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RESUMO
Este artigo tem como objetivo analisar o processo de Gerenciamento de Risco para a melhoria
dos procedimentos adotados nas atividades das empresas atravs de seus escritrios de
projetos PMOs (Project Management Office) que foram concebidos para viabilizar o
cumprimento das metas determinadas pelas organizaes. O artigo foi elaborado
contemplando duas partes. Na primeira, o objetivo conceituar os termos risco e incerteza,
destacando a importncia da anlise de risco na implementao de projetos e, ao mesmo
tempo, a relevncia de seu Gerenciamento. Na segunda, o objetivo apresentar as seis etapas
da Gesto de Risco em Projetos dispostas pelo PMI (Project Management Institute), atravs
de sua publicao PMBOK (Project Management Body of Knowledge), sua metodologia e a
composio de cada etapa: planejamento, identificao, anlise qualitativa, anlise
quantitativa, planejamento de respostas, monitorao e controle do risco, estruturados e
realizados ao longo do ciclo de vida do projeto. Concluindo-se que a rea do Gerenciamento
de Projetos, que foca o Plano de Gesto de Risco, se torna uma ferramenta efetiva no controle
de possveis riscos, mitigando os aspectos adversos e incertezas que permeiam o ambiente
organizacional no s evitando-os e reduzindo perdas de tempo, custo, escopo e qualidade,
mas tambm, gerando valor para os processos organizacionais, diminuindo os nveis de
incerteza e gerando oportunidades.
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Professora do Centro Universitrio Metodista Bennett, Mestre em Economia pela UFES, link Curriculum
Lattes http://lattes.cnpq.br/8602233334954680 (claudiascofano@gmail.com). Alunos do Curso de
Administrao do Centro Universitrio Metodista Bennett Rio de Janeiro. (erickfabraham@gmail.com,
leossilva@globo.com, celoamaral88@gmail.com).
RISK MANAGEMENT IN PROJECTS: ANALYSIS OF PMI-
PMBOK STEPS (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)
Ms.Claudia Rosana Felisberto Scofano2
Erick de Franco Abraham
Leonardo de Souza Silva
Marcelo Amaral Teixeira
ABSTRACT
This article aims to analyze the process of Risk Management to improve the procedures used
in business activities through their project offices that have been designed to facilitate the
fulfillment of the goals set by the organizations. The article was prepared comprising two
parts. In the first part, the purpose is conceptualize the terms risk and uncertainty,
highlighting the importance of risk analysis in project implementation furthermore at the
same time, the relevance of their management. In the second part, the purpose is to present
the six steps of Risk Management in Projects arranged by PMI (Project Management
Institute), through their publication PMBOK (Project Management Body of Knowledge), the
methodology and the composition of each step: planning, identification, qualitative analysis,
quantitative analysis, response planning, monitoring and control of risk, structured and
performed throughout the life cycle of the project. Concluding that the area of Project
Management, which focuses on the Risk Management Plan, becomes an effective tool in the
control of possible risks, mitigating and reducing adverse aspects and uncertainties that
permeate the organizational environment, not only preventing them, but reducing the losses of
time, cost, scope and quality, but also for generating value organizational processes,
decreasing the levels of uncertainty and generating opportunities.
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Professora do Centro Universitrio Metodista Bennett, Mestre em Economia pela UFES, link Curriculum
Lattes http://lattes.cnpq.br/8602233334954680 (claudiascofano@gmail.com). Alunos do Curso de
Administrao do Centro Universitrio Metodista Bennett Rio de Janeiro. (erickfabraham@gmail.com,
leossilva@globo.com, celoamaral88@gmail.com).
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INTRODUO
A questo da gesto de riscos vem apresentando crescente importncia no contexto
empresarial. Com o aumento da interdependncia dos mercados, as empresas tornam-se mais
vulnerveis aos diversos fatores de risco. Aspectos econmicos, financeiros e at mesmo
movimentaes competitivas propagam-se rapidamente, podendo afetar, consideravelmente,
os resultados das empresas.
A grande maioria das empresas tem adotado atualmente os projetos como meio de atingir o
planejamento estratgico definido e desta forma alcanar seus objetivos. Para conduzir a
realizao dos projetos de forma eficiente, a utilizao do gerenciamento de projetos, como
forma de planejar, organizar, supervisionar e controlar todos os aspectos do projeto em um
processo contnuo que pode melhorar o desempenho durante a execuo e pode criar
condies para aumentar as chances de sucesso.
Desta forma, o objetivo deste artigo ser apresentar e explicar o processo de Gesto de Risco
atravs da metodologia PMI disposta no PMBOK, destacando as seis etapas de elaborao do
plano de gesto de risco em projetos e, consequentemente, demonstrar a importncia dessas
etapas para o processo de GRP (Gesto de Risco em Projetos).
A justificativa pela escolha deste tema se baseia no advento da globalizao, que disseminou
as prticas de GRP como uma ferramenta essencial diante do cenrio competitivo entre as
organizaes, onde riscos negativos so mitigados e oportunidades podem ser geradas com a
utilizao destas prticas.
O artigo foi elaborado em duas partes: na primeira, o objetivo conceituar os termos risco e
incerteza e delinear a importncia da anlise de risco na implementao de projetos e, ao
mesmo tempo, a relevncia de seu gerenciamento. Na segunda, apresentam-se as etapas do
GRP dispostas pelo PMI, atravs de sua publicao PMBOK, sua metodologia e como so
desenvolvidas as suas etapas descritas como planejamento, identificao, anlise qualitativa e
quantitativa, planejamento de respostas, o monitoramento e o controle do risco implementadas
no ciclo de vida do projeto.
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O Project Management Body of Knowledge, tambm conhecido como PMBOK um conjunto de prticas em
gerncia de projetos levantado pelo Project Management Institute (PMI) e constituem a base da metodologia de
gerncia de projetos do PMI. Estas prticas so compiladas na forma de um guia, chamado de Guia do Conjunto
de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, ou Guia PMBOK.
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1 RISCO NO AMBIENTE EMPRESARIAL
No ambiente empresarial os riscos esto cada vez mais sendo identificados em todos os
processos que envolvem a empresa, sendo eles, com os negcios atuais ou em oportunidades
de negcios futuros. As empresas esto investindo cada vez mais parte de seus faturamentos
em preveno e minimizao dos riscos. Os riscos sendo identificados podem ajudar os
gestores a tomarem a deciso mais precisa em quais investimentos a empresa deve realizar e
qual nicho de mercado ela deve atuar. O risco no precisa ser hoje to temido: administr-lo
tornou-se sinnimo de desafio e de oportunidade.
O termo risco originado do latim risicu ou riscu, que significa ousar, proveniente de um
pensamento embasado em algo negativo ou que pode no dar certo., porm, atualmente esta
viso foi remodelada com a incluso da qualificao e da quantificao dos riscos e os
possveis ganhos ou perdas em um planejamento tanto em mbito profissional quanto pessoal
(ABRAHAM, 2012).
O risco definido como elementos incertos s expectativas, aquilo que age constantemente
sobre os objetivos, as metas e os meios estratgicos (pessoas, processos, informao e
comunicao), influenciando o ambiente e provocando prejuzos. Entretanto, quando bem
gerenciados, criam oportunidades de ganhos financeiros, de reputao e de relacionamento.
(BARALDI, 2010)
As atividades em todos os mbitos carregam em si riscos de diversas naturezas que podem vir
a gerar prejuzos ou oportunidades. Dessa forma as decises devem ser acompanhadas de uma
anlise bem substanciada dos objetivos a serem alcanados analisando-se todas as
contrapartidas envolvidas, permitindo assim que maiores riscos assumidos venham a resultar
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melhores resultados. Por sua vez, Dinsmore (2003) apresenta o grfico a seguir, com a
representao de Incerteza X Impacto do Risco em um Projeto:
Este Grfico 1 ilustra que no incio do ciclo de vida de um projeto as incertezas ligadas a sua
execuo so muito maiores do que os possveis impactos de um evento adverso, pois o
projeto efetivamente no foi posto em execuo, porm, medida que o projeto avana at a
sua fase final, as variveis invertem de posio porque ao longo do ciclo de vida as incertezas
relativas ao ambiente do projeto foram mitigadas.
Nascimento (2003) ressalta que a incerteza pode contribuir diretamente para o risco de um
projeto. Sendo que a incerteza aponta para uma falta de informaes referentes ao projeto e a
certeza significa a existncia da totalidade de tais informaes, porm dificilmente um gerente
de projeto ter a sua disposio todas as informaes disponveis, fazendo-se necessrio que o
projeto siga adiante por conta dos compromissos assumidos junto a clientes e fornecedores.
Para Rabechini Jr. (2009), existe um paradoxo no gerenciamento de riscos que desperta
interesse e curiosidade na comunidade envolvida com o tema gerenciamento de projetos,
apesar de ser uma rea que possui grande quantidade de tcnicas e ferramentas de anlise, a
mesma ainda muito carente quanto aos estudos de maior relevncia.
Para Kerzner (2006, p. 335) a importncia do GRP pode ser justificada atravs da seguinte
citao:
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relao ao tema em foco e o tipo de contrato que analisa a questo por sua natureza (complexa
ou simplista).
O gerenciamento de riscos trabalha nas incertezas dos projetos, contribuindo para diminuir os
efeitos negativos, ou ameaas, e aumentar os efeitos positivos, ou oportunidades, de forma
sistemtica e por todo o ciclo de vida do projeto. Apesar das vantagens do gerenciamento dos
riscos para o projeto, o mesmo ainda no priorizado pelas empresas na fase de
planejamento. A utilizao do gerenciamento de risco fundamental para que as empresas
possam ter mais chances de alcanar os objetivos dos projetos e consequentemente cumprirem
o planejamento estratgico, gerando os resultados planejados. A seguir sero abordadas as
etapas do GRP do PMI.
Nesta pesquisa fora utilizado o PMBOK-PMI 4 edio (2008) que reconhece seis etapas a
serem desenvolvidas no gerenciamento de riscos: i) planejamento do gerenciamento de riscos;
ii) identificao de riscos; iii) anlise qualitativa de riscos; iv) anlise quantitativa de riscos;
v) planejamento de respostas a riscos; e vi) monitoramento de respostas a riscos. A cada
etapa, so reconhecidas as entradas necessrias ao desenvolvimento da mesma, as ferramentas
e tcnicas utilizadas e as sadas produzidas, conforme ser abordado nos prximos itens.
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Conjuntos
Guia PMBOK Guia PMBOK
de
4a Edio (2008) 5a Edio (2013)
Conhecimentos
Estgios 5 grupos de processos 5 grupos de processos
Tpicos 9 reas de conhecimento 10 reas de conhecimento
Processos 42 processos 47 processos
1.Iniciao 1.Iniciao
2.Planejamento 2.Planejamento
Grupos
3.Execuo 3.Execuo
de Processos
4.Monitoramento e Controle 4.Monitoramento e Controle
5.Encerramento 5.Encerramento
1.Integrao 1.Integrao
2.Escopo 2.Escopo
3.Tempo 3.Tempo
4.Custo 4.Custo
reas 5.Qualidade 5.Qualidade
de
Conhecimento 6.Recursos Humanos 6.Recursos Humanos
7.Comunicaes 7.Comunicaes
8.Riscos 8.Riscos
9.Aquisies 9.Aquisies
10.Partes Interessadas
Scofano (2011) destaca ainda nesta etapa a importncia do Planejamento do GRP, tornando-se
um subconjunto do Plano de Gerenciamento do Projeto, abordando: metodologia, papis,
responsabilidade, oramento dos recursos, prazos, categoria de riscos, definies de
probabilidade e impacto dos riscos, matriz de probabilidade e impacto, tolerncias revisadas
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das partes interessadas, formatos dos relatrios e acompanhamento. A Estrutura Analtica dos
Riscos (EAR) representa o agrupamento orientado origem do risco, que organiza a estrutura,
classifica e define a exposio dos riscos identificados do projeto ou negcio. Lista, tambm,
as categorias e subcategorias nas quais os riscos podem surgir, sendo que os tipos diferentes
de projetos e de organizaes requerem EARs diferentes. Um benefcio desta abordagem
lembrar aos participantes sobre identificar riscos nas muitas fontes possveis. A utilizao da
EAP (Estrutura Analtica do Projeto) e da EAR importante para garantir a abrangncia dos
riscos identificados.
A identificao dos riscos do projeto a segunda etapa a qual engloba o processo para a
determinao e descrio de todos os possveis riscos inerentes ao projeto, e nele a equipe
envolvida deve ser estimulada a cooperar para a identificao dos possveis riscos de forma
contnua atravs de uma cadeia que se inicia nos Gerentes de Projeto e se estende at os
usurios finais, incluindo tambm possveis opinies de especialistas externos ao projeto.
(PMBOK, 2008). O quadro abaixo ilustrar as entradas, ferramentas/tcnicas e sadas do
processo de Identificar os riscos.
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Quadro 4 Exemplo de uma estrutura analtica dos riscos
Fonte: PMBOK, 2008, p.280.
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Scofano (2011) aponta algumas tcnicas de identificao de riscos relacionadas no Quadro 6:
Scofano (2011) destaca a utilizao de trs diferentes tcnicas para quantificar os riscos: i)
VME: tcnica de clculo do valor esperado definido pela multiplicao entre a Probabilidade
e o Impacto; ii) rvore de Deciso: tcnica que considera riscos, probabilidades e impactos
associados, para tomada de decises. Envolve modelos de situaes reais considerando
eventos futuros buscando decises no tempo presente; e iii) Simulao de Monte Carlo:
tcnica que utiliza modelo ou software para a converso automtica das incertezas
determinadas na identificao do projeto, considerando seu possvel impacto.
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2.2.5 Planejamento de Respostas aos Riscos
Esta etapa consiste na criao de opes e aes viveis para o aumento das oportunidades e
reduo dos riscos negativos (ameaas) do projeto, para tanto se faz necessria identificao
e a designao de um responsvel que assuma a responsabilidade, com o patrocinador do
projeto da execuo, para fornecer respostas aos riscos previamente acordados e financiados.
(PMBOK, 2008). O plano de execuo das respostas aos riscos prioritrios, mapeados
anteriormente, atravs de uma escolha coerente a ser executada atravs dos recursos do
projeto deve ser definido e aes iro ser desenvolvidas para aumentar as oportunidades e
reduzir as ameaas aos objetivos do projeto. O Quadro que se segue ilustra as Entradas,
Ferramentas/Tcnicas e Sadas do Processo de Planejar as Respostas aos Riscos.
Incluir um plano de contingncia a ser executado quando da ocorrncia de um. Esta tcnica
Aceitar indica que a equipe no far alteraes no plano do projeto para negociar com um risco ou
que no h resposta adequada.
Aproveitar uma devida oportunidade sem que haja alocao de esforos dos recursos do
Aceitar projeto.
Esta autora ainda ressalta que no Planejamento e Respostas aos Riscos, devem ser
considerados os seguintes tipos de risco: i) riscos residuais: so aqueles que restam aps
serem tomadas aes de evitar, transferir ou mitigar os riscos do projeto. Os Riscos sem
Importncia devem ser aceitos e endereados aos responsveis; ii) riscos secundrios: so
aqueles que surgem como resultado direto da implementao da resposta ao risco do projeto,
os quais devem ser identificados e ter sua resposta planejada; e iii) acordos contratuais: so
aqueles que fazem parte de cada especificao de responsabilidade inerente aos riscos
especficos, podem ser seguros, prestao de servios ou outros itens apropriados para evitar
ou mitigar ameaas. Por fim, apresenta as funes e responsabilidade cabveis no Plano de
Respostas aos Riscos: i) responsvel pelo risco: gerenciar a evoluo dos riscos atravs de um
contnuo monitoramento e controle e atualizando suas informaes de riscos; e ii) responsvel
pela ao: executar e manter atualizadas as aes de resposta sob sua responsabilidade.
O fator crtico para o monitoramento e para o controle dos riscos a comunicao, e para
atender essa necessidade deve ser estabelecido um cronograma de reunies para reviso dos
riscos do projeto. Os Planos de Respostas aos Riscos devem ser monitorados e controlados
quanto sua implementao. O PMBOK (2008) afirma que o processo de Monitorar e
Controlar os Riscos tambm corresponde atualizao dos ativos de processos
organizacionais, sendo inclusos bancos de dados de lies aprendidas e novos modelos de
GRP, com intuito de beneficiar futuros projetos.
CONSIDERAES FINAIS
A elaborao deste artigo foi motivada pela relevncia do tema GRP. Gerenciar riscos com
eficincia constitui-se no apenas em um desafio na atualidade, mas inclusive um fator
crtico para o sucesso do projeto e para que as organizaes possam atingir um desempenho
mais eficiente e padronizado. O GRP no deve ser praticado de maneira arbitrria, mas
conforme tcnicas reconhecidas, tais como as que foram destacadas neste estudo, com as
recomendaes do PMI (Project Management Institute). O uso de uma metodologia adequada
pode permitir a reduo de riscos de falha no projeto e ganho de qualidade, alm de ser
ajustvel s necessidades e realidade da empresa, desta forma, os gerentes de projetos
podero aumentar a efetividade da gesto, alcanando melhores resultados.
Os riscos so inerentes a todo projeto, sendo tambm especficos a cada tipo de projeto. O
gerenciamento de riscos importante exatamente para analisar tais riscos de forma dinmica e
eficiente, para que no sejam encarados como custo adicional. O gerenciamento induz ao
gerente do projeto melhores sadas para os eventos negativos e melhor aproveitamento dos
eventos positivos. Atualmente, se acredita que os riscos, por mais srios que possam ser, e
com mais consequncias negativas que possam ter, podem e devem ser tratados de forma a
gerar uma consequncia positiva, transformando o risco em vantagem competitiva para a
empresa. Este exatamente o papel fundamental do gerenciamento de risco.
Esta rea de GRP apresenta cada vez mais atrativos para os profissionais que desempenham a
funo nos PMOs, especializando-os e incentivando-os a construir uma carreira nesta rea de
estudo. Esta especializao tem como consequncia uma maior conscientizao das empresas
em adotar o GRP como uma metodologia na qual os seus gerentes devem ser devidamente
treinados, de forma a agregar valor s experincias individuais dos mesmos.
O gerenciamento de riscos no deve se manter esttico se for para atender seu potencial de
contribuio significante para o sucesso do projeto e dos negcios, e se for para ele tomar seu
lugar como uma indispensvel e efetiva ferramenta de gerenciamento. Portanto, o
gerenciamento de riscos trabalha nas incertezas dos projetos, contribuindo para diminuir os
efeitos negativos, ou ameaas, e aumentar os efeitos positivos, ou oportunidades, de forma
sistemtica e por todo o ciclo de vida do projeto. Apesar das vantagens do gerenciamento dos
riscos para o projeto, o mesmo ainda no priorizado pelas empresas na fase de
planejamento. A utilizao do gerenciamento de risco fundamental para que as empresas
possam ter mais chances de alcanar os objetivos dos projetos e consequentemente cumprirem
o planejamento estratgico, gerando os resultados planejados.
No estudo destas etapas, fundamenta-se mais uma vez que o risco de projetos um fator que
pode ser convertido em oportunidade de negcio. Uma das mais importantes etapas do
gerenciamento de risco a avaliao do mesmo. Ele deve ser constantemente avaliado, para
que qualquer alterao seja realizada a tempo, em destaque para a elaborao de um plano de
contingncia. Este deve ser sempre o objetivo do GRP, transformar risco em oportunidades,
para tanto os gerentes devem se familiarizar com tais prticas, de forma a otimizar as
oportunidades possveis de cada projeto.
Como recomendao de pesquisas futuras para este tema de GRP: pesquisa sobre as
alteraes do PMI 5 edio/2013 e os impactos no processo de GRP; pesquisa sobre o tema
governana corporativa e a percepo dos riscos; pesquisa com anlise sobre a evoluo nos
ltimos anos do nmero de profissionais certificados e filiados pelo PMI (Project
Management Institute) e a perspectiva quanto ao GRP; pesquisa sobre percepo do conceito
de risco atravs da tica de diferentes nveis hierrquicos; pesquisa sobre ferramentas e
softwares de anlise quantitativa de risco.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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