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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
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1 OBJETIVO

Mantener los bienes muebles e inmuebles del COPNIA en completa funcionalidad, dentro de
los estndares de calidad y gestin eficiente de los recursos pblicos. Definir de forma clara y
precisa los procedimientos a considerar en el desarrollo de las tareas y responsabilidades de
la administracin de los activos de la entidad.

2 ALCANCE

Desde la identificacin y programacin de los mantenimientos preventivos, hasta la ejecucin

de los mantenimientos preventivos o correctivos.

3 NORMATIVIDAD

Tipo Nmero Titulo Fecha

N.A N.A N.A N.A

4 DEFINICIONES

4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Actividades programadas de revisin tcnica que se realizan peridicamente para evitar que
se presente deterioro o dao en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo
sugerido en las garantas de los proveedores o por los contratistas que han realizado
adecuaciones locativas en inmuebles de la entidad.

4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Actividades de reparacin, correccin o ajuste, realizadas en el momento de presentarse algn
dao en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.

4.3 HOJA DE VIDA

Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida til de los mismos por la
Entidad.

5 CONDICIONES GENERALES

5.1 El Tcnico Administrativo de almacn es el responsable de llevar y actualizar la hoja de

vida de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA segn el formato Hoja de
vida equipos o inmuebles (ANEXO 7.1) del programa de activos.
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5.2 El Tcnico Administrativo de almacn es el responsable de consolidar las necesidades

particulares de mantenimiento por cada bien, las cuales debern ser informadas al
Profesional de Gestin administrativa quien elaborar el programa de mantenimiento del
COPNIA a nivel nacional.
5.3 En Agosto| de cada ao el rea de gestin administrativa se encarga de proyectar la
programacin de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para equipos e
inmuebles del Copnia, en coordinacin con los Secretarios Seccionales y Profesionales
de Gestin.
5.4 A partir del cronograma de mantenimiento elaborado, el Profesional de Gestin del rea
Administrativa elabora los requerimientos de contratacin de los mantenimientos
especializados para cada tipo de bien y/o equipos. Estos requerimientos se realizaran al
Profesional de Gestin del rea de Contratacin quien de acuerdo a los procedimientos
aplicables tramitar los contratos requeridos.
5.5 El Profesional de Gestin del rea de Tecnologa de la Informacin y de las
Comunicaciones dar su concepto al Tcnico Administrativo de almacn sobre el
mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo, impresoras y
fotocopiadoras.
5.6 No se deben realizar mantenimientos preventivos por las cajas menores de la entidad. En
caso de requerirse un servicio de mantenimiento correctivo sobre cualquier bien de la
entidad que no se encuentre cubierto por un contrato de mantenimiento vigente, y cuyo
costo supere un (1) S.M.L.M.V, se deber tramitar autorizacin con la Subdireccin
Administrativa y Financiera. El encargado de la caja menor enviar copia de la factura del
mantenimiento correctivo realizado al Profesional de Gestin del rea Administrativa para
la actualizacin de las hojas de vida, los informes de mantenimiento u otros documentos
para su archivo (ANEXO 7.1), lo cual deber ser registrado en el sistema por parte del
Tcnico Administrativo de almacn.
5.7 El Tcnico Administrativo de almacn debe realizar el seguimiento de los mantenimientos
solicitados o programados, de acuerdo al cronograma presentado por el Profesional de
Gestin del rea Administrativa y entregar la informacin necesaria para realizar el clculo
de los indicadores de gestin que se requieran.
5.8 El Tcnico Administrativo de almacn debe llevar el registro del sistema general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para los
servicios de mantenimiento y llevar el registro de calificacin sobre los servicios prestados,
en los sistemas o bases habilitados para tal fin.
5.9 El manejo y conservacin de los registros generados en la aplicacin de este
procedimiento est dado en la Tabla de Retencin Documental en el tem Hojas de Vida
Equipos o Inmuebles, Registro de Proveedores y Programas de Mantenimiento.
5.10 El Tcnico Administrativo de almacn deber tener actualizado los inventarios del
Copnia a nivel nacional por dependencia y funcionario, por lo tanto los traslados debern
tramitarse con esa dependencia e informar las adquisiciones y destinaciones finales.
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5.11 Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de mantenimiento
preventivo son:
1101: Inmuebles
1308: Archivadores rodantes
1403: Fotocopiadoras
1404: UPS de 1 KVA o ms
1405: Aires acondicionados
1409: Alarmas
1412: Proyector de multimedia
1503: Plantas telefnicas
1504: Correo de voz
1601: Servidores
1602: Computadores
1603: Porttiles
1605: Escner
1607: Monitores
1608: CPU
5.12 Los proveedores de mantenimiento se evaluarn en el programa de activos segn los
siguientes criterios:
Cumplimiento: 3. Prestacin del servicio en el tiempo establecido (Bueno)
2. Una semana despus del plazo establecido (Regular)
1. Ms de una semana despus del plazo establecido (Malo)
Garanta y calidad del servicio
3. Si no se recurre a la garanta ofrecida por el proveedor (Bueno)
2. Si se recurre a la garanta y se resuelve el inconveniente de inmediato
(Regular)
1. Si se acude a la garanta por ms de dos veces (Malo)
Los promedios en las calificaciones sern catalogados as:
Bueno: 2.5
Regular: 2 < 2.5
Deficiente: < 2
Cada servicio ser calificado, el programa de activos llevar el acumulado por proveedor, el
cual ser revisado semestralmente por el Tcnico Administrativo de Almacn y en el caso de
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tener proveedores con promedio inferior a 2,5 deber informar a Subdirectora Administrativa
y Financiera para analizar cada caso y tomar decisiones sobre estos.

6 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Nombre de la Registros
No. Descripcin Responsable
actividad
1 Elaborar En el mes de agosto elabora el cronograma con Profesional de Programa de
cronograma de las actividades de mantenimiento preventivo para Gestin Mantenimiento
mantenimientos realizar en el ao siguiente. La actividad debe Administrativa
preventivos considerar garantas de los bienes, el inventario /Tcnico Cronograma
de bienes y equipos, contratos de mantenimiento Administrativo
vigentes, fechas de ejecucin de ltimos de almacn
mantenimientos, informacin de equipos
existentes que requieren mantenimiento, fechas
de ejecucin de ltimos mantenimientos,
necesidades identificadas por los encargados de
equipos e instalaciones. El documento soporte es
ANEXO 7.2 Cronograma de mantenimiento
SAFRPRMA (Nota: Pendiente ajustar programa
en sistema SEVEN, por lo anterior se lleva un
cronograma manual en Excel mientras se ajustan
los sistemas)
2 Elaborar y Elaborar y presentar programa general de Profesional de Programa de
presentar mantenimientos preventivos de la siguiente Gestin Mantenimiento
programa general vigencia incluyendo las actividades a realizar en Administrativa /
de mantenimiento el cronograma de mantenimiento, los bienes Tcnico Cronograma
preventivo sobre los cuales se realizaran dichas actividades, Administrativo
el presupuesto establecido de acuerdo con de almacn
sondeos de mercado vigentes a la fecha de
elaboracin; y las necesidades de recursos para
su ejecucin (herramientas, software
especializado, servicios especializados, etc..)
3 Revisar y aprobar Revisar programa incluyendo presupuesto y
el presupuesto de actividades de mantenimiento a realizar. Solicita Subdirector
mantenimiento ajustes del caso, y aprueba. Aprobado el informe, Administrativo y
gestin administrativa traslada al profesional de Financiero
gestin de presupuesto para consolidar.
4 Revisin de Revisar la existencia de contratos de
contratos mantenimiento preventivo vigente. Establecer los Profesional De
vigentes y plazos de ejecucin para realizar requerimientos Gestin
requerimientos de de nuevos contratos, que permitan ejecutar la Administrativa
nuevos contratos totalidad de actividades del cronograma de
mantenimiento.
5 Identificacin y Definidos y legalizados los contratos con las Profesional De Documento con
programacin de diferentes empresas de mantenimiento en el rea Gestin diagnostico
actividades de contratos, el Profesional de Gestin Administrativa /
mantenimientos Administrativa elabora un diagnstico de las Supervisor de
preventivos necesidades de mantenimiento reportadas y
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Nombre de la Registros
No. Descripcin Responsable
actividad
procede a preparar la programacin detallada de Contrato de
la prestacin de los servicios de mantenimiento Mantenimiento
para cada una de las reas y dependencias de la
entidad y la registra en el Programa de
mantenimientos SAFMANTE. Esta programacin
se entrega detallada (tcnico, hora, contratista y
fecha) por parte de quien la elabora para efectos
de su socializacin con las partes involucradas.
Se realiza programacin cada vez que se cambia
de contratista.
En caso de que el Profesional de Gestin
Administrativa no supervise un contrato de
mantenimiento en particular, el supervisor de
dicho contrato deber coordinar e informar de
toda la programacin de la actividades de
mantenimiento previstas con gestin
administrativa antes de dar inicio a las mismas,
con el fin de garantizar la gestin de permisos
respectivos y el cumplimiento del Programa de
Mantenimiento del COPNIA.
6 Informar Informa a las partes involucradas sobre la Profesional de Correo
programacin de realizacin de actividades programadas de Gestin electrnico
mantenimientos mantenimiento preventivo y socializa Administrativa
preventivo recomendaciones especficas a tener en cuenta
dentro de cada actividad.
7 Reporta Informa la Subdireccin Administrativa y Direccin Correo
necesidades Financiera a travs de correo electrnico enviado General / electrnico
mantenimiento por el sistema las necesidades especficas de Secretarios
correctivo reparacin requeridas, inmediatamente est sea Seccionales /
identificada. Profesionales
responsables de
proceso en cada
Subdireccin /
Contratistas de
Aseo y
Mantenimiento
8 Recibir El mismo da que es recibida la solicitud, analiza Profesional de
requerimientos, el dao reportado y estima pertinencia, de la Gestin del rea
Verifica solicitud y reparacin, requerimientos de elementos y Administrativa
programar tiempo estimado de la solucin. Si el
mantenimientos mantenimiento correctivo se realiza por garanta
correctivos el profesional de gestin administrativa solicitar
al proveedor el servicio para la reparacin y/o
cambio de elementos o repuestos. Si no aplica la
garanta se solicita y coordina con el supervisor la
programacin del servicio para la realizacin del
mantenimiento y se informa de su ejecucin al
rea encargada.
9 Supervisar el Una vez ejecutado el mantenimiento, el Supervisores de Informes de
servicio de supervisor recibe informe del servicio de Contrato y/o mantenimiento
mantenimiento. mantenimiento realizado por el proveedor y lo funcionarios de del contratista
certifica. Remite al rea administrativa el informe apoyo a la
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Nombre de la Registros
No. Descripcin Responsable
actividad
mediante memorando interno (incluyendo la supervisin /
calificacin del servicio). Profesional de
El supervisor de cada contrato de mantenimiento Gestin del rea
o en su defecto el profesional de gestin del rea Administrativa
administrativa, verifica que se hayan ejecutado
las labores solicitadas y revisa que se haya
resuelto la causa del problema detectado en caso
de mantenimientos correctivos.
Despus de un mes de realizadas las tareas de
mantenimiento el Profesional de Gestiona
Administrativa verifica y refrenda con los usuarios
que los bienes y/o equipos objeto de
mantenimiento no estn presentando fallas por el
mantenimiento realizado. En caso de darse la
situacin se tramita garanta de trabajo ante el
contratista.
10 Recepcin de Recibe reporte de mantenimiento de las reas de Tcnico
reportes de la entidad. Actualiza hoja de vida de equipos o Administrativo
mantenimiento y inmuebles. El documento soporte de la hoja de de almacn
registro vida es:
ANEXO 7.1 Hoja de vida equipos o
inmuebles SAFRHOAC
11 Informes de A travs de informes de ejecucin de Profesional de Informe
seguimiento mantenimientos y reportes del aplicativo se Gestin del rea trimestral de
generan informes de: Cumplimiento Trimestral Administrativa seguimiento al
del Programa de Mantenimiento, oportunidad en cumplimiento
la atencin e implementacin de acciones de del programa
mejora de
mantenimientos

Nota: Est pendiente la puesta en funcionamiento de estos programas en sistema

SEVEN, por lo anterior ese necesario llevar un cronograma manual de los
mantenimientos.

6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO POR CAJA MENOR EN CIRCUNSTANCIAS

AUTORIZADAS

Nombre de la Registros
No. Descripcin Responsable
actividad
1 Solicitar Solicitar mantenimiento a causa de reas de Gestin Memorando
mantenimiento dao, deterioro o mal y Secretarios
correctivo funcionamiento del bien, mediante seccionales
memorando dirigido al rea
administrativa.
2 Verificar valor y Para evaluar la viabilidad del Tcnico Administrativo
circunstancias, Evaluar mantenimiento se identifica. de Almacn / Profesional
solicitudes de -Urgencia del mantenimiento. Afecta de Gestin del rea
mantenimiento de la prestacin del servicio misional de Administrativa
menor valor.
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
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Nombre de la Registros
No. Descripcin Responsable
actividad
la entidad o altera las condiciones de
salubridad y/o seguridad.
-Valor del mantenimiento no supere
el monto del rubro autorizado para
mantenimiento por caja menor.
Verificar, ajustar y aprobar en apoyo
a la sub direccin administrativa por
parte del Profesional de Gestin
Administrativa, la realizacin del
mantenimiento correctivo a cargo de
la caja menor.
3 Verificar y proyectar De acuerdo a los siguientes Subdireccin Memorando
memorando interno de aspectos verifica la viabilidad del Administrativa y
aprobacin. mantenimiento correctivo y proyecta Financiera / Profesional
el memorando interno de respuesta. de Gestin del rea
ltimos mantenimientos realizados. Administrativa
Costos del mantenimiento vs
equipos en libros y costos en el
mercado. Proyectos de actualizacin
cambios en equipos. Existencia de
garantas sobre mantenimientos
realizados. Valor aproximado del
servicio de mantenimiento. Garanta
de equipos. En caso de que el
mantenimiento este cubierto por
garanta se programara el servicio
con el proveedor y se informara
mediante memorando interno a
quien solicito el requerimiento.
4 Ejecutar y supervisar Contrata el servicio y recibe el reas de Gestin
mantenimiento informe del mantenimiento y Secretarios
correctivo. correctivo. Realizado por el seccionales
proveedor y lo certifica. El pago se
realiza por caja menor. Remite al
rea administrativa el informe
mediante memorando interno.
(Incluyendo la calificacin del
servicio.)
5 Registrar Recibe reporte de mantenimiento de Tcnico Administrativo Registro de
mantenimiento las reas de la entidad. Actualiza de Almacn mantenimiento
hoja de vida del bien.
Hoja de vida equipos o inmuebles -
SAFRHOAC

7 ANEXOS

7.1 HOJA DE VIDA EQUIPOS O INMUEBLES - SAFRHOAC

7.2 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO - SAFRPRMA
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Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualizacin
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8 CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripcin del cambio o modificacin

1 Sep /09 Primera emisin
2 Sep /12 Actualizacin
Actualizacin del procedimiento para la implementacin de SEVEN ERP. Ajuste de
3 Julio /16
cargos de acuerdo a la nueva estructura orgnica.

DIEGO FERNANDO BRIEZ FRANCISCO LUIS VALENCIA

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ
HERNNDEZ CARVAJAL
Profesional de Gestin del rea Subdirectora Planeacin, Control y Subdirector Administrativo y
Administrativa Seguimiento Financiero
ELABOR REVIS APROB
 ANEXO 7.1

Pgina: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
Programa: SAfRhoav
HOJA DE VIDA DE ACTIVOS Usuario 80114715
Fecha: 29/07/2016
Hora: 06:09:19p.m.

ACTIVO FIJO 160200100 HP COMPAQ PRO 6300 BUSIBESS PC SERIAL No. 160200100
GRUPO ACTIVO: 16 EQUIPO DE COMPUTO

TERC. A CARGO 13120 FREDY HADIB DE LA ROSA MARTINEZ

PROVEEDOR 830014795 DISCOVERY ENTERPRISE BUSINESS S.A.S.

F.INGRESO 01/08/2015 Oper. ENTRADA 503 CTO DE COSTOS 9901 Saldos Iniciales
VR. COMPRA 2,230,501.00 NUMERO 8 SUCURSAL 01 Nacional
VIDA UTIL 1800 UBICACION COPNIA Nacional Calle 78 Piso 1
F. DEP TOTAL 05/07/2020 FECHA ULT. DEPR. 30/06/2016

V/R. INICIAL 2,230,501.00 DEPRECIACION ANUAL 446,100.20

AUJSTES * INFLACION 0.00 DEPRECIACION MENSUAL 37,175.02

DEP.ACUMULADA 1,380,754.41 DEPRECIACION DIARIA 1,239.17

AJUSTES DEP. : 0.00 % ANUAL 5.00%

VALOR REAL ACTIVO 849,746.59 METODO DE CALCULO: LINEA RECTA

2,230,501.00

Ao Cuota Depr. Vr. por Depr. % AI Dep. Acum. Ao Aju. Inflacin Ajuste Depr.

2,015 446,100.20 1,150,986.15 0.00 1,079,514.85 0.00 0.00

*** FIN REPORTE ***

SEVEN - Activos fijos - Digital Ware Formato de fecha: yyyy/mm/dd

 ANEXO 7.2
CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS AO XXXX

AO 2016
SEG.
CODIGO INVENTARIO MES MES
NOMBRE EQUIPO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SECCIONAL Contrato Proveedor
COPNIA Q

SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 5

Elbor: Revis:
Tcnico Administrativo del rea Administrativa Profesional de Gestin del rea Administrativa