Universidad Nacional

Pedro Henrquez Urea

(UNPHU).

Sistema de procesamiento de
informacin contable.
Contabilidad en las Nubes.
 Introduccin

El siguiente trabajo tratara sobre de una de las facilidades

cibernticas creadas especialmente para los contables y personas
interesadas en su buena administracion, esta facilidad se llama
Contabilidad en las Nubes. La computacin en nube o cloud
computing es una herramienta muy valiosa para la gestin del
trabajo en la empresa, ya que facilita enormemente la
accesibilidad de los datos y procesos. Uno de los departamentos
de la empresa que puede abandonar el software tradicional para
trasladarse a la nube es el de contabilidad. En los ltimos aos,
han surgido mltiples aplicaciones de contabilidad en la nube que
facilitan las tareas de facturacin a autnomos y pymes. Estas
son algunas de sus caractersticas:

Al estar en la nube, permiten trabajar desde cualquier sitio y

tener al equipo distribuido entre diferentes puntos, as como
reutilizar los datos y colaborar fcilmente con otras
empresas.
Sus funcionalidades dependen de la aplicacin y el plan
elegidos, pero suelen incluir facturacin, contabilidad,
presupuestos y rdenes de compra, gestin de impuestos e
informes, entre otras.
 La gran mayora no necesita instalacin. En algunos casos
pueden requerir un pequeo ejecutable en el ordenador,
pero los datos seguirn estando en la nube.
Permiten aumentar o disminuir fcilmente el nmero de
usuarios sin necesidad de pagar licencias individuales.

A Continuacin profundizaremos ms a cerca de utilidad, lo que

es, sus ventajas y mencionaremos algunos softwares y
aplicaciones que se han destacado por ofrecer este servicio de
cloud computing o La computacin en nube para contables.
 Contabilidad en las Nubes
Las empresas estn conociendo las ventajas de la integracin de
los servicios basados en la nube en el entorno corporativo. Es por
eso que estamos viendo un aumento constante en la
disponibilidad y aplicacin de los servicios basados en la nube.
Muchos mtodos de computacin en la nube que se pensaba que
eran poco convencionales en el pasado, actualmente se estn
convirtiendo en una compulsin en las unidades de negocio en
todo el mundo. Uno de estos conceptos es la Contabilidad en la
Nube. Probablemente ya ests usando tecnologa en la nube
cada da, aunque quiz no eres consciente de ello. Solo por poner
algn ejemplo, puede que ests usando Dropbox o algunos de los
programas de Google como el Google Drive o Gmail. Cualquier
sistema que te permite acceder a tus archivos de forma remota
es un tipo de sistema en la nube. Los programas de facturacin y
contabilidad en la nube trabajan de una forma similar.

Qu es la contabilidad en la nube?

Anteriormente era necesario tener un centenar de papeles

organizados por fecha, hora y da en el que se haban emitido
para poder llevar claras las cuentas de nuestros gastos, egresos e
ingresos mensuales y poder declarar correctamente a Hacienda
nuestros gastos sin llevarnos sorpresas posteriores. Hoy las cosas
han cambiado y de diferentes softwares, la contabilidad
electrnica ha revolucionado la manera en la que hacemos
cuentas y mantenemos nuestros papeles en orden. El concepto
que se encuentra detrs de esto es que permite a empresas y
particulares ejecutar aplicaciones de contabilidad en lnea, lo que
hace fcil crear los datos de copia de seguridad de contabilidad
en la nube. Contabilidad en la nube se usa como un programa de
contabilidad normal con una gran diferencia. Los datos de tus
clientes no estn en un ordenador que se puede perder, estropear
o que puede ser robado. Estn guardados remotamente en
servidores seguros. Esto significa que puedes acceder a tus datos
en cualquier lugar y en cualquier momento - desde tu porttil,
ordenador de sobremesa, smartphone o tablet. Esto significa que
tu mantenimiento informtico se reduce, y siempre tendrs la
ltima y ms segura versin del programa.

Junto con la nube, el software contable lleg para ayudar a que

las cuentas de todos los contribuyentes se encuentren en un solo
lugar ordenadas y a la distancia de un click, lo que ha resultado
sin duda bastante til para las grandes, pequeas y medianas
empresas que realizan cientos de miles de cuentas por mes y la
falta o error en una sola de ellas puede significar prdidas
millonarias para ellos.

Por qu utilizar la contabilidad en la nube?

La copia de seguridad en la nube siempre es ms seguro que

guardarlo en servidores locales como hace la mayora de las
organizaciones que no pueden permitirse el lujo de comprar,
alquilar o configurar costosos servidores UNIX que pueden ser
ms confiables que los servidores comunes. Adems, no todos los
dispositivos admiten un software de contabilidad en particular. Por
ejemplo, QuickBooks de Intiuit, lo que crea problemas de
incompatibilidad entre dispositivos tales como tabletas y
Smartphone. Por ello, las empresas estn utilizando aplicaciones
web gratuitas y de pago para beneficiarse de las copias de
seguridad basadas en la nube, as como el uso de plataformas
que pueden proporcionar mayor uniformidad en ver, editar y
guardar documentos.

Muchas personas an desconfan de la nube, ms despus de los

casos de datos de cientos de internautas filtrados, sin embargo,
esto es poco comn y aprender a usar las bases de datos
virtuales debera ser parte de la vida diaria de todos los
empresarios del mundo. Aunado a las cuentas vienen las facturas
electrnicas y los recibos de nmina que tambin deben hacerse
y se hacen en lnea lo que implica una serie de procedimientos
extra para quienes no estn dados de alta, procedimientos como
validar su identidad por medio de firmas electrnicas y sellos
digitales, los cuales, si tenemos registrados en un buen software
contable, estarn seguros.

La contabilidad en la nube puede incrementar tus

ganancias?
La contabilidad online puede hacer tu negocio mucho ms
eficiente porque te permite proveer servicios de contabilidad de
una forma ms fcil. Lo que significa que tu equipo puede dedicar
ms tiempo en trabajos ms lucrativos como por ejemplo
servicios de asesoramiento, consultora o desarrollo de negocio.

Las asesoras que usan un sistema de planes de precios son las

que logran un mayor beneficio de su actividad. El motivo es que
dejan de perder tiempo con la facturacin, contabilidad e
impuestos de sus clientes. Y pueden dedicar este tiempo en
aadir nuevos clientes a su cartera con el mismo nmero de
personas en sus equipos.

Todos estos elementos pueden convertirte en el asesor financiero

y empresarial ms fiable para tu cliente. De hecho, puedes
convertirte en su responsable de finanzas virtual. En lugar de ser
un simple asesor que arregla sus errores y prepara algunos
informes financieros.

Vas a poder:

Contar qu significan de verdad los nmeros.

Asesorarles desde el punto de vista financiero.
Dar tu consejo en las decisiones de negocio.
Preparar estrategias de crecimiento.
Identificar problemas.

Este tipo de asesoramiento es muy beneficioso para los pequeos

negocios y significar seguro ms beneficios para ti.
Ventajas de la contabilidad en las nubes

Al estar en la nube, permiten trabajar desde cualquier sitio y

tener al equipo distribuido entre diferentes puntos, as como
reutilizar los datos y colaborar fcilmente con otras
empresas.
Sus funcionalidades dependen de la aplicacin y el plan
elegidos, pero suelen incluir facturacin, contabilidad,
presupuestos y rdenes de compra, gestin de impuestos e
informes, entre otras.
La gran mayora no necesita instalacin. En algunos casos
pueden requerir un pequeo ejecutable en el ordenador,
pero los datos seguirn estando en la nube.
Permiten aumentar o disminuir fcilmente el nmero de
usuarios sin necesidad de pagar licencias individuales.
Muy econmicas: se basan en el pago por uso (tarifa
mensual o anual) y algunas incluso disponen de una versin
gratuita con funciones limitadas. Muchas ofrecen la opcin
de probar la versin de pago gratis durante 15 o 30 das
antes de adquirirla.

Algunos servicios tiles para contabilidad en la

nube

Entre los servicios disponibles a travs de Internet hemos

recopilado una lista de algunos de los ms interesantes para
nuestros negocios. Estos servicios pueden ser particularmente
tiles para pequeas y medianas empresas, ya que a menudo no
pueden pagar por los servicios basados en la nube y precisan de
un servicio ms genrico.

Office 365

Si estamos plantendonos utilizar un servicio de contabilidad en

la nube, Por qu no usar lo mejor en el negocio? Microsoft Office
es sin duda el ms famoso grupo de aplicaciones para uso
empresarial. Sus aplicaciones como MS Excel, MS PowerPoint, MS
Word y otros han sido puestos a disposicin a travs de la nube.
Podemos encontrar ms informacin acerca de esta suite de
aplicaciones en la nube de Microsoft en nuestra revisin de Office
365.

Google Drive

Si estamos buscando una alternativa gratuita a la suite Office

365, podemos utilizar Google Drive (Google Docs), aunque la
calidad de salida de documentos puede no ser tan buena como
con Office 365. Sin embargo, Google Drive todava puede servir
para las pequeas empresas y usuarios individuales. Para ms
informacin visite nuestra revisin de Google Drive.

Fresh Books

Con ms de cinco millones de usuarios, Fresh Books es un servicio

de contabilidad en la nube que se ha tomado la molestia de
incluir los procesos de facturacin. Ha sido especialmente
diseado para ayudar a las pequeas empresas, proporcionando
uniformidad en el formato y sencillez en la gestin de las tareas
de contabilidad diaria. Nos ofrece numerosas opciones que
adems de ayudarnos en la contabilidad, nos permiten organizar
los recursos de la empresa de mejor manera.

Con Fresh Books podemos controlar el tiempo, recibir pagos, fijar

encajes en los recibos, aadirlos a las facturas, llevar un control
de gastos y realizar otras tareas de contabilidad. Es un sistema
orientado a personas que pueden encontrar las aplicaciones
habituales como MS Office demasiado difciles de utilizar y buscan
una alternativa ms apta basada en la nube. Para obtener ms
informacin sobre Fresh Books, podemos visitar el sitio web del
desarrollador.

Free Agent

Free Agent es otro servicio interesante para pequeas empresas

que pueden ayudar a organizar las tareas de contabilidad con
facilidad. Este sistema nos permite poner nuestras finanzas en un
nico lugar, impuestos, fechas de facturas, seguimiento con una
tabla de tiempos, etc.

Facturadorelectronico.com
Este software contable ha ayudado a cientos de personas a llevar
al da sus finanzas gracias a una interfaz amable y sencilla de
manejar; con Facturador Electrnico tenemos la posibilidad de
emitir facturas y comprobantes de nmina pagando por los
paquetes que vayamos a utilizar dependiendo de nuestra
actividad econmica.

Contamoney

Esta aplicacin gratuita ha tenido mucho xito con los usuarios de

iPhone y quienes han tenido la oportunidad de manejarla, la
describen como sencilla e intuitiva.

ContaSimple

Enfocada hacia las PYMES y la facilitacin de procesos como

facturacin, contabilidad y pago de impuestos (IVA, IRPF,
retenciones de alquileres, retenciones fiscales recibidas). Como
caracterstica nica, los procesos son revisados por gestores
profesionales. Ofrece funciones de disco duro virtual e integracin
con Dropbox y Google Drive. Para quienes no estn muy
familiarizados con la contabilidad y quieren llevar al da sus
finanzas de manera sencilla, esta es la opcin indicada.

Sage One

Aplicacin de contabilidad y facturacin para autnomos y pymes.

Tambin cuenta con soluciones para despachos y asesoras.
Permite crear presupuestos y facturas personalizables y hacer la
presentacin de impuestos. Est enfocado en los conceptos de
contabilidad, facturacin, autnomos y pymes, buscando que su
uso sea rpido y sencillo.

Factura Directa

Esta aplicacin de contabilidad en la nube permite la elaboracin

de facturas, presupuestos, pedidos de cliente, albaranes y
rdenes de compra. Es posible acceder a la aplicacin sin
conexin a Internet desde diferentes dispositivos. Cuenta con 3
planes diferentes en funcin de las necesidades, el nmero de
clientes y los usuarios que vayan a utilizarla. El plan bsico
permite la gestin de hasta 500 clientes y el acceso de uno a tres
usuarios, mientras que el ms avanzado incluye hasta 10.000
clientes y 10 usuarios.

Gespymes

Aplicacin de facturacin y contabilidad online para Mac y

Windows. Permite el acceso multidispositivo y multiusuario, lo que
permite que varias personas estn conectadas a la vez desde
diferentes ordenadores. Adems de las funciones bsicas,
similares a otras aplicaciones (facturacin, gastos, modelos de
Hacienda, etc.), permite la creacin de todo tipo de informes
econmicos y financieros que reflejan los datos introducidos.
 Conclusin

En definitiva, las ventajas que ofrecen los programas en la nube

estn claras:

Ahorro de tiempo y de dinero

Agilidad
Multi-dispositivo

Hay un buen nmero de software contables de los cuales

podemos disponer sin ningn problema, solamente tenemos que
encontrar el que mejor se adapte a nuestras necesidades. Vemos,
por tanto, la contabilidad en la nube hoy en da, como una
realidad con importantes ventajas, como una solucin muy
competitiva y un salto cualitativo en el proceso de modernizacin
de pymes y autnomos.