Enam Tahap Pendekatan audit (Six Stage Approach to Audit):

1). Set the scene

Ucapan selamat pagi (basabasi / scenario) agar audit bisa enjoy (cairkan suasana)

Suatu atmospir yang santai akan membantu tahapan2 audit selanjutnya.

Seorang interviewee yang tegang membutuhkan waktu audit yang lebih lama dan cendrung
informasinya menjadi salah.

Secara ringkas terangkan apa yang hendak diaudit dan bagaimana audit itu akan dilakukan

2). Confrim the basis (konfirmasi agar apa yang diaudit bisa sesuai).

Menetapkan terlebih dahulu kesesuaian dari system manajemen dengan kreteria audit yang
layak dan pelaksanaan effektifnya.

Pertanyaan-pertanyaan yang bisa dilontarkan al seperti :

a). Kepada siapa anda berbicara? Apa peranan dan tanggung mereka? Berapa orang yang
dipimpinnya dan hirakinya? Apa ada tenaga spesialis, sementara, kontrak , dll?

b). Kebijakan/ pedoman dan sasaran mutu.

c). Bagaimana cara monitoring dan measurement/ pengukurannya?

d). Dokumentasi termasuk prosedur2, perintah2, catatan2, dll

Sebagai contoh dalam stage ini :

a). Konfirmasi peran dan tanggung jawab manager pembelian yang terdokumentasi dalam
prosedur2 mutu dan uraian2 pekerjaannya

b). Hubungan2 pelaporannya (apakah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Quality Manual).

c). Struktur organisasi dari bagian pembelian.

3). Estabish the process,

- Uji pemahaman auditee.

- Memastikan prosedur yang kita baca sesuai dengan yang dipakai.

- Peninjauan keseluruhan dari prosesnya :

a). Bagaimana proses ini bisa cocok dengan proses yang lain?

b). Bagaimana saling keterkaitannya dan dengan apa?

c). Apa tujuan dari prose situ?

d). Apa yang baru telah berubah? Dan apa pengaruh dari perubahan itu?
Sebagai contoh adalah pertanyaan2 yang ditujukan pada proses pembelian seperti :

a). Seleksi atas supplier2 yang baru, evaluasi dari supplier2 yang ada, proses2 penerbitan PO,
cara melakukan monitoring PO.

b). Bandingkan keterangan lisan dengan Quality Manual dan prosedur2 yang terdokumentasi
dalam prosedur2 dan sasaran mutu.

c). Tentukan Sasaran dari proses itu agar bisa membantu untuk meverifikasi proses
keefektifannya.

4). Search for objective Evidence (Jalan2 keliling lokasi untuk mendapatkan bukti).

Tahapan ini mencari bukti yang actual dari pelaksanaan system dengan sejumlah teknik sbb :

a). Menginterview personal yang secara actual melakukan proses2/ kegiatan2.

b). Observasi atas kegiatan2 yang sedang dilaksanakan.

c). Pengujian atas proses2nya termasuk inputs, resources, controls, dan outputs.

d). Mereview catatan2.

e). Pengujian atas kecocokan, kesesuaian, dan keeffektifan dari hasil2 proses.

Sebagai contoh kasus adalah tentang proses pembuatan PO:

a). Tentukan urgensinya untuk menerbitkan sebuah PO dengan membandingkan laporan2

stock dan permintaan2nya,

b). Ambil sample sejumlah input dan referensi silang dari PO PO yang berkaitan dan pilah2
atas PO-PO yang standard dan PO- PO yang khusus.

c). Periksa perincian dari kwantitas, uraian item yang telah dibeli, tanggal dari penyerahan,
lampiran2nya, dll atas konsistensinya.

d). Periksa sample PO dengan kesesuaian prosedur mutu, periksa tanda tangan manager
pembelian, dan untuk PO-PO yang khusus diperiksa tanda tangan organisator atas permintaan
itu.

e). Periksa catatan penerimaan barang yang menyangkut keeffektifan dari proses pembelian
terhadap pemenuhan persyaratan2 PO yakni apakah kwantitas nya benar atas item2 yang
telah diserahkan, tepat pada waktunya, sesuai dengan spesifikasi, dan tidak terjadi kerusakan.

f). Tentukan bagaimana cara perubahan2 pada PO-PO diproses dan dapatkan buktinya.

g). Cara2 pendistribusian dan pengkontrolan PO PO.

h). Data dan Trends Supplier yang berkaitan dengan complain2 pelanggan.

i). Data dan Trends ketepatan waktu dari penyerahan.

j). Data dan Trends terjadinya kehabisan stock, dll.

5). Check back (klarifikasi).

Dari bukti yang terkumpul dibandingkan denga n kreteria audit (yakni dokumentasi QMS,
ISO 9001, tuntutan pelanggan, legal dan regulatory, dll) untuk menetapkan kesesuaian dan
ketidaksesuaian.

Seberapa baiknya system yang mendukung kebijakan dan sasaran2 dapat dibuat untuk
menentukan apakah system itu telah dilaksanakan secara effektif.

Ringkaskan informasi yang telah terkumpul dan yakini bukti pendukung telah dicatat.

Laporan2 secara lisan dan diskusikan temuan2 untuk mendapatkan konfirmasi.

Kumpulkan informasi untuk menyusun audit trails ke departemen2/ proses2 lanjutannya.

6). Close out (temporary konklusi).

Sebelum tinggalkan, ucapkan terima kasih pada personal atas bantuan mereka untuk
menjelaskan dan yakinkan semua temuan2 audit telah dimengerti mencakup baik yang positif
maupun setiap ketidaksesuian.

Olah dengan interviewee setiap peluang yang teridentifikasi untuk peningkatan dan jelaskan
bagaimana temuan2 audit itu akan disajikan dan dikomunikasikan.
Effectiveness Check :

1). Goal / Purpose.

2). Quality Objective (Target/ achievement)

3). Compliant internal & external.

1. Beberapa jenis pendekatan dalam audit

Apabila auditor menggunakan teknik audit berbatuan komputer, maka auditor dapat memilih
pendekatan yang digunakannya, apakah untuk menguji pengendalian aplikasi atau melakukan
pengujian subtantif. Pendekatan berikut adalah untuk pengujian pengendalian aplikasi :
a) Test Data
Metode ini menggunakan data masukan yang telah dipersiapkan auditor dan menguji data
tersebut dengan salinan (copy) dari perangkat lunak aplikasi auditan.
b) Integrated Test Facility (ITF)
Adalah suatu pendekatan teknik terotomasi yang memungkinkan auditor menguji alur logika
dan kendali suatu aplikasi pada saat operasi normal berlangsung.
c) Paralllel Simulation (PS)
Pendekatan ini mengharuskan auditor untuk membuat suatu program yang menyimulasikan
fungsi utama tertentu dari aplikasi yang sedang di uji.
Sedangkan untuk melakukan pengujian subtantif (misalnya setail transaksi atau saldo
perkiraan), auditor dpat memilih teknis:
a) Embedded Audit Module (EAM)
Merupakan suatu teknik dimana satu atau lebih modul program terte ntu dilekatkan di suatu
aplikasi untuk mencatat secara tersendidi serangkaian transaksi yang telah ditentukan ke
dalam file yang akan dibaca oleh auditor.
b) Generalized Audit Software (GAS)
Adalah pendekatan yang menggunakan suatu perangkat lunak tertentu yang dimanfaatkan
untuk menyeleksi, mengakses, mengorganisasikan data untuk kepentingan pengujian
subtantif. (http://imahido-rochimawati.blogspot.co.id/2010/11/beberapa-jenis-pendekatan-
dalam-audit.html)