INSTRUCCIN DE TRABAJO

ITR.630.01-1

CODIFICACIN Y REGISTRO DE EQUIPOS

0. TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO Y ALCANCE
2. MTODO
2.1 EquiposcompradosporOficinaCentral.
2.2 EquiposcompradosporOficinaRegionalConcepcinyObras.
2.3 Responsabilidades.
3. ANEXOS

RESPONSABILIDAD CARGO NOMBRE

TABLA DE REVISIONES
REV. DESCRIPCIN DEL CAMBIO FECHA PREPAR REVIS APROB
APROB. Nombre Firma Nombre Firma Nombre Firma

DISTRIBUCIN
COPIA N USUARIO COPIA CONTROLADA
1. OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta instruccin de trabajo de Montajes Tecsa S.A. (MT) es describir la metodologa general
a seguir para el proceso de codificacin y registros de equipos de la empresa.

El alcance de esta instruccin de trabajo comprende todos los elementos que se denominan equipos y que
cumplen a lo menos una de las caractersticas indicadas en el Anexo N1 de este documento.

2. MTODO

2.1 Equipos comprados por Oficina Central.

El Jefe Departamento Adquisiciones una vez emitida la correspondiente orden de compra la enviar al
Departamento Bodega Central. En caso de urgencia la enviar, va fax.

Esta orden de compra debe contener como mnimo la siguiente informacin para una completa descripcin
del equipo: marca, modelo, resolucin, potencia y capacidad.

El Jefe Departamento Bodega Central en cuanto recibe el equipo le asignar cdigo y emitir la respectiva
nota de recepcin, indicando entre otras cosas el cdigo y marca del equipo. En este momento deber
estar en posicin de la orden de compra. Si el equipo nuevo es similar a otros ingresados, copiar la tasa
de arriendo. En caso contrario, solicitar al Gerente General la tasa, a travs del formulario FOR.630.04
Ingreso Nuevos Equipos. A cada equipo le asignar un cdigo de grupo para indicar a que tipo
corresponde, de acuerdo a lo indicado en el Anexo N 2 de este documento.

El Administrativo Bodega Central ingresar los datos del equipo al sistema computacional de arriendo.

El Jefe Departamento Contabilidad y Finanzas una vez recibida la nota de recepcin registrar el equipo en
el sistema activo fijo de la empresa incluyendo el cdigo MT.

2.2 Equipos comprados por Oficina Regional Concepcin y Obras.

Slo en casos excepcionales y con autorizacin escrita de la gerencia se comprarn equipos fuera de la
Oficina Central.

El Jefe de Bodega una vez que reciba el equipo emitir la respectiva nota de recepcin, la cual enviar
junto a la gua de despacho al Departamento Contabilidad y Finanzas. En caso de recibir la factura
tambin la enviar a dicho departamento junto a una nmina de remesa.

El Jefe Departamento Contabilidad y Finanzas una vez que reciba la factura y nota de recepcin de la obra
o de la Oficina Regional Concepcin, la cargar a la cuenta activo fijo, para posteriormente enviar
fotocopia de la factura y nota de recepcin al Departamento Bodega Central.

Si un Ingeniero Administrador detecta que en el cuaderno de obra se le ha cargado el valor de compra de

un equipo, comunicar esto al Departamento Contabilidad y Finanzas para que ste proceda a hacer la
correccin contable e inicie el trmite anteriormente descrito.

El Administrativo Bodega Central ingresar los datos del equipo al sistema computacional de arriendo. El
Jefe Departamento Bodega Central enviar un memorndum a la obra receptora, con copia al
Departamento Contabilidad y Finanzas, indicando el cdigo asignado y explicitando a cual factura y nota
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de recepcin corresponde. Si falta informacin sobre el equipo (marca, modelo, resolucin, potencia,
capacidad y nmero de serie) la solicitar a la obra receptora.

Si el equipo nuevo es similar a otros ingresados, copiar la tasa de arriendo. En caso contrario, solicitar
al Gerente General la tasa, a travs del formulario FOR.630.04 Ingreso Nuevos Equipos.

En obra el Jefe de Bodega marcar el cdigo sobre el equipo y mediante un memorandum confirmar
marcacin del equipo al Departamento Bodega Central, y si le es solicitado enviar informacin adicional.

El Jefe Departamento Contabilidad y Finanzas una vez recibido el cdigo MT del equipo lo ingresar en el
sistema activo fijo de la empresa.

2.3 Responsabilidades.

Es importante que todas las jefaturas mencionadas anteriormente se preocupen de cumplir o hacer cumplir
los pasos indicados anteriormente para evitar prdidas de equipos y de tiempo del personal del
Departamento Bodega Central y Oficina Central, cuando stos no vienen o vienen errneamente
codificados.

3. ANEXOS

Anexo N 1 : Condiciones para Inventariar Equipos

Anexo N 2 : Cdigo de Grupo para el Tipo de Equipo

Adems, forma parte de este documento el formulario FOR.630.04.

ANEXO N 1

CONDICIONES PARA INVENTARIAR ELEMENTOS

Todos los elementos que cumplan al menos una de las siguientes condiciones debern ser codificados:

Maquinarias, equipos y herramientas con un valor de compra superior a UF 10.

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Equipos accionados por un motor.

Containers y estructuras metlicas de bodegas.

Equipos de medicin con un valor de compra superior a UF 2.

Muebles de alhajamiento de oficinas.

Nosecodificarnlosequiposquealfinaldelaobraquedanincorporadoaella.

Casos particulares: Se excluyen los siguientes elementos:

Tornillodebancoporttilde3patas(trpodeprensacadena)

Tornillodebancoporttildehorquilla

ANEXO N 2

CODIGO DE GRUPO PARA EL TIPO DE EQUIPO

Cdigo de Grupo Descripcin

EAG Equipos de agua

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EAI Equipos de aire

EEL Equipos elctricos
EGR Gras y equipos de izajes
EHO Equipos de hormign
EIF Equipos para instalacin de faenas
EMD Equipos de medicin
EMO Equipos para moldajes
EMT Equipos de movimiento de tierra
EOF Equipos de oficina
ETM Equipos de taller y montaje
ETO Equipos topogrficos
ETR Equipos de transporte
EVA Equipos varios