CONFIPETROL S.A.

O&M-MDD8-P-1
PROCEDIMIENTO PLANEACION Y PROGRAMACION

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1. OBJETIVO
Definir, planear y programar los trabajos de mantenimiento a ejecutar durante los perodos de programacin.
Optimizar los recursos de personal, materiales, repuestos y herramientas a utilizar durante el perodo de
programacin.

2. ALCANCE
Comprende desde la definicin de los trabajos de mantenimiento a ejecutar durante el perodo de
programacin hasta el anlisis e interpretacin de las estadsticas de planeacin y programacin de ese
mismo perodo.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. Ellipse
Nombre de la versin del CMMS Mims, que es la herramienta corporativa para la gestin y administracin del
mantenimiento en Ecopetrol. Este CMMS es considerado un EAM (Entreprise Aseet Management) que son
los sistemas de informacin enfocados especialmente a Industrias Intensivas en Capital. Incluye
adicionalmente a los mdulos de mantenimiento, los inventarios, compras, seguimiento de partes,
presupuesto, recursos humanos, etc.
3.2. SAP
Sigla alemana que significa el manejo de sistemas, aplicaciones y productos industriales o empresariales a
travs de un procesamiento de datos.
3.3. MST`S
Tareas de mantenimiento programado, que aparecen peridicamente con una frecuencia en horas o das ya
establecidas segn la necesidad de atencin del equipo, estas generan a su vez ordenes de trabajo para su
ejecucin.
3.4. Planeacin (planning)
Conjunto de tcnicas para conseguir la utilizacin ptima de los medios de produccin de que dispone una
organizacin.
3.5. Evento
Es la accin registrada en el CMMS en la cual se reporta cualquier anomala o falla ocurrida en un equipo o
sistema. Es el punto de partida en el flujo de la OT, normalmente registrado por operaciones o produccin.
3.6. Orden de trabajo
Es la unidad de gestin ms importante e indispensable en el proceso de mantenimiento y el registro que
soporta la historia de mantenimiento. Contiene toda la informacin bsica (el que, como, recursos, quien,
fechas de ejecucin, parmetros de seguridad, costos estimados, etc.) para la ejecucin completa de los
trabajos de mantenimiento tanto proactivos como reactivos. De igual manera contiene la documentacin
tcnica de lo realizado; tiempos y costos reales de ejecucin.
3.7. Cumplimiento de tareas
Nmero de Job Cards ejecutados en un perodo de programacin dado, dividido entre el nmero total de Job
Cards programados para ese perodo, de acuerdo al programa de mantenimiento aprobado.
3.8. Back Log
Son los trabajos que habiendo sido programados no han sido ejecutados en la fecha requerida.
3.9. CMMS
Herramienta que permite asegurar la integridad de la gestin de mantenimiento. Sistema computarizado
empleado para documentar la informacin de los equipos, historia, trabajos de mantenimiento, horas-hombre,
materiales, compra y almacenamiento de materiales, etc.
3.10. Programacin

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Subproceso del Proceso de MDD (Mantenimiento Da Da). Secuencia de actividades que permite la
asignacin y la optimizacin de los recursos en las OTs. En este proceso se establece la fecha de
ejecucin (FPI) en concordancia con el tiempo requerido y las fechas de requerido del trabajo (FRP),
optimiza la distribucin de los recursos definidos en planeacin, sincroniza y pronostica los planes de
mantenimiento proactivo.
3.11. Periodo de Programacin
Intervalo de tiempo en los que se dividen las etapas de planeacin, programacin y ejecucin de los trabajos
de mantenimiento.
3.12. Planeador de rea
Responsable de la definicin, planeacin y programacin de los trabajos y actividades de mantenimiento a
corto plazo de cada una de las disciplinas.
3.13. Matriz de Priorizacin de Trabajos
Herramienta utilizada para priorizar tareas de mantenimiento basada en la criticidad de los equipos y en las
consecuencias del evento de falla o tarea de mantenimiento.
3.14. Standard Job
Los Standard Job son planes de trabajo que contienen toda la informacin necesaria para la completa
ejecucin de una tarea: procedimiento, recursos de mano de obra, materiales y repuestos. Aplican a
trabajos de mantenimiento correctivo que se ejecutan con significativa frecuencia. Son similares en
estructura a las rutinas de mantenimiento preventivo (MST) configuradas en el CMMS. La diferencia esencial
radica en que los Standard Job no tienen frecuencia de ejecucin.
3.15. Indicadores de mantenimiento
Parmetros a tomar que miden cmo se esta realizando la gestin de mantenimiento.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Ingeniero planeador y programador de mantenimiento
Asegurar que todas las tareas propias del proceso se realicen y se cumpla con el flujo de la Orden
de Trabajo establecido para la gestin del mantenimiento .
Seguimiento a las actividades planeadas y programadas, verificando su ejecucin y cumpliendo con
su correcta documentacin o explicacin de lo sucedido para cada actividad de mantenimiento
programada.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
CMMS SAP, Segn requerimiento del cliente.
MS Office
Manuales o catlogos de los equipos

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6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Los aspectos de salud y seguridad significativos asociados con la tarea y la utilizacin de los
elementos de proteccin personal, son identificados en el permiso de trabajo y el anlisis de
seguridad (si es solicitado) que se incluye para la ejecucin de la tarea.
El permiso de trabajo debe ser ledo y entendido por los ejecutantes antes de empezar la labor, con
el fin de saber cuales son los aspectos de salud y seguridad involucrados en la tarea, conocer los
controles y evitar incidentes.
Los aspectos de salud y seguridad valorados en el permiso de trabajo son de obligatorio
conocimiento y aplicacin por el ejecutante de la tarea antes de iniciar la actividad, as como de las
evaluaciones de riesgos que puedan surgir en el anlisis del permiso de trabajo.
Aplicar las recomendaciones de ergonoma de puesto de trabajo con video terminal.
Asegurar el adecuado nivel de iluminacin en la oficina.
Realizar pausas activas para propender por la mitigacin del estrs laboral, traumas acumulativos a
nivel osteomuscular y la exposicin a radiaciones lumnicas generados por el uso de computador y
dems equipos electrnicos en sus actividades cotidianas.
En las visitas a campo se debe cumplir con las reglas de HSE establecidas para la locacin.
Durante los desplazamientos terrestres, cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad vial.

7. ASPECTOS AMBIENTALES
Los residuos generados en la realizacin de las actividades del subproceso de Planeacin y programacin
deben ser depositados en las respectivas canecas identificadas por colores y nombres de acuerdo con las
normas ambientales.
El reciclaje, manejo y desecho del papel, carpetas y objetos de almacenamiento magntico utilizado en el
desarrollo de las actividades del subproceso seguirn el procedimiento de residuos slidos establecido en la
compaa.

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8. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
8.1. Consulta de trabajos a realizar
El Planeador de rea deber revisar diariamente el CMMS SAP, Segn requerimiento del cliente ,
para enterarse de todas las solicitudes que hayan sido generadas para su disciplina. Esto lo hace a
travs del mdulo de consulta, haciendo filtro por su correspondiente estado.
Una vez haya identificado estas solicitudes deber ponerse en contacto con el Originador de cada
trabajo (Operaciones, CBM, Mantenimiento) y/o visitar el sitio donde se encuentra el equipo con fin
de hacer un diagnstico del evento que requiere respuesta de mantenimiento y definir el alcance de
los trabajos.
El Planeador deber validar con el Originador la prioridad asignada al trabajo especfico, basado en
la criticidad del equipo y los efectos del evento de falla. Igualmente deber tomar atenta nota del
alcance de los trabajos con el fin de preparar posteriormente el correspondiente procedimiento o
paso a paso, para definir los recursos de personal, materiales, repuestos, duracin y la posible
fecha de ejecucin de la tarea para reestablecer la condicin normal del equipo.
De acuerdo al requerimiento en la orden de trabajo o servicio, se completan diferentes campos
informativos requeridos como: el tiempo requerido para la ejecucin del trabajo, horas hombre a
emplear por tarea, costos estimados, tiempo de parada del equipo, instrucciones de seguridad ,
procedimiento, herramienta a emplear, fecha de ejecucin.
Especial cuidado deber tenerse con el establecimiento de la Fecha de ejecucin teniendo en
cuenta la criticidad del equipo y las consecuencias de la falla.
En la descripcin de la orden de trabajo se redacta el concepto tcnico de la evaluacin hecha con
motivo del problema encontrado iniciando con un verbo. Hecho el diagnstico, se deber colocar el
nombre de la persona que lo elabor y fecha.
Luego de haber hecho lo anterior deber cambiarse el estado de la orden de trabajo, de acuerdo al
flujo establecido para la gestin del mantenimiento.
8.2. Consulta y priorizacin de trabajos
El Planeador de rea deber listar las rdenes de trabajo abiertas, con el fin de identificar y priorizar
todos los trabajos de acuerdo a la criticidad establecida en el CMMS.
El Planeador deber validar el listado de trabajos a ejecutar durante el siguiente periodo de
programacin con el Supervisor o Lder de su disciplina, quienes son los responsables de la
ejecucin de los trabajos.
8.3. Planeacin
Una vez determinados los trabajos a ejecutar en el periodo de programacin analizado es necesario realizar
la planeacin de cada uno de ellos. Esto consiste en definir el cmo, quin, con qu y cuanto de los
trabajos a realizar.
Inicialmente se debe elaborar el procedimiento tcnico o paso a paso del trabajo, el cual es posible que
exista o no. Si el procedimiento ya existe se puede proceder de alguna de las siguientes maneras:
Si es un Procedimiento estndar de trabajo existente en el CMMS SAP, simplemente se debe
aplicar su consecutivo correspondiente.
Si es un procedimiento redactado en Word o algn otro programa de MS Office se deber copiar y
pegar en el listado de instrucciones de la tarea a realizar, y en su defecto crear el procedimiento
estndar de trabajo.
Si el procedimiento no existe se deber preparar teniendo en cuenta que se puede proceder de la Siguiente
manera:
Se deben plantear reuniones con los supervisores de ejecucin para listar los requerimientos para la
realizacin de los trabajos.
A continuacin se debern establecer los recursos necesarios tales como instrucciones de
seguridad, tareas, horas hombre, unidades requeridas por especialidad, horas maquina, listado de
materiales, procedimiento paso a paso para la ejecucin, duracin estimada del trabajo.

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Durante esta etapa los Planeadores de rea debern considerar e introducir en el campo horas estimadas
los tiempos efectivos de trabajo sobre el equipo. A menos que se acuerde lo contrario con el cliente, no se
debern tener en cuenta los tiempos destinados a preparacin de Herramientas y repuestos, Movilizacin,
Aprobacin del permiso de trabajo y aislamientos, Charla de Seguridad documentacin y Reporte.
Una vez que se tiene toda la informacin lista se entrega al CMMS SAP para la respectiva creacin de los
procedimientos estndar, y de paso se crean los listados de partes asociados para cada labor.
Basado en la disponibilidad de repuestos y recursos de mano de obra el Planeador podr hacer las
modificaciones que considere convenientes en la fecha objetivo de ejecucin del trabajo.
Cuando los materiales y/o repuestos requeridos para ejecutar la tarea de mantenimiento no se encuentran
disponibles en stock en bodega, el Planeador deber crear la correspondiente Requisicin de Materiales ,
usando el mdulo correspondiente en el CMMS SAP. Una vez realizado lo anterior deber cambiar el
estado de la orden de trabajo a orden pendiente por materiales, segn sea el caso.
Es fundamental, en caso de que no se tenga un completo conocimiento del trabajo a realizar, la asesora de
un profesional o tcnico especialista en la materia durante la preparacin del procedimiento, la definicin de
los recursos de mano de obra y repuestos y la estimacin de la duracin del trabajo, con el fin de garantizar
ptimos resultados durante la ejecucin de las tareas.
NOTA: Es primordial que todos los trabajos a ejecutar en el periodo de programacin analizado deban estar
completamente planeados (procedimiento, personal, materiales y herramientas).

9. CRITERIOS DE ACEPTACION
La programacin semanal de mantenimiento debe ser aprobada por el coordinador de mantenimiento del
cliente.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 14224. en su versin vigente.
Norma NTC ISO 9001. en su versin vigente.
Norma OHSAS 18001. en su versin vigente.
Norma ISO 14001. en su versin vigente.

11. ANEXOS
N/A

12. REGISTRO DE APROBACION

Elabor Fecha Revis Fecha de Aprob Fecha de Custodio

elaboracin Revisin Aprobacin
Lider de 25-feb-08 Representante 29-sep-08 Comit de 29-sep-08 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestin
Gestin Documental
Lider de 25-feb-08 Representante 26-nov-11 Comit de 26-nov-11 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestin
Gestin Documental

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