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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

REQUISITOS

NTC ISO 9001:2015

27 JULIO 2016

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no ser reproducido, distribuido, modificado ni prestado

en todo o en parte sin previa autorizacin de la empresa

ELABORO: REVISO: APROBO:

Lder de Calidad Representante de la Direccin Gerente
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CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSION MODIFICACIONES FECHA DE
APROBACION

00 Emisin del documento para su aprobacin Julio 27 de 2016

CONTROL DE DISTRIBUCION
COPIA ENTREGADA PARA FECHA DE ENTREGA
No
Julio 27 de 2016
01 La implementacin para la gerencia
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN...................................................................................................................8
2. PROPOSITO..........................................................................................................................8
3. ALCANCE..............................................................................................................................8
4. APLICABILIDAD.....................................................................................................................9
5. GENERALIDADES DE LA EMPRESA..................................................................................9
5.1. RESEA HISTORICA.........................................................................................................9
6. SERVICIOS..........................................................................................................................10
7. PRINCIPALES CLIENTES...................................................................................................10
7.1. REQUISITOS DEL CLIENTE Y LEGALES.......................................................................10
8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA).....................................................11
9. PLANEACIN ESTRATEGICA............................................................................................11
9.1. MISION..........................................................................................................................11
9.2. VISION...........................................................................................................................11
9.3. POLITICA DE CALIDAD................................................................................................12
10. REALIZACIN DEL PRODUCTO....................................................................................12
10.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD........................................................................13
10.2. ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIN Y COMPETENCIA.................................13
10.3. VALIDACION DE LOS PROCESOS Y PRESTACION DEL SERVICIO....................13
10.4. TRAZABILIDAD.........................................................................................................14
10.5. PROPIEDAD DEL CLIENTE.....................................................................................14
10.6. PRESERVACION DEL PRODUCTO.........................................................................14
10.7. CONTROL DE LOS RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION.......................14
11. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.....14
12. DOCUMENTACIN..............................................................................................................15
12.1. CONTROL DE DOCUMENTOS E INFORMACIN DOCUMENTADA.........................16
13. MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA......................................................................................16
13.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO.........................................................................................16
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13.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA................................................................16

13.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME...........................................................17
13.4 CONTROL DE INFORMACIN DOCUMENTADA.......................................................17
13.5 AUDITORIAS...................................................................................................................17
14. REVISION POR LA DIRECCION.........................................................................................17
15. MAPA DE PROCESOS.........................................................................................................18
ANEXO A. CARACTERIZACINES DE PROCESOS...............................................................19
ANEXO B. INDICADORES DE GESTION.................................................................................24
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1. INTRODUCCIN.

El presente documento contempla las directrices trazadas desde la concepcin

organizacional, alineada a los principios rectores del Sistema de Gestin de Calidad, en el
cual describe los procesos, su secuencia e interaccin, las polticas y objetivos de Calidad,
misin, visin y la estructura organizacional y documental, coherente con la NTC ISO
9001:2015.
En la actualidad, la necesidad del mejoramiento continuo en el desempeo del sector laboral
en trminos de garantas para su Calidad, la actualizacin de la reglamentacin oficial, la
necesidad de generar confianza en quienes interactan con una organizacin y las nuevas
perspectivas y enfoques de la comunidad nacional e internacional a este respecto demandan
a las empresas la utilizacin de herramientas prcticas que permitan el control de la
satisfaccin del cliente, para facilitar as el logro de los objetivos corporativos.
Son muchas las ventajas que representa para cualquier organizacin la implementacin y el
mantenimiento de un Sistema de Gestin de Calidad, adems de crear un sentido de
pertenencia y responsabilidad del trabajador por su lugar de trabajo, basndose siempre en la
bsqueda de la satisfaccin de las necesidades de la partes interesadas pertinentes y
expectativas de sus clientes.

2. PROPOSITO.

El propsito del Manual del Sistema de Gestin de Calidad de CREACIONES Y

DOTACIONES ROCHY, es describir a los miembros de la Organizacin y dems partes
interesadas del Sistema de Gestin de Calidad.

En este manual se enuncia la poltica y los objetivos del SGI, los procesos y sus interacciones
y se referencia la documentacin que hace parte fundamental de la estructura del sistema de
Gestin.

Adems de esto establece y define su estructura, documentado, implementado, controlando,

manteniendo y mejorando bajo los requerimientos de la norma tcnica ISO 9001, brindando
confianza a nuestros clientes mediante el cumplimiento de estos estndares.

3. ALCANCE

El alcance del Sistema de Gestin de Calidad es la Elaboracin y comercializacin de ropa

industrial y elementos de proteccin personal.

4. APLICABILIDAD
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No es aplicable del Sistema de Gestin de la Calidad el numeral de norma:

8.3. Diseo y Desarrollo de los Productos y Servicios Porque en el alcance establecido

para el S.G.C. porque la organizacin no realiza ningn diseo de sus productos o servicios.
Todos los requisitos del producto y las especificaciones las recibimos de los clientes y otros en
caractersticas especificadas de nuevos productos.

5. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

GERENTE GENERAL. Roselia Quintero Fuentes

DIRECCIN. Calle 52 No 15-09 Olaya Herrera
DEPARTAMENTO. Santander
CIUDAD. Barrancabermeja
TELFONO. 6114317
FAX. 6222090
LIDER S.G.C. Omar Orlando Lambrao Olarte

ACTIVIDAD ECONMICA. Elaboracin, comercializacin con todo relacionado en ropa

industrial, dotacin y elementos de proteccin personal

5.1. RESEA HISTORICA

La empresa CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY es una empresa textil la cual fue creada
con el fin de suministrar servicios de fabricacin de todo tipo de ropa industrial,
hospitalaria, deportiva y dotaciones industriales, a todas las instituciones o clientes que se
encuentren en el rea de Barrancabermeja.

La empresa CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY SPORT fue creada bajo inscripcin en

cmara de comercio con matricula mercantil N 0000040508 como sociedad comercial
(establecimiento de comercio) el da 26 de octubre del ao 2000, lo cual le da a esta empresa
ms de 15 aos en el mercado de forma activa. Dentro de los servicios prestados por la
empresa se destacan contratos con firmas contratistas de la empresa ECOPETROL S.A. y
colegios del municipio de Barrancabermeja, al igual que un sin nmero de empresarios que
han depositado su confianza en la lnea de tiempo y experiencia que poseen los
colaboradores dentro de la empresa.

En cuanto a su ubicacin, DOTACIONES Y CREACIONES ROCHY SPORT se encuentra en

la Cl. 52 No 15-09, barrio Olaya Herrera (Barrancabermeja, Santander), su planta fsica tiene
una capacidad instalada de produccin hasta de 400 prendas al mes en una turno, cuenta con
15 mquinas de coser, dos equipos para bordados y dos planchas para estampado, lo cual la
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posiciona como una de las empresas del sector con una entrega disponible independiente del
volumen del pedido.

6. SERVICIOS.

CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY, presta los servicios de elaboracin y

comercializacin de dotacin y elementos de proteccin personal, entre ellos se encuentran
los siguientes:

1410 - Confeccin de prendas de vestir, excepto prendas de piel

4752 - Comercio al por menor de artculos de ferretera, pinturas y productos de vidrio en

establecimientos especializados.

4759 - Comercio al por menor de otros artculos domsticos en establecimientos

especializados

2021 - Fabricacin de plaguicidas y otros productos qumicos de uso agropecuario

7. PRINCIPALES CLIENTES
VALPECA
ECOPETROL S.A.
MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS INDUSTRIALES S A EN SIGLA MEI S A
SERVINCELECT S A S SERVICIOS INDUSTRIALES CIVILES Y ELECTRICOS
CONSTRUCCIONES SERVICIOS INDUSTRIALES LTDA
INDUSTRIAL CLEANING SERVICES DE COLOMBIA S A S
MATEC LTDA
OBRAS, MONTAJES Y CONSULTORIA LTDA.
CONSULTORIA Y CONSTRUCTORA INGESUELOS

7.1. REQUISITOS DEL CLIENTE Y LEGALES

Cumplimiento de Entrega
Cantidad de Entrega requerida
Personal competente
Ley 100
Fichas tcnicas de calidad y seguridad del producto qumico segn aplique.
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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA)

9. PLANEACIN ESTRATEGICA

9.1. MISION

CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY, es una empresa emprendedora y con gran

responsabilidad, dedicada a elaboracin y comercializacin de dotacin y elementos de
proteccin personal a nivel Local, brindando satisfaccin y cumplimiento de las necesidades
de nuestros clientes, mediante la prestacin de nuestros servicios con los ms altos
estndares de Calidad.

9.2. VISION

Para el 2022 CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY ser lder en el mercado de los

sectores petrolero, minero y energtico; Trabajando por el incremento de su infraestructura y
las ventas, as mismo lograr ser distribuidores autorizados de las marcas ms representativas
del mercado de tal manera que aumente nuestra cobertura a nivel Local y Nacional, con una
excelente atencin, logrando siempre la satisfaccin, confianza y fidelidad de nuestros
clientes.
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9.3. POLITICA DE CALIDAD

CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY, es una empresa emprendedora y con gran

responsabilidad, dedicada a la Elaboracin y Comercializacin de dotacin y elementos de
proteccin personal a nivel Local, comprometida a cumplir con todas las especificaciones
tcnicas requeridas por nuestros clientes, la cantidad de mercanca pactada y los tiempos de
entrega, ofrecer precios favorables, descuentos y diferentes formas de pago, brindando
garanta, buena atencin al cliente, para lo cual se cuenta con la participacin activa de
nuestro talento humano competente.

Adems, se compromete a trabajar incansablemente, en el sostenimiento de las ventas,

aumentando la cobertura en el mercado Local, mejorando la atencin y satisfaccin del
cliente, todo esto nos asegurara la mejora continua de todos los procesos del Sistema de
Gestin de Calidad en nuestra organizacin.

9.4. OBJETIVOS DE CALIDAD

Velar por que los productos cumplan con las especificaciones tcnicas de nuestros
clientes, logrando su satisfaccin

Contar con proveedores que suministren productos de Calidad.

Garantizar la entrega oportuna de productos al cliente.
Garantizar la cantidad requerida de productos al cliente.
Contar con el talento humano competente y comprometido con la organizacin.
Contribuir al mejoramiento continuo de los procesos
Asegurar el sostenimiento de las ventas.

10. REALIZACIN DEL PRODUCTO

10.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La Gerencia de CREACIONES Y DOTACIONES ROCHY, es la responsable de brindar los

recursos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, adems se
encargar de definir la funciones, asignar las responsabilidades y autoridades de las personas
que intervienen con el fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades.
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El Lder del Calidad tiene la responsabilidad de implementar y mantener el Sistema de

Gestin de acuerdo a las norma ISO 9001:2015 e informar al Gerente sobre el desarrollo y
mejoramiento del mismo.

Las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos de la empresa se encuentran

definidas en el documento PERFIL DE CARGOS y FUNCIONES. Los grados de autoridad
se encuentran descritos en el organigrama.

La comunicacin interna se realizar a travs de reuniones, en forma verbal o escrita, en

cartelera o en cualquier medio de comunicacin que permita dar a conocer las actividades con
respecto al Sistema de Gestin de la Calidad y otras relacionadas con la organizacin. Para
la comunicacin externa se dar el mismo tratamiento anterior, igualmente se tendr como
opcin los medios audiovisuales, prensa y radio.

10.2. ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIN Y COMPETENCIA.

Las necesidades de entrenamiento, concientizacin y competencia se establecen en el

Procedimiento GESTION DE RECURSOS en el numeral 1.3. Este proceso inicia desde la
induccin que se realiza a todos los trabajadores de la empresa en el cual se comunica la
implementacin del sistema de gestin y la participacin de los trabajadores en ellos, hasta la
evaluacin de las capacitaciones realizadas, este plan est en el formato PLAN DE
CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

10.3. VALIDACION DE LOS PROCESOS Y PRESTACION DEL SERVICIO

Para validar los procesos de prestacin del servicio, la empresa cuenta con las siguientes
disposiciones que permiten evaluar y validar la capacidad del proceso y verificar el
cumplimiento de las especificaciones asignadas a las caractersticas de la calidad del servicio
prestado:
se estandarizaron las actividades y mtodos de trabajo a travs de documentos
(procedimientos, instructivos, guas, entre otros).
La aprobacin de los equipos: cuenta con equipos idneos, y a travs de las disposiciones
establecidas en el Proceso de infraestructura, lo cual aseguran el funcionamiento
adecuado de los equipos que inciden la calidad del servicio.
Calificacin del Personal: en el Proceso de Gestin de recursos se establecen
disposiciones para asegurar que se cuente con personal altamente competente
Los requisitos para la informacin documentada: La informacin documentada que
evidencian los controles realizados (revisiones y aprobaciones), la competencia y
calificacin del personal, el uso de equipos idneos, entre otros, se encuentran
referenciados en la caracterizacin de cada proceso o listados maestro de informacin
documentada y estn implementados.
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Peridicamente el lder a travs de reuniones se evala y re-evala que las condiciones

descritas anteriormente para validar el proceso se mantienen, evidencia en esta validacin en
un acta de revisin por la direccin o acta gerencial, lo anterior, permite asegurar el
cumplimiento de las caractersticas de calidad del servicio prestado y as mismo, cumplir los
requisitos del cliente

10.4. TRAZABILIDAD

Para las labores ejecutadas se har la identificacin y trazabilidad de acuerdo a la orden de

servicio de mantenimiento.

El mtodo dispuesto para la identificacin y trazabilidad se da a travs de la identificacin de

los registros que se guardan en el software contable Winsirius de la empresa. Estos registros
se dan a travs de cotizaciones, remisiones, rdenes de compra, facturacin y rdenes de
venta.

10.5. PROPIEDAD DEL CLIENTE

Las disposiciones para la propiedad del cliente en relacin a la propiedad intelectual y los
datos personales, se controlan en el software de la empresa, a travs de contraseas del
equipo, para los pedidos de compra del cliente, previamente cancelados se identifican con el
nombre del cliente y se dispone en la zona identificada para tal fin.

10.6. PRESERVACION DEL PRODUCTO

Los productos en el almacn se preservan de acuerdo a lo definido al INSTRUCTIVO DE

ALMACENAMIENTO

10.7. CONTROL DE LOS RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

La empresa controla sus dispositivos de seguimiento y medicin, a travs de la hoja de vida

de equipos y los certificados vigentes que evidencian la calibracin del mismo.

11. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Cuando se presenten cambios que afecten la integridad del Sistema de gestin de Calidad de
la organizacin la alta direccin, aplicara el siguiente flujograma
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INICIO

Se establece un equipo de trabajo

Elaboracin y aprobacin de un programa detallado de trabajo

Ejecucin del programa de trabajo

Se cumplieron los objetivos?

NO

SI

Anlisis y reporte de los resultados

FIN

12. DOCUMENTACIN

En este manual de Calidad, se describen los elementos claves del Sistema de Gestin de la
Calidad y la interaccin para proporcionar orientacin a la documentacin. Los responsables
del mantenimiento y actualizacin de los documentos del sistema son el Gerente y el Lder de
Calidad, ninguna persona diferente a los responsables podr alterar la documentacin.

Estructura Documental.
La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la CREACIONES Y
DOTACIONES ROCHY, Se estructura teniendo en cuenta la siguiente pirmide.
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Figura 1. Estructura documental

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
NOTA: Los procedimientos contenidos en este manual sern controlados individualmente en el listado maestro de
documentos.

POLITICA DE
CALIDAD

MANUAL DE
CALIDAD

DOCUMENTOS
PROCESOS INSTRUCTIVOS
PROCEDIMIENTOS GUIAS

INFORMACIN
DOCUMENTADA

12.1. CONTROL DE DOCUMENTOS E INFORMACIN DOCUMENTADA.

El control de los documentos y informacin documentada del Sistema de Gestin de la
Calidad, se realiza segn los lineamientos definidos en el procedimiento GESTION DE
RECURSOS Numeral 3.3 y 3.4 respectivamente CONTROL DE DOCUMENTOS y
CONTROL DE INFORMACIN DOCUMENTADA.

Los documentos y registros se encuentran identificados adecuadamente y se conservan

archivados con propsitos legales y de preservacin del conocimiento. Los documentos y
registros se encuentran relacionados en los registros LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS y LISTADO MAESTRO DE INFORMACION DOCUMENTADA
respectivamente.

Nota: Las disposiciones para los Documentos de origen externo, estn documentadas
en el procedimiento GESTION DE RECURSOS numeral 3.3.2

13. MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA

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13.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO

La empresa realiza el seguimiento del desempeo del Sistema de Gestin Integral a travs
de reuniones gerenciales en donde se tratan temas relacionados con la calidad, objetivos del
Sistema de Gestin de Calidad, evidenciado en el procedimiento de Mejora Continua.

13.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Las no conformidades, acciones correctivas y de mejora, se llevan a cabo segn se establece
en el procedimiento MEJORA CONTINUA Numeral 1. Se reportan en el formato
CONTROL DE OPORTUNIDADES DE MEJORA

13.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

El tratamiento del producto de no conforme se define en el procedimiento MEJORA
CONTINUA Numeral 1. El producto no Conforme es reportado en el formato PRODUCTO
NO CONFORME.

13.4 CONTROL DE INFORMACIN DOCUMENTADA

El control de registros del Sistema de Gestin de la Calidad, se realiza segn se define en el
procedimiento GESTIN DE RECURSOS Numeral y 3.4 respectivamente CONTROL DE
INFORMACIN DOCUMENTADA.

13.5 AUDITORIAS
Las auditorias se realizan como se define en el procedimiento MEJORA CONTINUA en el
Numeral 2, con el fin de verificar si las actividades y los resultados cumplen con las
disposiciones previstas y para determinar la eficacia de los mismos.

Existe una programacin de las Auditorias con una frecuencia determinada para el sistema y
segn las caractersticas y estas son evidenciadas como informacin documentada
PROGRAMA DE AUDITORIAS.

14. REVISION POR LA DIRECCION

Se ha establecido realizar la revisin por la direccin despus de la primera Auditora Interna
del Sistema de Gestin de la Calidad y posteriormente segn lo establecido en el
procedimiento DIRRECION Y CONTROL Numeral 3, con el fin de asegurar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del Sistema.
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15. MAPA DE PROCESOS

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ANEXO A. CARACTERIZACINES DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: GERENCIA TIPO DE PROCESO: GERENCIAL
PROPSITO: Planificar actividades con el fin de conseguir recursos, asignar recursos y asignar responsabilidades dentro de la organizacin y velar por la adecuada
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad y el correcto desempeo de las actividades dentro de la organizacin, Logrando la permanencia en el mercado y
buscar el mejoramiento continuo de su eficacia
PROCESO DE PROCESOS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
ENTRADA DE SALIDA
*Asignacin de Recursos
*Gestin de Recursos *Inversiones realizadas o por realizar segn el
*Presupuesto del SGC presupuesto *Recursos asignados para el desarrollo de las
*Planificacin del SGC *Actividades realizadas para la creacin, adecuacin actividades de la organizacin y del SGC
*Plan de acciones de mejora e implementacin del SGC *Adecuacin y mejoras a la infraestructura,
al SGC *Acciones de mejora al SGC inventarios, vehculos y capacitacin al personal
*Todos los *Todos los
*Informe de Auditora *Revisin de informe de auditoras internas para y dems necesidades de la organizacin.
procesos del procesos del
Interna planificar la implementacin de posibles acciones *Sistema de Gestin de Calidad
Sistema de Sistema de
*Revisin por la Direccin correctivas y preventivas *Acciones ejecutadas al SGC
Gestin de Gestin de
previas al SGC *Revisin de los resultados de las actividades *Acciones correctivas implementadas
Calidad Calidad
*Estado de acciones realizadas previamente por la Direccin *Decisiones a tomar en cuanto al SGC y la
correctivas , Producto No *Verificacin de cumplimiento de actividades organizacin
conforme programadas y cierre de las mismas *Acciones correctivas eficaces y eficientes
*Resultados de Encuesta de *Verificacin del cumplimiento de los requisitos del *Acciones tomadas eficazmente
Satisfaccin del Cliente cliente,
*Toma de acciones
RECURSOS RESPONSABLE REQUISITOS PROCESOS DE APOYO
*Humanos
*Gerente
*Financieros *De la Organizacin
PARTICIPA: *Recurso Humano
*Tecnolgicos *Numerales de la Norma NTC ISO 9001: 2015:
*Representante de la *Mejora Continua
*Informacin 5, 6.2, 7, 7.1.3 ,7.1.4, 9.1.2, 9.1.3, 9.3, 10.3
Direccin
*Papelera
SEGUIMIENTO REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
*Auditora Interna
*Revisiones por la Direccin *Formato de Acta de Reunin
*Revisin de las Acciones de Mejora *Formato de Revisin por la Gerencia * Manual de Calidad
*Retroalimentacin del Cliente *Formato de Plan de Accin. *Procedimiento de Direccin y Control
*Cumplimiento del presupuesto *Formato de Planificacin del SGC. *Norma NTC ISO 9001:2015
MEDICION *Formato de Presupuesto del SGC.
*Ventas
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NOMBRE DEL PROCESO: PRODUCTIVO TIPO DE PROCESO: OPERATIVO

PROPSITO: Contar con el suministro de productos o servicios de ptima calidad que cumplan con los requisitos establecidos por la organizacin y el cliente,
Garantizar que los trabajos se realicen conforme a los requisitos especificados por el cliente asegurando que se entreguen con las exigencias establecidas en los
contratos.
PROCESO DE PROCESOS DE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
ENTRADA SALIDA

*Revisin de saldos de inventarios en

*Stocks inventarios existentes *Listado de productos para compras
bodegas de almacenamiento
*Necesidad de Compras *Recursos asignados para compra de
*Asignacin de recursos para compra de
*Solicitud de Cotizacin a productos y/o servicios
*Proceso Gerencia productos y/o servicios
Proveedores *Cotizaciones contestadas y recibidas
*Cotizaciones enviadas a proveedores
*Estudio de Oferta de de proveedores *Proceso de
*Proceso Gestin de *Escogencia de Ofertas y proveedores
Proveedores y seleccin de *Oferta y proveedor seleccionado y Ventas.
Ventas *Realizacin de seleccin y evaluacin a
proveedores evaluado para la realizacin de la
proveedores segn criterios establecidos
*Evaluacin de Proveedores compra
*Realizacin de reevaluacin a proveedores
Anteriores *Proveedores reevaluados
segn criterios establecidos
*Reevaluacin de proveedores *Acciones tomadas eficazmente
*Toma de acciones si se requieren

RECURSOS RESPONSABLE REQUISITOS PROCESOS DE APOYO

*Humanos
*Supervisor *De la Organizacin
*Financieros *Proceso Gerencia
*Del Cliente
*Tecnolgicos *Proceso Gestin de Recursos
PARTICIPA: *Numerales de la Norma NTC ISO 9001: 2015:
*Informacin *Proceso Gestin de Ventas
*Asesores Comerciales 7.1.5, 8.4, 8.4.1,8.4.2, 8.4.3, 8.5.4, 9.1
*Papelera
SEGUIMIENTO REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

*Auditorias y Revisiones gerenciales. *Formato Solicitud de Cotizacin al Proveedor *Procedimiento de Compras

*Revisin de Facturas del Proveedor *Formato Orden de Compra *Instructivo de Evaluacin, Seleccin y Reevaluacin de
*Revisin de las rdenes de Compra y verificacin *Formato de Evaluacin y Seleccin de Proveedores
*Evaluacin, seleccin y reevaluacin de proveedores Proveedores *Instructivo de Almacenamiento
MEDICION *Formato Reevaluacin de Proveedores. *Certificados de Calidad y Ficha Tcnica de seguridad
*Listado de Proveedores Producto.
*Desempeo del Proveedor *Listado de Inventarios *Norma NTC ISO 9001:2015
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NOMBRE DEL PROCESO: VENTAS TIPO DE PROCESO: OPERATIVO

PROPSITO: Cumplir con los requisitos del cliente logrando su satisfaccin por medio de un servicio oportuno, eficaz y eficiente y mantener la rentabilidad de la
organizacional.
PROCESO DE PROCESOS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
ENTRADA DE SALIDA
*Necesidades del Cliente *Productos entregados al Cliente.
*Revisin de Inventarios para verificacin de stock en bodegas
*Solicitud de crdito del *Crdito concedido o rechazado
de almacenamiento para satisfacer necesidades del Cliente
cliente *Clientes visitados para conocer
*Estudio de solicitud de crdito
*Cotizacin al cliente necesidades
*Llamadas y visitas al Cliente para conocer necesidades
*Lista de precios *Precios acordados
*Alternativas de precios para adquisicin de productos
*Orden de compra del *Productos remisionados y
*Despacho de rdenes de Compra segn productos cotizados
Cliente entregados al cliente
*Proceso *Elaboracin de factura al cliente
*Factura del Cliente *Entrega de factura al cliente
Compras *Realizacin de la encuesta personal o telefnicamente *Proceso de
*Encuesta de satisfaccin al *Clientes encuestados
*Solucin de Quejas y Reclamos al cliente Compras
cliente segn lo estipulado *Quejas y reclamos solucionados por
*Consulta a clientes respecto al cumplimiento de los requisitos
en el procedimiento de medio de correcciones, acciones
exigidos en la venta
ventas correctivas.
*Publicidad a travs de medios radiales, audiovisuales,
*Quejas y Reclamos *Servicio realizado
impresos, o en capacitaciones a clientes.
*Actividades de promocin y *Divulgacin comercial y de servicios
*Toma de acciones si se requieren
mercadeo *Acciones tomadas eficazmente
RECURSOS RESPONSABLE REQUISITOS PROCESOS DE APOYO
*Humanos
* Jefe de ventas
*Financieros *Del Cliente *Proceso de Compras
*Tecnolgicos *Numerales de la Norma NTC ISO9001:2015: *Proceso Gestin Recurso
PARTICIPA:
*Informacin 8, 8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.5, 8.5.1 *Proceso Gerencia
*Asesores Comerciales
*Papelera
SEGUIMIENTO REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
*Software Contable y de Inventarios.
*Satisfaccin del Cliente *Formato Respuesta de Cotizacin
*indicador de sostenibilidad *Procedimiento de Ventas
*Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes
*Catlogos de Productos y fichas de seguridad
*Formato Quejas, reclamos y felicitaciones
MEDICION *Norma NTC ISO 9001:2015
*Formato Visitas y Llamadas al Cliente.
*Satisfaccin del Cliente *Certificados de Calidad y Ficha Tcnica de Productos.
*Formato Hoja de Vida de Equipos.
*Entregas Oportunas. *Listado de Clientes

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE RECURSOS TIPO DE PROCESO:APOYO

 Cdigo: PG-M-01
MANUAL
Versin: 00
Fecha: 27-07-16
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y PROCESOS
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PROPSITO: Contar con los recursos necesarios tanto para mantener como para mejorar el sistema de gestin de la Calidad y tambin para realizar el trabajo
requerido de manera que se satisfagan los requerimientos del cliente. Controlar los documentos y registros del sistema de gestin de la calidad.
PROCESO DE PROCESOS DE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
ENTRADA SALIDA
*Recepcin de Hojas de Vida por referidos
*Necesidades de contratar Recurso *Hojas de vida recibidas
*Seleccin de Hojas de Vida de posibles
Humano *Personal Contratado
candidatos a ocupar vacante
*Hoja de Vida del Aspirantes seleccionados *Habilidades evaluadas
*Citar a entrevista a candidatos seleccionados
*Candidatos a entrevista *Contratos de trabajo
*Entrevista realizada
*Evaluacin del desempeo del empleado *Perfiles de los cargos *Todos los
*Induccin al cargo
*Evaluacin de las habilidades del establecidos. Procesos del
*Proceso *Realizar evaluacin al desempeo del empleado
empleado *Personal capacitado y evaluado. Sistema de
Gerencia *Realizar evaluacin de habilidades del
*Necesidad de formacin y / o capacitacin *Infraestructura necesaria, Gestin de
empleado
*Adquirir y/o mantener la infraestructura mquina y equipos, herramientas Calidad.
*Llevar a cabo capacitaciones a los empleados.
necesaria *Liquidacin contrato de trabajo
*Suministro de recursos tcnicos, maquinaria y
*Necesidades de SGC *Documentos y registros
equipo
*Necesidad de Creacin, Modificacin o elaborados y controlados.
*Control de los documentos y Registros
Eliminacin de Documentos y registros *Acciones tomadas eficazmente
*Toma de acciones
RECURSOS RESPONSABLE REQUISITOS PROCESOS DE APOYO
*Humanos
*Gerente y/o Administradora
*Financieros *De la Organizacin y legales
*Proceso Gerencia.
*Tecnolgicos *Numerales de la Norma NTC ISO9001: 2015: 7.5, 7.1,
PARTICIPA: *Proceso Mejora Continua.
*Informacin 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5,
*Representante de la Direccin
*Papelera
SEGUIMIENTO REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
*Auditorias
*Revisiones Gerenciales *Formato Evaluacin del Desempeo.
*Detectar acciones de mejora *Formato Evaluacin de Habilidades del Empleado
*Revisin y verificacin de perfiles.* Cumplimiento al *Formato Control de Capacitacin y Entrenamiento *Procedimiento de Gestin de Recursos
programa de mantenimiento, * al control de *Formato Plan de capacitacin y Entrenamiento *Gua para la Evaluacin de desempeo y
documentos y registros. habilidades del personal
*Formato Evaluacin de Capacitacin
MEDICION *Perfil de Cargos y Funciones
*Formato Listado Maestro de Documentos, Externos
*ley 100
*Formato Listado Maestro de Informacin documenta
*Desempeo del Personal. *Formato Hoja de vida de equipos
*Cumplimiento del programa de Capacitacin.

NOMBRE DEL PROCESO: MEJORA CONTINUA TIPO DE PROCESO: APOYO

 Cdigo: PG-M-01
MANUAL
Versin: 00
Fecha: 27-07-16
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y PROCESOS
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PROPSITO: Lograr la mejora continua del SGC para que este sea eficaz y eficiente de conforme a las actividades planificadas y cumple con los requisitos de la norma.
PROCESO DE PROCESOS DE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
ENTRADA SALIDA

*Identificacin y control del producto No *Productos No Conforme

*Todos los *Control de Producto No Conforme Conforme dentro de los procesos del SGC controlado
Procesos del *Necesidad de identificar Acciones *Implementacin de Acciones Correctivas, *Acciones correctivas, *Todos los Procesos
Sistema de Correctivas, Preventivas y de Mejora. Preventivas y de Mejora preventivas y de mejora del Sistema de
Gestin de *Necesidad de Auditoras Internas al SGC. *Planificar y llevar a cabo Auditoras Internas al implementadas. Gestin de Calidad.
Calidad. SGC. *Auditoras internas realizadas
*Toma de acciones *Toma de acciones

RECURSOS RESPONSABLE REQUISITOS PROCESOS DE APOYO

*Humanos *Representante de la Direccin y Lder de

*Financieros Calidad
*Numerales de la Norma NTC ISO9001:2008:
*Tecnolgicos *Todos los procesos del SGC
9.2, 9.1, 9.1.1, 9.1.3, 8.7, 10.2, 10.2.1,
*Informacin PARTICIPA:
*Papelera *Todo el personal de la Organizacin.

SEGUIMIENTO REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

*Auditoras Internas al SGC.

*Control de Producto No Conforme. *Formato Producto No Conforme.
*Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora implementadas. *Formato Programa de Auditoria.
*Satisfaccin del cliente *Formato Oportunidades de Mejora. *Procedimiento Mejora Continua.
*Formato Plan de Auditoria. *Norma NTC ISO 9001:2015
MEDICION *Formato Informe de Auditora.

*Mejora Continua.
*Eficacia del sistema
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Fecha: 27-07-16
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y PROCESOS
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ANEXO B. INDICADORES DE GESTION

NOMBRE
OBJETIVO METODO SENTID FRECUENCI
DIRECTRIZ DEL META UND FUENTE RESPONSABLE
DE CALIDAD DE CALCULO O A
INDICADOR
Velar por que
los productos
cumplan con (Encuestas
las positivas REGISTRO
SATISFACCIO
SATISFACER especificacio finales/nmero ENCUESTA
N DE 80 % + TRIMESTRAL GERENTE
LOS CLIENTES nes tcnicas total de SATISFACCIN
CLIENTES
de nuestros encuestas DEL CLIENTE
clientes, realizadas) *100
logrando su
satisfaccin
Contar con
Puntajes
proveedores
Obtenidos en REGISTRO
PROVEEDORE que nos DESEMPEO GERENTE Y/O
Reevaluacin/ PTO REEVALUACIN
S suministren DE 8 + TRIMESTRAL ADMINISTRADOR
No. S DE
CALIFICADOS productos de PROVEEDOR A
Reevaluaciones PROVEEDORES
optima
realizadas.
calidad
No. Nivel
Garantizar la satisfecho o muy
PRESTAR entrega REGISTRO ADMINISTRADORA,
satisfecho del
TIEMPO DE ENCUESTA JEFE DE VENTAS,
SERVICIO oportuna de ENTREGA
tiempo de 80 % + TRIMESTRAL
SATISFACCIN ASESOR
OPORTUNO productos al entrega/No. total
DEL CLIENTE COMERCIAL
cliente de encuestas
realizadas
No. Nivel
satisfecho o muy
Garantizar la satisfecho de ADMINISTRADORA,
CANTIDAD DE REGISTRO
PRESTAR cantidad cantidad de JEFE DE VENTAS,
MERCANCIA ENCUESTA
SERVICIO requerida de mercanca 80 % + TRIMESTRAL ASESOR
ENTREGADA SATISFACCIN
REQUERIDO productos al entregada COMERCIAL
PACTADA DEL CLIENTE
cliente pactada/No. total
de encuestas
realizadas
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Fecha: 27-07-16
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y PROCESOS
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NOMBRE
OBJETIVO METODO SENTID FRECUENCI
DIRECTRIZ DEL META UND FUENTE RESPONSABLE
DE CALIDAD DE CALCULO O A
INDICADOR
Puntajes
Obtenidos en
REGISTRO
DESEMPEO Evaluaciones de
PTO EVALUACN
Contar con el DEL Desempeo de 24 + TRIMESTRAL GERENTE
S DEL
talento PERSONAL personal / No.
DESEMPEO
TALENTO humano Evaluaciones
HUMANO competente y realizadas.
COMPETENTE comprometid CUMPLIMIENT REGISTRO
Capacitaciones
o con la O DEL PLAN DE
ejecutadas /
organizacin PROGRAMA CAPACITACION LIDER DE
Capacitaciones 80 % + TRIMESTRAL
DE Y CALIDAD
programadas x
CAPACITACI ENTRENAMIENT
100
N O
Mejoras
implementadas / REGISTRO GERENTE Y
MEJORA Mejoras 80 % + TRIMESTRAL OPORTUNIDAD LIDER DE
Promover el propuestas x ES DE MEJORA CALIDAD
MEJORAMIENT mejoramiento 100
O CONTINUO continuo de
los procesos No indicadores GERENTE Y
EFICACIA DEL INDICADORES
eficaces / total 80 % + TRIMESTRAL LIDER DE
SISTEMA DE GESTION
de indicadores CALIDAD

Asegurar el
sostenimient
(Ventas
SOSTENIENTO o de las CONTABILIDAD
VENTAS ejecutadas/vent 80 % + SEMESTRAL GERENTE
DE VENTAS ventas de GERENCIA
as programadas)
productos
industriales.