CUADERNO DE OBRA: REQUISITO ELEMENTAL DE PROCEDIBILIDAD
: GUA PARA SU BUEN USO
Ing. CIP OSCAR ALEX CHVEZ MELGAREJO*
Categora:[Construccin, Tecnologa de materiales y Gerencia de Proyectos].
Palabras clave: [Cuaderno de Obra]
1. OBJETIVO
El objetivo de la presente ponencia es resaltar y
desarrollar en forma pormenorizada los alcances y las
recetas para el buen uso del CUADERNO DE OBRA,
principal instrumento tcnico y legal con el que se
materializa una obra en nuestro pas y en el cual
debemos cuidar tres benchs principales : MONTO,
PLAZO y CALIDAD.
2. CONTENIDO
Aprestamiento para escribir en el CUADERNO DE
OBRA
Para un buen manejo del Cuaderno de Obra, tanto
residente como supervisor o inspector deben cumplir
con lo siguiente:
Revisar las obligaciones contenidas en su contrato y/o
manual de funciones.
Revisar el Expediente Tcnico completo: Planos,
especificaciones tcnicas, anlisis de costos,
presupuesto, relacin de insumos, cronogramas,
calendarios, programacin PERT-CPM, planes de
trabajo, seguridad y control del impacto ambiental, etc.
Leer el contrato de obra y las Bases integradas.
Visitar el rea de trabajo.
Preparar o reajustar un plan general de trabajo.
Completar una lista de chequeo para la obra. El
replanteo es fundamental.
Asegurar en forma indubitable contar con los recursos
indispensables para ejecutar la obra.
En funcin de los cronogramas alcanzados elaborar la
programacin mensual, semanal y diaria. (Apuntar a
manejar la produccin en forma ptima).
CUADERNO DE OBRA SEGN EL ART. 194 DEL
RLCE
Se abre en la fecha de Entrega de Terreno.
Debe estar firmado en todas sus pginas por el residente
e inspector o supervisor (No visado como sealaba
antes el Reglamento).
El residente y el inspector o supervisor son los nicos
autorizados para hacer anotaciones.
Se lleva en original y tres copias desglosables.
Debe permanecer siempre en caseta de obra bajo
custodia del residente, no pudiendo impedirse el acceso
al mismo.
Si el contratista no permite el acceso al Cuaderno de
Obra al inspector o supervisor, impidindole anotar las
ocurrencias, ser causal de aplicacin de multa del cinco
por mil (5/1000) del monto de la valorizacin por cada
da de dicho impedimento.
Concluida la obra, el original quede en poder de la
Entidad.
COMPLEMENTO AL ART. 194 DEL RLCE
Su uso es obligatorio. El Art. 194 del RLCE no precisa
quien debe proporcionarlo pero segn la costumbre lo
hace el contratista.
Las anotaciones deben numerarse en forma correlativa
y fecharse consecutivamente.
Las anotaciones deben efectuarse claramente.
Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin
y/o redaccin la anotacin deber anularse por quin la
emiti, abriendo de inmediato otra anotacin con el
nmero consecutivo que le corresponda y con la
descripcin correcta.
Se debe convenir en que anotaciones cuyo original y
copias aparezcan tachaduras y enmendaduras sern
nulas.
No deber sobreponerse ni aadir texto alguno a las
anotaciones ni entre reglones, mrgenes o cualquier
otro sitio, de requerirse deber abrirse otra anotacin
haciendo referencia a la de origen.
Una vez firmadas las anotaciones, stas son inviolables,
incluso por quien las emiti.
No se podr efectuar anotaciones a lpiz.
Cancelar los espacios sobrantes de una hoja al
completar el llenado de la misma.
Una vez firmadas las anotaciones, los interesados
podrn retirar diariamente sus respectivas copias.
EL REGLAMENTO NO LO DICE; PERO DEBERA
DECIR: EL CUADERNO DE OBRA DEBE SER
LEGALIZADO ANTES DE SU USO.
EN OBRAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA, EL
CUADERNO DE OBRA SI DEBE LEGALIZARSE. VER
ART. 1-5-RESOLUCIN DE CONTRALORA N 195-
88-CG.
ANOTACIN DE OCURRENCIAS SEGN ART. 195
DEL RLCE
Anotar hechos relevantes.
Al pie de cada anotacin debe firmar quien la efectu.
Las solicitudes que se realicen como consecuencia de
las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra, se
harn directamente a la Entidad por el contratista o su
representante legal, por medio de comunicacin escrita.
Se cierra el Cuaderno de Obra, por el inspector o
supervisor cuando la obra haya sido recibida
definitivamente por la Entidad.
ADICIN DEL EXPOSITOR AL ART. 195 DEL RLCE
Las anotaciones pueden contener eventualmente
aclaraciones mediante esquemas, dibujos, grficos o
tablas.
Cuando se requiera, se podr validar oficios, cartas,
certificados, protocolos, etc., refirindose al contenido
de los mismos.
Las indicaciones de obra deben anotarse
cronolgicamente en el momento mismo en que
suceden, para evitar distorsiones que agravien o
favorezcan a una de las partes.
Si el evento lo amerita, incluso debe consignarse la hora.
Todas las anotaciones deben quedar resueltas o
especificarse donde corresponda que su solucin ser
posterior, debiendo en este ltimo caso, relacionar la
anotacin de respuesta con la que le dio origen.
Todas las instrucciones transmitidas mediante
anotaciones en el Cuaderno de Obra al residente se
considerarn transmitidas al contratista.
Si el Cuaderno de Obra, se extrava o se destruye:
denuncia.
Si el contratista no repone Cuaderno de Obra: Carta
notarial del supervisor o inspector.
CONSULTAS SOBRE OCURRENCIAS EN LAS
OBRAS SEGN ART. 196 DEL RLCE
Se formulan en el Cuaderno de Obra y se dirigen al
inspector o supervisor.
Consultas que en opinin del inspector o supervisor: No
requieren opinin del proyectista:
Sern absueltas por el inspector o supervisor: 05 das
naturales.
No absueltas: Contratista consulta a Entidad en 02 das
naturales.
Sern absueltas por Entidad: 05 das naturales.
Consultas que en opinin del inspector o supervisor:
Requieren opinin del proyectista:
El inspector o supervisor eleva a Entidad: 04 das
naturales.
Sern absueltas por Entidad en coordinacin con
proyectista: 15 das naturales.
El proyectista no responde, Entidad mediante inspector
o supervisor da instrucciones, sin perjuicio de acciones
que se adopten contra proyectista.
Vencidos los plazos, si proyectista y Entidad no
absuelven consulta, el contratista tiene derecho a
ampliacin de plazo. Deber demostrar que demora
afecta la ruta crtica.
3. ESTRUCTURA DE LAS ANOTACIONES
Nmero de la anotacin (la cual es correlativa para
ambos profesionales).
Fecha de la anotacin (da, mes, ao).
Identificacin de quien formula la anotacin (residente,
inspector o supervisor).
Texto u ocurrencia.
En una misma anotacin pueden concurrir uno o ms
eventos de orden contractual, tcnico y/o econmico-
financiero.
4. COMO DIRIGIR LAS ANOTACIONES
EL RESIDENTE:
Solicita, informa, comunica, consigna, consulta,
presenta, describe, pide autorizacin, avisa
cumplimiento, opina, propone, demanda, responde,
expresa disconformidad.
EL SUPERVISOR O INSPECTOR:
Ordena, dispone, coordina, corrige, observa, analiza,
acota, explica, aclara, advierte, avisa, aconseja, sugiere,
propone, opina, aprueba, recomienda, traslada, notifica.
RECOMENDACIN PRINCIPAL:
Las anotaciones deben referirse siempre a planos,
especificaciones y dems partes especficas del
expediente de contratacin.
5. ANOTACIONES PRINCIPALES
Con un fin estrictamente didctico agruparemos las
anotaciones en 03 grandes grupos:
Anotaciones de orden contractual y/o administrativo.
II. Anotaciones de orden tcnico.
Anotaciones de orden econmico- administrativo.
5.1 ANOTACIONES DE ORDEN
CONTRACTUAL Y/O ADMINISTRATIVO
ANOTACIN : ACTA DE ENTREGA DE
TERRENO
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DEL EVENTO
RESPONSABLE: RESIDENTE
Entidad debe comunicar por escrito el da y hora
de este evento.
Evitar efectuar este acto con representante legal
no tcnico del contratista.
Cerciorarse que el residente ha sido presentado
por escrito a la Entidad (Art. 183-RLCE).
Residente debe verificar disponibilidad del
terreno en todos los frentes y anotar sus
observaciones si hubiera lugar.
Se transcribe el Acta.
Este evento es procedente tambin en obras por
Administracin Directa.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : APERTURA DEL CUADERNO
DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE ENTREGA
DE TERRENO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Si no se cumple las formalidades, las
anotaciones efectuadas no surtirn efecto legal
para las partes. Ver art.194 del RLCE.
En obras por Administracin Directa, anotar
quien o que documentos autorizan la ejecucin
de la obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : FECHAS DE SUSCRIPCIN
DEL CONTRATO; ENTREGA EXP. TCNICO
COMPLETO; DESIGNACIN SUPERVISOR
OPORTUNIDAD: ANOTACIN INICIAL
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Es importante para determinar secuencia y
cumplimiento de eventos.
No dejar resquicio de duda respecto a
cumplimiento del art. 184 del RLCE.
Verificar que el Expediente Tcnico completo
este suscrito en todas sus partes por el
proyectista y el representante legal del
contratista.
Anotar documento(s) CON QUE SE APROB
Expediente Tcnico.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa.
ANOTACIN : GARANTAS Y SEGUROS
PRESENTADOS
OPORTUNIDAD: ANOTACIN INICIAL Y
CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Para cada garanta anotar concepto, monto,
entidad y N de valor, caractersticas, fecha de
emisin, fecha de vencimiento. Anotacin
extensiva a plizas de seguro.
Ver artculos 155, 156, 158, 159, 160, 161, Cuidar anotar resumen substancial de CAO,
162, 184 5), 171, 172, 186, 187, 188 del expresado en montos y/o porcentajes.
RLCE, bases y contrato.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : INICIO DE PLAZO
CONTRACTUAL Y TRMINO DEL MISMO *
OPORTUNIDAD: ANOTACIN INICIAL
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Lo establece el supervisor o inspector en funcin
a lo estipulado por el art. 184 del RLCE.
Si el evento que gobierna el plazo es la entrega
del Adelanto Directo, se anotar este suceso en
su momento.
En esta fecha ordenar la presentacin de
cronogramas, calendarios y programacin
concordantes con fecha de inicio y plazo.
En Administracin Directa esta anotacin es una
obligacin contenida en Art. 1-5-Resolucin de
Contralora N 195-88-CG/Normas que Regulan
las Obras por Administracin Directa.
Asegurase que se ha empleado tcnicas de
programacin PERT-CPM o MS Project para
efectos de fijar el plazo.
*En Administracin Directa se denomina: FECHA
DE INICIO Y TRMINO DE LOS TRABAJOS.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : PRESENTACIN DE
CRONOGRAMAS, CALENDARIOS Y
PROGRAMACIN PERT-CPM
OPORTUNIDAD: AL DA SIGUIENTE DE
FIJADO EL INICIO DE PLAZO
RESPONSABLE: RESIDENTE
Deben ser coincidentes con el inicio de plazo de
ejecucin contractual definido por el supervisor o
inspector.
Interpretar los artculos 183 y184 del RLCE. En
condiciones normales la ausencia de estos
requisitos puede ser causal de nulidad de
contrato. Supervisor debe regularizarlo a edad
temprana.
En Administracin Directa anotar parte
fundamental del calendario valorizado de avance
de acuerdo a plazo de ejecucin establecido y
concordante con el Cronograma de
Desembolsos normales elaborado por la
institucin.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN: CONTROL DE CRONOGRAMAS
DE EJECUCIN Y ADQUISICIN DE
MATERIALES. CONTROL DE
PROGRAMACIN PERT-CPM
OPORTUNIDAD: POR LO MENOS AL FINAL DE
CADA PERODO DE VALORIZACIN*
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Chequear siempre el CAO y CAM vigentes.
La Contralora dice que el plazo de ejecucin
contractual se vigila en base a los diagramas
PERT-CPM.
En Administracin Directa anotar la parte
principal del Cuadro de Adquisicin de Materiales
o Insumos, subrayando las prioridades.
Hacer constar acciones de seguimiento a los
procesos y/o contratos de suministros e insumos.
Siempre actuar con sentido de previsin. Por
ejemplo, si existiera alguna situacin de escasez
o desabastecimiento sostenido de materiales
hacerlo constar.
*En Administracin Directa preferentemente
quincenal.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : CONTROL DIARIO DE
PERSONAL, INGRESO Y SALIDA DE
MATERIALES, HORAS DE TRABAJO DE
MAQUINARIA Y EQUIPO
OPORTUNIDAD: DIARIO
RESPONSABLE: RESIDENTE
Anotar los jornales diarios y en que trabajo el
personal obrero. Tambin la cantidad de
materiales utilizados diariamente.
Por cada unidad colocar el consolidado de horas-
mquina, siendo indispensable el parte diario.
Es una anotacin obligatoria segn Resolucin
de Contralora N 195-88-CG.
Tipo de Obra: Administracin Directa
ANOTACIN : AUTORIZACIONES,
PERMISOS, SERVIDUMBRES
OPORTUNIDAD: CUANDO SEA PERTINENTE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Estos eventos deben procurarse antes del inicio
de obra. Ver Bases y contrato.
Si existieran interferencias y/o limitaciones en
uso u explotacin de canteras, anotar su
ocurrencia.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : ATRASOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En caso de retraso injustificado, cuando el monto
de la valorizacin acumulada a una fecha
determinada sea menor al 80% del monto de la
valorizacin acumulada programada, el
supervisor ordenar calendario acelerado dentro
de los 7 das siguientes.
Falta de presentacin de este cronograma
puede ser causal de intervencin econmica o
resolucin de contrato.
Si se incumple el calendario acelerado
presentado (valorizacin acumulada ejecutada
menor al 80% del monto de valorizacin
acumulada programada), el supervisor anotar el
evento en el Cuaderno de Obra y la Entidad
decidir intervencin econmica o resolucin de
contrato, no siendo necesario apercibimiento
alguno al contratista. Ver Art. 205 del RLCE.
En Administracin Directa, describir con sustento
tcnico la causal del atraso.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN: ATRASOS Y PARALIZACIONES
ORDENADAS POR ENTIDAD
CONTRATANTE. IMPREVISTOS Y HECHOS
FORTUITOS O DE FUERZA MAYOR
OPORTUNIDAD: AL MOMENTO QUE ESTOS
OCURRAN
RESPONSABLE: EN PRIMERA OPCIN
RESIDENTE
Analizar y si corresponde sealar que evento
afecta ruta crtica. En caso de lluvias anotar los
registros de estacin pluviomtrica ms cercana.
Procurar que supervisor o inspector confirmen
eventos que afectan la ruta crtica.
Fechas de paralizacin y reinicio de obra deben
quedar plenamente establecidas en Cuaderno
de Obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : PETICIONES DE AMPLIACIN
DE PLAZO
OPORTUNIDAD: CUANDO SE REQUIERA
RESPONSABLE: RESIDENTE/INSPECTOR*
Seguir los artculos 200 y 201 del RLCE,
cuando la causal modifique el CAO.
Solicitud debe hacerse antes del vencimiento del
plazo de ejecucin vigente.
Obliga a uso intensivo del Cuaderno de Obra. El
contratista debe anotar desde inicio y durante la
ocurrencia de causal, las circunstancias que a su
criterio ameritan ampliacin de plazo. La demora
debe afectar la ruta crtica y el plazo resultar
necesario para culminar la obra.
En Administracin Directa la ampliacin de plazo
por no transferencia de fondos, es imputable a la
Entidad, no al residente.
*En Administracin Directa.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : OPININ SOBRE PETICIN
DE AMPLIACIN DE PLAZO
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Dentro de los 7 das siguientes, emitir informe
expresando opinin. Ver Art. 201 del RLCE.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : RESOLUCIN SOBRE
AMPLIACIN DE PLAZO
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE EMISIN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La Entidad tiene un plazo mximo de 14 das
contados desde el da siguiente de recepcionado
el informe de supervisin y notifica su decisin al
contratista.
De no emitir pronunciamiento alguno dentro del
plazo sealado, se considerar ampliado el
plazo.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : PRESENTACIN DE CAO
ACTUALIZADO Y PROGRAMACIN PERT-
CPM
OPORTUNIDAD: AL DA SIGUIENTE DE
APROBADA AMPLIACIN
RESPONSABLE: RESIDENTE
El plazo de presentacin no exceder de 10 das
contados a partir del da siguiente de la fecha de
notificacin al contratista de la resolucin que
aprueba ampliacin de plazo.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : REVISIN Y TRMITE DE
CALENDARIO ACTUALIZADO
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
De ser pertinente, el supervisor o inspector
efecta los reajustes concordados con el
residente, en un plazo mximo de 7 das
contados a partir de la recepcin del nuevo
calendario presentado por el contratista.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : FECHA DE APROBACIN DE
NUEVO CALENDARIO POR LA ENTIDAD Y
NUEVA FECHA DE TRMINO
CONTRACTUAL*
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La Entidad dispone de 7 das para pronunciarse
sobre el nuevo calendario. De no pronunciarse la
Entidad en el plazo sealado se tendr por
aprobado el calendario elevado por el supervisor
o inspector.
En armona con la resolucin respectiva es
indispensable precisar a partir de cundo rige la
nueva fecha de trmino contractual.
*En Administracin Directa se dice: Nueva fecha
de trmino de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : INCUMPLIMIENTO DE
CONTRATO Y PENALIDADES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Siempre vigilar las obligaciones contractuales y
el Expediente Tcnico suscrito.
Revisar el Ttulo III-Ejecucin Contractual -
Captulo III-Incumplimiento de Contrato del
RLCE.
Anotar incremento de costos por efecto de multa,
mayores costos de supervisin y otras
penalidades.
En general, dejar constancia de todo
acontecimiento no regular en obra.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : FECHA DE CULMINACIN
REAL DE OBRA
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Este evento lo vigila y determina el supervisor o
el inspector de obra y lo anota.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : SOLICITUD DE RECEPCIN
DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE
CULMINACIN
RESPONSABLE: RESIDENTE
Ver Art. 210 del RLCE. Antes verificar el pleno
cumplimiento de sus obligaciones contractuales
y el levantamiento de todas las observaciones
que pudiera haber realizado el supervisor o
inspector.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : OBSERVACIONES O PASE A
RECEPCIN DE OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DE
VERIFICACIN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Supervisor o inspector, en un plazo no mayor de
5 das posteriores a la anotacin sealada,
informa a la Entidad, ratificando o no lo
comunicado por el residente.
Esta es la ltima oportunidad en que supervisor
o residente pueden formular observaciones.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : OBSERVACIONES
OCURRIDAS DURANTE EL ACTO DE
RECEPCIN
OPORTUNIDAD: EL DA DEL EVENTO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En esta anotacin indicarse el plazo otorgado
para la subsanacin, definindose la nueva fecha
para la recepcin de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : LEVANTAMIENTO DE
OBSERVACIONES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
El contratista comunica este cumplimiento por
Cuaderno de Obra, solicitando nuevamente
recepcin de obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : VERIFICACIN DE
LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
La subsanacin de observaciones verifica el
supervisor o inspector e informa a la Entidad, en
el plazo de 3 das siguientes a la anotacin
respectiva.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : ACTA DE RECEPCIN
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Se da cuenta del evento. Si antes hubo
observaciones se dejar testimonio de la
subsanacin.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : MATERIALES SOBRANTES
OPORTUNIDAD: PREFERENTEMENTE AL
MOMENTO DE RECEPCIN
RESPONSABLE: RESIDENTE
Se recomienda elaborar un acta con listado
especfico y luego llevarlo a Cuaderno de Obra.
Tipo de Obra: Administracin Directa
 ANOTACIN : CIERRE DEL CUADERNO DE
OBRA
OPORTUNIDAD: EN LA FECHA DEL EVENTO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Segn el Art. 195 del RLCE el Cuaderno de
Obra lo cierra el supervisor o inspector cuando la
obra ha sido recibida definitivamente por la
Entidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
5.2 ANOTACIONES DE ORDEN TCNICO
ANOTACIN : SOLICITUD DE APROBACIN
DE TRAZO Y REPLANTEO
OPORTUNIDAD: CUANDO SE TIENE LISTA LA
PARTIDA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Referirse al evento anotando detalles, como la
ubicacin de BMs, cotas y niveles, vrtices,
poligonal del terreno, etc.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : APROBACIN DE TRAZO Y
REPLANTEO
OPORTUNIDAD: CUANDO LO SOLICITA EL
CONTRATISTA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
El trazo y replanteo, debe expresarse
fundamentalmente en los planos
correspondientes.
En muchos casos esta aprobacin no ser nica
y definitiva. Mucho depender del tipo y
envergadura de la obra.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : RECURSOS DE EJECUCIN
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Anotar cuando corresponda mano de obra,
ingreso de materiales, ingreso de maquinaria y
equipo concurrentes en la obra.
Esto ayuda como argumento para un eventual
reclamo a la Entidad por plazo, etc.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : IMPLEMENTACIN DE
PROGRAMA AMBIENTAL, SEGURIDAD Y
SALUD
OPORTUNIDAD: EN INICIO DE OBRA
RESPONSABLE: RESIDENTE
Es una obligacin del contratista y una
responsabilidad del residente materializar estas
medidas sin esperar orden de control.
Hacer constar implementacin de uso obligatorio
de EPPs.
Identificar riesgos crticos en obra y anotarlos.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : CONSULTAS SOBRE
PROYECTO, MODIFICACIONES, VARIANTES
Y PROCEDIMIENTO CONSTRUCTIVO
OPORTUNIDAD: PERMANENTE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Antes de pasar de una etapa a otra en el
procedimiento constructivo solicitar conformidad
del supervisor o inspector.
Excepcionalmente y slo en caso de ser
necesaria una accin para superar algn evento
extraordinario, imprevisible e irresistible derivado
de caso fortuito o de fuerza mayor y, siempre que
no sea posible obtener la autorizacin del
supervisor o inspector, el residente podr
adoptar las medidas indispensables, dando
cuenta por escrito a la Entidad, y anotndolas en
el Cuaderno de Obra. Ver Arts. 195, 196, 200,
201 y 205 del RLCE.
No hay consultas va carta. En todo caso se
transcribe la carta y vale desde el da en que se
hizo la anotacin.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : RESPUESTA A CONSULTAS,
MODIFICACIONES, VARIANTES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRAN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Supervisor o inspector deben absolver y/o
gestionar consultas dentro de los plazos
establecidos. No descuidar los Arts. 195, 196,
200, 201 y 205 del RLCE.
Si supervisor no responde consulta no esencial,
la Entidad debe accionar.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : ORDEN PARA EFECTUAR
CONTROLES DE CALIDAD
OPORTUNIDAD: SEGN SECUENCIA DE
PROCEDIMIENTO CONSTRUCTIVO
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Las rdenes deben efectuarse con la debida
anticipacin.
Ver y anotar en que parte del Expediente Tcnico
se ha previsto los ensayos y pruebas de control
de calidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : CUMPLIMIENTO DE
CONTROLES DE CALIDAD
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: RESIDENTE
Recordar que un buen residente no espera la
orden del supervisor para efectuar los controles
de calidad. Los comunica y los coordina con
anticipacin.
Se anota con detalle la ocurrencia de los
controles de calidad y los documentos que lo
sustentan.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : IRREGULARIDADES
 OPORTUNIDAD: CUANDO SE PRODUCEN
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Se entender como irregularidad la que se
presenta por un mal procedimiento constructivo,
alteracin o cambios del orden establecido en el
procedimiento, incumplimiento de la normativa,
equipos inadecuados para la ejecucin de las
partidas, el no dar seguimiento a cada una de las
etapas en forma ordenada tal como manda el
proyecto, problemas de acabados, etc.
Cuando estas irregularidades se corrigen debe
anotarse su ocurrencia en Cuaderno de Obra y si
no se corrigen avisar por escrito a la Entidad.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : MATERIALES RECHAZADOS
Y RETIRO DE SUB CONTRATISTAS O
TRABAJADORES
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Consignar materiales que hayan sido
rechazados por mala calidad o incumplimiento de
Especificaciones Tcnicas.
El retiro de sub contratistas o trabajadores puede
darse por incapacidad o incorrecciones de los
mismos.
El Art. 193 del RLCE respalda esta facultad.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : MEDIDAS DE EMERGENCIA
OPORTUNIDAD: EN SU OPORTUNIDAD
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Es potestativo de la supervisin o inspeccin. El
Art. 193 del RLCE respalda esta facultad.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
5.3 ANOTACIONES DE ORDEN ECONMICO-
FINANCIERO
ANOTACIN : SOLICITUD DE ADELANTOS
OPORTUNIDAD: SEGN LO INDICADO POR
LAS BASES
RESPONSABLE: RESIDENTE
Segn lo que estipulan las Bases, quien lo
solicita debe ser el representante legal. Carta
Fianza reconocida por SBS. El adelanto debe
solicitarse con sustento tcnico.
Ver Arts. 162, 186 y 188 del RLCE.
El residente da cuenta de su ocurrencia en
Cuaderno de Obra.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : REVISIN Y TRMITE DE
ADELANTOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRA
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Comprobar los plazos establecidos en las Bases
para solicitar y entregar adelantos.
Verificar quien solicita el adelanto,
caractersticas de la carta fianza y sustento del
adelanto solicitado.
Recordar que no procede tramitar adelantos de
materiales cuando solicitud sea realizada con
posterioridad a las fechas sealadas en el
Calendario de Adquisicin de Materiales.
En Cuaderno de Obra se deja constancia de la
revisin y trmite respectivo.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : FECHA DE PAGO DE
ADELANTOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Manda lo establecido en las Bases y el contrato.
Anotacin debe corresponder a la fecha en que
Entidad emite cheque y simultneamente avisa
al contratista.
Avisar a la Entidad cualquier posible demora.
Tipo de Obra: Contrata
ANOTACIN : ENTREGA DE
DESEMBOLSOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: INSPECTOR
Es una cuestin indispensable dar cuenta de
este suceso para deslindar responsabilidad.
Tipo de Obra: Administracin Directa
ANOTACIN : METRADO PARA
ELABORACIN DE VALORIZACIONES
OPORTUNIDAD: LTIMO DA DE CADA MES
RESPONSABLE: RESIDENTE
La planilla debe consignar los metrados segn
partida especfica y respetando el orden del
presupuesto (s).
Alternativa: Puede solicitarse y hacer constar en
Cuaderno de Obra la validacin de planilla digital.
Recordar que el plazo mximo para la
aprobacin de valorizaciones y su remisin a la
Entidad para perodos mensuales es de 05 das,
contados a partir del primer da hbil del mes
siguiente de la valorizacin respectiva. Rige el
Art. 197 del RLCE.
En Administracin Directa, se recomienda
anotar junto al metrado del mes los metrados
acumulados y el saldo por ejecutar.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
ANOTACIN : DISCREPANCIAS RESPECTO
DE VALORIZACIONES O METRADOS
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
RESPONSABLE: CUALQUIERA DE LAS
PARTES
Rige el Art. 199 del RLCE y se resolvern en la
liquidacin del contrato.
Tipo de Obra: Contrata
 RESPONSABLE: SUPERVISOR O
ANOTACIN : NO PAGO DE ADELANTOS Y INSPECTOR
VALORIZACIONES Comunicar a la Entidad sobre la necesidad de
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE elaborar el Expediente Tcnico de la prestacin
RESPONSABLE: RESIDENTE adicional de obra.
En atencin a los plazos, se hace la anotacin No olvidar tipificar la causal de adicional de obra:
correspondiente para los fines consiguientes. Actos administrativos para subsanar
Sobre no pagos: Contratista debe ir a Deficiencias de Expediente Tcnico
conciliacin o arbitraje. Ver Art. 212-3er Prrafo Hechos imprevisibles y hechos fortuitos o de
del RLCE. fuerza mayor
Tipo de Obra: Contrata Cuidar parte tcnica, legal y presupuestaria.
Es necesaria la opinin del proyectista.
ANOTACIN : AVISO DE RENOVACIN,
VENCIMIENTO Y/O LIBERACIN DE CARTA *Segn la CG en Administracin Directa los
FIANZA Y SEGUROS adicionales, mayores metrados y deductivos se
OPORTUNIDAD: -ANTES DE denominan MODIFICACIONES AL
-LIBERACIN CUANDO PRESUPUESTO.
SOLICITA CONTRATISTA Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
Ver Bases y contrato. La garanta de Fiel ANOTACIN : HACER CONSTAR
Cumplimiento tiene que estar vigente hasta la RESOLUCIN QUE AUTORIZA EJECUCIN
aprobacin de la liquidacin. DE ADICIONAL, MAYORES METRADOS Y
La garanta de adelanto de Materiales debe estar DEDUCTIVOS
vigente hasta la utilizacin de los materiales a MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO*
satisfaccin de la Entidad. OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
La garanta de Adelanto Directo vigente hasta su RESPONSABLE: SUPERVISOR O
amortizacin total INSPECTOR
Tipo de Obra: Contrata ADICIONAL o = 15% MONTO DEL
CONTRATO ENTIDAD AUTORIZA
ANOTACIN : FECHA DE OCURRENCIA Y/O ADICIONAL > 15% MONTO DEL
INICIO DE TRMITE PARA ADICIONALES, CONTRATOCONTRALORA AUTORIZA
MAYORES METRADOS Y DEDUCTIVOS No ejecutar obra adicional mientras no se tenga
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO* autorizacin.
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE La demora de Entidad en emitir resolucin que
RESPONSABLE: RESIDENTE Y SUPERVISOR autoriza obras adicionales da lugar a ampliacin
O INSPECTOR de plazo.
Si adicional conlleva modificacin del CAO, pedir Cuando se aprueba adicional el contratista est
ampliacin de plazo. obligado a ampliar monto de garanta de Fiel
Los deductivos mayormente los determina el Cumplimiento.
supervisor o inspector. Ver plazos en Art. 207 y
208 del RLCE. *Segn la CG en Administracin Directa los
Anotar la necesidad de trabajos adicionales y si adicionales, mayores metrados y deductivos se
estos son indispensables para cumplir con la denominan MODIFICACIONES AL
finalidad del contrato. PRESUPUESTO.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
*Segn la CG en Administracin Directa los
adicionales, mayores metrados y deductivos se ANOTACIN : METRADOS FINALES DE
denominan MODIFICACIONES AL OBRA
PRESUPUESTO. OPORTUNIDAD: AL TRMINO DEL PLAZO DE
Si modificacin al presupuesto conlleva EJECUCIN VIGENTE
modificacin de CAO pedir ampliacin de plazo. RESPONSABLE: SUPERVISOR O INSPECTOR
En Administracin Directa no hay topes para Listar y/o anexar la planilla resumen de metrados
modificacin al presupuesto. correspondiente.
Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa En Administracin Directa se recomienda anotar
o anexar tambin la Valorizacin Desagregada
ANOTACIN : FECHA EN QUE Acumulada Final.
SUPERVISOR EMITE OPININ Y DA TRMITE Tipo de Obra: Contrata y Administracin Directa
A ADICIONALES, MAYORES METRADOS Y
DEDUCTIVOS 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO*
OPORTUNIDAD: CUANDO OCURRE
-Con la presentacin y comentario de eventos y/o Chimbote. ing.oachm@gmail.co
anotaciones antes expuestos queda corroborado que el
Cuaderno de Obra es el medio de comunicacin
esencial e imprescindible entre las partes que suscriben
un contrato de obra y lo ejecutan.
-Un Cuaderno de Obra que contenga toda la informacin
descrita en el tem precedente, adems de cumplir con
las formalidades legales, evitar discusiones y conflictos
que precisamente tiene su origen en diferentes
situaciones e interpretaciones de hechos no
documentados.
-Las anotaciones en Cuaderno de Obra deben estar bien
fundamentadas. Como prescribe el artculo 195 del
RLCE solo deben anotarse hechos relevantes. Un
nutrido listado de hechos relevantes los acabamos de
presentar en esta ponencia.
-Tanto o ms importante que anotar en Cuaderno de
Obra las peticiones de plazo y variaciones en costos,
est el asentar la CALIDAD DE LA OBRA, dando cuenta
pormenorizada de los ensayos y pruebas respectivas.
-El Cuaderno de Obra es un documento de llenado
continuo y al mismo tiempo que la ejecucin de los
trabajos. En trminos sencillos es la crnica de la obra
que permite ver si el contratista est cumpliendo con las
estipulaciones de plazo, tiempo y calidad. A su vez, le
permite a la Entidad comprobar si el inspector o
supervisor est cumpliendo con su funcin de control.
-El Cuaderno de Obra es el instrumento mediante el cual
tanto el residente como el supervisor o inspector
justifican su actuacin en la tarea de conjunto que
demanda una obra de ingeniera. Vale recalcar, es el
nico documento legal con el cual los profesionales
involucrados deslindamos responsabilidades.

NOTA
Al momento de presentarse la ponencia an no se ha
aprobado el reglamento de la Ley N 30225, por eso
solo hacemos alusin al reglamento vigente.

7. BIBLIOGRAFA
-Ley de Contrataciones del Estado 2008-DL N 1017.
-Ley N 29873 que Modifica DL N 1017.
-Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado DS
N 184-2008-EF.
-DS N 138-2012-EF que Modifica el DS N 184-2008-
EF.
-Proyecto de Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobada por Ley N 30225.
-Resolucin de Contralora N 195-88-CG/Normas que
regulan la ejecucin de Obras por Administracin
Directa.
-Interventora de Proyectos y Obras. Julio Csar
Snchez Henao. Universidad Nacional de Colombia.
Medelln, 2010.
-La Supervisin de Obra. Rmel G. Sols Carcao.
Mxico, 2004.
-113 Cuadernos de Obra manejados por el autor de la
ponencia.

*Ingeniero de A Pie de Obra

Consultor de Obras Pblicas