GESTIN DE FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominacin del Programa de Formacin: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Cdigo del Programa de Formacin: 122121
Nombre del Proyecto: PROCEDIMIENTO TCNICO EN LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN LAS
MIPYMES DE LA CIUDAD DE BARRANQUILLA ATLANTICO
Fase del Proyecto: EJECUCIN

Actividad de Proyecto: APLICAR DE PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL EN

LASORGANIZACIONES CARENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTALA NTC
LEGAL VIGENTE.
Competencia: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,
TENIENDO EN CUENTA EL BJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la Conformacin

de comits, la coordinacin de las diferentes actividades, y las polticas Institucionales
Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la Organizacin.
Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propsito, Objetivo,
plan, protocolo, los medios de divulgacin y las polticas de la organizacin.

Duracin de la Gua: 120 HORAS

2. PRESENTACION

Esta gua propone un conjunto de directrices para integrar la sostenibilidad

en la celebracin de eventos, siempre desde su triple perspectiva social,
ambiental y econmica.
De forma adicional, la puesta en marcha de esta iniciativa tendr un efecto
demostrativo
Importante en los participantes de estos eventos en la sociedad, en
general.
El equipo tecnolgico para eventos y escenarios abarca todo tipo de
equipamiento e instalaciones necesarias para garantizar un exitoso
acontecimiento. Dependiendo del Programa y el tema del evento el
equipamiento incluye el sistema de sonido-Como altavoces, sistemas de
sonido y micrfonos y la iluminacin.
Te invito aprendiz a que te motives a multiplicar tus conocimientos a
travs de la aplicabilidad de los mismos, desarrollando tu creatividad e
ingenio para lograr alcanzar todos los objetivos en la formacin, liderando
un trabajo en equipo y con unas buenas relaciones interpersonales.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividades de Reflexin inicial.

Cuando nos proponemos alguna cosa, debemos caminar slo en

una direccin: La que lleva a su cumplimiento.

Reflexiona: Video los tres rboles, https://www.youtube.com/watch?v=gPBiFdfjAf8

Video el silencio https://www.youtube.com/watch?v=ok4Jdthx3AE

Teniendo en cuenta que la mayora de los eventos requieren de un anlisis

antes de su planeacin y ejecucin se hace necesario que partiendo del
conocimiento terico; hagamos un recorrido por la organizacin de un
evento.

Desde la Plataforma Blackboard o LMS, participa en un foro de

presentacin y un foro temtico resolviendo los siguientes
interrogantes previos a la planeacin de un evento.

o Cmo crees t que podras realizar un evento?

o Cmo consideras t, que debera ser el protocolo de un evento
empresarial?
o Ests de acuerdo que debera existir un comit organizador.
Porque?

Actividades de contextualizacin e identificacin de

conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Esta actividad ser desarrollada en grupo de 5 aprendices.

En esta contextualizacin e identificacin de conocimiento, el aprendiz
expondr su experiencia que ha tenido en la organizacin de un evento
y a su vez intercambiara entre s los mtodos para la realizacin de
eventos.
Los aprendices tendrn un tema para realizar un evento en el cual
debe plasmar sus ideas para la realizacin de ste.
Desarrollaran los siguientes Pasos:
o Qu tipo de evento realizarn?
o Cmo lo desarrollaran?
o Qu clase de invitados formaran parte de tu evento?
o Cul es el protocolo que utilizars en el evento?
o Qu perfil tendrn los asistentes del evento?
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o Indica la fecha, y la duracin del evento?

o Quines harn parte del comit organizador, de Administracin y

de relaciones pblicas.
o Cul ser el cronograma de actividades que realizars?
o Utilizars la agenda del evento?
o Qu tipo de logstica utilizars?
o Cules sern los soportes tecnolgicos que aplicars a la
organizacin de tu evento?
o Cul ser los medios de divulgacin que utilizars?
o Establece el presupuesto del evento y las normas de seguridad
que tendr tu evento.

Actividades de apropiacin.
Los aprendices se apropiaran de todos los conocimientos expuestos y a
travs de los modelos empleados en las preguntas formuladas en la
actividad de contextualizacin con los grupos formulados por el
instructor realizaran exposiciones mostrando la ideologa y estructuras a
utilizar en el evento elegido, adems el grupo en general podr tener la
oportunidad elegir que evento organizaran para la transferencia del
conocimiento.

Actividades de transferencia del conocimiento.

Los aprendices tendrn la capacidad de desarrollar el evento que hayan

elegido para la aprehensin del conocimiento, el cual podrn hacerlos a travs
de simulaciones, en vivo, de acuerdo a las instrucciones de instructor.

Esto les ayudar a poner en prctica el saber ser y saber hacer, mostrando
innovacin, creatividad y as poder extender el aprendizaje ms all del evento
inicial y lo ms importante an, revisar de cmo aplicar las habilidades a las
tareas especficas y del impacto de poder transferirlos en los contextos
productivos, laboral, social y empresarial.

Ambiente Requerido
Se requiere un ambiente polivalente.
Materiales y herramientas
Cartulinas, marcadores de varios colores, marcadores borrables, tijeras,
micrfono, amplificacin.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIN

Evidencias de Criterios de Tcnicas e

Aprendizaje Evaluacin Instrumentos de
Evaluacin

Evidencias de Estructura eventos TECNICAS:

Conocimiento :
Participacin de un foro
Evidencias de
Desempeo
Desarrollar el paso a paso
del evento.
Evidencias de Producto:
Realizacin del Evento
menores aplicando las
etapas, los conceptos Lista de Cotejo
bsicos y las directrices
de la organizacin. La pregunta
Selecciona los recursos
humanos, tcnicos y
tecnolgicos requeridos
para la planeacin,
coordinacin y INSTRUMENTOS:
ejecucin del evento.
Selecciona los medios Exposiciones
tcnicos y tecnolgicos
Trabajos Escritos
para la divulgacin del
evento.
Realiza la divulgacin
del evento de acuerdo
con las polticas de la
organizacin.
Conserva los
documentos, producto
del evento, de acuerdo
con el soporte y la
legislacin vigente.
Selecciona las
propuestas de los
proveedores, teniendo
en cuenta los
requerimientos para el
evento y cumpliendo
con el presupuesto
asignado
Determina las medidas
de seguridad necesarias
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para la organizacin del

evento.
Realiza el evento de
acuerdo con lo
planeado y las polticas
institucionales

5. GLOSARIO DE TERMINOS

rea de foyer Es un rea designada para el registro y la bienvenida a los asistentes

del evento. Generalmente se localiza en la entrada del evento o en una de las orillas
del saln.

A la carte Es un trmino en francs que significa a la carta e indica que cada

artculo disponible en el men tiene un precio individual. Por esta razn este tipo de
men se excluye de grandes eventos, ya que el costo en muchas ocasiones puede
sobrepasar el presupuesto.

A&B Es un acrnimo en ingls para definir Hospedaje y Desayuno (Accommodation

& Breakfast). Varios lugares donde se organizan eventos usan este acrnimo para
indicar que en la misma locacin hay servicio de hospedaje y desayuno.

Agenda Es la lista de participantes que expondrn una presentacin en el escenario

(durante una conferencia), as como el horario y tiempo estimado de cada
presentacin. La agenda se entrega a los asistentes de una conferencia como parte
de su registro al evento.

Apuntador lser Instrumento que proyecta una pequea luz roja, verde o azul. Sirve
para sealar puntos importantes sobre una pantalla de proyeccin durante una
presentacin.

rea de registro rea asignada dentro de un saln u hotel (usualmente a la

entrada) para que los asistentes del evento se registren antes de entrar.

Asistencia Indica el nmero total de individuos que asistieron a un evento o

conferencia. Tambin toma en cuenta a la persona acompaante del asistente
(pareja, socio, invitado). En caso de eventos pagos, el acompaante usualmente paga
una cuota menor al registrarse.
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Auditorio Un tipo de saln de eventos especializado para conferencias, conciertos y

otros eventos que requieran de ponentes y audiencia. Normalmente son del estilo de
un teatro, donde los asientos para los asistentes son fijos y sin mesas.

B&B Es un acrnimo en ingls que describe un lugar de hospedaje de hotel en el que

slo se incluye cama y desayuno (Bed & Breakfast).

Base de datos Consiste en un archivo con toda la informacin disponible acerca de

los asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el evento.

Buffet de tenedor Variedad de alimentos servidos a modo de buffet que pueden ser
consumidos slo con un tenedor (sin cuchillo). Se hace para acelerar el consumo de
alimentos cuando se cuenta con un horario de evento muy especfico.

Cabina de traduccin Cabina o mesa asignada al individuo o individuos que

participarn en una junta o conferencia como traductores simultneos.

Cambio de saln Es el tiempo que lleva transformar un saln de eventos de una

funcin especfica a otro estilo con funciones y requerimientos diferentes. Consiste en
muchas ocasiones en derrumbar o construir nuevos muros o abrir puertas en muros
existentes.

Cambio de saln El mismo trmino se utiliza para describir la cantidad de tiempo

necesaria para reacomodar el mobiliario de un saln de eventos para cumplir con
necesidades o requerimientos especficos. Canaps Variedad de aperitivos fros o
calientes que se sirven antes de un banquete o cena de gala y que son lo
suficientemente pequeos y secos como para consumirse usando las manos.

Capacidad mxima Indica el cupo mximo de personas que son permitidas en un

rea especfica. Cash bar (bar de efectivo) Un tipo de bar privado que requiere que
los invitados paguen individualmente por su consumo de bebidas.

Cena de gala Cena elegante que usualmente incluye discursos, agradecimientos y/o
premiaciones. Este tipo de cena es comnmente utilizada para cerrar un evento de
varios das.

Centro de conferencias Saln dedicado exclusivamente a conferencias. Su

decoracin, ambientacin y equipamiento son especficos para facilitar esta
actividad.

Centro de negocios Lugares asignados y equipados (en hoteles o lugares de

conferencias) para trabajo de oficina. Esto les brinda a los asistentes de un evento la
comodidad de atender sus negocios de forma remota.
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Charter Uso de una forma de transporte (terrestre, area o martima)

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

BIBIOGRAFIA

Libro tomado de base de datos:

1. Montedeoca, L. R. (2013). Organizacin de reuniones y eventos

(UFO0325). Mlaga, ES: IC Editorial. Retrieved from
http://www.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co
2. Jijena, S. R. (2010). Cmo organizar eventos con xito. Buenos Aires,
AR: Ugerman Editor. Retrieved from
http://www.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co
3. Otero, A. M. T. (2009). Protocolo y organizacin de eventos. Barcelona,
ES: Editorial UOC. Retrieved from
http://www.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co

WEB-BIOGRAFIA

http://www.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co

1. http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.acti
on?docID=11162026&p00=organizaci
%C3%B3n+de+reuniones+y+eventos.
2. http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.acti
on?docID=10390236&p00=organizaci
%C3%B3n+de+reuniones+y+eventos
3. http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.acti
on?docID=10646190&p00=organizaci
%C3%B3n+de+reuniones+y+eventos
4. http://www.eventosmillonarios.com/download/GlosarioEventos.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

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Nombre Cargo Dependenci Fecha

a

Autor MARA DEL INSTRUCT TITULADA 17-04-2017

(es) CARMEN ORA
RODRIGUEZ
NAVARRO

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar nicamente si realiza ajustes a la gua)

Nombre Cargo Dependen Fec Razn del

cia ha Cambio

Autor
(es)