APLICACIN DEL COSTEO EN BASE A ACTIVIDADES (ABC)

I.- INTRODUCCION

Los sistemas de costos son necesarios en toda organizacin, independiente

de su tamao o del tipo de organizacin de la cual se trate. Estos sistemas son
necesarios porque sirven como herramienta de gestin entregando a la
empresa informacin que ayuda a la toma de decisiones, logra reducir costos y
otras veces mejorar la calidad del servicio.

Por esta razn las empresas deben adecuarse al mercado en el cual se

desenvuelven y compiten, esto lo hacen a travs de una administracin y
control de reas crticas dentro de la empresa. Entonces, un sistema de costos
tiene como fin representar fielmente los distintos costos y en lo posible
distribuirlos a los distintos productos o servicios, solo as obtendramos un
resultado satisfactorio identificando productos y servicios ms rentables y
aquellos en los que se debe poner ms atencin.

Los sistemas de costeo solo nos aproximan a la realidad por ello debemos
encontrar aquel que entregue a la empresa una visin ms acertada de sta.
Los sistemas tradicionales de costeo no nos entregan informacin acabada
acerca de costos asignados a cada producto o servicio por ello decimos que la
valoracin de los productos / servicios se encuentra distorsionada. Aunque de
todas formas estos sistemas son vlidos como sistemas de informacin a la
hora de tomar decisiones.

Para solucionar estas distorsiones nace el sistema llamado Costeo Basado

en Actividades (Activity Based Costing) el cual identifica y separa las distintas
actividades que componen el proceso, y vincula cada una de estas a los
productos / servicios en base a su consumo. Con esta nueva metodologa
obtenemos datos ms cercanos a la realidad y por ende permite tomar
decisiones ms acertadas.

Es necesaria una aplicacin del Sistema de Costeo Basado en Actividades

(ABC) para confirmar sus ventajas y bondades.

Antecedentes.

En los aos setenta, algunas empresas comenzaron a apreciar las limitaciones

de la Contabilidad de Gestin que venan aplicando, y en este sentido se
incorpora el anlisis de las actividades; concretamente a finales del ao 1960.
Sus responsables utilizaron esta informacin sobre actividades para identificar
las oportunidades de mejora en su estructura de costos.

En la dcada del setenta, diversas firmas de alta tecnologa comenzaron a

adoptar similares instrumentos de gestin, en torno a las actividades, con el fin
de obtener informacin que les permitiera descubrir oportunidades de mejora
de la productividad.

Sin embargo, no es hasta la dcada de los ochenta, cuando comienza

realmente a emplearse el modelo de las actividades como instrumento de
control y de gestin de los costos, con el fin de conocer el nivel de excelencia
empresarial alcanzado.

El costeo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus

promotores: Robin Cooper y Robert Kaplan, determinaron que el costo de los
productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para
fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas.

El ABC surge como una necesidad de un sistema de costo innovador, que

atienda las nuevas necesidades de un anlisis estratgico de costos y es
considerado como la parte instrumental del gerenciamiento estratgico de
costos: segn la cual son las actividades de todas las reas funcionales de
manufactura las que consumen recursos y los productos consumen las
actividades, con el objetivo de discriminar en las actividades que adicionan
valor y las que no adicionan valor a los productos. El ABC, es una de las
respuestas a los grandes cambios en la determinacin de los costos y
constituyen un procedimiento o modelo de la excelencia empresarial.

La implantacin del ABC est facilitada por la previa existencia de un ambiente

favorable, donde se tiene transparente la cadena de valores y ya esbozados el
posicionamiento estratgico y direccionadores de costos.

Este sistema ABC, permite la asignacin y distribucin de los diferentes costos

indirectos de acuerdo a las actividades realizadas, identificando el origen del
costo de la actividad, no slo para la produccin sino tambin para la
distribucin y venta, contribuyendo en la toma de decisiones sobre lneas de
productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes. Adems, mide
el alcance, costo y desempeo de recursos, actividades y objetos de costo. Los
recursos son primero asignados a las actividades y luego estas son asignadas
a los objetos de costo segn su uso. Los recursos no cuestan, cuestan las
actividades que se hacen con ellos.

II.- MARCO TEORICO.

2.1 LOS SISTEMAS DE COSTOS

Los sistemas de costos son aplicados por las empresas porque stas
necesitan realizar funciones bsicas tales como: valorizar sus inventarios y
cuantificar el costo de sus mercancas vendidas para as elaborar sus cuentas
anuales, calcular el costo de sus actividades, productos y clientes, y por ltimo
entregar un feedback a directivos y empleados respecto a la eficiencia de los
procesos.

Un sistema de costos, cualquiera que este sea, debe cumplir con una
asignacin eficiente de costos a los productos o servicios. Adems la
informacin que entrega un sistema de costos se utiliza para tomar decisiones
en la empresa por ello esa informacin debe ser fidedigna, oportuna y exacta
de no ser as se tomaran decisiones errneas y por ende la organizacin
podra obtener resultados negativos.

Los mtodos tradicionales de costeo fueron diseados entre 1870-1920,

para esa poca los costos indirectos eran bajos comparados con la actualidad
y adems en ese entonces la industria dependa en su gran mayora de la labor
del hombre. Actualmente debido a la introduccin de tecnologa en los
procesos productivos y la diversidad de productos este tipo de costos ha
aumentado.

En aos posteriores algunos autores como Amat (2003) han publicado

artculos que avalan la aplicacin de un nuevo mtodo de costeo que es el ABC
y que plantean proporciona una mejora en el tratamiento de los costos
indirectos, mejora que es fundamental en nuestros das ya que este tipo de
costos representan cada vez un proporcin mayor del total de los costos. En
este sentido se dice que el ABC es uno de los sistemas de gestin ms
importantes para la toma de decisiones.

Los sistemas de costos tradicionales utilizan la metodologa de asignar los

costos generales a los centros de costos de produccin y luego a los
productos, as lo ejemplifica figura N1.

Como un sistema alternativo a los tradicionales de costeo nace el Costeo ABC

el cual identifica las distintas actividades que componen los procesos y las
vincula a los productos o servicios en base a su consumo. Tomando el costeo
tradicional versus el Costeo ABC se identifican las siguientes diferencias:

1) Para el costeo tradicional se asume que los objetos de costos consumen los
recursos en cambio en ABC se asume que los objetos de costos consumen
actividades.

2) El costeo tradicional utiliza la asignacin de bases por volumen, en tanto

ABC utiliza los cost drivers a niveles diferentes.

3) El costeo tradicional se orienta segn la estructura de la organizacin,

mientras que ABC se orienta a los procesos.
Especficamente asociado al sistema tradicional se encuentran deficiencias
asociadas a este, las cuales son:

1) La exactitud de la informacin con respecto a los costos individuales por

producto es deficiente.

2) La informacin no permite tomar decisiones a nivel de gerencia ya que la

informacin de costos es muchas veces tarda y distorsionada.

3) Los costos indirectos no son estudiados a fondo, por ello no son

identificados ni analizados.

4) Se olvida que existen diversidades de productos por ello los generadores de

volumen utilizados son siempre los mismos sin considerar dicha diversidad.

Entonces se demuestra que el sistema tradicional no sigue una relacin

causa/efecto al asignar los costos, relacin que es fundamental ya que de no
ser as la organizacin pierde en calidad de sus productos y tambin en la
atencin a sus clientes, le es difcil estar a la vanguardia y por lo mismo
adaptarse a los cambios.

Entonces aparece un nuevo sistema de costeo llamado ABC y que es una

alternativa exitosa a la hora de solucionar estos problemas.

2.2 MODELO ABC

El termino costeo basado en actividades tiene sus orgenes en su homlogo en
ingles Activity Based Costing y nace a mediados de los 80 a manos de sus
promotores Robin Cooper y Robert Kaplan quienes sostienen que el costeo
ABC se asocia a productos o servicios que se obtienen como resultado de la
realizacin de diversas actividades las cuales exigen que se consuman 13
Universidad de Chile Facultad de Economa y Negocios Escuela de Sistemas
de Informacin y Auditoria recursos, factores humanos, financieros y tcnicos.

Por ello se deduce que los costos en los que incurre una empresa son el
resultado de la realizacin de esas actividades las cuales a su vez sern
consecuencia de la obtencin de productos o servicios que vende una
empresa.
Para los autores que estudian el ABC las actividades sern la causa que
determina incurrir en costos, as se define una actividad como el conjunto de
tareas que generan costos y que producirn un output que entregara valor
aadido a la organizacin.

La herramienta de costeo ABC permite eliminar ciertas actividades que no

aaden valor o que incluso dificultan el proceso, tambin permite redisear los
procesos, ayudar a una acertada decisin con respecto a productos y clientes,
todo ello ayudara finalmente a identificar oportunidades de mejora de
rentabilidad.

De cierta manera el ABC nace como una necesidad al querer gestionar las
actividades en lugar de gestionar los costos que es lo que plantean los
sistemas tradicionales de costeo. Con ello no se pretende desechar la
aplicacin de los sistemas tradicionales sino que segn sea el caso y el tipo de
empresa al cual se aplique el costeo ABC puede incrementar de forma
importante la fiabilidad de la informacin sobre costos.

Algunos conceptos bsicos de ABC son los siguientes:

Recursos: elementos econmicos que se utilizan para realizar una actividad.

Entre ellos encontramos comnmente sueldos, salarios, materiales,
depreciacin, entre otros.

Actividades: trabajo desarrollado que consume recursos. Sez y otros (1993)

definen una actividad como conjunto de tareas o actos imputables a un grupo
de personas o una persona, a un grupo de maquinas o una maquina, y que se
relacionan con un mbito precio en la empresa

Generadores de costo: Este es definido segn Baker (1998) como cualquier

factor que cause un cambio en el costo de la actividad. Es decir son aquellos
factores que hacen que las actividades realizadas consuman recursos.

Qu dio lugar al Sistema ABC?

Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables

distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para
compensar. Sin embargo, pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el
impacto de los ajustes que deberan hacer.
Cabe identificar tres factores independientes pero simultneos como las
razones principales que justifican la necesidad y la prctica del ABC:

1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios

del siglo veinte, la mano de obra directa representaba aproximadamente el
50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales
representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos
generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con
los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan slo un
10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base
de asignacin tena sentido hace 90 aos, pero no tiene validez dentro de la
estructura de costos actual.

2. El nivel de competencia que confronta la mayora de las firmas ha

aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rpidamente
cambiante no es un clich, es una realidad perturbadora para muchas firmas.
Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta
nueva situacin competitiva.

3. El costo de la medicin ha bajado a medida que mejora la tecnologa de

procesamiento de la informacin. Incluso hace veinte aos, el costo de
acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema
ABC habra sido prohibitivo. Hoy, sin embargo, estos sistemas de medicin de
actividades no slo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de
los datos ya existen en alguna forma dentro de la organizacin. Por lo tanto, el
ABC puede resultar sumamente valioso, porque proporciona informacin sobre
el alcance, costo y consumo de las actividades operativas.

En base a lo planteado por Kaplan y Cooper (1999) los sistemas basados en

actividades se desarrollan a travs de 4 pasos secuenciales:

1.- Desarrollar el diccionario de actividades.

La organizacin primero debe identificar las actividades que realizan sus

factores productivos indirectos y de apoyo. Esta identificacin de actividades
culmina con la construccin de un diccionario de actividades que nombra y
define cada actividad realizada en la organizacin.
Para lograr este paso es adecuado utilizar entrevistas, cuestionarios y
observacin directa del proceso.

2. Determinar cunto est gastando la organizacin en cada una de sus

actividades.

En esta etapa se distribuyen los costos entre las distintas actividades.

3. Identificar productos, servicios y clientes.

Se debe entender en esta etapa que la empresa necesita de las actividades

para entregar productos y servicios.

4. Seleccionar los inductores de costo de las actividades que vinculan los

costos de las actividades con los productos, servicios y clientes.

En esta etapa se debe elegir el generador que mejor respete la relacin causa
efecto, y al mismo tiempo se debe elegir aquel ms fcil de medir e identificar.

Uno de los aspectos crticos al aplicar ABC es reconocer aquellas actividades

que estn agregando valor a la empresa para se utiliza un esquema que
permita identificar dichas actividades dentro de la empresa. La Figura N3
presenta una secuencia para identificar que actividades agregan valor y cules
no.

Los objetivos fundamentales del Costeo Basado en Actividades.

1. Medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las

actividades en un negocio o entidad.

2. Describir y aplicar su desarrollo conceptual mostrando sus alcances

en la contabilidad gerencial.

3. Ser una medida de desempeo, que permita mejorar los objetivos de

satisfaccin y eliminar el desperdicio en actividades operativas.

4. Proporcionar herramientas para la planeacin del negocio,

determinacin de utilidades, control y reduccin de costos y toma de
decisiones estratgicas.
Los beneficios de este mtodo.

1. Claramente visualizar los logros sobre los costos de los productos y

descubrir las fallas en las asignaciones de los recursos, por lo tanto, de
costos.

2. Precisar la manera de valuar o no las actividades.

3. La informacin confiable para soportar decisiones estratgicas.

4. Alienta el trabajo en equipo en las reas de Produccin y

Contabilidad, ya que sin ello, no se puede tener la idea clara de
Ingeniera de Produccin y la diversidad de Costos, surgiendo la
interaccin de reas.

5. Identifica y precisa los costos de cada actividad.

6. Para lograr el punto anterior, se necesita una revisin de estructura,

en cuanto a "reas y Niveles de Responsabilidad", de la Organizacin.

Importancia del sistema de costeo ABC

1. Es un modelo gerencial y no contable.

2. Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son
consumidos por los objetos de costos (resultados).

3. Considera todos los costos y gastos como recursos.

4. Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms

que como una jerarqua departamental.

5. Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con

base en el consumo de actividades.

Ventajas.
1. Permite la investigacin sobre las causas que originan las actividades
y a su vez los costos.
 2. No plantea dificultades de implantacin en cualquier tipo de
organizacin.

3. Es compatible con el mtodo de Costos Totales, o Full Costing, ya que

de hecho se fundamenta en el clculo del costo total.

4. Permite su adaptacin tanto a los costos histricos como a los costos

standard.

5. Facilita la eliminacin de aquellas actividades que no generan valor.

6. Permite el clculo "a priori" de actividades que se deseen incorporar,

as como el impacto que las mismas produciran de llevarse a trmino.

7. Facilita la toma de decisiones estratgicas, ya que pone de manifiesto

el nivel real de competitividad de la empresa, as como las posibilidades
de xito o fracaso frente a la competencia.

En relacin al punto 5, cabe acotar que de mltiples empresas occidentales

que auditan sus actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un
70 por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus clientes.

Este dato refleja la importancia que tiene el anlisis de las actividades y el valor
agregado que las mismas generan.

Principios del mtodo ABC

Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodologa en cuestin

son:

1. Los productos no consumen costos sino actividades.

2. Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los

costos son la expresin cuantificada de los recursos consumidos por las
actividades.

De ello se deriva, en primer lugar, que la gestin de los costos se deber

centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la
gestin ptima de las mismas genere la reduccin de los costos que de ellas se
derivan.

En segundo lugar, debe establecerse una relacin causa/efecto entre las

actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo
de actividades corresponde la imputacin de mayores costos y viceversa.

Por ltimo, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignacin de

los costos, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada
actividad. Por lo tanto, la imputacin al producto o servicio ser en funcin de
las actividades que haya producido o consumido.

El ABC concede la posibilidad de analizar la informacin no sobre los costos

que se les ha imputado en funcin de un determinado criterio, sino para
detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reduccin e
incluso de eliminacin.

Diferencias:

Los sistemas de administracin de costos basados en actividades (ABC)

ubican los costos generales a las actividades especficas que los ocasionan,
con lo cual proporcionan un costo del producto ms seguro. Cuatro conceptos
clave diferencian los sistemas de contabilidad de costos basados en
actividades de los de contabilidad de costos tradicional, lo que permite a los
sistemas basados en actividades proporcionar datos de costos del producto
ms precisos:

I. Contabilidad de actividad. En un sistema basado en actividades, el costo del

producto es la suma de todos los costos que se requieren para fabricar y
entregar el producto. Las actividades que desarrolla una empresa consumen
sus recursos, y la disponibilidad y uso de recursos crean costos. La
contabilidad de actividades descompone a una organizacin en una estructura
de actividades que proporciona un anlisis razonado de causa y efecto de
cmo los objetivos fundamentales y sus actividades asociadas crean costos y
tienen como resultado productos. Un sistema ABC efectivo usa el siguiente
mtodo:

A. Determinar las actividades fundamentales que se deben llevar a cabo para

satisfacer los objetivos de una empresa. Las actividades permiten la
identificacin de cmo una compaa despliega sus recursos para lograr sus
objetivos bsicos.

B. Determinar las relaciones causales que permiten que los productos

(resultado) se atribuyan a los insumos (recursos). Un gran nmero de estas
relaciones se basar en mediciones no relacionadas con el volumen como el
nmero de partes en un diseo nuevo.

C. Comprobar la salida de una actividad en trminos de una medida del

volumen de actividad a travs del cual los costos de un proceso de negocios
varan de forma ms directa (por ejemplo, nmero de configuraciones de
mquina que se requieren para un diseo complejo).

D. Relacionar las actividades con los productos (u otros objetos) y determinar

cunto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida
como lista de actividades, se usa para describir cada patrn de consumo de
actividad del producto.

E. Determinar los factores fundamentales de xito mediante los que las

actividades de la empresa se pueden alinear con los objetivos estratgicos
planteados. Este paso indica qu tan efectivamente se lleva a cabo el
funcionamiento que se desea a travs de las actividades que la compaa
emprende.

F. Tomar medidas, con la filosofa de mejoramiento continuo, sobre las

oportunidades de productividad que se identifican en los pasos A-E. Como el
costo de actividad es la razn de los recursos consumidos por una actividad a
la medida de la produccin de la actividad, un medio para evaluar la efectividad
y eficacia (es decir, productividad) est disponible para los administradores.
Ahora se pueden evaluar, en forma realista, varias alternativas para realizar los
cambios que se desean en los patrones de actividad, a travs de la inversin o
de medios organizacionales.

II. Conductores de costos. Un conductor de costos es un suceso que afecta al

costo/funcionamiento de un grupo de actividades relacionadas. Los
conductores de costos familiares incluyen el nmero de configuraciones de
mquina, nmero de avisos de cambios de ingeniera y nmero de rdenes de
compra. Los conductores de costos reflejan las demandas colocadas sobre las
actividades en los niveles de actividad y produccin. Al controlar el conductor
de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene como
resultado una mejora en el costo del producto.

III. Identificacin directa. La identificacin directa implica atribuir costos a

aquellos productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos
generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los productos,
proporcionando de esta manera un costo del producto ms exacto.

IV. Costos agregados sin ningn valor. En los procesos de produccin, los
clientes pueden percibir que ciertas actividades no agregan valor al producto.
Mediante la identificacin de los conductores de costos, una empresa puede
determinar con precisin estos costos innecesarios. Los sistemas de costos
basados en actividades identifican y colocan un costo sobre las actividades
ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo que la
administracin puede determinar los cambios esperados en los requerimientos
de recursos para cada actividad. En contraste, los sistemas de costos
tradicionales acumulan costos mediante partidas de lnea presupuestaria y por
funciones.

Estos cuatro conceptos bsicos se incluyen en los sistemas de contabilidad de

costos basados en actividades, y conducen a informacin de contabilidad de
costos ms precisa. Adems, los sistemas de contabilidad de costos basados
en actividades proporcionan ms flexibilidad que los sistemas tradicionales
porque producen una variedad de cifras de costos tiles para contabilidad de
tecnologa, contabilidad de costos de productos y anlisis de ciclo de vida.

Adems, estas cifras de costos se pueden aplicar en la toma de varias

decisiones especiales, que incluyen determinacin de inventarios,
presupuestar/pronosticar, anlisis de lnea de productos, decisiones tipo hacer/
comprar y diseo de costos.