PROCEDURE Version 7

MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES Page 1 / 2

ENREGISTREMENTS REMPLIS

1. OBJET
Cette procdure dfinit les rgles pour assurer la matrise de tous les documents requis pour le
systme de management de la qualit (documents internes et externes).
Cette procdure dfinit aussi les rgles pour assurer la matrise de tous les enregistrements remplis.
2. DOMAINE DAPPLICATION
Cette procdure sapplique tous les documents et enregistrements dfinis prcdemment.
3. DOCUMENTS DE RFRENCE
Norme ISO 9001 : 2000
4. MAITRISE DES DOCUMENTS
4.1. Identification des documents du Systme Qualit
Notre systme qualit est compos de diffrents types de documents:
- manuel qualit
- procdures
- notes dinformation (liste, mmento )
- formulaires denregistrements

Les documents de notre systme qualit sont identifis par : type de document, intitul et version.
Cest le RQ qui attribue lidentification des documents du systme qualit.
4.2. Cration et modification
4.2.1. Responsabilits :
Rdaction Approbation
Manuel Qualit Responsable qualit Responsable qualit
Procdure Toute personne Responsable qualit
Notes dinformation Toute personne Responsable qualit
Formulaires denregistrements Toute personne Responsable qualit

Lapprobateur vrifie la cohrence du document (ainsi que des notes dinformation et formulaires
denregistrements associs) avec lensemble du systme documentaire et vise le document.
4.2.2. Architecture type dune procdure
Respecter le modle de la prsente procdure (cartouches, objet, domaine dapplication, documents
de rfrence, contenu).
4.2.3. Architecture type dune note dinformation et dun formulaire denregistrement
Les notes dinformation et les formulaires denregistrement doivent contenir le type de document,
lintitul, le numro de version et le cartouche.
4.2.4. Modifications
Toute modification de document suit le mme cheminement que sa cration. Lattention du lecteur
est attire par un trait vertical dans la marge en face du texte modifi. Le RQ met jour la Note
information liste des documents en vigueur . Lensemble des documents est revu tous les 2 ans (y
compris les dispositifs de mesure que sont les questionnaires dvaluation).

Date dapplication Visa Approbation

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ENREGISTREMENTS REMPLIS

4.3 Diffusion des documents du systme qualit:

Le RQ assure la diffusion de tous les documents par intranet. Seule la version sur intranet est jour.
Les documents peuvent aussi tre diffuss en version non contrle. Dans ce cas, la diffusion est
sous la responsabilit du Responsable Qualit .qui apporte la mention Diffusion Non Contrle
sur la 1re page Le destinataire ne recevra pas forcment les mises jour des diffrentes versions des
documents.
4.4 Archivage:
Le RQ conserve pendant 3 ans un exemplaire des documents prims qui portent la mention
PERIME sur la premire page.
4.5.Documents dorigine externe
Les normes relatives la qualit sont gres par le RQ. Au moins une fois par an, il sassure auprs
des organismes diteurs de la pertinence des ditions en sa possession.
Les documents officiels (Journal Officiel, Bulletin Officiel, Code du travail, rglementation en
matire de scurit ) sont grs par le responsable administratif de lIUT ou du CFA, qui les
reoit, les examine et transmet au CMFC&A les textes qui le concernent.
5. MAITRISE DES ENREGISTREMENTS REMPLIS
La Note information liste de gestion des enregistrements dfinit le mode de gestion (rgles
d'identification, dindexage, de classement, darchivage), les responsabilits associes et les lieux et
dure de conservation de tous les enregistrements remplis mentionns dans les procdures. Ds que
la date darchivage est dpasse, les enregistrements sont limins.
6. SAUVEGARDE, CONFIDENTIALITE ET ACCES DES DOCUMENTS ET DES
ENREGISTREMENTS
Tous les documents et enregistrements installs sur un poste informatique sont protgs par la mise
en place dun mot de passe et sauvegards sur support informatique conserv dans un autre
btiment que celui dans lequel se trouve le poste informatique qualit.