INTRODUCCION

En los formatos se pueden consignar datos de cantidades, descripcin de elementos,

precios, fechas, horas, clientes etc. Todo esto con el fin de tener un precedente de las
actividades realizadas en la empresa, involucrando fechas, cantidades y responsables
de las actividades, para en una eventualidad poder saber a quin acudir para evaluar
y/o solucionar cualquier tipo de dichas eventualidades.

En el rea logstica los formatos son de vital importancia para llevar la trazabilidad de
los procesos y poder documentar tanto fsica como digitalmente cada una de las
actividades realizadas en cada rea de la empresa.
 SUB PROCESOS PARA LA PRODUCCION DE REFRIGERIOS

En la produccin de los refrigerios participan varios actores, los cuales interactan

de la siguiente manera:

Proveedores:
Cintas, bolsas y papel
Cajas y envases desechables
Tiendas y supermercados
Transporte

Produccin:
Limpieza y desinfeccin de alimentos
Empaque en desechables
Almacenaje
Distribucin

Consumidores:
En la actualidad los consumidores del producto son las instituciones educativas.
Se est negociando la importacin de los refrigerios a nivel internacional con otras
instituciones, incluso con empresas, lo cual inicialmente seria a nivel de sur
Amrica.

Identificacin de procesos:
El proceso inicia con la solicitud del pedido por medio de una orden de compra, la
cual puede llegar fsica o escaneada al correo , con sello y firma autorizada para
realizar el pedido.
Posteriormente el departamento de ventas enva la solicitud del cliente a las reas
de produccin, almacn y despacho para la coordinacin del envi del producto al
cliente. Se hace la verificacin del stock disponible y si es necesario se realiza el
pedido de materia prima e insumos para la produccin de los refrigerios
necesarios para cumplir con el pedido de las instituciones.
El proceso de inventario es muy manual, se realiza un conteo fsico del stock, el
cual posteriormente se pasa a digital en Excel, cruzando las salidas de producto
con las entradas o ingreso de producto .
El rea de despachos al recibir el pedido del cliente (Instituciones educativas) por
parte del rea de ventas, debe realizar la consulta en el sistema, verificar el stock
y solicitar al rea de produccin la cantidad de producto requerida en caso de no
contar con suficiente stock disponible.

El rea de produccin realiza el pedido de materiales, posteriormente realiza el

proceso de produccin y el producto pasa directamente a alistamiento para el
despacho . Posteriormente se une con el material en stock que se ha separado
para el pedido y finalmente se realiza el proceso de embalaje . Luego se realiza el
cargue del camin y posteriormente el despacho de los refrigerios hasta el cliente.

Anlisis de los procesos de la cadena de Suministros

Al realizar la compra de lo necesario para los refrigerios el proveedor de transporte

va en el camin visitando las tiendas y supermercados acompaados de los
operarios encargados de escoger los productos, al realizar la visita deben
diligenciar el siguiente formato, para la verificacin de las visitas y la
correspondiente trazabilidad del proceso:
Tambin se tiene un formato para recoleccin de alimentos, el cual se debe
diligenciar de igual manera a la hora de realizar la recoleccin de las cajas en las
tiendas, supermercados, panaderas, graneros etc. Este lo deben diligenciar los
operarios de recoleccin de los productos alimenticios as:
Posterior a las compras el camin llega a la planta para realizar la descarga del
camin en las instalaciones de Mi segundo hogar S.A. en donde se realiza la
ubicacin de los alimentos en el lugar de almacenamiento temporal para materias
primas.

El otro proceso a realizar en aprovisionamiento, es el pedido de los desechables ,

bolsas, y pegantes, que son los insumos necesarios para el empaque de nuestros
refrigerios. Para ello se realiza inicialmente la solicitud del pedido a los
proveedores. Primero se realiza el pedido interno de los materiales mediante el
Formato de solicitud de materiales, el cual debe ir debidamente diligenciado y
firmado por el colaborador que hace el pedido y con el respectivo visto bueno o
aprobacin de un superior o quien haga las veces. El formato se diligencia como
se muestra a continuacin:
Este formato es utilizado en las reas de produccin y compras para solicitar
materia prima e insumos.

Posterior al visto bueno de los Jefes mediante el anterior formato se realiza la

Orden de compra, que es el documento requerido por los proveedores para poder
realizar el despacho de los insumos requeridos, sin este documento escaneado
por correo electrnico o fsico el proveedor no realizara el despacho de la
mercanca:

En el rea de almacenamiento se requiere un formato para relacionar los tems

que se encuentran en almacn (Stock) y para realizar los inventarios fsicos, ya
que no se cuenta con ningn programa computarizado para realizar esta labor.
Adems se tienen pocas referencias, por lo que an no ha sido necesario realizar
un montaje tan costoso.
Los datos aqu consignados se pasan posteriormente a Excel. El formato es el
siguiente:
Finalmente se tiene el formato de entrega y recibo de mercanca, materia prima e
insumos. Este se utiliza para llevar la trazabilidad de dichos materiales a la hora
de realizar bien sea recibo de insumos y materia prima o a la hora de realizar un
envi sirve de gua para los operadores logsticos que realizan el alistamiento del
producto a despachar, se tiene de forma manual y digital, segn la utilidad y para
comodidad de los operarios.
 5. CONCLUSIONES

Es importante resaltar que para poder tener procesos confiables se deben tener
unos documentos en cada area donde soporte cada proceso por mnimo que sea
para poder tener una ptima gestin logstica
Tambin es importante que la empresa verifique cada area, que cuente con la
documentacin requerida donde contenga datos precisos y confiables ( un tipo de
trazabilidad ) para no cometer errores en lo ms mnimo de igual forma si son
cometidos saber en qu parte del proceso o area.