REPBLICA BOLIVARRIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACION

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
INSTITUTO TECNOLOGICO UNIVERSITARIO DR. DELFIN MENDOZA
ALDEA ROMULO BETANCOURT

DISEO DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA ORGANIZACIN

DE DOCUMENTOS DEL COMIT DE FINANZAS Y ADMINISTRACIN
DEL CONSEJO COMUNAL PODER DE DIOS DEL SECTOR
VILLA BOLVAR I

PROFESOR INTEGRANTES
ING. MICHELL LUGO PIMENTEL ODALYS
SOSA, ADA

CIUDAD BOLIVAR, JUNIO 2016

1
 INTRODUCCIN

La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en

sociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de primera
importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institucin
bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la
administracin desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la
humanidad una institucin se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La
administracin que es el rgano especfico encargado de hacer que los recursos sean
productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico,
refleja el espritu esencial de la era moderna.

Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con
tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y
cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a travs
del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca prehispnica por
las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para la recoleccin de frutas y la
caza de animales, y despus con el descubrimiento de la agricultura da paso a la
creacin de las pequeas comunidades. Las organizaciones son unidades sociales
coordinada, consciente, que estn compuestas por dos o ms personas, que funciona
con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o planes comunes.

De acuerdo con esto, las bases de misiones como nuevas organizaciones

deben contar con procedimientos para archivar y armar expedientes, que le permitan
tener orden y control en los documentos que son administradas para cumplir los
objetivos trazados. Por esto es que existe la administracin que permita coordinar una
serie de pasos para lograr las metas organizacionales.

De acuerdo con esto, la eficiencia consiste en cmo se hacen las actividades

dentro de la organizacin, el modo de ejecutarlas, mientras que la eficacia es para qu

2
se hacen las actividades, cules resultados se persiguen y si los objetivos que se traza
la organizacin se han alcanzado. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien
sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas. Por todo lo esbozado
anteriormente, el control dentro las organizaciones, invierten como fuerza motora que
conlleva al logro de los objetivos y misin empresarial y en conjunto significan la
eficiencia y la eficacia de la empresa.

Es por ello, que la presente investigacin est dirigida a la elaboracin de

procedimientos para archivar documentos en el Consejo Comunal Poder de Dios
del Sector Villa Bolvar I , es importante sealar que la investigacin se ha
estructurado de la siguiente manera: Captulo I, el cual est conformado por el
planteamiento del problema ,la justificacin, objetivos de la investigacin, el general
y los especficos, Captulo II, este contiene los antecedentes, bases tericas, bases
legales y definicin de trminos. Captulo III tipo de investigacin, diseo de
investigacin, poblacin y muestra, y tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.

Captulo IV, anlisis e interpretacin de resultados, Captulo V conclusiones y

recomendaciones y finalmente referencias bibliogrficas, y anexos.

3
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema

A nivel mundial, las empresas han sufrido diversos cambios ya que las
mismas son un instrumento universalmente empleador, las organizaciones han pasado
de un escenario estable a uno de incertidumbre, esto debido al entorno donde se
encuentran, han desencadenado en las empresas un gran nmero de cambios internos
dentro de los sistemas o procedimientos administrativos aplicados en las diferentes
Direcciones, Gerencias o Unidades que conforman una Organizacin.

Las Empresas deben tomar decisiones estratgicas adecuadas que permitan

alcanzar ventajas competitivas que conlleven a la efectividad, eficacia y excelencia
empresarial a travs de un proceso flexible de mejora continua. El xito por lo tanto,
exige una continua adaptacin de las empresas a su entorno, de all depende que las
mismas necesitan elementos de control que le permitan medir su eficacia en sus
operaciones y las posibilidades de hacer los correctivos necesarios orientados al
cumplimiento de las metas establecidas a futuro.

Las Organizaciones pueden medir o evaluar su evolucin desde distintas

perspectivas, no solo en la bsqueda de las ventajas competitivas, sino tambin en la
rentabilidad que se genera mediante los recursos financieros, fsicos, humanos,
organizativos y tecnolgico, as como tambin las capacidades como sistema de
valores compartidos y rutinas que se desarrollan con los recursos que tiene la empresa
al momento de prestar un servicio o producir un bien, sin embargo el desarrollo de las
capacidades va a depender de las estrategias que implementen internamente las
organizaciones.

4
 En Latinoamrica tambin se han presentado problemas de archivar
documentos, en este caso digitalizados, ya que la elaboracin de la compilacin en
archivo es de gran importancia, debido a que, permite organizar los documentos por
asuntos para una mejor y ms fcil consulta. Por otra parte, los procesos de
digitalizacin del archivo resulta ser un mecanismo muy sencillo e innovador que por
medio de software, un escner y un computador se logran imgenes digitales de los
documentos las cuales pueden ser consultados y reproducidos de forma simultnea
por varios usuarios a la vez y sin el riesgo de prdida, extravo o destruccin de los
mismos, los mismo presentan que hay empresas que no han implemento aun esta
importante herramienta, para lograr la eficiencia de la organizacin en su empresa.

En Venezuela el ordenamiento de todo archivo es muy importante, para un

mejor orden y que cuando se necesite sea fcil y rpido de encontrarlos, tambin ser
protegidos de prdidas y deterioros. Las bases y procedimientos son tcnicas que
permiten ordenar adecuadamente un documento as mismo la clasificacin sea
correctamente y al momento de buscar el archivo sea de mucha facilidad.

En tal sentido y a fin de contribuir a tal propsito, en el estado bolvar y

especficamente en ciudad Bolvar, se visualiza una situacin problema con relacin
al desorden que presentan el control de documento y planillas que se manejan en el
comit de finanzas y administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector
Villa Bolvar I, tal informacin de obtuvo durante el lapso de pasantas y trabajos
en la comunidad de este sector, lo que invito a realizan algunas reflexiones acerca de
los procedimientos administrativos aplicados dentro de la situacin actual del consejo
comunal, as como el anlisis y soportes durante un procedimiento en diferentes
actividades con relacin al control de documentos mal archivados, entre otros.
Motivo mediante el cual se da inicio a un estudio orientado bsicamente al diseo de
procedimientos para mejorar la organizacin de documentos del comit de finanzas y
administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I

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 Considerando que existe la carencia de un manual de normas y
procedimientos que permita y facilite la aplicacin de los procedimientos
administrativos adecuados al momento de ejecutar las tareas diarias inherentes al
consejos comunales, por lo que se maneja gran nmeros de documentos y planillas de
informacin de inters, que no estn archivados en forma adecuada sino que reposan
solo en carpetas y a veces hasta sin identificacin, lo cual permitir generar una serie
de debilidades que estn ocasionando deficiencia a la organizacin. Por tal motivo,
este estudio est orientado al diseo de procedimientos para mejorar la organizacin
de documentos del comit de finanzas y administracin del consejo comunal Poder
de Dios del sector Villa Bolvar I.

1.2 Justificacin

La presente investigacin se justifica por cuanto es necesario para el Archivo

Privado del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I, la
implantacin de mecanismos y herramientas para el buen manejo y conservacin de
la documentacin de manera que contribuyan al acceso adecuado en el momento que
se requiera un documento para su consulta, adems de garantizar la conservacin de
los documentos, ya que la digitalizacin evita la manipulacin de los mismos, se
requiere en estos momentos archivo en estantes para comenzar a llevar el control de
dichos documentos.

Referente a la importancia, est dada en que considerando que los controles

internos y aplicacin de los procedimientos administrativos, representan la fuente
principal para las organizaciones, a travs de este estudio la organizacin del consejo
comunal podr disponer de estrategias que faciliten corregir la debilidad que esta
presenta en los actuales momentos, a fin de mantenerse y expandirse en el mercado
competitivo. En cuanto a la relevancia del estudio se refiere, est evidenciada en que

6
la empresa tendr a su disposicin una serie de herramientas que permita corregir las
debilidades existentes. Por ltimo, el aporte del estudio queda representado en el
hecho de que el consejo comunal contar con un ejemplar de este informe una vez
concluido, donde se recopilan las causas que estn afectando el rendimiento y
efectividad al momento de archivar, as como tambin quedara como material de
consulta para los estudiantes interesados en el tema.

2.3 Objetivos de la Investigacin

2.3.1 Objetivo General

Proponer la elaboracin de Procedimientos para mejorar la organizacin de

documentos del comit de finanzas y administracin del consejo comunal Poder de
Dios del sector Villa Bolvar I Parroquia Agua Salada, Municipio Autnomo
Heres, Ciudad Bolvar Estado Bolvar.

2.3.2 Objetivo Especficos

-.Diagnosticar la Situacin Actual que se Presenta en la Aplicacin de los

Procedimientos administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa
Bolvar I.

-.Determinar los Elementos que estn incidiendo en los procesos aplicados durante la
ejecucin de las Actividades de archivar en el consejo comunal Poder de Dios del
sector Villa Bolvar I.

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.Proponer las Estrategias Necesarias para Mejorar la aplicacin de los Procedimientos
para archivar documentos del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa
Bolvar I.

Alcance

El presente trabajo universitario tiene como finalidad proponer la elaboracin

de Procedimientos para mejorar la organizacin de documentos del comit de
finanzas y administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa
Bolvar I, as como los pasos realizados para tal fin, todo ello basado en criterios y
sugerencias de las estudiantes; cabe destacar que tras la elaboracin del proyecto est
pasando por el proceso de revisin, correccin y aprobacin por parte del tutor.

Limitaciones

Como nica limitante presentada al momento de realizar el trabajo de

procedimientos era la falta de tiempo por parte del personal del rea de la base de
misin y consejo comunal, ya que los mismos se encontraban ocupados con trabajo,
reuniones, talleres y cursos y trabajo de elecciones del 6 de diciembre. Sin embargo,
tal situacin no fue impedimento para terminar todas las actividades planeadas y en el
tiempo previsto.

8
 CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1 Antecedentes de la Investigacin

Para la elaboracin del presente informe de procedimientos, se consultaron

diversos libros y trabajos realizados en aos anteriores por estudiantes de la misma, y
de otras instituciones

Anuarez, G. (2012) realizo un trabajo sobre el enfoque de calidad aplicado al

control de archivo materiales del Hotel Universo, C.A. en UNESR, se manifiesta
como principal conclusin: La aplicacin de controles interno en los materiales de
las empresas se llevan a cabo en una secuencia que corresponde en gran medida con
el enfoque de calidad total, debido a que se establecen como mecanismos prioritarios
la organizacin, y control de los documentos de acuerdo con la medicin de los
niveles de calidad en los procedimientos administrativos . (p. 79).

Duarte, L. (2011) En el estudio Programa de archivo en el Departamentos de

Administracin de la empresa AGROGUAYANA C.A en la UGM Caracas. Este
estudio presenta un marco conceptual de un programa de archivo y procesos
administrativos que permite identificar las posibles deficiencias que puedan
presentarse al momento de ubicar un documento durante el desarrollo de la gestin de
un Departamento de Administracin. Este trabajo fue de mucho apoyo para destacar
un anlisis y adopcin de procedimientos adecuados en el rea de funcionamiento
administrativo existentes en la organizacin en estudio.

9
2.2 Bases Tericas

Archivar

Es el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente

los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente y
protegerlos de prdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un
mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros
documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localizacin y
manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rpidamente los
documentos.

Importancia de archivar

Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos. Solo

se guarda los documentos importantes

Bases y Procedimientos para archivar

1. Inspeccionar: Consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al archivo o si

tiene otra indicacin

2. Clasificar: Es determinar bajo que ttulo va ser archivado el documento; sea

elegir por empresa, persona o asunto.

3. Codificar: Ponerle una marca o cdigo al nombre que se eligi en el paso anterior

4. Distribuir: Consiste en realizar un arreglo alfabtico preliminar en una bandeja,

distribuidora. Es importante este paso para no abrir varias veces el mismo cajn.

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5. Archivar Propiamente: Es colocar las cartas en los respectivos flderes, carpetas
o archivadores de palanca.

Finalidad de las Reglas de Clasificacin de Archivo

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no

pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventar sus propias reglas
para decidir dnde guardar un documento, solo esa persona podra encontrarlo. Por lo
tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos
y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.

Conservacin

-.Archivo Inactivo: Guardado por varios aos

-.Archivo Central: Stano, guardado de documentos de aos atrs

-.Archivo Activo: Documentos actuales.

Sistema de Archivos

1. Sistema Alfabtico: viene a ser la asociacin de las letras desde la A hasta la

Z. Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. Sistema Numrico: Viene a hacer la asociacin de nmeros e ubica por los

primeros ejemplos: Factura N 159, Factura N 160

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3. Sistema Geogrfico

Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad, etc. Arequipa/Cesar

Tarazona Lima/Juan Palomino

4. Transferencia Y Eliminacin De Archivos

Los archivos peridicamente o continuamente deben ser revisados, para

proceder a la trasferencia o eliminacin de archivos y conservar nicamente los que
pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo
documento.

La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la

economa de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para
los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos
costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal
manera que se pueden encontrar los documentos con la mxima eficacia.

Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de

la siguiente manera:

-.Documentos vitales

Incluyen documentos legales de constitucin, ttulos de propiedad, escrituras,

estados financieros, etc.

-.Documentos Importantes

Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones,

registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos
relacionados al giro del negocio

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-.Documentos tiles

Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales,

informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y despus de
algunas semanas o hasta un ao de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se
pueda destruir.

-.Documentos No Esenciales

Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos
despus utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.

Administracin

Muchos autores le han dado diversos conceptos a lo que es la

administracin Stoner, Freeman, Gilbert, (2004) sealan que la administracin
"Es el conjunto de las funciones o procesos bsicos (planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar) que realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organizacin".
(p .4).

Lo antes sealado, da a conocer que la administracin es el manejo de

diversas actividades que se desarrollan en una organizacin, independientemente
de que sea con o sin fines de lucro. El texto arrojo que la administracin, es un
conjunto de procesos o de pasos a seguir para lograr las metas preestablecidas
para la organizacin, donde se encuentran inmersos los procesos administrativos
como lo son: la planificacin, organizacin, direccin y control, las cuales se
encuentran estrechamente vinculados entre s.

La administracin es una de las actividades humanas ms importantes.

Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir

13
propsitos que no podan alcanzar de manera individual, la administracin ha
sido esencial para garantizar la coordinacin de los esfuerzos individuales. A
medida que la sociedad empez a depender crecientemente del esfuerzo grupal y
que muchos grupos organizados tendieron a crecer, las tareas de los
administradores se volvieron cada vez ms importantes (Chiavenato, I., 2004).

Por otra parte, para Englewood, C. (1.969), la administracin es un

fenmeno universal en el mundo moderno. Cada organizacin y cada empresa
requieren tomar decisiones, coordinar mltiples actividades, dirigir personar,
evaluar el desempeo con base en objetivos previamente determinados,
conseguir y asignar diferentes recursos, etc. Toda organizacin o empresa
necesita que los administradores realicen numerosas actividades

Proceso Administrativo

Est representado por las distintas actividades administrativas realizadas

en esta rea, las cuales son: la planeacin, organizacin, direccin y control, al
respeto Nickersn, (2005) afirma que el proceso administrativo es:

La conjugacin dinmica de funciones y elementos que permiten al

responsable de una unidad administrativa, desarrollar sus tareas de una
manera ptima, este proceso tambin es un medio de integrar
diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial
de una organizacin. (p.227).

Consejos Comunales
El Consejo Comunal es la instancia de participacin, articulacin e
integracin entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y,
los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado, ejercer

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directamente la gestin de polticas pblicas y proyectos orientados a
responder a las necesidades y aspiraciones de la comunidad en la
construccin de una sociedad de equidad y justicia social.

Es la instancia social que asume el ejercicio real del poder popular,

entonces se convierte en la plataforma humana que alcanza el mayor grado de
participacin, protagonismo y gerencia comunitaria dentro de un mbito
geogrfico cuidadosamente delimitado, y sirve para disear, realizar,
controlar y evaluar la calificacin final de proyectos sociales destinados a
solucionar problemas de salud, educacin, trabajo, deportes, medio ambiente,
habitacionales, etc. de la comunidad.

Adems se puede decir que sirve como centro de informacin,

produccin y promocin de procesos participativos y para la identificacin de
problemas comunitarios.

2.3 Bases Legales

Toda investigacin debe tener algn fundamento legal vigente en las leyes
que rigen dentro del pas, por consiguiente se recurri a la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela de (1999),modificada el viernes 24 de marzo del
2000. N 5.453 Ext.

La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela de 1999, en lo

sucesivo CRBV, persigue crear controles sociales efectivos sobre la gestin del
Estado y en este esfuerzo las formas democrticas de gobierno, la representacin y la
participacin,..

Los Consejos Comunales nacen en Venezuela como un instrumento del Poder

Popular para construir una sociedad de equidad y justicia social. Eso en la prctica
significa que el pueblo organizado se moviliza para resolver necesidades sociales

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(alimentacin, transporte, telecomunicaciones, vivienda y hbitat) y concretar
aspiraciones de participacin protagnica de las comunidades, especialmente de
aquellas empobrecidas, atomizadas, desarticuladas y marginadas. A continuacin
hablaremos un poco de modo ms profundo sobre los Consejos Comunales, para ello
es importante conocer, su definicin, para que sirve, quienes lo conforman, como
realizarlo, entre otros.

Ley Orgnica de los Consejos Comunales

Captulo I. Disposiciones generales

Artculo 1.

La presente Ley tiene por objeto regular la constitucin, conformacin,

organizacin y funcionamiento de los consejos comunales como una
instancia de participacin para el ejercicio directo de la soberana
popular y su relacin con los rganos y entes del Poder Pblico para la
formulacin, ejecucin, control y evaluacin de las polticas pblicas,
as como los planes y proyectos vinculados al desarrollo comunitario.

De esta manera se configura el basamento constitucional expresado en

valores de la participacin ciudadana. Entre los principios fundamentales que
establece la Constitucin Nacional.

Artculo 2.

Los consejos comunales, en el marco constitucional de la democracia

participativa y protagnica, son instancias de participacin, articulacin
e integracin entre los ciudadanos, ciudadanas y las diversas
organizaciones comunitarias, movimientos sociales y populares, que
permiten al pueblo organizado ejercer el gobierno comunitario y la
gestin directa de las polticas pblicas y proyectos orientados a
responder a las necesidades, potencialidades y aspiraciones de las

16
 comunidades, en la construccin del nuevo modelo de sociedad
socialista de igualdad, equidad y justicia social.

En este sentido cabe destacar que el Consejo Comunal, como medio de

participacin en el ejercicio de los derechos polticos, tiene su fundamento legal en la
Constitucin Nacional, ya que se abre la posibilidad de legislar para que los Estados
y Municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos vecinales
organizados los servicios que estos gestionen, promoviendo

2.4 Definicin de trminos bsicos

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin

administrativa.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos
para su almacenamiento y preservacin.
Dato: Es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), un
atributo o una caracterstica de una entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido)
en s mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede
utilizar en la realizacin de clculos o toma de decisiones. Es de empleo muy comn
en el mbito informtico y, en general, prcticamente en cualquier disciplina
cientfica.
Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
ndices: Instrumentos de consulta en los que se listan, alfabtica o numricamente,
trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de
referencias para su localizacin.

17
 CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

3.1. reas de Investigacin

El rea para la investigacin de este proyecto, en forma general se utiliz toda

la comunidad Villa Bolvar I para realizar el diagnostico, descripcin y todas las
necesidades problemtica de la comunidad. En forma especfica se utiliz el rea
del Consejo Comunal Poder de Dios correspondiente al Comit de Finanzas y
Administracin.

3.2. Tipos de Investigacin

El presente proyecto se caracteriza como una investigacin de tipo proyecto

factible as como un diseo de campo los cuales se explican a continuacin.

El proyecto factible se enmarca en esta categora porque se centra en proponer

una solucin a un problema real, la cual consiste en la administracin de archivos de
manera correcta para mejorar la organizacin de documentos del Comit de Finanzas
y Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I.
Sobre esto plantea Fideas (2006): Se trata de una propuesta de accin para resolver
un problema prctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha
propuesta se acompae de una investigacin, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realizacin.

Se considera de campo toda investigacin donde el proceso de recoleccin de

datos es realizado directamente en el lugar donde ocurren los hechos para luego

18
analizarlos, procesarlos y presentarlos, como en la presente investigacin. A esto se
refiere Tamayo y Tamayo (2003) cuando habla del diseo de campo:

Cuando los datos se recogen directamente de la realidad, denominados

datos primarios, su valor radica en que permiten cerciorarse de las
verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos lo cual facilita
su revisin o modificacin en caso de surgir dudas. (p.110)

3.3. Poblacin y Muestras

La poblacin se define a partir del universo que es el objeto de estudio en este

sentido constituye segn Handam (2006): El conjunto de unidades fsicas, personas,
objeto a las cuales se le mide una o ms caractersticas, constituye el universo
pudiendo obtener diferentes poblaciones de caractersticas distintas (p. 87). De esta
forma la poblacin ser en funcin de la participacin de (3) Procedimientos
observados en el consejo comunal, planeacin, organizacin y control de los
documentos. Y 7 personas que intervienen en las actividades del consejo comunal,
Tomando en cuenta lo limitado de la poblacin se tomara toda como objeto de
investigacin, slo uno de los procesos mencionados.

De dicha poblacin se tom una muestra del proceso de control para archivar
los documentos y 7 personas que se encargar directamente de esas actividades.

3.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Para la recoleccin de datos las tcnicas e instrumentos aplicados fueron la

observacin directa, la entrevista no estructurada y el cuestionario, todo ello para
determinar las caractersticas del proceso de inscripcin manual actual y las posibles
mejoras que se podan conseguir con la implementacin de un sistema de
informacin.

19
 La observacin directa consiste en el estudio de una actividad o proceso,
recolectando la informacin viendo en el propio lugar de los hechos todo lo que
ocurre, para su posterior anlisis. Para el presente proyecto se recurri al uso de la
observacin directa del proceso de contable que llevaba el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios, las personas encargadas de
cumplir sta funcin como realiza el registro contable.

La entrevista no estructurada hace referencia al proceso de conversacin

intencional que se lleva a cabo con personas clave que intervienen en el proceso o
hecho estudiado. Para este caso las entrevistas fueron no estructuradas, es decir, se
sostuvo conversaciones con los integrantes del Comit y dems personas del consejo
comunal, conversando libremente para indagar sobre el actual proceso de registros
contables, de cuyas conversaciones se extrae la informacin para conocer los
pormenores de los registros anteriormente realizados en el comit. Se obtiene
informacin de primera mano sobre las incidencias, ventajas y desventajas del
proceso en estudio.

El cuestionario se realiz con la finalidad de recabar informacin precisa del

proceso de inscripcin y sus posibles mejoras, se elabor un cuestionario con ocho
(08) preguntas cerradas las cuales seran respondidas por las personas seleccionadas y
luego procesados los datos para su interpretacin.

3.5. Anlisis de la Informacin

Una vez obtenida, la informacin fue tabulada (ver tabla siguiente) mostrando
los tems el nmero de respuestas afirmativas seguido de su porcentaje, el nmero de
respuestas negativas seguido de su porcentaje y por ltimo el total de respuestas
seguido de su porcentaje. Con esto se consigue tener una visin ms clara del
proceso de inscripcin en opinin de las personas involucradas, considerando que los

20
resultados pueden ser extendidos a la poblacin completa dando una visin acertada
de lo estudiado.

Tabla: Preguntas y respuestas del cuestionario aplicado al Comit

Respuestas
Preguntas
SI % NO % Total %
1 Sabe Ud. Lo que es archivar de documentos? 2 28 5 72 7 100
Identifica por sus clases los documentos a 7
2 3 43 4 57 100
archivar?
Sabe cmo identificar las carpetas dentro de un 7
3 3 43 4 57 100
archivo?
Sabe clasificar la documentacin en las gavetas 10 7
4 0 0 7 100
del archivo? 0
Identifica a qu orden documental pertenece el 10 7
5 0 0 7 100
documento? 0
Realiza correctamente la aplicacin
10 7
6 subdivisiones si fuera necesario definir ms el 0 0 7 100
0
contenido del archivo?
Aplican normas para documentos que regulan la
10 7
7 conservacin de Las funciones de archivo como 0 0 7 100
0
Guardar, conservar y custodiar la informacin?
Estn dispuestos a aprender a realizar el
8 7 100 0 7 100
correcto archivo de los documentos?
Fuente: Las autoras (2015)

CAPTULO VI

21
 Anlisis e interpretacin de resultados

En esta parte se desarrolla el anlisis de los datos obtenidos con la aplicacin

del instrumento y se presentaran en cuadros.

4.1. Tipo de Anlisis:

Se realiz un anlisis de tipo descriptivo inferencial en cada uno de los tems

de los instrumentos con un ordenamiento lgico de los datos para la respectiva
induccin producto de la interpretacin que deriv la relacin porcentual. Los datos
obtenidos a travs de la entrevista.

4.2. Presentacin de Resultados.

Para la interpretacin de resultados, una vez procesada toda la informacin

necesaria se presenta de manera clara y resumida a travs de cuadros estadsticos,

para luego ser sometidos a un anlisis interpretativo.

Cuadro 1

22
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a
saber usted, lo que es archivar de documentos.

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 2 28%
NO 5 72%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.
Anlisis

El 72% de los encuestados respondi no, y el 28% dijo si, cuando se les
pregunto si sabe lo que es archivar documentos.

De lo que se infiere que la mayora de las personas que integran el Comit de

Finanzas y Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios, no conocen lo que
es archivar un documento, lo definido por Nez (2009) como el testimonio material
de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o
jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y
formal.

De igual manera saben que es importante, ya que los documentos sirven para
acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es
accesible a todos en general, cuando est bien organizado y archivado, de all la
importancia archivar todos los documentos entregados al Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

Cuadro 2

23
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a
Identificar por sus clases los documentos a archivar

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 3 43%
NO 4 57%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

Anlisis

El cuadro 2 muestra los resultados del 57% que respondi no y el 43% que
dijo si, con relacin a si se identifican por sus clase los documentos a archivar

De lo que se deduce que la mayora encuestada no sabe que los documentos

deben clasificarse para seleccionarse, motivado a esto se explica que la clasificacin
de los documentos consiste en archivar stos de una forma lgica y no arbitraria que
permita una localizacin rpida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a
las caractersticas o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar,

Cuadro 3

24
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
sabe cmo identificar las carpetas dentro de un archivo.

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 3 43%
NO 4 57%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

Anlisis

El cuadro 3 refleja que el 57% de los encuestados con relacin a si sabe cmo
identificar las carpetas dentro de un archivo, respondi no, y 43% dijo si, por tanto es
importante que los integrantes del comit conozcan que tanto en los archivos
departamentales como en los generales se deber establecer un cierto control, para
saber quin entra, cuando lo hace, qu documento busca, qu documento extrae y de
qu tipo se trata, cuando lo devolver, etc.

De esta manera la organizacin de un archivo responde a una doble necesidad:

por un lado, proporcionar una estructura lgica al fondo documental de modo que
refleje las actividades que desarrolla la asesora y, por otro lado, facilitar la
localizacin de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos
administrativos que la asesora lleva a cabo en el desempeo de sus funciones y por
eso la organizacin del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se
crean los diversos tipos de documentos. Pero adems, debe hacer posible la rpida
localizacin de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada
una ubicacin y no otra, de forma que su bsqueda sea gil y siempre encuentre la
respuesta justa.

Cuadro 4

25
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Sabe clasificar la documentacin en las gavetas del archivo

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI - -
NO 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

Anlisis

El 100% de los encuestados respondieron que no saben clasificar la

documentacin en las gavetas del archivo del Consejo Comunal Poder de Dios.

De lo que se deduce que las personas que integran el Comit de Finanzas y

Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios deben conocer la forma de
clasificar los documentos y para ello cuando se inicie un expediente para un
determinada persona o grupo vecinal o simplemente documentos que lleguen de
diferentes ndole se debe crear la carpeta correspondiente, que contendr todos los
ficheros de trabajo que genere la tramitacin del asunto. Cada expediente tendr su
correspondiente registro en la base de archivos, en la cual se vincular mediante un
campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la carpeta especfica que le
corresponda.

Cuadro 5

26
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Identifica a qu orden documental pertenece el documento

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI - -
NO 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

Anlisis

Los resultados del cuadro 5 demuestran que el 100% de las personas que
integran el Comit de Finanzas y Administracin del Consejo Comunal Poder de
Dios respondieron que no identifican a qu orden documental pertenece el
documento.

Por lo que se hace importante mencionar que los mismos deben saber de qu
manera se pueden ordenar, ya que la ordenacin permiten seleccionar un criterio por
el cual los expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la
fecha (ordenacin cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), el cdigo
(ordenacin numrica), la divisin territorial o geogrfica (ordenacin topogrfica) o
segn la temtica (ordenacin por materias), Por eso se debe hacer un buen cuadro de
clasificacin, es decir, como un conjunto de palabras o trminos que tienen como
misin sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de los archivos brinda numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisin en el trabajo: ordenacin por
cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, bsquedas a partir de
un trmino o de varios relacionados, elaboracin de listados, entre otros.

Cuadro 6

27
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Realiza correctamente la aplicacin subdivisiones si fuera necesario definir ms
el contenido del archivo

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI - -
NO 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

El 100% de los encuestados manifiesta que no sabe cmo realiza

correctamente la aplicacin subdivisiones si fuera necesario definir ms el contenido
del archivo.

Por lo que es importante mencionar que el archivo cuando presenta muchos

documentos, se puede realizar una aplicacin o subdivisiones si fuera necesario
definir ms el contenido, para ello se debe anotar la clasificacin (a lpiz) en el
ngulo superior derecho del documento. Buscar la clase, subclase y divisin del
cuadro de clasificacin a la que pertenece el documento Se debe proceder desde los
niveles ms generales a los ms concretos del cuadro de clasificacin, y verificar que
coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar
la agrupacin de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden
clasificarse con subdivisiones o ttulos de clasificacin de niveles ms bajos que los
del expediente del que forman parte.

Cuadro 7

28
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
aplican normas para documentos que regulan la conservacin de las funciones
de archivo como guardar, conservar y custodiar la informacin?

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI - -
NO 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

El 100% de los encuestados respondi que en el Comit de Finanzas y

Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios no se aplican normas para
documentos que regulan la conservacin de las funciones de archivo como guardar,
conservar y custodiar la informacin.

De esta manera los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y
unificacin, debido a que cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el
archivo de oficina de forma parecida, as como tambin son conservados en estos
archivos mientras son usados de forma constante, se debe tambin mantener la
organizacin de las series documentales; es decir, que los documentos deben estar
reunidos en expedientes relativos cada uno a un asunto. Estas normas pueden
resumirse en: Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en
el sitio donde se producen, cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En
un lugar visible deben figurar los datos, los expedientes contendrn todos los
documentos relativos al asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios
expedientes, debern sacarse tantas copias como sean necesarias.

Cuadro 8

29
Distribucin absoluta y porcentual de la muestra encuestada con relacin a si
Estn dispuestos a aprender a realizar el correcto archivo de los documentos

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO - -
TOTAL 7 100%
Fuente: Encuesta aplicada a las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios.

El 100% de las personas que integran el Comit de Finanzas y Administracin

del Consejo Comunal Poder de Dios, respondieron que s.

Aprovechando el inters que tienen las personas del comit, en aprender a

archivar, es importante explicar que un archivo tiene que permitir al menos dos
funciones: almacenar y recuperar de inmediato, haciendo nfasis que es la memoria
colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y
su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de
manejar, pero estn interesados en resolver el desorden que es el conjunto de
decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para
cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla,
actuar sobre ella, por ello es necesario aprender a archivar.

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

30
 Conclusin

Una vez realizada la propuesta de elaboracin de Procedimientos para mejorar

la organizacin de documentos del comit de finanzas y administracin del consejo
comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I, se lleg a las siguientes
conclusiones:

-. Se Diagnostic la Situacin actual de la aplicacin de los Procedimientos

administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I, y se
pudo verificar el desorden presente en los documentos recibidos, que solo
permanecen en carpetas sobre las mesas y escritorios.

-.Se determinaron los elementos que estn incidiendo en los procesos aplicados
durante la ejecucin de las Actividades de archivar en el consejo comunal Poder de
Dios del sector Villa Bolvar I, donde las personas se limitan solo a guardad
informacin y documentos al aire libre sin ninguna identificacin.

-.El mayor problema de conservacin no es la conservacin de los soportes, sino la

conservacin de los contenidos a medio y largo plazo, sin embargo, mostr
deficiencias en el control de la documentacin que se produce como resultado de las
reuniones de carcter tcnico sostenidas consejo comunal, permitiendo que mucha
informacin valiosa no fuera eficientemente archivada, llegando en algunos casos a
ser extraviada.

Recomendaciones

31
 Es importante que todas las personas que integran el Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios, pongan en prctica, el archivo
de documentos, para ello es importante que conozcan que:

Es recomendable que todas las empresas se diseen y apliquen un programa

de archivo Documental que les permita controlar y organizar todos los documentos
que ingresan y salen de dichas instituciones, ya que ello contribuye al logro de sus
objetivos empresariales

Todo proceso de planificacin y desarrollo de un archivo Documental debe

incorporar trmites documentarios que permitan eliminar procedimientos innecesarios
y orienten al personal de la institucin sobre los procedimientos que deben cumplir.

Es importante que en las instituciones que se genera o adquiere documentos,

est incorporada fsicamente al Archivo para realizar el control directo de los
documentos desde el primer momento en que estos ingresan a la institucin.
Asimismo, el personal del consejo comunal debe poseer conocimientos bsicos de
archivstica que le permitan participar eficientemente en dicho control y realizar la
seleccin y distribucin de los documentos tcnicos.

Para garantizar el xito en el proceso de archivo, este debe estar bajo la

direccin de un profesional en el rea de la Archivstica con experiencia en el manejo
de archivos empresariales; tambin es recomendable que este profesional cuente con
un equipo de trabajo que incluya a otros profesionales del mismo rubro y a personal
auxiliar, con conocimientos bsicos de archivstica, para la recepcin y seleccin de
los documentos.

Se recomienda que se sigan realizando propuestas como estas que permitan organizar
mejor la parte administrativa de los Consejos Comunales.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Conde Villaverde, M.L.(2004) Manual de tratamiento de archivos administrativos. .
Madrid: Direccin de Archivos Estatales.

Cruz Mundet, J.R.; Mikel arena Pea, F. (1998) Informacin y documentacin.

Administrativa. Madrid: Tecnos.

Cruz Mundet, J.R. (2001.)Manual de Archivstica. Madrid Fundacin Germn.

Snchez Ruiz Prez

Diccionario de terminologa archivstica. (1993) Madrid: Direccin de Archivos

Estatales.

Fernndez Gil, P. (1999) Manual de organizacin de archivos de gestin en las.

Oficinas municipales. Granada: CEMCI,

Molina Nortes, J. y Leyva Palma, (2010) V. Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la

Documentacin administrativa. Guadalajara: Anabad Castilla-La Mancha.

Roberge, M. (2005) La gestin de los documentos administrativos. Barcelona.

33
ANEXOS

34