MS PROJECT

GESTION Y CONTROL DE PROYECTO POR COMPUTADORA

SESION 01

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 1

 Ing. Jos Martn Li Gavidia

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 2

 MS PROJECT
CODIGO CURSO 511.2016

Correo: joseli@yahoo.com
RPC: 949703665
MOVISTAR 949909050

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MS PROJECT
MS-Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz,
que proporciona la combinacin perfecta de uso, poder y flexibilidad,
de forma que su administracin sea ms eficiente y efectiva.
Informa y controla el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,
manteniendo la sintona entre los equipos de proyecto y la productividad.
Realiza un seguimiento y anlisis eficaz de los proyectos con una mayor
compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Aprovecha
las ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos.

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Versiones de MS Project
VERSION ESTNDAR: Aplicacin de escritorio en la cual puede crear,
modificar y hacer seguimientos a los proyectos.
VERSION PROFESIONAL: Incluye todo lo de la versin estndar mas
caractersticas adicionales como por ejemplo desactivar tareas.
Adicionalmente, la versin Profesional puede conectarse al Project
Web App (PWA), una interfase web basada en Microsoft Project
Server.
VERSION PROJECT PRO PARA OFFICE 365, versin online de MS
Project.

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Definicin de proyecto
Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado nico.
Temporal porque un proyecto tiene un principio y final definidos.
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto.
Un proyecto puede generar:
Un Producto: puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un
elemento o un elemento final.
Un servicio o la capacidad de realizar un servicio, por ejemplo una funcin de
negocio que brinda apoyo a produccin o distribucin.
Un resultado, tal como una conclusin de un documento, por ejemplo un
proyecto de investigacin.

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Ejemplos de Proyectos
El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado.
Implementacin de un cambio en la estructura, los procesos, el
personal o el estilo de una organizacin.
Desarrollo o adquisicin de un sistema de informacin nuevo o
modificado (hardware o software).
La realizacin de un trabajo de investigacin cuyo resultado ser
adecuadamente registrado.
Construccin de un edificio, planta industrial o infraestructura.
La implementacin, mejora o potenciacin de los procesos y
procedimientos de negocios existentes.

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La Direccin de Proyectos
Segn el PMI (Project Management Institute), la direccin de
proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir
con los requisitos del mismo.
Es la aplicacin e integracin adecuadas de los 47 procesos de la
direccin de proyectos, agrupados de manera lgica, categorizados en
cinco Grupos de Procesos.

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La Direccin de Proyectos
Estos cinco Grupos de Procesos son:
Inicio,
Planificacin,
Ejecucin,
Monitoreo y Control, y
Cierre.

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La Direccin de Proyectos

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 Ciclo de Vida de un Proyecto

Fuente: PMBOK, PMI

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Iniciando MS Project en Windows 7

1. Clic en botn Inicio.

2. En cuadro de bsqueda digitar
PROJECT 2013
3. Clic en Project 2013

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Iniciando MS Project en Windows 8 y 8.1
1

3 1. Clic en botn Inicio o tecla Windows.

2
2. En la pantalla de Inicio digitar PROJECT
2013
3. Clic en Project 2013

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Iniciando MS Project en Windows 10
3

1. Clic en botn bsqueda en Windows.

2. En recuadro de bsqueda escribir
PROJECT
3. Clic en Project 2013

1 2

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Pantalla de Inicio de MS Project 2013

1. Clic para un proyecto nuevo.

2. Clic para abrir un proyecto
usado recientemente.
3. Clic para abrir otros
proyectos.
4. Clic para abrir alguna de las
plantillas de ejemplo
(Necesita conexin a
internet).

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Entorno de MS Project 2013
1. Barra de acceso
rpido.
2. Vista Escala de
tiempo.
3. Cinta de opciones.
4. Tabla entrada.
5. Diagrama de Gantt.
6. Campos de la tabla
entrada.
7. Escala temporal.
8. Vista activa.
9. Vistas rpidas.
10. Zoom.

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 Las cintas de Opciones
Tarea

Recurso

Crear Informe

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 Las cintas de Opciones
Proyecto

Vista

Formato (Depende de la vista activa, por defecto es la vista Diagrama de Gantt

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Los Calendarios en MS Project
Calendarios Base
Estndar: L-V, 9-1pm / 3-7pm
24 Horas: L-D, 12am-12am
Turno Noche: L-V, 11pm-3am / 4-8am
Calendarios de tarea
Calendarios de Recurso

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Configuracin del Calendario Laboral...(1)

1. Clic en ficha
1
PROYECTO.
3
2. Ubicar el grupo
Propiedades.
2
3. Clic en Cambiar
tiempo de trabajo.

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Configuracin del Calendario Laboral...(2)
1. Calendario que se est personalizando,
en nuestro caso el estndar.
2. Pestaa Excepciones: ah se definen las
excepciones.
3. Pestaa Semanas laborales: ah se
defines los das laborales y los horarios.
4. Para crear nuevos calendarios base.
5. Para definir las opciones de calendario
de Project.

Una excepcin es una fecha que no

se labora, o se trabaja de modo
diferente, por ejemplo de 8am a
8pm.

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 Configuracin del Calendario Laboral...(3)

Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sbado, de

7:00am a 12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa
no trabajar el da 28 y 29 de Julio y el da 24 trabajar de 7am a 7pm.

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 Configuracin del Calendario Laboral...(4)

Solucin:
1. Se modificar el calendario estndar para adaptarlo a lo que se necesita.
2. Se configurar los das que se labora y los horarios.
3. Se configurar las excepciones (si existen).
4. Se configurar las opciones de calendario de Project para adaptarlo al calendario del
proyecto.

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Configuracin del Calendario Laboral...(5)
1. Clic en Semanas laborales.
2. Doble clic en
Predeterminado.
3. Seleccionar de Lunes a
Sbado.
4. Clic en la tercera opcin
para que el usuario pueda
colocar el horario de
trabajo.
5. Indicar las horas de
trabajo. Usar mejor
formato de 24 horas.

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Configuracin del Calendario Laboral...(6)

1. Doble clic en Trabajo de

1. Clic en Excepciones.
12 horas.
2. Colocar las
2. Clic en Periodos
excepciones.
laborables.
3. Indicar las fechas
3. Indicar el rango de horas.
correspondientes a
4. Clic para Aceptar y salir.
las excepciones.

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Configuracin del Calendario Laboral...(7)
1. Definir primer da de la
semana.
2. Hora de ingreso.
3. Hora de Salida.
4. Horas de trabajo por da.
5. Horas de trabajo por
semana. (6 x 8).
6. Das del mes, esto se
tomara cuando se defina
una tarea con duracin en
a. Solo se ingresa a estas opciones para
meses.
configurar en base a lo definido en el
calendario del PROYECTO.
b. Los das por mes, son das laborables de
trabajo no calendario.

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Creacin de Nuevos Calendarios Base
1. Clic para crear nuevo calendario
base.
2. Clic para crear el calendario.
3. Clic para indicar el nombre.
4. Clic para terminar la creacin
del nuevo calendario.

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Informacin Preliminar del Proyecto.(1)
Asignar calendario al Proyecto.
Indicar informacin complementaria del proyecto en Propiedades.
Indicar fecha de Inicio del Proyecto.

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Informacin Preliminar del Proyecto.(2)
1. Clic en ficha proyecto.
2. En grupo Propiedades, clic en
Informacin del proyecto.
3. Clic para indicar el calendario del
proyecto.
4. Clic para indicar que se
programar a partir de la fecha
de comienzo.
5. Clic para especificar la fecha de
inicio del proyecto.

Si en la fecha se visualiza tambin la

hora, sta debe tambin ser ingresada

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 Informacin Preliminar del Proyecto.(3)
1

1. Clic en Archivo.
2. Clic en Informacin.
3. Clic en informacin del proyecto. 5
4. Clic en propiedades avanzadas
5. Ingrese los datos que crea
conveniente y luego de clic en
Aceptar para terminar.

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Gestin del Alcance del Proyecto
La Gestin del alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios
para garantizar todo el trabajo requerido y nicamente el trabajo para
completar el proyecto con xito. Gestionar el alcance del proyecto se
enfoca primordialmente en definir y controlar que se incluye y qu no
se incluye en el proyecto.
Los procesos son:
Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar los requisitos
Definir el alcance.
Crear la EDT/WBS
Validar el alcance.

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Creacin de la EDT/WBS .(1)
EDT=Estructura de descomposicin del Trabajo
WBS=Work Breakdown Structure
La descomposicin es una tcnica utilizada para dividir y subdividir el
alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes mas
pequeas y manejables.
El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel ms bajo de la
EDT/WBS para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la
duracin
El nivel de descomposicin para los paquetes de trabajo vara en
funcin del tamao y la complejidad del proyecto.

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Creacin de la EDT/WBS .(2)
La descomposicin de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes
de trabajo generalmente implica las siguientes actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado.
Estructurar y organizar la EDT/WBS;
Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes detallados
de nivel inferior;
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la
EDT/WBS; y
Verificar que el grado de descomposicin de la EDT/WBS sea el adecuado.

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Creacin de la EDT/WBS .(3)
La estructura de ETD/WBS se puede crear a travs de varios enfoques.
Entre los mtodos mas habituales se cuentan con el enfoque
descendente, el uso de guas especificas de la organizacin y el uso de
plantillas de la EDT/WBS.
Durante la integracin de componentes de nivel inferior puede
utilizarse un enfoque ascendente.

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 Creacin de la EDT/WBS .(4)
La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes
maneras, tales como:
Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de
descomposicin, con los entregables del producto y del proyecto insertados en
el tercer nivel.

Fuente: Pmbok 5 ed.

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 Creacin de la EDT/WBS .(5)
Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposicin.

Fuente: Pmbok 5 ed.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 36
 Creacin de la EDT/WBS .(6)
Incorporando componentes de nivel inferior que pueden desarrollar organizaciones
externas al equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo contratado. As, el
proveedor desarrollar la EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo contratado.
La EDT/WBS se pude estructurar como un esquema, como un organigrama, o
mediante otro mtodo que represente un desglose jerrquico.
LA EDT/WBS representa todo el trabajo necesario para realizar el producto y
el proyecto, e incluye trabajo de direccin del proyecto.
EL trabajo total correspondiente a los niveles inferiores debera corresponder
al acumulado para los niveles superiores, de modo que no se omita nada y
que no se efectu ningn trabajo extra.

Fuente: Pmbok 5 ed.

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 Ejemplos OBRA: CONSTRUCCION Y
AMPLIACION I.E. DANIEL
HOYLE

OBRAS DE CONCRETO MUROS Y TABIQUES DE REVOQUES ENLUCIDOS Y CIELOS RASOS PISOS Y PAVIMENTOS CONTRAZOCALOS ZOCALOS Y ENCHAPES REVESTIMIENTO DE CUBIERTAS
ARMADO ALBAILERIA MOLDURAS GRADAS Y ESCALERA

CIELO RASO CON PISO ACABADO CONTRAZOCALOS CUBIERT

IGAS ZAPATAS MUROS TARRAJEO PRIMARIO MEZCLA C:A, 1:5 PULIDO Y BRUADO LADRILLO PAS
RETO MORTERO C:A 1:5 E=6" ASENTADO
CEMEN

SOBRECIMIENTOS VESTIDURA EN FONDO

REFORZADOS TARRAJEO EN MUROS DE ESCALERA PISO DE CEMENTO
RIDO: INTERIORES Y PULIDO Y BRUADO
0 + 30% EXTERIORES e=2" S/COLOR
cm
VIGAS DE
CIMENTACION
TARRAJEO DE MUROS VEREDA DE
EXTERIORES A PARTIR DE CONCRETO f'c=140
ETO 2 PISO kg/cm e=4"
COLUMNAS

TARRAJEO DE PATIO DE CONCRETO

S VIGAS COLUMNAS f'c=175 Kg/Cm2
RADO Y
DO

LOSA ALIGERADA TARRAJEO DE VIGAS RAMPA DE CONRETO

140 kg/cm e=4"
TO
RETO
PM
Fuente: www.criticaltools.com FROTACHADO Y
BRUADO

LOSA MACIZA TARRAJEO CON

m
IMPERMEABILIZANTE

PISO ADOQUINADO DE 20
x 15 m x 5 Cm
ESCALERA
VESTIDURA DE
ETO DERRAMES (1:5)

TANQUE CISTERNA PISO DE CERAMICA

30x30 ALTO TRANSITO,
ANTIDESLIZANTE
BRUAS SEGUN
O: DETALLE
TANQUE ELEVADO

CONTRAPISO DE
40mm.
ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 38
ZCLA
 Ejemplos

Fuente: www.criticaltools.com

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Configuracin de la EDT/WBS en Project. (1)
1 3

1. Clic en Proyecto
2. Buscar el grupo Propiedades.
3. Clic en EDT

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Configuracin de la EDT/WBS en Project. (2)
1. Clic en Prefijo, si desea incluir
1 uno.
2. Si no se indica SECUENCIA, por
2 3 defecto la EDT ser numrica. Se
puede definir los niveles que
desee.
3. En caso sea necesario, puede
cambiar el separador, por defecto
4 es el punto.
4. Clic en Aceptar para que se
apliquen los cambios indicados.

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Configuracin de la EDT/WBS en Project. (3)
Se inserta el campo EDT al proyecto y el resultado se visualiza a continuacin:

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Programacin de las Tareas(1)
Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos:
duracin, fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se
calculan en forma automtica. Esta es la forma predefinida de Project
para la programacin de las tareas.
Automtica: El usuario indica solamente la duracin y Project se
encarga de calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de
inicio y la duracin indicada.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 43

Programacin de las Tareas(2)
Por ejemplo si se carga Project, se indica como fecha de inicio el
04/05/2015 y se ingresan las siguientes tareas:

El resultado ser:

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Programacin de las Tareas(3)

El campo Modo de Tarea permite cambiar la forma

de programacin de la tarea.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 45

Programacin de las Tareas(4)

1. Clic en campo Modo

de tarea de la tarea 9.
2. Clic en Programada
automticamente.

El resultado ser:

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 46

Programacin de las Tareas(5)
Para que todas las tareas sean programadas en forma automtica debe hacer lo siguiente:

1. Clic en NUEVAS TAREAS.

2. Clic en Programada
automticamente.

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Definiendo Hitos en Project
Una forma de establecer puntos de control y saber si se logr el
cumplimiento de una tarea en el plazo establecido, es usar Hitos
(Milestone en ingls).
Un hito es una tarea que tiene una duracin de cero (0) das.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 48

Definiendo Tareas Peridicas..(1)
Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo,
reuniones mensuales para analizar el avance del proyecto o
semanales para analizar las ocurrencias.
Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas
en forma separada, se pueden crear tareas peridicas, tambin
llamadas tareas repetitivas.
Ejemplo
Se desea programar:
Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.
Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 49

Definiendo Tareas Peridicas..(2)

1. Clic en Ficha TAREA.

2. En el grupo Insertar, clic
en Tareas.
3. Clic en Tarea Peridica.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 50

Definiendo Tareas Peridicas..(3)
1. Clic para ingresar el nombre de la
tarea.
2. Clic para seleccionar el patrn de
repeticin.
3. Clic para indicar la frecuencia.
4. Como no se indica Calendario,
Project programa la tarea usando el
calendario del Proyecto.
5. Clic para crear las tareas peridicas.

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Definiendo Tareas Peridicas..(4)
El resultado ser el siguiente:

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Operaciones con tareas Insertar
1. Clic derecho sobre la
tarea en donde deseo
insertar la nueva tarea,
en el ejemplo la tarea
10.
2. Clic en Insertar tarea.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 53

Operaciones con tareas Eliminar

1. Clic derecho sobre la

tarea en donde deseo
insertar la nueva tarea,
en el ejemplo la tarea
11.
2. Clic en Eliminar tarea.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 54

Definir esquema del proyecto: Subtareas.(1)
Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede
perder de vista panorama general del proyecto.
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.
Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms
general, creando una jerarqua.
Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con
sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas.
Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin
de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea.
La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangras debajo de ellas.
Utilice los controles de esquema (sangra y anulacin de sangra) para indicar la
estructura jerrquica de la lista de tareas.

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Definir esquema del proyecto: Subtareas.(2)
1. Seleccione las tareas que desee
convertir en subtareas.
2. Clic en la Ficha TAREA.
3. En el grupo Programacin, clic en
Aplicar sangra a la tarea.
4. Tarea de Resumen Creada.
5. Subtareas creadas.
6. Datos resumidos de las subtareas.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 56

Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias
Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vincular
predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vnculo de tipo
Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones.
Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vnculos de
tareas de modo que pueda disear su proyecto de forma realista:

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 57

Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 58

Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 59

Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 60

Forma de Relacionar las tareas en Project
1. Clic en campo
predecesoras de la
tarea 3, escriba 2FC
y presione ENTER.

Cuando la
dependencia es FC,
est desaparece
cuando se presiona
Enter.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 61

Ejemplo de Relacionar Tareas

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 62

Cambiando la dependencia entre tareas
1. Doble clic en la cabeza de flecha.
2. Clic para cambiar de dependencia a CC.
3. Clic en acepta
4. La dependencia ha cambiado en el campo
predecesoras y en el Diagrama de Gantt. La
fecha de inicio y termino tambin ha
cambiado

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 63

 Posponer o adelantar una tarea
1. Doble clic en la cabeza de flecha.
2. Clic en retardo e indicar 2d.
3. Clic en Aceptar para que se
efecten los cambios.

El resultado es el siguiente:

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 64

Dividir una tarea

1. Clic en Ficha Tarea.

2. En el Grupo Programacin, clic en Dividir Tarea.
3. Sin dar clic, desplace el mouse sobre la barra de la tarea 18. Contina..
4. Hgalo hasta que ubique la fecha 17/06/2015.
ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 65
Dividir una tarea

5. Clic y arrastre hacia la derecha hasta que visualice las fechas que se muestran en
el cuadro. A continuacin suelte el botn del mouse.
6. La Tarea 18 ha sido dividida.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 66

La Tarea de Resumen del Proyecto Tarea 0

1. Clic en ficha o pestaa Formato.

2. En el Grupo Mostrar u ocultar, clic en Tarea de resumen del proyecto.
3. En la fila cero (0), est visualizando la Tarea de resumen del proyecto.

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 67

Estadsticas del proyecto

1. Clic en Ficha proyecto.

2. En el Grupo Propiedades,
clic en Informacin del
Proyecto,
3. Clic en Estadsticas.
4. A continuacin se visualiza
las estadsticas del proyecto

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 https://goo.gl/xHNl0Y
VIDEO COMPLEMENTARIOS DE LA SESION 01

ING. JOSE LI GAVIDIA MS PROJECT 69