado (sight lines) vertical y horizontal ayudan a visualizar en mejor forma
la posicin relativa de las curvas respecto de la escala de tiempo en el eje X y respecto de los
valores del eje Y. Las lneas principales (major sight lines) aparecen como lneas slidas, las
lneas secundarias (minor sight lines) aparecen como lneas slidas, sonmbreadas o
punteadas. El diseo de las lneas puede definirse utilizando el comando Reports, Graphic,
Options.

Para definir los intervalos verticales (unidades de tiempo en el eje X) y horizontales (valores
de cantidad o costos en el eje Y) se emplean las opciones respectivas en la ventana Sight
Lines de la opcin de formato. Para suprimir las lneas de reticulado se ingresa un 0 en el
campo Interval o Scale values, segn se requiera. P3 ubica las lneas secundarias entre las
lneas primarias, permitiendo un mejor anlisis y seguimiento de las barras y/o curvas para
intervalos de tiempo pequeos (eje X) o valores pequeos (eje Y).

7.4.15.7. Histogramas resumidos

En lugar de mostrar datos por perodo de tiempo, los informes grficos pueden resumir el uso
de recursos o costos sobre un perodo especfico de tiempo en una sola barra. La opcin
Summarize by resource de la ventana Histogram. Por ejemplo, si se muestra el uso de 3
recursos (o costos) en una semana, P3 genera una barra para cada recurso (costo) y muestra
el total (total), el valor mximo (peak) o el valor promedio (average) de esa semana. Este
formato permite determina los requerimientos generales de un recurso (o costos) para un
perodo de teimpo especfico.

7.4.15.8. Histogramas apilados

La opcin Stack resources de la ventana Histogram permite apilar las barras de los recursos
(o costos) para mostrar los datos en una sola barra, sin que los valores parciales aparezcan
combinados. Este formato es til para visualizar el uso de varios recursos (o costos) en forma
individual en un mismo grfico. Si se escoge mostrar los valores en las barras, los valores
indicarn el total, el valor mximo o el valor promedio. Es posible definir una color y un
patrn grfico empleando la opcin de seleccin de recursos para identificar cada recurso o

121
cuenta de costos.

7.4.15.9. Histogramas y Curvas mltiples

Es posible ubicar mltiples histogramas y/o curvas en la misma hoja dividiendo el grfico en
celdas. Por ejemplo, para dividir un grfico en 4 celdas se deber definir 2 filas (Rows) y 2
columnas (Columns) en la opcin de formato. La opcin de seleccin de recursos (Res
Selection) permite definir la los recursos y cuentas de costos para cada celda. Las
caractersticas definidas para la escala de tiempo, colores de lapiceras y patrones de diseo
son aplicadas a todas las celdas.

7.4.15.10. Seleccin de colores, lneas y rellenos

La opcin de lapicera permite controlar los colores, tipos de lneas y patrones de diseo. La
ventana de la opcin Pen permite definir diferentes parmetros. La tabla siguiente describe
los elementos de la ventana:

Columna Descripcin
Permite rotular las curvas del proyecto actual u original (current,
Label target) para las fechas programadas prximas y tardas
Selecciona el color para el elemento grfico. Un valor 0 oculta el
elemento. Si se emplea un graficador de lapiceras mltiples, es
Pen posible definir la mayor cantidad de lapiceras que soporte el
graficador. Para graficadores de una lapicera, P3 solicita el cambio
de lapicera (si se ha escogido diferentes colores)
Selecciona el espesor de la lnea para curvas acumulativas y para
Line Weight
lmites de disponibilidad normal y mxima
Selecciona el tipo de lnea para curvas acumulativas y para lmites
Line Type
de disponibilidad normal y mxima
Selecciona el color de relleno para barras y zonas sobre los lmites
Fill Pen
de disponibilidad normal y mxima
Selecciona el patrn de relleno para barras y zonas sobre los
Fill Pattern
lmites de disponibilidad normal y mxima

7.4.15.11. Uso eficaz de colores y patrones

Para la obtencin de mejores resultados, es aconsejable seguir las siguientes
recomendaciones:

a) Definir espesores y tipos de lnea diferentes para distinguir entre curvas para fechas
prximas y tardas, y para curvas actuales y originales.

b) Para los histogramas, definir un nmero de color (lapicera) para el contorno de la

barra y un nmero para el color y el patrn de relleno.

c) Para histogramas de recursos, definir un nmero para el color y el relleno para las
zonas sobre los lmites de disponibilidad normal y mxima. Esto facilita la
identificacin de recursos sobreasignados.

d) Definir el nmero de color y el espesor y tipo de las lneas para los lmites de
disponibilidad normal y mxima.

7.4.15.12. Lmites normal y mximo

Para desplegar las zonas sobre los lmites de disponibilidad normal y mxima en los
histogramas, y mostrar las lneas de los lmites de disponibilidad normal y mxima, se debe
cumplir las siguientes condiciones:

a) Los lmites de disponibilidad normal y mxima deben estar definidos en el diccionario

de recursos.

122
 b) Debe escogerse la visualizacin de datos de recursos.

c) Debe seleccionarse solamente un recurso por grupo, o un recurso jerarquizado.

d) Para mostrar totales, el intervalo de la escala de tiempo debe ser el mismo de la

unidad de planificacin del proyecto. P3 puede desplegar lmites para valores mximo
y promedio en forma independiente del intervalo de tiempo.

e) El factor de escala del campo Divide by de la opcin de contenido debe estar en 1.

f) Las opciones de resumen y apilamiento de la opcin de formato deben estar

desactivadas.

7.4.15.13. Nmero de grupo

Cuando se muestran mltiples celdas en un grfico, se debe usar la opcin de seleccin de
recursos para definir la ubicacin de cada celda de recurso o cuenta de costos dentro del
grfico. Es posible definir hasta 24 grupos. P3 ubica cada grfico de acuerdo a su nmero de
grupo (Group #) comenzando desde arriba de izquierda a derecha, en filas sucesivas. Si se
define un nmero de grupos mayor que el nmero de celdas disponibles, P3 crea pginas
adicionales. Es posible ubicar varios recursos y cuentas de costos en una misma celda
utilizando ele mismo nmero de grupo para cada uno.

Esta opcin permite crear grficos de varios recursos y costos con histogramas apilados o
resumidos. Si un nmero de grupo no se define, la celda correspondiente queda en blanco.

7.4.15.14. Seleccin de colores y patrones

Las columnas Pattern y Pen permiten identificar cada recurso o cuenta de costos en
histogramas resumidos o apilados. El botn derecho del mouse despliega los patrones
grficos disponibles. Si no se resume o apila recursos o cuentas de costos, P3 emplea los
colores y patrones definidos en la opcin de lapicera.

7.4.15.15. Tamao del texto

La opcin de tamao permite definir el tamao del texto a utilizar en el grfico. Es posible
ingresar un valor entre 3 y 60 puntos. El cuadro de ttulo no puede exceder de 40 puntos. Es
posible definir los siguientes elementos:

a) X Axis and Y Axis Value. Determina el tamao de los valores en los ejes X (escala
de tiempo) e Y (unidades o costos).

b) X Axis and Y Axis Titles. Determina el tamao de los ttulos en los ejes X e Y.

c) Data Value. Determina el tamao de los valores ubicados sobre las barras del
histograma. Controla el tamao del texto para los rtulos de las curvas acumulativas.

d) Group Title. Determina el tamao del ttulo de cada grupo.

e) Title block. Determina el tamao del texto en el medio del cuadro de ttulo. Es
recomendable usar entre 10 y 12 puntos. La cantidad de puntos definida determina el
tamao del texto de la leyenda. Si se oculta el cuadro de ttulo, esta opcin permite
seleccionar el tamao de la leyenda.

7.4.15.16. Ttulos y escala mxima del eje Y

El campo X axis title permite rotular el eje X. El campo Y axis title permite rotular el eje Y.
Para grficos mltiples, la ventana Group titles permite definir un ttulo para cada grupo o
celda. P3 imprime el ttulo directamente sobre el grfico. Si no se ingresa un ttulo, se

123
imprime el ttulo definido en el diccionario de recursos. Para recursos o cuentas de costos
combinados es necesario ingresar un ttulo.

P3 grada el eje Y de acuerdo al mayor valor de recurso o costo graficado. Si el grfico

contiene varios histogramas de recursos con diferentes valores en el eje Y, la
visualizacin del grfico es dificultosa (las alturas de las barras son diferentes).

Es posible definir un valor mximo para el eje Y (maximum Y-scale value) para un grupo
especfico mediante la columna Max Y-Scale. Cuando se grafica un histograma y una curva
acumulativa, el valor mximo del eje Y se aplica a la escala del histograma. El eje Y puede
mostrar valores de hasta 4 dgitos. Si se excede esta cifra, P3 utiliza un factor de escala en
la esquina superior izquierda de cada grfico (decenas, centenas, etc.).

7.4.15.17. Leyendas
P3 despliega una leyenda opcional en el lado izquierdo del cuadro de ttulo, donde muestra
los colores, tipos de lneas y patrones grficos que representan cada curva o barra. Si se usa
un histograma apilado, la leyenda aparece sobre el cuadro de ttulo e identifica los colores y
patrones grficos de cada recurso o cuenta de costos. Si no se muestra el cuadro de ttulo, la
leyenda aparece bajo la escala temporal.

7.5. COMANDOS UTILITARIOS

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar
proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios,
mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

7.5.1. Copia de Proyectos.

El realizar copias de un proyecto permite efectuar anlisis en diferentes escenarios sin perder
los datos originales del proyecto. Tambin permite crear rpidamente un nuevo a partir de
uno ya existente cuando los datos de ambos tienen similitudes que pueden ser aprovechadas.
Para ello basta con copiar el proyecto y renombrar la copia. Cuando se copia un proyecto P3
permite cambiar los identificadores de actividad y la unidad de planificacin del proyecto
original. Para efectuar una copia se debe escoger

File, Project, Copy

El cuadro de dilogo de copia despliega dos ventanas con informacin general acerca del
proyecto de origen (from) y del proyecto de destino (to). El botn Dir ... permite seleccionar
la unidad y ruta de recuperacin y grabacin del proyecto.

Para el proyecto de origen es posible seleccionar una grupo de actividades mediante la

aplicacin de un filtro. Por defecto P3 copia todas las actividades del proyecto. Para el
proyecto de destino es posible modificar los identificadores de actividad agregando un prefijo
(left) o un sufijo (right) al campo identificador (activity ID) del proyecto de origen.

7.5.2. Modificacin de la Unidad de Planificacin

Si se modifica la unidad de planificacin (planning unit), el proyecto de destino contendr los

mismos calendarios del proyecto original. No obstante, el calendario duplicado definir una
jornada laboral continua (sern hbiles cada hora, da, semana o mes, de acuerdo a la unidad
de planificacin). De esta forma, ser necesario redefinir la semana laboral de estos
calendarios. P3 copia adems los das no laborables y las excepciones.

Al cambiar la unidad de planificacin, P3 no cambia la duracin de las actividades del

124
proyecto de origen. Es decir, se mantiene el valor numrico de dicha unidad, pudiendo
representar tanto 1 da como 1 mes, de acuerdo al cambio efectuado. Para efectuar las
modificaciones que sean necesarias deber utilizarse la opcin de cambio global o las
alternativas de importacin y exportacin de datos.

7.5.3. Modificacin de los Identificadores de Actividad

Los identificadores de actividad del proyecto copiado pueden ser modificados especificando un
prefijo o un sufijo al identificador del proyecto original (Add the following characters). La
cadena de caracteres agregada puede contener hasta 8 caracteres, pero el
identificador de actividad no puede exceder los 10 caracteres. Si el prefijo o sufijo agregado
excede esta longitud mxima de caracteres, P3 detiene la copia del proyecto.

Debe tenerse presente que P3 ajusta los identificadores numricos hacia la derecha y los
identificadores alfanumricos hacia la izquierda. Por lo tanto existen cuatro alternativas de
para modificar los identificadores:

a) Prefijo numrico. P3 agrega un prefijo numrico utilizando la mxima cantidad de

posiciones disponible. Si el identificador original es numrico, es posible sumar
los identificadores. Si el identificador original es alfanumrico, el prefijo se
antepone, utilizando la mxima cantidad de posiciones disponible.

b) Sufijo numrico. P3 agrega un sufijo numrico al final del identificador original,

sea ste numrico o alfanumrico, utilizando la mxima cantidad de posiciones
disponible. En el caso de identificadores alfanumricos P3 determina la posicin
disponible ms a la derecha de todos los valores existentes y ubica el sufijo numrico
en la primera posicin disponible (esto causa que los valores de menos
posiciones agreguen espacios en blanco intermedios).

c) Prefijo alfanumrico. P3 agrega un prefijo alfanumrico (una combinacin de

letras y nmeros) anteponindolo al identificador original. Este prefijo se ubica
en la misma posicin para todos los valores, lo cual permite utilizar el cdigo de
identificacin para actualizar, visualizar o generar informes de actividades
especficas. Si la longitud del identificador numrico es diferente para cada actividad,
P3 determina la posicin disponible ms a la izquierda y ubica el sufijo alfanumrico
en la primera posicin disponible (esto causa que los valores de menos posiciones
agreguen espacios en blanco intermedios).

d) Sufijo alfanumrico. P3 determina la posicin disponible ms a la derecha de todos

los valores alfanumricos existentes y ubica el sufijo alfanumrico en la primera
posicin disponible (esto causa que los valores de menos posiciones agreguen
espacios en blanco intermedios). Si el identificador es numrico, P3 agrega el sufijo
al final del identificador. El identificador modificado permanece ajustado hacia la
derecha (como si fuera de tipo numrico).

7.6. MEZCLA DE PROYECTOS

El comando Merge permite combinar varios proyectos en uno solo. La mezcla de proyectos
crea un solo gran proyecto que incorpora los detalles de varios proyectos ms pequeos.
Tambin es posible mezclar proyectos independientes que ocupan los mismos recursos para
analizar el uso general de los recursos y nivelarlos en caso de ser necesario. Es recomendable
mezclar proyectos que posean diccionarios concordantes. Para efectuar una mezcla de
proyectos se debe escoger

File, Project, Merge

125
El cuadro de dilogo de mezcla solicita el ingreso del nombre del proyecto hacia el cual
efectuar la mezcla (Name of host project) y los nombres de los proyectos a mezclar (Merge
the following projects ...). Los proyectos originales no se modifican, ya que son duplicados
para efectuar la mezcla. P3 no puede mezclar proyectos meta (target plans).

El proyecto mezclado no puede contener identificadores de actividad duplicados, por lo cual

P3 solicita agregar un caracter a los identificadores de los proyectos fuentes, sea a la
izquierda o a la derecha del identificador original.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin actualizar los cambios

All Selecciona todos los proyectos del directorio activo

Dir ... Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos

Cualquier error detectado durante el proceso de mezcla es registrado en un archivo de notas

denominado P3.OUT. Para visualizar este archivo se utiliza el comando el comando Reports,
Look y se selecciona el archivo desde el directorio USERLOC.

El proyecto mezclado contiene las actividades propias y las actividades de todos los proyectos
fuentes. La unidad de planificacin de los proyectos fuentes debe ser la misma para todos e
igual a la del proyecto anfitrin. Los proyectos mezclados pueden permanecer independientes
entre s o pueden ser enlazados mediante relaciones lgicas.

Solo es posible mezclar proyectos maestros. Si se designa un proyecto maestro como

proyecto anfitrin, ste mantiene sus propios subproyectos y sus actividades. Las actividades
de los proyectos fuentes aparecen en le proyecto anfitrin al nivel del proyecto maestro.

7.6.1. Calendarios

P3 mantiene los calendarios del proyecto anfitrin y agrega un identificador de calendario

nico asociado a partir de los datos de los proyectos fuentes. Si dos o ms proyectos fuentes
tienen el mismo identificador de calendario, P3 usa la definicin del calendario
correspondiente al primer proyecto encontrado, descartando los calendarios posteriores con
igual identificador.

7.6.2. Diccionarios

P3 mezcla los diccionarios de recursos de los proyectos fuentes en un solo diccionario de

recursos del proyecto anfitrin. Las curvas de distribucin de recursos no son incorporadas.
P3 no mezcla los diccionarios de cdigos de actividad, cdigos WBS, contabilizacin de costos
e tems de datos personalizados. Es aconsejable construir en el proyecto anfitrin un
diccionario maestro para los cdigos de actividad, contabilizacin de costos, reglas de
autocosto, curvas de distribucin de recursos, cdigos WBS, e tems de
datos personalizados que concuerde con los datos contenidos en los proyectos fuentes.

7.7. RESUMEN DE PROYECTOS

Es posible combinar hasta 10 proyectos para resumirlos en un proyecto simple. El proyecto

resultante resume la programacin de actividades, la asignacin de recursos y los datos de

126
costos. Los proyectos originales no se modifican. El resumen se basa en los cdigos de
actividad existentes en los proyectos fuentes. Solo es posible resumir proyectos maestros,
aunque P3 tambin resume las actividades de los subproyectos. Para efectuar un resumen de
proyectos se debe escoger

File, Project, Summarize

El cuadro de dilogo de resumen de proyectos solicita el ingreso del nombre del proyecto
hacia el cual efectuar el resumen (Summary project) y los nombres de los proyectos a
resumir (Source projects). Las unidades de planificacin de los proyectos resumidos
pueden ser diferentes.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y actualiza los cambios

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin actualizar los cambios

Dir ... Permite seleccionar la unidad y ruta de los proyectos

Este cuadro de dilogo despliega dos ventanas en su parte inferior con opciones de
configuracin del poryecto resumen.

7.7.1. Proyecto Resumen

Si se especifica un proyecto resumen que no ha sido creado, P3 crea un nuevo proyecto,

empleando la unidad de planificacin, calendarios, cdigos de actividad, recursos, costos,
datos personalizados, cdigos WBS y reglas de autocosto del primer proyecto listado en el
cuadro de dilogo de resumen de proyectos. Si no se especifica la fecha de control (data
date) en el cuadro respectivo, P3 utiliza la fecha correspondiente al primer proyecto.

Es posible establecer una estructura para los proyectos resumidos creando un nuevo
proyecto con calendarios y diccionarios definidos y luego efectuar el resumen de proyectos. Si
P3 encuentra una cuenta de costos en un proyecto fuente que no existe en el proyecto
resumido, agrega este nuevo ttulo y valor al diccionario del proyecto.

7.7.2. Proyectos Fuentes

Los proyectos fuentes son los proyectos de los cuales P3 obtiene los datos resumidos. Las
unidades de planificacin de estos proyectos no requieren ser iguales. Es posible seleccionar
hasta 10 proyectos fuentes simultneamente.

7.7.3. Identificadores de Actividad

P3 permite incluir el nombre del proyecto como parte del identificador de actividad
resumido, para facilitar la identificacin del proyecto fuente de origen de una actividad. Esto
se realiza activando la opcin Store source project name in the summary activitys ID. P3
agrega la clasificacin PRJT al codigo de identificacin de actividad en el respectivo
diccionario del proyecto resumen. Esta clasificacin se crea solo una vez (P3 no efecta
modificaciones con actualizaciones posteriores del proyecto). Este cdigo permite
seleccionar y ordenar las actividades resumidas provenientes de un proyecto especfico.

Cuando se almacena el nombre del proyecto en el identificador de actividad del resumen es

posible usar hasta 6 caracteres para el valor del cdigo (el identificador de actividad no puede
exceder de 10 caracteres).

127
7.7.4. Criterio de Resumen

El resumen se basa en una actividad o cdigos de identificacin de actividad existentes en los

proyectos fuentes. Para efectuar el resumen basado en ms de un cdigo de actividad es
necesario crear un cdigo combinado (alias). P3 solicita el criterio de resumen en el campo
Summarize by, y crea una actividad resumida (summary activity) combinando los datos de
todas aquellas actividades que concuerdan con el valor del criterio. Cada actividad resumida
contiene datos de una sola fuente, incluyendo las fechas prximas y tardas, duracin y
porcentaje completado. P3 registra las fechas prximas como la menor fecha ms prxima de
comienzo o de comienzo real y como la mayor fecha ms prxima de trmino o de trmino
real, respectivamente, del grupo de actividades includas en el resumen. Las fechas tardas se
calculan de manera similar. P3 registra una fecha real de trmino solo si todas las actividades
includas en el grupo resumen han finalizado.

7.7.5. Asignacin de un Calendario

Todas las actividades resumidas a un mismo calendario en el proyecto resumen. Esto

permite calcular la duracin original, la duracin restante y la holgura total del grupo
resumen. Por defecto P3 emplea el calendario 1. Para asignar un calendario diferente ste se
debe indicar en el campo Assign to calendar. Una vez creado el proyecto resumen, es posible
reasignar calendarios a las actividades resumidas.

P3 emplea el calendario del proyecto resumen para determinar el nmero de los perodos
laborables. La duracin restante de una actividad resumen se calcula como el nmero de
perodos laborables existente entre la fecha ms prxima de comienzo y la fecha ms
prxima de trmino. Para actividades no iniciadas, la duracin original es igual a la duracin
restantes. Para actividades en desarrollo, P3 calcula la duracin original como el nmero de
perodos laborables existente entre la fecha real de comienzo y la fecha ms prxima de
trmino.

Si se resumen actividades con diferentes calendarios, los valores obtenidos para las
duraciones, holgura y porcentaje completado sern incorrectos. Si el campo Assign to
calendar se deja en blanco, P3 emplear el calendario asignado a la primera actividad
detallada en cada grupo resumen (esta actividad corresponde a la de menor fecha ms
prxima de comienzo). Este mtodo asegura exactitud en los clculos de duracin, holgura y
porcentaje completado.

Para definir el mtodo de clculo empleado para obtener el porcentaje completado de las
actividades resumidas se utiliza el comando Calculate, Summarization, pudiendo utilizar
como factor de ponderacin la duracin (Duration), las unidades de recursos (Resource units)
o los costos (Cost) de cada actividad involucrada. En el cuadro de dilogo de clculos
resumidos se puede escoger el calendario a emplear en caso que existan varios calendarios
(If all activities in the summary are not on the same calendar, use calendar ). De igual forma,
este cuadro de dilogo permite definir el factor de ponderacin para el clculo del porcentaje
completado (Use the following as the weighting factor when computing percent complete).

Para proyectos maestros, el calendario se define en el cuadro de dilogo de resumen de

proyectos.

7.7.6. Definicin de Fecha de Control

La fecha de control (data date) del proyecto resumen puede especificarse en el campo Set
data date to. Si este campo se deja en blanco, P3 emplea la fecha de control del primer
proyecto fuente.

7.7.7. Recursos

128
Activando el campo Load resources el proyecto resumen contendr los datos de recursos de
los proyectos fuentes. Esta opcin permite examinar el uso total de recursos para cada
actividad resumen.

7.7.8. Costos

Activando el campo Load cost el proyecto resumen contendr los datos de costos de los
proyectos fuentes. Esta opcin permite examinar el costo total para cada actividad resumen.

7.7.9. Consolidacin de Recursos y Costos

Los datos consolidados muestran el uso acumulado de recursos o costos en el proyecto

resumen sin considerar la duracin o atrasos de los recursos. Si los datos de recursos o
costos no estn consolidados, P3 entrega una anlisis detallado - considerando la duracin o
atrasos de los recursos- distribuyendo el uso de cada recurso a travs de la
actividad resumen en el tiempo y proporcin adecuados. Para obtener una individualizacin
en la asignacin de recursos o en los costos incurridos en lugar de obtener los datos en forma
acumulada se debe seleccionar la opcin None en este campo (Consolidate by). Para
recursos duplicados, P3 asigna una letra (de la G a la Z) para evitar que stos
sean consolidados. Si existen ms de 20 recursos duplicados, P3 utiliza la letra Z para los
recursos duplicados que exceden esta cifra.

Para un uso detallado preciso, es recomendable emplear combinaciones nicas de recursos,

cuentas y categoras de costos e identificadores de recursos para cada actividad de un grupo
resumen. En un anlisis de recursos detallado P3 aplica la duracin o atrasos de los recursos
a las actividades resumidas para reflejar en forma precisa las ocasiones en que cada recurso
est programado en el proyecto fuente.

La consolidacin puede efectuarse por categora de costos (Cost Category), recursos

(Resource), cuenta de costos (Cost Account) o sin consolidacin (None). El efecto de aplicar
cada tipo de consolidacin se detalla a continuacin:

a) Consolidacin por categora de costos. Un resumen consolidado por categora de

costos acumula los costos de cada categora encontrada en el grupo de actividades de
una actividad resumen. P3 muestra el ttulo de la categora de costos, y no
muestra los recursos o cuentas de costos. Tambin se incluyen los costos
estimados.

b) Consolidacin por recurso. P3 consolida los recursos de una actividad resumen

analizando todas las actividades detalladas en el grupo de resumen y totalizando
las cantidades de los recursos coincidentes. Recursos coincidentes (matching
resources) son todos los recursos con igual nombre, an cuando posean diferente
identificador o cuenta y categora de costos. P3 agrega los valores del presupuesto,
cantidad al completar, cantidad real a la fecha y cantidad real del perodo. Los valores
de unidades por perodo de tiempo y cantidad para completar se calculan segn las
frmulas

Quantity to complete = Summary Quantity at Completion - Summary Actual to Date

Units per Timeperiod = Summary Quantity to Complete/Summary Remaining Duration

Primavera considera que los recursos de actividades resumen se requieren cuando la

actividad resumen comienza, y finalizan junto con la fecha de trmino de la actividad
resumen. P3 no considera la duracin o atrasos de los recursos del proyecto fuente.

Cuando se consolida por recurso, P3 no asigna los identificadores de recursos, cuentas

129
 de costos ni categoras de costos.

Durante el proceso de resumen P3 incorpora los recursos necesarios al diccionario de

recursos del proyecto resumen. Para recursos presentes en proyectos fuentes y no en
el proyecto resumen P3 agrega el nuevo recurso, junto con sus lmites de
disponibilidad y precios unitarios.

El no consolidar por recurso puede dar como resultado una gran cantidad de
asignaciones de recursos para cada actividad resumen.

c) Consolidacin por cuenta de costos. Un resumen de costos por recursos es

equivalente a un resumen de cantidades de recursos, excepto que aqul muestra
valores monetarios en lugar de cantidades. Esta opcin de consolidacin muestra
solamente cuentas de costos y sus costos asociados. No se muestran recursos ni
categoras de cuentas de costos.

Si se actualiza un proyecto resumen con un nuevo proceso de resumen y se

incorporan los datos de recursos y costos, P3 obtiene estos datos de los proyectos
fuentes activos.

7.7.10. Actualizacin de Proyecto Resumen

Para cada proyecto resumen P3 agrega la clasificacin PROJ en el cdigo de actividad del
diccionario respectivo. Tambin agrega los valores de los cdigos que sealan los nombres de
los proyectos resumidos. Cada actividad resumen posee un valor de cdigo que identifica el
proyecto fuente.

El valor PROJ identifica una actividad cuando se actualiza un proyecto. Para actualizar un
proyecto resumen se ingresa las ltimas fechas de cada actividad detallada en cada proyecto
fuente, y luego se ejecuta el resumen. P3 compara el cdigo PROJ con el nombre de cada
proyecto fuente para asegurar que se estn empleando los mismos proyectos originales. Si
los cdigos no concuerdan P3 no actualiza las actividades resumen. P3 no resume
actividades con valores de cdigos de actividad en blanco y no considera ninguna restriccin
temporal definida en el proyecto fuente.

7.7.11. Resumen de proyectos con diferentes unidades de planificacin

P3 permite resumir proyectos con unidades de planificacin diferentes. Si se resume un

proyecto con unidad de planificacin diaria con uno con unidad semanal en un proyecto
resumen con unidad de planificacin diaria, la duracin de las actividades del proyecto diario
permanecen en das. P3 calcula la duracin de las actividades del proyecto semanal en das,
calculando el nmero de perodos laborables existente entre la fecha ms prxima de
comienzo y la fecha ms prxima de trmino resumidas. P3 emplea el calendario asignado a
la actividad resumen para determinar los perodos hbiles disponibles en la conversin de
unidades de planificacin.

Si se resume un proyecto diario y uno semanal en un proyecto resumen con unidad de

planificacin semanal, P3 emplea la unidad semanal para todas las duraciones. Todas las
fechas de comienzo son empujadas al da de comienzo de la semana ms cercano, y todas
las fechas de trmino son corridas al da de trmino de la semana ms cercano. Debido a que
P3 mueve las fechas de comienzo al inicio de la semana y las fechas de trmino al final de la
semana, las actividades provenientes de un proyecto diario no pueden tener una duracin
inferior a 1 semana.

P3 expresa los datos de recursos en trminos de la unidad de planificacin. Si se resumen

proyectos con diferentes unidades de planificacin y se incluyen recursos detallados, las

130
cantidades resumidas an correspondern a la unidad de planificacin del recurso en el
proyecto fuente. Si los recursos se consolidan, el uso de recursos corresponde a la unidad de
planificacin de la actividad resumen.

7.7.12. Programacin

P3 no crea relaciones lgicas entre actividades resumen, luego no es necesario programar el

proyecto. Estas relaciones pueden incluirse para efectos de presentacin, aunque los
proyectos fuentes no sern afectados.

7.7.13. Impresin

Para revisar los datos de un proyecto resumen, es posible crear un diagrama (layout) que
incluya informacin de programacin en la tabla de actividades. Es posible crear informes de
programacin, cartas grficas, informes de recursos y otros tipos de informes y grficos.

7.8. RESPALDO DE PROYECTOS

P3 permite respaldar proyectos a otros directorios o unidades de almacenamiento. El respaldo

protege los datos del proyecto y permite compartir los proyectos con usuarios distantes. P3
respalda los diagramas (layouts) y las especificaciopnes de informes y grficos, los
diccionarios y los filtros del proyecto. El proceso de respaldo no elimina el archivo
respaldado. Para efectuar un respaldo se debe escoger

File, Project, Back Up

El cuadro de dilogo de respaldo de proyectos solicita el ingreso del nombre de los proyectos
a respaldar (Back up the following projects) y la ruta de unidad y directorio hacia la cual se
efectuar el respaldo (To). Para respaldar subproyectos, stos se identifican con el nombre
del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto.

La opcin de compresin de archivos (Compress files) permite reducir el espacio de

almacenamiento requerido. Los archivos comprimidos usan la extensin .P3C o .FHC.

La opcin de remocin de lista de acceso (Remove access list during backup) se utiliza
cuando el proyecto respaldado ser recuperado en la versin P3/Finest Hour de ambiente
DOS.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y respalda los proyectos

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin respaldar los proyectos

All Permite seleccionar todos los proyectos para respaldar

7.8.1. Respaldo y Recuperacin de Proyectos

P3 respalda todos los datos de los subproyectos, incluyendo el calendario del proyecto
maestro y los diccionarios. Es posible recuperar los subproyectos en cualquier ubicacin, an
si sta no contiene el proyecto maestro. Para proteger los datos compartidos por los
proyectos, P3 no recupera los diccionarios y calendarios de los subproyectos.

7.8.2. Notas del Respaldo

131
P3 crea un archivo llamado PBACKUP.LOG que contiene el nombre del proyecto maestro o de
los subproyectos, el identificador de subproyectos, la fecha del respaldo y una indicacin si
los archivos estn comprimidos. Adems crea el archivo PBACKUP.050 el cual lista los
archivos individuales que han sido respaldados. Tanto si se respalda un proyecto maestro
como un subproyecto, el archivo de respaldo utiliza el nombre del proyecto maestro. Por
ejemplo, si se respalda el proyecto APEX, P3 crea el respaldo APEXREL.P3. Los archivos de
subproyectos usan la extensin ._S1, donde S1 es el identificador del subproyecto.

7.9. RECUPERACIN DE PROYECTOS

Para recuperar proyectos respaldados en otras unidades de almacenamiento o directorios se

debe escoger
File, Project, Back Up

El cuadro de dilogo de recuperacin de proyectos solicita el ingreso del nombre de los

proyectos a recuperar (Restore the following projects) y la ruta de unidad y directorio desde
la cual se efectuar la recuperacin. Para recuperar subproyectos, stos se identifican con el
nombre del proyecto maestro seguido del nombre del subproyecto.

La opcin de recuperacin de informes tabulares y grficos (Restore tabular and graphic

reprot specifications) permite recuperar las epsecificaciones de los informes tabulares
y grficos de los proyectos seleccionados. P3 sobreescribe todas las especificaciones
existentes en el proyecto almacenado en el directorio hacial el cual se efecta la
recuperacin. Esta opcin no se aplica en la recuperacin de subproyectos.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo y recupera los proyectos

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin recuperar los proyectos

All Permite seleccionar todos los proyectos para recuperar

7.10. BORRADO DE PROYECTOS

El comando de borrado elimina permanentemente un proyecto, incluyendo sus diagramas

(layouts). Cuando se borra un proyecto maestro, P3 tambin borra los subproyectos. Para
borrar un proyecto se debe escoger

File, Project, Delete

El cuadro de dilogo de borrado de proyectos solicita el ingreso del nombre y ubicacin del
proyecto a borrar. La ventana inferior lista los proyectos disponibles.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo sin eliminar proyectos

Delete Elimina el proyecto seleccionado

7.11. EXPORTACIN E IMPORTACIN

132
Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrnicas, bases de datos y
otras aplicaciones grficas. Tambin es posible importar datos para actualizar proyectos. Al
exportar hacia planillas electrnicas es posible realizar clculos adicionales, personalizar la
diagramacin de informes, efectuar cambios globales y crear grficos adicionales. Importando
datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de cdigos,
actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.

7.11.1. Exportacin de Datos

Es posible exportar datos hacia Lotus 123 u otros programas que acepten archivos del tipo
.WKS y .WK1, hacia DBase u otros programas que acepten archivos del tipo .DBF o hacia
archivos con formato ASCII de extensin .PRN. P3 entrega especificaciones de exportacin de
datos predefinidas, las cuales pueden ser modificadas o ejecutadas directamente.

7.11.1.1. Creacin de una exportacin

Los datos del proyecto seleccionado para exportar estn contenidos en una
especificacin. Para efectuar una exportacin de datos se debe escoger

File, Project, Export

El cuadro de dilogo de exportacin despliega un listado de las especificaciones

predefinidas, las cuales se identifican con el cdigo EX seguido de 2 dgitos. Para agregar una
nueva especificacin se utiliza el botn Add ... del cuadro de dilogo.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Add ... Agrega una nueva especificacin de exportacin

Modify ... Modifica una especificacin existente

Delete Elimina una especificacin existente

Run Ejecuta un proceso de exportacin de datos

7.11.1.2. Seleccin de un proyecto

El cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado aparece cuando se selecciona la
opcin Add o Modify del cuadro de dilogo inicial. Por defecto P3 utiliza la opcin contenido
(Content), la que permite seleccionar los tems datos de las actividades que se exportarn.
Los botones Previous y Next del cuadro de dilogo de exportacin de datos detallado
permiten visualizar los contenidos de otras especificaciones de exportacin.

Este cuadro de dilogo presenta una ventana superior con las opciones contenido
(Content), formato (Format) y seleccin (Selection). La ventana inferior despliega datos
relativos a los tems de datos (columnas) a exportar.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Run Ejecuta un proceso de exportacin de datos

Transfer ... Transfiere una especificacin de exportacin de un proyecto

a otro

133
 Previous Muestra la especificacin previa

Next Muestra la especificacin siguiente

OK Cierra el cuadro de dilogo grabando las modificaciones

hechas

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones

hechas

All current Selecciona todos los tems de datos disponibles en el

proyecto activo

All target1 Selecciona todos los tems de datos disponibles en el

proyecto meta 1

All target2 Selecciona todos los tems de datos disponibles en el

proyecto meta 2

La opcin Export successors relationships permite exportar solamente las actividades

seleccionadas y sus correspondientes actividades sucesoras. P3 incluye el tipo de relacin
lgica y el retraso (lag) en la exportacin.

La opcin Selection permite seleccionar las actividades a exportar.

Para seleccionar los tems de datos (columnas) a exportar se selecciona el dato respectivo en
la columna de descripcin (Description). El botn derecho del mouse despliega las opciones
disponibles para cada tem. Los tems de datos deben ser seleccionados en el orden que se
desea obtener en el archivo exportado (columnas de izquierda a derecha). Es posible insertar
columnas en blanco entre los datos exportados. Para insertar columnas se emplea el signo
+ (suma); para eliminar columnas se emplea el signo - (resta).

La columna de programacin (Schedule) permite seleccionar la fuente del dato a

exportar. Puede pertenecer al proyecto actual (Current), al proyecto meta 1 (Target 1) o al
proyecto meta 2 (Target 2). Si se selecciona alguna de las opciones generales (botones All
current, All Target1 y All Target2), P3 solicita confirmar el reemplazo de los datos de la lista
actual. La respuesta positiva (Yes) reemplaza toda la lista actual por los datos seleccionados
de acuerdo a la programacin escogida.

Si se selecciona la descripcin de actividad como un dato para exportacin puede

extraerse el mximo de 48 caracteres o limitarlo a un nmero inferior. Este valor se modifica
en el campo Description length. Si se selecciona las notas o comentarios de actividades (log)
es posible exportar de 1 a 99 lneas de notas para cada actividad. El nmero de lneas a
exportar se seala en los campos Low log range para el valor inferior y High log range para el
valor superior de las lneas de inters.

P3 calcula el ancho total de columnas del archivo ASCII para los tems de datos
seleccionados, independiente del tipo de archivo de salida definido. El tipo de archivo de
salida se define con la opcin Format del cuadro de dilogo.

El tamao del archivo a exportar depende del nmero de tems de datos a exportar y de la
cantidad de columnas que ellos representan. La tabla siguiente describe los tems de datos
que requieren ms de una columna en la exportacin:

Nmero de
Tipo de Datos Informacin Exportada
Columnas

134
 La fecha, holgura y duracin de la restriccin para
Constraints 6 el proyecto. P3 no exporta hitos (milestones) ni
actividades agrupadas (flags)
El recurso (RES), su unidad de medida (RUT)
definida en el diccionario y un identificador de
recurso (RID) de 1 caracter. Corresponde a un
Resource quantities 3
cdigo agregado como sufijo al identificador, que
permite diferenciar un mismo recurso asociado
a una actividad

7.11.1.3. Formato del archivo de exportacin

La opcin Format permite identificar el nombre del archivo de salida y establecer el formato
de las fechas. Si se exportan los datos de costos o cantidades reales (por medio de la opcin
de contenidos), esta opcin permite especificar los valores exportados para esos datos.
Tambin es posible determinar si los datos de recursos y costos son exportados en
forma detallada o resumida. Si el archivo de exportacin est en formato ASCII, esta opcin
permite definir el ancho de columnas y separadores de campos.

Al seleccionar la opcin de formato, el cuadro de dilogo de exportacin de datos

detallado se modifica, desplegando 6 nuevas ventanas que permiten ingresar nuevos datos y
seleccionar opciones relacionadas.

a) Archivo de salida. La ventana Output File solicita el ingreso del nombre

(Name) del archivo de exportacin (sin extensin). P3 determina la extensin del
archivo dependiendo del tipo de archivo de salida escogido. Por defecto Primavera
utiliza el nombre P3 para este archivo. El campo tipo (Type) permite desplegar las
opciones para el tipo de archivo de salida (planilla electrnica, base de datos o de
texto).

La opcin Title each column permite incluir el ttulo de los datos como columnas para
archivos de tipo planilla electrnica o de texto, y como nombres de campos para
archivos de tipo base de datos. P3 agrega el cdigo -T1 o -T2 para diferenciar entre
los proyectos meta 1 y 2. La tabla siguiente describe los datos exportados y
sus abreviaturas:

Contenido Abreviatura Contenido Abreviatura

Resource or Cost percent
Activity ID ACT RCP
complete
Activity description TITLE Resource or Cost lag and duration RCL/RCD

Early start/Early start time ES/EST Resource unit of measure RUT

Early finish/ Early finish time EF/EFT Units per timeperiod UPT

Late start/ Late Start time LS/LST Earned value (units) EVQ

Late finish/ Late finish time LF/LFT Budgeted quantity BQ

Actual start/ Actual start time
AQ or
cost for work scheduled from AS/AST Actual quantity or Budgeted
BCWSQ
Target 1
Actual finish/ Actual finish
AF/AFT Quantity to completion QTC
time
Total float TF Quantity at completion QAC

135
Free float FF Earned value (cost) EVC

Calendar ID CAL Budgeted cost BC

Original duration OD Actual cost/BCWS AC or BCWS

Cost to complete
Remaining duration RD constraints/date/time CTC
Early date constraints/ date/time
Float and duration CON/ Cost at completion CAC
COND/
CONT (1)
ECON/
Late date constraints/
ECOND/ 4-character
date/time Activity codes
ECONT (2) code
LCON/
LCOND/
LCONT (3)
4- character
Resource RES
Activity custom data items name
4-character
Resource designator RID Resource custom data items
name
(nn = 1 through 99) Cost
ACC Log records LOGnn
Account
WBS WBS

(1) Despliega holgura y duracin de restricciones, incluyendo la holgura libre y total cero, actividades
agrupadas (hammock) y restricciones de trmino esperado. Las columnas COND y CONT son vlidas
solo para restricciones de trmino esperado.
(2) Despliega restricciones de fechas ms prximas, incluyendo no comenzar antes de, no finalizar
antes de, inicio obligado, trmino obligado y restricciones de inicio.
(3) Despliega restricciones de fechas ms tardas, incluyendo no comenzar despus de, no finalizar
despus de, inicio obligado, trmino obligado y restricciones de inicio. P3 no exporta hitos
(milestones) ni actividades agrupadas (flags).

b) Criterio de Ordenamiento. Para arreglar los valores de salida en un orden

especfico se utiliza la columna de ordenamiento (Sort on). La columna Order
permite seleccionar un ordenamiento ascendente o descendente. El botn derecho
del mouse permite visualizar una lista de los tems de datos disponibles.

c) Formato de fecha. La ventana Date Format permite especificar el formato de las

fechas programadas exportadas. Puede emplearse fechas de calendario (Calendar) o
secuencia numrica de los perodos laborables (Workperiods). Para archivos ASCII el
formato de fecha es DDMMMYY HH:MM, para archivos de tipo WK1 o WKS el formato
de fecha es DD-MMM-YY HH:MM, y para archivos de tipo DBF el formato de
fecha es MM/DD/YY HH:MM. P3 exporta horas y minutos solo para proyectos con
unidad de planificacin hora, creando una columna o campo -segn el caso- para
separar horas de minutos. Si se selecciona la opcin de secuencia numrica, P3
transfiere el nmero del perodo hbil que corresponde a las fechas prximas, tardas
o reales programadas. En este caso, en el ttulo de la respectiva columna se agrega el
sufijo W a las fechas respectivas.

d) Valores reales. La ventana Actual Values permite seleccionar la exportacin de de

cantidades o costos reales correspondientes al perodo (Period), a la fecha (To date) o
ambos. Cuando se incluye el dato BCWS la opcin To date debe estar activada.

136
 e) Datos de recursos y costos. La ventana Resource/Cost Data permite
seleccionar la exportacin resumida (Summarize) o detallada (Detail) de las
cantidades de recursos, costos o datos personalizados de recursos y costos.

Cuando se produce un archivo resumido que contiene diferentes unidades de medida

de recursos, P3 totaliza estas cantidades. Las columnas de recursos y cuentas de
costos quedan en blanco.

f) Archivos de texto. La ventana ASCII output (measured in characters) permite

personalizar la estructura de un archivo de tipo ASCII o texto. P3 puede insertar
espacios en blanco entre columnas de datos. La opcin Field separation permite
insertar espacios en blanco antes y despus de una columna en blanco, si sta
aparece entre dos columnas de datos. La opcin Blank column width determina el
ancho de la columna en blanco. Ambos campos permiten una variacin entre 0 y 99.

7.11.1.4. Ejecucin de la exportacin

Para iniciar el proceso de exportacin de datos se presiona el botn Run del cuadro de dilogo
de exportacin de datos detallado. El archivo de exportacin de datos tiene el nombre
definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando
Report, Tabular, Production, seleccionando all la especificacin de exportacin
apropiada.

7.12. IMPORTACIN DE DATOS

Cualquier tipo de datos exportado desde P3 hacia Lotus 123 o DBase -con excepcin de los
archivos ASCII .PRN- puede ser importado hacia Primavera. Para importar datos se requiere
considerar lo siguiente: la importacin de la identificacin de calendarios (calendar ID)
cuando el proyecto tiene calendarios mltiples; los archivos Lotus 123 o DBase deben existir;
cualquier dato que puede ser exportado puede ser importado, excepto la holgura libre, la
unidad del calendario (horas, das, semanas o meses) y el valor ganado (costo y cantidad);
los datos de un proyecto meta (target data) no pueden ser importados directamente;
los archivos de importacin deben tener nombres de rangos o campos que concuerden con la
abreviatura usada por P3; el identificador de actividad debe estar en el archivo de
importacin; para importar datos de recursos, el archivo de importacin debe contener el
identificador de actividad, el nombre del recurso, la cuenta de costos y el identificador del
recurso; para proyectos sin cuentas de costos (ACC) o identificadores de recursos (RID)
estos datos deben ser considerados como columnas en el archivo de importacin; no
es posible modificar el identificador de actividad, el nombre del recurso, cuenta de costos,
identificador del recurso o relaciones lgicas directamente a travs de la importacin; las
cantidades reales a la fecha (AQ) y del perodo (TPQ) actan en forma independiente cuando
son importadas, pero si el tem de dato AQ no existe en el archivo importado y la regla de
autocosto N 6 est activada, el tem de dato TPQ actualizar a AQ durante la importacin; es
posible modificar las fechas programadas durante el proceso de importacin; los nombres
de rangos o de campos -segn corresponda- de archivos exportados desde P3 no deben
ser editados; el proceso de importacin de datos no depende del proyecto; para la
importacin de datos desde archivos Lotus 123 versin 3.0 o superior es preciso emplear el
programa utilitario Translator Utility para convertir al formato .WK3.

7.12.1. Cambio de fechas programadas

Es posible actualizar las fechas programadas en los archivos Lotus 123 y DBase y luego
importarlas hacia P3. Si se agregan nuevas actividades y se importan sus fechas
programadas, el identificador de calendario debe preceder las fechas programadas en el

137
archivo de importacin, de modo que P3 pueda calcular fechas y duraciones con exactitud.
Por defecto P3 utiliza el calendario 1.

Es posible actualizar las fechas reales modificando directamente la fecha real o

identificando las fechas programadas prximas o tardas con una letra A antepuesta, antes de
importar el archivo. Si se exportan las fechas prximas o tardas y luego se le agrega la letra
A, P3 importar estas fechas como fechas reales.

a) Duracin restante. P3 calcula la duracin restante (remaining duration) como la

fecha ms prxima de trmino menos la fecha ms prxima de comienzo. Si la
duracin original es cero, P3 la iguala a la duracin restante. Las frmulas empleadas
son

Remaining Duration = Early Finish - Early Start

Si existe una fecha rea l o porcentaje completado

Original Duration = Remaining Duration

Si no existe una fecha real o porcentaje completado.

b) Fecha ms prxima de trmino. P3 calcula la fecha ms prxima de trmino como

la nueva fechas ms prxima de comienzo ms la duracin restante

Early Finish = Early Start + Remaining Duration

c) Fecha ms tarda de trmino. P3 calcula una nueva fecha ms tarda de trmino

basado en la fecha ms tarda de comienzo y la duracin restante

Late Finish = Late Start + Remaining Duration

d) Actualizacin con fechas reales. La programacin puede ser actualizada por dos
mtodos. Una alternativa consiste en agregar la letra A a las fechas prximas o
tardas de comienzo o de trmino, con lo cual estas fechas programadas se
transforman en fechas reales. La segunda alternativa consiste en ingresar las fechas
deseadas directamente en las columnas o campos respectivos de los archivos Lotus
123 o DBase. Para borrar las fechas reales se ingresa la palabra DELETE (en
maysculas) en las columnas AS (actual start) y AF (actual finish). En el caso de
archivos tipo DBase estos campos deben ser definidos de tipo caracter.
Cuando se modifican las fechas programadas, P3 recalcula los nmeros de secuencia
de los perodos laborables de las nuevas fechas y la holgura total, empleando las
siguientes frmulas

Total Float = Late Finish - Early Finish

Si existe una fecha real de comienzo,

Total Float = Late Start - Early Start

Si no existe una fecha real de comienzo.

Opcionalmente, es posible definir el tipo de holgura empleando la opcin Calculate total float
del cuadro de dilogo de opciones de progamacin y nivelacin. Las opciones son holguras de
comienzo, de trmino y ms crtica.

138
La holgura ms crtica (most critical float) es el menor valor entre la holgura de
comienzo y la de trmino. La holgura de comienzo (start float) es la diferencia de perodos
laborables entre las fechas de comienzo ms prxima y ms tarda de la actividad. La
holgura de trmino (finish float) es la diferencia de perodos laborables entre las fechas de
trmino ms prxima y ms tarda de la actividad.

7.12.2. Actualizacin de datos para archivos de importacin

P3 ajusta los datos importados segn la forma de ajuste de los archivos de origen. Los datos
de igual tipo debieran estar ajustados en la misma forma. Es aconsejable utilizar un archivo
exportado como modelo para el ajuste de los datos. Los tems de datos identificador de
actividad, nombre e identificador de recursos, cuenta de costos y tipo y relacin lgica no
deben ser cambiados sobreescribiendo los valores ya existentes, ya que al ser modificados P3
los considera como valores nuevos (no editados) durante la importacin. Para cambiar estos
datos, primero se debe borrar el valor original y luego ingresar el valor nuevo.

Para borrar datos en Lotus 123 o DBase, se debe crear una nueva columna o agregar un
nuevo campo -segn sea el caso- con un ancho de al menos 1 caracter. El rango (Lotus) o el
campo (DBase) deber llamarse DELETE y debe ser de tipo caracter.

En la nueva columna o campo creado se ingresar 1 caracter, de acuerdo al siguiente cdigo:

A para borrar todos los datos de la actividad, R para borrar todos los recursos de
la actividad, L para borrar todas las notas de la actividad y S para borrar las relaciones
lgicas de la actividad. Para actividades con datos nuevos o actualizados esta columna o
campo se deja en blanco.

Para agregar o borrar tipos y relaciones lgicas, el archivo debe contener el identificador de la
actividad, las actividades sucesoras y el tipo de relacin . Los atrasos pueden ser
modificados solo si existe un valor previo distinto de cero.

Para agregar nuevos valores que reemplacen los borrados se debe utilizar la fila
inmediatamente siguiente a la fila que contiene la actividad borrada (para Lotus 123) o el
registro siguiente al registro de la actividad borrada (para DBase).

7.12.3. Especificaciones de importacin

La manera ms simple de importar datos consiste en exportar los datos seleccionados a

travs del comando File, Project, Export, el cual crea archivos con filas y columnas (Lotus
123) o campos y registros (DBase) con nombre, tipo y tamao adecuados. La tabla siguiente
describe los datos que pueden ser importados, las abreviaturas que deben emplearse como
nombre de rango o campos y el tamao mximo del campo (en caracteres):

Dato Abreviatura Tamao

Activity ID ACT 10

Activity description TITLE 48

Activity successor SUC 10

Relationship type REL 2

Relationship lag LAG 3

139
Early start ES 8/5

Early finish EF 8/5

Late start LS 8/5

Late finish LF 8/5

Actual start AS 8

Actual finish AF 8

Total float TF 5

Free float FF 5

Calendar ID CAL 3

Original duration OD 4

Remaining duration RD 4

Percent complete PCT 3

Constraints (1) Float & duration CON/COND 8/5

Early date ECON/ECO ND 8/5

Late date LCON/LCOND 8/5

Resource RES 8

Cost account ACC 12

Resource or Cost percent complete RCP 3 (2)

Resource os Cost lag and duration RCL/RCD 4/3

Resource unit of measure RUT 4

Resource designator RID 1

Units per timeperiod UPT 10 (3)

Budgeted quantity BQ 7

Actual quantity AQ 7

Quantity to complete QTC 7

Quantity at completion QAC 7

Budgeted cost BC 10

Actual cost AC 10

140
Cost to complete CTC 10

Cost at completion CAC 10

Actual quantity this period TPQ 7

Actual cost this period TPC 10

Activity codes 4-char. code 10

Activity custom data items 4-char. code 20

Resource custom data items 4-char. code 10

Log records (nn 1 - 99) LOGnn 48

WBS WBS 48

Todos los campos de fechas son de 7 caracteres, ms 1 caracter para el indicador de fecha
real (A). Las horas (HH:MM) slo son vlidas para proyectos con unidad de planificacin hora.
(1) La restriccin de holgura y duracin (CON) incluye las restricciones ZFF (zero-free float),
ZTF (zero-total float, HA (hammock) y XF (expected-finish). Las columnas COND y CONT
solo se aplican para restricciones expected-finish.

La restriccin de fecha prxima (ECON) incluye las restricciones ES (start-no-earlier-than),

EF (finish-no-earlier-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (start-on).

La restriccin de fecha tarda (LCON) incluye las restricciones LS (start-no-later-than), LF

(finish- no-later-than), MS (mandatory-start), MF (mandatory-finish) y ON (start-on).

Los hitos (milestones) y tareas agrupadas (flags) no pueden ser importados.

(2)Valores vlidos entre 1 y 99.

(3)El campo UTP y todos los campos de costos tienen una longitud de 10 caracteres,
incluyendo 1 espacio para el punto decimal y 2 espacios para decimales (0.00). El valor
mximo de estos campos es 999999.99 999999999 segn se defina el uso de decimales. Si
se sobrepasa el valor mximo, P3 coloca un 0 en el campo.

Para realizar el proceso de importacin de datos se debe crear una especificacin de

importacin. Para efectuar una importacin de datos se debe escoger

File, Project, Import

El cuadro de dilogo de importacin despliega un listado de las especificaciones

predefinidas, las cuales se identifican con el cdigo IM seguido de 2 dgitos. Para agregar una
nueva especificacin se utiliza el botn Add ... del cuadro de dilogo.

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Close Cierra el cuadro de dilogo

Add ... Agrega una nueva especificacin de importacin

Modify ... Modifica una especificacin existente

141
 Delete Elimina una especificacin existente

Run Ejecuta un proceso de importacin de datos

7.12.4. Archivo de importacin

El cuadro de dilogo de importacin de datos detallado aparece cuando se selecciona la

opcin Add o Modify del cuadro de dilogo inicial. En el se identifca la especificacin de
importacin y el archivo de importacin. Los botones Previous y Next del cuadro de dilogo
de importacin de datos detallado permiten visualizar los contenidos de otras
especificaciones de importacin.

Este cuadro de dilogo presenta una ventana inferior para ingresar el nombre y la ruta de
ubicacin del archivo de importacin (Enter path name and input file).

Adems, el cuadro de dilogo contiene los siguientes botones:

Run Ejecuta un proceso de importacin de datos

Transfer ... Transfiere una especificacin de importacin de un proyecto a

otro

Previous Muestra la especificacin previa

Next Muestra la especificacin siguiente

OK Cierra el cuadro de dilogo grabando las modificaciones hechas

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin grabar las modificaciones hechas

7.12.5. Ejecucin de la Importacin

Para iniciar el proceso de importacin de datos se presiona el botn Run del cuadro de
dilogo de importacin de datos. El archivo de importacin de datos tiene el formato
definido para el archivo de salida. Es posible efectuar este proceso empleando el comando
Report, Tabular, Production, seleccionando all la especificacin de importacin apropiada.

7.13. TRANSFERENCIA DE ESPECIFICACIONES DE EXPORTACIN E

IMPORTACIN

El botn Transfer de los cuadros de dilogo de exportacin e importacin permite copiar una
especificacin de exportacin o importacin desde un proyecto a otro o dentro del proyecto
activo. El cuadro de dilogo de transferencia solicita el ingreso de los datos relativos a los
proyectos y especificaciones a transferir.

142