COMO DEBO MEJORAR CONTNUAMENTE EN MI TRABAJO

Por qu mejorar procesos?

Debemos mejorar constantemente porque el mundo cambia a diario. Estamos

convirtindonos en una comunidad global ms inteligente y competitiva. Si usted
no mejora la calidad de los productos o servicios y la productividad, quizs un da
descubra que sus oportunidades se han reducido y que el resto del mundo lo deja
a un lado.

El nico medio para mantenerse exitoso es el mejorar continuamente su manera

de realizar las cosas y superando sus metas y logros. Va ms all de la
competencia externa. Necesita competir consigo mismo, siempre esforzndose
por hacerlo mejor y alcanzar la mxima excelencia.

EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE PROCESOS habilita a su empresa para

mejorar por propia motivacin, en lugar de hacerlo reaccionando a un estmulo
externo que lo obligue repentinamente. Sea proactivo. No se deje engaar por la
idea de que slo por el hecho de que el proceso ha funcionado bien en el pasado,
no es necesario mejorarlo. La mejora continua de los procesos impacta en la
reduccin continua de los costos del proceso.

Cmo mejorar procesos?

La culpa de mi improductividad no la tengo yo. Son los dems que no me dejan

ser productivo en la oficina. Muchas veces hemos dicho esto. Mi Productividad
Personal no siempre depende de m pero SIEMPRE empieza por m. Lo que
esto quiere decir es que hay multitud de gestos y hbitos para mejorar que yo solo
puedo poner en marcha. Nadie me lo impedir.

Para la mejora continua podemos seguir tres pasos muy sencillos para ver
resultados estos pasos son:

1. Ten un plan antes de empezar el da

Uno de los gestos ms sencillos, bsicos y poderosos que cualquier persona

puede poner en marcha, es planificar el da de trabajo empezando el da antes.

El primer paso de este tu nuevo Plan de Trabajo Personal consiste en preparar el

trabajo de maana empezando hoy. Destina los ltimos 10-15-20 minutos de esta
jornada a planificar cmo ser tu trabajo de maana. Y el cmo ser debes
concretarlo con estos tres puntos:

Identifica las 2-3 grandes tareas de tu da. Las tareas Clave. Pon una al comienzo
del da y el resto por la maana (o en tus horas de mxima productividad).

Identifica el resto de tareas importantes pero complementarias y menores.

Distribyelas por tu da en funcin de la energa y tiempo que exijan, y del resto de
compromisos que tengas (reuniones, salidas)

Identifica y agrupa las tareas manuales y mecnicas. Progrmalas para hacerlas

en los momentos de baja energa o ms cansancio (habitualmente al final de la
maana y de la tarde).

Pon tu plan por escrito y djalo sobre tu mesa. Junto al teclado. Para que nada
ms llegar lo veas y te pongas con la primera tarea a tope.

2. Haz slo una cosa a la vez

Vivimos en la era de las distracciones, de la multitarea, de los inputs

simultaneos, de la atencin dividida. De forma inmisericorde sometemos a
nuestra mente a realizar saltos bruscos, a un baile constante entre tareas, a un
intercambio frentico de actividades que no tienen nada que ver entre s. As es
imposible no cometer errores y terminar el trabajo a tiempo.

As que el segundo paso consiste en practicar de forma activa, convencida y

deliberada. Esto es, centrarte nica y exclusivamente en una sola tarea, la
prxima. Empezarla, hacerla y terminarla centrado y volcado slo en esa tarea.
Eso exige, a la vez, borrar de tu mente todo lo dems.

Este segundo paso, uno de los menos llamativos en apariencia pero prodigioso en
cuanto a resultados, te obliga a dos cosas:

Olvdate del resto de cosas que tienes por delante. En ese momento SLO existe
esa tarea. Una-a-la-vez.

Cierra (aparta, apaga, silencia) todas las aplicaciones, herramientas,

notificadores, y cualquier cosa que tengas delante o alrededor y que no necesites
para hacer y terminar la prxima tarea.

3. Planifica tus distracciones digitales

Si a la mayora de nosotros nos dicen: Ojo, no entres en tal red social o tal blog,
no vaya a ser que te distraigas. No olvides que hay trabajo por delante, cmo
actuaramos? La realidad es que la prcticamente perdemos mucho tiempo-y-
atencin con redes sociales, blogs y aplicaciones, mensajera instantnea y un
largusimo etctera de cosas que tienen lugar en nuestro monitor. Lo ideal es forjar
un sano autocontrol y una positiva disciplina personal

Si sabes que, quieras o no, vas a entrar en Twitter, Facebook o el blog de la

esquina, acptalo como una tarea ms que vas a hacer. Ponla en tu plan del da
y destina momentos fijos en la jornada para hacer todo eso. Por ejemplo: A partir
de hoy establezco oficialmente 3 momentos de actividad online. A media maana,
antes de comer y a media tarde.

Despejas tu tiempo de trabajo de distracciones. Evitars el tpico entro un minuto

a ver. Te costar mucho menos avanzar por tu plan de tareas y, a la vez, centrarte
en hacer una sola tarea a la vez.

Naturalmente tu Productividad diaria depende de muchos otros detalles que no

menciono aqu. Pero si te interesa empezar a mejorar, practicar este plan diario te
pondr en el buen rumbo.

Existe otro mtodo en particular muy prctico para el mejoramiento continuo

EL MODELO SAMME:

S Seleccionar el proceso a mejorar.

A Analizar el proceso tal como est, establezca las medidas necesarias.

M Medir los resultados del proceso desde el punto de vista de velocidad, tiempo,
costo, calidad, recursos y valor que genera al usuario.

M Mejorar y fijar las metas de mejoramiento del proceso.

E Evaluar el impacto de las mejoras en el proceso.

Este modelo nos ayuda a permanecer centrados, evitar los escollos ocultos y
ahorrar tiempo, y energa valiosos.

La idea no es que solo lo use para mejorar procesos con problemas sino que
tambin lo emplee para lograr mayores niveles de excelencia en sus procesos
actuales