PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo del Documento: Versin del Documento: Fecha de elaboracin:

PROC-SSOMA-012 001 30/11/2015
Numero de Paginas: REA DE SEGURIDAD, SALUD Fecha de ltima Revisin:
Pg.: 1 de 8 OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE 04/08/2016

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por Jefatura:

Supervisor de SSOMA Coordinador de SSOMA Jefe de SSOMA

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1. Objetivo:

Establecer la metodologa para la elaboracin y administracin de documentos

del Sistema de Gestin Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente de la Organizacin Adecco Per mediante la instauracin de
estndares de recepcin, archivo, distribucin y control de documentos referidos
al Sistema de Gestin Integrado.

2. Alcance:

Se aplica a todos los documentos internos y externos relacionados con el

Sistema de Gestin Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente (SGI de SSMA) de la Organizacin Adecco Per.

Estos documentos son:

- Manual del Sistema de Gestin Integrado de Seguridad y Salud

Ocupacional y Gestin Ambiental de la organizacin Adecco Per.
- Polticas
- Planes
- Programas
- Procedimientos
- Instrucciones
- Formatos de registro
- Guas
- Documentos de origen externo (normas legales, requerimientos de
cumplimiento ambiental de clientes, manuales de equipos y otros)

3. Documentos de referencia:

- OHSAS 18001: 2007: Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud en

el Trabajo.
- ISO 14001:2004: Sistema de Gestin Ambiental.

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4. Responsabilidades

a) Comit de seguridad

- Aprueban procedimientos del SGI de SSOMA de aplicacin de su

competencia.

b) Jefe de Seguridad

- Responsable de la elaboracin del manual y revisar los

documentos de SGI de SSOMA.
- Decide la inclusin de documento en sistema y confirma su
vigencia.

c) Jefe de Operaciones en empresas clientes, Administrador o Gerente

en Sucursales

- Revisa y aprueba procedimientos, planes o programas del SGI de

SSOMA aplicables a su gestin.
- Comunica actualizaciones de lista maestra de documentos local
aplicable al SGI de SSOMA al Administrador de Seguridad
correspondiente (Lima, Minera o Sucursales y Filiales).

d) Jefe de rea

- Elabora y revisa documentacin del SGI de SSOMA y controla los

documentos y registros del SGI de SSMA en su rea.
- Coordina con Jefe de Seguridad o superior inmediato la solicitud de
elaboracin, modificacin de documento controlado.
- Designa responsable de actualizar, archivar y disponer documentos
y registros del rea.

e) Supervisor de seguridad
- Identifica necesidad de elaborar nuevo documento o su modificacin.
- Coordina con Administrador de Seguridad o superior inmediato la
solicitud de elaboracin o modificacin de documento controlado.
- Incorporar el presente procedimiento a todas las actividades crticas
involucradas en su rea de responsabilidad.

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5. Definiciones

Sistema de Gestin Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y

Medio Ambiente (SGI de SSMA): Sistema de Gestin de la Organizacin
Adecco Per, empleado para desarrollar e implementar la poltica
institucional de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente a fin de
gestionar los aspectos Ambientales y riesgos de Salud y Seguridad
Ocupacional identificados a consecuencia de las actividades propias de la
organizacin.
Documento controlado: Documento interno o externo del SGI de
SSOMA, de carcter oficial, vigente y auditable; el mismo que es sometido
a un control documentario, asegurando que los documentos SIG utilizados
por el personal de Adecco Per correspondan a su ltima revisin.
Documento no controlado: Documento que no se actualiza tras su
distribucin.
Documento interno: Documento controlado generado en la organizacin
Adecco Per, que proporciona informacin sobre el desarrollo de
actividades del SGI de SSOMA y se conserva en medios informticos en
sistema de Normas & Procedimientos.
Documento externo: Son normas o documentos controlados generados
por instituciones de origen externo, que la organizacin Adecco Per ha
determinado necesarios para su SGI de SSOMA o aplicables a sus
procesos (legislacin, normas u otros aplicables).
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Involucra interacciones entre reas o cargos diferentes.
Instructivo: Detalla los pasos a seguir por el ejecutor de la actividad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
Emisin: Fecha en que el documento fue terminado y puesto en vigencia
en el SGI de SSOMA.
Revisin: Fecha en que el documento del SGI de SSOMA fue revisado.

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6. Procedimiento

6.1 Elaboracin/Modificacin de documentos

El personal responsable de la elaboracin de documentos, determina la

necesidad de establecer un nuevo documento controlado, o realizar
modificaciones (debido a cambio de actividades, funciones y/o cambio de
formato). Desarrolla o designa a los responsables de desarrollar los
documentos segn formato establecido.

El personal responsable de la elaboracin de documentos comunica al

responsable de revisin va correo electrnico, mencionando: cambio a
realizar, justificacin del mismo y remite el documento propuesto.

6.2 Revisin de documentos

La revisin del documento se realiza por los responsables asignados quienes

dan su conformidad. Caso contrario retorna a fase de elaboracin 6.1 con
elaborador para subsanacin de observaciones.

Responsable de revisin enva mail anexando documento conforme, a

responsable de aprobacin de documento.

6.3 Aprobacin de documento

La aprobacin de documentos es realizada por el responsable indicado en el

procedimiento, suscribindolo con su firma en el recuadro correspondiente al
pie de pgina.

6.4 Control y registro de documentos

El responsable del rea entrega el nuevo documento al encargado de la

implementacin y mantenimiento del sistema de gestin, quien oficializa el
documento original. ste nuevo documento es incluido en la Lista Maestra.

En el caso de nuevos formatos, el responsable del rea entrega el formato en

blanco, para su revisin y aprobacin respectiva.

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6.5 Modificacin de documentos

El responsable del rea puede modificar un documento como resultado de

algn cambio en el proceso o de una accin preventiva o correctiva.

A criterio del responsable de la elaboracin del documento, uno o varios

cambios significativos dan lugar a una nueva versin.

Cuando se modifique un documento y/o su anexo, se debe actualizar la versin

y fecha de vigencia, as como la firma de los responsables de la elaboracin,
revisin y aprobacin.

En el caso de documentos de texto, los prrafos nuevos y/o modificados se

identificarn subrayndolos.

6.6 Identificacin de documentos

Todos los documentos se identifican con un cdigo determinado lneas arriba

en el presente procedimiento.

6.7 Control de documentos externos

El responsable administra la informacin vigente de los documentos de

procedencia externa y aplicable al alcance del SGI de SSOMA y actualiza la
relacin de documentos externos vigentes consolidando informacin en listado
maestro de documentos.

6.8 Control de registros

El responsable de rea controla sus registros, los registros se archivan en papel

ordenndose por fechas, nmero correlativo u otros o en medio informtico en
el disco compartido del rea.

Los registros son retenidos en el rea por un periodo determinado por el

usuario, contemplando lo establecido en leyes o normativas aplicables, luego
del cual el responsable de seguridad determina su disposicin en el archivo
general u otro archivo fsico final, adjuntando la lista de los documentos, ao ,
tipo de documento y cdigo.

7. Anexos
Anexo 01: Codificacin de documentos
Anexo 02 :Lista Maestra de documentos
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Anexo 01: Codificacin de documentos

Parte A Parte B Parte C

PO SSOMA 01

SIGLAS DE IDENTIFICACION
DE DOCUMENTO

Para manuales y planes:

- MSI: Manual Sistema
Integrado SSOMA
- MOF: Manual de
Organizacin y
Funciones
NUMERO CORRELATIVO
- PST: Polticas
DE DOCUMENTO
- PLS: Plan de Seguridad y
Salud
- PLA: Plan Ambiental
- PRO: Programas SIGLAS DEL REA DE SEGURIDAD

Para otros documentos:

- PROC: Procedimiento
- INST: Instructivo
- FO: Formato
- G: Gua
Segunda letra indica la
pertenencia a:
- PRST: Procedimiento de
Seguridad
- PRA: Procedimiento
Ambiental
- PRI: Procedimiento
Integrado

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Anexo 02: Lista Maestra de documentos

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