Qu son las hojas de clculo?

-LibreOffice

Las hojas de clculo son programas informticos desarrollados con la intencin de

coleccionar y almacenar datos en forma de tablas de informacin para que posteriormente
los datos que contienen puedan ser consultados o analizados. En la actualidad existen
diversos programas que hacen las funciones de una hoja de clculo, cada una con sus
particularidades. A continuacin te mostramos una breve descripcin de los ms comunes:

Microsoft Excel: Desarrollado por la compaa Microsoft, es probablemente uno de los

programas ms usados dentro de lo que al software para oficina y educacin se refiere. Su
popularidad radica en su integracin total con el sistema operativo Windows en sus diversas
ediciones; actualmente Excel cuenta con versiones para escritorio (Windows y Mac),
smartphone y su versin ms reciente para la nube. De momento, las versiones para
smartphone y para la nube tienen ciertas limitaciones respecto a su capacidad de
procesamiento y anlisis por lo que se sugiere utilizar las versiones para escritorio.

Versin de pago:

https://products.office.com/es-mx/excel

Versin en nube:

https://office.live.com/start/Excel.aspx

Versiones mviles:

https://products.office.com/es-mx/mobile/office-mobile-apps-for-ios

https://products.office.com/es-mx/mobile/office-mobile-apps-for-android

LibreOffice y Openoffice: Ambos programas pertenecen al segmento de software

licenciado libremente y su cdigo fuente de desarrollo se encuentra abierto para ser
utilizado por cualquier persona. Inicialmente estos sistemas fueron desarrollados para la
comunidad de usuarios del sistema operativo Linux, pero con el paso del tiempo se
desarrollaron versiones compatibles con Windows y Mac.

LibreOffice https://es.libreoffice.org/descarga/

Open Office https://www.openoffice.org/es/descargar/

Google Drive Hojas de clculo / Google Drive Spreadsheet: Spreadsheet es un software

100% nativo de la nube de Google que se encuentra disponible en la suite de herramientas
de trabajo llamada Google Drive. Su funcionamiento es similar al de los programas
mencionados anteriormente aunque por funcionar a travs de una nube tiene algunas
limitaciones para manejar determinados conjuntos de datos o realizar algunas acciones
especializadas. Spreadsheet est disponible mediante el uso de una cuenta de Google y
solamente se requiere conexin a internet y un navegador de reciente generacin.

Versin en lnea: https://docs.google.com/spreadsheets/

Si bien cada uno de estos programas tiene sus respectivas particularidades, todos comparten
una misma caracterstica: su funcionamiento se centra en la capacidad de ofrecer al usuario
un entorno de trabajo solvente para realizar operaciones de anlisis y presentacin de la
informacin en mismo programa.

Es importante mencionar que todos los programas mencionados son compatibles entre s en
lo que se refiere a las versiones de escritorio. Para efectos de este curso y los ejercicios
que se realicen, se utilizar Excel aunque puedes utilizar el que sea de tu preferencia.

Formato .CSV

A lo largo del curso se usarn diversos archivos del Portal de Transparencia Presupuestaria
de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico que contienen informacin que facilita el
aprendizaje en materia de gasto pblico. para facilitar el conocer ms acerca del gasto
pblico. Estos archivos no tienen un formato nico de publicacin, pero comnmente se
encuentran en un formato llamado .CSV o valores separados por comas (Comma Separated
Values por sus siglas en ingls). Este formato es muy valioso ya que permite entregar
informacin a travs de una forma que es aceptada por todo tipo de mquinas y sistemas
operativos.

En los archivos .CSV, los valores como las columnas y las filas estn delimitados por una
, (coma) que los separa entre s. Aunque tambin es posible utilizar otros caracteres, la ","
es el ms comn de todos. Por otro lado, los archivos .CSV normalmente requieren un
formato de codificacin especial. Esto quiere decir que para lograr que la computadora
interprete de forma adecuada el contenido del archivo, se requiere que reconozca una
especie de idioma computacional en el que se encuentra codificado dicho archivo. En la
mayora de los casos, los conjuntos de datos en espaol se encuentran codificados en el
formato UTF-8.

En caso de no conocerse el formato de codificacin de un conjunto de datos se recomienda

consultar la documentacin del mismo para evitar errores de interpretacin de la
informacin. En el caso de los archivos .CSV, por estar basados en un formato de texto
simple, pueden ser abiertos por cualquier editor de texto, por ejemplo Word o Bloc de
Notas. Y aunque al hacerlo, visualmente un .CSV no parece ser algo que tenga sentido y
mucho menos algo parecido a una hoja de clculo; lo cierto es que con un poco ms de
atencin se podr identificar un patrn simple que ayuda a interpretar las columnas y filas
con mucha facilidad.
Todos los programas de hoja de clculo son capaces de abrir los archivos en formato .CSV
y aunque su forma de hacerlo vara, en general se siguen los mismos pasos para sta tarea:

1. Desde el men archivo selecciona la opcin abrir.

2. Selecciona el archivo en formato .csv que se desea usar.

3. Una ventana emergente preguntar si el archivo est delimitado por comas o por algn
otro smbolo (hay ocasiones en que de origen el formato en lugar de usar comas puede
llegar a usar otros smbolos como separadores o tabuladores, se recomienda consultar la
documentacin para conocer ms informacin al respecto).

4. Se selecciona la codificacin de origen (en su mayora UTF-8).

5. Se selecciona la hoja de trabajo en la que se desea que se despliegue la informacin.

Filtrar y ordenar informacin

Estas dos funcionalidades de las hojas de clculo tienen el propsito de facilitar el anlisis
de la informacin. Dado que la cantidad de informacin en ocasiones puede sobrepasar las
capacidades de nuestros equipos de cmputo, el hecho de delimitar la informacin con la
que trabajamos puede solventar problemas de memoria RAM y procesador. Por ello, se
recomienda eliminar o separar la informacin que vamos a utilizar de tal manera que se
optimicen los recursos disponibles.

Por un lado, la accin filtrar nos ayuda a separar informacin especfica de una base de
datos. Por ejemplo, podemos extraer solo la informacin para una entidad federativa de una
base de datos sobre el Presupuesto de Egresos de la Federacin. Esta funcin, a su vez,
permitir trasladar los datos ya seleccionados a una nueva hoja de trabajo para agilizar el
anlisis que vayamos a aplicar.

Por otro lado, la accin de ordenar permite determinar la visualizacin de los datos
siguiendo determinados criterios. Por ejemplo, se pueden ordenar alfabtica o numrica de
forma ascendente o descendente.

En el caso concreto de la base de datos sobre gasto pblico, los datos se dividen en una
cantidad considerable de categoras de acuerdo con su clasificacin, momentos contables,
entre otros. Por ello, ser importante concentrarnos en variables o elementos especficos a
fin de agilizar los clculos que se pudieran utilizar. Ten esto en mente a la hora de retomar
dichas bases para la realizacin de anlisis de orden acadmico, laboral, periodstico,
etctera.

Uso de frmulas simples

Los programas que trabajan con hojas de clculo fueron diseados para que el usuario
aplique una serie de frmulas y realice clculos especficos sobre los datos que est
trabajando. Las hojas de clculo contienen diversas libreras de frmulas y funciones de
clculo, aplicables a diversos tipos de anlisis de la informacin, como lo son el clculo
financiero, estadstico, contable, matemtico, entre otras libreras.

Gracias al uso de frmulas y funciones, el manejo y anlisis de grandes cantidades de datos

se simplifica al poder realizar diferentes procesos con un par de clics. Para usar una frmula
o funcin es necesario conocer la sintaxis con la cual funcionan. Aqu un ejemplo simple:

=nombre_de_la_formula (Argumento1; rango; (frmula anidada)*operadores constantes)

Los elementos de las frmulas son los siguientes:

Smbolo: Toda formula en una hoja de clculo inicia con el smbolo = que es la manera
como el programa interpreta que se comenzar una operacin. Es posible realizar clculos
directos usando operadores matemticos como:

+ para sumar,

- para restar,

* para multiplicar,

/ para dividir,

% para porcentaje y,

^ para elevar un nmero a una potencia.

Por ejemplo

=5*4 (5 x 4)

Nombre de la frmula: Las diversas libreras que contienen las hojas de clculo facilitan
realizar todo tipo de operaciones. Es normal que una vez que se coloca el smbolo = se
activa un asistente para ayudar al usuario a encontrar la funcin que necesita. Por ejemplo,
al ingresar "=suma", el asistente del programa me ayudar al orientarme al poner "(valor1,
valor2,etc.,)" que son los conjuntos de valores que deben ser agregados para poder realizar
la operacin correctamente.

Argumentos: Son las instrucciones que una frmula o funcin requieren para realizar la
operacin solicitada. Alguna veces pueden ser la seleccin de un rango de celdas o el
indicativo de comparar un valor con otro. Los argumentos siempre se separan mediante el
uso del smbolo ; aunque en algunas ocasiones por la configuracin de idioma de la
computadora del usuario se usa el smbolo ,.
 Rangos de celdas: Los rangos de celdas son el conjunto de filas y columnas
seleccionadas a las cuales se aplicar el clculo deseado. Por ejemplo, en la frmula para
realizar una suma: "=suma", se puede indicar la celda de inicio y la celda final de donde se
encuentra la informacin a sumar, quedando de la siguiente manera:

=sum(a1:a9)

En este caso, la hoja de clculo interpreta que debe sumar los valores desde la celda A1
hasta la celda A9. Vale la pena destacar que en los rangos de celda siempre se separa el
punto de inicio y final mediante el uso del smbolo :

Frmulas anidadas: En las diversas hojas de clculo es posible realizar acciones

complejas mediante el uso de diferentes frmulas. Esta accin es posible utilizando
frmulas anidadas, esto quiere decir, que se puede incrustar una frmula dentro de otra
frmula. Por ejemplo:

=PROMEDIO(A14:A28)*(A14*5)

Esta frmula anidada contiene dos operaciones que se resuelven desde el parntesis interior
hacia el parntesis exterior. En este caso, la frmula se resuelve multiplicando el valor de
A14 por 5, y posteriormente multiplicando el resultado del promedio de las celdas A14
hasta la A28.

Para quienes comienzan a usar una hoja de clculo, conocer las diversas frmulas para la
realizacin de operaciones puede parecer una misin complicada pero con la prctica y la
utilizacin correcta de la asistencia que brindan estos programas informticos, la tarea se
vuelve mucho ms sencilla. Finalmente, cabe mencionar que las frmulas y funciones, cada
una con fines distintos, se encuentran distribuidas en las diversas libreras de trabajo y que
stas se presentan de forma similar de manera permanente.

Tablas dinmicas

Las tablas dinmicas o conocidas tambin como pivot tables son una forma interactiva de
analizar e interpretar la informacin. Su uso est enfocado para permitir que el usuario
ordene y visualice grandes volmenes de datos de diversas formas (informacin agregada o
desagregada) para facilitar su entendimiento.

Cuando se trabaja con conjuntos de datos de muchas filas o columnas, realizar algunas
operaciones de anlisis podra convertirse en una tarea complicada. Esto por la dificultad
que representa desplazarse a lo largo de todos los datos. Las tablas dinmicas, por su
capacidad propia de agregar y desagregar la informacin, permiten que mediante unos
cuantos clics, la informacin se consolide en rangos especficos de datos y a su vez, se le
puedan realizar algunas acciones aritmticas simples, entre otras.

Para usar una tabla dinmica es necesario considerar algunos aspectos importantes:
 Es necesario tener una base de datos consistente y limpia, lo cual quiere decir que la
informacin debe estar libre de errores o smbolos que impidan su procesamiento.

Algunas computadoras, por lo limitado de sus recursos en memoria RAM y procesador,

pueden llegar a presentar algunos errores o a tardar demasiado tiempo. Para estos casos
recuerda que puedes utilizar los filtros para seleccionar solo la informacin que te interesa
conocer

Cundo usar tablas dinmicas?

Las tablas dinmicas estn especialmente diseadas para los usos siguientes:

Obtener una mejor perspectiva sobre grandes cantidades de datos.

Calcular totales y subtotales, resumir datos por categoras y subcategoras.

Expandir y colapsar niveles de datos para concentrarse en los resultados y explorar en

profundidad los detalles desde los datos de resumen para las reas de mayor inters.

Desplazar campos de datos a columnas o filas para ver diferentes resmenes de los datos
de origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y aplicar formato condicional al conjunto de datos.

http://www.transparenciapresupuestaria.gob.mx/es/PTP/home
https://es.schoolofdata.org/ o escueladedatos.org
http://www.internationalbudget.org/opening-budgets/open-budget-
initiative/open-budget-survey/country-info/?country=mx