5.4.

AUDITORIA INTERNA OPERACIONAL

5.4.1. DEFINICION

Auditora Interna Operacional, corresponde al rea dependiente

de la Gerencia General de DLI encargada de definir, desarrollar y
ejecutar todos aquellos procesos formales que permiten revisar,
conocer y validar el estado de los procesos productivos
operacionales, los procedimientos y la informacin vigente.

5.4.2. OBJETIVO

Velar y asegurar la validez de la informacin relacionada con el

inventario y gestin operacional de DLI fsico, sistema y
documental en lo que respecta a cada uno de sus tems como en
cada una de sus reas operacionales.
5.4.3. FUNCIONES

Administrar y controlar los stocks de DLI y velar por la adecuada

realizacin de cada inventario Semestral.

Emitir informes de gestin operacional de DLI

Auditar toda la documentacin de recepcin (facturas), verificando la

correcta relacin fsico, de sistema y documental.

Controlar y autorizar la emisin de Guas de Despacho manuales,

previo VB de jefe de rea solicitante.

Gestionar el cobro de mermas a transportistas

Auditar todos los elementos que se le defina (embalajes, productos

de mayor valor)

Auditar e informar respecto del servicio de distribucin de

mercaderas que realiza DLI, a travs de terceros, en cada sucursal
de la cadena.

Realizar reposicin forzada, lo que implica apoyar y formalizar la

reposicin espordica de productos faltantes en zonas de Picking

Realizar proceso de Sloting

Realizar ajustes

Auditar el ingreso y recepcin de proveedores en forma aleatoria o

dirigida

Auditar embalajes

Desarrollar estadsticas dirigidas al servicio de distribucin DLI en las

sucursales de la cadena, informando a las distintas reas las fallas o
alcances detectados en terreno.
Luego, para cumplir con el objetivo y funciones trazadas para el rea
de Auditora Interna Operacional, se hace la subdivisin funcional que
se muestra en el siguiente esquema:

Auditora Interna
Operacional

Auditora Control de Stock Estadsticas

Operacional
5.4.4. CONCEPTOS

5.4.4.1. AUDITORIA OPERACIONAL

Auditora Operacional, se refiere al control aleatorio o programado

que debe realizar el rea sobre todas las actividades que impliquen
desplazamiento de productos y materiales. Equivale a la inspeccin
rutinaria de cantidades y calidades, en terreno; corrige
inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Auditar el efectivo ingreso de productos (calidad y cantidad) en el

rea de Recepcin. Auditora debe velar por los productos (calidad y
cantidad) una vez que el personal del rea de Recepcin ha dado
por recibida la mercadera; Auditora no debe participar en el rechazo
de productos defectuosos, pues esto debe ser garantizado por las
reas de Recepcin y Control de Calidad.

Controlar y visar el ingreso y salida de materiales y bienes de DLI.

Controlar el despacho efectivo de productos en el rea de Despacho

DLI.

Auditar 10 % de bandejas en Despacho DLI.

Controlar bandejas en sucursales.

Control de Procedimientos.
5.4.4.2. CONTROL DE STOCK

Control de Stock, se refiere a la administracin y control del

inventario DLI, corrige inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Programar y ejecutar Inventario cclico

Coordinar Inventario Semestrall

Creacin de direcciones para nuevos productos

Generar rotacin de productos respecto de las direcciones segn

estacionalidad u otros motivos

Realizar ajustes

Controlar inventario aleatorio (diario)

Auditar las medidas de longitudes y pesos de los productos

inventariados en DLI (aleatoria o programadamente). La medicin
normal la realiza el rea de control de calidad
5.4.4.3. ESTADSTICAS

Estadsticas, corresponde a la administracin de la informacin para

la emisin de informes estadsticos peridicos.

En el recuadro adjunto se citan los informes emitidos por el rea de

Auditora DLI y sus frecuencias.

N Informe Destino Periodicidad

Da Sem Mes Ao

1 Stock por Sectores 123

2 Informes de Recepcin 123
3 Nivel de Ocupacin 123
4 Reposicin 123
5 Estadstica de Preparacin 123
6 Preparacin por Sectores 123
7 Tasa de Servicio DLI 123
8 Nivel de Servicio por Sucursal 123
9 Despacho a Regiones 123
10 Estadstica de Embalajes Preparados DLI 1234
11 Estadstica de Embalajes Despachados Valorizado 356
(Cubicaje)
12 Estadstica de Errores de Picking 1356
13 Valorizacin Errores de Picking 1356
14 Estadstica de Errores Sobrantes 1356
15 Estadstica de Errores Faltantes 1356
16 Rancking de Errores por Persona 1356
17 Informe de Canjes y Mermas Ingresados desde DLI 1356
18 Informe de Embalajes, Unidades y Mts3 por Local 1356
19 Informe de gestin Gerencial para comit 1
20 Informe de Ajustes 1356
21 Cuadratura Check-In y Check-Out SAP 1356
22 Reclamos de Locales 1356

Notacin:
1 = Gerente General 4 = Supervisor de Trfico y Distribucin
2 = Subgerencia de Logstica 5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno
3 = Jefe de Operaciones 6 = Supervisor de Preparacin
 N Informe Destino Periodicidad
Da Sem Mes Ao

23 Auditora de Embalajes 1356

24 Auditora de Locales 1356
25 Auditora de foliado documentos recepcin 1356
26 Auditora de valija recepcin 1356
27 Revisin Productos no Asignados 1356
28 Envo Cobro Transportes 1356
29 Seguimiento a Transportes 1356
30 Informe General de Gestin Anual 1356
31 Informe Embalajes Pendientes por Local (SAP) 1356

Notacin:
1 = Gerente General 4 = Supervisor de Trfico y Distribucin
2 = Subgerencia de Logstica 5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno
3 = Jefe de Operaciones 6 = Supervisor de Preparacin
5.4.5. PROCEDIMIENTOS

5.4.5.1. PLAN DE INVENTARIOS

GENERAL

Orden General del Centro de Distribucin

Planificacin de Actividades por Areas

Responsables por Areas

Designacin de Equipos de Trabajo

Diseo y Puesta en Marcha de Software Control Stock

Planificacin de Tomas Aleatorias de Inventarios

Inventario Selectivo

Control de Diferencias Negativas y Positivas

INVENTARIOS DIARIOS POR PASILLO

De acuerdo a programacin mensual.

AUDITORIA DE RECEPCIN

Este procedimiento se realiza diariamente y considera varios tipos de

auditoria al rea de recepcin

Auditoria a proveedores

Auditoria a la calidad de recepcionista.

AUDITORIA A EMBALAJES DE PREPARACIN

Este procedimiento se realiza diariamente y su objetivo es el de

controlar la calidad de preparacin, actualmente se audita el 9 % del
total de unidades que se preparan diariamente.

CONTROL TRFICO

Este procedimiento se realiza diariamente y considera el control de las

operaciones de trafico.

Control y solucin de embalajes pendientes.

Control de cuadratura de jaulas.

Control aleatorio de bandejas en jaulas de despacho.

Control aleatorio de vehculos de transporte.(Revisin de candados

del vehculo y embalajes aleatorios).

Control de horarios

Control de empresas de transportes

DIFERENCIAS DE STOCK

Este es un procedimiento el que consiste en verificar y controlar todas

aquellas diferencias de stock que se producen en DLI. Es un proceso
diario y analizado por medio de un informe que indica los ajustes que
se realizan, este informe es revisado cada dos hora.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Con respecto a las medidas de seguridad se indican las siguientes.

Rotacin completa de Guardias

Ingreso de personal competente en control y deteccin por cmaras

Plan de rotacin trimestral de guardias

Propuesta de un cargo formal de seguridad interna

Anlisis de contingencias

Responsables

CONTROL POR MEDIO DE DETECTOR DE METALES.

Esta medida se realiza diariamente y considera a todo el personal de

DLI que haga abandono de la instalacin, este control se hace en los
dos puntos de salida. Primero a la salida del interior de la operacin y
luego a la salida del recinto

CONTROL POR MEDIO DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIN.

Cobertura en un 100 % del DLI las 24 horas del da.

 Domos

Zoom

Vdeo 24 horas

Zonas perimetrales

Zonas Baldas

Zonas de trfico

Zonas de Recepcin

Zonas de Controlados

Incorporacin de personal especializado en control de cmaras

PLAN DE CONTINGENCIA

Planificacin en conjunto con reas de informtica Fasa y DLI para

evitar prdidas de informacin por cadas de sistema:

Puesta en Marcha de UPS

Puesta en Marcha de Grupo electrgeno propio

Designacin de responsables por pasillo, sector y reas de control

Determinacin de diferencias en el menor plazo posible para

solucionar

Seleccin del personal adecuado a estas responsabilidades

Coordinacin con Operaciones DLI

5.4.5.2. PROCESOS QUE EVENTUALMENTE PUEDEN AFECTAR EL

INVENTARIO DE DLI

RECEPCIN
 Ingreso por unidad: Durante el ingreso de los artculos puede
existir el riesgo de ubicar los productos en pallet que corresponden a
almacenamiento.

Minimizar el riesgo: Demarcacin en la recepcin de los artculos

que ingresan por los distintos conceptos (layaut)

Estudio de mercado: Aprobacin por ms de una vez la misma

recepcin.

Genera duplicidad de stock.

Minimizar el riesgo: Control de las aprobaciones de estudio de

mercado (planilla de cierre de aprobaciones).

Ingreso de productos:

(a) Mal conteo de los artculos al hacer la recepcin.

(b) Digitacin erronea al realizar la recepcin.

(c)Olvido en la validacin en la factura ( tiquet).

(d) Desorden en el ingreso de los artculos ( fsico).

Minimizar el riesgo. Capacitacin permanente a los recepcionistas.

Control a facturas de recepcin verificando fsico / sistema /

documento.

REPOSICIN

Reposicin de artculos por medio del sistema reposicin

(a) Recoleccin de artculos en almacenamiento.

(b) Traslado de artculos desde sectores de almacenamiento a

picking (va sistema)
 (c)Ajustes

Reposicin de Pallet de los gras horquilla.

(a) Traslado desde la recepcin a almacenamiento.

(b) Traslado de reposicin por sistema.

Reposicin por ajuste.

(a) Reposicin pre-proceso fsico / sistema sistema / fsico.

Minimizar el riego. Revisin del ajuste contra la reposicin fsica.

SLOTTING

(a) Error en el traslado de los productos desde una ubicacin a otra.

(b) Error en la digitacin de los movimientos.

Minimizar el riesgo. Controlar la digitacin en forma diaria, y controla

los movimientos en forma diaria.

SERVICIO A CLIENTES

Solicitud de productos para las distintas filiales.

DEVOLUCIONES

La aprobacin de los procesos debe ser diaria.

PREPARACIN

Error al realizar la preparacin - PTL.

 (a) Envo de productos sobrantes en los embalajes.

(b) Envo de productos faltantes a locales.

Embalajes pendientes.

(a) Embalaje no se encuentra en la jaula al momento de cuadrar.

(b) Desorden en el rea de pulmones de trafico.

Minimizar el riesgo. Auditoria permanente y diaria a los embalajes

de preparacin. Orden permanente en los sectores de preparacin y
trafico.
5.4.5.3. CONTROL DE STOCK

OBJETIVO

Controlar y administrar el inventario en forma eficiente, evitar y

controlar mermas producidas en el centro de distribucin por mal
manejo de los artculos.

TAREAS DIARIAS

Control de mermas de DLI.

Auditoria a los embalajes de preparacin.

Auditoria a diferencias de despacho.

Control reposicin.

Inventario a sectores de preparacin segn programa mensual.

Control de productos crticos.

Inventario de artculos crticos.

Mantenimiento de mximos en sector de preparacin.

Control de diferencias de stock con casa matriz.

Reclamo de locales por diferencias de stock.

Control de embalajes en rea de trafico.

Auditoria a vehculos de trafico.

Mantenimiento de maestro de factores.

5.4.5.4. PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTOS DE PROVEEDORES

OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es controlar la recepcin de los

artculos al DLI.

PROCEDER

Para este efecto se proceder de la siguiente forma:

Todo documento recepcionado debe ser fotocopiado; el original debe

ser enviado a Casa Matriz y la copia debe quedar en DLI, para ser
revisada por el rea de recepcin, validando el rea de Auditoria sus
correspondientes folios.

Es el registro diario del ingreso de productos a travs de Recepcin.

Cualquier diferencia ser notificada al rea de Recepcin y Auditoria

Casa Matriz.

Cualquier anomala presentada ser solucionada en conjunto por

Recepcin y Auditoria DLI
5.4.5.5. CONTROL OPERACIONAL DE RECEPCIN

Se entiende como concepto general de Recepcin a todo aquel

proceso formal que permite el ingreso de cualquier producto definido
por la compaa proveniente desde un proveedor o desde otro origen
establecido. Bajo este esquema el rea de Auditoria, audita y controla
los procesos crticos que en definitiva forman parte del ingreso directo
de productos a DLI. Los cuales se detallan a continuacin.

Recepcin de proveedores.

Recepcin de productos crticos.

Calidad de los recepcionistas.

RECEPCIN DE PROVEEDORES

Una vez ingresado proveedores y recepcionados por el operario del

rea, el auditor en forma aleatoria audita un proveedor en particular en
un 100% en el siguiente orden.

Ingreso del producto (chek-in) contra el fsico (unidades).

Ingreso del producto (chek-in) contra factura.

Estado de los artculos.

Fecha de vencimiento de los artculos.

CALIDAD DE LOS RECEPCIONISTAS

El auditor al terminar la auditoria debe realizar la siguiente labor.

Generar informe de la auditoria (indicando las observaciones que se

encuentran).

Medir la calidad de la recepcin en trminos cuantificables

Unidades solicitadas/unidades recepcionadas.

 Calidad de la palletizacin

El buen uso de este procedimiento es de absoluta responsabilidad del

rea de Auditoria DLI.
5.4.5.6. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PRODUCTOS NUEVOS

Los siguientes puntos son los requisitos fundamentales para que

un producto sea ingresado en forma correcta al Centro de
Distribucin:

Recepcin debe informar al Departamento de Auditora DLI,

Slotting el ingreso de productos nuevos.

Luego de esto Recepcin debe solicitar a Slotting la

clasificacin del producto.

Auditora DLI se encarga de ingresar la clasificacin al MP2,

a los productos solicitados.

Despus de la asignacin de la categora al producto

solicitado, el Slotting debe crear la ubicacin (ual) al producto,
tomando en cuenta su categora.

Finalmente Auditora y Slotting deben verificar la correcta

ubicacin del producto para su despacho.

Para un buen resultado en la operacin de creacin de

categoras se deben seguir al 100% los puntos anteriores, como
procedimiento de ingreso de productos nuevos.
5.4.5.7. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA DE SUCURSALES

OBJETIVO

El Objetivo del presente procedimiento es el de Auditar la

preparacin de pedidos en trminos de calidad y exactitud realizados
por DLI.

Auditar la documentacin que es enviada por DLI a las sucursales.

Auditar la calidad del servicio de transporte en las sucursales.

OBJETIVO DEL CONTROL

Asegurar al local que los envos de mercadera que realiza DLI es

los que ellos han solicitado

Que la documentacin que enva DLI sea la correcta.

Que el servicio del transporte este de acuerdo a lo establecido por

DLI.

Tomar medidas preventivas con respecto a los puntos anteriores

PROCEDIMIENTO

Se establece que DLI enve auditores a revisar los pedidos que son
entregados a las diferentes sucursales de la cadena.
 Responsable Actividad

Operativo de Servicio 1) Generar un informe en el que se indique cuales son las sucursales que
al Cliente Interno tienen mayor cantidad de reclamos y bajo este criterio sern revisados
en un 100 % las unidades, la documentacin, y la calidad del servicio
de transporte.
Operativo de 2) Emitir un informe, una vez terminada la Auditora, en el que se indique
Auditora Interna DLI todas las novedades que se pudieran haber encontrado, a la vez se
entregar una copia del informe al administrador de la Sucursal.
Si existiesen productos faltantes durante la Auditora:
3) Los artculos que estn faltando en el pedido sern ajustados al local
con cargo a DLI.
4) El envo de estos ajustes lo har el rea de auditoria de DLI al
departamento de existencias de Casa Matriz.
Si existiesen productos sobrantes durante la auditora:
5) Ajustar a la Sucursal los artculos que sobran en el pedido.
6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa
Matriz.
5.4.5.8. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PRODUCTOS A DLI

OBJETIVO

Normar y reglar cualquier requerimiento y movimiento de productos de

DLI, hacia las distintas reas de Farmacias Ahumada S.A. con el
propsito de controlar y administrar de una manera ptima los stocks

A continuacin se detalla los pasos a seguir, para la solicitud:

Responsable Actividad

Slo las personas 1) Hacer la Solicitud de Productos a DLI a travs de e-mail, con copia a:
autorizadas Director Tcnico DLI
Jefe de Auditora
Coordinador de Auditora
Operativo de Control 2) Recibir la Solicitud de Productos a DLI
de Calidad DLI 3) Chequear los stocks y preparar las solicitudes
4) Enviar los productos al rea de Canje y Devoluciones DLI.
Si existiesen productos faltantes durante la Auditora:
5) Los artculos que estn faltando en el pedido sern ajustados al local
con cargo a DLI.
Si existiesen productos sobrantes durante la auditora:
6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa
Matriz.
Operativo de Canje y 7) Realizar la salida de los productos a la parte solicitante, mediante gua
Devoluciones computacional
Nota: Solamente se emite una solicitud por da
Operativo de 8) Mantener en su poder una copia de la gua emitida por el rea de
Auditora DLI Canje y Devoluciones como medida de supervisin y control de los
movimientos realizados
Auditora Casa Matriz 9) realizar la correspondiente facturacin al rea solicitante de los
productos
5.4.5.9. PROCEDIMIENTO PARA PALLETIZACION

Es el proceso operativo a travs del cual ciertos productos son

trasladados desde una ubicacin de origen a una de destino, con el
propsito de generar una mayor disponibilidad de espacios en el centro
de distribucin.

Este proceso tiene como objetivo optimizar los espacios del centro de
distribucin en funcin de los requerimientos y necesidades de las
reas de recepcin, reposicin y preparacin.

El proceso operativo de palletizacin se desarrolla a travs de tareas

de compactacin, que le indican al operativo del rea las ubicaciones
(o casillas) desde las cuales debe retirar productos para dejar espacios
libres y luego las ubicaciones en las que debe almacenar esos mismos
productos que retir. Con el retiro de productos desde ciertas
ubicaciones, el sistema, a travs del Operativo, libera espacios fsicos
de aquellas direcciones que presentaban una subutilizacin del mismo

Para cumplir eficientemente con lo anterior, la realizacin de este

proceso es generado informticamente por el sistema y ejecutado por
los trabajadores de DLI. Para esto el sistema requiere
permanentemente la informacin de las medidas de peso y volumen de
cada uno de los productos inventariados en DLI, permitindose con ello
cubicar y hacer los clculos necesarios para generar los movimientos
de productos entre las distintas direcciones.

La compactacin de productos se puede generar por sistema a travs

de los volmenes de los productos y el porcentaje de llenado de los
pallets. Conforme a los puntos anteriores, se generan tareas por
sistema. Tambin se generan compactaciones por medio de procesos
forzados compactaciones forzadas, en donde por medio de ajustes
se cargan y descargan productos y as generar espacios disponibles.

El operativo y generador de tareas de compactacin revisa los

porcentajes de llenado de los pallets de almacenamiento, y en base a
este anlisis direcciona el trabajo a realizar; al Operador de gra le
genera tareas para bajar pallets de almacenamiento que presentan
poco porcentaje de llenado. Luego el operativo toma la tarea y
reagrupa los productos.
5.4.5.10. PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO

CONTROL DE RECEPCIN

Objetivo:

El control a la recepcin tiene como objetivo final el de poder asegurar

que todos los artculos ingresados al DLI se hagan en forma correcta
fsica y sistmicamente.

Tareas de control de recepcin.

Auditoria de artculos protegidos.

Auditoria a proveedores.

Auditoria a operarios de chek-in

ALMACENAMIENTO

Objetivo:

Disponer y habilitar espacio fsico y sistemtico para cualquier

requerimiento del centro de distribucin.

Tareas diarias:

Optimizacin de los espacios (palletizacin)

Orden de los sectores de almacenamiento.

Inventarios de acuerdo a programacin.