Compras

Una Empresa
Para una Gestin
Estratgica de las
Compras
Por: Redaccin Zonalogstica
redaccion@zonalogistica.com

En una poca de crisis, la gestin estratgica de las compras, adems de

seguir creando valor y cuidar su competitividad, optimiza los resultados
de la organizacin
dada la baja que ge-
nera en el costo de
cada uno de los proce-
sos. La idea es que se
logre una diferencia
competitiva estratgi-
ca, sin dejar de lado
los objetivos plantea-
dos, los procesos defi-
nidos y las estrategias
de compras aplicadas.
Compras
P
ara comenzar, es importante
decir que como prioridad a
corto plazo, se habla de la ob-
tencin de ahorros. Es ampliamente
conocido que por medio de la gestin
de las compras, es posible incremen-
tar la rentabilidad de una compaa,
sin que existan riesgos operacionales
ni financieros.
La baja en los costos es de tanta re-
levancia que toma por sorpresa a
las compaas y las obliga a definir
cules de sus reas catalogadas como
crticas, sern sometidas a outsour-
cing o a iniciativas de acciones que
buscan controlar los gastos. En la
actualidad existen varias alternativas
de mejoramiento; sin embargo, si se
considera que la funcin de compras
busca conectar logstica, calidad, de-
sarrollo y costos, se puede apuntar
este cambio hacia una empresa que
posibilite la gestin estratgica de las
compras.
Gestin Estratgica del
Aprovisionamiento
Es de gran relevancia que se haga
conciencia de cun limitadas son las
capacidades de las empresas y que
es inminente que se utilice el know
how en su core business para hacer
una diferenciacin con sus competi-
dores. Esto slo puede lograrse por
medio de la colaboracin que se ob-
tiene de una red robusta de provee-
dores. Hacer referencia a una gestin
estratgica de las compras es men-
cionar a los abastecedores.
Este nuevo enfoque de la funcin del
aprovisionamiento genera un valor
aadido, el cual est comprendido en
los siguientes puntos:
Optimizacin de los costos.
Mejoramiento de la calidad de los
procesos y productos.
Incremento en la capacidad de in-
novar.
Grfico 1
Con este enfoque es posible concluir
que para que se obtengan los mayores
beneficios que brinda la funcin de
compras, se requiere la definicin de
objetivos, estrategias y procesos, que
posibiliten el enfoque que debe tener
la definicin de la empresa frente al
aprovisionamiento ptimo.
Objetivos y Estrategias
En primer lugar, se debe hacer un
anlisis del portafolio de aprovisio-
namiento por medio de una Matriz
estratgica conocida como matriz de
Kraljic, la cual permite que se posi-
cionen las diferentes clases de com-
pras en los cuadrantes que les corres-
ponden. Esto puede observarse en el
Grfico 1.
Como segunda fase, se debe disear
una estrategia diferenciada para cada
una de las categoras y las metas que
se quieren lograr, sin olvidar que la
funcin de compras puede operar si-
multneamente en los costos (C), el
desarrollo (D), la calidad (Q) y la lo-
gstica (L).
en estos como partners,
Para esto, se definen los objetivos que
mencionaremos a continuacin:
Costos Competitivos (C):
- Abastecerse en naciones que
ofrezcan precios bajos.
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- Reduccin en los costos.
Desarrollo (D):
- Proyectos o alianzas con los
abastecedores que utilicen tecno-
loga de punta o conocimientos
novedosos.
- Desde el comienzo, deben estar
integrados fabricantes / proveedo-
res / I + D, en todos los proyectos.
Calidad de Proveedores (Q):
- Servicio.
- Productos.
Logstica (L):
- Optimizacin de la logstica y el
aprovisionamiento.
- Reduccin de la cantidad de abas-
tecedores.
Es importante tener en
mente el nuevo enfoque
que tiene la relacin con
los proveedores y pensar
por lo menos durante el
tiempo de duracin del
contrato establecido con
cada uno de ellos.
 Las Operaciones
Estratgicas
El pilar de un manejo eficiente y efi-
caz de las compras es cada una de las
operaciones, y como se mencion pre-
viamente, referirse a la gestin estra-
tgica del abastecimiento implica la
integracin de todos los proveedores.
El manejo de las relaciones con los
abastecedores es uno de los elementos
crticos en el proceso de transforma-
cin de la funcin del abastecimiento.
Al momento de definir cada uno de
los procesos es importante tener en
mente el nuevo enfoque que tiene la
relacin y pensar en los proveedores
como partners, por lo menos durante
el tiempo de duracin del contrato es-
tablecido con cada uno de ellos. Por lo
tanto, teniendo en cuenta que la meta
es aprovechar al mximo la relacin
que se tiene con todo el grupo de pro-
veedores, se deben establecer cuatro
procesos que son la columna verte-
bral de la gestin de las compras:
Construccin de una red de abaste-
cedores con metas de desarrollo, cos-
tos competitivos, logstica y calidad,
para que se convierta en la fuente de
aprovisionamiento.
Contribucin al mejoramiento con-
tinuo de los proveedores, con el fin
de que se llegue al nivel competitivo
determinado.
Integracin conjunta de los fabri-
cantes, proveedores y clientes, en la
ejecucin de productos y proyectos
nuevos. La idea es que se maximice
la competitividad en trminos de pla-
zos de desarrollo, implementacin de
nuevos y mejores conocimientos y
La baja en los costos es de tanta relevancia, que toma
por sorpresa a las compaas y las obliga a definir
cules de sus reas catalogadas como crticas, sern
sometidas a outsourcing o a iniciativas de acciones
que buscan controlar los gastos.
tecnologas y precios.
Involucrar a los abastecedores en
el acontecer diario de la compaa,
con el fin de obtener beneficios de su
mejoramiento continuo en lo que se
refiere a la reduccin en los costos,
tasa de servicio y sugerencias de me-
joramiento de los procesos de fabri-
cacin o de los productos creados en
la empresa.
La Organizacin de
Compras
Recientemente, varios anlisis evi-
dencian que los asuntos internos que
entorpecen el desarrollo de la funcin
de compras son, en un 60%, la resis-
tencia al cambio y, con un 35%, la
divergencia con la cultura de la com-
paa. Por esto, es importante que
exista un apoyo total por parte de la
Direccin General, la cooperacin de
las otras reas y funciones de la orga-
nizacin y el carcter transversal de la
uncin de compras.
Si se tiene en cuenta el enfoque estra-
tgico que tienen los objetivos y pro-
cesos de logstica, calidad, desarrollo
y costos competitivos, puede decirse
que la empresa est en capacidad de
soportar una gestin estratgica de
las compras, la cual estara a cargo
de un Director de Compras, quien
dependera del Director General y se
encargara de la coordinacin de las
tareas diarias de abastecimiento, el
mejoramiento continuo y desarrollo
de los proveedores y de las compras
estratgicas o proyectos. Un ejemplo
del tipo de empresa que podra sopor-
tar una gestin estratgica de compras
puede apreciarse en el Grfico 2.
Compras
Desde el comienzo, deben estar integrados fabricantes / proveedores / I + D, en todos los proyectos.
Con respecto a las funciones de com-
pras, uno de los factores de xito y del
funcionamiento adecuado es que cada
una de stas sea independiente y que
sea de gran apoyo, puesto que quie-
nes colaboran estratgica e inteligen-
temente, pueden multiplicar, mientras
que quien trabaja solo, simplemente
suma.
La distribucin de las actividades y
responsabilidades se hara de la si-
guiente manera:
Director de Compras: Establece
la poltica del aprovisionamiento, te-
niendo como base los objetivos y es-
trategias de la compaa y se encarga
de coordinar el grupo de compras, con
el fin de alcanzar las metas de costos
competitivos, logstica, desarrollo y
calidad.
Comprador Familia / Categora:
Define los planes de accin estratgi-
ca para el aprovisionamiento de fami-
lias o categoras, con base en los obje-
tivos de la organizacin y se encarga
de gestionar el grupo de proveedores.
Comprador Estratgico / Pro-
yectos: Se encarga de buscar nuevas
alianzas, vincula a los proveedores
nuevos en los desarrollos de la empre-
sa y define en conjunto con ellos, los
planes de accin que se implementa-
rn con el fin de lograr las metas de
QCLD para cada uno de los proyec-
tos.
Responsable Desarrollo Mejora
Continua de Proveedores: Su fun-
cin es identificar el mejoramiento de
procesos o productos en el centro de
operaciones del proveedor, con res-
pecto a los productos que fueron en-
tregados y crea un plan de accin con
miras a obtener las mejoras que se
identifican con los objetivos QCLD.
Responsable Calidad Proveedo-
res: Gestiona los medios y los recur-
sos para disminuir y optimizar los
problemas o defectos en la calidad de
los abastecedores, administra los pro-
veedores en su da a da y garantiza la
aplicacin del manual de calidad de
estos.
Grfico 2
Controller: Su papel es de soporte
para la creacin del reporting de com-
pras mensual.
Conclusiones
La funcin de compras puede consi-
derarse como el primer centro de cos-
tos de la compaa esta rea gestio-
na entre el 40% y el 60% de las cifras
de ventas, dependiendo del sector que
se considere-.
Una gestin estratgica de las com-
pras, es una fuente de beneficios sin
riesgo y una ventaja competitiva. Adi-
cionalmente, si los grupos de proyec-
tos operan de forma transversal con
las otras reas de la compaa, y si
la implicacin y la integracin de los
proveedores desde el comienzo del
desarrollo y en el quehacer diario, es
una meta establecida, se puede decir
que el Departamento de Compras ser
un catalizador para reducir los costos
y para optimizar los plazos.
Sin embargo, esto no sera una realidad
si la organizacin de compras con
el fin de satisfacer los requerimientos
de la compaa - se define con base
en las estrategias de abastecimiento
que se hayan aplicado, los procesos
definidos y las metas establecidas, en
torno a la relacin que se debe tener
con el grupo de proveedores.