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Access to information ^m
Widdis, John
Bonjour Mme
Tel que discute lors de notre discussion telephonique, la presente a pour but de confirmer notre rencontre le 26
aout, 2013 de 13h30 a 14h30 au bureau de CANAFE situe au 800 boul. Rene-Levesque, suite 1105.
tel que convenu, priere de nous faire parvenir le noms des participants.
En vous remerciant de votre flexibility et de votre comprehension, et au plaisir de discuter des lignes directrices
mises a jour avec votre equipe.
Cordialement,
Annie
Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde@fintrac-canafe.qc.oa
Telephone | Telephone 514-283-1025
CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada | Government of Canada
From: )loto-quebec.com]
Sent: July-19-13 5:04 PM
To: Lalonde, Annie
Cc:HHHI^H
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Je relaie ('information a Mme| le vous repondra directement puisque je serai en vacances a partir de ce
soir.
Je suis le specialiste en matiere de lutte au blanehiment d'argent pour Loto-Quebec. Je ne pourrai etre present lors
de votre rencontre compte tenu que je serai en vacances mais serais-ce possible de vous rencontrer en aout a mon
retour pour 45 minutes afin de discuter des modifications legislatives.
A0000084 1-000001
xument released-.; ucs.
Du point de vue pratique, je serai tres implique dans la supeiMsibhl'de.;la!jTiiseen/pla'ce.Jes mesUres^necessalres-'pour
etre conforme
Aucun probleme. Malheureusement, nous ne sommes pas disponibles en avant-midi cependant nous sommes
disponibles en apres-midi, soitde 13h a 14h ou 14h a 15h. Est-ce qu'une de ces heures pourraientvous convenir?
From:[_ |ploto-quebec.com]
Sent: Friday, July 19, 2013 04:22 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Une erreur dans nos communications. C'est le 25 juillet 2013 que mon agent de conformite est disponible.
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Bonjour,
Le 26 aout de 14h a 15h nous convient. CANAFE est situe au 800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105.
En vous remerciant, et au plaisir de discuter de I'ebauche de lignes directrices mises a jour avec vous.
Annie
Annie Laionde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde(S)fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025
A0000084 2-000002
Document released underjhe
s.19(1)
From} >Ioto-quebec.com1
Sent: July-19-13 1:25 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Bonjour,
Seriez vous disponible le 26 aout a 13h30 a nos bureau ou 14h00 a vos bureau?
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Suite a mon courriel en date du 18 juillet, je vous avais aussi propose la date 26 aout.
From:| )loto-quebec.com1
Sent: July-19-13 12:15 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Bonjour
Vus indiquez 26 aout. voulez-vous dire le 26 juillet ou c'est une date possible en aout?
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Bonjour Monsieur I j
Seriez-vous en mesure de confirmer votre preference pour une rencontre le 25 juillet ou le 26 aout?
Cordialement,
A0000084 3-000003
Document released under the
Annie Access to Information Act
A L I fl S.19(1)
Compte tenu de nos echeanciers pour finaliser et publier les lignes directrices revisees, nous vous proposons une
rencontre en personne le 25 juillet en apres-midi (duree de 60 minutes, heure a votre convenance).
Cependant, nous reconnaissons que la disponibilite de personnes ressources pourrait etre limite durant cette
periode de vacances et nous pourrions envisager le 26 aout comme alternative, si necessaire.
Si toutefois aucune de ces dates vous conviennent, vous pouvez egalement nous faire part de vos commentaires par
ecrit.
Bien a vous,
Annie
Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie,lalonde@>fintrac-canafe,.gctca
Telephone | Telephone 514-283-1025
CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Ren6-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada | Government of Canada
From:
Sent: July-]
To: Lalonde, Annie;|
Cc}
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Nous tiendrons compte de vos disponibilites, et maintenez ouverte I'option du 24-25 juillet 2013.
Cordialement,
A0000084 4-000004
>cument released under i !
II e
De : Lalonde, Annie rmailto:Annie.L^londe@fintrac-canafe.6S4y^1^SS tO t f IfOTTt 3u OlTACt
Envoye
< r u:17 juillet, 2013 16:491 7 inillof inn 1fi-dO ~ s.19(1)
A:
Cc Document divulgue en vertu e
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour- Devoir de vigilance relatif a la clientele/
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence" / BCC&S 3 !'inTOIUlQUOi
Merci de votre reponse et interet a participer aux consultations sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour.
Malheureusement, nous serons dans I'impossibilite de vous rencontrer au cours de la semaine proposee puisque
nous serons en consultations aupres d'entites dans une autre province. Cependant, nous evaluons presentement si
nous serions en mesure de proposer une solution de remplacement. Je communiquerai avec vous pour confirmer, et
ce des que possible.
Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde(S)fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025
CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvemement du Canada I Government of Canada
From: >loto-quebec.com1
Sent: July-17-13 2:00 PM
To: Lalonde, Annie;
Cc:
Subject: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la
clientele / Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
A ce titre. nous aimerions vous rencontrer en personne et, nous nous questionnons a savoir s'il est possible de vous
rencontrer la semaine du 5 aout 2013 plutot que les 24 ou 25 juillet 2013? Cette date serait plus facilitante pour
notre equipe
Cordialement,
Objet: RE: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele /
Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
A0000084 5-000005
Document released unda^the
Bonjour MmJ I ACCBSS tO //?fO/7T7 clt/OH Act
Si toutefois vous n'etes pas disponible pour nous rencontrer en personne, vous aurez egalement I'occasion de nous
faire part de vos commentaires par ecrit d'ici le 16 aout prochain.
Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations regionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annie.lalonde@fintrac-canafe.qc.ca
Telephone | Telephone 514-283-1025
CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada I Government of Canada
From:|_ J@loto-quebec.com1
Sent: July-11-13 4:22 PM
To: Lalonde, Annie
Subject: Re: Consultations sur les lignes directrices de CANAFE mises a jour - Devoir de vigilance relatif a la clientele
/ Consultations on Updated FINTRAC Guidelines - Customer Due Diligence
Annie Lalonde
Agent de conformite | Compliance Officer
Operations r6gionales et conformite | Regional Operations and Compliance
annje.Jalpnde@fintrac-canafe.go
Telephone | Telephone 514-283-1025
CANAFE | FINTRAC
800, boul. Rene-Levesque Ouest, bureau 1105 | 800 Rene-Levesque Blvd. West, Room 1105
Montreal (QC) H3B 1X9
Telecopies | Facsimile 514-283-7340
Gouvernement du Canada I Government of Canada
A0000084 6-000006
Document released under the s.19(1)
.Access to Information Act
. 1 Rf^(^tiiTiianf"rf}viiJ'rttti^~^n"A/A'rff-i Hi
Frm:CZ ^^" t e l h l n - n i ^>loto-quebec.comT
hflrmn,l '
Sent: Jilry^0^^!41 PM
To: Jalbert, Chantal loi suriacces a nntormation
14- V
Bonjour,
Prenez note que M. Q Hi pris sa retraite et a ete rem place par Mme| louvelle Agent de
conformite RPCFAT pour^tc^uebec dont voici les coordonnees :
Telephone inteme|
Telephone externa
Courriel :H_ ^^McDJoto-quebec.com
500 Sherbrooke Ouest, 7e etage, Montreal (Quebec), H3A 3G6
Bonjour,
Comme vous le savez peut-etre, CANAFE a mis a jour ses lignes directrices afin de tenir compte du Reglement
modifiantle Reglement sur le recyclage des produits de la criminalite et le financement des activites terroristes
decoulantde la Recommandation 10 (anciennement la Recommandation 5) sur le devoir de vigilance relatif a la
clientele du Groupe d'action financiere (GAFI).
Plus particulierement, les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de conformite) et 6 (Tenue de
documents et identification des clients) ont ete mises a jour afin de refleter les modifications au Reglement.
II est prevu que la version finale des lignes directrices mises a jour sera publiee sur le site de CANAFE a I'automne
2013. Les modifications au Reglement entreront en vigueur le ler fevrier 2014.
7
A0000084 7-000007
Document released under the
Les 24 et 25 juillet2013, CANAFE tiendra des rencontres bftUeiQ&&& ^M^M6^rBli@iBs AiSt
consumer sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour, ci-jointes, et discuter de I'impact potentiel sur vos
operations. Si vous etes irteresse a rencontrer CANAFE ep?p^^|ej!|c^|^^ig^c^^^gr|u ^g |g
Annie Lalonde au annie.lalonde@canafe-fintrac.gc.ca d'icUe 12 juillet, 2013. ~J
Loi sur Faeces a information
Plus precisement, nous apprecierions recevoir votre retroaction sur ies questions suivantes :
2. Comme vous le savez, nous avons mis a jour les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de
conformite) et 6 (Tenue de document et identification des clients) afin de refleter les modifications au
reglement requerant la creation du nouveau dossier sur les relations d'affaires et la surveillance continue
des relations d'affaires. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comprenez-vous ce que vous
devez fa ire afin de rencontrer vos obligations, par rapport a :
3. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comment prevoyez-vous mettre en ceuvre ces
modifications dans votre entreprise?
4. Croyez-vous que les lignes directrices necessitent davantage de clarification par rapport a certains aspects?
(Si oui, lesquels? Si non, pourquoi?)
Si vous etes dans I'impossibilite de nous rencontrer en personne, vous pouvez nous faire part de vos commentaires
par courriel a consultations@canafe-fintrac.gc.ca d'ici le 16 aout, 2013.
Chantal Jalbert
Dirigeante principale de la conformite
Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada
Gouvernement du Canada
Good afternoon,
As you may know, FINTRAC has been updating its Guidelines in light of the Regulations Amending the Proceeds of
Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations brought about by the Financial Action Task Force's
(FATF) Recommendation 10 (formerly Recommendation 5) on Customer Due Diligence.
Specifically, Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record Keeping and Client Identification)
have been updated to reflect the amendments to the Regulations.
The final version of the updated Guidelines is expected to be published on the FINTRAC website in the fall 2013 and
the regulatory changes will come into effect on February 1, 2014.
On July 24-25,2013, FINTRAC will hold bilateral meetings in Montreal to discuss the draft updated Guidelines,
which are attached, and the potential impact on your operations. Should you be interested in meeting with
FINTRAC in person, please contact Annie Lalonde at annie.lalonde@fintrac-canafe.gc.ca by July 12,2013.
8
A0000084 8-000008
Document released under the
Specifically, we are seeking your comments on the following^ CCOSS iO 111 fO/7773 tlOll A Ct
3. Based on your reading of the Guidelines, how do you plan to implement these changes in your business?
4. Do you feel the Guidelines require further clarification on any of the new aspects? (If yes, in what way(s)? If
no, why not?)
Should you be unable to meet in person, you may submit any comments by email at consultations@fintrac-
canafe.gcca by August 16, 2013.
Sincerely,
Chantal Jalbert
Chief Compliance Officer
Financial Transactions Analysis Centre of Canada
Government of Canada
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9
A0000084 9-000009
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re9u ce courriel par erreur, veuillez en aviser immediatement l'expediteur par retour de courriel et supprimer
kcourriel. Merci! Document divulque en vertu de le
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A0000084 10-000010
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pphmer
le courriel. Merci!
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u
A0000084 11-000011
Document released under the
! <^*t?^mwtafo*
tM et dedarattorss nnrtTr^^o@$5
rmane^nss Repots Analysts C&m; to information Act
<& Canada of Canada
1 Renseignements generaux 4
2 Exigences en matiere de tenue de documents et de verification de
I'identite des clients 6
3 Documents a tenir 8
3.1 Exceptions generates concernant la tenue de documents 8
3.2 Releves d'operations importantes en especes 9
3 . 3 R e l e v e s d e d e b o u r s e m e n t s i m p o r t a n t s 11
3.4 Documents a tenir lors de I'ouverture de comptes 11
3.5 Releves de credit 13
3.6 Fiches d'operations de change 13
3.7 Certaines sommes remises ou transmises 13
3.8 Documents concernant les declarations relatives aux deboursements de
casinos 15
3.9 Documents concernant les declarations d'operations douteuses 15
3 .1 0 Documents concernant la verification de I'identite 16
4 I d e n t i fi c a t i o n des clients 16
4.1 Quand et comment devez-vous verifier I'identite des clients? 16
4.2 Exceptions generates a .'obligation de verifier I'identite d'un client 17
4.3 Verification de I'identite des clients pour les operations importantes en
especes 18
4.4 Verification de I'identite dans le cadre d'une operation douteuse 18
4.5 Verification de I'identite des clients pour les fiches-signature 19
4.6 Verification de I'identite des clients pour les deboursements 19
4.7 Verification de I'identite des personnes pour d'autres cas 20
4 . 8 C o m m e n t v e r i fi e r I ' i d e n t i t e d ' u n e p e r s o n n e ? 2 0
4.9 Verification de I'identite des clients pour les personnes morales et les
autres entites 23
4.10 Tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients 25
A0000096 2-000013
Document released under the
Access to Information Act
5 Controle continu des relations d'afg)(&>t!aW^^
5.1 Document concernant les relationjsjJJaTfgj^
6 Determination quant aux tiers et documents connexes." 28
6.1 Determination quant aux tiers 28
6.2 Documents sur les tiers 29
7 Comment tenir les documents 30
8 Penalties pour non-conformite 32
9 Faites-nous part de vos observations 32
10 Comment nous joindre? 32
A0000096 3-000014
Document released under
Access to Information Act
1 Renseignements generaux Document divulgue en vertu de la
La Loi surie recyclage desproduits de la^rS^le^C^^i&Mi^OrrnatiOn
activites tetroristes a pour objectif de deceler et de dissuader le recyclage des
produits de la criminalite et le financement des activites terroristes. Elie vise
egalement a faciliter les enquetes et les poursuites relativement aux infractions
commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elie impose des exigences en
matiere de declaration, de tenue de documents, de verification de I'identite des
clients et de mise en ceuvre d'un programme de conformite aux casinos.
Si vous etes un casino, la presente ligne directrice a ete preparee pour vous
aider a vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents
et la verification de I'identite des clients.
Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes
visees par la Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle financement
des activites terroristes et les textes reglementaires connexes. Preparee
uniquement a titre d'information, elie ne constitue pas un avis juridique et ne
cherche aucunement a remplacer les textes legislatifs et reglementaires.
A0000096 4-000015
ment released under the
n ,ess
il na to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Ligne directrice 1: Renseignementsg6n^raux.-^xp\]^ue
consistent le blanchiment d'argehtWt"le:fiha;ndeiMerit-'d''a,ctivites terroristes,' "
y compris leur caractere transnational. Presente egalement les grandes
lignes des exigences legislatives et donne un apercu du mandat et des
responsabilites de CANAFE.
Ligne directrice 2 : Operations douteuses - Fournit des explications sur la
declaration d'operations douteuses. Donne egalement des instructions sur
la facon de deceler les operations douteuses et presente des indicateurs
communs et sectoriels pouvant etre utiles lorsqu'on effectue ou evalue
des operations.
Ligne directrice 3 : Declaration des operations douteuses a CANAFE -
Explique aux entites declarantes quand et comment faire des declarations
d'operations douteuses. Cette ligne directrice comporte deux versions,
chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 4: Mise en ceuvre d'un programme de conformite -
Explique I'exigence pour les entites declarantes de mettre en ceuvre un
programme visant a assurer le respect de leurs obligations en vertu de la
Loi surle recyclage des produits de la criminalite etle financement des
activites terroristes et des reglements connexes.
Ligne directrice 5 : Declaration a CANAFE de biens appartenant a un
groupe terroriste - Explique aux entites declarantes quand et comment
faire des declarations de biens appartenant a un terroriste ou a un groupe
terroriste.
Ligne directrice 6 : Tenue de documents et verification de I'identite des
clients- Explique aux entites declarantes en quoi consistent les
exigences de tenue de documents et de verification de I'identite des
clients auxquelles elles sont assujetties. Cette ligne directrice comporte
plusieurs versions, chacune a l'intention d'un secteur d'activite different.
Ligne directrice 7: Declaration des operations importantes en especes a
CANAFE - Explique quand et comment faire des declarations relatives
aux operations importantes en especes. Cette ligne directrice comporte
deux versions, chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 8 : Declaration des televirements a CANAFE - Explique
quand et comment faire des declarations relatives aux televirements. II
existe trois versions de cette ligne directrice, selon le type de televirement
et la methode de declaration.
Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la declaration relative aux
operations importantes en especes a CANAFE- Explique quand et
comment les entites financieres peuvent choisir .'option de remplacement
de la declaration relative aux operations importantes en especes. Seules
les entites financieres peuvent exercer ce choix.
Ligne directrice 10 : Presentation des declarations relatives a un
deboursement de casino a CANAFE- Cette ligne directrice explique
A0000096 5-000016
Document released under the
Access to Information Act
quand et comment faire des decE)a3f5^re^ de \S
casino. Elie comporte deux versions, ,seIon la .methode de declaration.
Lot sur Faeces a Imformation
Pour obtenir de plus amples renseignements apres avoir lu I'une ou I'autre des
lignes directrices de la presente serie, veuillez composer le numero sans frais du
service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.
Vous remarquerez qu'a plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits
a de I'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web
externes. CANAFE n'est aucunement responsable de I'exactitude et de la fiabilite
des renseignements qu'ils renferment. Ces renvois reposent sur I'information
disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.
Dans la presente ligne directrice, toute reference a des montants en dollars (tel
que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou a son equivalent en devises
etrangeres. De plus, les montants en especes signifient de I'argent comptant en
circulation dans un pays donne (billets de banque et monnaie). Dans ce
contexte, les montants en especes ne signifient pas des cheques, des mandats
ou d'autres instruments monetaires de meme nature. En outre, par courtier en
valeurs mobilieres on entend une personne ou une entite autorisee en vertu de la
legislation provinciate a se livrer au commerce des valeurs mobilieres ou d'autres
instruments financiers ou a la fourniture de services de gestion de portefeuille et
de conseils en placement.
II se pourrait que vos politiques et vos procedures prevoient des situations autres
que celles decrites dans la presente et que vous deviez tenir d'autres documents
a des fins differentes de celles visant le respect de la Loi surle recyclage des
produits de la criminalite etle financement des activites terroristes. Par exemple,
le delai de conservation de vos documents peut varier a des fins autres que
celles decrites ici.
A00000S6 6-000017
ocumeni reieaseo unaer tne
Access to Information Act
o tenir une copie de la declaSf^eWrie^SiC^yulque eil VeftU 06 lB
o verifier I'identite de la personne (voir la partie 4); ,w f, ^ ^
o effectuer une determination jl/aiSiM^SQ&&8eS66cMrm^maliOf'
connexes (voir la partie 6).
Lorsque vous effectuez une operation de change, vos obligations sont les
suivantes:
o tenir une fiche d'operation pour toute operation (voir la partie 3);
o verifier I'identite de la personne pour une operation de 3 000 $ ou
plus (voir la partie 4).
Lorsque vous effectuez certains televirements, vos obligations sont les
suivantes:
o pour les montants de 1 000 $ ou plus, tenir certains documents et
verifier I'identite du client (voir les parties 3 et 4);
o inclure dans le televirement les renseignements relatifs au
demandeur (voir la partie 3).
A0000096 7-000018
Document released under the
Access to Information Act
Ceiteinesexceptionsstoppliquerrt^^^ VeftU de \B
parties. w
Loi sur Faeces a /information
L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activites
commerciales effectuees au Canada est protegee en vertu de la Loi sur la
protection des renseignements personnels etles documents 6lectroniques
(LPRPDE) ou de lois provinciates de meme nature. Vous devez aviser les
personnes que vous recueillez des renseignements personnels a leur sujet.
Toutefois, vous n'avez pas a les en aviser si vous incluez ces renseignements
dans I'une des declarations que vous devez presenter a CANAFE. Vous pouvez
obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilites a cet egard a
partir des sources suivantes:
Industrie Canada (Protection des renseignements en affaires):
le Commissariat a la protection de la vie privee du Canada.
(http://www.priv.gc.ca).
o Le Commissariat a la protection de la vie privee du Canada a
produit et affiche sur son site Web un document de questions et
reponses intitule: La LPRPDE etla Loi surle recydage des
produits de la criminalite etle financement des activites terroristes
(http://www.priv.gc.ca/information/pub/faqs pcmltfa 01 index f.as
pj qui vous aidera a comprendre vos responsabilites en vertu des
deux lois federates.
3 Documents a tenir
En qualite de casino, en plus des documents precises aux parties 5 et 6, vous
devez tenir les documents suivants :
releves d'operations importantes en especes;
les documents relies aux declarations relatives aux deboursements de
casinos;
documents a tenir lors de I'ouverture de comptes;
releves de credit;
fiches d'operations de change;
les documents concernant certains transferts de fonds;
les documents relies aux declarations d'operations douteuses.
Des renseignements detailles sur chaque type de document sont fournis aux
paragraphes 3.2 a 3.9. Egalement, la partie 7 explique comment les documents
doivent etre ten us.
A0000096 8-000019
Document released under the
/Access to Information Act
Vous n'etes pas tenu de conserver de I'informationi sf celfe-ci setrouve. deja dans B'' .i' i i
un autre document que vous tenez en vertu des presentes regies (decrites dans
cette ligne directrice). LOI I dCCOS 3 I //7/0/7779WO/7
Vous n'etes pas tenu de conserver les documents decrits aux paragraphes 3.4 a
3.7 lorsque vous ouvrez un compte ou effectuez une operation pour un
organisme public ou une personne morale ayant un actif tres important. La
meme exception s'applique aux filiates de ce type d'entites si leurs etats
financiers sont consolides avec ceux de I'organisme public ou de la personne
morale dont I'actif est tres important.
Dans ce contexte, par organisme public on entend I'une des entites suivantes ou
son mandataire :
un ministere federal ou provincial canadien ou un mandataire de Sa
Majeste;
un organisme municipal canadien constitue en personne morale (y
compris une ville, une municipality, un village, une autorite metropolitaine,
un district, un comte, etc.);
une administration hospitaliere, c'est-a-dire une institution qui exploite un
hopital public et qui est designee comme administration hospitaliere aux
fins de la TPS/TVH. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la
designation des autorites hospitalieres, veuillez consulter la Serie des
memorandums sur la TPS/TVH, chapitre 25.2, Designation comme
administration hospitalism, disponible sous le classement par type de
document a partir de la page Formulaires et publications du site Web de
I'Agence du revenu du Canada (http://www.arc-cra.gc.ca).
Dans ce contexte egalement, une personne morale dont I'actif est considere
comme tres important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75
millions de dollars d'apres son dernier bilan verifie et dont les actions sont cotees
dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du
Canada designee par le ministre des Finances. La personne morale doit
egalement effectuer des operations dans un pays membre du Groupe d'action
financiere (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du
Canada designees par le ministre des Finances, veuillez consulter le
communique du 2 juillet 2008 disponible qui se trouve sous I'onglet Nouvelles du
site Web du ministere des Finances (http://www.fin.gc.ca).
Pour connaitre les pays membres du GAFI, consultez son site Web, a
http://www.fatf-aafi.org.
A0000096 9-000020
Document released under the
Access to Information Act
importante en especes. En plus de la tegiQWfW&ntUrfWfcjffflfeie BVi V6rtU de la
importante en especes exige aussi la presentation d'une declaration slCANAFE,
comme on I'explique dans la Ligne direkiQ6 1&mda&0$fleo$erlatiBE)rmatfOn
importantes en especes a\ CANAFE.
Les operations qui exigent la tenue d'un releve sont les suivantes :
la vente de jetons ou de plaques;
le depot d'une somme initiate;
le retrait d'une somme confiee a la garde du casino;
une avance sur toute forme de credit, notamment par reconnaissance de
dette ou par cheque au porteur;
les paris en devises;
I'encaissement de cheques du casino.
10
A0000096 10-000021
rnent releasee unaer me
Access to Information Act
. la maniere dont la somme a ete i^^^t^)0f^KM^iM^^S^^ VeftU d
c o u r r i e r, p a r v e h i c u l e b l i n d e o u d ' u n e . a u t r e f a c p n ) ; - .
si un compte a ete touche par rope'ration-Jes^ suivarWVTldliUfl
o le numero et le type de chaque compte touche;
o le nom au complet du titulaire du compte;
o la devise dans laquelle sont effectuees les operations a regard du
compte.
Lorsqu'il s'agit d'un depot, I'heure a laquelle le depot a ete effectue doit
egalement etre consignee sur le releve d'operation importante en especes.
II s'agit notamment des documents exiges pour I'ouverture d'un compte, par
exemple une fiche-signature, une convention de tenue de compte, un releve de
depot, des notes de debit et de credit et des copies des registres officiels de la
personne morale (dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale)
ainsi que I'information decrite ci-apres.
Fiches-signature
Lorsque vous ouvrez un compte, vous devez tenir une fiche-signature pour
chaque titulaire du compte. Une fiche-signature est un document signe par une
personne habilitee a agir a regard du compte.
il
A0000096 11-000022
Document released under the
Access to Information Act
V o i r l e p a r a g r a p h e 3 . 1 0 p o u r d e p l u s a r fi ^ V e t l l J de la
contenir la fiche-signature lorsque vous devez verifier, l'identite de la personne
qui signe la fiche-signature. LOi SUi' FSCCOS 3 {information
Comptes au nom de personnes morales
Si le compte est ouvert au nom d'une personne morale, vous devez conserver
une copie de I'extrait des registres officiels de celle-ci ou figure toute disposition
portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. II peut s'agir
d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des reglements
administratifs de la personne morale qui precisent les agents dument autorises a
signer pour le compte de la personne morale, par exemple le president, le
tresorier, le vice-president, le controleur, etc. Si des changements sont apportes
ulterieurement aux statuts constitutifs ou aux reglements administratifs
concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces
changements etaient en vigueur au moment de I'ouverture du compte, la
resolution adoptee par le conseil a cet egard doit figurer dans ce type de
document.
Releves de depots
Vous devez tenir un releve de depot pour tous les depots portes au credit d'un
compte. Un releve de depot est un document comportant la date du depot, le
montant du depot ainsi que la partie du depot qui est en especes, le cas echeant.
Un relevS de depot doit aussi indiquer le nom du titulaire du compte au credit
duquel la somme est portee et le numero du compte.
12
A0000096 12-000023
y : -'-'..; '.'
Voir le paragraphe 3.10 pour de plus amples renseignements sur ce que doit
contenir un releve de credit lorsque vous devez verifier I'identite de la personne.
Pour toutes les operations de change que vous effectuez, peu importe le
montant, vous devez tenir une fiche d'operation. II s'agit d'un document qui
contient les renseignements suivants :
la date et le montant de I'operation ainsi que la devise achetee ou vendue;
le montant du paiement effectue ou recu ainsi que la devise et le mode de
paiement.
Une fiche d'operation peut etre une inscription dans un registre des operations,
pourvu que I'inscription comporte les renseignements requis, comme on
.'explique dans ce paragraphe.
Voir le paragraphe 3.10 pourde plus amples renseignements sur ce que doit
contenir une fiche d'operation lorsque vous devez verifier I'identite de la
personne effectuant une operation de change.
13
A0000096 13-000024
Document released under the
Access to Information Act
U n t e l e v i r e m e n t s i g n i fi e l a t r a n s m i s s t o n E t C ^ e n Ve r t U d e l a
electronique, magnetique ou optique ou.par un telephone ou un orginateur,
d'instructions pour le transfert de fondsk^ktBmyoS&StS&advkWfOrmatlOn
Tetranger. Pour les messages envoyes sur le reseau SWIFT, seuls les messages
SWIFT MT 103 sont compris. De plus, uniquement dans le contexte de
renseignements relatifs au demandeur, un televirement comprend la
transmission d'instructions pour le transfert de fonds au Canada par Tentremise
d'un message SWIFT MT 103.
Ces mesures s'appliquent aux televirements (y compris les exceptions) decrits ci-
dessus, sous la rubrique Renseignements a transmettre avec les transferts de
fonds .
14
A0000096 14-000025
Document released under the
Access to Information Act
Ve u i l l e z c o n s u l t e r t e p a r a g r a p h e 3 . 1 0 p ^ Ve r t U d e I .
comprendre les documents concernant la remise ou ja transmission cle,fonds ^
lorsque vous devez verifier I'identite de Jaij&rsSfinS qi5^Sa?rSe 6pe^or/?"?3ul0!l
15
A0000096 15-000026
Document released under the
Access to Information Act
Lorsque vous transmettez une declaratEfeO'QpJit^t Jdi^Jl^ii^eii|oHy^^n V6rtU d6 \B
vous etes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 fb.eclaration
des operations douteuses 4 CANAFE, pb<3iblffe Gfe^lus^mpeg / //?TO 1171 atlOll
renseignements sur les obligations reltees a ce type de declaration.
Documents d'identification
Si vous utilisez un document d'identification pour verifier I'identite de la personne,
le dossier doit preciser le type de document que vous avez utilise a cette fin, son
numero de reference et son lieu de delivrance.
16
A0000096 16-000027
Document released under the
Access to Information Act
v e r i fi e r I ' i d e n t i t e d e s p e r s o n n e s e t d e s S ' l g C I ^ ^ ^ C f e ^ ^ ^ V 0 r t U Cv4 >_ I I
generates indiquees ci-dessous. . , ,w,tr -
Lo/ sur Faeces a {information
Si vous ne pouvez pas verifier I'identite d'une personne ou d'une entite lors de
I'ouverture d'un compte selon les exigences en la matiere, vous ne pouvez pas
ouvrir ce compte. Cela signifie qu'aucune operation ne peut etre effectuee, autre
que le depot initial, a moins d'avoir verifie I'identite de la personne ou de I'entite
tel qu'explique aux paragraphes 4.5 et 4.9. De meme, si vous sou peon nez que
I'operation est rattachee a une infraction de blanchiment d'argent ou de
financement des activites terroristes, vous devez presenter une declaration
d'operation douteuse, conformement a la Ligne directrice 3 : Declaration des
operations douteuses a CANAFE.
Les paragraphes 4.3 a 4.7 decrivent les circonstances dans lesquelles vous
devez verifier I'identite d'une personne qui effectue une operation necessitant
cette mesure. Dans ces circonstances, vous devez verifier I'identite de la
personne a moins que I'une des exceptions expliquees ci-apres ne s'applique.
Qui plus est, si vous soupconnez que I'operation est rattachee a une infraction
de blanchiment d'argent ou de financement des activites terroristes, vous devez
presenter une declaration d'operation douteuse comme il est explique au
paragraphe 4.4.
Vous entretenez une relation d'affaires avec un client des que vous avez effectue
avec celui-ci deux operations qui vous obligent a verifier son identite. Pour
obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires et les
documents connexes, consultez la partie 5.
17
A0000096 17-000028
Document released under u^
Access to Information Act
L o r s q u e v o u s a v e z c o n fi r m e l ' e x i s t e n c e @ ^ ^ V 6 r t U de la
nom, son adresse et le nom de ses directeucs, comme i'explique le, paragraphe
4.9, vous n'etes pas tenu de confirmer fe^nfiWtfrtfiafia^
Des que vous avez confirme I'existence d'une entite autre qu'une personne
morale, comme I'explique le paragraphe 4.9, vous n'etes pas tenu de confirmer
la meme information de nouveau.
Vous n'etes pas tenu de verifier I'identite de clients, comme I'expliquent les
paragraphes 4.5 a 4.7, ni de satisfaire aux obligations decrites a la partie 6
lorsque la personne qui ouvre le compte possede deja un compte chez vous.
Certains types de comptes Vous n'etes pas tenu de verifier I'identite des
clients, comme I'explique le paragraphe 4.5, ni de satisfaire aux obligations
decrites aux parties 5 ou 6 dans les cas suivants :
a I'ouverture d'un compte d'affaires (compte commercial) pour une entite
dont vous avez deja verifie I'identite de trois de ses employes autorises a
donner des instructions en ce qui a trait au compte;
si vous ouvrez un compte pour un organisme public ou une personne
morale dont I'actif est tres important. II en va de meme pour les filiates de
ces entites, si leurs etats financiers sont consolides avec ceux de
.'organisme public ou de la personne morale dont I'actif est tres important.
Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce
contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.
Veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment verifier I'identite
d'une personne lors d'une operation importante en especes.
18
A0000096 18-000029
Document released under the
Access to Information Act
I'operation. Toutefois, vous n'avez pas >^^rir^iSJ^rt^l^^rii)f^Ue 611 VertU de
circonstances suivantes: . . ,, , ~ ..
si vous avez deja verifie fldentiteLdSHa$4s&rin&Q&Yek\elt3fOrmatfOn
reglement, et que vous n'avez aucun doute quant a cette verification;
si vous croyez que la verification informerait la personne que vous
soumettez une declaration d'operation douteuse.
II est important de se rappeler que vous etes tenu de prendre des mesures
raisonnables pour verifier I'identite de votre client chaque fois qu'une operation
douteuse est effectuee ou tentee, meme s'il s'agit d'une operation qui n'est
habituellement pas visee par les exigences liees a la verification de I'identite des
clients. Pour de plus amples renseignements, consultez la Ligne directrice 2 :
Operations douteuses.
Vous devez verifier i'identite de la personne qui signe une fiche-signature pour
un compte que vous ouvrez, avant d'effectuer une operation (autre que le depot
initial). Lorsque plus de trois personnes sont a u tori sees a agir a regard du
compte d'affaires, vous devez verifier I'identite d'au moins trois personnes.
19
A0000096 19-000030
Document released under the
Access to Information Act
Vous devez verifier I'identite de la pers(t^M^^tM!{4^l#^on VeftU de \B
decrites au paragraphe 3.8 qui necessity '
relative aux deboursements d'un casim
personne au moment de I'operation.
A cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 afin de savoir comment
verifier I'identite d'une personne lors d'un deboursement important.
Lorsque vous devez verifier I'identite d'une personne pour I'une des situations ci-
dessus, vous devez le faire au moment de I'operation.
A cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.8 ci-dessous afin de savoir
comment verifier I'identite d'une personne.
Un document peut etre accepte a des fins d'identification s'il possede un numero
d'identification unique. De plus, le document doit avoir ete emis par un
20
A0000096 20-000031
ment released under the
cess to Information Act
gouvernement provincial ou territorial oil parte go^uverh&mentfederaLPargn veftU d6 13
exemple, un certificat de naissance ou de bapteme emis par un etablissement
religieux n'est pas acceptable. Une carte ^identificationertiisei paruri erhployeur :
pour un employe (soit une carte d'identification d'employe) ne peut etre
acceptee.
Le document doit egalement etre encore valide et ne peut etre perime. Par
exemple, un permis de conduire perime n'est pas acceptable.
Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de verifier I'identite des
clients, mais le numero d'assurance sociale (NAS) ne peut etre fourni dans une
declaration que vous presentez a CANAFE. Le Commissariat a la protection de
la vie privee (http://www.priv.gc.ca) a publie une fiche de renseignements sur les
pratiques exemplaires pour I'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche
afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.
Par exemple, les documents suivants peuvent servir a verifier I'identite d'un
client: un Certificat du statut d'lndien ou une carte emise par I'une des autorites
provinciates ou territoriales suivantes ou toute entite qui lui succede :
Insurance Corporation of British Columbia;
Alberta Registries;
Saskatchewan Government Insurance;
Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations;
Department of Transportation and Public Works de la province de l'lle-du-
Prince-Edouard;
Services Nouveau-Brunswick;
Department of Government Services and Lands de la province de Terre-
Neuve-et-Labrador;
ministere des Transports des Territoires du Nord-Ouest; ou
ministere du Gouvernement communautaire et des Transports du territoire
du Nunavut.
Quand vous verifiez I'identite d'une personne au moyen d'un document, il doit
s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous etes dans
I'impossibilite de le faire vous-meme, vous pouvez faire appel a un mandataire
pour examiner en votre nom I'original du document d'identification. Meme si vous
faites appel a un mandataire, vous demeurez responsable du respect des
exigences d'identification des clients.
21
A0000096 21-000032
Document released under the
Access to Information Act
vous devrez avoir conclu par ecrit un a<&e^IP#^ de \B
a cette fin. Vous devrez aussi obtenir du mandataire Jes renseignements relatifs
au client obtenus selon I'accord ou renteivfi/qaia^olis'ASfaSlfi Ira. /7/?i^011713tlOll
Personnes absentes
Si vous devez verifier I'identite d'une personne qui n'est pas presente, vous
devez utiliser deux des methodes suivantes. Pour chaque methode
d'identification, les renseignements obtenus a regard de la personne doivent
correspondre aux renseignements dans vos dossiers. Les renseignements
doivent egalement etre les memes d'une methode a ,'autre. Par exemple, si
chacune des methodes produit le nom, I'adresse et la date de naissance de la
personne, ces renseignements doivent correspondre a ceux dans vos dossiers.
Les methodes suivantes peuvent ne pas convenir a tous les clients. Par
exemple, elles ne permettent pas de verifier I'identite d'un client qui se trouve a
I'exterieur du Canada qui desire effectuer une operation avec vous, mais qui ne
possede pas d'antecedents canadiens de credit, qui n'a pas acces a un
repondant canadien et qui ne possede pas de compte de depot aupres d'une
entite financiere. Dans un tel cas, la verification de I'identite du client avec un
document d'identification peut necessiter la participation d'un mandataire,
comme explique ci-dessus.
Des produits pour I'utilisation d'une de ces deux methodes existent sur le
marche, comme ceux qui servent a la verification des cotes de solvabilite.
Methode d'attestation
Obtenir I'attestation etablissant qu'un document original d'identification a regard
de la personne a ete vu par un commissaire a I'assermentation ou un repondant.
L'attestation doit etre produite sur une photocopie lisible du document et
comprendre I'information suivante :
22
A0000096 22-000033
ocument release
Access to Information Act
le nom, la profession et I'adresseQOiDl*nlssaire a;l'asserrrt^htafipnHc*Q. VeftU d6 13
du repondant; . ., , ff.
la signature du commissaire a Yde^th&^iQ^a^^e^o&mifltOrmdtfOn
le type et le numero du document d'identification fourni par la personne
dont vous devez verifier I'identite.
Dans ce contexte, un repondant doit etre une personne qui exerce une des
professions suivantes au Canada :
dentiste, medecin ou chiropraticien;
juge, magistrat ou avocat;
notaire public ou, dans la province de Quebec, notaire;
optometriste ou pharmacien;
auditeur public accredits (APA), comptable agree (CA), comptable general
licencie (CGA), comptable en management accredite (CMA), comptable
public (PA) ou comptable public enregistre (RPA);
ingenieur (ing. dans la province de Quebec, ou P.Eng. dans les autres
provinces);
veterinaire.
Un compte de depot peut etre utilise pour I'une ou I'autre de ces methodes,
pourvu que le compte soit aupres d'une entite financiere comme on I'explique au
paragraphe 3.2.
23
A0000096 23-000034
Document released under the
Access to Information Act
Vous devez confirmer I'existence de toiBigSrj^^^ de la
laquelle vous ouvrez un compte, avant toute.operation autre que le oepot initial.
S'il s'agit d'une personne morale, en plJs04nS6(SfirmSCeSiaaca tf'tiffi&gSnattOn
verifier la denomination sociale et I'adresse de la personne morale ainsi que les
noms de ses administrateurs avant toute operation autre que le depot initial.
Personnes morales
Pour confirmer I'existence d'une personne morale, sa denomination sociale et
son adresse, on peut consulter I'un ou I'autre des documents suivants :
le certificat de constitution de la personne morale;
un document qui doit etre depose chaque annee en vertu des lois
provinciates sur les valeurs mobilieres;
tout autre document qui confirme I'existence de la personne morale. Des
exemples de ce genre de document comprennent le rapport annuel de la
personne morale signe par un cabinet independant de verificateurs, une
lettre ou un avis devaluation de la personne morale emis par un
gouvernement municipal, provincial, territorial ou federal.
Le document que vous utilisez pour confirmer I'existence d'une personne morale
peut etre sur support papier ou en version electronique. Bien que ce genre
d'information soit disponible verbalement (par vote telephonique ou autre), ce
mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le
document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie
de celui-ci.
24
A0000096 24-000035
ocument released under the
oess to Information Ad
qui confirme son existence. Le document que vous utjlisez pour cbrifirrnergfl VertU d6 \i
I'existence de I'entite peut etre sur support papier ou,en version electronique. .
Bien que ce genre d'information soit 6\&pi0h\S'iilbi\&^BQ^St \8ie /HfO/7713170/7
telephonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous
devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir
le document ou une copie de celui-ci.
Les mesures visant a tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients
comprennent le fait de demander au client de fournir de I'information pour
confirmer ou mettre a jour ces renseignements. Pour les clients qui sont des
personnes, les mesures plus rigoureuses comprennent egalement le fait de
confirmer ou de mettre a jour ces renseignements par I'entremise des options qui
permettent de verifier I'identite des personnes absentes. Vous pouvez egalement
obtenir les renseignements verbalement afin de les tenir a jour.
Pour les clients qui sont des entites, les mesures visant a tenir a jour les
renseignements sur I'identite des clients comprennent la consultation d'un
document ou d'un dossier electronique, comme I'explique le paragraphe 4.9, ou
I'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements a
jour.
La frequence a laquelle les renseignements sur I'identite des clients doivent etre
mis a jour varie selon votre evaluation du risque que presente votre client. Dans
le cadre de vos obligations en matiere de controle continu, vous etes tenu de
garder a jour tous les renseignements sur I'identite des clients. Dans le cas des
clients a risque eleve, vous devez mettre les renseignements a jour plus souvent,
augmenter la frequence du controle et adopter les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.
A0000096 25-000036
Document released under
n'\ccess to Information Act
Relation d'affaires
Document divulgue en vertu de la
, , ..
Une relation d'affaires est une relation 4L\Cio&bi&\li&SQ^\S<^ii9iSf^atiOn
d'effectuer des operations financieres ou de fournir des services associes a ces
operations. Pour les casinos, ces relations peuvent etre etablies dans le cadre ou
non d'un compte.
Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de
compte, vous etablissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux
operations ou plus a regard desquelles vous devez :
Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les operations et les activites
connexes a I'egard desquelles vous devez verifier I'identite de votre client. Voir la
partie 4 pour en savoir plus sur ces operations et activites.
Exceptions
La relation d'affaires ne comprend pas les operations ou activites decrites sous
la rubrique Certains types de comptes ou d'operations au paragraphe 4.2,
car ces operations et activites ne vous obligent pas a verifier I'identite de vos
clients ou a confirmer I'existence d'une personne morale ou d'une autre entite.
Les exceptions prevues dans cette partie ne s'appliquent pas lorsque vous devez
transmettre une declaration d'operation douteuse. En d'autres termes,
Pobligation de verifier I'identite de votre client, selon les circonstances decrites
dans la partie 4.4, s'appliquerait toujours aux operations qui ne sont pas visees
par la definition de relation d'affaires. L'obligation d'assurer un controle continu
de la relation d'affaires avec ce client s'appliquerait.
26
A0000096 26-000037
Document released under the
Access to Information Act
U n e f o i s l a r e l a t i o n d ' a f f a i r e s e t a b l i e , v o i M | t M l ^ l e > n Ve r t U d * 6
suivantes: . T ... ,
Loi sur Faeces a iinformanon
assurer un controle continu de votre relation d'affaires avec votre client;
consigner dans un document les mesures que vous prenez pour surveiller
votre relation d'affaires et I'information qui en decoule. Voir le paragraphe
5.1 pour une description des renseignements que vous devez tenir dans
ce document.
Controle continu
Un controle continu consiste a surveiller la relation d'affaires que vous entretenez
avec un client sur une base periodique. Utilisez revaluation du risque du client
avec lequel vous entretenez une relation d'affaires pour determiner la frequence
a laquelle vous surveillerez cette relation d'affaires. Vous devez assurer un
controle continu de chaque relation d'affaires pour:
27
A0000096 27-000038
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Lorsque vous etablissez une relation d'@^^ VertlJ de la
consigner dans un document I'objet et la nature envisagee de la rejition
d'affaires. Vous devez egalement exanrVifa&fceWKft^
la tenir a jour afin de continuer de comprendre les activites de votre client au 111
du temps et d'evaluer les changements afin de detecter les operations et
activites a risque eleve. Cela pourrait vous amener a augmenter la frequence de
votre controle continu, a mettre a jour plus frequemment les renseignements sur
I'identite du client et a prendre les autres mesures plus rigoureuses qui
s'imposent, le cas echeant.
Vous devez effectuer une determination quant aux tiers lorsque vous devez tenir
I'un ou I'autre des documents suivants :
Dans un tel cas, le tiers est une personne ou une entite autre que la
personne qui effectue I'operation.
une declaration relative a un deboursement de casino.
Lorsque que vous devez transmettre une declaration relative a un
deboursement de casino (comme on I'explique au paragraphe 3.8), vous
devez prendre des mesures raisonnables pour etablir si la personne qui
recoit le deboursement agit pour le compte d'un tiers.
Dans un tel cas, le tiers est une personne ou une entite qui agit selon les
instructions d'une personne autre que celle qui recoit le deboursement.
28
A0000096 28-000039
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mesures raisonnables pour eiabIE)$1)lg^ VertU de U
par un tiers ou en son nom. . ., , ,Wi. * ,.
Loi sur Faeces a lintormation
Dans un tel cas, un tiers est une personne ou une entite, autre que le
detenteur du compte ou la personne autorisee a donner des instructions
quant au compte, et qui dirige les activites dans le compte.
Aux fins de la determination quant aux tiers, lorsque les employes agissent au
nom de leur employeur, ils sont considered comme agissant au nom d'un tiers.
La seule exception se presente lorsqu'un employe depose une somme en
especes dans le compte de son employeur. En pareil cas, I'employe n'est pas
considere comme agissant pour le compte d'un tiers. Cette exception ne
s'appliquera que si le compte dans lequel I'employe depose une somme en
especes est un compte d'affaires (compte commercial).
Mesures raisonnables
Les mesures raisonnables pour determiner un tiers varient en fonction des
circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent done etre
differentes d'une situation a I'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent
comprendre la recherche de renseignements deja consignes dans vos dossiers
ou ailleurs dans votre entreprise ou I'obtention de renseignements directement
du client.
Vous ne devez pas etablir si le compte est destine a etre utilise par un tiers ou
en son nom si le titulaire du compte est une entite financiere ou un courtier en
valeurs mobilieres qui se livre au commerce des valeurs mobilieres au Canada.
29
A0000096 29-000040
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. pour un deboursement de casinoDotSWraQinit ^WWfett* ft VertU de la
la personne qui recoit la somme; , ,
. pour une fiche-signature ou une idSVeat^
du lien existant entre le tiers et le titulaire du compte. Vous trouverez des
exemples de ce genre de lien au champ 18 de la partie G de la
declaration relative aux operations importantes en especes.
Si vous n'etes pas en mesure d'etablir si la personne agit selon les instructions
d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupconner qu'il en
est ainsi, vous devez conserver un document indiquant les renseignements
suivants:
Le document doit egalement preciser les motifs qui vous portent a croire que la
personne agit selon les instructions d'un tiers.
Vous ne devez pas tenir et conserver le document relatif a un tiers dont il est
question ci-dessus pour un compte si les conditions suivantes sont reunies:
le compte est ouvert par un conseiller juridique, un comptable ou un
courtier ou agent immobilier;
vous avez des motifs raisonnables de croire que le compte est destine a
etre utilise uniquement pour leurs clients.
Si une personne ou une entite ouvre un compte pour des clients ou des
employes inconnus ou en leur nom, etc., vous devez tenir un document indiquant
que ce compte sera utilise par un tiers qui est inconnu au moment de I'ouverture
du compte.
30
A0000096 30-000041
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Aux fins decrites dans cette ligne directG^UiriR>QWtt<iJigiU fcg*Mi8a^Wl VertU Ci6 \l
sous forme lisible par ordinateur ou en version electronique, pourvu cw'JLin - ^
imprime puisse facilement etre produit.a^exS6bt?fe/sB^u^^zSrvs^eQera^St/O//
visualisation des documents, vous n'etes pas tenu de conserver le document
original a cette fin, si vous pouvez en imprimer I'image.
Vous n'etes pas tenu de conserver une copie des declarations que vous
transmettez a CANAFE (autre que les declarations d'operation douteuse tel
qu'explique au paragraphe 3.9, et les declarations relatives a un deboursement
de casino tel qu'explique au paragraphe 3.8), mais vous pouvez choisir de le
faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans
I'accuse de reception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des
declarations traitees. Ces renseignements sont la date et I'heure de reception de
la declaration ainsi que le numero d'identification de la declaration.
31
A0000096 31-000042
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liees par contrat, une fois que le lien cof^Qt^^ VeilU de la
vous devez obtenir et conserver les documents qui etaient tenus par un employe
ou un contractuel avant que le lien d'erriplQibrSe/He^'d&ScHfil BebtStiiMftliStlOil
ete rompu.
32
A0000096 32-000043
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Access to Informaiiotti&ct
Widdis, John
Bonjour,
Comme vous le savez peut-etre, CANAFE a mis a jour ses lignes directrices afin de tenir compte du Reglement
modifiant le Reglement sur le recyclage des produits de la criminalite et le financement des activites terroristes
decoulantde la Recommandation 10 (anciennement la Recommandation 5) sur le devoir de vigilance relatif a la
clientele du Groupe d'action financiere (GAFI).
Plus particulierement, les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de conformite) et 6 (Tenue de
documents et identification des clients) ont ete mises a jour afin de refleter les modifications au Reglement.
II est prevu que la version finale des lignes directrices mises a jour sera publiee sur le site de CANAFE a I'automne
2013. Les modifications au Reglement entreront en vigueur le ler fevrier 2014.
Les 24 et 25 juillet 2013, CANAFE tiendra des rencontres bilaterales et en personne a Montreal afin de vous
consulter sur I'ebauche des lignes directrices mises a jour, ci-jointes, et discuter de I'impact potentiel sur vos
operations. Si vous etes interesse a rencontrer CANAFE en personne, veuillez communiquer par courriel avec
Annie Lalonde au annie.lalonde@canafe-fintrac.gc.ca d'ici le 12 juillet, 2013.
Plus precisement, nous apprecierions recevoir votre retroaction sur les questions suivantes :
2. Comme vous le savez, nous avons mis a jour les Lignes directrices 4 (Mise en ceuvre d'un programme de
conformite) et 6 (Tenue de document et identification des clients) afin de refleter les modifications au
reglement requerant la creation du nouveau dossier sur les relations d'affaires et la surveillance continue
des relations d'affaires. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comprenez-vous ce que vous
devez faire afin de rencontrer vos obligations, par rapport a :
3. En vous basant sur votre lecture des lignes directrices, comment prevoyez-vous mettre en ceuvre ces
modifications dans votre entreprise?
A0000085 1-000044
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4. Croyez-vous que les lignes directrices necessitent daWr^g^cfeSar^afe pQ Fdffl& i/^jfiin^aspects?
(Si oui, lesquels? Si non, pourquoi?)
Chantal Jalbert
Dirigeante principale de la conformite
Centre d'analyse des operations et declarations financieres du Canada
Gouvernement du Canada
Good afternoon,
As you may know, FINTRAC has been updating its Guidelines in light of the Regulations Amending the Proceeds of
Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations brought about by the Financial Action Task Force's
(FATF) Recommendation 10 (formerly Recommendation 5) on Customer Due Diligence.
Specifically, Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record Keeping and Client Identification)
have been updated to reflect the amendments to the Regulations.
The final version of the updated Guidelines is expected to be published on the FINTRAC website in the fall 2013 and
the regulatory changes will come into effect on February 1, 2014.
On July 24-25,2013, FINTRAC will hold bilateral meetings in Montreal to discuss the draft updated Guidelines,
which are attached, and the potential impact on your operations. Should you be interested in meeting with
FINTRAC in person, please contact Annie Lalonde at annie.lalonde@fintrac-canafe.gc.ca bv July 12,2013.
2. As you know, we have updated Guidelines 4 (Implementation of a Compliance Regime) and 6 (Record
Keeping and Client Identification) to reflect amendments to the Regulations requiring the creation of a new
business relationship record and the monitoring of business relationships. Based on your reading of the
Guidelines, do you understand what you need to do to meet your obligations, respective to:
3. Based on your reading of the Guidelines, how do you plan to implement these changes in your business?
4. Do you feel the Guidelines require further clarification on any of the new aspects? (If yes, in what way(s)? If
no, why not?)
A0000085 2-000045
Document released under the
Should you be unable to meet in person, you may submit afry^fjroe^^ Ct
canafe.gcca by August 16,2013.
Plor"'i irriAnf rii\/i ilni ia ah vArti i Ha I
We value your feedback and tha nk you for your participation.s-' ^''J l ! ! ^' ll t^ivuiyviw ^i! v ^' l-* ^ *-' B'
Chantal Jalbert
Chief Compliance Officer
Financial Transactions Analysis Centre of Canada
Government of Canada
A0000085 3-000046
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i^i Fift^dalTransactsan<5 Csrtfrcd'aRa^ede^fWPS^ fO InfOFmrttiOH Act
of Canada cfc Canada
DRAFT
FOR CONSULTATION
R e v. 2013-08 V-zSJOSOci
A0000092 1-000047
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G u i d e l i n e 4 : I m p l e m e n t a t i f i t a S ^ ^ d e '
Loi sur Faeces a i'information
August 2013
This replaces the previous version of Guideline 4: Implementation of a
Compliance Regime issued in May 2011. This version includes guidance on
obligations, which come into effect February 1, 2014, to better ascertain the
identity of and understand your clients and related business relationships.
Table of Contents
1 General 4
4 Appointment of a Compliance O f fi c e r 12
6 Risk-Based Approach 13
6.1 Risk assessment 14
6.2 Risk mitigation 19
6.3 Keeping client identification, beneficial ownership and business
relationship information up to date 21
6.4 Ongoing monitoring of business relationships 25
6.5 High risk situations for certain sectors 27
7 Ongoing Compliance Training 28
2
A0000092 2-000048
Document released under the
Access to information Act
11 comments? Dc^ym@r4diw;y.lgy4--R^erl;u de la
12 how to contact fintrac Loi'SUJU'^acces^aUinformation
Appendix 1: Products, Services, Delivery Channels and Geographic
Locations 35
3
A0000092 3-000049
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1 General Document divulgue en vertu de
The objective of the Proceeds ofCrime^Me^ufiddri^SQn^l ikdonQfO^mStlOn
Financing Act (the Act) is to help detect and deter money laundering and the
financing of terrorist activities. It is also to facilitate investigations and
prosecutions of money laundering and terrorist activity financing offences. This
includes implementation of reporting, record keeping, client identification and
compliance regime requirements for individuals and entities described in
section 2.
If you are such an individual or entity, this guideline has been prepared to help
you implement your compliance regime intended to ensure compliance with your
reporting, record keeping and client identification obligations.
This guideline uses plain language to explain the most common situations under
the Act as well as the related regulations. It is provided as general information
only. It is not legal advice, and is not intended to replace the Act and Regulations.
4
A0000092 4-000050
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Guideline8:SubmittingBectronii^o^mnWrtie^mMf^^^n VeftU de la
explains when and how to submit electronic funds transfer reports. There are
three different versions of Guidelirte$fa6|^
Guideline 9: Submitting Alternative to Large Cash Transaction Reports to
FINTRAC explains when and how financial entities can choose the
alternative to large cash transaction reports. This is only applicable to
financial entities.
Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to FINTRAC
explains when and how to submit casino disbursement reports. There are
two different versions of Guideline 10, by reporting method.
If you need more help after you read this or other guidelines, call FINTRAC's
national toll-free enquiries line at 1-866-346-8722.
Your compliance policies and procedures may cover situations other than the ones
described in this guideline, for purposes other than your requirements under the
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act. For example, the
federal or provincial regulator for your sector may require you to apply additional
compliance policies and procedures other than what is described in this guideline.
5
A0000092 5-000051
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2.2 Ufeinsurancecompanies,&a^tMliiiarat|Ht^Ulgueen veftli de
A life insurance company means one re^rj^eS^pfcrVine^^^
company or foreign life company under the Insurance Companies Act. A life
insurance broker or agent means an individual or entity registered or licensed
provincially to carry on the business of arranging contracts of life insurance.
If you are an employee of an individual or entity who is also subject to these
requirements, your employer is responsible for the compliance regime. For
example, when life insurance agents are employees of a life insurance company,
the compliance regime requirement is the responsibility of the life insurance
company. If you are a life insurance broker or independent agent (that is, you are
not an employee), you are responsible for your own compliance regime.
Similarly, if you are an agent of (or you are authorized to act on behalf of) an
individual or entity who is also subject to these requirements, that other individual
or entity is responsible for the compliance regime.
6
A0000092 6-000052
Document released under the
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here in Canada. If the laws of the countg^tl^^r^^d^fe^en VertU de la
prohibit compliance with these requirements, you have to keep a record toihat
effect. See Guideline 6E: RecordKeepib&h<&iShtlbWti$&&>raoi$el^e!sn3t(On
Dealers for more information.
2.4 Casinos
Casinos are those authorized by a Canadian provincial, territorial or federal
government to do business and that conduct their business in a permanent
establishment. It only includes those where roulette or card games are played in
the establishment, or where there is a slot machine. For these purposes, a slot
machine does not include a video lottery terminal.
If you are a real estate broker or sales representative, this requirement does not
apply to you for activities related to property management. This means that if you
only deal in property management transactions, such as leases or rental
management, not purchases or sales, the compliance regime requirement
explained in this guideline do not apply to you.
7
A0000092 7-000053
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Real estate developers DOCUment dlVUlgue 611 VeilU de l3
A real estate developer means an individual .or an entity other. than,a real estate
broker or sales representative, who in ahffihlej&Mr year<3ftei3)03 has/Sd67.e7a 4/Of/
of the following to the public:
at least five new houses or condominium units;
at least one new commercial or industrial building;
at least one new multi-unit residential building each of which contains
five or more residential units; or
at least two new multi-unit residential buildings that together contain
five or more residential units.
If you are a real estate developer, you have to implement a compliance regime if
you sell any of the following to the public:
a new house;
a new condominium unit;
a new commercial or industrial building; or
a new multi-unit residential building.
If you are an entity that is a corporation, you are subject to this whether you sell
those buildings on your own behalf or on behalf of a subsidiary or affiliate. In this
context, an entity is affiliated with another entity if one of them is wholly-owned by
the other or both are wholly-owned by the same entity.
If you accept deposit liabilities in the course of providing financial services to the
public, such as a provincial savings office, you are considered a financial entity
(see subsection 2.1).
If you are an agent of the Crown that sells precious metals to the public, you are
considered a dealer in precious metals and stones (see subsection 2.9).
8
A0000092 8-000054
Document released under the
Access to Information Act
issuing or redeeming money ordta^ V6!lU de ia
negotiable instruments. This does not include redeeming cheques payable ,.
to a named individual or entity. MjcMerSkkEs, ^Qf^^e^eyfSiMiddSSdOll
to a particular individual or entity is not included.
You are subject to this whether or not you receive professional fees for these
activities. However, you are not subject to this regarding the professional fees
themselves.
9
A0000092 9-000055
Document released unaer i
Access to Information Act
Providing bankruptcy services or acting'as.an;insdlvency practitioner does not; v -
trigger reporting obligations. If you need further clarification abojjt this, refer to
FINTRAC Interpretation Notice No. 7, available;.Under t&etitefkt&uBlldaXititi&onndlfOn
the Publications page of FINTRAC's website.
Similarly, if you are an agent of (or you are authorized to act on behalf of) an
individual or entity who is also subject to these requirements, that other individual
or entity is responsible for the compliance regime.
If you are a DPMS, you have to implement a compliance regime if you engage in
the purchase or sale of precious metals, precious stones or jewellery in an
amount of $10,000 or more in a single transaction. However, you are not subject
to this when you engage in a purchase or sale carried out for, in connection with,
or for the purpose of manufacturing jewellery, extracting precious metals or
precious stones from a mine or cutting or polishing precious stones.
An agent of the Crown (that is, a government department or an agent of her
Majesty in right of Canada or of a province) is considered to be a DPMS, when it
sells precious metals to the public in an amount of $10,000 or more in a single
transaction.
10
A0000092 10-000056
Document released under the
A
ccess to Information Act
If you are a British Columbia notary, yoO|yfAW^ Hne/ertU de la
if you engage in any of the following activities on behalf of any individual oj: entity
(other than your employer), or give instaidtWriS^
entity (other than your employer):
receiving or paying funds (other than those received or paid for
professional fees, disbursements, expenses or bail);
purchasing or selling securities, real estate or business assets or entities; or
transferring funds or securities by any means.
If you are a member of an association within your sector of activity, you may wish
to check with them to find out if any information sharing about any aspect of
compliance regime implementation is available. You may also check with any
regulatory body covering your sector in this regard.
These five elements are key to any effective system of internal controls..
11
A0000092 11-000057
Document released under the
Access to Information Act
-j ~
4 Appointment of a Complianc90ftfeierient divulgue 611 vertu d
The individual you appoint will be respoW8fe*^nVir$e^
compliance regime. Your compliance officer should have the authority and the
resources necessary to discharge his or her responsibilities effectively.
Depending on your type of business, your compliance officer should report, on a
regular basis, to the board of directors or senior management, or to the owner or
chief operator.
If you are a small business, the appointed officer could be a senior manager or
the owner or operator of the business. If you are an individual, you can appoint
yourself as compliance officer or you may choose to appoint another individual to
help you implement a compliance regime.
In the case of a large business, the compliance officer should be from a senior
level and have direct access to senior management and the board of directors.
Further, as a good governance practice, the appointed compliance officer in a
large business should not be directly involved in the receipt, transfer or payment
of funds.
For consistency and ongoing attention to the compliance regime, your appointed
compliance officer may choose to delegate certain duties to other employees. For
example, the officer may delegate an individual in a local office or branch to
ensure that compliance procedures are properly implemented at that location.
However, where such a delegation is made, the compliance officer retains
responsibility for the implementation of the compliance regime.
The level of detail of these policies and procedures depends on your needs and
the complexity of your business. It will also depend on your risk of exposure to
money laundering or terrorist financing. See section 6 for more information on
risk-based approach.
For example, the compliance policies and procedures of a small business may be
less detailed and simpler than those of a large bank. However, your policies and
procedures have to be in writing and be kept up to date, whether you are a small
business, an individual or an entity. Several factors could trigger the need to
update, as often as necessary, your policies and procedures, such as changes in
legislation, non-compliance issues, or new services or products.
12
A0000092 12-000058
Document released under the
Access to information Act
I n a d d i t i o n , i f y o u a r e a n e n t i t y, y o u r p o ^ Q ^ n f p i M ^ ^ I ^ S I d n V 6 l 1 U d e l a
approved by a senior officer. A senior officer.of an entity includes its director,
c h i e f e x e c u t i v e o f fi c e r, c h i e f o p e r a t i n g ( M G ^ , ^ d ^ 6 6 i S ^ 2 0 S S r y a ^ ^ ^ i r m a i l O n
controller, chief financial officer, chief accountant, chief auditor or chief actuary,
as well as any individual who performs any of those functions. It also includes
any other officer who reports directly to the entity's board of directors, chief
executive officer or chief operating officer.
They also need to know when an enhanced level of caution is required in dealing
with transactions, such as those involving countries or territories that have not yet
established adequate anti-money laundering or anti-terrorist financing regimes
consistent with international standards. See additional information about this in
subsection 6.1.2 and Appendix 1.
6 Risk-Based Approach
Your compliance regime has to include an assessment and documentation of
risks related to money laundering and terrorist financing in a manner that is
appropriate to you. This is in addition to your client identification, record keeping
and reporting requirements. A risk-based approach is a process that allows you
to identify potential high risks of money laundering and terrorist financing and
develop strategies to mitigate them.
13
A0000092 13-000059
Document released unaer tne
Access to Information Act
enhanced due diligence is appropriate, a .principle of the risk-based.'approach is V3ft
to focus your resources where they are most needed, to manage risks within your
tolerance level. You have to determine wh'aVis acceptable for:you,' taking into
account the nature of each product or service, the geographical regions where
you do your business and the relationships you have with your clients.
The approach to the management of risk and risk mitigation requires the
leadership and engagement of senior management towards the detection and
deterrence of money laundering and terrorist financing. Senior management is
ultimately responsible for making management decisions related to policies,
procedures and processes that mitigate and control the risks of money
laundering and terrorist financing within a business.
14
A0000092 14-000060
Document released under the
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the geographic locations where $JkM^^ VeftU d6 la
geographic locations of your clients; . ,, , ~f. .
other relevant factors related to yWDusiWss; SHSCeS 3 I inlOI'171 dt 1011
your clients and the business relationships you have with them.
You may want to perform the risk assessment for your business in two stages:
Stage 1: Business-based risk assessment of your products, services,
delivery channels and the geographic location in which your business
operates.
Stage 2: Relationships-based risk assessment of products and services
your clients utilize as well as the geographic locations in which they
operate or do business.
To help you assess products, services, delivery channels and geographic
locations that may pose high risks of money laundering or terrorist financing, we
have developed a list of questions in a checklist format (see Appendix 1) as well
as a risk matrix (see Appendix 3).
Similarly, for all clients within or outside of business relationships that may pose a
high risk of money laundering or terrorist financing, we have developed a list of
the most common risk categories in a checklist format (see Appendix 2 and
subsection 6.1.4 for more information).
Your risk assessment may identify high risk situations for which risk mitigation
controls and monitoring may be required. See subsections 6.2 and 6.4 for more
information.
Risk assessment requires good knowledge of your business operations and sound
judgment exercised by your personnel so the risks for money laundering and
terrorist financing can be weighed according to each individual factor as well as a
combination of them. Your risk assessment is not static and will change overtime.
If you are a financial entity or a securities dealer, you have additional requirements
related to risk assessment. See subsection 6.5 for more information.
15
A0000092 15-000061
ocument released under the
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6.1.1 Products, services and delivery[char|neirient diVUlgU6 6n V6f1U de la
You have to be aware of and recognize products and services or combinations of
them that may pose a high risk of money laundering:br^e7i!onst"finahclH^/Or/?7ai/0/7
Legitimate products and services can be used to mask illegal origins of funds, to
move funds to finance terrorist acts or to hide the true identity of the actual owner
or beneficiary of the product or service. Products and services that can support
the movement and conversion of assets into, through and out of the financial
system may pose a high risk. For example, these could include a money
laundering related sale of high value goods that resulted in a cheque payable to
a bearer which is then deposited into another individual's account to make the
transaction difficult to trace and detect.
You have to consider, in a manner that is appropriate to you, the channels used
to deliver your products or services. In today's economy and global market, many
delivery channels do not bring the client into direct face-to-face contact with you
(for example, Internet, telephone or mail), and are accessible 24 hours a day,
7 days a week, from almost anywhere. The more remote a client is from you, the
more likely you will have to depend on a third party to deliver your products or
services. The remoteness of some of these distribution channels can also be
used to obscure the true identity of a client or beneficial owners and can
therefore pose a high risk.
For example, large entities that operate in a number of domestic jurisdictions may
refine the geographic locations factor to differentiate between urban locations
having known higher crime rates in comparison to other urban or rural districts.
Smaller entities that restrict their activities to a single geographic location or
district may not need to make that distinction.
16
A0000092 16-000062
Document released under the
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You need to consider, in a manner that |^CPgrfeKr|i|tei6i todJi%iiVJJ<l>g-%iIo^ V6f1U de la
that are relevant to you, your business or sector. For.example,, you.may offer
p r o d u c t s o r s e r v i c e s t h a t c a n b e u s e d t c L ^ r i v g t ^ i f t M i m O t l Ti a t l O l l
such as electronic wallet, internet payment services or mobile payments. Your
business activities may also be more attractive to launder money or fund terrorist
activity.
You have to consider the nature and business of your clients and their
relationships with you to determine the level of risk of money laundering and
terrorist financing. In other words, you have to know your clients to perform a risk
assessment. Knowing your clients is not limited to identification or record keeping
requirements. It is about understanding your clients, including their activities,
transaction patterns, how they operate and so on. Other elements, such as the
magnitude of a client's assets or the number of transactions involved, might also
be relevant. Although you should obtain this information through your dealings
with the client, it does not necessarily mean that you have to ask the client for
additional information or identification documents. You should consider clients
you do not know as higher risk than those that you know.
17
A0000092 17-000063
Document released under the
, Access to Information Act
You have to perform a risk assessment^beginning of a busjHesj II '
relationship, although a comprehensive .risk profile ofjthe relationship rnaypnly
become evident once you perform ongoing"m6MbnngrBflte)sfe"diehts.//^/0/^/715I/O/?
However, even at the beginning of new business relationships, the client
identification and information gathering measures should be robust enough to
provide the information needed to feed into your risk assessment.
If you are required to determine that your client is a politically exposed foreign
person, and determine that he or she is a politically exposed foreign person, you
must consider that client as a high risk. See the definition of a politically exposed
foreign person in Appendix 2.
If as a result of your ongoing monitoring you consider that the risk of a money
laundering or a terrorist financing offence in a business relationship is high, your
risk assessment in your compliance regime must treat that client as a high risk. In
such a case, you must conduct more frequent monitoring of your business
relationship with that client, update that client's identification information more
frequently, and adopt any other appropriate enhanced measures.
Where your dealings with a client are limited to a single transaction, the client
does not have an account, and the client is not opening an account, this is not
considered to be a business relationship. However, you still need to complete a
risk assessment of that client. As well, if you suspect that the transaction is
related to a money laundering or terrorist financing offence, you have to report it
18
A0000092 18-000064
Document released under the
Access to Information Act
to FINTRAC as explained in Guideline ^mW^mi^k^m^mmn VrtU de la
Reports to FINTRAC. . ,, , , fI. f.
Loi sur Faeces a iinformaiion
6.2 Risk mitigation
Risk mitigation is about implementing controls to limit the potential money
laundering and terrorist financing risks you have identified while conducting your
risk assessment to stay within your risk tolerance level. As part of your
compliance program, when your risk assessment determines that risk is high for
money laundering or terrorist financing, you have to develop written risk
mitigation strategies (policies and procedures designed to mitigate high risks)
and apply them for high risk situations.
Here are examples of measures you may undertake to mitigate your risk:
increasing your awareness of high risk situations within business lines
across your entity;
increasing the frequency of ongoing monitoring of transactions or business
relationships;
19
A0000092 19-000065
cument
Access to Information Act
escalating the approval of the establishment of anaccount or 'relationships-'
even if you are not otherwise required to do so (see additional,,. - ,.
requirements for certain sectors in subsection16:5);- C S 8 I //?fOf/T?SZ70/7
increasing the levels of ongoing controls and reviews of relationships; and
reviewing your own internal controls, to ensure that you have:
o personnel that have clear lines of authority, responsibility and
accountability;
o adequate segregation of duties (for example, an employee opening
an account for a client is not authorized to also approve its opening
as that authorization is the responsibility of someone else in the
organization);
o proper procedures for authorization (for example, an employee
processing a transaction for which the amount exceeds a certain
threshold has to follow a procedure to get approval for the
transaction by someone else in the organization); and
o internal reviews to validate the risk assessment processes.
If you are a financial entity, a securities dealer, a life insurance company, broker
or independent agent, or a money services business, you have additional
requirements related to risk mitigation. See subsection 6.5 for more information.
20
A0000092 20-000066
Document released under the
Access to Information Act
6 . 3 K e e p i n g c l i e n t i d e n t i fi c a t i o i i L ) 6 ^ ^ V e r t u d e l a
business relationship infor^o^p^^t^ ^ nnformation
You have to develop and apply policies and procedures to keep client identification
information up to date. If you are a financial entity, a securities dealer, a life
insurance company, broker or agent, or a money services business, your ongoing
monitoring obligations also require you to keep beneficial ownership information up
to date. All sectors must develop and apply policies and procedures to keep
information on business relationships up to date. However, dealers in precious
metals and stones only need to perform enhanced monitoring of business
relationships they consider to be high risk. When you identify a client as high risk,
you must conduct more frequent ongoing monitoring and updating of client
identification information, as well as any other appropriate enhanced measures.
In the case of clients that are entities, measures to keep client identification up to
date include consulting a paper or an electronic document to confirm information
or obtaining the information verbally from the client.
21
A0000092 21-000067
ocument released under the
Access to Information Act
k e e p r e c o r d s o f t h e i n f o r m a t i o n a b o u t t l f J e ^ J M Te ^ ^ u 6
search through as many levels of information as necessary irvordeftg .determine
beneficial ownership. However, there ma.y3we SaWsw&%rS3h9rS isM%eWM$iatlOil
owner. Indeed, when there is no individual who owns or controls 25% or more an
entity, there is no beneficial owner. You also have to take reasonable measures
to confirm the accuracy of the information about the entity's beneficial ownership.
for a corporation:
o the names of all its directors;
o the names and addresses of all individuals who directly or indirectly
own or control 25% or more of the corporation's shares; and
o information on the ownership, control, and structure of the
corporation.
In this example:
Ownership of the corporation is shared by John Brown (15 % of the
shares) and Green Company Ltd. (85% of the shares);
All members of the board of directors (the 5 members of the Smith
family) exercise control of the corporation. Because Green Company
Ltd. owns 85% of the corporation's shares, it also exercises control.
However, in a case like this, you must research further into the
beneficial ownership until you find an individual who owns enough
shares in Green Company to own or control 25% or more of ABC
Canada or until you find that there is no such individual;
The structure of the corporation is that of a privately traded, for-profit
corporation incorporated pursuant to the Canada Business Corporation
Act.
for a trust:
o the names and addresses of all trustees and all known beneficiaries
and settlors of the trust; and
o information on the control and structure of the trust.
22
A0000092 22-000068
Document released under the
Access to Information Act
Robert Smith has created a trust for /7/4^3^r7l iiFt?9gje|?t t?*^ 5^^9 fe^^r^r^et^e ft U de la
up the trust pursuant to a trust deed he has signed. The $2-million irust.will be
paid out in $200,000 increments to eacL0hiBbleelcBl6%)BStfBiribii9i^Un3tiOn
provided certain conditions are met Elgin Trust Company will act as trustee for
the trust (investing the trust funds, issuing the cheques, etc.). Helen Smith,
Robert Smith's wife, has the right to change the trustee and revoke the trust, in
which case the remaining funds will go to Robert Smith's sister Janine.
In this example:
Both Elgin Trust Company and Helen Smith control the trust;
The structure of the trust is an inter vivos trust governed by a trust
deed, in which Robert Smith is the settlor, Elgin Trust Company is the
trustee, and Robert Smith's three children are the beneficiaries of the
trust.
In this example:
Ownership of the entity is shared between Howard and Betty;
Howard and Betty both control the partnership;
The structure of the entity is a partnership between Howard and Betty,
constituted pursuant to a contract governed by the laws of British
Columbia.
23
A0000092 23-000069
ocumentt released under
unaer ttne
Access to Information Act
take reasonable measures to ascertain the identify of me.most .senior
managing officer of the corporation, trust or other entity; and" .*, - ,.
treat that corporation, trust or other- entity.as high risk in your risk' //Ur * I t&uU* I
assessment document of your compliance regime.
You do not need to ascertain the identity of the most senior managing officer
when there is no individual who owns or controls 25% or more of an entity.
In the context of this section, a senior managing officer of an entity may include
but is not limited to its director, chief executive officer, chief operating officer,
president, secretary, treasurer, controller, chief financial officer, chief accountant,
chief auditor or chief actuary, as well as any individual who performs any of those
functions. It also includes any other officer who reports directly to the entity's
board of directors, chief executive officer or chief operating officer. In the case of
a sole proprietor or a partnership, the senior managing officer can be the owner
or the partner.
To ascertain the identity of the most senior managing officer, use one of the
methods described in section 4 (under "How to ascertain the identity of an
individual") of Guideline 6: Record Keeping and Client Identification, or obtain it
through public sources. You also have to keep a record of this information.
24
A0000092 24-000070
Document released under the
/Access to Information Act
In such a case, the business relationship only includes transactions and related
activities for which you have to ascertain the identity of your client.
When you enter into a business relationship with a client, you have to keep a
record of the purpose and intended nature of the business relationship. You also
have to review this information on a periodic basis and keep it up to date. This is
done to ensure that you continue to understand your client's activities over time
so that any changes can be measured to detect high risk, thus increasing the
frequency of ongoing monitoring, updating of client identification information, and
any other appropriate enhanced measures.
25
A0000092 25-000071
cument released under the
Access to Information Act
Ongoing monitoring means that you ha{<^ VertU de 13
with a client on a periodic basis. Use the risk assessment that applies, to the
business relationship with a client in yomQhi^y&i'Q^QBS 3 UntOrmaifOn
26
A0000092 26-000072
Document released under the
Access to information Act
6.5 High risk situations for cerQ^!o>nt divulgue (1 vertu d la
In addition to the risk-based approach pKK0&5is^ribe9inQSSc&ns^^Q6(3?ai/0/?
certain sectors have further requirements. These are described below, by sector.
When you enter into a correspondent banking relationship with a foreign financial
institution, you have to take reasonable measures to find out whether the foreign
financial institution has anti-money laundering and anti-terrorist financing policies
and procedures in place, including procedures for the approval of opening new
accounts. In this context, reasonable measures include asking the foreign
financial institution for the information about their policies and procedures. If it
does not have such policies and procedures in place, you have to take
reasonable measures to conduct ongoing monitoring of all transactions (as
explained in subsection 6.4) within the correspondent banking relationship to
detect suspicious transactions.
You could also consider monitoring transactions that you have flagged as
questionable in the context of correspondent banking relationships such as the
following:
large value or large volume transactions that involve numbered monetary
instruments (for example travellers' cheques, money orders or bank drafts);
transactions that appear unusual in the context of the relationship; or
transactions that appear to be structured to avoid your monitoring system.
In addition, you have to take reasonable measures to find out, based on publicly
available information, whether there are any civil or criminal sanctions imposed
against the foreign financial institution in respect of anti-money laundering or
anti-terrorist financing requirements. If there are any sanctions, the correspondent
banking relationship is considered a high risk. In that case, you have to take
reasonable measures to conduct ongoing monitoring of all transactions within the
correspondent banking relationship to detect suspicious transactions. To do so,
consider the measures described above as well as those in subsection 6.4.
27
A0000092 27-000073
Document released under the
Access to Information Act
6.5.2 Financial entities and securities3l#llt4merit diVUlgU 611 VertU d6
Politically exposed foreign persons determination, for existing and, new
account holders loi sur Jacces a (information
If you are a financial entity or a securities dealer, your risk assessment must identify
high risk situations for money laundering and terrorist financing where existing
account holders (including credit card accounts opened by financial entities) might be
politically exposed foreign persons. This means that your policies and procedures
have to include reasonable measures to determine whether or not an existing account
holder that is considered high risk is a politically exposed foreign person. You also
have to take reasonable measures to determine whether or not a new account holder
is a politically exposed foreign person. Whether for a new or an existing account,
reasonable measures could include the automated review of your individual client
base using commercial software or publicly available information about politically
exposed foreign persons. You could also ask your dients.
Once you have determined that an account holder is a politically exposed foreign
person, you have additional requirements. They include establishing the source of
funds and getting senior management approval to keep an account open (whether
for a new or an existing account). You also have to conduct enhanced ongoing
monitoring of transactions related to the account to detect suspicious transactions.
To do so, consider the measures described in subsection 6.4. See Guideline 6 for
your sector for more information about politically exposed foreign persons.
6.5.3 Financial entities, life insurance companies, brokers or agents, or
money services businesses
Politically exposed foreign persons determination for certain transactions
If you are a financial entity, a life insurance company, broker or agent, or a
money services business, you have additional requirements for certain types of
transactions of $100,000 or more. You have to determine if you are dealing with
a politically exposed foreign person. If so, you have to establish the source of
funds and get senior management to review the transaction. See Guideline 6 for
your sector for more information about politically exposed foreign persons.
If you have employees, agents or other individuals authorized to act on your behalf,
your compliance regime has to include training. This is to make sure that all those who
have contact with clients, who see client transaction activity, who handle cash or funds
in any way or who are responsible for implementing or overseeing the compliance
regime understand the reporting, client identification and record keeping requirements.
This includes those at the "front line" as well as senior management.
If you are a sole proprietor (not a corporation) with no employees, agents or other
individuals authorized to act on your behalf, you are not required to have a training
program in place for yourself. However, your policies and procedures must be in
place, updated and will have to be reviewed every 2 years to test their effectiveness.
28
A0000092 28-000074
Document released under the
Access to Information Act
Document divulque en vertu de la
Your training program has to be in writing and you have to maintaiplt. Jhia
means that the program itself has to beknmm&uW\&$&e$afoMwrmatlO?l
delivered does not have to be in writing. For example, you could deliver your
training program using computer-based software, information sessions,
face-to-face meetings, etc. You also have to ensure that your training program is
reviewed and adjusted in a timely manner to reflect your needs.
In addition, others who have responsibilities under your compliance regime, such
as information technology and other staff responsible for designing and
implementing electronic or manual internal controls, should receive training. This
could also include the appointed compliance officer and internal auditors.
Standards for the frequency and method of training, such as formal, on-the-job or
external, should be addressed. New people should be trained before they begin to deal
with clients. All should be periodically informed of any changes in anti-money laundering
or anti-terrorism legislation, policies and procedures, as well as current developments
and changes in money laundering or terrorist activity financing schemes particular to
their jobs. Those who change jobs within your organization should be given training as
necessary to be up-to-date with the policies, procedures and risks of exposure to
money laundering or terrorist finandng that are associated with their new job.
The method of training may vary greatly depending on the size of your business
and the complexity of the subject matter. The training program for a small
business may be less sophisticated.
29
A0000092 29-000075
)ocument released under th
\ccess to Information Act
and should give you some assurance .'that your servicesfare hot.bejrig abused/ 9
for the purposes of money laundering or terrorist financing. , . .
loi sur I acces a i'information
Employees should also be made aware that they cannot disclose that they
have made a suspicious transaction report, or disclose the contents of such a
report, with the intent to prejudice a criminal investigation, whether it has
started or not. They should also understand that no criminal or civil
proceedings may be brought against them for making a report in good faith.
All businesses should consult, if possible, training material available through their
associations. In addition, FINTRAC makes material available on its website that
can provide help with training. For example, a practice environment is available
within F2R, FINTRAC's Web-based tool for electronic reporting, that can be used
for training. You can use this to complete simulated electronic reports. However,
as a reporting entity described in section 2, you are responsible to have your own
training program and to ensure that each component of the program is reviewed
and adjusted to meet your needs.
If you are in a sector that is regulated at the federal or provincial level, the need
for review of your compliance policies and procedures could also be triggered by
requirements administered by your regulator.
30
A0000092 30-000076
Document released under the
Access to Information Act
The review is to be conducted by an intghf QtWRQnMWJJf l<U&fflevertU d la
The review by an internal or external auditor.could include interviews,,tests and
samplings, such as the following: LOI SUr I 30005 3 llm01171311011
interviews with those handling transactions and with their supervisors to
determine their knowledge of the legislative requirements and your
policies and procedures.
a review of the criteria and process for identifying and reporting
suspicious transactions.
a sampling of large cash transactions followed by a review of the
reporting of such transactions.
a sampling of international electronic funds transfers (if those are
reportable by the reporting entity in question) followed by a review of the
reporting of such transactions.
a sampling of clients to see if the risk assessment was adequate.
a sampling of clients to see if the frequency of ongoing monitoring is
adequate.
a sampling of high risk clients to review the enhanced measures taken.
a test of the validity and reasonableness of any exceptions to large cash
transaction reports including the required annual report to FINTRAC (this
is applicable only for financial entities who choose the alternative to large
cash transactions for certain business clients).
a test of the record keeping system for compliance with the legislation.
a test of the client identification procedures for compliance with the
legislation.
a review of the risk assessment.
The scope of the review has to be documented. The scope and details of the
review will depend on the nature, size and complexity of your operations. The
review process should be well documented and should identify and note
weaknesses in policies and procedures. The results of the review also have to be
documented, along with corrective measures and follow-up actions.
31
A0000092 31-000077
Document released under the
Access to Information Act
seif-review Document divulgue en vertu
If you do not have an internal or external auditor, you can do a "self-review^' If .
feasible, this self-review should be conducted by.an indlvButfwhdls/ infOrmdUOll
independent of the reporting, record keeping and compliance-monitoring
functions. This could be an employee or an outside consultant. The objective of a
self-review is similar to the objectives of a review conducted by internal or
external auditors. It should address whether policies and procedures are in place
and are being adhered to, and whether procedures and practices comply with
legislative and regulatory requirements.
Finally, FINTRAC works with other regulators at the federal and provincial levels
to identify areas of common interest and address the potential for overlap in
some areas of its responsibilities. In that context, FINTRAC continues to explore
avenues for cost efficiencies, consistency of approach and information sharing.
Regulators may share information with FINTRAC when they have an agreement
to do so.
32
A0000092 32-000078
Document released under the
Access to information Act
failure to report a suspicious trar36X^f1Al&ntGQHaJ^9UQse^ VeftU de la
property report conviction of this could lead to up tcfive years .
imprisonment, to a fine of $2,OOo!fo6fi, WtK aCCOS 3 JlnfOrmdtlOfl
failure to report a large cash transaction or an electronic funds transfer
conviction of this could lead to a fine of $500,000 for a first offence and
$1,000,000 for each subsequent offence.
failure to retain records conviction of this could lead to up to five years
imprisonment, to a fine of $500,000, or both.
failure to implement a compliance regime conviction of this could lead
to up to five years imprisonment, to a fine of $500,000, or both.
Failure to comply with your legislative requirements can lead to the following
administrative monetary penalties (AMPs) against you if you are a reporting entity
described in section 2:
failure to implement any of the five elements of the compliance regime
described in section 3 could lead to an administrative monetary penalty of
up to $100,000 for each one.
failure by an entity to report the required information to senior
management within 30 days after the review of its compliance program
could lead to an administrative monetary penalty of up to $100,000.
failure to ascertain the identity of clients, keep records, monitor financial
transactions and take mitigating measures in situations where risk of
money laundering or terrorist financing is high could lead to an
administrative monetary penalty of up to $100,000.
For more information on penalties, you can also consult the "Penalties for
non-compliance" section of FINTRAC's website.
11 Comments?
These guidelines will be reviewed on a periodic basis. If you have any comments
or suggestions to help improve them, please send your comments to the mailing
address provided below, or by email to guidelines-lignesdirectrices@fintrac-
canafe.gc.ca.
33
A0000092 33-000079
Document released under the
Access to Information Act
i -
12 how to contact fintrac Document divulgue en vertu de
For further information on FINTRAC anLiQkSlWeJj^foQ^Soi^fOrmailOn
obligations, please go to FINTRAC's website (http ://www.fintrac-canafe.gc.ca;) or
contact FINTRAC:
Toll-free: 1-866-346-8722
34
A0000092 34-000080
Document released under the
Access to Information Act
Appendix 1: Products, Servics[ifeD^erT^eleialrglje en VeflU de la
Geographic Locations Lqj sur raccs a {"information
The following checklist is intended to provide an example of how to assess risk
for your products, services, delivery channels and geographic locations. This is
only a starting point and you should customize the checklist for your business.
Your risk assessment tool has to be appropriate for your specific business needs
which means that it may have to be more detailed than this checklist for larger
reporting entities, or entities who conduct large volumes of business. If you
already use another risk assessment tool, you can continue to use it or enhance
it as necessary.
If you answer yes to any of the questions below, you should consider it as a high
risk for money laundering or terrorist financing. Where appropriate, risk mitigation
steps should be taken. See subsection 6.2 for more information.
35
A0000092 35-000081
Document releasee under me
Access to Information Act
Document 11 v (i I r\ \ \
41 W '.. >h.Kt V-f-tflrvertu de sa
Identify whether you provide any of the following ^ f, ^Xes
products, services or delivery channelsLO/ SUr l'3C ,^0 O i. tfafcWfahtion
For financial entities
Do you offer any of the following:
International correspondent banking services
involving transactions such as commercial
payments for non-clients (for example, acting as
an intermediary bank) and use of carriers or
couriers for international transport of cash,
monetary instruments or other documents (pouch
activities)?
Services involving banknote and precious metal
trading and delivery?
Electronic banking?
Private banking (domestic and international)?
Foreign correspondent accounts?
Trade finance activities (tetters of credit)?
Lending activities, particularly loans secured by
cash collateral and marketable securities?
Non-deposit account services (for example, non-
deposit investment products and insurance)?
Accounts through which you can extend cheque
or bank draft writing privileges to the clients of
other institutions, often foreign banks (pass
through or payable through type accounts)?
Services involving an immigrant investor
program?
Non face-to-face transactions, such as Internet
services, by mail or by telephone?
36
A0000092 36-000082
Document released under ne
Access to Information Act
nnrurnanf dh n \\ Que [511 v^ertu de la
~ Pfftibffaation
Identify whether you deal with clients or provide products ^t >'hHS /
or services in the following geographic Gtjtfojfet/r > 3C 0 " w
For all sectors
Is the client located in a known high crime rate area?
Do you or your clients operate or undertake activities in
the following countries:
Any country subject to sanctions, embargoes or
similar measures issued by, for example, the
United Nations (UN)? In some circumstances, this
will include sanctions or measures similar to those
issued by bodies such as the UN, but which may
not be universally recognized.
Any country identified as a financial secrecy
haven or jurisdiction?
Any country identified by the Financial Action Task
Force (FATF) as a high risk jurisdiction in the fight
against money laundering or terrorist financing or
subject to a FATF statement? You can consult the
current high risk jurisdictions listed on the FATF
website at http://www.fatf-gafi.org (select the tabs
labelled "Jurisdictions for which an FATF call for
action applies" and "Other monitored
jurisdictions").
Any country identified by credible sources1
o as lacking appropriate money laundering or
terrorist financing laws and regulations?
o as providing funding or support for terrorist
activities?
o as having significant levels of corruption, or
other criminal activity?
Credible sources means information that is
produced by well-known bodies that generally are
regarded as reputable and that make such
information publicly available. Such sources may
include, but are not limited to, international bodies
such as the World Bank, the International Monetary
Fund, the Organisation for Economic Co-operation
and Development, and Transparency International
as well as relevant national government bodies and
non-governmental organizations.
37
A0000092 37-000083
Document released under the
Access to Information Act
Appendix 2: Clients Within and Sil^^i'CTii^1^CBf/BLJsjh.cS-s8n Vertu de la
Relationships ^0 S(jr /-acC0S 3 {'information
The following checklist is intended to provide an example of how to assess risk
for your clients, both within business relationships and outside of them. This is
only a starting point and you should customize the checklist for your business.
Your risk assessment tool has to be appropriate for your specific business needs,
which means that it may have to be more detailed than this checklist for larger
reporting entities, or entities who conduct large volumes of business. If you
already use another risk assessment tool, you can continue to use it or enhance
it as necessary.
If you answer yes to any of the questions below, you should consider it as a high
risk for money laundering or terrorist financing. Where appropriate, risk mitigation
steps should be taken. See subsection 6.2 for more information.
Identify whether any of the following apply to your clients Yes No N/A
(whether within or outside of business relationships):
38
A0000092 38-000084
Document released under the
Access to information Act
Document divulgue en [Tr.i7.T ,vertu
ft7 de la
Identify whether any of the following apjSly^to* tfoe clientq^ i Wr?i 'oWft< ition
wr w O I
39
A0000092 39-000085
Document released under
Access to Information Act
moment divulgue en vertu de ia
Identify whether any of the following aP^^"%*tfJ",e/1^0C^Cj i l anon
For all sectors
40
A0000092 40-000086
0-1
Kpf V^ ased under the
' jment
Access to Information Act
/-i
Low i i i i i :
41
A0000092 41-000087
Document released under the
Access to Information Act
!ocumerndjvuIoueen^/ertu de I.
Your business is Your business is Your business is
located in an area located in an area located in an area
known to have a low known to have a known to have a high
crime rate. moderate crime rate. crime rate.
42
A0000092 42-000088
Document released under the
Rnandasivmetasand o^awif4Ai9sess to Information Act
Rgfic-fis Aaaiy&s Cento o a- dcte?ate tlnaricieres
ofCasacfe du Carafe
DRAFT
FOR CONSULTATION
R e v. 2013-08 V^allclQd,
A0000094 1-000089
Document released under the
Access to Information Act
Guideline 6F: Reco^q<8^i^lr#|ii^ en vertu de la
ldentificatiob#rs(&a^ieo^es a i'information
August 2013
This replaces the previous version of Guideline 6F: Record Keeping and Client
Identification for Casinos issued in July 2010. This version includes guidance on
obligations, which come into effect February 1, 2014, to better ascertain the
identity of and understand your clients and related business relationships.
Table of Contents
1 General 4
2 R e c o r d K e e p i n g a n d C l i e n t I d e n t i fi c a t i o n O b l i g a t i o n s 6
3 Records to Be Kept 8
3.1 General exceptions to record keeping 8
3.2 Large cash transaction records 9
3.3 Large disbursement records 10
3.4 Records to be kept when opening an account 11
3.5 Extension of credit records 12
3.6 Foreign currency exchange transaction tickets 12
3.7 Records about certain funds remitted or transmitted 12
3.8 Casino disbursement report records 14
3.9 Suspicious transaction report records 14
3 . 1 0 I d e n t i fi c a t i o n i n f o r m a t i o n o n a l l r e c o r d s 15
4 Client Identity 15
4.1 When and how do you have to ascertain client identity? 15
4 . 2 G e n e r a l e x c e p t i o n s t o c l i e n t i d e n t i fi c a t i o n 16
4.3 Client identity for large cash transactions 17
4.4 Client identity for suspicious transactions 17
4.5 Client identity for signature cards 18
4.6 Client identity for disbursement records 18
4.7 Other client identity for individuals 18
4.8 How to ascertain the identity of an individual 19
4.9 Client identity for corporations or other entities 22
4.10 Keeping client identification information up to date 23
5 Ongoing Monitoring of Business Relationship and Related Records ..24
5.1 Business relationship record 26
6 Third Party Determination and Related Records 26
6.1 Third party determination 26
6.2 Third party records 28
A0000094 2-000090
Document released under the
/Access to Information Act
7 how should Records Be Kept? ..DoGumeat-div ulg-u&W2?e rt u d e I a
8 P e n a l t i e s f o r N o n ^ o m p l i a n c e . . . t . n / . . s a r. ! i : a c c ^ s . . ^ . . . / ^ f c ! r ^ a ^
9 Comments? 30
10 How to Contact FINTRAC 30
A0000094 3-000091
Document released under the
Access to Information Act
1 General Document divulgue en vertu de la
The objective of the Proceeds of Crime !(Me$fLJfuiSn%QQnti Urioh9tfOri713tlOn
Financing Act is to help detect and deter money laundering and the financing of
terrorist activities. It is also to facilitate investigations and prosecutions of money
laundering and terrorist activity financing offences. This includes implementation
of reporting, record keeping, client identification and compliance regime
requirements for casinos.
If you are a casino, this guideline has been prepared to help you meet your
record keeping and client identification obligations.
This guideline uses plain language to explain the most common situations under
the Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act as well
as the related Regulations. It is provided as general information only. It is not
legal advice, and is not intended to replace the Act and Regulations.
Record keeping and client identification obligations for other types of reporting
persons or entities are explained by sector in other versions of this guideline
(financial entities; life insurance companies, brokers and agents; securities
dealers; money services businesses; agents of the Crown that sell or redeem
money orders; accountants; dealers in precious metals and stones; British
Columbia notaries; and real estate).
For more information about money laundering and terrorist financing, or other
requirements under the Act and Regulations applicable to you, see the guidelines
in this series:
Guideline 1: Backgrounder explains money laundering, terrorist
financing, and their international nature. It also provides an outline of
the legislative requirements as well as an overview of FINTRAC's
mandate and responsibilities.
A0000094 4-000092
Document released under the
Access to Information Act
Guideline 2:SuspidousTranQm^kM^W^h^y>\^0tUa3 11 V(1U d la
suspicious transaction. It also^provides guidance^on how.foidentffy a
suspicious transaction, includin)geSeial\an3QQS&s$eG\rfl!07m3UOn
indicators that may help when conducting or evaluating transactions.
Guideline 3: Submitting Suspicious Transaction Reports to FINTRAC
explains to reporting entities when and how to submit suspicious
transaction reports. There are two different versions of Guideline 3, by
reporting method.
Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime explains the
requirement for reporting entities to implement a regime to ensure
compliance with their obligations under the Proceeds of Crime (Money
Laundering) and Terrorist Financing Act and associated Regulations.
Guideline 5: Submitting Terrorist Property Reports to FINTRAC
explains to reporting entities when and how to submit terrorist property
reports.
Guideline 6: Record Keeping and Client Identification explains the
requirement for reporting entities to ascertain the identity of their clients
and keep records. There are several different versions of Guideline 6,
with each one applicable to a particular sector.
Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction Reports to FINTRAC
explains when and how to submit large cash transaction reports. There
are two different versions of Guideline 7, by reporting method.
Guideline 8: Submitting Electronic Funds Transfer Reports to
FINTRAC explains when and how to submit electronic funds transfer
reports. There are three different versions of Guideline 8, by type of
electronic funds transfer and reporting method.
Guideline 9: Submitting Alternative to Large Cash Transaction Reports
to FINTRAC explains when and how financial entities can choose the
alternative to large cash transaction reports. This is only applicable to
financial entities.
Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to FINTRAC
explains when and how to submit casino disbursement reports. There
are two different versions of Guideline 10, by reporting method.
If you need more help after you read this or other guidelines, call FINTRAC's
national toll-free enquiries line at 1-866-346-8722.
A0000094 5-000093
Document released under the
Access to Information Act
(bank notes or coins). In this context, c4hO^i^l^|LtdCi4H^^^?^rn vertU d la
orders or other similar negotiable instruments. Also, any references to. ihe Jerm
"securities dealer" means an individual m$dt\$kU(ho^zeMM&Sr fiovihSdOr 17131.1011
legislation to engage in the business of dealing in securities or any other financial
instruments or to provide portfolio management or investment advising services.
Your policies and procedures may cover situations other than the ones described
in this guideline, for purposes other than your requirements under the Proceeds
of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act. For example, the
retention period for your records may vary for purposes other than what is
described in this guideline.
When you pay out a casino disbursement whether in cash or not, you
have to submit a casino disbursement report to FINTRAC. Your
obligations are as follows:
o Keep a copy of the report (see section 3);
o Ascertain the identity of the individual (see section 4); and
o Make a third party determination and keep related records (see
section 6).
A0000094 6-000094
Document released under the
Access to Information Act
W h e n y o u c o n d u c t a f o r e i g n T ^ C c k S Ta l ^ d l a
as follows: . . .. , r r. * ,.
o Keep a foreign \mnsAc^ojU^^Sr^9i!&BSn^^inTOrmauOn
section 3); and
o Ascertain the identity of the individual if the transaction is for $3,000
or more (see section 4).
When you have to ascertain the identity of your client or confirm the
existence of a corporation or other entity, you may have a business
relationship with that client. If so, your obligations are as follows:
o Conduct ongoing monitoring of your business relationship and keep
related records (see section 5); and
o Keep a record of the purpose and intended nature of the business
relationship (see section 5).
There are some exceptions and these are explained throughout each section.
A0000094 7-000095
Document released under the
Access to information Act
Document divulgue en vertu de la
3 Records to Be Kept
Loi sur Faeces a {Information
As a casino, in addition to the records described in sections 5 and 6, you have to
keep the following records:
Large cash transaction records;
Casino disbursement report records;
Records to be kept when opening an account;
Extension of credit records;
Foreign currency exchange transaction tickets;
Records about certain funds transfers; and
Suspicious transaction report records.
Details about each of these types of records are provided in subsections 3.2
through 3.9. Also, section 7 explains how your records should be kept.
You do not have to keep any of the records described in subsections 3.4 to 3.7
when you open an account or conduct a transaction for a public body or a very
large corporation. The same is true regarding a subsidiary of either of those
entities, if the financial statements of the subsidiary are consolidated with those
of the public body or very large corporation.
In this context, a public body means any of the following or their agent:
a Canadian provincial or federal department or Crown agency;
an incorporated Canadian municipal body (including an incorporated city,
town, village, metropolitan authority, district, county, etc.); or
a hospital authority. A hospital authority means an organization that
operates a public hospital and that is designated to be a hospital authority
for GST/HST purposes. For more information on the designation of
hospital authorities, refer to GST/HST Memoranda Series, Chapter 25.2,
Designation of Hospital Authorities available from the Canada Revenue
Agency website (http://www.cra-arc.gc.ca) in the forms and publications
listed by document type.
Also in this context, a very large corporation is one that has minimum net assets
of $75 million on its last audited balance sheet. The corporation's shares have to
be traded on a Canadian stock exchange or on a stock exchange outside
A0000094 8-000096
Document released under the
Access to Information Act
Canacta that is designated by the MM^ de la
to operate in a country that is a member of the Financial Action Taslc Force
(FATF). For more information about stoiKixcSir^
designated by the Minister of Finance, refer to the July 2, 2008 news release
available in the News area of the Department of Finance's website
(http://www.fin.gc.ca).
To find out which countries are members of the FATF, refer to its website
(http ://www. fatf-gafi .0 ro).
This is a record for every amount of cash of $10,000 or more that you receive
from a client in a single transaction. For example, if your client deposits $10,000
in cash to an account, you have to keep a large cash transaction record. In
addition to this record, a large cash transaction will also require a report to
FINTRAC, as explained in Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction
Reports to FINTRAC.
If you know that two or more cash transactions of less than $10,000 each were
made within a 24-hour period (that is, 24 consecutive hours), by or on behalf of
the same client, these are considered to be a single large cash transaction if they
add up to $10,000 or more. In this case, you would have to keep a large cash
transaction record, and report the transaction to FINTRAC as explained above.
The transactions that you must keep a large cash transaction record for include
the following:
the sale of chips, tokens or plaques;
front cash deposits;
safekeeping deposits;
the repayment of any form of credit, including repayment by markers or
counter cheques;
bets of currency; and
sales of your casino's cheques.
Do not keep a large cash transaction record or make a large cash transaction
report to FINTRAC if the cash is received from a financial entity or a public body.
In this context, a financial entity means any of the following:
a bank (that is, one that is listed in Schedule I or II of the Bank Act) or an
authorized foreign bank with respect to its operations in Canada;
a credit union or a caisse populaire;
a financial services cooperative (in the province of Quebec) or a credit
union central (in all other provinces);
a trust and loan company; or
an agent of the Crown that accepts deposit liabilities.
A0000094 9-000097
Document released under the
Access to information Act
For information about what is consictere&OQ^^ VeflU d
subsection 3.1. , ., , r ... r
Loi sur Faeces a {information
Contents of a large cash transaction record
For any large cash transaction, the information you have to keep in a large cash
transaction record includes the following:
the amount and currency of the cash received;
the name, date of birth and address of the individual from whom you
received the cash and that individual's principal business or occupation;
the date of the transaction;
the purpose, details and type of transaction (for example, the cash was
used to buy chips, etc.), including whether any other individuals or entities
were involved in the transaction;
how the cash was received (for example, in person, by mail, by armoured
car, or any other way); and
if an account was affected by the transaction, include the following:
o the number and type of any such account;
o the full name of the client that holds the account; and
o the currency in which the account's transactions are conducted.
In the case of a deposit, the large cash transaction record also has to include the
time of the deposit.
If you have to ascertain the identity of the individual conducting a large cash
transaction, see subsection 3.10 for additional information that is required on the
large cash transaction record.
A0000094 10-000098
Document released under the
Access to information Act
3.4 Records to be kept whenB^Ui9"fee^<5i>blftilgue en vertu d la
These records are those required whentyoVopeWWaic'ol^^
cards, account operating agreements, deposit slips, debit and credit memos,
copies of official corporate records (binding provisions) and other information as
described below.
Signature cards
When you open an account, you have to keep a signature card for each account
holder. A signature card means any record that is signed by an individual
authorized to give instructions for the account.
If you have to ascertain the identity of an individual signing a signature card, see
subsection 3.10 for additional information required on that record.
Deposit slips
You have to keep a deposit slip for every deposit made to an account. A deposit
slip means a record that sets out the date of a deposit, the amount of the deposit,
A0000094 11-000099
Document released under the
Access to information Act
and any part of it that was made in caslD^I^J^ d le
the account in whose name the deposit js made and .the number offhe account.
loi sur Faeces a rinformavon
Debit or credit memos
You have to keep any debit or credit memo that you create or receive regarding
an account in the normal course of business.
If the record is about an individual, it also has to include the individual's date of
birth.
A transaction ticket can take the form of an entry in a transaction register, as long
as it contains the information required, as explained in this subsection.
A0000094 12-000100
Document released under the
Access to Information Act
information means the name, address a_fe^^ VeiiU d la
reference number of the client who requested the transfer. Yqu should notjsend
any EFTs without including originator infofihatSWf / 3CC0S 3 {information
An EFT means the transmission-through any electronic, magnetic or optical
device, telephone instrument or computer-of instructions for the transfer of funds
to or from Canada. In the case of messages sent through the SWIFT network,
only SWIFT MT 103 messages are included. In addition, only in the context of
originator information, an EFT includes any transmission of instructions for the
transfer of funds within Canada that is a SWIFT MT 103 message.
These requirements apply to the same EFTs, including the same exclusions, as
those described above under the heading "Information to include with outgoing
funds transfers."
A0000094 13-000101
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
If you have to ascertain the identity of the individual who requests the remijtance
or the transmission of funds, see subseAtifirf ^Ufo\lad(&G0Gf\&daM8^0iSil3atlOn
required on the record about the remittance or transmission of funds.
For more information about when and how to submit casino disbursement
reports, see Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to
FINTRAC.
A0000094 14-000102
Document released under the
Access to Information Act
3.10 identification information dri^rci^adagit divulgue en vertu de la
If you have to ascertain the identity of a4-rQiivSy4i, as^xpiaine^ 'BsUUttZpfflatfOll
association with any of the records mentioned in section 3, you have to keep the
individual's name with that record. You also have to keep the following with that
record.
Identification documents
If you have to ascertain the identity of the individual using an identification
document, the record has to include the type of document you used to ascertain
the individual's identity, its reference number and its place of Issue.
4 Client Identity
If you cannot ascertain the identity of an individual or an entity when you open an
account according to the identification requirements, you cannot open the account.
This means that no transaction other than an initial deposit can be carried out unless
you are able to ascertain the identity of the individual or entity as explained in
subsection 4.5 and 4.9. As well, if you suspect that the transaction is related to a
money laundering or terrorist financing offence, you must file a suspicious
A0000094 15-000103
Document released under the
Access to Information Act
transaction report, as explained in GuiaBi&mMPrW^y4^W\^JB eil Vl1,U de
Transaction Reports to FINTRAC. . ., , >,,..,
Loi sur Faeces a {information
Subsections 4.3 to 4.7 explain the need to ascertain the identity of individuals
when an event triggers the requirement. In these events, you must ascertain the
identity of an individual, unless an exception applies as explained below. Also, if
you suspect that the transaction is related to a money laundering or terrorist
financing offence, you must file a suspicious transaction report, as explained in
section 4.4.
See section 3 for information about record keeping requirements that may be
associated to the events triggering identification requirements.
Once you have conducted two transactions with a client that require you to.
ascertain the identity of the client, you have entered into a business relationship
with that client. See section 5 for more information on business relationships and
related records.
Existing clients
Once you have ascertained the identity of an individual as explained in this
guideline, you do not have to ascertain their identity again if you recognize the
individual (visually or by voice) at the time of a future event that would otherwise
trigger the identification requirement. However, if you have any doubts about the
identification information previously collected, you will have to ascertain that
individual's identity again.
Once you have confirmed the existence of a corporation and confirmed its name,
address and the names of its directors (as explained in subsection 4.9), you are
not required to confirm that same information in the future.
Once you have confirmed the existence of an entity other than a corporation (as
explained in subsection 4.9), you are not required to confirm that same
information in the future.
A0000094 16-000104
Document released under the
Access to Information A
certain types of accounts Document divulgue en vertu de la
You do not have to ascertain the identity of entities as described in,subsections
4.5 nor do the requirements described iassctSnls^ 6r3j$p$,Si BemUm&713tlOll
situations:
at the opening of a business account for an entity for which you have
already identified three individuals who are authorized to give instructions
in respect of the account; or
when you open an account for a public body or a very large corporation.
The same is true regarding a subsidiary of either of those entities, if the
financial statements of the subsidiary are consolidated with those of the
public body or very large corporation.
For more information about what is considered a public body or a very large
corporation in this context, see subsection 3.1.
See section 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for large
cash transactions.
A0000094 17-000105
Document released under the
Access to Information Act
tt is important to remember that a^ Veftll de la
transactions, including transactions that are normally.exempt/romplieni
identification requirements, require youjiWlaikeSiasane^Ctf
your client's identity. See Guideline 2: Suspicious Transactions for more
information.
See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
signature cards.
The identification requirement related to a signature card does not apply if you
already have an account with that individual.
In addition, this identification requirement does not apply if the account holder is
a public body or a very large corporation. For more information about the
meaning of a public body or very large corporation, see subsection 3.1.
See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
large disbursements.
A0000094 18-000106
Document released under the
Access to Information Act
. who requests that an amount ofBlSmA(n9^^M\aue 611 VertU de la
transmitted. . . , ...
Loi sur Faeces a {'information
If you are required to ascertain the identity of an individual in any of these cases,
you have to do so at the time of the transaction.
See subsection 4.8 to find out how to ascertain the identity of an individual for
this purpose.
You can refer to an individual's provincial health card, but only if it is not
prohibited by provincial or territorial legislation. For example, you cannot refer to
an individual's provincial health card from Ontario, Manitoba or Prince Edward
Island since health cards cannot be used for this purpose in these provinces. As
another example, in Quebec, you cannot request to see a client's health card, but
you may accept it if the client wants to use it for identification purposes. If you
have questions about the use of health cards for identification, please contact the
appropriate provincial issuer for more information.
The document also has to be a valid one and cannot have expired. For example,
an expired driver's licence would not be acceptable.
A social insurance number (SIN) card can be used to ascertain the identity of a
client, but the SIN (that is, the number itself) is not to be provided to FINTRAC on
any type of report. The Office of the Privacy Commissioner
(http://www.priv.gc.ca) has produced a fact sheet concerning best practices for
the use of SINs. Please consult it for more information on this topic.
A0000094 19-000107
Document released under the
Access to Information Act
Examples of other documents that can iiB(|4|pl^#0rit|iQit|i^fy^i^WH VertU de la
client include a certificate of Indian status or.a provincial or territorial identification .
card issued by any ofthe following (or tfesufe^rslCCeS 3 FinfOrmatfOn
the Insurance Corporation of British Columbia;
Alberta Registries;
Saskatchewan Government Insurance;
the Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations;
the Department of Transportation and Public Works of the Province of
Prince Edward Island;
Service New Brunswick;
the Department of Government Services and Lands of the Province of
Newfoundland and Labrador;
the Department of Transportation of the Northwest Territories; or
the Department of Community Government and Transportation of the
Territory of Nunavut.
Your agent or mandatary can ascertain the identity of your client for you using an
identification document. In cases where your client is not physically present at
the opening of an account or conducting of a transaction, your agent or
mandatary can also use the options explained below.
A0000094 20-000108
Document released under the
Access to Information Act
you use has the name, address and dai>ltj)f^^ (jg [g
all of it has to agree with what you have.in your records. ,
Loi sur Faeces a {information
The methods below may not apply for all clients. For example, the methods
would not be available to ascertain the identity of a client outside Canada who is
conducting a transaction with you, but has no Canadian credit history, no access
to a Canadian guarantor and no deposit account with a financial entity. In this
case, ascertaining the identity of the client using an identification document may
necessitate the use of an agent or mandatary, as explained above.
With the individual's permission, refer to a credit file. The credit file
must have been in existence for at least six months.
Attestation method
Obtain an attestation that an original identification document for the
individual has been seen by a commissioner of oaths or a guarantor. The
attestation must be on a legible photocopy of the document and include
the following information:
the name, profession and address of the commissioner of oaths or
the guarantor;
the signature of the commissioner of oaths or the guarantor; and
the type and number of the identifying document provided by the
individual whose identity you must ascertain.
A0000094 21-000109
Document released under the
Access to Information Act
a professional engineer (rCfeB&UlflnftW^ JWlCfW SuQSWe ll U K~i <^f
Corporations
To confirm the existence of a corporation as well as the corporation's name and
address, refer to the following documents:
the corporation's certificate of corporate status;
a record that has to be filed annually under provincial securities
legislation; or
any other record that confirms the corporation's existence. Examples of
these include such other records as the corporation's published annual
report signed by an independent audit firm, or a letter or a notice of
assessment for the corporation from a municipal, provincial, territorial or
federal government.
A0000094 22-000110
Document released under the
Access to Information Act
Yo u also have to r c n fi r m the names of fi t a ^ de la
may need to see the list of the corporation's directors .submitted with the
application for incorporation. In the casldU St^}mHMB& Ai&tmbrmQtlOn
dealer, you do not need to ascertain the name of the corporation's directors.
If the record is an electronic version, you have to keep a record of the entity's
registration number, the type and source of the record. An electronic version of a
record has to be from a public source.
A0000094 23-000111
nent released under the
Access to Information Act
the identity of individuals who are not physically present. As welljyoli can obtain;- ;
information verbally to keep client identification information up to date.,. F
Loi sur Faeces a {information
In the case of clients that are entities, measures to keep client identification
information up to date include consulting a paper or electronic record as
explained in subsection 4.9, or obtaining information verbally to keep client
identification information up to date.
In such a case, the business relationship only includes transactions and related
activities for which you have to ascertain the identity of your client. See section 4
for more information on these transactions and activities.
Exceptions
The business relationship does not include any transaction or activity described
under "Certain types of accounts or transactions" in subsection 4.2, since these
transactions and activities do not require you to ascertain the identity of your
clients or to confirm the existence of a corporation or other entity.
A0000094 24-000112
Document released under the
Access to Information Act
The exceptions in this section do not apB^MM d la
transaction report. This means that the obligation to ascertain, the identity of your
client, subject to the circumstances des&ioVdH^
transactions that are exempt from the definition of business relationship. The
obligation to conduct ongoing monitoring of the business relationship with that
client would apply.
If you have a client without an account who conducts or attempts to conduct two
or more suspicious transactions, you still enter into a business relationship with
that client, even if you are unable to ascertain the identity of that client. This is
because suspicious transactions require you to take reasonable measures to
ascertain the identity of the client (subject to the circumstances described in
section 4.4), and so two or more of these transactions will trigger a business
relationship. You must treat this business relationship as high risk, and undertake
more frequent ongoing monitoring and updating of client identification
information, as well as any other appropriate enhanced measures.
Ongoing monitoring
Ongoing monitoring means that you have to monitor your business relationship
with a client on a periodic basis. Use your risk assessment of the client with
whom you have a business relationship to determine how frequently you will
monitor that business relationship. You have to perform ongoing monitoring of
each business relationship to:
A0000094 25-000113
Document released under the
Access to Information Act
as well as update client identification in&trjaS^ d la
enhanced measures. . ., , ,
Loi sur Faeces a {"information
If as a result of your ongoing monitoring you consider that the risk of a money
laundering or a terrorist financing offence in a business relationship is high, your
risk assessment in your compliance regime must treat that client as a high risk. In
this case, you must conduct more frequent monitoring of your business
relationship with that client, update that client's identification information more
frequently, and adopt any other appropriate enhanced measures.
You have to make a third party determination when you have to keep any of the
following records:
A0000094 26-000114
Document released under the
Access to Information Act
. casino disbursement repo^ocument divulgue en vertu de la
When you have to report a casino.disbursement (as explained irjL
subsection 3.8), you will havLtik$USso^&^reSs\Sk4 W101171311011
determine whether the individual who receives the disbursement is
acting on behalf of a third party.
When you are determining whether a "third party" is involved, it is not about who
"owns" the money, but rather about who gives instructions to deal with the
money. To determine who the third party is, the point to remember is whether the
individual in front of you is acting on someone else's instructions. If so, that
someone else is the third party.
Reasonable measures
What constitutes reasonable measures will vary in accordance with the context in
which they occur, and therefore could differ from one situation to the next.
However, reasonable measures would include retrieving the information already
contained in your files or elsewhere within your business environment, or
obtaining the information directly from the client.
You do not have to make any third party determination about an account if the
account holder is a financial entity or a securities dealer engaged in dealing in
securities in Canada.
A0000094 27-000115
Document released under the
Access to information Act
6.2 Third party records Document divulgue en vertu de la
If you determine that there is in fact a tr&^iSjrU/s e^Q^S^efy&mffiia UOn
to keep a record of the following information:
the third party's name, address and principal business or occupation;
if the third party is an individual, the third party's date of birth;
the incorporation number and place of incorporation if the third party is
a corporation; and
in the case of a large cash transaction, the nature of the relationship
between the third party and the individual who gives you the cash;
in the case of a casino disbursement, the nature of the relationship
between the third party and the individual who receives the
disbursement; or
in the case of a signature card or an account operating agreement, the
nature of the relationship between the third party and the account
holder. For examples of third party relationships, see field 18 of Part G
in the large cash transaction report.
If you are not able to determine that there is in fact a third party, but you have
reasonable grounds to suspect that there are instructions of a third party
involved, you have to keep a record to indicate the following:
in the case of a large cash transaction, whether, according to the
individual giving the cash, the transaction is being conducted on behalf
of a third party;
in the case of a casino disbursement, whether, according to the individual,
the disbursement is being received on behalf of a third party; or
in the case of an account, whether, according to the individual
authorized to act for the account, the account will be used by or on
behalf of a third party.
This record must also indicate details of why you suspect the individual is acting
on a third party's instructions.
You do not have to keep the third party record described above for an account if
the following conditions are met:
the account is opened by a legal counsel, an accountant or a real
estate broker or sales representative; and
you have reasonable grounds to believe that the account is to be used
only for their clients.
A0000094 28-000116
Document released under tl
Access to Information Act
that the account is to be used by or for rfl)^rUfe^higK^i|rCi^QtiJsH^Dl t^l VrtU de la
time of account opening. , , ,w
Loi sur Faeces a {information
7 How Should Records Be Kept?
You should maintain an effective record-keeping system to enable FINTRAC to
have access to the records in a timely fashion. Your records have to be kept in
such a way that they can be provided to FINTRAC within 30 days of a request to
examine them.
For the requirements explained in this guideline, you can keep records in a
machine-readable or electronic form, as long as a paper copy can be readily
produced from it. For example, if you have a document imaging system, you do
not have to produce the original document for these purposes, as long as you
can print the imaged one.
The record keeping requirements explained in this guideline are about each
record to be kept. Your record keeping system can store the information required
for any one record separately, as long as you are able to readily retrieve and put
the information together for the record whenever necessary.
Also, if you keep records electronically that require a signature on them, such as
a signature card for example, an electronic signature of the individual who signed
the record has to be retained. An electronic signature means an electronic image
of the signature and does not include a personal identification number (PIN).
You are not required to keep a copy of the reports you make to FINTRAC (other
than the suspicious transaction report, as explained in subsection 3.9 and the
casino disbursement report, as explained in subsection 3.8), but you may choose
to do so. It is recommended that you keep the information that FINTRAC sends
you in the acknowledgement message about each report processed. This
provides the date and time the report was received along with its identification
number.
In the case of a copy of a suspicious transaction report, the record has to be kept
for a period of at least five years following the date the report was made.
A0000094 29-000117
Document released under the
Access to Information Act
In the case of all other records, includinDQEQ^ B&rWWertU d6 le
records must be kept for a period of at least five years following the date they
were created. Loi sur Faeces a finformaiion
Employees or contractors who keep records for you
Your employees who keep records (as described in section 3) for you are not
required to keep those records after the end of their employment with you. The
same is true for individuals in a contractual relationship with you, after the end of
that contractual relationship. This means that you have to get and keep the
records that were kept for you by any employee or contractor before the end of
that individual's employment or contract with you.
9 Comments?
These guidelines will be reviewed on a periodic basis. If you have any comments
or suggestions to help improve them, please send your comments to the mailing
address provided below, or by email to auidelines-liqnesdirectrices@fintrac-
canafe.gc.ca.
Toll-free: 1-866-346-8722
A0000094 30-000118
6H-000-1 9600000V
80-EIOZ 'Aa>j
BpetiB[)
1 Renseignements generaux 4
2 Qui doit mettre en oeuvre un programme de conformite? 5
2.1 Entites fi n a n c i e r e s 6
2.2 Societes et representants d'assurance-vie 6
2.3 Courtiers en valeurs mobilieres 7
2.4 Casinos 7
2.5 Secteur immobilier 8
2.6 Mandataires de Sa Majeste 9
2.7 Entreprises de services monetaires 9
2.8 Comptables et cabinets d'expertise comptable 10
2 . 9 N e g o c i a n t s e n m e t a u x p r e c i e u x e t p i e r r e s p r e c i e u s e s 11
2.10 Notaires publics et societes de notaires de la Colombie-Britannique 12
3 Qu'est-ce qu'un programme de conformite? 12
4 Nomination d'un agent de conformite 13
5 Politiques et procedures de conformite 14
6 Approche axee sur les risques 15
6.1 Evaluation des risques 16
6.1.1 Produits, services et modes de prestation 18
6.1.2 Emplacements geographiques 19
6.1.3 Autres facteurs pertinents 19
6.1.4 Les clients dans le contexte et hors du contexte de relations d'affaires
19
6.2 Attenuation des risques 21
6.2.1 Mesures pour attenuer les risques 21
A0000095 2-000120
Document released under the
A\ccess to Information Act
6 . 3 Te n i r a j o u r l e s r e n s e i g n e m e n t s s [ 3 i 3 t t C P ^ V r t U d l a
effectifs et les relations d'affaires 24
6.4 Controle continu des relations'd'afcfafte^
6.5 Situations a risques eleves pour certains secteurs 30
6.5.1 Entites fi n a n c i e r e s 30
6.5.2 Entites financieres et courtiers en valeurs mobilieres 32
6.5.3 Entites financieres, societes d'assurance-vie ou representants
d'assurance-vie et entreprises de services monetaires 32
7 Formation continue en matiere de conformite 32
8 Examen tous les deux ans 35
9 Approche de CANAFE a I'egard du controle de la conformite 37
10 Penalites prevues en cas de non-conformite 38
11 F a i t e s - n o u s p a r t d e v o s o b s e r v a t i o n s 39
12 Comment nousjoindre? 39
Annexe 1 : Produits, services, modes de prestation et emplacements
geographiques 40
Annexe 2 : Clients dans le contexte et hors du contexte de relations
d'affaires 44
Annexe 3 : Tableau devaluation des niveaux de risques 47
A0000095 3-000121
Document released under the
A ccess to Information Act
La presente ligne directrice explique en un langage clair les situations les plus
courantes visees par la Loi et les reglements connexes. Preparee uniquement a
titre d'information, elie ne constitue pas un avis juridique et ne vise aucunement a
remplacer les textes legislatifs et reglementaires.
A0000095 4-000122
Document released under the
Access to Information Act
Loi sur le recyclage des produitsQeJaJ^Ti^ ^ VeiiU d
activites terroristes et des reglements connexes. , ,
. Ligne directrice 5: Declaration i^^^S^^f^^r^MQW^^^On
groupe terroriste - Explique aux entites declarantes quand et comment
faire des declarations de biens appartenant a un terroriste ou a un groupe
terroriste.
Ligne directrice 6: Tenue de documents et verification de I'identite des
clients - Explique aux entites declarantes en quoi consistent les
exigences de tenue de documents et de verification de I'identite des
clients auxquelles elles sont assujetties. Cette ligne directrice comporte
plusieurs versions, chacune a l'intention d'un secteur d'activite different.
Ligne directrice 7: Declaration des operations importantes en especes a\
CANAFE- Explique quand et comment faire des declarations relatives
aux operations importantes en especes. Cette ligne directrice comporte
deux versions, chacune portant sur un mode de declaration different.
Ligne directrice 8: Declaration des televirements a* CANAFE - Explique
quand et comment faire des declarations relatives aux televirements. II
existe trois versions de cette ligne directrice, selon le type de televirement
et la methode de declaration.
Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la declaration relative aux
operations importantes en especes a" CANAFE - Explique quand et
comment les entites financieres peuvent choisir I'option de remplacement
de la declaration relative aux operations importantes en especes. Seules
les entites financieres peuvent exercer ce choix.
Ligne directrice 10 : Presentation des declarations relatives a* un
deboursement de casino a* CANAFE- Explique quand et comment faire
des declarations relatives a un deboursement de casino. Elie comporte
deux versions, selon la methode de declaration.
Pour obtenir de plus amples renseignements apres avoir lu I'une ou I'autre des
lignes directrices de la presente serie, veuillez composer le numero sans frais du
service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.
A0000095 5-000123
'ocument released under the
LJK,
Une societe d'assurance-vie est une societe regie par une loi provinciate; une
societe d'assurance-vie ou societe d'assurance-vie etrangere est une societe
regie par la Loi sur les societes d'assurances. Un representant d'assurance-vie
est une personne ou une entite autorisee par licence, permis ou enregistrement
delivre aux termes d'une loi provinciate a prendre des arrangements pour la
conclusion de polices d'assurance-vie.
Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un agent d'assurance-vie et que vous
etes a I'emploi d'une societe d'assurance-vie, la responsabilite d'instaurer un
programme de conformite revient a la societe d'assurance-vie. Si vous etes un
courtier d'assurance-vie ou un agent d'assurance-vie independant (c'est-a-dire
que vous n'etes pas un employe), il vous revient de mettre en ceuvre votre
propre programme de conformite.
A0000095 6-000124
Document released under
Access to information Act
Filiales etrangeres et succursales a lgt@eMTient diVUlQU fl VrtU d la
Groupe d'action financiere et qui exercent des activites semblables aux votres ou
a celles d'une entite financiere ou d'un courtier en valeurs mobilieres, vous
devrez vous assurer que celles-ci elaborent des politiques et des procedures qui
tiennent compte de vos obligations en matiere de conformite ici au Canada. Si
les lois du pays ou vos filiales exploitent leurs activites interdisent le respect de
ces obligations, vous devez tenir un document a cet effet. Veuillez consulter la
Ligne directrice 6A : Tenue de documents et verification de I'identite des clients
pour les societes d'assurance-vie etles representants d'assurance-vie pour de
plus amples renseignements.
Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes a l'emploi d'une entite qui se livre au
commerce des valeurs mobilieres, la responsabilite d'instaurer un programme de
conformite revient a I'entite.
De meme, si vous etes le mandataire d'une personne ou d'une entite visee par
ces exigences, ou etes auto rise a agir pour le compte de celle-ci, c'est la
personne ou I'entite en question qui a la responsabilite de mettre en ceuvre un
programme de conformite.
2.4 Casinos
A0000095 7-000125
Document released under the
Access to information Act
Les casinos vises sont ceux qui sont ai@i||M^UHItliSB^t>^^U^<9 6WMOT Vert U d
provincial, territorial ou federal et qui exercent leur activite dans un>tablissement .
permanent ou Ton peut jouera la rouletfejQ/de^jMW^
trouve une machine a sous autre qu'un appareil de loterie video.
Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un agent immobilier a I'emploi d'un
courtier en immeubles, la responsabilite d'instaurer un programme de conformite
revient au courtier.
Promoteurs immobiliers
Un promoteur immobilier est une personne ou une entite, autre qu'un courtier ou
un agent immobilier, qui au cours d'une annee civile apres 2007, a vendu au
public, selon le cas :
au moins cinq maisons ou unites condominiales neuves;
au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
au moins un immeuble residentiel a logements multiples neuf contenant
cinq logements ou plus;
au moins deux immeubles residentiels a logements multiples neufs
contenant au total cinq logements ou plus.
A0000095 8-000126
Document released under the
Access to Information Act
Si vous etes un promoteur immobilier, l8c@tiim^^|^i^i|)k?HPlfeM|^s VettU d la
dans la presente ligne directrice s'appliquent a vous jgrsque vous yendez au
public, seion le cas: loi sur Faeces a iinformation
une maison neuve;
une unite condominiale neuve;
un immeuble commercial ou industriel neuf;
un immeuble residentiel a logements multiples neuf.
Si vous etes une entite qui est une personne morale, vous etes aussi un
promoteur immobilier peu importe que vous vendiez I'un des immeubles
ci- dessus pour votre propre compte ou pour celui d'une filiate ou d'une entite qui
est membre du meme groupe. Dans ce contexte, une entite est membre du
meme groupe qu'une autre entite lorsque I'une est entierement proprietaire de
I'autre ou lorsqu'elles sont toutes les deux sous la propriete exclusive d'une autre
entite.
A0000095 9-000127
Document released under the
Access to Information Act
II peut aussi s'agir de systemes paralleS@ap;e|ii^3^if|)i^^e3#|^y^ H Vi1U d6 13
hawala, hundi, chitti, etc. . ., , , _
Loi sur Faeces a {information
Si vous etes I'employe d'une entreprise de services monetaires, la responsabilite
d'instaurer un programme de conformite revient a votre employeur, soit a
I'exploitant de I'entreprise. De meme, si vous etes le mandataire d'une telle
entreprise, ou etes autorise a agir pour le compte de celle-ci, il revient a
I'entreprise en question de mettre en ceuvre un programme de conformite pour
les activites que vous exercez en son nom.
Les activites plus haut ne comprennent pas celles exercees dans le cadre d'une
mission de verification, d'examen ou de compilation effectuee conformement aux
recommandations du Manuel de I'lnstitut canadien des comptables agrees (de
TICCA).
10
A0000095 10-000128
Document released under the
Access to Information Act
Si vous offrez des services de syndic oiBgjsJtliWC^ CK#lMgit#&en VertU de la
I'insolvabilite, ces activites n'entratnent pas les exigences en matiere de
declaration. Pour des precisions a ce sujdpveSillez Ur^^fijUjSi^Bh 3imer'i^nK_iff_'?i7ST/O/?
de CANAFE n 7 qui se trouve a partir de la categorie Publications generales
a la page Publications du site Web de CANAFE.
Si vous etes I'employe d'une personne ou d'une entite visee par ces exigences,
la responsabilite d'instaurer un programme de conformite revient a votre
employeur. A titre d'exemple, si vous etes un comptable a I'emploi d'un cabinet
d'expertise comptable, la responsabilite d'instaurer un programme de conformite
revient au cabinet.
De meme, si vous etes le mandataire d'une personne ou d'une entite visee par
ces exigences, ou etes autorise a agir pour le compte de celle-ci, c'est la
personne ou I'entite en question qui a la responsabilite de mettre en oeuvre un
programme de conformite.
il
A0000095 11-000129
Document released under the
Access to Information Act
2.10 Notaires publics et societes;d&;notaifMi9eJI^Cb[9m-6i@n VQftU d
Britannique ^0; $uf /'acCgS g {information
Un notaire public de la Colombie-Britannique designe une personne qui est
membre de la Society of Notaries Public of British Columbia. Une societe de
notaires de la Colombie-Britannique designe une entite qui exploite une
entreprise de prestation de services notariaux au public dans la province de la
Colombie-Britannique selon le Notaries Act de cette province.
La mise en ceuvre d'un programme de conformite est une exigence prevue par la
loi et constitue une bonne pratique d'affaires pour quiconque est assujetti a la Loi
et aux reglements connexes. Un programme bien concu, bien applique et bien
controle ne peut que faciliter le respect des obligations imposees par la loi.
Comme toutes les personnes et les entites n'operent pas de la meme facon, le
programme de conformite de chacune d'elles devra etre personnalise en fonction
de ses besoins particuliers. II devrait refleter la nature, I'ampleur et la complexite
de vos activites.
A0000095 12-000130
Document released under the
Access to Information Act
. une evaluation des risques en m|$eX^ffi#hlrtiejii^giL^e!l VeftU d la
financement d'activites terroristes et des documents connexes, tainsj que
la documentation et la mise en c&iiZre o^indsSe^@&n3BUo^^l7iatl0n
s'occuper de ces risques (voir la partie 6);
si vous avez des employes, des mandataires ou si d'autres personnes
sont habilitees a agir en votre nom, .'elaboration d'un programme de
formation continue a leur intention. Celui-ci doit etre consigne par ecrit et
tenu a jour (voir la partie 7);
un examen de ces politiques et de ces procedures afin d'en verifier
I'efficacite. Cet examen doit comprendre vos politiques et procedures,
votre evaluation des risques en matiere de blanchiment d'argent et de
financement des activites terroristes et votre programme de formation. De
plus, I'examen devra etre effectue tous les deux ans (voir la partie 8).
Si vous etes une petite entreprise, votre agent de conformite pourrait etre un
cadre superieur, le proprietaire de I'entreprise ou son exploitant. Si vous etes un
particulier, vous pouvez assumer vous-meme ces responsabilites ou decider de
nommer quelqu'un d'autre a ce poste pour avoir de I'aide dans la mise en ceuvre
de votre programme de conformite.
A0000095 13-000131
Document released under i 1^
Par exemple, les politiques et les procedures d'une petite entreprise peuvent etre
moins detaillees et plus simples que celles d'une banque de taille importante.
Toutefois, vos politiques et procedures doivent etre consignees et mises a jour,
que vous soyez une petite entreprise, une personne ou une entite. Plusieurs
facteurs peuvent justifier une mise a jour, aussi frequente que necessaire, de vos
politiques et procedures, notamment des modifications apportees a la legislation,
des questions de non-conformite ou la mise en marche de nouveaux services ou
produits.
De plus, si vous etes une entite, vos politiques et procedures doivent etre
approuvees par un cadre dirigeant. Le cadre dirigeant d'une entite peut etre
I'administrateur, le premier dirigeant, le directeurde I'exploitation, le president, le
secretaire, le tresorier, le controleur, le directeur financier, le comptable en chef,
le verificateur en chef, I'actuaire en chef ou toute autre personne qui remplit ces
fonctions. Cela peut comprendre egalement tout autre dirigeant qui releve
directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de
I'exploitation de I'entite.
14
A0000095 14-000132
Document released under the
Access to Information Act
Ces personnes doivent egalement savcfB^aj^l^ de
niveau de vigilance au moment d'executer des operations, par exempJe. lorsqu'il
s'agit de traiter avec des pays ou des tda^fr^dt'&C^B^SbSk eXUMOd^TiatiOn
programmes de lutte contre le blanchiment d'argent ou le financement d'activites
terroristes adequats et respectant les normes internationales. Vous trouverez
plus de renseignements sur ce sujet au paragraphe 6.1.2 et a I'annexe 1.
15
A0000095 15-000133
Document released under the
Access to Information Act
L'approche de la gestion des risques etBe@@6{jir^^tt^y^cg^ VeiiU d la
requiert le leadership et I'engagement de la haute direction enversja detedtion et
la dissuasion du blanchiment d'argent eLi0AiS6_grfe3^
En dernier ressort, les decisions concernant les politiques, les procedures et les
processus permettant d'attenuer et de controler les risques de blanchiment
d'argent et de financement d'activites terroristes relevent de la haute direction de
I'entreprise.
Ces elements, ainsi que d'autres obligations pour certains secteurs, sont
expliques davantage aux paragraphes 6.1 a 6.5.
Lors d'une evaluation des risques, vous devriez consulter la Ligne directrice 1:
Renseignements generaux pour de plus amples renseignements sur le
blanchiment d'argent et le financement d'activites terroristes et la Ligne directrice
2: Operations douteuses pour obtenir d'autres indicateurs communs et propres a
vos produits et services. Vous devriez aussi tenir compte de la profession de vos
clients, de leurs activites, de leurs antecedents financiers et de leurs tendances
en matiere d'investissement. Cette information peut vous permettre d'effectuer
plus facilement une evaluation des risques. Les associations d'industries ou les
organismes de reglementation peuvent aussi offrir des lignes directrices pour
vous aider dans ce domaine.
16
A0000095 16-000134
Document released under the
n u voess
v to Information Act
Vous devez documentor les facteurs si^tCtl^1 t^rfe^l^iJcl^ Vi1u de la
de votre evaluation : . t
. vos produits et services et les m^e^dS^restfaftSQiffefeS /7/7 70/7773tlOll
remplacement geographique des lieux ou vous et vos clients exercez vos
activites;
d'autres facteurs pertinents relatifs a votre entreprise;
vos clients et les relations d'affaires que vous entretenez avec eux.
Pour vous aider a evaluer les produits, les services, les modes de prestation et
les emplacements geographiques qui peuvent poser un risque eleve de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes, nous avons
dresse une liste de verification (consultez I'annexe 1) ainsi qu'un tableau des
risques (consultez I'annexe 3).
Votre evaluation du risque peut vous permettre de cibler des situations posant
des risques eleves pour lesquelles des mesures d'attenuation et une surveillance
17
A0000095 17-000135
Document released under the
Access to Information Act
peuvent etre necessaires. Veuillez condlr/J^^ d'
plus amples renseignements. , ,, , , . ^
loi sur Faeces a {information
Une evaluation des risques exige de vos employes qu'ils connaissent bien vos
activites et qu'ils fassent preuve de jugement afin d'evaluer les risques de
blanchiment d'argent et de financement d'activites terroristes en vertu de chacun
des facteurs et dans le cadre de Pensemble qu'ils torment, devaluation des
risques n'est pas statique et devra etre modifiee au fil du temps. Si vous etes une
entite financiere ou un courtier en valeurs mobilieres, vous avez d'autres
obligations en ce qui a trait a ('evaluation des risques. Veuillez consulter le
paragraphe 6.5 pour de plus amples renseignements.
De plus, vous pouvez consulter la liste de services cibles par les organismes de
reglementation, les auto rites gouvernementales ou d'autres sources sures
comme pouvant poser un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes, par exemple, les services de correspondant
bancaire international, les services bancaires aux particuliers ou les services
d'echange et de livraison de billets de banque et de metaux precieux.
Vous devez tenir compte, en fonction de vos besoins, des modes de prestation
utilises pour vos produits ou services. Dans notre monde economique et sur
notre marche mondial, de nombreux modes de prestation ne necessitent pas de
contact en personne entre vous et le client (par exemple, .'Internet, le telephone
ou le courriel) et fonctionnent a toute heure du jour ou de la nuit, sept jours par
semaine, de presque partout dans le monde. Plus le client est eloigne, plus il est
probable que vous devrez vous fier a un tiers pour lui livrer votre produit ou votre
service. Cet eloignement peut egalement servir a masquer la veritable identite du
client ou du beneficiaire et peut presenter un risque eleve.
De plus, vous devriez porter une attention particuliere aux nouveaux services,
aux services novateurs ou aux nouveaux modes de prestation que vous pouvez
utiliser pour livrer votre produit ou service.
18
A0000095 18-000136
Document released under the
Access to Information Act
6.1.2 Emplacements geographiques DOCLHlient di'VUlOU Bfi VertU de la
Vous devez mesurer, en fonction de vos besoins, le risque potentieYde.
blanchiment d'argent ou de financemerujdlactiS^
remplacement geographique a partir duquel vous exercez vos activites. Selon
vos activites et operations, remplacement geographique peut varier et
comprendre votre environnement immediat, que ce soit un emplacement unique,
rural ou urbain, au sein d'une province ou d'un territoire, ou plusieurs
competences (territoire de constitution) au Canada (nationale) ou a I'etranger
(internationale).
Par exemple, une entite d'envergure qui exerce ses activites au sein de
differentes competences nationales peut personnaliser le facteur d'emplacement
geographique afin de signaler les emplacements urbains reconnus comme
pouvant poser un risque plus eleve de crime, et les autres emplacements ruraux,
qui posent un risque moindre. Les entites plus petites qui limitent leurs activites a
un seul emplacement geographique ou secteur ne sont pas tenues de faire cette
distinction.
Vous devez egalement tenir compte de la nature et des activites de vos clients et
des relations qu'ils entretiennent avec vous afin de determiner le niveau de
risque de blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes. Cela
signifie que vous devez connaTtre vos clients pour effectuer une evaluation des
risques. ConnaTtre vos clients ne se limite pas a verifier leur identite ou a tenir
des documents. II s'agit de comprendre qui sont les clients, y compris les
19
A0000095 19-000137
Document released under the
Access to Information Act
activites qu'ils exercent, le modele de lew-sppe^ d 13
affaires, et ainsi de suite. Selon votre secteur, d'autres elements, tels,que .
I'importance des biens de vos clients ou des 'operations! coficerhees, peuveWlTiailOil
etre pertinents. Vous devriez considerer les clients que vous ne connaissez pas
comme etant plus a risque que ceux que vous connaissez.
Vous entretenez une relation d'affaires avec un client lorsqu'il ouvre un compte
ou effectue deux operations ou plus avec vous qui vous obligent a verifier son
identite, que ces operations soient reliees les unes aux autres ou non. Vous
devez evaluer le risque des clients dans le cadre des relations d'affaires
nouvelles et existantes.
Lorsque vous evaluez le risque que presente une relation d'affaires, tenez
compte de sa duree, des activites, du nombre de comptes (le cas echeant) ainsi
que des produits et services utilises. Vous pourriez aussi envisager les tiers qui
pourraient intervenir dans la relation d'affaires, en raison de leur incidence sur le
risque si vous etes tenu d'effectuer une determination quant au tiers. De plus,
vous devez tenir compte des beneficiaires effectifs de I'entite dans votre
evaluation des risques si vous etes tenu d'obtenir ces renseignements. Veuillez
consulter la ligne directrice 6 de votre secteur pour de plus amples
renseignements sur les obligations concernant la determination quant au tiers et
les obligations concernant les beneficiaires effectifs.
Effectuer une operation pour laquelle un client agit pour le compte d'un tiers au
sujet duquel il ne sait rien peut vous amener a considerer ce client comme un
20
A0000095 20-000138
Document released under the
Access to Information Act
risque eleve. De meme Jorsqu'un dien^ VeftU de 13
pas les beneficiaires effectifs de I'entite (comme le nom des administrate up de
I'entite ou des personnes qui la contrdleypcefi(rjeW
ce client presente un risque eleve.
Dans les cas ou vous devez verifier si votre client est un etranger politiquement
vulnerable et que la reponse est affirmative, vous devez considerer le client
comme posant un risque eleve. Veuillez consulter la definition d'etranger
politiquement vulnerable a I'annexe 2.
L'attenuation des risques signifie la mise en ceuvre de mesures pour limiter les
risques potentiels de blanchiment d'argent et de financement d'activites
terroristes que vous avez cibles dans le cadre de votre evaluation des risques
afin de les conserver a un niveau qui vous est acceptable. Dans le cadre de
votre programme de conformite, lorsque votre evaluation vous permet d'etablir
que les risques sont eleves, vous devez rediger et mettre en ceuvre des
strategies d'attenuation des risques (des politiques et des procedures concues
pour attenuer les risques eleves) afin de les contrer.
21
A0000095 21-000139
document reieasea unaer xne
Access to Information,Act
Vous devez integrer des mesures d'attenuation des risques aux politiques et ;. y ;''" i ;
procedures que vous avez redigees. Voici un resume,des differentesmesgres ..
d'attenuation que vous pouvez utiliser dariiife.leMfeide1v3^iques eT?f Of/7731/O/I
procedures en matiere de conformite.
Dans toutes les situations, vous devriez envisager les controles internes
suivants :
porter une attention particuliere aux activites (produits et services, clients
et relations d'affaires, emplacements geographiques et tout autre facteur
pertinent) qui risquent davantage d'etre exploiters par des blanchisseurs
de fonds et des criminels;
aviser la haute direction des initiatives en matiere de conformite, des
lacunes en la matiere et des mesures correctives adoptees, et des
declarations d'operations douteuses transmises;
assurer une continuity de programme, malgre les changements
concernant la direction, les employes ou la structure;
viser a respecter toutes les obligations reglementaires en matiere de
tenue de documents et de declaration, les recommandations pour assurer
la conformite aux mesures de lutte contre le blanchiment d'argent et le
financement d'activites terroristes, et fournir des mises a jour en temps
opportun afin de tenir compte des modifications apportees aux
obligations;
cibler de facon opportune les operations devant etre declarees et veilJer a
soumettre les declarations requises;
integrer la conformite aux mesures de lutte contre le blanchiment d'argent
et le financement d'activites terroristes aux descriptions de travail et aux
evaluations de rendement des employes concernes;
pourvoir a une supervision adequate des employes qui effectuent les
operations en especes, remplissent les declarations, supervisent les
operations douteuses ou participent a toute autre activite faisant partie du
programme de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement
d'activites terroristes.
Voici des exemples de mesures que vous pouvez prendre pour attenuer les
risques:
etre plus vigilant face aux situations posant un risque eleve a I'echelle des
activites de votre entite;
hausser la frequence du controle continu des operations ou des relations
d'affaires;
porter I'approbation a un niveau superieur pour I'ouverture d'un compte ou
I'etablissement de relations d'affaires, meme si vous n'etes pas tenu de le
faire (voir d'autres obligations pour certains secteurs au paragraphe 6.5);
rehausser le niveau des mesures de controle et d'examen continus des
relations d'affaires;
22
A0000095 22-000140
Document released under the
Access to Information Act
examiner vos propres mesures cgkjgrjtjjfli|)@ti1<t CliMWitJa3teW VeiilJ de 13
d'avoir:
o u n p e r s o n n e l a y a n t d e s r a f y S r t s S i e Va i i c ^ ^ S s ^ ' r f e i a fi t e ^ a 11 0 I I
et une responsabilisation bien definis;
o une separation adequate des taches (par exemple, un employe qui
ouvre un compte pour un client ne doit pas etre habilite a en
approuver aussi I'ouverture, car cette autorisation est la
responsabilite d'une autre personne dans I'organisation);
o des procedures adequates d'autorisation (par exemple, un employe
qui effectue une operation dont le montant depasse un certain seuil
doit suivre une procedure afin d'obtenir d'une autre personne dans
I'organisation .'approbation necessaire quant a I'operation);
o des examens internes pour valider les processus devaluation des
risques.
Si vous etes une entite financiere, un courtier en valeurs mobilieres, une societe
d'assurance-vie ou un representant d'assurance-vie independant, ou une
entreprise de services monetaires, vous devez vous acquitter d'autres obligations
quant a i'attenuation des risques. Veuillez consulter le paragraphe 6.5 pour de
plus amples renseignements.
23
A0000095 23-000141
Document released under the
Access to Information Act
6.3 Tenir a jour les renseignem!3(llMTiaraii^id^lteffls$lesVrtU d
beneficiaires effectifs et les rel^^f^^ i>jnformatjon
Vous devez rediger et mettre en oeuvre des politiques et des procedures afin de
tenir a jour les renseignements sur I'identite des clients. Vous devez egalement
tenir a jour les renseignements sur les beneficiaires effectifs dans le cadre de
vos obligations en matiere de controle continu si vous etes une entite financiere,
un courtier en valeurs mobilieres, une societe d'assurance-vie ou un
representant d'assurance-vie ou une entreprise de services monetaires. Tous les
secteurs doivent elaborer et mettre en ceuvre des politiques et des procedures
pour tenir a jour les renseignements relatifs aux relations d'affaires entretenues
sauf les negotiants en metaux precieux et en pierres precieuses, qui eux sont
tonus d'effectuer une surveillance accrue si la relation d'affaires est considered a
risque eleve. Lorsque vous designez un client comme etant a risque eleve, vous
devez hausser la frequence des activites de controle continu et de mise a jour
des renseignements sur I'identite du client, et prendre les autres mesures plus
rigoureuses qui s'imposent, le cas echeant.
L'une des mesures visant a tenir a jour les renseignements sur I'identite du client
consiste a demander au client de confirmer ou de mettre a jour ces
renseignements. Pour les clients qui sont des personnes, les mesures
comprennent egalement le fait de confirmer ou de mettre a jour ces
renseignements au moyen des options qui permettent de verifier I'identite des
personnes absentes. Cela peut aussi comprendre I'obtention des
renseignements verbalement afin de tenir les renseignements a jour.
Pour les clients qui sont des entites, les mesures peuvent comprendre le fait de
consulter un document sur support papier ou electronique afin de confirmer
.'information ou d'obtenir cette information verbalement aupres du client.
Le fait de tenir a jour les renseignements sur I'identite du client fait partie de vos
obligations en matiere de controle continu. La frequence a laquelle vous
24
A0000095 24-000142
Document released under the
Access to Information Act
examinezettenezajourlesrenseignerfd^^ VertU d6 la
risque que presente votre client. . % ,wf*.
lo/ sur Faeces a {information
Renseignements sur les beneficiaires effectifs et le controle
Si vous etes une entite financiere, un courtier en valeurs mobilieres, une societe
ou un representant d'assurance-vie ou une entreprise de services monetaires,
vous devez obtenir des renseignements sur les beneficiaires effectifs de I'entite
et les consigner dans des documents. Vous devez faire des recherches a tous
les niveaux de renseignements necessaires afin de determiner I'identite des
beneficiaires effectifs. Cela dit, dans certains cas, il peut n'y en avoir aucun. En
fait, lorsqu'il n'y a personne qui controle 25 % ou plus d'une entite, il n'y a aucun
beneficiaire effectif. Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour
confirmer I'exactitude des renseignements sur les beneficiaires effectifs.
25
A0000095 25-000143
Document released under the
Access to Information Act
la structure est celle d'une societe aibtfiucraWayahfdesactfo H VftU d!
circulation detenues a titre prive qui est constituee en vertu de la Loi r ,.
canadienne sur les societes par actions*:/ OU/ / avu"o a I 11 uUl UI&u\\Jti
si I'entite est une fiducie :
o les nom et adresse de tous les fiduciaires et de tous les
beneficiaires et constituants de la fiducie connus;
o les renseignements permettant d'etablir la propriete, le controle et
la structure de la fiducie.
Robert Tremblay a cree une fiducie pour ses enfants. II a retenu les services d'un
avocat pour etablir la fiducie conformement a un acte fiduciaire qu'il a signe. La
fiducie de 2 millions de dollars sera payee par tranches de 200 000 $ a chacun
des trois enfants le jour de leuranniversaire, a condition que certaines exigences
soient respectees. La Societe de fiducie Elgin agira comme fiduciaire (ce qui
signifie investirles fonds, emettre les cheques, etc.). Helene Tremblay, la femme
de Robert Tremblay, a le droit de changer le fiduciaire et de revoquerla fiducie,
auquel cas les fonds restants iront a la sceur de Robert Tremblay, Janine.
Voici un exemple illustrantla propriete, le contrdle etla structure d'une entite qui
n 'est ni une personne morale, ni une fiducie.
26
A0000095 26-000144
Document released under the
Access to Information Act
desaccord, chaque assocte peuto'dc/deB^g^Wdl^ts^W'Ui^^^ en VFtU d
Veronique, 15%.
Dans le contexte de cette partie, le cadre dirigeant d'une entite peut etre
I'administrateur, le premier dirigeant, le directeur de I'exploitation, le president, le
secretaire, le tresorier, le controleur, le dirigeant principal des finances, le
comptable en chef, le verificateur en chef, I'actuaire en chef ou toute personne
exercant I'une ou I'autre de ces fonctions. Le cadre dirigeant d'une entite peut
etre egalement tout autre dirigeant qui releve directement du conseil
d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de I'exploitation de I'entite.
Dans le cas d'un proprietaire unique ou d'un partenariat, le cadre dirigeant peut
etre le proprietaire ou le partenaire.
Pour verifier I'identite du cadre dirigeant, utilisez I'une des methodes decrites
dans la partie 4 (sous Comment verifier I'identite d'une personne) de la Ligne
directrice 6: Tenue de documents et verification de I'identite des clients ou
consultez des sources de renseignements accessibles au public. Vous devez
aussi consigner ce renseignement dans un document.
Si vous devez confirmer I'existence d'une entite qui n'est pas un organisme sans
but lucratif, vous devez aussi effectuer les taches suivantes :
27
A0000095 27-000145
Document released under the
Access to Information Act
Determiner si cette entite est un orgiJii^y^^ VrtU 06 !c
fins de I'impot sur le revenu et conserver.un document a^cet effet. Pour.ce .
faire, vous pouvez poser la questioriia{Mlie^ofu ;c^s7i^
organismes de bienfaisance sur le site Web de I'Agence du revenu du
Canada (http://www.cra-arc.gc.ca):
Si I'entite n'est pas un organisme de bienfaisance enregistre, verifiez si elie
sollicite des dons de charite en argent du public et conservez un document a
cet effet. Pour ce faire, vous pouvez poser la question au client.
Le fait de tenir a jour les renseignements sur les beneficiaires effectifs fait partie
de vos obligations en matiere de controle continu. La frequence a laquelle vous
examinez et mettez a jour ces renseignements varie selon votre evaluation du
risque que presente votre client.
Une relation d'affaires est une relation que vous etablissez avec un client en vue
d'effectuer des operations financieres ou de fournir des services associes a ces
operations. Une relation d'affaires peut etre etablie dans le cadre d'un compte ou
a I'exterieur d'un compte.
Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de
compte, vous etablissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux
operations ou plus a regard desquelles vous devez :
28
A0000095 28-000146
Document released under the
Access to Information Act
verifier I'identite de la personne di*<MMIHent 01 VUlgue il VeflU Q 13
verifier I'identite de la personne ou de I'entite ,, ^ ^ . , Z p' f . -f
confirmer I'existence d'une personrQta$iyQi&QQ&&re%m\ielt0rm3170/7
Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les operations et les activites
connexes a regard desquelles vous devez verifier I'identite de votre client.
Lorsque vous etablissez une relation d'affaires avec un client, vous devez
consigner dans un document I'objet et la nature envisagee de la relation,
d'affaires. Vous devez egalement examiner ces renseignements periodiquement
et les tenir a jour. Ces mesures visent a faire en sorte que vous continuerez de
comprendre les activites de votre client au fil du temps afin de pouvoir mesurer
les changements pour detector les risques eleves, ce qui permettra d'augmenter
la frequence du controle continu et de la mise a jour des renseignements sur
I'identite du client et de prendre les autres mesures plus rigoureuses qui
s'imposent, le cas echeant.
29
A0000095 29-000147
Document released under the
Access to Information Act
determiner la mesure dans laquel(teCy>ii^^^ d \B
avec I'information precedemment obtenue au suiet du client, y compris .
revaluation du risque du client. LOI SUI~ FdCCeS 3 (information
Dans le cadre d'un controle periodique, votre surveillance varie selon votre
evaluation du risque que presente votre client. Dans le cadre de vos obligations
en matiere de controle continu, vous devez surveiller toutes vos relations
d'affaires et vous etes tenu de surveiller plus frequemment les relations d'affaires
que vous jugez a risque eleve.
Vous pourriez envisager les mesures suivantes pour surveiller les situations
posant un risque eleve :
examiner les operations selon un ecfteancier approuve qui necessite
('approbation de la direction;
rediger des rapports ou effectuer des examens plus frequents des
rapports qui font etat d'operations posant un risque eleve. Signaler les
activites ou les modifications apportees aux activites qui ne correspondent
pas a vos attentes et sou lever le doute qu'elles suscitent au besoin;
etablir des limites ou des para metres d'affaires pour les comptes ou les
operations qui declencheraient des alertes precoces et necessiteraient un
examen obligatoire;
examiner les operations plus souvent en utilisant les indicateurs
d'operations douteuses qui s'appliquent a la relation. Veuillez consulter la
Ligne directrice 2: Operations douteuses pour obtenir de plus amples
renseignements sur ces indicateurs.
A0000095 30-000148
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Controle continu pour les relations de correspondent banc a ire ....
Loi sur Faeces a {information
Une relation de correspondant bancaire est etablie par un accord entre une
institution financiere etrangere et une entite financiere (telle que decrite au
paragraphe 2.1). Cela ne comprend que les accords ou I'entite financiere
s'engage a fournir a une institution financiere etrangere des services tels que les
televirements intemationaux, la gestion de la tresorerie et la compensation de
cheques. Si I'accord ne vise que la prestation de services a I'entite financiere, la
relation n'en est pas une de correspondant bancaire aux fins de la presente
partie.
Vous pouvez aussi envisager la surveillance des operations que vous avez
signalees comme etant suspectes dans le cadre de la relation de correspondant
bancaire, telles que :
les operations nombreuses ou importantes qui con cement des
instruments monetaires numerates (par exemple des cheques de voyage,
des traites bancaires ou des mandate);
les operations qui semblent inhabituelles dans le cadre de la relation;
les operations qui semblent etre structures de facon a eviter votre
systeme de surveillance.
De plus, vous devez prendre des mesures raisonnables pour verifier, a partir
d'information accessible au public, si des sanctions civiles ou penales ont ete
imposees a I'institution financiere etrangere en ce qui a trait aux obligations en
matiere de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activites
terroristes. Si des sanctions existent, la relation de correspondant bancaire doit
etre vue comme posant un risque eleve. Si tel est le cas, vous devez prendre
des mesures raisonnables pour assurer un controle continu de toutes les
operations qui se deroulent dans le cadre de la relation de correspondant
bancaire afin de detector les operations douteuses. A cette fin, veuillez consulter
les mesures decrites plus haut ainsi que celles enoncees au paragraphe 6.4.
31
A0000095 31-000149
Document released under the
Access to Information Act
6 . 5 . 2 E n t i t e s fi n a n c i e r e s e t c o u r t i e r s E f c S O U i n r ^ V C fl U 0 6 l a
Lorsque vous avez determine que le titulaire d'un compte est un etranger
politiquement vulnerable, vous avez des obligations supplementaires. Elles
comprennent I'etablissement de la source des fonds et I'approbation de la haute
direction afin de garder le compte ouvert (que ce soit un compte nouveau ou
existent). Vous devez aussi assurer un controle continu des operations dans le
compte afin de detector les operations douteuses. A cette fin, veuillez consulter
les mesures enoncees au paragraphe 6.4. Veuillez consulter la ligne directrice 6
de votre secteur pour de plus amples renseignements sur les etrangers
politiquement vulnerables.
6.5.3 Entites financieres, societes d'assurance-vie ou representants
d'assurance-vie et entreprises de services monetaires
A0000095 32-000150
Document released under the
Access to Information Act
S i v o t r e o r g a n i s a t i o n c o m p t e d e s e m p l c B S ^ ^ P l t i i ^ ' , v U i , ^ 6 11 Ve i l U d l a
personnes qui sont autorises a agir en votre.nom, voire programme ete.
conformite doit comprendre une compoiafrjte Seliifma9o3ClSi&lS faifihffis71 dtlOU
ceux qui sont en contact avec les clients, qui ont connaissance d'operations
effectuees par des clients ou qui manipulent des especes ou des fonds de
quelque facon que ce soit ou qui sont responsables de la mise en ceuvre ou de
la surveillance du regime de conformite doivent comprendre les obligations de
declaration, d'identification des clients et de tenue de documents. Autant les
employes de premiere ligne que les membres de la haute direction doivent
etre vises par cette formation.
Si vous etes un proprietaire unique, autre qu'une societe, et vous n'avez pas
d'employes, de mandataires ou d'autres personnes qui sont autorises a agir en
votre nom, vous n'etes pas tenu de mettre en oeuvre un programme de formation
pour vous-meme. Cependant, vos politiques et procedures doivent etre en place,
tenues a jour et examinees tous les deux ans afin d'en verifier I'efficacite.
Votre programme de formation doit etre consigne par ecrit et vous devez le tenir
a jour. Cela signifie que le programme est redige, mais que la formation n'est pas
necessairement offerte par ecrit. Par exemple, vous pouvez offrir votre
programme de formation en utilisant un logiciel, en organisant des seances
d'information ou des reunions en personne. Vous devez egalement vous assurer
que votre programme de formation fait I'objet d'un examen et qu'il est modifie de
facon ponctuelle afin de refleter vos besoins.
33
A0000095 33-000151
Document released under the
Access to information Act
La methode de formation pourra variergrandemeht d'une entreprise a,I'autfen VeftU d6
Elie dependra de la taille de I'entreprisetet de la complexite du sujet: gar .
exemple, le programme de formation d'6ri#^eWentrepa^vpbiiYr^t tre?plus ;n 13!.u)n
simple.
Pour evaluer vos besoins en formation, veuillez tenir compte des elements
suivants:
Politiques et procedures
La formation devrait sensibiliser vos employes, vos mandataires ou les
autres personnes autorisees a agir en votre nom aux politiques et aux
procedures internes prevues pour dissuader et deceler les pratiques de
blanchiment d'argent ou de financement d'activites terroristes pouvant
etre liees a leur travail. Elie devrait faire en sorte que chacun d'eux
saisisse exactement en quoi consistent ses responsabilites aux termes de
ces politiques et de ces procedures.
II est important que ces personnes comprennent dans quelle mesure leur
institution, organisation ou profession est vulnerable face a I'abus que les
criminels et les terroristes font du systeme pour, d'une part, blanchir le
fruit de leurs crimes et, d'autre part, financer leurs activites terroristes. La
formation devrait donner des exemples de la facon dont votre
organisation en particulier peut etre utilisee pour le blanchiment d'argent
illicite ou le financement des activites terroristes. Le tout devrait aider
votre personnel a deceler les operations douteuses tout en vous donnant
une certaine assurance que vos services ne sont pas utilises a ces fins.
34
A0000095 34-000152
Document released under the
Access to Information Act
generaux sur le blanchiment d'aS^lSe^ar]t$qti| el^igMrj isgil^^fcli V!*tU d I d
en quoi cela consiste, pourquoi les crjminels s'y livrentet cojnment cette
pratique s'effectue normalementUlgMoSrenfAoiBaM&Sa&rice^miilieiatlOll
financement d'activites terroristes et comment cela fonctionne. Pour avoir
plus de precisions sur ce sujet, veuillez consulter la Ligne directrice 1:
Renseignements generaux, de meme que le site Web de CANAFE, a
http://www.canafe-fintrac.gc.ca.
A0000095 35-000153
Document released under the
Access to Information Act
connaissance des exigences legislatives et des politiques et procedures VrtU d6 13
de I'organisation; , . ,f * , ff. -, ^ ,.._
un examen des criteres et des prQeSsrs&lpe"rmeWiCd1eSe^r^r/le^0f777311011
operations douteuses et de les declarer;
un echantillonnage d'operations importantes en especes, suivi d'un
examen des declarations les concernant;
un echantillonnage de televirements internationaux (s'ils sont sujets a
declaration par I'entite declarante en question), suivi d'un examen de ces
declarations;
un echantillonnage de clients pour verifier si revaluation des risques a ete
adequate ;
un echantillonnage de clients pour verifier si la frequence du controle
continu est adequate
un echantillonnage de clients a risque eleve pour passer en revue les
mesures plus rigoureuses qui ont ete prises ;
un controle de la validite et de la vraisemblance des exceptions aux
obligations de declaration des operations importantes en especes, y
compris le rapport annuel requis a CANAFE (cela ne s'applique qu'aux
entites financieres ayant choisi I'option de remplacement de la declaration
relative aux operations importantes en especes pour certaines de leurs
entreprises clientes);
un controle du systeme de tenue de documents pour verifier sa conformite
aux exigences de la loi;
un controle des procedures d'identification des clients pour verifier leur
conformite aux exigences de la loi;
un examen de revaluation des risques.
36
A0000095 36-000154
Document released under the
Access to information Act
etre sollicitee, indiquant les cwe^^ VertU de 13
mise en oeuvre
Loi sur Faeces a {'information
Auto-examen
Si vous n'utilisez pas les services d'un verificateur interne ou externe, vous
pouvez effectuer un auto-examen . Dans la mesure du possible, cet exercice
devrait etre realise par une personne dont les fonctions sont independantes de
celles de la declaration, de la tenue de documents et du controle de la
conformite. Ce pourrait etre un employe ou un conseiller externe. Un auto-
examen vise les memes objectifs qu'un examen effectue par un verificateur
interne ou externe. II doit determiner si les politiques et les procedures
appropriees sont en place, si elles sont respectees et si elles sont conformes aux
exigences legislatives et reglementaires.
A0000095 37-000155
Document released under the
Access to Information Act
avenues qui s'offrent a lui pour maximisg^^!^^^^ Vf1U de 13
approches et favoriser I'echange d'information. Les organismes de, .,. . .
reglementation peuvent echanger de Y\jh^tSid&\kd&Sl6& Bi^iltBi&iMiatiOll
une entente pour le faire.
Pour de plus amples renseignements sur les penalites, vous pouvez aussi
consulter la section Penalites pour les cas de non-conformite du site Web de
CANAFE.
38
A0000095 38-000156
Document released under the
Access to Information Act
11 Faites-nous part de vos obsU^Q3dKieut divulgue en vertu de la
Ces lignes directrices seront mises a jouf^rie^frewe^t^
commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider a en ameliorer le
contenu, veuillez les acheminer a I'adresse postale donnee ci-dessous, ou faites
parvenir un courriel a guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.
39
A0000095 39-000157
Document released under the
Access to Information Act
Document divulgue en vertu de la
Annexe 1 : Produits, services, rnda4&yV&-3&& {information
emplacements geographiques
La liste de verification suivante vise a vous fournir un exemple de la facon
d'evaluer le risque lie a vos produits, vos services, vos modes de prestation et
vos emplacements geographiques. II ne s'agit que d'un point de depart et vous
devriez personnaliser la liste pour votre entreprise. Votre outil devaluation des
risques doit etre en fonction de vos besoins particuliers d'affaires, ce qui signifie
qu'il peut etre plus developpe que les listes de verification. Cela peut s'averer
necessaire pour les entites declarantes de plus grande envergure, ou les entites
qui effectuent un grand nombre d'activites. Si vous utilisez deja un autre outil
devaluation des risques, vous pouvez continuer a .'utiliser ou I'ameliorer si
necessaire.
Si vous repondez oui a I'une des questions ci-dessous, vous devriez considerer
cet element comme representant un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Le cas echeant, des mesures d'attenuation
doivent etre adoptees. Veuillez consulter le paragraphe 6.2 pour de plus amples
renseignements.
Veuillez preciser si vous offrez I'un des produits, Oui Non s/o
services ou modes de prestation suivants
40
A0000095 40-000158
Document released under the
Access to Information Act
Document <#*ul6 i* vertu de la
Veuillez preciser si vous offrez I'un desjAdtfis//' / 3CCBS Q flnfOriTiatJOll
services ou modes de prestation suivants
Pour les entites financieres
Offrez-vous les services suivants :
41
A0000095 41-000159
Document released under the
/Access to Information Act
Veuillez preciser si vous faites affaire 4ye@H^@$11
ou offrez des produits ou services dans les Jieux ,,
iiee vertu cie la
jg^qgraphjquessulyante^: LO}[SU[j dOCB 3 (information
Pour tous les secteurs
Le client exerce-t-il ses activites dans un secteur connu
pour son taux de criminalite eleve?
Est-ce que vous ou vos clients exercez vos activites
dans les lieux geographiques suivants:
42
A0000095 42-000160
L9L0O0-trQ60O0O0V
ei7
seiueujued juos
ULI 9 s&o,
UOil&UUOjilf }^!nb|upjUinp-seie}U9Lueuj9Ano6 'suouesmeBjo sejjne.p
erib jsujefeuouewajui Aouajedsueji e| 'senbjiuouooa
Bj ep npek ue 3n6ihAipy E * ft 4 iU9HfWSyRIlA9P aP *9 uoijejedooo ap uo!ies|ue6jcu
Si vous repondez oui a I'une des questions ci-dessous, vous devriez considerer
cet element comme represented un risque eleve de blanchiment d'argent ou de
financement d'activites terroristes. Lorsque necessaire, des mesures
d'attenuation doivent etre adoptees. Veuillez consulter le paragraphe 6.2 pour de
plus amples renseignements.
Vous pouvez aussi consulter la Ligne directrice 2: Operations douteuses pour
d'autres indicateurs ou le site Web du Groupe d'action financiere a
http://www.fatf-gafi.org pour des precisions supplementaires concernant
l'approche axee sur le risque.
A0000095 44-000162
Document released under the
Access to Information Act
contre le blanchiment d'argent etlefinaEdeetixWent dJVUlque Pi VertU de la
activites terroristes? x , . t
La verification de I'identite du client s'efle&fe&lle' \ 3CCOS 3 lirnOriTldtlOfl
d'une autre facon qu'en personne?
Le client reside-t-il a I'etranger?
A0000095 45-000163
Document released under the
Access to information Act
differents emplacements geographiqueB^^ VrtU Cl la
sont-ils frequents et inexpliques? . ., , ^ . ~ ,.
Indiquez si Tun ou I'autre des enonces Li&dnSUr I 3CCQ& Q m&t0t3i3U0(l
s'appliquent au client
Pour tous les secteurs
Le client est-il un etranger politiquement vulnerable?
A0000095 46-000164
Document released under the
Access to information Act
A n n e x e 3 : Ta b l e a u d ' e v a l u a t i o r G l g C M v ^ ^ e n v e r t u d io
47
A0000095 47-000165
Document released under the
Access to information Act
Faible wumer aivu en vertu de
Vous effectuez. de^ ,.
Vous effectuez tres peu de Vous effectuez un ^ ,.
transferts de fonds ou aottS^itfifoBsna tion
nombre mc^n-Si// /
d'operations pour le compte transferts de fonds, fonds, associes a des
de tiers. Vous n'effectuez avec un nombre tres comptes commerciaux
aucun transfert de fonds a limite de transferts ou personnels, a
I'etranger ni en provenance internationaux associes destination de ou en
de I'etranger. a des comptes provenance de pays a
commerciaux ou risque eleve ou
personnels, impliquant d'endroits reconnus
des pays a faible comme des paradis
risque. bancaires et fiscaux
ultra-secrets.
Vous ceuvrez dans un Vous ceuvrez dans un Vous oeuvrez dans un
endroit ou le taux de crime endroit ou le taux de endroit ou le taux de
est reconnu comme faible. crime est reconnu crime est reconnu
comme moyen. comme eleve.
Vous n'effectuez pas Vous effectuez tres peu Vous effectuez de
d'operations dans des d'operations dans des nombreuses operations
endroits geographiques endroits geographiques dans des endroits
consideres a risque eleve. consideres a risque geographiques
eleve consideres a risque
eleve.
Le taux de roulement est Le taux de roulement Le taux de roulement est
faible pour votre personnel est faible pour votre eleve pour votre
tie dans votre programme personnel tie dans personnel, surtout pour
de lutte contre le votre programme de les postes cles dans
blanchiment d'argent ou lutte contre le votre programme de lutte
pour votre personnel de blanchiment d'argent, contre le blanchiment
premiere ligne effectuant la mais votre personnel d'argent.
prestation de services de premiere ligne
(c'est-a-dire, les effectuant la prestation
representees ou de services peut avoir
representantes, les change.
caissiers ou caissieres, ou
tout autre personnel
semblable).
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A0000095 48-000166