You are on page 1of 84

UNITED CHURCH OF CHRIST IN THE PHILIPPINES, DAVAO CITY, INC.

CHURCH MANUAL 
(APPROVED ON MARCH 8, 2009) 

 
P a g e  | 2 
 

TABLE OF CONTENTS 
United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc. ......................................................................... 1 
Table of Contents .......................................................................................................................................... 2 
FOREWORD ................................................................................................................................................... 6 
PART I ‐ OVERVIEW ....................................................................................................................................... 7 
Statement of Faith .................................................................................................................................... 7 
Life Purpose .............................................................................................................................................. 8 
Vision ......................................................................................................................................................... 8 
Mission ...................................................................................................................................................... 8 
Principles ................................................................................................................................................... 8 
Purposes .................................................................................................................................................... 9 
Core Values ............................................................................................................................................. 10 
Identity, Life and Ministry ....................................................................................................................... 10 
Faith Journey ........................................................................................................................................... 11 
Name and Emblems ................................................................................................................................ 20 
PART II – CHURCH ORGANIZATION : POLICY‐MAKING ............................................................................... 22 
Relationship with UCCP, INC. .................................................................................................................. 22 
Rights and Privileges as Autonomous Unit of UCCP, Inc......................................................................... 22 
Duties and Functions of the Local Church .............................................................................................. 23 
Structure and Policy‐Making ................................................................................................................... 24 
Congregation ........................................................................................................................................... 25 
Church Council ........................................................................................................................................ 26 
Provisions Common to all Boards and Committees ................................................................................ 28 
Board of Elders ........................................................................................................................................ 30 
Board of Deacons .................................................................................................................................... 30 
Board of Christian Educators .................................................................................................................. 31 
Executive Committee .............................................................................................................................. 31 
Pastoral Committee ................................................................................................................................ 32 
Personnel Committee ............................................................................................................................. 32 
Nomination and Election Committee ..................................................................................................... 33 
Officers of the Church ............................................................................................................................. 33 
P a g e  | 3 
 

Chairperson ........................................................................................................................................ 33 
Vice Chairperson ................................................................................................................................ 34 
Church Secretary ................................................................................................................................ 34 
Financial Secretary ............................................................................................................................. 34 
Treasurer............................................................................................................................................. 35 
Auditor ................................................................................................................................................ 35 
Provisions Common to all Organizations and Groups ............................................................................ 36 
Provisions Common to all Programs and Institutions ............................................................................. 36 
PART II – CHURCH ORGANIZATION: IMPLEMENTATION............................................................................. 38 
Concept of Team Ministry ....................................................................................................................... 38 
Executive Pastor ...................................................................................................................................... 39 
Associate Pastor ...................................................................................................................................... 40 
Evangelist ................................................................................................................................................ 41 
Director for Music Ministry ..................................................................................................................... 41 
Church Administrator .............................................................................................................................. 42 
Head of Program or Institution ............................................................................................................... 43 
Manager of Shalom Center ..................................................................................................................... 44 
Head of Organization .............................................................................................................................. 45 
Administrative Staff ................................................................................................................................ 46 
Church Secretary ................................................................................................................................. 46 
Cashier ................................................................................................................................................ 46 
Accountant/Bookkeeper ..................................................................................................................... 47 
General Services Personnel ..................................................................................................................... 47 
PART III – FINANCIAL POLICIES .................................................................................................................... 49 
Rationale ................................................................................................................................................. 49 
Receipts ................................................................................................................................................... 49 
Handling of Offerings .............................................................................................................................. 49 
Handling of Donations ............................................................................................................................ 51 
Payments to the Church ......................................................................................................................... 51 
Disbursement and safekeeping of funds ................................................................................................ 51 
Bank Transactions ................................................................................................................................... 53 
Cash Advance .......................................................................................................................................... 53 
P a g e  | 4 
 

Payroll ..................................................................................................................................................... 54 
Petty Cash ............................................................................................................................................... 54 
Inventory ................................................................................................................................................. 56 
Losses ...................................................................................................................................................... 57 
Purchasing ............................................................................................................................................... 57 
Provident Fund ........................................................................................................................................ 57 
PART IV – PERSONNEL POLICIES ................................................................................................................. 61 
In General ................................................................................................................................................ 61 
Employment Status ................................................................................................................................. 61 
Employment Procedure .......................................................................................................................... 62 
Position Classification ............................................................................................................................. 63 
Compensation ......................................................................................................................................... 64 
Benefits ................................................................................................................................................... 64 
Leaves and Absences .............................................................................................................................. 64 
Staff Substitutes and Volunteers ............................................................................................................ 67 
Performance Appraisal ........................................................................................................................... 67 
Code of Conduct of Church Workers ...................................................................................................... 68 
Dress Code .............................................................................................................................................. 70 
Workplace Problems and Disciplinary Procedure ................................................................................... 70 
Schedule of Disciplinary Actions ............................................................................................................. 71 
PART V – OTHER POLICIES ........................................................................................................................... 74 
Call of Pastors .......................................................................................................................................... 74 
Common Qualifications of Pastors ..................................................................................................... 74 
Additional Qualifications ..................................................................................................................... 74 
Procedure ............................................................................................................................................ 74 
Assignment and Evaluation ................................................................................................................. 75 
Property and Facilities ............................................................................................................................ 76 
Nomination and Election of Officers ....................................................................................................... 78 
Nomination Process ............................................................................................................................ 78 
Election Process .................................................................................................................................. 78 
Public Worship ........................................................................................................................................ 79 
Special Services ....................................................................................................................................... 80 
P a g e  | 5 
 

Wedding Ceremony ............................................................................................................................ 80 
Baptism ............................................................................................................................................... 81 
Confirmation of Membership ............................................................................................................. 81 
Holy Communion ................................................................................................................................ 82 
Funerals, Vigils, Necrological and Memorials Services ....................................................................... 82 
Other Services ..................................................................................................................................... 83 
Fees ..................................................................................................................................................... 83 
PART VI – AMENDMENTS ............................................................................................................................ 84 
Articles of Incorporation of UCCP Davao City, inc. ................................................................................. 84 
By‐Laws of UCCP Davao City, Inc. ........................................................................................................... 84 
Church Policies ........................................................................................................................................ 84 

 
 

 
P a g e  | 6 
 

FOREWORD 

To the People of God: 

An essential point in the Christian faith is order, beginning with God as Creator and Lord, Jesus Christ as 
Savior and the Holy Spirit as Comforter, Guide and Friend. Christian living, worship and witness are 
attempts on the part of human beings to express their understanding of the wonders of God’s presence, 
at the same time, to order their life according to the will and laws of God, the more able they will be in 
carrying out their ministry. 
 
As the People of God, Christians follow some guidelines to put order, meaning, direction and purpose to 
their life, their living together, their worship and their witnessing to the larger community. 
 
This means that their individual lives, their living together as a community as they fulfill their “life 
purpose as a united and uniting church, proclaiming Jesus Christ as Lord and Savior, for the 
transformation of whole world” follow procedures and standards of conduct. 
 
This Church Manual is intended to provide guidelines for efficient and effective procedures and 
processes of doing ministry so as to attain the maximum fulfillment of the vision and goal of the church. 
 
It has evolved through the years. This latest work has been done through the untiring efforts of Atty 
Samuel Matunog, Chairperson of the Church Manual Committee, and the infectious inspiration of Dr. 
Rosita Fundador, Church Council Chairperson, 2008‐2009. 
 
I want to thank many who have labored continuously and faithfully to make the formulation of this 
Church Manual an outstanding reality. 
 
To God be all the glory for the continuing faithfulness of this, The United Church of Christ in the 
Philippines, Davao City, in fulfilling its God‐appointed ministry. 
 

 
Rev. Dr. Mariano C. Apilado, PhD 
Executive Pastor 
June 3, 2009 

 
P a g e  | 7 
 

PART I ‐ OVERVIEW 

STATEMENT OF FAITH 

We Believe 

In One God: the Father, the Son and the Holy Spirit: Creator, Redeemer, Fulfiller, Who provides order 
and meaning to all creation. 

The Father is loving, merciful and holy. 

Jesus Christ, the Son, Who was born of the Virgin Mary, became human being to bring salvation, and is 
Sovereign Lord of life, time and history. 

The Holy Spirit is present in the world to draw out people to Christ through the Gospel, to comfort, 
inspire, empower and guide them to proclaim and live out their faith in Jesus Christ. 

We Believe 

The resurrection of Jesus Christ has overcome the power of death and gives assurance of life eternal. 

We Believe 

Persons are created in the image and likeness of God; they are called to live in community with Him and 
be stewards of all creation. 

By disobedience, they sinned, but by grace, through faith in Jesus Christ, they are redeemed. 

As God’s redeemed, they proclaim Jesus Christ as Lord and Savior, and they participate in the building 
and development of just, compassionate, sustainable and joyful communities. 

We Believe 

The Church is the one Body of Christ, the communities of people reconciled to God through Jesus Christ, 
sent into the world to proclaim the Gospel. 

We Believe 

The Holy Bible is the written word of God, the testimony of God’s self‐revelation in Jesus Christ and in 
history, to illumine, guide, correct and edify believers in their faith and witness. 

We Believe 

The kingdom of God is the reign of Jesus Christ in the hearts of persons accepting Him in faith as the 
Savior and Lord of their lives, enabling reconciliation to God, with one another, and with all creation. 

We Believe 
P a g e  | 8 
 

Jesus Christ will come again in all fullness and glory to dwell among God’s people, to wipe away their 
tears, heal all nations, and death shall be no more; the former things will pass away. 

Amen. 

LIFE PURPOSE 

UCCP Davao City’s life purpose is to celebrate as a united and uniting church, proclaiming Jesus Christ as 
Lord and Savior, for the transformation of all people. 

VISION 

UCCP Davao City is a faithful, empowered and joyful community of Christ’s stewards, living a 
meaningful, fruitful and abundant life. 

MISSION 

(a) Deepen and broaden our knowledge and experience and understanding of the Christian faith 
and heritage, that we collectively and individually, become living witnesses for and responsible stewards 
of God’s creation; 

(b) Actively participate in the sharing of the Good News and building communities where love, 
justice, peace, truth and compassion prevail; 

(c) Design and sustain a responsive functional organizational structure and processes to promote 
continuous learning and growing together; 

(d) Develop, mobilize and optimize the use of human resources in sustaining our integral ministry; 

(e) Develop purposive missionary programs; 

(f) Foster unity and solidarity with all Christians; and, 

(g) Seek understanding, partnership and fellowship with other groups and communities of faith in 
the pursuit of the ministries of the Church. 

PRINCIPLES 

(a) The UCCP is an integral part of the one, holy, catholic and apostolic Church of Jesus Christ. 

(b) The UCCP is a united and uniting church, in response to the prayer of Jesus Christ “That they 
may all be one…that the world may believe that Thou hast sent me.” (John 17:21, RSV) 

(c) The doctrines and beliefs of the UCCP are based on the Word of God as revealed in the Holy 
Scriptures and articulated in the historic Christian creeds, expressed in the diverse heritage of faith and 
P a g e  | 9 
 

practice brought into the union by its uniting Churches, and embodied in the Statement of Faith of the 
Church. 

(d) At all levels of its life and government, the UCCP shall ensure, as far as practicable, the equitable 
representation of its general membership in terms of gender, age, sector, and geography. 

(e) The UCCP affirms the catholicity and ecumenicity of the Church of Jesus Christ. This is expressed 
in the UCCP’s relations with other church bodies and in its support for efforts in inter‐church 
cooperation and union in the Philippines and in the world. 

(f) The UCCP affirms its historic faith and its pastoral and prophetic witness in the life and culture of 
the Filipino people. The Church supports the people’s aspirations for abundant life and holistic 
redemption from all forms of bondage, in accord with the vision of the reign of God. 

(g) The UCCP advocates vigorous Christian stewardship expressed in the cheerful giving of tithes, 
time, talents and possessions. 

(h) The UCCP shall encourage and provide the means for amicable settlement of conflicts and 
disputes between and among members, as well as the Church and its constituencies. 

(i) In accordance with the biblical understanding that all persons are created in the image of God, 
the Church affirms and upholds the inviolability of the rights of persons as reflected in the Universal 
Declaration of Human Rights and all agreements on human rights, especially in relation to women, 
children, youth, minority groups, and other persons who cannot safeguard their rights. 

(j) As stewards of God’s creation, the UCCP shall protect, promote and enhance ecological balance 
and the integrity of creation. 

PURPOSES 

Principal Purposes 

(a) To proclaim the Gospel in witness and service; 

(b) To provide for the growth and nurture of members; 

(c) To promote stewardship and other program thrusts of the Church; 

(d) To ensure that its worship is orderly and solemn yet joyful and meaningful; 

(e) To recruit, recommend and support candidates for its varied form of ministry; 

(f) To support the ministerial and lay formation programs of the Church; 

(g) To fulfill faithfully and promptly all obligations to other church bodies; 
P a g e  | 10 
 

(h) To relate and respond to the life and concerns of the community through the establishment of 
schools, transient centers and other social concerns programs; 

(i) To relate with other local churches and worshipping congregations within the Conference 
towards a more holistic ministry. 

Incidental Purposes 

(a) To receive and acquire by purchase or donation, grant, exchange, devise, bequest, leader, either 
absolute or in trust, receive contribution from any person, corporation, foundation, board or entity 
whatsoever, or such properties, real or personal including funds and valuable effects as may be useful or 
necessary to carry out the purposes and objectives of the Church; 

(b) To receive special gifts which may be used either to establish a memorial fund, in the name of 
the donor, a relative or a family, or to provide income which may be designated by the donor for the 
support of a particular project of the Church; 

(c) To the extent permitted by law in order to provide for a regular or permanent source of income 
and reserve to carry out and accomplish its purposes, to invest in shares of stock, bonds, debentures, 
and all types of securities issued by any person, corporation, partnership, firm or entity, the government 
or its instrumentalities, and deal with the funds, monies and properties of the Church in pursuit of its 
purposes and objectives in such manner as it may be deemed convenient from time to time; and, 

(d) In general, to do and perform all acts and things necessary, suitable or proper for the 
accomplishment of the purposes herein enumerated, or which shall appear at any time conducive to, or 
expedient for, the Church, it being expressly understood, however, that whatsoever assets that may 
remain at the expiration of the term of existence an d dissolution of the Church for any cause provided 
by law, shall be conveyed to the UCCP or its successors; furthermore, all real properties shall be held in 
trust for the UCCP. 

CORE VALUES 

In working together as the Body of Christ, we shall seek to affirm and exemplify the following core 
values: faithfulness, obedience, competence, service orientation, love, unity and responsiveness. 

IDENTITY, LIFE AND MINISTRY 

Identity 

(a) The United Church of Christ in the Philippines (UCCP) is the oldest and most visible sign of 
ecumenical and church unity in the Philippines, being born out of the missionary movement to build one 
evangelical church in the Philippines. 

(b) The UCCP went through three stages of union. The first was the union of the United Evangelical 
Church in 1929 which merged the Presbyterian, Congregational, United Church of Manila and the United 
P a g e  | 11 
 

Brethren churches. This was the culmination of the efforts of the Evangelical Union established by 
missionaries on April 26, 1901 to seek the evangelization of the Philippines through a common effort. 

(c) The second stage was the establishment of the Evangelical Church in the Philippines in 1943 
under the direction of the Japanese Imperial Forces. It was a forced union which merged the United 
Evangelical Church, the Methodist Church, the Baptist churches, the Disciples, the Seventh Day 
Adventists, IEMELIF, UNIDA and other churches. After the war, however, many of the churches left the 
Evangelical Church of the Philippines, while others remained. 

(d) The third stage was the establishment of the United Church of Christ in the Philippines on May 
25‐27, 1948. It merged the United Evangelical Church, the Evangelical Church of the Philippines (the 
wartime merger), the Philippine Methodist Church, and other smaller churches. 

(e) Thus UCCP is the fusion of various church polities including: (1) Presbyterian Church; (2) United 
Brethren; (3) Christian Church Disciples; (4) Congregational Church; and (5) Methodist Church. These 
churches have divergent traditions—the highly hierarchical episcopal polity of the Methodist and United 
Brethren, the presbyterial or collegial polity of the Presbyterian, and the polity of the autonomy of the 
Christian Church—Disciples and Congregational. These divergent traditions were brought together in 
response to Jesus’ Prayer “that they all may be one” (John 17:21) thus forging the United Church of 
Christ in the Philippines (UCCP).[1] 

(f) UCCP Davao City, Inc. is a local church of UCCP, Inc. It is part of Southern Mindanao District 
Conference (SMDC), one of the oldest conferences of the UCCP, Inc. The conference itself belongs to the 
Southeast Mindanao Jurisdiction (SEMJUR) of UCCP, Inc. 

Life and Ministry 

(g) The history of UCCP Davao City is located within the foregoing historical framework. A few 
highlights are in order to better appreciate the journey of the church as well as recognize the men and 
women who contributed their share in building the church organization through the years and 
transformed the church into what it is at present. 

FAITH JOURNEY 

Establishment of the Mission Station in Davao 

1902 

Rev. and Mrs. Robert F. Black of were the first missionaries of the American Board of Mission of the 
Congregational Church sent to the Philippines. According to the comity agreement of the Evangelical 
Union, Mindanao (except the Western portion) was to be assigned to the Congregational Church. It 
seems the lure of frontier work led the Congregational missionaries to Davao. 

Organization of the Filipino Church 
P a g e  | 12 
 

1908 

The year 1908 inscribed on the marker at the old church site on San Pedro St. near “crooked road” sets 
the date of the beginning of the evangelical church in Davao. The small group of converts steadily grew 
and organized themselves into a congregation. As a response to the prevalent cholera and malaria 
epidemics in Davao at the time, Rev. Black requested for medical missionaries. Dr. and Mrs. Charles 
Sibley arrived and established the Davao Mission Hospital. Davao Mission Hospital evolved into 
Brokenshire Memorial Hospital, now the Brokenshire Integrated Health Ministries, Inc. (BIHMI). 

Growing as the United Evangelical Church 

1910 

Rev. and Mrs. Julius Augur arrived to continue the work of the Blacks . The Augurs involved themselves 
in the community and initiated the Boy Scout movement, a baseball league and other civic 
organizations. 

1920s 

Paaralang Pag‐asa, the first kindergarten school in Davao was started also under the leadership of the 
Augurs. 

1922 

Rev. Cirilo del Carmen, Sr. was called to serve the church as its first Filipino pastor. 

1924 

Rev. Agapito Diamonon succeeded the Rev. del Carmen. 

1926 

Rev. Crispin F. Faune, assigned by the American Board of Mission to head a mission school for Bagobos 
and be the pastor of churches in upper Sta. Cruz, became the supply pastor. Evangelist Leon Vidallon 
assisted him. 

1930 

Rev. Apolonio Salanga was appointed pastor of the church. 

1931 

Rev. and Mrs. Walter Tong strengthened the pastoral leadership. 

1932 

Two worship services were formed – one in English, the other in Cebuano. Average church attendance 
was 250. 
P a g e  | 13 
 

1933 

Southern Mindanao District Conference (SMDC) was organized with members of the Davao Church 
playing significant roles. Elected officers were: Romulo C. Quimpo, moderator; Encarnacion C. Tipon, 
secretary; Eduardo Fortuna, treasurer; Pablo Tsuokada, assistant treasurer. 

1935 

Rev. Felino Florendo became the visiting pastor in the absence of a resident pastor. 

1936 

Rev. Juan Galicia was called by the congregation. 

1937 

Rev. Cipriano Malonzo fresh from studies was called to serve the Davao congregation. 

1939 

Rev. Juan Abellera took over the pastoral work. 

1940 

Rev. Apolonio Salanga succeeded Pastor Abellera. 

The War Years 

1941 

Rev. Prudencio Bergado, Moderator of the Conference, became the supply pastor with Evangelist Pastor 
Migallos as his assistant. When World War II broke out, Moderator Bergado and some members of the 
church went into hiding. Evangelist Migallos remained. Before the Rev. Bergado and his family were 
killed by the Japanese in Tibungco, he returned to the church and gave the license to become pastor to 
Evangelist Pastor Migallos. 

1942 

Pastor Migallos became the church minister. 

1945 

Pastor Cipriano Malonzo was called again to serve the Church after he finished a Theology course at 
Silliman University. 

1946 

Heavily damaged by the war, the church property along San Pedro Street was sold. The Rev. Walter 
Tong, returning from Japanese concentration camp, helped the Rev. Cipriano Malonzo, then pastor of 
P a g e  | 14 
 

the church, to build a new chapel and parsonage at the present site along Legaspi Street, now Pelayo 
Street. The late Pantaleon Pelayo was a distinguished son of Davao City and member of the church. 

Post‐War Years and the Birth of the United Church of Christ in the Philippines 

1947 

Rev. Crispin F. Faune became senior pastor of the church. Rev. Elton Brown, American Missionary, 
worked with him. 

1949 

Construction of the semi‐concrete church building began. 

1949 

Rev. Gregorio Gonzales was called to assume the pastorate in Davao City. 

1953 

Rev. Jose Evarretta continued the work of Pastor Gonzales. 

1954 

Rev. Proculo Rodriguez, Bishop for Mindanao, became the supply Pastor, Rev. Paul Pruitt, fraternal 
worker, shared the task with him. 

1955 

Rev. Perfecto Yasay, Sr., who just arrived from Silliman University, became the supply Pastor. 

1956 

Rev. Cirilo del Carmen, Jr., son of the First Filipino Pastor of Davao Church, who just graduated from 
Union Theological Seminary worked as Associate Pastor of Bishop Proculo Rodriguez. His term as 
Associate Pastor lasted from May 1956 to May 1958. Rev. Perfecto Yasay continued to work as Chaplain 
of Brokenshire Memorial Hospital. During this time also Rev. Philip Brink, a missionary, worked with Rev. 
Pruitt in the ministry. 

1957 

Rev. Benefredo Fabiaña became the resident minister, but he stayed only for one year. When he left, 
Rev. Perfecto Yasay, Sr. was requested to serve as supply Pastor while working with Brokenshire 
Memorial Hospital. 

1960 
P a g e  | 15 
 

Rev. Benjamin de la Peña came and worked with Rev. Perfecto Yasay, Sr., as a team with fraternal 
worker Rev. Robert Malcolm. Rev. de la Peña stayed only for two years. 

1961 

Rev. Edmundo Pantejo assumed the Pastorate assisted by Rev. Perfecto Yasay, Sr., and Pastor Leon 
Baguio, ministerial intern. Off and on, Bishop Rodriguez would visit the church in his capacity as Bishop 
of Mindanao. 

1964 

Bishop and Mrs. Proculo Rodriguez helped in the work of Davao City Church. Rev. Ed Pantejo left for the 
U.S. to resume his studies. Mrs. Pacita E. Aviola joined in the work of the church as Christian Education 
Director. 

1966 

Rev. and Mrs. Daniel Nebres took over the pastoral work. His associate in the first year was Rev. Emile 
Eugene Jacquett, followed by Rev. Melchor Morales and Rev. Tomas Ferido. In 1970‐1971, Pastor 
Angelito Taglucop became the associate minister. 

1972 

Miss Raquel O. Lumantas, ministerial intern, started her long association with the Davao City Church. 

1974 

Rev. Joel Bon Tabada accepted the call to replace the Rev. Nebres who joined the Navy as chaplain. Rev. 
Mediador V. Jumawan worked as an associate pastor until he was called by Brokenshire Hospital to be 
its chaplain. 

1977 

In the absence of a pastor, Mrs. Raquel L. Pedida, Christian Education Director, undertook some of the 
ministerial duties. Rev. Jeremias C. Aniñon, then Moderator of SMDC, and Rev. Bernardo Fernandez, Sr. 
took turns as interim ministers. By this time, Indonesian Christians began to celebrate Indonesian 
Independence with a service in the church. To this day, our Indonesian brothers and sisters in the faith 
are a part of our worshipping community. 

1978 

Rev. Dr. and Mrs. David Geconcillo, fresh from their studies abroad arrived in Davao City to serve the 
church. Mrs. Geconcillo became the head teacher of Paaralang Pag‐asa. 

1981 
P a g e  | 16 
 

Pastor Ernesto M. Frias was invited to be the associate minister. He was later ordained into full‐pledge 
ministry. Mrs. Raquel Pedida continued as Christian Education Director. Construction of the parsonage 
was started and completed. Shortly thereafter, plans for the educational building were drawn. 

1982 

A “Macedonian Call” prompted the Geconcillos to return to America. The Rev. Ernesto M. Frias took 
over the task with Mrs. Pedida as his associate. In 1983, Pastor Ernesto Abella, a ministerial intern, was 
assigned to the Christian education department. 

1984 

Rev. Ernesto Frias continued the ministerial task with Miss Pura Calo, Director of Christian Education, as 
his co‐worker. 

1985 

Dr. David Geconcillo was recalled. Later invited to work with him were Dr. William Osborne, Fraternal 
worker teaching at the Pag‐asa School of Theology; Mr. Cresenciano H. Mosot as Director of Christian 
Education, and Evangelist Luther Autor. 

Kabig Balangay Bible Study Fellowship (KBBSF) groups were formed all over the city. It was an approach 
to evangelize communities where church members lived. 

UCCP Pag‐asa School of Theology was established by Dr. Geconcillo with a permit from the Ministry of 
Education, Culture and Sports. 

1987 

Pastor David Geconcillo began another term with Davao City church; however, his services were not 
confined to the church but to the community as well. Rev. Jeremias Aniñon, former moderator of SMDC, 
re‐joined the ministerial team. 

1988 

The Tagalog worship service became the fifth group to hold services in the sanctuary every Sunday. 

1989 

The facade of the church underwent a major renovation. Its completion gave it a dignity worthy of a 
center of worship in the midst of a bustling metropolis. 

The Indonesian congregation was formally offered the use of the sanctuary for its worship service. At 
present this is being done once a month. 

1990 
P a g e  | 17 
 

The Rev. David Geconcillo was on his 9th year of service in the Davao City Church when the Lord 
suddenly called him to eternal rest. The Rev. Jeremias C. Aniñon was left to carry on. Rev. Jose Bailey 
Bernaldez was then called as Christian Education Director. The chapel was built in memory of Pastor 
Geconcillo. 

1991 

Realizing the tremendous responsibility of ministering to a huge congregation, the Church Council felt 
that it must have at least three ministers. Rev. Palpito D. Dumanig and Pastor Socrates G. Idul answered 
the call after quite a long search that spanned oceans. Rev. Jeremias C. Aniñon, looking forward to 
retirement, stayed on. 

The UCCP‐Davao City Endowment Fund was established. The fund will be invested and only the interest 
of the fund was designated to be used for the following: 25% for the scholarship assistance to ministerial 
students endorsed by UCCP‐Davao City; 25% will go to support the Christian Education & Nurture 
Program; 25% of the interest will go to support the Christian Witness and Service work of the Church, 
and 25% for the upgrading of salaries of church workers and other personnel assigned to Davao City 
Central Church. 

1992 

The Multi‐Resource Development Center (MRDC) and the new PAG‐UGMAD SA KABATAAN CENTER 
(PKC) building were dedicated and blessed during the 84th Foundation Anniversary. Christian Home (for 
transients) was opened. 

“Tingog sa Kaluwasan” an Evangelistic Radio Program over DXFE – 11.97 Khz. was launched. This 
program is aired every 6:30‐7:00 am, Monday to Friday. 

The Levitical Multi‐Purpose Cooperative was organized and registered with the Cooperative 
Development Authority. 

UCCP Paaralang Pag‐asa opened the Elementary grades program with Grade I being reactivated after it 
was closed in 1974. Grade II to Grade VI were applied for permit to operate. 

1993 

The 85th year in the life and ministry of the United Church of Christ in Davao City. There were two 
ministers installed for their second term: Rev. Palpito D. Dumanig, Administrative Pastor and Minister 
for Christian Stewardship and Resource Development (CSRD) and Rev. Socrates G. Idul, Associate 
Minister for Christian Witness and Service (CWS). Rev. Mildred M. Tequis, Associate Minister for 
Christian Education and Nurture (CEN), was installed for her first term. 

In August of 1993, the building constructed in a 60 sq. meters area at Bolton Isla was dedicated and 
named: UNITED CHURCH OF CHRIST STRATEGIC AREA FOR MISSION AND EVANGELISM (UCCSAME). This 
P a g e  | 18 
 

structure is presently used by the UCCP PAG‐UGMAD SA KABATAAN CENTER (PKC) for their Feeding and 
Educations programs. 

1994 

With the leadership pf Pastor Pal Dumanig, Administrative Pastor and In‐charge for Christian 
Stewardship and Resources Development together with the members of the Church Council, the 
members of the Board of Stewards, especially the Buildings and Grounds Committee, the construction 
of the Shalom Center‐Davao began. We thank God for the material contributions of people behind the 
Shalom Center‐Davao project. 

1995 

Pastor Pal Dumanig assumed his 3rd term to serve for 2 years – now as Executive Pastor Rev. Mildred M. 
Tequis was installed for her 2nd term as Associate Pastor for Christian Education and Nurture and Rev. 
Lueldo Suralta, former SMDC Moderator, serving for his first term as Associate Pastor for Christian 
Witness and Service, taking over the work of Pastor Soc Idul who assumed the post as Executive Pastor 
of Toril UCCP. 

During the 87th Church Anniversary on July 24‐30, 1995, with Sec. William Padolina of the Department 
of Science and Technology as Guest of Honor and Speaker, Shalom Center – Davao was dedicated and 
blessed for the Glory and Honor of the Almighty God. Shalom Center – Davao is now an institution for 
holistic ministries of Davao City Central Church, United Church of Christ in the Philippines. 

1996 

Upon approval of the Church Council and confirmed by the congregation of Davao City Church both the 
Church and UCCP‐Paaralang Pag‐asa were formed into a Non‐Stock, Non‐Profit Corporation registered 
with the Securities and Exchange Commission. The Articles of Incorporation and the By‐Laws of the 
United Church of Christ in the Philippines‐Davao City, Inc. were filed on October 4, 1995 and was duly 
registered on November 7, 1995. The UCCP Paaralang Pag‐asa, Inc. was filed with the Securities and 
Exchange Commission on December 26, 1995 and was duly registered as an Educational Institution on 
January 2, 1996. 

A Computer‐based Billing program for our UCCP Paaralang Pag‐asa was installed to facilitate easy and 
effective recording and collection of fees. 

1997 

The church ecclesiastical staff was strengthened with the hiring of Deaconess Joy Veloso as music and 
youth coordinator. Rev. Celso Galo was called to be associate pastor for Christian Witness and Service 
and Rev. Jeremias Lagahit was called as associate pastor for Christian Education and Nurture. 

1998 

The second parsonage was demolished to give way for the new 4‐storey Christian Education Building. 
P a g e  | 19 
 

1999 

The SMDC‐Ministerial Scholarship Foundation was established. 

2000 

Construction of the Shalom Center Davao began. This structure accommodates transient pastors, church 
members and guests. 

Into the 21st Century and the Centennial 

2002 

In 2002, the terms of office of Rev. Palpito D. Dumanig and the associate pastors, Rev. Celso Galo and 
Rev. Jeremias Lagahit expired. New pastors were called namely: Rev. Noel C. Villalba, as Executive Pastor 
/ CSRD; Rev. Oliver Paraiso, associate pastor for Christian Witness and Service; and Pastor Roderick Raut, 
associate pastor for Christian Education and Nurture. 

After serving for two terms, Pastor Roderick Raut went to the seminary for further studies. 

2004 

Rev. Dr. Mariano Apilado, concurrent President of Union Theological Seminary, answered the call to be 
the Executive Pastor. Rev. Villalba became his associate in the CEN while Rev. Paraiso remained in the 
CWS. Strategic Planning process put underway. In taking stock of its achievements and weaknesses and 
redefining its Life Purpose, Missions and goals, the church came up with 7 ministries: (1) Evangelism; (2) 
Discipleship Education; (3) Worship and Music; (4) Stewardship; (5) Fellowship; (6) Ecumenical Relations; 
and (7) Diakonia (Service). 

The Space Maximization Committee, headed by Mr. Eladio Aviola, was established to launch the new 
church building project. 

 2005 

The Board of Elders studied the UCCP Satement of Faith and made a proposal to the Faith & Order 
Commission for its revision. 

2006 

Pastor Iris Herceda, fresh from Silliman Divinity School, joined the Team Ministry to take the place of 
Pastor Raut. 

2007 

The old "Church at the Cross Roads" was demolished and the construction of the "Centennial Church" 
began in January. Temporarily, the congregation worshipped at the Fabie School Auditorium at Dona 
P a g e  | 20 
 

Vicenta Village. The congregation returned and held the first worship service at the basement of the 
new building on October 14, 2007. 

It was also during the year that Rev. Villalba accepted the call of Silliman University Church. 

2008 

Elder Epenito C. Ursos, Sr. was elected Chairperson of the Centennial Committee. Preparations 
commenced, and the Historical Sub‐Committee headed by Mrs. Josie Carballo‐Tejada, through a 
research done by Dr. Evelyn Tan‐Requiza at the Houghton Library of Harvard University, helped resolved 
the issue surrounding the establishment of the mission station and the organization of the local church. 
In a decision affirmed by the congregation, the celebration of the anniversary of the founding of the 
mission station in Mindanao based in Davao was fixed on the third  Sunday of July of each year, while 
the founding anniversary of the  UCCP Davao City is to be celebrated on the last Sunday of October of 
each year. The Centennial of the church was then celebrated on October 26, 2008, with all the pastors 
and ecclesiasical workers who have served UCCP Davao City being the honorees. Atty. Perfecto Yasay Jr., 
son of one of the pastors of the church, was the guest preacher. 

With the expiration of the terms of Dr. Mariano C. Apilado, Rev. Oliver Paraiso and Pastor Iris Herceda, 
the Church called the following to serve: as Executive Pastor, Dr. Mariano C. Apilado, to succeed himself; 
Rev. Wenzyl Dejolde, Rev. Jay Yebes and Rev. Jackie Pan‐Dizon as Associate Pastors.  

NAME AND EMBLEMS 

Name 

The official name of the Church is "United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc." 

Unless otherwise specified, all references to the "Church", "Local Church", "UCCP Davao, Inc." means 
the "United Church of Christ in the Philippines, Davao City, Inc." 

Flags 

There are two emblems used in our church, the Philippine Flag and the Christian Flag. The Philippine Flag 
represents our country, while the Christian Flag represents our religious and spiritual life. Display of the 
Christian Flag signifies our church’s pledge of allegiance to Jesus Christ, our one Savior, crucified, risen 
and ascended who will come again to assure eternal life liberty for all who believe. When both flags are 
displayed at the platform, the Philippine Flag is at the right of speaker and the Christian Flag on the left. 
When they are displayed at the level of the audience or congregation, the Philippine Flag is at the right 
of the congregation, while the Christian Flag is at the left. 

The Philippine Flag has three colors, three stars with five points each, a sun with eight radiant rays and 
an equilateral triangle. The color Red signifies the courage of the Filipino that is second to none. The 
color White signifies the Filipino capacity for self‐government. The color Blue symbolizes the loftiness of 
the Filipino struggle for freedom. 
P a g e  | 21 
 

The three stars signify the islands Luzon, Visayas and Mindanao and Sulu. Each star has five points which 
signify the islands surrounding these groups of islands. The eight rays of the sun signify the first eight 
provinces that rose to challenge the rule of Spain in the country. The brightness of the Sun represents 
the significant strides that have been made by all Filipinos, including the Aetas, Igorots, Mangyans, and 
Muslims, Lumads and aborigines who are walking and working as brothers and sisters on the road to 
peace, progress and civilization. 

The equilateral triangle represents the Katipunan ideals of Liberty, Equality, and the Brotherhood of all 
men and women. The Philippine Flag represents our country and highlights the heroic struggle of our 
forefathers to gain freedom, peace and progress. Use of the Philippine Flag in our church is a reminder 
to all Filipinos to respect and venerate it meaningfully and value our freedom wholeheartedly. 

The Christian Flag, which represents all Christianity, has three colors, a white field, with a red cross and 
blue rectangular portion on the top corner. The color Red symbolizes the blood that Jesus Christ shed at 
Calvary, which means God’s forgiveness and salvation of sinners. The color White represents the purity 
of Jesus Christ, and it can refer to people who have been washed white as snow. White may also be 
linked to surrender, a reference to non‐violence and surrender totally to God’s will. The color Blue 
represents the royalty of Jesus Christ as King of Kings. 

The Christian Flag signifies the unity of all followers of Jesus Christ within the Kingdom of God despite 
historical, cultural, and dogmatic differences. Its simplicity makes it easily copied by any community of 
Christians. The Flag may also represent the prayer that “all may be one even as Jesus Christ, the Son, is 
one with the Father. 
 
P a g e  | 22 
 

PART II – CHURCH ORGANIZATION : POLICY‐MAKING 

RELATIONSHIP WITH UCCP, INC. 

(a) UCCP Davao City, Inc. is a Local Church and basic unit of the UCCP, Inc., and enjoys the rights 
and privileges of membership accorded to such units.[1] 

(b) It consists of baptized or dedicated persons who adhere to the Statement of Faith of the UCCP 
and carry out, individually and collectively, the mission and ministry of the UCCP. 

RIGHTS AND PRIVILEGES AS AUTONOMOUS UNIT OF UCCP, INC. 

(a) UCCP Davao City, Inc. enjoys the rights and privileges of membership accorded the basic units of 
UCCP, Inc.,[2]among them respect of its local autonomy consistent with the heritage and commitment 
of the UCCP, Inc. to its constituent churches that merged and formed the union in 1948.[3] 

(b) The primary locus of mission is the Local Church. Hence, the UCCP upholds the autonomy of the 
Local Church particularly as to its right and power to conduct its ministry free from outside control, 
provided the same is in line with the Constitution, By‐Laws and statutes of the Church, thereby enabling 
the Local Church to become an effective instrument in the ministry and mission of the Church and 
ensuring its positive contribution to the unity and strengthening of the whole Church.[4] Specifically, 
autonomy of the Local Church includes the authority to do the following: 

(1) To call and support its Pastor and other Church workers, keeping in mind the basic policy of 
the Church to call to its ministry pastors and Church workers belonging to the UCCP, 
subscribing to the UCCP Statement of Faith and paying allegiance to the Constitution, By‐
Laws and statutes of the Church. Pastors, ministers and workers of other churches affiliated 
with the National Council of Churches in the Philippines (NCCP) may be requested to serve 
in the Local Church with the prior written permission of the General Assembly or the 
National Council, through the General Secretary; 

(2) To administer, maintain, encumber or dispose of its personal or real properties pursuant to 
a resolution of its Board of Trustees and approved by its Church Council and, where real 
properties are involved, with the written consent of the General Assembly or the National 
Council, through the General Secretary; 

(3) To invite pastors, ministers, workers and lay leaders of other churches to speak, preach or 
otherwise enter into fellowship with the Local Church, from time to time, in consonance 
with Art. II, Section 6, of the Constitution, provided that the authority and integrity of the 
UCCP, as well as the unity of the Local Church, shall never be impaired or compromised; 
P a g e  | 23 
 

(4) To nominate and elect its officers, in accordance with the Constitution and By‐Laws, and 
hold annual and such special meetings as it may deem necessary and proper; 

(5) To admit qualified persons into the membership of the Local Church, help ensure their 
nurture and spiritual development, and promote and develop among them the idea of 
loving service, stewardship and missionary outreach; 

(6) To celebrate its worship services that are orderly and solemn, yet joyful and meaningful, 
reflective of the faith and life of the Church and responsive to the needs of the community 
in terms of witness, service and prophetic ministry; 

(7) To support ministerial and lay formation programs of the Church and recruit, recommend, 
and support candidates for the ministry; 

(8) To adopt its own budget and financial program and fulfill its obligations to the wider bodies; 
and, 

(9) To do all things as it may deem wise, necessary and proper, without encroaching on the 
prerogatives of, and interfering with, the wider Church bodies, ensuring at all times that its 
action contribute to the unity and strengthening of the whole UCCP.[5] 

DUTIES AND FUNCTIONS OF THE LOCAL CHURCH 

The Local Church has the following duties and functions: 

(a) Proclaim the Gospel in witness and service; 

(b) Provide for the growth and nurture of its members; 

(c) Promote stewardship and the other programs thrusts of the UCCP; 

(d) Ensure that its worship is orderly and solemn yet joyful and meaningful; 

(e) Recruit, recommend and support candidates for its varied forms of ministry; 

(f) Support the ministerial and lay formation program of the Church; 

(g) Hold an annual congregational meeting; 

(h) Submit to the Conference an annual report of its life and work; 

(i) Strive to fulfill faithfully and promptly all obligations to the other church bodies; 

(j) Relate and respond to the life and concerns of society; 

(k) Relate with other local churches and worshipping congregations within the Conference towards 
more holistic ministry; and 
P a g e  | 24 
 

(l) Perform other duties and functions that may be assigned to it.[6] 

STRUCTURE AND POLICY‐MAKING 

Structure 

(a) UCCP Davao City, Inc. has the following structure: (a) Congregation composed of several 
Worship Services; (b) Church Council, and its Executive Committee; (c) the Church Boards, namely: the 
Board of Elders, the Board of Deacons, and the Board of Christian Educators; and (d) the Team Ministry 
headed by the Executive Pastor. 

Policy Making 

(b) At UCCP Davao City, Inc. the Congregation, Church Council, and the Church Boards are 
responsible for policymaking. 

(c) "Policy‐making" means the act of the members of the body concerned to jointly identify a 
desirable future condition, and then create policies and take actions to move toward that desired future 
state, monitoring progress to allow for necessary adjustments. 

(d) In the context of UCCP Davao City, the desired future condition is spelled out in the faith, vision, 
mission, goals, and core values of the Church, specifically those stated in Part I ‐ Overview. 

Implementation 

(e) The Team Ministry headed by the Executive Pastor is responsible for the implementation or 
execution of the policies of the Church. 

(f) The Team Ministry consists of the following persons: (a) the Ministerial Team composed of the 
Executive Pastor, the Associate Pastors, and the Lay Evangelists; (b) the Heads of programs and 
institutions; (c) the Heads of church‐mandated organizations and interest groups; and (d) the 
Administrative Staff.  

(g) The Administrative Staff provides administrative support to the Team Ministry. 

(h) Members of the Team Ministry are either paid or volunteer personnel. 

(i) Members of policy‐making bodies are encouraged to participate in policy implementation and 
execution; however, they must understand that in doing so they are working under the direction and 
control of the Team Ministry headed by the Executive Pastor. To avoid or minimize issues of conflict of 
interest, policymakers are encouraged to volunteer in areas outside the competence or jurisdiction of 
the Boards or committees to which they are elected or appointed as members. For example, members 
of the Board of Christian Educators should volunteer in areas outside the mandate of the BOCE so that 
in reviewing the report of the Pastor or implementor concerned, the member of the BOCE will not in 
effect be reviewing his or her own work. 
P a g e  | 25 
 

CONGREGATION  

  

Authority and Composition 

(a) Authority in the Local Church emanates from the congregation in the light of God’s Word.[1] All 
corporate powers of the Church emanate from the Congregation.[2] [3] 

(b) The Congregation is composed of: (1) officers and members of the Church Council; (2) all 
communicant[4][regular][5] members of the Church.[6] 

(c) The Congregation is further subdivided into worship services, namely: 6:00 AM English, 7:00 AM 
Cebuano, 10:00 AM English, 3:00 PM Tagalog, 5:00 PM English, Indonesian Congregation (ICC‐UCCP), 
and Bolton Isla. 

Duties and Functions[7] 

(d) The Congregation is the highest policy‐making body of the Local Church, with the following 
duties and functions: 

(1) Receives members of the Church according to the provisions for membership; and ensure 
their nurture and continuing holistic educational and spiritual development; 

(2) Advocates vigorous Christian stewardship expressed in the cheerful giving of tithes, time, 
talents and possessions among its members; 

(3) Acquire, dispose of or encumber the properties of the Church in accordance with the 
statutes of the UCCP and the applicable laws; 

(4) Call and support church workers; 

(5) Elect officers and members of the Church Council and the different Church Boards; 

(6) Approve, support and monitor the implementation of the programs of the Local Church; 

(7) Adopt an annual program and budget and approve plans for the ensuing year; 

(8) Affirm, modify or reverse actions of the Church Council in appropriate cases; 

(9) Assess the life and work of the Local Church; 

(10)Elect the delegates to the Conference and other church bodies; and, 

(11)Perform such other duties and functions as are vested in the Congregation.[8] 

Meetings 
P a g e  | 26 
 

(e) Unless otherwise set by the Church Council, the Annual Congregational Meeting of the Church 
shall be held not later than the last Sunday of April of each year and shall be for the following 
purposes:[9] [10] 

(1) To receive the joint report of the Pastor(s) and other Church Workers, a copy of which shall 
be furnished the Conference; 

(2) To review the actions of the Church Council; 

(3) To approve plans and programs for the ensuing year; 

(4) To adopt an annual budget to support its approved plans and programs for the ensuing year 
and which shall include the assessment and contribution to the Conference and other 
Church bodies; and, 

(5) To act on such other matters as may validly come before the body. 

(f) The presence of at least five hundred (500) regular members shall constitute a quorum, and the 
majority of whom shall have authority to transact business, except those matters which the Corporation 
Code requires the affirmative vote of a greater proportion.[11] 

(g) A Special Congregational Meeting may be called as the need thereof arises, by the Church 
Council or the Chairperson or upon petition by at least fifty (50) regular members.[12] 

(h) The Chairperson of the Church Council shall preside over the meetings of the Congregation, 
whether annual or special, unless the Congregation or the Council decides otherwise.[13] 

CHURCH COUNCIL 

Authority 

(a) Corporate powers shall be exercised by and all programs and business thereof controlled and 
held by the Church Council.[1] 

(b) The general management of the temporalities, properties, and/or estate of the Church, 
including  the exercise of corporate powers, shall be vested on the Church Council, and, it shall have the 
responsibility to formulate and implement policies, rules and regulations for the Church that shall be 
consistent with and supportive of the policies of the UCCP.[2] 

Composition 

(c) The Church Council shall be composed of the following voting members:[3] (1) the officers of 
the Church, namely: the Chairperson, the Vice‐Chairperson, the Secretary, the Treasurer, the Financial 
Secretary, and the Auditor; (2) the members of the Board of Elders; (3) the members of the Board of 
Deacons; and (4) the members of the Board of Christian Educators; and the following non‐voting 
members: (5) the inter‐service representative of each organization recognized by the Church; (6) the 
P a g e  | 27 
 

Ministers and other Church workers who are worshipping at UCCP Davao City; (7) the representatives of 
church‐related institutions operating within Davao City; (8) the Conference Minister; and (9) other co‐
opted members.    

(d) In the interest of equitable representation in the Church Council, no family shall be represented 
by more than one (1) member, except for those without vote, during any term of the Church Council. 
The term “family” shall include all persons related within the second degree of consanguinity or affinity 
(these include parents, brothers, sisters and children).[4] 

Duties and Functions 

(e) Subject to the duties and functions that are vested in the Congregation under these By‐Laws, 
the Church Council shall have the following duties and functions:[5] 

(1) Exercise functions and implement programs consistent with the thrusts set forth by the 
General Assembly [by the Local Church]; 

(2) Submit [Act] on the reports and matters submitted to it for consideration, with the 
corresponding right to affirm, modify or set aside actions, decisions or orders of officers, 
boards, committees, the Team Ministry or any of its members, institutions or organizations, 
including requests or petitions submitted by Church members;   

(3) Transmit requests, questions or matters within the jurisdiction or competence of higher 
church judicatories; 

(4) Attend to matters outside the jurisdiction or competence of any officer, board, or 
committee; 

(5) Recommend to the Conference candidates for the ministry and for appointment as lay 
preachers/evangelists or licentiates, subject to the confirmation by the Congregation; 

(6) Call for a Special Congregational Meeting on its own or upon the written petition duly signed 
by at least fifty (50) regular members of the Church; 

(7) Act as the Board of Trustees of UCCP Davao City, Inc.; and, 

(8) Exercise such other duties and functions as may be assigned to it by the Congregation. 

Meetings 

(f) The Church Council shall hold regular meetings at least once every three (3) months. Whenever 
necessary, special meetings may be called by the Chairperson, or in his or her absence, by the Vice 
Chairperson, or at the request of the Executive Pastor, or by at least three (3) members of the Church 
Council. Notice of regular or special meetings shall be given at least five (5) days prior to the scheduled 
meeting. The purpose of the special meeting shall be included in the notice.[6] 
P a g e  | 28 
 

(g) The presence of a majority of the voting members shall constitute quorum, and a majority of the 
voting members present shall have the authority to transact business. 

Proceedings of the Church Council 

(h) Recording of the minutes of proceedings of the Church Council must be made with care, 
accuracy, and promptness. For this purpose, the Secretary may be assisted by a Recording Secretary 
with experience and background in the preparation of minutes. Actions shall be properly recorded, and 
notice of actions shall be transmitted immediately to the person or body concerned. Copies of minutes 
shall be circulated to members of the Church Council within the week after the meeting. Status of 
actions shall further be collated and presented to the Church Council for consideration and appropriate 
action. All actions during the ecclesiastical year shall be collated for presentation to the Congregation 
during the Annual Congregational Meeting. 

(i) All outgoing and incoming members of the Church Council shall be present during the first 
regular meeting of the Church Council for the ensuing ecclesiastical year. The meeting shall be presided 
by the outgoing Chairperson. The first and principal order of business shall be the election of officers. 
After the election of the new Chairperson, the outgoing Chairperson shall relinquish the office to the 
former. The new Chairperson shall continue with the conduct of the election of the other officers. 
Thereafter, the membership of the Standing Committees shall be constituted. 

(j) All elected officers shall be installed into office during a service set aside for the purpose. 

PROVISIONS COMMON TO ALL BOARDS AND COMMITTEES 

(a) To aid in the policy‐making functions of the Church Council, the following boards shall be 
organized: Board of Elders, Board of Deacons and Board of Christian Educators. 

(b) Committees, whether standing or ad hoc, may also be created to perform specific tasks and 
functions as may be decided by the Church Council. The following standing committees shall be 
organized at the beginning of every ecclesiastical year: Pastoral Committee, Nomination and Election 
Committee and Personnel Committee. Each standing committees shall be composed of three (3) 
members, with one representative from each Church Board. Each Board or committee is allowed to co‐
opt members from the Congregation, without vote. 

(c) Each worship service shall be entitled to one (1) representative in each of the three Boards for 
every 200 regular/associate/affiliate [communicant] members, or for every existing worship service. 
They shall be elected during the Annual Meeting of each worship service during the last Sunday of April 
of each year. They shall serve a term of two (2) years, but not exceeding three (3) consecutive terms. 

(d) Vacancies in the Church Boards shall be filled by the worship service affected in a special 
election called for the purpose. Vacancies in the committees shall be filled by action of the Church 
Council. 
P a g e  | 29 
 

(e) Common qualifications for membership in any of the Boards are as follows: one must be a 
regular member in good standing for five (5) years in any UCCP Church and in UCCP Davao City for at 
least two (2) years immediately preceding his/her election, a respected member of the community 
where he/she resides, of good moral character and demonstrated maturity in faith and witness, 
commitment and support to the mission and ministry of the Church.[1] 

(f) Common qualifications for membership in any of the Standing Committees are as follows: one 
must be a regular member in good standing for two (2) years in any UCCP Church and in UCCP Davao 
City for at least one (1) year immediately preceding his/her election, a respected member of the 
community where he/she resides, of good moral character and demonstrated maturity in faith and 
witness, commitment and support to the mission and ministry of the Church. 

(g) A similar number of Junior Elders/Deacons/Educators shall be appointed by the Executive Pastor 
to assist their respective Church Boards in the performance of priestly functions, for a term of two (2) 
years, but not exceeding three (3) consecutive terms.[2] They shall preferably be within the ages of 18 to 
30 years old. 

(h) Except the Board of Deacons whose Chairperson shall be the Financial Secretary, and the 
Pastoral Committee whose Chairperson shall be the representative of the Board of Elders, each Board or 
committee shall elect from among its members a Chairperson, Vice‐Chairperson, and Secretary, and 
who shall serve as such for a period co‐terminus with their term. The Secretary shall keep a faithful 
record of proceedings, and shall prepare the annual report of the Church Board to the Church Council. 

(i) The Executive Pastor and the Chairperson of the Church Council are ex officio members of the 
Church Boards and committees, without vote. 

(j) Unless so specified in the Articles of Incorporation and By‐Laws of UCCP Davao City, Inc., the 
actions of Church Boards and committees are recommendatory to the Church Council. 

(k) Each Church Board shall have oversight of such ministry, program, organizations and institutions 
of the Church to enable each of them to perform their policy‐making functions. Policy‐making includes 
the making and updating of rules and regulations of the Church to ensure that they are consistent with 
the faith, vision, mission, goals, and core values of the Church. 

(l) The Boards shall meet as often as necessary for the efficient discharge of their duties and 
functions. Junior Elders/Deacons/Educators shall attend and participate in such meetings, without vote. 

(m) Except when expressly given permission in writing by the Church Council, no member of the 
Church Boards or committees shall have financial or employment interest, directly or indirectly, within 
the fourth civil degree of consanguinity or affinity, in any contract, transaction or project of the Local 
Church. In case of such conflict of interest, the member concerned shall inhibit himself or herself from 
the deliberations of the Church Board or committee.[3] 

(n) Unless otherwise specified, service to the Church is voluntary and rendered out of love and 
commitment to Jesus Christ, through the mission and ministry of the Church, without remuneration.[4] 
P a g e  | 30 
 

BOARD OF ELDERS 

Duties 

The Board of Elders attends to the spiritual welfare and discipline of members, faith and doctrine, public 
worship and its liturgy and music, and the mission concerns of the Local Church. It also acts as the Board 
of Christian Mission and the Committee on Discipline and Conflict Resolution of the Local Church. 
Specifically, the Board of Elders shall have the following duties: 

(a) Serve as example of spirituality, moral rectitude and faithfulness by the grace of God; 

(b) Serve as Committee of Discipline and Conflict Resolution; 

(c) Assist the Minister/s in the administration of the sacraments, including the preparation of the Lord’s 
Supper; 

(d) Exercise oversight of the following areas of the ministry: (1) public worship and special services; (2) 
evangelism and mission programs; (3) faith and doctrine; and, (4) membership growth and 
development; and, 

(e) Perform such other duties and functions as may be assigned to it by the Church Council or 
Congregation. 

Composition 

The Board of Elders shall be composed of all the Elders elected by each worship service. 

Qualification 

In addition to the common qualifications for membership, the member nominated as Elder must have 
served at least one (1) term as a member of the Board of Deacons or Board of Christian Educators of the 
Local Church of the UCCP where he or she is a regular member. 

BOARD OF DEACONS 

Duties 

The Board of Deacons shall have the following duties:[1] 

(a) Serve as responsible stewards in their personal, family and church life; 

(b) Act as Social Concerns Committee of the Local Church; 

(c) Assist the Ministers in the collection of tithes, pledges, offerings and donations to the Local 
Church; 
P a g e  | 31 
 

(d) Exercise oversight of the following areas of the ministry to ensure adequate support for the 
operation, programs and projects of the Local Church and support for wider mission, thus: (1) promotion 
of vigorous stewardship practice; (2) resource generation; (3) investment; (4) financial planning and 
budgeting; (e) disposition, maintenance and upgrading of physical plant, facilities, equipment, and other 
real or personal properties of the Local Church. 

Composition 

The Board of Deacons shall be composed of all the Deacons elected by each worship service. 

Qualification 

In addition to the common qualifications for membership, the member nominated as Deacon shall 
preferably have a background in business, finance, management, accounting and budget planning, and 
related fields. 

BOARD OF CHRISTIAN EDUCATORS 

Duties 

The Board of Christian Educators shall have the following duties: 

(a) Serve as models of spirituality, moral rectitude and faithfulness to the growth and development 
of persons; 

(b) Assist the Ministers in the conduct of Sunday School and Junior Worship; 

(c) Exercise oversight of the following areas of the ministry: (1) Christian education and nurture 
activities for all age groups, namely: children, youth and adults; (2) organization and mobilization of 
small/interest groups for the ministries of the Local Church. 

Composition 

The Board of Christian Educators shall be composed of all the Christian Educators elected by each 
worship service. 

Qualification 

In addition to the common qualifications for membership, a member nominated as Christian Educator 
shall preferably have a background in teaching, education management, training, with good oral and 
written communication skills, and related fields. 

EXECUTIVE COMMITTEE 

Authority 
P a g e  | 32 
 

There shall be an Executive Committee to act for the Church Council during the interim between regular 
meetings. The action/s of the Executive Committee shall be immediately communicated to the members 
of the Church Council, and shall be subject to review and confirmation by the Church Council at its next 
meeting.[1] 

Composition 

The Executive Committee shall be composed of eight (8) members, and they shall include the: 

(a) Chairperson of the Church Council, 

(b) Vice Chairperson of the Church Council, 

(c) Church Council Secretary, 

(d) Church Treasurer, 

(e) Financial Secretary/Chairperson of the BOD, 

(f) Chairperson of the BOE 

(g) Chairperson of the BOCE, and,  

(h) Executive Pastor.[2] 

Meetings 

It shall meet at least once within the interim period; provided, that special meetings may be called 
whenever deemed necessary.[3] 

PASTORAL COMMITTEE 

Duties 

The Pastoral Committee attends to the call of Pastors and other Church workers, their continuing 
training and development, their compensation, the evaluation of their performance, and their support 
while in the service of the Church. 

Composition 

The Pastoral Committee shall be composed of representatives from each Church Board. 

Qualification 

In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member 
nominated shall preferably have a background in the ministry. 

PERSONNEL COMMITTEE 
P a g e  | 33 
 

Mandate 

The Personnel Committee attends to the recruitment, selection, compensation, discipline and support of 
personnel of the Church. 

Composition 

The Personnel Committee shall be composed of representatives of the different Church Boards. 

Qualification 

In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member 
nominated shall preferably have a background in the law, personnel management, human resource 
management, business, and related fields. 

NOMINATION AND ELECTION COMMITTEE 

Mandate 

The Nomination and Election Committee attends to the recruitment and selection of nominees for the 
various positions of the Church and the conduct of the election of officers. 

Composition 

The Nomination and Election Committee shall be composed of representatives from each Church Board. 

Qualification 

In addition to the common qualification for membership in the Standing Committee, a member 
nominated shall preferably have a background in the law, or served as member of the Board of Election 
Inspectors of the COMELEC, or served as ranking officer in a comparable organization or institution with 
experience in the conduct of election. 

OFFICERS OF THE CHURCH 

Common Provisions 

(a) The following are the officers of the Church Council: Chairperson, Vice Chairperson, Secretary, 
Treasurer, Financial Secretary, and Auditor. 

(b) The Chairperson shall preferably be a member of the Board of Elders. 

(c) The officers shall serve for a term of one (1) year and may be reelected for another term but not 
to exceed two (2) consecutive terms. 

Chairperson 

The Chairperson shall have the following duties and functions: 
P a g e  | 34 
 

(a) To preside over the meetings of the Church Council; 

(b) Unless otherwise decided by the Congregation, to preside over the meetings of the 
Congregation or worshipping congregation/service as the case may be; 

(c) To prepare, in consultation with the Pastor, the agenda for the meetings of the congregation 
and the Church Council; 

(d) To vote in case of a tie; 

(e) To represent the Local Church in contracts, instruments, or letter‐agreements approved by the 
Church Council except those involving real properties which should be approved by the congregation 
and the proper Church authority; and, 

(f) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council or the congregation. 

Vice Chairperson 

The Vice‐Chairperson shall have the following duties and functions: 

(a) To assume the position of the Chairperson when he/she is absent or when a vacancy occurs due 
to resignation or other causes; and, 

(b) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council or the congregation. 

Church Secretary 

The Church Secretary shall have the following duties: 

(a) To keep a full and complete record of all proceedings of the meetings of the congregation and 
the Church Council; 

(b) To have custody of all records and documents of the Church, including the regular updating of 
the official record of members, indicating their names, dates of their admission, their category of 
membership and such other personal data as may be necessary, and the registration of marriages, 
baptisms and deaths; 

(c) To issue notices of meetings of the congregation and the Church Council; and, 

(d) To perform such other duties and functions as may be assigned by the Church Council. 

Financial Secretary 

The Financial Secretary shall have the following duties and functions: 

(a) To act and serve as the Chairperson of the Board of Deacons; 
P a g e  | 35 
 

(b) To implement such stewardship practice, as may have been formulated, designed and adopted 
by the Board of Deacons; 

(c) To keep and regularly update the record of the Local Church budget; 

(d) Together with the Pastor, the Treasurer and the Board of Deacons, to prepare the annual 
budget of the Local Church based on the plans and programs for the ensuing year for submission to the 
Church Council; 

(e) To ensure that the assessment and other contributions due to the wider Church bodies are 
included in the annual budget; 

(f) To lead in the stewardship campaign for tithes, pledges and donations in support of the annual 
budget of the Local Church; and, 

(g) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council. 

Treasurer 

The Church Treasurer shall have the following duties and functions: 

(a) To receive all funds of the Local Church and deposit the same in such bank or banks as may be 
designated by the Church Council; 

(b) To disburse the funds of the Local Church in accordance with the budget, including the prompt 
remittance of the assessment and other contributions due to the wider Church bodies, under the 
direction of the Church Council, in strict compliance with the rules and regulations established by the 
Church Council, and upon properly accomplished documents duly countersigned by the Chairperson 
and/or other duly authorized officer of the Local Church. He/She shall ensure that disbursements shall 
not exceed the authorized funds allocated at a given period in the budget or specially intended for any 
program, project, or activity of the Local Church. In respect to funds entrusted to his/her custody and 
care by individuals or any related or affiliated organization of the Local Church, such funds shall be 
disbursed strictly according to the specific instructions of such individuals or organizations; 

(c) To keep a complete record of all financial transactions, including, but not limited to, vouchers 
and official receipts; 

(d) To present financial reports to the Church Council quarterly or as often as it may require; and, 

(e) To perform such other functions as may be assigned by the Church Council. 

Auditor 

The Church Auditor shall have the following duties and functions: 

(a) To audit the books of the Local Church regularly and submit a report thereon to the Church 
Council and the congregation; 
P a g e  | 36 
 

(b) To formulate, devise and submit to the Church Council an integrated audit system and 
procedures; 

(c) To present audited financial statements to the Church Council and the congregation at least 
once a year; and, 

(d) To perform such other duties as may be assigned by the Church Council. 

PROVISIONS COMMON TO ALL ORGANIZATIONS AND GROUPS 

(a) Relationships and commitment to Christ and to one another are important to God; hence, small 
groups must also be important because it is only in small groups that close relationships can develop. No 
church grows unless it encourages small groups. Small groups, where all the members participate as 
directly as possible, are more effective for changing attitudes and behavior. They are indispensable to 
growth into spiritual maturity. 

(b) The common minimum conditions for recognition as church organizations are: (1) they must 
fulfill one or more of the mission concerns of the Local Church, (2) they must adhere to the Statement of 
Faith of the Local Church, (3) they must submit their annual plan and budget to the Executive Pastor, the 
thrusts and activities of which must be consistent with the annual plan of the Local Church and/or their 
respective worshiping congregation or service; and (4) at the end of the ecclesiastical year, they must 
submit their annual report to the Executive Pastor containing, among others, the evaluation of their 
programs and activities of the year, their budget performance, their newly‐elected set of officers for the 
ensuing ecclesiastical year, and their proposed annual plan for the ensuing ecclesiastical year.  

(c) Where feasible, all organizations are encouraged to organize at the level of the worship service. 
They shall then meet at regular intervals at the inter‐service level. 

PROVISIONS COMMON TO ALL PROGRAMS AND INSTITUTIONS 

(a) In the context of UCCP Davao City, Inc., “ministries” are activities undertaken to attain the 
mission of the Local Church; “programs” are organized activities in the various ministries of the Local 
Church that have developed and evolved to such a degree that they generate their own resources, hire 
personnel, and plan and implement activities under the direction of an executive officer and the 
oversight of a permanent committee; and “institutions” are programs of the Local Church or of the 
UCCP, Inc. that have separate and independent juridical personalities and governed by their own boards 
of trustees. 

(b) Programs are of the same organizational level as worshipping congregation or service, and they 
are expected to fulfill in a holistic manner the mission of the Local Church. All the assets and personnel 
of programs are assets and personnel of the Local Church. Heads of programs are members of the Team 
Ministry and report directly to the Executive Pastor. 
P a g e  | 37 
 

(c) Institutions are governed by their respective Articles of Incorporation and By‐Laws, and their 
respective chief executive officers coordinate with the Executive Pastor and report to their respective 
boards of trustees. Their assets and personnel are their own, subject to the dissolution clause as 
hereunder specified. 

(d) To be classified as “church‐owned” institution, (1) the principal purpose of the institution must 
be to fulfill one or more ministries of the Local Church and must adhere to the Statement of Faith of the 
Church, (2) majority of the members of the board of trustees must be nominated by the Church Council, 
(3) regular reports on the state of the institution are submitted to the Church Council, (4) the executive 
officer is a member of the Team Ministry, (5) its Articles of Incorporation and By‐Laws, or their 
amendment are subject to the prior approval of the Church Council, and (6) in case of dissolution, all the 
remaining assets shall revert to the Local Church and subject to disposition of the Church Council. 

(e) To be classified as “church‐related” institution, (1) the principal purpose of the institution must 
be to fulfill one or more ministries of the Local Church and must adhere to the Statement of Faith of the 
Church, (2) majority of the members of the board of trustees are preferably members of the Local 
Church, (3) regular reports on the state of the institution are submitted to the Church Council, (4) the 
executive officer coordinates with the Team Ministry, and (5) in case of dissolution, all the remaining 
assets shall revert to the Local Church or to any of the judicatories or institutions of the UCCP, as their 
respective Articles of Incorporation and By‐Laws stipulate. 

(f) The Chairpersons of the Board of Trustees and the Executive Officers of institutions, whether 
church‐owned or church‐related, sit in the Church Council as non‐voting members. 

(g) The facilities for transients operated as “Shalom Center” is a program of the Local Church. 

(h) The following institutions are church‐owned: Paaralang Pag‐asa, Inc. and Pag‐ugmad sa 
Kabataan Foundation, Inc., and the following institutions are church‐related: Brokenshire College, 
Brokenshire Integrated Health Ministries, Inc., Social Concerns (UCCP) Foundation, Inc., SMDC 
Ministerial Scholarship Foundation, Inc., and the Levitical Cooperative. 
P a g e  | 38 
 

PART II – CHURCH ORGANIZATION: IMPLEMENTATION 

CONCEPT OF TEAM MINISTRY 

(a) In the context of UCCP Davao City, Inc., “team ministry” consists of the ministers, church staff, heads 
of the various groups and institutions. They work collectively to carry out the vision, mission and goals of 
the Church, with the support and oversight of the Church Council. The concept of "team ministry" 
involves three principles: (1) mutual and shared authority; (2) mutual responsibility; and (3) 
organizational oversight.[1] 

(b)   The Team Ministry is headed by the Executive Pastor who is the spiritual leader, shepherd, and 
executive officer of the Local Church. He or she is the representative of the UCCP, Inc. to the 
Congregation, as well as the representative of the Congregation to the other bodies of the UCCP and the 
larger society.[2] 

(c)   As chief executive officer of the Church, the Executive Pastor is responsible for the implementation 
of programs and church policies. This includes the drawing up of the annual plan and its corresponding 
budget and, upon approval by the Church Council, its implementation, monitoring and evaluation. 

(d)   The other Church workers assigned to specific worshipping congregations, organizations and 
institutions shall likewise be responsible in drawing up their respective annual plans and budgets and, 
upon approval by the Executive Pastor, their implementation, monitoring and evaluation. 

(e)   The progress of the implementation of the annual plan shall be regularly reported by the Executive 
Pastor to the Church Council, and to the appropriate Church Boards and committees by the Church 
worker assigned. 

(f)    In the discharge of the foregoing function, the Executive Pastor shall be assisted by other Church 
workers, such as Associate Pastors, Licentiates, Lay Evangelists, Music Director, collectively known as 
“Team Ministers”. 

(g)   Since public worship plays a central role in the life and ministry of the Church, and the Congregation 
is in fact subdivided into various worshipping services, all the Church workers shall be assigned to 
manage specific worshipping services, exercising the full range of responsibilities of ministry, namely: 
preaching (kerygma), fellowship (koinonia) and service (diakonia) which, in the context of UCCP Davao 
City, Inc. is further divided as follows: Christian Witness and Service (CWS), Evangelism and Church 
Development (ECD), Partnership, Ecumenical and External Relations (PEER), Christian Education and 
Nurture (CEN), and Youth Ministries (YM). To encourage mutual cooperation and support, the Church 
workers and leaders of the worshipping congregations shall select from among themselves the key 
person in charge of any of the foregoing ministries and programs at the inter‐congregational level. 
P a g e  | 39 
 

(h)   To effectively support the foregoing programs and ministries of the Church, a unified budget shall 
be adopted, with every worshipping congregation equitably sharing the burden of financing them. 

(j)    The Team Ministers shall meet at least once a week. 

(k)   The Team Ministers and heads of programs and institutions shall meet at least once a month. 

(l)    The heads of organizations, at the worshipping congregation level, shall meet at least once a month, 
and at the inter‐congregational level, at least once very quarter. 

(m)  The heads of institutions and organizations shall submit copies of their annual plans and budgets to 
the Executive Pastor not later than the end of February of each year. 

(n)  The Church staff shall meet once every week. 

(o)   A record of the attendance and proceedings shall be kept and promptly submitted to the Executive 
Pastor. 

(p)   Volunteers shall be encouraged, trained and assigned to assist members of the Team Ministry in the 
discharge of their duties and functions. Their services shall be defined, evaluated and acknowledged by 
the Team Ministry and the Church. 

(q) The Levitical Family which includes all personnel of the Church and the institutions and programs 
within the Church compound shall have weekly devotions every Thursday. 

EXECUTIVE PASTOR 

Description of Function 

The Executive Pastor leads, directs and manages the whole ministry of the Church. He or she is the 
spiritual leader, shepherd, and executive officer of the whole Local Church. He or she is the 
representative of the UCCP, Inc. to the Congregation, as well as the representative of the Congregation 
to the other bodies of the UCCP and the larger society.[1] 

Reports to 

Church Council and/or the Executive Committee. 

Responsibilities 

(a) As Pastor, he or she is responsible for the spiritual life and the various ministries of the Church; 

(b) As chief executive officer, the Executive Pastor is responsible for the implementation of church 
programs and policies. This includes the drawing up of the annual plan and its corresponding budget 
and, upon approval by the Church Council, its implementation, monitoring and evaluation; 
P a g e  | 40 
 

(c) As manager, the Executive Pastor is primarily responsible for the training and continuing 
development of all Church workers. 

(d) (d)   Supervises: members of the Team Ministry, and through the Church Administrator, the 
administrative staff. 

Minimum Qualifications 

(a) The common qualifications of a Pastor are: (i) completion of a 4‐year seminary degree, 
preferably in a UCCP‐accredited theological formation center;[2] (ii) one term (2 years) prior experience 
in a local church; (iii) computer literate; (iv) articulate in English, and the major languages: Tagalog, 
Bisaya, and preferably, the Bahasa language; and, (v) preferably between the ages of 25 to 65. 

(b) The additional qualification of an Executive Pastor are: (i) preferably with an advance degree or 
training in Church Administration, or a Master’s degree in Business Administration, or a course in 
Accounting; (ii) at least one term [2 years] prior experience as administrative pastor of an urban church 
with at least 200 baptized members; and (iii) track record of managerial and administrative skills. 

ASSOCIATE PASTOR 

Description of Function 

The Associate Pastor leads, directs and manages the ministry of the Church assigned to him or her by 
the Executive Pastor. As Associate Pastor under the authority and guidance of the Executive Pastor, he 
or she is a spiritual leader and shepherd of the whole Local Church. He or she represents the UCCP, Inc. 
to the Congregation, as well as the representative of the Congregation to the other bodies of the UCCP 
and the larger society.[1] 

Reports to:  

Executive Pastor 

Responsibilities 

(a) The Associate Pastor discharges the whole range of pastoral duties and functions in the worship 
service assigned to him or her. 

(b) The Associate Pastor lends ministerial presence to the institutions, organizations and interest 
group assigned to him or her. 

(c) The Associate Pastor shall be assigned a church‐wide program, such as CWS, CEN, YM, ECD, 
PEER, etc.     

(d) Performs such other duties and functions as may be assigned to him by the Executive Pastor 
from time to time. 
P a g e  | 41 
 

Supervises: 

Evangelists and paid staff or volunteers working with him/her. 

Minimum Qualifications 

(a) The common qualifications of an Associate Pastor are: (1) completion of a 4‐year seminary 
degree, preferably in a UCCP‐accredited theological formation center;[2] (2) one term (2 years) prior 
experience in a local church; (3) computer literate; (4) articulate in English, and the major languages: 
Tagalog, Bisaya, and preferably, the Bahasa language; and, (5) preferably between the ages of 25 to 65. 

(b) The additional qualification of an Associate Pastor are: (1) for those assigned to handle highly 
specialized responsibilities, such as church music or Christian education and nurture, appropriate 
training and experience in church music or in Christian education and nurture; (2) for those assigned to 
handle worshipping congregations where facility of a certain language is required, excellent command of 
the language shall be required; and (3) those assigned to handle youth ministries, at least one term (2 
years) prior experience in youth ministry, between 25 to 40 years old, preferably with a degree in 
Psychology, musically‐inclined and preferably in contemporary Christian music, and knows how to drive 
a motor vehicle. 

EVANGELIST 

Description of Function 

The Evangelist is a volunteer lay minister tasked to perform specific ministerial functions (such as 
preaching, teaching and pastoral care) assigned by the Pastor. 

Reports to:  

Executive Pastor or Associate Pastor 

Responsibilities 

(a) Assist the Pastors in their preaching, teaching and pastoral care, and in the conduct of the 
sacraments. 

(b) Perform such other duties and functions as may be assigned to them by the Pastors from time 
to time. 

Qualifications 

Preferably a graduate of a baccalaureate degree; and successfully completed the lay formation program 
of the Conference or by the Local Church. 

DIRECTOR FOR MUSIC MINISTRY 
P a g e  | 42 
 

Description of Function 

Formulates and implements the music ministry of the Church. 

Reports to:  

Executive Pastor, and coordinates with the Associate Pastors 

Responsibilities 

(a) Formulate and implement a year‐round music ministry of the Church, including enhancement of 
congregational singing, music education for the youth, concerts, cantatas, and church anniversary 
presentations. 

(b) Coordinate with the pastors in the planning of worship services. 

(c) Maintenance and upkeep of music instruments. 

(d) Manage music library and resources. 

(e) Conducts training and workshops of choirs and church musicians. 

(f) Perform such other duties and functions as may be assigned to him or her by the Pastors 

Supervises:  

Church musicians, and coordinates with music volunteers 

Minimum Qualifications 

Bachelor of Music, with a masteral degree in music preferred; proficient in playing the piano and organ 
and choir conducting; and, competent communicator in oral and written communications 

CHURCH ADMINISTRATOR 

Description of Function 

The Church Administrator is in charge of managing the day‐to‐day operations of the Church, particularly 
those duties and functions delegated to him or her by the Executive Pastor. 

Reports to:  

Executive Pastor 

Responsibilities 

(a) Ensures that all administrative staff perform their respective duties and functions effectively and 
efficiently, and deviations and deficiencies are promptly addressed; 
P a g e  | 43 
 

(b) Ensures that the properties of the church are secured, inventoried, maintained, repaired and/or 
replaced; 

(c) Ensures that the church premises are clean, well‐maintained and appropriate beautification 
enhancements installed; 

(d) Takes care that all church records are organized, accessible, updated and electronically encoded 
where feasible. Particular attention should be made on membership records, titles and deeds of 
properties, minutes of boards, council and congregational meetings, communications, policies and 
regulations of the church, and inter‐office memoranda; 

(e) Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her by the Executive 
Pastor. 

Supervises:  

Administrative staff and General Services Personnel 

Minimum Qualifications 

Holds a college degree from a reputable institution of higher learning, masteral degree preferred; 
management background is preferred; experience in a supervisory position of at least three (3) years 
required, supervising personnel of not less than five (5); computer literate, and knows how to drive a 
motor vehicle. 

HEAD OF PROGRAM OR INSTITUTION 

Description of Function 

Specific ministries of the Church (such as the Shalom Center, Pag‐ugmad sa Kabataan, and Paaralang 
Pag‐asa) require the leadership of a manager with specialist training. They act as chief executive officers 
of the program or institution assigned to them to manage. 

Reports to:  

Executive Pastor or Associate Pastor assigned, except institutions with separate juridical personalities, in 
which case the head of the institution reports to the Board of Trustees or Directors of the said 
institution, and coordinates with the Executive Pastor. 

Responsibilities 

(a) Being part of the ministry of the Church, the head of the program or institutions is responsible 
for the spiritual life of the program or institution managed by him or her. 

(b) He or she is responsible for the implementation of the projects and activities of the program or 
institution, from planning, execution, monitoring and evaluation. 
P a g e  | 44 
 

(c) Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her from time to time. 

Supervises:  

All the administrative and program staff employed by and volunteers of the program or institution 

 Minimum Qualifications 

Baccalaureate degree holder, masteral degree preferred; and, training, experience and expertise 
relevant to the program or institution being managed. 

MANAGER OF SHALOM CENTER 

Description of Function 

Manages the day‐to‐day operation of the Shalom Center and supervises its administrative and utility 
personnel. 

Reports to:  

Executive Pastor 

Responsibilities 

(a) To receive room reservations for Shalom Center and Retreat Center and to include them in a 
schedule of occupancy; 

(b) To plan occupancy of rooms at Shalom Center and Retreat Center; 

(c) To receive guests, receive payments, issue receipts for all products and services received; 

(d) To collect payments from all guests including from regular guests who have an agreement to use 
Shalom Center regularly and to issue statements of accounts and collection letters; 

(e) To maintain and take charge of Shalom Mini store; 

(f) To keep custody of and maintain, monitor the use of room keys and master keys; 

(g) To be overall responsible for the cleanliness, serviceability and maintenance of the center 
facilities and equipment; 

(h) To inform guests of all rules and regulations and to monitor their compliance; 

(i) To report to the Executive Pastor any security risks or malfunction of equipment and facility; 

(j) To inform the security personnel of the movements of guests and of any potential threat or 
security problem; 
P a g e  | 45 
 

(k) To call the attention of the maintenance personnel and janitors for repairs of equipment, doors, 
cabinets and bathroom fixtures; 

(l) To issue purchase orders for materials needed in the repairs and replenishment of Shalom 
Center supplies; 

(m) To ensure that guests return the keys on time and to the proper person; 

(n) To supervise Shalom Janitors 1 and 2 and the laundry woman; 

(o) To make monthly reports of receipts and receivables to the Executive Pastor; 

(p) To be custodian of and make inventories of Shalom facilities annually; 

(q) To attend Levitical Family Devotions, Retreats and related activities; 

(r) To place linen into the washing machine during the evening shift and to wash if necessary; 

(s) To do other tasks assigned to him/her by the Executive Pastor. 

Supervises:  

All the Shalom administrative staff 

Minimum Qualifications 

Baccalaureate degree in business, management or hotel and restaurant management is preferred; 
actual experience in managing a transient facility preferred. 

HEAD OF ORGANIZATION 

Description of Function 

They are elected as leaders (Chairman or President) of their respective organizations, tasked to perform 
the duties and functions inherent in their position. As elected leaders, they participate in the 
management of the ministries of the Church through their respective organizations.  

Coordinates with:  

Executive Pastor or Associate Pastor assigned 

Responsibilities 

(a) Being part of the ministry of the Church, the head of the organization is responsible for the 
spiritual life of the organization led by him or her. 

(b) He or she is responsible for the implementation of the projects and activities of the 
organization, from planning, execution, monitoring and evaluation. 
P a g e  | 46 
 

(c) Performs such other duties and functions as may be assigned to him or her from time to time. 

Supervises  

All the administrative staff or volunteers of the organization 

Minimum Qualifications 

Commitment to the ministry of the Church 

ADMINISTRATIVE STAFF 

CHURCH SECRETARY 

Description of Function 

Responsible for the organization and safekeeping of church files, documents, correspondence, for 
efficient retrieval; 

Reports to: 

Church Administrator 

Responsibilities 

(a) Handle office communications 

(b) Provides clerical services to the Pastors and Church Administrator 

(c) To perform other duties and functions as may be assigned by and through the Executive Pastor; 
and, 

(d) He or she is charged with maintaining a membership information system, and in close 
coordination with the Pastors, keep members fully informed of and engaged in the various programs of 
the church through, among others, the Chimebells.   

Minimum Qualifications 

CASHIER 

Description of Function 

The cashier is responsible for receiving cash, the disbursement of cash per approved vouchers, and 
managing the petty cash fund of the Church. 

Reports to:  

Church Administrator 
P a g e  | 47 
 

Responsibilities 

(a) To receive funds of the church and issue corresponding receipts therefor,and to deposit them 
intact the following banking day in the depositary banks of the church. 

(b) To disburse  funds of the Church per approved vouchers 

(c) To have custody of the petty cash fund 

(d) To perform such other duties and functions as may be assigned to him or her 

Minimum Qualifications 

Holds a baccalaureate degree; and with prior experience in cash management preferred. 

ACCOUNTANT/BOOKKEEPER 

Description of Function 

The Accountant/Bookkeeper is responsible for the recording of the financial transactions of the Church, 
and the preparation of all documents to effect payment. 

Reports to:  

Church Administrator 

Responsibilities 

(a) To record and encode financial transactions of the church, school, Shalom Center; 

(b) To prepare vouchers and corresponding checks for payment; 

(c) To prepare monthly financial reports or when requested; 

(d) To prepare the payroll of all staff; 

(e) Prepare purchase requisitions/orders for the approval; 

(f) Perform such other duties and functions as may be assigned by the Church Administrator 

Minimum Qualifications 

Holds a baccalaureate degree in accounting; with prior experience in accounting/bookkeeping 
preferred. 

GENERAL SERVICES PERSONNEL 
P a g e  | 48 
 

The following are classified as General Service Personnel: (1) Driver/Messenger, (2) Building 
Maintenance, (3) Security Guard, and (4) Laundry Person. Their duties and functions shall be defined by 
the Church Administrator in consultation with the Executive Pastor.
P a g e  | 49 
 

PART III – FINANCIAL POLICIES 

RATIONALE 

(a) The Church keeps accounting records for three main reasons: 

(1) As a duly registered domestic corporation we keep proper accounting records to enable us 
to prepare Financial Reports at the end of each month; 

(2) In accepting offerings and donations of money and other properties from specific donors we 
are obliged to confirm that the money has been received/acknowledged by the issuance of 
official receipt and the money spent/invested or the property has been used for the purpose 
for which they were given or donated; and 

(3) In order to ensure that our financial resources are spent effectively (i.e. in a manner which 
allows us to attain the vision, mission, goals and objectives of the Church) it is essential to 
know what funds have been spent on and how much is left.  

(b) Good financial management demands constant monitoring of actual financial performance 
against the approved budget, to be done at least quarterly during the regular meetings of the Church 
Council. 

RECEIPTS 

(a) The Church shall be maintained and financed by means of tithes, pledges, thanksgiving offerings, 
contributions (including contributions from UCCP Paaralang Pag‐asa, Shalom Center, Levitical 
Multipurpose Cooperative), donations, proceeds from the sale of assets, bequests, legacies, bank 
interest on deposits/investments, commissions and gifts from members and non‐members, any person, 
firm, corporation, entity, domestic or foreign, and may receive funding assistance from the government 
or any of its instrumentalities, and through other sources permissible and acceptable under existing laws 
and policies of the Church. 

(b) Unless designated or restricted, all receipts are accounted to the administrative and operating 
fund, also known as General Fund. 

(c) Designated or restricted receipts are accounted under Special Funds. 

HANDLING OF OFFERINGS 

(a) Tithes/Pledge/offering envelopes must be prepared for every member and placed alphabetically 
in a secure offering rack. 
P a g e  | 50 
 

(b) Sufficient number of secure and stable offering baskets/trays must be made available for the 
use of the Church. 

(c) Deacons must be designated to make certain that all tithes/pledge/offering envelopes 
and baskets or trays are intact and secure after every service or activity, and turned over to the deacons 
assigned to count and record the contents. 

(d) If the amount indicated on the envelope is accurate, the deacon shall countersign the same. If 
not, the discrepancy shall be duly noted in the cash count report. 

(e) The cash count report must be signed by the deacons assigned, with one (1) copy kept together 
with the cash, and the other copy furnished to the Church Administrator and/or Executive Pastor. The 
deacons shall also prepare and sign the proper Cash/Check Deposit Slip/s in three (3) copies. The cash, 
together with the Cash/Check Deposit Slip/s, shall be placed inside the vault. 

(f) At the next business day, the Cashier shall retrieve the cash and cash/check deposit slips and 
deposit the funds intact with the depositary bank. 

(g) The Cashier shall then issue official receipts for the offerings received and place the issued 
receipts inside the appropriate offering envelopes. The official receipt for loose and other offerings shall 
be issued in accordance with the summary of the count sheets and turned over to the Church 
Administrator and/or Executive Pastor. 

(h) The Cashier shall turn over the cash/check deposit slips, cash count reports, and offering 
envelopes to the Bookkeeper for recording. Afterwards, the offering envelopes are returned by the 
Cashier to their proper places in the offering envelope rack/s. The cash/check deposit slips and cash 
count reports shall be turned over to the Church Administrator and/or the Executive Pastor. 

Counting of Offerings 

(i)  There shall be a secure place desgnatted for the counting of offerings. The Deacons shall have 
exclusive access to the place during counting. The key shall be turned over to the Executive Pastor or the 
Church Administrator after counting. 

(j) For control purposes, at least two persons (Deacon, assisted by authorized Church personnel, or 
2 Deacons) shall bring the offering baskets to the counting area at the Church Office, and to do the 
counting. 

(k)  The counters shall following order of counting: (a) loose offering; (b) tithes and pledges; (c) 
thanksgiving offering; (d) birthday offering; (e) special offerings; and (f) the Building Fund. 

(l) The Count Sheets shall consist of two copies, and shall be duly signed by the counters and by the 
Deacon in charge, including all corrections made thereon. One copy thereof shall be turned over to the 
Church Administrator and/or Executive Pastor. The other copy shall be for the Accounting staff.  

(m) The counted offerings and deposit slips shall be placed inside the Church vault. 
P a g e  | 51 
 

(n) Due care should be done in retriving the money from the offering baskets so that the contents 
of each offering envelope will not be mingled with the Loose Offerings. 

(o) The contents of each Offering Envelope shall be counted and the amount thereof indicated in 
the proper space of said envelope and the Deacon in charge shall affix his or her signature thereon. 

(p) Deposit slips shall be prepared by the counters in triplicate copies which shall be placed in a 
sealed Envelope together with the counted offerings, and then placed inside the Church vault. 

(q) After counting all Offering Envelopes, for record purpsoes, the footing of total amounts 
indicated in all Offering Envelopes shall be done, and indicated on the Count Sheets, and compared with 
the total offerings counted. 

HANDLING OF DONATIONS 

(a) Donations are those given to the church either in cash or in kind. 

(b) All cash donations must be duly issued with official receipt and recorded in the books of account 
of the Church. All donations in kind must be issued with an official receiving report. All donations must 
be properly acknowledged in writing by the Executive Pastor. 

(c) Donations subject to limitations or conditions must be in writing, signed by the parties, and 
approved by the Church Council or the Executive Committee, and a resolution or a Secretary’s certificate 
of the existence of such a resolution must be issued to the officer or representative of the donor. Where 
recording with a public office is required, such as the Register of Deeds, the recording shall be 
accomplished within 30 days. 

(d) Donation papers shall be placed in a safety deposit box of a reputable banking institution, with 
copies kept inside the Church safe. 

PAYMENTS TO THE CHURCH 

(a) All payments made in any currency shall be duly receipted and recorded in the books of account 
of the Church. 

(b) Donation in kind shall be booked for record purposes, the amount of which shall be the sound 
value (actual cost less depreciation) of the property to be determined by the Board of Deacons. 

DISBURSEMENT AND SAFEKEEPING OF FUNDS 

(a) The Church shall operate within the approved budget. 

(b) The cash accounting system shall be used for Church operation. The accrual system of 
accounting shall be used for the operation of Shalom Center and Paaralang Pag‐asa. 
P a g e  | 52 
 

(c) All disbursement transactions whether in cash or check must be authorized by the Executive 
Pastor However, in the absence of the Executive Pastor, the designated Pastor‐in‐charge shall take his 
financial authority. 

(d) Fidelity bonds should be secured for the Cashier, and insurance should be secured to  cover cash 
in transit (between bank and office) and cash held on premises. 

(e) Every transaction shall be supported by a pre‐numbered voucher indicating key information 
such as date, amount, item bought, payee and budget balance. All transactions must be signed by the 
staff or person who prepared it, to be reviewed by the Bookkeeper, and authorized for payment by the 
Church Administrator or the Executive Pastor. 

(f) All disbursements shall be supported by ORs and/or other proof of payment to coincide with the 
voucher. All documents are stamped "PAID", dated, signed and immediately encoded. 

(g) All transactions for the day including all supporting documents shall be sequentially filed and 
kept in a secure location. 

(h) Cash on hand should be in the cash container placed inside the office safe/vault. the controlling 
officer of the vault shall be the Church Administrator or the Executive Pastor. Monthly bank and book 
reconciliations shall be conducted to confirm cash inflow and outflow. 

(i) The Bookkeeper shall keep all accounting records relating to the last five (5) complete financial 
years in addition to the current year's records. "All accounting records" refers to vouchers (with 
attached invoices, receipts, bills etc.), bank statements, month‐end reports and any other record of 
financial information. 

(j) To ensure fast, accurate and secure recording and reporting of financial information, the Church 
shall acquire and use an electronic accounting system. The accounting system shall be set such that the 
Bookkeeper shall only be allowed to encode financial information. Editing of entries for whatever 
purpose shall be made with the approval of the Auditor. The Bookkeeper shall encode financial 
information regularly. 

(k) The Bookkeeper shall be responsible in encoding all the relevant financial and other data to the 
electronic accounting system which shall then be validated by the Church Auditor and the External 
Auditor. 

(l) It is essential that backups of the Accounting system should be done in preparation for any 
system crash, data corruption, electricity failure or a similar occurrence. Back‐ups should be done daily, 
or at least weekly, depending on the volume of data that has been entered. 

(m) Updated financial reports (Balance Sheets and Receipts and Disbursements Accounts)  for the 
Church,, Shalom Center books should be prepared by the Bookkeeper and approved by the Executive 
Pastor and furnished to the Board of Deacons, Treasurer and Auditor for review each Balance Sheet 
P a g e  | 53 
 

accounts and each Receipts and Disbursement accounts, its activity for the period and should be 
presented during regular meetings of the Church Council.  

(n) All investments such as time deposits, government securities and the like shall be placed only 
with the approval of the Church Council or its Executive Committee. 

BANK TRANSACTIONS 

(a) Deposit accounts may be opened only with the accredited banks duly approved by the Church 
Council. 

(b) Bank accounts shall be opened under the name: United Church of Christ in the Philippines, 
Davao City, Inc., and must be authorized by an action of the Church Council, specifying therein the 
authorized signatories, namely: with the Treasurer as the primary signatory, and in his or her absence, 
the Financial Secretary; and, to be countersigned by the Chairperson of the Church Council, or in his or 
her absence, the Vice Chairperson of the Church Council, and in the latter's absence, the Financial 
Secretary. A duly notarized Secretary’s Certificate shall be issued for the purpose. 

(c) The Cashier shall ensure that all accounts are active and within the prescribed maintaining 
balances to avoid charges and penalties. Inactive accounts shall be closed and the proceeds deposited as 
directed in writing by the Church Administrator or the Executive Pastor. 

(d) Bank reconciliation shall be prepared monthly by the Bookkeeper/Accountant and duly noted by 
the Church Administrator or the Executive Pastor. 

(e) The status of all accounts shall be reported by the Treasurer during the regular meetings of 
the Church Council or whenever requested to do so. 

CASH ADVANCE 

(a) Cash advance shall always be liquidated, and within the period as herein provided. Failure to 
liquidate on time shall be noted in the 201 file of the personnel concerned. 

(b) All Cash advances by any officer or employee of the Church must be made in writing stating the 
reason/purposes thereof,  example: for official travel there must be itinerary, date and time and subject 
to the approval of the authorized officer. 

(c) After the end of travel or at the end of the project or activity the cash advance shall be 
liquidated within one week. The liquidation shall be reviewed by the Bookkeeper and approved by the 
Church Administrator or the Executive Pastor. In case the liquidation is more than the expenses 
incurred, such officer shall be reimbursed of any excess. If the amount advanced is more than the 
expenses, the officer/employee must return the funds with the Cashier, and the latter shall issue an 
official receipt for credit to the accounts receivable of the officer/employee. If no liquidation is made 
after one week, disciplinary action shall be taken against the personnel concerned. 
P a g e  | 54 
 

(d) The approved cash advance shall be shall be booked as Advances to Officers and Employees. 

(e) No cash advance shall be given unless the previous cash advance for completed project or 
activity shall have been liquidated. 

(f) The Board of Deacons shall prepare a prescribed format for liquidation of cash advance. 

PAYROLL 

(a) Pastors and employees are paid every 15th and 30th  day of the month. A payroll schedule will 
need to be completed and approved each time the payroll is paid. 

(b) The payroll schedule must be authorized by the Church Administrator or the Executive Pastor 
and compared to the previous month to ensure there are no unauthorized changes in the underlying 
grade and basic salary payments. The Church Administrator or the Executive Pastor should satisfy 
himself/herself that any changes from the payroll schedule for the previous month have been duly 
authorized. Salary adjustments shall be done only upon the approval of the Church Council as 
recommended by the Personnel Committee and/or the Pastoral Committee as the case may be. 

(c) The employee concerned shall be issued a Pay Slip indicating therein the benefits received and 
deductions made, and the same shall be acknowledged by his or her signature. 

PETTY CASH 

Petty Cash Fund (PCF) or Imprest Fund 

(a) This is a special cash fund on hand used for expenses which are urgent in nature of relatively 
small amounts (not exceeding P1,000 per voucher) which occur frequently. Examples of these are 
emergency purchases of supplies and materials, transportation expenses, relative to errands and 
postage expenses. It should be replenished frequently, not falling below 50% of the amount of the fund. 

Creation and/or Increase of Petty Cash Fund (PCF) 

(b) The creation of a Petty Cash Fund shall be allowed based on the function and/or need of the 
unit concerned. If there is a need to create/increase the PCF, the Fund Custodian shall submit a request 
to the Church Council indicating therein the amount and custodian of the fund. 
 
(c) The amount of the fund to be set up shall depend on the volume of transactions affecting cash 
disbursements which shall not exceed Ten Thousand Pesos (P 10,000). 

Petty Cash Fund Custodian 

(d) Responsibility for fund control shall be vested in the Cashier. 

(e) The Cashier shall be prohibited from obtaining cash advances from the Petty Cash Fund. 
P a g e  | 55 
 

(f) In no instance shall the Cashier mingle his/her personal funds with the Petty Cash Fund. 

(g) The Cashier shall maintain a cash book to record the daily disbursement and replenishments 
and  a file of paid vouchers for record and audit purposes. 

Safeguarding of the Fund 

(h) The Cashier shall be provided with a lockable cash box. 

(i) The Cashier shall also maintain a cash book, where all disbursements and replenishments shall 
be recorded daily. 

(j) Both the cash box and the cash book shall always be made available for random count/audit by 
the Church Auditor, the Church Administrator or the Executive Pastor. At all times, the cash in the box 
plus the petty cash vouchers, cash issuance slips shall equal the fixed amount of the Fund. Likewise the 
balance per cash book shall always reconcile with the cash on hand. 

(k) The cash box shall be kept inside the Church safe after office hours or when not in use. 

Payments from the Fund 

(l) Cash advances from the fund may be allowed only if the same is to be used within the purposes 
of the funds. It shall be covered by a Cash Issuance Slip to be prepared in two copies to be approved by 
the Church Administrator or the Executive Pastor. 

(m) Petty cash should be kept in a fireproof, locked safe/vault at all times. There should be two sets 
of keys for the safe/vault: one held by the (Cashier) and the other held by the Executive Pastor. 

(n) A petty cash count should be conducted at least once a month by the Treasurer or Auditor. 

(o) On the last working day of every month the PCF shall be replenished, so that expenses shall be 
taken up in the books of account. 

(p) All disbursements shall be covered by pre‐numbered petty cash vouchers which shall be 
approved by the Church Administrator or the Executive Pastor. 

(q) The petty cash voucher shall be supported by the original receipts, invoices, tickets or other 
documents evidencing the expenses. 

(r) In cases where no receipt has been issued, an acknowledgment receipt may be used for 
emergency expenses involving minor repairs or purchases or payments amounting to three hundred 
pesos (P300.00) and below only. When an acknowledgment receipt is used as supporting document to 
the PCF, the user should ensure that it is duly signed by the payee or owner of the establishment. The 
Church Administrator or Executive Pastor has the discretion to waive this requirement in emergency 
situations or exceptional circumstances. 
P a g e  | 56 
 

(s) To prevent subsequent use/double payment, the petty cash voucher and all original supporting 
documents shall be stamped “Paid” and date paid upon reimbursement or payment. 

INVENTORY 

(a) The electronic accounting system should have an inventory module where the following details 
concerning fixed assets are recorded: (1) description of item; (2) location/user; (3) purchase date; (4) 
invoice number; (5) original cost; (6) equipment serial number; (7) guarantee details; (8) warranty 
details; (9) service agreements; (10) insurance details; and (11) movements of these assets, indicating 
balances and alerts for requisitioning. 

(b) Fixed assets, such as land, buildings, furniture and fixtures, office equipment, musical 
instruments and pieces, library books, vehicles, appliances, curtains, choir gowns, audiovisual 
equipment, sound system, cell phones, construction tools, and other assets of similar nature, shall be 
booked at the time they are acquired. 

(c) All copies of land titles, certificates of ownership, and other supporting documents, shall be kept 
in a bank safe deposit box, with photocopies in the Church safe/vault. 

(d) Regular asset‐checks shall be made of random items by a member of staff other than the one 
responsible for controlling the stock and encoding stock data. A full fixed assets inventory count shall be 
undertaken annually by the administrative staff and by the Board of Deacons, and reviewed by the 
Church Auditor. All asset items must be duly assigned with number, and inventory tags shall be used 
during the count. 

(e) In addition to his or her regular function, the Cashier or other personnel designated by the 
Executive Pastor shall act as the Property Custodian without additional compensation. 

(f) Insurance shall be taken out to cover fixed assets of the Church. For insurance purposes, an 
inventory of all Church property shall be kept. This shall be updated regularly, and a copy shall be kept 
offsite in case of fire, burglary or natural disaster. 

(g) If the amount of the fixed asset is large enough to incur a depreciation, an appropriate 
computation must be taken up in the subsidiary ledger of each asset. The Bookkeeper must see to it that 
the depreciation expense is recorded monthly in the financial statements. 

(h) Semi‐expendable items of P 5,000 and below shall be booked as outright expense; however, a 
subsidiary ledger shall be maintained in order to account to such item. 

(i) Once an asset is assigned to any person, a memorandum receipt shall be prepared and received 
by the person concerned for monitoring purposes. He or she shall be accountable for the asset, 
including the duty to turn the asset over to the Property Custodian once he or she has no more use of it 
or upon termination of employment or membership with the Church. This duty shall form part of  the 
person's clearance liabilities. 
P a g e  | 57 
 

LOSSES 

(a) An incident report shall be prepared by the personnel responsible for the fund or asset lost, and 
submitted to the Church Administrator and the Executive Pastor. 

(b) With or without the incident report, an investigation shall be conducted by the Executive Pastor 
or by a committee designated by him, and the results recorded in the Police Blotter. 

(c) If necessary, all statements of persons involved and witnesses shall be in writing and shall be 
sworn before the appropriate authority. 

(d) The Executive Pastor shall take immediate administrative measures to prevent further loss and 
to recover the funds or assets lost, including placing the person subject of the investigation under 
preventive suspension. 

(e) The Executive Pastor or the committee designated by him shall prepare a report together with 
recommendations, attaching to the report such relevant supporting documents, and submit the same to 
the Church Council or the Executive Committee for appropriate action.    

PURCHASING 

(a) It is the policy of the Church to save on purchases without sacrificing quality. 

(b) All purchases of more than P 1,000.00 shall be covered by a Purchase Order, approved by the 
Church Administrator or the Executive Pastor. 

(c) Purchases of more than P 1,000 shall require a canvass from at least three (3) suppliers, by 
sending a quotation request to the suppliers. 

PROVIDENT FUND 

NOTE OF ACTION BY OFFICERS:  

Effective immediately, the provisions of Section 5 herein are suspended pending clarification of the 
status of the Provident Fund and until further action/s from the Church Council (approved by the 
incumbent Financial Secretary ‐ Atty. Leo Gonzalez, and the Church Auditor ‐ Hope Duran). The 
Provident Fund shall be audited for the purpose of advising the Church Council or the Executive 
Committee on what to do about the fund. 

Rationale 

The need to establish a retirement fund or a provident fund for any emergency need  for church workers 
was proposed and created in 1985. It was initially intended for personnel who have rendered at least 
twelve (12) months of continuous service to the Church. 

Coverage 
P a g e  | 58 
 

(a) Membership in the Fund is voluntary, and must be expressed in writing. 

(b) Personnel on regular status, including Pastors and unordained church workers assigned by the 
Conference, who have rendered at least six (6) months of continuous service, are qualified for 
membership. 

Contributions 

The amount of premium shall be based on the basic pay, and the personal share of the personnel 
concerned which shall be paid by salary deduction is as follows: 

Length of service rendered  Share of personnel  Share of Church 

Less than 2 years  2%  4% 

Over 2 years but less than 4 years  3%  6% 

4 years and above  4%  8% 

Benefits and Refund 

(a) Permanent disability, death or regular retirement at age 60 entitles the beneficiary 100% refund 
on personal and church shares. Otherwise, the refund shall be in accordance with the following 
schedule: 

Length of Service  Personal Share     Church Share    

   Contribution  Earnings  Contributions  Earnings 

Less than 2 years  100%  100%  50%  50% 

2 years but less than 4 years  100%  100%  50%  50% 

4 years but less than 6 years  100%  100%  50%  50% 

6 years but less than 8 years  100%  100%  50%  50% 


P a g e  | 59 
 

8 years but less than 10 years  100%  100%  50%  50% 

10 years and above  100%  100%  50%  50% 

(b)  Church workers dismissed for cause shall receive only their personal contributions and earnings 
of their contributions. 

(c)  Pastors and other unordained church workers assigned by the Conference are entitled to the full 
refund of both their personal and Church contributions and their corresponding earnings when their 
assignment is not renewed or upon transfer of their assignment. 

Loans 

(a)   A church worker who is a member of the Fund is entitled to loan from the Fund after the first 
year of membership, based on the following formula: 

Length of Service  Loanable Amount    

After 1 year  Personal share + interest  Church Share 

Contribution  100%  50% 

 (b)   A church worker, whose accumulated personal and church contribution is less than P 12,000.00, 
is entitled to a loan equivalent to 100% of Personal Contribution plus interest earnings including 50% of 
the Church contribution. Maximum loanable amount is P 12,000.00. Loan granted shall be payable in 12 
monthly installments. 

 (c)   A church worker, whose accumulated personal and church contribution is more than P 
12,000.00, is entitled to a loan equivalent to 100% of Personal Contribution plus interest earnings 
including 50% of the Church contribution. The purpose of the loan shall be for land acquisition, house 
renovation, or for construction of a new house. Loan granted shall be payable in 24 monthly 
installments. 

 (d)   Pastors and other unordained church workers shall pay the balance of the loan in full when their 
assignment is not renewed or upon transfer of their assignment. 

 (e)   An interest of .75% per month shall be charged based on the unpaid balance. 

 (f)   Any application of a loan or request for refund should be made in writing and subject to the 
approval of the authorities concerned. 
P a g e  | 60 
 

 Administration 

(a) The Fund shall be deposited in a reputable bank to earn interest. The Board of Deacons shall 
manage the Fund. All members shall be advised semi‐annually on the value of the Fund and its earnings. 

(b) The book of accounts and subsidiary ledgers per employee concerned are updated annually and 
each employee is entitled to review his/her account. 
P a g e  | 61 
 

PART IV – PERSONNEL POLICIES 

IN GENERAL 

(a)   The Church is an employer and because it is the body of Christ, it will seek to be the most reliable 
type of employer, ensuring the rights and best conditions of employment for all her staff. The Church 
has the responsibility to see that entrance into employment and departure from employment are open 
and fair to all persons involved; that hours of work and basic salary compensation are equitable and just; 
that supporting benefits are provided; and that a comfortable working atmosphere is made available.[1] 

 (b)   The Church does not discriminate on the basis of race, color, origin, gender, age or disability‐ in‐
employment. Furthermore, the Church will make all reasonable accommodations necessary to facilitate 
the employment of disabled persons. All aspects of employment are governed on the basis of merit, 
competence, and qualifications and will not be influenced in any manner by race, color, gender, age, 
natural origin, or disability. All decisions made with respect to recruiting, hiring, and promoting for all 
job classifications will be made on the basis of individual qualifications and performance ratings related 
to the requirements of the position. Likewise, the administration of all other personnel matters such as 
compensation, benefits, transfers, and employee relations programs will be free from any discriminatory 
practices. All things being equal, preference shall be given to members of the Church. 

 (c)   All personnel must be Christians and are encouraged to join and maintain membership with UCCP 
Davao City. 

 (d) Subject to labor laws, the Church shall have the prerogative to regulate all aspects of employment, 
including hiring, work assignment, work methods, time, place and manner of work, tools to be used, 
process to be followed, supervision of employees, working regulations, transfer of employees, work 
supervision, lay‐off of workers and the discipline, dismissal and recall of workers. 

 (e)   The hiring authority of the Church is the Church Council for personnel holding managerial position; 
and, the Executive Pastor for other personnel. 

EMPLOYMENT STATUS 

Employment in the Church is of three types: 

Probationary Status 

(a)   Probationary employees are those whose competence and qualification to assume the position 
applied for are still under evaluation. Probationary period of employment allows the employee and the 
Church to determine if the employee is suited for the job. This determines if the employee has met the 
reasonable standards of satisfactory performance or whether they can be appointed to regular status 
based on their ability to meet the standards of performance required for the position. 
P a g e  | 62 
 

(b)   The standard probationary period is six (6) months. Performance evaluation is done on the third 
and fifth month of employment. 

Regular Status 

(c)   Employees who meet the standard of at least satisfactory performance ratings shall be endorsed for 
appointment to regular status. There may be instances where an employee demonstrates exceptional 
performance within the first three months. In such cases, the immediate supervisor may endorse the 
said employee for an early appointment to regular status.  

(d)  Regular employees are those who have passed their probationary employment. 

Contractual/Project Status 

(e)   Contractual or project employees are those engaged for a specific project or period. 

EMPLOYMENT PROCEDURE 

Requisitioning 

(a)   Each unit of operation shall determine its personnel needs in accordance with the operational 
requirements and shall initiate the hiring process by submitting a requisition to the Church 
Administrator or the Executive Pastor. The requisition shall include the job title, number required, and 
all other pertinent data. 

(b)   Each unit shall anticipate their new personnel needs three months prior to the approval of the 
budget for the following year to effect thorough and intelligent selection of the applicants to the job. 

Recruitment 

(c)   Upon receipt of the requisition, the Church Administrator or the Executive Pastor approves the 
request and authorizes the publication of the call for applicants. 

(d)   As soon as the application letter, bio‐data and other supporting documents are received the Church 
Administrator/Executive Pastor shall contact preferred references of applicants and request for 
additional information if needed. 

(e)   The Church Administrator/Executive Pastor shall screen each applicant as follows: (1) check 
information gathered against the employment minimum requirements; (2) require applicants to present 
police and NBI clearance from where he/she resided for the immediate past two years and a medical 
certificate. 

(f)    The Church Administrator/Executive Pastor shall devise a rating tool to ensure an objective method 
of evaluating each applicant. 

 Selection 
P a g e  | 63 
 

 (g)   For personnel whose hiring authority is the Executive Pastor, the Church Administrator, in 
consultation with the Personnel Committee, shall submit for selection the top three applicants for 
hiring, specifying necessary information which shall form part of the contract. 

 (h) For personnel whose hiring authority is the Church Council, the Executive Pastor, in consultation 
with the Personnel Committee, shall submit to the Church Council the names of at most the top three 
applicants for hiring, specifying necessary information which shall form part of the contract. The Church 
Council shall approve for hiring at least two of the recommendees following their ranking. 

 (i) The appointment shall be communicated in writing to the selected applicant, requiring him or her to 
report for work within a reasonable period of time from notice; otherwise, the offer is forfeited and 
offered to the next qualified applicant. 

 Processing 

 (j)    The applicant selected shall sign the employment contract, job description, performance plan and 
targets, and such other forms and documents as may be necessary. 

 (k)    The immediate supervisor shall orient the new employee on the policies, procedures, benefits, 
performance standards and tools, and other related matters. 

Work Schedule 

(a)   Regular working days for Church staff shall include Saturdays and Sundays, and work on said days 
shall not be paid overtime pay unless declared a national or local holiday. 

(b)   Church personnel are entitled to one (1) rest day in the week (except Saturday and Sunday), to be 
assigned by the supervisor. 

(c)   Work during national and local holidays shall be paid overtime pay in accordance with law. 

(d)    Church personnel may be required to render emergency overtime work during natural or man‐
made calamities, national emergencies, and on their weekly rest day, and they shall be paid 
compensation in accordance with law. 

(e)   Regular office hours shall be from 8:00 o’clock in the morning to 5:00 o’clock in the afternoon, with 
one (1) hour noon break , to be decided by Church Administrator. Overtime work should be authorized 
by immediate supervisor to qualify for overtime pay. 

(f)   Flexible time shall be allowed to personnel who are required to report during special services, such 
as Vesper Service, Midweek Service, Funeral and Vigil Service, and the like. 

(g) At no time shall be Church Office be left without personnel during office hours. 

POSITION CLASSIFICATION 
P a g e  | 64 
 

The Church shall adopt a position classification and salary ranking scheme, to be reported by the 
Personnel Committee to the Church Council on or before the Church Council meeting in June 2009. 

COMPENSATION 

(a)   The Church shall abide by the regional minimum wage rates of DOLE for Regional XI concerning 
basic salary rates of employees. 

(b)   The Church shall adopt a compensation scheme that shall recognize qualification and provide 
incentives for performance resulting in the growth and expansion of the ministries of the Church. 

BENEFITS 

(a)   Employees are entitled to the following benefits in accordance with law: 13th month pay, SSS, 
PhilHealth and Pag‐ibig, including existing provident fund. 

LEAVES AND ABSENCES 

Vacation leave 

(a)   All permanent employees who have completed at least one year of continuous service, which 
include approved leave with pay, shall be entitled to fifteen (15) workdays Vacation Leave with Pay (VLP) 
per ecclesiastical year. 

(b)   Permanent employees with less than one year of continuous service are credited with vacation 
leave credits at the rate of one (1) day for each full month of service. 

(c)   Vacation leave credits are fully earned at the end of the year of employment and may only be 
utilized on the succeeding year. Vacation leaves do not accumulate. 

(d)   Any vacation leave application during the first year of employment of a probationary shall be Leave 
without Pay (VLP). 

(e)   Supervisors are strongly encouraged to ensure that vacation leave credits are utilized by 
subordinates. 

(f) Vacation leaves should be scheduled ahead. No vacation leave should be scheduled in December and 
Holy Week. 

Emergency leaves 

(f)    All permanent employees, who have completed at least one year of continuous service, which 
include approved leaves with pay, are entitled to maximum of seven (7) workdays Emergency Leave 
with Pay (ELP) per year of employment; however, it should just be a maximum of 3 days per application. 
In excess of 3 days per application, it is considered a vacation leave. 
P a g e  | 65 
 

(h)  Permanent employees with less than one year of continuous service by the end of the year of 
employment are credited emergency leave credits at the rate of 0.583 of a day (or 7/12) for each full 
month of service. The period of probationary employment shall be counted as part of continuous 
service. 

(i)   The emergency leave privilege does not accumulate nor is it convertible to cash. 

(j)   The emergency leave may be availed of for any of the following reasons: (1) serious or life 
threatening illness, accident or death or a member of the immediate family (father, mother, legitimate 
spouse, legitimate child, brother or sister) or a special family relation, defined either as a relative who 
brought up or took care of the employee or a relative who at the time of death was living with the 
employee and where the wake is held at the employee’s residence; (2) occasion when the employee’s 
presence is required by law; (3) other reasons which the Church may consider justifiable including 
fortuitous events defined as typhoon, flood, fire, earthquake or events of a similar nature that directly 
prevent an employee from reporting for work. 

(k)   When feasible, notice should be given to the supervisor before going on emergency leave. 

(l)    The employee, or his/her representative, must call his/or her immediate supervisor within the first 
hour of his/her work period about the emergency leave and its estimated duration to enable the latter 
to make the necessary adjustment. In turn, the immediate supervisor shall file an Absence Report and 
furnish a copy to the Bookkeeper. 

(m)  An employee must immediately file a leave application for emergency leave upon reporting back to 
work. 

(n)   If the emergency leave credits of an employee are exhausted and the employee needs to go on 
emergency leave, vacation leave may be used in lieu of emergency leave. 

(o)   An employee shall not earn emergency leave credits while on leave without pay of fourteen (14) 
working days or more or during periods of suspension of fourteen (14) days or more. 

Illness/sick/disability leave 

(p)   All permanent and regular employees, who have completed at least one year of continuous service, 
which include approved leaves with pay, are entitled to fifteen (15) workdays Sick Leave with Pay (SLP) 
per year of employment. 

(q)  Permanent and regular employees with less than one year of continuous service by the end of the 
year of employment are credited sick leave credits at the rate of one (1) day for each full month of 
service. 

(r)   Employees start earning sick leave credits during their probationary appointment. 

(s)   Any sick leave application during the probationary appointment of an employee shall be Leave 
without Pay (LWOP). 
P a g e  | 66 
 

(t)   An employee must immediately file a leave application for sick leave upon reporting back to work. 

(u)  The employee, or his/her representative, must call his/or her immediate supervisor within the first 
hour of his/her work period about the absence and its estimated duration to enable the latter to make 
the necessary adjustment. In turn, the immediate supervisor shall file an Absence Report and furnish a 
copy to the Bookkeeper. 

(v)  Sick leave of three (3) consecutive days or more, or three (3) non‐consecutive days or more within 
any month, will only be approved upon presentation of a medical certificate as to the nature and 
covered dates of the illness. 

(w) Disapproved sick leave shall be treated as Leave without Pay (LWOP). 

(x)  An employee who is on an extended leave of absence due to an illness shall first utilize all sick leave 
credits before going on sick leave without pay. 

(y)  An employee shall not earn sick leave credits while on leave without pay of fourteen (14) working 
days or more or during periods of suspension of fourteen (14) days or more. 

(z)  Sick leave with pay is computed based on the employee’s gross pay. 

Maternity/paternity leave 

(aa) All female employees who give birth, have a medically necessary abortion or miscarriage, with at 
least three (3) months contributions to the Social Security System (SSS) within a twelve (12) month 
period immediately preceding the semester of her childbirth, medically necessary abortion or 
miscarriage and have given the SSS the requisite notification of her pregnancy can avail of maternity 
leave. 

(bb) In accordance with law,[3] maternity leave with pay is for sixty (60) calendar days in cases of normal 
delivery, medically necessary abortion or miscarriage and seventy‐eight (78) calendar days for caesarian 
delivery. 

(cc) All female employees shall be entitled to the SSS maternity benefit or equivalent to one hundred 
percent (100%) of her average daily salary, provided: (1) that the employee shall have notified the 
Church of her pregnancy and the probable date of childbirth, which notice shall be transmitted to the 
SSS; (2) the full payment shall be advanced by the Church within thirty (30) days from the filing of the 
maternity leave application; (3) the payment of daily maternity leave benefits shall be a bar to the 
recovery of sickness benefits for the same period for which daily maternity benefits have been received; 
and (4) the maternity benefits shall be paid only for the first four (4) deliveries or miscarriages. 

(dd) The maternity leave shall be extended without pay on account of illness medically certified to arise 
out of the pregnancy, delivery, abortion or miscarriage, which renders the woman unfit for work, unless 
she has earned unused leave credits from which such extended leave may be charged. 
P a g e  | 67 
 

(ee)   In accordance with law,[4] all married male employees whose legitimate spouse gives birth, 
undergoes a medically necessary abortion, or suffers from miscarriage or for pre‐natal or post‐natal 
needs of their legitimate spouse are entitled for paternity leave with pay for seven (7) working days for 
the first four (4) deliveries of the legitimate spouse with whom he is cohabiting. 

(ff) To avail of paternity leave the married male employee shall inform the Church of the pregnancy of 
his legitimate spouse once he learns of her pregnancy, or not later than one (1) month prior to going on 
paternity leave. 

Sabbatical leave or absence for continuing education 

(gg) Upon the favorable recommendation of the Personnel Committee or the Pastoral Committee, with 
the approval of the Church Council, an employee may be granted a sabbatical leave or absence for 
continuing education under such terms and conditions which shall be in writing and signed by the 
employee concerned. 

Absence for duties to wider church judicatories 

 (hh)   With the prior approval of the Church Council or the Executive Committee, absence due to the 
performance of duties to wider Church judicatories may be allowed, and with pay, but not exceeding 
fifteen (15) days. 

STAFF SUBSTITUTES AND VOLUNTEERS 

(a)   Substitutes may be hired and volunteers may be appointed to replace the employee who is on 
leave, for the duration of the leave. 

(b) Volunteers are entitled to reasonable travel and food allowance unless the same is waived. 

PERFORMANCE APPRAISAL 

(a)   Within thirty (30) days from the start of the ecclesiastical year, all personnel of the Church shall 
submit a signed performance appraisal form, duly countersigned by his or her immediate superior. In 
the case of Pastors, the performance appraisal form shall be signed by the Chairperson of the Pastoral 
Committee. 

(b)   Within thirty (30) days prior to the end of the ecclesiastical year, all personnel shall accomplish their 
performance appraisal forms. The section on self‐evaluation shall be accomplished by the personnel 
concerned, while the section on supervisor’s evaluation shall be accomplished by the immediate 
supervisor. They shall then meet and discuss the results, taking note of changes, if any, and noting in the 
form the reason/s for the change/s. All disputed evaluations shall be submitted to the Church Auditor 
for comment and recommendation. 

(c)   In the case of the Executive Pastor, the Executive Committee shall accomplish the section on 
supervisor’s evaluation. 
P a g e  | 68 
 

(d)   The following ratings and definitions shall be adopted: 1 – Outstanding – for performance that 
consistently exceeds all job requirements; 2 – Superior – for performance that fully meets and 
frequently exceeds job requirements; 3 – Meets requirements – for performance that fully meets and 
occasionally exceeds job requirements; 4 – Need improvement – for performance that does not meet 
job requirements; and 5 – Unacceptable – for performance that is unacceptable.[5] 

 (e)   A rating of 4 for two consecutive ecclesiastical years shall be a ground for termination of 
employment. 

 (f)    The Personnel Committee shall review the results of the performance appraisal and submit its 
recommendation to the Church Council for appropriate action. 

 (g)   The Church Council shall review the results of the performance appraisal of Pastors. 

 (h)   The results of performance appraisal shall be considered in the grant of performance incentives, 
whether financial or otherwise. 

 (i)    On his or her own or upon the request of the Church Council or the Executive Committee, the 
Church Auditor may conduct performance audits at any time during the ecclesiastical year. 

CODE OF CONDUCT OF CHURCH WORKERS 

General Guidelines 

(a)   All employees shall abide by the Code of Conduct and ethical policies of the Church. 

(b)   All decisions and actions must conform to all applicable laws, regulations and Church policies. 

(c)   Individuals must be honest and trustworthy in all actions and relationships for and in behalf of the 
Church. 

(d)   Situations where personal interests conflict or appear to conflict with the interests of the Church or 
any of its members must be avoided. 

(e)   Each decision or act must be proper, in terms of both one’s personal sense of integrity and the 
scrutiny of others. 

(f)    Respect for human dignity must be fundamental in all the Church’s dealings. 

(g)   Communications must be honest and accurate. Confidentiality must be maintained where 
appropriate. 

(h)   Ethical conduct must be recognized, valued and practiced by all employees at all levels. 

(i)    The Church Administrator or Supervisor shall resolve all matters of doubt regarding ethical conduct 
of personnel under their supervision. 
P a g e  | 69 
 

(k)   The Executive Pastor shall resolve all matter of doubt regarding ethical conduct of Associate Pastors, 
other Church workers, heads of programs, organizations, and other employees directly reporting to him 
or her. 

(l) The Church shall adopt guidelines and procedures in handling matters concerning ethical conduct, 
grievance, complaints, or conflicts. The Board of Elders shall submit the proposed guidelines and 
procedures to the Church Council for approval on or before the June 2009 meeting of the Church 
Council. 

Outside employment 

(m) All full‐time, non‐ecclesiastical workers are not allowed to take outside employment or engagement. 

(n) In the case of ecclesiastical workers, all outside employment or engagement must have the prior 
approval of the Church Council or the Executive Committee. The following must be kept in mind with 
respect to outside employment or engagement: (1) the ecclesiastical workers must withdraw from 
outside employment or engagement if the Church so requests; (2) time devoted to outside employment 
must not interfere with normal Church work hours and duties or adversely affect the efficiency of the 
concerned ecclesiastical worker; (3) ecclesiastical worker must avoid real or perceived conflict of 
interest situations involving the Church and the organization or company where they are employed or 
engaged; (4) an ecclesiastical worker’s outside employment or engagement must enhance the image 
and reputation of the Church. 

(o)  It is the duty of the immediate supervisor to make employees under his or her supervision to be 
aware of the restriction on outside employment.  

Confidentiality 

(q)   In the course of employment with the Church instances may arise when one will be privy to 
sensitive or confidential information/documents. In such cases, confidentiality shall be observed. 
Sensitive information/document should not be shown, lent or divulged to anyone without the written 
consent of the immediate supervisor and/or unit head and only to authorized personnel.  

Conflict of Interest 

 (r)    All employees must avoid any situation where their personal interests may conflict or appear to 
conflict with the interests of the Church. 

(s)    Conflict of interest may arise in the following situations: giving and receiving of gifts of material 
value, having interests in companies dealing with the Church, inappropriate use or release of 
confidential information, purchasing from suppliers or other clients and extending credit, and the like. 

(t)    Conflict of interest occurs when in the course of dealings for the Church, and the employee finds 
himself or herself in a position to influence a decision that results in a personal and unusual gain for 
himself/herself or his/her family/relatives or a company that he is associated.    
P a g e  | 70 
 

DRESS CODE 

(a) During office hours, wearing of the prescribed uniform is a must. 

(b) The Church shall provide uniforms to church staff , in lieu of giving uniform allowance. 

WORKPLACE PROBLEMS AND DISCIPLINARY PROCEDURE 

(a)  The primary objective of progressive corrective action is to correct behavior, not punish erring 
employees.  As Church, the goal is positive change in behavior and performance.  This ensures that the 
measures taken are in proportion to the nature and seriousness of the offense.  Steps taken may include 
counseling, PIP (Personal Improvement Plan), suspension from work and dismissal from employment. 
For serious performance problems or cases of misconduct, dismissal may be the only appropriate action 
to take. 

(b)   The  schedule  of  corrective  action  shall  be  used  as  a  general  guide  in  determining  sanctions. 
However,  each  performance/behavioral problem  is  unique  and  therefore  should  be  treated 
accordingly. The Church therefore reserves the right to increase or decrease severity of corrective action 
based on extenuating/ aggravating circumstances (i.e., willfulness of the offense, impact on the Church, 
pattern of misconduct, history of previous offenses). 

(c)   All supervisors are responsible in ensuring that all policies are explained and understood by the 
employees assigned to the care and attention. In the administration of corrective actions, the following 
matrix shall be followed: 

Offenses meted with:  Responsible  Accountable Consulted  Informed (Approval) 

  
Admonition, warning  Immediate  Next level  Personnel Committee or Pastoral 
or reprimand  supervisor  supervisor     Committee 

Personnel 
Committee 
Immediate  Next level  or Pastoral 
Suspension  supervisor  supervisor  Committee  Church Council 

Personnel  Church Council (in the case of 
Committee  Pastors or Program Heads, the 
Immediate  Next level  or Pastoral  approval of the Church Council is 
Termination  supervisor  supervisor  Committee  required) 
P a g e  | 71 
 

(d)   The person “responsible” owns the problem or matter; the person “accountable” makes the 
decision, consulting, informing or seeking the final approval of the appropriate body of the Church. 

(e) Preventive suspension will be enforced in situations where there is a threat to the welfare and safety 
of employees or where there is a threat to the security of the Church or sabotage of Church property or 
processes. No preventive suspension shall last longer than thirty (30) days. The Church shall thereafter 
reinstate the employee in his/her former or other position or it may extend the period of suspension, 
provided that during the period of extension, the Church pays the wages and other benefits due the 
employee. 

 (f)    If the investigation shows that the employee is probably guilty of an offense which merits the 
sanction of suspension or termination of employment, he or she shall be served a written Notice to 
Explain why he or she may not be suspended or terminated from employment, giving him or her a 
period of not less than seventy‐two (72) hours to submit a written explanation. With or without the 
written explanation, the accountable officer shall determine whether on the basis of the Notice to 
Explain and the written Explanation, if any, together with their supporting documents, substantial 
evidence exist to hold the personnel concerned liable for suspension or termination. The employee 
concerned shall be informed in writing of the decision taken. In the case of termination, the sanction 
shall only be effective upon approval by the Church Council. 

(g)   If, however, the investigation determines that the concerned employee is not at fault of the charge, 
he or she shall be duly notified and remunerated for the days spent on preventative suspension through 
a Notice of Clearance coming from the Church. 

(h)   All personnel shall be allowed to freely discuss and raise questions to supervisors or to the 
appropriate personnel about situations which they believed are in violation of policies, procedures or of 
Philippine Laws. All personnel have a personal obligation to report any activity that appears to violate 
applicable laws, regulations, rules, policies, procedures or the standards of conduct through the normal 
administrative process and procedures. Personnel shall be protected from any form of reprisal as a 
result of raising concerns.  However, personnel who file reports or provide evidence which they know to 
be false or without a reasonable belief in the truth and accuracy of such information will not be 
protected by the above policy statement and may be subject to disciplinary action, including termination 
of their employment. 

(i)    An employee may also be terminated if found to be suffering from any disease and whose 
continued employment is prohibited by law or is prejudicial to his or her health as well as to the health 
of his or her co‐employees. 

SCHEDULE OF DISCIPLINARY ACTIONS 

 
P a g e  | 72 
 

 Offense  1st Instance  2nd Instance  3rd Instance  4th Instance 

Loafing, loitering, or leaving work area  Verbal  Written  3 days 


without permission during work hours  warning  warning  suspension  Dismissal 

Engaging in lengthy non‐work related  Verbal  Written  3 days 


conversations during work hours  warning  warning  suspension  Dismissal 

  
Written  3 days 
Sleeping during working hours  warning  suspension  Dismissal    

  
Malingering – claiming to be sick but  Written  3 days 
found to be fit to work  warning  suspension  Dismissal    

Failure to report for overtime work after    
having agreed to work, without a valid a  Written  3 days 
justifiable reason  warning  suspension  Dismissal    

Verbal  Written 
Neglect of duties; dishonesty  warning  warning  Suspension  Dismissal  

Using Church time, material, equipment    
or other resources to do unauthorized or  Written  3 days 
personal work.  warning  suspension  Dismissal    

Commission of acts which result in 
personal injury to a co‐employee or 
member of the Church community, or       
destruction of property, material or  Suspension 
equipment, within the Church premises  to Dismissal  Dismissal      

Serious misconduct or willful    
Suspension 
disobedience to superiors or officers of  to Dismissal  Dismissal     
the Church; (2) fraud or willful breach of 
P a g e  | 73 
 

trust; (3) commission of a crime or 
offense; (4) act of immorality; and (5) 
other causes analogous to the foregoing. 

 
P a g e  | 74 
 

PART V – OTHER POLICIES 

CALL OF PASTORS 

COMMON QUALIFICATIONS OF PASTORS 

(a)        The common qualifications are: (1) completion of a 4‐year seminary degree, preferably in a 
UCCP‐accredited theological formation center;[1] (2) one term (2 years) prior experience in a local 
church; (3) computer literate; (4) articulate in English, and the major dialects: Tagalog, Bisaya, and 
preferably, the Bahasa language; and, (5) preferably between the ages of 25 to 65. 

(b)        Theology and orientation. The Pastor must affirm, by means of his or her personal faith 
statement, a theology and orientation that are consistent with the Holy Bible, the Constitution of the 
UCCP, the Statement of Faith, and one that is informed by the traditions and heritage of faith of the 
Protestant churches which formed the UCCP.[2] 

ADDITIONAL QUALIFICATIONS 

(a)        Executive Pastor: (1) preferably with an advance degree or training in Church Administration, or a 
Master’s degree in Business Administration, or a course in Accounting; (2) at least one term [2 years] 
prior experience as administrative pastor of an urban church with 200 baptized members; and (3) track 
record of managerial and administrative skills. 

(b)        Associate Pastors and Other Church Workers: (1) for those assigned to handle highly specialized 
responsibilities, such as church music or Christian education and nurture, appropriate training and 
experience in church music or in Christian education and nurture; (2) for those assigned to handle 
worshipping congregations where facility of a certain language or dialect is required, excellent command 
of the language or dialect shall be required; and (3) those assigned to handle youth ministries, at least 
one term (2 years) prior experience in youth ministry, between 25 to 40 years old, preferably with a 
degree in Psychology, musically‐inclined and preferably in contemporary Christian music, and knows 
how to drive a motor vehicle. 

 PROCEDURE 

(a)        Vacancy. The Church Council shall declare the position, and authorize the Pastoral Committee to 
conduct a search. 

(b)        Search. The Pastoral Committee conducts the search of available pastors to fill the vacancy, 
confirm their availability, and submits a short‐list of preferably three (3) nominees per position to the 
Church Council, attaching the nominees’ Personal Information Sheet (PIS). It shall be indicated in the PIS 
P a g e  | 75 
 

that any false information submitted by the nominee shall be a ground for disqualification and/or 
termination. 

(c)        Interview, Ranking, Invitation. Upon approval of the nominees by the Church Council, the 
Pastoral Committee shall invite the nominees for interview and, where feasible, preach in any of the 
worship services of the church. After which the Pastoral Committee shall rank the nominees, and submit 
the list for approval by the Church Council. Upon approval by the Church Council, the name of the 
highest‐ranking nominee shall be submitted to the congregation for confirmation. Upon confirmation by 
the congregation by a favorable vote, the nominee confirmed shall be formally invited in writing to serve 
the church, with the invitation signed by the Chairman of the Church Council. If the invitation is refused 
by the nominee, or when the congregation refuses to favorably confirm the nominee, the name of the 
next in rank shall be submitted to the congregation for confirmation, and so forth. If none of those 
ranked accepts or if none of the nominees is confirmed by the congregation, a new search shall be 
undertaken. 

(d)        Compliance with UCCP Regulations. Once the nominee is confirmed and accepts the call to serve, 
the Pastoral Committee shall see to it that all the requirements of the UCCP regarding the call of a 
Pastor shall be complied with, including the release from the nominee’s local church, conference, and 
the approval of the SMDC Settlement Committee, and the formal assignment by the SMDC during the 
annual session of the conference. 

(e)        Pastoral Covenant. A written covenant containing the terms and conditions of pastoral service 
and job description shall be signed by the confirmed nominee. 

(f)        Orientation and Installation. Time shall be set aside to formally orient the Pastor to the history, 
systems and procedures of the church, particularly his or her particular field of assignment. The Pastor 
shall also be informed of the schedule of his or her installation, preferably with the presence of the 
Bishop of the Southeast Mindanao Jurisdiction and/or the Conference Minister of the Southern 
Mindanao District Conference. This shall be conducted by the Team Ministry together with the Pastoral 
Committee. 

(g)        Transition. The Pastoral Committee shall attend to the reception of the Pastor and his or her 
family, the transport of their personal belongings, the preparation of their accommodations, the 
employment or assignment of the spouse, the educational needs of children, the transfer and 
completion of employment records and other reportorial requirements of the appropriate government 
agencies, and such other relevant details to ensure the smooth and efficient transition of the Pastor to 
his or her new position. The Pastoral Committee shall regularly update the Church Council on the 
transition status of Pastors. 

ASSIGNMENT AND EVALUATION 

 Assignment 
P a g e  | 76 
 

The specific duties and responsibilities of the Pastor called shall be determined by the Executive Pastor 
and/or the Church Council, and embodied in his or her job description.[3] 

 Annual Performance Plan 

Consistent with the Strategic Plan of the Church, the Team Ministry shall assist each Pastor in preparing 
an annual performance plan to be signed by him or her. The annual performance plan shall be 
submitted for the consideration and endorsement of the appropriate Board of the Church and, 
thereafter, for the approval of the Church Council. 

Evaluation 

The Church shall develop a system of fairly, efficiently and periodically evaluating the performance of 
the Pastor against the performance plan, and the results thereof submitted to the Church Council. The 
results of performance evaluations shall serve as reference in deciding on the renewal of the call of the 
Pastor concerned. The Church shall develop an evaluation tool or instrument for the purpose. 

PROPERTY AND FACILITIES 

Facilities 

Geconcillo Chapel 

The chapel was built for worship, individual meditation and Bible Study. It may also be used for prayer 
meetings, choir practices, junior worship and necrological services. 

Auditorium 

The Church auditorium shall be primarily by church organizations and institutions. Scheduling of users is 
the responsibility of the Secretary of the Pastors' Office. Use during Saturdays and Sundays is reserved 
for church programs and shall be charged accordingly. 

The rules and guidelines in the use of the following facilities are still being formulated, namely: Pastors' 
Offices, Staff Office, Church Sanctuary (Basement), Canteen, Parsonage, Shalom Center, Paaralang Pag‐
asa, Social Concerns (UCCP) Foundation, Pag‐ugmad sa Kabataan Foundation. 

Vehicles 

L‐300 

(a) Church vehicles shall be for the exclusive use of the Church. The Church Administrator shall supervise 
and control the use, repair and maintenance of church vehicles. 

(b) Only an authorized driver shall drive church vehicles. 

(c) The use of church vehicles should be limited to church affairs, and ministries such as: visitation, 
church outreach, and church‐sponsored activities. 
P a g e  | 77 
 

(d) Each trip should be covered by a trip ticket to be collected by the Security and Information Officer on 
duty, who shall submit the same to the Bookkeeper for recording. 

(e) Trip tickets must be pre‐approved by the approving authority. 

(f) Upon return, the authorized driver must turn over the key of the vehicle to the Security and 
Information Officer on duty, and report any defect or incident concerning the vehicle, if any. 

(g) Routine vehicel maintenance must be observed. 

(h) When not in use, church vehicles must be parked inside the Church compound. 

Equipment 

Risograph 

(a) The risograph machine is for the exclusive use to reproduce materials for various church activities. 

(b) Only authorized persons are allowed to operate the machine. 

(c) A logbook shall be maintained showing the description and the number of copies run. 

Musical Instruments 

(d) Musical instruments are valuable assets of the Church and as such they should be used with care. 

(e) Only authorized persons are allowed to play with the instruments. 

(f) The instruments must be returned to its container and/or locked when not in use by the person/s 
using the instruments. 

The rules and guidelines in the use of the following equipment are still being formulated, namely: Sound 
System, Piano (Sanctuary) and Piano (Chapel). 

Safekeeping, Repair and Maintenance 

(g) The Church Administrator shall see to it that all equipment are properly accounted for and in good 
working condition. 

Furniture and Fixtures  

(a) No furniture and fixtures or any church property shall be taken out of the Church premises without a 
written permit from the Church Administrator. 

Resources 

The rules and guidelines concerning the following resources are still being formulated, namely: Library, 
Music and Choir Gowns. 
P a g e  | 78 
 

Parking Privileges 

(a) No vehicle shall be allowed to park inside the Church compound during school days from 7:00 AM to 
5:00 PM, except church vehicles, vehicles owned by Church institutions, and personal vehicles of pastors 
of the Church. 

(b) Service vehicles of guests of Shalom Center shall be allowed to park only during nighttime, and must 
transfer not later than 7:00 AM. 

NOMINATION AND ELECTION OF OFFICERS 

[Harmonize with the procedure approved during the Church Council meeting on March 8, 2009] 

NOMINATION PROCESS 

(a) The Nomination Committee shall draw up a list of available positions with their respective 
qualifications and responsibilities, and the worshipping congregations are informed in writing to 
nominate qualified members to the respective positions. Nomination forms shall be made available to 
members. 

(b) Unless disqualified, all current officers shall be automatically nominated to their current positions, 
unless the officer requests to be nominated to another position. 

(c) All qualified nominees shall be informed of their nomination, and sign a Confirmation Form signifying 
their consent to be nominated and voted upon as officer of the Church. 

(d) The Nomination Committee shall ensure that only qualified members shall be included as nominees. 

(e) The names, photographs and short biographical sketch of the qualified candidates shall be posted in 
the bulleting board of the Church at least one (1) month before the date of election. The biographical 
sketch shall include the following information: (1) name, address, and date of birth; (b) educational 
attainment; and (c) qualifications for the positions, to include prior positions occupied In the Church. 

(f) Information relating to the disqualification or unavailability of the nominee shall be referred to and 
resolved by the Nomination Committee. The persons concerned, including the nominee, shall be timely 
informed of the action of the committee. 

ELECTION PROCESS 

(a) Election shall be by secret ballot. 

(b) On the Sunday set for election, all regular members in good standing shall be given a ballot to fill up 
and, during the Offertory Song, the ballot shall be dropped inside the Offering Basket designated for the 
purpose. After the worship service, the ballots shall be segregated from the offerings and turned over to 
the Election Committee. 
P a g e  | 79 
 

(c) The Election Committee shall count the votes obtained by each nominee, and a report shall be made 
on the number of votes cast in favor of each nominee, ranked from highest to lowest, and the report 
shall be signed by all the members of the committee. 

(d) The Election Committee shall then declare the election of those receiving the highest number of 
votes, based on the number of officers allocated to the particular worship service. All disputed election 
shall be resolved by the committee. The decision of the committee may be appealed to the Church 
Council, and the decision of the Church Council shall be final. 

(e) All nominees shall be informed in writing of the results of the election. 

(f) The committee shall promptly submit a written report of the election to the Church Council. 

(g) All winners shall be invited to attend an Orientation Workshop on their duties and responsibilities, 
and to be present during the installation ceremony. 

(h) All elections and installation ceremonies shall be conducted on a per worship service basis. 

(i)  The Nomination Committee shall also act as the Election Committee. 

PUBLIC WORSHIP 

Dress Code  

(a) Sensitivity and modesty are the key words in how we dress in church activities, particularly during 
public worship. In general, dress to draw attention to God, not to yourself. When in doubt err on the 
side of modesty. 

(b) While it is not possible to describe or enumerate what constitutes sensitive and modest dressing, 
dress in a "Sunday dress" that is pleasing to the Lord. 

 (c) The following attire is encouraged inside the Church during worship: 

(1) For those leading the worship such as liturgists, readers, singers, ushers and greeters, Sunday 
dress for women, and barong or long sleeves for men are preferred. 

(2) For those directing and singing in the choir or playing instruments, choir robes are 
recommended, unless other uniforms are agreed upon. 

(3) For the Elders assisting in the communion or baptism, barong for men, and Sunday dress for 
women. 

(d) On other events or gatherings in Church, use casual attire unless other garments are more 
appropriate. 

Distractions 
P a g e  | 80 
 

(e) Distractions shall be avoided during worship. Unless necessary, no distracting graphics should be 
flashed on the video screen during the worship. 

(f) Church staff shall see to it that noise coming outside of the sanctuary, such as noise from playing 
children, shall be eliminated or minimized. 

SPECIAL SERVICES 

 WEDDING CEREMONY 

(a) Wedding ceremony is a service offered to a UCCP member who wants to contract marriage with 
another, whether a UCCP member or not. 

(b) The service includes use of Church facilities, equipment and personnel for rehearsals, documentation 
and janitorial services.  

(c) The parties shall secure a Marriage License from the appropriate agency of the government. 

(d) The Pastor performing the service shall certify that the parties to the ceremony have undergone 
marriage counseling. 

 (e) Preferably, the wedding ceremony shall be conducted within the Church premises; however, the 
service may also be conducted outside of church premises when duly authorized by the appropriate 
agency of the government. 

 (f) A wedding ceremony shall be conducted primarily by the Pastors of the Church. Pastors or priests 
from other Christian groups or denominations may be allowed to assist in the ceremony. 

 (g) No fee shall be charged by the Pastor for the conduct of a wedding ceremony; however, the 
wedding parties may offer a love gift to the officiating and assisting Pastors. 

 (h) The wedding parties shall pay the amount of P 2,000.00 to cover costs, such as but not limited to, 
the registration fee of the Local Civil Registrar (P 200.00), janitorial services (P 200.00), singer (P 300.00), 
accompanist (P 300.00), and the Local Church (P 1,000.00) for electricity and other related costs. For a 
wedding ceremony conducted outside the premises of the Local Church, the wedding parties shall pay 
the amount of P 3,000.00 to cover the following costs: registration with the Local Civil Registrar (P 
200.00), wedding bulletin (P 300.00), and to the Local Church (P 2,500.00) to transportation and other 
related costs. 

 (i) The Executive Pastor may waive the payment of the costs, whether partial or total, depending on the 
financial circumstances of the wedding parties. 

 (i) The Board of Deacons shall recommend to the Church Council such policies as may be necessary to 
provide incentives for Church personnel involved in the conduct of wedding ceremonies. 
P a g e  | 81 
 

BAPTISM 

 (a) Baptism is the sign of new life through Jesus Christ. It unites the one baptized with Christ and with 
his people. The New Testament scriptures and the liturgy of the Church unfold the meaning of baptism 
in various images which express the riches of Christ and the gifts of his salvation. These images are 
some‐ times linked with the symbolic uses of water in the Old Testament. Baptism is participation in 
Christ’s death and resurrection (Rom. 6:3–5; Col. 2:12); a washing away of sin (I Cor. 6:11); a new birth 
(John3:5); an enlightenment by Christ (Eph. 5:14); a re‐clothing in Christ (Gal. 3:27); a renewal by the 
Spirit(Titus 3:5); the experience of salvation from the flood(I Peter 3:20–21); an exodus from bondage (I 
Cor. 10:1–2) and a liberation into a new humanity in which barriers of division whether of sex or race or 
social status are transcended (Gal. 3:27‐28; I Cor. 12:13). The images are many but the reality is one 
(BEM Document). 

 (b) As part of her Christian witness following the Trinitarian tradition as a "united and uniting church," 
the UCCP adheres to the view that baptism is an unrepeatable act. It acknowledges that all Christians 
are one in the Body of Christ. Baptism is conducted once, and the baptism received by a person by 
another Christian group or denomination is acknowledged by the Church; however, upon the approval 
of the Executive Pastor a public profession of faith may be conducted anew. 

 (c) The baptismal practice of the UCCP allows for baptism at any age. 

 (d) Baptism is a very important step in the life of a Christian; hence, it shall only be conducted after the 
parents of the child (in the case of infanct baptism) and sponsors shall have completed counselling, and 
the person to be baptized (in the case of adult baptism) shall have completed confirmation/baptismal 
classes. 

 (d) The methods allowed in the UCCP namely pouring, sprinkling and immersion, using the Trinitarian 
formula. 

 (e) Persons baptized into the Christian faith as infants shall be required to publicly profess their faith in 
the ceremony of confirmation. 

 (f) A record of persons baptized or confirmed by the Church shall be maintained. 

 (g) Baptism shall be conducted during a public worship, once a month during regular Sunday worship, 
preferably on the second or third Sunday of the month. 

 (h) On emergency cases baptism maybe conducted anywhere preferrably with the presence of an Elder. 

 CONFIRMATION OF MEMBERSHIP 

 (a) The Ceremony of Confirmation of membership shall be administered upon those who have 
completed communicant's or confirmation class. 

 (b) Communicant or confirmation class shall be open to all persons from age 12 and above. 
P a g e  | 82 
 

 (c) The Ceremony of Confirmation shall be conducted at least twice during the ecclesiastical year, 
during the Easter Sunday service and during the Church Anniversary service. 

HOLY COMMUNION 

 (a) The Church receives the Holy Communion or Eucharist as a gift from the Lord. It is administered 
following the tradition discribed by the Apostle Paul: “I have received from the Lord what I also 
delivered to you, that the Lord Jesus on the night when he was betrayed took bread, and when he had 
given thanks, he broke it, and said: `This is my body, which is for you. Do this in remembrance 
(anamnesis) of me.’ In the same way also the cup, after supper, saying: `This cup is the new covenant in 
my blood. Do this, as often as you drink it, in remembrance of me.’ “ (I Cor. 11:23–25; cf. Matt. 26:26–
29; Mark 14:22–25; Luke 22:14–20). 

(b) The Holy Communion or Eucharist is the sacrament of the gift which God makes to us in Christ 
through the power of the Holy Spirit. Every Christian receives this gift of salvation through communion 
in the body and blood of Christ. In the eucharistic meal, in the eating and drinking of the bread and 
wine, Christ grants communion with himself. God himself acts, giving life to the body of Christ and 
renewing each member. In accordance with Christ’s promise, each baptized member of the body of 
Christ receives in the eucharist the assurance of the forgiveness of sins (Matt. 26:28) and the pledge of 
eternal life (John 6:51‐58). Although the eucharist is essentially one complete act, it will be considered 
here under the following aspects: thanks‐ giving to the Father, memorial of Christ, invocation of the 
Spirit, communion of the faithful, meal of the Kingdom (BEM document). 

 (c) Holy Communion is administered every first Sunday of the month, on Maundy Thursday, on New 
Year's Eve and in the Prayer Service on the first Wednesday of the Month. 

 (d) The sacrament is open to all Christians. Children who have not completed the Ceremony of 
Confirmation may be allowed to partake of the Holy Communion or Eucharist, but parents are advised 
to orient their children on the significance and meaning of the sacrament and to accompany them. 

 (e) Only regular and junior Elders are allowed to assist in the ceremony and serve the Communion 
elements. 

 (f) The Holy Communion may be also be conducted outside the Church premises for shut‐ins, the old 
and infirm, or in case of emergency. 

FUNERALS, VIGILS, NECROLOGICAL AND MEMORIALS SERVICES 

 (a) Funerals, vigils, necrological and memorial services may be be held at the Geconcillo Chapel, unless a 
bigger space is required, in which case the foregoing services may be held in the main sanctuary. 

 (b) Upon request, the Geconcillo Chapel maybe a venue for the last night of vigil service prior to the 
necrological service. 
P a g e  | 83 
 

 (c) The Pastors of the Church shall be primarily responsible for the service, but Pastors and priests from 
other Christian congregations or groups may be allowed to assist in the ceremony. 

OTHER SERVICES 

(a) Special services such as blessings of a house or a vehicle or significant transitions in the life of a 
person may be administered by the Pastors or the Evangelists upon coordination of the Pastoral Team. 

 FEES 

(a) All special services are rendered as part of the ministry of the church to members, therefore no fees 
are required; however, a special offering for the Local Church is encouraged. 
P a g e  | 84 
 

PART VI – AMENDMENTS 

ARTICLES OF INCORPORATION OF UCCP DAVAO CITY, INC. 

(a)  Any provision or matter states in the articles of incorporation may be amended by a majority 
vote of the Church Council and the vote or written assent of at least two‐thirds (2/3) of the voting 
members of the Church.1 

(b)  The amendments shall take effect upon their approval by the Securities and Exchange 
Commission or from the date of filing with the said Commission if not acted upon within six (6) months 
from the date of filing for a cause not attributable to the Church.2   

BY‐LAWS OF UCCP DAVAO CITY, INC. 

(a)  The By‐Laws may be amended by three‐fourths (3/4) vote of the Congregation at any regular or 
special meeting held for the purpose.3 

(b)  The amended or new by‐laws shall only be effective upon the issuance by the Securities and 
Exchange Commission of a certification that the same are not inconsistent with the Corporation Code.4 

CHURCH POLICIES 

(a)  Church policies or its amendments shall be favorably recommended by the appropriate Church 
Board for the approval by majority vote of all the voting members of the Church Council. It shall be 
effective upon approval by the Church Council. 

                                                                 
1 Sec. 16a, Corporation Code. 
2 Sec. 16c, Corporation Code. 
3 Sec. 1, Art. XII, By‐Laws, UCCP Davao City, Inc. 
4 Sec. 48c, Title V, Corporation Code. 

You might also like