FR Sage Gestion Commerciale CRCF - STG

353472395.
doc - 1 2 novembre 2004
Rseau CRCF - Ministre de l'ducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr

Centre de ressources comptabilit finance
Lyce Emmanuel Mounier
6 avenue Marcelin Berthelot 38029 Grenoble CEDEX 2
site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/
FICHE RESSOURCE GESTION COMMERCIALE

LIGNE 100 Version 11
Par VANDERMOERE. Francis, Professeur au Lyce B. de Laffemas 26000 VALENCE
SOMMAIRE
FICHE RESSOURCE SAGE : gestion commerciale 100 version 11...............................................................................3
1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100............................................................3
2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES....................................................................................................... 3
Premire tape : cration des catgories comptables associes la gestion commerciale................................3
Deuxime tape : cration dun dpt de stockage..............................................................................................4
Troisime tape : cration des catgories de clients ou categories tarifaires.......................................................4
Quatrime tape : cration des familles darticles................................................................................................ 4
Cinquime tape : cration des articles............................................................................................................... 4
Sixime tape : reprise des stocks initiaux.......................................................................................................... 4
3. CREER UN DOSSIER...................................................................................................................................... 4
1- METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100.........................................................4
2- LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 version 11................................5
3- LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE..........................................................................5
4- MASQUER LA BARRE VERTICALE.......................................................................................................... 7
5- CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE................................................7
4. LES ETAPES DE CREATION DUN DOSSIER............................................................................................... 12
1- POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT............................................12
2- CREER DES CATGORIES COMPTABLES ASSOCIS LA GESTION COMMERCIALE...............12
3- AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES LA GESTION COMMERCIALE..................................14
4- CRER UN DPT DE STOCKAGE...................................................................................................... 17
5- CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES................................................................................................ 18
6- CREER DES FAMILLES DARTICLES.................................................................................................... 19
7- CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE DARTICLES....................................20
8- CREER DES ARTICLES.......................................................................................................................... 22
9- REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX................................................................................................... 24
5. LES TRAITEMENTS....................................................................................................................................... 27
LES OPERATIONS SUR LES ACHATS...................................................................................................... 27
1- DE LA COMMANDE AU RGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS..........................27
1.1. cration dun bon de commande.......................................................................................................... 28
1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison........................................................................32
1.3. Transformer un bon de livraison en facture dachat..............................................................................33
1.4. rgler une facture dachat..................................................................................................................... 34
2- CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE DACHAT...............................................................................35
3- CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ESCOMPTE.........................................................................38
4- CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE.......................................................38
5- CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ACOMPTE............................................................................39
6- AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DACHAT EXISTANTE.................40
7- CALCUL ET IMPRESSION DUNE FACTURE DACHAT.......................................................................41
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8- CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE..........................................................45
9- CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE.....................................................................46
10 - LES FACTURES DAVOIR SUR ACHATS............................................................................................... 48
10.1. Les retours de marchandises............................................................................................................ 48
10.2. Les factures davoir........................................................................................................................... 54
11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT DACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON ,
FACTURE).......................................................................................................................................................... 59
12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION DUN DOCUMENT DACHAT..............59
13 - REGLER UN FOURNISSEUR (plusieurs factures)..................................................................................59
14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS.............................................................63
LES OPERATIONS SUR LES VENTES...................................................................................................... 64
1. DE LA COMMANDE AU RGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES......................................64
1.1. cration dun bon de commande.......................................................................................................... 65
1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison........................................................................69
1.3. Transformer un bon de livraison en facture de vente...........................................................................70
1.4. rgler une facture de vente................................................................................................................... 70
2. CREATION DUNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC ou SANS ESCOMPTE. . .71
3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE...................................................74
4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE.........................................................................75
5. IMPRESSION DUNE FACTURE DE VENTE.......................................................................................... 76
6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE..............79
7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE........................................................................80
8. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES............................................................................................... 82
8.1. Les retours de marchandises............................................................................................................... 82
8.2. Les factures davoir sur ventes............................................................................................................. 84
9- RGLER UNE FACTURE DE VENTE..................................................................................................... 88
10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS...........................................................................89
11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : stock insuffisant pour satisfaire une commande................................91
6. COMPLEMENTS............................................................................................................................................ 93
1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS............................................................................................. 93
2. CREER DUNE NOMENCLATURE.......................................................................................................... 94
3. INCLURE LA PHOTO DUN ARTICLE..................................................................................................... 97
4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION........................................99
5. VERIFIER LES CATGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE.....................................102
6. AFFECTATION DE LARTICLE ESCOMPTE LA CATGORIE COMPTABLE ESCOMPTE...............103
7. SUPPRIMER UNE FAMILLE DARTICLES............................................................................................ 105
8. SUPPRIMER UN ARTICLE.................................................................................................................... 105
9. SUPPRESSION OU MODIFICATION DUNE LIGNE DUN MOUVEMENT DENTRE........................106
10. CRER UN PLAN DE COMPTE ATTACHS UN ARTICLE ET A UNE CATGORIE COMPTABLE..107
11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE.........................................107
12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU DACHAT...................................................108
13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE....................................................110
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FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100

VERSION 11
1 - PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100

SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel ddi la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit
permettre le transfert en comptabilit des critures comptables issues de la facturation et des rglements.
Il assure :
GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS
Gestion de la chane des achats : commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des critures dachat
en comptabilit, retours et avoirs, rapprovisionnement, gestion des tarifs dachat.
GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS
Gestion de la chane de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des
critures de vente en comptabilit, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente.
GESTION DES STOCKS
Gestion des entres et des sorties de stock, saisie de linventaire.
Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100

Les oprations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise jour des stocks, se font dans le menu
, (principalement avec le bouton AJOUTER du menu). Les divers documents (bons de commandes, de
livraisons, factures...), voluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER . De mme
un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document.

Les documents, (commandes, factures...), sont constitus d'un en-tte, dans lequel on dtermine la date et le tiers
concern, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses rfrences,
dsignation, quantit, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tte la 1 ligne de corps, il faut avoir valid avec
la touche ENTREE la dernire zone renseigne dans l'en-tte de lcran.
2 - RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES
Il est ncessaire de respecter les tapes suivantes aprs la cration ou louverture du dossier pour pouvoir tenir une
gestion commerciale et donc pour pouvoir crer un dossier exploitable par les tudiants ou les lves. Seules les
tapes 3 et 6 (cration de catgories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous
souhaitez faire crer et paramtrer un dossier par vos tudiants ou vos lves, vous devez au minimum respecter ces
tapes aprs la cration du dossier.
PREMIRE TAPE : CRATION DES

CATGORIES COMPTABLES
ASSOCIES LA GESTION
COMMERCIALE
Pour pouvoir transfrer les oprations commerciales, il est ncessaire de crer des catgories comptables pour les
achats, les ventes et les stocks et daffecter un journal comptable aux achats, ventes et rglements. Dans le cas de la
librairie fournier, nous crons pour la catgorie comptable :
- vente : ventes en France
- achat : achats de bandes dessines
- stock : stocks de bandes dessines
et pour les journaux comptables :
- ventes : code VTE
- achats : code ACH
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- rglements ventes et achats : BQ1
DEUXIME TAPE : CRATION DUN

DPT DE STOCKAGE
Il est ncessaire davoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut
donc crer un dpt de stockage. Si lentreprise possde plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les
stocks des articles dans chaque lieu de stockage.
TROISIME TAPE : CRATION DES

CATGORIES DE CLIENTS OU
CATEGORIES TARIFAIRES
Les clients peuvent tre classs en plusieurs catgories lesquelles on applique des tarifs ou barmes diffrents
suivant la famille darticle ; il est donc indispensable de crer des catgories tarifaires. Dans le cas de la librairie
fournier, nous crons pour les catgories tarifaires suivantes :
- professionnel
- particulier
QUATRIME TAPE : CRATION DES

FAMILLES DARTICLES
Une famille darticles est un ensemble darticles prsentant des caractristiques communes. Exemple : bandes
dessines. Il faut entendre par caractristiques communes : les mmes mthodes de valorisation des stocks, les
mmes catgories comptables , les mmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc crer des familles
darticles. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons la famille Bandes Dessines avec les coefficients tarifaires
appliqus sur le prix dachat HT suivants :
- professionnel : coefficient 1
- particulier : coefficient 1,2
CINQUIME TAPE : CRATION DES

ARTICLES
Un article est une rfrence, achete ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT une famille, (une famille peut
contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu' une et une seule famille). Il faut entendre par
rfrence la fois un produit physique, le port,, lescompte, les rabais, les remises et les ristournes etc. Si les
articles prsentent des comptabilisations diffrentes de la famille, il est ncessaire de leur crer un plan de compte en
fonction de leur catgorie comptable. Il est donc ncessaire de crer une fiche par article
SIXIME TAPE : REPRISE DES

STOCKS INITIAUX
Il est ncessaire de reprendre lors de la cration dun nouveau dossier ou lors du paramtrage du dossier de
reprendre les stocks initiaux. Cela seffectue dans le menu de la fentre principale. Ce
menu est rserv la mise jour MANUELLE uniquement des stocks, suite une entre ou une sortie sans
document. Cette commande ne devrait tre utilise que dans les cas suivants : pour constater le stock initial sans quil
y ait eu dAchat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans quil y ait eu Ventes.
3 - CREER UN DOSSIER
Vous avez votre disposition pour vous aider dans lutilisation de Sage Gestion Commerciale100 :
Laide en ligne en cliquant sur licne :
1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100

- LANCER WINDOWS
353472395.doc - 5 2 novembre 2004
- DANS puis slectionner , puis
2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

Lors de louverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez lcran suivant :
La barre doutils horizontale
La barre doutils verticale ou barre verticale est compose :

De groupes
Gestion de ventes
Gestion des achats
Gestion des articles et stocks
Paramtres comptables
Gestion avance
de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes :
Saisir un devis client
Saisir une commande client
Saisir un bon de livraison client
Saisir une facture client
Liste des documents de ventes
Saisir un rglement client
Liste des clients
Interroger un client
Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparatre ses

fonctions
Celle-ci se compose de 2 barres doutils :
- Une barre horizontale classique identique la version 10 (ou de celle de windows jusqu la version
XP)
- une barre verticale plus proche de linterphase graphique windows XP
3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE

En cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramtres de celle-ci :
- en cliquant sur , vous changez lapparence des icnes :

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- en cliquant sur , vous pouvez crer un groupe qui vous soit personnel :
Vous pouvez donner un

nom votre nouveau
groupe
- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez ou
- si vous ajoutez des fonctions en les slectionnant, vous obtenez :
Vous pouvez dvelopper une

branche en cliquant sur ou la
rduire en cliquant sur
vous confirmez la fonction slectionne en cliquant sur le bouton

si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et slectionner le dossier comme dans lexemple ci-
dessous en confirmant grce :
353472395.doc - 7 2 novembre 2004
vous obtenez au final :
4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE

Vous pouvez si vous le souhaitez masquer la barre verticale bien que celle-ci soit trs pratique car elle regroupe
toutes les oprations les plus courantes. Pour cela, il suffit de cliquer dans la barre verticale avec le bouton droit de la
souris, vous obtenez :
en cliquant sur , celle-ci disparatra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :
pour faire rapparatre la barre verticale, il suffit dans de la barre horizontale de cliquer sur
5 - CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE

Pour crer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur ,apparat alors lcran
suivant :
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En gnral, on ouvre un dossier Gestion Commerciale partir dun dossier comptable existant, on laisse donc loption
clique par dfaut, puis on clique sur . Vous obtenez lcran suivant :
Vous cliquez sur vous obtenez lcran suivant :
Permet de slectionner le rpertoire de

sauvegarde de votre fichier
LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il sagit
gnralement de votre rpertoire personnel sur
le rseau local
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Aprs avoir recherch et mis en surbrillance votre fichier de comptabilit, vous cliquez sur , vous obtenez
lcran suivant :
Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur et
rectifier votre ou vos erreurs.
Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez lcran suivant :
Cet cran nest autre que lcran de saisie des coordonnes de lentreprise. Vous cliquez sur . Vous
revenez lcran de cration du fichier de Gestion Commerciale suivant :
353472395.doc - 10 2 novembre 2004
Vous cliquez sur . Vous revenez lcran de cration du fichier Gestion Commerciale suivant :
Vous cliquez sur vous obtenez lcran suivant :

353472395.doc - 11 2 novembre 2004
Vrifier le chemin et le rpertoire de cration du

fichier de Gestion Commerciale
Vous tapez dans cette zone le nom de votre

fichier de gestion commerciale ici
LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm
Aprs avoir slectionner le rpertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez
sur , vous obtenez lcran suivant :
Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur et
rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour enregistrer dfinitivement votre nouveau dossier.
Vous arrivez sur la page principale de comme suit :
Page daccueil de
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4 - LES ETAPES DE CREATION DUN DOSSIER
1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT

Cliquez sur puis
Vous obtenez lcran suivant :
Vous slectionnez le rpertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale
(Normalement celle-ci doit se trouver dans votre rpertoire personnel sur le rseau local) puis
2 - CREER DES CATGORIES COMPTABLES ASSOCIS LA GESTION COMMERCIALE

Pour crer des catgories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsquon veut exporter les oprations
commerciales vers le logiciel de comptabilit, il est ncessaire de crer les catgories comptables. Pour cela, il suffit
dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :
En cliquant sur cet

onglet vous pouvez
crer les options par
dfaut du logiciel de
Gestion Commerciale
vous cliquez sur longlet apparat alors lcran suivant :

353472395.doc - 13 2 novembre 2004
Vous slectionnez
vous obtenez aprs avoir slectionn , lcran suivant :
Vous slectionnez
vous slectionnez et vous obtenez lcran suivant :

353472395.doc - 14 2 novembre 2004
Zone de saisie de la Catgorie

Comptable
Vous tapez votre Catgorie Comptable soit ventes en France et vous validez votre cration avec la touche
Entre. Vous crez les autres Catgorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la bote de dialogue en cliquant sur
.
3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES LA GESTION COMMERCIALE
Vous pouvez indiquer si vous utilisez uniquement un seul journal de vente et un seul journal dachat des journaux par
dfaut. Pour cela, , il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le
suivant :
En cliquant sur cet onglet

vous pouvez choisir les
journaux par dfaut du
logiciel de Gestion
Commerciale
353472395.doc - 15 2 novembre 2004
Vous slectionnez le journal

par dfaut des achats ACH
et pour les ventes VTE
Vous entrez un libell des ventes

et des achats pour le transfert en
comptabilit (voir ci-dessous)
Libell ventes
Cette zone permet de paramtrer le libell des critures qui seront transfres en comptabilit lors de la mise jour
comptable des critures de ventes.
Linsertion, dans le texte, du caractre @ suivi dune lettre code permet dinsrer automatiquement une donne. Ces
codes sont les suivants :
@I : affiche lintitul du client ou du fournisseur,
@P : affiche le numro de pice de la facture,
@R : affiche le contenu de la zone Rfrence de len-tte de pice.
@T : affiche le type du document : Facture si la valorisation est positive, Avoir si elle est ngative.
Dans notre exemple, on saisira comme libell ventes : @T n @P @I.
Libell achats
Cette zone se paramtre de faon identique celle des ventes.
Aprs avoir paramtr les diffrentes rubriques, vous devez obtenir lcran suivant :
353472395.doc - 16 2 novembre 2004
Paramtres comptables par dfaut des rglements
Cet encadr ainsi que le suivant runissent toutes les options utilises par la mise jour comptable.
Rglements ventes
Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises
jour comptables du domaine vente (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable).
Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable.
Rglements achats
Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises
jour comptables du domaine achat (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable).
Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable.
Un mme journal peut tre utilis aussi bien pour les rglements ventes que les rglements achats.
Il est ncessaire de prvoir les diffrences de rglements. Pour cela, il est ncessaire de prvoir les comptes de
diffrences de rglement :
il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :

journaux par dfaut du
logiciel de Gestion
Commerciale
vous cliquez sur longlet et dans lcran de dialogue , vous cliquez sur longlet
apparat alors lcran suivant :

353472395.doc - 17 2 novembre 2004
En tapant le premier
chiffre de la classe, vous
accdez la liste
droulante et vous
slectionnez le compte
adquate
En gnral, les carts de rglement figure

dans le journal des OD
4 - CRER UN DPT DE STOCKAGE

Pour crer un dpt de stockage, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
lcran obtenu est alors le suivant :
vous cliquez sur licne pour crer votre premier dpt de stockage, vous obtenez alors lcran suivant :
Vous compltez les diffrentes

rubriques comme dans cet cran
Ne pas oublier de cocher pour lentrept qui

est le principal lieu de stockage
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5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES
Les clients peuvent tre classs en plusieurs catgories lesquelles on applique des tarifs ou barmes diffrents
suivant la famille darticle ; Il est possible crer plusieurs catgories de clients qui possdent des tarifs diffrents. Pour
cela, il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :
En cliquant sur cet

onglet vous pouvez
Gestion Commerciale
Vous slectionnez

353472395.doc - 19 2 novembre 2004
Vous compltez la zone Intitul et

vous validez votre saisie avec la
touche Entre
Vous pouvez choisir des tarifs

diffrentiels appliquer sur le
prix HT ou TTC
Vous crez les diffrentes catgories tarifaires (attention les taux de remise ventuels ou les coefficients seront saisis
ultrieurement dans les familles darticles)
6 - CREER DES FAMILLES DARTICLES

Pour crer des familles darticles, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou
vous pouvez dans la barre verticale cliquer sur , lcran obtenu est
alors le suivant :
vous cliquez sur licne pour crer votre premire famille darticles, vous obtenez alors lcran suivant :
il est ncessaire de respecter un certain nombre dtape indiqu par un numro
353472395.doc - 20 2 novembre 2004
1 - Vous entrez le premier code famille ici BD
2 - Vous entrez lintitul de la famille ici

Bandes Dessines
3 - Vous choisissez la mthode de

suivi de stock ici CMUP pour la
famille Bandes Dessines
4 - Vous choisissez la premire catgorie

comptable concernant la famille Bandes
dessines ici Ventes en France puis vous
remplissez le cadre en dessous
5 - Vous tapez les premiers chiffres du

compte gnral de ventes soit ici 707 puis
vous slectionnez avec la liste droulante
le compte 70710000 et vous validez avec
la touche Entre
7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis
dans la liste droulante vous slectionnez le code
taxe V05 et vous validez votre choix avec la
touche Entre. Vous pouvez ensuite passer la
seconde catgorie comptable soit ici achats de
bandes dessines et vous recommencez partir
de ltape 5 et ainsi de suite
Remarque : il est indispensable pour crer une famille darticles de respecter les tapes 1 4.
Vous devez obtenir cet cran :
7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE DARTICLES

Pour crer un taux de remise et le coefficient qui permettra de dterminer le prix de vente dune famille darticle, il faut
slectionner la famille darticles concerne : Il est possible daccorder des remises
diffrentes certains clients, il suffit
de complter cette zone par
lintermdiaire de la liste droulante et
en validant votre choix avec la touche
Entre
353472395.doc - 21 2 novembre 2004
puis dans lcran principal de la famille darticles :
Cet onglet permet dintroduire les

taux de remise et les coeffIcients
appliquer par catgories tarifaires
vous slectionnez longlet , vous compltez les lignes des catgories tarifaires comme dans lexemple ci-
dessous en cliquant deux fois sur la ligne slectionne :
Deux cliques rapides

permettent de faire apparatre la
bote de dialogue qui suffit de
complter
Vous introduisez le taux de

remise
Vous introduisez le coefficient
vous cliquez sur pour valider vos saisies et vous passez la catgorie suivantes
353472395.doc - 22 2 novembre 2004
8 - CREER DES ARTICLES
Pour crer un article, il suffit dans de la fentre principale de slectionner lcran
obtenu est alors le suivant :
vous cliquez sur licne pour crer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur vous obtenez alors lcran suivant :
Vous compltez les

diffrentes zones
le fait dinscrire le va valider votre saisie de la rfrence comme dans lexemple ci-dessous :
353472395.doc - 23 2 novembre 2004
Votre rfrence a t
valide
Les catgories
tarifaires sont
apparues
le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans lexemple ci-dessous :
il est ncessaire ensuite dindiquer pour chaque le fournisseur habituel grce longlet et de complter
lcran qui est apparu :
Il faut complter cette

zone fournisseur en se
positionnant dans
cette zone
pour complter la zone , il suffit de cliquer sur licne aprs vous tes positionn dans la zone
fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors lcran suivant :
353472395.doc - 24 2 novembre 2004
Vous choisissez le
fournisseur grce la liste
droulante Attention le
fournisseur doit exister sinon
il faut le crer au pralable
Il sagit de la rfrence du
fournisseur et non la vtre
Vous devez absolument

saisir le prix dachat HT et
non comme ici le prix TTC
Vous entrez le taux de

remise
puis vous cliquez sur longlet , apparat lcran suivant :
Vous slectionnez le lieu de

stockage
Vous entrez les stocks mini et maxi que

vous validez avec la touche Entre
9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX

Il est ncessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans de la fentre
principale de slectionner lcran obtenu est alors le suivant :
353472395.doc - 25 2 novembre 2004
vous cliquez sur licne ou dans la barre verticale , , vous

obtenez lcran suivant :
Vous laissez cocher
puis, vous validez avec , vous obtenez alors lcran suivant :
Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04
Vous inscrivez la rfrence de lentre ici stock initial
vous validez la rfrence avec la touche Entre de faon pouvoir remplir la premire ligne comme dans lcran ci-
dessous :
353472395.doc - 26 2 novembre 2004
En vous positionnant sur cette zone et

appuyant sur la touche F4 vous voyez
apparatre la liste des articles
vous faites apparatre la liste des articles grce la touche F4 comme dans lcran ci-dessous :
Il suffit de slectionner larticle dans la liste
aprs avoir slectionner le premier article ici ALIX001, vous faites ,vous pouvez alors complter la quantit
du stock initial de larticle ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran ci-
dessous :
353472395.doc - 27 2 novembre 2004
Vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran ci-dessous :
vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles
5 - LES TRAITEMENTS
LES OPERATIONS SUR LES ACHATS
1 - DE LA COMMANDE AU RGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS

Pour traiter les achats, il faut se positionner dans de la fentre principale , puis slectionner
vous cliquez sur licne ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
, vous obtenez lcran suivant :

353472395.doc - 28 2 novembre 2004
Vous cochez
1.1. CRATION DUN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
on obtient lcran suivant :
Vous indiquez la date de la commande
Vous indiquez le numro du bon
Vous slectionnez le fournisseur
Vous indiquez la date de livraison souhaite
aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil
suffit de complter :
La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

353472395.doc - 29 2 novembre 2004
Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous
positionnez sur et vous entrez le bon prix dachat (attention dans notre exemple le prix affich est le prix
TTC) si ncessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la
bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre
Vous obtenez alors lcran suivant :
le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :
vous rpondez , vous entrez les lignes suivantes si ncessaire, vous cliquez sur et vous
obtenez la valorisation de votre bon de commande :
vous fermez lcran en cliquant sur
Le bouton vous permet de choisir un modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran
suivant et il est ncessaire de retrouver le bon document dans le bon rpertoire :
353472395.doc - 30 2 novembre 2004
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de

commande se trouve dans :
C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat
Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion
Commerciale\Documents standards\Achat
aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :
Vous slectionnez
lorsque est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors
lcran suivant :
353472395.doc - 31 2 novembre 2004
Vous slectionnez la bonne imprimante
Doit tre cliqu
vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

353472395.doc - 32 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en
cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON

Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande
comme dans lcran ci-dessous :
de cliquer sur licne , vous obtenez lcran suivant :
il suffit de cliquer sur le bouton , lcran suivant apparat :
Ne pas oublier de
changer le numro
Ne pas oublier de changer la

date
vous cliquez sur , et lcran suivant vous indique que le document dachat a chang :
353472395.doc - 33 2 novembre 2004
Bon de livraison la place de Bon de Commande
1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DACHAT

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit aprs avoir slectionn le bon de livraison comme dans
lcran ci-dessous :

353472395.doc - 34 2 novembre 2004
Ne pas oublier de changer le

numro

date
1.4. RGLER UNE FACTURE DACHAT

ATTENTION : lorsque vous avez rgle une facture, il est impossible de modifier la facture ou son rglement.
Pour constater le rglement dun fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fentre principale puis de
slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
Vous slectionnez
la facture que
nous avons rgle
vous cliquez sur licne et vous obtenez alors lcran suivant :

353472395.doc - 35 2 novembre 2004
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

Vous compltez en fonction des renseignements
concernant le rglement
puis vous cliquez sur , votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des
rglements
2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE DACHAT

La cration dune facture dachat repose sur au minimum 4 tapes
Premire tape : crer une facture
Pour crer une facture dachat, il faut se positionner dans de la fentre principale de slectionner
353472395.doc - 36 2 novembre 2004
vous cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :
Vous cochez
Deuxime tape : crer len-tte de la facture
En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
,on obtient lcran suivant :
Vous indiquez la date de la facture
Vous indiquez le numro de la facture
Vous indiquez la date de livraison

353472395.doc - 37 2 novembre 2004
Troisime tape : crer le corps de la facture

positionnez sur et vous entrez le bon prix dachat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous
positionnez sur et vous entrez la bonne quantit, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous
positionnez sur et vous entrez le taux de remise si ncessaire. Vous validez votre ligne avec la
touche Entre
Quatrime tape : crer le pied de facture

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :

353472395.doc - 38 2 novembre 2004
3 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ESCOMPTE

Pour crer un document dachat avec escompte (gnralement une facture), il suffit dentrer le taux descompte lors
de la valorisation du document comme dans lexemple ci-dessous :
Vous entrez le taux

descompte et vous
validez avec la touche
Entre
aprs avoir valid avec la touche Entre, vous obtenez la valorisation dfinitive de votre facture dachat comme dans
lcran ci-dessous :
Vous pouvez vrifier que les

totaux sont justes
Il est alors possible en cliquant sur licne dimprimer la facture dachat. Vous pouvez crer les factures suivantes
en cliquant directement sur le licne et vous tes revenu la premire tape.
4 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour crer un document dachat (prparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec
port ou emballages, il faut saisir le port et les emballages comme tant des articles comme dans lexemple c-
dessous :
353472395.doc - 39 2 novembre 2004
Vous entrez la valeur du port ou de lemballage consign
Vous devez obtenir une saisie semblable celle-ci
5 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ACOMPTE

Pour crer un document dachat (prparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec
acompte, il suffit de cliquer sur licne , vous obtenez lcran ci-aprs :

353472395.doc - 40 2 novembre 2004
Vous entrez le montant
Vous entrez la date

de lacompte
vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne .
6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DACHAT EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire obtenue notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la
fentre principale de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale
, lcran obtenu est alors le suivant :
vous slectionnez la facture sur laquelle figure larticle dont le fournisseur nous a accord une remise puis vous
cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :
vous slectionnez larticle et vous entrez le taux de remise :

353472395.doc - 41 2 novembre 2004
vous validez le taux de remise avec la touche Entre, la bote de dialogue suivant apparat :
vous rpondez et vous obtenez lcran suivant :
le calcul avec remise a t effectu
7 - CALCUL ET IMPRESSION DUNE FACTURE DACHAT

Il est souvent ncessaire pour une entreprise de vrifier les factures reues. Pour cela, la gestion commerciale de
SAGE autorise le calcul et ventuellement limpression dune facture dachat. Si lon souhaite effectuer le calcul dune
facture dachat, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez
directement dans la barre verticale , ,lcran obtenu est alors le

suivant :
vous slectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture calculer. Lcran obtenu est alors le
suivant :
353472395.doc - 42 2 novembre 2004
vous cliquez sur le bouton , le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vrifier avec la facture reue du
fournisseur :
Limpression dune facture dachat doit tre peu courante car en gnral, une entreprise se contente de comptabiliser
les factures reues. Si lon souhaite effectuer quand mme cette impression, il suffit aprs avoir vrifi le calcul de
cliquer sur , lcran obtenu est alors le suivant :
vous cliquez sur , lcran est alors le suivant :

353472395.doc - 43 2 novembre 2004
vous cliquez sur le bouton , apparat alors lcran suivant :

Vous slectionnez
353472395.doc - 44 2 novembre 2004
lorsque est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors lcran
suivant :
Doit tre cliqu

353472395.doc - 45 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur
ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.
8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouveau fournisseur lors du traitement dun achat, il suffit lorsque lon constate son absence dans la
liste des fournisseurs de taper son nom comme dans lexemple ci-dessous :
Aprs avoir saisi les divers renseignements du document dachat (date de livraison, rfrence etc.) au moment de
la validation apparat lcran suivant :
vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme
dans lcran ci-dessous :
Vous pouvez complter longlet

353472395.doc - 46 2 novembre 2004
en cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achets, livrs ou commands.
9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouvel article lors du traitement dun achat, il suffit lorsque lon constate son absence dans la liste des
articles de cliquer sur comme dans lexemple ci-dessous :
vous obtenez :
Vous compltez les

diffrentes zones
vous devez obtenir lcran suivant :

353472395.doc - 47 2 novembre 2004
vous devez complter longlet :
ainsi que longlet :

353472395.doc - 48 2 novembre 2004
10 - LES FACTURES DAVOIR SUR ACHATS

10.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES
Pour crer une facture davoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fentre principale
de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
slectionner la facture dachat qui fait lobjet dun retour :
ici, il sagit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur licne et vous obtenez lcran
suivant :
Vous cochez
Vous indiquez le
numro du bon
de retour ainsi
que la date
Vous cliquez sur lcran obtenu est alors le suivant :

353472395.doc - 49 2 novembre 2004
vous fermez la facture principale en cliquant sur et vous obtenez :
vous slectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :
Vous indiquez la date de la facture davoir
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme
dans lcran ci-aprs :
353472395.doc - 50 2 novembre 2004
vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez rajouter un texte complmentaire en cliquant sur le bouton
:
Vous entrez votre

commentaire
vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il
est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
Limpression du bon de retour se fait en cliquant sur le bouton , apparat alors lcran suivant :
353472395.doc - 51 2 novembre 2004
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se

trouve dans :
Vous slectionnez
lcran suivant :
353472395.doc - 52 2 novembre 2004
Doit tre cliqu

353472395.doc - 53 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant
sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour.
REMARQUE :
Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture
davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous
pouvez directement dans la barre verticale , lcran obtenu est

alors le suivant :
353472395.doc - 54 2 novembre 2004
Vous slectionnez le Bon de

retour transformer
vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez lcran suivant :
Vous changez le numro de la facture de retour
Vous indiquez la date de la facture de retour
vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite limprimer si vous le souhaitez.
10.2. LES FACTURES DAVOIR
Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture
de doit , il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez
directement dans la barre verticale , lcran obtenu est alors le

suivant :
353472395.doc - 55 2 novembre 2004
vous cliquez sur licne et vous obtenez lcran suivant :
Vous cochez
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir
financier comme dans lcran ci-aprs :
353472395.doc - 56 2 novembre 2004
Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant

de la remise exceptionnelle
vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le
bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
Limpression du bon davoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparat alors lcran suivant :
353472395.doc - 57 2 novembre 2004

Vous slectionnez
lcran suivant :
353472395.doc - 58 2 novembre 2004
Doit tre cliqu

353472395.doc - 59 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant
sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir
11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT DACHAT (BON DE COMMANDE, DE

LIVRAISON , FACTURE)
Si lerreur se situe dans une zone non grise comme dans lcran ci-dessous, il suffit de modifier les renseignements
errons en les slectionnant :
sinon il faut supprimer la ligne darticle compltement ou ventuellement le document dachat
12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION DUN DOCUMENT

DACHAT
Si lerreur (date de livraison ou de facturation, numro du document etc) se situe lors de la transformation du
document dachat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de slectionner le document rectifier,
puis de cliquer sur apparat alors la bote de dialogue suivante :
en cliquant sur apparat la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur
votre document de dpart est recr.
13 - REGLER UN FOURNISSEUR (PLUSIEURS FACTURES)

Pour constater le rglement dun fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fentre principale puis de
slectionner et , ou vous pouvez directement dans la
barre verticale , lcran obtenu est alors le suivant :

353472395.doc - 60 2 novembre 2004
Vous permet de slectionner le fournisseur

ici DARGAUD
vous validez avec la touche Entre, vous obtenez :
vous retrouvez les montants en cliquant sur , vous obtenez :
Il faut slectionner et valider

avec la touche Entre dans
cette zone
vous pouvez slectionner les factures concernes par le rglement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche
Entre, vous obtenez :
353472395.doc - 61 2 novembre 2004
vous pouvez cliquer sur , vous obtenez :
Vous compltez la ligne

notamment la date
aprs avoir complt la ligne, vous validez avec la touche Entre. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer
uniquement le rglement aprs lavoir slectionne grce au bouton , vous obtenez :

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Rglement
Commerciale\Documents standards\Rglement
353472395.doc - 62 2 novembre 2004
vous pouvez cliquer sur , et vous obtenez :
Doit tre cliqu

353472395.doc - 63 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur
ou agrandir laperu en cliquant sur le document.
14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS

Pour diter le journal des rglements Fournisseurs, il suffit de se positionner de la fentre principale puis de
slectionner , lcran est alors le suivant :
Vous slectionnez dans la liste
puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :
Doit tre cliqu

353472395.doc - 64 2 novembre 2004
LES OPERATIONS SUR LES VENTES
1. DE LA COMMANDE AU RGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES

Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans de la fentre principale puis slectionner
353472395.doc - 65 2 novembre 2004
vous cliquez sur licne ou vous pouvez directement dans la barre verticale , et vous
obtenez lcran suivant :
Vous cochez
1.1. CRATION DUN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , on obtient lcran suivant :
Vous indiquez la date de la commande
Vous indiquez le numro du bon
Vous slectionnez le client
Vous indiquez la date de livraison souhaite

aprs avoir slectionn le client vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de
complter :

353472395.doc - 66 2 novembre 2004
positionnez sur et vous entrez la bonne quantit comme dans lexemple ci-dessus. Vous validez votre ligne
avec la touche Entre
Vous pouvez ventuellement

indiquer ou modifier le taux de
remise
vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation du bon de commande :
Vous pouvez taper un taux descompte
vous pouvez revenir lcran prcdent grce licne maintenant le bouton vous permet de choisir un
modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran suivant et il est ncessaire de retrouver le bon
document dans le bon rpertoire :
353472395.doc - 67 2 novembre 2004

C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente
Commerciale\Documents standards\Vente
Vous slectionnez
lcran suivant :
353472395.doc - 68 2 novembre 2004
Doit tre cliqu

353472395.doc - 69 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en
cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON

Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande
comme dans lcran ci-dessous :

date et le numro de bon
vous cliquez sur , et lcran suivant vous indique que le document de vente a chang :
Bon de livraison la place de Bon de Commande

353472395.doc - 70 2 novembre 2004
1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE
Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit aprs avoir slectionn le bon de livraison comme dans
lcran ci-dessous :

date et le numro de la facture
1.4. RGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le rglement dun client, il suffit de se positionner dans de la fentre principale puis de
slectionner lcran obtenu est alors le suivant :
353472395.doc - 71 2 novembre 2004
Vous slectionnez
la facture que le
client nous a
rgle
vous cliquez sur , vous obtenez :
vous cliquez sur , pour accder au rglement :
Vous entrez le libell du

rglement et vous
slectionnez le mode de
rglement
vous validez votre rglement en cliquant sur
2. CREATION DUNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS

ESCOMPTE
La cration dune facture de vente repose sur au minimum 4 tapes
Premire tape : crer la facture
353472395.doc - 72 2 novembre 2004
Pour crer une facture de vente, il faut se positionner dans de la fentre principale de slectionner
Vous cochez
ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur

Deuxime tape : crer len-tte de la facture
En cliquant sur , on obtient lcran suivant :
Vous indiquez la date de la facture
Vous indiquez la date de livraison
Troisime tape : crer le corps de la facture

353472395.doc - 73 2 novembre 2004
positionnez sur et vous entrez la bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre
Quatrime tape : crer le pied de facture

Le taux de remise sapplique

automatiquement, vous le
changez si ncessaire
vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :

353472395.doc - 74 2 novembre 2004
il suffit
dentrer le
taux
descompte et
de valider
avec la
touche Entre
Il est alors possible en cliquant sur licne dimprimer la facture de vente. Vous pouvez crer les factures suivantes
en cliquant directement sur le licne et vous tes revenu la premire tape.
3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour crer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port, emballage ou tout
autre frais divers, il faut saisir le port et les emballages comme tant des articles comme dans lexemple c-dessous :
Vous entrez la valeur du port ou de lemballage consign
Vous devez obtenir une saisie semblable celle-ci

353472395.doc - 75 2 novembre 2004
4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE

Pour crer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de
cliquer sur licne , vous obtenez lcran ci-aprs :
Vous entrez le montant
Vous entrez la date

de lacompte
vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne et vous
obtenez alors lcran suivant :
353472395.doc - 76 2 novembre 2004
Il est alors possible dimprimer directement le document de vente
5. IMPRESSION DUNE FACTURE DE VENTE

Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
vous slectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. Lcran obtenu est alors le suivant :
353472395.doc - 77 2 novembre 2004
vous cliquez sur le bouton , apparat alors lcran suivant :


353472395.doc - 78 2 novembre 2004
Vous slectionnez
lorsque est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors lcran suivant :
Doit tre cliqu

353472395.doc - 79 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur
ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.
6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire sur un article un de vos clients, il suffit dans de la fentre
daccueil de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

353472395.doc - 80 2 novembre 2004
vous slectionnez la facture sur laquelle figure larticle dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur licne
, vous obtenez lcran suivant :
vous slectionnez larticle et vous entrez le taux de remise :
vous validez le taux de remise avec la touche Entre. Le calcul avec remise a t effectu
7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouveau client lors du traitement dune vente, il suffit lorsque lon constate son absence dans la liste
des clients de taper son nom comme dans lexemple ci-dessous :
Aprs avoir saisi les divers renseignements du document de vente (date de livraison, rfrence etc.) au moment de
la validation apparat lcran suivant :
353472395.doc - 81 2 novembre 2004
vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans
lcran ci-dessous :
Ne pas oublier daffecter le reprsentant au client longlet .Vous devez affecter le client particulier la
catgorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur longlet , vous obtenez lcran suivant :
Vous slectionnez avec la liste droulante la

bonne catgorie tarifaire ici Professionels
En cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achets.

353472395.doc - 82 2 novembre 2004
8. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES

8.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES
Pour crer une facture davoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fentre daccueil
de slectionner lcran obtenu est alors le suivant :
Vous slectionnez la facture

concerne par le retour de
marchandises
Vous cochez
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon d retour davoir puis vous remplissez le corps du bon de retour
comme dans lcran ci-aprs :
Ne pas oublier de modifier le quantit
Ne pas
oublier la
remise initiale
353472395.doc - 83 2 novembre 2004
bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
Vous pouvez quitter la bote de dialogue en cliquant sur .
REMARQUE :
Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture
davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez
directement dans la barre verticale cliquer sur , lcran obtenu est

alors le suivant :
Vous slectionnez le Bon de

retour transformer
vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez lcran suivant :

353472395.doc - 84 2 novembre 2004
Vous changez le numro de la facture davoir
vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite limprimer si vous le souhaitez en le
slectionnant dans la liste des factures.
8.2. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES

Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accord hors facture
de doit, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez
directement dans la barre verticale cliquer sur , lcran obtenu est

alors le suivant :

353472395.doc - 85 2 novembre 2004
Vous cochez
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir
financier comme dans lcran ci-aprs :
Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant

de la remise exceptionnelle
bon de retour, il est alors facile de vrifier la facture davoir :
353472395.doc - 86 2 novembre 2004
Limpression du bon davoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparat alors lcran suivant :

Vous slectionnez
353472395.doc - 87 2 novembre 2004
lcran suivant :
Doit tre cliqu

353472395.doc - 88 2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer lavoir. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou
agrandir laperu en cliquant sur lavoir.
REMARQUE :
Un bon avoir financier nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon avoir financier en
facture davoir.
9 - RGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le rglement dun client, il suffit de se positionner dans de la fentre daccueil puis de
slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale
Vous slectionnez
la facture qui nous
a t rgle
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :
vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

353472395.doc - 89 2 novembre 2004
Vous compltez en fonction des renseignements

concernant le rglement
puis vous cliquez sur , votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des
rglements
10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

Pour diter le journal des rglements Clients, il suffit de se positionner de la fentre daccueil puis de
slectionner , lcran est alors le suivant :
Vous slectionnez dans la liste

353472395.doc - 90 2 novembre 2004
Doit tre cliqu

353472395.doc - 91 2 novembre 2004
11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE

Il est possible lors dune vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un cran de ce type :
Stock rel : stock en magasin

ici 60
Stock terme : stock rel
livraison en cours ici dans
lexemple 48 M.CHALAMEL
livrer le 25/01 ; il est donc
possible de livrer la
commande mais il sera
ncessaire de passer un
rapprovisionnement auprs
de notre fournisseur
vous pouvez forcer la livraison et la commande auprs du fournisseur :
Pour traiter le rapprovisionnement, il faut se positionner dans de la fentre principale , puis slectionner
vous constatez quune ligne sest rajoute :

353472395.doc - 92 2 novembre 2004
vous slectionnez la ligne et vous ouvrez la fentre suivante :
vous transformez votre prparation de commande en bon de commande en cliquant sur de faon pouvoir
complter correctement votre bon de commande :
Normalement, le
logiciel a d vous
mettre le bon numro
de document
vous cliquez sur , vous obtenez :
,
353472395.doc - 93 2 novembre 2004
le logiciel vous calcule la quantit commander avec le stock minimum :
vrification stock initial = 60 quantit livre = 36 reste livrer = 48 donc quantit ncessaire 36 + 48 = 84 donc il
en manque 84 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54.
Vous pouvez donc cliquer sur , vous obtenez :
vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande votre fournisseur sans oublier de changer la date de
livraison souhaite.
6 - COMPLEMENTS
1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS

Les produits regroups par famille darticles peuvent faire lobjet ou non dun suivi de gestion de stock, par exemple
les prestations ou les travaux ne font pas lobjet dune gestion de stock puisquil ny a en pas. Il est possible de crer
plusieurs catgories de produits en fonction du fait quils possdent des suivis de stockage ou pour des raisons
danalyse. Pour cela, il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le
suivant :
En cliquant sur cet

onglet vous pouvez
Gestion Commerciale

353472395.doc - 94 2 novembre 2004
Vous slectionnez
Vous compltez la zone Intitul et

vous validez votre saisie avec la
touche Entre
Vous cochez la case Suivi en gestion

si la catgorie de produits doit tre
suivi en gestion de stock
Vous crez les diffrentes catgories de produits.
2. CREER DUNE NOMENCLATURE

Un article peut tre intgr au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure
est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article
entre dans la composition dune nomenclature, il est ncessaire de crer une nomenclature qui sera en fait un article
supplmentaire.
353472395.doc - 95 2 novembre 2004
Pour crer une nomenclature, il suffit dans de la fentre principale de slectionner

vous cliquez sur licne pour crer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur , vous obtenez alors lcran suivant :
Vous compltez les

diffrentes zones
puis vous cliquez sur longlet , vous obtenez alors lcran suivant :
353472395.doc - 96 2 novembre 2004
Vous slectionnez dans la

liste droulante
Vous slectionnez dans la liste droulante puis vous slectionnez dans la liste droulante de la
rfrence de larticle entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantit comme dans lexemple ci-dessous :
Vous validez votre choix

darticle et votre quantit
grce la touche Entre
Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir lcran suivant pour la nomenclature :
353472395.doc - 97 2 novembre 2004
et pour lcran :
vous pouvez si vous le souhaitez insrer une photo de la parure
3. INCLURE LA PHOTO DUN ARTICLE

Pour inclure la photo dun article, il suffit aprs avoir slectionn larticle de cliquer sur longlet apparat
lcran suivant :
353472395.doc - 98 2 novembre 2004
vous cliquez sur longlet apparat lcran suivant :
vous cliquez sur le bouton , lcran suivant apparat :

353472395.doc - 99 2 novembre 2004
Icne qui permet de retrouver

le dossier images qui contient
les photos des articles
vous slectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur , la photo est incluse
dans votre fiche article comme dans lexemple ci-dessous :
vous procdez de la mme faon pour les autres articles.
4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION

Pour crer ou ajouter un reprsentant, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
353472395.doc - 100 2 novembre 2004
Il existe un reprsentant,
en le slectionnant et en
appuyant sur la touche
entre, vous pouvez
modifier ses coordonnes
nous pouvons ajouter un nouveau reprsentant grce licne ou le modifier en cliquant deux fois sur la ligne
modifier, nous obtenons :
Nous pouvons saisir

ses coordonnes ou les
modifier
Pour crer ou modifier une commission, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
, puis lcran obtenu est alors le suivant :
353472395.doc - 101 2 novembre 2004
Il existe dans
lexemple une
commission sur les
bandes dessines
nous pouvons ajouter une nouvelle commission grce licne ou la modifier en cliquant deux fois sur la ligne
modifier, nous obtenons :
Nous entrons ou nous

modifions le nom de la
commission
Nous pouvons slectionner

grce aux listes droulantes :
la famille
le reprsentant
lobjectif, le domaine, le calcul,
la base de calcul
Vous pouvez saisir dans cette

zone le pourcentage de remise
par tranche maximum que
peuvent accorder les
reprsentants (vous validez
avec la touche Entre)
il suffit ensuite grce longlet de la fiche du reprsentant dattribuer la commission comme dans
lexemple ci-dessous :
353472395.doc - 102 2 novembre 2004
Vous slectionnez la
commission dans la
liste droulante que
vous validez avec la
touche Entre
5. VERIFIER LES CATGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE

Pour vrifier les catgories comptables et les comptes, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
vous cliquez rapidement deux fois sur larticle vrifier et vous obtenez lcran suivant :
353472395.doc - 103 2 novembre 2004
Vous cliquez sur longlet , vous obtenez :
Cette liste droulante permet

de vrifier les diffrentes
catgories comptables et les
comptes associs
Comptes associs la catgorie
comptable
6. AFFECTATION DE LARTICLE ESCOMPTE LA CATGORIE COMPTABLE

ESCOMPTE
Lorsque les articles ont t crs, il peut tre ncessaire daffecter certains articles DIVERS comme lESCOMPTE
la catgorie comptable ESCOMPTE appele dans le logiciel Article passerelle comptable. Pour cela, il suffit dans
de slectionner , lcran obtenu est le suivant :
353472395.doc - 104 2 novembre 2004

paramtres Gnraux par
Gestion Commerciale
vous cliquez sur longlet et dans lcran de dialogue , vous cliquez sur longlet
apparat alors lcran suivant :
Vous cliquez sur la liste

droulante et vous
slectionnez larticle
ESCOMPTE (il faut
maintenir appuyer) en
cas de fausse
manuvre, il faut
effacer et recommencer
vous devez obtenir lcran suivant :

353472395.doc - 105 2 novembre 2004
7. SUPPRIMER UNE FAMILLE DARTICLES
Pour supprimer une famille darticles, il suffit dans de la fentre principale de slectionner
Vous slectionnez la famille darticles supprimer et vous cliquez sur licne pour supprimer celle-ci
8. SUPPRIMER UN ARTICLE
Pour supprimer un article, il suffit dans de la fentre principale de slectionner lcran
vous slectionnez larticle supprimer et vous cliquez sur licne la bote de dialogue suivante apparat :
vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton

353472395.doc - 106 2 novembre 2004
9. SUPPRESSION OU MODIFICATION DUNE LIGNE DUN MOUVEMENT DENTRE
Pour supprimer ou modifier une ligne dun mouvement dentre, il suffit dans de la fentre principale de
slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer
sur , lcran obtenu est alors le suivant :
Vous slectionnez le document des stocks

dans lequel vous souhaitez modifier une
ligne
Aprs avoir slectionn le mouvement, il suffit de cliquer sur licne vous obtenez lcran suivant :
et vous slectionnez la ligne supprimer ou modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le
bouton de la souris ou avec licne , vous obtenez lcran suivant :
vous confirmez la suppression avec la touche , si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne,
il suffit de la slectionner et de modifier les zones errones comme dans lcran ci-dessous :
353472395.doc - 107 2 novembre 2004
10. CRER UN PLAN DE COMPTE ATTACHS UN ARTICLE ET A UNE CATGORIE

COMPTABLE
Lorsquun article est rattach une famille darticles qui ne possde pas de plan de comptes ou un plan de compte
diffrents, il est ncessaire de le crer. Pour cela, au moment de la cration de larticle, il faut dans longlet
de la fiche article complter la partie suivante :
Cette liste droulante permet

de slectionner les diffrentes
catgories comptables et les
comptes associs
Comptes associs la catgorie
comptable
Pour le PORT par exemple nous obtenons lcran suivant :
Ne pas oublier de
cocher pour le port
11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE

Pour modifier ou pour crer des conditions particulires pour un article diffrent de la famille darticles, il suffit dans
de la fentre principale de slectionner puis de slectionner larticle modifier,lcran
353472395.doc - 108 2 novembre 2004
vous cliquez sur la ligne de la catgorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou crer, vous obtenez
alors lcran suivant :
Vous entrez le
coefficient ici puis
vous fermez la bote
de dialogue
le prix et le coefficient apparaissent comme dans lcran ci-dessous :
12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU DACHAT

Pour diter le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner de la fentre
daccueil puis de slectionner , lcran est alors le suivant :
353472395.doc - 109 2 novembre 2004
Vous slectionnez dans la liste le journal que vous

souhaitez diter
Doit tre cliqu

353472395.doc - 110 2 novembre 2004
13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE

Pour transfrer les factures et les rglements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilit, il suffit de
se positionner dans de la fentre daccueil puis de slectionner lcran obtenu est
alors le suivant :
353472395.doc - 111 2 novembre 2004
Bien vrifier quil sagit du bon dossier comptable
Vous slectionnez soit :
Attention, il faut slectionner la bonne catgorie

comptable avec le bon code journal
Ne pas oublier de slectionner le

bon journal
Vous cliquez sur le bouton (mise jour directe comptabilit) et le transfert seffectue, vous pouvez vrifier que
le transfert sest bien effectu en choisissant de la fentre daccueil puis de slectionner , cela
vous ouvre la comptabilit gnrale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.

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doc - 1 2 novembre 2004

Rseau CRCF - Ministre de l'ducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr

site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/

FICHE RESSOURCE GESTION COMMERCIALE

FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100

1 - PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100

Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100

un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document.

PREMIRE TAPE : CRATION DES

DEUXIME TAPE : CRATION DUN

TROISIME TAPE : CRATION DES

QUATRIME TAPE : CRATION DES

CINQUIME TAPE : CRATION DES

SIXIME TAPE : REPRISE DES

1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100

- DANS puis slectionner , puis

2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

La barre doutils horizontale

La barre doutils verticale ou barre verticale est compose :

Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparatre ses

3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE

- en cliquant sur , vous changez lapparence des icnes :

Vous pouvez donner un

- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez ou

- si vous ajoutez des fonctions en les slectionnant, vous obtenez :

Vous pouvez dvelopper une

vous confirmez la fonction slectionne en cliquant sur le bouton

vous obtenez au final :

4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE

en cliquant sur , celle-ci disparatra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :

5 - CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE

Vous cliquez sur vous obtenez lcran suivant :

Permet de slectionner le rpertoire de

Vous cliquez sur vous obtenez lcran suivant :

Vrifier le chemin et le rpertoire de cration du

Vous tapez dans cette zone le nom de votre

4 - LES ETAPES DE CREATION DUN DOSSIER

1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT

2 - CREER DES CATGORIES COMPTABLES ASSOCIS LA GESTION COMMERCIALE

En cliquant sur cet

vous cliquez sur longlet apparat alors lcran suivant :

vous obtenez aprs avoir slectionn , lcran suivant :

vous slectionnez et vous obtenez lcran suivant :

Zone de saisie de la Catgorie

3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES LA GESTION COMMERCIALE

En cliquant sur cet onglet

vous cliquez sur longlet apparat alors lcran suivant :

Vous slectionnez le journal

Vous entrez un libell des ventes

Paramtres comptables par dfaut des rglements

En cliquant sur cet onglet

apparat alors lcran suivant :

En gnral, les carts de rglement figure

4 - CRER UN DPT DE STOCKAGE

Vous compltez les diffrentes

Ne pas oublier de cocher pour lentrept qui

En cliquant sur cet

vous cliquez sur longlet apparat alors lcran suivant :

vous obtenez aprs avoir slectionn , lcran suivant :

Vous compltez la zone Intitul et

Vous pouvez choisir des tarifs

6 - CREER DES FAMILLES DARTICLES