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En definitiva, siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la
atencin del interlocutor.
Con PowerPoint, podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad, ya que
incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle. Podemos
controlar el estilo de los textos y de los prrafos, insertar grficos, dibujos, imgenes... Tambin es
posible insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografa de los
textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeas aclaraciones en su exposicin,
adems de muchas otras posibilidades que veremos a lo largo del curso.
- Guas dinmicas de alineacin y diseo. Al arrastrar un elemento, ya sea un cuadro de texto, una
imagen, un vdeo, etc; aparecen unas guas de color rojo que nos ayudarn a alinear el elemento con los
dems de la diapositiva, consiguiendo as el diseo deseado de manera ms rpida.
- Guardar los archivos en SkyDrive es ms fcil que nunca. Al guardar los documentos en la nube
podrs acceder a ellos desde prcticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Adems es muy
sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.
- Con PowerPoint Web App slo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para
acceder a una versin reducida de PowerPoint de forma gratuita. Podrs crear y modificar
presentaciones de PowerPoint desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin
necesidad de instalar la versin de escritorio de PowerPoint.
- Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 est disponible la versin para telfonos mviles de Office
con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y
modificar documentos de Office en el mvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.
- Vista moderador mejorada. Ahora podrs trabajar con esta vista sin necesidad de tener que conectar
dos pantallas. Adems se ha aadido una funcionalidad que detecta la configuracin del equipo, de
manera que al conectar una segunda pantalla ser asignada automticamente para la presentacin al
pblico. Sin embargo, podremos seguir configurando manualmente la asignacin de las pantallas.
- Agregados nuevos formatos de vdeo y audio. Ahora podrs trabajar con algunos formatos que no eran
compatibles con la versin anterior, tales como .mov con H.264 o .mp4 para el caso de los vdeos y
AAC (codificacin de audio avanzada) para el caso del audio .
- Mejoras en las trayectorias de animacin. Al animar un objeto, aparecer una segunda imagen que nos
mostrar la posicin de destino, as como una lnea que dibujar la trayectoria recorrida.
1) Desde el botn Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo men. Para poder encontrar la aplicacin de
PowerPoint deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la esquina
inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas
las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de PowerPoint en
pantalla, deberemos dejar el puntero del ratn en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocar que
se desplace el listado de aplicaciones. Una vez localizado el icono de Powerpoint acompaado del
texto PowerPoint 2013, slo deberemos pulsar en l para abrir una nueva presentacin de PowerPoint.
Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma predeterminada. Si quieres
crearlo, haz clic con el botn derecho del ratn sobre la opcin Microsoft PowerPoint del men inicio.
Luego selecciona Enviar a > Escritorio (crear acceso directo).
Para que te resulte ms sencillo comprender la teora, te recomendamos que a partir de este momento y
durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando las distintas opciones,
localizando las herramientas a la vez que sigues las explicaciones. Para ello obviamente debers
mantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la explicacin del curso. Si no sabes cmo
hacerlo, visita el bsico siguiente.
Para cerrar PowerPoint 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de PowerPoint.
- Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la
ventana que tengas activa en ese momento.
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentacin, un mensaje nos preguntar si
queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opcin adecuada para que el programa
prosiga con el cierre.
La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo
que debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que
veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los
nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos
trminos.
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la
presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una
presentacin, es como una pgina de un libro.
2. El rea de esquema muestra en miniatura las diapositivas que vamos creando referenciadas con su
nmero. Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva
en el rea de trabajo central para poder modificarla.
Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rpido, visita el siguiente
avanzado donde se explica cmo hacerlo .
4. La barra de ttulo contiene el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del
nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y
cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
5. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en
pestaas que engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante.
6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o
ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el rea de trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, ser normalmente el tamao real,
100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista que queremos
utilizar segn nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de todas las diapositivas que
tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc.
8. El rea de notas ser donde aadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentacin. Para
mostrarla, pulsaremos sobre el botn Notas .
Estas notas no se ven en la presentacin pero, si as lo indicamos, podemos hacer que aparezcan al
imprimir la presentacin en papel.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de diapositivas, el
tema empleado, o el idioma en que se est redactando.
Las herramientas estn organizadas de forma lgica en fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez
estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que
contiene los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Prrafo, Dibujo y Edicin. De esta forma, si
queremos hacer referencia durante el curso a la opcin Pegar, la nombraremos como Inicio >
Portapapeles > Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaa.
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que
consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se
vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estar
visible de entrada: nicamente se mostrar durante la edicin de la diapositiva.
Esta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el men Archivo >
Opciones > Personalizar Cinta.
PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo
mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar
para acceder a esa opcin sin necesidad del ratn.
Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, con el fin de disponer de ms
espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaa. Tambin puedes ocultar la cinta desde el botn con forma de flecha, que encontrars
en la zona derecha superior o con la combinacin de teclas CTRL+F1
Para volver a mostrarla, pulsa sobre el botn con forma de cuadrado que contiene una flecha
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la modificacin y tratamiento
del contenido del documento, sino ms bien opciones referentes a la aplicacin y al archivo resultante.
Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones; es por ello que Microsoft
ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte. Observars
que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. En su
lugar, al pulsar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarn una serie de acciones
a realizar.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. Las opciones
Informacin, Imprimir, Compartir y Exportar las veremos ms adelante.
Para salir de la ficha Archivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina superior izquierda, o
bien la tecla ESC.
Crear una presentacin es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto, se muestra una presentacin
en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo, tambin podemos crearla de forma explcita si,
por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic en Archivo > Nuevo. Pulsando
sobre la opcin Presentacin en blanco, se nos abrir una nueva ventana con un nuevo proyecto, en este
caso, en blanco.
En las imgenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el resultado final,
es decir, la presentacin en blanco.
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrs de dos
cuadros: uno para el ttulo y otro para el subttulo. A partir de ah, tendremos que aadir contenido o
diapositivas nuevas y todo lo dems.
Las plantillas son muy tiles porque generan una presentacin base a partir de la cual es mucho ms
sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan el trabajo.
Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic en Archivo
> Nuevo, pero esta vez seleccionamos una plantilla distinta a la de presentacin en blanco de entre las
que se nos ofrecen como alternativa. Aparecer un listado con variaciones en distintos colores de la
plantilla elegida, simplemente seleccionamos la ms apropiada y pulsamos Crear.
Observa que aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponder con la primera
diapositiva, es decir, la "portada".
Esto es slo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentacin en blanco,
posteriormente podremos ir aadiendo elementos y diapositivas.
El uso de las plantillas es sumamente prctico. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las que vienen
como ejemplo en la instalacin son slo unas pocas. Para conseguir ms, deberemos descargarlas desde
la pgina Office.com, donde podremos encontrar muchas y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de
conexin a internet, puedes hacerlo directamente desde PowerPoint. Consulta el siguiente avanzado para
saber cmo.
Para practicar lo aprendido realiza los ejercicios Crear presentacin en blanco y Crear presentacin
con plantillas
Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botn de la barra de
acceso rpido. Tambin disponemos del atajo de teclado CTRL+G.
La primera vez que guardemos la presentacin nos aparecer un men como el de la siguiente imagen:
Adems de tener en cuenta dnde, tambin es importante saber con qu nombre se guarda. Para ello,
deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre de archivo.
Por defecto, se crear un archivo del tipo Presentacin de PowerPoint, que tiene la extensin pptx. Si
por cualquier motivo queremos guardar la presentacin en otro formato, por ejemplo en el formato
antiguo (PowerPoint 97-2003), lo nico que deberemos hacer es modificar el tipo de archivo,
seleccionando el adecuado de la lista desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.
Como hemos dicho, el efecto que tendr pulsar la opcin Guardar en un archivo que ya se ha guardado
antes ser simplemente actualizar los cambios y salvaguardar as nuestro trabajo. Esto se debe hacer con
cierta frecuencia; sin embargo, en ocasiones se nos olvida y perdemos el trabajo por un fallo tcnico.
Por eso, es interesante tener activada la opcin Autorrecuperacin de PowerPoint, que no es ms que
una copia automtica que se guarda cada cierto tiempo y que nos permitir recuperar nuestro trabajo en
caso de que el sistema falle. Puedes ver cmo en el siguiente avanzado.
Guardar una copia.
En ocasiones, es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre distinto al del
original. As, podremos realizar modificaciones sobre l y dispondremos luego tanto de la presentacin
inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos clic en Archivo > Guardar como.
Se abrir una pantalla idntica a la que utilizbamos para guardar por primera vez y, por lo tanto, el
proceso ser el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lgica, ya que PowerPoint necesitar saber
dnde guardar la copia y con qu nombre.
Para practicar lo aprendido realiza los ejercicios Guardar una presentacin y La opcin Guardar como
1) Presentaciones recientes. Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo
pueden encontrar bastante prctico este mtodo. Es la opcin que nos aparece por defecto, abrir un
archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas.
Al estar seleccionada por defecto esta opcin, en el men de la derecha en la ventana de la accin de
Abrir (imagen anterior), podremos encontrar un listado de los ltimos archivos que hemos usado. Este
listado se va actualizando segn utilizamos PowerPoint, pero tambin lo podemos modificar a nuestro
antojo si as lo deseamos:
Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botn derecho sobre l y escogemos la
opcin Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar haciendo clic
en su botn en forma de chincheta . La chincheta se mostrar en posicin vertical, como si
estuviese clavada, esto indicar que ese elemento se encuentra anclado. Para desanclarlo,
volveremos a hacer clic sobre el botn de chincheta o pin.
2) Equipo. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente utilizados, podemos pulsar el
botn de la opcin Equipo . Al hacerlo cambiar el men derecho:
Una vez aqu, nos aparecer un listado de carpetas recientes desde donde abrir nuestro archivo. Si
ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos pulsar el botn Examinar para abrir una nueva
ventana:
La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella
donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre l para seleccionarlo y
pulsamos el botn Abrir. El archivo se mostrar para empezar a trabajar con l.
Ya sabemos abrir presentaciones, slo nos queda mencionar un ltimo detalle. PowerPoint permite
trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos abrir otra,
esta se mostrar en una ventana nueva. En esta versin de Office, las presentaciones funcionan como
varias instancias del mismo programa abiertas de manera independiente. De esta manera, cuando
abramos un trabajo guardado desde una ventana con otro proyecto en el que estemos trabajando, esta
ser mostrada en una nueva ventana independiente, por lo que, si cerramos alguno de los dos proyectos,
no afectar en nada al otro.
Por ello, podremos cambiar de una presentacin a otra navegando en la barra de tareas. Seleccionamos
el icono de PowerPoint y despus la ventana en la que se encuentra el proyecto con el que queremos
trabajar.
1) Presentaciones recientes. Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo
pueden encontrar bastante prctico este mtodo. Es la opcin que nos aparece por defecto, abrir un
archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas.
Al estar seleccionada por defecto esta opcin, en el men de la derecha en la ventana de la accin de
Abrir (imagen anterior), podremos encontrar un listado de los ltimos archivos que hemos usado. Este
listado se va actualizando segn utilizamos PowerPoint, pero tambin lo podemos modificar a nuestro
antojo si as lo deseamos:
Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botn derecho sobre l y escogemos la
opcin Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar haciendo clic
en su botn en forma de chincheta . La chincheta se mostrar en posicin vertical, como si
estuviese clavada, esto indicar que ese elemento se encuentra anclado. Para desanclarlo,
volveremos a hacer clic sobre el botn de chincheta o pin.
2) Equipo. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente utilizados, podemos pulsar el
botn de la opcin Equipo . Al hacerlo cambiar el men derecho:
Una vez aqu, nos aparecer un listado de carpetas recientes desde donde abrir nuestro archivo. Si
ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos pulsar el botn Examinar para abrir una nueva
ventana:
La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella
donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre l para seleccionarlo y
pulsamos el botn Abrir. El archivo se mostrar para empezar a trabajar con l.
Ya sabemos abrir presentaciones, slo nos queda mencionar un ltimo detalle. PowerPoint permite
trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos abrir otra,
esta se mostrar en una ventana nueva. En esta versin de Office, las presentaciones funcionan como
varias instancias del mismo programa abiertas de manera independiente. De esta manera, cuando
abramos un trabajo guardado desde una ventana con otro proyecto en el que estemos trabajando, esta
ser mostrada en una nueva ventana independiente, por lo que, si cerramos alguno de los dos proyectos,
no afectar en nada al otro.
Por ello, podremos cambiar de una presentacin a otra navegando en la barra de tareas. Seleccionamos
el icono de PowerPoint y despus la ventana en la que se encuentra el proyecto con el que queremos
trabajar.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin
particular de cada una de las diapositivas como una visin global de todas ellas, as como reproducir la
presentacin para ver el resultado al final.
Donde encontraremos las cuatro vistas pricipales (Normal, Clasificador de diapositivas, Vista de lectura
y Presentacin con diapositivas) que nos permitirn modificar el diseo, echar un vistazo general a todas
ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la presentacin tal y como se ver cuando la
proyectemos en nuestra exposicin. Durante el tema iremos vindolas con detalle.
Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aqu encontramos algunas vistas ms adems de las
que ya aparecan en la barra inferior, como la Pgina de notas o las Vistas patrn.
La nica vista que no se encuentra aqu es la de Presentacin con diapositivas. Puesto que se trata de una
vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cul lo ver nuestro pblico, posee
una ficha propia llamada Presentacin con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de
ejecutarla.
Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar una presentacin, ya la hemos
comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente.
Esta es la vista que ms utilizars, ya que desde ella modificaremos la presentacin. Es la vista de
trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las diapositivas, cambiar su color y
diseo, etc.
Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin. Nos permite
localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas.
En definitiva, para organizarlas.
Se inicia tambin desde Vista > Vistas de presentacin > Clasificador de diapositivas. Tambin dispones
de un botn en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto .
2.4. Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar las diapositivas en algunas vistas,
como Normal y Clasificador de diapositivas.
Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el
zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el rea de esquema que en
el rea de trabajo. Dependiendo de cul seleccionemos, el zoom se aplicar sobre sta zona.
Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el rea de trabajo.
Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamao, al igual que la propia ventana. Lo nico
que cambia es la diapositiva seleccionada en el rea de trabajo.
Encontrars la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegar una ventana
donde podrs escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien escribir uno
personalizado.
Una opcin muy til es la de ajustar el tamao de la diapositiva al tamao de la ventana. Es decir, que
la diapositiva se ver ms pequea si la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada, y ms grande si
se maximiza. Eso s, siempre se ver completa.
Para ajustarla, hacemos clic en el botn Ajustar a la ventana de la ficha Vista o bien pulsamos el botn
de la barra inferior.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Aplicar zoom a distintas
vistas
Lo habitual es reproducir la presentacin desde la diapositiva que se est visualizando en ese momento,
normalmente para ver cmo queda la diapostiva que acabamos de realizar y poder apreciar todos los
elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciaran en ninguna otra vista.
La cinta, en Presentacin con diapositivas > Iniciar presentacin con diapositivas > Desde la
diapositiva actual.
El botn de la barra inferior.
Lo habitual es que una presentacin contenga diversas diapositivas. Durante la exposicin de cara al
pblico es imprescindible que sepas moverte de una a otra con soltura para ir avanzando. La siguiente
tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones bsicas:
Accin Teclas
S
INTRO
AV PG
Ejecutar la siguiente animacin o avanzar a la siguiente FLECHA DERECHA
diapositiva. FLECHA ABAJO
BARRA ESPACIADORA
Clic con el mouse
A
RE PG
Ejecutar la animacin anterior o volver a la diapositiva FLECHA IZQUIERDA
anterior FLECHA ARRIBA
RETROCESO
Ir a diapositiva nmero NMERO+INTRO
1+INTRO
Volver a la primera diapositiva presionar los dos botones del ratn durante 3
segundos.
ESC
Finalizar una presentacin con diapositivas CTRL+PAUSA
MAYS+F10
Presentar el men contextual clic con el botn derecho del ratn
Adems de estas acciones, tambin es posible modificar la forma del puntero del ratn o dibujar y
resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que las personas nos miren a
nosotros en un momento dado, sin la distraccin de la diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la
vista de presentacin puedes ver el cuadro de ayuda con todas las teclas para cada funcin.
Todas estas funciones se podran realizar tambin mediante el men contextual. Es decir, haciendo clic
con el botn derecho del ratn sobre la presentacin y utilizando las opciones Anterior, Siguiente, Ir a
diapositiva, Fin de la presentacin, etc. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que adems de
ser incmodo, la visualizacin del men puede distraer la atencin del pblico y dar una imagen poco
profesional.
Hemos comentado que esa es la forma ms habitual de reproducir la presentacin, pero no la nica.
En la ficha Presentacin con diapositivas encontramos otras formas de reproduccin que pueden
resultarnos tiles:
Desde el principio para reproducirla toda. Tambin se puede ejecutar este tipo de presentacin
pulsando la tecla F5.
Presentacin personalizada, para escoger exactamente en qu orden reproducirlas. Esto puede
resultar muy til si en la exposicin de cara al pblico se decide modificar el orden de ciertos
puntos: de este modo no ser necesario modificar la presentacin. Esto nos ahorrar mucho
tiempo y evitar que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos
almacenar varios rdenes de reproduccin en la propia presentacin y as utilizar la misma para
distintos pblicos.
Por ltimo, comentaremos la opcin Presentacin en lnea, que permite publicar en internet una
presentacin para que los receptores de la misma la puedan seguir desde su ordenador, mvil, o
cualquier otro dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que el pblico no slo dispone de la
presentacin, sino que la visualiza al ritmo que marca el locutor en tiempo real. Veremos esto en
detalle ms adelante, en la unidad dedicada a la publicacin de las presentaciones.
Muestra cada diapositiva en una pgina, seguida de sus correspondientes anotaciones. Se inicia desde la
ficha Vista.
Vista de lectura.
La vista es muy similar a la de presentacin. Se abre a pantalla completa y permite visualizar las
animaciones y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una ventana que se puede restaurar y
maximizar a placer. As podremos ver el resultado final pero de una forma ms flexible para trabajar. Se
inicia desde la ficha Vista o desde el botn de la barra inferior.
Para movernos por las diapositivas a nuestro ritmo deberemos utilizar los botones que se muestran en la
zona inferior. Tambin desde ah podremos cambiar de vista nuevamente.
Vistas enfocadas a la impresin
Las vistas Patrn de documentos y Patrn de notas que se encuentran en la ficha Vista estn enfocadas a
la impresin. En el primer caso, a la impresin de varias diapositivas en la misma pgina; en el segundo,
a la impresin de diapositivas junto con sus correspondientes anotaciones. Pero en ambos casos se
muestran respetando aspectos importantes en el diseo enfocado a la impresin, como los mrgenes, o
pies y encabezados de pgina.
Tambin existe una Vista previa de impresin en Archivo > Imprimir, que no es ms que el aspecto que
tendr la presentacin si se imprime. Permite modificar el zoom, pasar de pgina y poco ms.
Patrn de diapositivas
Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrn empleado para facilitar su modificacin.
Con una imagen quedar ms claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vista normal a la izquierda
y en vista patrn a la derecha.
Unidad 3. Trabajar con diapositiva
En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una presentacin, sin
adentrarnos en cmo modificar su contenido. Veremos cmo podemos insertar nuevas diapositivas,
eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrs comprobar, se trata de acciones muy sencillas de
realizar.
Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva
diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertar tras ella.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el
botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema.
Podemos escoger entre diferentes diseos, o cargar una diapositiva en blanco. No te preocupes si no
ests seguro del diseo que necesitas, por ejemplo porque no tienes claro qu contenidos vas a
incorporar. Ms adelante veremos cmo modificar los elementos que contiene.
Otra opcin es insertar una diapositiva que se encuentra en otra presentacin. As, podremos reutilizar
material fcilmente. Puedes ver cmo hacerlo en el siguiente avanzado .
Desde la vista Normal, lo ms adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el rea
de esquema. Aunque resulta ms cmodo hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas.
Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. As, las acciones realizadas se aplicarn a
esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos
la tecla MAYS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la ltima diapositiva del tramo a seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla CTRL pulsada e iremos
haciendo clic en cada una de ellas.
Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las
rodea.
Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes hacerlo de varias formas:
Desde la cinta:
botn .
1. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva a copiar y selecciona la opcin
Copiar en el men contextual que se muestra.
2. Haz clic con el botn derecho del ratn entre dos diapositivas, es decir, donde queramos insertar
la copia. Deberemos seleccionar la opcin de pegado ms adecuada.
Desde el teclado:
1. Haz clic sobre la diapositiva a copiar y pulsa la combinacin de teclas CTRL + C (que realiza la
accin de copiar).
2. Haz clic sobre la diapositiva detrs de la cual se insertar la copia y pulsa CTRL + V (pegar).
Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionndolas antes de ejecutar la accin de copiar.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas
de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:
O bien arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin debemos seleccionar la
diapositiva a desplazar y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastrarla hasta la posicin final.
Al desplazarla el puntero del ratn muestra junto a l un rectngulo dibujado. Cuando nos situamos
entre dos diapositivas, se abrir un espacio que nos muestra el lugar que ocupara la diapositiva si
decidisemos moverla. Por ejemplo, si queremos colocar la segunda diapositiva entre las diapositivas 3
y 4, moveremos el ratn hasta que se abra un espacio entre la 3 y la 4. En la siguiente imagen puedes
observar cmo se ha realizado la operacin en la vista Clasificador de diapositivas.
Una vez estamos situados en la posicin de destino, soltamos el botn del ratn y automticamente la
diapositiva se desplazar a la posicin. Las diapositivas se renumerarn de acuerdo con su nuevo orden.
El funcionamiento es idntico en la vista Normal, donde lo ms sencillo sera mover las miniaturas de
las diapositivas. Tambin podemos moverlas si se encuentra activa la vista Esquema. En este ltimo
caso lo haremos desplazando el pequeo smbolo que las representa . Lo arrastraremos hasta que
nos aparezca una delgada lnea entre las dos diapositivas donde lo queremos posicionar. Esta lnea nos
indica el lugar final que ocupara la diapositiva si soltasemos el botn izquierdo del ratn. La siguiente
imagen muestra cmo realizaramos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la segunda
diapositiva entre las diapositivas 3 y 4.
Como puedes apreciar en estas imgenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posicin 3 y la que
ocupaba la posicin 3 pasa a ser la 2.
Utilizando el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre su
miniatura. La opcin adecuada ser Eliminar diapositiva.
Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizaremos con ms
detalle. En esta unidad aprenderemos las acciones bsicas que ya usamos con diapositivas, pero esta
vez las aplicaremos a objetos. Es decir, aprenderemos a seleccionar, mover, copiar y eliminar objetos.
Tambin veremos algunas acciones ms especficas de los objetos como alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendbamos utilizar la vista Clasificador de diapositivas, por
ser la ms cmoda para trabajar con diapositivas, en esta unidad trabajaremos siempre con la vista
Normal. Es slo en esta vista donde podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.
Recuerda que slo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te encuentras en otra
vista, las opciones aparecern inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la presentacin final, sino
que se dibujan simplemente en el rea de trabajo como elementos de apoyo.
Reglas
Al activar las reglas se mostrarn dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal en la zona superior.
Nos permiten conocer la posicin de cualquier objeto, ya que al situar el cursor sobre la diapositiva,
una pequea lnea discontinua marca su posicin en ambas reglas.
En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el ttulo de nuestra presentacin. De ese modo
vemos las lneas en la regla que nos dan las coordenadas del mismo.
Los valores de la regla situan siempre el 0 en el punto central. Ten en cuenta que la precisin de los
valores de la regla depender del espacio de la ventana de PowerPoint. Si se encuentra maximizada, se
mostrarn ms valores; si en cambio ocupa un pequeo espacio, se vern las mediciones ms
espaciadas, como se aprecia en la imagen.
Cuadrcula
La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos
cuadrados que facilitan la alineacin de los objetos en la diapositiva.
Desde el botn Configuracin de cuadrcula que se encuentra tambin en Vista > Mostrar, podremos
configurarla para establecer su tamao y comportamiento. Para ver cmo hacerlo visita el siguiente
avanzado.
Guas
Las guas no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones
iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Reglas, cuadrcula y guas
Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseo de entre los existentes. En muchos
casos, el diseo incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la
imagen siguiente.
Una serie de imgenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el cursor sobre
ellas aparecer un pequeo globo informativo que nos ayudar a identificarlos. Lo nico que
necesitamos saber es que cada imagen es un botn que inserta el tipo de objeto que representa: tablas,
grficos, SmartArt, imgenes, imgenes prediseadas y clips multimedia. En funcin del tipo de
objeto seleccionado se ejecutar una accin u otra que nos permitir especificar las dimensiones de la
tabla o qu imagen agregar, por ejemplo.
Pero, qu ocurre si queremos incluir ms de un objeto en la diapositiva? Dos, tres, diez? Para eso
deberemos insertarlos manualmente desde la ficha Insertar.
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan slo hay
que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendr sus elementos
jerarquizados.
Imgenes: Permite incluir un archivo de imagen que est almacenado en nuestro ordenador.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que est almacenado en nuestro
ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como lneas, flechas y figuras geomtricas.
Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto.
En futuras unidades del curso iremos profundizando en cmo tratar cada uno de estos objetos para
personalizarlos o trabajar con ellos.
En ese caso haz clic sobre el marco y as ser el objeto el que pasar a estar seleccionado, presentando
el siguiente aspecto:
Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Seleccionar varios objetos es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL mientras se hace
clic con el ratn en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin soltar la tecla, se
quitar la ltima seleccin.
- Desde el men contextual (clic derecho del ratn), con la opcin Copiar.
- Desde el men contextual (clic derecho del ratn), con la opcin Pegar.
El objeto casi nunca se copiar al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos moverlo hasta
su posicin definitiva. Esto lo veremos en el siguiente apartado.
Se trata de una forma mucho ms rpida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que tiene la
limitacin de que la copia se situar siempre en la misma diapositiva que la original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sera similar al del
proceso de copiar, y por lo tanto no supone una gran ventaja utilizar este mtodo.
Mover arrastrando
1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre l. Vers que aparece un marco a su
alrededor. Sitate sobre l (pero no sobre los crculos que hay en el marco) y vers que el
cursor toma el siguiente aspecto .
2. Pulsa el botn izquierdo del ratn y, mantenindolo pulsado, arrastra el objeto. Vers una copia
semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cmo quedara en
cada posicin.
3. Cuando hayas situado el objeto donde deseas, suelta el botn del ratn y vers que el objeto se
sita automticamente en la posicin que le has indicado.
Este mtodo se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy similares a
los vistos para copiar anteriormente:
1. Seleccionar el objeto.
2. Ejecutar la accin Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.
4. Ejecutar la accin Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva cuyo diseo
contena el elemento objeto para facilitar su incorporacin, al moverlo a otra se volver a mostrar el
cuadro para insertar objetos.
Para eliminar esa seccin selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.
Con esto eliminars texto, grficos, imgenes, etc. pero la seccin reservada a estos objetos se
mantendr, aunque estar vaca:
Si quieres tambin borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando estamos
eliminando. Son los comandos deshacer y rehacer, que sirven para deshacer (o rehacer) la ltima
operacin realizada.
Del mismo modo que para deshacer, podemos rehacer varias operaciones marcndolas de la lista
desplegable asociada al botn.
Estos puntos sirven para modificar el tamao del objeto. Si te sitas en los puntos de las esquinas
vers que el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitir
modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto. Para ello tienes que hacer clic en el crculo
cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastrarlo hasta darle el
tamao deseado, para tras ello soltar el botn del ratn.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una funcin similar a
los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos nicamente permiten modificar el
ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto
del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Modificar tamao de los
objetos.
Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guas que dividen la diapositiva en cuatro
partes iguales. Recuerda que se activan desde la ficha Vista.
Haz clic en uno de los extremos de la gua que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratn
tome la forma de una flecha, y arrastra la gua hasta el primer objeto. Despus suelta el botn del
ratn. A continuacin arrastra la gua hasta la posicin del segundo objeto manteniendo pulsada la
tecla MAYS, vers que aparece un pequeo recuadro en el que te va indicando la distancia desde el
primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la gua.
1. Seleccionar el objeto.
2. Hacer clic en la opcin correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato, grupo
Organizar, men Girar.
Observa, que slo con situar el cursor sobre la opcin deseada, el objeto muestra una previsualizacin
del resultado. As, podremos hacer clic si es lo que buscbamos, o dejarlo como est si no lo es.
Veamos el resultado que se producira en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de las
opciones:
Posicin Resultado
Original
Si prefieres girar el objeto libremente slo tendrs que hacer clic sobre las flechas circulares que
aparecen alrededor del objeto (son flechas que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto). En
el puntero del ratn aparece una flecha en forma de circunferencia, sitate sobre la flecha circular que
quieras y despus arrastra el ratn hacia la posicin que desees. Vers como la figura gira; una vez
conseguido el giro deseado, suelta el botn izquierdo del ratn.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Girar y Voltear.
- Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma
distancia entre ellos, bien sea distancia horizontal o vertical.
- Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma lnea imaginaria.
Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la alineacin se haga en funcin de
la diapositiva. Es decir, que los objetos guarden la misma distancia con respecto a la diapositiva.
A continuacin te mostramos unos ejemplos de cmo quedan los objetos al alinearlos o al
distribuirlos.
Como podrs observar ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande,
de la flecha grande a la flecha pequea y esta a su vez con el cuadrado. Como tenamos la opcin
Alinear a la diapositiva activada, los laterales de la diapositiva tambin se han tenido en cuenta.
Partimos de los objetos ya distribuidos en el ejemplo anterior. En este ejemplo los hemos alineado a la
parte inferior. La flecha pequea se ha situado en la misma horizontal que la grande y que el cuadrado.
En este caso no tenamos la opcin Alinear a la diapositiva.
- Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma
distancia entre ellos, bien sea distancia horizontal o vertical.
- Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma lnea imaginaria.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la alineacin se haga en funcin de
la diapositiva. Es decir, que los objetos guarden la misma distancia con respecto a la diapositiva.
Como podrs observar ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande,
de la flecha grande a la flecha pequea y esta a su vez con el cuadrado. Como tenamos la opcin
Alinear a la diapositiva activada, los laterales de la diapositiva tambin se han tenido en cuenta.
Unidad 5. Diseo
Una presentacin de PowerPoint normalmente tiene el propsito de servir de apoyo en una exposicin
pblica. Esto hace que el aspecto esttico y de diseo tenga una relevancia especial. Por eso, debemos
procurar que nuestra presentacin d la imagen que queremos proyectar, y que sea agradable y legible.
Lo ideal es que el diseo no distraiga la atencin de nuestro pblico, por lo tanto, es especialmente
aconsejable que las presentaciones sean discretas y con colores adecuados. De esta forma la audiencia
ser capaz de mantener la concentracin en lo que decimos y en el contenido de las diapositivas.
En esta unidad veremos cmo dar un aspecto elegante de forma rpida y sencilla, gracias a los temas.
Al aplicar un tema a una presentacin, toda ella adquirir unos colores bsicos que guardan cierta
armona y todas las diapositivas tendrn una coherencia esttica. Se vern homogneas sin apenas
esfuerzo. Tambin veremos que disponemos de estilos rpidos que nos permiten cambiar radicalmente
el formato de un elemento de la diapositiva de forma inmediata.
Y aprenders cmo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor flexibilidad la
presentacin, pudiendo utilizar ms de un tema en la misma presentacin o indicar formatos por
defecto.
1. Para crear la presentacin, podemos hacerlo desde la pantalla inicial de PowerPoint, o bien
hacer clic en Archivo > Nuevo.
2. En unidades anteriores del curso tendamos a crearla en blanco, en cambio en esta ocasin
seleccionaremos alguno de los temas disponibles.
3. Una vez seleccionado el tema ms apropiado, elegimos una combinacin de colores para este y
pulsamos el botn Crear.
Si ya tenamos la presentacin creada, podemos modificar el tema que se aplica a todas sus
diapositivas desde la pestaa Diseo.
No importa qu mtodo utilices, el resultado ser el mismo. Podrs observar como, al insertar una
Nueva diapositiva, los diseos disponibles han cambiado adaptndose al formato del tema. Y
cualquier nuevo contenido tendr su formato.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Aplicar un tema.
Para personalizar los detalles del fondo hacemos clic en el botn Formato del fondo. El resultado ser
el mismo, la siguiente ventana:
En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno:
La opcin Ocultar grficos de fondo nos permite ocultar algunos grficos que incoporan en
ocasiones los temas, como rebordes o imgenes que enmarcan el contenido.
Los estilos rpidos no son ms que un conjunto de formatos que se aplican con un solo clic sobre el
elemento seleccionado. Utilizarlos nos puede ahorrar mucho tiempo y lo cierto es que se logran, con
ellos, resultados espectaculares. Gracias a ellos cualquier persona puede conseguir un efecto
profesional en sus presentaciones, aunque no tenga apenas experiencia en el empleo de PowerPoint.
Veamos un ejemplo de los estilos de las tablas y las imgenes. Para las tablas, encontramos los
estilos en el grupo de fichas Herramientas de tabla, ficha Diseo. Por su parte para las imgenes los
encontramos en su ficha Formato. Estas fichas aparecern cuando seleccionemos el elemento:
El botn resaltado en la imagen anterior con una flecha hacia abajo sirve para desplegar Ms estilos.
Y ahora veamos los estilos rpidos generales, que encontraremos en la pestaa Inicio, grupo Dibujo:
Podemos incluir la numeracin desde la ficha Insertar, grupo Texto, haciendo clic en la herramienta
Nmero de diapositiva.
Se abrir un cuadro de dilogo donde deberemos activar la casilla Nmero de diapositiva que hay en la
pestaa Diapositiva.
El pequeo cuadro de Vista previa muestra en un rectngulo negro la posicin en la que se situar
dicho elemento. Ya slo nos quedara decidir si queremos Aplicar la numeracin slo a esa diapositiva
o si la queremos Aplicar a todo el documento. Si quieres que se aplique a todo el documento excepto a
la primera diapositiva, marca la casilla No mostrar en diapositiva de ttulo y pulsa el botn Aplicar a
todo.
Los estilos rpidos no son ms que un conjunto de formatos que se aplican con un solo clic sobre el
elemento seleccionado. Utilizarlos nos puede ahorrar mucho tiempo y lo cierto es que se logran, con
ellos, resultados espectaculares. Gracias a ellos cualquier persona puede conseguir un efecto
profesional en sus presentaciones, aunque no tenga apenas experiencia en el empleo de PowerPoint.
Veamos un ejemplo de los estilos de las tablas y las imgenes. Para las tablas, encontramos los
estilos en el grupo de fichas Herramientas de tabla, ficha Diseo. Por su parte para las imgenes los
encontramos en su ficha Formato. Estas fichas aparecern cuando seleccionemos el elemento:
El botn resaltado en la imagen anterior con una flecha hacia abajo sirve para desplegar Ms estilos.
Y ahora veamos los estilos rpidos generales, que encontraremos en la pestaa Inicio, grupo Dibujo:
Podemos incluir la numeracin desde la ficha Insertar, grupo Texto, haciendo clic en la herramienta
Nmero de diapositiva.
Se abrir un cuadro de dilogo donde deberemos activar la casilla Nmero de diapositiva que hay en la
pestaa Diapositiva.
El pequeo cuadro de Vista previa muestra en un rectngulo negro la posicin en la que se situar
dicho elemento. Ya slo nos quedara decidir si queremos Aplicar la numeracin slo a esa diapositiva
o si la queremos Aplicar a todo el documento. Si quieres que se aplique a todo el documento excepto a
la primera diapositiva, marca la casilla No mostrar en diapositiva de ttulo y pulsa el botn Aplicar a
todo.
Hasta ahora hemos visto que el tema se aplica a todas las diapositivas. Sin embargo, podemos tener
una presentacin que contenga varios temas, incluyendo en ella ms patrones. Tambin hemos visto
que al insertar nuevas diapositivas, debemos escoger uno de los diseos disponibles, pero si queremos
podemos crear un diseo personalizado que se adapte mejor a nuestras necesidades, modificando el
patrn o creando uno nuevo.
Para entender todo esto lo nico que hay que tener claro es que el patrn define previamente el
esquema de nuestras diapositivas, y que luego ya somos nosotros quienes decidimos si incluir ms o
menos elementos, y ms o menos diapositivas, as como escoger unos u otros diseos. Pero la base
siempre est creada. Y esta base es la que vamos a aprender a manejar en este apartado.
Pongmonos manos a la obra! Lo primero ser mostrar el patrn desde la ficha Vista, grupo Vistas
El resto de diapositivas son cada uno de los diseos que contiene el patrn. Observa que una fina lnea
discontinua representa dicha dependencia. Desde estas diapositivas podrs cambiar los diseos para
que, al insertar nuevas diapositivas en la presentacin, estas presenten el diseo propio. Tambin
podramos crear diseos nuevos.
Es aconsejable que los cambios en el patrn se realicen antes de empezar a crear diapositivas en la
presentacin, porque luego no podremos hacer que aquellas que ya hayan sido insertadas cambien de
patrn. Estarn basadas en el original.
Al encontrarnos en esta vista, la cinta cambiar mostrando en primer lugar la ficha Patrn de
diapositivas. Las herramientas activas cambiarn en funcin de si estamos trabajando sobre la
diapositiva principal o si lo hacemos sobre uno de los diseos. Bsicamente la diferencia es que las
herramientas de Diseo del patrn slo estn disponibles en las diapositivas de diseos.
Disponemos de herramientas que ya hemos visto que nos permiten Editar el tema o el Fondo.
Tambin otras para Configurar la pgina (como veremos ms adelante) y modificar la
Orientacin de la diapositiva.
Si hacemos clic en la opcin Insertar patrn de diapositivas podremos incluir otro patrn en la
presentacin. De esta forma, al tratar de insertar nuevas diapositivas, podremos escoger entre
los diseos de ambos patrones, pudiendo as escoger entre dos temas distintos, por ejemplo.
Otras opciones interesantes de el grupo Editar patrn son Eliminar, que permite eliminar
diseos, y Conservar, que permite que el patrn se mantenga en la presentacin a pesar de que
no haya ninguna diapositiva basada en l.
Si cerramos la vista patrn con el correspondiente botn, volveremos a visualizar la cinta
normalmente y se mostrar la vista que estbamos utilizando anteriormente. Volveremos pues
a ver el contenido de nuestra presentacin.
Para hacerlo, pulsaremos el botn Insertar diseo en la ficha Patrn de diapositivas. Ten presente que,
al igual que al crear nuevas diapositivas, se insertar tras aquella que est seleccionada. Excepto si se
encuentra seleccionada la diapositiva principal, ya que en ese caso se insertar en ltimo lugar, tras el
resto de diseos. Otra forma de escoger la posicin en que ha de insertarse es hacer clic entre dos
diapositivas. Se dibujar una lnea entre ellas y ah ser donde se incluya. El orden no tiene especial
relevancia, pero ser el que se tome en el men Nueva diapositiva luego, en la vista normal.
Modificar diseo
Podemos modificar el diseo tanto si lo hemos creado nosotros como si ya exista de forma
predeterminada en el tema. En cada caso deberemos escoger la forma que ms nos interese, aunque lo
ideal es mantener siempre los diseos preestablecidos. Si nos interesara realizar una modificacin
sobre uno de ellos, sera aconsejable duplicar el diseo desde la vista patrn y trabajar sobre la copia.
As, conservaramos ambas.
Las modificaciones que se pueden realizar son las mismas que ya vimos cuando aprendamos a
trabajar con diapositivas. Podemos mover sus elementos, eliminarlos, copiarlos, etc. Eso s, debers
tener presente que no se pueden eliminar los diseos que estn siendo utilizados en alguna diapositiva
de la presentacin.
Para incluir los elementos editables que suelen componer los diseos, debemos utilizar la opcin
Insertar marcador.
Si utilizramos la pestaa Insertar lo que haramos sera incluir el propio objeto como fijo en el diseo,
por ejemplo, una imagen o una fotografa concreta. Utilizando los marcadores, conseguiremos
La opcin Contenido es el cuadro que ya hemos visto en varias ocasiones, que incluye botones de
todos los tipos de objeto: texto, imgenes, grficos, tablas, SmartArt, clips multimedia o imgenes. En
el ejemplo siguiente vemos el ttulo que se inserta por defecto al crear un nuevo diseo y un objeto de
tipo Contenido.
Aprovechando la imagen, observa los textos que incluye. Las frases Haga clic para agregar ttulo o
Haga clic para agregar texto son un ejemplo de lo que ocurrira si escribisemos texto en la vista
patrn. Son textos provisionales, informativos. Ayudan al usuario a saber cmo actuar e identifican los
distintos elementos.
Pongamos un ejemplo. Si quisiramos crear un diseo con el ttulo del apartado y el nombre del
ponente, podramos crear un marcador de tipo texto y escribir en l Haga clic para agregar el ponente.
Si creramos una diapositiva basada en este diseo, al hacer clic sobre el texto este desparecera y el
texto introducido tomara el formato que le hubisemos dado en la vista patrn.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Trabajar con el patrn de
diapositivas.
A continuacin veremos paso a paso todas las operaciones ms comunes relacionadas con los textos.
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto
que apareca (Haga clic para agregar titulo) desaparecer y aparecer el punto de insercin.
Empieza a insertar el texto.
Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratn en otra parte de la diapositiva o
pulsa la tecla ESC dos veces.
Para aadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botn Cuadro de texto del grupo Texto que se
encuentra en la pestaa Insertar.
Vers como el cursor toma este aspecto . Haz clic con el botn izquierdo del ratn donde quieras
insertar el nuevo cuadro de texto; mantenindolo pulsado, arrstralo para definir el tamao del cuadro
de texto y sultalo cuando tengas el tamao deseado. Dentro del cuadro tendrs el punto de insercin
que te indica que puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto.
Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces
ESC.
Powerpoint incorpora un corrector ortogrfico, si quieres saber ms sobre l visita nuestro tema
avanzado pulsando aqu .
Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en s, por ejemplo para incluir otro
tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro desde el borde y asegurarnos de
que queda delimitado por una lnea continua.
En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminar el cuadro y todo su
contenido.
Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase.
Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el
pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro
equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las
fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y si ests utilizando una fuente la
encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista. Puede que la zona Fuentes utilizadas
recientemente no aparezca si todava no has utilizado ninguna.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que
vayan apareciendo todas las tipografas o tipos de letra disponibles. Tambin podemos desplazar el
botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un
cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se ir autocompletando con la fuente que cree que
buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras ya se muestre la que te
interesa.
Tamao de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Selecciona el texto y haz clic en el
tringulo para buscar el tamao que desees, o escrbelo directamente en la caja de texto.
Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones que tambin nos permiten
seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa al tamao actual. Cada uno de ellos
tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta hacia abajo
lo disminuye.
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse la opcin se muestra
el fondo rosado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la imagen
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.
- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
- Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono es el
color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores que se muestra al
pulsar su correspondiente flecha. Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y
seleccionarlo de la paleta ms completa que se mostrar en un cuadro de dilogo.
En este apartado hemos visto las principales herramientas de fuente que hay visibles en la cinta,
dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo
Fuente. Para saber ms visita el siguiente avanzado: .
En ocasiones las personas que tienen poca experiencia con editores de texto utilizan la tecla INTRO
para aumentar el espacio entre una lnea y la siguiente. As, las separan con un prrafo vaco que no
se utiliza. Esto no es recomendable, porque el programa lo interpretar como un prrafo a la hora de
aplicarle estilos y trabajar con l. Hacerlo as nos supondr a la larga una prdida de tiempo.
La forma adecuada de espaciar ms o menos las lneas es con la herramienta Interlineado , que
se encuentra en la ficha Inicio, grupo Prrafo.
Al hacer clic en ella se despliega un men con distintos valores. El espaciado normal que se aplica
por defecto es 1. A partir de ah, podemos escoger distintos valores: 1,5 sera una vez y media el
A continuacin puedes observar un ejemplo: un texto al que hemos aplicado dos interlineados
distintos:
Con ella podremos definir el kerning o espaciado entre caracteres del texto, es decir, la separacin
entre cada letra o nmero y la letra o nmero siguiente.
Desplegando su pequea flecha triangular podemos ver un men donde encontraremos las opciones:
Esta ltima opcin abre un cuadro de dilogo donde podremos establecer el valor exacto en puntos
que queremos que se expanda o se comprima el espaciado entre caracteres.
A continuacin puedes observar un ejemplo, un texto al que hemos aplicado dos espaciados entre
caracteres distintos, siendo el primero ms estrecho que el segundo:
Estos son los botones para fijar la alineacin horizontal. Hay cuatro tipos:
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos a su alineacin respecto de su contenedor, que
normalmente ser el cuadro de texto.
Este botn permite fijar la alineacin vertical. Hay tres tipos: Superior, En el medio e Inferior.
6.7. Sangra
Una sangra es el desplazamiento hacia la derecha de un prrafo. Las sangras son tiles para dar un
formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus
subtemas que trataremos en una leccin, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangra se aconseja
escribir primero el esquema completo y despus aplicar la sangra.
Una vez introducido el texto, selecciona aquel al cual quieres aplicar la sangra.
A continuacin pulsa en el botn Aumentar Sangra que se encuentra en la pestaa Inicio, grupo
Prrafo. Cuando se aplica la sangra tambin disminuye el tamao de la letra.
Al igual que puedes aumentar la sangra tambin puedes reducirla con el botn Disminuir Sangra
.
6.8. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las que se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulacin TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas las tabulaciones pueden ser muy utiles.
Office 2013 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Hay que tener en cuenta que
las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin habra
que repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que puedes activarla desde la ficha Vista.
1. Hacer clic dentro del cuadro de texto donde queramos definir la tabulacin. Los smbolos que
aparecen marcados en la regla son las tabulaciones.
2. Si te fijas, todos estn a la misma distancia. Pulsa sobre uno de los smbolos que aparecen
marcados en la regla y sin soltar arrstralo horizontalmente hasta el rango que desees.
Debemos tener en cuenta que al mover uno de los smbolos todos sern movidos siguiendo la misma
proporcin. Es decir siempre habr la misma separacin entre cada tabulacin. En la siguiente
imagen se ha definido una tabulacin de 2 cm:
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la tecla
INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un salto de
lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este est un nivel inferior que
el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas
multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la
derecha de cada uno de los botones.
Selecciona el estilo que ms te guste haciendo clic sobre l y observars el resultado en la diapositiva.
En el caso de las listas de vietas, podemos personalizar el smbolo si no nos gusta ninguno de los
disponibles. Puedes aprender cmo hacerlo en el siguiente avanzado .
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Listas de numeracin y vietas
Mediante el botn Buscar (o con las teclas CTRL+B) podemos localizar texto. Se abrir el
siguiente cuadro de dilogo.
En el cuadro Buscar: escribiremos el texto. Luego, slo deberemos pulsar Buscar siguiente para ir
recorriendo, una a una, las ocurrencias de dicho texto en la presentacin.
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botn
Reemplazar (o las teclas CTRL+L). Se abrir un cuadro similar al anterior:
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar
cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
En ese sentido, las notas son muy importantes. Permiten que el orador disponga de anotaciones que
le ayudarn a recordar datos concretos, a desarrollar las diapositivas y a tener la seguridad de que no
se quedar en blanco ni olvidar mencionar algn dato relevante. Todo esto sin crear una
presentacin densa y aburrida.
Dichas notas slo las ver el orador, de forma privada. Lo habitual es que, con la ayuda de un
proyector, muestre su presentacin al pblico de forma convencional, mientras l, en su pantalla,
visualiza la presentacin con notas.
Tambin es posible imprimir las diapositivas con anotaciones. Esto no es muy recomendable, porque
obliga al ponente a agachar la mirada con mayor frecuencia y a pasar hojas, as que el pblico
percibir mejor cunto de lo que dice es ledo y cunto no lo es. Sin embargo, en algunas ocasiones
puede resultar de utilidad disponer de una copia impresa, as que veremos tambin esta funcin a lo
largo de la unidad.
El rea de notas ser donde aadiremos las anotaciones de apoyo para la diapositiva mostrada en ese
momento. Cada diapositiva dispone de unas anotaciones propias. Para incluirlas slo hay que hacer
clic en el cuadro y escribir. Desde esta vista slo podremos incluir texto, ms adelante veremos
cmo incluir imgenes, grficos u otro tipo de elementos en la zona de notas.
Podemos modificar el tamao del panel para disponer de ms o menos espacio para las notas, as
Puesto que slo hay una pgina disponible por cada diapositiva, se puede hacer necesario reducirla o
incluso eliminarla, con la tecla SUPR, para disponer de ms espacio para las notas. Podemos
redimensionar la diapositiva como ya vimos en el tema manejar objetos: seleccionndola con un clic
y arrastrando sus marcadores de tamao hasta ajustarla al que deseemos.
En cuanto al espacio inferior reservado para mostrar las notas, trabajaremos con l como lo haramos
con cualquier texto. Podemos darle formato e incluso incluir imgenes, grficos o tablas de datos
que nos ayuden en nuestra exposicin, desde la ficha Insertar. No olvides, sin embargo, que en el
rea de notas de la vista Normal no apreciars los elementos grficos que hayas incluido, ya que
dicho espacio slo es capaz de mostrar texto.
Por supuesto, todo lo que se incluya en esta pgina quedar oculto para el pblico.
Esta vista est enfocada principalmente a mostrar las diapositivas en un formato ptimo para su
impresin; por lo tanto, maqueta sus pginas respetando los mrgenes. Incluso puede mostrar
elementos como encabezados o pies de pgina. Profundizaremos en estos aspectos en el tema
siguiente, aunque s que cabe mencionar que, si queremos imprimir estas pginas tal cul estn,
podremos hacerlo desde Archivo > Imprimir, cambiando el valor por defecto Diapositivas de pgina
completa por la opcin Pginas de notas en su configuracin.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Crear notas de orador
Al igual que personalizbamos los diseos de diapositivas desde la vista Patrn de diapositiva,
disponemos de un patrn para modificar la pgina de notas. Lo haremos desde la ficha Vista, grupo
Vistas Patrn, haciendo clic en la opcin .
Desde esta vista podremos configurar las pginas, por ejemplo, para que siempre muestren nuestro
nombre o el membrete de la empresa. Lo haremos desde la ficha Patrn de notas que se muestra.
Sin embargo, probablemente los cambios ms frecuentes que se realizan sobre el patrn son
ligeras modificaciones. Por ejemplo:
Ajustar el tamao de la miniatura de diapositiva para que por defecto se presente ms pequea.
Dar un formato concreto al texto desde la ficha Inicio.
Mover elementos como el nmero de pgina o la fecha a otra posicin.
Cambiar la posicin o tamao del cuadro de texto destinado a albergar las notas.
Para cerrar la vista, deberemos hacer clic en su correspondiente botn en la cinta o bien escoger
cualquier otra en la ficha Vista.
3. juego, slo hay que hacer clic y, sin soltar, arrastrar la lnea hasta la posicin deseada.
Como sabrs, para proyectar la presentacin sobre una pared, pizarra o lona, es necesario conectar el
proyector y el ordenador que contiene la presentacin. Al hacerlo debemos escoger cmo se
mostrar la informacin en las pantallas. Hay distintas formas de trabajar y la configuracin deber
hacerse segn los intereses de cada uno:
Mostrar la informacin slo por el proyector y no por el ordenador. En casos, por ejemplo,
en que el ponente est de pie con un mando a distancia para controlar el avance de las
diapositivas.
Duplicar las pantallas, para mostrarla por ambas igual.
Trabajar con pantallas diferentes, si disponemos de dos monitores conectados a la vez al
ordenador podemos ver en uno la presentacin (para la audiencia) y en el otro tener una vista
ms completa de la presentacin en la que el moderador, sentado delante del ordenador,
podr controlar una serie de parmetros de la presentacin. Esta es la forma que nos interesa
en este apartado, la vista Moderador.
Configuracin
Primero deberemos configurar nuestro ordenador para que la apariencia de esta segunda pantalla sea
la deseada. Estos pasos pueden variar dependiendo del sistema operativo con el que estemos
trabajando. En el caso de Windows 8, al conectar una segunda pantalla esta se reconocer
automticamente y, por defecto, se duplicar, es decir, veremos lo mismo en las dos pantallas. Para
modificar la apariencia de esta segunda pantalla, nos situaremos en el Escritorio, posicionaremos el
ratn en la esquina superior derecha y, de entre las opciones que nos aparecern, seleccionamos
Dispositivos. A continuacin, elegiremos Proyectar. En lugar de estos dos pasos, tambin podramos
pulsar la combinacin de teclas + P. Una vez aqu haremos clic en Extender.
Tras ello, ya dentro de Powerpoint, desde la ficha Presentacin con diapositivas, grupo Monitores,
opcin Supervisar, seleccionaremos el monitor por el que se mostrar la proyeccin a pantalla
completa (la que ver la audiencia) y, adems, marcaremos la casilla Usar vista del moderador.
Con la vista Moderador activada, cuando estemos en vista de presentacin, en el monitor del
moderador aparece una pantalla como la que sigue:
Debido a que la audiencia no ver lo mismo que el orador, PowerPoint ha aprovechado para incluir
en la vista moderador elementos que facilitan la tarea de control y desarrollo de la presentacin.
En la parte izquierda tenemos la diapositiva que se est viendo en ese momento, lo que ve la
audiencia.
En la parte superior derecha podemos ver el contenido de la diapositiva que viene a
continuacin de la que est viendo en ese momento la audiencia.
En la parte inferior derecha aparecen las notas de la diapositivas. Las notas se ven
perfectamente, ya que ocupan bastante espacio de pantalla y son fcilmente legibles.
El men , permite ver todas las diapositivas de la presentacin de manera que podamos
mostrarlas en el orden deseado u omitirlas. De esta forma somos mucho ms flexibles
durante la exposicin, ya que podemos variar la forma de presentar la informacin en ese
preciso momento, segn las necesidades de nuestro pblico.
Un cronmetro, situado justo encima de la esquina superior izquierda de la diapositiva que
est viendo el pblico, que nos muestra cunto tiempo de exposicin hemos utilizado. As,
podremos calcular los tiempos para los descansos o la participacin de forma ms precisa.
En la otra esquina, la superior derecha, encima de la diapositiva que se est mostrando,
encontramos la hora del sistema.
El zoom permite acercar o alejar las notas.
Como vers todas estas herramientas facilitan mucho la tarea del moderador.
8.1. Imprimir
Para imprimir una presentacin podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y
seleccionar Imprimir. Vers una pantalla similar a la siguiente.
A la derecha podrs ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirn. Si te gusta el
resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir que hay en la zona superior y ya dispondrs de
tu copia impresa. Eso es todo. Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de
configuracin que nos ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a
ampliar a lo largo del tema.
Consejo: Antes de lanzar la impresin debemos pararnos a pensar si es realmente necesario hacerlo.
Si las copias son para la audiencia deberemos plantearnos la posibilidad de publicar la presentacin
en una ubicacin compartida, de forma que puedan descargarla e imprimirla nicamente si les
interesa conservarla. As, ahorraremos tinta y papel, adems de trabajo y tiempo.
Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
O bien escribiendo el nmero de la diapositiva a visualizar o haciendo clic en las flechas
desde la zona inferior .
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la diapositiva
. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador.
El botn de la derecha permite ajustar la diapositiva para que se vea entera con un solo clic.
- La forma en que queremos imprimir las diapositivas. Si queremos imprimir slo las diapositivas, o
tambin las notas. E incluso podremos indicar cuntas diapositivas imprimir por cada pgina
impresa, etc. Este men es interesante as que lo veremos con ms detalle.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada
pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de una
presentacin que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el
trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- El color. Puesto que en una presentacin se tiende a utilizar muchos elementos grficos, imgenes,
fotografas y fondos coloridos para hacerla ms vistosa, podemos escoger fcilmente desde este
men si queremos que la copia impresa sea en color, en escala de grises o en blanco y negro.
Diseo de impresin.
En esta seccin podremos escoger entre dejar que se imprima cada diapositiva en una pgina, o
imprimir la vista Esquema o la Pgina de notas.
La impresin del esquema tiene la ventaja de que, en una sola pgina, nos muestra todos los ttulos
de diapositiva y los textos que incorporan. Sin embargo, no debes olvidar que no se imprimirn
elementos grficos ni cualquier otro tipo de contenido que no sea texto.
La vista pgina de notas ya la vimos en la unidad anterior. Se imprimir de acuerdo con su patrn, y
tal y como la hayamos configurado.
La impresin por defecto imprime una diapositiva por pgina. La mayora de veces esto es un
derroche innecesario, porque las diapositivas contienen poca informacin y prcticamente gastamos
ms tinta imprimiendo el fondo de la diapositiva que la informacin en s.
Por eso, PowerPoint nos facilita la impresin poniendo a nuestra disposicin distintas distribuciones
que permiten imprimir varias diapositivas por pgina: 1, 2, 3, 4, 6 y hasta 9. En funcin del
contenido de nuestra presentacin trataremos de incluir el mximo nmero posible de diapositivas
sin comprometer la legibilidad. Estas distribuciones se llaman Documentos.
Otras opciones.
Tambin desde este men podremos activar o desactivar las opciones Enmarcar diapositivas
(dibujan un fino borde a cada una de ellas), Ajustar al tamao del papel y Alta calidad.
La cinta mostrar una ficha especfica, al igual que haca con el resto de patrones que ya hemos ido
viendo a lo largo del curso. Observars que muchas de las herramientas ya las conocemos.
Ah veremos los distintos formatos de impresin para los documentos. Lo nico que deberemos
hacer es seleccionar uno y se mostrar en la zona de trabajo su patrn, para que podamos
modificarlo.
Una vez los hayamos configurado de acuerdo con nuestras necesidades podremos Cerrar vista patrn
y volver al men Archivo > Imprimir para proceder a la impresin del documento de acuerdo con el
nuevo formato de la pgina.
Si hacemos clic en ella y despus pulsamos Personalizar tamao de diapositiva, se abrir el siguiente
cuadro de dilogo:
En l podremos configurar el ancho y el alto de las diapositivas para cada tipo de salida. Por
ejemplo, podramos indicar que tengan un tamao en pantalla y otro en la hoja A4 que
imprimiremos. Tambin podremos cambiar la orientacin de las notas, documentos o esquemas y la
orientacin de las diapositivas de forma independiente en el patrn.
En la zona inferior de la ventana de impresin que se muestra en Archivo > Imprimir encontraremos
el enlace Editar encabezado y pie de pgina, que nos permite incluir este tipo de elementos desde un
cuadro de dilogo como el que mostramos a continuacin:
Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los elementos que queremos
incluir.
La fecha. Se insertar automticamente a la actual, o bien una fija que nosotros escojamos, si
as lo deseamos.
El nmero de diapositiva.
Pie de pgina. Compuesto por el texto que introduzcamos en su correspondiente cuadro.
En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrar en la presentacin en pantalla.
En la vista previa de la derecha vemos un recuadro negro en la esquina inferior derecha, esa es la
posicin que tiene asignada la fecha. Segn activemos o desactivemos las distintas opciones, se
mostrarn cuadros de color negro indicando su posicin.
En la pestaa Notas y documentos para distribuir encontramos las mismas opciones que acabamos
de ver, y adems el Encabezado de pgina, que es exactamente igual que el pie: una zona para la
introduccin del texto.
Si activamos las opciones de encabezado y pie en esta pestaa se incluirn en los documentos y en
las pginas de notas que normalmente tienen como finalidad la impresin, y no en la presentacin en
pantalla
8.8. La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora
utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora
inmediatamente despus de conectarla al ordenador y que no tengamos que hacer nada para
instalarla. Esto es especialmente cierto en los sistemas operativos ms actuales, y en ordenadores
que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora
de forma manual, ya que con la tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de
hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
La impresora virtual es una impresora que no existe fsicamente. Es una especie de "engao" al
sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la
informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como un archivo.
Es decir, que aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que
dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime
un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que tienes
un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora ya
conoces el motivo.
Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaa Insertar > grupo
- Imgenes en lnea. Son imgenes que buscaremos a travs de internet para incorporar a nuestro
proyecto. Desde la ventana que se abrir al pulsar sobre esta opcin podemos agregar imgenes
prediseadas de Office, alojadas en sus servidores web, o bien utilizar el buscador Bing para intentar
encontrar lo que necesitamos en Internet.
- Imgenes. Son imgenes que estn almacenadas en nuestro ordenador. Normalmente fotografas
procedentes de cmaras digitales, de Internet, o creadas con programas como Photoshop, Gimp,
Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, PNG o GIF.
- Captura. Se trata de imgenes que genera PowerPoint automticamente a partir de una captura de
pantalla. Es decir, representan ventanas o elementos que se estn mostrando en nuestro ordenador.
Tambin veremos cmo crear una presentacin a partir de una serie de fotografas. De esta forma
podremos agruparlas en un lbum de fotografas que podremos compartir fcilmente a travs de
internet.
Imgenes en lnea.
Mientras que si lo hacemos desde el segundo cuadro, estaremos realizando una bsqueda en toda la
web mediante Bing, el buscador de Microsoft.
Para agregar cualquier imagen a nuestro proyecto, la seleccionamos y pulsamos el botn Insertar.
Podemos seleccionar varias imgenes, manteniendo pulsada la tecla CTRL y haciendo clic sobre
cada una de ellas.
Imgenes.
En este caso haremos clic en la opcin Imgenes . Se abrir una ventana similar a la que se
nos muestra cuando queremos abrir una presentacin. Puede venirte bien pulsar el botn que permite
mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imgenes sin tener que abrirlas,
simplemente seleccionndolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se
copiar en nuestra presentacin.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que
cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en la
presentacin. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay en el
lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Captura.
ordenador.
Al hacer clic sobre esta opcin se despliega un men que permite escoger qu captura queremos.
Esto se debe a que la herramienta toma una captura de pantalla por cada una de las ventanas abiertas
no minimizadas.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en
las ltimas versiones del sistema operativo Windows. Te permite escoger con qu zona concreta de
la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint no aparece en la
captura. Se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que el programa nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la
imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.
Esto ya lo vimos en la unidad 4. Manejar objetos de este curso. Pero adems de estas acciones
podemos realizar otras ms especficas desde las Herramientas de imagen, en la ficha Formato.
Como por ejemplo:
- En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste de
una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, PowerPoint lo que hace es
mostrar un conjunto de previsualizaciones entre las que elegiremos cul nos gusta ms.
- Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de unas Opciones que
abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
- Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen aplicar
en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar tiles para
dar un efecto curioso a una imagen en un momento dado.
- No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las opciones
Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su aspecto original.
Cambiar tamao
Los cuadrados que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar
para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados que no estn
situados en las esquinas sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de
cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos estableciendo la altura
y la anchura en centmetros desde sus correspondientes cajas de texto.
Recortar
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de la
imagen, lo podremos hacer desde este mismo grupo con la herramienta Recortar. Al hacer clic sobre
ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el
cursor al borde, hacer clic e ir arrastrando.
Quedar fuera del rango seleccionado por la lnea de recorte la zona que se va a eliminar. Al hacer
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona
de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Existen otras formas de recorte, que podremos explorar desplegando su correspondiente men.
Relleno y Ajustar permiten adaptar la imagen a su correspondiente rea de imagen. Otra opcin muy
interesante es Recortar a la forma, que permite realizar un recorte basado en cualquiera de las formas
predefinidas del men. As, podremos recortar nuestra imagen en forma de estrella, de crculo, de
flecha, de corazn... sin apenas esfuerzo.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado justo en la esquina
inferior derecha de la muestra que hay en la cinta.
Con los botones Contorno y Efectos de imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar
el aspecto del que hayamos aplicado.
Contorno de imagen. Permite modificar el color del borde de la imagen, as como su grosor y
estilo.
Efectos de la imagen. Permite aplicar sombreados, giros, efectos de reflejo, iluminaciones, biseles,
etc. Podemos escoger uno de los efectos preestablecidos o ir aplicndolos de forma individual desde
sus mens.
As, podrs crear una presentacin a partir de las fotos de unas vacaciones o un evento especial y
compartirla fcilmente a travs de internet. Ya no ser necesario que enves un correo electrnico a
tus amigos con cada una de las fotografas adjuntas, sino que podrs adjuntar una presentacin que
contenga todas y as enviar en forma de lbum tu seleccin de fotos ms especial, con la posibilidad
de aadir anotaciones o msica.
Normalmente lo crearemos desde una presentacin en blanco, haciendo clic en Insertar > lbum de
fotografas . Se abrir una ventana como la siguiente:
Lo primero ser insertar las imgenes que queremos incluir desde el botn Archivo o disco....
Observaremos que en la ventana se muestra una vista previa y una serie de herramientas para
modificar el lbum.
Cada imagen ocupar una diapositiva en la presentacin, de modo que si queremos podemos
seleccionar una determinada fotografa e incluirle texto con la opcin Nuevo cuadro de texto.
Tambin podemos pasarlas a blanco y negro, reordenarlas desde los botones en forma de flecha,
quitar alguna, enderezarlas o ajustar su contraste y brillo.
En la zona inferior de la ventana podremos modificar aspectos del Diseo del lbum. En ella
podremos especificar si queremos que la fotografa ocupe la totalidad de la diapositiva (Ajustar a la
diapositiva) o si preferimos, por ejemplo, mostrar varias fotografas en una misma diapositiva. Si no
se encuentran ajustadas a la diapositiva podremos, de forma automtica, mostrar los ttulos debajo de
TODAS las imgenes desde la correspondiente opcin.
Al pulsar el botn Crear se crear una nueva presentacin con el lbum tal y como lo hayamos
diseado.
Unidad 10. Trabajar con tablas (I)
En una diapositiva, adems de insertar texto, grficos, etc. tambin podemos insertar tablas que nos
permitirn organizar mejor la informacin. Como podrs comprobar a continuacin las tablas de
PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word. Si no has manejado con anterioridad tablas te
aconsejamos que visites el siguiente bsico con los conceptos bsicos .
Puedes definir la estructura de la tabla en la rejilla que se muestra. Al pasar el cursor sobre los
cuadros se irn coloreando un nmero de filas y columnas con un borde naranja y vers escritas
justo encima las proporciones de la tabla resultante. En nuestra imagen vamos a crear una tabla con
7 filas y 4 columnas.
Tambin desde este men podemos seleccionar la opcin Insertar tabla, que mostrar una ventana en
la que podrs indicar directamente el nmero de columnas y filas. Para que se inserte, pulsaremos
Aceptar.
Este es el mismo cuadro que se mostrar si creas la tabla desde un rea de contenido existente en el
propio diseo de la diapositiva.
Para insertar texto en la tabla unicamente sitate en el recuadro (celda) donde quieras escribir. El
cursor se convertir en un punto de insercin y podrs empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en la Unidad
6. Por ejemplo, se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc.
Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del teclado o con la tecla
TABULADOR.
Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecer en la cinta una
nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las pestaas Diseo y Presentacin.
La ficha Diseo contiene herramientas dedicadas a dar estilo y formato a la tabla.
La ficha Presentacin muestra las herramientas dedicadas a alterar la estructura de la tabla y sus
elementos: su tamao, su alineacin, etc.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Crear una tabla
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Eliminar tablas, columnas o
filas
Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qu altura de la tabla queremos insertarla.
Despus nos situaremos en cualquier celda justo encima o justo debajo de donde queremos insertar
la nueva fila y utilizaremos las opciones Insertar arriba o Insertar debajo.
Nos situaremos en una celda y utilizaremos las opciones Insertar a la izquierda o Insertar a la
derecha, segn donde queramos situar la nueva columna.
Como siempre, lo primero es seleccionar una o varias tablas. Luego, desplegamos el men Bordes.
Por defecto se aplican bordes de color negro, finos y de lnea continua, pero esto se puede modificar
desde el grupo Dibujar bordes:
Con los tres desplegables de la izquierda podremos especificar un estilo, grosor y color de pluma. En
la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o Borrador para crear nuevos bordes
de tabla o borrarlos.
Ah podremos seleccionar un color de la paleta que se muestra, que depende directamente del tema
que estemos utilizando en la presentacin. O bien hacer clic en Ms colores de relleno... para poder
escogerlo de una paleta ms completa.
Podemos hacer que no tenga color de relleno seleccionando la opcin Sin relleno.
Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imgenes como fondo, Degradados o
Texturas.
Si quieres saber ms sobre los efectos de relleno que se pueden aplicar visita nuestro avanzado .
Tambin en la ficha Diseo encontraremos otra forma de cambiar el color de la tabla. Se trata de
aplicar los estilos rpidos del grupo Estilos de tabla. Desplegando el listado de diseos disponibles
desde el botn Ms podremos seleccionar cualquiera de los diseos preestablecidos para ahorrar
tiempo.
- Para combinar celdas debemos seleccionar varias celdas y hacer clic en Combinar celdas.
- Para dividir una celda hacemos clic en la celda en cuestin y pulsamos Dividir celdas. Se abrir un
cuadro de dilogo para seleccionar en cuntas columnas y filas se dividir dicha celda. Al Aceptar el
cuadro se aplicarn los cambios.
Unidad 11. Trabajar con grficos (I)
Los grficos se utilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad de
informacin y la muestran de forma muy visual. PowerPoint utiliza Excel para la creacin de
grficos, por lo que en esta unidad introduciremos los conceptos bsicos para su utilizacin en las
presentaciones. Si te interesa profundizar ms en la creacin y configuracin de los grficos te
recomendamos que lo hagas desde el curso de Excel.
Se abrir un cuadro de dilogo para que escojas el tipo de grfico que quieres mostrar. Selecciona
uno y pulsa Aceptar.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de grfico que ms se adapte a tus necesidades.
Inmediatamente te aparecern unos subtipos de grficos en la zona de la derecha de la ventana que
estn relacionados con el tipo genrico que has elegido anteriormente.
Selecciona el grfico que ms te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad
busca grficos que permitan representar y captar la informacin fcilmente.
PowerPoint insertar el grfico en la diapositiva y te mostrar la hoja Excel con los datos de ejemplo
que se han utilizado para crear el grfico. Cualquier modificacin en los datos deber realizarse
desde la hoja Excel. El grfico se actualizar automticamente en la presentacin.
Eliminar un grfico es tan sencillo como hacer clic sobre l y pulsar la tecla SUPR.
Diseo: Ms enfocado a los datos que contiene el grfico y a la forma de mostrarlos. Desde
esta ficha tambin definiremos qu elementos se muestran en el grfico aunque no podremos
editar su formato.
Formato: Caractersticas enfocadas nicamente al formato de los elementos. Su orden y
alineacin, colores, bordes, etc.
A continuacin te mostramos una imagen de cmo quedaran los datos del grfico de barras en un
grfico circular.
Debido a las caractersticas del grfico circular, slo sera posible representar los datos de una serie.
Es por eso que es muy importante escoger el tipo de grfico ms adecuado a los datos a representar.
Otras caractersticas interesantes de la ficha Diseo son:
Modificar datos, que abrir la ventana de Excel de nuevo para que puedas editar los datos
introducidos.
Las opciones Diseo rpido y Cambiar colores, que permiten adaptar el grfico en pocos
clics, escogiendo cualquiera de los diseos disponibles en el men.
o Los diseos modifican elementos que se incluyen en el grfico y la forma de
mostrarlos.
o Los cambios de colores simplemente alteran el color de los componentes del grfico.
Cambiar entre filas y columnas, que permuta las columnas por las filas, obteniendo un
resultado como el siguiente:
Poder ocultar o mostrar etiquetas del grfico como por ejemplo la leyenda, el ttulo, los
rtulos de los ejes, etc. Lo haremos desde el grupo Diseos de grfico, pulsando en el botn
Agregar elemento de grfico:
Por ejemplo, si desplegamos Tabla de datos y escogemos Con claves de leyenda, el resultado
sera el siguiente:
Para modificar un elemento primero deberemos seleccionarlo. Podemos hacerlo como siempre,
haciendo clic directamente sobre l en el grfico. O podemos ayudarnos de una herramienta muy til
que nos permite seleccionarlo de un listado. Dicho listado se encuentra en el grupo Seleccin actual.
Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Se insertar el
diagrama en la diapositiva.
A travs de ellas podrs controlar todas las operaciones que es posible realizar con l.
Diseo: Contiene las herramientas ms especficas.
Desde el grupo Crear grfico podemos incluir ms elementos al diagrama, as como cambiar
su estructura y organizacin.
El grupo Diseos permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la misma
categora. En nuestro caso podramos escoger entre los distintos diagramas jerrquicos.
Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto esttico: colores y diseos rpidos que nos
facilitan el trabajo porque tan solo debemos escoger aquel que ms nos guste, sin necesidad
de perder el tiempo personalizndolo elemento a elemento. En cualquier momento es posible
recuperar el formato por defecto, pulsando Reestablecer grfico.
Formato: Contiene las tpicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a otro tipo de
objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al texto y al texto en s.
El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, as como aumentar o
disminuir su tamao.
Dispondremos de los tpicos grupos Tamao y Organizar para redimensionar, alinear,
ordenar, etc.
Y tambin de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rpidos, rellenos,
contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.
1. Hacer clic sobre la forma y escribir. As, sucesivamente, para cada una de ellas.
2. Utilizar el Panel de texto, que abre un panel donde podremos ir insertando el texto en forma de
esquema, que ir adaptndose a las formas del diagrama automticamente. Activamos el panel desde
el botn de la ficha Diseo.
Observa cmo en el panel de texto se representan las dependencias con tabulaciones y los asistentes
con una pequea vieta en forma de flecha. Fjate tambin en que, cuando un elemento est siendo
editado en el panel, queda seleccionado en el diagrama.
Como siempre, el texto que viene incluido en el diagrama es susceptible de ser formateado con las
herramientas que ya hemos visto de la ficha Inicio (subrayar, negrita, alineaciones, etc.) o bien desde
los Estilos de WordArt de la ficha de Formato.
Eliminar formas:
Hacer clic sobre su borde de modo que se muestre un contorno de seleccin representado por
una lnea continua. Despus, pulsar la tecla SUPR.
Tambin podemos hacerlo desde el panel de texto: eliminando un punto del esquema se
eliminar su forma correspondiente.
Agregar forma detrs y Agregar forma delante incluyen una forma al mismo nivel de la que est
seleccionada. Detrs a su derecha y delante a su izquierda.
Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la forma seleccionada. Agregar
forma debajo lo har a un nivel inferior (dependiente).
Agregar asistente incluye una forma que no est exactamente al mismo nivel, pero tampoco es
dependiente, es decir, un "ayudante".
Tambin podremos crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar INTRO tras
introducir el texto de un elemento, se insertar un nuevo elemento.
Modificar nivel
Si queremos subir o bajar el nivel de una determinada forma, podemos hacerlo de dos modos.
Para modificar el diseo tienes que seleccionar la forma que quieras y despus desplegar el men
Diseo de la pestaa Diseo.
Para entenderlo mejor, observa qu ocurrira con el siguiente diagrama si le aplicramos los distintos
diseos teniendo seleccionada la forma principal Direccin:
Asegrate de que el cuadro de texto slo contiene el texto que deseas convertir antes de hacerlo,
porque no permite la conversin parcial de su contenido. Luego, los pasos a seguir son:
Observa el ejemplo:
>>
De diagrama a texto
1. Seleccionar el diagrama.
2. En las Herramientas de SmartArt, ficha Diseo, grupo Restablecer, desplegar el men
Convertir y seleccionar Convertir en texto.
>>
Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la diapositiva para incluirla. Si queremos controlar
el tamao que adquirir en el propio momento de la creacin hacemos clic y sin soltar arrastramos
para darle las dimensiones adecuadas.
Estas lneas tambin pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos
puntos negros. Si aplicamos ah el conector, permanecer unido aunque desplacemos la forma. Al
seleccionar la lnea esta unin se representar con un punto verde.
En Lneas cabe destacar un par de herramientas que se comportan de un modo ligeramente distinto:
Forma libre, que nos permite trazar lneas rectas consecutivas para formar una figura
personalizada. A cada clic se crear un vrtice y la figura estar finalizada cuando se cierre,
es decir, cuando el principio de la lnea se una con el final. Si necesitamos crear una figura
que no est cerrada podemos finalizar haciendo doble clic o con la tecla ESC.
A mano alzada, que nos permite trazar una lnea libremente por la diapositiva como si de un
lienzo se tratara.
La ltima seccin corresponde a los Botones de accin. Al insertar una de estas formas podremos
elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botn vaya a una determinada diapositiva, o se ejecute un
programa.
El resto de formas son formas prediseadas, que aunque en un principio se insertan del mismo
modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.
Cuando una forma est seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos, que nos permitirn
modificar su forma:
Los cuadrados en las esquinas del marco nos permiten estirar la forma desde la esquina, mientras
que los del centro del marco permiten alargar o ensanchar la figura.
Pulsando la flecha circular situada encima de la imagen, y arrastrando hacia un lado u otro,
Al Modificar puntos, cada figura que compone la forma principal se rodear de unos puntos negros
que nos permitirn redimensionarla.
Desde luego lo ms rpido es escoger uno de los estilos rpidos que se listan. Sin embargo, podemos
personalizarlos a nuestro gusto desde las herramientas de Relleno de forma, Contorno de forma y
Efectos de forma.
Estas tres herramientas despliegan un men donde definir cada uno de los aspectos configurables de
las formas. Ya los hemos ido viendo a lo largo del curso, as que no profundizaremos en ellos.
Slo destacar que las formas de lneas y lneas con flecha se pueden modificar desde su Contorno de
forma para que muestren una direccin distinta. Adems, obviamente, este tipo de formas no permite
la aplicacin de un relleno.
Si bien es cierto que podramos realizar una seleccin mltiple, lo ms cmodo en la mayora de
casos es agruparlas. Al agrupar, las figuras se comportarn como una solo y no deberemos
preocuparnos de si hemos realizado correctamente o no la seleccin. Una vez hemos terminado de
trabajar con ellas, podremos desagruparlas, si lo deseamos.
1. Las seleccionamos.
2. En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos el men Agrupar y hacemos clic en
Agrupar. Ten presente que si no hay ms de una forma seleccionada, esta opcin aparecer
inactiva.
1. La seleccionamos.
2. En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos el men Agrupar y hacemos clic en
Desagrupar. Ten presente que si no hay ms de una forma seleccionada, esta opcin
aparecer inactiva.
Podemos utilizar material propio que est almacenado en nuestro equipo, o bien el material que pone
a disposicin Microsoft Office en su galera multimedia. En el caso del audio es posible, incluso,
grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint para utilizar ese recurso en la diapositiva.
deseas insertar.
Audio en Mi PC... abre un cuadro de dilogo para escoger el archivo de audio del disco duro.
Permite varios formatos distintos: aac, midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 o mp4, entre otros.
Audio en lnea... mostrar el panel para buscar archivos en red que ya vimos en la unidad de
imgenes. La diferencia es que en este caso no tendremos la opcin de buscar a travs de Bing,
estando las bsquedas restringidas a la galera de Office.com. Cuando realicemos la bsqueda, los
resultados mostrados sern nicamente archivos de audio. Como de costumbre, se incluir en la
diapositiva activa seleccionando el archivo y haciendo clic en Insertar.
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple. Lo nico
que hay que hacer es pulsar el botn Grabar y empezar a grabarse cualquier sonido detectado
por el micrfono. Para finalizar la grabacin, pulsamos el botn Parar . Y si queremos escuchar
el resultado, pulsaremos el botn Reproducir . El sonido se incluir en la diapositiva en el
momento en que aceptemos el cuadro de dilogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre ser el mismo.
Aparecer en la diapositiva una imagen de un pequeo altavoz.
Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecern las
Herramientas de audio. En la ficha Reproduccin podremos escoger el Volumen de reproduccin y
cundo debe iniciarse el sonido durante la presentacin.
Si marcamos la opcin Reproducir en todas las diapositivas podremos, por ejemplo, incluir una
cancin que vaya reproducindose a lo largo de toda la presentacin, como sonido ambiente.
En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes, tamao,
organizacin, correcciones, etc. Podemos tratar el icono como cualquier otra imagen. Y, si lo que
deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta Cambiar imagen y seleccionaremos otra.
La marca se representar con una pequea bola amarilla. Esto es as porque est seleccionada, pero
si seguimos con la reproduccin dejar de estarlo y se ver de color blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre l. En el momento en que est seleccionado
salida.
Desde las opciones de fundido podremos definir un aumento progresivo del volumen en la entrada, o
una disminucin del mismo a la salida. Lo nico que tenemos que hacer es indicar el tiempo de
progresin.
La opcin Recortar audio abre una pequea ventana que muestra la onda de sonido en una barra.
Desplazaremos los marcadores verde (inicial) y rojo (final) o bien estableceremos valores exactos. De
esta forma todo lo que quede antes o despus de dichos marcadores o valores se desechar y no se
reproducir.
Vdeo en Mi PC... abre un cuadro de dilogo para escoger el archivo del disco duro. Permite varios
formatos distintos: asf, avi, mpeg, 3gp, mpeg-2, quicktime movie, wmv o mp4. Tambin permite la
inclusin de pelculas Flash (archivos swf).
Vdeo en lnea... esta opcin nos permite incluir vdeos desde nuestro espacio en SkyDrive. Para ello
deberemos identificarnos con la cuenta de Windows Live ID que hayamos utilizado para guardar el
vdeo en SkyDrive. Otra opcin de la que disponemos para incluir vdeos es conectar con una cuenta
de Facebook.
Si quieres que se muestre una previsualizacin en la vista Normal, tal y como se vera al reproducir el
vdeo en la vista Presentacin, debers hacer clic sobre ella y una vez seleccionada pulsar Reproducir
en cualquiera de las fichas contenidas en Herramientas de vdeo.
Por lo dems, las herramientas de vdeo son casi idnticas a las de audio. Por un lado, desde la ficha
Reproduccin podremos indicar cundo iniciar la reproduccin, insertar efectos de fundido de entrada
o de salida, agregar marcadores, recortar el vdeo, etc. Por otro lado, desde la ficha Formato podremos
ajustar el tamao, organizar varios vdeos o aplicar efectos y estilos, entre otros.
En la ficha Reproduccin destacaremos una aplicacin que puede resultarnos til. Si hemos
establecido que se inicie Automticamente puede ser interesante activar la opcin Ocultar con
reproduccin detenida. As, una vez haya finalizado, el vdeo desaparecer a ojos de la audiencia.
En funcin de la animacin escogida se activar el botn Opciones de efectos, que nos permitir
personalizar algunos aspectos del efecto en s. Por ejemplo, si escogemos una animacin de
desplazamiento, desde este botn podremos indicar en qu direccin se desplazar. Si escogemos una
que aada algn objeto de color, podremos elegir qu color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animacin apreciars en la diapositiva un pequeo nmero junto al objeto.
Los nmeros se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Adems,
percibiremos que el fondo del nmero se muestra rosado para aquel objeto que est seleccionado. As,
si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algn efecto, sabremos siempre sobre qu objeto
estamos trabajando.
Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animacin se iniciar con un clic, si se iniciar a la
vez que la anterior o si lo har despus de ella. Incluso podremos establecer la duracin del efecto. El
resultado final lo comprobaremos fcilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista
Normal. Y tambin podremos forzar una Vista previa desde la cinta.
Para quitar una animacin, seleccionamos el nmero que la representa en la diapositiva y pulsamos la
tecla SUPR.
Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones vers que se representan con una estrella que dibuja ms
o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos:
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el
objeto.
Amarillo para las animaciones de nfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto,
hacindolo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresin de que se va,
o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con l.
Por ltimo encontramos las trayectorias de animacin, que no se representan por una estrella, sino por
una lnea que dibuja el camino que recorrer el objeto. El punto verde muestra dnde empieza el
movimiento, y el rojo dnde termina.
Sin embargo solo es posible aplicar una animacin a cada objeto desde este grupo. Si deseamos
incorporar ms animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la
opcin Agregar animacin del grupo Animacin avanzada.
En este grupo tambin podemos Copiar animacin para reproducir exactamente la misma sobre otro
objeto, o utilizar el men Desencadenar, que permite escoger qu accin inicia la animacin. Gracias a
este men, podramos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace clic previamente en otro.
Al seleccionar una animacin en el panel observaremos que dispone de un men desplegable con una
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Animar texto y objetos
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los
hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre ser lo que deseemos. Podemos cambiar el orden
seleccionando su pequeo nmero representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover
despus.
Es mucho ms cmodo, en cambio, utilizar el Panel de animacin. As, viendo el listado de todas las
animaciones, podemos utilizar el botn para modificar su orden de aparicin.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada
momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si se
inicia Al hacer clic, Con la anterior o Despus de la anterior.
Esto se entender mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animacin
que establece cundo aparecern en la diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarn en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo
tanto se definirn como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva.
En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen 5) se inicie Con la anterior, dejar de tener el
orden 3 y pasar a mostrarse en la diapositiva con el mismo nmero que la que haya justo antes que
ella. Ambas animaciones se ejecutarn juntas en segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Despus de la anterior la numeracin ser igual que en el caso
anterior. La diferencia ser que en el panel se mostrar el objeto que representa su ejecucin justo
despus de que finalice el anterior (es decir, con un desplazamiento a la derecha).
Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya.
Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de las
opciones de Transicin a esta diapositiva.
Al igual que en las animaciones, en funcin de la transicin escogida podremos modificar las
Opciones de efectos desde el correspondiente botn. Tambin podemos configurar la forma en que se
Definiremos si queremos que suene algn Sonido durante la transicin de entre los que se
muestran en la lista.
La duracin del efecto.
Y una caracterstica muy importante, si la diapositiva cambiar a la siguiente Al hacer clic con
el mouse o Despus de un tiempo determinado.
El botn Aplicar a todo hace que la configuracin escogida se aplique a todas las diapositivas de la
presentacin, independientemente del efecto de transicin que se les asigne.
Para finalizar, daremos unos pequeos consejos a la hora de realizar la proyeccin de cara a una
audiencia.
Agregar.
Una vez est todo listo slo nos queda decidir si queremos copiar el contenido seleccionado a un CD o
a una carpeta, haciendo clic en el botn correspondiente.
Copiar a la carpeta abrir una ventana solicitando el nombre que quieres darle a dicha carpeta y
la ruta donde quieres crearla.
Copiar a CD iniciar la grabacin. Por lo tanto, antes de pulsar, asegrate de que has insertado
un CD en blanco en la bandeja.
16.2. Exportar a Word, PDF o vdeo
Otra aplicacin muy til es poder exportar la presentacin a otro tipo de archivo. Por ejemplo un
documento de Word, un documento PDF, o incluso un vdeo.
Cambiar el tipo de archivo para escoger otro formato de PowerPoint, guardar como plantilla,
etc. El ms interesante de este grupo podra ser guardar como Presentacin de diapositivas de
PowerPoint. Este formato es muy interesante, porque se genera un archivo de presentacin que
se abre directamente como una presentacin. Es el formato tpico para compartir
presentaciones por correo electrnico. De este modo los usuarios poco expertos no inician la
presentacin en modo edicin en vista normal, lo que podra desconcertarles si no saben
utilizar PowerPoint.
Crear documento PDF/XPS para crear una imagen de las diapositivas en formatos que no son
fcilmente editables. Ideal para compartir la presentacin sin permitir su modificacin.
Crear un vdeo crear un archivo de tipo Windows Media (archivo con extensin .wmv) o
MPEG-4 (con extensin .mp4) para la reproduccin de la presentacin como vdeo. As
podramos incluirlo en portales de vdeos como Youtube.
Crear documentos crear un archivo de Word con el contenido de las diapositivas para poder
darle otro formato y estilo. La gran ventaja de exportarlo de esta forma es que los textos se
actualizarn automticamente si se realiza alguna modificacin sobre la presentacin de
diapositivas.
Imagina el potencial de este tipo de herramienta, con un ejemplo: Una empresa pblica posee
las diapositivas ms relevantes que utilizan en sus conferencias. El director o coordinador
podra disponer de un informe permanentemente actualizado con la informacin que cada uno
de ellos est dando a los clientes en sus ponencias.
Trata de crear presentaciones poco densas, ms bien visuales. Tus palabras sern las que den
sentido a las diapositivas. De ese modo ganars la atencin del pblico y evitars que la gente
tome nota sistemticamente de lo que lee.
Tu audiencia estar ms relajada si les informas de antemano de que dispondrn del material
mostrado, si lo desean. Normalmente no es recomendable que compartas con tu audiencia la
presentacin en su formato original, sino que se entrega en PDF o en formato impreso. A
menos, claro, que desees que dispongan de ella para compartirla con terceros y poder
modificarla. (Unidad 8)
Incluye ejemplos en forma de vdeo, imgenes, audio o grficos, que apoyen tus palabras y te
den credibilidad. (Unidades 9-14)
No abuses de las animaciones. Utilizar los distintos recursos cuando aportan algo da imagen de
profesionalidad. Abusar de ellos puede distraer a la audiencia o dar la imagen de que lo usas
con frecuencia porque lo acabas de aprender. (Unidad 15)
No dudes en utilizar la pluma, el lpiz o el marcador durante la proyeccin para recalcar
palabras o dibujar sobre la diapositiva si es necesario. Te puede servir como pizarra.
Si vas a utilizar un proyector conectado a un ordenador, utiliza la vista moderador para
controlar mejor su avance y disponer de las notas de orador en la pantalla, as como de la
posibilidad de buscar referencias o informacin en tu equipo sin que la audiencia lo perciba.
(Unidad 7)
Aunque reutilices una misma presentacin para varias exposiciones, prate a pensar en tu
audiencia y de qu forma les puedes llegar mejor. Ocultar ciertas diapositivas que puedan
resultar menos relevantes o de un nivel mayor de profundidad, as como modificar el orden de
aparicin de las diapositivas, son recursos que nos permiten adaptar la presentacin sin realizar
duplicados ni cambios en el contenido. (Unidad 2)
Si expones la presentacin en una sala en que la audiencia dispone de ordenadores puede ser
til compartir con ellos la presentacin o mostrarla en equipos remotos manteniendo el control
desde tu propio equipo. (Unidad 16)
Tambin hay que cuidar mucho la presentacin como orador. Disfruta de ella con empata y
humildad, pero con profesionalidad. Utiliza ancdotas, mustrate relajado y ve al grano. Ten
suficientemente preparada la presentacin como para no necesitar leerla, y mantn el contacto
visual con el pblico. En definitiva, transmite seguridad y despierta el inters.
A pesar de todo el mejor consejo es observar ejemplos de presentaciones, identificar sus puntos fuertes
y adaptarlos a tus necesidades. Cada proyeccin es un mundo.
Unidad 17. PowerPoint e internet (I)
17.1. Introduccin
Hoy en da es cada vez ms importante el uso de internet para compartir documentacin, trabajar en
equipo desde diferentes situaciones geogrficas o trabajar con versiones de programas que no
necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan en la red, como por ejemplo,
PowerPoint Web App. En los ltimos tiempos han aparecido muchas herramientas de gestin que se
basan en el uso de internet. Microsoft ha creado SkyDrive para almacenar y compartir documentos y
presentaciones.
Las ventajas del uso de internet para trabajar con presentaciones son numerosas:
Evita realizar duplicados de una misma presentacin, ya que se puede editar desde distintos
puntos.
Permite conocer el estado de una presentacin en todo momento y las actualizaciones que ha
sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos y presentaciones, inclusive desde
muchos dispositivos mviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir prdidas de informacin de
forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.
Permite ejecutar programas desde la propia internet.
SkyDrive es una buena solucin para compartir archivos entre diferentes dispositivos de distintos
sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu mvil Android y envirsela a un
amigo que tiene un iPhone; luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa y envirsela al
ordenador MacBook de un familiar.
En este tema veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las nuevas tecnologas
e internet para trabajar en red. Obviamente la mayora de estas opciones no estarn disponibles si no
tenemos conexin a internet.
17.2. SkyDrive
Desde que Internet se extendi de forma masiva empez a surgir un nuevo tipo de programas
conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal caracterstica es que
no estn instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir en "la nube".
Para usar este tipo de programas slo necesitamos un navegador web y una conexin a Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas son las aplicaciones Office Web App que permiten
crear documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones. El elemento central de estos ecosistemas
informticos es el correo, Outlook (Hotmail). Para tener acceso a todos estos servicios, es
imprescindible tener una cuenta de correo.
El complemento perfecto para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es poder guardar los
archivos tambin en la nube. De ah han surgido servicios como SkyDrive de Microsoft.
Qu es SkyDrive?
SkyDrive tambin permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio. As, para cada
archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que modifiquen
el archivo o slo para que lo lean.
Para usar SkyDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook, Windows Live, ...).
Slo por eso Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 7 GB (en enero de 2014) para
usar con SkyDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se ampla a 25 GB.
Qu se puede subir a SkyDrive?
Como decamos, SkyDrive est pensado fundamentalmente para usar con los programas de Office. Por
lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas,
pero tambin se pueden subir fotografas, msica y vdeos, as como archivos comprimidos zip y, en
general, cualquier tipo de archivo de los tipos ms comunes.
Bsicamente, hay dos formas de utilizar SkyDrive: SkyDrive como servicio sin instalar nada en el
ordenador (que veremos a continuacin ) o SkyDrive como aplicacin de escritorio instalada en
nuestro ordenador (que veremos ms adelante). En ambos casos hay que darse de alta con una cuenta
de Microsoft.
Es decir, para usar SkyDrive como servicio slo necesitas darte de alta con una cuenta de Microsoft.
Para acceder slo necesitas ir a la web de outlook.com y dar tus datos de acceso, o crear una cuenta
nueva si no la tenas ya. En este tema bsico lo tienes detallado.
Una vez dado de alta con una cuenta de Microsoft ya no necesitaras hacer prcticamente nada ms
con SkyDrive, simplemente iniciar sesin en PowerPoint con ese usuario y a partir de ese momento ya
podras guardar tus presentaciones de PowerPoint en SkyDrive, porque cada vez que vayas a guardar
una presentacin te aparecer tu unidad SkyDrive como un dispositivo ms.
Es decir, al hacer clic en el icono Guardar desde PowerPoint aparecer una ventana similar a esta.
Y al hacer clic en SkyDrive de aulaClic podrs guardar tu documento en la nube como si se tratase de
cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de SkyDrive.
De todas formas, SkyDrive tambin tiene su propia interfaz para manejar los archivos. Si vas a
almacenar otro tipo de archivos distintos de presentaciones de PowerPoint, es interesante que la
conozcas; en este tema bsico te la explicamos.
Sincronizacin.
Por defecto, al abrir SkyDrive se sincronizan automticamente los archivos; de esta forma, los
archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro ordenador sin hacer nada ms.
Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet y del tamao de los archivos la sincronizacin
puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si ests dentro de SkyDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo
desaparecer de tu pantalla de forma automtica.
Bien la tengas ya instalada de serie (Windows 8 o posterior), o bien la hayas instalado manualmente
(Windows 7 o anterior), puedes crear un acceso directo en tu escritorio para acceder a ella de forma
rpida y fcil, como con cualquier otra aplicacin de escritorio de Windows.
SkyDrive no slo se puede ejecutar en un ordenador personal, sino que tambin tiene versiones
adaptadas a los dispositivos mviles y tablets. Adems funciona tanto en Windows como en Android y
Apple. Visita este tema avanzado para verlo con ms detalle.
Accede al men Archivo > Compartir. Y veremos estas cuatro posibilidades. Algunas de ellas las
veremos ms detalladamente.
Adems, si el documento que queremos compartir ya est guardado en SkyDrive, al pulsar en Archivo
> Compartir aparecern dos opciones ms: Obtener un vnculo de uso compartido y Compartir en
redes sociales, que veremos al final.
Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del correo electrnico.
Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a una presentacin y modificarla sin
acabar generando varias versiones de la misma. Para poder usar esta opcin debemos guardar
previamente la presentacin en una ubicacin compartida, por ejemplo, SkyDrive.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera: se trata de enviar adjunta la informacin, solo
que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar informacin
que no deseamos que se manipule. Una ventaja es que el receptor no necesitar tener Office para
poder visualizar la presentacin. El lector de PDF es gratuito.
Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no es estndar, ya que
es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean
Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, o
dispongamos de programa emulador de fax, enviar la presentacin de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su botn correspondiente.
Ten en cuenta que lo que hace PowerPoint para enviar las presentaciones es gestionar el envo
ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario
tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente informacin descriptiva sobre lo que es una
presentacin en lnea.
Bsicamente, una presentacin en lnea consiste en enviar un vnculo para que los usuarios a los que
se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la presentacin durante el tiempo que
dure esta. Durante la presentacin los espectadores pueden enviar notas al propietario. Tambin
pueden dejar que sea el propietario el que vaya avanzando las diapositivas para que todos tengan la
misma visin en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar la presentacin, marcando la casilla
correspondiente.
Cuando el propietario de la presentacin decida darla por finalizada, pulsar un botn Finalizar y la
presentacin desaparecer de los navegadores de los espectadores.
Como vemos, para invitar, antes debemos guardar el documento en SkyDrive como ya hemos visto en
otro punto.
Podemos Solicitar que el usuario inicie sesin para poder obtener acceso al documento.
Al pulsar el botn Compartir se dar acceso al documento y se enviar un correo al invitado para
avisarle.
Podemos elegir entre crear un vnculo de visualizacin que slo permite leer, o un vnculo de edicin
que permite modificar la presentacin.
Una vez creado un vnculo podemos deshabilitarlo en cualquier momento pulsando el botn
Deshabilitar vnculo, como se ve en la siguiente imagen.
Al entrar en esta opcin en la parte derecha de la pantalla nos aparecer la informacin que puedes ver
en la siguiente imagen. Nos indica que lo primero que hay que hacer es establecer una conexin entre
nuestra cuenta de Microsoft y la cuenta de la red social.
Podemos conectar nuestra cuenta de Microsoft con distintas redes sociales (Facebook, Twitter, ...) y
dar acceso al documento a usuarios de dichas redes.
En la siguiente imagen puedes ver las redes disponibles y lo que se puede compartir.
El proceso para conectar cada una de estas redes sociales es distinto, pero en todos los casos hay que
conocer el usuario y la contrasea de la red social, es decir, debemos ser los propietarios de la cuenta.
No se puede conectar con la cuenta de un amigo.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas con las que
compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la
versin modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo dispondr
siempre de la informacin actualizada.
En la versin PowerPoint Web App hay menos funciones que en la versin PowerPoint de escritorio.
Por ejemplo, no permite capturar imgenes, ni cambiar el tamao de la diapositiva, ni insertar
WordArt, ni insertar audio, ni tampoco insertar vdeo, etc. Aunque para ser justos hay que decir que
PowerPoint Web App s permite las funciones ms comunes de PowerPoint y para la mayora de las
ocasiones resulta suficiente.
Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a SkyDrive y a todas las
aplicaciones de Office en su versin web, incluida PowerPoint Web App. Podrs crear presentaciones
PowerPoint desde la nube, usando un navegador web y sin tener instalado Microsoft PowerPoint en tu
ordenador. Adems dispondrs de la ltima versin actualizada de la aplicacin.
Puedes abrir PowerPoint Web App desde la pgina web de Office.com haciendo clic en el enlace MI
OFFICE. Despus de dar tu usuario y contrasea aparecer una pantalla similar a esta:
En la parte superior aparecern tus documento recientes y en la parte inferior Office a peticin tienes
los enlaces para abrir las Web Apps, en nuestros caso hay que pulsar en Presentacin de PowerPoint.
Tambin puedes abrir PowerPoint Web App desde dentro de SkyDrive. Una vez en SkyDrive pulsa el
botn y se abrir un desplegable como el que ves a continuacin para elegir el tipo de
documento que quieres crear.
Si elegimos Presentacin de PowerPoint, se abrir PowerPoint Web App y nos presentar una
presentacin en blanco de PowerPoint. La pantalla de PowerPoint Web App tiene el siguiente aspecto.
Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Internet Explorer, pero tambin funciona con
otros navegadores (Chrome, Firefox, ...)
El tipo de documento es el mismo (.pptx), por lo que podemos abrir una presentacin en ambas
versiones.
Al guardar una presentacin podemos elegir entre guardarla en nuestro equipo o en SkyDrive, como
muestra la siguiente pantalla.
Una desventaja de la versin Online es la dependencia de la velocidad de la conexin. Con
velocidades de conexin altas no hay ningn problema ya que las Office Apps responden rpidamente.
Pero cuando la velocidad es baja puede haber algn problema ya que cada accin que realizamos la
estamos enviando a travs de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera.
Por ello, al usar una Office App hay que tener en cuenta este posible inconveniente, aunque las Office
Apps suponen una herramienta muy til para realizar modificaciones, trabajar en red, actualizar
documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos instalado el programa pero
disponemos de conexin a internet.
Incluso si no disponemos de ordenador, tambin podemos acceder a una versin para telfonos
inteligentes (smartphones) como veremos en el punto siguiente con la aplicacin Office Mobile.
Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versin online de Office no est
pensada para sustituir a la aplicacin instalable.
Por ello, si en el ordenador tienes instalado PowerPoint 2013, es mejor que las grandes modificaciones
las realices desde ah, y no desde la versin online. Al visualizar un archivo que est online en
SkyDrive, tienes la opcin de Abrir en PowerPoint. De forma que editars el archivo en local (en tu
ordenador), pero los cambios se guardarn en la versin online (en internet) y estarn disponibles en la
red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
Office Mobile es una aplicacin que se instala en el telfono mvil y permite acceder a versiones
limitadas de Word, Excel y PowerPoint. La app se descarga de las correspondiente tiendas de
aplicaciones de cada sistema (Windows Phone Store, Google Play, App Store) y slo est disponible
para los suscriptores de Office 365, sin desembolso adicional.
La aplicacin utiliza SkyDrive para guardar los documentos, de esta forma tambin puedes abrirlos
desde cualquier dispositivo conectado a Internet (ordenador personal, porttil, tablet) y desde el
navegador web usando Web App. No es posible guardar los documentos en la tarjeta SD del telfono.
A continuacin puedes ver el asistente inicial de la aplicacin que nos introduce estas posibilidades:
La interfaz de la aplicacin es muy sencilla, tiene tres pestaas para ver los documento recientes, todas
las carpetas, y crear un documento nuevo. En las siguientes imgenes puedes verlas:
Una vez que entras en una presentacin de PowerPoint dispones de una barra superior con
herramientas para editarla o seleccionar qu diapositiva quieres visualizar (similar al rea de esquema
de la versin de escritorio).
En las siguientes imgenes puedes ver una presentacin de PowerPoint abierta y tambin esta rea de
esquema a la que nos referimos. En Office Mobile PowerPoint no se pueden utilizar ciertas
caractersticas de formato como cambiar el color del texto o poner en negrita (s es posible, en cambio,
en Office Mobile Word). Se trata de una interfaz bastante limitada:
Una vez estamos editando la presentacin, podemos seleccionar texto, como ves en la siguiente
imagen, y copiarlo, pegarlo o borrarlo. La interfaz est diseada para ser usada con pantallas tctiles,
por eso aparecen dos crculos para arrastrarlos y seleccionar el texto que queramos.
Office Mobile PowerPoint incluye una opcin muy til: la posibilidad de agregar notas a nuestras
diapositivas. Al guardarse en SkyDrive, dispondremos de esas notas una vez editemos la presentacin
en PowerPoint 2013 versin escritorio.
Aunque actualmente no hay disponibles demasiadas opciones es previsible que Microsoft vaya
aumentndolas en prximas versiones. Sin embargo, son suficientes para ciertos usos. Por ejemplo,
para revisar una presentacin y realizar pequeos cambios, agregar notas, etc. lo cual puede ser
bastante til en determinadas situaciones, por ejemplo, mientras esperamos el tren o el avin. Esta
versin de Office Mobile no se puede instalar en tablets Android a fecha de hoy, enero de 2014.
Tambin existen aplicaciones de otros fabricantes como Kingsoft Office, OfficeSuite Pro y
Quickoffice Pro que permiten editar documentos de Office desde mviles Android.
Por ello, en PowerPoint 2013, si disponemos de SharePoint, en el men Archivo > Compartir
podremos guardar el documento en SharePoint. As guardaremos la presentacin en una biblioteca de
recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:
- Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se les
enven notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
EJERCICIOS PROPUESTOS
Ejercicios unidad 1: Entorno y primeros pasos
Ejercicio 1: Crear y guardar una presentacin
Abre PowerPoint, selecciona Presentacin en blanco del men de la derecha de la pantalla principal y
rellena el ttulo y subttulo de la primera diapositiva de la presentacin.
Cuando se muestre en el rea de trabajo, lee su contenido y observa los elementos que hay: ttulos,
dibujos, grficos, etc.
No importa si guardas o no los cambios, porque el resultado final es el mismo. Sin embargo, te
recomendamos que no los guardes por si has realizado algn cambio por error.
Ejercicio 2: Mover
1. Abre el archivo Desordenado de la carpeta de ejercicios del curso.
2. Utiliza el mtodo arrastrar para ordenar las diapositivas correctamente siguiendo el orden de
sus ttulos.
3. Guarda los cambios con el nombre de archivo Ordenado en tu carpeta personal Ejercicios de
PowerPoint.
Ejercicio 2: Patrones
1. Sobre el mismo archivo, inserta dos patrones que permitan utilizar los diseos por defecto y los
del tema Marco.
2. Crea un diseo nuevo con el tema Marco. Ser similar al diseo Imagen con ttulo, pero en vez
de una imagen ser texto. Su nombre ser Conclusiones.
Haz las modificaciones correspondientes para que se lea perfectamente el texto Escriba aqu
las conclusiones del tema.
3. Incluye en la presentacin una diapositiva basada en el diseo Conclusiones que acabas de
crear.
Contendr dos cuadros de texto, uno para el ttulo y otro para el ndice de temas. El resultado deber
ser el siguiente:
Ejercicio 2: Buscar
Busca el trmino Trabajar y recorre todas las ocurrencias que haya en la presentacin.
Nombre:
Fecha de inicio:
Fecha de finalizacin:
Debers incluir tu nombre y la fecha de inicio del curso. La fecha final la indicars cuando lo acabes.
El resto de temas explica cmo enriquecer las presentaciones incluyendo distintos elementos visuales.
Reduce un poco la miniatura de diapositiva en la pgina de notas. No olvides guardar los cambios.
Necesitars la imagen del logo. La encontrars con el nombre Logoaulaclic en la carpeta Ejercicios del
curso; puedes copiarla en tu carpeta de Ejercicios PowerPoint y trabajar sobre la copia.
Consejo: Recuerda que puedes utilizar la impresora virtual si no quieres gastar tinta y papel, o si no
dispones de impresora.
Consejo: Recuerda que puedes utilizar la impresora virtual si no quieres gastar tinta y papel, o si no
dispones de impresora.
En estos ejercicios trabajaremos con el archivo Apuntes PowerPoint. Tambin necesitars el archivo
logoaulaclic de la carpeta de Ejercicios del curso.
Consejo: Realiza las capturas de imagen desde este curso, y no desde PowerPoint directamente,
porque la ventana del programa se ocultar. Las imgenes son las siguientes:
Ejercicios unidad 10: Trabajar con tablas
En este ejercicio trabajaremos con el archivo Apuntes PowerPoint.
No te preocupes si no queda exactamente igual, ser suficiente con que logres una aproximacin
razonable. Trata de fijarte tanto en los bordes, como en los colores de fondo y las alineaciones del
texto que contienen las celdas.
Opcional: Incluye una diapositiva ms que ocupar el sptimo y ltimo lugar. Ser del tema Opulento
y del diseo Conclusiones. En ella debers escribir tus conclusiones tras haber finalizado el tema, es
decir, aquello que quieras apuntar, recordar o recalcar, as como lo que te haya parecido ms
interesante. De esta forma, tendrs los apuntes actualizados para futuras consultas.
Ejercicios unidad 11: Trabajar con grficos
En este ejercicio trabajaremos con el archivo Apuntes PowerPoint.
No te preocupes si no queda exactamente igual, ser suficiente con que logres una aproximacin
razonable. Fjate en el estilo de la lnea, los elementos que se incluyen y los valores de los ejes vertical
y horizontal.
Tema Nota
1.Entorno 8
2.Vistas 7
3.Diapositivas 8
4.Objetos 9
5.Diseo 7
6.Textos 10
7.Notas 9
8.Impresin 7
9.Imgenes 8
10.Tablas 9
11.Grficos
12.Organigramas
13.Dibujos
14.Multimedia
15.Animaciones
16.Publicacin
La columna A contendr los temas del curso, y la B tus resultados en sus correspondientes
evaluaciones (en valores del 1 al 10). Puedes utilizar los valores del ejemplo o introducir los resultados
autnticos si es que los has ido anotando. Tambin puedes repetir los exmenes a modo de repaso e ir
anotndolos. Esto es lo de menos, y aunque es interesante que sea informacin real, lo importante
ahora es practicar con los grficos, as que valora el tiempo de que dispones y decide en funcin de l.
Nota: Obviamente slo debers rellenar las notas hasta el tema 10, porque el resto an no los has
realizado. Posteriormente podrs incluir el resto de temas, si lo deseas.
Opcional: Incluye una diapositiva ms que ocupar el ltimo lugar. Ser del tema Marco y del diseo
Conclusiones. En ella debers escribir tus conclusiones tras haber finalizado el tema, es decir, aquello
que quieras apuntar, recordar o recalcar, as como lo que te haya parecido ms interesante. De esta
forma, tendrs los apuntes actualizados para futuras consultas.
Tambin sera interesante incluir notas de orador con la explicacin de cmo modificar los datos del
grfico, para tener a mano el recordatorio y poder actualizar los datos fcilmente en los prximos
temas.
Ejercicios unidad 12: Trabajar con diagramas
En este ejercicio trabajaremos con el archivo Apuntes PowerPoint.
Pistas:
Pistas:
Se ha utilizado la forma Elipse para las bolitas y la forma Circular para los Pacman.
El efecto de reflejo se ha dado al final, una vez finalizada y agrupada la composicin al completo.
Opcional: Incluye una diapositiva ms que ocupar el ltimo lugar. Ser del tema Marco y del diseo
Conclusiones. En ella debers escribir tus conclusiones tras haber finalizado el tema, es decir, aquello
que quieras apuntar, recordar o recalcar, as como lo que te haya parecido ms interesante. De esta
forma, tendrs los apuntes actualizados para futuras consultas.
Pistas:
Los colores y efectos se han logrado mediante las opciones de estilo (estilos rpidos, bordes y efectos
de iluminacin).
El tamao se ha aumentado para aprovechar mejor el espacio y que se vea mejor la barra de
reproduccin inferior que incluye la pelcula en flash.
Opcional: Incluye una diapositiva ms que ocupar el ltimo lugar. Ser del tema Marco y del diseo
Conclusiones. En ella debers escribir tus conclusiones tras haber finalizado el tema, es decir, aquello
que quieras apuntar, recordar o recalcar, as como lo que te haya parecido ms interesante. De esta
forma, tendrs los apuntes actualizados para futuras consultas.
Ejercicio 1: Animaciones
Sitate en la diapositiva 4, donde hay una muestra de varias imgenes. Aplcale, a cada una, una
animacin distinta, empezando por la ltima y terminando en la primera. Solo se te exige que la
primera imagen tenga como efecto una trayectoria de Ruta personalizada, que deber realizar un
recorrido por la diapositiva y terminar en el mismo sitio. Luego, visualiza el resultado.
Despus, desde el panel de animaciones, modifica el orden de estas para que se muestren en el orden
inverso, es decir, el correcto para que vayan apareciendo de forma ordenada.
Ejercicio 2: Transiciones
1. Establece una transicin de Barrido hacia abajo a todas las diapositivas.
2. Haz que cada diapositiva se muestre durante 10 segundos y cambie automticamente a la
siguiente.
Opcional: Incluye una diapositiva ms que ocupar el ltimo lugar. Ser del tema Marco y del diseo
Conclusiones. En ella debers escribir tus conclusiones tras haber finalizado el tema, es decir, aquello
que quieras apuntar, recordar o recalcar, as como lo que te haya parecido ms interesante. De esta
forma, tendrs los apuntes actualizados para futuras consultas.
Ejercicios unidad 16: Publicacin
En estos ejercicios trabajaremos con las presentaciones que has ido creando durante el curso y que has
guardado en la carpeta Ejercicios PowerPoint.
Ejercicio 1: Exportar
Genera archivos de presentacin autoejecutable para las presentaciones Cine, Valencia y Marketing.
Luego, brelos para comprobar que realmente se ejecuta la presentacin directamente.
Guarda los cambios. Luego, abre ese mismo archivo, pero esta vez desde PowerPoint 2013 de
escritorio, y comprueba que los cambios se reflejan.
Realiza un segundo cambio, esta vez desde el programa de escritorio. Por ejemplo, resalta la palabra
aulaClic con negrita.
Abre PowerPoint Web App entrando por skydrive.live.com y comprueba que el archivo tambin se ha
actualizado de este modo.