Procedimento: Cdigo: Folha:

CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS, EXTERNOS E P.QUALI.001 1/12

REGISTROS
Processo: Primeira Edio:
GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
rea: Edio: Data:
COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

CONTROLE DE APROVAO
ELABORADO REVISADO POR APROVADO
Marcelo de Sousa Monteiro Wilma Marques de Oliveira Silvia Helena Correia Vidal
Denise Andrade Arajo
Wilma Marques de Oliveira

HISTRICO DE MODIFICAES

EDIO DATA ALTERAES EM RELAO REVISO ANTERIOR

01 01/09/2010 Edio inicial

02 13/06/2011 2 Edio
03 14/10/2013 3 Edio

1
Obs: Este controle normativo s vlido por meio eletrnico.
 Procedimento: Cdigo: Folha:
CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS, EXTERNOS E P.QUALI.001 2/12
REGISTROS
Processo: Primeira Edio:
GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
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COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

NDICE
1. OBJETIVO .................................................................................................................................3
2. COMPETNCIAS ......................................................................................................................3
3. PROCEDIMENTO......................................................................................................................3
3.1 DEFINIR O TIPO DE INSTRUMENTO NORMATIVO A SER ELABORADO .........................3
3.2 NORMA .................................................................................................................................4
3.3 PROCEDIMENTO .................................................................................................................5
3.4 FORMULRIOS ....................................................................................................................6
3.5 DOCUMENTOS INTERNOS..................................................................................................6
3.6 DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................6
3.7 DOCUMENTOS OBSOLETOS ..............................................................................................6
3.8 CODIFICAR O INSTRUMENTO NORMATIVO......................................................................6
3.9 FORMATAR O INSTRUMENTO NORMATIVO .....................................................................6
3.10 ITENIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO .........................................................................8
3.11 CONTROLAR OS REGISTROS DA QUALIDADE.................................................................9
3.12 REVISAR O INSTRUMENTO NORMATIVO..........................................................................9
3.13 APROVAR O INSTRUMENTO NORMATIVO ........................................................................9
3.14 CONTROLAR O INSTRUMENTO NORMATIVO ...................................................................9
3.15 DISPONIBILIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO .............................................................9
4. REVISO ...................................................................................................................................9
5. APROVAO ..........................................................................................................................10
6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .........................................................................................10
7. CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE ........................................................................10
8. ANEXOS..................................................................................................................................11

2
Obs: Este controle normativo s vlido por meio eletrnico.
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CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS, EXTERNOS E P.QUALI.001 3/12
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COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

1. OBJETIVO

Estabelecer critrios e responsabilidades para elaborao, reviso, aprovao, distribuio,

implantao, controle e acompanhamento dos instrumentos normativos da Controladoria e
Ouvidoria Geral do Estado do Cear - CGE/CE.

2. COMPETNCIAS

Compete ao Coordenador da Assessoria de Desenvolvimento Institucional da CGE, atuando

na funo de Coordenador da Qualidade, aprovar (quanto a sua adequao antes da sua
emisso) toda documentao do Sistema de Gesto da Qualidade;

Compete aos coordenadores e assessores responsveis pelos processos da CGE elaborar os

instrumentos normativos de seus respectivos processos;

Compete Gesto da Qualidade analisar criticamente e atualizar os instrumentos normativos,

quando necessrios;

Compete Gesto da Qualidade revisar, controlar e divulgar, com o suporte da Tecnologia de

Informao TI, os instrumentos normativos;

Compete Gesto da Qualidade arquivar os instrumentos normativos;

Compete a todos os servidores e colaboradores da CGE cumprir e fazer cumprir os

procedimentos, no mbito do Sistema de Gesto da Qualidade, bem como descartar a edio
anterior nova reviso realizada.

3. PROCEDIMENTO

3.1 DEFINIR O TIPO DE INSTRUMENTO NORMATIVO A SER ELABORADO

A Gesto da Qualidade, junto com os responsveis pelos processos, deve definir o tipo de
instrumento normativo a ser elaborado, de acordo com a necessidade e relao abaixo.

Norma - Documento que estabelece princpios, critrios e padres de comportamento,

atitudes e procedimentos a serem seguidos no desenvolvimento de processos.

Procedimento - Documento que define a sequncia de passos a serem executados para o

cumprimento de uma atividade no desenvolvimento dos processos.

Formato PDF (Portable Document Format) Formato digital padro que capta e mantm
com fidelidade a aparncia do documento original de forma completa, com fontes, imagens e
formatao.
Formulrio - Estrutura com campos pr-impressos onde so preenchidos os dados e as
informaes, permitindo a formalizao do fluxo das comunicaes nas organizaes.

Documento - Conjunto de informaes que evidenciam os aspectos administrativos e3

Obs: Este controle normativo s vlido por meio eletrnico.
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organizacionais no mbito da empresa, dispostos de maneira que se possa utilizar para

consulta, estudo, aplicao e tomada de deciso.

Os instrumentos normativos emitidos fazem parte do Sistema Normativo cuja composio feita
por processos e tem como referncia o Plano da Qualidade dos Processos (F.GQ.01).

Os procedimentos e normas devem, obrigatoriamente, estar vinculados ao respectivo processo e

no existir contradies entre os mesmos.

Sempre que houver alterao dos processos deve ser realizada atualizao deste instrumento
normativo.

3.2 NORMA

Tornar obrigatrio o cumprimento de padres de comportamento, atitudes e processos de ordem

geral na organizao e estabelecer princpios orientadores da execuo das funes e atividades
dos rgos.

Deve conter a seguinte estrutura mnima:

ndice Relaciona os ttulos, subttulos e anexos na ordem em que aparecem no documento,

incluindo o nmero da pgina em que se encontram.

Objetivo Especifica a finalidade para a qual a norma foi criada.

Abrangncia Indica a abrangncia de aplicao da norma.

Competncia Indica as reas envolvidas, responsveis e suas competncias com o

cumprimento do processo.

Conceituao Define, quando necessrio, termos e expresses utilizadas no contedo da

norma.

Diretrizes Gerais Compem-se das informaes e critrios de carter geral ou especfico da

norma.

Processo Descreve os componentes organizacionais lgicos relativos a qualquer atividade

ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um
cliente especfico.

Registro da Qualidade Registros que devem ser estabelecidos e mantidos para prover
evidncias da aplicao da norma.

Reviso Especifica o perodo em que o normativo deve ser revisado pelo rgo de sua
responsabilidade.

Aprovao Indica os nomes e as assinaturas dos responsveis pela aprovao da norma.

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Referncias Bibliogrficas Indicam os documentos cujo conhecimento faz-se necessrio

para melhor compreenso da norma e para esclarecimentos de pontos omissos ou de difcil
compreenso.

Anexos Indica desenhos, ilustraes, tabelas e informaes necessrias ao entendimento

da norma.

Nota1. A depender da natureza da norma, outros itens podero compor a sua estrutura.

3.3 PROCEDIMENTO

Torna obrigatrio o cumprimento de padres de comportamento, atitudes e procedimentos de

ordem geral no rgo, estabelecendo princpios orientadores da execuo das funes e
atividades.

Deve conter a seguinte estrutura mnima:

ndice Relaciona os ttulos, subttulos e anexos na ordem em que aparecem no documento,

incluindo o nmero da pgina em que se encontram.

Objetivo Especifica a finalidade para a qual a norma foi criada.

Competncia Indica as reas envolvidas e suas competncias com o cumprimento do

procedimento.

Procedimento (Disposies Gerais - Desenvolvimento do Assunto) Compem-se das

informaes e critrios de carter geral ou especfico do instrumento.

Reviso Especifica a necessidade de anlise, em perodo apropriado, para efeito de

reviso/atualizao, se necessria, pelo setor de sua responsabilidade.

Aprovao Indica os nomes e as assinaturas dos responsveis pela aprovao.

Referncias Bibliogrficas Indicam os documentos, as legislaes e as normas cujo

conhecimento seja necessrio para melhor compreenso do procedimento e para
esclarecimentos de pontos omissos ou de difcil compreenso.

Registro da Qualidade Registros que devem ser estabelecidos e mantidos para prover
evidncias da aplicao do procedimento

Anexos Indica desenhos, ilustraes, tabelas e informaes necessrias ao entendimento

do procedimento, assim como os modelos de formulrios a serem utilizados.

Nota2. A depender da natureza do procedimento, outros itens podero compor a sua estrutura.

Havendo necessidade de criar um fluxograma no procedimento, o mesmo deve apresentar o

desenvolvimento das atividades em forma de desenho esquemtico, podendo ser utilizado junto
descrio, utilizando-se como sugesto a simbologia do ANEXO I.

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3.4 FORMULRIOS

Os formulrios devem ser elaborados quando exigidos pelos instrumentos normativos, devendo
ficar em anexo ao procedimento.

3.5 DOCUMENTOS INTERNOS

Os documentos internos relacionados aos instrumentos normativos devem ser, quando

necessrios, includos como anexos aos procedimentos e/ou normas.

3.6 DOCUMENTOS EXTERNOS

Os documentos externos de natureza regulamentadora so identificados e consultados no site dos

seus respectivos rgos.

Os documentos em meio fsico so identificados e controlados pelos rgos internos responsveis,

que devem garantir a atualizao.

3.7 DOCUMENTOS OBSOLETOS

Havendo a necessidade de manter um documento obsoleto, por qualquer propsito, o mesmo deve
ser identificado e arquivado em local apropriado, evitando seu uso no intencional.

3.8 CODIFICAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

A codificao do Instrumento Normativo formada por uma letra, informando o tipo de Instrumento
Normativo, seguida de sigla que identifica o processo e o nmero sequencial de trs dgitos,
conforme abaixo.

A primeira letra ser P (para Procedimentos) ou N (para Normas).

Letras identificadoras do tipo de Instrumento Normativo

Sigla que identifica o processo
Sequencial numrico

P.QUALI.001

3.9 FORMATAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos sero divulgados em meio eletrnico, na Intranet da CGE, utilizando-

se o formato PDF, permitindo aos usurios sua leitura e impresso atravs do software Acrobat
Reader ou equivalente.

O acesso da documentao atualizada ser atravs do computador.

Os instrumentos normativos devem ser digitados usando-se a fonte padro Arial.

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GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
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A formatao dos instrumentos normativos deve seguir o padro de composio de documentos

literrios utilizado pelo programa computacional WORD da Microsoft ou equivalente, obedecendo
aos seguintes critrios:
a) Destacar os elementos dos textos em itens, subitens e complementos ilustrativos;
b) Os itens e subitens so adotados com numerao progressiva;
c) Os anexos que apresentam desenhos podem ser elaborados em qualquer software,
desde que seja compatvel com o WORD ou equivalente.

Deve-se utilizar o padro abaixo para confeco de procedimentos ou normas.

Modelo das Demais Folhas do

Procedimento

Modelo de Folha de Rosto

O papel deve ser no formato A4 (210mm x 297mm).

O cabealho do instrumento normativo deve ser colocado na parte superior de todas as folhas
conforme o modelo:

Para procedimentos ou normas:

No campo da titulao do instrumento normativo, deve ser especificada, na margem superior
esquerda, a indicao Procedimento: ou Norma:, conforme o caso.

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CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS, EXTERNOS E P.QUALI.001 8/12
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Processo: Primeira Edio:
GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
rea: Edio: Data:
COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

Procedimento ou Norma: Cdigo: Folha:

Especificar TTULO DO PROCEDIMENTO OU NORMA x/xx
procedimento ou
norma,
conforme o caso. Processo: Primeira Edio:
TTULO DO PROCESSO xx/xx/xxxx

rea: Edio: Data:

TTULO DA REA x xx/xx/xxxx

A formatao dos rodaps dos procedimentos e normas ser por meio de uma linha em toda
margem do instrumento normativo.

Na folha de rosto, devem conter os quadros de controle de aprovao e o histrico de

modificaes, para os respectivos registros dos nomes, datas e revises.

CONTROLE DE APROVAO
ELABORADO REVISADO POR APROVADO

HISTRICO DE MODIFICAES
EDIO DATA ALTERAES EM RELAO REVISO ANTERIOR

3.10 ITENIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos devem observar a itenizao exemplificada:

7. TTULOS
7.1 ITENS
7.1.1 Subitens

As alneas so as divises dos subitens, expressas pelas letras minsculas do alfabeto ou pelos
marcadores disponibilizados no Word. Exemplo:

7.1.1 Subitem
a) alnea;
b) alnea;
c) alnea;
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GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
rea: Edio: Data:
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d) alnea.

7.1.1 Subitem
alnea;
alnea;
alnea;
alnea.

3.11 CONTROLAR OS REGISTROS DA QUALIDADE

O controle do registro da qualidade ser informado em cada instrumento normativo, devendo

conter codificao (quando aplicvel), identificao, armazenamento, proteo, recuperao,
reteno e disposio, conforme modelo abaixo.

RECUPERAO
IDENTIFICAO ARMAZENAMENTO PROTEO RETENO DISPOSIO
INDEXAO ACESSO

3.12 REVISAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos da CGE sero revisados pela Coordenao da Qualidade.

3.13 APROVAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos da CGE sero aprovados pelo Gestor da rea, pela Presidente,
Coordenador e Secretria do Comit da Qualidade.

3.14 CONTROLAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos da CGE sero controlados pela Coordenao da Qualidade e

disponibilizados por meio do formato PDF. O controle dos instrumentos normativos dar-se- por
meio do documento Lista Mestra de Normas e Procedimentos (ANEXO II).

A aprovao de criao ou alterao dos instrumentos normativos s ser considerada vlida aps
a devida substituio dos anteriores.

3.15 DISPONIBILIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO

Os instrumentos normativos da CGE sero disponibilizados para consulta por meio do acesso
Intranet da CGE.

4. REVISO

Este procedimento ser analisado, no mnimo, 01 (uma) vez ao ano e revisado quando necessrio.

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5. APROVAO

NOME FUNO ASSINATURA

Silvia Helena Correia Vidal Presidente do Comit da Qualidade
Denise Andrade Arajo Coordenadora da Qualidade
Wilma Marques de Oliveira Secretria do Comit da Qualidade

6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gesto da Qualidade - Requisitos

7. CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE

RECUPERAO
IDENTIFICAO ARMAZENAMENTO PROTEO RETENO DISPOSIO
INDEXAO ACESSO
Arquivo digital:
Diretrio qualidade/
Diretrio
Procedimentos/Lista
Lista Mestra de Normas e qualidade/
Mestra Pastas de Backup Por edio QUALI At atualizao
Procedimentos Documentos
Procedimentos, de
Obsoletos
normas e
Procedimentos

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Obs: Este controle normativo s vlido por meio eletrnico.
 Procedimento: Cdigo: Folha:
CONTROLE DE DOCUMENTOS INTERNOS, EXTERNOS E P.QUALI.001 11/12
REGISTROS
Processo: Primeira Edio:
GESTO DA QUALIDADE 01/09/10
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COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

8. ANEXOS

ANEXO I SUGESTO DE SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS

Ponto de incio e trmino do Incio ou fim de um processo ou

processo referncia a outro processo

- Processamento
- Instrues que executam Atividade automtica
uma funo do processo

Documento 2 vias
Documentos 3 vias Documentos mais de 3 vias
Documento 1 via

- Operao on-line
- Deciso
- Envio e recepo de dados
- Escolha de alternativa Sim / No
e documentos via on-line

- Conexo de Rotina
- Conexo de Pgina
- Entrada ou sada de uma
- Indicao de uma para outra pgina
para outra parte do
de continuao do fluxo.
processo
- Ponto de medida de
- Armazenamento fsico
rendimento
- Arquivo temporrio
- Arquivo definitivo

Armazenamento Indicao de relatrio em forma de

informatizado listagem

Espera Ao informatizada

Entrada de uma fonte

Sada indica um resultado parcial
externa

Nota3. Pode-se utilizar estes ou outros smbolos, dependendo do tipo de fluxograma.

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ANEXO I P.QUALI.001
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rea: Edio: Data:
COORDENAO DA QUALIDADE 3 14/10/2013

ANEXO II LISTA MESTRA DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Cdigo Edio Ttulo Localizao

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ANEXO II P.QUALI.001
Obs: Este controle normativo s vlido por meio eletrnico.