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TUTORIAL
Tutorial para IDEA
Versin Nueve
Un documento de CaseWare IDEA
Copyright 2013 (v9.1) CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y
sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados.
Ninguna parte de esta publicacin podr ser reproducida, emitida, transcripta, guardada en
un sistema para su posterior recuperacin o traducida en ningn idioma bajo ningn
concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc. CaseWare IDEA Inc. es una compaa privada
de desarrollo y comercializacin de software, con oficinas en Toronto y Ottawa, Canad,
compaas subsidiarias en Holanda y China y distribuidores asociados en ms de 90 pases.
CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., lder mundial en software
de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas
(www.CaseWare-IDEA.com). IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva por CaseWare IDEA
Inc., 469 King Street West, 2nd Floor, Toronto, CANADA, M5V 1K4. IDEA es una marca
registrada de CaseWare International Inc.
Contenido
Contenido
Prefacio
Prefacio ..............................................................................................7
Captulo 1
Captulo 2
Captulo 3
Apndice A
Apndice B
@Funciones ......................................................................................57
ndice
ndice................................................................................................63
Prefacio
Prefacio
IDEA (originalmente la abreviacin de Interactive Data Extraction and Analysis) otorga a los
auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar,
analizar, manipular, obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente - mainframe a
computador personal - incluyendo informes impresos. IDEA le permitir realzar y extender el alcance
de su trabajo proporcionndole funciones exclusivas y caractersticas no disponibles en otros
software.
IDEA combina un incomparable poder de anlisis con una gran facilidad de uso en entorno
Windows. Es una herramienta verstil de suma utilidad para cualquier tipo de interrogacin de
archivos y permite a los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente:
IDEA cuenta con @Funciones para aritmtica, textos, fechas y horas, e incluso con diversas
@Funciones financieras. Estas @Funciones le permiten ejecutar operaciones con fechas, efectuar
clculos financieros y estadsticos, y llevar a cabo bsquedas de textos.
Captulo 1
Por una cuestin de practicidad a lo largo de este tutorial nos referiremos a los productos
mencionados arriba solamente como IDEA. Por otra parte, las imgenes usadas en este tutorial
pueden no reflejar lo que usted visualiza en su pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA
que este utilizando.
Los mdulos cuentan con una extensa Ayuda en lnea la cual incluye explicaciones paso por paso de
las diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en lnea deber contar con Internet Explorer
4.01, aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior. Tambin puede visitar el sitio
web de CaseWare IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) para obtener informacin adicional como
consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas ms frecuentes (FAQs), e informacin tcnica.
Sus comentarios son importantes para nosotros. Por favor enve sus comentarios relacionados con la
documentacin a IDEADocumentation@caseware.com.
Proyectos de Se recomienda que los archivos de datos para cada auditoria o investigacin sean guardados en
escritorio carpetas separadas para simplificar el manejo y el mantenimiento de las bases de datos y otros
archivos asociados con la auditoria o investigacin.
IDEA utiliza proyectos para organizar los archivos de auditora. Un proyecto es una especie de
contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, conservando los datos
importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del anlisis. IDEA permite crear
dos tipos de proyectos de escritorio locales: proyectos gestionados y proyectos externos.
Gestionado Externo
Dentro de Fuera de
C:\Usuarios\IDUSUARIO\Documento C:\Usuarios\IDUSUARIO\Documento
s\Mis documentos IDEA\Proyectos s\Mis documentos IDEA\Proyectos
IDEA IDEA
Podr ser enlazado a los proyectos de Podr ser enlazado a los proyectos de
IDEA Server IDEA Server
Al cargar IDEA por primera vez tendr acceso a dos proyectos gestionados predeterminados:
Muestra y Tutorial. Los proyectos Muestra y Tutorial contienen todos los archivos requeridos para
completar los ejercicios de esta gua, los del Tutorial de Report Reader para IDEA Versin Nueve, y
los Casos de estudio de los Mtodos Estadsticos Avanzados para IDEA Versin Nueve, as como lo
siguiente junto con los ejemplos del Explorador de lenguaje.
Proyectos de IDEA Si bien un proyecto de IDEA Server posee la misma funcionalidad que un proyecto de escritorio,
Server existen diferencias clave entre ambos:
Creacin: Un proyecto de IDEA Server slo puede ser creado por un Lder de equipo de
IDEA Server.
Acceso: Un usuario bsico tendr derecho de acceder a los proyectos para los cuales ha
sido asignado por un Lder de equipo de IDEA Server.
Relacin entre Al enlazar proyectos de escritorio y proyectos de IDEA Server, conserve la siguiente informacin en
proyectos de mente:
escritorio y
proyectos de IDEA Al conectarse a IDEA Server, el proyecto de IDEA Server que pasa a estar activo aparecer
como enlazado en el proyecto de escritorio activo. Desde entonces, cada vez que trabaje
Server
en ese Proyecto de escritorio, IDEA se conectar en forma automtica a su proyecto
asociado de IDEA Server.
Las relaciones entre los Proyectos de escritorio y los Proyectos de IDEA Server siempre
permanecern en base a lo definido a menos que cambie manualmente la relacin entre
ambos a travs del dilogo Propiedades de proyecto.
Podr tener un proyecto de IDEA Server vinculado con diferentes proyectos de escritorio,
no obstante, no podr tener un proyecto de escritorio vinculado con diferentes proyectos
de IDEA Server.
.
Captulo 2
IDEA usa las siguientes ventanas principales, las cuales son descriptas en esta seccin: Base de
Datos, Propiedades, Explorador de Archivos, Biblioteca, IDEAScript, y ventanas movibles.
Ventana de base de La ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si
datos bien pueden abrirse mltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas ser abierta en una Ventana
de Base de Datos distinta mostrndose el nombre de la base de datos activa en la barra de ttulo de
IDEA.
Ventana de Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la
Propiedades Ventana de Propiedades. Estas propiedades son:
Datos: Se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de
campos como encabezados de columnas y los nmeros de registros como nmeros de
filas.
Historial: Se utiliza para visualizar el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre
el archivo. Cada base de datos posee su propio Historial.
Estadsticas de campo: Se utiliza para acceder a las estadsticas de los campos Numricos,
Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa.
Total de control: Se utiliza para visualizar el total de un campo Numrico seleccionado a los
efectos de su conciliacin.
Indices: Se utiliza para ver los datos ordenados a travs de ndices creados, para eliminar
ndices o para quitar un ndice de la base de datos activa.
Ventana de Propiedades
Captulo 2: Ventanas y barras de herramientas de IDEA 13
Ventana de IDEA incluye una herramienta desarrollada para la creacin de macros para extender su
IDEAScript funcionalidad denominada IDEAScript. Los IDEAScripts pueden ser grabados, especificados desde
cero, o una combinacin de ambos. El cdigo IDEAScript es generado o especificado en la Ventana
de IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones ms
comnmente usadas como as tambin con funciones de asistencia para la escritura, edicin y
depuracin de IDEAScript.
Al igual que con IDEA Versin Ocho tambin podr crear macros a travs de una nueva utilidad
llamada Visual Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente
dentro de IDEA. En esencia, la opcin Visual Script es una representacin visual de IDEAScript. La
ventaja de Visual Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin
tener que escribir ningn cdigo. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un
IDEAScript. Para obtener ms informacin acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA.
Ventana Explorador La Ventana Explorador de Archivos muestras todas las bases de datos de IDEA incluidas en un
de Archivos proyecto en forma jerrquica. Si cuenta con acceso a IDEA Server, la Ventana Explorador de
Archivos dividir su pantalla entre Proyecto de escritorio y Proyecto de IDEA Server.
La ventana Explorador de Archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles
acerca de las bases de datos tales como el nombre de la base de datos, la cantidad de registros, el
tamao, la fecha de la ltima modificacin y la fecha de creacin.
El Explorador de Archivos tambin cuenta con una barra de herramientas mediante la cual podr
ejecutar acciones tales como crear una subcarpeta, cambiar la vista de la ventana, actualizar la lista
de bases de datos, renombrar, marcar o eliminar bases de datos.
Ventana Biblioteca En IDEA una Biblioteca representa un repositorio de archivos. Cada Biblioteca de IDEA contiene
grupos de bibliotecas mediante los cuales puede organizar los archivos asociados con el proyecto.
Al crear un proyecto, IDEA crea subcarpetas de Biblioteca que le permiten organizar todos los
archivos de proyecto asociados. La ventana Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como
grupos de bibliotecas del sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos. Los grupos de la
Biblioteca son Funciones personales, Ecuaciones, Exportaciones, Definiciones de importacin,
Macros, Otros, Resultados y Archivos fuente.
Para cada archivo de la Biblioteca podr visualizar el tamao del archivo y la fecha de la ltima
modificacin.
Desde la ventana de Biblioteca podr ejecutar acciones tales como crear grupos de biblioteca
personales, eliminar archivos, ejecutar macros y copiar archivos en otra Biblioteca.
Ventanas movibles Se encuentran disponibles las siguientes ventanas movibles como pestaas en la parte inferior de la
ventana de la aplicacin: Tareas en ejecucin y Resultado de la bsqueda:
Las ventanas movibles pueden ser fijadas haciendo clic en el pin ubicado en su extremo superior
derecho.
Primeros pasos
Introduccin Los ejercicios de esta seccin brindan una especie de introduccin para los nuevos usuarios y
renuevan el conocimiento de los usuarios existentes. Cada ejercicio cuenta con un objetivo a
alcanzar. Los ejercicios de este tutorial deben completarse en forma secuencial, puesto que existen
determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de los resultados obtenidos en ejercicios
anteriores.
Acceder a IDEA Desde el men Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA.
De forma predeterminada, el proyecto gestionado ser Muestra. Las bases de datos de este
proyecto son bases de datos de ejemplo que puede utilizar para probar IDEA.
Seleccionar un Objetivo: Especificar un proyecto gestionado. Ser usado un proyecto gestionado para completar
proyecto todos los ejercicios de esta seccin.
Conectarse a IDEA Objetivo: Conectarse a IDEA Server. Como IDEA Server es una aplicacin cliente - servidor, las bases
Server de datos de IDEA residen en el servidor y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por
consiguiente, deber conectarse al servidor, para acceder a las bases de datos y analizar los datos.
Consulte la seccin Relacin entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server
1 En la pestaa Inicio, dentro del grupo IDEA Server, haga clic en Seleccionar servidor.
2 En el desplegable Seleccionar un servidor, seleccione el servidor apropiado. Alternativamente
haga clic en Agregar para agregar un servidor.
3 Haga clic en Aceptar.
Importar un archivo Objetivo: Importar un archivo de Microsoft Access y generar las estadsticas de campo para la base
de Microsoft Access de datos importada.
Formato de los Objetivo: Cambiar el formato de las columnas para los campos seleccionados y la secuencia de los
datos registros.
1 Asegrese de que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la
propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2 Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga clic en el
separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos.
3 Ubique el cursor sobre el primer encabezado de columna. Aparecer un mensaje que muestra
el tipo de campo y la longitud de campo.
4 Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido ascendente haciendo doble clic sobre su
encabezado. Aparecer una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO
indicando que el campo ha sido indexado en orden ascendente. A su vez, observe que el ndice
es mostrado en el rea de Indices dentro de la ventana de Propiedades.
5 Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opcin Sin ndice en el rea de
Indices de la ventana de Propiedades.
20 Tutorial para IDEA Versin Nueve
6 En la ventana de Base de Datos, haga clic en el botn derecho del ratn sobre el nombre de
campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas.
7 Seleccione Configuracin de columna....
8 Para el campo NUM_CLI coloque el color del texto en azul, el color de fondo en gris y cambie
la fuente a negritas.
Captulo 3: Primeros pasos 21
9 Para el campo LIM_CREDITO coloque el color del texto en prpura y el color de fondo en gris
claro. Acepte las opciones para usar el smbolo de moneda y el separador de miles.
10 Haga clic en Aceptar para salir del dilogo Configuracin de columna. Observa que han sido
aplicados los cambios de formato a la base de datos.
11 Re-ordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI: Haga
clic en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga clic nuevamente sobre el
mismo para que aparezca el cono de arrastre. Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI.
Observe que la lnea roja indica la posicin de arrastre. Suelte la columna a la derecha del
campo NUM_CLI.
Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de
datos. Estas configuraciones permanecern activas hasta que sean modificadas o restauradas.
Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredar esta configuracin.
12 En la pestaa Ver, dentro del grupoe Vistas haga clic en Restablecer para quitar los cambios
aplicados al formato.
Ver las estadsticas Objetivo: Ver las estadsticas de campo para los campos Numricos de la base de datos activa.
de campo
1 Asegrese de que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la
propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2 Dentro de la ventana de Propiedades haga clic en Estadsticas de campo.
22 Tutorial para IDEA Versin Nueve
3 Haga clic en S para generar las estadsticas de campo para todos los campos.
De forma predeterminada, la ventana Estadsticas de campo mostrar las estadsticas para los
campos numricos. En este caso, aparecern las estadsticas para el campo LIM_CREDITO, el
nico campo Numrico de la base de datos.
4 Para visualizar las estadsticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga clic en las
opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadsticas de
campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora. Si la base de
datos contiene ms de un campo, ya sea Nmerico, Fecha u Hora, las estadsticas apareceran
juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparacin de los valores.
5 Verifique las estadsticas de campo para el campo LIM_CREDITO.
6 Vea el registro que posee el valor mximo haciendo clic en el valor correspondiente al campo
Valor mximo.
7 Aparecer el dilogo Valor mximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de datos
que constituye el valor mximo. Podr guardar o imprimir el registro. Haga clic en Hecho.
8 En la Ventana de Propiedades haga clic en Datos para regresar la vista original de la base de
datos.
Seleccionar una Objetivo: Seleccionar una muestra aleatoria de registros para analizar.
muestra aleatoria
de registros 1 En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Muestra haga clic en Aleatoria.
2 En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, escriba 10.
3 Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA.
IDEA utilizar la semilla de nmeros aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar
una muestra, especifique la misma semilla pero con un tamao de muestra mayor. Se obtendr
la misma seleccin original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos.
4 Acepte las opciones predeterminadas para Nmero registro inicial a seleccionar y Nmero
registro final a seleccionar.
5 IDEA establecer como preterminados al primer y ltimo registro de la base de datos, en este
caso 1 y 341.
6 Deje desmarcada la opcin Permitir registros duplicados.
Captulo 3: Primeros pasos 23
12 Cierre la base de datos Muestra de clientes haciendo clic en el botn derecho del ratn sobre
la pestaa Muestra de clientes y seleccione Cerrar.
24 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Extraer registros Objetivo: Extraer registros de clientes con lmites de crdito elevados.
5 Alternativamente haga clic en el botn derecho del ratn sobre la pestaa Lmites de crdito
elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga clic en Cerrar.
6 Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
Importacin de un Objetivo: Importar el archivo de ventas que ha sido proporcionado en formato texto de longitud
archivo de texto fija.
9 En este paso puede identificar la posicin inicial y final de cada campo en los registros. El
Asistente de importacin insertar lneas para una mejor visualizacin en base al patrn de
datos dentro de los registros. Es comn obtener una definicin de registro para los archivos de
longitud fija. Modifique las posiciones de lnea de los delineadores de campo de acuerdo a la
siguiente definicin de registro: (Nombre/Tipo/Inicio/Longitud/Decimal/Mscara/Descripcin).
Haga clic en Siguiente.
INV_NO/Carcter/1/7/Nmero de factura
TRANS_DATE/Fecha/8/8/AAAAMMDD/Fecha de la operacin
PAY_TYPE/Carcter/16/4/Mtodo de pago
CUST_NO/Carcter/23/5/Nmero de cliente
PROD_CODE/Carcter/28//2/Cdigo de producto
10 En este paso podr definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar reas o
determinados campos de la importacin. Utilice la informacin de la definicin de registro
proporcionada en el paso anterior para completar los detalles de cada campo. Una vez
definidos todos los campos haga clic en Siguiente.
11 Durante este paso podr agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al
archivo a importar. En este ejercicio no crearemos ningn campo. Haga clic en Siguiente.
12 En esta etapa del proceso de importacin podr escribir una ecuacin para filtrar los datos a ser
importados en IDEA. A los efectos de este ejercicio, no se escribir ninguna ecuacin. Todos los
registros del achivo ventas.txt sern requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial.
Haga clic en Siguiente.
28 Tutorial para IDEA Versin Nueve
13 Durante el paso final deber especificar las opciones de importacin as como el nombre de la
base de datos resultante para luego hacer clic en Finalizar.
Acepte la opcin para importar el archivo (en lugar de enlazar el archivo). IDEA ejecuta
ms rpido la importacin de un archivo en comparacin a enlazarlo.
Marque la opcin Generar estadsticas de campo. Las estadsticas de campo pueden ser
usadas para conciliacin de datos.
IDEA importar el archivo dentro del proyecto, mostrndolo en la Ventana de Base de Datos.
14 En la Ventana de Propiedades, haga clic en Total de control.
15 Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga clic en Aceptar.
Aparecer el total de control 6.406.119,08 al lado del enlace Total de control dentro de la
Ventana de Propiedades. Los auditores deberan conciliar este importe contra el total de ventas
del perodo segn la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditora.
Captulo 3: Primeros pasos 29
Sumarizar los datos Objetivo: Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la
cantidad de cuentas activas y el nmero de operaciones por cuenta.
Estratificar los Objetivo: Estratificar los saldos pendientes para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las
datos cuentas dentro de cada banda.
10 Haga clic en el botn derecho del ratn sobre cualquier registro de la base de datos, y
seleccione la opcin Mostrar estadsticas de campo, luego haga clic en Quitar todo.
11 Haga clic en Aceptar para quitar la banda amarilla con las estadsticas.
12 En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Estratificacin.
13 En el cuadro Campo para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM.
14 En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS.
15 Modifique el Incremento a 5,000.00.
16 Haga clic en el cuadro Lmite superior de la primera fila.
17 Haga clic en la segunda fila del rea de hoja de clculo.
18 Marque las siguientes tres filas del rea de hoja de clculo hasta llevar el rango a 25,000.00.
19 Modifique el Incremento a 25,000.00.
20 Seleccione las siguientes 7 filas del rea de hoja de clculo, es decir hasta la fila 12.
32 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Observe que existen 219 en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00).
24 En la pestaa Archivo, dentro del grupo Imprimir haga clic en Vista previa.
25 Ajuste el zoom para apreciar mejor el informe (por ejemplo al 100%).
26 Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista previa.
Ver el grfico de los Objetivo: Crear un grfico personalizado representando los resultados de la estratificacin.
resultados
1 Asegrese de que la base de datos Operaciones sumarizadas sea la base de datos activa y
que la opcin Estratificacin numrica se encuentre seleccionada en el rea de Resultados
de la Ventana de Propiedades.
2 Obtenga un grfico de los resultados haciendo clic sobre el botn Alternar entre ver los
resultados en un grfico o en una cuadrcula de la barra de herramientas de Resultados.
3 Haga clic en el botn Galera de la barra de herramientas de Grficos y seleccione cada tipo
de grfico para visualizar las opciones disponibles.
Al ir seleccionando distintos tipos de grficos observe que el cono del botn Galera de la barra
de herramientas de grficos ir representando el tipo de grfico seleccionado.
4 Vuelva a seleccionar la opcin grfico de barras.
5 Haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas de grficos.
34 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Crear una Tabla Objetivos: Obtener un perfil de la bases de datos Detalle de ventas en un formato de tabla y crear
pivot mltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros.
3 En el cuadro Nombre resultado, escriba Tabla pivot Detalle de ventas y luego haga clic en
Aceptar.
4 En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llvelo con el ratn al rea titulada
como Colocar campos de fila aqu. Marque el campo COD_PROD y llvelo con el ratn al
rea titulada como Colocar campos de columna aqu. Marque el campo IMPORTE y llvelo
con el ratn al rea titulada como Colocar elementos de datos aqu. Haga clic en Cerrar.
Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrar los valores del campo con
signos pound (#). Simplemente haga clic y arrastre los separadores de campo para alargar los
mismos y ver todos los valores.
De esta manera se obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de pago y
Cdigo de producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinacin.
5 Haga clic en el botn derecho del ratn sobre uno de los cdigos de producto para acceder al
men. Este men cuenta con opciones para ocultar los totales o para revertir el orden
mostrado para los cdigo de productos. Seleccione las diversas opciones y observe sus
consecuencias.
6 Haga clic en el botn derecho del ratn sobre cualquier registro de la tabla para invocar el
dilogo Campo de Tabla Pivot.
7 En la lista Sumarizar por haga clic en Cantidad y luego haga clic en Aceptar.
8 Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del cdigo de producto 02 que
fueron pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el cdigo de
producto 02 y luego haciendo clic en el botn Vista de los registros que conforman un
valor seleccionado en el rea de datos de la Barra de herramientas de Tabla Pivot.
36 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Unir bases de datos Objetivo: Verificar si los lmites de crdito han sido excedidos.
Revisar el Historial Objetivo: Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas.
1 Asegrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2 En la Ventana de Propiedades haga clic en Historial.
3 Expanda y examine cada seccin del Historial.
4 En la ltima seccin podr observar los detalles acerca de cmo se unieron las bases de datos.
Observe lo siguiente:
Desplegar todos los Objetivo: Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condicin en particular.
registros que
contengan "" 1 Asegrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la Ventana de Propiedades.
2 Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este
registro (se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de Datos1).
3 Haga clic con el botn secundario del ratn sobre el registro en blanco 9 del campo
CUST_NO1 y, a continuacin, seleccione la opcin Desplegar todos los registros que
contengan .
Aparecer el dilogo Desplegar todos los registros que contengan
Observe que hay 10 registros que cumplen con el criterio especificado. Esta es la cantidad de
ventas para las cuales no existe un registro en la base de datos Clientes-Base de Datos1.
5 Haga clic en el botn derecho del ratn sobre el enlace Criterio dentro de la Ventana de
Propiedades y luego seleccione Eliminar.
El criterio ser eliminado de la base de datos mostrndose todos los registros.
6 Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el perodo usando el criterio
NUM_CLI =.
Existen 48 registros. Estos son los clientes sin ventas.
7 Elimine el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de clientes.
40 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Agregar un campo Objetivos: Agregar un campo virtual (calculado) para calcular el nuevo lmite de crdito y
virtual determinar luego los clientes que han excedido dicho lmite.
1 Asegrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la Ventana de Propiedades.
2 En la pestaa Datos, dentro del grupo Campos, haga clic en Agregar.
3 Especifique la siguiente expresin:
Cantidad de decimales: 2
5 Observe que al final de la base de datos ha sido agregado un nuevo campo llamado
NUEVO_LIMITE.
El color de los campos Virtuales est determinado por el color establecido en la pestaa
Configuracin de Rejilla del dilogo Opciones de IDEA. El dilogo Opciones de IDEA puede ser
accedido desde la pestaa Archivo.
Ejecutar una Objetivo: Ejecutar una extraccin con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo
extraccin de lmite de crdito.
registros
1 Asegrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la Ventana de Propiedades.
2 En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Extraccin, haga clic en Directa.
3 En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Lmites de
crdito excedidos.
4 Haga clic en el botn Editor de ecuaciones y luego escriba la ecuacin IMPORTE_SUM >
NUEVO_LIMITE.
42 Tutorial para IDEA Versin Nueve
5 Haga clic en el botn Validar y salir para regresar al dilogo Extraccin Directa.
Identificar facturas Objetivos: Verificar la validez de las facturas, obteniendo los nmeros de aquellas facturas que se
duplicadas encuentren duplicadas.
Identificar Objetivos: Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de nmero de facturas para comprobar
omisiones en una que no existan faltantes.
secuencia de
facturas 1 Abra la base de datos Detalle de Ventas.
2 En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Deteccin omisiones.
44 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Ejecutar una Objetivo: Seleccionar manualmente aquellos registros que respondan a un valor clave determinado
extraccin por valor y extraerlos a un archivo separado.
clave
1 Asegrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la Ventana de Propiedades.
2 En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Extraccin haga clic en Valor clave.
3 Haga clic en el botn Examinar ubicado al lado del desplegable Claves existentes.
4 Cree la clave TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A y luego haga clic en Aceptar.
6 Puede tambin, llegado el caso, agregar algn criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer
todas las ventas pagadas con VISA para dos cdigos de producto dejaremos sin completar la
propiedad Criterio.
46 Tutorial para IDEA Versin Nueve
7 Deje marcada la opcin Crear una base de datos para cada clave nica. Tenga en cuenta
que puede optar por crear una nica base de datos con todos los registros resultantes.
8 Haga clic en Aceptar.
En el Explorador de Archivos, IDEA crear dos bases de datos hijas debajo de la base de datos
madre Detalle de ventas: ValCla=VISA + 05 y ValCla=VISA + 06 .
Extraer registros Objetivo: Realizar una prueba de excepcin ms avanzada, identificando todas las operaciones
usando @Funciones realizadas un da domingo.
5 Haga clic en Aceptar para ejecutar la extraccin. Existen 152 operaciones en da Domingo.
6 Observe la base de datos resultante y su Historial.
4 En la lista de campos seleccione cada campo (de a uno por vez) y especifique un nombre
descriptivo corto en el cuadro Texto. Este texto ser usado para los nombres de campos.
Acepte las selecciones de alineacin predeterminadas. Haga clic en Siguiente.
5 Defina un corte para el informe sobre la clave NUM_CLI/A + FECHA_OPER/D . Haga clic en
Siguiente.
50 Tutorial para IDEA Versin Nueve
Nota: se mostrarn los registros del informe de acuerdo al ndice especificado. IDEA mostrar
la descripcin del ndice en el rea de Indices de la Ventana de Propiedades una vez
completado el informe.
6 Cree un corte y totalice el campo IMPORTE por cada nmero de cliente (NUM_CLI).
Seleccione las siguientes opciones: Nmero de registros en corte, Mostrar lnea de corte y
Mostrar corte inicial. Especifique un espaciado de corte de 3 lneas. Seleccione el campo
IMPORTE. Seleccione las opciones Mostrar sombreado y Usar smbolo de moneda. Haga
clic en Siguiente.
Captulo 3: Primeros pasos 51
7 Cree los totales generales slo para el campo IMPORTE, utilice como fuente la opcin negrita,
y luego haga clic en Siguiente.
preferencia en particular.
Crear un campo de Objetivo: Crear una accin al hacer clic sobre un valor de un campo especificado.
accin
1 Abra la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
2 Haga clic en el botn derecho del ratn sobre cualquier valor del campo NUM_CLI y luego
seleccione la opcin Definir campo de accin....
Aparecer el dilogo Definir campo de accin.
Captulo 3: Primeros pasos 53
3 Asegrese de que la opcin Crear accin de enlace para mostrar la vista previa de
extraccin se encuentre seleccionada.
4 Haga clic en el botn Examinar y seleccione la base de datos Operaciones sumarizadas.
Haga clic en Aceptar para el dilogo Seleccionar base de datos
5 Haga clic en Campos a consultar.
6 En el dilogo Campos no encontrados haga clic en Aceptar.
7 Asegrese que el campo NUM_CLI se encuentre seleccionado y haga clic en Aceptar.
8 Haga clic en Aceptar dentro del dilogo Definir Campo de Accin para crear la accin de
enlace.
La base de datos Clientes-Base de Datos1 posee ahora un enlace (en azul y subrayado) a la
base de datos Operaciones Sumarizadas.
9 En el campo NUM_CLI, haga clic en el primer registro para mostrar la ventana Vista previa de
extraccin. Aparecern las operaciones totales para el nmero de cliente 10000.
Apndice A
Como ocurre con todos los sistemas informticos, el mantenimiento del trabajo (incluyendo las
copias de seguridad y la eliminacin de archivos no deseados) es de suma importancia al trabajar
con IDEA.
Copia de seguridad Se pueden realizar copias de seguridad por diversas razones tales como transferir archivos a otras
y restauracin de computadoras; guardar datos relevantes o por restricciones de espacio en el disco.
archivos de datos
IDEA utiliza un compresor de archivo simple con la extensin *.imd (las versiones Unicode de IDEA
usan la extensin de archivo *.idm) para almacenar toda la informacin asociada al archivo como los
datos, el esquema, el Historial, los comentarios, indices e informes.
IDEA guarda cada uno de estos archivos en su proyecto. No obstante esto no sern guardados
dentro del archivo .IMD los archivos de vistas, las ecuaciones, las definiciones de archivos y cualquier
archivo de texto creado.
La siguiente lista detalla el tipo de archivo, la ubicacin y la extensin del archivo (ASCII y Unicode).
Para poder efectuar una copia de seguridad de archivos de proyecto de IDEA Server por favor
contacte a su administrador de IDEA Server.
Eliminar otros Utilice la Biblioteca para eliminar otros archivos tales como definiciones de registro, vistas y
archivos ecuaciones.
Copiar archivos de Para copiar una o ms bases de datos seleccionadas a otra carpeta de proyecto:
datos 1 En el Explorador de Archivos haga clic en el botn derecho del ratn sobre la base de datos
que desea copiar.
2 Seleccione Copiar a
3 Navegue y seleccione la carpeta requerida.
4 Haga clic en Aceptar.
Mover archivos de Para mover una o ms bases de datos a otra carpeta de proyecto:
datos 1 En el Explorador de Archivos haga clic en el botn derecho del ratn sobre la base de datos
que desea mover.
2 Seleccione Mover a
3 Navegue y seleccione la carpeta requerida.
4 Haga clic en Aceptar.
Apndice B
@Funciones
IDEA proporciona @Funciones para ejecutar operaciones tales como aritmtica de fechas, clculos
financieros y estadsticos as como bsquedas de texto.
Se accede a estas @Funciones a travs del Editor de Ecuaciones. Al seleccionar una funcin se
proporciona una ayuda rpida que incluye la sintaxis, una breve descripcin y un ejemplo de uso de
la funcin seleccionada. Por otro lado se proporciona una ayuda detallada en el Sistema de Ayuda
del Editor de Ecuaciones al cual se acceder a travs del botn Ayuda de la Barra de herramientas del
Editor de Ecuaciones.
Nota: Tambin puede crear funciones personales. Para ms informacin al respecto consulte la
Ayuda de IDEA.
Tenga en cuenta las siguientes definiciones para familiarizarse con cada @Funcin:
@Afternoon: Devuelve 0 si la hora est dentro de la banda AM, 1 si la hora cae dentro de
la banda PM y -1 si la hora no es vlida.
@Ascii (no incluida en las versiones Unicode de IDEA): Proporciona el valor ASCII de un
caracter.
@Chr (no incluida en las versiones Unicode de IDEA): Proporciona el caracter equivalente al
cdigo ASCII especificado.
@Ctot: Convierte un campo Caracter con valores de horas guardados como una cadena de
texto a un campo Hora con el formato de hora (HH:MM:SS).
@DaysToD: Convierte una cantidad de das desde el 1 de Enero de 1900 al formato fecha.
@DToDays: Obtiene la cantidad de das que hay entre el 1 Ene 1900 y una fecha
especificada.
@FinYear: Devuelve el ao financiero para una fecha dada basndose en el fin de ao.
@If: Permite optar por dos resultados en base a la evaluacin de una condicin.
@Isin: Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena (tiene en cuenta
maysculas / minsculas).
@Isini: Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena (no tiene en
cuenta maysculas / minsculas).
@JustLetters: Devuelve una cadena con todos los caracteres numricos eliminados.
@Len: Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios del final.
@List: Determina aquel criterio de una lista valores que cumple con una expresin.
@Match: Determina aquel criterio de una lista valores que cumple con una expresin.
@NoMatch: Determina si una expresin no cumple con alguno de los criterios de una lista
de valores.
@Ntot: Convierte un campo Numrico con valores de horas guardados como cantidad de
segundos en un campo Hora con el formato de hora (HH:MM:SS).
@Soundex (no incluida en las versiones Unicode de IDEA): Devuelve el cdigo de sonido
para una palabra.
@SoundsLike (no incluida en versiones Unicode de IDEA): Determina si dos palabras son
fonticamente similares.
@SpacesToOne: Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre palabras en una
cadena.
@SpanExcluding: Devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier otro juego de
caracteres especificados en una cadena.
@SpanIncluding: Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que coinciden con
cualquier caracter en otra cadena especificada.
@Split: Corta una cadena en segmentos separados por caracteres como espacios o comas
y devuelve el segmento especificado.
@Ttoc: Convierte una hora o nmero en una cadena con el formato HH:MM:SS.
@Tton: Convierte un campo Hora que posee valores almacenados en formato Hora
(HH:MM:SS) en un campo Numrico con las horas convertidas en cantidad de segundos.
Es la funcin inversa a @Ntot.
@Upper: Convierte todos los caracteres de una cadena a maysculas.
@Workday: Devuelve 1 si una fecha dada cae entre Lunes y Viernes o 0 si la fecha cae
entre Sbado y Domingo.
ndice
ndice
Symbols
@Funciones 57
Lista de 57
A
Actualizar el Explorador de archivos 56
Agregar un campo virtual 40
B
Bases de datos
Copiar 56
Mover 56
C
Campo virtual (calculado) 40
Copiar bases de datos 56
Copias de seguridad de los datos 55
D
Desplegar registros que contengan 38
E
Eliminar bases de datos 56
Extensiones de archivos 55
Extraer registros 24
F
Formato de los datos 19
G
Graficar los resultados 33
I
Importar un archivo de Microsoft Access 18
Importar un archivo de texto 25
Informes 48
M
Mover bases de datos 56
64 Tutorial para IDEA Versin Nueve
S
SITIO WEB 9
U
Unir bases de datos 36
V
Ventana de IDEAScript 13
Ventana de Propiedades 12
Comentarios 12
Criterio 12
Datos 12
Estadsticas de campo 12
Historial 12
Indices 12
Resultados 12
Total de control 12
Ventana Explorador de Archivos 13
Actualizar 56
Ventana movible Resultado de la bsqueda 15
Ventanas movibles 15
Tareas en ejecucin 15
Ver las estadsticas de campo 21
66 Tutorial para IDEA Versin Nueve
ndice: ndice 67
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