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BBV-GAF-POL-100-006 18
Versin: 1.4
POLTICA DE ADMINISTRACIN DE
BIENES Y SERVICIOS Vigencia: 29/11/2016
Control de Aprobacin
Gerente General
DIRECTORIO
Control de Cambios
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CAPTULO I
COMPRAS Y CONTRATACIONES
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Las Compras y/o contrataciones por excepcin autorizadas son las siguientes:
- De consultores, corredores de seguros, asesores tcnicos o empresas especializadas en
determinados servicios.
- De firmas especializadas en bsqueda y seleccin de personal.
- De suscripciones de peridicos, revistas y publicaciones especializadas.
- De publicaciones de prensa, revistas y similares.
- De asesores legales.
- De bienes que son ofrecidos en condiciones de oferta o con rebajas significativas.
- De bienes o servicios ya proporcionados por un proveedor.
- De bienes o servicios adquiridos por Internet
Las compras y/o contrataciones por excepcin por montos mayores a Bs35.000 (Treinta y
cinco mil 00/100 bolivianos), requieren necesariamente autorizacin del Directorio de la
entidad.
No est permitido el fraccionamiento de compras o contrataciones que tiendan a eludir los lmites
sealados anteriormente.
El Directorio de la Entidad o un Comit designado por ste, puede participar en cualquier proceso
de compra o contratacin que el mismo determine.
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Toda contratacin de servicios o adquisicin de bienes que no hubiera sido presupuestada o hubiera
sido presupuestada en defecto, se tramita a travs de la Gerencia General o Subgerencia General,
instancia que al efecto considera lo siguiente:
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Los requerimientos anuales de bienes y servicios deben ser programados por las reas para su
incorporacin al Presupuesto Anual de la Entidad por cada rea.
Los responsables de cada rea deben solicitar a la Gerencia de Administracin y Finanzas (GAF) la
realizacin de las compras y contrataciones programadas, especificando claramente las
caractersticas tcnicas que deben contemplar las mismas, tomando como referencia las ofertas
existentes en el mercado, adjuntando en lo posible el respaldo actualizado de dichas caractersticas
tcnicas (fsico o electrnico). En su caso, deben elaborar las especificaciones tcnicas o trminos
de referencia relacionados con la adquisicin requerida y los criterios de calificacin a ser utilizados
en la evaluacin. Tambin debe estimar el precio referencial para la contratacin.
Una vez efectuada la compra o contratacin los responsables de rea deben otorgar conformidad
sobre los bienes o servicios que sean adquiridos o contratados en atencin a su requerimiento. En
el caso que la compra o contratacin establezca un plazo contractual, los responsables de rea
tambin deben otorgar conformidad sobre el cumplimiento de los plazos contractuales.
La solicitud de compra deber detallar el servicio o bien de uso que se desea adquirir, explicar el
propsito o necesidad de su adquisicin, as como describir las caractersticas que permitan su clara
e inequvoca identificacin.
En caso de que no existiese margen presupuestario o se requiera utilizar el saldo de otra partida
presupuestaria, corresponder al rea solicitante requerir a Gerencia General o Subgerencia
General, la autorizacin respectiva, de acuerdo a lo establecido en el Articulo 4.- de la presente
poltica.
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Cuando se trate de bienes, derechos y/o servicios tecnolgicos, que en su proceso de cotizacin,
anlisis, comparacin de propuestas, etc., sean necesarios conocimientos tcnicos especializados
orientados a evaluar especificaciones tcnicas, atributos de software, capacidad y/o condiciones de
equipos y/o partes de equipos, o cualquier otra condicin, se requiere necesariamente la
participacin de la Gerencia de Tecnologa de la Informacin en el proceso.
Para el caso de proveedores que requieren pagos en efectivo y/o inmediatos para la provisin del
bien o el servicio, y que no exista posibilidad de realizar el pago mediante cheque o transferencia
bancaria, la Gerencia de Administracin y Finanzas puede autorizar la entrega de fondos con cargo
a rendicin de cuenta documentada, en cuyo caso el funcionario responsable debe realizar el cobro
del cheque, la compra y la rendicin de cuentas dentro de un plazo mximo de cinco das hbiles de
recibidos los fondos.
Para la contratacin de servicios o adquisicin de bienes por concurso de ofertas, se debe contar
con propuestas o cotizaciones, presentadas por tres o ms proveedores distintos, mediante
proformas recibidas en medio impreso, por fax o a travs de correo electrnico. Las propuestas o
cotizaciones, debern ser comparables entr si en cuanto a las caractersticas, calidad,
especificaciones y otras del bien o servicio a ser adquirido.
Para la seleccin del proveedor , la GAF, en coordinacin con las reas interesadas, debe elaborar y
presentar el cuadro comparativo de propuestas o cotizaciones, el cual es imprescindible en el caso
que las contrataciones y/o adquisiciones sean mayores a Bs14.000.- (Catorce mil 00/100 bolivianos),
el citado cuadro deber contener todos los datos referidos a la propuesta (precio, cantidad,
caractersticas tcnicas, tiempos de entrega, etc.), as como la mencin para cada propuesta de si
cumple o no con los requerimientos solicitados y otros que pudiesen ser determinantes para la
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seleccin del proveedor, asimismo, deber contener las firmas del responsable del rea solicitante,
de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Subgerencia General o Gerencia General.
A este documento deben adjuntarse las cotizaciones o propuestas presentadas por los proveedores,
as como cualquier otro antecedente relacionado con la adquisicin del bien o el servicio.
Para la eleccin del proveedor debern considerarse los criterios que se mencionan a continuacin:
1. Cumplimiento de requerimientos solicitados
2. Calidad
3. Tiempo de entrega
4. Garanta, en los casos que corresponda
5. Precio o costo total
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1. Mediante la suscripcin del respectivo contrato, para todos aquellos casos en los que el
servicio est siendo contratado por periodos prolongados, cuando es provisto de manera
regular por varias veces consecutivas, cuando la Sociedad queda obligada a pagos fijos
peridicos por el mismo o tengan que ser pagados bajo la forma de anualidad adelantada,
y/o en transacciones en las que la suscripcin del contrato sea requerida por el proveedor,
o en aquellos casos en los cuales la compra o contratacin implique servicios de post-venta
o se requiera formalizar la garanta.
Los contratos a ser suscritos debern ser elaborados por la Gerencia de Asuntos Legales y
revisados por la Gerencia de Administracin y Finanzas en los aspectos administrativos y por
el responsable del rea solicitante en los aspectos tcnicos. Los contratos debern ser
firmados de acuerdo a lo que establezcan los poderes correspondientes y segn lo
establecido en el procedimiento de elaboracin de contratos.
Los contratos tambin debern incluir una clusula expresa estableciendo a la persona que
actuar como contraparte de la BBV, quien ser la responsable de hacer el seguimiento,
coordinacin y control respectivo para el cumplimiento pleno del contrato. La contraparte
deber ser personal del rea solicitante del bien o servicio.
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Todo bien o servicio, este ltimo cuando sea posible, que vaya a ser adquirido o contratado deber
ser revisado y probado por el rea solicitante a fin de comprobar su adecuado funcionamiento o
prestacin, segn corresponda. Es responsabilidad del responsable de rea solicitante la realizacin
adecuada y oportuna de las revisiones y comprobaciones mencionadas.
Para caso de bienes o servicios que no constituyan activos fijos, la conformidad con las adquisiciones
corresponde al responsable del rea usuaria del bien o servicio, y podr documentarse mediante:
correo electrnico a la Gerencia de Administracin y Finanzas, o bajo cualquier otra forma
necesariamente escrita o que constituya evidencia.
El responsable del rea solicitante deber otorgar la correspondiente conformidad sobre los
entregables y los plazos contractuales, como requisito previo al pago o pagos convenidos con el
proveedor.
Los actuales y/o potenciales proveedores de los servicios o de los bienes a ser adquiridos por la BBV,
deben estar en capacidad de emitir notas fiscales por el pago o pagos a ser realizados por la
Sociedad.
Slo se admite la contratacin de proveedores sin la capacidad de emitir notas fiscales cuando se
trate exclusivamente de personas naturales. En este caso la sociedad deber retener los impuestos
que correspondan segn la normativa vigente.
Para el caso de contrataciones de bienes y/o servicios por periodos prolongados de tiempo y
servicios recurrentes, la documentacin deber ser discriminada por proveedores y archivarse en
carpetas independientes. Para el caso de adquisiciones por nica vez, u originadas en la adquisicin
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de bienes o servicios que no son recurrentes, los antecedentes debern formar parte de uno de los
comprobantes contables que corresponda a cada transaccin.
CAPTULO II
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
Tiene por objeto lograr la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos fijos de
la BBV.
Las compras se registran como activos fijos, tanto en el sistema de control de activos fijos como en
la contabilidad de la BBV, segn su naturaleza y caractersticas particulares. La decisin de activar o
no una adquisicin deber ser adoptada expresamente por la Gerencia de Administracin y Finanzas
a solicitud justificada e informada de parte de la Jefatura de Administracin.
Las compras de determinados artefactos o instrumentos de trabajo que no requieran ser registrados
como activos fijos, ni califiquen como bienes de consumo, deben contabilizarse en cuentas de
registro para efectos de control.
La incorporacin de bienes muebles al activo fijo de la BBV consiste en su registro fsico y contable.
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Para controlar la distribucin de los bienes de uso la GAF debe codificar los mismos adoptando
sistemas de identificacin que:
La transferencia de bienes entre funcionarios debe ser efectuada necesariamente a travs de una
autorizacin expresa de parte de GAF.
Cuando un funcionario deje de pertenecer a la BBV, debe hacer devolucin de los bienes entregados
a conformidad de la GAF.
La GAF debe programar y contratar los servicios de mantenimiento necesarios para promover el
rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro, averas u otros resultados que
pongan en riesgo la continuidad de los mismos.
Los funcionarios que tengan asignados bienes son responsables de solicitar, con la debida
anticipacin, servicios de mantenimiento preventivo para que estos sean previstos en el programa
de operaciones anual de la BBV.
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Cualquier salida de activos fsicos de las instalaciones de la entidad para mantenimiento, deber ser
comunicada previamente a GAF.
El control fsico de los activos fijos es la funcin de verificacin de la correspondencia entre las
existencias y los documentos que respaldan su permanencia dentro del patrimonio institucional, a
cargo de la GAF.
Los inventarios deben permitir identificar fallas, faltantes y sobrantes de bienes, precisar la situacin
de stos en un momento dado, precisar los bienes que se encuentran en calidad de depsito, en
poder de terceros o en trnsito y valorar y ajustar los registros contables.
El control fsico se efectuar mediante la verificacin de activos fijos, el cual deber ser efectuado
al menos una vez en cada gestin.
a. Usar los bienes para beneficio particular o privado, salvo que estn autorizados
b. Permitir el uso para beneficio particular o privado
c. Prestar o transferir bienes sin consentimiento de la GAF
d. Enajenar bienes por cuenta propia
e. Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas
f. Daar o alterar los stickers de codificacin asignados a los bienes
g. Poner en riesgo los bienes
h. Ingresar bienes particulares sin autorizacin de GAF
i. Sacar bienes de la BBV sin autorizacin de GAF
j. Usar los inmuebles para beneficio particular y/o privado
k. Mantener bienes sin darle uso por tiempo indefinido
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CAPTULO III
DISPOSICIN DE BIENES
Para identificar los bienes susceptibles a ser arrendados o enajenados, se deben adoptar los
siguientes criterios:
a. Bienes en desuso o fuera de uso, que permita identificar aquellos bienes en funcionamiento
que ya no son usados por la BBV.
b. Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja,
que permita establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la BBV.
c. Vida til, que identifica a los bienes que hayan cumplido el periodo de vida til estimada y
su sustitucin o actualizacin sea recomendable.
Para evitar fragmentar la atencin y los esfuerzos orientados a la disposicin de los bienes, se debe
buscar la conformacin de lotes.
No es aplicable la disposicin para los activos intangibles (software), por lo que en este tipo de
bienes procede directamente la baja de los mismos, conforme lo sealado en el Artculo 31 de la
presente poltica.
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No podrn disponerse aquellos bienes que tengan valor histrico para la institucin, aun cuando no
exista valor residual.
Es la figura legal por la cual la BBV concede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a
una persona natural o jurdica a cambio de una contraprestacin de tipo pecuniario, con la
obligacin de restituirlos en el mismo estado en el que se entregaron.
El arrendamiento se realiza por tiempo definido y con garanta de devolucin en las mismas
condiciones en las que se entrega. El mismo debe perfeccionarse mediante la elaboracin de un
contrato de alquiler.
Es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurdica, con el derecho propietario
inherente. La enajenacin se realiza necesariamente a travs de un concurso de ofertas o una
donacin, segn procedimiento correspondiente.
Esta modalidad aplica nicamente a funcionarios de la BBV vigentes, sean estos permanentes o
eventuales.
El proceso se inicia con una invitacin de Gerencia General a todos los funcionarios, mediante una
comunicacin, para que se presenten ofertas sobre la referencia del precio base determinado por
el avalo. Las propuestas deben presentarse en sobre cerrado, en el lugar y hasta la fecha y hora
que hayan sido fijados al efecto.
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Los bienes se adjudican a los funcionarios proponentes, cuando su propuesta haya sido la ms
conveniente para la BBV (el mejor precio). En caso de igualdad de las ofertas, se da prioridad a los
funcionarios con mayor antigedad.
El funcionario adjudicatario debe efectuar el pago total del bien o solicitar descuento por planillas,
dentro de las 24 horas de su notificacin. Caso contrario, pierde el derecho de adjudicacin. En este
caso, se adjudica a la siguiente mejor oferta. La solicitud de descuento por planilla debe efectuarse
mediante una solicitud formal debidamente firmada.
La BBV debe perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de transferencia que sean
necesarios, sin incluir ningn tipo de garanta sobre los bienes adjudicados.
En caso de no existir interesados en los bienes fuera de uso para su enajenacin por concurso de
ofertas de funcionarios de la BBV, stos se acumulan para su enajenacin mediante concurso
pblico de ofertas.
Esta modalidad de enajenacin aplica a todo tipo de interesado, sea persona natural o jurdica.
El proceso se inicia con una invitacin pblica a ser efectuada en un peridico de circulacin
nacional, para que se presenten ofertas sobre la referencia del precio base determinado por el
avalo. Las propuestas deben presentarse en sobre cerrado, en el lugar y hasta la fecha y hora que
hayan sido fijados al efecto.
Los bienes deben adjudicarse a los proponentes, cuando su propuesta haya sido la ms conveniente
para la BBV (el mejor precio tomando como mnimo el precio del avalo). En caso de igualdad de las
ofertas, se debe dar prioridad a la oferta que se haya registrado primero.
El proponente adjudicatario debe efectuar el pago total del bien dentro de las 24 horas de su
notificacin. Caso contrario, pierde el derecho de adjudicacin. En este caso, se adjudica a la
siguiente mejor oferta.
La BBV debe perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de transferencia que sean
necesarios, sin incluir ningn tipo de garanta sobre los bienes adjudicados.
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El Directorio puede autorizar la donacin de bienes fuera de uso a entidades educativas, sociales y
otras, cuando no resulte conveniente llevar a cabo un proceso de concurso pblico de ofertas, a
requerimiento de la Gerencia General, basado en un informe de GAF, en el marco de las
disposiciones tributarias vigentes.
El Directorio tambin puede autorizar la donacin de bienes fuera de uso que no puedan ser
vendidos va concurso de ofertas.
En el caso que determinados bienes fuera de uso no puedan ser vendidos va concurso de ofertas,
ni donados, proceder la destruccin de los mismos siguiendo las mejores prcticas para el efecto.
Se incluir la posibilidad de entrega de los bienes a programas de reciclaje o reutilizacin de
materiales.
a. Enajenacin
b. Hurto, robo o prdida fortuita
c. Mermas
d. Vencimiento, descomposiciones, alteraciones y deterioros
e. Inutilizacin u obsolescencia
f. Siniestros
g. Destruccin
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CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Si por las caractersticas particulares u otros factores de los bienes o servicios a ser adquiridos o
contratados surgieran dudas sobre la aplicacin de la presente poltica, es responsabilidad del
funcionario que se encontrara ante tal situacin hacer previamente las consultas correspondientes
con la Gerencia de Administracin y Finanzas, a fin de seguir los pasos o procedimientos que vayan
en el mejor beneficio de la Sociedad.
No se incluyen en esta poltica los acuerdos tcitos, tales como la membreca a organizaciones
gremiales, cmaras, federaciones u otras a las que se afilia la Sociedad, ni los acuerdos por
programas de capacitacin.
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