Acta de Constitucin de Proyectos

Nombre Del Estandarizacin de Registros e Indicadores de la Operacin Logstica en

Proyecto Argos zona Norte.

En la actualidad se vienen realizando un conjunto de operaciones logsticas para

argos zona norte en diferentes nodos con muy poca visibilidad sobre la productividad,
la eficiencia o mermas en las operaciones internas y externas.

La metodologa para capturar los registros y los formatos ha evolucionado a la

particularidad, restricciones y condiciones de cada nodo. Lo anterior no ha permitido
la consolidacin de los registros y estandarizacin de los indicadores de operacin
como zona. Esta condicin se suma a la ubicacin dispersa del personal entre
Origen, operaciones internas y externas, y a la manualidad en la toma de los registros que
dificultan su recuperacin a tiempo, digitalizacin y tabulacin de las plantillas.
Situacin
actual Todo lo anterior ha ocasionado que la realizacin de registros e indicadores en la
actualidad sea intermitente o nula, no se tenga completa trazabilidad de los registros
o estos se encuentren desactualizados y no sean presentables al cliente.

La estandarizacin de un sistema de registros y presentacin de indicadores sobre la

operacin logstica en argos zona norte no solo es un requisito establecido en el
contrato de servicios por el cliente para el soporte administrativo, sino que adems
representa una gran oportunidad de mejora continua para nuestras operaciones, y la
visibilidad de los campos de accin para generar valor en los diferentes nodos.

El proyecto tiene como objetivo principal establecer un tablero de indicadores

logsticos estndar para la zona norte en ARGOS. Unificando los registros y
metodologa para la construccin de indicadores por nodos, consolidables de forma
prctica y contina a travs de la utilizacin de TICs.

Objetivo
Se busca lograr en el corto plazo la existencia de una base de informacin para la
toma de decisiones y soporte administrativo, con datos generados en tiempo real
simplificando la captura y consolidacin de acuerdo a las dimensiones establecidas
por el cliente en el contrato de servicios.

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 El proyecto Estandarizacin de Registros e Indicadores de la Operacin
Logstica en Argos zona Norte se limitar a la evaluacin, modulacin y
estandarizacin de los proceso de registros de las operaciones logsticas que hoy da

Descripcin / desarrollamos para Argos en la zona norte en los nodos Santa Marta, Barranquilla,

Alcance Sabanagrande, Valledupar, Cartagena planta, Cartagena Bodega, Tol Planta, tol
Muelle.
Las dimensiones que se contemplarn en el diseo del tablero de indicadores se
basarn inicialmente en los criterios que se encuentren establecidas en el anexo 8 del
contrato de servicios logsticos bajo los siguientes procesos:
Cargue y Descargue de vehculos.
Carpe y Descarpe de Vehculos.
Descargue Externo Manual.
Mermas (rotura).

La finalizacin del proyecto concluye en un componente de Software; consistente en

la configuracin de las plantillas en G-Docs para cada dimensin, generacin de las
cuentas de usuario, el archivo maestro de registros y las macros de tabulacin de los
indicadores. Y un componente de Hardware consistente en los equipos (tablets o
smarphone) con las caractersticas bsicas correctas y proteccin para su
manipulacin en exteriores que permita la toma de registros en forma digital
directamente en la APP.

Asi mismo la creacin de las plantillas estndar que se pueden usar pre-impresos en
caso dado que no se avale la utilizacin de los dispositivos de captura, o en caso de
que estos fallen por alcance de las redes, suministro de energa o manejo. Una vez
capturada la informacin por parte de los lderes y coordinadores esta se tabule en
los tableros de indicadores a travs de macros que diagramen los resultados en forma
de indicador y los compare con los estndares para cuantificar el cumplimiento.

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 Objetivo Requerimientos
Establecer cules son las dimensiones que se deben
evaluar en el tablero de indicadores de acuerdo al
Disear las plantillas
anexo 8 del contrato de servicios logsticos y
estndar de registro para
requerimientos de la operacin.
las operaciones logsticas
Involucramiento de los administradores en Tol,
bajo las dimensiones y
Cartagena y Barranquilla para la recopilacin de las
requisitos que se requieren
plantillas actuales con las que evalan la operacin y la
evaluar.
unificacin del criterio sobre las mismas.
Dimensionar las correcciones y mejoras que deben
complementar las plantillas para que su tabulacin
genere valor en la toma de decisiones.
Establecer una matriz de estndares para los diferentes
procesos que se efectan al cliente argos de forma que
Establecer un tablero de se conviertan en el referente que determine los
Objetivos indicadores estndar para indicadores de la operacin.
la zona norte que compare Validacin de los estndares de acuerdo a la realidad
especficos y
los registros con los de las operaciones de los diferentes nodos por parte de
Requerimient estndares para la los administradores de contrato.
os formulacin de indicadores. Determinar las Frecuencias de captura, responsables y
consideraciones para la captura de registros de
indicadores.
Modular las plantillas Diseadas y formatos en G-docs.
Sistematizar la captura y para cada uno de los nodos sobre las dimensiones
consolidacin de los establecidas.
registros simplificando la
Habilitacin de las cuentas de usuarios en G-docs para
actividad a travs de las
el funcionamiento de las app en los equipos.
TICs
Configuracin de los dispositivos componente
Hardware, acceso a datos y APP para el funcionamiento
en tiempo real de la captura de registros.
Evaluar los indicadores Se requiera la compilacin de un periodo completo de
para la gestin de operacin para cada uno de los nodos con el fin de que
oportunidades de mejora se puedan generar comparativos y niveles de servicio
encaminados a generar referente a los estndares establecidos en cada
valor en las operaciones. dimensin.
No incluido/
Fuera de Por no tratarse de operaciones transversales en todos los nodos, y No representar una
Alcance frecuencia o tamao representativo en las operaciones, No se contempla incluir en
esta etapa inicial en los indicadores los siguientes procesos:
Descargue de Materia Prima.
Mantenimientos de equipos o instalaciones.
Reparaciones locativas u otros servicios.
Reparacin de Estibas.
Picking & Preparacin de Exportacin.

En el diseo de los modelos de registro se realizar un comparativo de las plantillas

actuales en las operaciones logsticas en argos zona norte, inicialmente no se incluyen

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 nodos que pertenezcan a otras zonas diferentes.

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 Hito Fecha Entrega
Recopilacin de las plantillas y formatos actuales sobre los 11-11-2015
cuales se registran las operaciones en la zona norte.
Validacin en campo de la metodologa de captura de la 11-11-2015
informacin, congruencia y frecuencia de las mismas.
Comparacin de los aspectos que conforman las plantillas 12-11-2015
actuales vs los requerimientos del cliente para el diseo de
mejora de las plantillas.
Diseo de las nuevas plantillas virtuales y su configuracin 04-12-2015
en G-docs, filtros y restricciones.
Configuracin de las cuentas de usuario para la aplicacin 04-12-2015
de las plantillas unipersonalmente.
Cronograma Elaboracin de la matriz de estndares para los diferentes Del 11-12-2015 al

Hitos procesos que realizamos con argos. 23-12-2015

Diseo del Tablero de Indicadores. para la tabulacin, Del 11-11-2015 al
revisin y anlisis de los indicadores de nivel de servicio 28-11-2015
en las diferentes operaciones.
Capacitacin- Sensibilizacin Coordinadores y Lideres Del 01-12-2015 en
sobre el manejo de esta nueva herramienta. adelante.
Evaluar y escoger los proveedores para los componentes Del 11-12-2015 al
de Hardware que permitirn la captura de los datos as 23-12-2015
como los planes de comunicaciones para los equipos.
Configuracin de los equipos con las APP, pruebas de 28-12-2015
funcionamiento en campo y puesta en marcha.
Evaluacin de los resultados de los indicadores y Dril- 28-01-2016
Down para presentacin y socializacin.
Lder del
Jonathan Martnez Covilla. (Ejecutivo en Entrenamiento)
Proyecto
1. Establecer el nivel de detalle de los indicadores que incluir el B.S.C.
2. Evaluar los alcances de los registros y plantillas a disear.

Nivel 3. Adoptar o rechazar criterios de evaluacin en los registros o plantillas recibidos de

Autoridad los diferentes nodos posterior a su comparacin.

4. Distribuir la informacin del proyecto a todos los interesados.
5. Generar los accesos, limitaciones y restricciones al APP en G-docs.

Integrante/Grupo Proceso
Equipo Base
Administradores de Contrato Logstico LG - Argos Zona Norte
Coordinadores y Lideres de Operacin Logstica LG - Argos Zona Norte
Alvaro Carvajal Direccin IT&T
Personal operativo Base LG Argos Zona Norte

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 1. Validar y aportar conceptos a la especificacin tcnica a los requerimientos del
proyecto.
Nivel
2. Validar y mejorar los entregables tcnicos del proyecto
Autoridad
3. Aprobar o rechazar la solucin tcnica del proyecto
4. Aprobar o rechazar el plan de pruebas del proyecto

Comit de Integrante Proceso

Direccin Emilze Vargas Jefe de Excelencia Operacional
Alexander Mora JOP
Hernando Glen Administrador Contrato Bquilla.
Robinson Gonzlez Jefe de Proyectos RRHH

1. Aprobar o rechazar la carta de proyecto.

Nivel 2. Aprobar o rechazar cambios al alcance, tiempo, costos y calidad.
Autoridad 3. Escoger a los proveedores que se requieran.
4. Establecer si los objetivos del proyecto se cumplieron (xito del proyecto)

Patrocinador Sodexo - Segmento Corporativo Pesado Logstica Argos Zona Norte.

1. Autorizar cambios al alcance, tiempo, costos y calidad del proyecto que no puedan
Nivel de
ser resueltos por el comit de direccin
Autoridad
2. Decidir si el proyecto debe continuar o no.

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 Presupuesto

Interesado Estrategia Gestin

Cliente Argos (interlocutor).
Administradores de Contrato.
JOP
Coordinadores y Lideres.
Interesados
Personal Operativo
Sodexo
Principal solicitante del producto final indicadores
Apoyo estratgico en la gestin de las mejoras e
intervencin a los procesos.
Participacin e involucramiento en la construccin y
determinacin de los aspectos a evaluar y
reformulacin de las plantillas.
Socializacin de los resultados, anlisis de datos y
formulacin de los planes de accin sobre las
oportunidades detectadas.
Ser partcipes de las implementaciones, facilitndoles
la captura de la informacin y acceso a los datos,
simplificando su consolidacin y sensibilizndolos
sobre la importancia de los registros. (complementar
con la formacin)
Hacerlos conocedores de sus resultados operativos,
proponindoles alternativas para su mejoramiento y
superacin personal, estableciendo con ellos
incentivos para alcanzar los estndares propuestos.
Ofreciendo una propuesta que aplica a la simplicidad,
con una solucin innovadora que permitir presentar
en tiempo real y en cualquier lugar acceso a la
informacin sobre las operaciones en los diferentes
nodos donde se desarrollan operaciones logsticas en
la zona norte con argos.

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 Descripcin
Dificultades para el manejo de TICs por parte de los coordinadores y lderes de los
procesos a cargo de la captura de la informacin.
Dao de los equipos por cadas, golpes exposicin a el polvo o humedad.
Riesgos
Posibilidad de robo o utilizacin inadecuada de los equipos de registro.
Falla o Intermitencia en el alcance de las seales celular y datos en las zonas
apartadas, sitios remotos donde se realicen operaciones logsticas con Argos que
dificulten el acceso a las plantillas.

Se realizarn revisiones de los modelos de registro actuales para no desconsiderar

las restricciones o condiciones especiales de los diferentes nodos en la
estandarizacin de los formatos evitando con ello su inviabilidad en la zona.

Se realizar socializaciones con el personal operativo, lderes y coordinadores

donde se les sensibilice de la importancia que tiene el desarrollo de los registros
para la formulacin de indicadores tanto interna en sodexo como de cara al cliente
Gestin del argos.
Cambio
Se impulsar la integracin de todos los lideres en los Nodos a travs de la
configuracin del tablero de indicadores que les permita interactuar sobre las
mejores prcticas para incrementar los resultados en sus KPI`s.

Se Fomentar el sentido de pertenencia y cuidado de las herramientas de captura

as como su uso adecuado, con actividades ldicas, de control y pedaggicas en
las que se motive el buen uso y conservacin de los equipos.

Firma Tutor Hernando Glen Firma Lder Proyecto Jonathan Martnez Covilla
Elaborada por Jonathan Martnez Covilla Fecha Elaboracin 11-11-2015
Fecha Lanzamiento 12-11-2015 Fecha Planeada Inicio 01-12-2015

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