INGENIERIA

DE SISTEMAS
Y EMPRESAS

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTARIA EN LA AUTORIDAD
PORTUARIA NACIONAL

FICHA DE PROYECTO
Curso : Proyecto Integrador
Profesor : AURES GARCIA, ALVARO ANTONIO
Alumno : SORIANO MEDRANO FERNANDO ESTEBAN
0
 INDICE

Contenido
1. INFORMACIN GENERAL............................................................................... 3
1.1 Ttulo del Proyecto.................................................................................. 3
1.2 Localizacin del Proyecto.......................................................................3
1.3 Duracin del Proyecto............................................................................ 3
2. DATOS DE LA EMPRESA................................................................................ 3
2.1 Misin..................................................................................................... 3
2.2 Visin...................................................................................................... 3
2.3 Objetivos Estratgicos............................................................................3
2.4 Organigrama.......................................................................................... 4
2.5 Anlisis de situacin actual de la organizacin (FODA)..........................5
3. MEMORIA TCNICA DEL PROYECTO..............................................................7
3.1 Diagnostico............................................................................................. 7
3.2 Descripcin............................................................................................. 7
3.2.1 Identificacin y Descripcin del Proyecto.........................................7
3.2.2 Objetivo General.............................................................................. 7
3.2.3 Objetivos Especficos........................................................................7
3.3 Producto o Entregable Final....................................................................8
4. VENTAJAS Y RESULTADOS.............................................................................. 9
4.1 Ventajas.................................................................................................. 9
4.2 Resultados.............................................................................................. 9
5. ESTANDARES, METODOLOGAS Y NORMAS APLICABLES AL PROYECTO........9
5.1 Estndares y Metodologas.....................................................................9
5.2 Actividades........................................................................................... 10
6. PLANEACIN DEL PROYECTO......................................................................11
6.1 Composicin de Equipo Tcnico............................................................11
6.2 Definicin de Actividades y Roles.........................................................12
6.3 Cronograma de Proyecto......................................................................14
6.4 Estimacin de Costos........................................................................... 15
6.4.1 Costos Equipos............................................................................... 15

1
 6.4.2 Costos Totales................................................................................ 16
6.4.3 Flujo de Caja.................................................................................. 16
6.4.4 Entregables y extensin de Proyecto.............................................17
7. ANLISIS Y ADMINISTRACIN DE RIESGOS DEL PROYECTO........................19
7.1 Gestin de Riesgos............................................................................... 19
8. IMPACTOS ESPERADOS DEL PROYECTO UNA VEZ IMPLEMENTADO.............20
8.1 Impactos Tecnolgicos..........................................................................20
8.2 Impactos Ambientales..........................................................................20
8.3 Impactos Econmicos...........................................................................20
9. ANEXOS...................................................................................................... 21
9.1 rbol de problemas.............................................................................. 21
10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS...............................................................22

1. INFORMACIN GENERAL
1.1 Ttulo del Proyecto
Implementacin de un Sistema de Gestin Documental en la
Autoridad Portuaria Nacional

2
 1.2 Localizacin del Proyecto
Departament Provincia Distrito
o
LIMA CALLAO LA PERLA

1.3 Duracin del Proyecto

4 meses

2. DATOS DE LA EMPRESA
2.1 Misin1
Conducir el Sistema Portuario Nacional, planificando,
promoviendo, normando y supervisando su desarrollo, con el fin
de lograr su competitividad y sostenibilidad.

2.2 Visin2
Ser reconocida como la institucin lder en la conduccin del
desarrollo del SPN

2.3 Objetivos Estratgicos3

Planificar el desarrollo y promover las inversiones en el SPN
Fomentar la conectividad y competitividad de la Cadena de
Suministro
Supervisar la eficiencia y calidad en la operacin de Servicios
Portuarios e Infraestructura
Promover la Integracin Puerto-Ciudad
Fortalecer el Cluster Portuario y Liderazgo de la APN

1 http://www.apn.gob.pe/mision.php

2 http://www.apn.gob.pe/mision.php

3 http://www.apn.gob.pe/pdf_global/2015/pei_apn

3
 2.4 Organigrama4

2.5 Anlisis de situacin actual de la organizacin (FODA)5

2.1.

4 http://www.apn.gob.pe/web/apn/organigrama

4
ENTEINT 2.10. FORTALEZAS (F) 2.11. DEBILIDADES (D)
RNO 2.13. 1.- Se tiene alianzas
estratgicas con instituciones 2.17. 1.- Ausencia de un
para desarrollar temas de adecuada gestin de
capacitacin. proyectos
2.14. 2.- Se cuenta con amplia 2.18. 2.- Deficiente gestin
informacin tcnica. documentaria (asuntos
2.15. 3.- Dispone de relativa internos y externos)
ENTE autonoma para el uso de sus 2.19. 3.- No existe una
RNO recursos. definicin formal de
2.16. 4.- El personal directivo tiene procesos y
suficientes conocimientos procedimientos a nivel de
tcnicos sobre los temas APN
vinculados a su funcin
TUNIDA
O) 2.21. ESTRATEGIAS FO 2.22. ESTRATEGIAS DO
posicin
a del
rno para
nizar del 2.29. 1.-Direcionar el plan
o peruano estratgico de
remento 2.26. 1.-Mantener el liderazgo
tecnologas de la de la
supuesto como promotor del
informacin (PETI) con
ctor para desarrollo del sistema
los objetivos de la
tin de portuario a nivel nacional.
entidad. (D1,D2, D3-
ctos. (F2,F4 - O1, O3)
O1)
biente 2.27. 2.-Aprovechar los
ado para 2.30. 2.-Desarrollar
conocimientos en la
mocin proyectos de TI que
ejecucin de proyectos
soporten la gestin
relevantes.(F1, F2,F3 -O1,
pacin operativa y
O2 )
presas administrativa de la
2.28.
as APN(D2,D3-O1,O2)
idadas 2.31.
Sistema
rio
nal
AZAS
2.33. ESTRATEGIAS FA 2.34. ESTRATEGIAS DA
o grado 2.38. 1.-Elabora un plan de 2.41. 1.-Suscribir
integracin y convenios de
ormidad
a porcin
normalizacin con los cooperacin
ante de principales actores estratgica (D1-A2)
es del pblicos y privados del 2.42. 2.-Desarrollar
con sector (F2, F3, F4 - A1) proyectos en
n a la 2.39. 2.-Negociar y Desarrollar concordancia con el
cin de
os de la alianzas estratgicas plan estratgico de
con los principales tecnologas de la
vada actores de la comunidad informacin. (D1, D2,
5 http://www.apn.gob.pe/pdf_global/2015/pei_apn

5
 ilidad
ante el
to
ambienta
s
ctos
rios
portuaria. (F1,F4-A2) D3-A3, A1).
tividad 2.40. 2.43.
ctor en su
nido y
e no

ntement
olidados
2.44. Estrategia DO1: Direccionar el plan estratgico
de tecnologas de la informacin (PETI) con los objetivos
de la entidad. (D2, D3-O1):

2.45. Los sistemas de informacin brindan el soporte a todos

los procesos de negocio de la organizacin, por lo que se
constituyen en un elemento vital para el desarrollo de los
mismos, sobre todo al tratarse de una entidad estatal se
considera como marco, la Ley de modernizacin del Estado
Peruano.

2.46. Se puede afirmar que cuando los procesos y

procedimientos estn definidos (D2) formalmente, impactan de
forma relevante en el desarrollo de los servicios que brinda la
APN, sobre todo si estos, estn soportados por herramientas
eficientes que proveen las tecnologas de la informacin.

2.47. Teniendo en cuenta que la APN se constituye en un

ente supervisor del sector y que por ende su funcin es
monitorear el desarrollo del mismo, el PETI debe ser direccionado
en funcin de los objetivos de la organizacin, puesto que estos
sern el sustento tecnolgico para el avance del sector, de
acuerdo con la disposicin poltica para modernizar el sector
portuario.

2.48. Estrategia DA2: Desarrollar proyectos en

concordancia con el plan estratgico de tecnologas de la
informacin. (D1, D2, D3-A3):

6
 2.49. Se evidencia que la debilidad (D2), Deficiente gestin
del trmite documentario (asuntos internos y externos), tiene un
impacto directo en el desarrollo de los procesos de la
organizacin, el cual tambin tiene una debilidad de acuerdo a la
(D3) No existe una definicin formal de procesos y
procedimientos a nivel de APN.

2.50. Ello se traduce en sobrecosto para la entidad, teniendo

en cuenta que esto repercute en la prestacin de servicios a la
comunidad portuaria, lo que se ve reflejado en la amenaza (A1)
Alto grado de informalidad en una proporcin importante de
operadores de servicios portuarios y logsticos.

2.51. Por lo que los proyectos de TI deben ser desarrollados

en concordancia con el PETI de la APN.

2.52.

2.53.

2.54.

3. MEMORIA TCNICA DEL PROYECTO

3.1 Diagnostico
2.55. Deficiencia en la gestin documentaria en la
organizacin, ello producto de las siguientes causas:
Limitaciones Presupuestales para la implementacin de una
arquitectura de TI apropiada
Falta de Conocimiento de herramientas de gestin de
contenido
Limitaciones Tecnolgicas
Ausencia de Polticas
Procesos no definidos
2.56.
2.57. Dicha deficiencia produce los siguientes efectos:
Retraso en la atencin de los procedimientos administrativos
Quejas y Reclamos de los usuarios
Incumplimiento de Normativa y plazos de atencin
Riesgo de dao o prdida de documentos
Inadecuado control documental

7
 2.58.
2.59. Ver Anexo 1. rbol de Problemas
2.60.

3.2 Descripcin

3.2.1 Identificacin y Descripcin del Proyecto

2.61. La propuesta propone la implementacin de un
sistema de gestin documental informtico a nivel
institucional, aprovechando los las avances de las
tecnologas de la informacin, en beneficio de la
organizacin en su conjunto.

3.2.2 Objetivo General

2.62. El Objetivo General del proyecto es Implementar
un Sistema Gestin Documentaria que permita a la APN
gestionar y administrar de manera ptima, segura y veraz
toda la documentacin relacionada a sus funciones,
mediante un soporte digital de gestin de contenidos y
flujos de trabajo.

3.2.3 Objetivos Especficos

Analizar los procesos de gestin documental.
Analizar y disear un sistema de informacin que
permita controlar la trazabilidad de los procesos
documentales.
Disear una base de datos que permita registrar los
documentos de la APN.
Elaborar prototipos del sistema
Disear flujos de la documentacin tanto interna como
externa en todos sus niveles, que puedan ser
administrados mediante una plataforma workflow

3.3 Producto o Entregable Final

2.63. El producto o entregable final del presente proyecto
incluye lo siguiente:
2.64.
Software
2.65. El proveedor deber entregar los instaladores del
sistema as como un manual de instalacin y configuracin
impreso y en formato digital. El software debe ejecutarse segn
los requerimientos planteados en la seccin de Tecnologas.
2.66.

8
 Manuales Tcnicos y de Usuario
2.67. Los manuales tcnicos deben contemplar los
diagramas y documentos segn la seccin metodologas.
Deben incluir adems el diccionario de datos, documentos de
estndares de programacin y diseo utilizados.
Adicionalmente deber contemplar una descripcin de las
mejores prcticas utilizadas en diseo y programacin.
2.68. El manual de usuario deber contener en explicacin
detallada e intuitiva de la operatividad del sistema con casos
descritos de manera grfica.
2.69. Los manuales de usuario y tcnico debern entregarse
impresos y en formato digital conjuntamente con los fuentes
del sistema.
2.70.
Garanta
2.71. El proveedor deber entregar un documento donde
especifique la duracin de la garanta el cual no deber ser
menor de 6 meses.
2.72.
2.73. El proveedor deber responder en un mximo de 04
horas ante cualquier error presentado en la operatividad del
sistema.
2.74.
2.75. La garanta incluye vicios de programacin no
detectados en las pruebas, errores de clculos y mal
funcionamiento de alguno de los componentes del aplicativo.
La garanta no incluye cambios o nuevas adecuaciones al
sistema desarrollado.
2.76.
Programas fuentes completos
2.77. Deber entregarse la totalidad de los programas
fuentes del sistema sin excepcin, incluso de componentes y
utilidades genricos. Las fuentes deben de ser la ltima versin
en formato digital. (CD o DVD)

4. VENTAJAS Y RESULTADOS
4.1 Ventajas
Disminuir el riesgo de prdida de documentos.
Contar con un sistema que administre toda la documentacin
de la entidad.

9
 Mayor control de la gestin documentaria de la entidad
Disminucin en el empleo de recursos destinado a la gestin
documentaria, entindase: papel, energa, uso de equipos
(impresoras), tiempo para el desplazamiento fsico del persona,
energa elctrica.
2.78.

4.2 Resultados
Informacin segura, actualizada y confiable para tomar
decisiones de forma oportuna
Herramienta que optimiza los procesos documentales.
Control centralizado de la documentacin fsica y digital
mediante un gestor de contenidos.
Innovacin tecnolgica en la mejora de procesos a nivel
institucional
2.79.

5. ESTANDARES, METODOLOGAS Y NORMAS

APLICABLES AL PROYECTO
5.1 Estndares y Metodologas
2.80. El Proyecto deber utilizar el ciclo de vida
correspondiente al Proceso Unificado de Desarrollo (Rational
Unified Process) y su correspondiente lenguaje UML (Lenguaje
Unificado de Modelado) para lo cual deber incluir los siguientes
modelos:
2.81.
a) Modelo de Negocio:
2.82. Diagrama y especificacin de Casos de Uso del
Negocio
2.83. Diagrama y especificacin de Actores y Trabajadores
del Negocio
2.84.
b) Modelo de Requerimientos:
2.85. Diagrama y especificacin de Actores y Trabajadores
del Sistema
2.86. Diagrama de Casos de Uso del Sistema por Paquete
2.87. Especificaciones de cada Caso de Uso de Sistema
2.88.
c) Modelo de Anlisis
2.89. Modelo Conceptual (Clases con atributos)

10
 2.90. Modelo de Datos
2.91.
d) Modelo de Diseo
2.92. Diagrama de Subsistemas de Diseo
2.93. Diagrama de Componentes
2.94. Diagrama de Implementacin
2.95.

5.2 Actividades
2.96. Para cumplir con el objetivo propuesto, se realizarn
las siguientes actividades:
1. Desarrollar el Planteamiento del Proyecto (Visin) en base a los
procesos identificados, el cual incluye el cronograma, definicin
de recursos, informacin requerida, el plan de trabajo, reglas
de negocio, entre otros contemplados.
2. Desarrollar el modelo para los procesos o flujos relacionados al
trmite documentario de la APN.
3. Captura de Requisitos o Requerimientos Funcionales que
incluye definicin de la estructura del sistema mediante casos
de uso en base a los requerimientos del usuario.
4. Anlisis del Sistema el cual incluye Modelo de Datos Se debe
incluir los diagramas correspondientes a este flujo de trabajo
segn la metodologa que se describe en la seccin
Metodologas.
5. Diseo del Sistema el cual incluye tambin definicin de
estndares de base de datos y de programacin.
6. Implementacin de las plataformas de Workflow y Gestin de
Contenido.
7. Pruebas para detectar posibles inconsistencias o errores los
cuales deben ser documentados y validados por el rea usuaria
y el rea de sistemas.
8. Implementacin y Distribucin del sistema, permitir instalar el
sistema en los nodos de red correspondientes.
9. Capacitacin en el uso del software a los usuarios finales, as
como capacitacin tcnica al rea Sistemas sobre la operacin,
configuracin, instalacin y depuracin del sistema (Plan de
Capacitacin).
2.97.

11
6. PLANEACIN DEL PROYECTO
6.1 Composicin de Equipo Tcnico
2.98.
2.99. 2.100. 2.101. 2.102. 2.103. 2.104.
Gr R N P %

2.106. 2.107. 2.108. 2.109. 2.110.

L C C In 30

2.105. 2.112. 2.113. 2.114. 2.116.

AP A J J 20
2.115.
In
2.118. 2.119. 2.120. 2.122.
Jef C C 20

2.124. 2.125. 2.126.

Jef J JH 2.129. 50%

2.131. 2.132. 2.133. 2.135.

L E E 50

2.138. 2.140.
C C
2.137. 2.142.
A 2.127. 50
2.139.
L In
2.123.
BT
2.145. 2.147. 2.128.
R R Si
2.144. 2.149.
Pr 70
2.146.
O

2.152. 2.154.
J JH
2.151. 2.156.
Q 40
2.153.
C

2.157.
2.158.
2.159.
2.160.
2.161.
2.162.
2.163.
2.164.
2.165.
2.166.
12
 2.167.
2.168.
2.169.
2.170.
2.171.
2.172.
2.173.
2.174.

6.2 Definicin de Actividades y Roles

2.175.

2.177.
2.178.
2.179.
2.180.
2.176.Especificaciones del Paquete de Trabajo
2.183. Documento que
detalla: la definicin
2.186.
del proyecto,
2.182. 2.184. 2.188.
2.189.
requerimiento de los
1.1 JP2 2.187.
Stakeholders,
2.185. 2.190.
necesidades del
negocio, finalidad y
cronograma de hitos.
2.193. El documento contiene
2.181.

los documentos
correspondientes a la
gestin del proyecto.
2.194. 1. Plan de Gestin de 2.196.
2.192. Requerimientos. 2.198.
2.199.
2.195.
1.2 2. Plan de Gestin de 2.197.
JP2
Cronograma de 2.200.
Actividades.
3. Plan de Gestin de
Comunicacin.
4. Plan de Gestin de
Riesgo.
2.202.
2.203.
2.204.
2.205.
2.201.Especificaciones del Paquete de Trabajo
2.208. 2.1.1. Elaboracin del
2.212.
2.206.

Modelo Conceptual
2.209. 2.1.2. Validacin con
2.207. el usuario el diagrama
2.211.
2.213.
2.215.
2.216.
2.1 del Modelo
AF
Conceptual.
2.210. 2.1.3. Entrega del
2.214.
informe Modelo
Conceptual
2.218. 2.219. 2.2.1 Diagramas de 2.221.
2.223.
2.226.
2.227.
2.2. Comunicacin y su AF
respectiva 2.222. 2.228.
documentacin DC 2.224.
2.220. 2.2.2 Documentos de

13
 Especificacin: Sobre
los casos de uso de los 2.225.
procesos
2.230.
2.231.
2.232.
2.233.
2.229.Especificaciones del Paquete de Trabajo
2.239.

2.236. 3.1.1 Diagramas de 2.237.

2.235.
Estructura y su AF DC
2.240.
2.242.
2.243.
3.1
respectiva 2.238.
documentacin. LT
2.241.
2.234.

2.249.

2.246. 3.2.1 Prototipos

funcionales del 2.247.
2.250.
2.245.
sistema, se usar AF 2.253.
2.254.
3.2.
herramientas de 2.248.
diseo como Visio DC 2.251.
2013.
2.252.

2.255.
2.256.
2.257.
2.258.
2.259.
2.260.
2.261.
2.262.
2.263.
2.264.
2.265.

2.267.
2.268.
2.269.
2.270.
2.266.Especificaciones del Paquete de Trabajo
2.272. 4.1 2.273. 4.1.1 Desarrollo 2.275.2.277.2.280.
2.281.
Elab del sistema AF AF
oraci teniendo como 2.276.2.278.
2.271.

n input los JP1

del prototipos y 2.279.
Siste estndares JP2
ma aprobados por el
de usuario.
Infor 2.274. 4.1.2
maci Documentacin
n. de los casos de
pruebas de los
mdulos que se
concluyen.

14
 2.283. 4.2
Ejec
uci
n del
2.284. 4.2.1 Realizar 2.286. 2.289.
Siste 2.285. 2.288.
pruebas AF
ma AF
unitarias. 2.287.
de
Infor
maci
n.
2.291. 4.3
Valid 2.294.2.297.
2.292. 4.3.1 Validar el
aci JP1
completo
n 2.295.2.298.2.300.
2.301.
funcionamiento
con JP2 LF
del software.
el 2.296.2.299.
2.293.
Usua LF
rio.
2.303. 4.4
Verifi
caci
n
de
2.306.
los 2.304. 4.4.1 Realizar la
AF
objet verificacin
2.305.2.307.2.309.
2.310.
ivos adecuada de los
JP1 LF
del objetivos del
2.308.
siste sistema.
JP2
ma
de
infor
maci
n.
2.312. 4.5
Entr
ega
de
2.313. 4.5.1 El Informe
Infor
debe contener el
me 2.315.
detalle de los 2.314.
con JP1 2.317.
2.318.
mdulos que
los 2.316.LF
han sido
md LF
desarrollados
ulos
segn los hitos.
desa
rroll
ados
.
2.320.
2.321.
2.322.
2.323.
2.319.Especificaciones del Paquete de Trabajo
2.325. 5.1 2.326. 5.1.1 Se deber 2.327.2.329.2.332.
2.333.
2.324.

Prue entregar el plan QA AF

bas de pruebas para 2.328.2.330.
del cada mdulo del AF

15
 Siste 2.331.
sistema.
ma. JP2

2.335. 5.2
Elab
oraci 2.336. 5.2.1 Se elabora 2.338.
n y entrega el JP2
de informe de 2.337.2.339.2.341.
2.342.
Infor pruebas con los JP1 AF
mes resultados 2.340.
de obtenidos. LF
Prue
bas.
2.343.Especificaciones del Paquete de Trabajo 2.344.
2.345.
2.346.
2.347.
2.350. 6.1.1 Instalacin 2.354.
del Sistema de
2.348.

2.349. 6.1 2.352.LT

Insta Informacin en 2.355.2.357.
2.358.
laci los servidores 2.353.JP1 JP
n. que se 2.356.
requieran. JP2
2.351. 6.1.2
2.359.Especificaciones del Paquete de Trabajo 2.360.
2.361.
2.362.
2.363.
2.366. El Informe Final
2.365. 7.1 debe incluir una
Elab memoria de las
2.368.
oraci actividades
JP1
n realizadas, 2.367. 2.371.
2.374.
2.369.
de resultados 2.372.
JP2
Infor alcanzados y 2.373.
2.375.
2.370.
me todo el material
LF
2.364.

Final elaborado
. durante la
consultora.
2.377. 7.2 2.378. Se presenta el
Entr entregable final 2.380.
ega con todos los JP1
2.379. 2.385.
del archivos 2.381.2.383.
Infor electrnicos del JP2 2.384.
2.386.
me Proyecto y la 2.382.
Final documentacin LF
. complementaria.

6.3 Cronograma de Proyecto

6.1.

16
 6.2.

6.3.

6.4 Estimacin de Costos

6.4. Utlizando la estimacin por analogas, tenemos los
siguientes costos:

6.4.1 Costos
6.5. C 6.6. 6.7. 6.8. 6.9.
o
ns
ul
to

17
 ra
6.10. Co
ns
ult
6.11. 6.12. 6.13. 6.14.
or
Su C T C
a
De
tal
le
6.15. Jef
e
de
Pr
oy 6.16. 6.17. 6.18. 6.19.
ec S/. S 9 S/
to
6.20. Js
ica
He 6.21. 6.22. 6.23. 6.24.
rre S/. S 9 S/
ra
6.25. Li
de
r
T
cn 6.26. 6.27. 6.28. 6.29.
ic S/. S 9 S/
o
6.30. E
mil
io
Lo 6.31. 6.32. 6.33. 6.34.
pe S/. S 9 S/
z
6.35. An
ali
st
a
Fu
nc
io 6.36. 6.37. 6.38. 6.39.
na S/. S 1 S/
l
6.40.
Le
sli
e
Ch 6.41. 6.42. 6.43. 6.44.
av S/. S 9 S/
ez
6.45. Ci 6.46. 6.47. 6.48. 6.49.
nt S/. S 9 S/

18
 hia
Roj
as
6.50. Pr
og
ra
m
ad 6.51. 6.52. 6.53. 6.54.
or S/. S 1 S/
es
6.55. Ca
rlo
s 6.56. 6.57. 6.58. 6.59.
Ort S/. S 9 S/
iz
6.60. Re
nz
o
Alc 6.61. 6.62. 6.63. 6.64.
ac S/. S 9 S/
o
6.66. 6.67. 6.68. 6.69.
6.65. Q
S/. S 9 S/
A
6.70. Jor
ge
Ca 6.71. 6.72. 6.73. 6.74.
str S/. S 9 S/
o
6.75. To 6.76. 6.77. 6.78. 6.79.
tal S/. S 6 S/
es
6.80.

6.81. A
P 6.82. 6.83. 6.84. 6.85.
N
6.86. Co
st
os
6.87. 6.88. 6.89. 6.90.
de
Su C T C
pe
rs
on
al
6.91. Li 6.92. 6.93. 6.94. 6.95.
de S/. S 9 S/
r
Fu
nc
io
na

19
 l
6.96. Cr
siti
na
Es
cal 6.97. 6.98. 6.99. 6.100.
an S/. S 9 S/
te
6.101.Jef
e
de
Pr
oy 6.102. 6.103. 6.104. 6.105.
ec S/. S 9 S/
to
6.106. Ce
sar
Tal 6.107. 6.108. 6.109. 6.110.
led S/. S 9 S/
o
6.111.An
ali
st
a
Fu
nc
io 6.112. 6.113. 6.114. 6.115.
na S/. S 9 S/
l
6.116. Juli
o
Ma
rti 6.117. 6.118. 6.119. 6.120.
ne S/. S 9 S/
z
6.121.To 6.122. 6.123. 6.124. 6.125.
tal S/. S 2 S/
es
6.127. 6.128. 6.129. 6.130.
6.126.
6.131.
Costo
to
ta
l
R
R 6.135.
H 6.132. 6.133. 6.134. S/
H
6.136.
6.137.

20
6.138.
6.139.
6.140.

6.4.2 Costos Totales

6.141.
6.1. Equip 6.2. 6.3.
os
6.142.
6.4. Person
6.5. 6.6.
al
Equip Cso
Consul
tora
6.9.
6.7. Jsica
6.8. S/.
Herrera
Laptop
6.12.
6.10. Emilio
6.11. S/.
Lopez
Laptop
6.14. 6.15.
6.13.
6.17. 6.18.
6.16. Cinthia
Deskto S/.
Rojas
6.20. 6.21.
6.19. Leslie
Deskto S/.
Chavez
6.23. 6.24.
6.22. Renzo
Deskto S/.
Alcaco
6.26. 6.27.
6.25. Carlos
Deskto S/.
Ortiz
6.29. 6.30.
6.28. Jorge
Deskto S/.
Castro
6.33.
6.32. S/.
6.31.
6.35. 6.36.
6.34.

6.38. 6.39.
6.37. Infraes
Unida Cos
trutura
6.40. Impreso
ra 6.41. 6.42.
Multifun 1 S/.
cional
6.45.
6.44.
6.43. PC S/.
1
6.48.
6.47. S/.
6.46. Totales 21
 6.143.
6.144.
6.145.
6.146.
6.147.
6.148.
6.149.
6.150.
6.151.
6.152.
6.153.
6.154.
6.155.
6.156.
6.157.
6.158.
COST
O

T
O
T
A
L 6.159.
6.161.E
st
6.160.R i
e m
c a
u ci
r o
s n
o T
ot
al
6.162.C 6.163.S/
o .
s 2
t 6
o 4,
R 0
R 0
H 0.

22
 0
H
0
6.164.C
o
s
t
o 6.165.S/
s .
E 1
q 1,
u 5
i 0
p 0.
o 0
s 0
6.166.I
n
fr
a
e 6.167.S/
s .
tr 2
u 2,
c 1
t 0
u 0.
r 0
a 0
6.168. 6.169.
6.171.S/
.
2
9
7,
6.170.T 6
o 0
t 0.
a 0
l 0
6.172. 6.173.
6.174.P
a
g
o
e 6.175.S/
n .
tr 7
e 4,
g 4
a 0
b 0.
l 0
e 0

23
 6.176.
6.177.
6.178.
6.179.
6.180.
6.181. 6.184. 6.185.
Recu 6.182. 6.183. A M

6.186. 6.187. 6.188. 6.189. 6.190.

Cons 2 2 A 2

6.191. 6.192. 6.193. 6.194. 6.195.

Pape 3 2 1 1

6.196. 6.197. 6.198. 6.199. 6.200.

Insu 3 2 1 1

6.201. 6.202. 6.203. 6.204. 6.205.

Mate 5 3 1 1

6.206. 6.209. 6.210.

Ahorr 6.207. 6.208. 2 2

6.211.
6.212.
6.213.
6.214.
6.4.3 Flujo de Caja
6.215. Los pagos se reaizan por entregable de manera
mesnual., durante el periodo en el que transcurre el
proyecto, se contemplan los ingresos por los servicios de
procedimientos administrativos gestionados por el SIGED,
S/. 30,000.00 (treintamil) soles mensuales, en el mes de
enero la cifra se incrementa por los siguientes 3 meses
debido a las renovaciones masivas de licencias de los
operadores. De acuerdo a las estimaciones realizadas por el
equipo del proyecto, el retorno en el prximos 11 meses
debera ser el siguiente:
6.216.
6.217.
6.218.
6.219.

24
 6.220.
6.221.
6.222.
6.223.
6.224.
6.225.
6.226.
6.227.
6.228.
6.229.
6.230.
6.231.
6.232.
6.233.
6.234.
6.235.
6.236. Flujo de caja
6.237.
6.238.
6.239.
6.240. 6.241.
T 4 6.242. 6.243. 6.244. 6.245. 6.246. 6.247. 6.248.

6.253. 6.254. 6.255. 6.256. 6.257. 6.258. 6.259. 6.260.

6.252. m a m ju ju a s o

6.264.
6.265. 6.266. 6.267. 6.268. 6.269. 6.270. 6.271. 6.272.
M
1 2 3 4 5 6 7 8

6.276.
I 6.277. 6.278. 6.279. 6.280. 6.281. 6.282. 6.283. 6.284.
S S/ S/ S S/ S/ S S/

6.288. 6.289. 6.290. 6.291. 6.292. 6.293. 6.294. 6.295. 6.296.

I S S/ S/ S S/ S/ S S/

6.300. 6.301. 6.302. 6.303. 6.304. 6.305. 6.306. 6.307. 6.308.

G - - -

6.312. 6.313. 6.314. 6.315. 6.316. 6.317. 6.318. 6.319. 6.320.

U S S/ S/ S S/ S/ S S/

6.324. 6.325. 6.326. 6.327. 6.328. 6.329. 6.330. 6.331. 6.332.

P - - S/ S/ S S/

6.336. 6.337. 6.338. 6.339. 6.340. 6.341. 6.342. 6.343. 6.344.

F - - S S S S

6.348. 6.349. 6.350. 6.351. 6.352. 6.353. 6.354. 6.355. 6.356.

6.360. 6.361.
V S 6.362. 6.363. 6.364. 6.365. 6.366. 6.367. 6.368.

6.372. 6.373. 6.374. 6.375. 6.376. 6.377. 6.378. 6.379. 6.380.

25
 T 7

6.384.
6.385.

6.4.4 Entregables y extensin de Proyecto

6.386. Primer Informe

Acta de inicio de proyecto.

Cronograma
Implementacin del sistema de Gestin Documental en
su versin transaccional.
6.387. Segundo Informe

Implementacin de la plataforma de Workflow y la

definicin de los principales 3 procesos documentales de
APN.
6.388. Tercer Informe

Implementacin de la plataforma de Gestin de

Contenido y su interface con el sistema de Gestin
Documentario.
6.389. Cuarto Informe

Actas de Implementacin del mdulo de Archivo Central.

Entrega de todos los entregables.
6.390.

6.391. Los informes se entregarn en original y dos

copias, en medio impreso. Asimismo, se entregarn en
medio magnticos en formato .doc.

6.392.
6.393.
6.394.
6.395.
6.396.
6.397.
6.398.
6.399.
6.400.
6.401.

26
6.402.
6.403.
6.404.
6.405.
6.406.
6.407. Fechas de los Entregables del Proyecto

6.408. El proyecto consta de los siguientes entregables:

6.409. 6.410. Descr 6.411.

6.412.
Hi ipcin I
Fin

6.415. Imple
mentaci
n del
6.413. sistema
Pri de 6.416.
6.417.
Gestin 0 04/04/1
6.414. Documen 3
tal en su
versin
transacci
onal.

6.420. Imple
mentaci
n de la
plataform
a de
6.418. Workflow
Se y la 6.421.
6.422.
definici 0 03/05/1
6.419. n de los 3
principal
es 3
procesos
documen
tales de
APN.

27
 6.424. Imple
mentaci
n de la
plataform
a de
Gestin
de
6.423. 6.425.
6.426.
Contenid
Ter 0 06/06/1
o y su
3
interface
con el
sistema
de
Gestin
Documen
tario.

6.428. Imple
mentaci
n del
mdulo
de
6.427. Archivo 6.430.
6.431.
Cu Central. 0 02/07/1
3
6.429. Entreg
a de
todos los
entregabl
es.

6.432.

6.433.

7. ANLISIS Y ADMINISTRACIN DE RIESGOS DEL

PROYECTO
7.1 Gestin de Riesgos
1. Plan de Riesgos
28
 2. Riesgos 3. Evaluacin de Riesgos 4. Mitiga
5. Or 7. Proba 8. Im 9. Respo
ig 6. Descripcin bilida pa nsable 10. Respuesta del Riesg
en d cto s
13. Falta de
17. Preventivo: Buscar el compromiso d
12.Us compromiso por
el inicio del proyecto, Informar el efe
ua parte de los 14. Bajo 15. Alto 16. LF
esto causara.
rio usuarios en el 18. Correctivo: Gestin de Comunicaci
proyecto.
25. Preventivo: Establecer reuniones co
21. El alcance y lmites usuario para verificar la informacin
brindada. Y en base a ello obtener
del sistema no
22. Bajo 23. Alto 24. JP / AF informacin ms concisa.
estn claramente 26. Correctivo: Se estudiar una soluci
definidos. acorde a los tiempos de plazo que se
dispone.
33. Preventivo: Identificando personal
29. Abandono de del proyecto y el impacto que ocasio
retiro de acuerdo a la fase que afecta
integrante del 31. Baj
30. Bajo 32. JP 34. Correctivo: Mientras se busca el ree
equipo de o el equipo de desarrollo tratar de cub
proyecto. trabajo no realizado por el miembro
ausente.
20.Ge 37. Estimacin 41. Preventivo: Desarrollo de un cronog
sti inadecuada de en base a proyectos realizados
n 39. Me anteriormente.
tiempos referidos a 38. Bajo 40. JP / AF / LT
dio 42. Examinar correctamente los proceso
procesos realizar la estimacin adecuada.
complejos. 43. Correctivo: Gestin de Comunicaci
46. Cambio de 50. Preventivo: Aceptacin del docume
requisitos por previamente evaluado y aprobado po
47. Medio 48. Alto 49. JP
parte del usuario usuario.
final. 51. Correctivo: Gestin de Cambio.

54. Incumplimiento de
58. Preventivo: Realizar el seguimiento
las diferentes
56. Me adecuado al cronograma.
etapas en los 55. Bajo 57. JP
59. Correctivo: Programar horas de
dio
plazos recuperacin.
establecidos
62. Inadecuado 66. Preventivo- Establecer en los
61.T controlador de requerimientos tcnicos la necesidad
64. Baj
cn versiones referido 63. Bajo 65. LT controlador de versiones.
o
ico al desarrollo del 67. Correctivo: Implementar un controlad
software. versiones confiable.

29
8. IMPACTOS ESPERADOS DEL PROYECTO UNA VEZ
IMPLEMENTADO
8.1 Impactos Tecnolgicos
Se incorporarn a la organizacin nuevos conocimientos y
nuevas herramientas tecnolgicas con la mira direccionada
haca la eficiencia en los procesos documentales.

8.2 Impactos Ambientales

La APN est embarcada en el marco de la proteccin del
medio ambiente ambientales, por lo que la implementacin
un sistema de gestin documental, reducir el consumo de
papel, energa insumos de equipos informticos, etc.
contribuyendo enormemente a la preservacin y a la
eficiencia.

8.3 Impactos Econmicos

La implementacin de una herramienta informtica para la
gestin de documentos, ser de beneficio para agilizar los
procedimientos documentales al interior de la entidad,
adems contribuir, optimizando el uso de recursos, ser
evidente la reduccin de costos en los procesos
documentales, uso de equipos, insumos, etc.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
82.
83.
84.

30
 9. ANEXOS
9.1 rbol de problemas
85.

as y Reclamos
86. de los usuarios

10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Autoridad Portuaria
Incumplimiento deen Nacional
Riesgo (2016).
normativa de Quienes
y plazos
dao ode Somos.
prdida
atencinObtenido
Inadecuado
de de
documentos
control docu
Retraso la
http://www.apn.gob.pe/mision.php
atencin de los
Autoridad
procedimientos
Portuaria Nacional (2016). Organigrama. Obtenido de
http://www.apn.gob.pe/organigrama.php
Autoridad Portuaria Nacional (2016). FODA. Obtenido de
ficiencia en la Gestin Documentaria al interior de la Organiza
http://www.apn.gob.pe/pdf_global/2015/86b06a6b9eb2f0e9e76c3108
4d395fde.pdf
87.
88. Limitaciones Procesos no
Limitacion
89. presupuestales Faltaes definidos
de conocimiento de herramientas de
90. para la Tecnolgic
implementacin de
una arquitectura
Ausencia de Polticas

31